Hänsynslös kommunikation skicka en kopia. Hur man skickar ett telegram med rysk post. Dokument som överförs via elektroniska kanaler

Svar från advokaten - Advokatsamfundet:

I enlighet med del 1 i art. 71 i Ryska federationens civilprocesslag innehåller skriftliga bevis information om omständigheter som är relevanta för behandlingen och lösningen av ärendet, handlingar, kontrakt, certifikat, affärskorrespondens, andra dokument och material i form av digitala, grafiska inspelning, inklusive sådana som tagits emot via fax, elektronisk eller annan anslutning eller på annat sätt som gör det möjligt att fastställa handlingens äkthet.
I punkt 1 i del 2 i samma artikel fastställs att skriftliga bevis uppvisas i original eller i form av en vederbörligen bestyrkt kopia.
Om MMS:et innehåller ljud- och videoinspelningar så ska enligt art. 77 i Ryska federationens civilprocesslag är en person som presenterar ljud-, videoinspelningar på elektroniska eller andra medier skyldig att ange när, av vem och under vilka förhållanden dessa inspelningar gjordes.
Ta med i beräkningen modern utveckling kommunikationssystem, sådana meddelanden lagras i telefonens minne och kan kopieras till fysiska medier. I det här fallet finns information om avsändaren i meddelandeinformationen som visas automatiskt, såväl som i abonnentdatabasen, från vilka utdrag tillhandahålls på det sätt som föreskrivs i lag på begäran från domstolen eller behöriga myndigheter. Vid automatisk klassificering av avsändaren eller användning av andra metoder för att göra det svårt att fastställa den, kan uppgifter endast erhållas på specificerad begäran.
Således ska SMS och MMS från en viss tidpunkt för inlämning till domstolen registreras på ett materiellt medium och skrivas ut på papper. Videor spelas in och presenteras på ett påtagligt medium.
Tillförlitligheten hos SMS och MMS vid en viss tidpunkt bekräftas genom att dokumentera innehållet i meddelanden och information om dem.
I enlighet med punkt 11 i art. 2 i den federala lagen av den 27 juli 2006 N 149-FZ "Om information, informationsteknologi och om skydd av information", "dokumenterad" betyder information som registrerats på ett materiellt medium genom att dokumentera med detaljer som gör det möjligt att identifiera den eller, i fall som fastställts av Ryska federationens lagstiftning, dess materiella medium.
Det finns inga särskilda krav som reglerar förfarandet för sådan dokumentation i lagstiftningen. Därför agerar de Allmänna krav reglering av bevisföring, särskilt art. 71 Ryska federationens civilprocesslag, art. Konst. 102, 103 Lagstiftningens grunder Ryska Federationen om notarier.
Godtagbara dokumentationsalternativ är följande:
- inspelning, utskrift, upprättande av en handling (protokoll) för bekantskap med innehållet i SMS och MMS i närvaro av vittnen, med angivande av deras efternamn, förnamn, patronymer, adresser;
- innan rättsliga förfaranden inleds - inspelning, utskrift, upprättande av ett protokoll för undersökning av innehållet i SMS och MMS med intyg från en notarie;
- under behandlingen av ärendet - på det sätt som stadgas i art. 71 Ryska federationens civilprocesslag. I det här fallet kan material begäras inte bara från kränkare av rättigheter eller från berörda parter, utan också från telekomoperatörer;
- undersökning, inspelning, utskrift och bilaga till expertens slutsats av innehållet i SMS och MMS.
Denna slutsats bekräftas av rättspraxis (Bestämning av det rättsliga kollegiet för brottmål från Ryska federationens väpnade styrkor daterat den 12 november 2007 N 12-O07-22).

Faxkommunikation säkerställer överföring av information från papper (texter, tabeller, grafer, bilder, ritningar, fotografier etc.) och mottagandet av denna information i form av en kopia (fax), ofta kallad i praktiken fax eller telefax.

Krav på förberedelse och utförande av meddelanden som sänds via fax bestäms av typen av originaldokument som skickas (brev, avtal, protokoll, etc.).

I enlighet med den ryska federationens civillag (artikel 160) är användningen av en faxreproduktion av en signatur med hjälp av mekanisk eller annan kopiering, en elektronisk digital signatur eller en analog till en handskriven signatur tillåten vid transaktioner i fall och i det sätt som föreskrivs i lag, andra rättsakter eller avtal mellan parterna.

Dokumentet (faxet) som tas emot vid faxutmatningen, under förutsättning att fastställda villkor och förfaranden följs, kan ha rättslig kraft.

Dokument som skickas via fax ska skrivas ut i ett tydligt kontrasterande teckensnitt eller skrivas med kulspetspenna eller bläck, kontrasterande svart eller mörkblått bläck.

Telefonmeddelanden

Texten i telefonmeddelandet sänds muntligt genom kanaler telefonkommunikation och registreras (skrivs ut) av mottagaren.

Rättskraften för det mottagna telefonmeddelandet bestäms av följande detaljer:

Utgående registreringsnummer för telefonmeddelandet som skickas;

Position, efternamn, namn, patronym och underskrift för den person som skickade telefonmeddelandet;

Position, efternamn, namn, patronym och underskrift för den person som tagit emot telefonmeddelandet i registreringsloggen;

Inkommande registreringsnummer för det mottagna telefonmeddelandet.

Det rekommenderas att använda telefonmeddelanden för att snabbt lösa problem i de fall meddelanden som överförs via telefon kräver dokumentation. Enkla sms skickas via telefonmeddelanden (inbjudningar till möten, möten etc.).

Det skickade telefonmeddelandet upprättas i ett exemplar och undertecknas av chefen eller annan tjänsteman.

Om ett telefonmeddelande skickas till flera mottagare ska en lista över dem med telefonnummer bifogas.

Du bör inte använda svåruttalade ord eller komplexa fraser i texten.

Datumet för telefonmeddelandet är datumet för dess sändning.

Ett telefonmeddelande som tas emot av en organisation registreras av mottagaren på ett standardformulär eller på ett tomt pappersark i enlighet med standardformateringsregler.

