Esimerkki Excel-tiedostosta tehtävän suorittamisen seurantaan. Luomme projektimuutosten ohjauslomakkeet Excelissä

Muutosten hallinta - järjestämällä sitä, meidän on luotava lomakkeet ja raportointityökalut, joita tarvitset tämän prosessin hallintaan. Aloitetaan muutospyyntölomakkeella.

Muutospyyntölomake

Ensin luomme muutospyyntölomakkeen. Tästä alkaa muutoksenhallintaprosessi. Kuten edellä on todettu, muutospyynnöt tulee aina tehdä kirjallisesti, ja erityisen lomakkeen käyttö antaa tälle säännölle entistä enemmän painoarvoa hankkeen sidosryhmien silmissä. Kuvassa Kuvassa 1 on esimerkki muutospyyntölomakkeen mallista.

Huomaa, että olemme lisänneet rivin seurantanumeroa varten tämän lomakkeen otsikkoon (Seurantanumero-rivi). Kuten monille muille objekteille, joille olemme määrittäneet yksilölliset numerot, jotta ne olisi helpompi jäljittää, meidän on tehtävä sama muutospyynnöille. Kun tällaisten pyyntöjen luettelo kasvaa vaikuttavaksi, nämä yksilölliset tunnistenumerot auttavat meitä myös seuraamaan pyyntöjä ja laatimaan raportteja niistä jokaisesta.

Muutospyynnön tekijän tulee ilmoittaa päivämäärä (Päivämäärä-rivi), sukunimensä (Pyytäjärivi) ja yhteystietonsa sekä kuvaus pyydetystä muutoksesta (Muutosrivin kuvaus). Lisäksi on esitettävä lyhyt perustelu muutokselle. Muutosvalvontalautakunta käyttää näitä tietoja päättäessään, hyväksytäänkö vai hylätäänkö pyydetty muutos. Perusteluissa tulee myös tuoda esiin hyödyt, joita projektin lopputuotteella tai koko organisaatiolla voi olla, jos tällainen muutos tehdään.

On tärkeää dokumentoida (Vaikutus, jos muutosta ei tehdä -rivi) mahdolliset seuraukset hankkeelle, jos pyydettyä muutosta ei tehdä. Täällä voit kiinnittää huomiota asioihin, kuten menetetyt voitot, tulevien parannusten tekemisen vaikeus ja asiakastyytyväisyys. Pyynnön esittäjän tiedossa mahdollisesti olevat vaihtoehtoiset ratkaisut (Vaihtoehtoiset ratkaisut -rivi) on merkittävä lomakkeen tämän osan viimeiselle riville.

Seuraavan osan suorittaa projektipäällikkö. Tässä sinun on dokumentoitava käyttöönoton mahdolliset seuraukset tämä muutos, kiinnittäen erityistä huomiota kolmeen rajoitteeseen: kustannukset, aikataulu, projektin mittakaava. Sinun tulee myös perustella syysi, miksi muutos pitäisi (tai ei pitäisi) tehdä.

Projektipäällikön on myös täytettävä viimeinen osa. Tässä on ilmoitettava muutoksenvalvontalautakunnan kokouksen päivämäärä, lopullinen päätös pyydetystä muutoksesta sekä kokoukseen osallistuneiden tai lopullisen päätöksen tehneen henkilön nimet.

Muutospyyntöloki

Kun muutospyyntöjä alkaa saapua, sinun on käytettävä jotakin tapaa seurata näitä pyyntöjä. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää Excel-laskentataulukkoa. Olemme jo puhuneet Excel-taulukoista ja nyt muistamme lyhyesti vain sen, mitä vaaditaan Tämä hetki, mutta jos tarvitset lisää yksityiskohtainen tieto, voit palata annettuun materiaaliin. Kuvassa Kuvassa 2 näkyy muutoshallintalokimme.

Luodaksesi tällainen taulukko, valitse solualue A6-H12. Ryhmässä Tyylit(Tyylit) Aloitus-välilehdellä, napsauta -kuvaketta Muotoile taulukkona(Muotoile taulukkona). Valitse sitten sopiva taulukkomuoto näkyviin tulevasta valikosta. Toimien seurauksena näyttöön tulee valintaikkuna Muotoile taulukkona(Taulukon muotoilu), joka näkyy kuvassa. 3. Tämän ikkunan yksittäinen tekstiruutu ilmaisee taulukkoon sisältyvien solujen alueen. Älä unohda valita valintaruutua Taulukossani on otsikot(Taulukko otsikoineen) (koska tässä esimerkissä olemme sisällyttäneet valittujen solujen alueelle otsikkorivin, eli rivin 6), muuten Excel lisää otsikkorivin automaattisesti.

Kuten olet ehkä huomannut, muutostenhallintaloki sisältää kentät, jotka ovat muutospyyntölomakkeessa. Laskentataulukon ansiosta voimme lajitella minkä tahansa taulukon sisältämän tiedon mukaan. Voit esimerkiksi lajitella pyynnöt kyseisiä pyyntöjä koskevan päätöksen tyypin mukaan (hyväksyä, hylätä, peruuttaa tai lykätä).

Olemme lisänneet sarakkeeseen E uudentyyppiset tiedot: Vakavuus, joka on numeerinen arvo, joka kuvastaa mahdollisia seurauksia, jos pyydettyä muutosta ei tehdä projektiin. Tämäntyyppisiä tietoja ei välttämättä vaadita kaikissa muutospyynnöissä. Mutta jos määrität vakavuusasteen projekteille, jotka sisältävät jonkin tuotteen tai tuloksen (esimerkiksi uuden tietokoneohjelma), - silloin mahdolliset seuraukset siitä, että pyydettyä muutosta ei toteuteta, on melko helppo arvioida. Vakavuusastetta arvioidaan viiden pisteen asteikolla. Se voi näyttää jotain tältä:

• 1 = Kriittiset seuraukset; projekti saattaa päättyä (tai on jo päättynyt) epäonnistumiseen; hankkeen työt pitäisi lopettaa
• 2 = Vakavat seuraukset; projekti voi epäonnistua; hankkeen työt pitäisi lopettaa
• 3 = kohtalaiset seuraukset; projekti voi epäonnistua; työskentelyä projektin parissa voi jatkaa
• 4 = Pienet seuraukset; projektin epäonnistuminen on epätodennäköistä; työskentelyä projektin parissa voi jatkaa
• 5 = Vähäiset tai ei lainkaan seurauksia; pyydetyn muutoksen on parannettava projektin lopputuotteen suorituskykyä

Projektipäällikön tulee määrittää vakavuusaste. Eri tutkintojen määritelmät ja kuvaukset tulee dokumentoida projektin varhaisessa vaiheessa (jos niitä ei ole jo määritelty projektinjohtotoimistossa). Ota muutoksenvalvontalautakunnan jäsenet ja/tai suorat hankkeen toteuttajat mukaan kirjallisesti kuvauksiin mahdollisista seurauksista, jos pyydettyjä muutoksia ei tehdä.

Taulukon muuntaminen alueeksi

Ehkä sinun on poistettava kaikki taulukon tiedot ja jätettävä itse taulukko ennalleen? Katso kuva. 4, jossa on esimerkki Grant St -projektin muutosten ohjauslokista. Liikkua.

Luultavasti Park St. -toimiston johtaja. oli liian innostunut uskoen, että hän voisi muuttaa toimistonsa muuttamisen päivämäärää uuteen rakennukseen Grant St. -kadulla, mutta hän kuitenkin teki tällaisen yrityksen, joka kuitenkin peruutettiin. Mutta olemme poikennut hieman keskustelumme pääaiheesta.

Oletetaan, että joku syötti vahingossa omat tietonsa muutostenhallintalokimalliimme ja tallensi ne projektitietojensa kanssa taulukkoon. Nyt meidän on poistettava nämä tiedot taulukosta. Valitse solut, jotka sisältävät poistettavat tiedot (tässä tapauksessa solut välillä A7 - 118). Napsauta valintaa hiiren oikealla painikkeella ja ilmestyi kontekstivalikko(Kuva 5) valitse komento Selkeä sisältö(Tyhjennä sisältö) - valittujen solujen vastaavat tiedot tuhotaan välittömästi. Jos tyhjensit taulukon sisällön vahingossa, palauta poistetut tiedot välittömästi painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Z, joka vastaa komennon suorittamista Kumoa(Peruuttaa).

Oletetaan nyt, että sinun ei enää tarvitse tallentaa tietojasi taulukkomuodossa ja haluat muuntaa ne tavalliseksi solualueeksi. Tätä varten sinun on valittava kaikki taulukon solut, mukaan lukien otsikko. Meidän tapauksessamme meidän pitäisi valita solut alueelta A6 - H12. Napsauta sitten, kuten edellisessä tapauksessa, hiiren kakkospainikkeella valintaa ja valitse näkyviin tulevasta pikavalikosta (kuva 6) komento Taulukko → Muunna alueeksi(Taulukko → Muunna alueeksi).

