Subd raportti. Raporttien luominen subd microsoft accessissa. Luo raportti tietokantaobjektina

1. Perustiedot raporteista.

2. MS Access DBMS-työkalut raporttien luomiseen.

3. Raportin luominen suunnittelutilassa.

3.1. Raporttisivun asetusten asettaminen

3.2. Raportin rakenne

3.3. Raportin muotoilu

MS Access DBMS:ssä on useita vaihtoehtoja tulostetun asiakirjan hankkimiseen:

Taulukon tulostaminen taulukkotilassa (näyttää kaikki tietueet tai suodatusehdot täyttävät tietueet taulukkonäkymässä);

Kyselytietuejoukon tulostaminen taulukkonäkymässä;

Tulosta lomake lomakenäkymässä tai tietolehtinäkymässä;

Raportin tulostaminen.

1. Perustiedot raporteista

Raportoi- mukautettava valintaikkuna, jonka avulla voit järjestää muotoillun esityksen tiedoista, jotka on tarkoitettu tulostettavaksi näytölle, tulostimelle tai tiedostolle. MS DBMS:ssä Käytä raportteja ovat tietokantaobjekteja.

Raportit ovat paras tapa esittää tietokannan tiedot painetun asiakirjan muodossa. Verrattuna muihin tiedon tulostustapoihin, raporteilla on kaksi perustavanlaatuista etua:

– tarjoavat runsaasti mahdollisuuksia ryhmitellä, lajitella ja laskea väli- ja loppusummat isot setit tietueet (laskelmat voidaan tehdä ryhmäkohtaisesti, useiden ryhmien ja raportin perusteella kokonaisuutena);

- voit tulostaa tietoja muodossa, joka on lähellä vakiomuotoisia asiakirjalomakkeita.

Raportin luomisen vaiheet.

Ensimmäisessä vaiheessa tulevan raportin ulkoasu kehitetään paperille. Samalla ilmoitetaan: mistä taulukosta tai kyselystä tiedot on näytettävä, määritetään tietojen ryhmittelyn ja lajittelun tasot, mitkä kentät raportissa tulee esittää ja millä ohjaimilla tietoja näytetään, tarvitaanko laskettuja kenttiä, millä graafisilla elementeillä saadaan ammattimaisen näköinen raportti.

Seuraavassa vaiheessa raportti rakennetaan DBMS:n avulla.

2. DBMS-työkalutNEITI Pääsyraportin luomiseen

Voit luoda uuden raportin MS Access DBMS:ssä siirtymällä tietokantaikkunan välilehteen Raportit ja napsauta painiketta Luoda . Näyttöön tulevassa valintaikkunassa Uusi raportti(Kuva 10.1) valitse raportin luontityökalu.

Kaikki valintaikkunassa luetellut työkalut Uusi raportti voidaan jakaa kolmeen pääryhmään:

– automaattiset raportointityökalut (Autoreport: sarakkeeseen, Autoreport: nauha);

– Ohjatut raporttien luontitoiminnot (Ohjattu raporttitoiminto, Ohjattu kaaviotoiminto ja postitunnisteet);

- raporttien rakentaja.

Kuva 10.1. Valintaikkuna Uusi raportti

Automaattisten raportointityökalujen avulla voit luoda oikeantyyppisen raportin valitun tietolähteen: taulukon tai kyselyn perusteella.

Ohjattujen raporttien luontitoimintojen avulla voit luoda raportteja dialogitilassa käyttäjän kanssa. Ohjattujen toimintojen avulla voit luoda raportille tietolähteen, valita tiedon esityksen tyypin, määrittää kenttiä ryhmittelyä, lajittelua ja yhteenvetoa varten, valita yhteenvetofunktioita ryhmittäin, määrittää raportin asettelun ja tyylin sekä määrittää raportin nimen. raportti.

Raporttien suunnittelutyökalu on tärkein työkalu, jonka avulla voit luoda kaiken monimutkaisia ​​raportteja manuaalisesti. Raportin tyyppi ja sisältö riippuvat raportin kehittäjän pätevyydestä.

