بيت › تعليم › نماذج الوصول الفرعية تطلب التقارير. فرعي الوصول مللي. التقارير. إنشاء نماذج الشاشة والتقارير في قاعدة بيانات Microsoft Access

نماذج الوصول الفرعية تطلب التقارير. فرعي الوصول مللي. التقارير. إنشاء نماذج الشاشة والتقارير في قاعدة بيانات Microsoft Access

مدخل البرمجيات المرنةهي علائقية كاملة وظيفيا نظام إدارة قواعد البيانات. فهو يوفر جميع الأدوات اللازمة لتحديد البيانات ومعالجتها وإدارتها عند التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات.

نظام إدارة قواعد البيانات مدخل البرمجيات المرنة يوفر الفرصة للتحكم في تعريف هيكل ووصف بياناتك والعمل معهم وتنظيم الاستخدام الجماعي لهذه المعلومات. نظام إدارة قواعد البيانات مدخل البرمجيات المرنة كما يزيد بشكل كبير من القدرات ويسهل الفهرسة والحفاظ على كميات كبيرة من المعلومات المخزنة في العديد من الجداول. نظام إدارة قواعد البيانات مدخل البرمجيات المرنة يتضمن ثلاثة أنواع رئيسية من الوظائف: تعريف (تحديد الهيكل والوصف) للبيانات ومعالجة البيانات وإدارة البيانات. MS Access عبارة عن مجموعة مفيدةوسائل إنشاء وتشغيل نظم المعلومات.

باستخدام Access، يمكنك إجراء العمليات التالية.

1. التصميم أساسيكائنات IS - جداول ثنائية الأبعاد، مع أنواع مختلفةالبيانات، بما في ذلك حقول كائن OLE. قبل ملء جدول بالبيانات، تحتاج إلى إنشاء تخطيطه.

2. التأسيس روابطبين الجداول، مع دعم تكامل البيانات، والتحديثات الميدانية المتتالية، وحذف السجلات المتتالية.

3. إدخال البيانات وتخزينها وعرضها وفرزها وتعديلها واسترجاعها من الجداول باستخدام وسائل التحكم في المعلومات المختلفة وفهرسة الجداول والجبر المنطقي (لتصفية البيانات).

4. الإنشاء والتعديل والاستخدام المشتقاتكائنات IS (النماذج والاستعلامات والتقارير).

كائن معالجة MS Access هو ملف قاعدة البيانات,وجود اسم وامتداد تعسفي .MDB. يحتوي هذا الملف على الملف الرئيسي أشياء MS Access: الجداول والنماذج والاستعلامات والتقارير ووحدات الماكرو والوحدات النمطية. وبالتالي فإن نظام المعلومات الذي يتم إنشاؤه في Access هو ملف قاعدة بيانات MDB بالإضافة إلى أدوات Access نفسها. تشغيل مثل IS هو معالجة مستند .MDB بواسطة تطبيق Access.

المعلومات في قاعدة البيانات بيانات الدخوليتم تقديمها في شكل جداول منفصلة. في هذه الحالة، يتوافق كل عمود في الجدول مع حقل بيانات، ويتوافق كل صف مع سجل بيانات.

يتكون سجل البيانات من عدة حقول. تنطبق القاعدة التالية: سجل البيانات عبارة عن مجموعة من الحقول المترابطة التي تعتبر كلًا واحدًا. على سبيل المثال، قد يحتوي سجل البيانات على معلومات حول عميل أو منتج معين. يحتوي كل سجل بيانات في الجدول على نفس عدد الحقول. يحتوي كل حقل على نفس النوع من المعلومات. على سبيل المثال، في كل سجل بيانات لجدول معين، سيكون حقل اسم العميل مخصصًا لاسم العميل، أي. سوف تحتوي على نفس النوع من المعلومات.

يخرج أنواع مختلفةبيانات. يتم تحديد نوع البيانات لحقل بيانات معين بناءً على المعلومات التي ستكون موجودة في هذا الحقل. يتم تحديد حجم حقل البيانات حسب النوع المحدد له. ويرد وصف لأنواع البيانات وخصائصها في الجدول 2.

الجدول 2 - أنواع البيانات

نوع البيانات	طلب	مقاس
نص	نص أو مجموعة من النصوص والأرقام، مثل العنوان، والأرقام التي لا تتطلب حسابات، مثل أرقام الهاتف. أرقام العناصر أو الرمز البريدي.	ما يصل إلى 255 حرفا. يتم تخزين الأحرف التي تم إدخالها في الحقل فقط، ولا يتم تخزين المواضع غير المستخدمة في حقل النص. للتحكم في الحد الأقصى لعدد الأحرف التي تم إدخالها، يجب عليك تحديد خاصية FieldSize.
حقل مذكرة	نص أو أرقام طويلة، مثل التعليقات أو الأوصاف. لا يمكن فهرسة حقول MEMO أو فرزها. لتخزين النص المنسق أو المستندات الطويلة بدلاً من حقل MEMO. يجب عليك إنشاء حقل كائن OLE.	ما يصل إلى 65535 حرفا.
رقم	البيانات الرقمية المستخدمة في العمليات الحسابية الرياضية، باستثناء الحسابات التي تتضمن معاملات نقدية (التي يُستخدم لها النوع النقدي). نوع وحجم القيم التي يمكن تضمينها في حقل الرقم. يمكن تغييره في خاصية FieldSize. على سبيل المثال، في هذا المجال. تشغل بايت واحد على القرص، ويمكن إدخال الأعداد الصحيحة فقط (بدون منازل عشرية) من 0 إلى 255.	1، 2، 4 أو 8 بايت. 16 بايت فقط لرموز النسخ المتماثل.
التاريخ/الوقت	التواريخ والأوقات. تخزين قيم التاريخ والوقت في حقل التاريخ/الوقت يضمن الفرز الصحيح. جميع التغييرات التي تم إجراؤها على تنسيقات التاريخ والوقت في نافذة لوحة اللغة والمعايير إدارة ويندوز، سوف ينعكس تلقائيًا في حقول نوع التاريخ/الوقت.	8 بايت.
عملة	قيم العملة. يتم استخدام نوع العملة لمنع التقريب أثناء العمليات الحسابية. يفترض ما يصل إلى 15 حرفًا في الجزء الصحيح من الرقم و4 في الجزء الكسري.	8 بايت.
العداد (الرقم التلقائي)	الإدراج التلقائي للتسلسل (يختلف بمقدار 1) أو أرقام عشوائيةعند إضافة إدخال. لإنشاء عداد تزايدي، اترك جميع إعدادات الخصائص في أسفل النافذة كما هي (افتراضي)، مع تعيين خاصية FieldSize على عدد صحيح طويل، وتعيين خاصية القيم الجديدة على زيادة. لإنشاء عداد أرقام عشوائي، يجب ضبط خاصية القيم الجديدة على عشوائي.	4 بايت. لرموز النسخ المتماثل - 16 بايت.
منطقي (نعم/لا)	مجالات. تحتوي على قيمة واحدة أو قيمتين فقط، مثل نعم/لا، صحيح/خطأ. على الخروج.	1 بت.
كائنات OLE	الكائنات (على سبيل المثال، المستندات مايكروسوفت وورد. جداول البيانات مايكروسوفت اكسلوالصور والأصوات والبيانات الأخرى) التي تم إنشاؤها في برامج أخرى تستخدم بروتوكول OLE. يمكن ربط الكائنات أو تضمينها في جدول Microsoft Access. لعرض كائن OLE في نموذج أو تقرير، يجب عليك استخدام عنصر التحكم "إطار الكائن المرفق".	ما يصل إلى 1 جيجابايت
معالج البحث	يتم إنشاء حقل. يتيح لك تحديد قيمة من جدول آخر أو من قائمة القيم باستخدام مربع التحرير والسرد. عند تحديد هذا الخيار في قائمة أنواع البيانات، يتم تحميل معالج لتعريفها.	الحجم هو نفس حجم حقل المفتاح، وهو أيضًا معالج البحث، وعادةً ما يكون 4 بايت.
الارتباط التشعبي	الحقل الذي يتم تخزين الارتباطات التشعبية فيه. يمكن أن يكون الارتباط التشعبي إما من نوع UNC (اصطلاح التسمية العالمي - تنسيق مسار ملف قياسي مع تضمين خادم الشبكة) أو عنوان URL (محدد موقع الموارد - عنوان كائن على الإنترنت أو شبكة داخلية مع تضمين نوع بروتوكول الوصول). يمكن أن يتكون الارتباط التشعبي من أربعة أجزاء: النص الذي يظهر في حقل أو عنصر تحكم؛ المسار إلى الملف (بتنسيق مسار UNC) أو الصفحة (URL)؛ عنوان إضافي - الموقع داخل ملف أو صفحة؛ تلميح الأداة - نص يتم عرضه كتلميح أداة.	لا يزيد طول كل جزء من الارتباط التشعبي عن 2048 حرفًا.
ملحوظة:توفر أنواع البيانات الرقمية والعملة والمنطقية، بالإضافة إلى التاريخ/الوقت، تنسيقات عرض قياسية. لتحديد تنسيقات لكل نوع بيانات، يجب عليك تحديد خاصية التنسيق. بالنسبة لكافة البيانات باستثناء كائنات OLE، يمكنك أيضًا إنشاء تنسيق عرض مخصص. لمزيد من المعلومات، راجع قسم "خاصية تنسيق الحقل" أدناه.

