Subdiv hesabatı Microsoft Access verilənlər bazasında hesabatların yaradılması. Verilənlər bazası obyekti kimi hesabatın yaradılması

1. Hesabatlar haqqında əsas məlumatlar.

2. Hesabatların yaradılması üçün MS Access DBMS alətləri.

3. Dizayn rejimində hesabatın yaradılması.

3.1. Hesabat səhifəsi seçimlərinin qurulması

3.2. Hesabat strukturu

3.3. Hesabatın formatlanması

MS Access DBMS-də çap edilmiş sənədi əldə etmək üçün bir neçə seçim təqdim olunur:

Cədvəlin cədvəl rejimində çapı (cədvəl şəklində filtrasiya şərtlərinə cavab verən bütün qeydlərin və ya qeydlərin göstərilməsi);

Cədvəl görünüşündə sorğu qeydləri dəstini çap edin;

Formanı Forma rejimində və ya Cədvəl rejimində çap edin;

Hesabatı çap edin.

1. Hesabatlar haqqında əsas məlumatlar

Hesabat– ekrana, printerə və ya fayla çıxış üçün nəzərdə tutulan məlumatların formatlaşdırılmış təqdimatını təşkil etməyə imkan verən fərdiləşdirilə bilən dialoq qutusu. MS DBMS-də Hesabatlara daxil olun verilənlər bazası obyektləridir.

Hesabatlar verilənlər bazası məlumatlarını çap edilmiş sənəddə təqdim etməyin ən yaxşı yoludur. Digər vasitələrlə müqayisədə məlumat çıxışıçap üçün hesabatların 2 əsas üstünlüyü var:

– üçün yarımcəmləri və ümumi yekunları qruplaşdırmaq, çeşidləmək və hesablamaq üçün geniş imkanlar təmin edin böyük dəstlər qeydlər (hesablamalar qrup, bir neçə qrup və bütövlükdə hesabat üçün aparıla bilər);

– standart sənəd formalarına yaxın formada məlumatları çıxarmağa imkan verir.

Hesabatın yaradılması mərhələləri.

Birinci mərhələdə gələcək hesabatın planı kağız üzərində hazırlanır. Eyni zamanda göstərilir: verilənləri hansı cədvəldən və ya sorğudan göstərmək lazımdır, məlumatların qruplaşdırılması və çeşidlənməsi səviyyələri müəyyən edilir, hesabatda hansı sahələr təqdim edilməli və verilənlərin nümayişi üçün hansı idarələrdən istifadə ediləcək , hesablanmış sahələrə ehtiyac olub-olmaması, peşəkar görünən hesabatı göstərmək üçün hansı qrafik elementlərdən istifadə ediləcək.

Növbəti mərhələdə hesabat DBMS-dən istifadə etməklə qurulur.

2. DBMS alətləriXanım Girişhesabat yaratmaq

MS Access DBMS-də yeni hesabat yaratmaq üçün verilənlər bazası pəncərəsində nişana keçmək lazımdır Hesabatlar və düyməni basın Yaradın . Görünən dialoq qutusunda Yeni hesabat(Şəkil 10.1) hesabat yaratma alətini seçin.

Dialoq qutusu siyahısında sadalanan bütün alətlər Yeni hesabat, üç əsas qrupa bölmək olar:

– avtomatik hesabat yaratmaq üçün alətlər (Avtomatik hesabat: sütun, Avtoreport: lent);

– hesabat yaratma ustaları (Hesabat Sihirbazı, Diaqram Sihirbazı və Poçt Etiketləri);

- hesabat yaratma dizayneri.

Şəkil 10.1. Yeni Hesabat Dialoq Qutusu

Avtomatik hesabat yaratma vasitələri seçilmiş məlumat mənbəyinə əsasən müvafiq tipli hesabat yaratmağa imkan verir: cədvəl və ya sorğu.

Hesabat yaratma ustaları istifadəçi ilə dialoq rejimində hesabatlar yaratmağa imkan verir. Sehrbazlardan istifadə edərək siz hesabat üçün məlumat mənbəyi yarada, məlumat təqdimatının növünü seçə, qruplaşdırma, çeşidləmə və ümumiləşdirmə sahələrini təyin edə, qrup üçün xülasə funksiyalarını seçə, hesabat tərtibatını və dizayn üslubunu təyin edə və hesabatın adını təyin edə bilərsiniz. hesabat.

Hesabat tərtibatçısı istənilən mürəkkəblik hesabatlarını əl ilə yaratmağa imkan verən əsas vasitədir. Hesabatın növü və məzmunu hesabatı tərtib edənin ixtisasından asılıdır.