8.3. Dokument som överförs via elektroniska kanaler

mail (EP)

Den elektroniska signaturen möjliggör utbyte av data mellan elektroniska medel, analys, bearbetning och lagring av mottagna och skickade meddelanden.

ES används både för att skicka meddelanden inom en organisation och för att skicka meddelanden mellan olika organisationer som har lämplig hårdvara och mjukvara.

E-postadressen får en bild av dokumentet (elektroniskt meddelande) på en datorskärm eller som en kopia på papper som erhållits med hjälp av en skrivare (skrivare).

I enlighet med lagen kan den rättsliga kraften för dokument som lagras, bearbetas och överförs med hjälp av automatiserade informations- och telekommunikationssystem bekräftas av en elektronisk digital signatur, förfarandet för att använda det bestäms av den federala lagen "On Electronic digital signatur" daterad 10 januari 2002 N 1-FZ. Den rättsliga kraften för en elektronisk digital signatur erkänns om de specificerade systemen har mjukvara och hårdvaruverktyg som säkerställer identifiering av signaturer och överensstämmelse med den etablerade ordningen för deras användning.

Tillgänglighet för pappersanaloger skickade via e-post handlingar bestäms i föreskrifter och anvisningar för förskolans läroverk i organisationen. Pappersmotparten skapar arbetsbekvämlighet för anställda och är nödvändig i händelse av konfliktsituationer, vid utebliven mottagande av dokumentet av adressaten, etc.

Genom att ansluta till den elektroniska signaturen får användaren möjlighet att korrespondera med andra prenumeranter.

EP ger prenumeranter följande möjligheter:

Interagera genom elektroniska brevlådor med avdelningar i organisationen, sinsemellan och med andra abonnenter på det elektroniska digitala nätverket;

Ha snabb tillgång till information lagrad i olika organisationers databaser;

Utbyta meddelanden med abonnenter på andra nätverk;

Ta emot meddelanden från nyhetsgrupper om ämnen av intresse och skicka dina egna meddelanden till nyhetsgruppen;

Ha tillgång till offentliga arkiv som finns på vissa servrar både på Internet och på andra anslutna nätverk runt om i världen.

Varje e-postabonnent tilldelas en individuell "brevlåda" (datorminnesområde), som tilldelas en användarkod. Elektroniska meddelanden utbyts genom dessa brevlådor.

E-postsystemet lagrar all korrespondens, beroende på dess innehåll och syfte, i olika "mappar", som är uppdelade i personlig och allmän. Detta gör det möjligt att separera mottagna och skickade meddelanden; lagra oavslutade brev och kopior av raderade separat; skydda privat information, eftersom en användares personliga mappar inte bör vara tillgängliga för andra användare av det elektroniska signatursystemet.

Det elektroniska signatursystemet förser följande operationer med bokstäver: sökning, kopiering och överföring från en mapp till en annan, urval enligt ett givet kriterium.

Inbyggt Adressboken och en textredigerare gör det lättare att skapa och skicka brev. När ett brev har skapats och lagts in i databasen med dokumentformulär kan ett brev användas många gånger.

Ett elektroniskt meddelande består av en adress eller flera adresser till mottagare, en rubrik som innehåller tjänstinformation och text.

Adressen i det elektroniska signatursystemet består av e-postnamnet brevlåda, som vanligtvis matchar användarens inloggningsnamn och domän, som beskriver platsen, datorn eller det lokala systemet där e-postkontot finns. Namnet och domänen separeras av tecknet "@", till exempel:

[e-postskyddad]- namn@domän.

En domän består av flera underdomäner separerade med punkter.

I Internetnätverk Toppdomäner som anger organisationskoden är tillåtna:

COM - kommersiella organisationer;

EDU - utbildnings- och vetenskapliga institutioner;

GOV - statliga myndigheter;

MIL - militära organisationer;

NET - Internetnätverksnoder;

ORG - andra organisationer.

Servicehuvudet för ett e-postmeddelande innehåller flera fält som anges av meddelandeförfattaren eller automatiskt läggs till av systemet.

Om texten i ett e-postmeddelande är för stor (mer än 100 kilobyte) är det bättre att komprimera det med "compress"-kommandona i UNIX-familjesystem, "pkarc" eller "pkzip" i MS DOS, eller skicka meddelandet i delar.

Om du behöver skicka en fil som innehåller icke-textinformation, objektkod, en databasfil eller en bildfil, bör den omkodas till textform.

Det är tillåtet att skicka ett elektroniskt meddelande som innehåller krypterad information om mottagaren av informationen har möjlighet att avkoda den.

Kraven för utförande av handlingar som skickas med elektronisk signatur liknar de krav som ställs i avsnitt 3.4. Dokumentet måste ange författaren till dokumentet, dess datum, registreringsnummer, namn på typen (förutom bokstäver), position och efternamn på den person som undertecknade dokumentet, e-postadress till organisationen och elektronisk digital signatur (EDS) för författaren.

Handlingar som tas emot via elektronisk signatur registreras i enlighet med samma regler och registreringsformulär som pappersdokument. "@"-ikonen läggs till numret på dokumentet som tas emot eller skickas via elektronisk signatur: N 141@.

Användningen av en elektronisk digital signatur (EDS) kräver skapandet av ett tillförlitligt system för skydd mot obehörig åtkomst till dokument genom att bygga ett system för att avgränsa åtkomsträttigheter till information på olika nivåer i organisationens hierarki.

En elektronisk digital signatur utfärdas till en specifik person (som en analog till en handskriven signatur) och dess användning för att intyga en annan persons signatur är inte tillåten.

Ett dokument som skickas via digital signatur signeras med digital signatur. I föreståndarens frånvaro undertecknas handlingen av dennes ställföreträdare i enlighet med ansvarsfördelningen och skickas via digital signatur utan digital signatur.

För de viktigaste dokumenten kan autentisering av digital signatur verifieras. Om den digitala signaturen på det utgående dokumentet inte bekräftas skickas det inte utan returneras till entreprenören. Om den digitala signaturen för det mottagna dokumentet inte bekräftas, görs nödvändiga förtydliganden.