بالإضافة إلى الجداول، يعمل Access DBMS مع ما يلي أشياء:

نماذج؛

الطلبات؛

التقارير؛

وحدات الماكرو؛

وحدات.

الطاولة هي قاعدةكائن الوصول إلى MS. جميع الكائنات الأخرى المشتقاتويتم إنشاؤها فقط على أساس الجداول المعدة مسبقًا.

النموذج ليس كائن Access مستقل. إنه يساعدك ببساطة على إدخال المعلومات وعرضها وتعديلها في جدول أو استعلام. تؤدي الاستعلامات والتقارير وظائف مستقلة: تحديد المعلومات وتجميعها وتقديمها وطباعتها.

يحتوي كل كائن MS Access على اسم.لا يزيد طول اسم أي كائن MS Access (الجداول والنماذج وما إلى ذلك) عن 64 اِعتِباطِيّالأحرف (باستثناء النقطة وبعض أحرف الخدمة). قد يتضمن الاسم مسافات وأحرفًا روسية. يتم التعامل مع كل كائن في نافذة منفصلة، ويتم توفير وضعين للتشغيل:

1) الوضع مصمم، -عند إنشاء تخطيط أو بنية الكائن (على سبيل المثال، بنية الجدول) أو تغييرها؛

2) التشغيلالوضع - عند عرض المعلومات وتغييرها وتحديدها في نافذة مهمة IS.

بالإضافة إلى ذلك، يتضمن ملف قاعدة البيانات مستندًا آخر له نافذة خاصة به: مخطط البيانات.في هذه النافذة يمكنك إنشاء وعرض وتغيير وتمزيق مجال الاتصالاتبين الجداول. تساعدك هذه الاتصالات على التحكم في البيانات وإنشاء الاستعلامات والتقارير.

استمارة،بالمعنى الدقيق للكلمة، فهو عنصر اختياري في IS (من حيث المبدأ، يمكنك الاستغناء عنه)، ولكنه يسمح لك بتبسيط عمليات إدخال البيانات وعرضها.

طلبهو جدول مشتق يتضمن بيانات من جداول أخرى ويجري عليها عمليات مختلفة. على وجه الخصوص، قد يحتوي الطلب محسوبالحقول، أي الحقول التي تكون قيمها المهامقيم الحقول الأخرى (ربما من جداول مختلفة). بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك الاستعلامات مجموعةالعمليات، أي العمليات على مجموعة من السجلات الموحدة ببعض الخصائص المشتركة (على سبيل المثال، يمكنك جمع كمية السجلات التي لها نفس الرمز). وأخيرًا، تسمح لك الاستعلامات بإجراء تحديدات من الجداول بناءً على بعض الشروط. في مثل هذه الحالات، يتم استخدام جبر المنطق.

تقرير -هذا هو في الواقع نفس الطلب، ولكن تم تنسيقه بحيث يمكن طباعته على الورق وتقديمه إلى الإدارة (مع عناوين جميلة وإجماليات فرعية وما إلى ذلك).

في جوهرها، يتم استخدام الجداول والنماذج للحفاظ على محتويات قاعدة البيانات، وتؤدي الاستعلامات والتقارير الوظيفة الرئيسية لنظام المعلومات - استرجاع المعلومات وتحويلها وتقديمها.

خلق المشتقاتيتم الاحتفاظ بالكائنات - الطلبات والنماذج والتقارير - تقريبًا وفقًا لنفس المخطط. وهنا بعض الميزات:

بالنسبة للكائنات المشتقة، يجب عليك تحديد اسم (أسماء) الجدول (الاستعلام) الذي تم إنشاء هذا الكائن على أساسه؛

عند استخدام المعالج، يجب عليك تحديد مربع الاختيار "لوحة العناصر" على شريط الأدوات، وستظهر مجموعة من الرموز على الشاشة (الشكل 14.5)، والتي يمكنك من خلالها تصميم نموذج (تقرير، استعلام).

يمكن إنشاء أي كائنات بطريقتين: استخدام المعالج وفي وضع التصميم.

يتمتع MS Access بأدوات قوية ومريحة ومرنة مرئيتصميم الكائنات بمساعدة المعالجات، وهذا يسمح للمستخدم، مع الحد الأدنى من الإعداد الأولي، بإنشاء IS كامل بسرعة - على مستوى الجداول والنماذج وتحديدات الاستعلام والتقارير.

يقوم السادة أنفسهم بتنفيذ الإجراءات اللازمة. عند استدعاء المعالج، يتم فتح التسلسل المقابل لمربعات الحوار. بعد أن تلقى إجابات ل الأسئلة المطروحةالسيد يفعل كل شيء الإجراءات اللازمة. لنفترض أنك تريد إنشاء تقرير. سيسألك "معالج التقارير" عن الشكل الذي يجب أن يبدو عليه التقرير والبيانات التي يجب أن يحتوي عليها. بعد تلقي الإجابات، سيكون التقرير جاهزا تماما. باستخدام المعالجات الأخرى، يمكنك إنشاء جداول قاعدة البيانات والاستعلامات والنماذج.

يعد العمل مع Wizards أمرًا بسيطًا وموثوقًا وفعالًا، ويتيح لك استخدام الثراء الكامل لبرنامج Microsoft Access.

إن Builder عبارة عن أداة وصول تسهل إكمال مهمة معينة. يعد Expression Builder مفيدًا للغاية - فهو يسمح لك بإنشاء تعبير معقد بسرعة. باستخدام منشئ الاستعلام، يمكنك بسهولة إنشاء استعلامات يتم استخدامها للحصول على عينات بيانات لنموذج أو تقرير. بالإضافة إلى تلك المدرجة، لدى Access أدوات إنشاء أخرى. هذا هو منشئ الماكرو الذي يتم من خلاله إنشاء وحدات ماكرو مختلفة، بالإضافة إلى منشئي القوائم والحقول والألوان والرموز وغيرها.

1 قم بتشغيل برنامج مايكروسوفت أكسس:

عند بدء تشغيل Access، تظهر نافذة على الشاشة (الشكل 1.1)، يمكنك من خلالها:

أو يخلققاعدة بيانات جديدة، أي ملف بامتداد .MDB؛

أو يفتحقاعدة بيانات موجودة، أي ملف بامتداد .MDB.

إنشاء قاعدة بيانات.بعد تحديد أمر [File-Create...]، يظهر ملف قياسي على الشاشة (الشكل 1.2)، حيث تحتاج إلى تحديد الاسم والعنوان مخلوقملف قاعدة البيانات. على سبيل المثال، ل نظام معلوماتبالاسم دليل الهاتف.MDB.

بعد إنشاء الملف، يفتح Access ملفًا فارغًا نافذة قاعدة البيانات،وفي هذه النافذة يتم تنفيذ جميع العمليات - إنشاء كائنات قاعدة البيانات ومعالجتها. تحتوي هذه النافذة على 7 كائنات (الجداول، الاستعلامات، النماذج، التقارير، الصفحات، وحدات الماكرو، الوحدات النمطية) والمجموعات.

فتح قاعدة بيانات. بعد تحديد أمر [File-Open...]، يظهر ملف قياسي على الشاشة، والذي يجب عليك تحديد الاسم والعنوان فيه موجودملف قاعدة البيانات. ثم تفتح نافذة التطبيق نافذة قاعدة البيانات،توفير الوصول إلى كائنات قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها بالفعل والقدرة على إنشاء كائنات جديدة.

