Koti › koulutus › Alikäyttöoikeuslomakkeiden pyyntöraportit. Subd ms pääsy. raportteja. Näyttölomakkeiden ja raporttien luominen Microsoft Access -tietokannassa

Alikäyttöoikeuslomakkeiden pyyntöraportit. Subd ms pääsy. raportteja. Näyttölomakkeiden ja raporttien luominen Microsoft Access -tietokannassa

Microsoft Access on toiminnallisesti täydellinen relaatio DBMS. Se tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut tietojen määrittelyyn, käsittelyyn ja hallintaan, kun käsitellään suuria tietomääriä.

DBMS Microsoft Access tarjoaa mahdollisuuden hallita tietojesi rakenteen ja kuvauksen määrittelyä, työskennellä niiden kanssa ja näiden tietojen kollektiivisen käytön järjestämistä. DBMS Microsoft Access lisää myös merkittävästi ominaisuuksia ja helpottaa lukuisiin taulukoihin tallennettujen suurten tietomäärien luetteloimista ja ylläpitoa. DBMS Microsoft Access sisältää kolme päätyyppiä toimintoja: tietojen määrittely (rakenteen ja kuvauksen asettaminen), tietojenkäsittely ja tiedonhallinta. MS Access on sarja instrumentaalista keinot tietojärjestelmien luomiseen ja käyttämiseen.

Accessin avulla voit suorittaa seuraavat toiminnot.

1. Suunnittelu perus IS objektit - kaksiulotteiset taulukot, joissa erilaisia tyyppejä tiedot, mukaan lukien OLE-objektikentät. Ennen kuin täytät taulukon tiedoilla, sinun on luotava sen asettelu.

2. Perustaminen yhteyksiä taulukoiden välillä, tukee tietojen eheyttä, kenttäpäivityksiä ja tietueiden peräkkäistä poistamista.

3. Tietojen syöttäminen, tallennus, katselu, lajittelu, muokkaaminen ja hakeminen taulukoista erilaisilla tiedonhallintakeinoilla, indeksointitaulukoilla ja logiikkaalgebralla (tietojen suodattamiseen).

4. Luominen, muokkaaminen ja käyttö johdannaiset IS-objektit (lomakkeet, kyselyt ja raportit).

MS Access -käsittelyobjekti on tietokantatiedosto, jolla on mielivaltainen nimi ja pääte .MDB. Tämä tiedosto sisältää pää esineitä MS Access: taulukot, lomakkeet, kyselyt, raportit, makrot ja moduulit. Siten Accessissa luotu tietojärjestelmä on tietokantatiedosto.MDB sekä itse Accessin työkalut. Tällaisen IS:n toiminta on .MDB-asiakirjan käsittelyä Access-sovelluksella.

Tiedot tietokannassa Käytä tietoja esitetään erillisinä taulukoina. Tässä tapauksessa jokainen taulukon sarake vastaa tietokenttää ja jokainen rivi vastaa tietotietuetta.

Tietue koostuu useista kentistä. Sovelletaan seuraavaa sääntöä: tietotietue on joukko toisiinsa liittyviä kenttiä, joita pidetään yhtenä kokonaisuutena. Tietue voi esimerkiksi sisältää tietoja tietystä asiakkaasta tai tuotteesta. Jokainen taulukon tietue sisältää saman määrän kenttiä. Jokainen kenttä sisältää samantyyppisiä tietoja. Esimerkiksi tietyn taulukon jokaisessa tietueessa CLIENT NAME -kenttä tulee olemaan asiakkaan nimeä varten, ts. sisältää samantyyppisiä tietoja.

Olla olemassa Erilaisia tyyppejä tiedot. Tietyn tietokentän tietotyyppi valitaan sen mukaan, mitä tietoja tässä kentässä on. Tietokentän koko määräytyy sille valitun tyypin mukaan. Tietotyyppien ja niiden ominaisuuksien kuvaukset on esitetty taulukossa 2.

Taulukko 2 - Tietotyypit

Tietotyyppi	Sovellus	Koko
Teksti	Teksti tai tekstin ja numeroiden yhdistelmä, kuten osoite, ja numerot, jotka eivät vaadi laskelmia, kuten puhelinnumerot. tuotenumerot tai postinumero.	Enintään 255 merkkiä. Vain kenttään syötetyt merkit tallennetaan, tekstikentässä käyttämättömiä paikkoja ei tallenneta. Jotta voit hallita syötettävien merkkien enimmäismäärää, sinun on määritettävä FieldSize-ominaisuus.
MEMO-kenttä	Pitkä teksti tai numerot, kuten kommentit tai kuvaukset. MEMO-kenttiä ei voi indeksoida tai lajitella. Muotoillun tekstin tai pitkien asiakirjojen tallentamiseen MEMO-kentän sijaan. sinun tulee luoda OLE-objektikenttä.	Enintään 65535 merkkiä.
Määrä	Numeeriset tiedot, joita käytetään matemaattisissa laskelmissa, ei kuitenkaan laskelmia, jotka sisältävät rahataloustoimia (joihin käytetään rahatyyppiä). Numerokenttään sisältyvien arvojen tyyppi ja koko. Voidaan muuttaa FieldSize-ominaisuudessa. Esimerkiksi kentällä. vievät 1 tavun levyllä, vain kokonaislukuja (ilman desimaaleja) väliltä 0-255 voidaan syöttää.	1, 2, 4 tai 8 tavua. 16 tavua vain replikointikoodeille.
Treffiaika	Päivämäärät ja kellonajat. Päivämäärän ja kellonajan arvojen tallentaminen Date/Time-kenttään varmistaa oikean lajittelun. Kaikki päivämäärä- ja aikamuotoihin tehdyt muutokset Kieli- ja standardipaneeli -ikkunassa Windowsin hallinta, näkyy automaattisesti Date/Time-tyypin kenttiin.	8 tavua.
Valuutta	Valuuttaarvot. Valuuttatyyppiä käytetään estämään pyöristys laskelmien aikana. Olettaa, että luvun kokonaislukuosassa on enintään 15 merkkiä ja murto-osassa 4 merkkiä.	8 tavua.
Laskuri (automaattinen numero)	Automaattinen peräkkäisten (ero 1) tai satunnaisia numeroita merkintää lisättäessä. Luodaksesi lisäyslaskurin, jätä kaikki ikkunan alareunassa olevat ominaisuusasetukset ennalleen (oletus), FieldSize-ominaisuuden arvoksi on asetettu Long Integer ja Uudet arvot -ominaisuuden arvoksi Increment. Satunnaislukulaskurin luomiseksi Uudet arvot -ominaisuuden arvoksi on asetettava Random.	4 tavua. Replikointikoodeille - 16 tavua.
Looginen (kyllä/ei)	Kentät. sisältää vain yhden tai kaksi arvoa, kuten Kyllä/Ei, Tosi/Epätosi. Päällä pois päältä.	1 bittiä.
OLE-objektit	Objektit (esimerkiksi asiakirjat Microsoft Word. laskentataulukoita Microsoft Excel, kuvat, äänet ja muut tiedot), jotka on luotu muissa OLE-protokollaa käyttävissä ohjelmissa. Objektit voidaan linkittää tai upottaa Microsoft Access -taulukkoon. Jos haluat näyttää OLE-objektin lomakkeessa tai raportissa, sinun on käytettävä Attached Object Frame -ohjausobjektia.	Jopa 1 gigatavu
Ohjattu hakutoiminto	Kenttä luodaan. voit valita arvon toisesta taulukosta tai arvoluettelosta yhdistelmäruudun avulla. Kun valitset tämän vaihtoehdon tietotyyppien luettelosta, ohjattu toiminto ladataan määrittämään ne.	Koko on sama kuin avainkentän koko, joka on myös ohjattu hakutoiminto, yleensä 4 tavua.
Hyperlinkki	Kenttä, johon hyperlinkit on tallennettu. Hyperlinkki voi olla joko UNC-tyyppinen (yleinen nimeämiskäytäntö - standardi tiedostopolkumuoto, johon sisältyy verkkopalvelin) tai URL (Uniform Resource Locator - Internetissä tai sisäisessä verkossa olevan objektin osoite, johon sisältyy pääsyprotokollatyyppi). Hyperlinkki voi koostua neljästä osasta: teksti, joka näkyy kentässä tai ohjausobjektissa; polku tiedostoon (UNC-polkumuodossa) tai sivulle (URL); lisäosoite - sijainti tiedoston tai sivun sisällä; työkaluvihje – työkaluvihjeenä näkyvä teksti.	Hyperlinkin kunkin osan pituus on enintään 2048 merkkiä.
Huomautus: Numeeriset, valuutta- ja Boolen tietotyypit sekä päivämäärä/aika tarjoavat vakionäyttömuodot. Jotta voit valita muodot kullekin tietotyypille, sinun on määritettävä Format-ominaisuus. Kaikille tiedoille paitsi OLE-objekteille voit myös luoda mukautetun näyttömuodon. Lisätietoja on alla olevassa "Kenttämuodon ominaisuus" -osiossa.

