Predpisy pre používanie firemnej elektronickej pošty. Právne aspekty kontroly e-mailov. Gratulujeme ku Dňu vedomostí

3.1. Email slúži na výmenu oficiálnych informácií v rámci IS organizácie (interný email) a verejných sietí (externý email) vo forme elektronických správ a dokumentov v v elektronickom formáte.

3.2. Na zabezpečenie funkčnosti elektronickej pošty je povolené používať komerčný softvér, ktorý je zahrnutý v Registri schváleného softvéru a špecifikovaný v PC Passport.

3.3. Zabezpečovanie fungovania emailovej služby zabezpečujú špecialisti z IT oddelenia.

3.4. Prístup zamestnancov organizácie k internej elektronickej pošte je zabezpečený po pripojení pracovnej stanice k IS organizácie. Prístup zamestnancov organizácie k externej elektronickej pošte je zabezpečený, keď je pracovná stanica pripojená na internet.

3.5. Pri používaní e-mailu musíte:

3.5.1. Dodržiavajte požiadavky týchto Predpisov.

3.5.2. E-mail používajte výhradne na vykonávanie svojich pracovných povinností.

3.5.3. Pred odoslaním správy skontrolujte, či je e-mailová adresa príjemcu zadaná správne.

3.5.4. Informujte správcov IP o akýchkoľvek skutočnostiach porušenia požiadaviek týchto pravidiel.

3.6. Pri používaní e-mailu je zakázané:

3.6.1. Používajte e-mail na osobné účely.

3.6.3. Odoslať e-mailové správy obsahujúce:

3.6.3.1. Dôverné informácie, ako aj informácie predstavujúce obchodné tajomstvo, s výnimkou prípadov, keď sú súčasťou oficiálnych povinností odosielateľa a spôsob prenosu je bezpečný, vopred dohodnuté so správcami IP.

3.6.3.2. Informácie, úplne alebo čiastočne, chránené autorským právom alebo inými právami, bez súhlasu vlastníka.

3.6.3.3. Informácie, súbory alebo softvér, ktoré môžu narušiť alebo obmedziť funkčnosť akéhokoľvek softvéru alebo hardvéru, ako aj poskytnúť neoprávnený prístup, ako aj odkazy na vyššie uvedené informácie.

3.6.3.4. Výhražné, ohováracie, obscénne informácie, ako aj informácie, ktoré urážajú česť a dôstojnosť iných, materiály, ktoré podnecujú etnickú nenávisť, podnecujú násilie, vyzývajú k nezákonným činnostiam atď.

3.6.5. Z vlastnej iniciatívy zasielajte (aj hromadné) elektronické správy (ak korešpondencia nesúvisí s plnením služobných povinností).

3.6.6. Použite svoju e-mailovú adresu na odber pravidelných bulletinov o materiáloch z internetu, ktoré nesúvisia s plnením úradných povinností.

3.6.7. Zverejnite svoje emailová adresa, prípadne emailovú adresu ostatných zamestnancov Organizácie na verejných internetových zdrojoch (fóra, konferencie a pod.).

3.6.8. Poskytnúť zamestnancom Organizácie (okrem správcov IS) a tretím osobám prístup do ich elektronickej schránky.

3.6.9. Šifrovanie elektronických správ bez predchádzajúceho súhlasu správcov IS.

3.6.10. Presmerujte e-maily z osobných schránok do firemných schránok.

3.7. Organizácia si vyhradzuje právo na prístup k elektronickým správam zamestnancov na účely archivácie a centralizovaného ukladania, ako aj kontroly dodržiavania požiadaviek týchto nariadení.

3.8. V prípade podozrenia zamestnanca organizácie zo zneužitia elektronickej pošty je iniciovaný interný audit, ktorý vykonáva komisia, ktorej zloženie určuje vedúci organizácie.

3.9. Na základe objasnených okolností sa vypracuje správa o vyšetrovaní udalosti a predloží sa vedúcemu štrukturálneho útvaru na prijatie opatrení v súlade s miestnymi predpismi organizácie a platnou legislatívou. Správa o vyšetrovaní incidentu a informácie o prijatých opatreniach podliehajú postúpeniu IT oddeleniu.

3.10. Všetky elektronické správy a dokumenty v elektronickej forme zasielané prostredníctvom e-mailu podliehajú povinnému overeniu neprítomnosti škodlivého softvéru.

Ahoj! Situácia je nasledovná: zamestnanec, v pracovný čas, používal firemnú poštu z pracovného počítača na osobné účely. Pri kontrole prenášaných informácií bola odhalená skutočnosť zverejnenia obchodných informácií. Zamestnanec dostal výpoveď. Prístup k pošte je zablokovaný. Následne nás zamestnankyňa kontaktovala s vyhlásením, v ktorom požadovala prístup k emailu, keďže obsahoval jej osobné údaje a korešpondenciu. Sme povinní poskytnúť zamestnancovi prístup k pošte alebo máme právo ho odmietnuť.

• Otázka: č. 2631 zo dňa: 26.04.2016.

V podstate položená otázka Oznamujeme nasledovné.

V čl. 22 Zákonníka práce Ruskej federácie uvádza základné práva a povinnosti zamestnávateľa, medzi ktoré patrí: povinnosť poskytnúť prácu ustanovenú pracovnou zmluvou; poskytovanie zariadení a iných prostriedkov zamestnancom potrebným na plnenie ich pracovných povinností; oboznamovať zamestnancov proti podpisu s prijatými miestnymi predpismi, ktoré priamo súvisia s ich pracovnými činnosťami; vyžadovať od zamestnancov, aby si plnili svoje pracovné povinnosti.

Na základe čl. 21 Zákonníka práce Ruskej federácie má zamestnanec právo na pracovisko, ktoré spĺňa štátne regulačné požiadavky na ochranu práce a podmienky stanovené kolektívnou zmluvou, a je povinný svedomito plniť svoje pracovné povinnosti, ktoré mu ukladá pracovná zmluva. .

V súlade s čl. 209 Zákonníka práce Ruskej federácie sa pracoviskom zamestnanca rozumie miesto, kde sa zamestnanec musí nachádzať alebo kam sa potrebuje v súvislosti so svojou prácou dostaviť a ktoré je priamo alebo nepriamo pod kontrolou zamestnávateľa. Pracovisko môže byť súčasťou priestoru, v ktorom jeden alebo viacerí zamestnanci vykonávajú pracovné funkcie (vysvetlivky ruského ministerstva práce).

Podľa čl. 91 Zákonníka práce Ruskej federácie sa pracovným časom rozumie čas, počas ktorého musí zamestnanec v súlade s vnútornými pracovnými predpismi a podmienkami pracovnej zmluvy vykonávať pracovné povinnosti.

Z Vašej strany (zamestnávateľa) boli teda prijaté všetky potrebné opatrenia, aby zamestnanec mal k dispozícii všetky nástroje potrebné na prácu, najmä počítač a prístup k firemnej elektronickej pošte. Právo používať vybavenie zamestnávateľa musí byť uvedené v pracovnej zmluve alebo v miestnom zákone a toto vybavenie je majetkom zamestnávateľa. O otázke zabezpečenia prístupu k zariadeniam zamestnávateľa musí rozhodnúť sám zamestnávateľ.

Poskytnutie prístupu k firemnému emailu zamestnancovi je teda právom zamestnávateľa, nie povinnosťou. Keďže firemný email nie je určený na osobnú komunikáciu medzi zamestnancami a to z dôvodu, že majiteľ spol poštová schránka je zamestnávateľ, potom odmietnutie prístupu zamestnanca k firemnej pošte neporušuje práva zamestnanca.

Pozor! Informácie uvedené v článku sú aktuálne v čase uverejnenia.

"Personálny dôstojník. Vedenie osobných záznamov", 2010, N 10

Približná vzorka

Príloha č.5

E-mailová politika je kritickým prvkom celofiremnej politiky. informačná bezpečnosť a neoddeliteľné od neho. E-mail je majetkom spoločnosti a môže byť použitý iba na úradné účely. Používanie e-mailu na iné účely je prísne zakázané. Obsah elektronickej schránky zamestnanca je možné skontrolovať bez predchádzajúceho upozornenia na žiadosť priameho alebo nadriadeného vedúceho zamestnanca.

Pri práci s podnikový systém Posielanie e-mailov zamestnancom spoločnosti je zakázané:

• použiť adresu firemná pošta na registráciu predplatného bez predchádzajúceho súhlasu zamestnancov DIT;
• zverejniť svoju adresu alebo adresy ostatných zamestnancov spoločnosti na verejných internetových zdrojoch (fóra, konferencie a pod.);
• posielať správy s pripojenými súbormi, ktorých celkový objem presahuje 5 megabajtov;
• otvárať priložené súbory v prichádzajúcich správach bez toho, aby ste ich najprv skontrolovali antivírusovými nástrojmi, aj keď je odosielateľ listu dobre známy;
• vykonávať hromadné zasielanie emailových správ (viac ako 10) externým adresátom bez ich súhlasu. Tieto akcie sú klasifikované ako spam a sú nezákonné;
• vykonávať hromadné zasielanie reklamných správ bez predchádzajúceho súhlasu zamestnancov DIT;
• zasielanie e-mailom materiálov obsahujúcich vírusy alebo iné počítačové kódy, súbory alebo programy určené na narušenie, zničenie alebo obmedzenie funkčnosti akéhokoľvek počítača alebo telekomunikačného zariadenia alebo programov na neoprávnený prístup, ako aj sériové čísla na komerčné softvérové ​​produkty a programy na ich generovanie, prihlasovacie údaje, heslá a iné prostriedky na získanie neoprávneného prístupu k plateným zdrojom na internete, ako aj odkazy na vyššie uvedené informácie;
• distribúcia materiálov chránených autorským právom ovplyvňujúcich akýkoľvek patent, ochrannú známku, obchodné tajomstvo, autorské alebo iné vlastnícke práva a/alebo autorské práva a súvisiace práva tretej strany;
• šíriť informácie, ktorých obsah a smerovanie zakazuje medzinárodná a ruská legislatíva, vrátane materiálov obsahujúcich škodlivé, výhražné, ohováračské, obscénne informácie, ako aj informácie, ktoré urážajú česť a dôstojnosť iných, materiály, ktoré prispievajú k podnecovaniu národnej nenávisti, podnecovanie násilia, vyzývanie na páchanie nezákonných činností vrátane vysvetľovania postupu pri použití výbušnín a iných zbraní a pod.;
• šíriť informácie obmedzený prístup, predstavujúce obchodné tajomstvo;
• poskytnúť komukoľvek prístupové heslo do vašej poštovej schránky.

Súhlasím s týmito pravidlami