وصول مايكروسوفت - نافذة متعددةالتطبيق، ولكن يمكن فتح قاعدة بيانات واحدة فقط في أي وقت. إنها نافذتها رئيسينافذة المستند في تطبيق Access (الشكل 1.3)، وإغلاقها يعني إغلاق ملف .MDB المقابل. ومع ذلك، فإن هذه النافذة تولد الكثير الشركات التابعةالنوافذ (الجدول، الاستعلام، النموذج، إلخ). يمكنك حفظ كائن (على سبيل المثال، تخطيط جدول)، تكون نافذته على الشاشة، وتعيين اسم له بنفس الطريقة التي تستخدمها مع الملفات: باستخدام [File-Save] أو [File-Save] ك...] الأمر.

العمل مع الجداول

لذلك، في نافذة قاعدة البيانات هناك قائمة الموجودة أشياءقاعدة البيانات - الجداول والاستعلامات وما إلى ذلك. يمكنك العمل مع نافذة أي كائن (نافذة فرعية) سواء في التشغيلالوضع (على سبيل المثال، إدخال البيانات أو عرضها في جدول)، أو في مصمم(على سبيل المثال، تغيير تخطيط الجدول).

قبل استخدام أي كائن (على سبيل المثال، ملء جدول بالبيانات)، يجب عليك يخلقهذا الكائن (على سبيل المثال، إنشاء تخطيط جدول).

إذا تم تحديد علامة تبويب الجدول، فستعرض نافذة علامة التبويب قائمة موجودجداول قاعدة البيانات هذه.

لفتح جدول موجود، عليك القيام بذلك تسليط الضوءاسمها في هذه القائمة وانقر على زر "فتح".

يوضح الشكل 1.3 نافذة تطبيق MS Access بالإضافة إلى نافذة قاعدة بيانات Intercity. لا توجد كائنات في هذا الملف حتى الآن.

ليتم تضمينها في قاعدة البيانات جديدالجداول، تحتاج إلى النقر فوق الزر "إنشاء".

من أجل الإصلاح تَخطِيطالجدول الموجود، حدد اسمه في القائمة وانقر على زر "تصميم".

يتم تنفيذ نفس العمليات مع كافة كائنات MS Access الأخرى.

يمكن إنشاء أي كائن (جدول، استعلام، نموذج، تقرير) إما يدويًا (وضع التصميم) أو باستخدام المعالج.

عند استدعاء المعالج، يتم فتح التسلسل المقابل لمربعات الحوار. بعد تلقي إجابات على الأسئلة المطروحة، يقوم السيد بجميع الإجراءات اللازمة. على سبيل المثال، عند إنشاء تقرير، سيسألك "معالج التقارير" عن الشكل الذي يجب أن يبدو عليه التقرير والبيانات التي يجب أن يحتوي عليها. بعد تلقي الإجابات، سيكون التقرير جاهزا تماما. باستخدام المعالجات الأخرى، يمكنك إنشاء جداول قاعدة البيانات والاستعلامات والنماذج.

إنشاء الجداول والاستعلامات يدويا(في وضع التصميم) ;

- إنشاء النماذج والتقارير باستخدام سادة.

دعونا نفكر في تسلسل الخطوات عند تضمينها في قاعدة البيانات جديدالجداول. تحتاج أولاً إلى تحديد مجال الموضوع الذي سيتم إنشاء قاعدة البيانات له. كمجال موضوعي، نحدد بين المدن المحادثات الهاتفية، حساب مبلغ الدفع للمكالمات الهاتفية بعيدة المدى للمشتركين الأفراد. أولاً، يتم تحديد الحقول التي سيحتوي عليها الجدول. مشتركين"قاعدة بيانات "بين المدن". تظهر الحقول المطلوبة في الجدول 3، مع تحديد حقل "رقم المشترك" باعتباره الحقل الرئيسي. يمثل المفتاح حقلاً في الجدول المقابل. فهو يميز بشكل فريد كل سجل موجود في الجدول.

الجدول 3 - حقول جدول "المشترك".

المفتاح الأساسي المثالي هو المعلومات مثل رقم العميل ورقم الحساب وما إلى ذلك. وباستخدام مثل هذا المفتاح، من السهل تحديد السجل المقابل. الحقول التي تحتوي على اسم العميل غير مناسبة للمفتاح الأساسي. من الممكن دائمًا أن يكون لعدة أشخاص نفس الاسم.

بعد تحديد الحقول المطلوبة، يمكنك البدء في إنشاء الجدول الفعلي في MS Access.

للقيام بذلك، تحتاج إلى فتح نافذة مصمم الجدول (الشكل 2.1) عن طريق تحديد علامة تبويب الجدول والسطر "إنشاء جدول في وضع التصميم" أو النقر فوق الزر "إنشاء".

يوجد في الجزء العلوي من النافذة التي تفتح ملف تم إنشاؤه أو تعديله تَخطِيطالجدول، وهو ببساطة قائمة من الحقول تشير إلى اسم الحقل ونوع البيانات والوصف. يقع كل حقل في الجدول في سطر واحد أعلى هذه النافذة (الشكل 2.1).

يجب تعيين اسم فريد لكل حقل في الجدول، وتحديد نوع البيانات التي سيتم إدخالها فيه، ووصف محتويات الحقل، أي: أدخل التعليقات النصية التي تشير إلى الغرض من هذا المجال. يمكن أن يحتوي اسم الحقل على ما يصل إلى 64 حرفًا. الوصف هو معلمة اختيارية ويتم استخدامه لتوضيح الحقل المستخدم بشكل أكبر.

في عمود اسم الحقل (الشكل 2.2) اكتب عشوائيًا اسم. في العمود التالي يجب عليك الإشارة نوع البياناتلهذا المجال. يمكن تحديد نوع البيانات من القائمة المنسدلة التي تظهر في هذا العمود (أنواع البيانات موضحة في الجدول 3). بالإضافة إلى ذلك، بمجرد أن يكون المؤشر في عمود "نوع البيانات"، تظهر رسالة في أسفل النافذة. نموذج الخصائص(خصائص) هذا المجال.

نموذج الخصائص (الجزء السفلي من النافذة) عبارة عن قائمة بالخصائص (على اليسار اسم العقار، على اليمين هو معنىلهذه الخاصية) مع نافذة تلميح لكل خاصية.

تتغير قائمة الخصائص وفقًا لنوع البيانات المعروض حاليًا في عمود "نوع البيانات". النقر بالماوس على الحقل قيمفي نموذج الخصائص، يمكنك تغيير هذه القيمة (ضمن الحدود المسموح بها لنوع البيانات هذا). يتم سرد خصائص الحقل في الجدول 4.

الجدول 4 - خصائص الحقل المعروضة في ورقة خصائص مصمم الجدول

ملكية	غاية
حجم الحقل	يضبط الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يمكن إدخالها في هذا الحقل
قيم جديدة	يحدد كيفية تغير قيم العداد عند إضافة سجلات جديدة
تنسيق الحقل	يحدد تنسيق عرض قيم هذا الحقل
عدد المنازل العشرية	تحديد عدد المنازل العشرية المستخدمة عند عرض الأرقام
قناع الإدخال	يحدد قناع إدخال لتسهيل إدخال البيانات في الحقل
إمضاء	يحدد النص الذي يظهر كتسمية الحقل
القيمة الافتراضية	يسمح لك بتحديد قيمة يتم إدخالها تلقائيًا في الحقل عند إنشائها دخول جديد
الشرط على القيمة	تحديد متطلبات البيانات المدخلة في الحقل
رسالة خطأ	يتيح لك تحديد نص الرسالة المعروضة على الشاشة في حالة مخالفة البيانات المدخلة للشرط المحدد في الخاصية
المجال الإجباري	يشير إلى ما إذا كان الحقل يتطلب إدخال قيمة
خطوط فارغة	تحديد ما إذا كان مسموحًا بالأسطر الفارغة في هذا الحقل
الحقل المفهرس	يحدد فهرسًا تم إنشاؤه في حقل واحد
ضغط يونيكود	يضبط الضغط للحقول التي تستخدم ترميز Unicode لتخزين البيانات (حقول MEMO، والارتباطات التشعبية، وحقول النص)

يتم قبول معظم القيم من قبل النظام بشكل افتراضي، ويمكن اختيار بعض القيم من القائمة المنسدلة.

بالنسبة لحقول النص والأرقام، يجب عليك تحديدها مقاسالحقول، وبالنسبة للنص، هذا هو الطول المسموح به للقيمة (على سبيل المثال، 20 أو 40 حرفًا)، وبالنسبة للرقم - تنسيق التمثيل في الجهاز (بايت، عدد صحيح - بايتان، عدد صحيح طويل، وما إلى ذلك). الحد الأقصى لطولحقل النص 255 حرفا. إذا كنت بحاجة إلى إدخال نص أطول من هذه القيمة، فيمكنك استخدام نوع البيانات مذكرة.

