Cell med urval från en lista i excel. Skapa en rullgardinslista. Exempel på formatering och nyckellayout

En rullgardinslista i en cell låter användaren endast välja specificerade värden för inmatning. Detta är särskilt användbart när du arbetar med filer strukturerade som en databas, där inmatning av ett olämpligt värde i ett fält kan leda till oönskade resultat.

Så för att skapa en rullgardinslista behöver du:

1. Skapa en lista med värden som kommer att ges till användaren att välja mellan (i vårt exempel är detta ett intervall M1:M3), välj sedan cellen där rullgardinsmenyn kommer att finnas (i vårt exempel är detta cellen K1), gå sedan till fliken " Data", grupp " Arbeta med data", knapp " Datakontroll"

2. Välj " Data typ" -"Lista" och ange intervallet för listan

3. Om du vill fråga användaren om hans handlingar, gå till fliken " Meddelande som ska matas in" och fyll i rubriken och texten på meddelandet

som visas när du väljer en cell med en rullgardinslista

4. Du kan också valfritt skapa ett meddelande som visas när du försöker ange felaktiga uppgifter

Om du inte gör steg 3 och 4, då datakontroll kommer att fungera, men när cellen är aktiverad visas inte ett meddelande till användaren om hans avsedda handlingar, och istället för ett felmeddelande med din text kommer ett standardmeddelande att visas.

5. Om värdelistan finns på ett annat ark, kommer du inte att kunna skapa en rullgardinslista med den ovan beskrivna metoden (upp till Excel 2010). För att göra detta måste du ge listan ett namn. Detta kan göras på flera sätt. Först: välj listan och högerklicka på innehållsmeny Välj " Tilldela ett namn"

För Excel-versioner under 2007 ser samma steg ut så här:

Andra: använda sig av Namnchef(Excel-versioner över 2003 - flik " Formler" - grupp " Specifika namn"), som i alla versioner av Excel anropas av en kortkommando Ctrl+F3.
Oavsett vilken metod du väljer måste du i slutändan ange ett namn (jag namngav intervallet med en lista lista) och adressen till själva intervallet (i vårt exempel är detta "2"!$A$1:$A$3)

6. Ange nu namnet på intervallet i fältet "Källa" i cellen med rullgardinsmenyn

7. Redo!

För att komplettera bilden, lägger jag till att värdelistan kan matas in direkt i datakontrollen, utan att behöva placera värdena på ett ark (detta gör att du också kan arbeta med listan på vilket ark som helst ). Detta görs så här:

Det vill säga manuellt, igenom ; (semikolon) ange listan i fältet " Källa", i den ordning som vi vill se det (värden som anges från vänster till höger kommer att visas i cellen uppifrån och ned).

Med alla dess fördelar har rullgardinsmenyn skapad på det sätt som beskrivs ovan en, men mycket "fet" nackdel: dataverifiering fungerar bara när du anger värden direkt från tangentbordet. Om du försöker klistra in i en cell med dataverifiering värden från klippbordet, det vill säga kopierade tidigare på något sätt, då kommer du att lyckas. Dessutom kommer det inklistrade värdet från bufferten att TA BORT DATAKONTROLL OCH TAPP LISTA FRÅN CELLEN i vilken det tidigare kopierade värdet klistrades in. Undvika det regelbundna medel Excel är inte möjligt.

När du arbetar i programmet Microsoft excel i tabeller med upprepade data är det mycket bekvämt att använda en rullgardinslista. Med den kan du helt enkelt välja önskade parametrar från den genererade menyn. Låt oss ta reda på hur man gör en rullgardinslista på olika sätt.

Det bekvämaste och samtidigt mest funktionella sättet att skapa en rullgardinslista är en metod som bygger på att konstruera en separat lista med data.

Först och främst skapar vi en malltabell där vi ska använda en rullgardinsmeny, och även göra en separat lista med data som vi kommer att inkludera i den här menyn i framtiden. Dessa data kan placeras antingen på samma ark i dokumentet eller på ett annat om du inte vill att båda tabellerna ska placeras visuellt tillsammans.

Vi väljer de data som vi planerar att ange i rullgardinsmenyn. Högerklicka och välj "Tilldela ett namn..." från snabbmenyn.

Formen för att skapa namn öppnas. I fältet "Namn" anger du ett lämpligt namn som vi känner igen denna lista. Men detta namn måste börja med en bokstav. Du kan också ange en anteckning, men detta är inte nödvändigt. Klicka på knappen "OK".

Gå till fliken "Data". Microsoft-program Excel. Välj området i tabellen där vi ska använda rullgardinsmenyn. Klicka på knappen "Datakontroll" som finns på menyfliksområdet.

Ett fönster för att kontrollera de angivna värdena öppnas. På fliken "Parametrar", i fältet "Datatyp", välj alternativet "Lista". I fältet "Källa" sätter vi ett likhetstecken, och omedelbart utan mellanslag skriver vi namnet på listan som vi tilldelade den ovan. Klicka på knappen "OK".

Den nedrullningsbara listan är klar. Nu, när du klickar på knappen, kommer en lista med parametrar att visas för varje cell i det angivna intervallet, från vilken du kan välja vilken som helst att lägga till i cellen.

Skapa en rullgardinsmeny med hjälp av utvecklarverktyg

Den andra metoden innebär att skapa en rullgardinslista med hjälp av utvecklarverktyg, nämligen att använda ActiveX. Som standard saknas funktionerna i utvecklarverktygen, så vi måste först aktivera dem. För att göra detta, gå till fliken "Arkiv" i Excel och klicka sedan på "Alternativ".

I fönstret som öppnas, gå till undersektionen "Anpassa band" och markera rutan bredvid värdet "Utvecklare". Klicka på knappen "OK".

Efter detta dyker en flik som heter "Utvecklare" upp på menyfliksområdet, dit vi flyttar. Låt oss prata med Microsoft Excel-lista, som ska bli en rullgardinsmeny. Klicka sedan på ikonen "Infoga" på menyfliksområdet, och från elementen som visas i gruppen "ActiveX Element", välj "Kombobox".

Klicka på platsen där cellen med listan ska vara. Som du kan se har listformuläret dykt upp.

Sedan går vi till "Design Mode". Klicka på knappen "Kontrollegenskaper".

Kontrollens egenskapsfönster öppnas. I kolumnen "ListFillRange" anger du manuellt intervallet av tabellceller separerade med ett kolon, vars data kommer att utgöra listobjekten i listrutan.

Rullgardinslistan i Microsoft Excel är klar.

För att skapa andra celler med en rullgardinslista, stå helt enkelt på den nedre högra kanten av den färdiga cellen, tryck på musknappen och dra den nedåt.

Relaterade listor

Också i Excel-program Du kan skapa länkade listor. Detta är listor där du, när du väljer ett värde från listan, i en annan kolumn uppmanas att välja motsvarande parametrar. Till exempel, när du väljer potatis i listan över produkter, ombeds du att välja kilogram och gram som mått, och när du väljer vegetabilisk olja, liter och milliliter.

Först och främst, låt oss förbereda en tabell där rullgardinslistorna kommer att finnas, och separat göra listor med namn på produkter och mätmått.

Vi tilldelar ett namngivet intervall till var och en av listorna, som vi gjorde tidigare med vanliga rullgardinslistor.

I den första cellen skapar vi en lista på exakt samma sätt som vi gjorde tidigare, genom dataverifiering.

I den andra cellen startar vi också dataverifieringsfönstret, men i kolumnen "Källa" anger vi funktionen "=INDIREKT" och adressen till den första cellen. Till exempel =INDIREKT($B3).

Som du kan se har listan skapats.

Nu, så att de nedre cellerna får samma egenskaper som förra gången, välj de övre cellerna och medan du håller ner musknappen, dra dem nedåt.

Det var allt, tabellen har skapats.

Vi kom på hur man gör en rullgardinslista i Excel. I programmet kan du skapa både enkla rullgardinslistor och beroende. I det här fallet kan du använda olika skapandemetoder. Valet beror på det specifika syftet med listan, syftet med dess skapande, tillämpningsområdet etc.

När du fyller celler med data är det ofta nödvändigt att begränsa inmatningen till en specifik lista med värden. Till exempel finns det en cell där användaren måste ange namnet på avdelningen, vilket anger var han arbetar. Det är logiskt att först skapa en lista över organisationens avdelningar och låta användaren endast välja värden från denna lista. Detta tillvägagångssätt kommer att hjälpa till att påskynda inmatningsprocessen och minska antalet stavfel.

Rullgardinslista kan skapas med hjälp av

I den här artikeln kommer vi att skapa Rullgardinslista använder () med datatyp Lista.

Rullgardinslista kan formas på olika sätt.

A. Den enklaste rullgardinsmenyn - ange listobjekt direkt i fältet Källa

Antag i en cell B 1 behöver skapa rullgardinsmenyn för att ange måttenheter. Välj en cell B 1 och ring Dataverifiering.

Om i fält Källa anger måttenheter åtskilda med semikolon st;kg;kvm;kub.m, då kommer valet att begränsas till dessa fyra värden.

Låt oss nu se vad som hände. Välj en cell B 1 . När du markerar en cell visas en fyrkantig pilknapp till höger om cellen att välja objekt från rullgardinsmenyn.

Brister detta tillvägagångssätt: listobjekt är lätta att förlora (till exempel genom att ta bort en rad eller kolumn som innehåller en cell B 1 ); Det är inte bekvämt att ange ett stort antal element. Metoden är lämplig för små (3-5 värden) oföränderliga listor.
Fördel: Skapa en lista snabbt.

B. Ange listobjekt i ett intervall (på samma ark som rullgardinsmenyn)

Objekt för en rullgardinslista kan placeras i en rad Exelblad och sedan in på fältet Källa verktyg för att ange en länk till detta intervall.

Låt oss anta att delarna i listan st;kg;kvm;kub.m in i intervallceller A 1: A 4 , sedan fältet Källa kommer att innehålla =ark1!$A$1:$A$4

Fördel: tydlighet i listan över element och enkel modifiering. Tillvägagångssättet är lämpligt för listor som ändras sällan.
Brister: Om nya element läggs till måste du ändra intervallreferensen manuellt. Det är sant att ett bredare utbud omedelbart kan identifieras som en källa, t.ex. A 1: A 100 . Men då kan rullgardinslistan innehålla tomma rader (om t.ex. några av elementen raderades eller listan bara skapades). För att få tomma rader att försvinna måste du spara filen.

Andra nackdelen: källområdet måste finnas på samma ark som rullgardinsmenyn, därför att regler kan inte använda länkar till andra ark eller arbetsböcker (detta gäller för EXCEL 2007 och tidigare).

Låt oss bli av med den andra nackdelen först - vi kommer att publicera en lista med element rullgardinsmenyn på ett annat blad.

B. Ange listobjekt i ett intervall (på valfritt kalkylblad)

Mata in listobjekt i ett cellintervall som finns i en annan arbetsbok

Om du behöver flytta ett intervall med listobjekt till en annan arbetsbok (till exempel till en arbetsbok Källa.xlsx), måste du göra följande:

• i boken Källa.xlsx skapa den nödvändiga listan med element;
• i boken Källa.xlsx tilldela till intervallet av celler som innehåller listan med element, till exempel ListExt;
• öppna arbetsboken där du tänker placera cellerna med rullgardinsmenyn;
• välj önskat cellområde, anrop verktyget , i fält Källa ange = INDIRECT("[Source.xlsx]ark1!ListExt");

När du arbetar med en lista med element som finns i en annan arbetsbok, filen Källa.xlsx måste vara öppen och placerad i samma mapp, annars måste du ange fullständig sökväg till filen. I allmänhet är det bättre att undvika hänvisningar till andra blad eller användning Personlig makrobok Personal.xlsx eller Tillägg.

Om du inte vill tilldela ett namn till intervallet i filen Källa.xlsx, då måste formeln ändras till = INDIRECT("[Source.xlsx]ark1!$A$1:$A$4")

RÅD:
Om det finns många celler med regler på arket Datakontroller, då kan du använda verktyget ( Hem/ Hitta och välj/ Välja en grupp av celler). Alternativ Datakontroll Detta verktyg låter dig välja celler som är föremål för datavalidering (anges med kommandot Data / Arbeta med data / Validera data). När du väljer en strömbrytare Alla alla sådana celler kommer att väljas. När du väljer alternativet Dessa eller Endast de celler är markerade för vilka samma datavalideringsregler är inställda som för den aktiva cellen.

Notera:
Om rullgardinsmenyn innehåller mer än 25-30 värden, blir det obekvämt att arbeta med det. Rullgardinslista visar bara 8 element åt gången, och för att se resten måste du använda rullningslisten, vilket inte alltid är bekvämt.

EXCEL ger ingen justering av teckenstorlek Dropdown-lista. Med ett stort antal element är det meningsfullt att lista element och använda ytterligare klassificering av element (dvs. dela upp en rullgardinslista i två eller fler).

För att till exempel effektivt kunna arbeta med en medarbetarlista på fler än 300 anställda, bör den först sorteras i alfabetisk ordning. Skapa sedan rullgardinsmenyn som innehåller bokstäver i alfabetet. Andra rullgardinsmenyn bör endast innehålla de efternamn som börjar med den bokstav som valts i den första listan. För att lösa ett sådant problem kan strukturen eller användas.

God eftermiddag kära läsare!

I den här artikeln skulle jag vilja prata om vad en rullgardinslista i en cell är, hur man gör den, och följaktligen vad är den till för?

Detta är en lista med fasta värden som endast är tillgängliga från ett specificerat värdeintervall. Detta innebär att cellen du anger endast kan innehålla data som motsvarar värdena för det angivna intervallet; data som inte stämmer överens kommer inte att matas in. I en cell kan du välja de värden som en fast lista i cellen erbjuder.

Tja, låt oss titta på att skapa rullgardinslistor och varför det behövs:

Jag personligen använder rullgardinsmenyn hela tiden av alla tre anledningarna. Och det förenklar mitt arbete med data avsevärt; jag minskar medvetet möjligheten att ange primärdata till 0 %.

Tja, här är 2 frågor, vad och varför, jag sa till dig, men vi kommer att prata om hur man gör detta nedan.

Och vi kommer att skapa en rullgardinslista i en cell i flera steg:

1. Bestäm intervallet av celler där vi ska skapa en fast lista.

2. Välj det sortiment vi behöver och välj objektet i menyn "Data" - "Datakontroll", i sammanhangsfönstret som visas, välj objektet från det angivna urvalet "Lista".

3. I raden som är upplåst nedan, ange vilken mängd data som ska finnas i vår rullgardinslista. Klick "OK" och jobbet är gjort.

I äldre versioner av Excel finns det inget sätt att skapa en rullgardinslista i en cell med hjälp av data från andra ark, så det är vettigt att skapa listor i samma ark och dölja dem. Om det behövs kan du också skapa en vertikal lista - en horisontell med funktionen.

Och det var allt för mig! Jag hoppas verkligen att allt ovanstående är klart för dig. Jag skulle vara mycket tacksam för dina kommentarer, eftersom detta är en indikator på läsbarhet och inspirerar mig att skriva nya artiklar! Dela det du läser med dina vänner och gilla det!

Mänsklighetens framsteg bygger på varje människas önskan att leva över sina tillgångar
Samuel Butler, filosof

En rullgardinslista hänvisar till innehållet i flera värden i en cell. När användaren klickar på pilen till höger visas en specifik lista. Du kan välja en specifik.

Ett mycket bekvämt Excel-verktyg för att kontrollera inmatade data. Möjligheterna för rullgardinslistor gör att du kan öka bekvämligheten att arbeta med data: datasubstitution, visning av data från ett annat ark eller fil, närvaron av en sökfunktion och beroenden.

Skapa en rullgardinslista

Sökväg: Datameny - Datavalideringsverktyg - fliken Alternativ. Datatyp – "Lista".

Du kan ange de värden som rullgardinsmenyn kommer att vara sammansatt av på olika sätt:

Vilket som helst av alternativen ger samma resultat.



Dropdown-lista i Excel med datasubstitution

Behöver göra en rullgardinslista med värden från dynamiskt omfång. Om ändringar görs i det befintliga intervallet (data läggs till eller tas bort) återspeglas de automatiskt i rullgardinsmenyn.

Låt oss testa det. Här är vårt bord med listan på ett ark:

Låt oss lägga till ett nytt värde "julgran" till bordet.

Låt oss nu ta bort värdet "björk".

Det "smarta bordet", som enkelt "expanderar" och förändras, hjälpte oss att förverkliga våra planer.

Låt oss nu göra det möjligt att ange nya värden direkt i cellen med den här listan. Och data lades automatiskt till i intervallet.

När vi anger ett nytt namn i en tom cell i rullgardinsmenyn, visas ett meddelande: "Lägg till det angivna namnet baobab i rullgardinsmenyn?"

Klicka på "Ja" och lägg till ytterligare en rad med värdet "baobab".

Dropdown-lista i Excel med data från ett annat ark/fil

När värdena för rullgardinsmenyn finns på ett annat ark eller i en annan arbetsbok, standardsätt fungerar inte. Du kan lösa problemet med funktionen INDIREKTA: den genererar rätt länk till extern källa information.

1. Vi aktiverar cellen där vi vill placera rullgardinsmenyn.
2. Öppna alternativ för dataverifiering. I fältet "Källa" anger du formeln: =INDIRECT("[List1.xlsx]Sheet1!$A$1:$A$9").

Namnet på filen från vilken informationen till listan är hämtad finns med hakparentes. Denna fil måste vara öppen. Om boken med de nödvändiga värdena finns i en annan mapp måste du ange den fullständiga sökvägen.

Hur man gör beroende listor

Låt oss ta tre namngivna intervall:

Detta är ett måste. Ovanstående beskriver hur man gör en vanlig lista till ett namngivet intervall (med hjälp av "Namnhanteraren"). Kom ihåg att namnet inte kan innehålla mellanslag eller skiljetecken.

1. Låt oss skapa den första rullgardinsmenyn, som kommer att innehålla namnen på intervallen.

2. När du har placerat markören i fältet "Källa", gå till arket och välj önskade celler en efter en.


3. Låt oss nu skapa en andra rullgardinslista. Det bör återspegla de ord som motsvarar det namn som valts i den första listan. Om "Träd", sedan "avenbok", "ek", etc. Ange i fältet "Källa" en funktion av formen =INDIREKT(E3). E3 – cell med namnet på det första området.


Välja flera värden från en Excel-rullgardinslista

Det händer när du behöver välja flera objekt från en rullgardinslista samtidigt. Låt oss överväga sätt att genomföra uppgiften.

1. Vi skapar standardlista med hjälp av verktyget för datavalidering. Lägg till källa ark redo makro. Hur man gör detta beskrivs ovan. Med dess hjälp kommer de valda värdena att läggas till till höger om rullgardinsmenyn.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("E2:E9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset) (0, 1)) = 0 Sedan Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End (xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
2. För att de valda värdena ska visas nedan, infogar vi en annan hanterarkod.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("H2:K2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset) (1, 0)) = 0 Sedan Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End (xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
3. För att visa de valda värdena i en cell, åtskilda av ett skiljetecken, använd följande modul.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Vid Fel Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Då
Application.EnableEvents = False
newVal = Mål
Application.Ångra
oldval = Mål
If Len(oldval)<>0 Och oldval<>newValThen
Target = Target & "," & newVal
Annan
Mål = newVal
Avsluta om
Om Len(newVal) = 0 Då Target.ClearContents
Application.EnableEvents = Sant
Avsluta om
Avsluta Sub


Glöm inte att ändra intervallen till "din egen". Vi skapar listor på klassiskt sätt. Och makron kommer att göra resten av jobbet.

Nedrullningslista med sökning



När du anger de första bokstäverna på tangentbordet markeras matchande element. Och det här är inte alla de trevliga aspekterna av detta verktyg. Här kan du anpassa den visuella presentationen av information och ange två kolumner som källa samtidigt.