Ev › Programlar › Word, Outlook, Internet Explorer. Faydalı ipuçları. Ek bir düzenleme veya geliştirme dili seçme ve Office Word excel mail microsoft görünümde dil ayarlarını yapma

Word, Outlook, Internet Explorer. Faydalı ipuçları. Ek bir düzenleme veya geliştirme dili seçme ve Office Word excel mail microsoft görünümde dil ayarlarını yapma

Bu girişi, bir mağazanın rafından bir kitap alan ve ne yazdığını ve kime yönelik olduğunu anlamak isteyenler için yazıyorum.

1. Bu, paket genel adı altında günümüzde en yaygın kullanılan ofis programlarına ilişkin bir eğitimdir Microsoft Office 2007 (“paket” - çünkü içinde çok sayıda program var; Rusça'da buna basitçe “ofis” denir). Bu eğitimde aşağıdakiler açıklanmaktadır:

Kelime metin editörü;

Excel elektronik tablo düzenleyicisi;

PowerPoint sunum yazılımı;

Outlook posta programı.

2. Bu eğitim yeni başlayanlara yöneliktir. Ancak! Bilgisayarı nasıl açacağınızı, belge oluşturmayı ve klavyede doğru tuşu nasıl bulacağınızı bilmelisiniz.

Bilgisayara nasıl yaklaşmanız gerektiğini gerçekten bilmiyorsanız “Kadın Bilgisayarı” kitabımla başlamanızı öneririm.

3. Bu eğitim acemi bir kullanıcıyı süper profesyonel seviyesine getirmeyi amaçlamamaktadır. Burada işte gerekli olanı düşünüyoruz düzenli kullanıcışeyler.

Ancak size garanti ederim ki, bu kitaptaki bilgiler herhangi bir metni doğru bir şekilde yazıp yazdırmanız, Excel'deki bir tabloyu anlamanız, PowerPoint'te kesinlikle çarpıcı bir sunum hazırlamanız ve bir e-posta göndermeniz için fazlasıyla yeterli olacaktır.

4. Kitabın dili, karmaşık bilgisayar terimleri olmadan, mümkün olduğunca "insani"dir.

Not! Bu kitapta yer alan programlar açıklanacaktır. Microsoft Office 2007."Ofis" in farklı bir versiyonuna sahipseniz kitaptaki resimler ekranınızda gördüklerinizle eşleşmeyecektir. Ayrıca kitabın çizimlerini işletim sisteminde yaptım. Windows 7. Bu nedenle farklı bir işletim sisteminiz varsa görüntüler de biraz farklı olabilir.

Yayıncıdan

Yorumlarınızı, önerilerinizi ve sorularınızı şu adrese gönderin: E-posta (Peter yayınevi, bilgisayar baskısı).

Fikrinizi duymayı çok isteriz!

Yayıncının web sitesinde http://www.piter.com bulacaksın detaylı bilgi Kitaplarımız hakkında.

Metin düzenleyici Microsoft Word

Kelimenin Görünümü

Ana sayfa sekmesi

Gözden geçirmek

Menü Ofis Düğmeleri

Kelime Seçenekleri

İlk olarak, birkaç teorik kelime.

Önsözde söylediğim gibi bilgisayarınıza yüklemiş olmanız gerekir. işletim sistemi Windows 7 ve ayrıca paket Microsoft Office 2007. Bunlar bugüne kadarki en yeni ve en son sürümlerdir Windows ve Microsoft Ofis.

Hiçbir program dahil değil Microsoft bileşimi Ofisin herhangi bir ofiste, okulda, klinikte ve hatta evde çalışması muhtemelen düşünülemez. Bilgisayarlar hayatımıza ne kadar çok nüfuz ederse, o kadar çok insan bu programlarla çalışmaya başlamak zorunda kalıyor.

Sert gerçeklik nedeniyle bilgisayar başına oturmaya zorlanan pek çok kişinin hayatlarını kolaylaştırmaya çalışmaması ve çalıştıkları programların yeteneklerini incelemek için biraz zaman harcamaması çok yazık. Ve çoğu zaman hepimiz için çok değerli olan zamanın büyük bir kısmı, tek bir tıklamayla yapılabilecek bir şeye harcanıyor.

Ancak bu öğreticiyi satın aldığınıza göre, bunu hızla birlikte çözeceğiz. Microsoft Office programları oldukça basittir.

Bunun ne olduğunu biliyor musun arayüz? Bu dış görünüş program, işinizi kolaylaştıran kabuğu.

Yani “ofis” programlarının arayüzü oldukça “dostça”. Hemen hemen tüm düğmeler etiketlenmiştir ve yardım vardır. Ve ofis arayüzünün en büyük değeri, tüm programlar için bir arayüze sahip olmasıdır. Yani, sonraki her programda onu daha kolay ve daha kolay anlayacaksınız.

Artık işe gitmekten korkmuyor musun? O halde haydi başlayalım!

1. Bilgisayarı açalım!

2. Kendi çalışma klasörünüzü oluşturun. Bunu bilgisayarı tıkamamak için yapıyoruz. Peki ya başkası için çalışırsan?

Bunu yapmak için düğmeye tıklayın Başlangıç

Ekranın sol alt köşesinde bulunur. Görünen menüde öğesini seçin Dokümantasyon. Bilgisayar sahibinin belge kütüphanesini açtık (umalım ki bu konuda bizden çok fazla alınmaz) (Şekil 1.1).

Şimdi bilgisayarın bir dolap olduğunu ve içinde kendi rafına ihtiyacınız olduğunu hayal edin.

Pencerenin üst kısmında bir düğme görüyorsunuz Yeni dosya?Üstüne tıkla.

Pirinç. 1.1. Belge kitaplığı penceresi

Ekranda yeni doğmuş bir klasör belirdi ve adı vurgulandı (Şekil 1.2).

Pirinç. 1.2. Yeni oluşturulan klasör

Adı yazın Bunlar da benim belgelerim. Numarayı çevirdin mi? Tıklamak Girmek veya ekranın boş bir alanında fare düğmesini tıklayın. Girilen adı onayladık.

