الاتصالات المتهورة إرسال نسخة. كيفية إرسال برقية عن طريق البريد الروسي. الوثائق المنقولة عبر القنوات الإلكترونية
رد المحامي – نقابة المحامين :
وفقا للجزء 1 من الفن. 71 من قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي، تحتوي الأدلة المكتوبة على معلومات حول الظروف ذات الصلة بالنظر في القضية وحلها، والأفعال والعقود والشهادات والمراسلات التجارية والمستندات والمواد الأخرى التي يتم إجراؤها في شكل رقمي ورسومي التسجيل، بما في ذلك تلك التي يتم استلامها عن طريق الفاكس أو الاتصال الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى أو بأي طريقة أخرى تسمح بإثبات صحة المستند.
وتنص الفقرة 1 من الباب 2 من نفس المادة على أن الأدلة الكتابية تقدم في الأصل أو في صورة مصدقة حسب الأصول.
إذا كانت رسالة الوسائط المتعددة تحتوي على تسجيلات صوتية ومرئية، فطبقًا للمادة. 77 من قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي، يجب على الشخص الذي يقدم تسجيلات صوتية أو فيديو على الوسائط الإلكترونية أو غيرها من الوسائط الإشارة إلى متى تم إجراء هذه التسجيلات ومن قام بها وتحت أي ظروف.
أخذا بالإعتبار التطور الحديثأنظمة الاتصالات، يتم تخزين هذه الرسائل في ذاكرة الهاتف ويمكن نسخها إلى الوسائط المادية. في هذه الحالة، يتم تضمين المعلومات المتعلقة بالمرسل في معلومات الرسالة المعروضة تلقائيًا، وكذلك في قاعدة بيانات المشتركين، والتي يتم توفير مقتطفات منها بالطريقة المنصوص عليها في القانون بناءً على طلب المحكمة أو السلطات المختصة. وفي حالة التصنيف التلقائي للمرسل أو استخدام طرق أخرى تجعل من الصعب تحديده، فلا يمكن الحصول على البيانات إلا بناءً على طلبات محددة.
وبالتالي، يجب تسجيل الرسائل النصية القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة اعتبارًا من وقت محدد لتقديمها إلى المحكمة على وسيلة ملموسة وطباعتها على الورق. يتم تسجيل مقاطع الفيديو وعرضها على وسيلة ملموسة.
يتم التأكد من موثوقية الرسائل النصية القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة في وقت محدد من خلال توثيق محتوى الرسائل والمعلومات المتعلقة بها.
وفقا للفقرة 11 من الفن. 2 من القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "في مجال المعلومات، تكنولوجيا المعلوماتوفيما يتعلق بحماية المعلومات، فإن كلمة "موثقة" تعني المعلومات المسجلة على وسيط ملموس من خلال توثيق التفاصيل التي تجعل من الممكن التعرف عليها أو، في الحالات التي ينص عليها تشريع الاتحاد الروسي، على وسطها المادي.
لا توجد متطلبات خاصة تنظم إجراءات مثل هذا التوثيق في التشريع. ولذلك يتصرفون المتطلبات العامةتنظيم تقديم الأدلة، ولا سيما المادة. 71 قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي، الفن. فن. 102، 103 أصول التشريع الاتحاد الروسيحول كتاب العدل.
خيارات التوثيق المقبولة هي التالية:
- التسجيل والطباعة وإعداد قانون (بروتوكول) للتعرف على محتويات الرسائل القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة بحضور الشهود، مع الإشارة إلى ألقابهم وأسمائهم الأولى وألقابهم وعناوينهم؛
- قبل الشروع في الإجراءات القانونية - التسجيل والطباعة ووضع بروتوكول لفحص محتويات الرسائل القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة مع شهادة من كاتب العدل؛
- أثناء النظر في القضية - بالطريقة التي تحددها المادة. 71 قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي. في هذه الحالة، يمكن طلب المواد ليس فقط من منتهكي الحقوق أو من الأطراف المعنية، ولكن أيضًا من مشغلي الاتصالات؛
- الفحص والتسجيل والطباعة والإرفاق بما توصل إليه الخبير من محتويات الرسائل النصية القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة.
تم تأكيد هذا الاستنتاج من خلال الممارسة القضائية (قرار الهيئة القضائية للقضايا الجنائية للقوات المسلحة للاتحاد الروسي بتاريخ 12 نوفمبر 2007 رقم 12-O07-22).
يضمن الاتصال بالفاكس إرسال المعلومات من الورق (النصوص والجداول والرسوم البيانية والصور والرسومات والصور الفوتوغرافية وما إلى ذلك) واستقبال هذه المعلومات في شكل نسخة (فاكس)، وغالبًا ما يطلق عليها عمليًا فاكس أو فاكس.
يتم تحديد متطلبات إعداد وتنفيذ الرسائل المرسلة عبر الفاكس حسب نوع المستند الأصلي الذي يتم إرساله (خطاب، اتفاقية، بروتوكول، وما إلى ذلك).
وفقًا للقانون المدني للاتحاد الروسي (المادة 160)، يُسمح باستخدام نسخة الفاكس للتوقيع باستخدام النسخ الميكانيكي أو غيره، أو التوقيع الرقمي الإلكتروني أو ما يعادل التوقيع المكتوب بخط اليد عند إجراء المعاملات في الحالات وفي بالطريقة المنصوص عليها في القانون أو الإجراءات القانونية الأخرى أو الاتفاقيات بين الطرفين.
قد يكون للمستند (الفاكس) الذي تم استلامه عند إخراج الفاكس، والذي يخضع للامتثال للشروط والإجراءات المعمول بها، قوة قانونية.
يجب أن تتم طباعة المستندات المرسلة عبر الفاكس بخط واضح ومتباين أو مكتوبة بقلم حبر جاف أو حبر بلون أسود أو أزرق داكن متباين.
رسائل هاتفية
يتم نقل نص الرسالة الهاتفية شفويا عبر القنوات الاتصالات الهاتفيةويتم تسجيله (طباعته) من قبل المستلم.
يتم تحديد القوة القانونية للرسالة الهاتفية المستلمة من خلال التفاصيل التالية:
رقم التسجيل الصادر للرسالة الهاتفية المرسلة؛
المنصب واللقب والاسم واللقب وتوقيع الشخص الذي أرسل الرسالة الهاتفية؛
المنصب واللقب والاسم واللقب وتوقيع الشخص الذي تلقى الرسالة الهاتفية في سجل التسجيل؛
رقم التسجيل الوارد للرسالة الهاتفية المستلمة.
يوصى باستخدام الرسائل الهاتفية لحل المشكلات بسرعة في الحالات التي تتطلب فيها الرسائل المرسلة عبر الهاتف التوثيق. يتم إرسال النصوص البسيطة عبر الرسائل الهاتفية (دعوات لاجتماعات، اجتماعات، الخ).
يتم تحرير الرسالة الهاتفية المرسلة في نسخة واحدة وتوقيعها من قبل المدير أو أي مسؤول آخر.
إذا تم إرسال رسالة هاتفية إلى عدة مستلمين، فيجب إرفاق قائمة بهم بأرقام هواتف.
يجب ألا تستخدم كلمات يصعب نطقها أو عبارات معقدة في النص.
تاريخ الرسالة الهاتفية هو تاريخ إرسالها.
يتم تسجيل الرسالة الهاتفية التي تتلقاها المؤسسة بواسطة المستلم على نموذج قياسي أو على ورقة فارغة وفقًا لقواعد التنسيق القياسية.
8.3. الوثائق المنقولة عبر القنوات الإلكترونية
البريد (إب)
يتيح التوقيع الإلكتروني تبادل البيانات بين الوسائل الإلكترونية وتحليل ومعالجة وتخزين الرسائل الواردة والمرسلة.