بالنسبة لحقل التاريخ/الوقت، يجب عليك تحديد تنسيق حتى يعرف النظام كيفية معالجة البيانات المدخلة. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد تنسيق التاريخ القصير، فسيتوقع النظام منك إدخاله بالضبط بلح(في النسخة الروسية - DD.MM.YYYY)، وإذا قمت بتحديد "تنسيق الوقت القصير"، فسيتعين عليك إدخال HH:MM (الساعات والدقائق) في هذا الحقل.

في سطر خاصية قناع الإدخال، من الممكن إنشاء قناع يتم من خلاله إدخال البيانات. على سبيل المثال، للميدان رقم التليفونيمكنك ضبط قناع 00-00-00 ، والتي سيتم من خلالها إدخال أرقام الهواتف.

كقيمة خاصية "الشرط على القيمة"، يمكنك تحديدها قاعدة التحقق،أي تعبير منطقي يجب تقييمه إلى TRUE عند إدخال البيانات في هذا الحقل. على سبيل المثال، إذا كتبت في حقل تاريخ المحادثة:

يتعرف النظام على الخطأ عند الإدخال في هذا الحقل بأي قيمة تساوي أو تزيد عن التاريخ الحالي.

في الخاصية التالية، يمكنك تسجيل رسالة خطأ اعتباطية سيصدرها النظام، على سبيل المثال: “قيمة التاريخ هذه غير صالحة” أو “التاريخ غير صالح”. في المستقبل، إذا تم إدخال التاريخ بشكل غير صحيح، ستظهر هذه الرسالة على الشاشة.

يمكن تعيين خاصية الحقل المطلوب على نعم (القيم الفارغة غير مسموح بها) أو لا (القيم الفارغة مسموح بها).

ل أساسيمفتاح الجدول (حقل "رقم المشترك") في خاصية "الحقل المفهرس"، تحتاج إلى تحديد: "نعم، المطابقات غير مسموح بها"، ثم النقر فوق الزر "تعريف المفتاح" في شريط الأدوات (مع الصورة الرئيسية ). يحدد هذا حقلًا رئيسيًا، أو فهرسًا بسيطًا.

بعد الانتهاء من إنشاء تخطيط الجدول، يجب عليك حفظ الجدول الذي تم إنشاؤه والخروج من نافذة مصمم الجدول. إذا قمت بإغلاق نافذة المصمم دون حفظ التخطيط، فسيذكرك النظام أنك بحاجة إما إلى تسمية الجدول أو إلغاء عملك . دعونا نعطي الجدول الذي تم إنشاؤه اسم "المشترك".

إذا لزم الأمر يتغير(تعديل) التخطيط موجودالكائن، تحتاج إلى تحديد هذا الكائن في قائمة علامة التبويب المقابلة لنافذة قاعدة البيانات والنقر فوق الزر البناء.ستظهر نافذة بتخطيط الكائن على الشاشة (كما هو الحال عند إنشائه). يمكنك تصحيح التخطيط وحفظه بنفس الاسم أو باسم مختلف.

بعد إنشاء التخطيط، يتم إدخال البيانات في الجدول. بالنقر المزدوج على اسم الجدول، سيتم فتحه في وضع الجدول ويمكنك البدء في إدخال البيانات (الشكل 2.3). إذا كان الحقل الأول في الجدول عبارة عن حقل رئيسي من نوع العداد، فستتم زيادة محتويات هذا العمود تلقائيًا بمقدار 1 عند إدخال سطر جديد. وهذا يضمن أن قيم الأعمدة فريدة من نوعها.

نماذج- هذه هي كائنات قاعدة البيانات المصممة لعرض البيانات من الجداول والاستعلامات، ولإدخال البيانات في قاعدة البيانات، وتصحيح البيانات الموجودة وتنفيذ إجراءات محددة. قد يحتوي النموذج على رسوم بيانية وصور وكائنات أخرى مضمنة.

يمكنك إدخال البيانات من الجدول دون استخدام أي نماذج. ولكن هناك عدة أسباب تجعل النماذج وسيلة لا غنى عنها لإدخال البيانات في قاعدة البيانات:

عند العمل مع النماذج، يكون الوصول إلى الجداول (الشيء الأكثر قيمة في قاعدة البيانات) محدودًا؛

قد يكون لدى الأشخاص المختلفين حقوق وصول مختلفة إلى المعلومات المخزنة في قاعدة البيانات. ويتم تزويدهم بنماذج مختلفة لإدخال البيانات، على الرغم من أن البيانات من النماذج قد تتدفق إلى جدول واحد؛

يعد إدخال البيانات في نموذج أسهل من إدخالها في جدول، وأكثر ملاءمة، نظرًا لأن نافذة النموذج تعرض عادةً سجل جدول واحد؛

في معظم الحالات، يتم الحصول على المعلومات الخاصة بقواعد البيانات من النماذج الورقية (النماذج، الفواتير، الفواتير، الشهادات، وما إلى ذلك). يمكن عمل نماذج الشاشة تمامًا مثل النماذج الورقية، مما يقلل من أخطاء الإدخال ويقلل من إرهاق الموظفين.

يمكنك إنشاء نماذج بناءً على عدة جداول أو استعلامات باستخدام المعالج، باستخدام أداة النموذج التلقائي، "يدويًا" في وضع التصميم، مع حفظ الجدول أو الاستعلام كنموذج. يمكن بعد ذلك تعديل النموذج الذي تم إنشاؤه بأي طريقة في وضع التصميم. دعونا نفكر في بعض الطرق المذكورة:

1. قم بتشغيل الأمر: علامة تبويب الشريط خلق- شريط الأدوات النماذج - النماذج الأخرى - معالج النماذج.

2. في مربع الحوار إنشاء النماذجحدد الجداول (الاستعلامات) والحقول التي سيتم وضعها في النموذج. انقر فوق الزر إضافي.

3. في ما يلي مربعات الحوارحدد المعالج مظهرالنماذج، والأسلوب، تعيين اسم النموذج. انقر فوق الزر مستعد.

4. استخدم المعالج لإنشاء النماذج الموظفين والعملاء والأوامر والمديرين.

5. افتح النموذج موظفينفي وضع التصميم. هذا الوضع مخصص لإنشاء النماذج وتحريرها.

6. ضع العناصر بترتيب مناسب لك، وقم بتغيير حجم النص ولونه.

7. أضف نصًا إلى عنوان النموذج موظفين شركه.

8. قم بإضافة كائن إلى ملاحظة النموذج زر(علامة التبويب الشريط البناء- شريط الأدوات ضوابط).

9. بعد "رسم" الزر بالمؤشر، سيظهر مربع حوار على الشاشة إنشاء الأزرار(الشكل 9).

الشكل 9. إنشاء الأزرار في النموذج

11. حدد الصورة أو النص الذي سيتم وضعه على الزر.

12. في مربع الحوار الأخير سادة الأزرارقم بتسمية الزر وانقر فوقه مستعد.

13. زر ماسترلقد كتبت إجراءً لهذا الزر في Microsoft Visual Basic. يمكنك عرض إجراء معالجة الحدث باستخدام الأمر التعامل مع الحدث قائمة السياقأزرار.

14. قم بإنشاء الأزرار الخاصة بك الخروج من التطبيق، البحث عن إدخال، حذف إدخال.

15. في بعض الأحيان يتطلب النموذج عدة صفحات تحتوي على بيانات من مصادر مختلفة أو مراجع أو معلومات داعمة. يمكنك استخدام مجموعة من علامات التبويب لهذا الغرض.

16. قم بإنشاء نموذج فارغ.

17. لإضافة مجموعة من علامات التبويب إلى النموذج، انقر فوق الزر فاتورة غير مدفوعةعلى شريط الأدوات ضوابط. في البداية، سيتم إضافة علامتي تبويب فقط بأسماء رسمية علامة التبويب 1و علامة التبويب 2.

18. أضف علامة تبويب أخرى.

19. أعد تسمية تسميات علامات التبويب بحيث تعرض أسماء البيانات التي ستكون موجودة فيها: الموظفين والمديرين والمساعدة.

20. انتقل إلى علامة التبويب موظفينواسحب النموذج إليه من قاعدة البيانات باستخدام الماوس موظفين.