Taulukoiden lisäksi Access DBMS toimii seuraavien kanssa esineet:

Lomakkeet;

Pyynnöt;

Raportit;

makrot;

Moduulit.

Pöytä on pohja MS Access -objekti. Kaikki muut esineet ovat johdannaiset ja ne luodaan vain aiemmin valmistettujen taulukoiden perusteella.

Lomake ei ole erillinen Access-objekti. Se yksinkertaisesti auttaa sinua syöttämään, tarkastelemaan ja muokkaamaan taulukon tai kyselyn tietoja. Kyselyt ja raportit suorittavat itsenäisiä toimintoja: valitsevat, ryhmittelevät, esittävät ja tulostavat tietoja.

Jokaisella MS Access -objektilla on Nimi. Minkä tahansa MS Access -objektin (taulukot, lomakkeet jne.) nimen pituus on enintään 64 mielivaltainen merkkejä (lukuun ottamatta pistettä ja joitain palvelumerkkejä). Nimi voi sisältää välilyöntejä ja venäläisiä kirjaimia. Jokaista kohdetta käsitellään erillisessä ikkunassa, ja tarjolla on kaksi toimintatilaa:

1) tila suunnittelija, - kun asettelu, objektirakenne (esimerkiksi taulukkorakenne) luodaan tai sitä muutetaan;

2) toiminnassa tila - kun tietoja tarkastellaan, muutetaan ja valitaan IS-tehtäväikkunassa.

Lisäksi tietokantatiedosto sisältää toisen dokumentin, jolla on oma ikkuna: Tietoskeema. Tässä ikkunassa voit luoda, tarkastella, muuttaa ja repiä viestintää pöytien välissä. Näiden yhteyksien avulla voit hallita tietoja ja luoda kyselyitä ja raportteja.

muoto, Tarkkaan ottaen se on valinnainen osa IS:tä (periaatteessa voit tehdä ilman sitä), mutta sen avulla voit yksinkertaistaa tietojen syöttämistä ja katselua.

Pyyntö on johdettu taulukko, joka sisältää tietoja muista taulukoista ja suorittaa niille erilaisia toimintoja. Erityisesti pyyntö voi sisältää laskettu kentät, eli kentät, joiden arvot ovat toimintoja muiden kenttien arvot (mahdollisesti eri taulukoista). Lisäksi kyselyt antavat sinulle mahdollisuuden ryhmä toiminnot, ts. operaatiot tietueryhmällä, jota yhdistää jokin yhteinen ominaisuus (voit esimerkiksi summata tietueiden määrän samalla koodilla). Lopuksi kyselyiden avulla voit tehdä valintoja taulukoista jonkin ehdon perusteella. Tällaisissa tapauksissa käytetään logiikan algebraa.

Raportti - tämä on itse asiassa sama pyyntö, mutta muotoiltu niin, että se voidaan tulostaa paperille ja esittää johdolle (kauniilla otsikoilla, välisummilla jne.).

Pohjimmiltaan tietokannan sisällön ylläpitämiseen käytetään taulukoita ja lomakkeita, ja kyselyt ja raportit suorittavat tietojärjestelmän päätehtävän - tiedon hakemisen, muuntamisen ja esittämisen.

Luominen johdannaiset objekteja - pyyntöjä, lomakkeita ja raportteja - ylläpidetään suunnilleen saman kaavan mukaan. Tässä on joitain ominaisuuksia:

Johdetuille objekteille on määritettävä sen taulukon (kyselyn) nimi (nimet), jonka perusteella tämä objekti luodaan;

Ohjattua toimintoa käytettäessä sinun on valittava työkalurivin ”Elementtipaneeli”-valintaruutu, jolloin näytölle ilmestyy joukko kuvakkeita (Kuva 14.5), jolla suunnittelet lomakkeen (raportti, kysely).

Objektien luominen on mahdollista kahdella tavalla: ohjatun toiminnon avulla ja suunnittelutilassa.

MS Accessissa on tehokkaat, kätevät ja joustavat työkalut visuaalinen objektien suunnittelu Wizardsin avulla, ja tämä antaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda mahdollisimman pienellä ennakkovalmistelulla nopeasti täysimittainen IS - taulukoiden, lomakkeiden, kyselyvalintojen ja raporttien tasolla.

Mestarit itse suorittavat tarvittavat toimet. Kun kutsut ohjattua toimintoa, vastaava valintaikkunoiden sarja avautuu. Saatuaan vastauksia kysyttyjä kysymyksiä, Mestari tekee kaiken Tarvittavat toimet. Oletetaan, että haluat luoda raportin. Ohjattu raporttitoiminto kysyy, miltä raportin tulee näyttää ja mitä tietoja sen tulee sisältää. Vastausten saatuaan raportti on täysin valmis. Muiden ohjattujen toimintojen avulla voit luoda tietokantataulukoita, kyselyitä ja lomakkeita.

Wizards-työskentely on yksinkertaista, luotettavaa ja tehokasta, ja sen avulla voit käyttää kaikkia Microsoft Accessin rikkauksia.

Builder on Access-työkalu, joka helpottaa tietyn tehtävän suorittamista. Expression Builder on erittäin hyödyllinen - sen avulla voit luoda nopeasti monimutkaisen lausekkeen. Kyselynrakennustyökalun avulla voit helposti luoda kyselyitä, joita käytetään tietonäytteiden hankkimiseen lomaketta tai raporttia varten. Listattujen lisäksi Accessilla on muitakin rakentajia. Tämä on makrokonstruktori, jonka avulla luodaan erilaisia makroja, samoin kuin rakentajia valikoille, kentille, väreille, koodeille ja muille.

1 Käynnistä Microsoft Access:

Kun Access käynnistyy, näytölle tulee ikkuna (Kuva 1.1), jossa voit:

Tai luoda uusi tietokanta, eli tiedosto, jonka tunniste on .MDB;

Tai avata olemassa oleva tietokanta, eli tiedosto, jonka tunniste on .MDB.

Tietokannan luominen. Kun olet valinnut [Tiedosto-Luo...]-komennon, näytölle tulee tavallinen tiedosto (kuva 1.2), jossa sinun on määritettävä nimi ja osoite. luotu tietokantatiedosto. Esimerkiksi varten tietojärjestelmä jonka nimi on Puhelinluettelo.MDB.

Tiedoston luomisen jälkeen Access avaa tyhjän tiedoston tietokantaikkuna, ja tässä ikkunassa suoritetaan kaikki toiminnot - tietokantaobjektien luominen ja käsittely. Tämä ikkuna sisältää 7 objektia (taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportti, sivut, makrot, moduulit) ja ryhmää.

Tietokannan avaaminen. Kun olet valinnut [Tiedosto-Avaa...]-komennon, näyttöön tulee tavallinen tiedosto, jossa sinun on määritettävä nimi ja osoite nykyinen tietokantatiedosto. Sitten sovellusikkuna avautuu tietokantaikkuna, tarjoaa pääsyn jo luotuihin tietokantaobjekteihin ja mahdollisuuden luoda uusia objekteja.