Bir klasörün adını girerken, bir harf yerine (yanlışlıkla veya bilerek) kabul edilemez (kulağa ne kadar uğursuz!) karakterlerden birini yazmaya çalışırsanız, bu durumda bir mesaj görünecektir (Şekil 1.3) . Buradan dosya adının ve klasör adının hangi karakterleri içermemesi gerektiğini öğrenebilirsiniz.

Pirinç. 1.3. Bu tür karakterler dosya adında olmamalıdır (ve olamaz).

Peki şimdi kütüphanede Dokümantasyon kişisel klasörünüz var.

3. Word programını başlatın.

Bunu yapmak için düğmeye tekrar tıklayın Başlangıç

Ekranın sol alt köşesinde bulunur. Daha sonra çizgiye tıklayın Tüm programlar, klasöre tıklayın Microsoft Office, ve ardından öğeye basın Microsoft OfficeWord 2007(Şekil 1.4).

Pirinç. 1.5. Microsoft Office Word 2007 penceresi

En üst sıraya bakın. Ortada programın adı bulunur ( Microsoft Word ) ve belge adı ( Belge), sağ üst köşede pencereyi küçültmek, küçültmek (büyütmek) ve kapatmak için simgeler bulunur

Microsoft Word her şeyi yapabilir. Metni yazmanıza, ardından istediğiniz zaman, herhangi bir yere yazmanıza, metinde herhangi bir düzeltme yapmanıza ve ardından bu metni düzenlemenize, yani biçimlendirmenize olanak tanır.

Düzen metin, ekranın ve ardından kağıt üzerindeki metnin güzel bir düzenlemesidir.

Microsoft Office uygulama paketi, Outlook'un yanı sıra Word metin düzenleyicisi, Excel elektronik tablo düzenleyicisi, PowerPoint sunum uygulaması ve Access veritabanı uygulaması gibi yaygın uygulamaları da içerir.

Bu uygulamaların tümü bağımsızdır ve kendi kendine yeterlidir, ancak ortak kullanımları ofis işlerini organize etmede gerçekten sınırsız olanaklar sunar. Outlook'u Microsoft Office paketindeki diğer uygulamalarla kullanmak şunları yapmanızı sağlar:

tüm gücü kullanarak mesajlar oluşturun Metin düzeltici Kelime. Outlook biçimlendirme panelinin sağladığı nispeten zayıf (yeterli de olsa) yeteneklerle karşılaştırıldığında Word, çeşitli stiller ve tasarım şablonları içeren, yerleşik nesneler vb. içeren tam teşekküllü belgeler oluşturma yeteneğine sahiptir. bu bölümün ilk kısmında ele alınacaktır. Ayrıca bu bölümde tüm Office uygulamalarında ortak olan bir araç ele alınacaktır: rota boyunca dağıtım;
Excel elektronik tablo düzenleyicisinin tüm gücünü kullanarak mesajlar oluşturun. Oluşturulan tablo yalnızca ekli bir dosya olarak değil, aynı zamanda mesaj olarak da kolayca gönderilebilir. Bu fırsat bu bölümün ikinci kısmında ele alınacaktır. Ayrıca bu bölümde tüm Microsoft uygulamalarında ortak olan bir araçtan bahsedeceğiz - belgeleri paylaşılan bir klasöre yerleştirmek;
PowerPoint kullanılarak düzenlenen bir elektronik konferansa katılmak için toplantılar oluşturun. Elektronik konferans oluşturmak, yukarıda tartışılan Microsoft NetMeeting uygulamasının kullanımıyla doğrudan ilgilidir. (Bkz. bölüm 11.5 “Net Toplantı”). PowerPoint'in Outlook ile nasıl çalıştığı üçüncü bölümde tartışılacaktır;
kullanarak mesaj oluştur Microsoft Erişimi bilgileri görüntülemek için uzak bir veritabanına bağlanabilen. Outlook ve Access'i birlikte kullanmak, verileri Outlook klasörlerinden Access tablolarına hızla aktarmanıza ve içe aktarmanıza olanak tanır. Bu olasılık bu bölümün dördüncü ve son bölümünde tartışılacaktır.

Outlook ve Word

Outlook ve Word arasındaki etkileşim belki de en tipik örnektir. işbirliği. Yukarıda zaten kullanıcının mesaj editörü olarak Microsoft Word'ü belirtebileceğini belirtmiştim.

Örnek 18.1. Mesaj düzenleyici olarak Word

(Outlook uygulamasını kullanarak)

> Araçlar >Seçenekler Mesaj

Microsoft Word'ü mesaj düzenleyici olarak kullanma

RTF formatındaki mesajları okumak için Microsoft Word'ü kullanın

Word kullanmanın bir örneği olarak, belirli bir kitabın yapısını gösteren bir diyagram ve kıvırcık metin içeren bir mesaj oluşturmayı düşünün.

Word kullanarak mesaj oluşturma

Word'ü kullanarak mesaj oluşturmanın iki yolu vardır:

Word uygulamasını başlatın, bir belge oluşturun ve > Dosya > Gönder > Mesaj komutunu seçin.
Komutu seçerek doğrudan Outlook'ta > Eylemler > Microsoft Word'ü kullanarak yeni mesaj (Şekil 18.1).

Şekilden de görülebileceği gibi mesajın özü değişmedi, alıcıların girileceği alanlar ve mesajın konusu kalıyor, otomatik olarak imza ve panel ekleniyor Çizim(Çizim), ancak araç çubuğu gözle görülür şekilde zenginleştirildi Biçimlendirme(Biçimlendirme).

Pirinç. 18.1. Outlook mesajı (Microsoft Word düzenleyicisi)

Kıvırcık metin ekleme

O halde öncelikle bir WordArt nesnesi kullanarak mesajımız için güzel bir başlık oluşturalım.

Örnek 18.2. WordArt Nesnesi Ekleme

> Ekle > Çizim > WordArt

İstediğiniz metin stilini seçin Tamam

Metin:= Kitap yapısı Kalın Tamam

(Biçim Paneli) Ortalanmış

Eylemlerimiz sonucunda ortasında sarı degrade dolgulu, güzel tasarlanmış bir metin görünecektir (Şekil 18.2).