21. ضع النموذج بنفس الطريقة المديرينإلى علامة التبويب المديرين.

22. في علامة التبويب تعليمات، ضع بعض النصائح حول العمل مع قاعدة البيانات.

23. هذا منحفظ بالاسم موظفين شركه.

24. يمكنك إنشاء نماذج الأزرار في Microsoft Access. تحتوي على أزرار فقط وهي مصممة لتحديد الإجراءات الأساسية في قاعدة البيانات. لإنشاء نموذج زر، عليك الانتقال إلى علامة تبويب الشريط العمل مع قواعد البياناتاختر فريقا مدير نموذج الأزرار.

25. إذا لم يكن نموذج الزر موجودًا في قاعدة البيانات، فسيُطلب منك تأكيد إنشائه. انقر نعمفي مربع حوار التأكيد.

26. سوف يظهر أمامك مدير نموذج الأزرار، حيث انقر على الزر يخلق.

27. في مربع الحوار خلق(الشكل 10) أدخل اسم نموذج الزر الجديد وانقر نعم.

الشكل 10. تحديد اسم نموذج الزر

28. سيتم إضافة اسم نموذج الزر الجديد إلى القائمة صفحات الأزرارنافذة او شباك مدير نموذج الأزرار(الشكل 11). حدد اسم نموذج الزر الجديد وانقر فوق الزر يتغير.

الشكل 11. مدير نموذج الأزرار

29. في مربع الحوار تغيير صفحة نموذج الزرانقر فوق الزر يخلق. سيظهر مربع الحوار تغيير عنصر شكل الزر(الشكل 12)

الشكل 12. إنشاء الأزرار في النموذج

30. في الميدان نصأدخل نص التسمية التوضيحية للزر الأول من نموذج الزر، ثم حدد أمرًا من القائمة المنسدلة في الحقل فريق. في الميدان استمارةحدد النموذج الذي سيتم تنفيذ هذا الأمر عليه.

31. أضف الأزرار بنفس الطريقة العملاء، الطلبات، المخرجات.

32. في مربع الحوار مدير نموذج الأزرارحدد اسم نموذج الزر الخاص بك وانقر فوق الزر تقصير. سيظهر النص بجوار اسم نموذج الزر "(تقصير)".

33. لإنهاء إنشاء نموذج الزر، انقر فوق الزر يغلق.

34. يجب أن تكون النتيجة الشكل الموضح في الشكل 13.

الشكل 13. شكل الزر الرئيسي

35. إضافة نوع من الرسم إلى النموذج.

36. لكي يظهر شكل الزر الرئيسي على الشاشة عند بدء تشغيل التطبيق يجب الضغط على الزر الموجود في القائمة الرئيسية خيارات الوصول(الشكل 14). بالنسبة لقاعدة البيانات الحالية، قم بتعيين نموذج العرض على "نموذج الضغط على الزر".

الشكل 14. ضبط خيارات الوصول

التقاريرمخصصة لطباعة المعلومات. في كثير من الأحيان يتم تقديم البيانات في شكل جدول. على عكس المطبوعات من الجداول أو الاستعلامات، يوفر التقرير قدرة أكبر على فرز البيانات وتجميعها؛ فهو يوفر القدرة على إضافة الإجماليات، بالإضافة إلى النص التوضيحي والرؤوس والتذييلات وأرقام الصفحات والأنماط والعناصر الرسومية المتنوعة.

هناك عدة طرق لإنشاء التقارير في قاعدة بيانات Access:

استخدام معالج التقارير؛

بناءً على الجداول أو الاستعلامات؛

في وضع التصميم.

1. في نافذة قاعدة البيانات، قم بتشغيل الأمر: علامة تبويب الشريط خلق- شريط الأدوات التقارير - معالج التقارير.

2. حدد من القائمة جدولاً (أو استعلامًا) سيتم استخدامه كمصدر بيانات (على سبيل المثال، استعلام عناوين العملاء).

3. في مربع الحوار الذي يظهر توليد التقارير(الشكل 15) انقل جميع الحقول المتاحة إلى منطقة "الحقول المحددة".

الشكل 15. معالج التقرير

4. مع معالجات التقريرإنشاء تقرير أعياد الميلاد. استخدم جدولاً كمصدر بياناتك موظفين.

5. إذا كنت بحاجة إلى طباعة التسميات البريدية، فإن Access يوفر هذا الخيار. للقيام بذلك، حدد الجدول العملاءوقم بتشغيل الأمر: علامة تبويب الشريط خلق- شريط الأدوات التقارير – الملصقات.

6. في مربع الحوار الذي يظهر (الشكل 16)، حدد حجم الملصق ونظام الوحدة ونوع الملصق وانقر فوق إضافي.

الشكل 16. مربع الحوار إنشاء تسميات

7. في الخطوة التالية لإنشاء التقرير، قم بتعيين الخط والحجم ولون النص والنمط. انقر إضافي.

8. حدد الحقول التي ستظهر على الملصق. على سبيل المثال، اسم الشركة، العنوان، الهاتفو فاكس. إذا كنت تريد عرض نص محدد على كل ملصق، فأدخله في النموذج الأولي للملصق.

9. إذا لزم الأمر، قم بتغيير اسم تقرير التسمية وانقر فوق مستعد.

10. في بعض الأحيان تحتاج التقارير إلى حساب الإجماليات والمتوسطات والحد الأدنى والحد الأقصى للقيم والنسب المئوية. للقيام بذلك، تشغيل معالج التقريروحدد الاستعلام كمصدر للبيانات سعر الطلب.

11. في مربع الحوار سادة

1. معلومات أساسية عن التقارير.

2. أدوات MS Access DBMS لإنشاء التقارير.

3. إنشاء تقرير في وضع التصميم.

3.1. ضبط خيارات صفحة التقرير

3.2. هيكل التقرير

3.3. تنسيق التقرير

للحصول على مستند مطبوع في MS Access DBMS، يتم توفير عدة خيارات:

طباعة جدول في وضع الجدول (عرض كافة السجلات أو السجلات التي تنطبق عليها شروط التصفية في شكل جدول)؛

طباعة مجموعة من سجلات الاستعلام في عرض الجدول؛

طباعة نموذج في وضع النموذج أو وضع الجدول؛

طباعة التقرير.

1. معلومات أساسية عن التقارير

تقرير– مربع حوار قابل للتخصيص يسمح لك بتنظيم عرض تقديمي منسق للبيانات المخصصة للإخراج إلى الشاشة أو الطابعة أو الملف. في MS Access DBMS، التقارير هي كائنات قاعدة البيانات.

تعد التقارير أفضل طريقة لتقديم معلومات قاعدة البيانات في مستند مطبوع. بالمقارنة مع وسائل طباعة البيانات الأخرى، تتمتع التقارير بميزتين أساسيتين:

– توفير فرص كبيرة للتجميع والفرز وحساب الإجماليات الفرعية والإجماليات الكلية مجموعات كبيرةالسجلات (يمكن إجراء الحسابات حسب المجموعة وعدة مجموعات وللتقرير ككل)؛

– السماح لك بإخراج البيانات في نموذج قريب من نماذج المستندات القياسية.

مراحل إنشاء التقرير.

في المرحلة الأولى، يتم وضع مخطط للتقرير المستقبلي على الورق. وفي الوقت نفسه، تتم الإشارة إلى: من أي جدول أو استعلام من الضروري عرض البيانات، ويتم تحديد مستويات تجميع البيانات وفرزها، وما هي الحقول التي يجب تقديمها في التقرير وما هي عناصر التحكم التي سيتم استخدامها لعرض البيانات ، ما إذا كانت هناك حاجة إلى حقول محسوبة، وما هي العناصر الرسومية التي سيتم استخدامها لتقديم تقرير ذو مظهر احترافي.

في المرحلة التالية، يتم إنشاء التقرير باستخدام نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS).

2. أدوات نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS).آنسة وصوللإنشاء تقرير

لإنشاء تقرير جديد في MS Access DBMS، عليك الانتقال إلى علامة التبويب الموجودة في نافذة قاعدة البيانات التقاريروانقر على الزر يخلق . في مربع الحوار الذي يظهر تقرير جديد(الشكل 10.1) حدد أداة إنشاء التقرير.

كافة الأدوات المدرجة في قائمة مربع الحوار تقرير جديد، ويمكن تقسيمها إلى ثلاث مجموعات رئيسية:

- أدوات لإنشاء التقارير تلقائيًا (التقرير التلقائي: عمود، التقرير التلقائي: الشريط)؛

- معالجات إنشاء التقارير (معالج التقارير، ومعالج المخططات، والتسميات البريدية)؛

– مصمم إنشاء التقارير.

الشكل 10.1. مربع حوار التقرير الجديد

تسمح لك أدوات إنشاء التقارير التلقائية بإنشاء تقرير من النوع المناسب بناءً على مصدر البيانات المحدد: جدول أو استعلام.

تسمح لك معالجات إنشاء التقارير بإنشاء تقارير في وضع الحوار مع المستخدم. باستخدام المعالجات، يمكنك إنشاء مصدر بيانات لتقرير، وتحديد نوع عرض البيانات، وتحديد الحقول للتجميع والفرز والتلخيص، وتحديد وظائف التلخيص لمجموعة، وتحديد تخطيط التقرير ونمط التصميم، وتعيين اسم تقرير.

مصمم التقارير هو الأداة الرئيسية التي تسمح لك بإنشاء تقارير بأي تعقيد يدويًا. يعتمد نوع التقرير ومحتواه على مؤهلات مطور التقرير.

عادةً، يتم استخدام أدوات أو معالجات إنشاء التقرير التلقائي لإنشاء تقرير نموذجي، ويتم استخدام مصمم التقرير لإضفاء مظهر احترافي على التقرير.

يمكن أن يتم العمل مع التقارير في ثلاثة أوضاع: في الوضع وفي الوضع وفي الوضع.

الوضع مخصص لإنشاء تقرير وعرض كافة البيانات من مصدر السجلات على الشاشة، الوضع مخصص لإنشاء تقرير سريع يعتمد على الاستبدال الميكانيكي للبيانات من عدة سجلات لمصدر البيانات (يتم تجاهل معايير أخذ العينات والفرز )، الوضع مخصص لإنشاء وتغيير بنية التقرير. لتغيير وضع العمل مع التقرير، يمكنك استخدام الزر منظرعلى شريط الأدوات مصمم التقاريرأو أمر القائمة مماثل منظر.

3. إنشاء تقرير في وضع التصميم

لإنشاء تقرير في الوضع، يجب عليك تنفيذ الخطوات التالية:

1. تكوين معلمات الصفحة.

2. حدد أو أنشئ مصدر سجلات للتقرير.

3. تحديد مستويات التجميع والفرز.

4. ضع حقول مصدر السجل في التقرير.

5. إضافة ضوابط محسوبة ومجانية.

6. تكوين خصائص عناصر التحكم وأقسام التقرير.

7. قم بتنسيق التقرير للحصول على مظهر احترافي.

3.1. ضبط خيارات صفحة التقرير

الغرض الرئيسي من التقرير هو طباعة المعلومات من قاعدة البيانات في نموذج منسق (قريب من شكل مستند ورقي). لذلك، قبل تصميم تقرير (وضع عناصر التحكم في التقرير)، تحتاج إلى تكوين معلمات صفحة التقرير (تحديد طابعة، وتحديد حجم الورقة واتجاهها، وتعيين أحجام الهوامش، وما إلى ذلك).

إذا لم تكن هناك طابعة فعلية، فيجب عليك تثبيت الطابعة برمجيًا باستخدام الأمر نظام التشغيل ابدأ | الإعداد | طابعات | تثبيت الطابعة.

لتكوين معلمات صفحة التقرير، تحتاج إلى تشغيل الأمر ملف | إعدادات الصفحة.... نافذة الحوار إعدادات الصفحةمبين في الشكل 10.2.

علامة تبويب الصفحة (أ) علامة تبويب الحقول (ب)

الشكل 10.2. مربع حوار إعداد الصفحة

يتم تكوين إعدادات الصفحة لكل تقرير.

إذا كان من الممكن إخراج التقارير إلى طابعات مختلفة، ثم في مربع الحوار إعدادات الصفحةعلى علامة التبويب صفحةيمكنك تحديد نوع الطابعة التي تحتاجها. نافذة الحوار اختيار الطابعةمبين في الشكل 10.3.

الشكل 10.3. حدد مربع حوار الطابعة

تعتمد معلمات الصفحة الأخرى على نوع الطابعة المحددة (انظر الشكل 10.2): الحد الأقصى لتنسيق الورق وحجمه، والحد الأدنى لأحجام الهوامش، ونوع تغذية الورق.

يعتمد لون التقرير على نوع الطابعة المحددة وإعدادات خصائصها: الإخراج بالألوان أو بالأبيض والأسود.

3.2. هيكل التقرير

يظهر هيكل التقرير في الوضع في الشكل 10.4. يحتوي أي تقرير على الأقسام التالية:

– عنوان التقرير(يتم عرضه فقط في الورقة الأولى من التقرير (صفحة العنوان) وقد يحتوي على اسم التقرير وشعار الشركة والعنوان القانوني للمؤسسة وما إلى ذلك)؛

– رأس الصفحة(يتم عرضه في أعلى كل صفحة وقد يحتوي على عناوين، وتاريخ الطباعة، ورقم الصفحة، وما إلى ذلك)؛

– منطقة البيانات(مصمم لعرض الحقول من استعلام أو جدول - مصدر سجلات التقرير)؛

– تذييل(يتم عرضه في أسفل كل صفحة وقد يحتوي على عناوين، وتاريخ الطباعة، ورقم الصفحة، وما إلى ذلك)؛

– ملاحظة التقرير(يتم عرضه فقط في الورقة الأخيرة من التقرير وقد يحتوي على حسابات نهائية واستنتاجات حول التقرير وما إلى ذلك).

من بين كافة الأقسام المذكورة، القسم المطلوب هو منطقة البيانات.

يتم عرض/إخفاء عنوان التقرير وأقسام التعليق على التقرير في النافذة في نفس الوقت. ينطبق نفس مبدأ الإظهار/الإخفاء على أقسام الرأس والتذييل (انظر الشكل 10.4).

عند تجميع السجلات، يمكن إضافة نافذة التقارير (انظر الشكل 10.4) لكل مجموعة، وفي التقارير يمكن تحديد ما يصل إلى 10 مستويات للتجميع والفرز، بشكل مستقل الأقسام التالية:

– رأس المجموعة(معروض في بداية كل منها مجموعة جديدةوقد يحتوي على حقل يتم من خلاله تنفيذ التجميع)؛

– مذكرة جماعية(يتم عرضها في نهاية كل مجموعة وقد تحتوي على إجماليات المجموعة).

يمكنك تغيير ارتفاع مساحة أي قسم من أقسام التقرير باستخدام الماوس عن طريق سحب الجزء السفلي من القسم لأعلى أو لأسفل.

يتم ضبط عرض التقرير بناءً على حجم الورق المحدد واتجاه الورقة وأحجام الهوامش المطبوعة.

يرد في الجدول 10.1 مثال لتحديد عرض التقرير لورق A4.

الجدول 10.1

يجب ألا يتجاوز عرض التقرير الحجم المحسوب، حيث سيتم تقسيم المعلومات المعروضة في التقرير على عدة صفحات.

يمكنك تغيير عرض التقرير باستخدام الماوس عن طريق سحب الحد الأيمن للتقرير إلى اليسار أو اليمين.

تماما كما هو الحال في النموذج، يمكنك إدراج عناصر مختلفةالضوابط: مرفقة ومحسوبة ومجانية. يتم تشكيل التعبيرات في حقول التقرير المحسوبة وفقًا لنفس القواعد الخاصة بالنماذج:

= [السعر] * [الكمية]

مجموع([التكلفة]

اسم العائلة & " " & اليسار (الاسم الأول؛ 1) & "."

باستخدام عنصر التحكم النموذج الفرعي/التقريريمكنك تضمين التقارير الفرعية في التقرير الرئيسي.

يمكن تحديد الخصائص لكل عنصر تحكم وقسم وتقرير ككل.

تقرير تم إنشاؤه نموذج الطلبفي الوضع والوضع يظهر في الشكل 10.5.

الشكل 10.5. تقرير نموذج الطلب في وضع التصميم (أ) ووضع المعاينة (ب)

الشكل 10.6. نافذة الخصائص لحقل الرقم التسلسلي

لعرض كل مجموعة (نموذج الطلب) في صفحة منفصلة، تحتاج إلى ضبط نافذة خصائص القسم ملاحظة من مجموعة "رمز الطلب".على علامة التبويب تَخطِيطقيمة العقار نهاية الصفحة: بعد المقطع(الشكل 10.7).

