Huolimaton viestintä lähettää kopion. Kuinka lähettää sähke Venäjän postitse. Sähköisiä kanavia pitkin välitetyt asiakirjat

Asianajaja - Asianajajaliitto - vastasi:

Art. 1 osan mukaisesti. Venäjän federaation siviiliprosessilain 71 §:n mukaan kirjalliset todisteet sisältävät tietoja asian käsittelyn ja ratkaisemisen kannalta merkityksellisistä olosuhteista, toimista, sopimuksista, todistuksista, liikekirjeenvaihdosta, muista asiakirjoista ja materiaaleista, jotka on tehty digitaalisena, graafisena muodossa. tallenne, mukaan lukien ne, jotka vastaanotetaan faksilla, sähköisesti tai muulla yhteydellä tai muulla tavalla, joka mahdollistaa asiakirjan aitouden toteamisen.
Saman pykälän 2 osan 1 kohdassa määrätään, että kirjallinen todiste esitetään alkuperäiskappaleena tai asianmukaisesti oikeaksi todistetun jäljennöksen muodossa.
Jos MMS sisältää ääni- ja videotallenteita, Art. Venäjän federaation siviiliprosessilain 77 §:n mukaan ääni-, videotallenteita sähköisissä tai muissa tietovälineissä esittävän henkilön on ilmoitettava milloin, kuka ja millä ehdoilla nämä tallenteet on tehty.
Ottaen huomioon moderni kehitys viestintäjärjestelmissä tällaiset viestit tallennetaan puhelimen muistiin ja ne voidaan kopioida fyysiselle medialle. Tällöin tiedot lähettäjästä sisältyvät automaattisesti näytettäviin viestitietoihin sekä tilaajatietokantaan, josta toimitetaan otteita laissa säädetyllä tavalla tuomioistuimen tai toimivaltaisten viranomaisten pyynnöstä. Jos lähettäjä luokitellaan automaattisesti tai käytetään muita menetelmiä sen määrittämisen vaikeuttamiseksi, tietoja voidaan saada vain tietyistä pyynnöstä.
Näin ollen teksti- ja multimediaviestit tietyn tuomioistuimelle toimittamisen ajankohtana on tallennettava konkreettiselle välineelle ja tulostettava paperille. Videot tallennetaan ja esitetään konkreettiselle välineelle.
SMS- ja MMS-viestien luotettavuus tietyltä ajalta varmistetaan dokumentoimalla viestien sisältö ja tiedot niistä.
Artiklan 11 kohdan mukaisesti 27. heinäkuuta 2006 annetun liittovaltion lain N 149-FZ "Tiedoista, tietotekniikka ja tietojen suojaamisesta "dokumentoidulla" tarkoitetaan tietoa, joka on tallennettu aineelliselle välineelle dokumentoimalla yksityiskohdista, jotka mahdollistavat sen tunnistamisen tai Venäjän federaation lainsäädännössä säädetyissä tapauksissa sen aineellisen välineen.
Lainsäädännössä ei ole erityisiä vaatimuksia, jotka säätelevät tällaisen dokumentoinnin menettelyä. Siksi he toimivat Yleiset vaatimukset säännellään todisteiden toimittamista, erityisesti art. 71 Venäjän federaation siviiliprosessilaki, art. Taide. 102, 103 Lainsäädännön perusteet Venäjän federaatio notaareista.
Hyväksyttäviä dokumentaatiovaihtoehtoja ovat seuraavat:
- tallentaa, tulostaa, laatia tekstiviestien ja multimediaviestien sisältöön perehtymisasiakirja (pöytäkirja) todistajien läsnä ollessa ja ilmoittaa heidän sukunimensä, etunimensä, sukunimensä, osoitteensa;
- ennen oikeudenkäynnin aloittamista - tallentaa, tulostaa, laatia protokollan tekstiviestien ja multimediaviestien sisällön tutkimiseksi notaarin todistuksella;
- asian käsittelyn aikana - Art. 71 Venäjän federaation siviiliprosessilaki. Tässä tapauksessa materiaalia voidaan pyytää paitsi oikeuksien loukkaajilta tai kiinnostuneilta osapuolilta, myös teleoperaattorilta;
- SMS- ja multimediaviestien sisällön tutkiminen, tallennus, tulostaminen ja liittäminen asiantuntijan johtopäätökseen.
Oikeuskäytäntö vahvistaa tämän päätelmän (Venäjän federaation asevoimien rikosasioita käsittelevän tuomarikollegion päätös, 12. marraskuuta 2007 N 12-O07-22).

Faksiviestinnällä varmistetaan tiedon siirtäminen paperilta (tekstit, taulukot, kaaviot, kuvat, piirustukset, valokuvat jne.) ja näiden tietojen vastaanottaminen kopiona (faksi), jota kutsutaan usein käytännössä faksiksi tai telefaksiksi.

Vaatimukset faksilla lähetettävien viestien valmistelulle ja suorittamiselle määräytyvät lähetettävän alkuperäisen asiakirjan tyypin mukaan (kirje, sopimus, protokolla jne.).

Venäjän federaation siviililain (pykälä 160) mukaan allekirjoituksen faksikopion käyttäminen mekaanisesti tai muulla tavalla kopioimalla, sähköisen digitaalisen allekirjoituksen tai käsinkirjoitetun allekirjoituksen analogin käyttö liiketoimia tehtäessä on sallittua tietyissä tapauksissa ja laissa, muissa säädöksissä tai osapuolten sopimuksissa säädetyllä tavalla.

Faksin lähdössä vastaanotetulla asiakirjalla (faksilla) voi olla lainvoimaa, mikäli määrätyt ehdot ja menettelyt noudatetaan.

Faksilla lähetettävät asiakirjat on tulostettava selkeällä, kontrastivärisellä fontilla tai kirjoitettu kuulakärkikynällä tai musteella, kontrastivärisellä mustalla tai tummansinisellä musteella.

Puhelinviestit

Puhelinviestin teksti välitetään suullisesti kanavien kautta puhelinviestintä ja vastaanottaja tallentaa (tulostaa) sen.

Vastaanotetun puhelinviestin laillinen voima määräytyy seuraavien tietojen perusteella:

Lähetettävän puhelinviestin lähtevä rekisteröintinumero;

Puhelinviestin lähettäneen henkilön asema, sukunimi, nimi, sukunimi ja allekirjoitus;

Puhelinviestin vastaanottaneen henkilön asema, sukunimi, nimi, sukunimi ja allekirjoitus rekisteröintilokiin;

Vastaanotetun puhelinviestin saapuva rekisteröintinumero.

On suositeltavaa käyttää puhelinviestejä ongelmien nopeaan ratkaisemiseen tapauksissa, joissa puhelimitse lähetetyt viestit vaativat dokumentointia. Yksinkertaiset tekstit lähetetään puhelinviesteillä (kutsuja kokouksiin, tapaamisiin jne.).

Lähetetty puhelinviesti on laadittu yhtenä kappaleena ja johtajan tai muun virkamiehen allekirjoittama.

Jos puhelinviesti lähetetään usealle vastaanottajalle, siihen on liitettävä luettelo heistä puhelinnumeroineen.

Älä käytä tekstissä vaikeasti lausuttavia sanoja tai monimutkaisia ​​lauseita.

Puhelinviestin päivämäärä on sen lähetyspäivä.

Vastaanottaja tallentaa organisaation vastaanottaman puhelinviestin vakiolomakkeelle tai tyhjälle paperille vakiomuotoilusääntöjen mukaisesti.

8.3 Sähköisiä kanavia pitkin välitetyt asiakirjat

posti (EP)

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa tiedonvaihdon sähköisten välineiden välillä, vastaanotettujen ja lähetettyjen viestien analysoinnin, käsittelyn ja tallentamisen.