Automaattisen ohjausjärjestelmän avulla voit helposti tarkastella kaikkia tehtäviä ei vain määräajan, vaan myös toteuttajan mukaan ja siten nähdä kunkin latauksen ja antaa luettelot täyttämättä jääneistä asiakirjoista, joiden määräaika on umpeutunut ja joita toteuttaja ei ole vielä ottanut huomioon. . Ohjelman avulla voit erottaa käyttöoikeudet, valmistella tarvittavat raportit hallintaa varten...
Käyttäjä määrittää kokoonpanon helposti ja nopeasti.

Ohjelma sisältää seuraavat raportit:
- Lista tehtävistä, jotka erääntyvät tiettynä päivänä
- Todistus kurinpidon suorittamisesta
- Työtehtävät suoritettu vastoin määräaikoja
- Tehtävät hallinnassa

Automated Task Execution Control -ohjelma tarjoaa käyttäjille seuraavat ominaisuudet:
Esimiehille:
. luoda (rekisteröidä) uusia tehtäväkortteja;
. seurata kaikkien esiintyjien nykyisten toimeksiantojen yhteenvetotilaa ja suorituskykytilastoja;
. valvoa tiettyjen tehtävien etenemistä minkä tahansa esiintyjän osalta ottaen huomioon suoritusmääräaikojen lykkäys;
. suorittaa tekstinvaihtoa esiintyjien kanssa tehtävän suorittamisen aikana;
. kirjaa suorituksen tosiasia ("sulje" tehtävät);
. etsiä tehtäviä erilaisilla kriteereillä;
. tarkastella suljettujen tehtävien arkistoa;
. tulostaa, viedä MS Wordiin ja MS Exceliin erillinen tehtävä;
. tulosta, vie MS Wordiin ja MS:ään Excel listat tehtävät eri kriteerien mukaan;

. tehtävien suorittamista ja suorituskuria koskevien raporttien luominen.

Esiintyjät:
. saada uusia tehtäviä johdolta;
. seurata nykyisten tehtäviesi yhteenvetotilaa;
. suorittaa tekstinvaihtoa johdon ja yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävien suorittamisen aikana;
. kirjaa tehtävän suorittamisen tosiasia;
. etsiä tehtäviäsi erilaisilla kriteereillä;
. tarkastella suoritettujen tehtävien arkistoa;
. myöhästyneiden tehtävien automaattinen merkitseminen;
. tulostaa, viedä Wordiin ja Exceliin yksittäisiä tai tehtäviä eri kriteerien mukaan.

Tiedoksi voit, jolla on aikaraja: 50 päivää, eikä sillä ole toiminnallisia rajoituksia. Demojakson lopussa sinun on ostettava lisenssi. Maksun jälkeen saat henkilökohtaisen lisenssikoodi ohjelmaan sähköpostitse. Se on syötettävä ohjelmaa käynnistettäessä "Aktivointi"-valintaikkunaan, jolloin demoversiostasi tulee täysversio ilman aika- ja toiminnallisia rajoituksia lisensoitu koodi ei ole ajallisesti rajoitettu.

Tietoja ostajille:

1. Ostamalla jonkin ohjelmalle tarjotuista lisensseistä voit asentaa lisenssikoodin rajoittamattomaan määrään tietokoneita (verkon työasemia).

2. Verkkolisenssi ilman rajoituksia, mahdollisuus käyttää ikuisesti ostamaasi versiota ja lisenssiä.

3. Mahdollisuus ladata ohjelmistopäivityksiä ilmaiseksi 1 vuoden ajan.

5. Voit käyttää ostamaasi ohjelmaa liiketoiminnassasi.

Tämän ohjelman edut

Joustava tietokantarakenne
Voit luoda uusia taulukoita ja kenttiä niiden sisällä (tallennettu ja laskettu), määrittää avattavia luetteloita, määrittää alitaulukoita, luoda näkymiä ja raportteja ja paljon muuta. Järjestelmä voidaan sovittaa mihin tahansa aihealueeseen ilman erityistä tietoa.

Toimistoasiakirjojen luominen tietokannan tiedoilla mallipohjien avulla
Voit luoda malleja Word-asiakirjat, Excel-muodot staattista tekstiä, kuvia sekä kirjanmerkkejä, joihin tietokannan nykyiset tiedot lisätään dokumenttia luotaessa.

Kuvien tallentaminen tietokantaan ja linkit erimuotoisiin asiakirjoihin
Jokainen taulukkomerkintä voidaan linkittää itse tietokantaan tallennettuihin kuviin sekä linkkejä tiedostopalvelimelle jonnekin tallennettuihin tiedostoihin, kun taas kaikki tarvittavat tiedot löytyvät tietokannasta helpottamaan asiakirjojen hakua, suodatusta ja luokittelua.

Kätevä ja helposti muokattavissa oleva käyttöliittymä
Voit lajitella, suodattaa, etsiä tietueita minkä tahansa kentän mukaan, muuttaa kenttien järjestystä ja leveyttä, rivien korkeutta, asettaa värisääntöjä riveille ja soluille, kaavoja summan laskemiseen ja rakentaa puun annettujen kenttien perusteella. Voit tehdä merkintöjä joko suoraan taulukkoon (Excel-tyyliin) tai erillisen lomakkeen kautta, joka on joustavasti muokattavissa.

Suodattimet, lajittelu, lasketut kentät, näkymät
Enimmäisjoustavat tietojen suodatusehdot, monet esiasetetut arvot ("alkaa", "sisältää", "tänään", "eilen"...). Erilaisia ​​suodattimia voidaan tallentaa tiedostoihin uudelleenkäyttöä varten. Mahdollisuus asettaa kaavoja lasketuille kentille (mukaan lukien SQL-lausekkeet) ja rakentaa taulukkonäkymiä, jotka näyttävät kenttiä eri taulukoista ja lasketuista kentistä.

Raporttien ja muistutusten luominen ja asettaminen erilaisiin olosuhteisiin
Voit asettaa muistutussäännöt, joiden mukaan muistutuslomake näytetään tietylle käyttäjälle.

Verkko- ja moninpelitila
Usean käyttäjän tilassa käyttöoikeudet konfiguroidaan joustavasti kullekin käyttäjälle seuraavien parametrien mukaan: valikkokohtien, päävälilehtien, taulukoiden, kenttien ja tietueiden näkyvyys ja saatavuus katselua ja muokkausta varten.

Tietojen tuonti ja vienti
Taulukkotietojen tuontia Excel- ja Access-tiedostoista tuetaan. Vienti on mahdollista Wordissa, Excelissä, HTML:ssä.

Vakio Microsoft DBMS Access tai Microsoft SQL Server
Ei "mustia laatikoita". Meillä on vakiomuotoinen tietojen tallennusmuoto - MS Access tai asiakaspalvelin MS SQL Server. Molemmat DBMS-järjestelmät ovat erittäin luotettavia, tunnustettuja standardeja ja johtavia luokassaan. Tämä tarjoaa etuja suljettuihin muotoihin verrattuna: kyky hallita, tarkentaa, optimoida, integroida muihin järjestelmiin... Voit lisätä ohjelmaan mukautettuja painikkeita, jotka valittuna suorittavat Tarvittavat toimet(esimerkiksi jotkut toimivat suoraan tietokannan kanssa, käynnistävät kolmannen osapuolen sovelluksia jne.).

Kuten tiedät, assistentin tai henkilökohtaisen avustajan (riippumatta siitä, millä nimellä tätä asemaa kutsutaan työkirjassa) toimivuus eri yrityksissä vaihtelee riippuen organisaation erityispiirteistä ja koosta, yrityksessä omaksutusta yrityskulttuurista ja persoonasta. johtajasta. On kuitenkin vastuita, joita kukaan henkilökohtainen avustaja ei yksinkertaisesti voi tulla toimeen työpaikastaan ​​riippumatta. Näihin kuuluu tilausten toteuttamisen valvonta.

Monissa organisaatioissa ongelmana on tilausten täyttämättä jättäminen ja valvonnan puute niiden oikea-aikaisessa toteuttamisessa, ns. " pullonkaula"(englannista) pullonkaula- pullonkaula), ts. vakava este, joka hidastaa suuresti yrityksen liiketoimintaprosesseja. Täällä todella paljon riippuu avustajasta! Kaikki ei kuitenkaan ole niin itsestään selvää kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. Usein törmäämme tilanteisiin, joissa korvaamaton avustaja sairastuu äkillisesti tai lähtee lomalle tai kerrankin työmatkalle, ja hänen poissaolonsa aikana... työ on pysähtynyt, tilauksia ei kirjata, määräajat myöhästyvät ja vastuuhenkilöitä ei tiedetä. Yleensä tämä ei puhu niinkään työntekijän välttämättömyydestä, vaan järjestelmän puuttumisesta. Assistentin tehtävänä on siis rakentaa järjestelmä tilausten toteuttamisen seurantaan. Ja järjestelmä, kuten tiedämme, pystyy suurelta osin ylläpitämään suorituskykyään yksinään. Ja et selviä tästä yksin! Mutta hoidetaan kaikki järjestyksessä.

Ohjaus ja sen tyypit

Elefantti, kuten sanotaan, tulisi syödä osissa. Ja kannattaa aloittaa terminologiasta.