Tyypillisesti raportin prototyypin luomiseen käytetään automaattisia raportin luontityökaluja tai ohjattuja toimintoja, ja jo raportin suunnittelijassa raportti tuodaan ammattimaiseen ilmeeseen.

Voit työskennellä raporttien kanssa kolmessa tilassa: tilassa, tilassa ja tilassa.

Tila on suunniteltu luomaan raportti ja näyttämään kaikki tietuelähteen tiedot näytöllä, tila on suunniteltu luomaan nopeasti raportti, joka perustuu useiden tietolähdetietueiden tietojen mekaaniseen korvaamiseen (valinta- ja lajittelukriteerit jätetään huomiotta), tila on suunniteltu luomaan ja muuttamaan raporttirakennetta. Voit vaihtaa raporttitilaa -painikkeella. Näytä työkalupalkissa Raportin suunnittelija tai vastaava valikkokomento Näytä.

3. Luo raportti suunnittelunäkymässä

Voit luoda raportin tilassa seuraavasti:

1. Aseta sivuasetukset.

2. Valitse tai luo raportille tietuelähde.

3. Määritä ryhmittelyn ja lajittelun tasot.

4. Sijoita tietuelähdekentät raporttiin.

5. Lisää lasketut ja vapaat kontrollit.

6. Määritä ohjausobjektien ja raportin osien ominaisuudet.

7. Muotoile raportti antaaksesi sille ammattimaisen ilmeen.

3.1. Raporttisivun asetusten asettaminen

Raportin päätarkoituksena on tulostaa tietokannan tiedot muotoillussa muodossa (lähes paperiasiakirjan muotoa). Siksi ennen raportin suunnittelua (ohjaimien sijoittamista raporttiin) on tarpeen asettaa raporttisivun parametrit (valita tulostin, määrittää arkin koko ja suunta, asettaa marginaalit jne.).

Jos fyysistä tulostinta ei ole, tulostin on asennettava ohjelmallisesti komennolla käyttöjärjestelmä Aloita | Asetus | Tulostimet | Tulostimen asentaminen.

Voit määrittää raporttisivun parametrit suorittamalla komennon Tiedosto | Sivun asetukset…. Dialogi-ikkuna Sivun asetukset näkyy kuvassa 10.2.

Sivu-välilehti (a) Marginaalit-välilehti (b)

Kuva 10.2. Sivun asetukset -valintaikkuna

Sivuasetukset määritetään jokaiselle raportille.

Jos on mahdollista tulostaa raportteja eri tulostimille, niin valintaikkunassa Sivun asetukset-välilehti Sivu voit valita haluamasi tulostimen tyypin. Dialogi-ikkuna Tulostimen valinta näkyy kuvassa 10.3.

Kuva 10.3. Tulostimen valinnan valintaikkuna

Muut sivuparametrit riippuvat valitun tulostimen tyypistä (katso kuva 10.2): suurin paperimuoto ja -koko, vähimmäismarginaalit, paperin syöttötyyppi.

Raportin väri riippuu valitun tulostimen tyypistä ja sen ominaisuuksien asetuksista: tuloste värillisenä tai mustavalkoisena.

3.2. Raportin rakenne

Raportin rakenne tilassa on esitetty kuvassa 10.4. Jokaisessa raportissa on seuraavat osat:

– raportin otsikko(näkyy vain raportin ensimmäisellä sivulla (otsikkosivulla) ja voi sisältää raportin nimen, yrityksen logon, yrityksen laillisen osoitteen jne.);

– sivun otsikko(näkyy jokaisen sivun yläreunassa ja voi sisältää otsikot, tulostuspäivämäärän, sivunumeron jne.);

– tietoalue(suunniteltu näyttämään kenttiä kyselystä tai taulukosta - raportin tietueiden lähde);

– alatunniste(näkyy jokaisen sivun alalaidassa ja voi sisältää otsikot, tulostuspäivämäärän, sivunumeron jne.);

– raportti huomautus(näkyy vain raportin viimeisellä sivulla ja voi sisältää lopullisia laskelmia, johtopäätöksiä raportista jne.).