MS Access - moniikkuna sovellus, mutta vain yksi tietokanta voi olla avoinna kerrallaan. Se on hänen ikkunansa pää asiakirja-ikkuna Access-sovelluksessa (Kuva 1.3), ja sen sulkeminen tarkoittaa vastaavan .MDB-tiedoston sulkemista. Tämä ikkuna tuottaa kuitenkin monia tytäryhtiöt ikkunat (taulukko, kysely, lomake jne.). Voit tallentaa objektin (esimerkiksi taulukkoasettelun), jonka ikkuna on näytöllä, ja antaa sille nimen samalla tavalla kuin tiedostoille: [File-Save] tai [File-Save Kuten...] komento.

Työskentely pöytien kanssa

Joten tietokantaikkunassa on luettelo olemassa olevista esineitä DB - taulukot, kyselyt jne. Voit työskennellä minkä tahansa objektin ikkunan (lapsiikkunan) kanssa joko toiminnassa-tilassa (esimerkiksi syöttää tai tarkastella tietoja taulukossa) tai sisään suunnittelija(esimerkiksi muuttaa taulukon asettelua).

Ennen kuin käytät mitään objektia (esimerkiksi taulukon täyttämistä tiedoilla), sinun on luoda tämä objekti (esimerkiksi luo taulukkoasettelu).

Jos Taulukko-välilehti on valittuna, välilehtiikkunassa näkyy luettelo nykyinen tämän tietokannan taulukot.

Voit avata olemassa olevan taulukon kohokohta hänen nimensä tässä luettelossa ja napsauta "Avaa"-painiketta.

Kuva 1.3 näyttää MS Access -sovellusikkunan sekä Intercity-tietokantaikkunan. Tässä tiedostossa ei ole vielä objekteja.

Sisällytettävä tietokantaan Uusi taulukoita, sinun on napsautettava "Luo" -painiketta.

Korjatakseen layout olemassa oleva taulukko, valitse sen nimi luettelosta ja napsauta Suunnittelu-painiketta.

Samat toiminnot suoritetaan kaikille muille MS Access -objekteille.

Mikä tahansa objekti (taulukko, kysely, lomake, raportti) voidaan luoda joko manuaalisesti (suunnittelutila) tai ohjatun toiminnon avulla.

Kun kutsut ohjattua toimintoa, vastaava valintaikkunoiden sarja avautuu. Saatuaan vastaukset esitettyihin kysymyksiin mestari suorittaa kaikki tarvittavat toimet. Esimerkiksi raporttia luotaessa ohjattu raporttitoiminto kysyy, miltä raportin tulee näyttää ja mitä tietoja sen tulee sisältää. Vastausten saatuaan raportti on täysin valmis. Muiden ohjattujen toimintojen avulla voit luoda tietokantataulukoita, kyselyitä ja lomakkeita.

Luo taulukoita ja kyselyitä käsin(suunnittelutilassa) ;

- luoda lomakkeita ja raportteja käyttäen Mestarit.

Tarkastellaan vaiheiden järjestystä, kun se sisällytetään tietokantaan Uusi taulukoita. Ensin sinun on määritettävä aihealue, jota varten tietokanta luodaan. Aihealueeksi määrittelemme intercityn puhelinkeskusteluja, yksittäisten tilaajien kaukopuhelujen maksun määrän laskeminen. Ensinnäkin määritetään kentät, jotka taulukko sisältää. tilaajat" tietokanta "Intercity". Pakolliset kentät näkyvät taulukossa 3, ja "Subscriber Number" -kenttä on valittu avainkenttään. Avain edustaa kenttää vastaavassa taulukossa. Se luonnehtii yksilöllisesti jokaista taulukon sisältämää tietuetta.

Taulukko 3 – Tilaaja-taulukon kentät

Ihanteellinen ensisijainen avain on tiedot, kuten asiakasnumero, tilinumero jne. Tällaisen avaimen avulla on helppo tunnistaa vastaava tietue. Asiakkaan nimen sisältävät kentät eivät sovellu ensisijaiseksi avaimeksi. Useilla ihmisillä voi aina olla sama nimi.

Kun olet määrittänyt vaadittavat kentät, voit aloittaa varsinaisen taulukon luomisen MS Accessissa.

Tätä varten sinun on avattava taulukkosuunnitteluikkuna (kuva 2.1) valitsemalla Taulukko-välilehti ja rivi "Taulukon luominen suunnittelutilassa" tai napsauttamalla "Luo" -painiketta.

Avautuvan ikkunan yläosassa on luotu tai muokattu layout taulukko, joka on yksinkertaisesti luettelo kentistä, jotka osoittavat kentän nimen, tietotyypin ja kuvauksen. Jokainen taulukkokenttä on yksi rivi tämän ikkunan yläosassa (kuva 2.1).

Jokaiselle taulukon kentälle tulee antaa yksilöllinen nimi, määrittää siihen syötettävän tiedon tyyppi ja kuvata kentän sisältö, eli. kirjoita tekstikommentteja, jotka osoittavat tarkoituksen tästä kentästä. Kentän nimessä voi olla enintään 64 merkkiä. Kuvaus on valinnainen parametri, ja sitä käytetään selittämään tarkemmin käytettävää kenttää.

Kirjoita Kentän nimi -sarakkeeseen (Kuva 2.2) mielivaltainen Nimi. Seuraavassa sarakkeessa sinun on ilmoitettava tietotyyppi tälle alalle. Tietotyyppi voidaan valita tässä sarakkeessa näkyvästä pudotusvalikosta (tietotyypit on kuvattu taulukossa 3). Lisäksi heti kun kohdistin on Tietotyyppi-sarakkeessa, ikkunan alareunaan tulee viesti. ominaisuudet muodostavat(ominaisuudet).

Ominaisuuslomake (ikkunan alaosa) on luettelo ominaisuuksista (vasemmalla on ominaisuuden nimi, oikealla on merkitys tämän kiinteistön), jossa on vihjeikkuna jokaiselle omaisuudelle.

Ominaisuuksien luettelo muuttuu Tietotyyppi-sarakkeessa tällä hetkellä näytettävän tietotyypin mukaan. Napsauta hiirellä kenttää arvot ominaisuuslomakkeessa voit muuttaa tätä arvoa (tälle tietotyypille sallituissa rajoissa). Kentän ominaisuudet on lueteltu taulukossa 4.

Taulukko 4 – Kentän ominaisuudet näkyvät taulukkosuunnittelijan ominaisuussivulla

Omaisuus	Tarkoitus
Kentän koko	Asettaa tähän kenttään kirjoitettavien merkkien enimmäismäärän
Uusia arvoja	Määrittää kuinka laskurin arvot muuttuvat, kun uusia tietueita lisätään
Kentän muoto	Määrittää tämän kentän arvojen näyttömuodon
Desimaalien määrä	Määrittää numeroiden näytössä käytettyjen desimaalien määrän
Sisäänsyöttömaski	Määrittää syöttömaskin, joka helpottaa tietojen syöttämistä kenttään
Allekirjoitus	Määrittää tekstin, joka näkyy kentän otsikkona
Oletusarvo	Voit määrittää arvon, joka syötetään automaattisesti kenttään luonnin yhteydessä uusi merkintä
Kunto arvon mukaan	Määrittää vaatimukset kenttään syötetyille tiedoille
Virheviesti	Voit määrittää näytöllä näkyvän viestin tekstin, jos syötetyt tiedot rikkovat ominaisuudessa määritettyä ehtoa
Pakollinen kenttä	Ilmaisee, vaatiiko kenttä arvon syöttämisen
Tyhjät rivit	Määrittää, sallitaanko tässä kentässä tyhjät rivit
Indeksoitu kenttä	Määrittää yhteen kenttään luodun indeksin
Unicode-pakkaus	Asettaa pakkauksen kentille, jotka käyttävät Unicode-koodausta tietojen tallentamiseen (MEMO-kentät, hyperlinkit ja tekstikentät)

Järjestelmä hyväksyy useimmat arvot oletuksena; jotkin arvot voidaan valita avattavasta luettelosta.