Ohjaus- Tämä on suunnitelman vertailu todelliseen tilanteeseen. Valvonta paljastaa pienetkin poikkeamat ihmisten suunnitelluista tuloksista ja toimista ja mahdollistaa tilanteen muuttamisen.

Seuraavat ohjaustyypit erotellaan:

1. Alustava. Esimies suorittaa ennen toimeksiannon varsinaista työn alkamista. Esivalvontaa käytetään inhimilliset, aineelliset ja taloudelliset resurssit huomioiden, eli ennen työmääräyksen antamista esimiehen on varmistettava, että esiintyjällä on resurssit sen toteuttamiseen.

2. Käsitteellinen (saapuva). Käytetään selventämään:

Tietääkö esiintyjä, että hänellä on tehtävä?

Miten sen ratkaiseva henkilö ymmärsi ongelman?

Kuinka hän tarkalleen ottaen tekee tämän?

Tämän tyyppisen valvonnan suorittaa apulaisjohtaja ja välittömästi tilauksen tekemisen jälkeen. Tavoitteena on tarkistaa toimeenpanijan käsitys toimeksiannon olemuksesta ja sen toteuttamisen oikea-aikaisuus. Tässä vaiheessa assistentin tehtävänä on kiinnittää toimeenpanijan huomio toimeksiannon saatavuuteen, ajoitukseen ja tärkeysjärjestykseen sekä varmistaa, että toimeksianto on otettu työhön. Tässä tapauksessa avustajan on "korostettava" kiireellisiä ja tärkeitä tehtäviä (muista Eisenhower-matriisi), esimerkiksi seuraavasti: "Huomaa, että tämä tehtävä on tärkeä ja kiireellinen!" Tämä oikeaan aikaan lausuttu taikalause auttaa välttämään monia väärinkäsityksiä ja anteeksiantamatonta ajanhukkaa - ei ole hyväksyttävää antaa tehtävien tärkeysjärjestyksen edetä, koska esiintyjien mielipiteet eivät aina ole yhtäpitäviä johtajan mielipide. Älä unohda, että se, mikä on sinulle itsestään selvää, ei välttämättä ole sitä muille.

3. Virta (välitaso, prosessin ohjaus). Tavoitteena on arvioida nykyistä toimintaprosessia: miten työ etenee, mitä on jo tehty, mitä vaikeuksia on ilmennyt. Tämän tyyppisen valvonnan suorittaa assistentti, kun työ on jo käynnissä, mutta tilauksen valmistumisaika ei ole vielä tullut. Valvonnan tehtävänä on tunnistaa viipymättä työn aikana ilmenevät poikkeamat ja ilmoittaa niistä esimiehelle mahdollisen korjaamisen mahdollistamiseksi. annetut parametrit. Nykyinen ohjaus perustuu palautetta.

4. Finaali (finaali, tuloksen valvonta). Sitä käytetään arvioimaan, saavutetaanko tavoite tiettyyn päivämäärään mennessä.

Saatuja todellisia tuloksia verrataan aiemmin saatuihin tuloksiin. Huolimatta siitä, että tässä vaiheessa on liian myöhäistä puuttua työhön, tämä valvonta on välttämätöntä. Se osoittaa, mitä tuloksia esiintyjät ovat saavuttaneet ja paljastaa puutteita ja puutteita työssään. Auttaa oppimaan opetuksia tulevaisuutta varten. Pääsääntöisesti tässä vaiheessa johtaja ja assistentti työskentelevät yhdessä, koska Avustajan pätevyys ei välttämättä riitä määrittämään tehtävän täydellisyyttä ja oikeellisuutta.

Mitä ja miten hallita

Vastuun jakautuminen valvonnan varmistamisessa keskeisillä alueilla riippuu organisaation koosta:

hallitsemaan	Yhtiön koko	Vastuullinenvalvonnan varmistamiseksi
Lakisääteiset normit ja vaatimukset	Jopa 100 henkilöä Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Lakimies, kirjanpitäjä Lakipalvelut, kirjanpito Lakipalvelu ja aluepäälliköt
Johtajan käskyt	Jopa 100 henkilöä Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Pääsihteeri Apulaisjohtaja Assistentti ja aluepäälliköt
Paikallisten säädösten vaatimukset	Jopa 100 henkilöä Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Pääsihteeri Apulaisjohtaja Toiminnan johtajat
Johtajan yksilölliset tilaukset	Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Pääsihteeri Apulaisjohtaja
Ohjeet saatu yrityskeskuksesta	Jopa 1500 henkilöä Jopa 2500 henkilöä Yli 2500 ihmistä	Apulaisjohtaja Apulaisjohtaja ja sihteeristö Tapausten hallinta

"Valvonta" ja "seuranta" ovat eri asioita!

Ymmärtääksesi vihdoin mitä on, kannattaa kiinnittää huomiota toiseen termiin, joka löytyy usein nykyaikaisesta johtamisesta - "seuranta". Usein kirjallisuudessa käsitteitä "valvonta" ja "seuranta" käytetään identtisinä, mutta nämä ovat pohjimmiltaan eri asioita! Jotta toimeksiantojen toteuttamisen hallintaan voitaisiin soveltaa systemaattista lähestymistapaa, tämä ero on ymmärrettävä. Jos seurantaa- tämä on objektin parametrien tarkkailua tallentamalla ja tallentamalla tietoja ohjata- Tämä on pakollinen huomio vaikutus esineeseen jos parametriarvot ylittävät hyväksyttävät rajat. Tehtävien osalta tämä tarkoittaa, että assistentilla tulee olla seurantatyökalu, ts. ylläpitää tiettyä tietokantaa, johon hän tallentaa ohjeet, määräajat, vastuuhenkilöt ja toteutustilan (valmis/ei suoritettu). Tehokkaan valvontajärjestelmän rakentamiseen ei kuitenkaan riitä pelkkä tilastojen pitäminen - valvonta edellyttää aktiivista tilanteen hallintaa, sopeutumista ja vaikuttamista, ts. tarkoituksenmukainen tietoinen vaikuttaminen positiivisen dynamiikan saavuttamiseksi esiintymisalalla.

Kuinka varmistaa, että tilaukset toteutuvat?

Jotta tilaukset voidaan toteuttaa, tarvitaan integroitu lähestymistapa tämän ongelman ratkaisemiseen. Tilausten toteuttamisen valvontajärjestelmä toimii seuraavien periaatteiden mukaisesti:

1) Korkea prioriteetti johdolta. Esimiehen tulee osoittaa, että hänen ohjeidensa tiukka noudattaminen on tärkeää hänelle ja yritykselle.

2) Yhteinen keskustelu lähestymistavoista ongelman ratkaisemiseksi. Kaikkien riskien huomioimiseksi ja asian kokonaisvaltaiseksi pohtimiseksi on tarpeen ottaa keskusteluun mukaan kaikki prosessiin osallistuvat - sekä ohjeita antava johtaja että niitä valvova assistentti sekä esimiehiä, jotka ovat suoraan vastuussa teloitus. Sopimusten tulee ensisijaisesti koskea menetelmiä ohjeista ja määräajoista tiedon saamiseksi, toteutusraportin muotoa, uudelleenjärjestelymenettelyä, lähestymistapoja palkitsemiseen tai rangaistukseen, jos ohjeita ei noudateta. Esimiehen tulee myös kertoa alaisilleen avustajan valtuuksista käskyjen toteuttamisen seurannassa (jos olet uusi henkilö tiimissä etkä ole vielä ansainnut valtuuksia, kysy tästä esimieheltäsi).

3) Kaikille yrityksen työntekijöille tiedottaminen tilausten toteuttamisen valvontajärjestelmän käyttöönotosta. On tarpeen varmistaa lähestymistapojen avoimuus, ts. säännöt on vahvistettava yrityksen paikallisessa säädösasiakirjassa.

4) Johdonmukaisuus ja säännöllisyys. Johdon kurinalaisuus lisääntyy, jos työntekijät luottavat siihen, että jokainen toimeksianto kirjataan, että jokainen toimeksianto on kirjattava, ettei yksikään niistä jää väliin tai unohdetuksi ja että johdon ohjeiden noudattamatta jättäminen saa väistämättä rangaistuksen. (Ilmoittamista koskevasta menettelystä kannattaa huolehtia välittömästi, koska ohjeiden antaminen voi olla etukäteen mahdotonta tai niillä voi olla pakottavia syitä noudattamatta jättämiseen ajoissa. Jokainen tapaus on harkittava erikseen.)

Näyttää tehtävältä, sanot. Tämä on osittain totta. Mikä on avustajan rooli? Assistentti on täsmälleen sama yrityksen työntekijä, jonka on ilmoitettava johtajalle, että ongelma on olemassa, että siihen liittyy erityisiä riskejä, että yrität pitää "sormi pulssilla" (ja toistaiseksi se on onnistunut suurelta osin sinun ansiostasi). henkilökohtaisia ​​ominaisuuksia), mutta järjestelmän puuttuminen ennemmin tai myöhemmin ilmoittaa itsestään ja se huolestuttaa sinua.

Tärkeintä ei ole unohtaa sanoa, että sinulla on konkreettinen ehdotus ohjausjärjestelmän organisoimiseksi (eli sen ei pitäisi olla vain hopealautasella tarjottu ongelma, vaan ongelma ja sen ratkaisuvaihtoehdot).

Vaikka olisit uusi työntekijä yrityksessä, sinun ei pitäisi pelätä lähestyä esimiehiäsi tällaisella ehdotuksella. Jos yrityksessäsi ei ole toistaiseksi tapahtunut mitään kohtalokasta toteuttamatta jääneen/myöhästyneen/kirjaamattoman tilauksen vuoksi, esimiehenne ei silti jätä korvaa kuuroiksi ehdotuksellesi. Luultavasti koko yrityksessä ei ole henkilöä, joka olisi kiinnostunut tämän ongelman ratkaisemisesta.

Tehokkaan viestinnän merkitys

Oletetaan, että ehdotuksesi hyväksytään: johtaja hahmotteli tehtävän tärkeyttä, ilmoitti roolistasi tässä prosessissa, hyväksyi paikallisen normiasiakirja prosessia säätelemällä, kaikille yrityksen työntekijöille tiedotetaan. Mitä seuraavaksi? Julkaistu asiakirja on vaarassa jäädä sieluttomaksi paperiksi, jos luovutat tässä vaiheessa. Kuinka saada tämä kaikki toimimaan?

Vastaus löytyy ensisijaisesti avustajan tehokkaasta kommunikaatiotaidosta. Kyllä, tämä on sama lause, jonka näemme niin usein hallinnollisten tehtävien ansioluetteloissa. Tällaisten taitojen omaaminen on assistentille elintärkeää. Suppeassa mielessä toimeksiantojen toteuttamisen seurannassa tehokas viestintä on tapa välittää tietoa nopeasti ilman vääristymiä ja saada palautetta "viestin" oikeasta ymmärtämisestä.

Tehokas viestintä rakennetaan:

Tehokas vai tehoton?

Tehoton kommunikaatio on muiden kanssa väittelyä, jonka tarkoituksena on suojella tavoitteitasi ja suunnitelmiasi. Se tarkoittaa voittajien ja häviäjien läsnäoloa. Tämä "viestinnän" tyyli on kategorinen: on "oikea" ja "väärä", "voitto" ja "tappio", "hyvä" ja "huono", ottamatta huomioon välitiloja. On vain yksi oikea mielipide, joten voimme jättää huomioimatta ihmisten näkemykset ja kokemukset, jotka voivat rikastuttaa tietoamme maailmasta ja muodostaa kokonaisvaltaisen kuvan. Sen sijaan puolustamme jatkuvasti kapeita näkemyksiämme. Tauko konfliktissa katsotaan onnistuneeksi, kun puolustaja vetäytyy tilapäisesti. Lopulta erimielisyydet johtavat vastustukseen, joukkueen tehokkuuden menettämiseen ja jopa sabotaasiin, kunnes voimatasapaino ja kunnioitus vallitsevat.

Tehokas viestintä puolestaan ​​pyrkii ymmärtämään muiden näkemyksiä, tunteita ja mielipiteitä. Kun molemmat osapuolet kuuntelevat toisiaan, molemmat voittavat. Keskinäinen ymmärrys ja kunnioitus muodostavat yhteistyön, keskinäisen riippuvuuden ja uskollisuuden perustan. Menestys saavutetaan, jos kumpikin osapuoli sanoo: "Kyllä, juuri sitä tarkoitin. Ymmärrätkö minua".

Tehokas viestintä on epäilemättä välttämätöntä organisaation tavoitteiden onnistuneen toteuttamisen kannalta. Vääristyneet, väärin tulkitut viestit aiheuttavat usein tappioita suurille yrityksille, armeijille ja kansoille.

Tehokkaat kommunikaatiotaidot mahdollistavat vastakohtien rinnakkaiselon – äärimmäisen kyvyn ymmärtää toinen näkökulma ja löytää kompromissi. Miksi kiistellä siitä, kuka on oikeassa ja kuka väärässä? Tehokkaan viestinnän tavoitteena on luoda ja ylläpitää molempia osapuolia hyödyttäviä ja siten pitkäkestoisia työsuhteita.

Tilausten toteuttamisen seurannassa avustajan on näytettävä tehokkaat viestintätaidot"matka"-ohjeiden kaikissa vaiheissa:

1) Vuorovaikutus esimiehen kanssa ohjeiden asettamisen yhteydessä. Assistentin tehtävänä on tallentaa tehtävä oikein ja yrittää noudattaa tiettyä tavoiteasettelumallia, esimerkiksi SMART. Näin alaiset ymmärtävät, mitä heiltä vaaditaan. Toimeksiannon sanamuodon tulee olla selkeä, suullinen (vastaa kysymykseen: mitä tehdä?), toimeksiannossa on oltava määrätty määräaika ja jokaiselle toimeksiannolle on yksilöitävä vastuullinen toimeenpanija.

Kun tilaus on asianmukaisesti kirjattu, assistentin on varmistettava, ettei siinä ole epätarkkuuksia ja toimitettava viimeinen versio protokolla tai ohjerekisteri johtajalle hyväksyttäväksi tai kysy suullisesti: "Ymmärsinkö sinut oikein? Ivanov I.I. on laadittava ja toimitettava hyväksyttäväksi hankkeen toteutusaikataulu 11.5.2015 mennessä?”

Mitä on tapahtunutFIKSU?

FIKSU on muistomerkki, jota käytetään johtamisessa ja projektinhallinnassa tavoitteiden määrittämiseen ja tavoitteiden asettamiseen.
SMART-kriteerien mukaan määritetyllä tavoitteella tai tehtävällä on seuraavat ominaisuudet:
. S- erityinen (erityinen) - selkeä, tarkka, selkeästi kuvattu;
. M- mitattavissa (mitattavissa) - määritetyt tulosindikaattorit, joiden avulla voidaan ymmärtää, että tavoite on saavutettu. Ne voivat olla sekä määrällisiä että laadullisia. Ilman näitä kriteerejä on lähes mahdotonta arvioida tehtävän suorittamista;
. A- saavutettavissa (saavutettavissa) - realistinen, mutta vaatii jonkin verran vaivaa, mikä toimii lisämotivoivana tekijänä;
. R- olennainen (asianmukainen) - vastaa osaston tai organisaation laajempia tavoitteita;
. T- aikarajoitettu (ajallisesti rajoitettu) - määräajat tavoitteen saavuttamiselle on määritettävä.

2) Vuorovaikutus esiintyjien kanssa siirrettäessä tilauksia töihin. Keskeisenä tehtävänä tässä vaiheessa on varmistaa, että urakoitsija on tietoinen toimeksiannosta ja hyväksynyt sen työhön. Jos organisaatio on pieni, assistentti tai sihteeri ottaa suoraan yhteyttä esiintyjiin Sähköposti tai puhelimitse. Suurissa organisaatioissa tällainen vuorovaikutus on vaikea toteuttaa, joten assistentti välittää tilauksen ja on suoraan vuorovaikutuksessa organisaation apulaisjohtajien kanssa, ja tilauksia siirrettäessä noudatetaan peräkkäistä periaatetta mm. EEosaston johtajaEOsaston johtajaEsuora toimeenpanija.

3) Tiedot toimeksiannon toteuttamisesta välitetään käänteistä reittiä: Toimitusjohtaja/assistenttiBVarapääjohtajaBosaston johtajaBOsaston johtajaBsuora toimeenpanija.

Assistentti toimii välittäjänä tilausta koskevien tietojen välittämisessä. Samalla tiedonsiirtoajan lyhentämiseksi assistentille on suositeltavaa tarjota käyttö tietolähde, jonka avulla voit lähettää yhteenvetotietoja tilauksista yleinen pääsy, esimerkiksi organisaation sisäiseen yritysportaaliin, josta kuka tahansa työntekijä näkee nopeasti, mitä tehtäviä hänellä on, ja lähettää kommentteja avustajalle.

4) Välivalvontaa suoritettaessa on tarpeen selvittää urakoitsijan ennuste: noudattaako se määräaikaa tai toteutusvaiheessa on käynyt ilmi, että työn määrä on odotettua suurempi tai urakoitsijan resurssit ovat riittämättömät ja tarvitaan muiden rakenteellisten yksiköiden työntekijöitä, koska tehtävä osoittautui poikkitoiminnalliseksi. Assistentin tulee käydä jatkuvaa rakentavaa dialogia vastuullisen johtajan/esiintyjän kanssa saadakseen nopeaa ja luotettavaa tietoa toimeenpanon etenemisestä, ja vakavien ongelmien ilmetessä on ilmoitettava siitä esimiehelle, kun jotain on vielä korjattavissa. Samanaikaisesti sinun ei pitäisi mennä liian pitkälle ja tulla tunkeilevaksi, häiritsemään esiintyjää ja häiritsemään häntä pienistä asioista. Kaikkien prosessiin osallistuvien on ymmärrettävä selvästi, että heillä on yhteiset tavoitteet ja että he kunnioittavat toistensa työtä. Tätä varten sinun tulee sopia hyväksyttävästä viestintämuodosta.

5) Saatuaan tiedon tilauksen toteuttamisesta assistentti arvioi yhdessä esimiehen kanssa esitettyjen tietojen täydellisyyden ja tekee päätöksen tilauksen hyväksymisestä tai palauttamisesta tarkistettavaksi. Avustajan on ilmoitettava tehdystä päätöksestä toimeenpanijalle.

6) Analyyttistä raportointia luotaessa. Tiukka kirjanpito edellyttää säännöllistä raportointia ja tilastotietoihin perustuvaa analytiikkaa. Tietyllä tiheydellä, esimerkiksi kerran kuukaudessa, assistentin on analysoitava kertyneitä toimeksiantojen tilastotietoja ja laadittava suorituskuriraportti (kuva 1). Sellainen raportti voi sisältää tietoa siitä, kuinka monta ohjetta oli, kuinka monta niistä suoritettiin ajallaan / myöhässä / ei suoritettu, mitkä yksiköt ovat johtajia ja mitkä ovat johtajien vastaisia ​​​​johtajan ohjeiden oikea-aikaisen toteuttamisen kannalta. Johtaja voi käsitellä näitä tietoja oman harkintansa mukaan. On kuitenkin toivottavaa, että lähestymistapa palkitsemiseen ja rangaistukseen on ennakoitavissa ja yhtenäinen kaikille.

Riisi. 1

Kätevät työkalut assistentin arsenaalissa

Tällaisia ​​työkaluja on monia erilaisia, mutta on tärkeää noudattaa keskeistä periaatetta - kaikki johtajan ohjeet tulee realisoida ja tallentaa yhteen arkistoon, jossa on mahdollista säännöllisesti seurata toimeksiantojen toteuttamista niiden prioriteetin mukaisesti.

Ihanteellinen tekninen toteutus on Microsoft Outlook , koska se sisältää joustavia asetusmekanismeja ns. "käyttäjien näkymät". Vakionäkymien "Toteuttajien", "Luokkien mukaan", "Määräaikojen mukaan" lisäksi voit määrittää mitä tahansa muita - "Tehtaiden mukaan", "Komiteoiden mukaan", "Vain myöhässä olevat tehtävät, joiden määräaika päättyi 5. 20 päivää sitten” ja jne. Kun näkymä on määritetty, se on käytettävissä tulevaisuudessa yhdellä hiiren napsautuksella. Emme käsittele tätä yksityiskohtaisesti, koska... Tälle työkalulle on jo omistettu useita artikkeleita.

Joskus samanlainen järjestelmä määritetty tukiasemaan sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät, esimerkiksi Lotus Notes, Documentum tai Directum, joissa tilauksen tärkeimmät tiedot tallennetaan rekisteröinti- ja ohjauskorttiin (RCC). EDMS on kuitenkin kallis ohjelma, johon kaikilla organisaatioilla ei ole varaa.

Yksi yleisimmistä ja saavutettavimmista työkaluista tilausten toteuttamisen seurantaan on Microsoft Excel. Tätä ohjelmaa voidaan käyttää olemassa olevien ohjelmien lisäksi, jos työskentelet iso yritys ja itsenäisenä työkaluna. Sen kauneus on, että tämän teknisen ratkaisun perusteella voit luoda yhden tilaustietokannan, jossa on joustavat kentät ja suodattimet oman harkintasi mukaan. Tällainen ohjeiden yhteenvetorekisteri voidaan asettaa julkisesti saataville, ja jokainen työntekijä voi selventää ohjeiden sanamuotoa, määräaikoja ja seurata ohjeiden tilaa. Sinun tulee ensin määrittää rajoitetut oikeudet muokata tiedostoa, jotta vältyt tietojen tahattomalta vahingoittumiselta tai poistamiselta.

MS Excelissä ei voi syöttää ohjeita vain manuaalisesti, kuten esimieheltä saatujen suullisten käskyjen tapauksessa, vaan myös ladata ohjeita EDMS:stä (jos nämä ovat ohjeita protokollista tai ulkopuolelta tulevia ohjeita, esim. viranomaispyyntöjä tai hallintoelimet tai yrityskeskus).

Asettamalla kentät tietyllä tavalla, voit asettaa värikoodauksen "Tilauksen suoritustila" -sarakkeeseen. Esimerkiksi tilaus, joka ei ole vielä saapunut, merkitään automaattisesti sinisellä; ajoissa täytetty tilaus on vihreä (tätä varten päivämäärän "Täytäntöönpano"- ja "Todellinen toteutus" -kentissä on oltava samat); toimeksianto, jonka suoritusaika on umpeutunut ja vahvistusta toteutusraportin vastaanottamisesta ei ole saatu, näytetään automaattisesti täyttämättömänä ja merkitään punaisella.

Tilausrekisterin perustaminen sisäänNEITI Excel

Rekisterin kentät määritetään kirjoittamalla makro. sellaisille hienosäätö On parasta ottaa mukaan IT-asiantuntija.

Jos IT-asiantuntijaa ei ole eikä sinulla ole ohjelmointitaitoja, voit käyttää toista yksinkertaisempaa ja helpompaa menetelmää.

Voit mukauttaa taulukon soluja itse käyttämällä ehdollisen muotoilun ominaisuudet.

Määritä solun täyttö valitsemalla taulukosta solu, jolle määritämme muotoilun (tässä tapauksessa tämä on solu G10 ), välilehdellä Koti - Ehdollinen muotoilu, ehdotetussa kontekstivalikossa - Luo sääntö(Kuva 2).

Riisi. 3

Otsikon alla olevan valintaikkunan kaavapalkissa sinun on asetettava sääntö, jota pidetään tosi (kuva 4).

Riisi. 4

Rekisteriämme varten on tarpeen määrittää neljä sääntöä peräkkäin samalle solulle G10 ja sitten "laajenna" heidän toimintonsa koko sarakkeeseen G.

• Jos haluat ilmoittaa täyttämättömästä tilauksesta, määritä sääntö 1. Valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse täyttöväri. Ensimmäinen sääntö vastaa punaista väriä.

Kirjoita seuraavaksi seuraava säännön kuvaus kaavapalkkiin: =JOS(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Kuva 5). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 eräpäivä on merkitty ja se on jo vanhentunut, solu muuttuu automaattisesti punaiseksi.

Riisi. 5

Paina näppäintäOTO.

• Jos haluat ilmoittaa käynnissä olevasta tilauksesta, määritä sääntö 2. Toistamme yllä kuvatun toimintosarjan: valitse solu G10 , mennään Ehdollinen muotoilu, valitse Luo sääntö Ja Käytä kaavaa määrittääksesi, mitkä solut muotoillaan.

Jo tutussa valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse eri täyttöväri. Toinen sääntö vastaa sinistä väriä.

=JOS(F10>0;F10>TÄNÄÄN();""). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 määräaika on ilmoitettu ja se ei ole vielä saapunut, solu värjäytyy automaattisesti siniseksi.

Paina näppäintä OTO.

• Ilmoittaaksemme ajoissa valmistuneesta tilauksesta määritimme säännön 3. Toistamme jälleen yllä kuvatun toimintosarjan, vain tällä kertaa valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse vihreä täyttöväri, joka osoittaa, että tilaus on suoritettu tiukasti ajallaan tai etuajassa.

Kirjoita säännön kuvaus kaavapalkkiin: =JOS(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 G10 varsinaisen toteutuksen määräaika on ilmoitettu, joka on sama kuin määräaika F10 tai edeltää sitä, solu G10 muuttuu automaattisesti vihreäksi.

Paina näppäintä OTO.

• Lopuksi määritämme säännön 4 ilmoittaaksemme tilauksesta, joka valmistui määräaikaa myöhemmin. Valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse keltainen täyttöväri sen merkiksi, että tilaus valmistui myöhässä.

Kirjoita seuraava sääntö kaavapalkkiin: =JOS(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 eräpäivä on merkitty, ja solussa G10 ilmoitetaan tosiasiallinen toteutuspäivä, joka on myöhäisempi kuin päivämäärä F10 , sitten solu G10 muuttuu automaattisesti keltaisiksi.

Kerran solussa G10 kaikki neljä sääntöä on määritetty, "venytämme" annettua kaavaa koko sarakkeelle G ja täytä se tilausten todellisilla toteutuspäivillä. Solut värjätään automaattisesti määritetyssä paletissa.

Seuraava askel on visualisointiasetukset, eli kaavioita visuaalisemman havainnon saamiseksi esiintyvän tieteenalan kuvasta.

Kaavion rakentamiseen tarvitsemme kvantitatiivisia tietoja, ts. kaikkien tilausten lukumäärä ja jokainen tyyppi erikseen. Siksi välisäätöä tarvitaan. Voimme näyttää kvantitatiiviset tiedot selitteenä, johon ne syötetään automaattisesti taulukostamme (selite voidaan sijoittaa samalle arkille esimerkiksi taulukon yläpuolelle).