يتم استخدام ES لإرسال الرسائل داخل مؤسسة واحدة ولإرسال الرسائل بين المؤسسات المختلفة التي لديها الأجهزة والبرامج المناسبة.
يتلقى مرسل إليه البريد الإلكتروني صورة من المستند (رسالة إلكترونية) على شاشة الكمبيوتر أو كنسخة على الورق يتم الحصول عليها باستخدام جهاز الطباعة (الطابعة).
وفقًا للقانون، يمكن تأكيد القوة القانونية للمستندات المخزنة والمعالجة والمرسلة باستخدام أنظمة المعلومات والاتصالات الآلية من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني، ويتم تحديد إجراءات الاستخدام بموجب القانون الاتحادي "بشأن الإلكترونية" توقيع إلكتروني" بتاريخ 10 يناير 2002 N 1-FZ. يتم التعرف على القوة القانونية للتوقيع الرقمي الإلكتروني إذا كانت الأنظمة المحددة تحتوي على أدوات برمجية وأجهزة تضمن تحديد التوقيع والامتثال للنظام المعمول به لاستخدامها.
توافر نظائرها الورقية المرسلة عبر بريد إلكترونييتم تحديد الوثائق في الأنظمة والتعليمات الخاصة بالمؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة في المنظمة. يخلق النظير الورقي راحة العمل للموظفين وهو ضروري في حالة حالات الصراع، في حالة عدم استلام المرسل إليه للمستند، وما إلى ذلك.
من خلال الاتصال بالتوقيع الإلكتروني، يحصل المستخدم على فرصة المراسلة مع المشتركين الآخرين.
يوفر EP للمشتركين الفرص التالية:
التفاعل من خلال صناديق البريد الإلكترونية مع أقسام المنظمة، وفيما بينها ومع المشتركين الآخرين في الشبكة الرقمية الإلكترونية؛
الوصول بسرعة إلى المعلومات المخزنة في قواعد بيانات المنظمات المختلفة؛
تبادل الرسائل مع المشتركين في الشبكات الأخرى؛
تلقي رسائل من مجموعات الأخبار حول مواضيع تهمك وإرسال رسائلك الخاصة إلى مجموعة الأخبار؛
يمكنك الوصول إلى الأرشيفات العامة الموجودة على بعض الخوادم على الإنترنت وعلى الشبكات الأخرى المتصلة حول العالم.
يتم تخصيص "صندوق بريد" فردي لكل مشترك في البريد الإلكتروني (منطقة ذاكرة الكمبيوتر)، والذي يتم تعيين رمز مستخدم له. ويتم تبادل الرسائل الإلكترونية من خلال صناديق البريد هذه.
يقوم نظام البريد الإلكتروني بتخزين جميع المراسلات، حسب محتواها والغرض منها، في “مجلدات” مختلفة، تنقسم إلى شخصية وعامة. وهذا يجعل من الممكن فصل الرسائل المستلمة والمرسلة؛ تخزين الرسائل غير المكتملة ونسخ الرسائل المحذوفة بشكل منفصل؛ حماية المعلومات الخاصة، نظرًا لأن المجلدات الشخصية لمستخدم واحد لا ينبغي أن تكون متاحة لمستخدمي نظام التوقيع الإلكتروني الآخرين.
يوفر نظام التوقيع الإلكتروني العمليات التالية بالحروف: البحث والنسخ والنقل من مجلد إلى آخر، والاختيار وفق معيار معين.
مدمج دفتر العناوينومحرر النصوص يسهل إنشاء الرسائل وإرسالها. بمجرد إنشائه وإدخاله في قاعدة بيانات نماذج المستندات، يمكن استخدام الرسالة عدة مرات.
تتكون الرسالة الإلكترونية من عنوان أو عدة عناوين للمستلمين، ورأس يحتوي على معلومات الخدمة، ونص.
يتكون العنوان في نظام التوقيع الإلكتروني من اسم البريد الإلكتروني صندوق بريد، والذي يتطابق عادةً مع اسم تسجيل الدخول الخاص بالمستخدم والمجال، والذي يصف الموقع أو الكمبيوتر أو النظام المحلي الذي يوجد به حساب البريد الإلكتروني. يتم فصل الاسم والمجال بعلامة "@"، على سبيل المثال:
[البريد الإلكتروني محمي]- الاسم@المجال.
يتكون المجال من عدة نطاقات فرعية مفصولة بنقاط.
في شبكات الانترنتيُسمح بنطاقات المستوى الأعلى التي تشير إلى رمز المؤسسة:
COM - المنظمات التجارية؛
EDU - المؤسسات التعليمية والعلمية.
GOV - الوكالات الحكومية؛
MIL - المنظمات العسكرية.
NET - عقد شبكة الإنترنت؛
ORG - المنظمات الأخرى.
يحتوي رأس الخدمة لرسالة البريد الإلكتروني على عدة حقول يحددها مؤلف الرسالة أو يضيفها النظام تلقائيًا.
إذا كان نص رسالة البريد الإلكتروني كبيرًا جدًا (أكثر من 100 كيلو بايت)، فمن الأفضل ضغطه باستخدام أوامر "الضغط" في أنظمة عائلة UNIX، أو "pkarc" أو "pkzip" في MS DOS، أو إرسال الرسالة في القطع.
إذا كنت بحاجة إلى إرسال ملف يحتوي على معلومات غير نصية، أو رمز كائن، أو ملف قاعدة بيانات، أو ملف صورة، فيجب تحويله إلى نموذج نصي.
يُسمح بإرسال رسالة إلكترونية تحتوي على معلومات مشفرة إذا كان لدى متلقي المعلومات القدرة على فك تشفيرها.
تشبه متطلبات تنفيذ المستندات المرسلة بالتوقيع الإلكتروني المتطلبات المنصوص عليها في القسم 3.4. يجب أن يشير المستند إلى مؤلف المستند وتاريخه ورقم التسجيل واسم النوع (باستثناء الحروف) والمنصب واللقب للشخص الذي وقع المستند وعنوان البريد الإلكتروني للمنظمة والتوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) لل المؤلف.
يتم تسجيل المستندات المستلمة عبر التوقيع الإلكتروني وفقًا لنفس القواعد واستمارات التسجيل مثل المستندات الورقية. تتم إضافة أيقونة "@" إلى رقم الوثيقة المستلمة أو المرسلة عبر التوقيع الإلكتروني: N 141@.
يتطلب استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) إنشاء نظام موثوق للحماية ضد الوصول غير المصرح به إلى المستندات من خلال بناء نظام لتحديد حقوق الوصول إلى المعلومات على مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي للمنظمة.
يتم إصدار التوقيع الرقمي الإلكتروني لشخص معين (مثل التوقيع المكتوب بخط اليد) ولا يُسمح باستخدامه للتصديق على توقيع شخص آخر.
يتم توقيع المستند المرسل عبر التوقيع الرقمي بالتوقيع الرقمي. في حالة غياب المدير، يتم توقيع الوثيقة من قبل نائبه وفقًا لتوزيع المسؤوليات وإرسالها عبر التوقيع الرقمي دون التوقيع الرقمي.
بالنسبة للمستندات الأكثر أهمية، يمكن التحقق من مصادقة التوقيع الرقمي. إذا لم يتم تأكيد التوقيع الرقمي للمستند الصادر، فلن يتم إرساله وإعادته إلى المقاول. إذا لم يتم تأكيد التوقيع الرقمي للوثيقة المستلمة، فسيتم تقديم التوضيحات اللازمة.