Teksti- ja numerokenttiä varten sinun on määritettävä koko kentät, ja tekstille tämä on arvon sallittu pituus (esimerkiksi 20 tai 40 merkkiä), ja numerolle - esitysmuoto koneessa (tavu, kokonaisluku - kaksi tavua, pitkä kokonaisluku jne.). Suurin pituus tekstikenttä 255 merkkiä. Jos sinun on syötettävä tätä arvoa pitempi teksti, voit käyttää tietotyyppiä Muistio.

Päivämäärä/aika-kenttään on määritettävä muoto, jotta järjestelmä osaa käsitellä syötetyt tiedot. Jos esimerkiksi valitset Lyhyt päivämäärämuoto, järjestelmä odottaa sinun syöttävän tarkasti päivämäärät(venäläisessä versiossa - DD.MM.YYYY), ja jos valitset "Lyhyt aikamuoto", sinun on syötettävä HH:MM (tunnit ja minuutit) tähän kenttään.

Input mask -ominaisuusrivillä on mahdollista luoda maski, jonka mukaan tietoja syötetään. Esimerkiksi kentälle puhelinnumero voit asettaa maskin 00-00-00 , jonka mukaan puhelinnumerot syötetään.

Voit määrittää "Condition on value" -ominaisuuden arvoksi vahvistussääntö, eli Boolen lauseke, jonka on arvioitava arvoksi TOSI, kun tähän kenttään syötetään tietoja. Jos esimerkiksi kirjoitat keskustelun päivämääräkenttään:

Järjestelmä tunnistaa virheeksi minkä tahansa arvon syöttämisen tähän kenttään, joka on yhtä suuri tai suurempi kuin nykyinen päivämäärä.

Seuraavaan ominaisuuteen voit tallentaa mielivaltaisen virheilmoituksen, jonka järjestelmä lähettää, esimerkiksi: "Tämä päivämääräarvo ei ole kelvollinen" tai "päivämäärä on virheellinen". Jatkossa, jos päivämäärä on syötetty väärin, tämä viesti tulee näkyviin näytölle.

Pakollinen kenttä -ominaisuuden arvoksi voidaan asettaa Kyllä (tyhjät arvot eivät ole sallittuja) tai Ei (tyhjät arvot ovat sallittuja).

varten ensisijainen taulukkoavain ("Tilaajanumero" -kenttä) "Indeksoitu kenttä" -ominaisuudessa, valitse: "Kyllä, vastaavuuksia ei sallita" ja napsauta sitten työkalupalkin "Määritä avain" -painiketta (avainkuvan kanssa ). Tämä määrittää avainkentän tai yksinkertaisen indeksin.

Kun olet luonut taulukon asettelun, sinun on tallennettava luotu taulukko ja poistuttava taulukon suunnitteluikkunasta. Jos suljet suunnitteluikkunan tallentamatta asettelua, järjestelmä muistuttaa sinua, että sinun on joko annettava taulukolle nimi tai peruutettava työ . Annetaan luodulle taulukolle nimi ”Tilaaja”.

Jos sitä tarvitaan muuttaa(muokkaa) asettelua nykyinen objekti, sinun on valittava tämä objekti tietokantaikkunan vastaavan välilehden luettelosta ja napsautettava painiketta Rakentaja. Näyttöön tulee ikkuna, jossa on objektin asettelu (sama kuin sitä luotaessa). Voit korjata asettelun ja tallentaa sen samalla tai eri nimellä.

Asettelun luomisen jälkeen tiedot syötetään taulukkoon. Kaksoisnapsauttamalla taulukon nimeä se avautuu taulukkotilassa ja voit aloittaa tietojen syöttämisen (Kuva 2.3). Jos taulukon ensimmäinen kenttä on Laskuri-tyyppinen avainkenttä, tämän sarakkeen sisältö kasvaa automaattisesti yhdellä, kun syötät uuden rivin. Tämä varmistaa, että sarakearvot ovat yksilöllisiä.

Lomakkeet– Nämä ovat tietokantaobjekteja, jotka on suunniteltu tarkastelemaan tietoja taulukoista ja kyselyistä, syöttämään tietoja tietokantaan, korjaamaan olemassa olevia tietoja ja suorittamaan määritettyjä toimintoja. Lomake voi sisältää kaavioita, kuvia ja muita upotettuja objekteja.

Voit syöttää tietoja taulukosta ilman lomakkeita. Mutta on useita syitä, jotka tekevät lomakkeista välttämättömän tiedon syöttämisen tietokantaan:

Lomakkeiden kanssa työskenneltäessä pääsy taulukoihin (tietokannan arvokkain asia) on rajoitettu;

Eri henkilöillä voi olla erilaiset pääsyoikeudet tietokantaan tallennettuihin tietoihin. Niissä on erilaisia lomakkeita tietojen syöttämistä varten, vaikka lomakkeiden tiedot voivat virrata yhteen taulukkoon;

Tietojen syöttäminen lomakkeeseen on helpompaa kuin taulukkoon ja kätevämpää, koska lomakeikkunassa näkyy yleensä yksi taulukkotietue;

Useimmissa tapauksissa tietokantojen tiedot otetaan paperilomakkeilta (lomakkeet, laskut, laskut, todistukset jne.). Seulalomakkeet voidaan tehdä aivan kuten paperilomakkeita, mikä vähentää syöttövirheitä ja vähentää henkilöstön väsymistä.

Voit luoda useisiin taulukoihin tai kyselyihin perustuvia lomakkeita ohjatun toiminnon avulla, käyttämällä AutoForm-työkalua, "manuaalisesti" suunnittelutilassa, tallentamalla taulukon tai kyselyn lomakkeeksi. Millä tahansa tavalla luotua lomaketta voidaan sitten muokata suunnittelutilassa. Tarkastellaan joitain luetelluista menetelmistä:

1. Suorita komento: ribbon tab Luominen– työkalupalkki Lomakkeet – Muut lomakkeet – Ohjattu lomaketoiminto.

2. Valintaikkunassa Lomakkeiden luominen valitse lomakkeeseen sijoitettavat taulukot (kyselyt) ja kentät. Napsauta painiketta Edelleen.

3. Seuraavassa valintaikkunat valitse ohjattu toiminto ulkomuoto lomakkeet, tyyli, aseta lomakkeen nimi. Napsauta painiketta Valmis.

4. Luo lomakkeita ohjatun toiminnon avulla Työntekijät, asiakkaat, tilaukset, johtajat.

5. Avaa lomake Työntekijät suunnittelutilassa. Tämä tila on tarkoitettu lomakkeiden luomiseen ja muokkaamiseen.

6. Aseta elementit sinulle sopivaan järjestykseen, muuta tekstin kokoa ja väriä.

7. Lisää tekstiä lomakkeen otsikkoon Yrityksen työntekijät.

8. Lisää objekti lomakkeen huomautukseen Painike(nauha välilehti Rakentaja– työkalupalkki Säätimet).

9. Kun olet "piirtänyt" painikkeen osoittimella, näyttöön tulee valintaikkuna Painikkeiden luominen(Kuva 9).

Kuva 9. Painikkeiden luominen lomakkeeseen

11. Valitse kuva tai teksti, joka sijoitetaan painikkeeseen.

12. Viimeisessä valintaikkunassa Painikkeiden mestarit anna painikkeelle nimi ja napsauta Valmis.

13. Painikkeiden mestari Kirjoitin menettelyn tälle painikkeelle Microsoft Visual Basicissa. Voit tarkastella tapahtuman käsittelyprosessia komennolla Tapahtumankäsittely kontekstivalikko painikkeita.

14. Luo omat painikkeet Poistu sovelluksesta, etsi merkintä, poista merkintä.

15. Joskus lomake vaatii useita sivuja, jotka sisältävät tietoa eri lähteistä, viite- tai tukitietoja. Voit käyttää välilehtisarjaa tähän tarkoitukseen.

16. Luo tyhjä lomake.

17. Voit lisätä lomakkeeseen joukon välilehtiä napsauttamalla -painiketta Tab työkalupalkissa Säätimet. Aluksi lisätään vain kaksi välilehteä muodollisilla nimillä Välilehti 1 Ja Välilehti 2.

18. Lisää toinen välilehti.

19. Nimeä välilehtien tunnisteet uudelleen niin, että niissä näkyvät niissä olevien tietojen nimet: Työntekijät, johtajat, apu.