Tilastojen keräämiseksi sinun on täytettävä yksi taulukon soluista, esimerkiksi viereinen solu H10 , seuraavalla tavalla:

1. Valitse solu H10 , napsauta kaavapalkin yläreunassa olevaa kuvaketta fx Lisää toiminto, valitse luokka " looginen», « JOS».

Kirjoitamme seuraavan säännön kaavojen yläriville: =JOS($F10>0,JOS($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Kuva 6).

Riisi. 6

Laajennamme solussa määritettyä sääntöä H10 , alas koko sarakkeessa H(Kuva 7).

Riisi. 7

Sitten sarake H voidaan piilottaa, jolloin vain tarvittavat rekisteritiedot jäävät näkyviin.

• Legendan perustaminen. Tietojen saamiseksi sarakkeesta H kuuluvat selitteeseen ja näkyvät siinä kvantitatiivisessa muodossa, sinun on määritettävä selitesolut seuraavasti:

1. Aseta sääntö solulle G3 : valitse tämä solu, napsauta kaavapalkin kuvaketta fx Lisää toiminto, valitse toimintojen tyyppi" tilastollinen», « COUNTIF».

2. Kirjoita sitten kaavapalkkiin seuraava: =LASKEJOS(H$10:H$19,F3)(Kuva 8).

Riisi. 8

3. "Vennä" kaava solusta G3 ennen G6 vastaavasti.

Voit myös mukauttaa visualisointia ja ladata tietoja tilauksista tietyltä ajanjaksolta kaavion muodossa.

• KANSSAkaavion luominen. Voit tehdä tämän siirtymällä välilehdelle Lisää ja valitse kaavio, esimerkiksi ympyräkaavio, kun olet aiemmin valinnut sen alueen soluja alkaen G3 ennen G6 (Kuva 9).

Riisi. 9

Lisäämme kaavion ja väritämme sen segmentit valitsemillamme täyttöväreillä valitsemalla segmentin ja kutsumalla hiiren oikealla painikkeella vastaavaa kontekstivalikkoa (kaikki on intuitiivista). Rekisterimme on valmis (kuva 10).

Riisi. 10

Ja lopuksi

Tehokkaan järjestelmän luominen tilausten toteuttamisen seurantaan on melko vaikeaa - on otettava huomioon monet erilaiset näkökohdat ja ominaisuudet, jotka voivat olla ainutlaatuisia eri organisaatioille. Se ei ole helppoa, mutta muista, että jokaisella arvoituksella on ratkaisu. Kun kohtaan vaikean ongelman, johon ensi silmäyksellä ei ole ratkaisua, muistan aina B. Verberin arvoituksen:

"Kuinka yhdistää nämä yhdeksän pistettä neljällä viivalla nostamatta kynää paperilta?

Usein emme löydä ratkaisua, koska mielemme rajoittuu piirustuksen alueelle. Mutta missään ei sanota, että et voi ylittää sen rajoja.

On olemassa ratkaisu:

Moraali: ymmärtääksesi järjestelmää, sinun on... päästävä siitä pois."

On monia tapoja järjestää tehokas järjestelmä tilausten toteuttamisen seurantaa varten. Tärkeintä on löytää juuri se, joka sopii orgaanisin yrityksesi ja sinun työhön, tuntea maltillisuutta kaikessa ja olla ylittämättä sitä rajaa, jonka jälkeen maaninen hypercontrol tulee.

M.A. Suchkova, Ryazan Oil Refining Company CJSC:n (NK-Rosneft OJSC:n tytäryhtiö) apulaispääjohtaja

26. helmikuuta 2010 klo 15.19

Aleksei Afanasjev, InterTrust-yhtiön laatujohtaja

Monissa Venäjän yrityksissä, erityisesti niissä, jotka ovat kokeneet nopean kasvun viime vuosina, havaitaan sama ongelma: organisaation virkamiesten kyvyttömyys varmistaa laadukas ja asianmukainen valvonta tilaustensa toteuttamisessa. Tyypillisesti uudet yritykset kärsivät tästä ongelmasta, kun taas ne organisaatiot, joilla on vielä Neuvostoliiton menneisyyttä, sekä kunnallisten, alueellisten ja liittovaltion viranomaisten hallinnot käyttävät varsin tehokkaasti direktiivijohtamisen kokemusta, joka oli erityisen suosittu maassamme ennen perestroikkaa. . Tämän artikkelin päätavoitteekseen on asetettu ohjeiden täytäntöönpanon valvonnan kokemusten siirtäminen johtajilta nykyaikaisille yrityksille.

Lähes kaikenlainen organisaation johtamistoiminta liittyy sen johdon antamien ohjeiden toteuttamiseen, joten on tärkeää luoda valvonta ohjeiden toteuttamiseen. Ohjeet voivat:

● kiinnitetty päätöslauselmien muodossa sisäisiin ja saapuviin asiakirjoihin (esimerkiksi muistioihin ja kirjeisiin);

● olla muotoiltu kollegiaalisten elinten (pöytäkirjoissa) ja yksittäisten hallintoelinten hallintoasiakirjoissa (määräyksissä ja määräyksissä).

Kansalaisten vetoomuksista huomautamme seuraavaa. Muodollisesti heidän kanssaan työskentelymenettely on identtinen saapuvan kirjeen käsittelyn kanssa, mutta määräaikoja säätelee voimassa oleva liittovaltion lainsäädäntö, joka on otettava huomioon sekä määräajat asettavan johtajan että toimeksisaajan kanssa. noudattaa näitä määräaikoja.

Monia asiakirjoja voidaan valvoa niiden elinkaaren aikana. Näemme sekä K-kirjaimella varustetun leiman jäljen että sanan ”Control” punaisella kynällä kirjoitettuna tai painatuksena (katso esimerkki 1). Tällaisten muistiinpanojen tarkoitus on yksi - kiinnittää huomiota tarpeeseen hallita asiakirjan tekstissä tai sen päätöslauselmassa annettuja ohjeita (esimerkissämme saapuva kirje sisältää päätöslauselman, jossa on ohjeita Ignatova Yu.S. , mitä on tehtävä ja milloin). Suorituksen loppuun asti tällaiset asiakirjat tallennetaan erilliseen kansioon. Toteutuksen päätyttyä asiakirjaan tehdään tästä merkintä (esimerkissä 1 oikeaan alakulmaan 10.7.2009 tehtiin merkintä sopimuksen tekemisestä ja asiakirjan sijoittamisesta tiedostoon nro . 08-24).

Tehtävän asettaminen esiintyjille

Kuka laatii tilauksen? Tämän tekevät johtajat kaikilla tasoilla. Yleensä vain ohjataan organisaation ensimmäiseltä henkilöltä tai koko ylimmän johdon antamien ohjeiden toteuttamista, ja esikoulupalvelu käsittelee tätä. Ja alempien johtajien - osastojen päälliköiden - ohjeita käsittelevät pääsääntöisesti samojen osastojen työntekijät, jotka vastaavat heidän toimistotyöstään.

Vaikuttaa siltä, ​​että päätöslauselman tai hallinnollisen asiakirjan tekstissä pitäisi jo muotoilla selkeästi ja yksiselitteisesti:

● itse tilaus,

● määräaika,

● tietty esiintyjä.

Jos ainakin yksi näistä ehdoista ei täyty (mitä tapahtuu), tarvitaan erillinen työntekijä, joka osaa selkeästi muotoilla esimiesten vaatimukset uudelleen ja tarvittaessa jakaa ne pienempiin, mutta selkeästi määritellyin toimijoin.

Ohjeita laadittaessa kannattaa noudattaa seuraavia yksinkertaisia ​​sääntöjä: sanamuodon tulee olla lyhyt, ytimekäs, tulkinnan epäselvyydet maksimaalisesti eliminoiva sekä selkeästi määritelty ja mitattavissa oleva tulos. Kaikki tämä antaa sinun olla tuhlaamatta aikaa tilauksen lisäselvityksiin. Toisaalta tämä antaa toimeenpanijalle tavoitteen ja toimeksiannon tekijälle luottamusta siihen, että toimeenpanijan toiminnasta odotetaan tulosta.

Tässä on esimerkkejä epämääräisistä muotoiluista ja vastaavista oikeista tekstirakenteista:

Kun organisaatio ottaa ohjat käskyjen toimeenpanoon, dokumentit alkavat melko pian muuttua: yleisten vaatimusten sijaan ilmestyvät lyhyet ja täydelliset ohjeet, joissa on tietty toteuttaja, määräaika ja odotettu tulos. Tämä lisää merkittävästi yrityksen johtamisen tehokkuutta, minkä sekä sen johto että omistajat huomaavat lähes välittömästi.

Tilauksen suoritusaika

Määräajat toimeksiantojen toteuttamiselle organisaatiossa asettaa yleensä tilauksen laatinut tekijä-päällikkö. Joissakin tapauksissa määräaika toimeksiantojen toteuttamiselle voidaan määrittää organisaation paikallisella säädöksellä tai ulkoisella sääntelyasiakirjalla.

Lainataan tässä liittovaltion toimeenpanoelinten vuorovaikutusta koskevia mallisääntöjä:

Asiakirjan fragmentti

Liittovaltion toimeenpanoviranomaisten välisen vuorovaikutuksen mallimääräykset, hyväksytty. Venäjän federaation hallituksen 19. tammikuuta 2005 antama asetus nro 30, sellaisena kuin se on muutettuna 21. helmikuuta 2008 Tilaus on toteutettava siinä määritellyn ajan kuluessa. Mikäli suoritusmääräajaksi on asetettu aika, sen alkamispäivänä katsotaan tilauksen allekirjoituspäivä. Toimeksianto, joka sisältää käskyn "kiireellinen", on suoritettava 3 päivän kuluessa. Ohjeessa "viipymättä" määrätään 10 päivän määräaika toimeksiannon toteuttamiselle. Jos toimeksiannossa ei ole määrätty toteutusaikaa, se on pantava täytäntöön 1 kuukauden kuluessa sen allekirjoituspäivästä (seuraavan kuukauden vastaavaan päivämäärään asti, ja jos sitä ei ole seuraavan kuukauden aikana, niin viimeistään kuukauden viimeinen päivä). Jos toimeksiannon toteutusajan viimeinen päivä osuu arkipäivälle, se on suoritettava edellisenä työpäivänä.

Organisaation johtamisjärjestelmän parantamiseksi on järkevää, että hallinnassa olevat toimeksiannot yhtenäistetään toteutusajat – saatetaan ne yhdelle organisaatiossa vahvistetulle pohjalle. Aluksi tällainen päätös tulee dokumentoida paikallisessa laissa, esimerkiksi Toimistojohtamisohjeessa. Myös määräajan muuttamisen tulisi olla mahdollista vain organisaation paikallisissa laeissa dokumentoiduissa tapauksissa. Ja tietysti käyttöön otetun määräaikojen laskentajärjestelmän tulisi vastata maalaisjärkeä. Onhan esiintyjälle vaikea löytää motivoivampaa tekijää kuin mahdoton tehtävä.

Annamme esimerkkejä useista ohjeiden sanamuodoista ja selitämme, mikä päivämäärä kullekin niistä katsotaan viimeisenä päivämääränä käskyn oikea-aikaiselle suorittamiselle. Tämä on erittäin tärkeää, koska... Tässä asiassa on usein hämmennystä.

Melko yleinen tilanne on, kun yksi johtaja uskoo tehtävän suorittamisen toiselle alemman tason esimiehelle ja hän oman harkintansa mukaan alentaa toimeksiannon toiseen "kerrokseen alempana". Siten tilaus kulkee useiden johtajien käsissä ennen kuin se saavuttaa lopullisen toimeenpanijan. On totta, että näitä tikkaita alaspäin kuljetettaessa tehtävä voi "hajaantua" useisiin "alatehtäviin", joita eri ihmiset suorittavat eri aikoina. Tätä järjestelmää kutsutaan "sisäkkäisen tilauksen luomiseksi".

Kun muotoillaan"Sisäkkäisille" tilauksille on tärkeää tarjota väliaikainen varaus. Vanhemman tilauksen osalta sen on oltava vähintään 1-3 työpäivää. On suositeltavaa välttää ohjeiden liiallista "pesäkkäisyyttä" ja sulkea pois ketjusta ne johtajat, jotka vain "välittävät viestikapulaa eteenpäin". Jos on toimeenpanija, joka on vastuussa koko toimeksiannon toteuttamisesta kokonaisuutena, häntä kutsutaan "vastuulliseksi toimeksiantajaksi".

Esimerkkinä, kun tilauksen täytäntöönpanon määräaikaa säätelee ulkoinen säädösasiakirja, mainitaan liittovaltion laki nro 59-FZ "Venäjän federaation kansalaisten valitusten käsittelymenettelystä". Tämän asiakirjan mukaan Venäjän federaation kansalaisen kirjallisen hakemuksen käsittelyn enimmäisaika on 30 päivää, ja sitä aletaan huomioida tällaisen asiakirjan rekisteröintihetkestä (laissa on varattu 3 päivää tälle menettelylle alkaen hakemuksen saapumishetkellä).

Jos kansalainen tarvitsee esimerkiksi kuntaelimen apua oikeuksiensa käyttämisessä, niin siihen tarvittava aika on usein huomattavasti yli kuukauden. Tällaisessa tilanteessa hakijalle lähetetään kuukauden kuluessa kirjallinen vastaus, jossa ei ratkaista hänen ongelmaansa oleellisesti, mutta siinä kuvataan selkeästi menettely, jolla toimielin antaa lisäapua. Itse viranomaisessa tällaisen valituksen käsittelyn perusteella muodostettu määräys on saatettava työvalvontaan toimittamalla säännöllisesti raportti tilanteen kehittymisestä johtajalle - määräyksen laatijalle.

Usein käy niin, että kansalaiset käsittelevät valituksensa väärin. Ja sitten vastaanottaja ei ota niitä huomioon, vaan välittää ne toimielimelle tai virkamiehelle, jonka toimivaltaan asia kuuluu. Laki varaa tähän 7 päivää hakemuksen rekisteröintipäivästä lukien. Tässä tapauksessa kansalaiselle ilmoitetaan tällaisesta uudelleenohjauksesta. Ja muuten, laki kieltää selkeästi valitusten lähettämisen tarkastettavaksi elimelle tai virkamiehelle, jonka päätöksestä tai toiminnasta (toimimattomuudesta) valitetaan.

Toimeksiantojen täytäntöönpanon valvontamenettely

Nyt kun on perustiedot ohjeiden laatimisesta, on syytä pohtia yksityiskohtaisesti ohjeiden toteuttamisen valvontamenettelyä.

Huomaa, että tietyssä yrityksessä toimeksiantojen toteuttamista valvovat työt voidaan suorittaa:

● manuaalisesti käyttämällä rekisteröinti- ja ohjauskorttitiedostoa (RCC);

● sähköisessä dokumentinhallintajärjestelmässä, jossa "sähköisiin kortteihin" tallennettujen tietojen koostumus pysyy samana, mutta monet esiintyjille ilmoittamis- ja suoritetaan automaattisesti;

● on myös välivaihtoehto, kun MS Excelin ominaisuuksia hyödynnetään työn helpottamiseksi - hallintaan asetetut tilaukset on kuvattu taulukkomuodossa, jossa voit sitten suodattaa tietoja toteuttajien, määräaikojen jne. mukaan. Katso.

"Sijoittaminen valvontaan" -vaiheessa toimiston työntekijä rekisteröi tilauksen. Jos se on dokumentissa, siihen laitetaan "K"- tai "Control"-leima tai se kirjoitetaan kirkkaalla kynällä, on myös mahdollista siirtää asiakirja yksinkertaisesti valvottujen tilausten kansioon.

Toimeksiantaja vastaanottaessaan tilauksen, on tutustuttava siihen ja ennen tilauksessa mainitun määräajan umpeutumista suoritettava siinä asetetut tehtävät. Jos urakoitsijan on siirrettävä työ muiden alaistensa työntekijöiden suoritettaviksi, hän luo alemman tason tilauksia, kuten aiemmin keskustelimme.

Jos urakoitsija ymmärtää, että määräaika ei vastaa kykyä suorittaa määrätyt tehtävät ajallaan, hän vetoaa määräyksen antaneeseen johtajaan lykkäämään toteutuspäivää. Muussa tapauksessa, jos toimeenpanija ymmärtää, että toimeksiannon toteuttaminen ei kuulu hänen toimivaltaansa ja vastuualueeseensa, hän voi hakea toimeksiannon täydellistä tai osittaista peruuttamista.

Jos johtaja päättää siirtää määräaikoja tai peruuttaa tilauksen, hän ilmoittaa tästä määräajan valvonnasta vastaavalle henkilölle. Toimeksiantajan pyynnöt toimeksiannon siirtämisestä tai peruuttamisesta tulee joka tapauksessa toimittaa johtajalle ennen toimeksiannon valvontajakson päättymistä.

« Ohjeiden täytäntöönpanon valvonta ansioiden perusteella» suorittaa yleensä työntekijä, joka on riittävän pätevä arvioimaan saavutetun suoritustuloksen relevanssia toimeksiannossa asetetun tehtävän kannalta. Valvonnan voi aloittaa pätevä työntekijä saatuaan tulosraportin ja se voidaan saattaa loppuun joko poistamalla määräysvallasta tai palauttamalla tarkistettavaksi.

Toimenpiteen "hallinnan poistaminen" suorittaa työntekijä, joka on valvonut tilauksen täytäntöönpanoa sen ansioiden perusteella, sekä jos johtaja tyydyttää pyynnön tilauksen poistamisesta kokonaan.

Osana lavaa" Toteutuksen valvonta ajallaan» omistautunut työntekijä valvoo kaikkien aktiivisten eli parhaillaan suoritettavien tilausten toteuttamisen määräaikoja samaan aikaan (jos tällainen työ organisaatiossa tehdään manuaalisesti tai MS Excelillä, niin tämän tekee yleensä sihteeri tilauksen tekijän tai esiopetuslaitoksen työntekijöiden). Tällä hetkellä suurin osa tästä työstä voidaan tehdä sähköisillä dokumentinhallintajärjestelmillä, jotka tiedottavat tekijöille tilausten toteuttamisen määräajoista. Ilmoitus on poikkileikkausvaroitus kaikille tilauksille, joita ei ole poistettu hallinnasta (katso esimerkki 4).

Yksittäisen esiintyjän työmäärä kasvaa jatkuvasti ja sen seurauksena työntekijöiden suorituskuri alkaa laskea alkeellisen unohtamisen vuoksi. Säännöllinen työntekijöiden tiedottaminen, esimerkiksi viikoittain, antaa sinun ymmärtää selkeästi suoritettavien tehtävien laajuuden ja navigoida raportoinnin määräajoissa.

Tietolomake voi olla joko lyhyt (katso) tai täydellisempi, taulukossa esitettyjen tietojen koostumuksella alkaen. Muuten, jos tällaisessa MS Excel -taulukossa suodatamme tilaukset tietylle suorittajalle tyhjällä suoritusmerkillä, niin tulostamalla tuloksen saamme toisen version tietolomakkeesta suorittajalle.

Jos EDMS tuottaa tällaisia ​​​​arkkeja, on kätevää sisällyttää taulukkomuotoon sarake, jossa on päivien lukumäärä, joka on jäljellä suoritusjakson loppuun. Tilausten järjestys viimeinen voimassaolopäivä on myös erittäin kätevä - näin urakoitsija voi nopeasti navigoida ja hallita omaa työaikaansa tehokkaammin.

Raportointi suorituskurista

Jotkut organisaatiot harjoittavat esiintyjien väliraportointi. Mikäli erityisen tärkeiden toimeksiantojen toteuttamisen etenemistä on tarpeen seurata säännöllisesti, niiden tekijät lisäävät tilauksen tekstiin tiedot säännöllisen, esimerkiksi viikoittaisen raportoinnin tarpeesta, joka tulee toimittaa koko toteutusjakson ajan. Osavuosikatsaus laaditaan yleensä missä tahansa kirjallisessa muodossa tai muistion muodossa. Tällaisten raporttien laatimisen voi suorittaa:

● itse esiintyjä

● hänen alaisuudessaan oleva sihteeri,

● työntekijä, joka vastaa yrityksen suorituskurista.

Organisaation suorituskurin tason seuraamiseksi säännöllisesti tai johdon pyynnöstä laaditaan useita erilaisia ​​raportteja, jotka voivat liittyä suorituskuriin:

● erillinen johtaja;

● erityinen jako

● organisaatio kokonaisuudessaan;

● tietyn esimiehen antamia ohjeita jne.

Tiedot kootaan tilastollisen yhteenvedon muodossa johdon käyttöön toimitetuista, toteutetuista ja toiselle raportointijaksolle siirretyistä tilauksista. Suorituskuriin tehokkaamman hallinnan mahdollistamiseksi käytetään erilaisia ​​raportointimalleja. Raportointilomakkeiden vaihtoehdot on esitetty E. Kamenevan lausunnossa.

Koska tällaisia ​​raportteja laaditaan sekä koko organisaatiolle että erityisesti sen osastoille, toimeenpanijaosaan otetaan vain ne toimihenkilöt, joille johtaja suoraan antaa ohjeita. Esimerkiksi pääjohtajalla nämä ovat hänen sijaisiaan ja toiminta-alueiden päälliköitä, kun taas osastopäällikkönä osastopäälliköitä ja mahdollisesti sektoripäälliköitä.

Vaikka organisaatiolla ei ole täyttä automatisoitua asiakirjankulkua EDMS:n kautta, tällainen asiakirja on melko kätevä laatia ja ylläpitää taulukkolaskentajärjestelmässä Microsoft Excel tai OpenOffice.org Calc. Näillä järjestelmillä on pitkälti samanlainen käyttöliittymä ja toiminnallisuus, ja ne voivat auttaa kirjanpidon ja raportoinnin automatisoinnissa pienessä ja keskisuuressa yrityksessä. Tärkeintä on tietää selvästi, mitä sinun on saatava tuloksena.

Lausunto

Tarkastelimme toimeksiantojen antamiseen ja hallinnasta poistamiseen liittyviä kysymyksiä sekä toimeksiantojen toteuttamismenetelmiä ja niiden toteuttamisen seurannan raportointia. Artikkelissa ehdotetut direktiivijohtamisen mallit auttavat tekemään organisaation johtamisesta selkeämpää ja läpinäkyvämpää.

Ensimmäinen, ilmeisin vastalause, jonka minun pitäisi selittää lukijalleni, on: miksi ajaa projektia Excelissä, jos tähän on erikoisohjelmia, myös ilmaisia. Kyllä, voit valita itsellesi hyvän projektinhallintasovelluksen, mutta ongelmana on se, että kollegoillasi, joiden kanssa haluaisit varmasti jakaa statuksia tai työskennellä projekteissa, ei ole näitä sovelluksia. Ohjeet ja puhelut samanlaisen sovelluksen asentamiseksi eivät yleensä toimi, ja sinulla on todennäköisesti jotain tekemistä ilman sitä.

Yritysympäristössä tapahtuu usein niin, että yritys on valmis ostamaan MS Projectin vain joillekin työntekijöille, mikä ei yleensä ole järkevää. Jatkuva raporttien lataaminen MS Projectista HTML- tai Excel-muotoon ja niiden lähettäminen postitse kaikille kiinnostuneille on melko ikävä tehtävä. Muistaakseni kukaan ei ole tehnyt tätä, vaikka me (IT-osasto) tarjosimme sen vaihtoehtona. Microsoft ei julkaise ilmaista MS Project -tiedostojen katseluohjelmaa. Kolmannet yritykset, tietääkseni, tekevät samoin (mutta on olemassa maksullisia).

Kunpa projektia nyt voisi toteuttaa MS Officessa, joka on saatavilla lähes kaikkialla... Excel sopii tähän tehtävään parhaiten.

Toinen projektimalli Excelille?

Tämä ei tarkoita sitä, että Internetissä olisi vähän sellaista hyvyyttä. Tarpeeksi. Mallini on kuitenkin varsin kätevä, toimiva, enkä pyydä siitä rahaa. Sikäli kuin olen voinut tutustua tätä aihetta koskeviin ehdotuksiin, ne on jaettu pääasiassa seuraaviin luokkiin:

Jotain ilmaista, mutta äärimmäisen yksinkertaista ja kurjaa.

Jotain byrokraattista ja sulamatonta, kuten "Joukko projektidokumenttimalleja, joka koostuu 55 tiedostosta".

Jotain todella kätevää, mutta hinnalla.

Tosielämä tuo meille toisen ääripään: useimmat pienet ja keskisuuret hankkeet toteutetaan ilman minkäänlaista dokumentaatiota, mikä ei anna näille hankkeille mitään mahdollisuuksia toteutua.

Mallini on tarkoitettu niille, jotka haluavat välttää äärimmäisyyksiä, pitää projektin hallinnassa ja välttää turhia kuluja.

Mahdollisuudet

Suunnittele projektin ajoitus ja vaiheet

Projektivaiheiden kaksitasoinen rakenne

Suunnitelman ja käytännön määräajat

Mahdollisuus limittää vierekkäiset suunnitelmapisteet

Suunnitelman kohteen toteutumisen laskeminen prosentteina

Kassakulujen laskenta vaiheittain (suunnitelma/todellinen)

Vaaditun ja saavutetun työn laadun arviointi

Kyky merkitä projektin virstanpylväitä

Kyky yhdistää tietty vaihe riskiin tai ongelmaan

Vakavaa automaatiota määräaikojen suunnittelussa.

Gantt-kaavio

Ajan skaalaus

Mahdollisuus tarkastella joko suunniteltua tai todellista aikataulua

Viikonloppujen ja lomapäivien värikorostus

Resurssien kirjanpito

Suunnittele tarvittava määrä resursseja

Käytettävissä olevien resurssien määrän huomioon ottaminen

Suunnitelman ja tosiasian vertailu

Projektin tila (hallitus)

Liikennevaloilmaisimet: aikataulu, budjetti, laatu, resurssit, riskit, ongelmat

Summausilmaisin

Määrälliset ja analyyttiset indikaattorit

Perustiedot

Päävaiheet

Lista ongelmista

Lista riskeistä

Kaiken kaikkiaan lauta näyttää varsin esteettiseltä

Hakemistojen ylläpito

Projektin riskit

Projektin ongelmia

1. asetukset

Työntää

Pidin Gantt-kaaviostani. En ole koskaan nähnyt keneltäkään muulta tällaista skaalautumista. Se on loistava esimerkki kaavojen ja ehdollisen muotoilun välisestä vuorovaikutuksesta.

Malli on melko monimutkainen ja voi ilmeisesti sisältää virheitä. Ilmoita havaitsemistasi virheistä, niin korjaan ne mahdollisimman nopeasti. Yleisesti ottaen tämän projektin kehitys riippuu aktiivisten käyttäjien määrästä. Toivon, että hyödyt tästä työkalusta.