الشكل 10.5. نافذة الخصائص لقسم NoteGroups1

3.3. تنسيق التقرير

أحد عناصر نافذة التقرير هو شريط الأدوات شكل النموذج/التقرير، تحتوي على أزرار وقوائم منسدلة تسهل تحديد خيارات التنسيق (اللون، الخط، سمك الخط، طريقة المحاذاة، وما إلى ذلك).

ويعني التنسيق أيضًا وضع عناصر التحكم في مقاطع التقرير، ومحاذاة عناصر التحكم، وتغيير حجم عناصر التحكم، وتعيين التباعد بين عناصر التحكم. لتنفيذ هذه العمليات يمكنك استخدام الماوس أو استخدام أوامر القائمة شكل (محاذاة..., مقاس …, التباعد العمودي...و التباعد الأفقي...).

لإجراء عمليات تنسيق التقرير بسرعة، يمكنك تخصيص شريط الأدوات شكل النموذج/التقريرعن طريق نسخ الأزرار من القائمة عليها شكل.

تم وصف تقنية إنشاء تقارير قاعدة بيانات بسيطة ومفصلة ومركبة في نظام إدارة قواعد البيانات MS Access 2007.

* * *

الجزء التمهيدي المحدد من الكتاب قواعد البيانات: إنشاء التقارير في DBMS MS Access 2007 (فريق المؤلفين، 2013)مقدمة من شريكنا في الكتاب - شركة لتر.

بداية العمل

للحصول على فكرة عن تقارير قاعدة البيانات، يقترح فتح قاعدة بيانات تدريب Northwind 2007 في نظام إدارة قواعد البيانات MS Access.

فتح قاعدة بيانات

لفتح قاعدة بيانات Northwind 2007، يتعين عليك القيام بما يلي:

1. قم بتشغيل Microsoft Access بالنقر فوق الزر ابدأ.

2. حدد "كافة البرامج"، ثم مايكروسوفت أوفيس، ثم Microsoft Access 2007. سيتم فتح نافذة Microsoft Access 2007.

إذا لم يتم فتح قاعدة البيانات "Borey 2007" على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ليس للمرة الأولى، فسترى على الشاشة نافذة شاشة البداية لقاعدة البيانات "Borey 2007"؛

إذا كانت هذه هي المرة الأولى، فسيقوم MS Access بتنزيله أولاً. لبدء التنزيل، تحتاج إلى النقر فوق زر الأمر "تنزيل" واتباع التعليمات.

يتم فتح نافذة قاعدة بيانات Northwind 2007.

يتم إغلاق قاعدة البيانات بالطريقة المعتادة لـ MS Office: في قائمة النظام التي تحتوي على أوامر للعمل مع الملف، حدد "إغلاق قاعدة البيانات".

التمرين 1.قم بتشغيل MS Access 2007. افتح قاعدة بيانات Northwind 2007. أغلقه. افتح قاعدة بيانات Northwind 2007 مرة أخرى.

مميزات واجهة MS Access 2007

في MS Access 2007 يختلف عن الإصدارات السابقةواجهه المستخدم. يتم استبدال القائمة وأشرطة الأدوات بشريط قائمة يحتوي على علامات تبويب مختلفة: الصفحة الرئيسية، والإنشاء، والبيانات الخارجية، والعمل مع قاعدة البيانات.

تحتوي علامات التبويب على أدوات أو مجموعات من الأدوات (يتم تمييز المجموعة برمز المثلث) التي يمكنك الانضمام إليها.

أرز. 1. شريط قائمة MS Access 2007 مع علامات التبويب

أيضًا، اعتمادًا على كائن قاعدة البيانات الذي تعمل به، تظهر الأدوات السياقية تلقائيًا، على سبيل المثال، عند العمل مع النماذج، تظهر الأدوات السياقية للنموذج.

أسفل الشريط توجد منطقة الانتقال على اليسار، ونافذة التحرير على اليمين، والتي تعرض الكائن الذي يتم تحريره.

أرز. 2. نافذة قاعدة البيانات "Borey 2007".

يحتوي جزء التنقل على كافة كائنات Access (الجداول والنماذج والاستعلامات والتقارير وما إلى ذلك). يمكنك تحديد الكائن المطلوب من القائمة All Access Objects. عند النقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم كائن في جزء التنقل، سيظهر هذا الكائن في علامة التبويب الخاصة به في نافذة التحرير.

كائنات قاعدة البيانات

تحتوي قاعدة البيانات على بيانات في أنواع الكائنات التالية: الجدول والاستعلام والنموذج والتقرير والماكرو والوحدة النمطية. الهيكل الأساسي لتخزين البيانات هو الجدول. جميع أنواع الكائنات الأخرى مشتقة من الجدول:

يقوم الاستعلام بتخزين بيانات الجدول التي تفي ببعض المعايير التي حددها المستخدم عند إنشاء أمر لاسترداد البيانات.

يقوم النموذج بتخزين بيانات الجدول أو الاستعلام كمجموعة من بطاقات الشاشة، تعرض كل منها محتويات سجل جدول أو استعلام واحد، وهو أمر مفيد عند تحديث البيانات في الجداول.

يقوم التقرير بتخزين البيانات من الجداول أو الاستعلامات في النموذج وثيقة نصية, مناسب للطباعة .

يقوم الماكرو بتخزين مجموعة من عمليات معالجة البيانات التي يمكن تشغيلها بضغطة واحدة على مفتاح Enter، وهو أمر مناسب إذا كنت بحاجة إلى إجراء نفس العمليات القياسية بشكل متكرر.

تقوم الوحدة بتخزين برنامج معالجة البيانات المكتوب بلغة برمجة، غالبًا باللغة المضمنة في MS Access، Access Basic.

يتم تجميع كائنات قاعدة البيانات الموجودة في منطقة التنقل، ويمكنك رؤية أسماء المجموعات. لرؤية محتويات المجموعة، تحتاج إلى النقر على اسم المجموعة. ستؤدي النقرة الثانية إلى طي قائمة المجموعة إلى اسمها.

المهمة 2. طي قوائم المجموعات وتوسيعها في جزء التنقل.

نظرًا لكون الجداول هي الهيكل الأساسي لتخزين البيانات، لتجنب تلفها ولضمان سهولة العمل مع البيانات، يعمل المستخدم مع أنواع الكائنات المشتقة. في قاعدة بيانات Northwind 2007، يتم عرض نماذج "العملاء والطلبات"، و"المخزون والمشتريات"، و"الموردون"، و"التسليم"، و"التقارير"، و"الموظفون" بشكل واضح في المنطقة الانتقالية.

يتم إخفاء الجداول وأنواع الكائنات الأخرى في جزء التنقل في مجموعة الكائنات المساعدة.

تقوم مجموعة "الكائنات غير المخصصة" بتخزين الكائنات التي أنشأها المستخدم بشكل إضافي. على سبيل المثال، هنا يمكنك حفظ الاستعلامات التي قمت بإنشائها.

يرجى ملاحظة أنه تتم الإشارة إلى أنواع مختلفة من الكائنات أيقونات مختلفة:

يمكنك تغيير تمثيل الكائنات في جزء الانتقال إلى الشكل المألوف المستخدم فيه الإصدارات السابقةالوصول إلى مرض التصلب العصبي المتعدد. للقيام بذلك، انقر فوق أيقونة القائمة (▼) في رأس جزء التنقل لتوسيع قائمة عوامل تصفية الكائنات وحدد "All Access Objects".

المهمة 3. قم بمراجعة محتويات مجموعة الكائنات المساعدة. فتح أنواع مختلفة من الكائنات وعرض محتوياتها. أغلق مجموعة الكائنات المساعدة. قم بتغيير طريقة عرض الكائنات في "جزء التنقل" لتجميع الكائنات حسب النوع: الجداول والاستعلامات والنماذج ووحدات الماكرو والوحدات النمطية.

يمكنك طي منطقة الانتقال وتوسيعها بالنقر فوق زر السهم المزدوج (<<) или (>>) في الزاوية اليمنى العليا من اللوحة.

المهمة 4. طي وتوسيع المنطقة الانتقالية.

نافذة التحرير مشغولة حاليًا بشاشة البداية. يمكن إزالة شاشة التوقف بالضغط على الزر (X) الموجود على يمين اختصار “Screenaver”.

يمكنك عرضها في المنطقة الانتقالية من مجموعة "الكائنات المساعدة" ثم نموذج "شاشة البداية".

المهمة 5. أغلق شاشة البداية لقاعدة بيانات Northwind 2007.

جميع جداول قاعدة البيانات مترابطة. يمكنك رؤية العلاقات بين الجداول إذا قمت بفتح مخطط البيانات عن طريق تحديد "مخطط البيانات" في علامة تبويب القائمة "العمل مع قواعد البيانات".