يمكن تقديم المستند المستلم عبر التوقيع الإلكتروني للتنفيذ في شكل ورقي بختم "مكرر" أو أي تسمية أخرى مماثلة للمستند الإلكتروني. يتم تأكيد صحة التوقيع الرقمي من خلال العلامة المقابلة: "التوقيع الرقمي صحيح. توقيع المشغل" أو "تم تأكيد التوقيع الرقمي. توقيع المشغل." ويجب أن تثبت العلامة على شكل ختم.
يمكن للمؤسسة إنشاء نظام معلومات داخلي خاص بها، والذي يمكن للموظفين استخدامه بشكل مستقل ووفقًا لتقديرهم الخاص - دون تأكيد التوقيع الإلكتروني. يتم تقديم نظام الاتصال الإلكتروني هذا من قبل رئيس المنظمة.
في هذه الحالة، من الممكن استخدام المستندات المرسلة (الرسائل) دون طباعتها على الورق.
14.09.2012
الاستخدام في المحكمة كدليل على نسخ الفاكس والمستندات المرسلة عبر البريد الإلكتروني (الممسوحة ضوئيًا)
على مدى العقود القليلة الماضية، أدى التقدم في المجال العلمي والتكنولوجي إلى تغيير جذري في حياة الإنسان الحديث. ظهرت وسائل اتصال جديدة ووسائل تسجيل وتخزين وإعادة إنتاج المعلومات. لا يمكن أن تظل هذه الإنجازات غير مندمجة في المجال الاجتماعي والاقتصادي، وبالتالي، لا تؤثر على البنية الفوقية القانونية. وإلا فإن استقرار الحركة المدنية سوف يتعطل بسبب الافتقار إلى التنظيم القانوني للعلاقات الاجتماعية الناشئة حديثا.
وفقًا للفقرة 2 من المادة 160 من القانون المدني للاتحاد الروسي (المشار إليه فيما يلي باسم "القانون المدني للاتحاد الروسي")، "عند إجراء المعاملات، يُسمح باستخدام نسخة طبق الأصل من التوقيع باستخدام وسائل ميكانيكية أو وسائل نسخ أخرى أو توقيع إلكتروني أو أي نموذج آخر مماثل للتوقيع المكتوب بخط اليد في الحالات وبالطريقة التي ينص عليها القانون أو الأفعال القانونية الأخرى أو اتفاق الاطراف."
وفقًا للفقرة 2 من المادة 434 من القانون المدني للاتحاد الروسي، "يمكن إبرام اتفاق كتابي من خلال إعداد وثيقة واحدة موقعة من الأطراف، وكذلك من خلال تبادل المستندات عن طريق البريد أو التلغراف أو البرقية أو الهاتف أو إلكترونيأو غيرها مجال الاتصالات، مما يسمح للشخص بإثبات أن المستند يأتي من طرف في العقد بشكل موثوق.
وبالتالي، فإن التشريع الحالي للاتحاد الروسي يسمح لأطراف العلاقات القانونية المدنية بإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات باستخدام استنساخ التوقيع بالفاكس باستخدام وسائل ميكانيكية أو وسائل نسخ أخرى، أو توقيع إلكتروني أو أي مماثل آخر للتوقيع المكتوب بخط اليد، أي. التبادل الإلكتروني للوثائق.
بالإضافة إلى ذلك، ينص قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي (المشار إليه فيما يلي باسم قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي) على مقبولية المستندات الإلكترونية كوسيلة للأدلة. وبالتالي، وفقًا للفقرة 3 من المادة 75 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي، « يتم قبول المستندات التي يتم استلامها عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني أو أي وسيلة اتصال أخرى، بما في ذلك استخدام الإنترنت، بالإضافة إلى المستندات الموقعة بتوقيع إلكتروني أو أي توقيع مماثل للتوقيع المكتوب بخط اليد، كدليل كتابي في الحالات وبالطريقة التي يحددها هذا القانون، وغيرها القوانين الفيدرالية أو القوانين أو الاتفاقيات القانونية التنظيمية الأخرى، أو التي تحددها محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي ضمن حدود صلاحياتها"(توجد قاعدة مماثلة في الفقرة 1 من المادة 71 من قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي).
وبالتالي، فإن تشريعات الاتحاد الروسي توفر الفرصة لاستخدام نسخ الفاكس والوثائق المرسلة عبر البريد الإلكتروني (الممسوحة ضوئيًا) كدليل مادي.
ومن ناحية أخرى، في الوقت الحاضر، عندما تقوم المحاكم بتسوية المنازعات الناشئة عن العلاقات القانونية المدنية التي تم إضفاء الطابع الرسمي عليها من خلال تبادل المستندات عبر الفاكس أو الإنترنت، فإن المحاكم ليس لديها موقف موحد بشأن مسألة تصنيف "الفاكس" والمستندات الإلكترونية كأدلة مقبولة.
إن تحليل الممارسة القضائية الحالية، فيما يتعلق بإدراج نسخ الفاكس من الوثائق والمستندات المرسلة عبر البريد الإلكتروني (في شكل ممسوح ضوئيًا) في قضية المحكمة وفحصها كدليل، يسمح لنا باستخلاص الاستنتاجات التالية:
1. تعتبر نسخ الفاكس من المستندات والمستندات المرسلة عبر البريد الإلكتروني (في شكل ممسوح ضوئيًا) من قبل المحكمة دليلاً في القضية، بشرط أن يكون هناك بند في العقد/الاتفاقية، والذي بموجبه تتمتع هذه النسخ بمركز النسخ الأصلية.
يتم تأكيد شرعية الموقف المعلن من خلال الممارسة القضائية الحالية، بما في ذلك. قرار الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 1 يونيو 2010 رقم A56-13328/2009، قرار الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار لمنطقة الأورال بتاريخ 13 ديسمبر 2010 رقم F09-10256/10-SZ، قرار محكمة الاستئناف السابعة عشرة للتحكيم بتاريخ 27 يناير 2011 رقم AP-13499 /2010-GK، قرار الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار لمنطقة الشرق الأقصى بتاريخ 13 أغسطس 2009 رقم F03-3794/2009، تحديد محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 7 فبراير 2008 رقم 653/08 في القضية رقم A09-8896/06-4.
2. لقطات من الشاشات والمطبوعات الإلكترونية العناصر البريديةليست أدلة كافية وغير قابلة للجدل في المحكمة.
يتم تأكيد شرعية الموقف المعلن من خلال الممارسة القضائية الحالية، بما في ذلك. قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 3 فبراير 2011 رقم KG-A40/210-11.
3 . تعد نسخ الرسائل الواردة عبر البريد الإلكتروني دليلاً في المحكمة، بشرط ألا يقدم الطرف الآخر للمحكمة نسخًا غير متطابقة مع بعضها البعض، وإذا كان من الممكن إثبات المحتوى الحقيقي للمصدر الأصلي باستخدام أدلة أخرى.
يتم تأكيد شرعية الموقف المعلن من خلال الممارسة القضائية الحالية، بما في ذلك. قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة الفولغا بتاريخ 15 سبتمبر 2010 في القضية رقم A12-23661/2009.
إن تحليل ممارسة النظر في المنازعات من قبل محكمة التحكيم التجاري الدولي في غرفة التجارة والصناعة في الاتحاد الروسي بشأن مسألة مقبولية المستندات الإلكترونية والمستندات المرسلة عن طريق الفاكس يسمح لنا أن نستنتج أن تعتبر هذه المستندات بمثابة دليل في إجراءات المحكمة، بشرط أن يكون إجراء تبادل المستندات عبر جهاز اتصال الفاكس أو عبر الإنترنت منصوص عليه في العقد المبرم بين الطرفين .
وبالتالي، فإن تحليل الممارسة القضائية يسمح لنا بتحديد ثلاثة أنواع من المستندات (بالإضافة إلى النسخ الأصلية) التي تؤكد حقيقة إبرام العقود ذات الصلة وتنفيذها:
نسخ من الوثائق المرسلة باستخدام الفاكس؛
نسخ من المستندات المرسلة في شكل ممسوح ضوئيًا باستخدام الإنترنت؛
لقطات شاشة للشاشات ومطبوعات البريد الإلكتروني (إشعارات إرسال بريد إلكتروني).
وفي الوقت نفسه، ومن أجل حماية حقوق الفرد عند ممارسة الأعمال التجارية، يجب أن تكون عملية إبرام وتنفيذ الاتفاقيات ذات الصلة مصحوبة بتبادل المستندات الأصلية فقط.
ومع ذلك، عند إبرام العقود وتنفيذها عن طريق تبادل نسخ الفاكس من المستندات أو المستندات الإلكترونية ومن أجل تقليل المخاطر، نوصي بما يلي:
1. في نص الاتفاقية الرئيسية:
توفير إمكانية إرسال المستندات عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني؛
تحديد حالة النسخ الأصلية لهذه الوثائق؛
تحديد معلومات حول رقم الفاكس وعناوين البريد الإلكتروني التي سيتم من خلالها تبادل المستندات؛
2. تنظيم الاحتفاظ بسجلات المراسلات الواردة والصادرة المرسلة والمستقبلة عبر الفاكس والاتصالات الإلكترونية.
3. في إعدادات الفاكس، قم بتعيين الوقت المحدد والتاريخ الحالي.
إذا كانت وظيفة الفاكس متاحة لإنشاء تقارير عن الرسائل المستلمة والمرسلة، فقم بطباعة هذه التقارير وحفظها في سجل المراسلات الواردة والصادرة.
4. إرسال مسودات المستندات المقدمة إلى الطرف المقابل للموافقة عليها دون توقيع الشخص المفوض.
5. وفقًا للتشريعات الضريبية والتشريعات المحاسبية، يجب تقديم الوثائق الأولية التي تم إعدادها أثناء تنفيذ الاتفاقية ذات الصلة فقط في شكل مستندات أصلية.
6. يجب تقديم نص الاتفاقية الأساسية والاتفاقيات الإضافية للاتفاقية وكذلك اتفاقية إنهاء الاتفاقية في النسخ الأصلية.
يجب أن يتفق الطرفان على إجراءات تبادل المستندات الإلكترونية، وكذلك "نسخ الفاكس" من المستندات، وأن يتم النص عليها في الاتفاقية. تعتمد إمكانية استخدام المستندات "غير الأصلية" عند حل النزاعات بين الأطراف على الصياغة الصحيحة لهذه الشروط.
تجدر الإشارة إلى أنه في الممارسة العملية هناك حالات يقوم فيها الأطراف المقابلة عديمي الضمير بتزوير التوقيعات والأختام التي وضعها طرف مقابل آخر في مستند إلكتروني، وكذلك تغيير نص الاتفاقية، بما في ذلك الشروط غير المواتية للطرف المقابل.
وفي هذا الصدد، عند حل النزاع في المحكمة، يقدم الطرفان إلى المحكمة نسخًا غير متطابقة من نفس الوثيقة، أي. نفس الوثيقة الموقعة من الطرفين، والتي تحتوي على شروط مختلفة.
في هذه الحالة، ليس لدى المحكمة أي فرصة تقريبًا لتحديد الطرف الذي قدم نسخة أصلية من المستند.
وفقًا للفقرة 6 من المادة 71 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي، "محكمة التحكيم لا يمكن اعتبار حقيقة مثبتة مؤكدة فقط من خلال نسخة من الوثيقةأو أي دليل كتابي آخر في حالة فقدان المستند الأصلي أو عدم تقديمه إلى المحكمة، ونسخ هذه الوثيقة المقدمة من الأشخاص المشاركين في القضية ليست متطابقة مع بعضها البعضومن المستحيل إثبات المحتوى الحقيقي للمصدر الأصلي باستخدام أدلة أخرى.
وبناءً على هذه القاعدة، لن تعتبر المحكمة نسخاً من المستند دليلاً في الظروف المذكورة أعلاه.
وفي الوقت نفسه، يمكن إثبات حقيقة تزوير المستندات المرسلة عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس من خلال فحص الطب الشرعي.
وفقا للمعلومات الواردة من Izhevsk Expert Bureau LLC، هناك عدة طرق للكشف عن تزوير المستندات في الحالة الموصوفة:
1. التحليل الكيميائي للتوقيع على نسخة ورقية من العقد.
2. تحليل طبعة الختم.
ومن الضروري الإشارة إلى أن احتمال اكتشاف تزوير المستندات باستخدام هذه الطرق ليس مرتفعا.
على الرغم من المخاطر الموصوفة في هذا الرأي من تنفيذ العقود عن طريق تبادل نسخ المستندات عبر الفاكس أو الاتصالات الإلكترونية، إلا أن هناك طريقة للحماية من الإجراءات غير القانونية للأطراف المقابلة، والتي يتم التعبير عنها في تزوير المستندات الموقعة.
وفقًا للمادة 2 من القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ "بشأن التوقيعات الإلكترونية" (المشار إليه فيما بعد باسم "قانون التوقيع")، فإن التوقيع الإلكتروني عبارة عن معلومات في شكل إلكتروني مرفقة بمعلومات أخرى في شكل إلكتروني (معلومات موقعة) أو مرتبطة بهذه المعلومات والتي تستخدم لتحديد هوية الشخص الذي يوقع المعلومات.
وفقاً للجزء الأول من المادة 6 من قانون التوقيع، "يتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني، موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل، كمستند إلكتروني يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بتوقيع مكتوب بخط اليد، إلا إذا كانت القوانين أو اللوائح الفيدرالية المعتمدة وفقًا لها تنص على ضرورة إعداد وثيقة على الورق حصرا."
وفقًا للمادة 5 من قانون التوقيع، التوقيع الإلكتروني المؤهل هو توقيع إلكتروني يستوفي المعايير التالية:
1. تم الحصول عليها نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام مفتاح التوقيع الإلكتروني؛
2. يسمح لك بالتعرف على الشخص الذي قام بالتوقيع على الوثيقة الإلكترونية؛
3. يسمح لك باكتشاف حقيقة إجراء تغييرات على مستند إلكتروني بعد توقيعه ;
4. تم إنشاؤها باستخدام أدوات التوقيع الإلكتروني؛
5. يشار إلى مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني في الشهادة المؤهلة؛
6. لإنشاء التوقيع الإلكتروني والتحقق منه، يتم استخدام أدوات التوقيع الإلكتروني التي تلقت تأكيدًا بالامتثال للمتطلبات المحددة وفقًا للقانون.
ومن ثم فإن استخدام التوقيع الإلكتروني عند إبرام العقود عن طريق تبادل نسخ "الفاكس" من المستندات الموقعة أو المستندات الإلكترونية يجعل من الممكن اكتشاف حقيقة إجراء تغييرات على مستند موقع بالفعل، وهو ضمان لحماية الطرف في التقاضي إذا تنشأ مواقف مثيرة للجدل.
بالإضافة إلى ذلك، يتم التعرف على المستند الإلكتروني الموقّع بتوقيع إلكتروني مؤهل كمستند ورقي موقّع بتوقيع مكتوب بخط اليد.
ومع ذلك، فإن المحاكم حذرة من المستندات الإلكترونية ولا تقبلها دائمًا كدليل مناسب. تحتوي هذه المقالة على خمس طرق للتأكد من أن المحكمة تقبل مراسلات البريد الإلكتروني كدليل في القضية.
سؤال حول الموضوع
بأي شكل يتم تقديم المراسلات الإلكترونية إلى محكمة التحكيم؟
لا توجد متطلبات خاصة يحددها القانون. ومع ذلك، نظرًا لحقيقة أنه يجب إرفاق جميع الأدلة بالقضية (المادتان 64 و75 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي)، يمكننا أن نستنتج أنه يجب تقديم المراسلات الإلكترونية على الورق (قرار محكمة التحكيم العليا في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي بتاريخ 23 أبريل 2010 رقم VAS-4481/10).
التدابير الأولية لمنح البريد الإلكتروني قوة الأدلة
المراسلات الإلكترونية هي نوع من الأدلة المكتوبة (البند 3 من المادة 75 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي). في الوقت نفسه، ينص قانون إجراءات التحكيم على أنه يمكن تصنيف الرسائل الإلكترونية كأدلة مكتوبة بالطريقة التي يحددها القانون أو الاتفاقية أو محكمة التحكيم العليا (البند 3 من المادة 75 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي بصيغته المعدلة القانون الاتحادي بتاريخ 27 يوليو 2010 رقم 228-FZ ). ولذلك، يمكن للأطراف تخصيص اتصالاتها الإلكترونية مسبقًا بحيث تصبح فيما بعد أدلة مقبولة في القضية. هناك طريقتان للقيام بذلك.
الطريقة الأولى: إعطاء المراسلة القوة القانونية في العقد.بالنظر إلى أن الأطراف المقابلة لها الحق في تحديد إجراءات تقديم الأدلة المكتوبة بشكل مستقل (البند 3 من المادة 75 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي)، فيمكنهم إعطاء قوة الإثبات للمراسلات الإلكترونية مقدمًا.
للقيام بذلك، يحتاجون إلى كتابة الشرط المناسب في العقد (إبرام اتفاقية إضافية) مع الإشارة إلى عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم استخدامها من قبل الأطراف والأشخاص الذين سيقومون بهذه المراسلات نيابة عن الشركة.
بالإضافة إلى ذلك، كما تظهر الممارسة القضائية، لن يكون من غير الضروري الإشارة بالضبط إلى الإجراءات القانونية التي اتفق الطرفان على تنفيذها من خلال المراسلات الإلكترونية. وفي أحد النزاعات، أشار أحد أطراف القضية إلى أنه في الاستبيان المصاحب للاتفاق، اتفق الطرفان على استخدام البريد الإلكتروني الذي يشير إلى عنوان الطرف المقابل حيث يجب إرسال المستندات. ومع ذلك، أكدت محكمة التحكيم موقفها بأن "عنوان البريد الإلكتروني تم تخصيصه من قبل الطرفين لمراسلات العمل، وليس لنقل نتائج العمل" (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية في منطقة موسكو بتاريخ 12 يناير 2009 رقم KG -A40/12090-08).
دون الإشارة في العقد إلى جهات الاتصال وعناوين البريد الإلكتروني والقضايا التي يمكن أن يتفق عليها الطرفان بهذه الطريقة، فمن المرجح ألا تعترف المحكمة بالمراسلات الإلكترونية كدليل مقبول في القضية (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية في منطقة موسكو بتاريخ 27 فبراير 2010 رقم KG-A41/531 -10). الممارسة القضائية مع الموقف المعاكس للمحاكم غير مهمة للغاية (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة الأورال بتاريخ 28 يونيو 2010 رقم F09-4726/10-S3).
الطريقة الثانية: استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني.التوقيع الرقمي الإلكتروني (المشار إليه فيما يلي باسم EDS) يعادل التوقيع المكتوب بخط اليد في مستند ورقي (البند 1، المادة 1 من القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني"). وبطبيعة الحال، يعد استخدامه من أكثر الطرق الموثوقة للتعرف على الرسائل الإلكترونية.
إذا قدمت شركة إلى المحكمة بريدًا إلكترونيًا موقعًا بالتوقيع الرقمي للطرف الآخر، فلن يكون من الضروري إثبات حقيقة الإرسال وصحة البريد الإلكتروني. ولكن من المهم هنا عدم تفويت تفصيل واحد: في حالة وجود نزاع، قد تطلب المحكمة تقديم وثيقة تؤكد حقيقة الاتفاق مع الطرف المقابل بشأن استخدام التوقيع الرقمي (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية المنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 03.03.09 رقم F-04-1207/2009(1502-A46 -eleven)).
سؤال حول الموضوع
ماذا تفعل إذا لم يحفظ المدعي المراسلات، وقام الطرف المقابل بحذفها على جهاز الكمبيوتر الخاص به؟
ويجوز لأي من الطرفين أن يطلب من المحكمة، للحصول على الأدلة، أن تطلب من الشركة المنفذة دعم فنيخادم البريد، والنسخ المؤرشفة من الرسائل الإلكترونية.
الإثبات أمام المحكمة باستخدام المراسلات الإلكترونية
تعتبر المستندات المستلمة عبر البريد الإلكتروني أدلة مناسبة وتخضع لتقييم كامل وشامل بناءً على مجمل الأدلة، وهو ما لا يتعارض مع المعلومات الواردة في المراسلات الإلكترونية للأطراف (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 17 فبراير 2010 رقم KG-A40/14784-09). ستحتاج الشركة ببساطة إلى إثبات صحة وموثوقية هذه الرسائل. وهنا بعض الطرق.
الطريقة الثالثة: تحديد تفاصيل البريد الإلكتروني.كما هو منصوص عليه في المادة 75 من قانون إجراءات التحكيم، تتضمن الأدلة المكتوبة المستندات التي تسمح لنا بإثبات صحة الوثيقة، أي أنها موقعة من الشخص المناسب، وتعكس بشكل صحيح تاريخ ومكان الإعداد، والمرسل إليه و المعلومات الضرورية الأخرى. وفي إحدى القضايا، حددت المحكمة البيانات اللازمة للتأكد من دقة المعلومات. وشملت هذه: عناوين البريد الإلكتروني للمستلم والمرسل، ومعلومات حول وقت وتاريخ إرسال البريد الإلكتروني، وخادم البريد الذي تم إرسال البريد الإلكتروني منه. ونظرًا لعدم وجود هذه البيانات، لم تقبل محكمة التحكيم نسخًا مطبوعة من المراسلات الإلكترونية التي قدمتها الشركة كدليل (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة شمال القوقاز بتاريخ 7 يوليو 2008 رقم F08-3751/2008).
الطريقة الرابعة: إجراء الفحص.يمكن إثبات صحة الأدلة الإلكترونية من خلال فحص الطب الشرعي. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى العثور على منظمة تجري الخبرة الفنية للكمبيوتر. يمكنك اللجوء إلى الخبراء دون انتظار المحاكمة، أو تقديم التماس إلى المحكمة لإجراء فحص (البند 1 من المادة 82 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي). ثم تقوم المحكمة بتعيين خبير يقوم بإعداد الرأي وتحديد ما إذا كانت المراسلات جاءت بالفعل من أطراف القضية، وتحديد محتواها الحقيقي، ووقت المغادرة وغيرها من البيانات. تقبل المحاكم تقرير الخبراء كدليل (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية في مقاطعة موسكو بتاريخ 20 يناير 2010 رقم KG-A40/14271-09).
الطريقة الخامسة: إعداد بروتوكول توثيقي.إحدى الطرق الموثوقة لإضفاء الشرعية على الأدلة الإلكترونية هي إعداد بروتوكول توثيقي. بدأت الشركات تستخدم هذه الطريقة أكثر فأكثر في الآونة الأخيرة. بموجب القانون، يحق لكتاب العدل فحص الأدلة الكتابية والمادية (المادتان 102 و103 من أساسيات التشريع بشأن كتاب العدل بتاريخ 02/11/93 رقم 4462-ط، والمشار إليها فيما بعد بالأساسيات). يمكن للشركة تزويد كاتب العدل بإمكانية الوصول إلى الكمبيوتر و خادم البريد، الذي تقع عليه المراسلات. سيتحقق كاتب العدل من صحة المراسلات، ويحدد ما إذا كانت قد جاءت بالفعل من أطراف القضية، ويضع بروتوكولًا يمنح المراسلات الإلكترونية الشكل اللازم للأدلة القضائية. يجب طباعة رسائل البريد الإلكتروني نفسها وحفظها مع البروتوكول. سيكون مثل هذا البروتوكول دليلاً على أن بيانات البريد الإلكتروني، في تاريخ معين، تحتوي بالفعل على رسائل بريد إلكتروني مستلمة من عناوين معينة. من المهم أن نتذكر هنا أن كاتب العدل لن يكون قادرًا على إعداد مثل هذا البروتوكول إلا قبل بدء الإجراءات في المحكمة (المادة 102 من الأساسيات).
قواعد التلغراف
في العصور القديمة، تم نقل الرسائل عبر مسافات طويلة عن طريق قرع الطبول وإشارات الدخان وغيرها من الوسائل البدائية. عند إرسال رسالة، اضطر الشخص إلى الاعتماد على الرسل - سيرا على الأقدام، على ظهور الخيل أو المنقولة عن طريق السفن. كان هذا الاتصال بطيئًا وغير موثوق به. واستمر هذا حتى نهاية القرن الثامن عشر، عندما تم اختراع أول تلغراف.
على الرغم من ظهور الفاكس والبريد الإلكتروني، يتعين على السكرتير في كثير من الأحيان إرسال البرقيات، لأن المراسل الذي يحتاج إلى توصيل شيء ما بشكل عاجل قد لا يكون لديه جهاز فاكس أو بريد إلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، فإن الفاكس ليس سوى نسخة طبق الأصل من مستند، وتمامًا مثل المستند الإلكتروني، ليس له أي قوة قانونية بدون توقيع رقمي إلكتروني.
غالبًا ما يعهد المدير إلى السكرتير بتأليف نص البرقية وإرسالها. لذلك، يجب أن يكون السكرتير على دراية جيدة بالإجراءات العامة لإعداد ومعالجة وإرسال هذا النوع من المستندات.
تُفهم البرقية على أنها نوع من المستندات التي تحددها طرق نقل المعلومات عبر قنوات الاتصال التلغراف. تتعلق الغالبية العظمى من البرقيات بالمعلومات والوثائق المرجعية مع مراسلات تحتوي على معلومات عاجلة لاتخاذ القرار، والتي لا يضمن إرسالها بالبريد استلامها في الوقت المناسب.
تم تحديد متطلبات تجميع وتنفيذ البرقيات المرسلة للإرسال بموجب "قواعد توفير خدمات الاتصالات التلغرافية" ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 14 يناير 2002 رقم 12. في هذه القواعد ، يتم تعريف البرقية على أنها "رسالة نصية قصيرة يتم إرسالها أو إرسالها أو المقصود إرسالها عن طريق الاتصالات التلغراف".
تضمن القواعد للمستخدمين الحق في خصوصية الرسائل التلغرافية. وتنص القواعد على لغة التعامل بين عمال التلغراف ومقدمي البرقيات. على أراضي الاتحاد الروسي، هذه هي اللغة الروسية، بالإضافة إلى ذلك، وفقًا لتقدير مشغل الاتصالات، اللغات الأصلية لشعوب الاتحاد الروسي.
تنقسم البرقيات إلى فئات وأنواع. من الممكن إرسال برقيات من فئات الاستعجال التالية (بترتيب تقليل وقت عبور البرقية):
1) "رسالة برقية" (مع علامة "رسالة برقية")؛
2) "عادي" (بدون علامة)؛
3) "عاجل" (مع علامة "عاجل").
تستخدم معظم المنظمات البرقيات العادية (البسيطة) والعاجلة. ومع ذلك، في المراسلات الرسمية يتم أيضًا تمييز الفئات التالية من البرقيات: إلى رئيس الاتحاد الروسي، إلى حكومة الاتحاد الروسي، "الحكومة"، إلخ.
يتم تصنيف البرقيات حسب النوع:
1) مع الإخطار بالتسليم عن طريق التلغراف والإخطار بالتسليم عن طريق التلغراف العاجل (مع العلامات "الإخطار عن طريق التلغراف" أو "الإخطار عن طريق التلغراف العاجل"، على التوالي)؛
2) مع التسليم في الوقت المحدد من قبل المرسل (مع علامة "التسليم (التاريخ)")؛
3) مع التسليم إلى منطقة مأهولة بالسكان ليس لديها اتصال تلغراف (تم وضع علامة "بالبريد المسجل")؛
4) مع التسليم على ورق ذي رأسية "فاخر" (مع علامة "الفاخرة")؛
5) معتمدة من مشغل الاتصالات (مع علامة "معتمد").
يجب أن تكون أوقات عبور البرقيات المرسلة بين عواصم الجمهوريات والمراكز الإقليمية والإقليمية، وكذلك داخل أي منطقة مأهولة بالسكان بها اتصالات برقية، هي:
يجب أن تكون أوقات العبور للبرقيات المرسلة بين أي مناطق مأهولة بالسكان بها اتصالات برقية:
ويجب أن تكون البرقية مكتوبة أو مطبوعة بشكل واضح ومقروء على الوجه الأمامي لنموذج التلغراف أو على ورق فاتح اللون. يجب أن تكون التصحيحات والمحو والحذف والإدراج التي يتم إجراؤها على البرقية المرسلة من قبل المرسل أو بناء على طلبه من قبل مشغل الاتصالات موثقة بتوقيع المرسل.
يجب أن تحتوي البرقية المرسلة على العنوان (أي أين) واسم المرسل إليه (أي لمن) (إذا كان المرسل إليه مواطنًا - اللقب، وبناءً على طلب المرسل، الاسم الأول والاسم العائلي أو الأحرف الأولى من المرسل إليه؛ إذا كان المرسل إليه مسؤولًا - اسم المنظمة والمنصب واللقب، وبناءً على طلب المرسل، الاسم الأول والأحرف الأولى من اسم المسؤول؛ إذا كان المرسل إليه منظمة - اسم المنظمة)، نص برقية، توقيع المرسل (بناء على طلبه)، ملاحظات (إن وجدت) حول فئة ونوع البرقية المرسلة.
تتكون البرقية بالتسلسل التالي:
2) ملاحظة حول نوع البرقية؛
3) العنوان الذي يجب تسليم البرقية إليه مع ذكر اسم المرسل إليه.
4) نص البرقية؛
5) توقيع المرسل (بناء على طلب المرسل).
يجب أن يحتوي عنوان البرقية على جميع سمات العنوان اللازمة لضمان وصوله إلى العنوان دون البحث أو الاستفسار.
يمكن توجيه البرقية إلى عنوان واحد أو أكثر (برقية متعددة البث). عند إرسال برقية متعددة البث بنفس النص، يجب على المرسل إرسال نسخ من البرقية بنفس عدد العناوين المحددة. في جزء العنوان من كل برقية، تتم الإشارة فقط إلى النقطة التي يجب تسليم البرقية فيها، بينما تتم الإشارة إلى العناوين المتبقية في نص البرقية.
يُسمح باستقبال برقية متعددة البث تحتوي على نص واحد من قائمة العناوين، على ألا يزيد عدد العناوين في القائمة عن 20 عنوانًا. يجب تقديم قائمة العناوين في وقت واحد مع البرقية. نسخة واحدة من البرقية مرفقة بكل قائمة.
يمكن توجيه البرقيات إلى:
1) إلى العنوان الكامل؛
2) إلى عنوان مشروط أو مختصر؛
3) عند الطلب؛
4) إلى رقم صندوق الاشتراك؛
5) إلى الوحدة العسكرية؛
6) إلى عنوان البريد الميداني؛
7) إلى عناوين السفن البحرية والنهرية؛
8) إلى رقم البرقية المستلمة؛
9) إلى رقم تثبيت المشترك لشبكة AT/Telex.
تشير البرقية إلى العنوان الدقيق (يجب أن يسبقه رقم (فهرس) مكتب البريد الذي يخدم المرسل إليه)، واسم المؤسسة، إذا كانت معروفة - اسم الوظيفة، واللقب (مع أو بدون الأحرف الأولى) من المتلقي.
نص البرقية مطبوع على ورقة فارغة من جانب واحد، بمسافات مزدوجة، بأحرف كبيرة. توجد فجوة بين الكلمات في البرقيات بمقدار خطين. تتم طباعة النص بدءًا من الفقرة، ولا يُسمح بالمزيد من الخطوط والفقرات الحمراء. تتم طباعة العنوان والنص بدون التفاف الكلمات. يتم تقديم النص بإيجاز للغاية. يجب أن تتكون من واحد عنصر المنطق- الاستنتاجات. فقط في حالات استثنائية يمكن السماح بدليل موجز.
عند إنشاء برقية، ينبغي إيلاء أهمية كبيرة لاختيار الكلمات التي تنقل المعنى بدقة أكبر. تكتب البرقية بلغة تلغرافية خاصة، دون حروف الجر أو أدوات العطف أو علامات الترقيم إن أمكن. يتم نقل الظلال الدلالية للكلمات وارتباطاتها من خلال ترتيب الكلمات في الجملة ونهاياتها.
يمكن الإشارة إلى الأرقام الموجودة في البرقية المقدمة إما بعلامات الأرقام أو بالكلمات الكاملة. القيم الرقمية الواردة في نص البرقية، والتي تعتبر دقة إرسالها مهمة للمستخدم، يجب أن يشير إليها المرسل بالكلمات الكاملة.
يمكن الإشارة إلى العلامات "نقطة"، "فاصلة"، "علامات الاقتباس"، "قوس" في البرقية إما بالكلمات الكاملة، أو بالكلمات المختصرة ("tchk"، "zpt"، "kvch"، "skb") أو الأحرف الرمزية المقابلة.
يمكن الإشارة إلى العلامات "علامة الاستفهام" و"شرطة" ("ناقص") و"زائد" و"شرطة" إما ككلمات كاملة أو كرموز مقابلة.
يمكن الإشارة إلى علامة "الرقم" إما ككلمة كاملة أو ككلمة مختصرة "nr".
لا يجوز الإشارة إلى الأحرف الأخرى إلا بالكلمات الكاملة.
علامات الترقيم على شكل علامات رمزية متناظرة، بعد العلامة الرمزية "-"، يجب أن تكتب بالبرقيات بعد الكلمة السابقة (مجموعة أرقام) دون فاصل وتعتبر بمثابة كلمة واحدة.
يجب كتابة الرموز "+" (زائد) و"/" (شرطة مائلة) بين الكلمات بفواصل بين الكلمات السابقة واللاحقة ويتم احتسابها ككلمات منفصلة، ولكن بين الأرقام - بدون فواصل ولا يتم احتسابها ككلمات منفصلة.
يجب أن يحتوي نص البرقية على كلمة واحدة على الأقل، ولكن يجب ألا تحتوي البرقية على أكثر من 300 كلمة. إذا كانت البرقية تتكون من أكثر من 300 كلمة، فيجب أن يقسمها مشغل الاتصالات إلى عدة أجزاء كل منها 300 كلمة (قد يحتوي الأخير على أقل من 300 كلمة)، ويتم إرسالها كبرقيات منفصلة.
يوصى بفصل التوقيع عن النص مع تباعد الأسطر. بعد النص والتوقيع، يتم وضع خط ترسيم يتم بموجبه الإشارة إلى المعلومات الرسمية التي لا تخضع للنقل: عنوان المرسل، الاسم الكامل للوحدة الهيكلية، إشارة الموقع، التوقيع ونسخة توقيع المرسل، تاريخ التوقيع، الذي يتم لصقه من قبل الشخص الموقع على البرقية.
نص البرقية الرسمية مصدق بالختم. البرقية مكتوبة في نسختين. يتم تقديم الأول، الموقع، للنقل، والثاني يتم تقديمه في الملف.
ويمكن لصق التأشيرات على نسخة البرقية في الأسفل، كما يمكن الإشارة إلى وقت إرسال البرقية للإرسال.
عند إصدار البرقيات الدولية، تتم طباعة عنوانها ونصها بالأحرف اللاتينية. تتم طباعة العنوان في هذه البرقيات بالتسلسل التالي: اسم المرسل إليه (في الحالة الاسمية)، عنوان المنظمة أو مكان إقامة المرسل إليه (رقم المنزل، رقم الشارع)، اسم الوجهة (المدينة، البلد) ).
يشمل عدد الكلمات المدفوعة في البرقية الداخلية جميع الكلمات التي تشكل محتوى البرقية (علامات حول فئة ونوع البرقية، العنوان، النص، التوقيع).
يعتبر ما يلي بمثابة كلمة واحدة في البرقية:
1) كل كلمة مكتوبة وفقًا لقواعد النحو ولها معنى مستقل، بما في ذلك الحروف وحروف الجر؛
2) كل علامة أو رقم أو حرف فردي؛
3) إشارة مكتوبة بكلمة كاملة أو مختصرة.
4) رقم مكتوب بالكلمات الكاملة؛
5) مجموعة من الحروف لا يفصلها الرمز "-" مكونة من أرقام أو حروف أو مجموعة مختلطة.
مثال على برقية:
روستوف دون ألماز
تم تأجيل اختبار المنتج
نقص المكونات
قم بتمديد رحلة عملك لمدة أسبوعين رئيس شركة الجودة إيفانوف
سمارة، رشنايا، 30
رئيس قسم مراقبة الجودة (التوقيع الشخصي) I.O.الاسم الأخير
لنقل المعلومات التشغيلية التي يستخدمونها رسائل هاتفية- الرسائل الرسمية المرسلة عبر الهاتف.
التفاصيل المطلوبة للرسالة الهاتفية هي: أسماء مؤسسات المرسل والمرسل إليه؛ تفاصيل "من" و"إلى" تشير إلى منصب المسؤولين ولقبهم واسمهم ولقبهم العائلي؛ رقم وتاريخ ووقت إرسال واستقبال الرسائل الهاتفية؛ مناصب وألقاب الشخص الذي أرسل واستقبل الرسالة الهاتفية؛ أرقام الهواتف؛ النص والتوقيع.
يجب أن يكون للرسالة الهاتفية عنوان، ويتم إعدادها وفقًا لـ GOST 6.38 - 90، أما بالنسبة للرسالة الرسمية، أي يتم التعبير عنها في حالة حرف الجر مع حرف الجر "o" أو "about". (على سبيل المثال: حول تغيير موعد اجتماعات المجلس؛ حول وصول المشاركين في المؤتمر).