ES:tä käytetään sekä viestien lähettämiseen yhden organisaation sisällä että viestien lähettämiseen eri organisaatioiden välillä, joilla on asianmukaiset laitteistot ja ohjelmistot.

Sähköpostin vastaanottaja saa asiakirjasta kuvan (sähköisen viestin) tietokoneen näytölle tai tulostuslaitteella (tulostimella) hankitun paperikopion.

Lain mukaan automatisoitujen tieto- ja televiestintäjärjestelmien avulla tallennettujen, käsiteltyjen ja lähetettyjen asiakirjojen oikeudellinen voima voidaan vahvistaa sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella, jonka käyttömenettely määräytyy liittovaltion laissa "Sähköisestä". digitaalinen allekirjoitus" päivätty 10. tammikuuta 2002 N 1-FZ. Sähköisen digitaalisen allekirjoituksen oikeudellinen voima tunnustetaan, jos määritellyissä järjestelmissä on ohjelmisto- ja laitteistotyökalut, jotka varmistavat allekirjoituksen tunnistamisen ja niiden käyttöön vahvistetun järjestelmän noudattamisen.

Paperianalogien saatavuus kautta lähetettynä sähköposti asiakirjat määritellään organisaation esiopetuslaitosten säännöissä ja ohjeissa. Paperinen vastine helpottaa työntekijöiden työskentelyä ja on välttämätön konfliktitilanteissa, jos vastaanottaja ei ole vastaanottanut asiakirjaa jne.

Liittymällä sähköiseen allekirjoitukseen käyttäjä saa mahdollisuuden kirjeenvaihtoon muiden tilaajien kanssa.

EP tarjoaa tilaajille seuraavat mahdollisuudet:

Ole vuorovaikutuksessa sähköisten postilaatikoiden kautta organisaation osastojen kanssa, keskenään ja muiden sähköisen digitaalisen verkon tilaajien kanssa;

Pääset nopeasti käsiksi eri organisaatioiden tietokantoihin tallennettuihin tietoihin;

vaihtaa viestejä muiden verkkojen tilaajien kanssa;

Vastaanota uutisryhmien viestejä kiinnostavista aiheista ja lähetä omia viestejäsi uutisryhmään;

Voit käyttää julkisia arkistoja, jotka ovat olemassa joillakin palvelimilla sekä Internetissä että muissa yhdistetyissä verkoissa ympäri maailmaa.

Jokaiselle sähköpostin tilaajalle on varattu oma "postilaatikko" (tietokoneen muistialue), jolle on määritetty käyttäjäkoodi. Sähköisiä viestejä vaihdetaan näiden postilaatikoiden kautta.

Sähköpostijärjestelmä tallentaa kaiken kirjeenvaihdon sisällöstä ja tarkoituksesta riippuen erilaisiin "kansioihin", jotka on jaettu henkilökohtaiseen ja yleiseen. Tämä mahdollistaa vastaanotettujen ja lähetettyjen viestien erottamisen; tallentaa erikseen keskeneräiset kirjeet ja kopiot poistetuista; suojata yksityisiä tietoja, koska yhden käyttäjän henkilökohtaiset kansiot eivät saa olla muiden sähköisen allekirjoitusjärjestelmän käyttäjien saatavilla.

Sähköinen allekirjoitusjärjestelmä tarjoaa kirjaimilla seuraavat toiminnot: haku, kopiointi ja siirto kansiosta toiseen, valinta tietyn kriteerin mukaan.

Sisäänrakennettu Osoitekirja ja tekstieditori helpottavat kirjeiden luomista ja lähettämistä. Kun kirje on luotu ja syötetty asiakirjalomakkeiden tietokantaan, sitä voidaan käyttää monta kertaa.

Sähköinen viesti koostuu osoitteesta tai useista vastaanottajien osoitteista, palvelutietoja sisältävästä otsikosta ja tekstistä.

Sähköisen allekirjoitusjärjestelmän osoite koostuu sähköpostin nimestä postilaatikko, joka yleensä vastaa käyttäjän kirjautumisnimeä ja verkkotunnusta, joka kuvaa sijaintia, tietokonetta tai paikallista järjestelmää, jossa sähköpostitili sijaitsee. Nimi ja verkkotunnus erotetaan @-merkillä, esimerkiksi:

[sähköposti suojattu]- nimi@verkkotunnus.

Verkkotunnus koostuu useista aliverkkotunnuksista, jotka on erotettu pisteillä.

SISÄÄN Internet-verkot Ylimmän tason verkkotunnukset, jotka osoittavat organisaatiokoodin, ovat sallittuja:

COM - kaupalliset organisaatiot;

EDU - koulutus- ja tiedelaitokset;

GOV - valtion virastot;

MIL - sotilasjärjestöt;

NET - Internet-verkon solmut;

ORG - muut organisaatiot.

Sähköpostiviestin palveluotsikko sisältää useita viestin kirjoittajan määrittämiä tai järjestelmän automaattisesti lisäämiä kenttiä.

Jos sähköpostiviestin teksti on liian suuri (yli 100 kilotavua), on parempi pakata se käyttämällä UNIX-perhejärjestelmien pakkauskomentoja, MS DOSissa "pkarc" tai "pkzip" tai lähettää viesti osat.

Jos haluat lähettää tiedoston, joka sisältää ei-tekstitietoja, objektikoodin, tietokantatiedoston tai kuvatiedoston, se tulee transkoodata tekstimuotoon.

Salattua tietoa sisältävän sähköisen viestin lähettäminen on sallittua, jos tiedon vastaanottaja pystyy purkamaan sen.

Sähköisellä allekirjoituksella lähetettävien asiakirjojen toteuttamista koskevat vaatimukset ovat samat kuin kohdassa 3.4. Asiakirjasta tulee mainita asiakirjan laatija, päivämäärä, rekisterinumero, tyypin nimi (kirjaimia lukuun ottamatta), asiakirjan allekirjoittajan asema ja sukunimi, organisaation sähköpostiosoite ja sähköinen digitaalinen allekirjoitus (EDS) kirjailija.

Sähköisellä allekirjoituksella vastaanotetut asiakirjat rekisteröidään samojen sääntöjen ja rekisteröintilomakkeiden mukaisesti kuin paperiasiakirjat. @-kuvake lisätään sähköisellä allekirjoituksella vastaanotetun tai lähetetyn asiakirjan numeroon: N 141@.

Sähköisen digitaalisen allekirjoituksen (EDS) käyttö edellyttää luotettavan suojajärjestelmän luomista asiakirjojen luvaton pääsyä vastaan ​​rakentamalla järjestelmä tiedon käyttöoikeuksien rajaamiseksi organisaation hierarkian eri tasoilla.

Sähköinen digitaalinen allekirjoitus annetaan tietylle henkilölle (käsinkirjoitetun allekirjoituksen analogina), eikä sen käyttö toisen henkilön allekirjoituksen varmentamiseen ole sallittua.

Digitaalisella allekirjoituksella lähetetty asiakirja allekirjoitetaan digitaalisella allekirjoituksella. Esimiehen poissaollessa asiakirjan allekirjoittaa hänen sijaisensa vastuunjaon mukaisesti ja se lähetetään digitaalisella allekirjoituksella ilman digitaalista allekirjoitusta.

Tärkeimmille asiakirjoille voidaan varmistaa digitaalisen allekirjoituksen todennus. Jos lähtevän asiakirjan digitaalista allekirjoitusta ei vahvisteta, sitä ei lähetetä ja se palautetaan urakoitsijalle. Jos vastaanotetun asiakirjan digitaalista allekirjoitusta ei vahvisteta, tehdään tarvittavat selvennykset.