Tipik olaraq, hesabatın prototipini yaratmaq üçün avtomatik hesabat yaratma alətləri və ya sehrbazlardan istifadə edilir və hesabat tərtibatçısından hesabatı peşəkar görünüşə cilalamaq üçün istifadə olunur.

Hesabatlarla işləmək üç rejimdə baş verə bilər: rejimdə, rejimdə və rejimdə.

Rejim hesabat yaratmaq və qeydlərin mənbəyindən bütün məlumatları ekranda göstərmək üçün nəzərdə tutulmuşdur, rejim məlumat mənbəyinin bir neçə qeydindən məlumatların mexaniki şəkildə dəyişdirilməsinə əsaslanan hesabatı tez bir zamanda yaratmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur (nümunə götürmə və çeşidləmə meyarları nəzərə alınmır). ), rejim hesabatın strukturunu yaratmaq və dəyişdirmək üçün nəzərdə tutulub. Hesabatla iş rejimini dəyişdirmək üçün düymədən istifadə edə bilərsiniz Baxın alətlər panelində Hesabat dizayneri və ya oxşar menyu əmri Baxın.

3. Dizayn rejimində hesabatın yaradılması

Rejimdə hesabat yaratmaq üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirməlisiniz:

1. Səhifə parametrlərini konfiqurasiya edin.

2. Hesabat üçün qeyd mənbəyi seçin və ya yaradın.

3. Qruplaşdırma və çeşidləmə səviyyələrini müəyyənləşdirin.

4. Hesabatda qeyd mənbəyi sahələrini yerləşdirin.

5. Hesablanmış və pulsuz nəzarət əlavə edin.

6. İdarəetmə elementlərinin və hesabat bölmələrinin xassələrini konfiqurasiya edin.

7. Peşəkar görünüş üçün hesabatı formatlayın.

3.1. Hesabat səhifəsi seçimlərinin qurulması

Hesabatın əsas məqsədi verilənlər bazasından məlumatı formatlaşdırılmış formada (kağız sənəd formasına yaxın) çap etməkdir. Buna görə də, hesabat tərtib etməzdən əvvəl (hesabatda idarəetmə elementlərinin yerləşdirilməsi) hesabat səhifəsinin parametrlərini konfiqurasiya etməlisiniz (printer seçin, vərəqin ölçüsünü və istiqamətini təyin edin, kənar ölçülərini təyin edin və s.).

Fiziki printer yoxdursa, əmrdən istifadə edərək printeri proqramlı şəkildə quraşdırmalısınız əməliyyat sistemi Başlayın | Parametrlər | Printerlər | Printerin quraşdırılması.

Hesabat səhifəsinin parametrlərini konfiqurasiya etmək üçün əmri yerinə yetirməlisiniz Fayl | Səhifə parametrləri…. Dialoq pəncərəsi Səhifə parametrləri 10.2-də təqdim edilmişdir.

Səhifə nişanı (a) Sahələr nişanı (b)

Şəkil 10.2. Səhifənin qurulması dialoq qutusu

Səhifə parametrləri hər hesabat üçün konfiqurasiya edilir.

Hesabatları müxtəlif printerlərə çıxarmaq mümkündürsə, o zaman dialoq qutusunda Səhifə parametrləri nişanda Səhifə Sizə lazım olan printerin növünü seçə bilərsiniz. Dialoq pəncərəsi Printerin seçilməsi 10.3-də təqdim edilmişdir.

Şəkil 10.3. Printer Dialoq Qutusu seçin

Səhifənin digər parametrləri seçilmiş printerin növündən asılıdır (bax. Şəkil 10.2): maksimum kağız formatı və ölçüsü, minimum kənar ölçüləri, kağız ötürmə növü.

Hesabatın rəngi seçilmiş printerin növündən və onun xüsusiyyətlərinin parametrlərindən asılıdır: rəngli və ya ağ-qara çıxış.

3.2. Hesabat strukturu

Rejimdə hesabatın strukturu Şəkil 10.4-də göstərilmişdir. İstənilən hesabatda aşağıdakı bölmələr var:

– hesabat başlığı(hesabatın yalnız 1-ci vərəqində (başlıq səhifəsində) göstərilir və hesabatın adı, şirkətin loqosu, müəssisənin hüquqi ünvanı və s. ola bilər);

– səhifə başlığı(hər səhifənin yuxarı hissəsində göstərilir və başlıqlar, çap tarixi, səhifə nömrəsi və s. ola bilər);

– məlumat sahəsi(sorğu və ya cədvəldən sahələri göstərmək üçün nəzərdə tutulmuşdur - hesabat üçün qeydlərin mənbəyi);

– altbilgi(hər səhifənin aşağı hissəsində göstərilir və başlıqlar, çap tarixi, səhifə nömrəsi və s. ola bilər);

– hesabat qeydi(yalnız hesabatın sonuncu vərəqində göstərilir və yekun hesablamalar, hesabat üzrə nəticələr və s. ola bilər).

Bütün sadalanan bölmələrdən tələb olunan bölmə məlumat sahəsidir.

Hesabat başlığı və hesabat şərh bölmələri eyni zamanda pəncərədə göstərilir/gizlənir. Eyni göstərmə/gizlətmə prinsipi başlıq və altbilgi bölmələrinə aiddir (bax. Şəkil 10.4).

Qeydləri qruplaşdırarkən hər bir qrup üçün hesabat pəncərəsi (bax. Şəkil 10.4) əlavə oluna bilər və hesabatlarda 10-a qədər qruplaşdırma və çeşidləmə səviyyəsi müstəqil olaraq aşağıdakı bölmələr müəyyən edilə bilər:

– qrup başlığı(hər birinin əvvəlində göstərilir yeni qrup və qruplaşdırmanın aparıldığı sahəni ehtiva edə bilər);

– qrup qeydi(hər qrupun sonunda göstərilir və qrup yekunlarını ehtiva edə bilər).

Bölmənin altını yuxarı və ya aşağı çəkərək siçan vasitəsilə istənilən hesabat bölməsinin sahəsinin hündürlüyünü dəyişə bilərsiniz.

Hesabatın eni seçilmiş kağız ölçüsünə, vərəqin istiqamətinə və çap edilmiş kənar ölçülərinə əsasən tənzimlənir.

A4 kağızı üçün hesabat eninin müəyyən edilməsi nümunəsi Cədvəl 10.1-də təqdim olunur.

Cədvəl 10.1

Hesabatın eni hesablanmış ölçüdən çox olmamalıdır, çünki hesabatda göstərilən məlumatlar bir neçə səhifəyə bölünəcəkdir.

Hesabatın sağ sərhədini sola və ya sağa çəkərək siçan vasitəsilə hesabatın enini dəyişə bilərsiniz.

Formada olduğu kimi, daxil edə bilərsiniz müxtəlif elementlər nəzarət: əlavə, hesablanmış və pulsuz. Hesablanmış hesabat sahələrində ifadələr formalarla eyni qaydalara uyğun formalaşır:

= [Qiymət] * [Kəmiyyət]

SUM([Xərc]

Soyad & " " & Sol(Ad; 1) & "."

Nəzarət elementindən istifadə Alt forma/hesabat Siz alt hesabatları əsas hesabata daxil edə bilərsiniz.

Xüsusiyyətlər hər bir nəzarət, bölmə və bütövlükdə hesabat üçün müəyyən edilə bilər.

Yaradılmış hesabat Sifariş forması rejimdə və rejimdə Şəkil 10.5-də göstərilmişdir.

Şəkil 10.5. Sifariş forması hesabatı Dizayn rejimində (a) və Önizləmə rejimində (b)

Şəkil 10.6. SequentialNumber sahəsi üçün xüsusiyyətlər pəncərəsi

Hər bir qrupu (sifariş formasını) ayrıca səhifədə göstərmək üçün bölmə xüsusiyyətləri pəncərəsini təyin etməlisiniz "Sifariş Kodu" qrupundan qeyd nişanda Layoutəmlak dəyəri Səhifənin sonu: Bölmədən sonra(Şəkil 10.7).

Şəkil 10.5. NoteGroups1 bölməsi üçün xüsusiyyətlər pəncərəsi

3.3. Hesabatın formatlanması

Hesabat pəncərəsinin elementlərindən biri alətlər panelidir Forma/hesabat formatı, formatlaşdırma seçimlərini (rəng, şrift, xətt qalınlığı, hizalama üsulu və s.) seçməyi asanlaşdıran düymələri və açılan siyahıları ehtiva edir.

Formatlaşdırma həm də hesabat bölmələrində idarəetmə elementlərinin yerləşdirilməsi, idarəetmə elementlərinin uyğunlaşdırılması, idarəetmə elementlərinin ölçüsünün dəyişdirilməsi və idarəetmə elementləri arasında məsafənin təyin edilməsi deməkdir. Bu əməliyyatları yerinə yetirmək üçün siçan və ya menyu əmrlərindən istifadə edə bilərsiniz Format (Düzləşdirin..., Ölçü…, Şaquli məsafə... Və Üfüqi məsafə...).

Hesabatın formatlaşdırılması əməliyyatlarını tez yerinə yetirmək üçün siz alətlər panelini fərdiləşdirə bilərsiniz Forma/hesabat formatı menyudan düymələri onun üzərinə kopyalayaraq Format.

Hesabat ekranda, çapda və ya faylda göstərilən məlumatların formatlaşdırılmış təsviridir. Onlar verilənlər bazasından lazımi məlumatları çıxarmağa və onu asan başa düşülən formada təqdim etməyə imkan verir, həmçinin məlumatların ümumiləşdirilməsi və təhlili üçün geniş imkanlar yaradır. Cədvəlləri və sorğuları çap edərkən məlumat praktik olaraq saxlandığı formada göstərilir. Çox vaxt verilənləri ənənəvi görünüşə malik və oxunması asan olan hesabatlar şəklində təqdim etməyə ehtiyac var. Ətraflı hesabat cədvəldən və ya sorğudan bütün məlumatları ehtiva edir, lakin başlıqları ehtiva edir və başlıqlar və altbilgilər olan səhifələrə bölünür.

Dizayn rejimində hesabat strukturu

Microsoft Access sorğu və ya cədvəldəki məlumatları oxumağı asanlaşdırmaq üçün mətn elementləri əlavə edərək hesabatda göstərir. Bu elementlərə aşağıdakılar daxildir:

1. Başlıq. Bu bölmə yalnız hesabatın birinci səhifəsinin yuxarı hissəsində çap olunur. Hesabatın əvvəlində bir dəfə çap edilməli olan hesabatın başlıq mətni, tarix və ya sənəd mətninin bəyanatı kimi məlumatları çıxarmaq üçün istifadə olunur. Hesabat başlığı sahəsini əlavə etmək və ya silmək üçün Görünüş menyusundan Hesabat Başlığı/Qeyd əmrini seçin.

2. Başlıq. Sütun başlıqları, tarixlər və ya kimi məlumatları göstərmək üçün istifadə olunur səhifə nömrələri hesabatın hər səhifəsinin yuxarı hissəsində çap olunur. Başlıq əlavə etmək və ya silmək üçün Görünüş menyusundan Başlıq və Altbilgi seçin. Microsoft Access eyni zamanda başlıq və altbilgi əlavə edir. Başlıq və altbilgilərdən birini gizlətmək üçün onun Height xassəsini 0-a təyin etməlisiniz.

3. Səhifənin başlığı və altbilgisi arasında yerləşən məlumat sahəsi. Hesabatın əsas mətnini ehtiva edir. Bu bölmə hesabatın əsaslandığı cədvəl və ya sorğudakı qeydlərin hər biri üçün çap edilmiş məlumatları göstərir. Məlumat sahəsində idarəetmə elementlərini yerləşdirmək üçün sahələr siyahısından və alətlər panelindən istifadə edin. Məlumat sahəsini gizlətmək üçün bölmənin Hündürlük xassəsini 0-a təyin etməlisiniz.

4. Altbilgi. Bu bölmə hər səhifənin altında görünür. Hər hesabat səhifəsinin altında çap olunmuş ümumi, tarix və ya səhifə nömrələri kimi məlumatları göstərmək üçün istifadə olunur.

5. Qeyd. Hesabatın sonunda bir dəfə çap edilməli olan nəticə mətni, ümumi yekunlar və ya başlıq kimi məlumatları çıxarmaq üçün istifadə olunur. Hesabatın Qeyd bölməsi Dizayn görünüşündə hesabatın aşağı hissəsində olsa da, səhifənin altbilgisinin üstündə çap olunur son səhifə hesabat. Hesabat qeydləri sahəsini əlavə etmək və ya silmək üçün Görünüş menyusundan Hesabat Başlığı/Hesabat Qeydləri əmrini seçin. Microsoft Access eyni zamanda hesabat başlığını və şərh sahələrini əlavə edir və silir

Hesabatın yaradılması üsulları

Siz Microsoft Access-də hesabatlar yarada bilərsiniz fərqli yollar:

1. Konstruktor

2. Hesabat Sihirbazı

3. Avtomatik hesabat: sütuna

4. Avtomatik hesabat: lent

5. Diaqram Sihirbazı

6. Poçt etiketləri

Sehrbaz qeydləri qruplaşdırmaqla hesabatlar yaratmağa imkan verir və hesabat yaratmağın ən sadə üsuludur. O, seçilmiş sahələri hesabata qoyur və altı hesabat üslubu təklif edir. Sihirbazı tamamladıqdan sonra nəticədə hazırlanmış hesabat Dizayn rejimində dəyişdirilə bilər. Avtomatik Hesabat funksiyasından istifadə edərək siz tez hesabatlar yarada və sonra onlara bəzi dəyişikliklər edə bilərsiniz.

Avtomatik Hesabat yaratmaq üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirməlisiniz:

1. Verilənlər bazası pəncərəsində Hesabatlar sekmesini və sonra Yarat düyməsini klikləyin. Yeni Hesabat dialoq qutusu görünür.

2. Siyahıda Avtoreport: sütununu və ya Avtomatik hesabat: lent elementini seçin.

3. Məlumat mənbəyi sahəsində oxu klikləyin və məlumat mənbəyi kimi cədvəl və ya sorğu seçin.

4. OK düyməsini sıxın.

5. Avtomatik Hesabat Sihirbazı sütun və ya zolaqda (istifadəçinin seçimi) avtomatik hesabat yaradır və onu Önizləmə rejimində açır ki, bu da hesabatın çap edildikdə necə görünəcəyini görməyə imkan verir.

PRAKTİKİ İŞ Nömrə 6

Tətbiq olunub proqram təminatıümumi məqsəd:

WS-də məlumatların saxlanması və emalı Office Access 2003

Mövzu: MS ACCESS DBMS-DƏ HESABATLARIN YARADILMASI.

Dərsin məqsədi. oxuyur informasiya texnologiyaları DBMS-də hesabatların yaradılması. Verilənlər bazası cədvəllərində hesabatların yaradılması.
Alətlər. PC IBM PC, MS Access proqramı.
VƏZİFƏLƏR

Məşq 1. Avtomatik hesabat yaradın. “Təchizatçılar” cədvəlinə uyğun olaraq.

Əməliyyat proseduru.

1. Proqramı açın Microsoft DBMS Yaradılmış verilənlər bazanıza daxil olun və açın.
Verilənlər bazası obyekti seçin - Hesabatlar. Menyuya daxil olun İstinad, “Hesabatın yaradılması” bölməsini öyrənin.

2. “Təchizatçılar” cədvəli üçün avtomatik hesabat (sütun şəklində) yaradın.

Qısa məlumat. Qeyd mənbəyini və tərtibatı (sütun, lent) seçdikdən sonra Avtomatik Hesabat qeyd mənbəyindəki bütün sahələrdən istifadə edən hesabat yaradır və sonuncu istifadə olunan Avtoformatı tətbiq edir.

Verilənlər bazası obyekti seçin - Hesabatlar. düyməni basın Yaradın, açılan pəncərədə Yeni hesabat“Autoreport:lent” hesabat tipini seçin (şək. 1).

Məlumat mənbəyi kimi Mədəniyyət Proqramı cədvəlini seçin.
OK düyməsini basın və Avtomatik Hesabat Yaratma Sihirbazı tamamlanana qədər gözləyin.

3. Hesabata ilkin baxış rejimində baxın. Rejimə keçin Konstruktor və hesabatın bu rejimdə necə göründüyünə baxın.

Hesabatı Təchizatçılar kimi yadda saxlayın.

Tapşırıq 2. Hesabat yaratma ustasından istifadə edərək “Məhsullar” cədvəlində hesabat yaradın.

Qısa məlumat. Sehrbaz qeyd mənbələri, sahələr, tərtibat, tələb olunan formatlar haqqında ətraflı suallar verir və cavablar əsasında hesabat yaradır.

Əməliyyat proseduru.

Verilənlər bazası obyekti seçin - Hesabatlar.
düyməni basın Yaradın, açılan pəncərədə Yeni hesabat hesabat yaratma növünü seçin “Hesabat Sihirbazı”.

Məlumat mənbəyi kimi “Məhsullar” cədvəlini seçin, sahələri seçin Məhsul təsviri Və Qiymət(Şəkil 2), sahə üzrə çeşidləmə təyin edin Qiymət, layout növü - sütunlu.

düyü. 2.
Önizləmə.
Hesabatın təxmini görünüşü Şəkil 3-də göstərilmişdir.

Hesabatı "Məhsullar" adı ilə saxlayın.

düyü. 3.
[U]Tapşırıq 3. Rejimdə hesabat yaradınKonstruktor "Şirkətin filialı" cədvəlinə uyğun olaraq.

Rejimdə Konstruktor"Şirkətin filialı" cədvəlində "Kadrlar cədvəli" başlığı və sahələr ilə hesabat yaradın Soyadı, Adı, Qiyməti.

Hesabatda sahə üçün ümumi və orta dəyərləri, həmçinin maksimum və minimum dəyərləri daxil edin Təklif.

Əməliyyat proseduru.

1. Verilənlər bazası obyekti seçin – Hesabatlar.
düyməni basın Yaratmaq, açılan pəncərədə Yeni hesabat hesabatın yaradılması növünü seçin − Konstruktor.
Məlumat mənbəyi kimi “Şirkət filialı” cədvəlini seçin.

2. Hesabatın başlığını və qeydini əlavə edin ( Baxış/Başlıq-Qeyd).
Rayona Başlıq düyməsini istifadə edərək "İşlər cədvəli" yazısını daxil edin Yazı(Ahh) alətlər paneli.

Başlığı Arial şriftində, 16 qalın kursivlə yazın (şək. 4).

3. Başlıqda sahə adlarını standart şriftlə etiketləyin. Sahə adlarını bir sətirdə yerləşdirin.

4. Məlumatlar sahəsində sahələri müvafiq olaraq adlarının altında yerləşdirin (onları sahələr siyahısından götürmək daha rahatdır).

5. Hesabat qeydində düyməni istifadə edərək yeni sahələri daxil edin Sahə(ab).
Sahə adlarını təyin edin Cəmi:, Orta dərəcə, Maksimum dərəcə və Minimum dərəcə.
Şəkildə göstərildiyi kimi hesablama düsturlarını daxil edin. 4.

sahəni hesablamaq üçün Ümumi daxil edin = Məbləğ([Təklif])

sahəni hesablamaq üçün Orta dərəcə daxil edin = Orta([Təklif])

sahəni hesablamaq üçün Maksimum mərc daxil edin = Maks([Təklif])

sahəni hesablamaq üçün Minimum təklif daxil edin = Min([Rate])

düyü. 4.
Rejimdə hazır hesabata baxın Önizləmə. Hesabatı "Kadrlar cədvəli" adı altında saxlayın.
Tapşırıq 4.“Şirkət işçiləri” cədvəlinə uyğun olaraq poçt etiketləri yaradın.

Əməliyyat proseduru.
1. Verilənlər bazası obyekti seçin – Hesabatlar.
düyməni basın Yaradın, açılan pəncərədə Yeni hesabat hesabat növünü seçin - "Poçt etiketləri".
Məlumat mənbəyi kimi “Şirkət işçiləri” cədvəlini seçin.

Mövzu 2.3. Təqdimat proqramı və ofis proqramlaşdırmasının əsasları

Mövzu 2.4. Verilənlər bazası idarəetmə sistemləri və ekspert sistemləri

2.4.11. "Təlim_tələbələri" əsas düymə forması ilə təlim bazası - Yüklə

DBMS və ekspert sistemləri

2.4. Verilənlər bazası idarəetmə sistemləri və ekspert sistemləri

2.4.6. Verilənlər bazası obyekti kimi hesabatın yaradılması

Hesabat ekranda, çapda və ya faylda göstərilən məlumatların formatlaşdırılmış təsviridir.

Onlar verilənlər bazasından lazımi məlumatları çıxarmağa və onu asan başa düşülən formada təqdim etməyə imkan verir, həmçinin məlumatların ümumiləşdirilməsi və təhlili üçün geniş imkanlar yaradır.

Cədvəlləri və sorğuları çap edərkən məlumat praktik olaraq saxlandığı formada göstərilir. Çox vaxt verilənləri ənənəvi görünüşə malik və oxunması asan olan hesabatlar şəklində təqdim etməyə ehtiyac var. Ətraflı hesabat cədvəldən və ya sorğudan bütün məlumatları ehtiva edir, lakin başlıqları ehtiva edir və başlıqlar və altbilgilər olan səhifələrə bölünür.

2.4.6.1. Dizayn rejimində hesabat strukturu

Microsoft Access sorğu və ya cədvəldəki məlumatları oxumağı asanlaşdırmaq üçün mətn elementləri əlavə edərək hesabatda göstərir.

Bu elementlərə aşağıdakılar daxildir:

1. Başlıq. Bu bölmə yalnız hesabatın birinci səhifəsinin yuxarı hissəsində çap olunur. Hesabatın əvvəlində bir dəfə çap edilməli olan hesabatın başlıq mətni, tarix və ya sənəd mətninin bəyanatı kimi məlumatları çıxarmaq üçün istifadə olunur. Hesabat başlığı sahəsini əlavə etmək və ya silmək üçün Görünüş menyusundan Hesabat Başlığı/Qeyd əmrini seçin.
2. Səhifə başlığı. Hər hesabat səhifəsinin yuxarısında çap edilmiş sütun başlıqları, tarixlər və ya səhifə nömrələri kimi məlumatları göstərmək üçün istifadə olunur. Başlıq əlavə etmək və ya silmək üçün Görünüş menyusundan Başlıq və Altbilgi seçin. Microsoft Access eyni zamanda başlıq və altbilgi əlavə edir. Başlıq və altbilgilərdən birini gizlətmək üçün onun Height xassəsini 0-a təyin etməlisiniz.
3. Səhifənin başlığı və altbilgisi arasında yerləşən məlumat sahəsi. Hesabatın əsas mətnini ehtiva edir. Bu bölmə hesabatın əsaslandığı cədvəl və ya sorğudakı qeydlərin hər biri üçün çap edilmiş məlumatları göstərir. Məlumat sahəsində idarəetmə elementlərini yerləşdirmək üçün sahələr siyahısından və alətlər panelindən istifadə edin. Məlumat sahəsini gizlətmək üçün bölmənin Hündürlük xassəsini 0-a təyin etməlisiniz.
4. Altbilgi. Bu bölmə hər səhifənin altında görünür. Hər hesabat səhifəsinin altında çap olunmuş ümumi, tarix və ya səhifə nömrələri kimi məlumatları göstərmək üçün istifadə olunur.
5. Qeyd. Hesabatın sonunda bir dəfə çap edilməli olan nəticə mətni, ümumi yekunlar və ya başlıq kimi məlumatları çıxarmaq üçün istifadə olunur. Hesabatın Qeyd bölməsi Dizayn görünüşündə hesabatın aşağı hissəsində olsa da, hesabatın son səhifəsində səhifə altbilgisinin üstündə çap olunur. Hesabat qeydləri sahəsini əlavə etmək və ya silmək üçün Görünüş menyusundan Hesabat Başlığı/Hesabat Qeydləri əmrini seçin. Microsoft Access eyni zamanda hesabatın başlıq və şərh sahələrini əlavə edir və silir.

2.4.6.2. Hesabatın yaradılması üsulları

Microsoft Access-də müxtəlif yollarla hesabatlar yarada bilərsiniz:

1. Konstruktor.
2. Hesabat Sihirbazı.
3. Avtomatik hesabat: sütuna.
4. Avtomatik hesabat: lent.
5. Diaqram Sihirbazı.
6. Poçt etiketləri.

düyü. 1.

Sehrbaz sizə qeydlərin və təmsillərin qruplaşdırılması ilə hesabatlar yaratmağa imkan verir ən sadə yol hesabatların yaradılması. O, seçilmiş sahələri hesabata qoyur və altı hesabat üslubu təklif edir. Sihirbazı tamamladıqdan sonra nəticədə hazırlanmış hesabat Dizayn rejimində dəyişdirilə bilər. Avtomatik Hesabat funksiyasından istifadə edərək siz tez hesabatlar yarada və sonra onlara bəzi dəyişikliklər edə bilərsiniz.

Avtomatik Hesabat yaratmaq üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirməlisiniz:

1. Verilənlər bazası pəncərəsində Hesabatlar sekmesini və sonra Yarat düyməsini klikləyin. Yeni Hesabat dialoq qutusu görünür.
2. Siyahıda Autoreport: sütununu və ya Autoreport: zolaq elementini seçin.
3. Məlumat mənbəyi sahəsində oxu klikləyin və məlumat mənbəyi kimi Cədvəl və ya Sorğu seçin.
4. OK düyməsini basın.
5. Avtomatik Hesabat Sihirbazı sütun və ya zolaqda (istifadəçinin seçimi) avtomatik hesabat yaradır və onu Önizləmə rejimində açır ki, bu da hesabatın çap edildikdə necə görünəcəyini görməyə imkan verir.
6. Fayl menyusunda Saxla əmrini vurun. Saxla pəncərəsində Hesabatın adı sahəsində hesabatın adını qeyd edin və OK düyməsini sıxın.

Hesabatın göstərilməsi miqyasının dəyişdirilməsi

Ekran miqyasını dəyişdirmək üçün göstəricidən - böyüdücü şüşədən istifadə edin. Bütün səhifəni görmək üçün hesabatın istənilən yerinə klik etməlisiniz. Hesabat səhifəsi kiçildilmiş miqyasda göstəriləcək.

Daha böyük görünüşə qayıtmaq üçün hesabata yenidən klikləyin. Genişləndirilmiş hesabat görünüşündə kliklədiyiniz nöqtə ekranın mərkəzində olacaq. Hesabat səhifələri arasında hərəkət etmək üçün pəncərənin altındakı naviqasiya düymələrindən istifadə edin.

Hesabatı çap edin

Hesabatı çap etmək üçün aşağıdakıları edin:

1. Fayl menyusunda Çap əmrini basın.
2. Çap sahəsində Səhifələr seçiminə klikləyin.
3. Hesabatın yalnız birinci səhifəsini çap etmək üçün Kimdən sahəsinə 1, Kimə sahəsinə isə 1 daxil edin.
4. OK düyməsini basın.

Hesabatı çap etməzdən əvvəl ona Preview rejimində baxmaq məsləhətdir, ona daxil olmaq üçün Baxış menyusundan Preview seçin.

Çap edərkən hesabatın sonunda görünürsə boş səhifə, hesabat qeydləri üçün Hündürlüyün 0-a təyin olunduğundan əmin olun.

Çap etdiyiniz zaman aradakı hesabat səhifələri boşdursa, forma və ya hesabat eninin və sol və sağ kənarların cəminin Səhifə Quraşdırma dialoq qutusunda (Fayl menyusu) göstərilən kağız enini keçmədiyinə əmin olun.

Hesabat planlarını tərtib edərkən aşağıdakı düsturdan istifadə edin: hesabat eni + sol kənar + sağ kənar<= ширина бумаги.

Hesabatın ölçüsünü tənzimləmək üçün aşağıdakı üsullardan istifadə etməlisiniz:

• hesabat eni dəyərini dəyişdirin;
• Kenar genişliyini azaldın və ya səhifə oriyentasiyasını dəyişdirin.

2.4.6.3. Hesabat yaradın

1. Microsoft Access proqramını işə salın. Verilənlər bazasını açın (məsələn, “Dekanlıq” təhsil bazası).

2. Məlumat mənbəyi kimi cədvəldən istifadə edərək (məsələn, Tələbələr) Avtomatik Hesabat yaradın. Hesabat Önizləmə rejimində açılır, bu, hesabatın çap edildikdə necə görünəcəyini görməyə imkan verir

düyü. 2.

3. Dizayn rejiminə keçin və hesabatı redaktə edin və formatlaşdırın. Preview rejimindən Dizayn rejiminə keçmək üçün Access proqram pəncərəsi alətlər panelində Bağla düyməsini sıxmalısınız. Hesabat dizayn rejimində ekranda görünəcək.

düyü. 3.

Hesabatın redaktə edilməsi

Hesabatı redaktə etmək üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirməlisiniz:

1. Başlıq və məlumat sahəsində Tələbə Kodu sahələrini silin.
2. Başlıq və məlumat sahəsindəki bütün sahələri sola köçürün.
3. Səhifənin başlığında mətni dəyişdirin:
   • Hesabatın Başlığı bölməsində Tələbələr yazısını vurğulayın;
   • siçan göstəricisini Tələbələr sözünün sağ tərəfinə yerləşdirin ki, göstərici şaquli sətir şəklini alsın (giriş kursoru) və bu vəziyyətdə klikləyin;
   • NTU “KhPI” daxil edin və Enter düyməsini basın.
4. Başlığı köçürün. Altbilgidə =Now() sahəsini seçin və onu Tələbələr adı altında Hesabat Başlığına sürükləyin. Tarix başlığın altında görünəcək.
5. Hesabat tərtibatçısı alətlər panelində, hesabata ön baxış keçirmək üçün Preview düyməsini klikləyin

Hesabatın formatlanması

Hesabatın formatlaşdırılması alqoritmi:

1. NTU tələbələri "KhPI" başlığını seçin.
2. Yazı tipini, şrift üslubunu və rəngini, həmçinin fon doldurma rəngini dəyişdirin.
3. Hesabat tərtibatçısı alətlər panelində, hesabata ön baxış keçirmək üçün Preview düyməsini klikləyin.

düyü. 4.

Üslubun dəyişdirilməsi

Üslubu dəyişdirmək üçün aşağıdakıları edin:

1. Hesabat Dizaynerinin alətlər panelində Avtomatik Formatlama informasiya qutusunu açmaq üçün Avtomatik Format düyməsini sıxın.
2. Hesabat - Avtomatik Format Obyekt Üslubları siyahısında Strict düyməsini və sonra OK düyməsini basın. Hesabat Strict üslubunda formatlanacaq.
3. Önizləmə rejiminə keçir. Hesabat seçdiyiniz üslubda göstəriləcək. Bundan sonra Avtomatik Hesabat funksiyasından istifadə etməklə yaradılan bütün hesabatlar Siz Avtomatik Format pəncərəsində fərqli üslub təyin edənə qədər Strict stilinə malik olacaq.
4. Hesabatı saxla və bağlayın.