Özellikleri değiştirmek için bu nesnenin Araç çubuğundaki aynı isimli düğmeleri kullanabilirsiniz. Bizim durumumuzda dolgu rengini sarıdan maviye değiştirelim.

Pirinç. 18.2. Mesajdaki WordArt metni

Pirinç. 18.3. İletişim penceresi Doldurma yöntemleri

Örnek 18.3. WordArt Nesnesi Özelliklerini Değiştirme

(WordArt araç çubuğunda)

WordArt Nesne Formatı Renk ve Çizgiler

Renk Doldurma yöntemleri...

Gradyan

Tek renk Renk1 Mavi

Kapak tipi Merkezden

Seçenekler (Şek. 18.3)

Grafik ekleme

Düşündüğümüz bir sonraki adım, bu arada, Word'deki yeniliklerden biri olan bir diyagram eklemek.

Örnek 18.4. Grafik ekleme

> Ekle >Organizasyon Şeması...

Grafik türünü seçin (Şek. 18.4)

Pirinç. 18.4. İletişim penceresi Grafik kütüphanesi

İleti gövdesinde seçilen grafiği görüntüleyen bir yer tutucu görünecektir. Ancak bir "kök" ve yalnızca üç "dal"dan oluşurken, bu kitap dört bölümden oluşuyor. Başka bir dal ekleyelim ve grafik stilini değiştirelim.

Örnek 18.5. Diyagrama dal ekleme

(Diyagramın kökünü vurgulayın)

(Organizasyon Şeması panelinde) Şekil ekleme

Otomatik Biçim

Bir grafik stili seçin: Kabartmalı Degrade

Şimdi geriye kalan tek şey diyagram metnini girmek. Bunu yapmak için grafik taslaklarından birine bir kez sol tıklayın ve uygun metni girin. Mesajın Word kullanılarak düzenlenen ve formatlanan son hali Şekil 1'de gösterilmektedir. 18.5.

Pirinç. 18.5. Son mesaj

Mesaj oluşturulduktan sonra geriye kalan tek şey alanları doldurmaktır. Kime(Bu) ve Ders(Konu) düğmesine basın, ardından düğmeye basın Göndermek(Göndermek).

Yorum

Mesajımız HTML formatında kaydedilip gönderildiğinden, bazı formatlar kaybolabilir veya değiştirilebilir. Word'de mesaj oluştururken bunu aklınızda bulundurun! Bazen oluşturulan mesajları ek olarak eklemek daha iyidir.

Burada yalnızca Outlook ve diğer Office uygulamalarının birlikte çalışmasının genel prensibini ele aldığımızı bir kez daha hatırlatalım. Nesnelerin eklenmesinin yanı sıra (ikiden fazla var), ayrıca formlar, çerçeveler, stiller, tablolar, alanlar da var... Liste uzayıp gidiyor. Microsoft Office uygulamalarının dünyası geniştir ve gerçekten çok işlevlidir. Bunu Outlook ve diğer mevcut uygulamalarla paralel olarak öğrenin. Eninde sonunda yol, yürüyenin hakimi olur...

Bir belgeyi rota boyunca dağıtma

Bir belgenin rota boyunca dağıtımı(Yönlendirme), bir belgenin e-posta yoluyla iş arkadaşlarına belirli bir sırayla gönderilmesidir. Postalama sırası denir belge rotası.

Belgeyi alan muhatap, değişiklik ve yorumlarını yapabilir ve belgeyi yol boyunca daha ileriye gönderebilir. Rotanın sonunda, belge yönlendirme listesinde belirtilen tüm alıcılar tarafından görüntülendikten sonra, belgenin iadesini talep edebilir veya belgenin hedeflendiği kullanıcıyı, örneğin bir proje yöneticisini belirtebilirsiniz.

Örnek 18.6. Bir rota boyunca belge gönderme

> Dosya > Aç… (gerekli belgeyi açın)

> Dosya > Gönder > Rota boyunca. . .

Nashatyrev Anton kime

Mokhovikov Oleg Komu

Mesaj metni:= Değerli meslektaşlarımız! Ekteki belgeyi okuyun ve yazılanlarla ilgili düşüncelerinizi ve yorumlarınızı belirtin. Şimdiden teşekkür ederim Yegor Usarov.

birer birer

Tamamlandığında geri dön

Durumu izle

Göndermek

Yorum

Bu programı çalıştırırken şunları görebilirsiniz: diyalog kutularıÜçüncü tarafların kurcalaması ve Outlook verilerine erişim hakkında Outlook güvenlik uyarıları. Bu durumda, her zaman erişime izin vermeyi kabul edin (sonuçta, bu istek sizin eylemlerinizden gelir ve bunu beklersiniz).

Bir belgeye belirlenmiş bir rota ekleyerek belgeyi hemen göndermek yerine daha sonra gönderebilirsiniz. Bunu yapmak için programın son adımında düğmeye basmanız gerekir. Eklemek(Kayma Ekle).

> Dosya > Gönder > Sonraki alıcı...

Belgeyi gönder Nashatyrev Anton

Bir rota boyunca bir belge göndermeyi reddetmek ve rotanın bağlantısını tamamen kesmek için düğmeye tıklamanız gerekir. Temizlemek(Temizlemek).

Örneğe geri dönelim. Düğmeye basıldıktan sonra Göndermek(Rota), alanda belirtilen metinle otomatik olarak bir mesaj oluşturulacaktır. Mesaj metni(Mesaj Metni) ve gönderilmesi gereken ekli bir belge ile (Şekil 18.6). İlk alıcının (örneğimizde bu Anton Nashatyrev'dir) sorumlu bir şekilde yapılandırıldığını varsayalım, yani alınan mesajı gözetimsiz bırakmayacak veya okumadan silmeyecek, ancak ona doğru şekilde tepki verecektir: yalnızca postaları okumakla kalmayacak mesajı ve ekteki belgenin kendisini okuyacak, aynı zamanda dileklerini ve yorumlarını da ekleyecek ve ardından bir sonraki muhabire gönderecektir. Bunun nasıl olduğunu takip etmeye çalışalım.