يمكنك إغلاق مخطط البيانات بالنقر فوق الزر "إغلاق" الموجود في علامة تبويب القائمة "التصميم".

المهمة 6. فتح وإغلاق مخطط البيانات.

مساعدة نظام MS Access 2007

مثل أي تطبيق MS Office، فإن نظام إدارة قواعد البيانات MS Access 2007 لديه نظام مساعدة خاص به. من أجل فتحه، تحتاج إلى:

1. على الجانب الأيمن من شريط القائمة، انقر فوق الزر (؟).

2. في نافذة "التعليمات: الوصول"، أدخل قسم المساعدة المطلوب في أسفل النافذة أو أدخل سياق البحث في شريط البحث واضغط على Enter.

المهمة 7. افتح نظام تعليمات MS Access 2007. افتح قسم النماذج والتقارير. قم بمراجعة محتويات القسم. أغلق نظام المساعدة.

التقارير، مثل النماذج، عبارة عن كائنات Access مشتقة تعتمد على الجداول أو الاستعلامات. تعد النماذج أداة مناسبة لعرض البيانات بسرعة، ولكن الغرض الرئيسي منها هو إدخال البيانات وتحريرها. بعد إدخال البيانات في الجداول باستخدام النماذج التي تسهل إدخالها، قد ترغب في عرض البيانات بطريقة منظمة. تُستخدم التقارير لتقديم البيانات بشكل مناسب وسهل الفهم. إخراج البيانات باستخدام التقارير. الأحكام العامة. مثل أي كائن Access، يمكنك إنشاء تقرير يدويًا أو باستخدام معالج التقارير (موصى به لإنشاء مسودة تقرير). يتم إنشاء التقرير بناءً على جدول (عدة جداول) أو استعلام. تشبه عملية إنشاء تقرير جديد عملية إنشاء أي كائن Access، أي. تحتاج فقط إلى تحديد تقرير كائن قاعدة البيانات - إنشاء ثم في مربع الحوار تقرير جديد حدد وضع إنشاء التقرير.

لحماية قاعدة بيانات Access، تستخدم ملف مجموعة العمل system.mdw (مجموعة العمل هي مجموعة من المستخدمين الذين يتشاركون موارد الشبكة)، والتي تتصل بها قواعد البيانات الموجودة على محطات العمل بشكل افتراضي. يحتوي ملف مجموعات العمل على حساباتالمستخدمين والمجموعات، وكذلك كلمات مرور المستخدم. حساباتيمكن منح حقوق الوصول إلى قاعدة البيانات وكائناتها، بينما يتم تخزين أذونات الوصول نفسها في قاعدة البيانات. لضمان حماية قاعدة بيانات Access، تحتاج إلى إنشاء مجموعة عمل باستخدام الملف - مسؤول مجموعة العمل wrkgаdm.exe. عند إنشاء مجموعة عمل فريدة، يمكنك تحديد اسم المستخدم واسم المؤسسة ورمز مجموعة العمل. يحتوي ملف مجموعة عمل MS Access على الحسابات المضمنة التالية: 1. المسؤولون - حساب المستخدم القياسي. هذه السجلات هي نفسها بالنسبة لكافة مثيلات Ms Access؛ 2. المسؤول - حساب مجموعة المسؤول - فريد في كل ملف مجموعة عمل؛ 3. المستخدمون - يحتوي على حسابات المستخدمين. لإنشاء ملف مجموعة عمل، يتعين عليك الخروج من Access والعثور على ملف مجموعة العمل في مجلد النظام أو مجلد system32 في دليل windows وإنشاء مجموعة عمل جديدة (يمكن أن يكون هناك ما يصل إلى 20 مجموعة عمل رقمية أو تسميات الحروف). يمكن أن تحتوي مجموعة المسؤولين على عدد عشوائي من المستخدمين، ولكن يوجد دائمًا مالك واحد للكائن (يمكن أن يكون مالك الكائن هو الحساب الذي أنشأ الكائن أو الذي تم نقل حقوق استخدامه إليه). بما أن قراءة سجل المسؤول ممكنة لجميع مجموعات العمل وهذه الحسابات هي نفسها، فيجب إزالة مستخدم ADMIN من مجموعة المسؤولين، حيث يجب عليك إنشاء حساب مسؤول جديد وتعيين كلمة مرور لحساباته وحسابات المالك. يمكن فقط لمالكها وأعضاء مجموعة المسؤولين تشفير قاعدة البيانات وفك تشفيرها. بالنسبة للتشفير، تستخدم Jet خوارزمية RSA (التي سُميت على اسم الأحرف الأولى من الأسماء الأخيرة لمخترعيها: Rivest، Shamir، Adelman) مع مفتاح يعتمد على معرف مجموعة العمل. تشفير قاعدة البيانات له أثران جانبيان سلبيان. أولا، ينخفض \u200b\u200bأداءه - وفقا لتقديرات مايكروسوفت، بنسبة 10-15 في المئة. ثانيًا، لا يمكن ضغط قاعدة البيانات المشفرة بواسطة برامج مثل PKZip وLHA وStacker وDriveSpace. بتعبير أدق، يمكنك ضغطه، ولكن ليس هناك أي معنى للقيام بذلك - حجمه سوف ينخفض قليلا. التمييز بين حقوق وصول المستخدم تسمى أذونات الوصول صريحة إذا كانت تنتمي إلى حساب مستخدم أو تم تعيينها له.

مثال لإنشاء حماية البيانات في MS Access:

الشكل 4: إنشاء حماية البيانات

إنشاء التقارير في MS Access DBMS. إعداد وثائق التقارير باستخدام MS Access. حماية المشاريع باستخدام MS Access DBMS.

يجب أن يضمن نظام أمان قاعدة البيانات السلامة المادية لقاعدة البيانات وحمايتها من التطفل غير المصرح به لقراءة المحتويات وتغيير البيانات. تتم حماية قاعدة البيانات على مستويين: - على مستوى كلمة المرور؛ -على مستوىالمستخدم (حماية حسابات المستخدمين والأشياء المحددة). لحماية قاعدة بيانات Access، تستخدم ملف مجموعة العمل system.mdw (مجموعة العمل هي مجموعة من المستخدمين الذين يتشاركون موارد الشبكة)، والتي تتصل بها قواعد البيانات الموجودة على محطات العمل بشكل افتراضي. يحتوي ملف مجموعات العمل على حسابات المستخدمين والمجموعة، بالإضافة إلى كلمات مرور المستخدمين. يمكن منح الحسابات حقوق الوصول إلى قاعدة البيانات وكائناتها، بينما يتم تخزين أذونات الوصول نفسها في قاعدة البيانات. لضمان حماية قاعدة بيانات Access، تحتاج إلى إنشاء مجموعة عمل باستخدام الملف - مسؤول مجموعة العمل wrkgаdm.exe. عند إنشاء مجموعة عمل فريدة، يمكنك تحديد اسم المستخدم واسم المؤسسة ورمز مجموعة العمل. يحتوي ملف مجموعة عمل MS Access على الحسابات المضمنة التالية: 1. المسؤولون - حساب المستخدم القياسي. هذه السجلات هي نفسها بالنسبة لكافة مثيلات Ms Access؛ 2. المسؤول - حساب مجموعة المسؤول - فريد في كل ملف مجموعة عمل؛ 3. المستخدمون - يحتوي على حسابات المستخدمين. لإنشاء ملف مجموعة عمل، تحتاج إلى الخروج من Access والعثور على ملف مجموعة العمل في مجلد النظام أو System32 في دليل Windows وإنشاء مجموعة عمل جديدة (يمكن أن تصل إلى 20 رقمًا أو حرفًا).

مثال لإنشاء التقارير في MS Access:

الشكل 5: إنشاء التقارير

خاتمة

أثناء الممارسة التعليمية يصل 04.01.و يصل 04.02.لقد قمت بتوحيد معرفتي في التخصصات التالية: MDK 04.01. "العمل مع الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر" وMDK 04.02. "يعمل مع برمجةأجهزة الكمبيوتر والكمبيوتر الشخصي." كررت مواد مثل: بنية الكمبيوتر الخارجية، وتوصيل الأجهزة، وإعداد البرامج والواجهات، والعمل معها برامج التحريروإلخ.

ومن الناحية العملية، تمت دراسة ووصف المواضيع التالية:

1. قم بإنشاء عرض تقديمي

شعبية في الفئة: