Lab: pääsy. Lab : Käytä ms access -laboratorioraporttia
Ufa State Aviation Technical University
Informatiikan laitos
Lab #4
Tietotekniikat tietokantojen luomiseen ja käsittelyynautaNEITIPÄÄSYXP.
INEC-opiskelija
Ryhmä K-122
Kizka N.D.
Tarkistettu:
Filosova E.I.
RaportoidaPÄÄSY.
1) Taulukoiden luominen.
Jotta voimme luoda taulukoita ACCESSissa, meidän on valittava Luo taulukko käyttämällä tietokannan konstruktorielementtiä. Konstruktorissa täytämme kentän ominaisuudet ja suoraan tarvitsemamme kentät. Joten luomme tarvitsemamme taulukot. (Asiakkaat, Toteutus)
2) Tietoskeeman luominen.
Luodaksemme tietokaavion käytämme ohjauspaneelin kuvaketta.
Sen avaamisen jälkeen lisäämme tarvittavat taulukoihin Lisää taulukko -komennolla ja muodostamme yhteyden kenttien välille yksinkertaisesti vetämällä tarvitsemamme kentän taulukosta toiseen.
3) Lajittelu.
Lajittelua varten meidän on avattava ei-avaintaulukko ja käytettävä tietueet / suodatin / lisäsuodatin tietojen lajitteluun.
4) Tietojen valinta kyselyillä.
Luo kysely käyttämällä Kyselynrakennustyökalua.
tietty arvo tekstikentässä (esimerkiksi valitse yhden luokan tuotteet).
arvoalue missä tahansa numerokentässä (esimerkiksi valitse tavarat, joiden hinta on yli 1 000 ruplaa).
arvoalueet missä tahansa tekstikentässä (etsi esimerkiksi tuotteita, joiden nimet alkavat kirjaimilla M-S).
arvojen epätarkka vastaavuus tekstikentässä (esimerkiksi löytää samassa kaupungissa asuvia asiakkaita).
looginen JA yhden numeerisen kentän kahden arvon yhdistäminen (esimerkiksi tavarat, jotka maksavat yli 200 JA alle 500 ruplaa).
looginen JA, joka yhdistää kahden eri kentän arvot (esimerkiksi yli 200 ruplan arvoiset tavarat, joita myydään nykyään).
looginen TAI linkittää kaksi arvoa yhteen tekstikenttään (esimerkiksi yhden tai toisen luokan tuotteet).
looginen TAI yhdistää kahden eri kentän arvot (esimerkiksi tiettynä päivänä myydyt tavarat TAI tavarat, joiden hinta on vähintään 100 ruplaa).
EI-operaattori tekstikentässä (esimerkiksi kaikki tuotteet paitsi tietty luokka).
5) Kyselyjen luominen lausekkeiden rakentajalla.
Luo tietokantakysely, jossa yksi kentistä saadaan ketjuttamalla useiden lähdetaulukon tekstikenttien arvot.
6) Lopullisten kyselyjen luominen.
Luo tietueen päivityskysely, joka kaksinkertaistaa yhden numeerisen kentän arvon.
Luo kysely Tuotteet-taulukon kopiota vastaan, jossa kaikki saman luokan tuotteiden tietueet poistetaan.
Luo Tavarat-taulukon kopioon lisättävä kysely, jossa tietueita lisätään tavarataulukon kopioon millä tahansa ehdolla.
Luo ristiinkysely, joka laskee kullekin asiakkaalle kunkin tuoteluokan kokonaismäärän.
Raporttien kehittäminen.
Raportin luomiseen tulee käyttää raporttivelhoa, jossa valitsemme kaikki tarvitsemiemme taulukoiden kentät ja laskentakentät sekä Otsikko- ja raporttityyppilomakkeet.
Kontrollikysymykset.
1. Mitä tietomallia kutsutaan relaatiomalliksi?
DBMS for PC tukee pääasiassa relaatiomallia, jolle on ominaista yksinkertaisimpien kaksiulotteisten taulukoiden esittämisen yksinkertaisuus ja yhtenäisyys.
Tiedonkäsittelyn tärkein looginen rakenneyksikkö on taulukon rivi - tietue. Tietueen rakenteen määrää sen kenttien koostumus. Tietuekenttien joukko vastaa loogisesti toisiinsa liittyviä attribuutteja, jotka kuvaavat jotakin aihealueen olemusta. Tyypillisiä DBMS-toimintoja tietojen käsittelyyn ovat: valinta, lisääminen, poistaminen, tietojen muokkaaminen.
Microsoft Access kutsuu objekteja mitä tahansa, jolla voi olla nimi. Näitä objekteja ovat taulukot, kyselyt, lomakkeet, makrot ja moduulit.
Kuinka toteuttaa yksi-moneen-suhde relaatiotietomallissa?
Käytämme viestintään Assessment-objektia. Jokaisella oppilaalla on arvosanat useista oppiaineista, joten opiskelijoiden ja arvosanojen välinen suhde on yksi moniin (1:M). Jokaisella tieteenalalla on monia opiskelijoita, joten tieteenalojen ja arvosanojen välinen suhde on yksi moniin.
Mitä taulukkorakenteeseen sisältyy?
Taulukkorakenne sisältää: kentän nimen, tietotyypin, huomautuksen ja kentän ominaisuudet.
4. Kuinka määritellään kentän ominaisuudet taulukossa?
Table Designerissa on valittava kenttien ominaisuudet ja asetettava niihin tarvitsemamme taulukon ominaisuudet.
5. Nimeä Query Builder -ikkunan pääelementit.
Kenttä, Taulukon nimi, Lajittelu, Näyttö, Valintaehdot tai.
6. Miten kyselyyn kirjoitetaan valintaehdot loogisilla AND- ja loogisilla OR-käskyillä?
Sinun on käytettävä lausekkeiden rakennustyökalua ja määritettävä ehtoon joko Ja tai Tai.
7. Kuinka luon lasketun kentän kyselyyn?
Joidenkin tulosten laskemiseksi on tarpeen suunnitella kenttään jokin funktio Expression Builder -sovelluksella.
8. Mihin yhteenveto- ja ristikyselyitä käytetään?
Tulosten summaamiseen, esimerkiksi keskiarvon tai enimmäisarvon laskemiseen.
Ja ristikyselyn avulla voit esittää selvemmin lopullisten kyselyiden tiedot, jotka mahdollistavat ryhmittelyn useiden kriteerien (erityisesti kahden) mukaan. Tässä tapauksessa ensimmäisen ryhmittelyattribuutin mukaisten kenttien arvoista voi tulla riviotsikoita ja toisen mukaan sarakeotsikoita.
9. Kuinka voit käyttää toimintokyselyitä taulukoiden muokkaamiseen?
Esimerkiksi poistopyynnön avulla voit poistaa minkä tahansa tietueen tai Päivitä, Lisää, Lisää toisesta taulukosta.
10. Mistä osioista Form Designer -ikkuna koostuu?
Tällaisista osioista, jotka asetettiin lomakkeiden muodostusprosessissa.
VENÄJÄN FEDERAATIOIN OPETUS- JA TIETEMINISTERIÖ
MOSKOVAN VALTION ELEKTRONIIKAN JA MATEMATIIKAN INSTITUUTTI
(teknillinen korkeakoulu)
"Tietokonetekniikan" laitos
laboratoriotyöstä nro 7
« Microsoft toimisto .
Tietokannan ohjausjärjestelmä
PÄÄSY»
Opiskelija: Malofeev S.A. C-12
Luennoitsija: Voskov L.S.
Moskova 2008
Täytti teorian:
Perusasiat
TIETOKANNAT ja tietokannan hallintajärjestelmät (DBMS)
B perusasiat D data (DB) on suunniteltu tallentamaan tietokoneeseen ja käyttämään tehokkaasti suuria määriä monenlaista tietoa:
kirjastojen kirjoista, aikakauslehdistä ja sanomalehdistä,
tuotteista myymälöissä ja tuotteista tehtaissa,
museoiden ja eri kokoelmien näyttelyistä,
kaikista yritysten, yritysten ja laitosten työntekijöistä,
kaikista lentokonelennoista lentoasemilla, lippujen hinnoista ja saatavuudesta,
kaikkien asemien junien aikataulut, lippujen hinnat ja saatavuus,
kaikista liikennepoliisin (GAI) rekisteröidyistä autoista, mukaan lukien varastetut,
kaikista matkatoimistoissa ja matkatoimistoissa olevista tositeista, mukaan lukien "palavat",
säästä missä tahansa maapallon kohdassa nyt ja monta vuotta sitten jne.
Kaikki tietokantajärjestelmät, mukaan lukien ACCESS DBMS, sallivat:
Luo nopeasti tietokantoja, täydennä ja muokkaa niitä.
Löydät tietokannasta nopeasti tarvitsemasi tiedot.
Lajittele tietokannan tiedot eri kriteerien mukaan (esimerkiksi aakkosjärjestyksessä).
Poimi näytöllä olevien tietojen osajoukkoja pyyntöjesi mukaan, esim. jotka täyttävät annetun kriteerin.
Suorita tilastollisia laskelmia tietokannan tiedoista analysointia ja päätöksentekoa varten.
Tulosta tiettyihin tarkoituksiin valitut tiedot, esim. laatia todistuksia, raportteja jne.
Kuten Excel-taulukot, tietokantataulukot koostuvat sarakkeista ja riveistä. Tässä tapauksessa tietokannan sarakkeita kutsutaan " KENTÄT ja niillä on erityiset nimet
(nimet" KENTÄT"), eikä latinalaisten aakkosten kirjaimia nimenä, kuten Excel-taulukoissa. Sellaiset sarakkeet, ts. Tietokantataulukoiden kenttiä voi olla enintään 255 (kuten Excelissä).
Jokainen tietokantataulukon rivi on nimeltään " ENNÄTYS" ja sillä on oma sarjanumeronsa, sama kuin Excel-taulukon rivillä. Rivien eli tietokantataulukoiden tietueiden määrä on käytännössä rajaton.
kaikki" TALLENNUKSET" (rivit) tietokantataulukossa sisältävät jokaisessa solussa välttämättä saman tyyppistä nimeä vastaavaa tietoa" KENTÄT". Tämä on tärkein ero tietokantataulukon ja Excel-laskentataulukon välillä. Esimerkiksi sarakkeessa, jonka kentän nimi on " KOKO NIMI"(katso tietokantataulukko " Opiskelija" seuraavalla sivulla) kaikissa merkinnöissä (eli kaikilla riveillä), näet tiettyjä ihmisten nimiä;
sarakkeessa kentän nimellä " GODR" kaikissa tietueissa (eli kaikilla riveillä) näet opiskelijoiden tietyt syntymävuodet;
sarakkeessa kentän nimellä " NG" kaikissa tietueissa (eli kaikilla riveillä) näet opiskelijaryhmien tietyt määrät.
Tietokanta voi sisältää yhden, vaan useita toisiinsa liittyviä taulukoita. Paitsi taulukoita - tietokannan pääobjekti - tietokanta voi sisältää muita objekteja, nimittäin:
muodossa (yksi tai useampi). Lomake on tapa näyttää tietokantataulukoiden tiedot näytöllä, kätevä tietojen syöttämiseen ja katseluun.
Pyyntö (yksi tai useampi). Kysely on tapa valita ja näytön ulostulo tiedot tietokantataulukoista määrittämiesi kriteerien mukaisesti.
Raportoi (yksi tai useampi). Raportti on tapa valita ja printata
Makro (yksi tai useampi). Makro on joukko makrokomentoja, jotka suorittavat tiettyjä toimintoja tietokannan kanssa, kuten raporttien tulostamisen.
Moduuli (yksi tai useampi). Moduuli on Access Basic -ohjelmointikielen ohjelma, jota käytetään tietokannassa suorittamaan ei-triviaaleja tehtäviä.
Kaikki luetellut objektit, jos ne on luotu, sisältyvät tietokantatiedostoon tunnisteella . mdb.
Opit Access 2000 - uusin versio ohjelma, mutta se eroaa vähän Access 97 -versiosta, joten molemmat versiot ovat tällä hetkellä käytössä.
Tämä käytännön työ avulla voit hallita kaikki tietokantojen luomisen, muokkaamisen ja käytön perustoiminnot riippumatta käyttämästäsi Accessin versiosta.
KÄYNNISTÄ DBMS ACCESS
Näytön ulkoasu Windows-käyttöjärjestelmän käynnistämisen jälkeen voi olla hyvin erilainen, mutta näyttöruudulla (työpöydälläsi) ja tehtäväpalkin alareunassa (kapea palkki näytön alareunassa painikkeella) Aloita.
Jos jossain näytössä on Access-ohjelman kuvake, aseta hiiren osoitin sen päälle ja kaksoisnapsauta käynnistääksesi tämän ohjelman laskentaa varten.
Jos näytöllä ei ole Access-ohjelman kuvaketta, napsauta Käynnistä-painiketta avataksesi järjestelmän päävalikon, valitse sieltä kohta "Ohjelmat" ja napsauta sitten toisessa automaattisesti avautuvassa valikossa "Microsoft". Avaa"-kohta käynnistääksesi tämän ohjelman laskentaa varten.
Tyypillinen ohjelmisto avautuu. Windows-ikkuna otsikolla "Microsoft Access" ja siinä (kuva 1):
VUOROPUHELUruutu Microsoft Access luoda uusi tietokanta tai avata olemassa oleva tietokanta.
VALIKKOpalkki otsikkopalkin alla (tiedoston muokkausnäkymä Lisää palvelun ohjeikkuna),
VAKIOTYÖKALUKIRVI valikkopalkin alla, joka otetaan käyttöön ja pois käytöstä Näytä-valikon Työkalurivit-komennolla. Kaikilla työkaluilla on "tarra", joka tulee näkyviin automaattisesti, kun ne asetetaan hiiren nuolityökalun päälle.
OHJELMAN TILARIVI aivan ikkunan alareunassa. Se näyttää nykyiset tiedot tietokannastasi ja pääsytilasta.
TEORIA: KYSELYN LUOMINEN JA KÄYTTÄMINEN POIKKEISSA
TIEDOT
Suurin osa tehokas menetelmä tietokannan käyttö on luoda " pyynnöt". Pyyntö on tapa valita ja näyttää tietoja tietokantataulukoista määrittämiesi kriteerien mukaisesti.TEORIA: RAPORTTIEN LUOMINEN JA KÄYTTÖ TIETOKANNOSSA
Paitsi " taulukoita", "Lomake"ja" pyynnöt"tietokantatiedosto voi sisältää yhden tai useamman" Raportit". "Raportoi "on tapa valita ja printata tietokantataulukoiden tiedot siinä muodossa, jossa käyttäjä ne tarvitsee, ts. Sinulle.TEORIA: TIETOKANTAJÄRJESTELMÄN LUOMINEN - VAIHE 3
Tietokantaskeeman luominen on tähän tietokantaan sisältyvien taulukoiden välisten suhteiden määrittely, tai pikemminkin näiden taulukoiden tiettyjen kenttien välillä.
Kun taulukot on linkitetty, yhden niistä tehdyt muutokset siirretään automaattisesti toiseen. Taulukoiden linkittämisen päätarkoitus on välttää tietokannan tietojen päällekkäisyys.
Helpoin tapa ymmärtää suhteiden merkitys on käyttää esimerkkiä tietystä luomastasi tietokannasta, ts. Koulutusprosessi. Tämän tietokannan linkkikaavio on esitetty kuvassa. 3.
Ikkunassa Koulutusprosessi: tietokannan napsautuspainike Data Schema työkalupalkissa. Avautuvassa ikkunassa Taulukon lisääminen, valitse kirjanmerkki taulukoita ja painamalla painiketta Lisätä, aseta ikkunaan Data Schema kaikki pöydät. Paina sitten -painiketta kiinni. Tämän seurauksena ikkunassa Data Schema kaikki tietokantataulukot esitetään Koulutusprosessi kenttien luetteloineen.
Riisi. 3. DB-skeema Koulutusprosessi
Suhteet tulee muodostaa tyhjillä taulukoilla, muuten suhteiden ominaisuuksien täsmäämisessä voi olla ongelmia.
TEORIA: Raporttien luominen ja käyttö tietokantoissa.
Monitaulukkoraporttien kehittäminen
Yhdessä yhden pöydän kanssa Käytä raportteja voit luoda monimutkaisia raportteja, jotka tarjoavat tietoja useista toisiinsa liittyvistä tietokantataulukoista. Asiaan liittyvien tietojen näyttämiseksi monitaulukkoraportissa tarvittavat linkit muodostetaan automaattisesti tietoskeeman mukaisesti.
Monitaulukkoraportit voivat sisältää pääosan ja sisällysosan eli aliraportin. Jokainen näistä osista on rakennettu omalle pöydälleen.
Usean taulukon raporteissa voi olla myös kenttiä eri taulukoista ilman, että aliraportteja on lisättävä.
Harkitse raportin luomista taulukoille, jotka ovat yksi-moneen-suhteissa. Näissä suhteissa yksi pöytä on isäntä ja toinen orja. Tällaisen raportin rakenteella on omat ominaisuutensa riippuen siitä, onko pää- tai alataulukko valinnut raportin perustaksi.
Harjoitus 31: Päätaulukkoon perustuva monitaulukkoraportti
Riisi. 19. Osaston raportin asettelu
Harkitse usean taulukon raportin luomistekniikkaa taulukoiden esimerkissä OSASTO JA OPETTAJA. Oletetaan, että on tarpeen laatia raportti, joka sisältää tietoja osastoista, mukaan lukien luettelot opettajista.
Jokaisen osaston taulukkoosiossa sinun on näytettävä luettelo opettajista. Tällaiset tiedot voidaan saada taulukosta Opettaja. Ehdotettu ulkoasu antaa aiheen valita taulukko raportin päätaulukoksi. TUOLI ja pöytä OPETTAJAVATEL- tietolähteenä alilomakkeelle, jossa on luettelo opettajista.
Raportin asettelu. Oletetaan, että raportin asettelu ja opettajaluettelot laitoskohtaisesti näyttävät kuvan 1 mukaiselta. 19. Asetteluluonnoksen mukaan raportissa on tarkoitus esittää kunkin osaston tiedot, mukaan lukien nimi, koodi ja puhelinnumero sekä johtajan nimi ja kuva. Nämä tiedot ovat taulukossa TUOLI.
Harjoitukset suoritettu:
Harjoitus 1: Perustietokannan luominen yhden taulukon avulla
Harjoitus 2: Sarakkeen leveyden muuttaminen hiirellä tai Muoto-valikon Column Width -komennolla
Harjoitus 3. Kenttien "Lisääminen" ja "Poistaminen" sekä "kenttien" (sarakkeiden) järjestyksen muuttaminen taulukossa.
Harjoitus 4: Uuden kentän lisääminen työntekijöiden "valokuvilla".
Harjoitus 5: Uusien tietojen syöttäminen taulukkoon, tietueiden muokkaaminen ja poistaminen
Harjoitus 6: Tietojen lajittelu tietokantataulukossa
Harjoitus 7
Harjoitus 8. Uuden tietokantaobjektin - "Request" - luominen ja käyttö.
Harjoitus 9: Luo ja käytä parametrikyselyä.
Harjoitus 10. Uuden objektin luominen tietokantaan - "Lomakkeet".
Harjoitus 11. Uuden tietokantaobjektin - "Raportti" - luominen ja käyttö.
Harjoitus 12: Parametriraportin luominen parametrikyselyn perusteella
Harjoitus 13: Ryhmätaulukon suunnittelu taulukkonäkymässä
Harjoitus 14
Harjoitus 15: Tuolipöydän suunnittelu suunnittelunäkymässä
Harjoitus 16: Tutkimus- ja edistymistaulukoiden suunnittelu suunnittelunäkymässä
Harjoitus 17. Tietokantataulukoiden välisten suhteiden muodostaminen.
Harjoitus 18: Taulukoiden välisen suhteen poistaminen
Harjoitus 19: Tietojen syöttäminen suoraan Major-, Instructors- ja Groups-taulukoihin
Harjoitus 20: Kyselyn muodostaminen suunnittelunäkymässä
Harjoitus 21: Ryhmäopiskelijaluettelon yhdistelmälomakkeen luomiseen valmistautuminen
Harjoitus 22: Luodaan kahdelle taulukolle lomake ohjatun toiminnon avulla
Harjoitus 23: Lomaketyypin valinta
Harjoitus 24: Lomakkeen nimeäminen ja avaaminen
Harjoitus 25: Lomakkeen muokkaaminen suunnittelunäkymässä
Harjoitus 26: Alalomakkeen muokkaaminen
Harjoitus 27: Siirtyminen lomaketilaan ja taulukoiden lataus
Harjoitus 28: Päätaulukkoon perustuva monitaulukkoraportti
Harjoitus 29: Raportin rungon luominen
Harjoitus 30
Harjoitus 31: Tarkenna aliraporttia
Harjoitus 32: Ota aliraportti käyttöön.
Raportti valvontatehtävän suorittamisesta:
Tietokanta:
Tietokantataulukoiden täyttäminen.
Linkkien luominen tietokantaan:
Esittely PÄÄSY
Tarkastelemme Accessin ominaisuuksia ja tehtävien tyyppejä, jotka voidaan ratkaista tällä DBMS:llä. Erityisesti:
Access on tietokannan hallintajärjestelmä (DBMS).
Accessin käyttäminen tietojen tallentamiseen ja etsimiseen, tiedon esittämiseen kätevässä muodossa ja toistuvien tehtävien automatisointiin.
Kehitys Accessilla yksinkertaisia ja käteviä tiedonsyöttötapoja, tietojenkäsittelyä ja monimutkaisten raporttien luomista.
Käytä Access 97:ää sijoittamiseen Pääsylomakkeet HTML-dokumenttien muodossa Web-sivuilla ja tiedonvaihtona Internet/Intranet-solmujen kanssa.
Tuki Access for the Query by example (QBE) -mekanismissa, joka tarjoaa tietojen valinnan, lajittelun ja etsimisen.
Luo sovelluksia ilman ohjelmointia Access-makrojen avulla.
Taulukkolaskenta- ja tietokantakäyttäjien tulisi tuntea monet Accessissa käytetyt keskeiset käsitteet.
Ennen minkään työn aloittamista ohjelmistotuote, on tärkeää ymmärtää sen ominaisuudet ja tehtävien tyypit, joihin se on tarkoitettu. Microsoft Access 97 (jäljempänä - yksinkertaisesti Access) on monipuolinen tuote, jonka käyttöä rajoittaa vain käyttäjän mielikuvitus.
Pääsy on ennen kaikkea tietokannan ohjausjärjestelmä(DBMS). Kuten muutkin tämän luokan tuotteet, se on suunniteltu tallentamaan ja hakemaan tietoja, esittämään tietoja kätevällä tavalla ja automatisoimaan usein toistuvia toimintoja (kuten kirjanpito, kirjanpito, suunnittelu jne.). Käyttämällä Pääsy voit kehittää yksinkertaisia ja käteviä tiedonsyöttölomakkeita sekä käsitellä tietoja ja laatia monimutkaisia raportteja.
Access on tehokas Windows-sovellus; Ensimmäistä kertaa DBMS:n suorituskyky yhdistyy saumattomasti Microsoft Windows -käyttäjien käytettävissä olevaan käyttömukavuuteen. Koska molemmat tuotteet ovat Microsoftin ideoita, ne toimivat täydellisesti toistensa kanssa. Access-järjestelmä toimii alla Windowsin ohjaus 95 tai WindowsNT, jotta käyttäjällä on pääsy kaikkiin sen kanssa työskennellessään Windowsin edut. Voit leikata, kopioida ja liittää tietoja mistä tahansa Windows-sovelluksesta Accessiin ja päinvastoin. Voit luoda lomakemallin Accessissa ja liittää sen lomakesuunnitteluun.
Windows 95:n ja Microsoft Office 97:n komponenttien (Excel, Word, PowerPoint ja Outlook) OLE-objektien (Object Linking and Embedding) avulla voit muuttaa Accessin todelliseksi tietokantakäyttöympäristöksi. Uusien Internet-laajennusten avulla voit luoda lomakkeita, jotka ovat vuorovaikutuksessa suoraan WorldWideWebin tietojen kanssa, ja kääntää ne näkymään HTML-kieli, joka tarjoaa työtä InternetExplorerin ja NetscapeNavigatorin kaltaisten tuotteiden kanssa.
Kaiken tämän ansiosta Access ei ole vain tietokantajärjestelmä. Miten suhteellinen Access DBMS tarjoaa pääsyn kaikentyyppisiin tietoihin ja mahdollistaa useiden tietokantataulukoiden käytön samanaikaisesti. Tällöin on mahdollista yksinkertaistaa tietorakennetta merkittävästi, mikä helpottaa tehtävien toteuttamista. Access-taulukko voidaan linkittää keskustietokoneelle tai palvelimelle tallennettuihin tietoihin. Toisaalta voit käyttää Paradox- tai dBASE-ympäristössä luotuja taulukoita. Tulokset voidaan linkittää nopeasti ja helposti ja yhdistää Excel-laskentataulukoiden tietoihin. Työskentely Microsoft Office 97 -ympäristössä, käyttäjä saa käyttöönsä täysin yhteensopivat toistensa kanssa Accessin ja Wordin, Excelin ja PowerPointin.
Access-järjestelmä on joukko loppukäyttäjän työkaluja tietokantojen hallintaan. Se sisältää taulukoiden, lomakkeiden, kyselyjen ja raporttien suunnittelijat. Tätä järjestelmää voidaan pitää myös sovelluskehitysympäristönä. Käyttämällä makroja tai moduuleja tehtävien automatisointiin voit luoda käyttäjäkeskeisiä sovelluksia, jotka ovat yhtä tehokkaita kuin suoraan ohjelmointikielillä kirjoitetut sovellukset. Ne sisältävät kuitenkin painikkeita, valikoita ja valintaikkunoita. Ohjelmoimalla VBA:ssa voit luoda yhtä tehokkaita ohjelmia kuin itse Access. Itse asiassa monet Access-työkalut (kuten ohjatut toiminnot ja suunnittelijat) on kirjoitettu VBA:lla.
Accessin teho ja käytettävyys tekevät siitä markkinoiden parhaan DBMS:n. Tutustutaan ensin Accessiin loppukäyttäjätasolla. Sitten siirrymme monimutkaisempiin elementteihin, kuten VBA-ohjelmoinnin elementteihin ja vuorovaikutukseen Internetin kanssa.
Mitä se tarjoaa Pääsy
1. Tosi relaatiotietokantamalli
Täysin toteutettu Accessissa relaatiotietokannan hallinta. Järjestelmä ylläpitää ensisijaisia ja vieraita avaimia ja valvoo tietojen eheyttä ydintasolla (mikä estää yhteensopimattomien tietojen päivitykset tai poistot). Lisäksi Accessin taulukot on varustettu tietojen validointityökaluilla, jotka estävät virheellisen syöttämisen sen suoritustavasta riippumatta, ja jokaisella taulukkokentällä on oma muotonsa ja vakiokuvaukset, mikä helpottaa tietojen syöttämistä huomattavasti. Access tukee kaikkia vaadittuja kenttätyyppejä, mukaan lukien teksti-, numero-, laskuri-, valuutta-, päivämäärä-/aika-, muistio-, boolean-, hyperlinkki- ja OLE-objektikentät. Jos kenttiin ei näy arvoja erikoiskäsittelyn aikana, järjestelmä tarjoaa täysi tuki tyhjiä arvoja.
Relaatiotietojen käsittely Accessissa järjestelmän joustavan arkkitehtuurin ansiosta pystyy vastaamaan kaikkiin tarpeisiin. Samaan aikaan Accessia voidaan käyttää erillisenä tietokantajärjestelmänä tiedostopalvelintilassa tai asiakaskomponenttina tuotteissa, kuten SQLServer. Sitä paitsi. Access tukee OpenDatabaseConnectivity (ODBC) -protokollaa, jonka avulla voit muodostaa yhteyden monissa eri muodoissa oleviin tietokantoihin, kuten SQLServer, Oracle, Sybase ja jopa DB/2 IBM:n keskuskoneille.
Access-järjestelmä tukee tapahtumien käsittelyä niiden eheyden takaamalla. Lisäksi tarjotaan käyttäjätason suojaus, jonka avulla voit hallita pääsyä yksittäisten käyttäjien ja kokonaisten ryhmien tietoihin.
Tilannekohtainen ohje ja toimisto Assistant
Microsoftin ohjejärjestelmän organisaatio on edelleen alan paras, niin aloittelijoille kuin kokeneillekin käyttäjille. Access tarjoaa tilannekohtaista apua, johon pääset napsauttamalla
Access 97:ssä Microsoft esitteli OfficeAssistantin (avustaja) ja ScreenTips (työkaluvihjeet). Työkaluvinkit sisältää lyhyitä selityksiä jostakin. Järjestelmä tarjoaa koko gallerian kymmenestä mahdollisesta avustajahahmosta (voit valita minkä tahansa haluamasi). Jos avustaja jos kyllästyt, voit sammuttaa sen.
Helppokäyttöiset velhot ja rakentajat
Hallita(Ohjattu) voi muuttaa työtunnit minuuteiksi. Ohjatut toiminnot esittävät johtavia kysymyksiä luotavan objektin sisällöstä, tyylistä ja muodosta; sitten he rakentavat automaattisesti halutun kohteen. Osana Accessia noin sata käsityöläistä auttaa sinua suunnittelemaan tietokantoja, sovelluksia, taulukoita, lomakkeita, raportteja, kaavioita, postitustarroja, ohjausobjekteja ja ominaisuuksia. Voit jopa muokata ohjattuja toimintoja erilaisten ongelmien ratkaisemiseksi.
Ulkoisten tiedostojen tuonti, vienti ja linkittäminen
Accessin avulla voit tuoda ja viedä tiedostoja monissa tunnetuissa tiedostomuodoissa, mukaan lukien dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, monet ASCII-tekstimuodot (mukaan lukien kiinteän rivin pituus tai erotin) ja HTML-tiedot. Tuonti luo Access-taulukon; Access-taulukon vieminen luo tiedoston määritetyssä muodossa.
Sidonta(aiemmin nimetty liittyminen) tarkoittaa, että voit käyttää ulkoisia tietoja luomatta Access-taulukkoa. Voit luoda samanlaisen suhteen dBASE-, FoxPro-, Excel-, ASCII- ja SQL-tietojen kanssa. Erittäin tehokas ominaisuus on Access-taulukoiden linkittäminen ulkoisiin taulukoihinsa ja niiden jakaminen. tämä koskee Access-, dBASE-, FoxPro- ja SQLServer-taulukoita.
Lomakkeet ja raportit WYSIWYG
Lomakkeiden ja raporttien suunnitteluikkunoissa on sama käyttöliittymä ja ne tarjoavat käyttäjälle monia vaihtoehtoja. Lomake tai raportti on suunniteltu WYSIWYG-periaatteen mukaisesti (WhatYouSeeIsWhatYouGet - mitä näet, sitä saat). Lisäämällä toisen ohjausobjektin käyttäjä näkee, kuinka luotava lomake muuttuu.
Voit sisällyttää lomakkeisiin ja raportteihin tunnisteita, tekstitietokenttiä, valintanappeja, valintaruutuja, viivoja ja suorakulmioita ja muokata niitä korosteilla ja varjoilla. Lisäksi voit sisällyttää kokonaisia kuvia, kaavioita, alilomakkeita ja aliraportteja. Samalla kaikki tiedon esitysparametrit pysyvät täysin käyttäjän hallinnassa. Lomakkeet voivat kattaa useita sivuja, ja raporteissa voi olla useita tietojen ryhmittely- ja yhteenvetotasoja.
Lomakkeita ja raportteja voi tarkastella esikatselutilassa tarjoaa lintuperspektiivin zoomaamalla. Suunnittelutilassa raporttia voidaan tarkastella valedatan kanssa, jotta sinun ei tarvitse odottaa suuren oikean tiedoston käsittelyä.
Report Builder on erittäin tehokas työkalu, jonka avulla voit käyttää jopa kymmentä ryhmittely- ja lajittelutasoa. Hänen ansiosta on mahdollista luoda raportteja, jotka näyttävät prosentit ja kokonaissummat, jotka voidaan saada vain kahdella kierrolla. Voit luoda monenlaisia raportteja, mukaan lukien postitusetikettejä ja postituslistoja.
Usean taulukon kyselyt ja suhteet
Yksi Accessin tehokkaimmista ominaisuuksista on myös tärkein. Suhteet mahdollistavat taulukoiden linkittämisen graafisesti. Voit jopa linkittää tiedostoja edustavia taulukoita eri tyyppejä(esimerkiksi Access-taulukko ja dBASE-taulukko). Tällaisen sitomisen jälkeen taulukot toimivat yhtenä kokonaisuutena, ja nyt voit rakentaa kyselyitä mitä tahansa niissä olevaa dataa varten. Voit valita tiettyjä kenttiä, määrittää lajittelujärjestyksen, luoda laskettuja lausekkeita ja syöttää kriteerit haluttujen tietueiden valitsemiseksi. Voit näyttää kyselytulokset taulukona, lomakkeena tai raporttina. Käyttäjän ei tarvitse muodostaa linkkejä etukäteen, vaan riittää, että syötetään kyselyn rakennustyökalu (esimerkiksi kun halutaan rakentaa tietty raportti).
Pyyntöjä käytetään myös muissa tapauksissa. Voit luoda kyselyitä, jotka laskevat summat, näyttävät ryhmiteltyjä taulukoita ja rakentavat uusia taulukoita. Kyselyä voidaan käyttää jopa taulukoiden tietojen päivittämiseen, tietueiden poistamiseen ja taulukon lisäämiseen toiseen.
Kaaviot ja kaaviot
Access käyttää samaa grafiikkasovellusta kuin Microsoft Word, Excel, PowerPoint ja Project. Sen avulla voit luoda satoja erilaisia kaavioita ja kaavioita mukauttamalla niitä tarpeidesi mukaan. Voit luoda pylväs-, pylväs-, ympyrä-, pinta- ja muita kaavioita, sekä kaksi- että kolmiulotteisia. Niihin voidaan mielivaltaisesti liittää tekstiä, koristeltu eri väreillä ja kuvioilla. Arvot voidaan näyttää pylväinä tai ympyräkaavioiden lohkoina. Voit kiertää kaaviokuvia niin, että ne näkyvät missä tahansa sopivassa katselukulmassa. Kaiken tämän tarjoaa AccessGraph-ohjelma.
Mahdollisuudet DDE Ja OLE
DDE:n (DynamicDataExchange) ja OLE:n (ObjectLinkingandEmbedding) avulla voit lisätä kaikenlaisia uusia objekteja Access-lomakkeisiin ja -raportteihin. Tällaisia kohteita voivat olla ääntä, kuvia, kaavioita ja jopa videoleikkeitä. Voit upottaa OLE-objekteja (kuten bittikarttoja) tai asiakirjoja tekstinkäsittelijät(Word tai WordPerfect) tai linkitä Excel-laskentataulukoihin. Linkittämällä nämä objektit tietokantaansa käyttäjä voi luoda dynaamisia lomakkeita ja raportteja sekä käyttää samoja tietoja eri Windows-sovellukset.
Pääsy kohteeseen Internet
Accessissa on nyt kaikki ominaisuudet, jotka mahdollistavat sovelluksen kommunikoinnin Internetin/intranetin kanssa. Yhdellä napsautuksella voit tallentaa taulukoita, kyselyitä, lomakkeita ja raportteja HTML-muodossa. Vastaavan ohjatun toiminnon avulla jopa aloittelija voi siirtää HTML-koodeja objektista Web-sivulle, jolloin ne ovat kaikkien Internetissä surffaajien käytettävissä! Hyperlinkkien avulla voit käyttää Web-sivun tietoja suoraan Access-lomakkeesta.
Monet ihmiset ajattelevat, että tietojen lähettäminen Web-sivuille tulisi tehdä Web-järjestelmänvalvojien toimesta. Access 97 todistaa täydellisellä varmuudella, että kuka tahansa käyttäjä voi suorittaa tämän toiminnon onnistuneesti. Ja ohjattu Web-sivulle sijoittaminen auttaa häntä tässä, mikä varmistaa valittujen tietokantaobjektien muuntamisen HTML-muotoon ja siirtämisen jo tässä muodossa Web-sivulle. Tämän ohjatun toiminnon avulla voit luoda staattisia tai dynaamisia sivuja, siirtää ne Web-palvelimelle, luoda omia aloitussivu ja käytä jopa malleja saadaksesi kaikkien HTML-sivujen normaalin ulkoasun ja tuntuman!
Sisäänrakennetut toiminnot
Access sisältää yli sata toimintoja(pienet sisäänrakennetut ohjelmat, jotka palauttavat arvon suorituksen tuloksena), jotka suorittavat monia erilaisia tehtäviä. Siellä on toimintoja tietokantojen, merkkijonojen, numeroiden päivämäärä- ja kellonaikamuodossa, matemaattisten, liike-elämän ja talousasioiden käsittelyyn. Niitä voidaan käyttää laskettujen lausekkeiden luomiseen lomakkeissa, raporteissa ja kyselyissä.
Makrot: ohjelmointi ilman ohjelmointia
Access tarjoaa makroja muille kuin ohjelmoijille (tai kokeneille käyttäjille, jotka eivät vain halua ohjelmoida). Niiden avulla voit automatisoida joitain tehtäviä. Lähellä viisikymmentä makroa mahdollistaa tietojen käsittelyn, valikoiden ja valintaikkunoiden luomisen, lomakkeiden ja raporttien avaamisen, sanalla sanoen automatisoi lähes minkä tahansa tehtävän suorittamisen. Makroilla voidaan ratkaista noin 90 % kaikista tietojenkäsittelytehtävistä.
Moduulit: Visuaalinen Perus varten Sovellukset tietokantaohjelmointi
Access on vakava sovelluskehitysympäristö, jossa on monipuolinen ohjelmointikieli. VBA-kieli (aiemmin AccessBasic) toteuttaa olio-lähestymistavan ohjelmointiin ja antaa ohjelmoijalle mahdollisuuden tehdä melkein mitä tahansa. Se on tehokas jäsennelty ohjelmointikieli. Se on täysin laajennettavissa ja tukee API-proseduureja kaikissa dynaamisissa kirjastoissa (DLL) käyttöjärjestelmät Windows 95 ja Windows NT.
Täysin varusteltu kehitysympäristö tukee monia tehokkaita nykyaikaiset mahdollisuudet: monen ikkunan tila muokkausta ja virheenkorjausta varten, automaattinen tarkistus syntaksi, keskeytyskohdat, vaiheittainen suoritus ja jopa syntaktinen ohje, joka näyttää näytöllä syöttämiesi komentojen vaihtoehdot.
Vaikka olet jo työskennellyt minkä tahansa tietokannan kanssa, tämä ei tarkoita ollenkaan, että kaikki sujuisi heti Accessin kanssa sujuvasti. On mahdollista olla asiantuntija relaatiotietokantajärjestelmissä, kuten dBASE, FoxPro ja Paradox, mutta sinulla ei ole kokemusta tietokannoista Windows-ympäristössä.
Ensin sinun pitäisi tutustua Windowsiin paremmin: työskentele sen kanssa Paint-editori, kokeile Wordia tai Exceliä, opi käyttämään hiirtä oikein. Kaavion luominen Excelissä kannattaa käyttää jonkin ohjatun toiminnon palveluita ja viitata ohjejärjestelmään. Kaikki tämä auttaa tulevaisuudessa Accessin hallitsemisessa. Sinun on myös totuttava uusiin termeihin.
Tietoja laskentataulukon käyttäjille
Kokenut Excel-käyttäjä (tai 1-2-3) huomaa, että Access ja Excel ovat monella tapaa samanlaisia. Ensinnäkin molemmat ohjelmat ovat Windows-tuotteita, joten hänen pitäisi jo tuntea Windows-käytännöt, joita käytetään Accessin kanssa työskennellessä. Taulukoiden ulkonäkö ja Pääsykyselyt vastaa laskentataulukoiden ulkonäköä ja sitä kutsutaan tietotaulukot ( tietolomake ). Taulukon rivien ja sarakkeiden kokoa voidaan muuttaa samalla tavalla kuin työtiloissa. Excel-levyt. Pohjimmiltaan tiedonsyöttötila Access 97:ssä vastaa tiedonsyöttötilaa excel-tiedot. Sinun tarvitsee vain syöttää tiedot ja määrittää sarakkeiden otsikot; Access hoitaa loput automaattisesti.
Access, kuten Excel, tukee WYSIWYG-tilaa ja toimii sen kanssa grafiikkasovellus Microsoft Graph. Näin ollen käyttäjällä on aina mahdollisuus luoda samantyyppisiä kaavioita molemmissa järjestelmissä. Lisäksi Access sisältää ohjatun kaaviotoiminnon, joka on samanlainen kuin Excelissä.
Kuten Excel, Access 97 sisältää ohjatun pivot-taulukon; itse asiassa sitä voidaan käyttää Excelin pivot-taulukoiden luomiseen: tietokannoista Käytä tietoja voidaan helposti siirtää Excel-taulukoihin. Access-tietokannat voidaan linkittää Excel-taulukoihin. Molemmat tuotteet voivat luoda kyselyitä ja lajitella samalla käyttöliittymällä. (Jos lukija on käyttänyt Excel-valikoita kyselyjen luomiseen ja tietojen lajittelukriteerien luomiseen, nämä käsitteet ovat hänelle jo tuttuja.) Lyhyesti sanottuna Access 97 on yhteentoimiva kaikkien Office 97 -tuotteiden kanssa.
Luento 1
Työn perusperiaatteet
tietokannan kanssa Microsoft Accessissa.
1.3. Tietokannan luominen.
1.4. Työskentely pöytien kanssa.
1.5. Tietotyypit.
1.6. Kentän ominaisuudet.
1.7. Avainkentät.
1.8 Tietokannan taulukoiden välisten suhteiden määrittäminen.
1.9. Tietojen eheyden varmistaminen Microsoft Accessissa.
1.1. Mikä on "tietokanta".
Yritys- tai henkilökohtaisessa ympäristössä joudut usein käsittelemään tietoja useista lähteistä, joista jokainen liittyy tiettyyn toimialaan. Kaiken tämän tiedon koordinointi edellyttää tiettyjä tietoja ja organisatorisia taitoja. Microsoft Access yhdistää tiedot eri lähteistä yhdeksi relaatiotietokannaksi. Luodut lomakkeet, kyselyjen ja raporttien avulla voit päivittää tietoja nopeasti ja tehokkaasti, saada vastauksia kysymyksiin, etsiä olennaisia tietoja, analysoida tietoja ja tulostaa raportteja.
Tietokanta tallentaa tiedot jokaisesta lähteestä erilliseen taulukkoon. Kun työskentelet useiden taulukoiden tietojen kanssa, linkit muodostetaan taulukoiden välille.
Tietyt ehdot täyttävien tietojen etsimiseksi ja valitsemiseksi luodaan kysely. Kyselyjen avulla voit myös päivittää tai poistaa useita tietueita samanaikaisesti, suorittaa upotettuja tai mukautettuja laskelmia.
Lomakkeilla voit tarkastella, syöttää tai muuttaa tietoja suoraan taulukossa. Lomakkeella voit valita tietoja yhdestä tai useammasta taulukosta ja näyttää ne näytöllä käyttämällä standardia tai käyttäjän luomaa asettelua.
Raporttia käytetään tietojen analysointiin tai tulostamiseen tietyllä tavalla. Voit esimerkiksi luoda ja tulostaa raportin, joka ryhmittelee tiedot ja laskee kokonaissummat.
Joidenkin toimintojen automaattiseen suorittamiseen käytetään makroja, jotka sisältävät yhden tai useamman makrokomennon, kuten lomakkeiden avaamisen tai raporttien tulostamisen. Makrot voivat olla hyödyllisiä usein suoritettavien tehtävien automatisoinnissa. Kun käyttäjä esimerkiksi napsauttaa painiketta, voit suorittaa makron, joka tulostaa raportin.
Joskus on tarpeen luoda mukautettu toimintosarja, jonka pitäisi suorittaa mistä tahansa tietokantaikkunasta, tai menettely, joka on suunniteltu käsittelemään tiettyä tapahtumaa. Joukkoa tällaisia Visual Basic -kielessä yhdeksi ohjelmayksiköksi koottuja toimenpiteitä kutsutaan moduuliksi. Moduuleja on kahta päätyyppiä: luokkamoduulit ja vakiomoduulit. Luokkamoduulit ovat lomakemoduuleja ja raporttimoduuleja, jotka liittyvät tiettyyn lomakkeeseen tai raporttiin. Ne sisältävät usein tapahtumaproseduurit (kuten näppäinpainalluksen) ja ne luodaan automaattisesti, kun ensimmäinen tapahtumaproseduuri luodaan. Vakiona
Tietokantaikkunassa voit työskennellä kaikkien sen objektien kanssa. Jos haluat tarkastella tietyntyyppisiä objekteja, valitse sopiva välilehti (esimerkiksi "Taulukot").
Oikeanpuoleisilla painikkeilla voit luoda ja muokata olemassa olevia objekteja.
1.2. Tietokannan suunnittelu.
Ennen kuin voit luoda taulukoita, lomakkeita ja muita objekteja, sinun on määritettävä tietokannan rakenne. Hyvä tietokantarakenne on perusta riittävän ja tehokkaan tietokannan luomiselle.
Tietokannan suunnittelun vaiheet:
1. Määritä tietokannan luomisen tarkoitus, sen tärkeimmät toiminnot ja tiedot, jotka sen tulisi sisältää. Tietokannan on täytettävä sen kanssa suoraan työskentelevien vaatimukset. Tätä varten sinun on määritettävä aiheet, jotka tietokannan tulisi kattaa, raportit, jotka sen tulisi antaa, analysoida lomakkeita, joita tällä hetkellä käytetään tietojen tallentamiseen, verrattava luotavaa tietokantaa sen kaltaiseen hyvin suunniteltuun tietokantaan.
2.Kehitä paperille tietokannan sisältämien taulukoiden rakenne. Pöytien suunnittelussa on suositeltavaa noudattaa seuraavia perusperiaatteita:
Taulukon tietoja ei saa toistaa. Pöytien välillä ei saa olla toistoa. Kun tietyt tiedot on tallennettu vain yhteen taulukkoon, niitä tarvitsee muuttaa vain yhdessä paikassa. Tämä tehostaa työskentelyä ja eliminoi myös tiedon epäyhdenmukaisuuden eri taulukoissa. Esimerkiksi yhdessä taulukossa tulisi olla asiakkaiden osoitteet ja puhelinnumerot.
Jokaisessa taulukossa tulee olla tietoa vain yhdestä aiheesta. Kutakin aihetta koskevat tiedot käsitellään paljon helpommin, jos ne ovat toisistaan riippumattomissa taulukoissa. Esimerkiksi asiakkaiden osoitteet ja tilaukset tallennetaan erillisiin taulukoihin niin, että asiakastiedot säilyvät tietokannassa tilauksen poistamisen yhteydessä.
3.Määritä taulukon pakolliset kentät. Jokainen taulukko sisältää tietoja tietystä aiheesta, ja jokainen taulukon kenttä sisältää erilliset tiedot taulukon aiheesta. Esimerkiksi asiakastietotaulukko voi sisältää kenttiä, joissa on yrityksen nimi, osoite, kaupunki, maa ja puhelinnumero. Kun suunnittelet kenttiä kullekin taulukolle, pidä mielessä:
Jokainen kenttä on liitettävä taulukon aiheeseen.
Taulukon tulee sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
Tiedot tulee jakaa pienimpiin loogisiin yksiköihin (esimerkiksi kentät "Etunimi" ja "Sukunimi", ei yleiskenttä "Etunimi").
4.Aseta avainkenttä. Jotta Microsoft Access voi linkittää tietoja eri taulukoista, kuten asiakastiedot ja tilaukset, jokaisen taulukon on sisällettävä kenttä tai kenttäjoukko, joka määrittää taulukon kunkin tietueen yksittäisen arvon. Tällaista kenttää tai kenttäjoukkoa kutsutaan ensisijaiseksi avaimeksi.
5. Määritä taulukoiden väliset suhteet. Kun tiedot on jaettu taulukoiden kesken ja avainkentät on määritetty, sinun on valittava skeema tietojen linkittämiseksi eri taulukoissa. Tätä varten sinun on määritettävä taulukoiden väliset suhteet.
6. Tarkista tietokannan rakenne uudelleen ja tunnista mahdolliset puutteet. Tämä on suositeltavaa tehdä tässä vaiheessa, kun taulukoita ei ole täytetty tiedoilla.
7.Lisää tietoja ja luo muita tietokantaobjekteja. Jos taulukkorakenteet täyttävät vaatimukset, voit syöttää kaikki tiedot. Sitten voit luoda mitä tahansa kyselyitä, lomakkeita, raportteja, makroja ja moduuleja.
8.Käytä Microsoft Accessin analyysityökaluja. Microsoft Accessissa on kaksi työkalua tietokantojen rakenteen parantamiseksi. Ohjattu taulukkoanalyysitoiminto tutkii taulukon, ehdottaa tarvittaessa uutta rakennetta ja suhteita sekä muokkaa sitä uudelleen. Suorituskykyanalysaattori tutkii koko tietokannan, tekee suosituksia sen parantamiseksi ja myös toteuttaa ne.
1.3. Tietokannan luominen.
Microsoft Access tukee kahta tapaa luoda tietokanta. Voit luoda tyhjän tietokannan ja lisätä siihen taulukoita, lomakkeita, raportteja ja muita objekteja.
Tämä menetelmä on joustavin, mutta vaatii erillisen määritelmän jokaiselle tietokantaelementille. Ohjatun toiminnon avulla on myös mahdollista luoda tietokanta välittömästi
tietyn tyyppisiä kaikki tarvittavat taulukot, lomakkeet ja raportit. Tämä yksinkertaisin tapa ensimmäinen tietokannan luominen. Molemmissa tapauksissa sinulla on mahdollisuus
aika muuttaa ja laajentaa luotua tietokantaa.
Jos olet luomassa uutta tietokantaa (vain tässä tapauksessa), "Tiedosto uusi pohja data", jossa sinun on määritettävä luodun tiedoston nimi ja sijainti
Tietokanta. Microsoft Access -tietokantatiedoston tunniste on .mdb. Saadaksesi kopion tietokannasta, sinun on kopioitava sen sisältävä tiedosto, koska
Kun suljet Microsoft Accessin, tietojen muutokset tallennetaan automaattisesti. Kun kuitenkin muutat minkä tahansa tietokantaobjektin rakennetta Microsoft Accessissa, sinua pyydetään vahvistamaan, että haluat tallentaa muutokset ennen poistumista.
1.4. Työskentely pöytien kanssa.
Taulukko tallentaa tietoja tietystä asiasta, esimerkiksi taulukko "Tuotteet" sisältää tiedot vain tavaroista ja taulukko "Toimittajat" - vain tavaroita toimittavista yrityksistä. Jotta tiedot eivät monistuisi ja virheitä ei tapahdu niiden antamisessa, on tarpeen jakaa erilaisia tietoja eri taulukoihin. Taulukon tiedot on järjestetty sarakkeisiin ("kentät") ja riveihin ("tietueet").
Pöydän kanssa työskentelemiseen on kaksi tapaa. Voit valita Suunnittelunäkymän tai Tietotaulukkonäkymän napsauttamalla työkalupalkin painiketta.
Taulukkosuunnittelunäkymässä voit luoda kokonaisen taulukon lisäämällä uusia kenttiä tai poistamalla ja mukauttamalla olemassa olevia taulukkokenttiä.
Lisää kenttä kirjoittamalla taulukkoikkunan yläosaan kentän nimi ja määrittämällä sen tyyppi. Jos haluat nimetä kentän uudelleen, muuta sen nimi Kentän nimi -sarakkeessa.
Tietotyyppi määrittää, millaisia tietoja kenttään sallitaan. Et voi esimerkiksi kirjoittaa tekstiä valuuttakenttään. Sopivan tietotyypin valitseminen varmistaa, että tiedot syötetään oikeassa muodossa lajittelua, laskelmia ja muita toimintoja varten. Jos haluat määrittää tai muuttaa tietotyyppiä, valitse Tietotyyppi-sarake, napsauta kentässä olevaa pudotusvalikon symbolia ja valitse tietotyyppi luettelosta.
Jokaisella kentällä on ominaisuuksia, joita muuttamalla voit hallita kenttätietojen tallennusta, käsittelyä ja näyttöä. Esimerkiksi "Valuutta"-muodossa numeroryhmien erotin ja valuuttasymboli (1234 gr.) lisätään automaattisesti. Jos haluat määrittää kentän ominaisuuden, valitse se taulukkosuunnitteluikkunan yläosasta ja syötä tämän ominaisuuden arvo ikkunan alaosaan tai valitse se luettelosta. Käytettävissä olevien ominaisuuksien joukko määräytyy kentän tietotyypin mukaan.
Ainutlaatuista etikettiä, jota kutsutaan avaimeksi, käytetään tunnistamaan jokainen taulukkomerkintä. Aivan kuten rekisterikilpi yksilöi auton, avain määrittää sisääntulon. Taulukoiden avainkenttiä käytetään luomaan taulukoiden välisiä suhteita. Voit määrittää avaimen korostamalla vaadittua kenttää kuvaavan rivin ja napsauttamalla työkalupalkin Avain-painiketta.
Tietotaulukkonäkymässä voit lisätä, muokata tai tarkastella taulukkotietoja. Voit myös tarkistaa oikeinkirjoituksen ja tulostaa taulukkotietoja, suodattaa ja lajitella tietueita, muuttaa ulkomuoto taulukkoa tai muuta taulukon rakennetta lisäämällä tai poistamalla sarakkeita.
Voit lisätä merkintöjä käyttämällä työkalupalkin Uusi merkintä -painiketta. Kun napsautat tätä painiketta, taulukon loppuun tulee tyhjä rivi.
Jos haluat poistaa merkinnät, valitse mikä tahansa merkinnän kenttä ja napsauta työkalupalkin Poista merkintä -painiketta.
Taulukon rivit voidaan lajitella yhden tai useamman sarakkeen sisällön mukaan. Voit tehdä tämän valitsemalla lajiteltavan kentän ja napsauttamalla työkalupalkin Lajittele nousevaan tai Lajittele laskevaan järjestykseen -painiketta.
Suodattamalla voit nähdä vain tietyt tietueet lomakkeessa. Valitse tiedot, joiden mukaan haluat suodattaa, ja napsauta työkalupalkin Suodata valinnan mukaan -painiketta. Muokkaa suodatinta napsauttamalla Muokkaa suodatinta -painiketta. Jos haluat määrittää yksityiskohtaisemman suodatusehdon, valitse Tietueet-valikosta Suodatin-komento ja Advanced Filter -alikomento. Jos haluat käyttää tavallista tai lisäsuodatinta, napsauta työkalupalkin Käytä suodatinta -painiketta.
1.5. Tietotyypit.
Tietotyyppi määrittää, millaisia tietoja kenttään sallitaan. Et voi esimerkiksi kirjoittaa tekstiä valuuttakenttään. Sopivan tietotyypin valitseminen varmistaa, että tiedot syötetään oikeassa muodossa lajittelua, laskelmia ja muita toimintoja varten. Microsoft Access tukee seuraavia tietotyyppejä:
Teksti
Teksti tai numerot, jotka eivät vaadi laskelmia, kuten puhelinnumerot.
Muistio-kenttä
Pitkä teksti tai tekstin ja numeroiden yhdistelmä.
Numeerinen
Laskelmissa käytetyt numeeriset tiedot.
Treffiaika
Päivämäärät ja ajat, jotka viittaavat vuosiin 100–9999, mukaan lukien.
Raha
Matemaattisissa laskelmissa käytetyt rahalliset arvot ja numeeriset tiedot.
Laskuri
Ainutlaatuinen peräkkäin kasvava (1) tai satunnaisia numeroita, syötetään automaattisesti, kun niitä lisätään uusi merkintä V
Looginen
Boolen arvot sekä kentät, jotka voivat sisältää yhden kahdesta mahdollisesta arvosta (tosi/epätosi, kyllä/ei).
OLE-objektikenttä
Objekti (esimerkiksi laskentataulukko Microsoft Excel, asiakirja Microsoft Word, kuva, äänitallenne tai muu data binäärimuodossa) linkitettynä tai upotettuna Microsoft Access -laskentataulukkoon.
Hyperlinkki
Kirjaimia ja numeroita sisältävä merkkijono, joka edustaa hyperlinkin osoitetta.
Korvausvelho
Luo kentän, joka tarjoaa valikoiman arvoja luettelosta tai yhdistelmäruudusta, joka sisältää joukon vakioarvoja tai arvoja toisesta taulukosta. Tämän vaihtoehdon valitseminen solun luettelosta käynnistää ohjatun hakutoiminnon, joka määrittää kentän tyypin.
Luento 2
Tietojen syöttäminen ja muokkaaminen
Datan syöttö
Taulukkonäkymässä näkyvät kaikki syötetyt tiedot. Jos vain taulukon rakenne on luotu, taulukolle ei ole vielä tietoa. Tyhjässä taulukossa Syöttömerkki (jossa on oikealle osoittava kolmio) sijoitetaan yleensä taulukon ensimmäiselle riville.
Jos haluat kirjoittaa arvon kenttään (tietotaulukkonäkymässä), siirrä kohdistin kenttään ja kirjoita arvo. Tietuetta muokatessa tietuemerkki muuttuu lyijykynällä. Kun kirjoitat uuden merkinnän (jonka merkinnässä on lyijykynä), seuraava rivi tulee automaattisesti näkyviin (jonka merkissä on asteriski uuden merkinnän merkiksi). Uusi tietuemerkki merkitsee aina taulukon viimeisen rivin.
Uutta tietuetta syötettäessä kohdistin sijoitetaan yleensä taulukon ensimmäiseen kenttään.
Suoritettavasta toimenpiteestä ja tietueen tyypistä riippuen tietuetunniste voi olla yksi neljästä muodosta.
Nykyinen ennätysmerkki.
Muokattavan tietueen merkki.
Lukittu sisääntulomerkki (työskennellessäsi
moninpelitila).
Uusi ennätysmerkki.
Tallennetaan merkintää
Lisätty tai muokattu merkintä tallentuu automaattisesti, kun siirryt toiseen merkintään tai suljet laskentataulukon.Tässä tapauksessa merkintämerkki muuttaa muotoaan: kynä muuttuu oikealle osoittavaksi nuoleksi.
Tietueen tallentamiseksi sinun on syötettävä kelvollinen arvo perusavainkenttään. Ensisijaisen avaimen arvo tarkistetaan arvokriteeri-ominaisuuteen ( Validointi sääntö )
Peruutuspainike ( Kumoa Nykyinen ala / ennätys työkalurivillä olevan ) avulla voit kumota vain nykyiseen tietueeseen tehdyt muutokset. Kun olet siirtynyt seuraavaan merkintään, tämä painike palaa normaaliin kumoamistilaan JA seuraavan merkinnän vaihtamisen jälkeen et voi enää kumota edelliseen tehtyä muutosta.
Voit tallentaa nykyisen tietueen levylle komennolla Tietueet->Tallenna tietue ( levyjä -> Tallentaa levyjä ) tai pikanäppäimiä< Siirtää + Tulla sisään >.
Syötettyjen tietojen oikeellisuuden tarkistaminen
Automaattinen tietotyypin tarkistus
Access tarkistaa tietyn tyyppiset tiedot automaattisesti ilman väliintuloa. Kentille, jotka sisältävät tämäntyyppisiä tietoja , sinun ei tarvitse täyttää arvon ominaisuuksia Condition. Listataan nämä tietotyypit.
Numero (numero)
Raha (valuutta)
Päivämäärä/aika (päivämäärä/aika)
Boolean (kyllä/ei)
Numeerinen (numero) ja rahallinen (valuutta) antavat sinun syöttää kelvollisia numeerisia arvoja. Vaikka Access antaa sinun kirjoittaa kirjaimen Numero-kenttään, jos yrität poistua kentästä, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa on viesti "Antamasi arvo ei vastaa kentän ominaisuuksia "Data Type" tai "Field Size"" Virheilmoitus tulee näkyviin myös, jos kirjoitat muita virheellisiä merkkejä tai useita desimaalipilkkejä tai jos yrität syöttää liian suuren luvun tietyn kokoiselle Numeerinen (Number) -tyypin tietokenttään.
Kentät, joiden tyyppi on Date/Time (Päiväys/Aika) tarkistavat päivämäärän ja kellonajan arvojen oikeellisuuden. Jos yrität kirjoittaa kellonajan 44:44:44 tai vain kirjaimen Päivämäärä/aika-tyyppikenttään, näkyviin tulee virheikkuna.
Boolen (Kyllä/Ei) voit syöttää vain yhden seuraavista asetusarvoista: Kyllä (Kyllä), True (True) Päällä (Päällä) tai mikä tahansa muu kuin nolla luku loogisille Kyllä ja Ei (Ei), False (False), Pois ( Pois) tai 0 loogiselle numerolle. Voit määrittää omat Boolen (Kyllä/Ei) arvot kentän Muoto-ominaisuuteen, mutta yleensä käytetään vakioarvoja.
Tietojen syöttötavat
Tietoa syötetään eri tyyppisiin kenttiin eri tavoilla. Joillekin tietotyypeille arvon vahvistus suoritetaan automaattisesti. Joitakin taulukoita luodessasi saatat kuitenkin joutua syöttämään tietoja ei-standardissa (käyttäjän määrittämässä) muodossa ja asettamaan niille validointisäännöt ValidationRule-ominaisuuteen. Seuraavaksi harkitsemme eri tavoilla tiedon syöttö. |
Normaali tekstinsyöttö
Omat opiskelijat -taulukkoon syötetyt kolme kenttää olivat Text-tyyppisiä kenttiä. FamNameName1-kentissä on syöttömaski, jota käytetään tietojen syöttämiseen. Jos syötät arvon pienillä kirjaimilla, se näytetään: ensimmäinen kirjain on iso, loput ovat pieniä. Tekstin erityismerkityksiä voidaan tarkistaa ja se voidaan näyttää määritetyssä muodossa.
Joskus kentässä, jonka tyyppi on Text ( Teksti ), sinun on syötettävä arvo, joka koostuu useista riveistä. Lisää uusi rivi painamalla näppäinyhdistelmää< ctrl + Tulla sisään >. Tämä ominaisuus on hyödyllinen muotoillessa osoitekenttien merkkijonoja sekä Muistio-kenttää.
Päivämäärä/aika -tietojen syöttö
Arvot syötetään muodossa mmmm vv. Näin käy, kun syötät 4/8/96 ja poistut tästä kentästä. Access näyttää arvon muodossa Arg 96. Taulukko itse asiassa tallentaa arvon 4/8/92, ja voit näyttää sen viemällä hiiren tämän kentän päälle. Toisaalta voit syöttää kenttään Arg 96, jolloin arvo Arg 96 tallennetaan taulukkoon.
Päivämäärä/aika-tyyppikentässä voit myös määrittää ehdon arvolle Between #1/1/70# AndDate (). Tämä ehto määrittää, että syntymäajan on oltava 1. tammikuuta 1970 ja nykyisen päivämäärän välillä.
Muodot vaikuttavat siihen, miten tiedot näytetään, eivät siihen, kuinka paljon muistia se vie.
Tekstin syöttäminen tietojen vahvistuksella
Tekstikenttä voidaan asettaa ominaisuudeksi Arvon kunto. Se rajoittaa syötteen arvoihin (esim. F,M,C). Jos yrität syöttää tähän kenttään muita arvoja kuin F, M ja C, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on esimerkiksi seuraava viesti: Tähän kenttään voidaan syöttää vain M, F tai C. error" for for Tämä kenttä.
Numeeristen tietojen syöttäminen ja arvon | ehdon tarkistaminen
Numeerisille kentille on määritetty tietojen vahvistussäännöt. Arvokriteeri-ominaisuuden Resultat-kenttään asetetaan arviointiarvon rajoitus (>=2 ja<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Datan syöttö OLE tyyppi
Foto-nimisen OLE-objektin kenttä voidaan täyttää myös ilman, että itse objekti (kuva) näkyy näytöllä. Seuraavat objektit voidaan tallentaa OLE-tyyppiseen kenttään.
Rasterikuvia.
Äänitiedostot.
Kaaviot ja (kaaviot).
Word tai Excel.
OLE-palvelimen tunnistama objekti voidaan tallentaa Accessissa OLE-tyyppikenttään OLE-objektit syötetään yleensä lomakkeisiin siten, että ne voidaan nähdä, kuulla tai käyttää. Kun sijoitat OLE-objektin taulukkoon, näet objektia kuvaavan tekstin (esimerkiksi OLE-tyyppikentässä näet merkinnän PaintbrushPicture). Objektin syöttämiseen on kaksi tapaa.
Liitä puskurista.
Lisää valintaikkunasta, joka tulee näkyviin komennon Insert->Object (Lisää->Objekti) suorittamisen jälkeen
MEMO-tietojen syöttäminen
Tarkista-kenttä sisältää MEMO-tyypin tiedot. Tämän tyypin avulla voit syöttää enintään 64 000 tavua tekstiä jokaiselle merkinnälle. Taulukko näyttää vain osan syötetystä tekstistä. painamalla
Selaa tietueita taulukossa
Yleensä tietojen syöttämisen jälkeen on usein tarpeen tehdä joitain muutoksia, mikä voi johtua seuraavista syistä
Uusia tietoja saatu
Virheitä löydetty
Pitää lisätä uusia merkintöjä
Tietoja muutetaan avaamalla ensin taulukko Tietokantaikkunassa avaa taulukko taulukkomuodossa kaksoisnapsauttamalla sen nimeä olevaa riviä taulukkoluettelossa.
Jos olet TableDesign-näkymässä, napsauta Näkymät-painiketta vaihtaaksesi taulukkonäkymään tehdäksesi muutoksia tietoihin.
Selaa tietueita
Voit siirtyä mihin tahansa tietueeseen asettamalla kohdistimen sen päälle tai napsauttamalla sitä hiirellä. Mutta jos taulukot ovat erittäin suuria, niin nopeasti haluttuun tietueeseen siirtymisen ongelma on erityisen akuutti.
Voit käyttää pystysuuntaista vierityspalkkia selataksesi tietueita. Vierityspalkin nuolipainikkeilla voit siirtää tietuemerkkiä vain yhteen kohtaan napsautuksella. Siksi nopeamman liikkeen saamiseksi (usean tietueen läpi kerralla) on parempi käyttää vierityspalkin liukusäädintä. Voit myös klikata hiirtä liukusäätimen ja vierityspalkin painikkeen välinen alue siirtyäksesi useisiin kohtiin eteenpäin.
Muokkaa->Siirry-komento tarjoaa useita vaihtoehtoja nopeaan liikkumiseen taulukossa.
Taulukkonäkymäikkunan alareunassa olevilla viidellä navigointipainikkeella voi myös liikkua tietueiden välillä. Näillä painikkeilla voit siirtyä mihin tahansa tietueeseen. Jos tiedät tietueen numeron (tietueen rivinumero), napsauta tietueen numero -kenttään, syötä merkinnän numero ja paina -näppäintä
Kun liikut taulukon läpi, kiinnitä huomiota vierityspalkin vihjeisiin. Access ei päivitä tietuenumerokenttää ennen kuin napsautat jotakin tietuekenttää.
Asetuspisteen haku
Kun tiedät tietueen numeron, voit navigoida siihen ja löytää tietyn kentän, mutta useimmissa tapauksissa sinun on löydettävä tietueesta tietty arvo. Tämä voidaan tehdä kolmella tavalla:
Valitse komento Muokkaa->Etsi (Edrt->Etsi)
Napsauta työkalupalkissa olevaa Find (FindSpecifiedText) -painiketta (se näyttää kiikarit).
Käytä pikanäppäintä
Kun käytät jotakin näistä menetelmistä, näyttöön tulee valintaikkuna. Jos haluat etsiä vain tiettyä kenttää, aseta kohdistin siihen (ja tee tämä ennen valintaikkunan avaamista). Valitse valintaikkunassa Vain nykyisessä kentässä (SearchOnlyCurrentField) -valintaruutu, jolloin Access etsii vain määritetystä kentästä.
Tämän valintaikkunan avulla voit määrittää erilaisia hakuvaihtoehtoja. Kirjoita etsimäsi arvo FindWhat-tekstiruutuun erikoismerkit:
* - Vastaa minkä tahansa määrän merkkejä
Vastaa yhtä merkkiä
# - Vastaa yhtä numeroa
Ymmärtääksesi kuinka nämä merkit toimivat, oletetaan, että haluat löytää kaikki arvot, jotka alkavat AB:llä. Kirjoita AB*
Oletetaan nyt, että haluat löytää arvoja, jotka päättyvät numeroon 001 Tässä tapauksessa kirjoita *001 . Jos haluat etsiä mitä tahansa arvoa, joka alkaa AB:llä, päättyy 001:een ja sisältää vain kaksi merkkiä niiden välissä, kirjoita AB??001. Jos haluat löytää kaikki sukunimet, jotka päättyvät "ko", niin voit etsiä arvoja, kuten Brodsky ja Tchaikovsky, kirjoita *ko.
Avattava Match-luettelo sisältää kolme vaihtoehtoa:
Millä tahansa kentän osalla (AnyPartofField)
Kokonaiset kentät (WholeField)
Kentän alusta (StartofField)
Vakiovaihtoehto on WholeField. Esimerkiksi arvo Pet löytyy, jos arvo on Pet. Jos vaihtoehto Jollakin kentän osalla (AnyPartofField) on valittuna, hakutulokset hakevat arvot Petrov, Petrovsky. Shpetny jne. Haun tuloksena asetuksella Kentän alusta (StartofO) löytyvät Petrovin, Petrovskin arvot.
Avattavasta Näytä (Haku) -luettelosta voit valita yhden tai useamman vaihtoehdon joukosta Kaikki, Ylös, Alas (Ylös, Alas, Kaikki)
Jos valitset Vain nykyisessä kentässä (SearchOnlyCurrentField) -valintapainikkeen, arvoa etsitään vain yhdestä kentästä MatchCase-valintaruutu määrittää, erotetaanko isot ja pienet kirjaimet. Ne ovat oletuksena samat. Lemmikin etsiminen löytää Pet, Petr ja Petrov. Kun valitset MatchCase-valintaruudun, sinun on kirjoitettava hakumerkkijono isoilla ja pienillä kirjaimilla
On selvää, että tietotyypeissä, kuten numero, valuutta ja päivämäärä/aika, kirjainkoolla ei ole merkitystä.) Kun valitset MatchCase-valintaruudun, Access ohittaa SearchFieldsAsFormatted-valintaruudun (Jos olet muotoillut taulukon kentät, valitse Tämä ruutu) Haluat esimerkiksi etsiä Syntymäaika-kentästä tietueita kaikista huhtikuussa 1982 syntyneistä. Voit tehdä tämän valitsemalla SearchFieldsasFormatted-vaihtoehdon ja kirjoittamalla Huhtikuu 92. Jos et valitse tätä valintaruutua, haussa näkyy suoritettava tarkan syntymäajan mukaan, esimerkiksi hae 8.4.92
SearchFieldsasFormatted-valintaruudun käyttäminen voi hidastaa hakua merkittävästi.
Haku alkaa, kun napsautat Etsi (FindFirst) tai Find Next (FindNext) -painiketta.. Kun olet löytänyt arvon, Access korostaa sen Löytääksesi ensimmäisen vastaavan arvon, napsauta Etsi-painiketta. Voit etsiä seuraavan arvon napsauttamalla Etsi seuraava -painiketta. Valintaikkuna pysyy auki koko hakuprosessin ajan. Siksi, kun löydät haluamasi arvon, sulje valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta.
Muuta arvoja taulukkonäkymässä
Jos haluat muuttaa arvoa, siirry siihen ja tee tarvittavat korjaukset. Arvon muokkaamiseen voi olla useita syitä.
Uuden arvon lisääminen.
Korvaa olemassa olevan arvon
Olemassa olevan arvon muuttaminen
Jos kenttä on tyhjä, kirjoita siihen vain uusi arvo Kun syötät kenttään uusia arvoja, noudata samoja sääntöjä kuin syöttäessäsi uusia
Korvaa olemassa olevan arvon
Voit valita kentän näppäimistöllä tai hiirellä Käytettäessä näppäimistöä kentän sisältö on korostettuna (Näkyy käänteisessä muodossa) Kun painat mitä tahansa näppäintä, kentän sisältö poistetaan ja korvataan merkillä, joka vastaa painettu näppäin Painamalla näppäintä
Hiirtä käyttämällä kentän sisältö voidaan valita seuraavilla tavoilla:
Napsauta kentän vasenta reunaa (jossa osoitin muuttuu suureksi plusmerkiksi)
Kaksoisnapsauta kenttää (tämä menetelmä ei sovellu, jos teksti sisältää välilyönnin)
Napsauta ja vedä hiiren osoitin laatikon sisällön päälle vasemmalta oikealle
Valitse mikä tahansa osa kentän sisällöstä ja paina -näppäintä
Korvaa olemassa oleva arvo DefaultValue-ominaisuuden oletusarvolla korostamalla arvo ja painamalla näppäinyhdistelmää
Jos haluat korvata olemassa olevan arvon arvolla samasta kentästä edellisessä merkinnässä, paina näppäinyhdistelmää<Сtrl+"(кавычки)>
Varmista, että et napsauta<С1г1+-(минус)>, koska tässä tapauksessa nykyinen merkintä poistetaan
Olemassa olevan arvon muuttaminen
Korjataksesi olemassa olevan arvon koko arvon korvaamisen sijaan napsauta minkä tahansa arvon symbolia. Siirtämällä hiiren osoittimen tietyn merkin päälle aktivoit lisäystilan, ja kun syötät uuden arvon, olemassa olevat arvot siirtyvät oikealle. Näppäimen painamisen jälkeen
Muokkausmenetelmät
| Liikkuminen kentän sisällä | Painamalla näppäimiä -> ja<- |
| Arvon lisääminen kenttään | Valitse lisäyskohta ja syötä arvo |
| Kentän koko sisällön valitseminen | Paina F2 tai kaksoisnapsauta |
| Arvon korvaaminen uudella | Valitse koko kenttä ja kirjoita uusi |
| Korvaus edellisestä kentästä | Ctrl+'(heittomerkki) |
| Korvaa oletusarvolla | Ctrl + Alt + välilyönti |
| Lisää rivinvaihto (teksti, muistio) | Ctrl+Enter |
| Tallennetaan nykyinen rivi | Vaihto+Enter tai siirry toiselle riville |
| Nykyisen päivämäärän lisääminen | Ctrl+;(puolipiste) |
| Lisää nykyinen aika | Ctrl+:(kaksoispiste) |
| Uuden merkinnän lisääminen | Ctrl++(plus) |
| merkinnän poistaminen | Ctrl+-(miinus) |
| Vaihtoehtopainikkeiden vaihto | Avaruus |
| Palauta nykyiset merkinnän muutokset | Esc- tai peruutuspainike |
Kentät, joita ei voi muokata
On kenttiä, joita ei voi muokata. Tällaisten kenttien tyypit
Peruuta toiminnot
Joskus työkalupalkin Kumoa-painike ei ole käytettävissä eikä sitä voi käyttää. Mutta heti kun aloitat tietueen muokkaamisen, se tulee saataville, ja voit käyttää sitä peruuttamaan elementtien syöttämisen nykyiseen kenttään. Avainta käytetään myös toimintojen peruuttamiseen.
Muokkaa->Kumoa-komentoa käytetään myös toimintojen kumoamiseen ja komennon nimi muuttuu kumottavan toiminnon mukaan.
Jos haluat peruuttaa arvon muuttamisen kentässä, valitse Muokkaa->Kumoa kirjoittaminen -komento tai käytä työkalupalkissa olevaa Kumoa-painiketta. Toiseen kenttään vaihtamisen jälkeen edelliseen kenttään tehdyt muutokset voidaan peruuttaa komennolla Muokkaa->Palauta nykyinen kenttä/tietue tai Kumoa-painikkeella. Voit kumota kaikki muutokset nykyiseen tietueeseen, jota ei ole tallennettu, käyttämällä Muokkaa->Palauta nykyinen kenttä/tietue -komentoa (Muokkaa->UndoCurrentField/Record). Tietueen tallentamisen jälkeen siihen tehdyt muutokset voidaan kumota valitsemalla komento Muokkaa->Palauta tietue (Edit->UndoSavedRecord). Kuitenkin, kun seuraavaa merkintää on muokattu, näitä muutoksia ei voi enää kumota.
Arvojen kopioiminen ja liittäminen
Tietojen kopioinnin tai poistamisen leikepöydälle hoitaa Microsoft Windows 95/NT itse, ei mikään erityinen Access-toiminto. Leikepöydältä kopioitu tai poistettu arvo voidaan liittää toiseen kenttään tai tietueeseen käyttämällä Muokkaa->Liitä-komentoa tai työkalupalkin Liitä-painiketta. Leikepöydälle poistamista, leikepöydältä kopioimista ja liittämistä käytetään tiedon vaihtamiseen sekä eri Windows-sovellusten välillä että itse Accessissa. Tällä menetelmällä voit kopioida kokonaisia tietueita muihin laskentataulukoihin tai jopa muihin tietokantoihin sekä vaihtaa tietoja Microsoft Word- ja Excel-ohjelmien kanssa.
Korvaa arvoja
Valikon komennolla Muokkaa->Korvaa (Muokkaa->Korvaa) voit etsiä ja korvata kuvion mukaan. Kun olet valinnut tämän komennon tai painanut näppäimiä < ctrl + H > näyttöön tulee valintaikkuna,
Tämä valintaikkuna on hyvin samanlainen kuin se, joka tulee näkyviin, kun olet valinnut Muokkaa->Etsi-komennon (Muokkaa->Etsi). Vain tekstikentän Sample (FindWhat) lisäksi siinä on myös kenttä Korvaa (ReplaceWith). Haku alkaa, kun näppäintä painetaan
Uusien merkintöjen lisääminen
Jos haluat lisätä merkinnän taulukkonäkymään, aseta kohdistin viimeiselle riville (jossa merkintä on tähti) ja kirjoita uusi merkintä. Voit siirtyä uuteen merkintään valitsemalla komennon
Insert->Record->Record), napsauta työkalupalkissa olevaa Uusi tietue (NewRecord) -painiketta, käytä navigointipainikkeita tai komentoa Edit->Go->New Record.
(Muokkaa->GoTo->Uusi). Voit myös siirtyä viimeiseen merkintään ja painaa -näppäintä< | >Täällä sinun täytyy lisätä uusia merkintöjä ja tehdä olemassa olevista merkinnöistä tilapäisesti näkymättömiä Valikkokomento
Tietueet-> Tietojen syöttö (Records-> DataEntry) tyhjentää tilapäisesti näytön kaikista tietueista, minkä jälkeen voit muokata uusia tietueita ilman häiriöitä. Palauta kaikki tietueet valitsemalla komento
Tietueet->poista suodatin (tietueet->Poista suodatin/lajittelu)
Tietueiden poistaminen
Voit poistaa mielivaltaisen määrän merkintöjä valitsemalla ne ja painamalla -näppäintä
Tämän valintaikkunan oletusasetus on valita Kyllä-painike, joten kun painat
Valitse vierekkäiset (eli vierekkäiset) tietueet napsauttamalla ensimmäistä tietuemerkkiä ja vetämällä hiiren osoitin (oikealle) viimeiseen tietueeseen, jonka haluat valita.
Sarakkeiden lisääminen, muuttaminen ja poistaminen
Mahdollisuus lisätä, poistaa ja nimetä uudelleen sarakkeita taulukkonäkymässä Access 97:ssä on jossain määrin vaarallista. Tosiasia on, että nämä toiminnot muuttavat tietorakennetta. Kuten tiedät, kun teet muutoksia suunnittelutilassa (TableDesign), taustalla oleva tietorakenne muuttuu. Taulukkotilassa et kuitenkaan välttämättä edes ymmärrä kaikkia tehtyjen muutosten seurauksia Siksi, kun luot tietokantoja muille käyttäjille, on varmistettava, että he eivät voi tehdä muutoksia taulukkonäkymässä.
Poista sarake taulukkonäkymässä
Jos haluat poistaa sarakkeen taulukkonäkymässä, valitse se ja paina
Lisää sarake taulukkonäkymään
Jos haluat lisätä uuden sarakkeen taulukkotilassa, valitse Lisää ^ Sarake (Lisää ^ Sarake), ja sen seurauksena sen sarakkeen oikealle puolelle, jossa kohdistin sijaitsee, tulee sarake, jonka otsikko on Kenttä 1 (kenttä "1). Tämän sarakkeen tietueeseen voit syöttää uusia tietoja.
Kun uusi sarake lisätään, taulukon rakenne muuttuu (eli siihen lisätään uusi kenttä). Kun tallennat taulukon, Access määrittää lisätyn kentän ominaisuudet siihen syötettyjen arvojen perusteella.
Kentän nimen muuttaminen (sarakkeen otsikko)
Kun lisäät uutta saraketta, sen otsikkoa kannattaa muuttaa ennen taulukon tallentamista. Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla sitä ja tekemällä tarvittavat muutokset. Kun taulukko on tallennettu, tätä otsikkoa käytetään kentän nimenä taulukkorakenteessa.
Muutamalla sarakkeen otsikkoa muutat taulukon kentän nimeä. Ja jos sitä käytetään lomakkeissa, raporteissa, kyselyissä, makroissa tai moduuleissa, nämä objektit eivät toimi ennen kuin teet niihin tarvittavat korjaukset. Tämä menetelmä kentän nimen muuttamiseen on täynnä epämiellyttäviä seurauksia, joten on toivottavaa, että vain kokeneet käyttäjät käyttävät sitä.
Tietueiden näyttäminen
Kun lisäät tai muokkaat merkintöjä, voit käyttää sekä hiiren että valikon komentoja. Muotoile-valikon tai hiiren komentojen avulla voit muuttaa kenttien järjestystä, piilottaa ja lukita sarakkeita, muuttaa rivin korkeutta ja sarakkeen leveyttä, valita eri fontin ja jopa näyttää tai poistaa ruudukkoviivoja.
Kenttien järjestyksen muuttaminen
Oletusarvoisesti Access näyttää kentät taulukkonäkymässä samassa järjestyksessä kuin ne näkyvät taulukossa tai kyselyssä. Joskus sinun on kuitenkin asetettava joitakin kenttiä vierekkäin, jotta niiden sisältämien tietojen analysointi on helpompaa. Voit muuttaa kenttien järjestystä valitsemalla sarakkeen ja vetämällä sen uuteen paikkaan.
Voit valita ja vetää sarakkeita yksi kerrallaan tai ryhmissä. Oletetaan, että haluat Nimi-kenttien olevan taulukon alussa. Voit tehdä tämän noudattamalla näitä ohjeita.
1. Aseta hiiren osoitin kentän (sarakkeen) nimen päälle. Nimi (se on alaspäin osoittavan nuolen muodossa).
2. Napsauta ja pidä hiiren painiketta tässä asennossa. Tämä valitsee koko Nimi-sarakkeen. Vapauta painike.
3. Napsauta uudelleen yhden sarakkeen nimeä ja pidä se painettuna; osoitin muuttuu nuoleksi, jossa on kehys.
Vedä tämä sarake taulukon vasempaan reunaan. Vapauta hiiren painike ja sarake siirtyy taulukon alkuun.
Näin voit siirtää yhtä tai useampaa valittua kenttää vasemmalle, oikealle tai jopa ulos oikealta! ulvova ikkunan reuna.
Kenttien siirtäminen taulukkonäkymässä ei muuta taulukon rakennetta.
Kentän leveyden muuttaminen
Jos haluat muuttaa kentän (eli sarakkeen) leveyttä, sinun on asetettava se joko valintaikkunassa (jossa se määräytyy merkkien lukumäärän mukaan) tai vetämällä sarakkeen otsikon oikeaa reunaa (tässä tapauksessa hiirtä). osoitin muuttuu ristiksi, jossa on kaksipäinen nuoli).
Voit muuttaa sarakkeen leveyttä noudattamalla kahta yksinkertaista vaihetta:
1.Aseta kohdistin kahden sarakkeen otsikon väliin niiden jakoviivalla.
2.Vedä sarakkeen reunaa vasemmalle kaventaaksesi sitä tai oikealle laajentaaksesi sitä.
Jos haluat muuttaa sarakkeen kokoa välittömästi parhaiten sopivaksi (pisimmän elementin perusteella), kaksoisnapsauta sarakkeen otsikon oikeaa reunaa.
Sarakkeen leveyden muuttaminen/ei muuta taulukon kentän kokoa: muutat vain tarkasteltavan sarakkeen koon sen sisältämille tiedoille.
On myös toinen tapa muuttaa sarakkeen leveyttä: sinun on suoritettava komento Muoto ^ Sarakkeen leveys (Format ^ Column Width) tai napsauta hiiren kakkospainikkeella sarakkeen otsikkoa ja valitse pikavalikosta ColumnWidth-komento. ColumnWidth-valintaikkuna tulee näkyviin. Täällä voit kysyä
sarakkeen leveys merkkien lukumäärällä mitattuna. Ja voit määrittää oletusleveyden valitsemalla Vakioleveys-valintaruudun.
Sarakkeen oikean reunan vetäminen vasemmalle edellisen sarakkeen reunaan piilottaa kyseisen sarakkeen. Sama tapahtuu, jos asetat arvoksi 0 ColumnWidth-valintaikkunassa. Siksi piilotetun sarakkeen näyttämiseksi uudelleen suorittamalla komento Muoto ^ Näytä sarakkeet (Format ^ UnhideColumns).
Muuta tietueen korkeutta (viiva)
Jos haluat muuttaa tietueen (eli rivin) korkeutta, aseta hiiren osoitin tietueen rajalle (tietuemerkin alueelle) ja vedä rivin yläreunaa tai valitse komento Format^RowHeight ( Muoto^Rivinkorkeus). Tarve lisätä rivin korkeutta syntyy, jos haluat sijoittaa tekstiä suuremmalla kirjasimella tai useita tekstirivejä siihen.
Hiiren osoitin muuttuu, kun vedät merkinnän reunaa. Muuta rivin korkeutta seuraavasti:
1. Aseta kohdistin kirjoitusmerkkialueen kahden rivin väliselle jakoviivalle.
2. Vedä viivan reunaa ylöspäin pienentääksesi sitä tai alaspäin lisätäksesi viivan korkeutta.
Rivin korkeuden muuttaminen muuttaa kaikkien taulukkonäkymän rivien korkeutta samanaikaisesti.
On toinenkin tapa muuttaa rivin korkeutta: valitse komento Muoto ^ Rivin korkeus (Muoto ^ Rivinkorkeus). Tämä tuo esiin valintaikkunan, johon voit syöttää viivan korkeuden pisteinä. Valitse oletuskorkeus valitsemalla StandardHeight-valintaruutu.
Jos tietueen reunaa raahattaessa se leikkaa edellisen tietueen reunuksen, kaikki| rivit piilotetaan. Sama tapahtuu, jos asetat RowHeight-valintaikkunan arvoksi lähellä 0 (esimerkiksi 0,1). Tässä tapauksessa voit näyttää rivit suorittamalla komennon Muoto ^ Rivin korkeus (Format => RowHeight) ja aseta rivin korkeuden vakioarvo.
Ruudukkonäyttö
Tyypillisesti ruudulla näkyy ruudukko, jonka viivat toimivat rivien ja sarakkeiden rajoilla. Format"=>Cells (Format^Cells) -komennolla voit määrittää, näytetäänkö tämä ruudukko ja miltä sen pitäisi näyttää. (Ruudukkonäkymän valintaikkuna (CellEffects).)
Näytön fontin vaihtaminen
Rivien ja sarakkeiden koot muuttuvat automaattisesti, kun näytön fonttikoko muuttuu. Access näyttää kaikki tiedot taulukkonäkymässä oletuksena 8-pisteisessä MSSansSerif-fontissa ja Tavallisessa tyylissä. Saatat huomata, että se ei tulostu oikein, koska se on näyttöfontti. Siksi Arial 8-pisteinen fontti ja Regular-tyyli olisivat parempia. Valitse Muoto"=>Font(Fonnat^Font) muuttaaksesi kirjasintyyppiä, kokoa ja tyyliä.
Näytön fontin muuttaminen vaikuttaa koko taulukkoon. Jos haluat nähdä lisätietoja näytöllä, valitse pieni fonttikoko. Jos sinulla on tarvittavat laitteet, vaihda lisää korkea resoluutio. Ja jos haluat kirjainten olevan suurempia, lisää fonttikokoa.
Voit vaihtaa 10 pisteen Arial- ja lihavoituihin seuraavasti.
Valitse komento Muoto^Fontti, jolloin näyttöön tulee valintaikkuna.
Valitse Fontti-kentästä Arial,
Valitse Outline (FontStyle) -kentässä Lihavoitu (Lihavoitu).
Kirjoita Koko-kenttään 10.
Napsauta OK-painiketta.
Jos muutat fontin attribuutteja, näyte kyseisestä kirjasimesta tulee näkyviin Malli-alueelle. Voit siis nähdä ne ennen muutosten tekemistä. Voit myös vaihtaa fontin väriä halutessasi.
Sarakkeiden piilottaminen ja näyttäminen
Voit piilottaa sarakkeen vetämällä sen reunan edelliseen kenttään tai asettamalla sarakkeen leveydeksi 0. Voit piilottaa yhden tai useamman sarakkeen myös komennolla Muoto ^ Piilota sarakkeet (Muoto ^ Piilota sarakkeet). Voit piilottaa yhden sarakkeen seuraavasti.
1. Aseta kohdistin mihin tahansa sarakkeen kohtaan, jonka haluat piilottaa.
2. Valitse Muoto ^ Piilota sarakkeet (Muoto ^ Piilota sarakkeet), niin sarake katoaa. Itse asiassa Column Width -ominaisuuden (ColumnWidth) arvoksi tulee 0. Jos haluat piilottaa useita sarakkeita, sinun on ensin valittava ne ja suoritettava sitten komento Muoto ^ Piilota sarakkeet (Muoto ^ Piilota sarakkeet)
Piilotettu sarake voidaan näyttää uudelleen komennolla Muotoile ^ Näytä sarakkeet (Muoto ^ Näytä sarakkeet) Tämä avaa valintaikkunan, jonka avulla voit valikoivasti piilottaa tai näyttää sarakkeita valitsemalla tai poistamalla valinnat sarakeluettelosta.
Pylväiden jäätyminen
Jos haluat, että taulukon yksittäiset kentät ovat jatkuvasti näytössä vierityksen aikana, käytä Muotoile ^ Pysäytä sarakkeet -komentoa. Voit esimerkiksi asettaa Nimi-kentän jatkuvasti näkyviin vierittäessäsi taulukkoa, kun tarvitset muuta tietoa. Jäädytetyt sarakkeet sijoitetaan kaikkien sarakkeiden vasemmalle puolelle Jos haluat jäädyttää useita sarakkeita, niin niiden on oltava vierekkäin (Tietenkin sarakkeet voidaan siirtää etukäteen niin, että ne ovat vierekkäin) Ja jos haluat Vapauta nämä sarakkeet, valitse komento Muoto ^ Vapauta kaikki sarakkeet (Muoto ^UnfreezeAllColumns).
Tallennetaan merkintää
Access tallentaa merkinnän, kun poistut siitä. Tallenna merkintä poistumatta siitä painamalla pikanäppäintä
Tietueiden lajittelu ja suodatus taulukkonäkymässä
Kun etsit tiettyä arvoa, Access löytää ja näyttää vastaavan tietueen. Mutta jos useat tietueet täyttävät määritetyt kriteerit, työn helpottamiseksi on välttämätöntä näyttää vain ne näytöllä. Käyttämällä lajittelu- ja suodatuspainikkeita, jotka sijaitsevat työkaluriviltä (tai Tietueet-valikon Suodata (Suodata) ja Lajittele ( Lajittele) avulla voit näyttää näytöllä vain ne tietueet, joita tarvitset työskentelyyn, sekä lajitella ne nopeasti haluttuun järjestykseen. Kahta lajittelupainiketta käytetään lajittele koko taulukko, ja kolmea suodatinpainiketta käytetään tiettyjen tietueiden valitsemiseen
Nopea lajittelu
Joskus sinun on lajiteltava tietueet tiettyyn järjestykseen Lajittelutyökalupalkin painikkeilla voit lajitella sarakkeita nousevaan tai laskevaan järjestykseen Valitse ensin lajiteltavat kentät ja napsauta sitten LajitteleNouseva (A-Z) tai LajitteleNouseva (Z) -painiketta -A) ( Lajittele laskeva (Z-A))
Valitse lajittelukenttä asettamalla kohdistin siihen minkä tahansa tietueen tasolle, jonka jälkeen napsauta asianmukaista painiketta, niin tiedot lajitellaan välittömästi.
Jos haluat lajitella tiedot useiden kenttien mukaan, valitse useita sarakkeita Valitse ensin yksi sarake ja paina sitten -näppäintä
Voit palauttaa tietueiden alkuperäisen järjestyksen käyttämällä Tietueet^PoistaFilter/Lajittele-komentoa
Tietueiden tulostaminen
Taulukkomerkinnät voidaan tulostaa riveinä ja sarakkeina. Käytä yksinkertaisinta tapaa - valitse komento Tiedosto => Tulosta (Tiedosto ^ Tulosta) tai napsauta työkalurivillä olevaa Tulosta-painiketta (Tulosta). Näyttöön tulee valintaikkuna.
Oletetaan, että olet asentanut tulostimen Microsoft Windows 95/NT -järjestelmään. Napsauta OK ja kirjoita Wy näytettävään fonttiin (tai lähimpään tulostinta vastaavaan). Tulosteessa näkyvät myös kaikki taulukon tulostushetkellä määritetyt asetukset. Piilotettuja sarakkeita ei tulosteta. Ruudukkoviivat tulostetaan vain, jos GridlinesShown-ryhmän valintapainikkeet on valittuna CellsEffects-valintaikkunassa (jota kutsutaan Format^Cells-komennolla). Tuloste vaatii niin monta sivua kuin tarvitaan, jotta kaikki tiedot mahtuvat. Lisäksi Access erottaa tiedot sivuiksi automaattisesti.
Taulukon tulostaminen
Voit ohjata tulostusprosessia Tulosta-valintaikkunasta valitsemalla seuraavat vaihtoehdot.
Tulosta (PrintRange) Tulostaa koko taulukon tai vain valitut sivut tai tietueet.
Copies Määrittää kopioiden määrän
Lajittele Määrittää, lajitellaanko tuloste kopioiksi.
Ominaisuudet-painike avaa tulostimen asetusten valintaikkunan. Mukauta (IR) -painikkeella voit määrittää kenttiä ja otsikoita.
Esikatselu
Joskus on epäilyksiä ennen raportin tulostamista. Eikö esimerkiksi olisi parempi muuttaa rivin korkeutta ja sarakkeen leveyttä tai valita eri fontti? Siksi ennen tulostusta kannattaa aina näyttää raportti näytöllä varmistaaksesi, että kaikki on kunnossa sen kanssa.
Napsauta työkalupalkissa olevaa painiketta ja valitse komento Tiedosto ^ Esikatselu (Tiedosto ^ Tulostuksen esikatselu). Tämän seurauksena esikatseluikkuna tulee näkyviin.
Painamalla Tulostuksen esikatselu -painiketta siirryt tulostuksen esikatselutilaan. Näyttöön tulee ensimmäinen tulostettava sivu, ja työkalupalkkiin ilmestyy uusia painikkeita.
Sivuilla liikkumiseen voit käyttää esikatseluikkunan alareunassa olevia painikkeita (sama kuin tietueita selattaessa taulukkotilassa).
Työkalupalkin painikkeet tarjoavat nopea pääsy seuraaviin tulostusvaihtoehtoihin:
Sulje Palaa taulukkonäkymään
Tulosta Avaa valintaikkunan
Yksi sivu Näyttää yhden sivun
Tulostuksen esikatselu
Two Pages Näyttää kaksi sivua
Tulostuksen esikatselu
Zoom Select Suurentaa tai pienentää näytön skaalaa.
asiakirja
Jos haluat tarkastella enemmän kuin kahta sivua, käytä komentoa Näytä ^ Sivujen määrä ( näkymä ^ Sivut ) ja valitse sitten 1, 2, 4, 8 tai 12.
Jos olet tyytyväinen taulukon esikatseluun ja haluat tulostaa sen, napsauta työkalupalkin Tulosta-painiketta. Jos jokin häiritsee sinua, napsauta Sulje-painiketta (Sulje), niin palaat taulukkonäkymään, jossa voit muokata tietoja tai muuttaa asettelua.
Johtopäätös
Tarkastellaan tekniikoita tietojen syöttämiseen taulukkotilassa, rivien ja sarakkeiden välillä liikkumiseen ja tietojen muuttamiseen, rivien ja sarakkeiden siirtämiseen ja koon muuttamiseen, taulukoiden esikatseluun ja tulostamiseen.
Tietotaulukkonäkymä näyttää tiedot riveinä (tietueet) ja sarakkeina (kentät).
Vierityspalkit, kohdistinnäppäimet, valikkovaihtoehdot ja navigointipainikkeet mahdollistavat nopean liikkumisen taulukossa ja kursorin sijoittamisen mihin tahansa tietueeseen tai kenttään.
Voit vaihtaa taulukkonäkymään mistä tahansa TableDesign-ikkunasta napsauttamalla Datasheet-painiketta (voit myös napsauttaa Avaa-painiketta tietokantaikkunassa).
Kun tietoja syötetään taulukkoon, vastaava rivi merkitään uudella tietuemerkillä.
i. Access suorittaa erityyppisten tietojen automaattisen validoinnin (tarkoittaa tyyppejä Numeric-I ulvova (numero), rahallinen (valuutta), päivämäärä/aika (päivämäärä/aika) ja looginen (kyllä/ei)). Ja taulukko- tai lomaketasolla voit lisätä omia tietojen vahvistussääntöjäsi.
OLE-objekteja (kuten ääntä, kuvia, grafiikkaa, Word-dokumentteja ja digitaalisia videoita) voidaan lisätä OLE-tyyppiseen kenttään käyttämällä Insert => Object -komentoa (Insert^Object)
Navigointipainikkeiden (sijaitsee taulukon alareunassa) avulla voit selata tietueita nopeasti.
Määritetyt arvot voidaan etsiä ja korvata komennolla Muokkaa^Etsi (Muokkaa^Etsi) tai Muokkaa^Korvaa (Muokkaa^Korvaa).
Jos haluat lisätä oletusarvon kenttään, paina<Сп«1+А11>+välilyöntinäppäin ja lisätäksesi kentän arvon edellisestä tietueesta -
Tietyntyyppisten kenttien tietoja ei voi muokata. Nämä ovat Counter (AutoNumber) -tyyppisiä kenttiä, laskettuja, estettyjä, käyttökelvottomia, estettyjen tietueiden kenttiä sekä kenttiä tietyntyyppisistä kyselyistä.
Kumoa-toiminnolla voit peruuttaa kentän arvon, nykyisen merkinnän tai tallennetun merkinnän. Jos haluat poistaa merkinnän, valitse se ja paina -näppäintä tai valitse komento Muokkaa => Poista (Muokkaa ^ Poista)
Voit muuttaa taulukon ulkoasua järjestämällä kenttiä uudelleen, muuttamalla näytettävän sarakkeen leveyttä tai rivin korkeutta ja valitsemalla erilaisia fontteja
Sarakkeet voidaan piilottaa ja näyttää, kiinnittää ja vapauttaa; voit myös poistaa ja näyttää ruudukon viivoja näytöllä.
Lajittelupainikkeiden avulla voit vaihtaa välittömästi järjestystä, jossa tietueet näkyvät näytössä.
Suodata valinnan mukaan (FilterbySelection) ja Muokkaa suodatinta (FilterbyForm) -painikkeita käytetään määrittämään lajittelujärjestys tai kriteerit tietueiden suodatukselle taulukossa.
Tiedosto^Tulosta (Tiedosto^Pnnt) -komentoa käytetään taulukon tulostamiseen ja Tiedosto^Esikatselu (File^PrintPreview) -komentoa käytetään sivujen esikatseluun ennen tulostusta.
Microsoft Access 97 Wizards
Ohjattu tietokannan luontitoiminto
Ohjattu taulukon analyysitoiminto
Kyselyvelho
Ohjattu tietokannan luontitoiminto
Ohjattu tietokannan luontitoiminto auttaa pääsemään nopeasti alkuun Microsoft Accessissa sekä aloittelijoille että ammattilaisille. Voit valita yli 20 eri tietokantatyypin kirjastosta käyttötarkoitukseesi sopivaksi.
Ohjattu tietojen tuonti/vientitoiminto
Jos käyttäjällä on jo tallennettuja tietoja muussa muodossa kuin Microsoft Access -muodossa, hän voi käyttää erityistä ohjattua toimintoa tuonti-/vientitoimintojen suorittamiseen. Tämän ohjatun toiminnon avulla voit hallita tietoja joustavasti, kun tuot ja viet tekstiä tai tietoja laskentataulukoista sekä vietäessäsi Microsoft Access -tietoja tekstitiedostoihin. Ohjatun toiminnon avulla voit valita oikeat kenttäerottimet, tietotyypit jne. Ohjatussa toiminnossa on muunnettujen tietojen esikatselu, jotta muunnosprosessia on helpompi hallita.
Ohjattu taulukon analyysitoiminto
Tämän ohjatun toiminnon avulla voit nopeasti luoda relaatiotietokannan suuresta "tasaisesta" tietotaulukosta, jossa on useita taulukoita ja niiden välisiä suhteita. Ohjattu toiminto analysoi olemassa olevan taulukon ja ehdottaa parasta tapaa muuntaa se tietokannaksi.
Kyselyvelho
Jos sinun on tehtävä valinta käytettävissä olevista tiedoista, voit käyttää ohjattua kyselyn luontitoimintoa. Tämä ohjattu toiminto luo automaattisesti kyselyitä tietojen valitsemiseksi yhdestä tai useammasta taulukosta. Mahdollisuus työskennellä useiden taulukoiden kanssa yhdistämällä yksittäisiä taulukkokenttiä mielivaltaisella tavalla mahdollistaa joustavien haaroittuneiden tietorakenteiden luomisen, joita on helppo hallita ja käyttää tehokkaasti. Lisäksi ohjatun toiminnon avulla voit ryhmitellä tietoja ja laskea kokonaissummat, esimerkiksi voit laskea tilaukset ryhmiteltyinä sijoituspäivämäärän mukaan.
Tietojen jakaminen
Erityinen ohjattu tietokannan jakaminen mahdollistaa tietokannan jakamisen kahdeksi tiedostoksi, joista ensimmäinen sisältää todelliset taulukot tiedoineen ja toinen - kyselyt, lomakkeet, makrot ja moduulit. Tämä ratkaisee ongelman, joka liittyy useiden käyttäjien yhden tietoryhmän käsittelyn järjestämiseen. Samalla verkossa työskentelevät käyttäjät voivat käyttää yhteistä tietolähdettä, muuttaa lomakkeita, raportteja ja muita objekteja, joita käytetään tietojen käsittelyyn tietyllä työpaikalla.
Ratkaisut Internetiin ja intranetiin
Microsoft Access 97 sisältää ominaisuuksia, joiden avulla voit julkaista tietoja Microsoft Accessista Web-palvelimelle. Esimerkiksi HTML sisältyy niiden muotojen luetteloon, joissa raportteja voidaan luoda, ja nyt on erittäin helppo julkaista tietoja Microsoft Access -raporttina palvelimella.
Microsoft Accessissa on erityinen ohjattu toiminto, joka siirtää tiedot nopeasti tietokannasta Web-palvelimelle.
Microsoftin johdantokurssin esittely Pääsy 97 (MSA)
KNEU:n opettajille
Esitiedot: Windowsin ja Windows-sovellusten (Word, Excel jne.) tuntemus
1. Esittely.
1.1. MSA:n tärkeimmät ominaisuudet.
1.1.1 Relaatiomalli (suhteet vs. hierarkia)
1.1.2. monen käyttäjän ympäristö.
1.1.3. Käyttöliittymä.
1.2. Tyypilliset sovellukset (esimerkit) ja lyhyet kommentit.
1.2.1 Puhelinluettelo
1.2.2. Tietokanta. "Kirjasto"
1.2.3. Laskujen/tilausten kirjanpito.
1.2.4. Demotietokanta "Borey".
1.3. MSA-tietokanta-arkkitehtuuri.
1.3.1. Taulukot ovat tietojen tallennustilaa.
1.3.3. Lomakkeet - graafinen käyttöliittymä tiedoille.
1.3.4. Raportit - tietojen tulostus
1.3.5. Makrot ja moduulit - automaatio.
2. Luo tietokanta.
2.1. Tietokannan suunnittelu.
2.2 Tietokannan luomisen vaiheet.
2.3. Uusi tietokanta.
2.4. Tuo tiedot.
2.5. Muutosten tallentaminen
3. Pöytien suunnittelu.
3.1. Kentät ja tietueet.
3.2. Kenttätyypit
3.3. Kenttien oletusarvot
3.4. Syötteen vahvistus.
3.5. Tyypin peitto
3.6. Taulukoiden linkittäminen.
3.7. ensisijaiset avaimet.
4. Työskentely pöytien kanssa.
4.1 Rivien ja sarakkeiden muotoilu.
4.2. Pylväiden korjaaminen, piilottaminen ja järjestäminen.
4.3. Nopea lajittelu ja suodatus.
4.4 Kieliversion asettaminen lajittelun aikana.
5. Rakennuskyselyt.
5.1. QBE:n käyttö kyselyiden kehittämiseen.
5.2. Lajittelu.
5.3 Kentän ominaisuudet
5.4 Kriteerien valinta.
5.5. Lasketut kentät.
5.6 Lausekkeiden rakentaja.
5.7. Ryhmittely ja (väli)summat.
5.8 Kenttien ominaisuudet.
5.9. Usean taulukon kyselyt (käyttämällä suhteita).
6. Tuo tiedot.
7 Lomakkeiden perusteet.
7.1 Projektiikkuna, työkalut ja paletti.
7.2. Perusmenetelmät lomakkeiden luomiseen ja muokkaamiseen.
7.3. Ohjaus- ja ohjausominaisuudet -ikkuna.
7.4 Lomakkeen ominaisuudet.
7.5 Lomakkeiden ja tietolähteiden linkittäminen.
7.6 Ohjaus ja sen sitominen tietolähteeseen.
7.6.1. Tekstilaatikko.
7.6.2. Luetteloruutu ja yhdistelmälaatikko
7.6.3. Laatikon tarkistus.
7.7 Lomakkeen ominaisuuksien näyttäminen.
7.8 Ohjatun lomakkeen käyttäminen.
8. Päälomake/alalomake (yhdistetty muoto).
9 Makrojen perusteet.
9.1. Kuinka kehittää niitä: älä kirjoita kirjoittamalla.
9.2. Yleiskatsaus makroista.
9.3. Makrojen automaattinen suoritus.
10 ohjauspainikkeita lomakkeissa.
10.1 Makrojen tarkoitus.
10.2. Ohjatun toiminnon käyttäminen painikkeiden luomiseen.
11. Raportit.
11.1 Yhtäläisyydet ja erot muotojen kanssa.
11.2 Ryhmät, ryhmävälisummat ja ryhmän ylä-/alatunniste.
12. Luo yksinkertainen sovellus.
PÄÄSY"
kurssilla "Informatiikka"
C-12-ryhmän opiskelija:
Opettaja:
Moskova 2008
Teoreettinen osa.
1)Tietokannat ja tietokannan hallintajärjestelmät (DBMS)
Tietokannat (DB) on suunniteltu tallentamaan tietokoneeseen ja käyttämään tehokkaasti suuria määriä monenlaista tietoa:
kirjastojen kirjoista, aikakauslehdistä ja sanomalehdistä,
tuotteista myymälöissä ja tuotteista tehtaissa,
museoiden ja eri kokoelmien näyttelyistä,
kaikista yritysten, yritysten ja laitosten työntekijöistä,
kaikista lentokonelennoista lentoasemilla, lippujen hinnoista ja saatavuudesta,
kaikkien asemien junien aikataulut, lippujen hinnat ja saatavuus,
kaikista liikennepoliisin (GAI) rekisteröidyistä autoista, mukaan lukien varastetut,
kaikista matkatoimistoissa ja matkatoimistoissa olevista tositeista, mukaan lukien "palavat",
säästä kaikkialla maailmassa nyt ja monta vuotta sitten jne.
Tietokantojen käsittelyyn käytetään sovellusohjelmia, joita kutsutaan nimellä DBMS - Database Management Systems. Suosituin DBMS on Microsoftin ACCESS-ohjelma.
2)Kaikki tietokantajärjestelmät, mukaan lukien DBMSPÄÄSYsallia:
1. Luo nopeasti tietokantoja, täydennä ja muokkaa niitä.
2. Etsi nopeasti tietyt tarvitsemasi tiedot tietokannasta.
3. Lajittele tietokannan tiedot eri kriteerien mukaan (esimerkiksi aakkosjärjestyksessä).
4. Pura näytölle alijoukko tietoja pyyntöjesi mukaan, eli joka täyttää määritetyn kriteerin.
5. Suorita tilastollisia laskelmia tietokannan tiedoista analysointia ja päätöksentekoa varten.
6. Tulosta tiettyihin tarkoituksiin valitut tiedot, eli valmistele varmenteita, raportteja jne.
Tietokanta yksinkertaisimmassa muodossaan on laskentataulukko, joka näyttää Excel-laskentataulukolta.
Kuten Excel-taulukot, tietokantataulukot koostuvat sarakkeista ja riveistä. Tässä tapauksessa tietokannan sarakkeita kutsutaan " KENTÄT" ja niillä on tietyt nimet (nimet " KENTÄT"), eikä latinalaisten aakkosten kirjaimia nimenä, kuten Excel-taulukoissa. Tällaisia sarakkeita eli kenttiä tietokantataulukoissa voi olla enintään 255 (kuten Excelissä).
Jokainen tietokantataulukon rivi on nimeltään " ENNÄTYS" ja sillä on oma sarjanumeronsa, sama kuin Excel-taulukon rivillä. Rivien eli tietokantataulukoiden tietueiden määrä on käytännössä rajaton.
kaikki" TALLENNUKSET" (rivit) tietokantataulukossa sisältävät jokaisessa solussa välttämättä saman tyyppistä nimeä vastaavaa tietoa" KENTÄT". Tämä on tärkein ero tietokantataulukon ja Excel-laskentataulukon välillä. Esimerkiksi sarakkeessa, jonka kentän nimi on " KOKO NIMI" kaikissa tietueissa (eli kaikilla riveillä) näet tiettyjä ihmisten nimiä;
sarakkeessa kentän nimellä " GODR" kaikissa tietueissa (eli kaikilla riveillä) näet opiskelijoiden tietyt syntymävuodet;
sarakkeessa kentän nimellä " NG" kaikissa merkinnöissä (eli kaikilla riveillä) näet opiskelijaryhmien tietyt määrät.
Tietokanta voi sisältää yhden, vaan useita toisiinsa liittyviä taulukoita.
Paitsi taulukoita- tietokannan pääobjekti - tietokanta voi sisältää muita objekteja, nimittäin:
muodossa(yksi tai useampi). Lomake on tapa näyttää tietokantataulukoiden tiedot näytöllä, kätevä tietojen syöttämiseen ja katseluun.
Pyyntö(yksi tai useampi). Kysely on tapa valita ja näyttää tietoja tietokantataulukoista määrittämiesi kriteerien mukaisesti.
Raportoi(yksi tai useampi). Raportti on tapa valita ja tulostaa tietoja tietokantataulukoista siinä muodossa, jossa ne käyttäjä, eli sinä, tarvitsee.
Makro(yksi tai useampi). Makro on joukko makrokomentoja, jotka suorittavat tiettyjä toimintoja tietokannan kanssa, kuten raporttien tulostamisen.
Moduuli(yksi tai useampi). Moduuli on Access Basic -ohjelmointikielen ohjelma, jota käytetään tietokannassa suorittamaan ei-triviaaleja tehtäviä.
Kaikki luetellut objektit, jos ne on luotu, sisältyvät tietokantatiedostoon tunnisteella . mdb.
3)Monen taulukon tietokannan luominen sisältää 4 vaihetta:
1. vaihe. Tietokannan rakenteen suunnittelu eli taulukoiden määrän, tarkoituksen ja koostumuksen määrittäminen.
2. vaihe. DB-taulukoiden suunnittelu, eli kentät, niiden tyypit ja ominaisuudet jokaiselle taulukolle asettaminen.
3. vaihe. Tietokantaskeeman luominen, eli tietokantataulukoiden välisten suhteiden määrittäminen ja luominen.
4. vaihe. Tietojen syöttäminen tyhjiin tietokantataulukoihin.
Tietokantarakenteen suunnittelu - 1. vaihe
Tietokantarakenteen suunnittelu- Tämä on tietokannan taulukoiden lukumäärän, tarkoituksen ja koostumuksen määritelmä. Olemme jo tehneet tämän työn kanssasi, koska olemme tunnistaneet kuusi taulukkoa ("Opiskelija", "Ryhmä", "Osasto", "Opiskelu", "Saavutukset" ja "Opettajat"), jotka ovat tarpeen instituutin tietokannan luomiseksi, mikä mahdollistaa ottaa vastaan opiskelijoita, muodostaa ryhmiä yksittäisille osastoille ja ottaa huomioon myös opiskelijoiden edistyminen.
Tyhjien tietokantataulukoiden suunnittelu - Vaihe 2
Tietokantataulukoiden suunnittelu on kunkin taulukon kenttien nimet ja kunkin kentän tietotyyppien ja ominaisuuksien määrittely. Taulukoiden rakentamiseen on useita tapoja (tiloja):
rakentajatila,
Pöytätila,
Ohjattu taulukko -tila.
Jokaisella näistä menetelmistä on omat etunsa ja haittansa. Yrität käyttää kaikkia kolmea menetelmää luomasi tietokannan taulukoiden muodostamiseen.
Tämän käsikirjan ensimmäisessä osassa luotiin jo tietokanta taulukoilla "Opiskelija" ja "Aihe".
4)Tietokantakaavion luominen - Vaihe 3
Tietokantaskeeman luominen on tähän tietokantaan sisältyvien taulukoiden välisten suhteiden määrittely, tai pikemminkin näiden taulukoiden tiettyjen kenttien välillä.
Kun taulukot on linkitetty, yhden niistä tehdyt muutokset siirretään automaattisesti toiseen. Taulukoiden linkittämisen päätarkoitus on välttää tietokannan tietojen päällekkäisyys.
Käytännön osa.
Laboratoriotyöpaja koostuu 33 harjoituksesta: suoritettu -33
Opin Access-elementtejä, kuten...
Luo yksinkertainen tietokanta:
hiiri" tai "Muotoile"-valikon "Sarakkeen leveys"-komento:
"Kyselyn parametrilla" luominen ja käyttäminen:
Uuden objektin luominen tietokantaan - "Lomakkeet":
Uuden tietokantaobjektin luominen ja käyttö - "Raportti":
https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">
Lomaketyypin valinta:
Itsenäinen työkirja.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">
Laboratoriotyöhön käytetty aika: 140 min, sisältäen:
Työpaja: 80 min;
Dokumentaatio: 45 min;
25.1 Teoria
Tutkia teoreettinen perusta lomakkeiden luominen Access-tietokantaan, josta keskustellaan luentokurssilla, kohdassa "Raportit Access-tietokannassa 2007 - 2010" tai muista tietolähteistä.
25.2. Työn tavoite
Raporttien luominen Access-tietokannassa Wizardin ja Designerin avulla.
25.3. Ongelman muotoilu
Alkutiedot:
- Aihealue: "Dekanaatti" (opiskelijoiden edistyminen).
- Tärkeimmät oppiaineen kannalta merkittävät kokonaisuudet: Opiskelijat, Opiskelijaryhmät, Tieteet, Edistyminen.
Työsuunnitelma:
- Luo tarvittavat raportit näyttääksesi tiedot Lab 23:ssa luodusta tietokannasta.
- Testaa raportteja (käytä useita arvoja raporteissa, joissa on parametrit).
- Tallenna raportit.
- Lähetä laboratorioraportti.
25.4. Askel askeleelta työtä
Luo raportti seuraavasti:
Riisi. 25.1
25.4.1. Raportin muokkaaminen
Voit muokata raporttia seuraavasti:
- poista opiskelijakoodikentät otsikko- ja tietoalueelta;
- siirrä kaikki otsikon ja tietoalueen kentät vasemmalle.
- Vaihda sivun otsikko:
- Korosta Raportin otsikko -osiossa teksti Opiskelijat.
- Aseta hiiren osoitin sanan Opiskelijat oikealle puolelle niin, että osoitin muuttuu pystypalkiksi (syöttökohdistin) ja napsauta sitä kohtaa.
- Kirjoita NTU "KhPI" ja paina Enter.
- Siirrä kirjoitus. Korosta alatunnisteessa =Now()-kenttä ja vedä se Opiskelijat-nimiseen raportin otsikkoon. Päivämäärä näkyy otsikon alla.
- Voit tarkastella raporttia napsauttamalla "Esikatselu" -painiketta "Report Designer" -työkalupalkissa.
25.4.2. Raportin muotoilu
Voit muotoilla raportin seuraavasti:
- Korosta otsikko NTU:n opiskelijat “KhPI”.
- Muuta kirjasintyyppiä, kirjasintyyliä, väriä ja taustan täyttöväriä.
- Napsauta Report Designer -työkalurivin Esikatselu-painiketta esikatsellaksesi raporttia.
25.4.3. Muuta raportin tyyliä
Voit muuttaa raportin tyyliä seuraavasti:
- Napsauta Report Designer -työkalurivin AutoFormat-painiketta avataksesi Automaattinen muotoilu -valintaikkunan.
- Valitse AutoFormat Report -objektin Tyylit-luettelosta Tiukka ja napsauta sitten OK. Raportti muotoillaan Strict-tyyliin.
- Vaihtaa esikatselutilaan. Raportti näytetään valitsemassasi tyylissä. Tästä eteenpäin kaikissa AutoReport-ominaisuuden avulla luoduissa raporteissa on Tiukka-tyyli, kunnes määrität toisen tyylin AutoFormat-ikkunassa.
25.4.4. Sammuttaa
Raportoi opettajalle tehdystä työstä. Sulje sovellus, kun sinulla on lupa sulkeutua Microsoft Access, jonka jälkeen voit alkaa läpäistä kokeita suoritetuista töistä.