Gönderilen belgenin kendisini açmak için, alıcının yalnızca mesajdaki ekli belge simgesine çift tıklaması yeterlidir. Daha sonra alıcı, belgede her zamanki gibi değişiklik yapar. İşin sonunda belgeyi rota boyunca daha ileriye göndermelidir.

>Dosya>Gönder>Sonraki alıcı...

"Oleg Mokhovikov" belgesini gönder

Pirinç. 18.6. Belge dağıtımını içeren mesaj

Bundan sonra ne olacak? İlk olarak mesaj, posta listesindeki bir sonraki alıcıya - Oleg Mokhovikov'a gönderilecektir. Halihazırda yapılan değişikliklerle birlikte belgeyi okuyabilecek ve kendi değişikliklerini yapabilecektir. İkinci olarak, belge posta listesinde taşındığında orijinal gönderen bilgilendirilecektir çünkü iletişim kutusu Rota(Yönlendirme Fişi) onay kutusu seçildi Durumu izle(İzleme Durumu).

Her şey yolunda giderse, tüm posta listesi bitene kadar belge posta listesi aracılığıyla tanıtılacaktır. bu belgenin. Yoldaki son alıcıdan, değiştirilen belgeyi postayı başlatan kişiye iade etmesi istenecek ve böylece daire kapatılacaktır.

Süreci hızlandırmak için belgeyi tek tek değil herkese aynı anda gönderebilirsiniz. Bu durumda değişiklikleri birleştirmek gönderenin omuzlarına düşer.

Outlook ve Excel

Kitabın en başından itibaren bir mesaj oluştururken mesajın gövdesi olarak sadece metin olarak değil, bir tablo halinde aktarmaya çalıştık. Excel araçlarını kullanmak, yalnızca tablo ekleme sorununu değil aynı zamanda ilgili bileşenleri (örneğin Excel grafikleri) de kolayca çözmenize olanak tanır.

Outlook ve Excel'in birlikte çalışmasına bir örnek olarak, kitabın her bölümünün sayfa sayısına ilişkin verileri içeren bir tablo ve kitaptaki her bölümün yüzdesini grafiksel olarak görüntüleyen bir Excel grafiği içeren bir mesaj göndermeyi düşünün.

Excel kullanarak mesaj oluşturma

Word'de olduğu gibi iki şekilde mesaj oluşturabilirsiniz. Ancak Word'de ikinci seçeneği seçtiysek (Outlook'tan mesaj oluşturmak), şimdi doğrudan Excel uygulamasından tablo göndermeye bakalım.

Pirinç. 18.7. Outlook Mesajı (düzenleyici Microsoft Excel)

Örnek 18.9. Excel kullanarak mesaj oluşturma

>Dosya > Gönder > Mesaj

Geçerli sayfayı ileti gövdesine ekle

Konu:= İstatistik

Giriş:= Bu mesajın içeriği...

Yorum

Giriş alanına kullanıcı girebilir SMS(yorum) tablodan önce.

Yukarıda belirtildiği gibi, Şekil 2'de gösterilen tabloyu göndermeyi düşüneceğiz. 18.10. Bu aşamada tablo yalnızca metin içerir ve ek bir biçimlendirmeye sahip değildir.

Bir tabloyla çalışmak

Tablo içeren bir mesaj göndermeden önce, onu biçimlendirmeniz önerilir: başlığı vurgulayın, sınırları vurgulayın vb. Ancak Outlook'un özellikleri yalnızca tabloyu biçimlendirmenize değil, aynı zamanda mantığı üzerinde çalışmanıza da olanak tanır. Örnek 18.10'da, kitaptaki tüm sayfaların toplamını içeren "Toplam" adlı başka bir satır ekledik ve ardından tabloyu buna göre şekillendirdik.

Mesajın metni hücreye sığmazsa kenarları genişletilebilir. Bunu yapmak için, fare işaretçisini hücrelerin adı veya numarasının bulunduğu bağlantı noktasına getirin (işaretçi çift başlı oka benzeyecektir) ve basılı tutarken sol düğme fareyi kullanarak sütun veya satır sınırlarını gereken mesafeye taşıyın.

Örnek 18.10. Excel tablosuyla çalışma

(Düzenleniyor)

A6:= Toplam

Wb Otomatik Toplamı (Biçimlendirme)

A1:Вб (Farenin sol düğmesini basılı tutarken seçin)

> Biçim > Otomatik biçimlendir...

Pirinç. 18.8. Excel elektronik tablosuyla biçimlendirilmiş mesaj

Yorum

Otomatik stil kullanmanın yanı sıra aynı isimli araç çubuğundaki düğmeleri kullanarak ek biçimlendirme uygulayabilirsiniz.

Excel Grafiği Ekleme

Excel'in yeteneklerini ve bu uygulamanın Outlook ile kullanımını göstermenin bir sonraki adımı, çalışma sayfasındaki verileri net bir grafik biçiminde temsil eden bir grafik oluşturmaktır.

Örnek 18.11. Excel Grafiği Ekleme

> Ekle > Grafik... Standart

Tip Dairesel

Grafik başlığı:= Orijinal görünümde Outlook

Veri İmza Paylaşımları

Pirinç. 18.9. Oluşturulan diyagram

Yorum

Grafiği oluşturmaya başlamadan önce A2:B6 aralığını seçmemiş olsaydık, bunu daha sonra Grafik Sihirbazının ikinci adımında ayarlayabilirdik. Bu durumda Veri Aralığı alanına karmaşık bir formülü manuel olarak girmenize kesinlikle gerek yoktur. Fare ile çalışma sayfasında istediğiniz aralığı seçmeniz yeterlidir, sihirbazın iletişim kutusu seçime müdahale etmeyecek şekilde daraltılacak ve formül otomatik olarak görünecektir.

Bir grafik eklendiğinde kullandığınız tabloyla çakışabilir. Bir diyagramı taşımak için onu seçin ve farenin sol düğmesini basılı tutarak istediğiniz konuma sürükleyin.