En handling som tagits emot via elektronisk signatur kan lämnas in för verkställighet i pappersform med en "duplicerad" stämpel eller annan beteckning på en analog till en elektronisk handling. Den digitala signaturens riktighet bekräftas av motsvarande märke: "Den digitala signaturen är korrekt. Operatörens signatur" eller "Den digitala signaturen är bekräftad. Operatörens signatur." Märket bör anbringas i form av en stämpel.

En organisation kan skapa sitt eget interna företagsinformationssystem, som anställda kan använda självständigt och efter eget gottfinnande - utan bekräftelse av en elektronisk signatur. Ett sådant elektroniskt kommunikationssystem införs av organisationschefen.

I det här fallet är det möjligt att använda överförda dokument (meddelanden) utan att skriva ut dem på papper.

14.09.2012

Användning i domstol som bevis på faxkopior och dokument som överförts via e-post (skannade)

Under de senaste decennierna har framsteg inom den vetenskapliga och tekniska sfären dramatiskt förändrat den moderna människans liv. Nya kommunikationsmedel, sätt att registrera, lagra och återskapa information har dykt upp. Dessa prestationer kunde inte förbli ointegrerade i den socioekonomiska sfären och följaktligen inte påverka den juridiska överbyggnaden. I annat fall skulle den civila cirkulationens stabilitet störas av bristen på rättslig reglering av nyligen uppkomna sociala relationer.

I enlighet med punkt 2 i artikel 160 i Ryska federationens civillag (nedan kallad "Ryska federationens civillag") "Vid transaktioner är det tillåtet att använda en faxreproduktion av en signatur med hjälp av mekaniska eller andra kopieringsmedel, en elektronisk signatur eller annan analog till en handskriven signatur i de fall och på det sätt som föreskrivs i lag, andra rättsakter eller avtal av partierna."

I enlighet med punkt 2 i artikel 434 i Ryska federationens civillag, ”En skriftlig överenskommelse kan träffas genom att upprätta en av parterna undertecknad handling, samt genom utbyte av dokument via post, telegrafisk, teletyp, telefon, elektronisk eller annan kommunikation, vilket gör det möjligt för en att på ett tillförlitligt sätt fastställa att dokumentet kommer från en part i kontraktet."

Den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen tillåter således parter i civilrättsliga förhållanden att formalisera transaktioner med faksimilreproduktion av en signatur med hjälp av mekaniska eller andra kopieringsmedel, en elektronisk signatur eller annan analog av en handskriven signatur, d.v.s. elektroniskt utbyte av dokument.

Dessutom fastställde Ryska federationens skiljeförfarandelag (nedan kallad Ryska federationens skiljeförfarandekod) tillåtligheten av elektroniska dokument som bevismedel. Således, i enlighet med punkt 3 i artikel 75 i Ryska federationens skiljeförfarandekod, « Handlingar som tas emot via fax, elektronisk eller annan kommunikation, inklusive användning av Internet, samt handlingar undertecknade med en elektronisk signatur eller annan analog till en handskriven signatur, accepteras som skriftliga bevis i de fall och på det sätt som fastställs i denna kod, andra federala lagar, andra reglerande rättsakter eller avtal, eller bestäms inom gränserna för dess befogenheter av Ryska federationens högsta skiljedomstol"(en liknande regel finns i punkt 1 i artikel 71 i den ryska federationens civilprocesslag).

Således ger Ryska federationens lagstiftning möjlighet att använda faxkopior och dokument som överförs via e-post (skannade) som materiella bevis.

Samtidigt, när domstolar för närvarande löser tvister som härrör från civilrättsliga förhållanden som formaliserats genom utbyte av dokument via fax eller Internet, har domstolarna inte en enhetlig ståndpunkt i frågan om att klassificera "fax" och elektroniska dokument som godtagbara bevis.

Analys av befintlig rättspraxis, när det gäller inkluderandet av faxkopior av dokument och dokument som överförts via e-post (i skannad form) till rättegången och deras granskning som bevis, gör att vi kan dra följande slutsatser:

1. Faxkopior av handlingar och handlingar som överförs via e-post (i skannad form) betraktas av rätten som bevis i målet, under förutsättning att det finns en klausul i avtalet/avtalet, enligt vilken dessa kopior har status som original.

Den angivna ståndpunktens legitimitet bekräftas av befintlig rättspraxis, inkl. Resolution från den federala antimonopoltjänsten i det nordvästra distriktet daterad 1 juni 2010 nr A56-13328/2009, resolution från den federala antimonopoltjänsten i Uraldistriktet daterad 13 december 2010 nr F09-10256/10-SZ, Resolution av sjuttonde skiljedomsdomstolen av den 27 januari 2011 nr AP-13499 /2010-GK, resolution från Federal Antimonopoly Service i Far Eastern District daterad 13 augusti 2009 nr F03-3794/2009, Beslut om Ryska federationens högsta skiljedomstol daterad 7 februari 2008 nr 653/08 i mål nr A09-8896/06-4.

2. Skärmdumpar av skärmar, elektroniska utskrifter postförsändelser inte är adekvata och obestridliga bevis i domstol.

Den angivna ståndpunktens legitimitet bekräftas av befintlig rättspraxis, inkl. Resolution från den federala antimonopoltjänsten i Moskvadistriktet daterad 3 februari 2011 nr KG-A40/210-11.

3 . Kopior av brev som inkommit via e-post är bevis i domstol, förutsatt att motparten inte förser domstolen med kopior som inte är identiska med varandra och om det är möjligt att fastställa originalkällans sanna innehåll med hjälp av annan bevisning.

Den angivna ståndpunktens legitimitet bekräftas av befintlig rättspraxis, inkl. Beslut från den federala antimonopoltjänsten i Volgadistriktet daterad 15 september 2010 i mål nr A12-23661/2009.

En analys av praxis för att överväga tvister av den internationella kommersiella skiljedomsdomstolen vid Ryska federationens handels- och industrikammare i frågan om tillåtligheten av elektroniska dokument och dokument som överförs via fax gör att vi kan dra slutsatsen att dessa handlingar är bevis i domstolsförfaranden, förutsatt att förfarandet för utbyte av handlingar via en faxkommunikationsenhet eller via Internet föreskrivs i det avtal som ingåtts mellan parterna .

En analys av rättspraxis gör det möjligt för oss att identifiera tre typer av dokument (utöver originalen) som bekräftar ingåendet och genomförandet av de relevanta kontrakten:

Kopior av dokument som överförs med fax;

Kopior av dokument överförda i skannad form via Internet;

Skärmdumpar av skärmar, utskrifter av elektronisk post (aviseringar om att skicka ett e-postmeddelande).

Under tiden, för att skydda sina rättigheter när man bedriver affärer, måste processen för att ingå och verkställa relevanta avtal åtföljas av endast utbyte av originaldokument.

Vid ingående och genomförande av kontrakt genom att utbyta faxkopior av dokument eller elektroniska dokument och för att minimera risker rekommenderar vi dock följande:

1. I texten till huvudavtalet:

Ge möjligheten att överföra dokument via fax eller e-post;

Fastställ status för original för sådana dokument;

Ange information om faxnummer och e-postadresser genom vilka dokument kommer att utbytas;

2. Organisera underhållet av loggar över inkommande och utgående korrespondens som överförs och tas emot via fax och elektronisk kommunikation.

3. Ställ in exakt tid och aktuellt datum i faxinställningarna.

Om faxfunktionen är tillgänglig för att skapa rapporter om mottagna och skickade meddelanden, skriv ut sådana rapporter och arkivera dem i loggen för inkommande och utgående korrespondens.

4. Skicka utkast till dokument som lämnats till motparten för godkännande utan underskrift av en behörig person.

5. I enlighet med skattelagstiftningen och bokföringslagstiftningen får primär dokumentation som upprättats under verkställandet av det relevanta avtalet endast uppvisas i form av originalhandlingar.

6. Huvudavtalets text, tilläggsavtal till avtalet, samt avtalet om att säga upp avtalet ska lämnas i original.

Förfarandet för utbyte av elektroniska dokument, såväl som "faxkopior" av dokument, måste överenskommas mellan parterna och inskrivas i avtalet. Möjligheten att använda "icke-originella" dokument vid lösning av tvister mellan parterna beror på korrekt formulering av dessa villkor.

Det bör noteras att det i praktiken finns fall då skrupelfria motparter förfalskar signaturer och sigill som en annan motpart har satt i ett elektroniskt dokument, och även ändrar avtalstexten, inklusive villkor som är ogynnsamma för motparten.

I detta sammanhang lämnar parterna vid tvistlösning i domstol till domstolen icke-identiska kopior av samma handling, d.v.s. samma dokument undertecknat av parterna, innehållande olika villkor.

I det här fallet har domstolen praktiskt taget ingen möjlighet att avgöra vilken part som lämnat en originalkopia av handlingen.

Enligt punkt 6 i artikel 71 i Ryska federationens skiljeförfarandekod, "Skivedomstol kan inte betrakta ett faktum som bekräftats endast genom en kopia av handlingen eller annat skriftligt bevis om originalhandlingen går förlorad eller inte lämnas till domstolen, och kopior av detta dokument som lämnats in av personer som deltar i ärendet är inte identiska med varandra och det är omöjligt att fastställa originalkällans sanna innehåll med hjälp av andra bevis.”

Baserat på denna regel kommer kopior av handlingen inte att betraktas av domstolen som bevis under de omständigheter som anges ovan.

Samtidigt kan förfalskning av dokument som överförts via e-post eller fax fastställas genom en rättsmedicinsk undersökning.

Enligt information från Izhevsk Expert Bureau LLC finns det flera metoder för att upptäcka dokumentförfalskning i det beskrivna fallet:

1. Kemisk analys av signaturen på en papperskopia av kontraktet;

2. analys av tätningsintrycket.

Det är nödvändigt att notera att sannolikheten för att upptäcka förfalskning av dokument med dessa metoder inte är hög.

Trots de risker som beskrivs i detta yttrande från att utföra kontrakt genom att utbyta kopior av dokument via fax eller elektronisk kommunikation, finns det ett sätt att skydda mot olagliga handlingar från motparter, uttryckta i förfalskning av undertecknade dokument.

I enlighet med artikel 2 i den federala lagen av den 6 april 2011 nr 63-FZ "Om elektroniska signaturer" (nedan kallad "signaturlagen") är en elektronisk signatur information i elektronisk form som bifogas annan information i elektronisk form (undertecknad information) eller på annat sätt kopplad till sådan information och som används för att identifiera den person som undertecknar informationen.

Enligt del 1 av artikel 6 i signaturlagen, "Information i elektronisk form, undertecknad med en kvalificerad elektronisk signatur, erkänns som ett elektroniskt dokument som motsvarar ett pappersdokument undertecknat med en handskriven signatur, utom om federala lagar eller förordningar antagna i enlighet med dem ställer krav på behovet av att upprätta ett dokument uteslutande på papper."

I enlighet med artikel 5 i lagen om signaturer är en kvalificerad elektronisk signatur en elektronisk signatur som uppfyller följande kriterier:

1. Erhållen som ett resultat av kryptografisk omvandling av information med hjälp av en elektronisk signaturnyckel;

2. låter dig identifiera personen som undertecknade det elektroniska dokumentet;

3. låter dig upptäcka det faktum att du gör ändringar i ett elektroniskt dokument efter att det har undertecknats ;

4. skapade med hjälp av elektroniska signaturverktyg;

5. verifieringsnyckeln för elektronisk signatur anges i det kvalificerade certifikatet;

6. För att skapa och verifiera en elektronisk signatur används elektroniska signaturverktyg som har fått bekräftelse på att de uppfyller kraven som fastställts i enlighet med lagen.

Användningen av en elektronisk signatur vid ingående av avtal genom att "faxa" kopior av undertecknade dokument eller elektroniska dokument gör det således möjligt att upptäcka det faktum att ändringar görs i ett redan undertecknat dokument, vilket är en garanti för partens skydd i tvistemål om kontroversiella situationer uppstår.

Dessutom erkänns ett elektroniskt dokument undertecknat med en kvalificerad elektronisk signatur som likvärdigt med ett pappersdokument undertecknat med en handskriven signatur.

Domstolar är dock försiktiga med elektroniska dokument och accepterar dem inte alltid som korrekt bevis. Den här artikeln innehåller fem sätt att säkerställa att domstolen accepterar e-postkorrespondens som bevis i ett mål.

FRÅGA OM ÄMNET
I vilken form lämnas elektronisk korrespondens till skiljedomstolen?
Det finns inga särskilda krav enligt lag. Men på grund av det faktum att alla bevis måste bifogas ärendet (artiklarna 64, 75 i Ryska federationens skiljeförfarandekod), kan vi dra slutsatsen att elektronisk korrespondens måste lämnas in på papper (beslut av Högsta skiljedomstol av ryska federationen daterad 23 april 2010 nr VAS-4481/10).

Preliminära åtgärder för att ge e-post bevisstyrkan

Elektronisk korrespondens är en typ av skriftligt bevis (klausul 3 i artikel 75 i Ryska federationens skiljeförfarandekod). Samtidigt anger skiljeförfarandelagen att elektroniska meddelanden kan klassificeras som skriftliga bevis på det sätt som bestäms av lag, avtal eller högsta skiljedomsdomstolen (klausul 3 i artikel 75 i Ryska federationens skiljeförfarandekod, ändrad av Federal lag av den 27 juli 2010 nr 228-FZ). Därför kan parterna individualisera sin elektroniska kommunikation i förväg så att de senare blir godtagbara bevis i målet. Det finns två sätt att göra detta.

Metod ett: att ge korrespondensen rättslig kraft i avtalet. Med tanke på att motparter har rätt att självständigt bestämma förfarandet för att lägga fram skriftliga bevis (klausul 3 i artikel 75 i Ryska federationens skiljeförfarandekod), kan de ge elektronisk korrespondens i förväg beviskraft.

För att göra detta måste de skriva ner det lämpliga villkoret i kontraktet (sluta ett tilläggsavtal) och ange de e-postadresser som kommer att användas av parterna och de personer som kommer att utföra sådan korrespondens på företagets vägnar.

Dessutom skulle det, som rättspraxis visar, inte vara överflödigt att ange exakt vilka rättsliga åtgärder parterna kommit överens om att genomföra genom elektronisk korrespondens. I en av tvisterna har en part i målet hänvisat till att parterna i det frågeformulär som åtföljde avtalet kommit överens om att använda e-post med angivande av adress till motparten dit dokument ska skickas. Skiljedomstolen betonade dock sin ståndpunkt att "e-postadressen angavs av parterna för arbetskorrespondens och inte för att överföra resultaten av arbetet" (beslut av den federala skiljedomstolen i Moskvadistriktet daterad 12 januari 2009 nr. KG -A40/12090-08).

Utan indikation i kontraktet för kontaktpersoner, e-postadresser och frågor som parterna kan komma överens om på detta sätt, kommer domstolen med största sannolikhet inte att erkänna elektronisk korrespondens som tillåtet bevis i fallet (beslut av den federala skiljedomstolen i Moskvadistriktet daterad 02.27.10 nr KG-A41/531 -10). Rättspraxis med domstolarnas motsatta ställning är extremt obetydlig (beslut från Uraldistriktets federala skiljedomstol av den 28 juni 2010 nr F09-4726/10-S3).

Metod två: att använda en elektronisk digital signatur. En elektronisk digital signatur (hädanefter kallad EDS) motsvarar en handskriven signatur i ett dokument på papper (klausul 1, artikel 1 i den federala lagen av 10 januari 2002 nr 1-FZ "Om elektronisk digital signatur"). Naturligtvis är dess användning ett av de mest pålitliga sätten att identifiera elektroniska meddelanden.

Om ett företag skickar till domstolen ett e-postmeddelande som är signerat med den andra partens digitala signatur, är det inte nödvändigt att fastställa sändningen och äktheten av e-postmeddelandet. Men här är det viktigt att inte missa en detalj: i händelse av en tvist kan domstolen kräva inlämnande av ett dokument som bekräftar överenskommelsen med motparten om användningen av digital signatur (beslut från Federal Arbitration Court of nordvästra distriktet daterat 03.03.09 nr F-04-1207/2009(1502-A46 -eleven)).

FRÅGA OM ÄMNET
Vad ska man göra om käranden inte sparade korrespondensen och motparten raderade den på sin dator?
En part kan begära att rätten, för att säkra bevis, begära av det företag som utför teknisk support mailserver, arkiverade kopior av elektroniska meddelanden.

Bevisa i domstol med elektronisk korrespondens

Dokument som tas emot via e-post är lämpliga bevis och är föremål för en omfattande fullständig bedömning baserad på den totala bevisningen, vilket inte motsägs av informationen i parternas elektroniska korrespondens (beslut från den federala skiljedomstolen i Moskvadistriktet daterad 17 februari 2010 nr KG-A40/14784-09). Företaget kommer helt enkelt att behöva bevisa äktheten och tillförlitligheten av dessa brev. Här är några sätt.

Metod tre: fastställa e-postdetaljer. Som anges i artikel 75 i skiljeförfarandelagen inkluderar skriftliga bevis dokument som gör det möjligt för oss att fastställa handlingens äkthet, det vill säga att den undertecknades av rätt person, korrekt återspeglar datum och plats för förberedelse, adressaten och annan nödvändig information. I ett av fallen fastställde domstolen vilka uppgifter som behövdes för att bekräfta uppgifternas riktighet. Dessa inkluderade: e-postadresser till mottagaren och avsändaren, information om tid och datum då e-postmeddelandet skickades och från vilken e-postserver e-postmeddelandet skickades. På grund av bristen på dessa uppgifter accepterade skiljedomstolen inte utskrifter av elektronisk korrespondens som presenterades av företaget som bevis (beslut från den federala skiljedomstolen i North Caucasus District daterad 7 juli 2008 nr F08-3751/2008).

Metod fyra: genomföra en undersökning.Äktheten av elektroniska bevis kan fastställas genom en rättsmedicinsk undersökning. För att göra detta måste du hitta en organisation som bedriver datorteknisk expertis. Du kan vända dig till experter utan att vänta på en rättegång, eller begära att domstolen ska genomföra en undersökning (klausul 1 i artikel 82 i Ryska federationens skiljeförfarandelag). Därefter kommer rätten att utse en sakkunnig som ska upprätta ett yttrande och avgöra om korrespondensen verkligen kommit från parterna i målet, fastställa dess verkliga innehåll, tidpunkt för avresa och andra uppgifter. Domstolarna accepterar expertrapporten som bevis (beslut från den federala skiljedomstolen i Moskvadistriktet daterad 20 januari 2010 nr KG-A40/14271-09).