Kaikista luetelluista osioista osio - tietoalue - on pakollinen.

Raportin otsikko- ja Raportin huomautus -osiot näytetään/piilotetaan ikkunassa samanaikaisesti. Sama näytä/piilota -periaate koskee ylä- ja alatunnisteosioita (katso kuva 10.4).

Ryhmitettäessä tietueita raporttiikkunassa (katso kuva 10.4) voidaan lisätä jokaiselle ryhmälle, ja raporteissa voit määrittää enintään 10 ryhmittely- ja lajittelutasoa seuraavista osioista riippumatta:

– ryhmän otsikko(näkyy jokaisen alussa uusi ryhmä ja se voi sisältää kentän, jonka mukaan ryhmittely suoritetaan);

– ryhmä muistiinpano(näkyy jokaisen ryhmän lopussa ja voi sisältää ryhmien kokonaissummat).

Voit muuttaa minkä tahansa raportin osan korkeutta hiirellä vetämällä osion alaosaa ylös tai alas.

Raportin leveys säädetään valitun paperikoon, paperin suunnan ja tulostusmarginaalien perusteella.

Esimerkki raportin leveyden määrittämisestä A4-paperille on esitetty taulukossa 10.1.

Taulukko 10.1

Raportin leveys ei saa ylittää laskettua kokoa, koska raportissa näkyvät tiedot katkeavat usealle sivulle.

Voit muuttaa raportin leveyttä hiirellä vetämällä raportin oikeaa reunaa vasemmalle tai oikealle.

Sekä lomakkeessa, mihin tahansa raportin osioon voit lisätä erilaisia ​​elementtejä säätimet: kiinnitetty, laskettu ja ilmainen. Laskettujen raporttikenttien lausekkeet muodostetaan samojen sääntöjen mukaan kuin lomakkeissa:

= [hinta] * [määrä]

SUM([kustannus]

Sukunimi & " " & Left(etunimi; 1) & "."

Ohjauksen avulla Alalomake/raportti Voit upottaa aliraportteja pääraporttiin.

Ominaisuuksia voidaan tarkentaa jokaiselle ohjausobjektille, osiolle ja raportille kokonaisuutena.

Raportti luotu Tilauslomake tilassa ja tilassa on esitetty kuvassa 10.5.

Kuva 10.5. Tilauslomakeraportti suunnittelutilassa (а) ja esikatselutilassa (b)

Kuva 10.6. OrdinalNumber-kentän ominaisuudet-ikkuna

Jos haluat näyttää jokaisen ryhmän (tilauslomakkeen) erillisellä sivulla, sinun on määritettävä osion ominaisuusikkunassa OrderCode-ryhmän huomautus-välilehti Layout omaisuuden arvo Sivun loppu: Osion jälkeen(kuva 10.7).

Kuva 10.5. NoteGroups1-osion Ominaisuudet-ikkuna

3.3. Raportin muotoilu

Yksi raporttiikkunan elementeistä on työkalupalkki. Muotoile lomake/raportti, joka sisältää painikkeita ja avattavia luetteloita, joiden avulla on helppo valita muotoiluasetuksia (väri, fontti, viivan paksuus, kohdistus ja niin edelleen).

Muotoilu tarkoittaa myös säätimien sijoittamista raporttiosioihin, säätimien kohdistamista, säätimien koon muuttamista ja säätimien välien asettamista. Voit käyttää hiirtä tai valikon komentoja suorittaaksesi nämä toiminnot. Muoto (Kohdistaa..., Koko …, Pystysuuntainen väli... Ja Vaakaväli...).

Raportin muotoilutoimintojen nopeampaa suorittamista varten voit mukauttaa työkalurivin Muotoile lomake/raportti kopioimalla painikkeet valikosta siihen Muoto.

Raportoi on muotoiltu esitys tiedoista, jotka näytetään, tulostetaan tai tallennetaan. Niiden avulla voit poimia tietokannasta tarvittavat tiedot ja esittää ne helposti ymmärrettävässä muodossa ja tarjoavat myös runsaasti mahdollisuuksia tietojen yhteenvetoon ja analysointiin. Taulukoita ja kyselyjä tulostettaessa tiedot annetaan lähes siinä muodossa, jossa ne on tallennettu. Usein on tarve esittää tiedot perinteisten ja helposti luettavien raporttien muodossa. Yksityiskohtainen raportti sisältää kaikki tiedot taulukosta tai kyselystä, mutta sisältää otsikot ja on sivuttu ylä- ja alatunnisteilla.

Raporttirakenne suunnittelunäkymässä

Microsoft Access näyttää kyselyn tai taulukon tiedot raportissa ja lisää siihen tekstielementtejä, jotka helpottavat sen lukemista. Näitä elementtejä ovat:

1. Otsikko. Tämä osio tulostuu vain raportin ensimmäisen sivun yläosaan. Käytetään tietojen, kuten raportin otsikon tekstin, päivämäärän tai asiakirjan tekstin ilmoittavan osan tulostamiseen, tulostettavaksi kerran raportin alussa. Jos haluat lisätä tai poistaa raportin otsikkoalueen, valitse Näytä-valikosta Raportin otsikko/huomautus -komento.

2. Otsikko. Käytetään tietojen, kuten sarakkeiden otsikoiden, päivämäärien, näyttämiseen sivunumerot tulostetaan jokaisen raporttisivun yläreunaan. Voit lisätä tai poistaa otsikon valitsemalla Näytä-valikosta Ylä- ja alatunnisteet. Microsoft Access lisää ylä- ja alatunnisteen samanaikaisesti. Piilota jokin ylä- ja alatunnisteista asettamalla sen Height-ominaisuuden arvoksi 0.

3. Tietoalue, joka sijaitsee sivun ylä- ja alatunnisteen välissä. Sisältää raportin pääosan. Tämä osio näyttää tiedot, jotka tulostetaan jokaiselle raportin perustana olevan taulukon tai kyselyn tietueelle. Ohjainten sijoittamiseen tietoalueelle käytetään kenttäluetteloa ja elementtipaneelia. Piilota tietoalue asettamalla osan Korkeus-ominaisuuden arvoksi 0.

4. Alatunniste. Tämä osio näkyy jokaisen sivun alalaidassa. Käytetään näyttämään tietoja, kuten kokonaissummat, päivämäärät tai sivunumerot tulostettuna jokaisen raporttisivun alareunaan.

5. Huomautus. Käytetään näyttämään tietoja, kuten johtopäätösteksti, loppusummat tai allekirjoitus, jotka tulee tulostaa kerran raportin lopussa. Vaikka raportin Huomautus-osio on raportin alaosassa suunnittelunäkymässä, se tulostuu sivun alatunnisteen yläpuolelle viimeinen sivu raportti. Jos haluat lisätä tai poistaa raportin muistiinpanoalueen, valitse Näytä-valikosta Raportin otsikko/Huomautus -komento. Microsoft Access Lisää ja poistaa raportin otsikon ja huomautusalueet samanaikaisesti

Raportin luomistapoja

Voit luoda raportteja Microsoft Accessissa eri tavoilla:

1. Rakentaja

2. Ohjattu raporttitoiminto

3. Automaattinen raportti: sarakkeeseen

4. Automaattinen raportti: nauha

5. Ohjattu kaaviotoiminto

6. Postitarrat

Ohjatun toiminnon avulla voit luoda raportteja tietueiden ryhmittelyllä ja se on helpoin tapa luoda raportteja. Se sijoittaa valitut kentät raporttiin ja tarjoaa kuusi raporttityyliä. Ohjatun toiminnon suorittamisen jälkeen tuloksena oleva raportti voidaan viimeistellä suunnittelutilassa. Automaattinen raportti -ominaisuuden avulla voit nopeasti luoda raportteja ja tehdä niihin muutoksia.

Voit luoda automaattisen raportin seuraavasti:

1. Napsauta tietokantaikkunassa Raportit-välilehteä ja napsauta sitten Uusi-painiketta. Uusi raportti -valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Valitse luettelosta Automaattinen raportti: sarakkeeseen tai Automaattiraportti: -valintanauha.

3. Napsauta tietolähdekentässä nuolta ja valitse tietolähteeksi taulukko tai kysely.

4. Napsauta OK-painiketta.

5. Ohjattu automaattinen raportti luo automaattisen raportin sarakkeeseen tai nauhaan (käyttäjän valinta) ja avaa sen esikatselutilassa, jolloin voit nähdä, miltä raportti näyttää tulostettuna.

KÄYTÄNNÖN TYÖ № 6

Sovellettu ohjelmisto yleinen tarkoitus:

Tietojen tallennus ja käsittely WS:ssä Toimiston pääsy 2003

Aihe: RAPORTTIEN LUOMINEN MS ACCESS DBMS:ssä.

Oppitunnin tarkoitus. Opiskelu tietotekniikka raporttien luominen DBMS:ssä. Raporttien luominen tietokantataulukoihin.
Työkalut. PC IBM PC, MS Access -ohjelma.
TEHTÄVÄT

Harjoitus 1. Luo automaattinen raportti. "Toimittajat"-taulukon mukaan.

Käyttömenettely.

1. Avaa ohjelma DBMS Microsoft Avaa luomasi tietokanta ja avaa se.
Valitse perusobjekti − Raportit. Siirry valikkoon Viite, katso Raportin luominen -osio.

2. Luo automaattinen raportti (sarakkeessa) "Toimittajat"-taulukkoon.

Lyhyt viittaus. Kun olet valinnut tietuelähteen ja asettelun (sarake, nauha), automaattinen raportti luo raportin, joka käyttää kaikkia tietuelähteen kenttiä ja käyttää viimeksi käytettyä automaattista muotoa.

Valitse perusobjekti − Raportit. Napsauta painiketta Luoda, avautuvassa ikkunassa Uusi raportti valitse raportin tyyppi "Autoreport: Ribbon" (kuva 1).

Valitse tietolähteeksi "Kulttuuriohjelma"-taulukko.
Napsauta OK ja odota, että ohjattu automaattinen raportin luontitoiminto on valmis.

3. Tarkastele raporttia esikatselutilassa. Vaihda tilaan Rakentaja ja katso, miltä raportti näyttää tässä tilassa.

Tallenna raportti toimittajiksi.

Tehtävä 2. Luo raportti "Tuotteet"-taulukosta ohjatun raportin luontitoiminnon avulla.

Lyhyt viittaus. Ohjattu toiminto kysyy yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä tietuelähteistä, kentistä, asettelusta, vaadituista muodoista ja luo raportin vastausten perusteella.

Käyttömenettely.

Valitse perusobjekti − Raportit.
Napsauta painiketta Luoda, avautuvassa ikkunassa Uusi raportti valitse raportin luontityyppi "Report Wizard".

Valitse tietolähteeksi "Tuotteet"-taulukko, valitse kentät Tuotteen Kuvaus Ja Hinta(Kuva 2), aseta lajittelu kenttien mukaan Hinta, asettelunäkymä - sarakkeessa.

Riisi. 2.
Esikatselu.
Kuvassa 3 on esimerkki raportista.

Tallenna raportti nimellä "Tuotteet".

Riisi. 3.
[U]Tehtävä 3. Luo raportti tilassaRakentaja taulukon "Yrityksen sivuliike" mukaan.

tilassa Rakentaja luo raportti taulukkoon "Yrityksen sivuliike" otsikolla "Henkilökunta" ja kentät Sukunimi, Etunimi, Arvosana.

Syötä raporttiin kentän kokonais- ja keskiarvo sekä enimmäis- ja vähimmäisarvot Tarjous.

Käyttömenettely.

1. Valitse perusobjekti - Raportit.
Napsauta painiketta Luoda, avatussa ikkunassa Uusi raportti valitse raportin luontityyppi − Rakentaja.
Valitse tietolähteeksi Branch Office -taulukko.

2. Lisää raporttiin otsikko ja huomautus ( Näkymä/otsikko-huomautus).
Alueelle otsikko kirjoita merkintä "Henkilökunta" -painikkeella Kirjoitus(Ah) työkalupalkki.

Tee otsikosta Arial-fontti, 16 lihavoitu kursivoitu (kuva 4).

3. Tee otsikkoon tarrat oletuskirjasimen kenttien nimien mukaan. Laita kenttien nimet yhdelle riville.

4. Järjestä kentät tietoalueella nimien alle (on kätevämpi ottaa ne kenttäluettelosta).

5. Syötä raporttihuomautukseen uudet kentät -painikkeella Ala(ab).
Aseta kenttien nimet Yhteensä:, Keskihinta, Korkein hinta ja Minimihinta.
Syötä laskentakaavat kuvan 1 mukaisesti. 4.

kenttälaskentaa varten Kaikki yhteensä tulla sisään = Summa ([panos])

kenttälaskentaa varten Keskimääräinen korko tulla sisään = Keskiarvo([panos])

kenttälaskentaa varten Maksimipanos tulla sisään = Max([hinta])

kenttälaskentaa varten Minimipanos tulla sisään = Min ([hinta])

Riisi. 4.
Katso valmiin raportin näkymää tilassa Esikatselu. Tallenna raportti nimellä "Henkilökunta".
Tehtävä 4. Luo postitarrat taulukon "Yrityksen työntekijät" mukaan.

Käyttömenettely.
1. Valitse perusobjekti - Raportit.
Napsauta painiketta Luoda, avautuvassa ikkunassa Uusi raportti valitse raportin tyyppi - "Postitarrat".
Valitse tietolähteeksi Työntekijät-taulukko.

Aihe 2.3. Esitysohjelmistot ja toimiston perusohjelmointi

Aihe 2.4. Tietokannan hallintajärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät

2.4.11. Koulutustietokanta pääpainikelomakkeella "Training_students" - ladata

DBMS ja asiantuntijajärjestelmät

2.4. Tietokannan hallintajärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät

2.4.6. Luo raportti tietokantaobjektina

Raportoi on muotoiltu esitys tiedoista, jotka näytetään, tulostetaan tai tallennetaan.

Niiden avulla voit poimia tarvittavat tiedot tietokannasta ja esittää ne helposti ymmärrettävässä muodossa ja tarjoavat myös runsaasti mahdollisuuksia tietojen yhteenvetoon ja analysointiin.

Taulukoita ja kyselyjä tulostettaessa tiedot annetaan lähes siinä muodossa, jossa ne on tallennettu. Usein on tarve esittää tiedot perinteisten ja helposti luettavien raporttien muodossa. Yksityiskohtainen raportti sisältää kaikki tiedot taulukosta tai kyselystä, mutta sisältää otsikot ja on sivuttu ylä- ja alatunnisteilla.

2.4.6.1. Raporttirakenne suunnittelunäkymässä

Microsoft Access näyttää kyselyn tai taulukon tiedot raportissa ja lisää siihen tekstielementtejä, jotka helpottavat sen lukemista.

Näitä elementtejä ovat:

1. Otsikko. Tämä osio tulostuu vain raportin ensimmäisen sivun yläosaan. Käytetään tietojen, kuten raportin otsikon tekstin, päivämäärän tai asiakirjan tekstin ilmoittavan osan tulostamiseen, tulostettavaksi kerran raportin alussa. Jos haluat lisätä tai poistaa raportin otsikkoalueen, valitse Näytä-valikosta Raportin otsikko/huomautus -komento.
2. Sivun otsikko. Käytetään näyttämään tietoja, kuten sarakeotsikot, päivämäärät tai sivunumerot tulostettuna kunkin raporttisivun päälle. Voit lisätä tai poistaa otsikon valitsemalla Näytä-valikosta Ylä- ja alatunnisteet. Microsoft Access lisää ylä- ja alatunnisteen samanaikaisesti. Piilota jokin ylä- ja alatunnisteista asettamalla sen Height-ominaisuuden arvoksi 0.
3. Tietoalue, joka sijaitsee sivun ylä- ja alatunnisteen välissä. Sisältää raportin pääosan. Tämä osio näyttää tiedot, jotka tulostetaan jokaiselle raportin perustana olevan taulukon tai kyselyn tietueelle. Ohjainten sijoittamiseen tietoalueelle käytetään kenttäluetteloa ja elementtipaneelia. Piilota tietoalue asettamalla osan Korkeus-ominaisuuden arvoksi 0.
4. Alatunniste. Tämä osio näkyy jokaisen sivun alalaidassa. Käytetään näyttämään tietoja, kuten kokonaissummat, päivämäärät tai sivunumerot tulostettuna jokaisen raporttisivun alareunaan.
5. Huomautus. Käytetään näyttämään tietoja, kuten johtopäätösteksti, loppusummat tai allekirjoitus, jotka tulee tulostaa kerran raportin lopussa. Vaikka raportin Huomautus-osio on raportin alaosassa suunnittelunäkymässä, se tulostuu sivun alatunnisteen yläpuolelle raportin viimeiselle sivulle. Jos haluat lisätä tai poistaa raportin muistiinpanoalueen, valitse Näytä-valikosta Raportin otsikko/Huomautus -komento. Microsoft Access lisää ja poistaa raportin otsikko- ja huomautusalueet samanaikaisesti.

2.4.6.2. Raportin luontitavat

Voit luoda raportteja Microsoft Accessissa useilla tavoilla:

1. Rakentaja.
2. Ohjattu ilmoitustoiminto.
3. Automaattiraportti: sarakkeessa.
4. Automaattiraportti: nauha.
5. Ohjattu kaavio.
6. Postitarrat.

Riisi. 1.

Ohjatun toiminnon avulla voit luoda raportteja tietueiden ryhmittelyllä ja se on a yksinkertaisin tapa raporttien luominen. Se sijoittaa valitut kentät raporttiin ja tarjoaa kuusi raporttityyliä. Ohjatun toiminnon suorittamisen jälkeen tuloksena oleva raportti voidaan viimeistellä suunnittelutilassa. Automaattinen raportti -ominaisuuden avulla voit nopeasti luoda raportteja ja tehdä niihin muutoksia.

Voit luoda automaattisen raportin seuraavasti:

1. Napsauta tietokantaikkunassa Raportit-välilehteä ja napsauta sitten Luo-painiketta. Uusi raportti -valintaikkuna tulee näkyviin.
2. Valitse luettelosta AutoReport: To Column tai AutoReport: To Ribbon.
3. Napsauta tietolähdekentässä nuolta ja valitse tietolähteeksi taulukko tai kysely.
4. Napsauta OK-painiketta.
5. Ohjattu automaattinen raportti luo automaattisen raportin sarakkeeseen tai nauhaan (käyttäjän valinta) ja avaa sen esikatselutilassa, jolloin voit nähdä, miltä raportti näyttää tulostettuna.
6. Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna. Kirjoita Tallenna-ikkunan Raportin nimi -kenttään raportin nimi ja napsauta OK-painiketta.

Raportin näyttöasteikon muuttaminen

Voit muuttaa näytön asteikkoa käyttämällä osoitinta - suurennuslasia. Näet koko sivun napsauttamalla mitä tahansa raportin kohtaa. Raporttisivu näytetään näytöllä pienennetyssä mittakaavassa.

Napsauta raporttia uudelleen palataksesi suurennettuun näkymään. Suurennetussa raporttitilassa napsauttamasi kohta on näytön keskellä. Voit selata raportin sivuja käyttämällä ikkunan alareunassa olevia navigointipainikkeita.

Raportin tulostaminen

Tulosta raportti seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-valikosta Tulosta.
2. Napsauta Tulosta-alueella Sivut-vaihtoehtoa.
3. Jos haluat tulostaa vain raportin ensimmäisen sivun, kirjoita "alkaen"-kenttään 1 ja "vastaanottaja"-kenttään 1.
4. Napsauta OK-painiketta.

Ennen raportin tulostamista on suositeltavaa tarkastella sitä Esikatselu-tilassa, johon siirtyäksesi valitse Näytä-valikosta Esikatselu.

Jos tulostuksen aikana raportin loppuun tulee viesti. tyhjä sivu, varmista, että raportin muistiinpanojen korkeus on asetettu arvoon 0.

Jos väliraportin sivut ovat tyhjiä tulostettaessa, varmista, että lomakkeen tai raportin leveyden ja vasemman ja oikean marginaalin leveyden summa ei ylitä Sivun asetukset -valintaikkunassa (Tiedosto-valikko) määritettyä paperin leveyttä.

Kun suunnittelet raporttien asetteluja, käytä seuraavaa kaavaa: raportin leveys + vasen marginaali + oikea marginaali<= ширина бумаги.

Raportin koon säätämiseksi sinun on käytettävä seuraavia tekniikoita:

• muuta raportin leveyden arvoa;
• pienennä reunusten leveyttä tai muuta sivun suuntaa.

2.4.6.3. Luo raportti

1. Käynnistä Microsoft Access -ohjelma. Avaa tietokanta (esimerkiksi koulutustietokanta "Deanery").

2. Luo automaattinen raportti: Nauha käyttämällä taulukkoa tietolähteenä (esimerkiksi opiskelijat). Raportti avautuu esikatselutilassa, jolloin voit nähdä, miltä raportti näyttää tulostettuna.

Riisi. 2.

3. Vaihda suunnittelunäkymään ja muokkaa ja muotoile raporttia. Voit vaihtaa esikatselunäkymästä suunnittelunäkymään napsauttamalla Sulje Access-sovellusikkunan työkalupalkissa. Raportti näkyy näytöllä suunnittelunäkymässä.

Riisi. 3.

Raportin muokkaaminen

Voit muokata raporttia seuraavasti:

1. poista opiskelijakoodikentät otsikko- ja tietoalueelta.
2. siirrä kaikki otsikon ja tietoalueen kentät vasemmalle.
3. Vaihda sivun otsikko:
   • valitse Raportin otsikko -osiossa teksti Opiskelijat;
   • aseta hiiren osoitin sanan Opiskelijat oikealle puolelle niin, että osoitin on pystypalkin muotoinen (syöttökohdistin), ja napsauta tätä kohtaa;
   • kirjoita NTU "KhPI" ja paina Enter.
4. Siirrä kirjoitus. Korosta alatunnisteessa =Now()-kenttä ja vedä se Opiskelijat-nimiseen raportin otsikkoon. Päivämäärä näkyy otsikon alla.
5. Napsauta Report Designer -työkalurivin Esikatselu-painiketta esikatsellaksesi raporttia

Raportin muotoilu

Raportin muotoilualgoritmi:

1. Korosta otsikko NTU:n opiskelijat “KhPI”.
2. Muuta kirjasintyyppiä, kirjasintyyliä, väriä ja taustan täyttöväriä.
3. Napsauta Report Designer -työkalurivin Esikatselu-painiketta esikatsellaksesi raporttia.

Riisi. 4.

Tyylin muutos

Voit muuttaa tyyliä seuraavasti:

1. Napsauta Report Designer -työkalurivin AutoFormat-painiketta avataksesi Automaattinen muotoilu -valintaikkunan.
2. Napsauta Raportti - Automaattinen muoto -objektin Tyylit-luettelosta Tiukka ja napsauta sitten OK. Raportti muotoillaan Strict-tyyliin.
3. Vaihtaa esikatselutilaan. Raportti näytetään valitsemassasi tyylissä. Tästä eteenpäin kaikissa AutoReport-ominaisuuden avulla luoduissa raporteissa on Tiukka-tyyli, kunnes määrität toisen tyylin AutoFormat-ikkunassa.
4. Tallenna ja sulje raportti.