بشكل عام، تتم كتابة الرسائل الهاتفية "باللغة البرقية"، أي باختصار ودقة وبجمل بسيطة. يوضح الجزء الأول من الرسالة الهاتفية الحقائق التي أدت إلى إرسال الرسالة الهاتفية، بينما يحتوي الجزء الثاني على الإجراءات المتخذة. يتم عرض الرسائل الهاتفية بصيغة المتكلم، على سبيل المثال: “نذكرك بأن العقد على وشك الانتهاء”. يجب ألا تتجاوز الرسالة الهاتفية 50 كلمة.
ومن المرغوب فيه أن يكون لدى المؤسسات نماذج خاصة للرسائل الهاتفية الواردة والصادرة. يوصى بالنموذج التالي:
مخطط الهاتف
المرسل إليه (اسم المؤسسة) المرسل إليه (اسم المؤسسة) ___
من (المنصب، الاسم الكامل) من (المنصب، الاسم الكامل) ___
وقت الإرسال ساعة دقيقة وقت الإرسال ساعة دقيقة
تم الإرسال بواسطة (الاسم الأخير) تم الاستلام بواسطة (الاسم الأخير)
رقم التليفون ___
العنوان العنوان
(إمضاء)
في نماذج الرسائل الهاتفية الواردة، يجب طباعة تفاصيل "المرسل إليه" بطريقة مطبعية، وفي نماذج الرسائل الهاتفية الصادرة، يجب طباعة تفاصيل "المرسل إليه" بطريقة مطبعية.
رسالة فاكس– مستند يتم استلامه عبر جهاز الفاكس (الفاكس)، عبر قنوات الاتصال الهاتفية. إن رسالة الفاكس (الفاكس) هي في الأساس نسخة غير معتمدة من المستند الذي يتم إرساله، ووضعها القانوني هو نفسه. يمكن إرسال أي نوع من المستندات والمرفقات الخاصة بها عن طريق الفاكس: الجداول والرسومات والمخططات والرسومات والصور الفوتوغرافية. ومع ذلك، تعد رسائل الفاكس إلى حد كبير نوعًا من المراسلات بين شركاء الأعمال والمنظمات وبدائل الرسائل الهاتفية.
يجب تنسيق رسائل الفاكس الخاصة بالمستندات الصادرة بشكل مشابه لخطاب العمل، ولكن يمكن تجميعها في نسخة واحدة، والتي يتم حفظها في الملف بعد إرسالها. البيانات الإضافية التي يوفرها الجهاز نفسه هي: إشارة المرسل (الرمز)، تاريخ ووقت الإرسال، رقم الفاكس، عدد الصفحات.
إذا وردت رسائل الفاكس لها معلومات مهمةوهي مخصصة للاستخدام على المدى الطويل، فمن الضروري عمل نسخة من المستند لأن الورق المستخدم في أجهزة الفاكس ليس متينًا.
الرسالة الإلكترونية -وثيقة يتم إرسالها عن طريق "البريد الإلكتروني" عبر نظام اتصال من كمبيوتر إلى كمبيوتر، ويمكن رؤيتها معروضة على شاشة أو مطبوعة على الطابعة.
يعد إدخال البريد الإلكتروني (البريد الإلكتروني) من أكثر السمات المميزة في يومنا هذا. إنها تحل بشكل مطرد محل وسائل الاتصال التقليدية. ميزتها الرئيسية والتي لا جدال فيها هي الكفاءة.
مع زيادة حصة رسائل البريد الإلكتروني في الحجم الإجمالي للمراسلات التجارية، فمن الضروري الانتباه إلى الميزات التالية لإعداد هذه الرسائل:
1) يجب أن يركز محتوى الرسالة على موضوع واحد. لا يجب أن تفرد نفسك وتحاول "احتضان الضخامة". عليك أن تتصرف وفقًا لمبدأ: "حرف واحد - مشكلة واحدة". يتم إرسال المستندات المرفقة، خاصة إذا كانت رسومات أو رسومات أو جداول، كمرفق برسالة الملف المرسلة. في هذه الحالة، يسهل على مستلمك فهم جوهر الرسالة، وإذا لزم الأمر، لن يكون من الصعب عليه إعادة توجيه المرفق، على سبيل المثال، إلى عنوان آخر؛
2) المراسلات بين رجال الأعمال عبر البريد الإلكتروني هي ذات طبيعة نفعية وعملية بحتة. إنها خالية من العواطف. وبناءً على ذلك، يجب أن يكون الأسلوب عمليًا وموجزًا بحتًا؛
3) على الرغم من الطبيعة الجوهرية للبريد الإلكتروني، إلا أن لهجته تظل مهذبة ولباقة. وبهذا المعنى، فهي لا تختلف عن المراسلات العادية. علاوة على ذلك، أثناء المراسلات البريدية، يمكن نقل علامات الاهتمام وعناصر المداراة باستخدام سمات خارجية، على سبيل المثال، باستخدام نموذج مُعد خصيصًا، والورق المناسب، والتصميم، ووضع التفاصيل، وما إلى ذلك. ومع البريد الإلكتروني، يتم استبعاد هذه الاحتمالات. ولذلك يمكن تعويض هذا «النقص» باتباع قواعد الآداب المكتوبة؛
4) البريد الإلكتروني لا يسمح بالروتين أو التأخير في الرد. هذه رسالة طوارئ تحتوي على عنصر الاستعجال. تتم المراسلات أحيانًا في الوقت الفعلي - "عبر الإنترنت". مطلوب القدرة على إجراء الحوار الكتابي. وهذا يتطلب تدريبًا ومهارات معينة وقدرة على استخدام القلم؛
5) اللغة المستخدمة في المراسلات الإلكترونية محددة وموجزة. يوصى بتجنب العبارات الطويلة والتعبيرات القياسية المستخدمة في المراسلات التقليدية.
في المراسلات الخاصة غير الرسمية عبر البريد الإلكتروني، يُسمح باستخدام ما يسمى بالرموز التعبيرية. نحن نتحدث عن استخدام تمثيل تخطيطي لنوع بشري لنقل المشاعر في النصوص الإلكترونية. وهي مصممة لإضفاء الحيوية على لغة البريد الإلكتروني الجافة والقصيرة. وهذا يشمل الوجوه الضاحكة والمختصرات.
فيما يلي عدة أمثلة لما يسمى بالوجوه الضاحكة (الابتسامات والضحكات) المقبولة في الغرب والمستخدمة عند المراسلة عبر البريد الإلكتروني. وبطبيعة الحال، ينطبق هذا فقط على الاتصالات الشخصية ومن غير المرجح أن ينطبق على المراسلات الجادة والمسؤولة التي تنطوي على قضايا تجارية مهمة.
1):-) - ابتسم؛
2);-) – غمزة;
3):-(- عبوس؛
4):-د – الضحك.
5):-X - لا تعليق؛
6);-(- البكاء;
7):-] – السخرية.
8) =:يا – مفاجأة.
المختصرات، أي الكلمات المكونة من الأحرف الأولى من العبارة التي تحل محلها، توجد في كثير من الأحيان في المراسلات التجارية أكثر من الوجوه الضاحكة. علاوة على ذلك، يتم استخدامها ليس فقط في رسائل البريد الإلكتروني، ولكن أيضًا في المراسلات العادية. فيما يلي بعض الاختصارات الأكثر شيوعًا:
1) في أسرع وقت ممكن (في أقرب وقت ممكن) - في أقرب وقت ممكن؛
2) MSG (تدليك) – رسالة؛
3) JIC (فقط في حالة) - في بعض الأحيان؛
4) CUL (أراك لاحقًا) - سنلتقي لاحقًا؛
5) الأسئلة الشائعة (سؤال متكرر) - سؤال متكرر؛
6) IMHO (في رأيي المتواضع) - في رأيي المتواضع؛
7) راجع للشغل (بالمناسبة) - بالمناسبة؛
8)
}