Metod fem: upprättande av ett notarieprotokoll. Ett av de tillförlitliga sätten att legalisera elektroniska bevis är att upprätta ett notarieprotokoll. Företag har använt denna metod mer och mer på senare tid. Enligt lagen har notarier rätt att ta del av skriftliga och materiella bevis (artiklarna 102, 103 i grunderna för lagstiftningen om notarier daterad 02/11/93 nr 4462-I, nedan kallad grunderna). Bolaget kan ge notarien tillgång till dator och Mejl server, på vilken korrespondensen finns. Notarien kommer att kontrollera korrespondensens äkthet, avgöra om den verkligen kom från parterna i målet och upprätta ett protokoll som ger den elektroniska korrespondensen den form som krävs för rättslig bevisning. Själva mejlen måste skrivas ut och arkiveras med protokollet. Ett sådant protokoll kommer att vara ett bevis på att e-postdatan vid ett visst datum faktiskt innehöll e-postmeddelanden som tagits emot från vissa adresser. Det är viktigt att komma ihåg här att en notarie kommer att kunna upprätta ett sådant protokoll först innan förfarandet inleds i domstol (artikel 102 i grunderna).

Telegrafregler

I forna tider sändes meddelanden över långa avstånd med trummande, röksignaler och andra lika primitiva medel. När en person skickade ett meddelande tvingades en person förlita sig på budbärare - till fots, till häst eller transporterad med fartyg. Den här anslutningen var långsam och opålitlig. Detta fortsatte till slutet av 1700-talet, då den första telegrafen uppfanns.

Sekreteraren, trots tillkomsten av fax och e-post, måste ofta skicka telegram, eftersom den korrespondent som akut behöver kommunicera något kanske inte har en fax eller e-post. Dessutom är ett fax bara en faxkopia av ett dokument, och precis som ett elektroniskt dokument har det ingen juridisk kraft utan en elektronisk digital signatur.

Chefen anförtror ofta sekreteraren att komponera texten till telegrammet, samt att skicka det. Därför måste sekreteraren vara väl medveten om det allmänna förfarandet för att upprätta, behandla och skicka denna typ av handlingar.

Ett telegram förstås som en typ av dokument som bestäms av metoderna för att överföra information via telegrafkommunikationskanaler. Den överväldigande majoriteten av telegram avser information och referensdokumentation med korrespondens innehållande brådskande information för beslutsfattande, vars sändning per post inte säkerställde ett snabbt mottagande.

Kraven för sammanställning och utförande av telegram som överförs för sändning fastställs av "Regler för tillhandahållande av telegrafkommunikationstjänster", godkända av dekret från Ryska federationens regering den 14 januari 2002 nr 12. I dessa regler, ett telegram definieras som "ett kort textmeddelande som överförs, överförs eller är avsett att överföras med hjälp av telegrafkommunikation."

Reglerna garanterar användarna rätten till integritet för telegrafiska meddelanden. Reglerna anger språket för interaktion mellan telegrafarbetare och de som skickar in telegram. På Ryska federationens territorium är detta det ryska språket och dessutom, efter teleoperatörens gottfinnande, modersmålen för folken i Ryska federationen.

Telegram är indelade i kategorier och typer. Det är möjligt att skicka in telegram av följande brådskande kategorier (i ordningsföljd efter minskad telegramöverföringstid):

1) "telegram-brev" (med märket "telegram-brev");

2) "vanlig" (inget märke);

3) "bråttom" (med märket "bråttom").

De flesta organisationer använder vanliga (enkla) och brådskande telegram. I officiell korrespondens särskiljs också följande kategorier av telegram: till Ryska federationens president, till Ryska federationens regering, "regering" etc.

Telegram klassificeras efter typ:

1) med meddelande om leverans per telegraf och med meddelande om leverans genom brådskande telegraf (med märkena ”anmälan per telegraf” respektive ”anmälan per telegraf brådskande”);

2) med leverans inom den tid som anges av avsändaren (med märket "överlämna (datum)");

3) med leverans till ett befolkat område som inte har telegrafförbindelse (märkt ”med rekommenderat brev”);

4) med leverans på "lyx" brevpapper (med "lyx"-märket);

5) certifierad av teleoperatören (med märket "certifierad").

Transittiderna för telegram som sänds mellan republikernas huvudstäder, regionala och regionala centra, såväl som inom alla befolkade områden med telegrafkommunikation, bör vara:

Transittiderna för telegram som sänds mellan alla befolkade områden med telegrafkommunikation bör vara:

Telegrammet ska vara tydligt och läsligt skrivet eller tryckt på framsidan av telegrafformuläret eller på ljust papper. Rättelser, raderingar, raderingar och infogningar i det överförda telegrammet av avsändaren eller på dennes begäran av teleoperatören måste intygas med avsändarens underskrift.

Det överförda telegrammet måste innehålla adressen (dvs. var) och namnet på adressaten (d.v.s. till vem) (om adressaten är en medborgare - efternamn och, på begäran av avsändaren, adressatens förnamn och patronym eller initialer; om adressaten är en tjänsteman - organisationens namn, befattning, efternamn och, på begäran av avsändaren, tjänstemannens förnamn och patronym eller initialer; om adressaten är en organisation - organisationens namn), texten till telegram, avsändarens underskrift (på dennes begäran), anteckningar (om några) om kategorin och typen av det överförda telegrammet.

Telegrammet är sammansatt i följande ordning:

2) en anteckning om typen av telegram;

3) adressen till vilken telegrammet ska levereras, med angivande av adressatens namn;

4) texten i telegrammet;

5) avsändarens underskrift (på begäran av avsändaren).

Telegramadressen måste innehålla alla adressattribut som är nödvändiga för att säkerställa leverans till adressen utan att söka eller göra förfrågningar.

Ett telegram kan adresseras till en eller flera adresser (multicast-telegram). Vid inlämnande av ett multicast-telegram med samma text ska avsändaren lämna lika många kopior av telegrammet som det angivna antalet adresser. I adressdelen av varje telegram anges endast den punkt där telegrammet ska levereras, de återstående adresserna anges i telegrammets text.

Det är tillåtet att ta emot ett multicast-telegram med en text från en adresslista, men inte fler än 20 adresser i listan. Adresslistan ska lämnas in samtidigt med telegrammet. En kopia av telegrammet bifogas varje lista.

Telegram kan adresseras till:

1) till den fullständiga adressen;

2) till en villkorad eller förkortad adress;

3) på begäran;

4) till prenumerationsboxens nummer;

5) till militärenheten;

6) till fältets mailadress;

7) till adresser till sjö- och flodfartyg;

8) till numret på det mottagna telegrammet;

9) till abonnentinstallationsnumret för AT/Telex-nätet.

Telegrammet anger den exakta adressen (den måste föregås av numret (index) på postkontoret som betjänar adressaten), namnet på institutionen, om känt - befattningens namn, efternamnet (med eller utan initialer) på mottagaren.

Telegrammets text är tryckt på ett blankt pappersark på ena sidan, dubbelt spridd, med versaler. Mellan ord i telegram finns ett mellanrum på två slag. Texten skrivs ut med början från stycket, ytterligare röda linjer och stycken är inte tillåtna. Adressen och texten skrivs ut utan ordomslag. Texten är extremt kortfattad. Den måste bestå av en logiskt element- Slutsatser. Endast i undantagsfall kan en kort bevisning tillåtas.

När man skriver ett telegram bör stor vikt läggas vid valet av ord som mer exakt förmedlar betydelsen. Telegrammet är skrivet på ett speciellt telegrafiskt språk, om möjligt utan prepositioner, konjunktioner eller skiljetecken. Ordens semantiska nyanser och deras kopplingar förmedlas av ordordningen i en mening och deras ändelser.

Siffrorna i det inlämnade telegrammet kan anges antingen med siffertecken eller med fullständiga ord. De numeriska värdena som finns i texten i telegrammet, vars överföringsnoggrannhet är viktig för användaren, måste anges av avsändaren i fullständiga ord.

Tecknen "prick", "komma", "citattecken", "parentes" kan anges i telegrammet antingen med hela ord eller i förkortade ord ("tchk", "zpt", "kvch", "skb"). , eller motsvarande symboliska tecken.

Tecknen "frågetecken", "streck" ("minus"), "plus", "streck" kan anges antingen som hela ord eller som motsvarande symboler.

"Nummer"-tecknet kan anges antingen som ett helt ord eller som ett förkortat ord "nr".

Andra tecken får endast anges med fullständiga ord.

Skiljetecken i form av motsvarande symboliska tecken, efter det symboliska tecknet "-", måste skrivas i telegram efter föregående ord (grupp av siffror) utan intervall och betraktas som ett ord.

Symbolerna "+" (plus) och "/" (snedstreck) mellan ord måste skrivas med intervall mellan föregående och efterföljande ord och räknas som separata ord, men mellan siffror - utan intervall och räknas inte som separata ord.

Telegrammets text måste innehålla minst ett ord, men telegrammet får inte innehålla mer än 300 ord. Om ett telegram består av mer än 300 ord ska det av teleoperatören delas upp i flera delar om vardera 300 ord (de senare kan innehålla mindre än 300 ord), sända som separata telegram.

Det rekommenderas att separera signaturen från texten med radavstånd. Efter text och underskrift sätts en gränslinje under vilken officiella uppgifter som inte är föremål för överföring anges: avsändarens adress, den strukturella enhetens fullständiga namn, positionsangivelse, underskrift och utskrift av avsändarens underskrift, datum för underskrift, vilket anbringas av den som undertecknar telegrammet.

Texten i det officiella telegrammet är bestyrkt av ett sigill. Telegrammet är upprättat i två exemplar. Den första, undertecknad, ges för överföring, och den andra arkiveras i filen.

Visum kan anbringas på kopian av telegrammet längst ner, och tidpunkten för sändningen av telegrammet för avsändning kan också anges.

Vid utfärdande av internationella telegram skrivs deras adress och text med latinska bokstäver. Adressen i sådana telegram skrivs ut i följande ordning: adressatens namn (i nominativfallet), adress till adressatens organisation eller bostadsort (husnummer, gatunummer), namn på destinationen (stad, land) ).

Antalet betalda ord i ett internt telegram inkluderar alla ord som utgör innehållet i telegrammet (märken om kategori och typ av telegram, adress, text, signatur).

Följande betraktas som ett ord i ett telegram:

1) varje ord skrivet i enlighet med grammatikens regler och har en oberoende betydelse, inklusive partiklar och prepositioner;

2) varje enskilt tecken, nummer eller bokstav;

3) ett tecken skrivet i ett helt eller förkortat ord;

4) ett nummer skrivet i hela ord;

5) en grupp tecken som inte är åtskilda av symbolen "-", bestående av siffror, bokstäver eller en blandad grupp.

Exempel på ett telegram:

ROSTOV-DON ALMAZ

PRODUKTTESTER ÄR FÖRSENAT

BRIST PÅ KOMPONENTER

FÖRLÄNG DIN AFFÄRSRESA I TVÅ VECKOR CHEF KVALITETSFÖRETAG IVANOV

Samara, Rechnaya, 30

Chef för kvalitetskontrollavdelningen (personlig namnteckning) I. O. Efternamn

För att överföra operativ information använder de telefonmeddelanden– officiella meddelanden per telefon.

De nödvändiga uppgifterna i ett telefonmeddelande är: namnen på avsändarens och adressatens institutioner; uppgifter "från" och "till" som anger tjänstemännens befattning, efternamn, namn och patronym; nummer, datum och tid för sändning och mottagning av telefonmeddelanden; positioner och efternamn för den person som överförde och tog emot telefonmeddelandet; telefonnummer; text och signatur.

Telefonmeddelandet måste ha en rubrik; det är utformat i enlighet med GOST 6.38 - 90, som för ett officiellt brev, det vill säga det uttrycks i prepositionsfallet med prepositionen "o" eller "om". (Till exempel: Om ändring av tidpunkten för rådsmöten; Om ankomsten av konferensdeltagare).

I allmänhet skrivs telefonmeddelanden på "telegrafiskt språk", det vill säga kortfattat, exakt, i enkla meningar. Den första delen av telefonmeddelandet anger fakta som föranledde telefonmeddelandet, den andra innehåller vidtagna åtgärder. Telefonmeddelanden presenteras i första person, till exempel: "Vi påminner dig om att kontraktet löper ut." Telefonmeddelandet bör inte överstiga 50 ord.

Det är önskvärt att anstalterna har särskilda blanketter för inkommande och utgående telefonmeddelanden. Följande formulär rekommenderas:

TELEFONOGRAM

Adressat (institutionens namn) Adressaten (institutionens namn) ___

från vem (befattning, fullständigt namn) från vem (befattning, fullständigt namn) ___

sändningstid timme min sändningstid timme min

Skickat av (efternamn) Mottaget av (efternamn)

Telefonnummer ___

Rubrik Rubrik

(signatur)

På blanketter för inkommande telefonmeddelanden ska ”adresserat”-detaljen skrivas ut på ett typografiskt sätt och på formulär för utgående telefonmeddelanden ska ”adresserat”-detaljen skrivas ut på ett typografiskt sätt.

Faxmeddelande– ett dokument som tas emot av fax (telefax), via telefonkommunikationskanaler. Ett faxmeddelande (fax) är i huvudsak en obestyrkt kopia av dokumentet som överförs, och dess juridiska status är densamma. Alla typer av dokument och bilagor till dem kan skickas via fax: tabeller, ritningar, diagram, ritningar, fotografier. Faxmeddelanden är dock till stor del en typ av korrespondens mellan affärspartners, organisationer och substitut för telefonmeddelanden.

Fax för utgående dokument bör formateras på samma sätt som ett affärsbrev, men de kan sammanställas i ett exemplar, som efter överföringen arkiveras i filen. Ytterligare data som enheten själv tillhandahåller är: avsändarens indikation (kod), datum och tid för överföring, telefaxnummer, antal sidor.

Om mottagna faxmeddelanden har viktig information och är avsedda för långvarig användning är det nödvändigt att göra en kopia av dokumentet eftersom papperet som används i faxmaskiner inte är hållbart.

Elektroniskt meddelande - ett dokument som överförs med "elektronisk post" via ett dator-till-dator-kommunikationssystem; det kan ses visas på en bildskärm eller skrivas ut på en skrivare.

Införandet av elektronisk post (e-post) är en av de mest utmärkande dragen i dag. Det ersätter stadigt traditionella kommunikationsmedel. Dess främsta och obestridliga fördel är effektivitet.

Med den ökade andelen e-postmeddelanden i den totala volymen av affärskorrespondens är det nödvändigt att vara uppmärksam på följande funktioner i förberedelsen av dessa brev:

1) Innehållet i brevet bör fokuseras på ett ämne. Du bör inte sprida dig själv och försöka "omfamna det oerhörda". Du måste agera enligt principen: "en bokstav - ett problem." Bifogade dokument, särskilt om de är grafik, ritningar, tabeller, skickas som en bilaga till det skickade filbrevet. I det här fallet är det lättare för din mottagare att förstå kärnan i meddelandet, och vid behov kommer det inte att vara svårt för honom att vidarebefordra bilagan, till exempel till en annan adress;

2) korrespondens mellan affärsmän via e-post är av rent utilitaristisk, pragmatisk karaktär. Hon saknar känslor. Följaktligen bör stilen vara rent fungerande och koncis;

3) trots e-postmeddelandets lapidära karaktär förblir dess ton artig och taktfull. I denna mening skiljer det sig inte från vanlig korrespondens. Dessutom, under postkorrespondens, kan tecken på uppmärksamhet och element av artighet förmedlas med hjälp av externa attribut, till exempel med hjälp av ett speciellt framställt formulär, lämpligt papper, design, placering av detaljer, etc. Med e-post är dessa möjligheter uteslutna. Därför kan denna "brist" kompenseras genom att följa reglerna för skriftlig etikett;

4) e-post tillåter inte byråkrati eller förseningar i svar. Detta är ett nödbrev med ett brådskande inslag. Korrespondens sker ibland i realtid – "On-line". Förmåga att föra skriftlig dialog krävs. Detta kräver viss träning, färdigheter och förmåga att hantera en penna;

5) språket som används i elektronisk korrespondens är specifikt och kortfattat. Det rekommenderas att undvika långa fraser och standarduttryck som används i traditionell korrespondens.

I privat informell korrespondens via e-post är det tillåtet att använda så kallade Emoticons. Vi talar om att använda en schematisk representation av en mänsklig typ för att förmedla känslor i elektroniska texter. De är designade för att liva upp det torra och korta språket i e-post. Detta inkluderar smileys och akronymer.

Nedan finns flera exempel på så kallade Smileys (smiles, giggles) som accepteras i väst och används vid korrespondens via e-post. Detta gäller givetvis endast personlig kommunikation och är osannolikt tillämpligt för seriös och ansvarsfull korrespondens som involverar viktiga affärsfrågor.

1):-) – le;

2);-) – blinkning;

3):-(– rynka pannan;

4):-D – skratt;

5):-X – ingen kommentar;

6);-(– gråter;

7):-] – sarkasm;

8) =:O – överraskning.

Akronymer, det vill säga ord som bildas av de första bokstäverna i den fras som den ersätter, finns mycket oftare i affärskorrespondens än smileys. Dessutom används de inte bara i e-postmeddelanden, utan också i vanlig korrespondens. Nedan är några av de vanligaste akronymerna:

1) ASAP (As snart som möjligt) - så snart som möjligt;

2) MSG (Massage) – meddelande;

3) JIC (Just in case) - ibland;

4) CUL (Vi ses senare) – vi ses senare;

5) FAQ (Frequently Asked question) - en ofta ställd fråga;

6) IMHO (i min ödmjuka åsikt) - enligt min ödmjuka åsikt;

7) BTW (Förresten) – förresten;

8) }