20. Siirry välilehdelle Työntekijät ja vedä lomake siihen tietokannasta hiirellä Työntekijät.

21. Aseta lomake samalla tavalla Johtajat välilehdelle Johtajat.

22. Anna Ohje-välilehdelle vinkkejä tietokannan käyttämiseen.

23. Tämä muoto tallenna nimellä Yrityksen työntekijät.

24. Voit luoda painikelomakkeita Microsoft Accessissa. Ne sisältävät vain painikkeita, ja ne on suunniteltu valitsemaan tietokannan perustoiminnot. Jos haluat luoda painikelomakkeen, sinun on siirryttävä nauha-välilehteen Työskentely tietokantojen kanssa valitse joukkue Painikelomakehallinta.

25. Jos painikelomaketta ei ole tietokannassa, sinua pyydetään vahvistamaan sen luominen. Klikkaus Joo vahvistusikkunassa.

26. ilmestyy eteesi Painikelomakehallinta, jossa napsauta painiketta Luoda.

27. Valintaikkunassa Luominen(Kuva 10) kirjoita uuden painikelomakkeen nimi ja napsauta OK.

Kuva 10. Painikelomakkeen nimen asettaminen

28. Uuden painikelomakkeen nimi lisätään luetteloon Painikesivut ikkuna Painikelomakehallinta(Kuva 11). Valitse uuden painikelomakkeen nimi ja napsauta painiketta Muuttaa.

Kuva 11. Painikelomakehallinta

29. Valintaikkunassa Painikelomakesivun muuttaminen napsauta painiketta Luoda. Näyttöön tulee valintaikkuna Painikkeen muotoelementin muuttaminen(Kuva 12)

Kuva 12. Painikkeiden luominen lomakkeeseen

30. Kentällä Teksti kirjoita kuvateksti painikelomakkeen ensimmäiselle painikkeelle ja valitse sitten komento kentän avattavasta luettelosta Tiimi. Kentällä Lomake valitse lomake, jolle tämä komento suoritetaan.

31. Lisää painikkeita samalla tavalla Asiakkaat, tilaukset, tuotos.

32. Valintaikkunassa Painikelomakehallinta valitse painikelomakkeesi nimi ja napsauta painiketta Oletus. Teksti tulee näkyviin painikelomakkeen nimen viereen "(oletus)".

33. Lopeta painikelomakkeen luominen napsauttamalla painiketta kiinni.

34. Tuloksen tulee olla kuvan 13 mukainen muoto.

Kuva 13. Pääpainikkeen muoto

35. Lisää lomakkeeseen jonkinlainen piirros.

36. Jotta pääpainikelomake ilmestyisi näytölle sovellusta käynnistettäessä, sinun on napsautettava painiketta päävalikossa Käyttöasetukset(Kuva 14). Aseta nykyisen tietokannan näkymälomakkeeksi "push button form".

Kuva 14. Käyttöoikeusasetusten asettaminen

Raportit on tarkoitettu tietojen tulostamiseen. Usein tiedot esitetään taulukkomuodossa. Toisin kuin tulosteet taulukoista tai kyselyistä, raportti tarjoaa paremman mahdollisuuden lajitella ja ryhmitellä tietoja; se tarjoaa mahdollisuuden lisätä summat sekä selittävä teksti, ylä-, alatunnisteet, sivunumerot, tyylit ja erilaiset graafiset elementit.

On olemassa useita tapoja luoda raportteja Access-tietokannassa:

Ohjatun raporttitoiminnon käyttäminen;

Taulukoiden tai kyselyiden perusteella;

Suunnittelutilassa.

1. Suorita tietokantaikkunassa komento: ribbon tab Luominen– työkalupalkki Raportit – Ohjattu raporttitoiminto.

2. Valitse luettelosta taulukko (tai kysely), jota käytetään tietolähteenä (esimerkiksi Asiakasosoitteet-kysely).

3. Näyttöön tulevassa valintaikkunassa Raporttien luominen(Kuva 15) siirrä kaikki käytettävissä olevat kentät "valitut kentät" -alueelle.

Kuva 15. Ohjattu raporttitoiminto

4. Kanssa Raporttivelhot luo raportti Syntymäpäivät. Käytä taulukkoa tietolähteenä Työntekijät.

5. Jos sinun on tulostettava postitustarrat, Access tarjoaa tämän vaihtoehdon. Voit tehdä tämän valitsemalla taulukon Asiakkaat ja suorita komento: ribbon tab Luominen– työkalupalkki Raportit – Tarrat.

6. Määritä näkyviin tulevassa valintaikkunassa (Kuva 16) tarran koko, yksikköjärjestelmä, tarran tyyppi ja napsauta Edelleen.

Kuva 16. Luo tarrat -valintaikkuna

7. Määritä raportin luomisen seuraavassa vaiheessa fontti, koko, tekstin väri ja tyyli. Klikkaus Edelleen.

8. Valitse tarrassa näkyvät kentät. Esimerkiksi, Yrityksen nimi, osoite, puhelin Ja Faksi. Jos haluat näyttää tietyn tekstin jokaisessa tarrassa, kirjoita se tarran prototyyppiin.

9. Muuta tarvittaessa tarraraportin nimi ja napsauta Valmis.

10. Joskus raporteissa on laskettava summat, keskiarvot, minimi- ja maksimiarvot sekä prosenttiosuudet. Voit tehdä tämän juoksemalla Ohjattu ilmoitustoiminto ja määritä kysely tietolähteeksi Tilaushinta.

11. Valintaikkunassa Mestarit

1. Perustiedot raporteista.

2. MS Access DBMS-työkalut raporttien luomiseen.

3. Raportin luominen suunnittelutilassa.

3.1. Raporttisivun asetusten asettaminen

3.2. Raportin rakenne

3.3. Raportin muotoilu

Tulostetun asiakirjan hankkimiseksi MS Access DBMS:ssä on useita vaihtoehtoja:

Taulukon tulostaminen taulukkotilassa (näyttää kaikki tietueet tai suodatusehdot täyttävät tietueet taulukkomuodossa);

Tulosta joukko kyselytietueita taulukkonäkymässä;

Tulosta lomake lomake- tai taulukkotilassa;

Tulosta raportti.

1. Perustiedot raporteista

Raportoi– mukautettava valintaikkuna, jonka avulla voit järjestää muotoillun esityksen tiedoista, jotka on tarkoitettu tulostettavaksi näytölle, tulostimelle tai tiedostolle. MS Access DBMS:ssä raportit ovat tietokantaobjekteja.

Raportit ovat paras tapa esittää tietokantatiedot painetussa asiakirjassa. Verrattuna muihin tiedon tulostustapoihin, raporteilla on kaksi perustavanlaatuista etua:

– tarjoavat runsaasti mahdollisuuksia ryhmitellä, lajitella ja laskea väli- ja loppusummat suuria sarjoja tietueet (laskelmat voidaan tehdä ryhmittäin, useille ryhmille ja raportille kokonaisuutena);

– mahdollistaa tietojen tulostamisen muodossa, joka on lähellä tavallisia asiakirjalomakkeita.

Raportin luomisen vaiheet.

Ensimmäisessä vaiheessa tulevan raportin ulkoasu kehitetään paperille. Samalla ilmoitetaan: mistä taulukosta tai kyselystä tiedot on näytettävä, määritetään tietojen ryhmittelyn ja lajittelun tasot, mitkä kentät raportissa tulee esittää ja millä ohjaimilla tiedot näytetään. , tarvitaanko laskettuja kenttiä, mitä graafisia elementtejä käytetään ammattimaisen näköisen raportin luomiseen.

Seuraavassa vaiheessa raportti muodostetaan käyttämällä DBMS:ää.

2. DBMS-työkalutNEITI Pääsyraportin luomiseen

Jos haluat luoda uuden raportin MS Access DBMS:ssä, sinun on siirryttävä tietokantaikkunan välilehteen Raportit ja napsauta painiketta Luoda . Näyttöön tulevassa valintaikkunassa Uusi raportti(Kuva 10.1) valitse raportin luontityökalu.