Şimdi doğrudan diyagramın kendisine bakalım. Boyutu çok küçük olan veri çemberinin kendisi dışında tüm öğeler net ve güzel bir şekilde görüntülenir. Diyagramın alanını büyütmek için, içinde daire ve metin açıklamalarının yazılı olduğu görünmez kareye tıklamanız gerekir (Şekil 18.9). Köşelerinde seçim tutamaçlarının bulunduğu kare bir çerçeve görünecektir. Bu tutamaçları asın ve seçim çerçevesini daire ihtiyacınız olan boyuta gelinceye kadar uzatarak sürükleyin.

Böylece mesaj tamamen gönderilmeye hazır, geriye sadece mesaj alıcısının adresini girip butona basmak kalıyor. Sayfayı gönder(Bu Sayfayı Gönderin).

Mesajımızın kullanıcıya nasıl gösterileceği özellikle ilgi çekicidir, çünkü ilk olarak HTML formatına dönüştürülür ve ikinci olarak her alıcıda Excel yüklü olmayabilir. Mesaj gönderip aldıktan sonra şuraya gidin: V dosya Gelen kutusu(Gelen Kutusu) ve oluşturulan mesajı açın (Şek. 18.10).

Pirinç. 18.10. Tablo ve grafikle mesaj alındı

Öncelikle gördüğünüz gibi alana girilen metin giriiş(Giriş) tablonun önünde yer alır ve tablodan bir çizgiyle ayrılır. İkinci olarak tablo formatı korunur. Ve son olarak gurur duyuyoruz - diyagram, oluşturulan şemayla (format, veri vb.) tamamen eşleşiyor. Eksik olan tek şey, mesajımızı Outlook'tan değil Excel'den oluşturduğumuz için imzanın olmaması. Bu kusur, göndermeden önce > .Ekle > İmza > Saygılarımızla komutunu çalıştırarak düzeltilebilir.

Örnek 18.12. İmza ekleme

> Ekle > İmza > Saygılarımla

Yorum

Genel olarak konuşursak, gerekmese de bazen gönderilerin ek olarak düzenlenmesi ve biçimlendirilmesi gerekebilir. Tabloyu oluşturduktan sonra (ile Excel'i kullanma) kullanıcı her zaman mesajı açabilir ve düzenleyebilir: bir imza veya bir dizi ek yorum ekleyebilir, ayrıca bir arka plan ekleyebilir, bir resim ekleyebilir vb.

Değişim klasörü

Exchange klasörleriyle çalışmak, tüm Office uygulamalarında rota dağıtımı kadar yaygındır. Bu özelliğin özü, etkin belgeyi Microsoft Exchange sunucusunun ortak klasörlerine yerleştirmektir. Böylece kullanıcı, çalışma grubunun tüm üyelerine bu belgeye erişim hakkı verir.

Örnek 18.13. Exchange klasörüne gönder

> Dosya > Gönder > Exchange Klasörü…

Dosya Seç < Общая папка>

Belge paylaşılan bir klasöre yerleştirildikten sonra, her kullanıcı bilgi görüntüleme penceresindeki uygun bağlantıya tıklayarak belgeyi açabilir (Şekil 18.11).

Outlook ve PowerPoint

Microsoft PowerPoint çok yönlü bir sunum aracıdır. Bir sunum oluşturduktan sonra kullanıcı bunu şu şekilde gösterebilir: yerel bilgisayar ve tüm çalışma grubu için çevrimiçi bir sunum hazırlayın. PowerPoint sunumu HTML formatında teslim edilir, dolayısıyla katılımcıların bunu görüntülemek için yalnızca bir tarayıcıya ihtiyacı vardır. İnternet Explorer 4.0. Böylece sunum hem şirket genelinde hem de farklı yerlerde bulunan küçük bir grubun üyeleri arasında gerçekleştirilebilir. Katılımcı sayısı sınırlı değildir ancak sunuma 16'dan fazla dinleyicinin katılması durumunda, sunumun gerçekleştirilmesi için özel bir Microsoft NetShow Server sunucu uygulamasının kullanılması gerekmektedir.

Herhangi bir toplantının sorunu onun planlanmasıdır. Elbette konferansın düzenlenebilmesi için konuşmacının isteğinin yanı sıra katılımcıların da rızası gerekiyor. Düzenli bir konferans olması durumunda, tüm katılımcıların katılımı, hepsinin bir arada ve yaklaşık olarak aynı anda konferans için belirlenen odada toplanmasıyla teyit edilir. Sunum yapan kişi, Outlook'u kullanan diğer toplantılar gibi bir PowerPoint elektronik konferansı planlayabilir.

Pirinç. 12.18. Sunum ve Diyalog Bir sunumu yayınlamayı planlamak

Örnek 18.14. Yayın planlaması PowerPoint sunumları

> Slayt gösterisi > Canlı yayın > Ayarla ve planla...

Açıklama:= "Orijinal haliyle Microsoft Outlook 2002"(Şekil 18.12)

Parametreler... Yayını ayarlama (Şek. 18.13)

Görüntüleme modu Yeniden boyutlandırılabilir

Atamak…

Bir ad girin veya seçin:< sunum katılımcıları

Gerekli

Göndermek

(Bir yayının planlandığını size bildiren bir iletişim kutusu görünecektir)

Pirinç. 18.13. İletişim penceresi Yayın Seçenekleri

Yorum

Anahtarlar Yalnızca ses(Yalnızca ses) ve Video ve ses(Video ve Ses) sunum yapan kişinin bilgisayarında bir mikrofon ve video kamera varsa ve katılımcıların bilgisayarlarında ses ve video oynatma ekipmanı varsa kurulumu mantıklıdır. Örneğimizde bunu varsaymıyoruz, dolayısıyla onay kutusu işaretlidir HAYIR(Hiçbiri).

Otomatik olarak doldurulan toplantı formu (Şekil 18.14) daha önce tartışılanlarla aynıdır, Bkz. Bölüm 2, Takvim ve Bölüm 10, Outlook'ta İşbirliği Yapma.