Sähköisellä allekirjoituksella vastaanotettu asiakirja voidaan toimittaa täytettäväksi paperimuodossa ”kaksoisleimalla” tai muulla sähköisen asiakirjan analogin merkinnällä. Digitaalisen allekirjoituksen oikeellisuus vahvistetaan vastaavalla merkillä: "Digitaalinen allekirjoitus on oikein. Toiminnanharjoittajan allekirjoitus" tai "Digitaalinen allekirjoitus on vahvistettu. Toiminnanharjoittajan allekirjoitus." Merkki on kiinnitettävä leiman muodossa.

Organisaatio voi luoda oman sisäisen yritystietojärjestelmän, jota työntekijät voivat käyttää itsenäisesti ja oman harkintansa mukaan - ilman sähköisen allekirjoituksen vahvistusta. Tällaisen sähköisen viestintäjärjestelmän ottaa käyttöön organisaation johtaja.

Tässä tapauksessa on mahdollista käyttää lähetettyjä asiakirjoja (viestejä) tulostamatta niitä paperille.

14.09.2012

Käyttö tuomioistuimessa todisteena faksikopioista ja sähköpostitse lähetetyistä asiakirjoista (skannattu)

Muutaman viime vuosikymmenen aikana tieteen ja teknologian kehitys on muuttanut dramaattisesti nykyihmisen elämää. Uusia viestintävälineitä, tiedon tallennus-, tallennus- ja toistamiskeinoja on ilmaantunut. Nämä saavutukset eivät voi jäädä integroimatta sosioekonomiseen alaan, eivätkä ne näin ollen voi vaikuttaa oikeudelliseen päällysrakenteeseen. Muuten siviilikierron vakaus häiriintyisi vastasyntyneiden sosiaalisten suhteiden oikeudellisen sääntelyn puutteen vuoksi.

Venäjän federaation siviililain (jäljempänä "Venäjän federaation siviililaki") 160 artiklan 2 kohdan mukaisesti, "Liiketoimia tehtäessä allekirjoituksen faksikopion käyttö mekaanisella tai muulla kopioinnilla, sähköisen allekirjoituksen tai muun käsinkirjoitetun allekirjoituksen analogin käyttö on sallittua laissa, muissa säädöksissä tai sopimuksessa säädetyissä tapauksissa ja tavalla. juhlat."

Venäjän federaation siviililain 434 artiklan 2 kohdan mukaisesti ”Kirjallinen sopimus voidaan tehdä laatimalla yksi osapuolten allekirjoittama asiakirja sekä vaihtamalla asiakirjoja postitse, lennätyksellä, telekopiolla, puhelimitse, elektroninen tai muuta viestintää, jonka avulla voidaan luotettavasti todeta, että asiakirja on peräisin sopimusosapuolelta."

Siten Venäjän federaation nykyinen lainsäädäntö sallii siviilioikeudellisten suhteiden osapuolten virallistaa liiketoimet käyttämällä allekirjoituksen faksikopiointi mekaanisella tai muulla kopiointivälineellä, sähköisellä allekirjoituksella tai muulla käsin kirjoitetun allekirjoituksen analogilla, ts. sähköinen asiakirjojen vaihto.

Lisäksi Venäjän federaation välimiesmenettelylaki (jäljempänä Venäjän federaation välimiesmenettelylaki) vahvisti sähköisten asiakirjojen hyväksyttävyyden todisteena. Siten Venäjän federaation välimiesmenettelylain 75 artiklan 3 kohdan mukaisesti « Faksilla, sähköisellä tai muulla viestinnällä, mukaan lukien Internetiä käyttäen, vastaanotetut asiakirjat sekä sähköisellä allekirjoituksella tai muulla käsinkirjoitetun allekirjoituksen analogisella allekirjoitetuilla asiakirjoilla hyväksytään kirjalliseksi todisteeksi tässä säännöstössä säädetyissä tapauksissa ja tavalla, muut liittovaltion lait, muut säädökset tai sopimukset tai jotka Venäjän federaation korkein välimiesoikeus on toimivaltansa rajoissa päättänyt."(samalainen sääntö sisältyy Venäjän federaation siviiliprosessilain 71 artiklan 1 kohtaan).

Siten Venäjän federaation lainsäädäntö antaa mahdollisuuden käyttää faksikopioita ja sähköpostitse lähetettyjä (skannattuja) asiakirjoja todisteena.

Tällä hetkellä tuomioistuimilla ei kuitenkaan ole yhtenäistä kantaa "faksien" ja sähköisten asiakirjojen luokittelussa hyväksyttäviksi todisteiksi, kun tuomioistuimet ratkaisevat tällä hetkellä siviilioikeudellisista suhteista aiheutuvia riitoja, jotka on virallistettu vaihtamalla asiakirjoja faksin tai Internetin välityksellä.

Nykyisen oikeuskäytännön analyysi, joka koskee faksikopioiden ja sähköpostitse lähetettyjen asiakirjojen sisällyttämistä (skannattuna) oikeudenkäyntiin ja niiden tutkimista todisteina, antaa meille mahdollisuuden tehdä seuraavat johtopäätökset:

1. Tuomioistuin pitää asiakirjojen faksikopioita ja sähköpostitse lähetettyjä asiakirjoja (skannattuna) todisteena asiassa, mikäli sopimuksessa on lauseke, jonka mukaan nämä kopiot ovat alkuperäisiä.

Esitetyn kannan oikeutuksen vahvistaa olemassa oleva oikeuskäytäntö, mm. Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös 1. kesäkuuta 2010 nro A56-13328/2009, Uralin piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös 13. joulukuuta 2010 nro F09-10256/10-SZ, Seitsemännentoista valitustuomioistuimen päätös 27. tammikuuta 2011 nro AP-13499 /2010-GK, Kaukoidän piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 13. elokuuta 2009 antama päätös nro F03-3794/2009, päätös Venäjän federaation korkein välimiesoikeus, päivätty 7. helmikuuta 2008 nro 653/08 asiassa A09-8896/06-4.

2. Kuvakaappaukset näytöistä, sähköiset tulosteet postilähetykset eivät ole riittäviä ja kiistattomia todisteita tuomioistuimessa.

Esitetyn kannan oikeutuksen vahvistaa olemassa oleva oikeuskäytäntö, mm. Moskovan piirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös, päivätty 3. helmikuuta 2011 nro KG-A40/210-11.

3 . Sähköpostitse tulleista kirjeistä saadut kopiot ovat todisteita tuomioistuimessa, mikäli toinen osapuoli ei toimita tuomioistuimelle kopioita, jotka eivät ole keskenään identtisiä ja jos alkuperäisen lähteen todellinen sisältö on mahdollista todeta muilla todisteilla.

Esitetyn kannan oikeutuksen vahvistaa olemassa oleva oikeuskäytäntö, mm. Volgan piirikunnan liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös, päivätty 15. syyskuuta 2010 asiassa A12-23661/2009.

Analyysi käytännöstä, jossa Venäjän federaation kauppa- ja teollisuuskamarin kansainvälinen kauppavälitystuomioistuin käsittelee sähköisten asiakirjojen ja faksilla lähetettyjen asiakirjojen hyväksyttävyyttä koskevia riita-asioita, antaa meille mahdollisuuden päätellä, että nämä asiakirjat ovat todisteita oikeudenkäynneissä, jos osapuolten välisessä sopimuksessa määrätään menettelystä asiakirjojen vaihtamiseksi faksiviestintälaitteen tai Internetin välityksellä. .

Siten oikeuskäytännön analyysi antaa meille mahdollisuuden tunnistaa kolmen tyyppisiä asiakirjoja (alkuperäisten lisäksi), jotka vahvistavat asianomaisten sopimusten tekemisen ja täytäntöönpanon:

Faksilla lähetettyjen asiakirjojen kopiot;

Asiakirjojen kopiot, jotka on lähetetty skannatussa muodossa Internetin avulla;

Kuvakaappaukset näytöistä, tulosteet sähköpostista (ilmoitukset sähköpostin lähettämisestä).

Sitä vastoin oikeuksien turvaamiseksi liiketoiminnan harjoittamisen yhteydessä asiaankuuluvien sopimusten tekoon ja täytäntöönpanoon on liitettävä vain alkuperäisten asiakirjojen vaihto.

Suosittelemme kuitenkin seuraavaa, kun sopimuksia tehdään ja toteutetaan vaihtamalla faksikopioita asiakirjoista tai sähköisistä asiakirjoista ja riskien minimoimiseksi:

1. Pääsopimuksen tekstissä:

Tarjoa mahdollisuus lähettää asiakirjoja faksilla tai sähköpostitse;

Määrittää tällaisten asiakirjojen alkuperäisten tilan;

Määritä tiedot faksinumerosta ja sähköpostiosoitteista, joiden kautta asiakirjoja vaihdetaan;

2. Järjestää faksin ja sähköisen viestinnän kautta lähetetyn ja vastaanotetun saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon lokien ylläpito.

3. Aseta faksiasetuksissa tarkka aika ja nykyinen päivämäärä.

Jos faksitoiminto on käytettävissä raporttien luomiseen vastaanotetuista ja lähetetyistä viesteistä, tulosta kyseiset raportit ja tallenna ne saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon lokiin.

4. Lähetä vastapuolen hyväksyttäväksi toimitetut asiakirjaluonnokset ilman valtuutetun henkilön allekirjoitusta.

5. Vero- ja kirjanpitolainsäädäntöjen mukaisesti asiaa koskevan sopimuksen täytäntöönpanon aikana laaditut perusasiakirjat on esitettävä vain alkuperäisinä asiakirjoina.

6. Pääsopimuksen teksti, sopimuksen lisäsopimukset sekä sopimus sopimuksen purkamisesta tulee toimittaa alkuperäisinä.

Sähköisten asiakirjojen sekä asiakirjojen ”faksikopioiden” vaihtomenettelystä on sovittava osapuolten välillä ja ne on kirjattava Sopimukseen. Mahdollisuus käyttää "ei-alkuperäisiä" asiakirjoja osapuolten välisten riitojen ratkaisemisessa riippuu näiden ehtojen oikeasta sanamuodosta.

On huomattava, että käytännössä on tapauksia, joissa häikäilemättömät vastapuolet väärentävät toisen vastapuolen sähköiseen asiakirjaan asettamia allekirjoituksia ja sinettejä ja muuttavat myös sopimuksen tekstiä, mukaan lukien vastapuolen kannalta epäedulliset ehdot.

Tässä yhteydessä osapuolet toimittavat tuomioistuimessa riitaa ratkaistessaan tuomioistuimelle ei-identtiset jäljennökset samasta asiakirjasta, ts. sama osapuolten allekirjoittama asiakirja, joka sisältää eri ehdot.

Tässä tapauksessa tuomioistuimella ei käytännössä ole mahdollisuutta määrittää, kumpi osapuoli toimitti asiakirjan alkuperäisen kopion.

Venäjän federaation välimiesmenettelylain 71 artiklan 6 kohdan mukaan "Välimiesoikeus ei voida pitää todistettuna tosiasiaa, joka on vahvistettu ainoastaan ​​asiakirjan kopiolla tai muu kirjallinen todiste, jos alkuperäinen asiakirja on kadonnut tai sitä ei ole toimitettu tuomioistuimelle, ja tapaukseen osallistuneiden henkilöiden toimittamat jäljennökset tästä asiakirjasta eivät ole keskenään identtisiä ja on mahdotonta määrittää alkuperäisen lähteen todellista sisältöä muiden todisteiden avulla."

Tämän säännön perusteella tuomioistuin ei katso asiakirjan jäljennöksiä todisteiksi edellä mainituissa olosuhteissa.

Sillä välin sähköpostitse tai faksilla toimitettujen asiakirjojen väärentäminen voidaan todeta oikeuslääketieteellisellä tutkimuksella.

Izhevsk Expert Bureau LLC:ltä saatujen tietojen mukaan asiakirjan väärennösten havaitsemiseksi kuvatussa tapauksessa on useita menetelmiä:

1. sopimus paperikopion allekirjoituksen kemiallinen analyysi;

2. sinetin jäljennöksen analyysi.

On syytä huomata, että todennäköisyys havaita asiakirjojen väärentäminen näillä menetelmillä ei ole suuri.

Huolimatta tässä lausunnossa kuvatuista riskeistä, jotka aiheutuvat sopimusten täytäntöönpanosta asiakirjojen kopioiden vaihtamisesta faksilla tai sähköisessä viestinnässä, on olemassa keino suojautua vastapuolten lainvastaisilta toimilta, jotka ilmenevät allekirjoitettujen asiakirjojen väärentämisessä.

6. huhtikuuta 2011 annetun liittovaltion lain nro 63-FZ "Sähköisistä allekirjoituksista" (jäljempänä "allekirjoituslaki") 2 artiklan mukaan sähköinen allekirjoitus on sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on liitetty muihin tietoihin. sähköisessä muodossa (allekirjoitettu tieto) tai muuten sellaiseen tietoon liitettynä ja jota käytetään tiedon allekirjoittajan tunnistamiseen.

Allekirjoituslain 6 §:n 1 osan mukaan "Sähköisessä muodossa oleva tieto, joka on allekirjoitettu pätevällä sähköisellä allekirjoituksella, tunnustetaan sähköiseksi asiakirjaksi, joka vastaa käsinkirjoitetulla allekirjoituksella allekirjoitettua paperiasiakirjaa, paitsi jos liittovaltion lait tai niiden mukaisesti annetut määräykset edellyttävät laatimisvelvollisuutta. asiakirja yksinomaan paperilla."

Allekirjoituslain 5 §:n mukaan hyväksytty sähköinen allekirjoitus on sähköinen allekirjoitus, joka täyttää seuraavat kriteerit:

1. saatu tiedon kryptografisen muuntamisen tuloksena käyttämällä sähköistä allekirjoitusavainta;

2. mahdollistaa sähköisen asiakirjan allekirjoittajan tunnistamisen;

3. avulla voit havaita muutosten tekemisen sähköiseen asiakirjaan sen allekirjoittamisen jälkeen ;

4. luotu sähköisten allekirjoitustyökalujen avulla;

5. sähköisen allekirjoituksen varmistusavain on ilmoitettu hyväksytyssä varmenteessa;

6. Sähköisen allekirjoituksen luomiseen ja tarkistamiseen käytetään sähköisen allekirjoituksen työkaluja, jotka ovat saaneet vahvistuksen lain mukaisesti asetettujen vaatimusten noudattamisesta.

Näin ollen sähköisen allekirjoituksen käyttö sopimusten tekemisessä vaihtamalla allekirjoitetuista asiakirjoista tai sähköisistä asiakirjoista "faksikopioita" mahdollistaa muutosten tekemisen jo allekirjoitettuun asiakirjaan, mikä on tae asianosaisen suojasta riita-asioissa, jos syntyy kiistanalaisia ​​tilanteita.

Lisäksi hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella allekirjoitettu sähköinen asiakirja tunnustetaan käsinkirjoitetulla allekirjoituksella allekirjoitettua paperiasiakirjaa vastaavaksi.

Tuomioistuimet ovat kuitenkin varovaisia ​​sähköisten asiakirjojen suhteen eivätkä aina hyväksy niitä asianmukaiseksi todisteeksi. Tämä artikkeli sisältää viisi tapaa varmistaa, että tuomioistuin hyväksyy sähköpostin kirjeenvaihdon todisteeksi asiassa.

KYSYMYS AIHEESTA
Missä muodossa sähköinen kirjeenvaihto välitystuomioistuimelle toimitetaan?
Laissa ei ole asetettu erityisiä vaatimuksia. Koska kaikki todisteet on kuitenkin liitettävä tapaukseen (Venäjän federaation välimiesmenettelylain 64 ja 75 artikla), voimme päätellä, että sähköinen kirjeenvaihto on toimitettava paperilla (korkeimman välimiesoikeuden päätös Venäjän federaatio, 23. huhtikuuta 2010 nro VAS-4481/10).

Alustavat toimenpiteet sähköpostin todistamiseksi

Sähköinen kirjeenvaihto on eräänlainen kirjallinen todiste (Venäjän federaation välimiesmenettelylain 75 artiklan 3 kohta). Samalla välimiesmenettelylaissa todetaan, että sähköiset viestit voidaan luokitella kirjallisiksi todisteiksi laissa, sopimuksessa tai korkeimman välimiesoikeuden määräämällä tavalla (Venäjän federaation välimiesmenettelylain 75 §:n 3 momentti, sellaisena kuin se on muutettuna Liittovaltion laki, päivätty 27. heinäkuuta 2010 nro 228-FZ ). Näin ollen osapuolet voivat yksilöidä sähköisen yhteydenpitonsa etukäteen niin, että niistä tulee myöhemmin hyväksyttäviä todisteita asiassa. Voit tehdä tämän kahdella tavalla.

Tapa yksi: anna kirjeenvaihdolle sopimuksessa laillinen voima. Ottaen huomioon, että vastapuolilla on oikeus päättää itsenäisesti kirjallisten todisteiden esittämisestä (Venäjän federaation välimiesmenettelylain 75 §:n 3 kohta), ne voivat antaa todistusvoiman sähköiselle kirjeenvaihdolle etukäteen.

Tätä varten heidän on kirjoitettava sopimukseen asianmukainen ehto (tehtävä lisäsopimus), jossa ilmoitetaan sähköpostiosoitteet, joita osapuolet käyttävät, ja henkilöt, jotka suorittavat tällaisen kirjeenvaihdon yrityksen puolesta.

Lisäksi, kuten oikeuskäytäntö osoittaa, ei olisi tarpeetonta ilmoittaa tarkasti, mitä oikeustoimia osapuolet sopivat suorittavansa sähköisen kirjeenvaihdon avulla. Yhdessä riita-asioissa asian osapuoli viittasi siihen, että sopimuksen mukana toimitetussa kyselylomakkeessa osapuolet sopivat sähköpostin käytöstä, josta käy ilmi vastapuolen osoite, johon asiakirjat on lähetettävä. Välimiesoikeus korosti kuitenkin kantaansa, että "osapuolet ovat määrittäneet sähköpostiosoitteen työkirjeenvaihtoa varten, eivät työn tulosten siirtämistä varten" (Moskovan piirin liittovaltion välimiesoikeuden päätös 12. tammikuuta 2009 nro KG -A40/12090-08).

Jos sopimuksessa ei mainita yhteyshenkilöitä, sähköpostiosoitteita ja asioita, joista osapuolet voivat sopia tällä tavalla, tuomioistuin ei todennäköisesti tunnusta sähköistä kirjeenvaihtoa hyväksyttäväksi todisteeksi asiassa (Moskovan piirin liittovaltion välimiesoikeuden päätös, päivätty 27. helmikuuta 2010 nro KG-A41/531 -10). Tuomioistuinten päinvastainen oikeuskäytäntö on erittäin merkityksetön (Uralin piirin liittovaltion välimiesoikeuden päätös 28.6.2010 nro F09-4726/10-S3).

Tapa kaksi: käytä sähköistä digitaalista allekirjoitusta. Sähköinen digitaalinen allekirjoitus (jäljempänä EDS) vastaa käsinkirjoitettua allekirjoitusta paperiasiakirjassa (10. tammikuuta 2002 annetun liittovaltion lain nro 1-FZ "Sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta" 1 §, 1 artikla). Sen käyttö on tietysti yksi luotettavimmista tavoista tunnistaa sähköiset viestit.

Jos yritys toimittaa tuomioistuimelle sähköpostin, joka on allekirjoitettu toisen osapuolen digitaalisella allekirjoituksella, niin lähetystodellisuutta ja sähköpostin aitoutta ei tarvitse todeta. Mutta tässä on tärkeää olla unohtamatta yhtä yksityiskohtaa: riitatapauksessa tuomioistuin voi vaatia asiakirjan toimittamista, joka vahvistaa sopimuksen vastapuolen kanssa digitaalisen allekirjoituksen käytöstä (liittovaltion välimiesoikeuden päätös Luoteispiiri, päivätty 3.3.2009 nro F-04-1207/2009(1502-A46 -yksitoista)).

KYSYMYS AIHEESTA
Mitä tehdä, jos kantaja ei tallentanut kirjeenvaihtoa ja vastapuoli poisti sen tietokoneellaan?
Asianosainen voi pyytää tuomioistuinta todisteiden turvaamiseksi vaatimaan sitä suorittavalta yritykseltä tekninen tuki sähköpostipalvelin, arkistoidut kopiot sähköisistä viesteistä.

Todistaminen tuomioistuimessa sähköisen kirjeenvaihdon avulla

Sähköpostitse vastaanotetut asiakirjat ovat asianmukaisia ​​todisteita, ja niihin sovelletaan kattavaa ja täydellistä arviointia todisteiden kokonaisuuden perusteella, mikä ei ole ristiriidassa osapuolten sähköisen kirjeenvaihdon sisältämien tietojen kanssa (Moskovan piirin liittovaltion välimiesoikeuden päätös päivätty 17. helmikuuta 2010 nro KG-A40/14784-09). Yrityksen on yksinkertaisesti todistettava näiden kirjeiden aitous ja luotettavuus. Tässä on joitain tapoja.

Tapa kolme: määritä sähköpostin tiedot. Kuten välimiesmenettelylain 75 §:ssä todetaan, kirjallisiin todisteisiin kuuluvat asiakirjat, joiden avulla voimme todeta asiakirjan aitouden, toisin sanoen, että sen on allekirjoittanut oikea henkilö ja että se osoittaa oikein laatimispäivän ja -paikan, vastaanottajan ja muut tarpeelliset tiedot. Yhdessä tapauksessa tuomioistuin määritti tiedot, joita tarvittiin tietojen oikeellisuuden vahvistamiseksi. Näitä olivat: vastaanottajan ja lähettäjän sähköpostiosoitteet, tiedot sähköpostin lähetysajasta ja -päivästä sekä sähköpostipalvelin, jolta sähköposti lähetettiin. Näiden tietojen puuttumisen vuoksi välimiesoikeus ei hyväksynyt todisteeksi yrityksen esittämiä tulosteita sähköisestä kirjeenvaihdosta (Pohjois-Kaukasuksen piirin liittovaltion välimiesoikeuden päätös 7.7.2008 nro F08-3751/2008).

Tapa neljä: kokeen suorittaminen. Sähköisen todisteen aitous voidaan todeta oikeuslääketieteellisellä tutkimuksella. Tätä varten sinun on löydettävä organisaatio, joka harjoittaa tietokoneteknistä asiantuntemusta. Voit kääntyä asiantuntijoiden puoleen odottamatta oikeudenkäyntiä tai pyytää tuomioistuinta suorittamaan tutkimuksen (Venäjän federaation välimiesmenettelylain 82 artiklan 1 kohta). Sitten tuomioistuin määrää asiantuntijan, joka laatii lausunnon ja selvittää, onko kirjeenvaihto todella tullut asian osapuolilta, selvittää sen todellisen sisällön, lähtöajan ja muut tiedot. Tuomioistuimet hyväksyvät asiantuntijalausunnon todisteeksi (Moskovan piirin liittovaltion välimiesoikeuden päätös 20. tammikuuta 2010 nro KG-A40/14271-09).

Menetelmä viisi: notaarin pöytäkirjan laatiminen. Yksi luotettavimmista tavoista laillistaa sähköinen todiste on notaarin pöytäkirjan laatiminen. Yritykset ovat käyttäneet tätä menetelmää viime aikoina yhä enemmän. Lain mukaan notaarilla on oikeus tarkastaa kirjalliset todisteet ja esinetodisteet (Notaareja koskevan lainsäädännön perusteet, 2.11.93 nro 4462-I § 102, 103, jäljempänä Perusteet). Yritys voi tarjota notaarille pääsyn tietokoneeseen ja sähköpostipalvelin, jolla kirjeenvaihto sijaitsee. Notaari tarkistaa kirjeen aitouden, selvittää, onko se todella tullut asian osapuolilta, ja laatii pöytäkirjan, joka antaa sähköiselle kirjeenvaihdolle oikeudellisen todisteen edellyttämän muodon. Itse sähköpostit tulee tulostaa ja arkistoida protokollan kanssa. Tällainen protokolla on todiste siitä, että tiettynä päivänä sähköpostitiedot todella sisälsivät tietyistä osoitteista saatuja sähköpostiviestejä. Tässä yhteydessä on tärkeää muistaa, että notaari voi laatia tällaisen pöytäkirjan vasta ennen oikeudenkäynnin aloittamista tuomioistuimessa (perusasetuksen 102 artikla).

Lennätin säännöt

Muinaisina aikoina viestejä välitettiin pitkiä matkoja rumpujen, savusignaalien ja muiden yhtä alkeellisten keinojen avulla. Viestiä lähetettäessä henkilö joutui luottamaan sanansaattajiin - jalan, hevosen selässä tai laivalla kuljetettuina. Tämä yhteys oli hidas ja epäluotettava. Tämä jatkui 1700-luvun loppuun asti, jolloin keksittiin ensimmäinen lennätin.

Sihteerin on faksin ja sähköpostin tulosta huolimatta usein lähetettävä sähkeitä, koska kirjeenvaihtajalla, jonka on kiireellisesti ilmoitettava jotain, ei välttämättä ole faksia tai sähköpostia. Lisäksi faksi on vain faksikopio asiakirjasta, eikä sillä, kuten sähköisellä asiakirjalla, ole laillista voimaa ilman sähköistä digitaalista allekirjoitusta.

Johtaja usein uskoo sihteerin sähkeen tekstin laatimisen sekä sen lähettämisen. Sihteerin on siksi oltava hyvin tietoinen tämäntyyppisten asiakirjojen laatimista, käsittelyä ja lähettämistä koskevista yleisistä menettelyistä.

Sähke ymmärretään asiakirjan tyyppiseksi, joka määräytyy tiedonsiirtomenetelmien mukaan lennätinviestintäkanavien kautta. Valtaosa sähkeistä liittyy tietoihin ja viiteasiakirjoihin, jotka sisältävät kiireellisiä päätöksentekoa koskevia tietoja, joiden lähettäminen postitse ei varmistanut oikea-aikaista vastaanottamista.

Vaatimukset lähetettäväksi lähetettävien sähkeiden laatimiselle ja suorittamiselle vahvistetaan Venäjän federaation hallituksen 14. tammikuuta 2002 asetuksella nro 12 hyväksytyissä "lennätinpalvelujen tarjoamista koskevissa säännöissä". sähke määritellään "lyhyeksi tekstiviestiksi, joka lähetetään, lähetetään tai on tarkoitettu lähetettäväksi lennätinviestinnällä".

Säännöt takaavat käyttäjille oikeuden sähkeviestien yksityisyyteen. Säännöt määräävät sähkeiden työntekijöiden ja sähkeiden lähettäjien välisen vuorovaikutuksen kielen. Venäjän federaation alueella tämä on venäjän kieli ja lisäksi teleoperaattorin harkinnan mukaan Venäjän federaation kansojen äidinkielet.

Telegrammit on jaettu luokkiin ja tyyppeihin. On mahdollista lähettää seuraaviin kiireellisyyksiin kuuluvia sähkeitä (sähkeen kulkuajan lyhenemisen mukaan):

1) "sähke-kirje" (merkinnällä "sähke-kirje");

2) "tavallinen" (ei merkkiä);

3) "kiireellinen" (merkinnällä "kiireellinen").

Useimmat organisaatiot käyttävät tavallisia (yksinkertaisia) ja kiireellisiä sähkeitä. Virallisessa kirjeenvaihdossa erotetaan kuitenkin myös seuraavat sähkeluokat: Venäjän federaation presidentille, Venäjän federaation hallitukselle, "hallitukselle" jne.

Telegrammit luokitellaan tyypin mukaan:

1) ilmoituksella toimituksesta lennättimellä ja ilmoituksella toimituksesta kiireellisesti lennättimellä (merkityillä "lennätinilmoitus" tai "kiireellinen ilmoitus lennättimellä");

2) toimitettaessa lähettäjän ilmoittaman ajan kuluessa (merkinnällä "luovutus (päivämäärä)");

3) toimitettaessa asutulle alueelle, jolla ei ole lennätinyhteyttä (merkitty kirjattuna kirjeenä);

4) toimitetaan "luksus"-kirjelomakkeella ("luksus"-merkillä);

5) teleyrityksen sertifioima (merkintä "sertifioitu").

Tasavaltojen pääkaupunkien, alueellisten ja alueellisten keskusten välillä sekä kaikilla asutuilla alueilla, joilla on lennätinviestintä, lähetettyjen sähkeiden siirtoaikojen tulisi olla:

Lennätintä käyttävien asuttujen alueiden välillä lähetettyjen sähkeiden siirtoaikojen tulee olla:

Sähkeen on oltava selvästi ja luettavasti kirjoitettu tai painettu lennätinlomakkeen etupuolelle tai vaalealle paperille. Lähettäjän tai hänen pyynnöstään teleyrityksen lähettämään sähkeeseen tekemät korjaukset, poistot, poistot ja lisäykset on todistettava lähettäjän allekirjoituksella.

Lähetetyn sähkeen tulee sisältää osoite (eli missä) ja vastaanottajan nimi (eli kenelle) (jos vastaanottaja on kansalainen - sukunimi ja lähettäjän pyynnöstä vastaanottajan etunimi ja isänimi tai nimikirjaimet); jos vastaanottaja on virkamies - organisaation nimi, asema, sukunimi ja lähettäjän pyynnöstä virkamiehen etu- ja sukunimi tai nimikirjaimet; jos vastaanottaja on organisaatio - organisaation nimi), sähke, lähettäjän allekirjoitus (hänen pyynnöstä), muistiinpanot (jos sellaisia ​​on) lähetetyn sähkeen luokasta ja tyypistä.

Sähke on laadittu seuraavassa järjestyksessä:

2) huomautus sähkeen tyypistä;

3) osoite, johon sähke tulee toimittaa, sekä vastaanottajan nimi;

4) sähkeen teksti;

5) lähettäjän allekirjoitus (lähettäjän pyynnöstä).

Sähkeosoitteen tulee sisältää kaikki tarvittavat osoiteattribuutit, jotta se toimitetaan osoitteeseen ilman hakua tai tiedusteluja.

Sähke voidaan osoittaa yhteen tai useampaan osoitteeseen (multicast-sähke). Lähettäessäsi monilähetyssähkettä samalla tekstillä lähettäjän on toimitettava sähkeestä niin monta kappaletta kuin on ilmoitettu osoitteita. Jokaisen sähkeen osoiteosassa ilmoitetaan vain piste, johon sähke tulee toimittaa, muut osoitteet ilmoitetaan sähkeen tekstissä.

On sallittua vastaanottaa monilähetyssähke, jossa on yksi teksti osoiteluettelosta, mutta enintään 20 osoitetta luettelossa. Osoiteluettelo tulee toimittaa samanaikaisesti sähkeen kanssa. Jokaiseen luetteloon on liitetty yksi kopio sähkeestä.

Sähkeet voi lähettää osoitteeseen:

1) koko osoitteeseen;

2) ehdolliseen tai lyhennettyyn osoitteeseen;

3) pyynnöstä;

4) tilauslaatikon numeroon;

5) sotilasyksikköön;

6) kenttäpostiosoitteeseen;

7) meri- ja jokialusten osoitteisiin;

8) vastaanotetun sähkeen numeroon;

9) AT/Telex-verkon tilaaja-asennusnumeroon.

Sähkeessä mainitaan tarkka osoite (ennen tulee olla vastaanottajaa palvelevan postitoimiston numero (indeksi), laitoksen nimi, jos se on tiedossa - viran nimi, sukunimi (alkukirjaimilla tai ilman) vastaanottaja.

Sähkeen teksti on painettu tyhjälle paperiarkille toiselle puolelle kaksinkertaisena isoilla kirjaimilla. Sanojen välissä sähkeissä on kahden vedon väli. Teksti tulostetaan kappaleesta alkaen, lisää punaisia ​​viivoja ja kappaleita ei sallita. Osoite ja teksti tulostetaan ilman rivitystä. Teksti on esitetty erittäin ytimekkäästi. Sen on koostuttava yhdestä logiikka elementti– johtopäätökset. Vain poikkeustapauksissa voidaan sallia lyhyt todiste.

Sähkettä laadittaessa tulee kiinnittää suurta huomiota sanojen valintaan, jotka välittävät merkityksen tarkemmin. Sähke on kirjoitettu erityisellä sähkekielellä, mikäli mahdollista ilman prepositiota, konjunktiota tai välimerkkejä. Sanojen semanttiset sävyt ja niiden yhteydet välittyvät lauseen sanajärjestyksellä ja niiden päätteillä.

Lähetetyn sähkeen numerot voidaan ilmaista joko numeromerkeillä tai kokonaisilla sanoilla. Lähettäjän on ilmoitettava sähkeen tekstiin sisältyvät numeroarvot, joiden lähetyksen tarkkuus on käyttäjälle tärkeä.

Merkit "piste", "pilkku", "lainausmerkit", "sulut" voidaan ilmaista sähkeessä joko kokonaisina tai lyhennettyinä ("tchk", "zpt", "kvch", "skb") , tai vastaavia symbolisia merkkejä.

Merkit "kysymysmerkki", "viiva" ("miinus"), "plus", "viiva" voidaan ilmaista joko kokonaisina sanoina tai vastaavina symboleina.

"Numero"-merkki voidaan ilmaista joko kokonaisena sanana tai lyhennettynä sanana "nr".

Muut merkit voidaan ilmaista vain kokonaisina sanoina.

Välimerkit vastaavien symbolisten merkkien muodossa symbolisen merkin "-" jälkeen on kirjoitettava sähkeissä edellisen sanan (numeroryhmän) jälkeen ilman väliä ja niitä pidetään yhtenä sanana.

Sanojen välissä olevat symbolit “+” (plus) ja “/” (vinoviiva) on kirjoitettava väliajoin edeltävien ja seuraavien sanojen väliin ja ne lasketaan erillisiksi sanoiksi, mutta numeroiden väliin - ilman välilyöntejä eikä niitä lasketa erillisiksi sanoiksi.

Sähkeen tekstin tulee sisältää vähintään yksi sana, mutta sähke ei saa sisältää yli 300 sanaa. Jos sähke koostuu yli 300 sanasta, teleyrityksen on jaettava se useisiin 300 sanan osiin (jälkimmäinen voi sisältää alle 300 sanaa), jotka lähetetään erillisinä sähkeinä.

On suositeltavaa erottaa allekirjoitus tekstistä rivivälillä. Tekstin ja allekirjoituksen jälkeen sijoitetaan rajaviiva, jonka alle merkitään viralliset tiedot, jotka eivät ole siirrettäviä: lähettäjän osoite, rakenneyksikön koko nimi, asematieto, allekirjoitus ja kopio lähettäjän allekirjoituksesta, allekirjoituspäivämäärä, sen on kiinnittänyt sähkeen allekirjoittaja.

Virallisen sähkeen teksti on varmennettu sinetillä. Sähke on laadittu kahtena kappaleena. Ensimmäinen, allekirjoitettu, annetaan siirrettäväksi, ja toinen arkistoidaan tiedostoon.

Viisumit voidaan kiinnittää sähkeen jäljennökseen alareunassa, ja myös sähkeen lähetysaika voidaan ilmoittaa.

Kansainvälisiä sähkeitä lähetettäessä niiden osoite ja teksti painetaan latinalaisin kirjaimin. Tällaisissa sähkeissä osoite on painettu seuraavassa järjestyksessä: vastaanottajan nimi (nimikirjassa), organisaation osoite tai vastaanottajan asuinpaikka (talon numero, katunumero), määränpään nimi (kaupunki, maa). ).

Sisäisen sähkeen maksettujen sanojen lukumäärä sisältää kaikki sanat, jotka muodostavat sähkeen sisällön (merkit sähkeen kategoriasta ja tyypistä, osoite, teksti, allekirjoitus).

Seuraavaa pidetään yhtenä sanana sähkeessä:

1) jokainen sana, joka on kirjoitettu kieliopin sääntöjen mukaisesti ja jolla on itsenäinen merkitys, mukaan lukien partikkelit ja prepositiot;

2) jokainen yksittäinen merkki, numero tai kirjain;

3) kokosanalla tai lyhennettynä kirjoitettu merkki;

4) kokonaisin sanoin kirjoitettu numero;

5) numeroista, kirjaimista tai sekaryhmästä muodostuva merkkiryhmä, jota ei eroteta merkillä "-".

Esimerkki sähkeestä:

ROSTOV-DON ALMAZ

TUOTTEEN TESTAUS VIIVÄTTYY

KOMPONENTIEN PUUTTE

PIDENTÄ TYÖMATKAASI KAHDEKSI VIIKKOLLA LAATUYRITYKSEN PÄÄKIRJA IVANOV

Samara, Rechnaya, 30

Laadunvalvontaosaston päällikkö (henkilökohtainen allekirjoitus) I. O. Sukunimi

He käyttävät operatiivisen tiedon välittämiseen puhelinviestejä– puhelimitse lähetetyt viralliset viestit.

Puhelinviestissä vaadittavat tiedot ovat: lähettäjän ja vastaanottajan laitosten nimet; tiedot "alkaen" ja "vastaanottaja" osoittaen virkamiesten aseman, sukunimen, nimen ja sukunimet; Puhelinviestien lähettämisen ja vastaanoton numero, päivämäärä ja kellonaika; puhelinviestin lähettäneen ja vastaanottaneen henkilön asemat ja sukunimet; puhelinnumerot; tekstiä ja allekirjoitusta.

Puhelinsanomassa on oltava otsikko, se on laadittu GOST 6.38 - 90 mukaisesti, kuten virallinen kirje, eli se ilmaistaan ​​prepositiossa prepositiolla "o" tai "noin". (Esimerkiksi: Neuvoston kokousten ajankohdan muuttamisesta; Konferenssin osallistujien saapumisesta).

Yleensä puhelinviestit kirjoitetaan "lennätyskielellä", eli lyhyesti, tarkasti, yksinkertaisilla lauseilla. Puhelinsanoman ensimmäisessä osassa kerrotaan tosiasiat, jotka saivat puhelinviestin, toisessa osassa tehdyt toimenpiteet. Puhelinviestit esitetään ensimmäisessä persoonassa, esimerkiksi: "Muistutamme, että sopimus on päättymässä." Puhelinviestin pituus ei saa ylittää 50 sanaa.

On toivottavaa, että laitoksilla on erityiset lomakkeet saapuville ja lähteville puhelinviesteille. Seuraavaa lomaketta suositellaan:

PUHELIN

Vastaanottaja (laitoksen nimi) Vastaanottaja (laitoksen nimi) ___

keneltä (asema, koko nimi) keneltä (asema, koko nimi) ___

lähetysaika tunti min lähetysaika tunti min

Lähettäjä (sukunimi) Vastaanottaja (sukunimi)

Puhelinnumero ___

Otsikko Otsikko

(allekirjoitus)

Saapuvien puhelinsanomien lomakkeissa on oltava typografisesti painettu ”vastaanottaja”-tieto ja lähtevien puhelinsanomien lomakkeissa ”vastaanottaja”-tieto typografisesti.

Faksiviesti– faksilaitteella (telefaksi) puhelinviestintäkanavien kautta vastaanotettu asiakirja. Telekopioviesti (faksi) on pohjimmiltaan varmentamaton kopio lähetettävästä asiakirjasta, ja sen oikeudellinen asema on sama. Kaiken tyyppisiä asiakirjoja ja niihin liittyviä liitteitä voidaan lähettää faksilla: taulukoita, piirustuksia, kaavioita, piirustuksia, valokuvia. Faksiviestit ovat kuitenkin suurelta osin liikekumppaneiden, organisaatioiden välistä kirjeenvaihtoa ja puhelinviestien korvikkeita.

Lähtevien asiakirjojen faksit tulee muotoilla samalla tavalla kuin liikekirje, mutta ne voidaan koota yhtenä kappaleena, joka lähetyksen jälkeen arkistoidaan tiedostoon. Laitteen itse antamat lisätiedot ovat: lähettäjän tunnus (koodi), lähetyspäivämäärä ja -aika, faksinumero, sivumäärä.

Jos vastaanotettuja faksiviestejä on tärkeää tietoa ja ne on tarkoitettu pitkäaikaiseen käyttöön, asiakirjasta on otettava kopio, koska faksilaitteissa käytetty paperi ei ole kestävää.

Sähköinen viesti - asiakirja, joka lähetetään "sähköpostina" tietokoneiden välisen viestintäjärjestelmän kautta; se voidaan nähdä näytöllä tai tulostettuna tulostimelle.

Sähköpostin (sähköpostin) käyttöönotto on yksi tämän päivän tyypillisimmistä piirteistä. Se korvaa tasaisesti perinteiset viestintävälineet. Sen tärkein ja kiistaton etu on tehokkuus.

Sähköpostien osuuden kasvaessa yrityskirjeenvaihdon kokonaismäärässä on tarpeen kiinnittää huomiota seuraaviin näiden kirjeiden valmistelun ominaisuuksiin:

1) kirjeen sisällön tulee keskittyä yhteen aiheeseen. Sinun ei pitäisi hajauttaa itseäsi ja yrittää "syltyä äärettömyyteen". Sinun on toimittava periaatteen mukaisesti: "yksi kirjain - yksi ongelma". Liiteasiakirjat, erityisesti jos ne ovat grafiikkaa, piirustuksia, taulukoita, lähetetään lähetetyn tiedostokirjeen liitteenä. Tällöin vastaanottajan on helpompi ymmärtää viestin olemus, eikä hänen ole tarvittaessa vaikeaa välittää liitettä esimerkiksi toiseen osoitteeseen;

2) liikemiesten välinen sähköpostiviestintä on luonteeltaan puhtaasti utilitaristista, pragmaattista. Hän on tunteeton. Näin ollen tyylin tulisi olla puhtaasti toimiva ja ytimekäs;

3) sähköpostin lapidaarisuudesta huolimatta sen sävy on kohtelias ja tahdikas. Tässä mielessä se ei eroa tavallisesta kirjeenvaihdosta. Lisäksi postin kirjeenvaihdossa huomion merkkejä ja kohteliaisuuden osia voidaan välittää ulkoisilla ominaisuuksilla, esimerkiksi käyttämällä erityisesti valmistettua lomaketta, sopivaa paperia, suunnittelua, yksityiskohtien sijoittelua jne. Sähköpostissa nämä mahdollisuudet ovat poissuljettuja. Siksi tämä "puute" voidaan kompensoida noudattamalla kirjallisen etiketin sääntöjä;

4) sähköposti ei salli byrokratiaa tai vastausviiveitä. Tämä on hätäposti, jossa on kiireellisyyttä. Kirjeenvaihto tapahtuu joskus reaaliajassa – ”On-line”. Edellytämme kykyä käydä kirjallista dialogia. Tämä vaatii tiettyä koulutusta, taitoja ja kykyä käyttää kynää;

5) sähköisessä kirjeenvaihdossa käytetty kieli on täsmällinen ja ytimekäs. On suositeltavaa välttää pitkiä lauseita ja vakioilmaisuja, joita käytetään perinteisessä kirjeenvaihdossa.

Yksityisessä epävirallisessa sähköpostissa ns. hymiöiden käyttö on sallittua. Puhumme ihmistyypin kaavamaisen esityksen käyttämisestä tunteiden välittämiseen sähköisissä teksteissä. Ne on suunniteltu elävöittämään sähköpostin kuivaa ja lyhyttä kieltä. Tämä sisältää hymiöt ja lyhenteet.

Alla on useita esimerkkejä lännessä hyväksytyistä ns. hymiöistä (hymyt, kikatus) ja joita käytetään sähköpostin yhteydessä. Tämä koskee tietysti vain henkilökohtaista viestintää, eikä sitä todennäköisesti voida soveltaa vakavaan ja vastuulliseen kirjeenvaihtoon, joka koskee tärkeitä liiketoimintakysymyksiä.

1):-) – hymyile;

2);-) – silmänisku;

3):-(– rypistää kulmiaan;

4):-D – naurua;

5):-X – ei kommenttia;

6);-(– itku;

7):-] – sarkasmi;

8) =:O – yllätys.

Lyhenteet, eli sanat, jotka on muodostettu sen korvaaman lauseen ensimmäisistä kirjaimista, löytyvät paljon useammin liikekirjeenvaihdosta kuin hymiöt. Lisäksi niitä ei käytetä vain sähköposteissa, vaan myös säännöllisessä kirjeenvaihdossa. Alla on muutamia yleisimpiä lyhenteitä:

1) ASAP (mahdollisimman pian) - niin pian kuin mahdollista;

2) MSG (Massage) – viesti;

3) JIC (Just in case) - silloin tällöin;

4) CUL (nähdään myöhemmin) – tapaamme myöhemmin;

5) FAQ (Usein kysytty kysymys) - usein kysytty kysymys;

6) IMHO (nöyrällä mielipiteelläni) - minun nöyränä mielipiteenäni;

7) BTW (By the way) – muuten;

8) }