Kaikki valintaikkunaluettelossa luetellut työkalut Uusi raportti, voidaan jakaa kolmeen pääryhmään:

– työkalut automaattiseen raportin luomiseen (Autoreport: sarake, Autoreport: nauha);

– Ohjatut raporttien luontitoiminnot (Ohjattu raporttitoiminto, Ohjattu kaaviotoiminto ja postitustarrat);

– raportin luomissuunnittelija.

Kuva 10.1. Uusi raportti -valintaikkuna

Automaattisten raportin luontityökalujen avulla voit luoda oikeantyyppisen raportin valitun tietolähteen: taulukon tai kyselyn perusteella.

Ohjattujen raporttien luontitoimintojen avulla voit luoda raportteja dialogitilassa käyttäjän kanssa. Ohjattujen toimintojen avulla voit luoda tietolähteen raportille, valita tiedon esityksen tyypin, määrittää kenttiä ryhmittelyä, lajittelua ja yhteenvetoa varten, valita yhteenvetofunktioita ryhmälle, määrittää raportin asettelun ja suunnittelutyylin sekä asettaa raportin nimen. raportti.

Raportin suunnittelija on tärkein työkalu, jonka avulla voit luoda kaiken monimutkaisia raportteja manuaalisesti. Raportin tyyppi ja sisältö riippuvat raportin kehittäjän pätevyydestä.

Tyypillisesti prototyyppiraportin luomiseen käytetään automaattisia raportin luontityökaluja tai ohjattuja toimintoja, ja raportin suunnittelijaa käytetään raportin viimeistelyyn ammattimaiseksi.

Raporttien käsittely voi tapahtua kolmessa tilassa: tilassa, tilassa ja tilassa.

Tila on tarkoitettu raportin luomiseen ja kaikkien tietuelähteen tietojen näyttämiseen näytöllä, tila on tarkoitettu nopeaan raportin luomiseen perustuen tietojen mekaaniseen korvaamiseen tietolähteen useista tietueista (näytteenotto- ja lajittelukriteerit jätetään huomiotta ), tila on tarkoitettu raportin rakenteen luomiseen ja muuttamiseen. Voit muuttaa raportin työskentelytapaa -painikkeella Näytä työkalupalkissa Raportin suunnittelija tai vastaava valikkokomento Näytä.

3. Raportin luominen suunnittelutilassa

Jos haluat luoda raportin tilassa, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:

1. Määritä sivun parametrit.

2. Valitse tai luo raportille tietuelähde.

3. Määritä ryhmittelyn ja lajittelun tasot.

4. Sijoita tietueen lähdekentät raporttiin.

5. Lisää lasketut ja vapaat kontrollit.

6. Määritä ohjauselementtien ja raporttiosien ominaisuudet.

7. Muotoile raportti ammattimaisen ilmeen saamiseksi.

3.1. Raporttisivun asetusten asettaminen

Raportin päätarkoituksena on tulostaa tietokannan tiedot muotoillussa muodossa (lähes paperiasiakirjan muotoa). Siksi ennen raportin suunnittelua (ohjaimien sijoittamista raporttiin) sinun on määritettävä raportin sivun parametrit (valitse tulostin, määritettävä arkin koko ja suunta, asetettava marginaalien koot jne.).

Jos fyysistä tulostinta ei ole, tulostin on asennettava ohjelmallisesti komennolla käyttöjärjestelmä Aloita | Asetus | Tulostimet | Tulostimen asentaminen.

Jos haluat määrittää raporttisivun parametrit, sinun on suoritettava komento Tiedosto | Sivun asetukset…. Dialogi-ikkuna Sivun asetukset esitetty kuvassa 10.2.

Sivu-välilehti (a) Kentät-välilehti (b)

Kuva 10.2. Sivun asetukset -valintaikkuna

Sivuasetukset määritetään jokaiselle raportille.

Jos on mahdollista tulostaa raportteja eri tulostimille, niin valintaikkunassa Sivun asetukset välilehdellä Sivu Voit valita tarvitsemasi tulostimen tyypin. Dialogi-ikkuna Tulostimen valitseminen esitetty kuvassa 10.3.

Kuva 10.3. Valitse Tulostimen valintaikkuna

Muut sivuparametrit riippuvat valitun tulostimen tyypistä (katso kuva 10.2): suurin paperimuoto ja -koko, vähimmäismarginaalikoot, paperinsyöttötyyppi.

Raportin väri riippuu valitun tulostimen tyypistä ja sen ominaisuuksien asetuksista: tuloste värillisenä tai mustavalkoisena.

3.2. Raportin rakenne

Raportin rakenne tilassa on esitetty kuvassa 10.4. Jokaisessa raportissa on seuraavat osat:

– raportin otsikko(näkyy vain raportin 1. sivulla (otsikkosivu) ja voi sisältää raportin nimen, yrityksen logon, yrityksen laillisen osoitteen jne.);

– sivun otsikko(näkyy jokaisen sivun yläosassa ja saattaa sisältää otsikot, tulostuspäivämäärän, sivunumeron jne.);

– tietoalue(suunniteltu näyttämään kenttiä kyselystä tai taulukosta - raportin tietueiden lähde);

– alatunniste(näkyy jokaisen sivun alalaidassa ja saattaa sisältää otsikot, tulostuspäivämäärän, sivunumeron jne.);

– raportti huomautus(näkyy vain raportin viimeisellä sivulla ja voi sisältää lopullisia laskelmia, johtopäätöksiä raportista jne.).

Kaikista luetelluista osioista vaadittu osa on tietoalue.

Raportin otsikko ja raportin kommenttiosat näkyvät/piilotetaan ikkunassa samanaikaisesti. Sama näyttämisen/piilottamisen periaate koskee ylä- ja alatunnisteosioita (katso kuva 10.4).

Tietueita ryhmiteltäessä voidaan jokaiselle ryhmälle lisätä raporttiikkuna (katso kuva 10.4), ja raportteihin voidaan määrittää jopa 10 ryhmittely- ja lajittelutasoa, itsenäisesti seuraavat osiot:

– ryhmän otsikko(näkyy jokaisen alussa uusi ryhmä ja se voi sisältää kentän, jonka avulla ryhmittely suoritetaan);

– ryhmä huomautus(näkyy jokaisen ryhmän lopussa ja voi sisältää ryhmien kokonaissummat).

Voit muuttaa minkä tahansa raporttiosion alueen korkeutta hiirellä vetämällä osion alaosaa ylös tai alas.

Raportin leveys säädetään valitun paperikoon, arkin suunnan ja tulostettujen marginaalien koon mukaan.

Esimerkki raportin leveyden määrittämisestä A4-paperille on esitetty taulukossa 10.1.

Taulukko 10.1

Raportin leveys ei saa ylittää laskettua kokoa, koska raportissa näkyvät tiedot jaetaan useille sivuille.

Voit muuttaa raportin leveyttä hiirellä vetämällä raportin oikeaa reunaa vasemmalle tai oikealle.

Kuten lomakkeessa, voit lisätä erilaisia elementtejä säätimet: kiinnitetty, laskettu ja ilmainen. Laskettujen raporttikenttien lausekkeet muodostetaan samojen sääntöjen mukaan kuin lomakkeissa:

= [hinta] * [määrä]

SUM([kustannus]

Sukunimi & " " & Left(etunimi; 1) & "."

Ohjauselementin käyttö Alalomake/raportti Voit upottaa aliraportteja pääraporttiin.

Ominaisuudet voidaan määrittää kullekin ohjausobjektille, jaksolle ja raportille kokonaisuutena.

Raportti luotu Tilauslomake tilassa ja tilassa on esitetty kuvassa 10.5.

Kuva 10.5. Tilauslomakeraportti suunnittelutilassa (a) ja esikatselutilassa (b)

Kuva 10.6. Ominaisuudet-ikkuna SequentialNumber-kenttään

Jos haluat näyttää jokaisen ryhmän (tilauslomakkeen) erillisellä sivulla, sinun on asetettava osion ominaisuusikkuna Huomautus "Tilauskoodi"-ryhmästä välilehdellä Layout omaisuuden arvo Sivun loppu: Jakson jälkeen(Kuva 10.7).

Kuva 10.5. NoteGroups1-osion Ominaisuudet-ikkuna

3.3. Raportin muotoilu

Yksi raporttiikkunan elementeistä on työkalupalkki Lomake/raporttimuoto, joka sisältää painikkeita ja avattavia luetteloita, jotka helpottavat muotoiluvaihtoehtojen valitsemista (väri, fontti, viivan paksuus, kohdistustapa jne.).

Muotoilu tarkoittaa myös säätimien sijoittamista raporttiosioihin, säätimien kohdistamista, säätimien koon muuttamista ja säätimien välien asettamista. Suorittaaksesi nämä toiminnot voit käyttää hiirtä tai valikon komentoja Muoto (Kohdistaa..., Koko …, Pystysuuntainen väli... Ja Vaakaväli...).

Voit mukauttaa työkalurivin, jotta voit suorittaa raportin muotoilutoiminnot nopeasti Lomake/raporttimuoto kopioimalla valikon painikkeet siihen Muoto.

Tekniikka yksinkertaisten, yksityiskohtaisten, yhdistettyjen tietokantaraporttien luomiseen MS Access 2007 DBMS:ssä on kuvattu.

* * *

Annettu johdantokappale kirjasta Tietokannat: raporttien luominen DBMS MS Access 2007:ssä (Team of author, 2013) tarjoaa kirjakumppanimme - yhtiö litraa.

Työn alku

Tietokantoraporteista käsityksen saamiseksi on suositeltavaa avata Northwind 2007 -koulutustietokanta MS Access DBMS:ssä.

Tietokannan avaaminen

Northwind 2007 -tietokannan avaaminen edellyttää:

1. Käynnistä Microsoft Access napsauttamalla Käynnistä-painiketta.

2. Valitse sitten "Kaikki ohjelmat". Microsoft Office, sitten Microsoft Access 2007. Microsoft Access 2007 -ikkuna avautuu.

Jos "Borey 2007" -tietokanta avataan tietokoneellesi ei ensimmäistä kertaa, näet näytöllä "Borey 2007" -tietokannan aloitusikkunan;

Jos tämä on ensimmäinen kerta, MS Access lataa sen ensin. Aloita lataaminen napsauttamalla "Lataa" -komentopainiketta ja noudattamalla ohjeita.

Northwind 2007 -tietokantaikkuna avautuu.

Tietokanta suljetaan tavalliseen tapaan MS Officessa: valitse järjestelmävalikosta, joka sisältää komennot tiedoston kanssa työskentelyä varten, "Sulje tietokanta".

Harjoitus 1. Käynnistä MS Access 2007. Avaa Northwind 2007 -tietokanta. Sulje se. Avaa Northwind 2007 -tietokanta uudelleen.

MS Access 2007 -liittymän ominaisuudet

MS Access 2007:ssä erilainen kuin aiemmat versiot käyttöliittymä. Valikko ja työkalurivit korvataan valikkonauhalla, jossa on erilaisia välilehtiä: Etusivu, Luominen, Ulkoiset tiedot, Työskentely tietokannan kanssa.

Välilehdet sisältävät työkaluja tai työkaluryhmiä (ryhmä on merkitty kolmiokuvakkeella), joihin voit liittyä.

Riisi. 1. MS Access 2007 -valikkonauha välilehdillä

Lisäksi riippuen siitä, minkä tietokantaobjektin kanssa työskentelet, kontekstuaaliset työkalut tulevat automaattisesti näkyviin, esimerkiksi kun työskentelet lomakkeiden kanssa, lomakkeen kontekstuaaliset työkalut tulevat näkyviin.

Nauhan alapuolella ovat siirtymäalue vasemmalla ja muokkausikkuna oikealla, joka näyttää muokattavan objektin.

Riisi. 2. "Borey 2007" -tietokantaikkuna

Navigointiruutu sisältää kaikki Access-objektit (taulukot, lomakkeet, kyselyt, raportit jne.). Voit valita tarvittavan objektin All Access -objektit -luettelosta. Kun kaksoisnapsautat objektin nimeä siirtymisruudussa, kyseinen objekti tulee näkyviin omalle välilehdelleen muokkausikkunassa.

Tietokantaobjektit

Tietokanta sisältää tietoja seuraavantyyppisistä objekteista: taulukko, kysely, lomake, raportti, makro ja moduuli. Tietojen tallennuksen perusrakenne on taulukko. Kaikki muut objektityypit johdetaan taulukosta:

Kysely tallentaa taulukon tiedot, jotka täyttävät tietyt kriteerit, jotka käyttäjä on määrittänyt tehdessään komentoa tietojen hakemiseksi.

Lomake tallentaa taulukko- tai kyselytiedot kokoelmana näyttökortteja, joista jokainen näyttää yhden taulukon tai kyselytietueen sisällön, mikä on hyödyllistä päivitettäessä taulukoiden tietoja.

Raportti tallentaa tiedot taulukoista tai kyselyistä lomakkeeseen tekstiasiakirja, sopii tulostukseen.

Makro tallentaa joukon tietojenkäsittelytoimintoja, jotka voidaan käynnistää yhdellä Enter-näppäimen painalluksella, mikä on kätevää, jos tarvitset usein samoja vakiotoimintoja.

Moduuli tallentaa ohjelmointikielellä kirjoitetun tietojenkäsittelyohjelman, useimmiten MS Accessin, Access Basicin sisäänrakennetulla kielellä.

Navigointialueen tietokantaobjektit on ryhmitelty, ja näet ryhmien nimet. Nähdäksesi ryhmän sisällön, sinun on napsautettava ryhmän nimeä. Toinen napsautus kutistaa ryhmäluettelon sen nimeen.

Tehtävä 2. Kutista ja laajenna ryhmäluettelot siirtymisruudussa.

Koska taulukot ovat tietojen tallentamisen päärakenne, käyttäjä työskentelee johdettujen objektien kanssa niiden vahingoittumisen välttämiseksi ja tietojen käsittelyn helpottamiseksi. Northwind 2007 -tietokannassa lomakkeet "Asiakkaat ja tilaukset", "Varasto ja ostot", "Toimittajat", "Toimitus", "Raportit", "Työntekijät" on esitetty nimenomaisesti siirtymäalueella.

Taulukot ja muun tyyppiset objektit on piilotettu Navigointiruudussa Helper Objects -ryhmässä.

"Unassigned objects" -ryhmä tallentaa objektit, jotka käyttäjä on lisäksi luonut. Täällä voit esimerkiksi tallentaa luomasi kyselyt.

Huomaa, että erityyppiset esineet on merkitty erilaisia kuvakkeita:

Voit muuttaa siirtymäruudussa olevien objektien esityksen tutuksi käytetyksi aikaisemmat versiot MS Access. Voit tehdä tämän napsauttamalla navigointiruudun otsikossa olevaa luettelokuvaketta (▼) laajentaaksesi objektisuodattimien luetteloa ja valitsemalla "All Access -objektit".

Tehtävä 3. Tarkista Apuobjektit-ryhmän sisältö. Avaa erityyppisiä objekteja ja tarkastele niiden sisältöä. Sulje Apuobjektit -ryhmä. Muuta objektien esitystapaa siirtymisruudussa ryhmittelemään objektit tyypin mukaan: taulukot, kyselyt, lomakkeet, makrot, moduulit.

Voit tiivistää ja laajentaa siirtymäalueen napsauttamalla kaksoisnuolipainiketta (<<) или (>>) paneelin oikeassa yläkulmassa.

Tehtävä 4. Tiivistä ja laajenna siirtymäalue.

Muokkausikkuna on tällä hetkellä aloitusnäytön käytössä. Näytönsäästäjä voidaan poistaa napsauttamalla "Screenaver"-pikakuvakkeen oikealla puolella olevaa painiketta (X).

Voit näyttää sen siirtymäalueella "Auxiliary Objects" -ryhmästä ja sitten "Aloitusnäyttö" -lomakkeesta.

Tehtävä 5. Sulje Northwind 2007 -tietokannan aloitusnäyttö.

Kaikki tietokantataulukot ovat yhteydessä toisiinsa. Voit nähdä taulukoiden väliset suhteet, jos avaat tietoskeeman valitsemalla "Tietokantojen käsittely" -valikkovälilehden "Data Schema".

Voit sulkea datakaavion napsauttamalla "Sulje" -painiketta "Design"-valikon välilehdellä.

Tehtävä 6. Avaa ja sulje tietoskeema.

Ohjejärjestelmä MS Access 2007

Kuten kaikilla MS Office -sovelluksilla, MS Access 2007 DBMS:llä on oma ohjejärjestelmänsä. Avataksesi sen tarvitset:

1. Napsauta valikkorivin oikealla puolella olevaa painiketta (?).

2. Kirjoita "Ohje: Pääsy" -ikkunassa haluamasi ohjeosio ikkunan alareunaan tai kirjoita hakukonteksti hakupalkkiin ja paina Enter.

Tehtävä 7. Avaa MS Access 2007 -ohjejärjestelmä ja avaa Lomakkeet ja raportit -osio. Tarkista osion sisältö. Sulje ohjejärjestelmä.

Raportit, kuten lomakkeet, ovat johdettuja Access-objekteja, jotka perustuvat taulukoihin tai kyselyihin. Lomakkeet ovat kätevä työkalu tietojen nopeaan katseluun, mutta niiden päätarkoitus on tietojen syöttäminen ja muokkaaminen. Kun olet syöttänyt tiedot taulukoihin käyttämällä lomakkeita, jotka helpottavat syöttämistä, saatat haluta näyttää tiedot järjestelmällisesti. Raportteja käytetään tietojen esittämiseen kätevässä ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Tietojen tulostaminen raporttien avulla. Yleiset määräykset. Kuten kaikki Access-objektit, voit luoda raportin manuaalisesti tai käyttämällä ohjattua raporttitoimintoa (suositellaan raporttiluonnoksen luomiseen). Raportti luodaan taulukon (useita taulukoita) tai kyselyn perusteella. Uuden raportin luontiprosessi on samanlainen kuin minkä tahansa Access-objektin luominen, ts. sinun tarvitsee vain valita tietokantaobjekti Raportti – Luo ja valita sitten Uusi raportti -valintaikkunasta raportin luontitila.

Access-tietokannan suojaamiseksi se käyttää työryhmätiedostoa system.mdw (työryhmä on ryhmä käyttäjiä, jotka jakavat verkkoresursseja), johon työasemien tietokannat yhdistetään oletusarvoisesti. Työryhmätiedosto sisältää Tilit käyttäjät ja ryhmät sekä käyttäjien salasanat. Tilit Tietokantaan ja sen objekteihin voidaan myöntää käyttöoikeuksia, kun taas itse käyttöoikeudet on tallennettu tietokantaan. Access-tietokannan suojauksen varmistamiseksi sinun on luotava työryhmä käyttämällä tiedostoa - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Kun luot yksilöllisen työryhmän, määrität käyttäjänimen, organisaation nimen ja työryhmän koodin. MS Access -työryhmätiedosto sisältää seuraavat sisäänrakennetut tilit: 1. Järjestelmänvalvojat - tavallinen käyttäjätili. Nämä tietueet ovat samat kaikille Ms Accessin esiintymille; 2. Admin - järjestelmänvalvojan ryhmätili - on yksilöllinen jokaisessa työryhmätiedostossa; 3. Käyttäjät - sisältää käyttäjätilejä. Työryhmätiedoston luomiseksi sinun on poistuttava Accessista ja etsittävä työryhmätiedosto järjestelmästä tai windows-hakemiston system32-kansiosta ja luotava uusi työryhmä (digitaalisia tai kirjainmerkinnät). Järjestelmänvalvojat-ryhmässä voi olla mielivaltainen määrä käyttäjiä, mutta objektilla on aina yksi omistaja (objektin omistaja voi olla tili, joka loi objektin tai jolle sen käyttöoikeudet on siirretty). Koska Admin-tietueen lukeminen on mahdollista kaikille työryhmille ja nämä tilit ovat samat, ADMIN-käyttäjä on poistettava järjestelmänvalvojien ryhmästä, jota varten sinun on luotava uusi järjestelmänvalvojan tili ja asetettava salasana hänen tileilleen ja omistajatileille. Vain sen omistaja ja Järjestelmänvalvojat-ryhmän jäsenet voivat salata tietokannan ja purkaa sen salauksen. Salaukseen Jet käyttää RSA-algoritmia (nimetty sen keksijöiden sukunimien ensimmäisten kirjainten mukaan: Rivest, Shamir, Adelman) avaimella, joka perustuu työryhmän tunnukseen. Tietokannan salauksella on kaksi negatiivista sivuvaikutusta. Ensinnäkin sen suorituskyky heikkenee - Microsoftin arvioiden mukaan 10-15 prosenttia. Toiseksi, salattua tietokantaa ei voi pakata sellaisilla ohjelmilla kuin PKZip, LHA, Stacker ja DriveSpace. Tarkemmin sanottuna voit pakata sen, mutta siinä ei ole mitään järkeä - sen koko pienenee hieman. Käyttäjien käyttöoikeuksien erottelu Käyttöoikeuksia kutsutaan eksplisiittisiksi, jos ne kuuluvat käyttäjätilille tai ne on määritetty käyttäjätilille.

Esimerkki tietosuojan luomisesta MS Accessissa:

Kuva 4 Tietosuojan luominen

Raporttien luominen MS Access DBMS:ssä. Raportointidokumentaation laatiminen MS Accessilla. Projektien suojaus MS Access DBMS:llä.

Tietokannan turvajärjestelmän on varmistettava tietokannan fyysinen eheys ja suojaus luvattomalta tunkeutumiselta sisällön lukemista ja tietojen muuttamista varten. Tietokannan suojaus toteutetaan kahdella tasolla: - salasanatasolla; -tasolla käyttäjä (käyttäjätilien ja tunnistettujen kohteiden suojaaminen). Access-tietokannan suojaamiseksi se käyttää työryhmätiedostoa system.mdw (työryhmä on ryhmä käyttäjiä, jotka jakavat verkkoresursseja), johon työasemien tietokannat yhdistetään oletusarvoisesti. Työryhmätiedosto sisältää käyttäjä- ja ryhmätilit sekä käyttäjien salasanat. Tileille voidaan myöntää pääsyoikeudet tietokantaan ja sen objekteihin, kun taas itse käyttöoikeudet tallennetaan tietokantaan. Access-tietokannan suojauksen varmistamiseksi sinun on luotava työryhmä käyttämällä tiedostoa - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Kun luot yksilöllisen työryhmän, määrität käyttäjänimen, organisaation nimen ja työryhmän koodin. MS Access -työryhmätiedosto sisältää seuraavat sisäänrakennetut tilit: 1. Järjestelmänvalvojat - tavallinen käyttäjätili. Nämä tietueet ovat samat kaikille Ms Accessin esiintymille; 2. Admin - järjestelmänvalvojan ryhmätili - on yksilöllinen jokaisessa työryhmätiedostossa; 3. Käyttäjät - sisältää käyttäjätilejä. Jos haluat luoda työryhmätiedoston, sinun on poistuttava Accessista ja etsittävä työryhmätiedosto järjestelmästä tai system32-kansiosta Windows-hakemistosta ja luotava uusi työryhmä (voi olla enintään 20 numeroa tai kirjainta).

Esimerkki raporttien luomisesta MS Accessissa:

Kuva 5 Raporttien luominen

PÄÄTELMÄ

Opetusharjoituksen aikana YLÖS 04.01. Ja YLÖS 04.02. Vahvistin tietoni seuraavilla aloilla: MDK 04.01. "Työskentely tietokoneen ja PC-laitteiston kanssa" ja MDK 04.02. "Työskennellä ohjelmisto Tietokoneet ja PC:t." Toistin sellaisia materiaaleja kuin: ulkoinen tietokonearkkitehtuuri, laitteiden liittäminen, ohjelmien ja rajapintojen asettaminen, työskentely muokkausohjelmat jne.

Käytännössä tutkittiin ja kuvailtiin seuraavia aiheita:

1. Luo esitys

Suosittuja luokassa: