گزارش Subdiv ایجاد گزارش در پایگاه داده مایکروسافت اکسس. ایجاد یک گزارش به عنوان یک شی پایگاه داده

1. اطلاعات اولیه در مورد گزارش ها.

2. ابزارهای MS Access DBMS برای ایجاد گزارش.

3. ایجاد گزارش در حالت Design.

3.1. تنظیم گزینه های صفحه گزارش

3.2. ساختار گزارش

3.3. قالب بندی گزارش

برای به دست آوردن یک سند چاپ شده در MS Access DBMS، چندین گزینه ارائه شده است:

چاپ جدول در حالت جدول (نمایش تمام رکوردها یا رکوردهایی که شرایط فیلتر را دارند به شکل جدول)؛

چاپ مجموعه ای از رکوردهای پرس و جو در نمای جدول.

یک فرم را در حالت فرم یا حالت جدول چاپ کنید.

گزارش را چاپ کنید

1. اطلاعات اولیه در مورد گزارش ها

گزارش- یک کادر محاوره ای قابل تنظیم که به شما امکان می دهد یک نمایش فرمت شده از داده های در نظر گرفته شده برای خروجی روی صفحه نمایش، چاپگر یا فایل را سازماندهی کنید. در MS DBMS دسترسی به گزارش هااشیاء پایگاه داده هستند.

گزارش ها بهترین راه برای ارائه اطلاعات پایگاه داده در یک سند چاپی هستند. در مقایسه با وسایل دیگر خروجی دادهبرای چاپ، گزارش ها 2 مزیت اساسی دارند:

- فرصت‌های فراوانی برای گروه‌بندی، مرتب‌سازی و محاسبه جمع‌های فرعی و کل کل برای آنها فراهم کنید مجموعه های بزرگسوابق (محاسبات را می توان توسط گروه، چندین گروه و برای کل گزارش انجام داد).

- به شما امکان می دهد داده ها را در فرمی نزدیک به فرم های سند استاندارد خروجی بگیرید.

مراحل تهیه گزارش

در مرحله اول، طرحی از گزارش آینده بر روی کاغذ ایجاد می شود. در عین حال، نشان داده می شود: از کدام جدول یا پرس و جو لازم است داده ها نمایش داده شود، سطوح گروه بندی و مرتب سازی داده ها مشخص می شود، کدام فیلدها باید در گزارش ارائه شوند و از کدام کنترل ها برای نمایش داده ها استفاده می شود. ، آیا فیلدهای محاسبه شده مورد نیاز است، از کدام عناصر گرافیکی برای ارائه گزارش حرفه ای استفاده می شود.

در مرحله بعد، گزارش با استفاده از یک DBMS ساخته می شود.

2. ابزارهای DBMSام‌اس دسترسی داشته باشیدبرای ایجاد گزارش

برای ایجاد یک گزارش جدید در MS Access DBMS، باید به تب در پنجره پایگاه داده بروید گزارش هاو روی دکمه کلیک کنید ايجاد كردن . در کادر محاوره ای که ظاهر می شود گزارش جدید(شکل 10.1) ابزار ایجاد گزارش را انتخاب کنید.

همه ابزارهای فهرست شده در لیست کادر محاوره ای گزارش جدید، را می توان به سه گروه اصلی تقسیم کرد:

- ابزارهای ایجاد گزارش خودکار (Autoreport: ستون، Autoreport: نوار).

- جادوگران ایجاد گزارش (جادوگر گزارش، جادوگر نمودار و برچسب های پستی)؛

- طراح ایجاد گزارش

شکل 10.1. کادر گفتگوی گزارش جدید

ابزارهای ایجاد گزارش خودکار به شما امکان می دهد گزارشی از نوع مناسب را بر اساس منبع داده انتخاب شده ایجاد کنید: جدول یا پرس و جو.

جادوگران ایجاد گزارش به شما امکان می دهند گزارش هایی را در حالت گفتگو با کاربر ایجاد کنید. با استفاده از ویزاردها می‌توانید یک منبع داده برای گزارش ایجاد کنید، نوع ارائه داده‌ها را انتخاب کنید، فیلدهایی را برای گروه‌بندی، مرتب‌سازی و خلاصه‌سازی تعریف کنید، توابع خلاصه را برای یک گروه انتخاب کنید، طرح‌بندی گزارش و سبک طراحی را تعریف کنید، و نام آن را تنظیم کنید. گزارش.

طراح گزارش ابزار اصلی است که به شما امکان می دهد گزارش های هر پیچیدگی را به صورت دستی ایجاد کنید. نوع گزارش و محتوای آن به صلاحیت های سازنده گزارش بستگی دارد.

به طور معمول، ابزارهای ایجاد گزارش خودکار یا جادوگران برای ایجاد یک گزارش اولیه استفاده می‌شود و طراح گزارش برای صیقل دادن گزارش به ظاهر حرفه‌ای استفاده می‌شود.

کار با گزارش ها می تواند در سه حالت انجام شود: در حالت، در حالت و در حالت.

حالت برای تولید گزارش و نمایش تمام داده ها از منبع رکوردها بر روی صفحه در نظر گرفته شده است، حالت برای ایجاد سریع گزارش بر اساس جایگزینی مکانیکی داده ها از چندین رکورد منبع داده در نظر گرفته شده است (معیارهای نمونه برداری و مرتب سازی نادیده گرفته می شوند. ) حالت برای ایجاد و تغییر ساختار گزارش در نظر گرفته شده است. برای تغییر حالت کار با گزارش می توانید از دکمه استفاده کنید چشم اندازدر نوار ابزار طراح گزارشیا دستور منوی مشابه چشم انداز.

3. ایجاد گزارش در حالت Design

برای ایجاد گزارش در حالت، باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. پارامترهای صفحه را پیکربندی کنید.

2. یک منبع رکورد برای گزارش انتخاب یا ایجاد کنید.

3. سطوح گروه بندی و مرتب سازی را تعیین کنید.

4. فیلدهای منبع رکورد را در گزارش قرار دهید.

5. کنترل های محاسبه شده و رایگان را اضافه کنید.

6. ویژگی های عناصر کنترل و بخش های گزارش را پیکربندی کنید.

7. گزارش را برای ظاهر حرفه ای فرمت کنید.

3.1. تنظیم گزینه های صفحه گزارش

هدف اصلی گزارش چاپ اطلاعات از پایگاه داده به صورت فرمت شده (نزدیک به فرم یک سند کاغذی) است. بنابراین، قبل از طراحی یک گزارش (قرار دادن کنترل ها در گزارش)، باید پارامترهای صفحه گزارش را پیکربندی کنید (یک چاپگر را انتخاب کنید، اندازه ورق و جهت آن را تعیین کنید، اندازه های حاشیه و غیره را تنظیم کنید).

اگر چاپگر فیزیکی وجود ندارد، باید چاپگر را به صورت برنامه‌ریزی و با استفاده از دستور نصب کنید سیستم عامل شروع | تنظیم | چاپگر | نصب چاپگر.

برای پیکربندی پارامترهای صفحه گزارش، باید دستور را اجرا کنید فایل | تنظیمات صفحه …. پنجره گفتگو تنظیمات صفحهارائه شده در شکل 10.2.

برگه صفحه (الف) برگه فیلدها (ب)

شکل 10.2. کادر گفتگوی تنظیم صفحه

تنظیمات صفحه برای هر گزارش پیکربندی شده است.

اگر امکان خروجی گزارش ها به چاپگرهای مختلف وجود دارد، در کادر محاوره ای تنظیمات صفحهروی زبانه صفحهمی توانید نوع چاپگر مورد نیاز خود را انتخاب کنید. پنجره گفتگو انتخاب چاپگرارائه شده در شکل 10.3.

شکل 10.3. کادر گفتگوی چاپگر را انتخاب کنید

سایر پارامترهای صفحه به نوع چاپگر انتخاب شده بستگی دارد (شکل 10.2 را ببینید): حداکثر قالب و اندازه کاغذ، حداقل اندازه حاشیه، نوع تغذیه کاغذ.

رنگ گزارش به نوع چاپگر انتخاب شده و تنظیمات ویژگی های آن بستگی دارد: خروجی رنگی یا سیاه و سفید.

3.2. ساختار گزارش

ساختار گزارش در حالت در شکل 10.4 نشان داده شده است. هر گزارش دارای بخش های زیر است:

– عنوان گزارش(فقط در برگه اول گزارش (صفحه عنوان) نمایش داده می شود و ممکن است حاوی نام گزارش، آرم شرکت، آدرس قانونی شرکت و غیره باشد).

– هدر صفحه(در بالای هر صفحه نمایش داده می شود و ممکن است حاوی عنوان، تاریخ چاپ، شماره صفحه و غیره باشد).

– منطقه داده(طراحی شده برای نمایش فیلدها از یک پرس و جو یا جدول - منبع رکوردهای گزارش)؛

– پاورقی(در پایین هر صفحه نمایش داده می شود و ممکن است حاوی عنوان، تاریخ چاپ، شماره صفحه و غیره باشد).

– یادداشت گزارش(فقط در آخرین برگه گزارش نمایش داده می شود و ممکن است حاوی محاسبات نهایی، نتیجه گیری در مورد گزارش و غیره باشد).

از بین تمام بخش های ذکر شده، بخش مورد نیاز ناحیه داده است.

عنوان گزارش و بخش نظرات گزارش به طور همزمان در پنجره نمایش/پنهان می شوند. همان اصل نشان دادن/پنهان کردن برای بخش های سرصفحه و پاورقی اعمال می شود (شکل 10.4 را ببینید).

هنگام گروه بندی رکوردها، پنجره گزارش ها (نگاه کنید به شکل 10.4) را می توان برای هر گروه اضافه کرد و در گزارش ها، تا 10 سطح گروه بندی و مرتب سازی را می توان به طور مستقل از بخش های زیر تعریف کرد:

– سربرگ گروه(در ابتدای هر یک نمایش داده می شود گروه جدیدو ممکن است حاوی فیلدی باشد که توسط آن گروه بندی انجام می شود).

– یادداشت گروهی(در پایان هر گروه نمایش داده می شود و ممکن است شامل مجموع گروه باشد).

می‌توانید ارتفاع ناحیه هر بخش گزارش را با استفاده از ماوس با کشیدن پایین بخش به بالا یا پایین تغییر دهید.

عرض گزارش بر اساس اندازه کاغذ انتخابی، جهت ورق و اندازه های حاشیه چاپ شده تنظیم می شود.

نمونه ای از تعیین عرض گزارش برای کاغذ A4 در جدول 10.1 ارائه شده است.

جدول 10.1

عرض گزارش نباید از اندازه محاسبه شده بیشتر شود، زیرا اطلاعات نمایش داده شده در گزارش در چندین صفحه تقسیم می شود.

با کشیدن حاشیه سمت راست گزارش به چپ یا راست، می توانید عرض گزارش را با استفاده از ماوس تغییر دهید.

درست مانند فرم، می توانید درج کنید عناصر مختلفکنترل ها: پیوست، محاسبه شده و رایگان. عبارات در فیلدهای گزارش محاسبه شده طبق قوانین مشابه برای فرم ها تشکیل می شوند:

= [قیمت] * [تعداد]

SUM([هزینه]

نام خانوادگی & " " & چپ (نام؛ 1) & "."

استفاده از عنصر کنترل فرم فرعی/گزارشمی توانید گزارش های فرعی را در گزارش اصلی جاسازی کنید.

ویژگی ها را می توان برای هر کنترل، بخش و گزارش به عنوان یک کل مشخص کرد.

گزارش ایجاد شده فرم سفارشدر حالت و حالت در شکل 10.5 نشان داده شده است.

شکل 10.5. گزارش فرم سفارش در حالت طراحی (الف) و حالت پیش نمایش (ب)

شکل 10.6. پنجره Properties برای قسمت SequentialNumber

برای نمایش هر گروه (فرم سفارش) در یک صفحه جداگانه، باید پنجره خصوصیات بخش را تنظیم کنید یادداشت از گروه "کد سفارش".روی زبانه چیدمانارزش ملک انتهای صفحه: بعد از بخش(شکل 10.7).

شکل 10.5. پنجره Properties برای بخش NoteGroups1

3.3. قالب بندی گزارش

یکی از عناصر پنجره گزارش نوار ابزار است فرمت فرم/گزارش، حاوی دکمه ها و لیست های کشویی است که انتخاب گزینه های قالب بندی (رنگ، ​​فونت، ضخامت خط، روش تراز و غیره) را آسان تر می کند.

قالب‌بندی همچنین به معنای قرار دادن کنترل‌ها در بخش‌های گزارش، تراز کردن کنترل‌ها، تغییر اندازه کنترل‌ها و تنظیم فاصله بین کنترل‌ها است. برای انجام این عملیات می توانید از ماوس یا دستورات منو استفاده کنید قالب (تراز کردن..., اندازه …, فاصله عمودی ...و فاصله افقی ...).

برای انجام سریع عملیات قالب بندی گزارش، می توانید نوار ابزار را سفارشی کنید فرمت فرم/گزارشبا کپی کردن دکمه ها از منو روی آن قالب.

گزارشیک نمایش فرمت شده از داده هایی است که بر روی صفحه نمایش، به صورت چاپی یا در یک فایل نمایش داده می شود. آنها به شما این امکان را می دهند که اطلاعات لازم را از پایگاه داده استخراج کرده و به شکلی ارائه دهید که قابل درک باشد و همچنین فرصت های فراوانی را برای خلاصه سازی و تجزیه و تحلیل داده ها فراهم می کند. هنگام چاپ جداول و پرس و جوها، اطلاعات عملاً به شکلی که در آن ذخیره می شود نمایش داده می شود. اغلب نیاز به ارائه داده ها در قالب گزارش هایی وجود دارد که ظاهری سنتی دارند و به راحتی قابل خواندن باشند. یک گزارش تفصیلی شامل تمام اطلاعات یک جدول یا پرس و جو است، اما حاوی سرصفحه ها است و به صفحات با سرصفحه و پاورقی تقسیم می شود.

ساختار گزارش در حالت طراحی

مایکروسافت اکسس داده ها را از یک پرس و جو یا جدول در یک گزارش نمایش می دهد و عناصر متنی را برای آسان تر خواندن آن اضافه می کند. این عناصر عبارتند از:

1. سرفصل. این بخش فقط در بالای صفحه اول گزارش چاپ می شود. برای خروجی داده هایی مانند متن عنوان گزارش، تاریخ یا بیانیه متن سند استفاده می شود که باید یک بار در ابتدای گزارش چاپ شود. برای افزودن یا حذف یک ناحیه عنوان گزارش، دستور Report Title/Note را از منوی View انتخاب کنید.

2. سربرگ. برای نمایش داده هایی مانند سرصفحه ستون ها، تاریخ ها یا شماره صفحاتدر بالای هر صفحه گزارش چاپ می شود. برای افزودن یا حذف هدر، از منوی View گزینه Header and Footer را انتخاب کنید. مایکروسافت اکسس یک هدر و پاورقی را همزمان اضافه می کند. برای مخفی کردن یکی از هدرها و پاورقی ها، باید ویژگی Height آن را روی 0 قرار دهید.

3. ناحیه داده ای که بین سرصفحه و پاورقی صفحه قرار دارد. حاوی متن اصلی گزارش است. این بخش داده های چاپ شده برای هر یک از رکوردهای جدول یا پرس و جوی که گزارش بر اساس آن است را نمایش می دهد. برای قرار دادن کنترل ها در ناحیه داده، از فهرستی از فیلدها و نوار ابزار استفاده کنید. برای مخفی کردن ناحیه داده، باید ویژگی Height بخش را روی 0 تنظیم کنید.

4. پاورقی. این بخش در پایین هر صفحه ظاهر می شود. برای نمایش داده هایی مانند مجموع، تاریخ یا شماره صفحه که در پایین هر صفحه گزارش چاپ می شود استفاده می شود.

5. توجه داشته باشید. برای خروجی داده‌هایی مانند متن نتیجه، مجموع کل یا عنوان استفاده می‌شود که باید یک بار در پایان گزارش چاپ شود. اگرچه بخش یادداشت گزارش در نمای طراحی در پایین گزارش قرار دارد، اما در بالای پاورقی صفحه چاپ شده است آخرین صفحهگزارش. برای افزودن یا حذف یک ناحیه یادداشت های گزارش، فرمان گزارش عنوان/گزارش یادداشت ها را از منوی View انتخاب کنید.دسترسی مایکروسافت

عنوان گزارش و قسمت نظرات را به طور همزمان اضافه و حذف می کند

روش های تهیه گزارش می توانید در Microsoft Access گزارش ایجاد کنید:

راه های مختلف

1. سازنده

2. گزارش جادوگر

3. گزارش خودکار: به ستون

4. گزارش خودکار: نوار

5. Chart Wizard

6. برچسب های پستی

ویزارد به شما امکان می دهد تا با گروه بندی رکوردها گزارش ایجاد کنید و ساده ترین راه برای ایجاد گزارش است. فیلدهای انتخاب شده را در گزارش قرار می دهد و شش سبک گزارش را ارائه می دهد. پس از تکمیل Wizard، گزارش حاصل را می توان در حالت Design تغییر داد. با استفاده از ویژگی گزارش خودکار، می توانید به سرعت گزارش ایجاد کنید و سپس تغییراتی در آنها ایجاد کنید.

برای ایجاد گزارش خودکار، باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. در پنجره پایگاه داده، روی تب Reports کلیک کنید و سپس روی دکمه Create کلیک کنید. کادر محاوره ای گزارش جدید ظاهر می شود.

2. ستون گزارش خودکار: یا گزارش خودکار: نوار را در لیست انتخاب کنید.

3. در قسمت منبع داده، روی فلش کلیک کنید و یک جدول یا پرس و جو را به عنوان منبع داده انتخاب کنید.

4. بر روی دکمه OK کلیک کنید.

5. جادوگر گزارش خودکار یک گزارش خودکار را در یک ستون یا نوار (به انتخاب کاربر) ایجاد می‌کند و آن را در حالت پیش‌نمایش باز می‌کند، که به شما امکان می‌دهد ببینید که گزارش هنگام چاپ چگونه به نظر می‌رسد.

کار عملی شماره 6 کاربردینرم افزار

همه منظوره: ذخیره سازی و پردازش داده ها در WS 2003

دسترسی به دفتر

موضوع: ایجاد گزارش در MS ACCESS DBMS.هدف درس. در حال مطالعهفناوری اطلاعات
ایجاد گزارش در DBMS تولید گزارش بر روی جداول پایگاه داده..ابزار.
PC IBM PC، برنامه MS Access.

وظایفتمرین 1.

یک گزارش خودکار ایجاد کنید. مطابق جدول "تامین کنندگان".

رویه عملیاتی 1. برنامه را باز کنید DBMS مایکروسافت
به پایگاه داده ایجاد شده خود دسترسی داشته باشید و آن را باز کنید. گزارش هاانتخاب یک شی پایگاه داده – . وارد منو شویدارجاع

بخش «ایجاد گزارش» را مطالعه کنید.

2. یک گزارش خودکار (در یک ستون) برای جدول "تامین کنندگان" ایجاد کنید.پس از انتخاب منبع رکورد و طرح بندی (ستون، روبان)، گزارش خودکار گزارشی ایجاد می کند که از تمام فیلدهای منبع رکورد استفاده می کند و آخرین فرمت خودکار استفاده شده را اعمال می کند.

انتخاب یک شی پایگاه داده – گزارش ها. روی دکمه کلیک کنید ايجاد كردن، در پنجره ای که باز می شود گزارش جدیدنوع گزارش "Autoreport:tape" را انتخاب کنید (شکل 1).

جدول برنامه فرهنگی را به عنوان منبع داده انتخاب کنید.
روی OK کلیک کنید و منتظر بمانید تا Auto Report Creation Wizard تمام شود.

3. گزارش را در حالت پیش نمایش مشاهده کنید. به حالت بروید سازندهو ببینید که گزارش در این حالت چگونه به نظر می رسد.

گزارش را به عنوان تامین کننده ذخیره کنید.

وظیفه 2.با استفاده از ویزارد ایجاد گزارش، یک گزارش در جدول «محصولات» ایجاد کنید.

2. یک گزارش خودکار (در یک ستون) برای جدول "تامین کنندگان" ایجاد کنید.جادوگر سؤالات مفصلی در مورد منابع رکورد، فیلدها، طرح‌بندی، قالب‌های مورد نیاز می‌پرسد و گزارشی را بر اساس پاسخ‌ها ایجاد می‌کند.

یک گزارش خودکار ایجاد کنید. مطابق جدول "تامین کنندگان".

انتخاب یک شی پایگاه داده – گزارش ها.
روی دکمه کلیک کنید ايجاد كردن، در پنجره ای که باز می شود گزارش جدیدنوع ایجاد گزارش "Report Wizard" را انتخاب کنید.

جدول "محصولات" را به عنوان منبع داده انتخاب کنید، فیلدها را انتخاب کنید توضیحات محصولو قیمت(شکل 2)، مرتب سازی را بر اساس فیلد تنظیم کنید قیمت، نوع چیدمان - ستونی.

برنج. 2.
پیش نمایش.
نمای تقریبی گزارش در شکل 3 نشان داده شده است.

گزارش را با نام "محصولات" ذخیره کنید.

برنج. 3.
[U]وظیفه 3. یک گزارش ایجاد کنیدسازنده مطابق جدول "شعبه شرکت".

در حالت سازندهایجاد گزارش در جدول "شعبه شرکت" با عنوان "جدول کارکنان" و فیلدها نام خانوادگی، نام، امتیاز.

در گزارش، مقادیر کل و میانگین و همچنین مقادیر حداکثر و حداقل فیلد را وارد کنید پیشنهاد.

یک گزارش خودکار ایجاد کنید. مطابق جدول "تامین کنندگان".

1. یک شی پایگاه داده را انتخاب کنید - گزارش ها.
روی دکمه کلیک کنید ايجاد كردن،در پنجره ای که باز می شود گزارش جدیدنوع ایجاد گزارش را انتخاب کنید - سازنده.
جدول "شعبه شرکت" را به عنوان منبع داده انتخاب کنید.

2. عنوان و یادداشت گزارش را اضافه کنید ( مشاهده/عنوان-یادداشت).
به منطقه سرتیترکتیبه "میز کارکنان" را با استفاده از دکمه وارد کنید سنگ نوشته(آهان) نوار ابزار.

عنوان را با فونت Arial، 16 پررنگ مورب بسازید (شکل 4).

3. در هدر، نام فیلدها را با فونت پیش فرض برچسب بزنید. نام فیلدها را در یک خط قرار دهید.

4. در ناحیه داده ها، فیلدها را مطابق با نام ها قرار دهید (درآوردن آنها از لیست فیلدها راحت تر است).

5. در یادداشت گزارش، فیلدهای جدید را با استفاده از دکمه وارد کنید رشته(ab).
نام فیلدها را مشخص کنید مجموع:، میانگین نرخ، حداکثر نرخ و حداقل نرخ.
فرمول های محاسبه را مطابق شکل وارد کنید. 4.

برای محاسبه میدان جمعوارد = جمع ([پیشنهاد])

برای محاسبه میدان میانگین نرخوارد = میانگین ([پیشنهاد])

برای محاسبه میدان حداکثر شرط بندیوارد = حداکثر ([نرخ])

برای محاسبه میدان حداقل پیشنهادوارد = حداقل ([نرخ])

برنج. 4.
به گزارش تمام شده در حالت نگاه کنید پیش نمایش. گزارش را با نام «برنامه کارمندان» ذخیره کنید.
وظیفه 4.برچسب های پستی را مطابق جدول "کارمندان شرکت" ایجاد کنید.

یک گزارش خودکار ایجاد کنید. مطابق جدول "تامین کنندگان".
1. یک شی پایگاه داده را انتخاب کنید - گزارش ها.
روی دکمه کلیک کنید ايجاد كردن، در پنجره ای که باز می شود گزارش جدیدنوع گزارش را انتخاب کنید - "برچسب های ایمیل".
جدول "کارمندان شرکت" را به عنوان منبع داده انتخاب کنید.

مبحث 2.3. نرم افزار ارائه و اصول برنامه نویسی آفیس

مبحث 2.4. سیستم های مدیریت پایگاه داده و سیستم های خبره

2.4.11. پایگاه آموزشی با فرم دکمه اصلی "Training_Students" - دانلود

DBMS و سیستم های خبره

2.4. سیستم های مدیریت پایگاه داده و سیستم های خبره

2.4.6. ایجاد یک گزارش به عنوان یک شی پایگاه داده

گزارشیک نمایش فرمت شده از داده هایی است که بر روی صفحه نمایش، به صورت چاپی یا در یک فایل نمایش داده می شود.

آنها به شما این امکان را می دهند که اطلاعات لازم را از پایگاه داده استخراج کرده و به شکلی ارائه دهید که قابل درک باشد و همچنین فرصت های فراوانی را برای خلاصه سازی و تجزیه و تحلیل داده ها فراهم می کند.

هنگام چاپ جداول و پرس و جوها، اطلاعات عملاً به شکلی که در آن ذخیره می شود نمایش داده می شود. اغلب نیاز به ارائه داده ها در قالب گزارش هایی وجود دارد که ظاهری سنتی دارند و به راحتی قابل خواندن باشند. یک گزارش تفصیلی شامل تمام اطلاعات یک جدول یا پرس و جو است، اما حاوی سرصفحه ها است و به صفحات با سرصفحه و پاورقی تقسیم می شود.

2.4.6.1. ساختار گزارش در حالت طراحی

مایکروسافت اکسس داده ها را از یک پرس و جو یا جدول در یک گزارش نمایش می دهد و عناصر متنی را برای آسان تر خواندن آن اضافه می کند.

این عناصر عبارتند از:

1. عنوان. این بخش فقط در بالای صفحه اول گزارش چاپ می شود. برای خروجی داده هایی مانند متن عنوان گزارش، تاریخ یا بیانیه متن سند استفاده می شود که باید یک بار در ابتدای گزارش چاپ شود. برای افزودن یا حذف یک ناحیه عنوان گزارش، دستور Report Title/Note را از منوی View انتخاب کنید.
2. هدر صفحه. برای نمایش داده هایی مانند عناوین ستون ها، تاریخ ها یا شماره صفحات چاپ شده در بالای هر صفحه گزارش استفاده می شود. برای افزودن یا حذف هدر، از منوی View گزینه Header and Footer را انتخاب کنید. مایکروسافت اکسس یک هدر و پاورقی را همزمان اضافه می کند. برای مخفی کردن یکی از هدرها و پاورقی ها، باید ویژگی Height آن را روی 0 قرار دهید.
3. ناحیه داده ای که بین سرصفحه و پاورقی یک صفحه قرار دارد. حاوی متن اصلی گزارش است. این بخش داده های چاپ شده برای هر یک از رکوردهای جدول یا پرس و جو را که گزارش بر اساس آن است، نمایش می دهد. برای قرار دادن کنترل ها در ناحیه داده، از فهرستی از فیلدها و نوار ابزار استفاده کنید. برای مخفی کردن ناحیه داده، باید ویژگی Height بخش را روی 0 تنظیم کنید.
4. پاورقی. این بخش در پایین هر صفحه ظاهر می شود. برای نمایش داده هایی مانند مجموع، تاریخ یا شماره صفحات چاپ شده در پایین هر صفحه گزارش استفاده می شود.
5. توجه داشته باشید. برای خروجی داده‌هایی مانند متن نتیجه، مجموع کل یا عنوان استفاده می‌شود که باید یک بار در پایان گزارش چاپ شود. اگرچه بخش یادداشت گزارش در نمای طراحی در پایین گزارش قرار دارد، اما در بالای پاورقی صفحه در آخرین صفحه گزارش چاپ شده است. برای افزودن یا حذف یک ناحیه یادداشت های گزارش، فرمان گزارش عنوان/گزارش یادداشت ها را از منوی View انتخاب کنید. مایکروسافت اکسس به طور همزمان عنوان و قسمت نظرات یک گزارش را اضافه و حذف می کند.

2.4.6.2. روش های تهیه گزارش

شما می توانید گزارش ها را در Microsoft Access به روش های مختلفی ایجاد کنید:

1. سازنده.
2. گزارش جادوگر
3. گزارش خودکار: به ستون.
4. گزارش خودکار: نوار.
5. جادوگر نمودار.
6. برچسب های پستی

برنج. 1.

جادوگر به شما امکان می دهد گزارش هایی را با گروه بندی رکوردها و نمایش ها ایجاد کنید ساده ترین راهایجاد گزارش فیلدهای انتخاب شده را در گزارش قرار می دهد و شش سبک گزارش را ارائه می دهد. پس از تکمیل Wizard، گزارش حاصل را می توان در حالت Design تغییر داد. با استفاده از ویژگی گزارش خودکار، می توانید به سرعت گزارش ایجاد کنید و سپس تغییراتی در آنها ایجاد کنید.

برای ایجاد گزارش خودکار، باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. در پنجره دیتابیس، روی تب Reports کلیک کنید و سپس روی دکمه Create کلیک کنید. کادر محاوره ای گزارش جدید ظاهر می شود.
2. ستون گزارش خودکار: یا گزارش خودکار: مورد نوار را در لیست انتخاب کنید.
3. در قسمت منبع داده، روی فلش کلیک کنید و Table یا Query را به عنوان منبع داده انتخاب کنید.
4. بر روی دکمه OK کلیک کنید.
5. جادوگر گزارش خودکار یک گزارش خودکار در یک ستون یا نوار (به انتخاب کاربر) ایجاد می‌کند و آن را در حالت پیش‌نمایش باز می‌کند، که به شما امکان می‌دهد ببینید که گزارش هنگام چاپ چه شکلی می‌شود.
6. در منوی File بر روی دستور Save کلیک کنید. در پنجره Save در قسمت Report name نام گزارش را مشخص کرده و دکمه OK را بزنید.

تغییر مقیاس نمایش گزارش

برای تغییر مقیاس نمایشگر، از نشانگر - یک ذره بین استفاده کنید. برای مشاهده کل صفحه، باید در هر نقطه از گزارش کلیک کنید. صفحه گزارش در مقیاس کاهش یافته نمایش داده می شود.

دوباره روی گزارش کلیک کنید تا به نمای بزرگتر بازگردید. در نمای گزارش بزرگ‌شده، نقطه‌ای که روی آن کلیک کرده‌اید در مرکز صفحه قرار می‌گیرد. برای پیمایش در صفحات گزارش، از دکمه های پیمایش در پایین پنجره استفاده کنید.

یک گزارش چاپ کنید

برای چاپ یک گزارش موارد زیر را انجام دهید:

1. در منوی File بر روی دستور Print کلیک کنید.
2. در قسمت Print روی گزینه Pages کلیک کنید.
3. برای چاپ تنها صفحه اول گزارش، در قسمت From عدد 1 و در قسمت To عدد 1 را وارد کنید.
4. بر روی دکمه OK کلیک کنید.

قبل از چاپ یک گزارش، توصیه می شود آن را در حالت پیش نمایش مشاهده کنید، برای دسترسی به آن باید از منوی View گزینه Preview را انتخاب کنید.

اگر هنگام چاپ در انتهای گزارش ظاهر شود صفحه خالی، مطمئن شوید که ارتفاع برای یادداشت های گزارش روی 0 تنظیم شده است.

اگر صفحات گزارش میانی هنگام چاپ خالی هستند، مطمئن شوید که مجموع فرم یا عرض گزارش و حاشیه‌های چپ و راست از عرض کاغذ مشخص‌شده در کادر محاوره‌ای Page Setup (منوی فایل) تجاوز نکند.

هنگام طراحی طرح‌بندی گزارش، از فرمول زیر استفاده کنید: عرض گزارش + حاشیه چپ + حاشیه راست<= ширина бумаги.

برای تنظیم اندازه گزارش، باید از تکنیک های زیر استفاده کنید:

• تغییر مقدار عرض گزارش؛
• عرض حاشیه را کاهش دهید یا جهت صفحه را تغییر دهید.

2.4.6.3. یک گزارش ایجاد کنید

1. Microsoft Access را راه اندازی کنید. پایگاه داده را باز کنید (به عنوان مثال، پایگاه آموزشی "دفتر ریاست").

2. ایجاد یک گزارش خودکار: نوار، با استفاده از یک جدول به عنوان منبع داده (به عنوان مثال، دانش آموزان). گزارش در حالت پیش‌نمایش باز می‌شود، که به شما امکان می‌دهد ببینید که گزارش در هنگام چاپ چگونه خواهد بود

برنج. 2.

3. به حالت طراحی بروید و گزارش را ویرایش و قالب بندی کنید. برای تغییر از حالت پیش نمایش به حالت طراحی، باید روی Close در نوار ابزار پنجره برنامه Access کلیک کنید. گزارش در حالت طراحی روی صفحه ظاهر می شود.

برنج. 3.

ویرایش یک گزارش

برای ویرایش گزارش باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. فیلدهای Student Code را در قسمت هدر و داده حذف کنید.
2. تمام فیلدهای هدر و ناحیه داده را به سمت چپ منتقل کنید.
3. متن عنوان صفحه را تغییر دهید:
   • در بخش عنوان گزارش، کتیبه Students را برجسته کنید.
   • نشانگر ماوس را در سمت راست کلمه Students قرار دهید تا نشانگر به شکل یک نوار عمودی (مکان‌نمای ورودی) باشد و در این موقعیت کلیک کنید.
   • NTU "KhPI" را وارد کرده و Enter را فشار دهید.
4. کپشن را جابجا کنید. در قسمت پاورقی، فیلد =Now() را انتخاب کنید و آن را به سربرگ گزارش زیر نام Students بکشید. تاریخ در زیر عنوان ظاهر خواهد شد.
5. در نوار ابزار Report Designer، روی دکمه Preview کلیک کنید تا گزارش پیش نمایش را مشاهده کنید

قالب بندی گزارش

الگوریتم قالب بندی گزارش:

1. عنوان Students of NTU "KhPI" را انتخاب کنید.
2. فونت، سبک فونت و رنگ و همچنین رنگ پر کردن پس‌زمینه را تغییر دهید.
3. در نوار ابزار Report Designer، روی دکمه Preview کلیک کنید تا گزارش پیش نمایش را مشاهده کنید.

برنج. 4.

تغییر سبک

برای تغییر استایل، موارد زیر را انجام دهید:

1. در نوار ابزار Report Designer، روی دکمه AutoFormat کلیک کنید تا کادر گفتگوی AutoFormat باز شود.
2. در لیست Report - AutoFormat Object Styles، روی Strict و سپس OK کلیک کنید. گزارش به سبک Strict فرمت خواهد شد.
3. به حالت پیش نمایش می رود. گزارش به سبک انتخابی شما نمایش داده می شود. از این پس، تمام گزارش‌هایی که با استفاده از تابع AutoReport ایجاد می‌شوند، دارای سبک Strict خواهند بود تا زمانی که در پنجره AutoFormat سبک دیگری را مشخص کنید.
4. گزارش را ذخیره کرده و ببندید.