Yorum

Bir sunumun geniş bir izleyici kitlesine canlı yayınlanmasının tek zorunlu koşulu, ağa (küresel veya yerel) bilgisayar bağlantısıdır. Teknik koşullar buna izin vermediği takdirde ek özellikler kullanılamaz.

Katılımcıların zamanı ve kompozisyonu üzerinde anlaştıktan sonra doğrudan gösteriye geçebilirsiniz.

Pirinç. 18.14. Toplantı formu

Örnek 18.15. Sunumun canlı yayını

> Slayt gösterisi > Canlı yayın > Yayını başlat...

Planlanmış bir konferans düzenlerken, sunum yapan kişi bunu Outlook 2002'deki toplantı planlama arayüzünü kullanarak yayınlamayı planlar. Belirtilen zamanda, katılımcıların bilgisayar ekranlarında, tıkladıktan sonra katılımcının bir düğme göreceği bir toplantı hatırlatma penceresi görünecektir. sunumun giriş sayfasının yükleneceği yer (Şekil 18.15). Sunum yapan kişi slaytların değişimini kontrol eder. Katılımcıların bilgisayar ekranlarında slaytlar normal slayt gösterisindeki gibi gösterilmektedir.

Pirinç. 18.15. Canlı sunum için ana sayfa

Sunum sırasında katılımcılar özel tartışmalar yapabilir, sunum yapan kişiye sorular sorabilir ve yanıtları Outlook aracılığıyla e-posta yoluyla alabilir.

Outlook ve Erişim

Microsoft Access evrensel bir veritabanı yönetim sistemidir ve Outlook evrensel bir bilgi yönetim sistemidir. Bu tanımlardan yola çıkarak bu uygulamaların kendi aralarında bilgi alışverişi sağlayacak araçlara sahip olduğunu varsaymak doğaldır. Ancak bilgi alışverişinin yanı sıra Outlook, Word veya Excel gibi, Microsoft Access araçlarını kullanarak mesaj oluşturma yeteneğine de sahiptir. Ancak bu durumda bu araçlar biçimlendirme veya düzenleme alanında değil, gönderme ve yayınlama için veri sağlama alanındadır.

Bu bölümde, bilgileri içe aktarmanın bir örneğine bakacağız. adres defteri Outlook'u Access veritabanınıza aktarın ve az önce içe aktardığınız bilgileri içeren bir mesaj oluşturun.

Bilgi değişimi

Öncelikle Access'i açın ve bir veritabanı oluşturun. Daha sonra amacımız Outlook adres defterinden verileri içeren bir tablo oluşturmak olacaktır.

Örnek 18.16. Outlook'tan Access'e veri aktarma

> Dosya > Dış Veri > İçe Aktar…

Outlook dosya türü (Exchange/Outlook İçe Aktarma Sihirbazı otomatik olarak başlayacaktır)

> Adres Defterleri > Outlook Kişileri Adres Defteri

Yeni bir tabloda

(Bu adımda içe aktarılan verilerin parametrelerini tanımlamanız ve içe aktarılmasının gerekip gerekmediğini öğrenmeniz istenir)

İçe aktarma

Tabloya aktar:= Kişiler

Pirinç. 18.16. İçe aktarılan verileri içeren Microsoft Access tablosu

İçe aktarmanın ardından beklendiği gibi Access'te yeni bir tablo görünecek Kişiler, Outlook adres defterindeki bilgileri içerir. İçe aktarma sonucu Şekil 2'de gösterilmektedir. 18.16.

Erişim Verileri Sayfasıyla Çalışma

Aşağıdaki örneği düşünün. Diyelim ki proje katılımcılarından biri, bilgileri diğer ekip üyeleri için ilginç ve belki de gerekli olan bir veri tabanı oluşturdu. Bu sorunun birkaç çözümü var ancak biz Erişim Veri Sayfası içeren bir mesaj gönderme seçeneğine odaklanacağız. Aslında mesaj, veritabanına bağlanan ve verileri görüntüleyen bir ActiveX nesnesine sahip bir HTML sayfası içerir.

Örnek 18.17. Erişim Veri Sayfası ile bir mesaj oluşturun

> Eylemler > Yeni mesaj şunu kullanıyor... > Microsoft Office >Microsoft Access Veri Sayfası

(Erişim bir sihirbazla açılacaktır Yeni sayfa veri erişimi)

Oluşturucu

Veri kaynağını seçin:=< Veritabanı>

Prosedürleri tamamladıktan sonra veri ızgarasını içeren bir sayfa açılacaktır. Bu yüzden öncelikle sayfada yer alacak bilgi alanlarını yerleştirmeniz gerekiyor. Bunu yapmak için gerekli alanları tablo ızgarasına sürükleyin ve adını örneğin şununla değiştirin: Kişiler. Daha sonra mesaj alıcılarının adını girin ve düğmesine tıklayın. Bir kopya gönderin.

Kullanıcı, bir mesajı göndermeden önce mesajın alıcıya nasıl görüntüleneceğini görebilir. Bunu yapmak için > Dosya > web sayfası önizlemesi komutunu seçin. Mesajın alıcısı için aynı şekilde görüntülenecek olan yüklü bir sayfayla bir Web tarayıcısı açılacaktır.

Pirinç. 18.23. Access'ten gelen verileri içeren web sayfası

Düğmeleri kullanma Geri ve İleri, tablo verileri arasında gezinebilirsiniz Kişiler. Ayrıca uygun erişim parametrelerini belirterek tabloyu düzenleyebilir (kayıt ekleyebilir veya silebilir), veri filtrelemeyi vb. düzenleyebilirsiniz. Ancak bu, bu kitabın kapsamı dışındadır.

Özet

Bu bölümde Office ve Outlook uygulamalarının birlikte çalışma olasılığına baktık. Gerçekten, Outlook'u Word, Excel, PowerPoint ve Access tarafından sağlanan araçlarla birlikte kullanmak, zengin mesajlar oluşturmanıza ve bilgileri paylaşmayı ve bunlara erişmeyi kolaylaştırmanıza olanak tanır.

Kelime. Bir mesajı biçimlendirme. Word'ü varsayılan düzenleyiciniz olarak kullanma. Belgenin rota boyunca dağıtımı.
Excel. Tablo ve grafik içeren bir gönderi oluşturun. Belgeleri Exchange sunucusundaki ortak klasörlere yerleştirme.
Priz. Bir sunum sunmak için çevrimiçi bir toplantı düzenleyin.
Erişim. Verileri Outlook'tan Access'e aktarın. Erişim Veri Sayfası içeren bir mesaj oluşturun.

MS Word, ofisinizin daha hızlı çalışmasını sağlamak için bir dizi klavye kısayolu sağlar. MS Word'ü çok kullanmanız gerekiyorsa, birkaç yararlı klavye kısayolunu öğrenmeniz önemle tavsiye edilir. -Hızlı çalışmanıza yardımcı olacaktır. Tıklayabilirsiniz Ctrl+B metin yapmak kalın harflerle, Ctrl+U Metnin altı çizili olmasını sağlamak için. Bu klavye kısayolları, MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint vb. gibi Microsoft Office'in tüm bölümlerinde çalışır.

Ancak varsayılan olarak MS Word şunları sağlamaz: Bir komutu yazmak için kısayol.Üstü çizili komut sıklıkla kullanılan bir komut olsa da, Microsoft'un bu komutu oluşturmamış olması şaşırtıcıdır. Üstü çizili için klavye kısayolları. Ancak iyi olan şey, MS Word'ü böyle bir klavye kısayolu oluşturacak şekilde yapılandırabilmemizdir. hızlı erişim. Bugün size nasıl kurulacağını öğreteceğim hızlı yol Metnin üstü çizili olmasını sağlamak için.

Üstü çizili nedir?

Bazen bir belgede belirli bir metne ihtiyacınız olmaz, ancak onu kaldırmak da istemezsiniz. Bu gibi durumlarda metnin üstünü çizebilirsiniz. Daha sonra kullanılmak üzere (ve hatta daha sonra dahil edilmek üzere) belgede bir metin parçası kalacaktır, ancak aynı zamanda üstü çizili çizgiler okuyucuya metnin artık alakalı olmadığını gösterecektir. Şuna benzer: üstü çizili

MS Word'de Üstü Çizili Kısayol Nasıl Yüklenir

Aşağıdaki işlemi yalnızca bir kez yapmanız gerekecek ve bundan sonra seçilen tuş kombinasyonuna basarak metnin üzerini çizebileceksiniz.

Herhangi bir MS Word belgesini açın. Boş bir belgeyi bile açabilirsiniz.

Ctrl + D'ye basın Yazı Tipi iletişim kutusunu açmak için. Bu pencere yazı tipi biçimlendirme seçeneklerini gösterir.

Şimdi Ctrl + Alt'a basın ve bu tuşların ikisini de basılı tutarak artı tuşuna basın sayısal tuş takımında (Numpad)

İmleç tek şeklinde bir karanfil şekline dönüşecektir. Ctrl + Alt tuşlarını bırakın ve Yazı Tipi iletişim kutusundaki Üstü Çizili seçeneğine tıklayın (yukarıdaki resimde kırmızı daire olarak gösterilmiştir).

Klavyeyi Özelleştir iletişim kutusu açılacaktır. İmleci alana yerleştirin Yeni yazdırma kısayolunun anahtarı ve seçeneğin üzerini çizmek için ayarlamak istediğiniz kısayol tuşu kombinasyonuna basın. üstüne koydum Ctrl + Üst Karakter + S... Bu şekilde de kurulum yapabilirsiniz. İmleci şuraya yerleştirin basmak - yeni kısayol tuşu ve Ctrl + Shift + S tuşlarına basın.

MS Word, bastığınız tuşları otomatik olarak yakalayacaktır. Shift, Alt, Ctrl ve tuşun herhangi bir kombinasyonunu kullanabilirsinizİle mektup. Zaten başka bir komuta atanmış bir tuş kombinasyonuna basarsanız, MS Word size bu bilgiyi gösterecektir. Mevcut bir kısayolun üzerine yazmamak en iyisidir. Ctrl + Shift + iyi bir kombinasyondur.

Düğmeye tıklayın AtamakÜstü çizili kısayolu ayarlamak için.

Şimdi çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için bir MS Word belgesine bir şeyler yazın. Metni seçin ve Ctrl + Shift + S tuşlarına (veya seçtiğiniz kombinasyona) basın. Seçilen metnin hemen üzeri çizilecektir.

Umarım bu küçük kurulum ipucunu bulmuşsunuzdur üstü çizili etiket MS Word'de faydalıdır. Bu konuyla ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bu sayfadaki yorum bölümünden bana sormaya çekinmeyin. Size yardımcı olmak için elimden geleni yapacağım. TechWelkin'i kullandığınız için teşekkür ederiz!

Outlook ve Word arasındaki etkileşim belki de işbirliğinin en tipik örneğidir. Yukarıda zaten kullanıcının mesaj editörü olarak Microsoft Word'ü belirtebileceğini belirtmiştim.

Örnek 18.1. Mesaj düzenleyici olarak Word

(Outlook uygulamasını kullanarak)

> Araçlar >Seçenekler Mesaj

Microsoft Word'ü mesaj düzenleyici olarak kullanma

RTF formatındaki mesajları okumak için Microsoft Word'ü kullanın

Word kullanmanın bir örneği olarak, belirli bir kitabın yapısını gösteren bir diyagram ve kıvırcık metin içeren bir mesaj oluşturmayı düşünün.

Word kullanarak mesaj oluşturma

Word'ü kullanarak mesaj oluşturmanın iki yolu vardır:

Word uygulamasını başlatın, bir belge oluşturun ve > Dosya > Gönder > Mesaj komutunu seçin.
Komutu seçerek doğrudan Outlook'ta > Eylemler > Microsoft Word'ü kullanarak yeni mesaj (Şekil 18.1).

Pirinç. 18.1. Outlook mesajı (Microsoft Word düzenleyicisi)

Kıvırcık metin ekleme

O halde öncelikle bir WordArt nesnesi kullanarak mesajımız için güzel bir başlık oluşturalım.

Örnek 18.2. WordArt Nesnesi Ekleme

> Ekle > Çizim > WordArt

İstediğiniz metin stilini seçin Tamam

Metin:= Kitap yapısı Kalın Tamam

(Biçim Paneli) Ortalanmış

Eylemlerimiz sonucunda ortasında sarı degrade dolgulu, güzel tasarlanmış bir metin görünecektir (Şekil 18.2).

Bu nesnenin özelliklerini değiştirmek için araç çubuğundaki aynı isimli düğmeleri kullanabilirsiniz. Bizim durumumuzda dolgu rengini sarıdan maviye değiştirelim.

Pirinç. 18.2. Mesajdaki WordArt metni

Pirinç. 18.3. İletişim penceresi Doldurma yöntemleri

Örnek 18.3. WordArt Nesnesi Özelliklerini Değiştirme

(WordArt araç çubuğunda)

WordArt Nesne Formatı Renk ve Çizgiler

Renk Doldurma yöntemleri...

Gradyan

Tek renk Renk1 Mavi

Kapak tipi Merkezden

Seçenekler (Şek. 18.3)

Grafik ekleme

Düşündüğümüz bir sonraki adım, bu arada, Word'deki yeniliklerden biri olan bir diyagram eklemek.

Örnek 18.4. Grafik ekleme

> Ekle >Organizasyon Şeması...

Grafik türünü seçin (Şek. 18.4)

Pirinç. 18.4. İletişim penceresi Grafik kütüphanesi

Örnek 18.5. Diyagrama dal ekleme

(Diyagramın kökünü vurgulayın)

(Organizasyon Şeması panelinde) Şekil ekleme

Otomatik Biçim

Bir grafik stili seçin: Kabartmalı Degrade

Pirinç. 18.5. Son mesaj

Mesaj oluşturulduktan sonra geriye kalan tek şey alanları doldurmaktır. Kime(Bu) ve Ders(Konu) düğmesine basın, ardından düğmeye basın Göndermek(Göndermek).

Yorum

Bir belgeyi rota boyunca dağıtma

Bir belgenin rota boyunca dağıtımı(Yönlendirme), bir belgenin e-posta yoluyla iş arkadaşlarına belirli bir sırayla gönderilmesidir. Postalama sırası denir belge rotası.

Örnek 18.6. Bir rota boyunca belge gönderme

> Dosya > Aç... (gerekli belgeyi açın)

> Dosya > Gönder > Rota boyunca. . .

Nashatyrev Anton kime

Mokhovikov Oleg Komu

Mesaj metni:= Değerli meslektaşlarımız! Ekteki belgeyi okuyun ve yazılanlarla ilgili düşüncelerinizi ve yorumlarınızı belirtin. Şimdiden teşekkür ederim Yegor Usarov.

birer birer

Tamamlandığında geri dön

Durumu izle

Göndermek

Yorum

Bu programı çalıştırırken, Outlook güvenlik iletişim kutuları üçüncü tarafların Outlook verilerine müdahalesi ve erişimi konusunda sizi uyarabilir. Bu durumda, her zaman erişime izin vermeyi kabul edin (sonuçta, bu istek sizin eylemlerinizden gelir ve bunu beklersiniz).

> Dosya > Gönder > Sonraki alıcı...

Belgeyi gönder Nashatyrev Anton

Bir rota boyunca bir belge göndermeyi reddetmek ve rotanın bağlantısını tamamen kesmek için düğmeye tıklamanız gerekir. Temizlemek(Temizlemek).

>Dosya>Gönder>Sonraki alıcı...

Belgeyi "Oleg Mokhovikov"a gönder

Pirinç. 18.6. Belge dağıtımını içeren mesaj

Her şey yolunda giderse, belgenin tüm posta listesi bitene kadar belge, posta listesi aracılığıyla yükseltilecektir. Yoldaki son alıcıdan, değiştirilen belgeyi postayı başlatan kişiye iade etmesi istenecek ve böylece daire kapatılacaktır.

Süreci hızlandırmak için belgeyi tek tek değil herkese aynı anda gönderebilirsiniz. Bu durumda değişiklikleri birleştirmek gönderenin omuzlarına düşer.

Kullandığınız Word veya Outlook sürümüne bağlı olarak şunları yapıştırabilirsiniz: Word belgesi ve ona çeşitli nesneler ekleyin (örneğin, PDF dosyaları, diyagramlar veya Excel sayfaları) veya bağlantı veya yerleştirme kullanarak e-posta mesajı gönderin. Sekmede bir nesne eklemek için Sokmak düğmeye bas Bir obje.

Yeni bir nesne ekleme

Yaratmak yeni dosya Bir Word belgesine veya e-postaya eklemek için:

Tavsiye:

Bölümdeki bilgiler Sonuç seçilen nesne türüne ve onay kutusu durumuna göre belirlenir Bir simge olarak(kurulu olsun ya da olmasın). Bu bilgi, tam olarak neyin ve hangi biçimde eklenmesi gerektiğine karar vermenize yardımcı olacaktır.

Eklenen nesnedeki verileri değiştirmek için nesneye çift tıklayın.

Mevcut bir dosyayı bağlama veya gömme

Önceden oluşturulmuş bir nesneyi bağlamak veya gömmek için:

Gömülü nesneler ve ilgili nesneler

Gömülü nesneler bir Word dosyasının veya e-posta mesajının parçası haline gelirler ve bir kez eklendikten sonra orijinal dosyayla olan bağlantıları kesilir.

İlgili nesneler kaynak dosya değiştiğinde güncellenebilir. İlgili veriler kaynak dosyada saklanır. Word dosyası veya posta mesajı (hedef dosya), yalnızca kaynak dosyanın konum bilgilerini saklar ve ilişkili verilerin bir görünümünü görüntüler. Dosya boyutu önemliyse bağlantılı nesneleri kullanın.

Kategoride popüler: