Règlement d'utilisation du courrier électronique d'entreprise. Aspects juridiques du contrôle des e-mails. Félicitations pour la Journée du savoir

3.1. Le courrier électronique est utilisé pour l'échange d'informations officielles au sein du SI de l'Organisation (mail interne) et des réseaux publics (mail externe) sous forme de messages et de documents électroniques dans en format électronique.

3.2. Pour assurer le fonctionnement de la messagerie électronique, il est permis d'utiliser un logiciel commercial inclus dans le registre des logiciels approuvés et spécifié dans le PC Passport.

3.3. Le fonctionnement du service de messagerie est assuré par des spécialistes du service informatique.

3.4. L'accès des salariés de l'Organisation à la messagerie interne est assuré lorsque le poste de travail est connecté au SI de l'Organisation. L'accès des employés de l'Organisation à la messagerie électronique externe est assuré lorsque le poste de travail est connecté à Internet.

3.5. Lorsque vous utilisez le courrier électronique, vous devez :

3.5.1. Se conformer aux exigences de ce règlement.

3.5.2. Utilisez le courrier électronique uniquement pour effectuer vos tâches professionnelles.

3.5.3. Avant d'envoyer un message, vérifiez que l'adresse email du destinataire est correctement renseignée.

3.5.4. Informer les administrateurs IP de tout fait de violation des exigences du présent règlement.

3.6. Lors de l'utilisation du courrier électronique, il est interdit :

3.6.1. Utilisez le courrier électronique à des fins personnelles.

3.6.3. Envoyez des e-mails contenant :

3.6.3.1. Les informations confidentielles ainsi que les informations constituant un secret commercial, sauf lorsque cela fait partie des fonctions officielles de l’expéditeur et que le mode de transmission est sûr, convenu au préalable avec les administrateurs IP.

3.6.3.2. Informations, en tout ou en partie, protégées par le droit d'auteur ou d'autres droits, sans l'autorisation du propriétaire.

3.6.3.3. Informations, fichiers ou logiciels susceptibles de perturber ou de limiter la fonctionnalité de tout logiciel ou matériel, ainsi que de fournir un accès non autorisé, ainsi que des liens vers les informations ci-dessus.

3.6.3.4. Informations menaçantes, diffamatoires, obscènes, ainsi que informations insultant l'honneur et la dignité d'autrui, documents incitant à la haine ethnique, incitant à la violence, appelant à des activités illégales, etc.

3.6.5. De votre propre initiative, envoyez (y compris en masse) des messages électroniques (si l'envoi n'est pas lié à l'exercice de fonctions officielles).

3.6.6. Utilisez votre adresse e-mail pour vous abonner à des newsletters périodiques contenant des documents provenant d'Internet non liés à l'exercice de fonctions officielles.

3.6.7. Publiez votre adresse e-mail, ou l'adresse e-mail d'autres employés de l'Organisation sur les ressources Internet publiques (forums, conférences, etc.).

3.6.8. Donner aux salariés de l'Organisation (à l'exception des administrateurs du SI) et aux tiers l'accès à leur boîte aux lettres électronique.

3.6.9. Chiffrez les messages électroniques sans l’approbation préalable des administrateurs du SI.

3.6.10. Redirigez les e-mails des boîtes aux lettres personnelles vers les boîtes aux lettres d'entreprise.

3.7. L'organisation se réserve le droit d'accéder aux messages électroniques des employés à des fins d'archivage et de stockage centralisé, ainsi que de contrôler le respect des exigences du présent règlement.

3.8. Si un employé de l'Organisation est soupçonné d'utilisation abusive du courrier électronique, un audit interne est lancé, mené par une commission dont la composition est déterminée par le chef de l'Organisation.

3.9. Sur la base des circonstances clarifiées, un rapport d'enquête sur l'incident est établi et soumis au Chef de l'unité structurelle pour prendre des mesures conformément aux réglementations locales de l'Organisation et à la législation en vigueur. Le rapport d'enquête sur l'incident et les informations sur les mesures prises font l'objet d'un transfert au service informatique.

3.10. Tous les messages et documents électroniques transmis par courrier électronique sont soumis à une vérification obligatoire de l'absence de logiciels malveillants.

Bonjour! La situation est la suivante : un salarié, en temps de travail, a utilisé la messagerie professionnelle d'un ordinateur de travail à des fins personnelles. Lors de la vérification des informations transmises, le fait de la divulgation d'informations commerciales a été révélé. L'employé a été licencié. L'accès à la messagerie est bloqué. Par la suite, l'employée nous a contacté avec une déclaration exigeant l'accès au courriel, car il contenait ses renseignements personnels et sa correspondance. Sommes-nous obligés de donner au salarié accès au courrier ou avons-nous le droit de le refuser.

• Question : n° 2631 en date du : 26/04/2016.

Essentiellement la question posée Nous rapportons ce qui suit.

Dans l'art. 22 du Code du travail de la Fédération de Russie énumère les droits et obligations fondamentaux de l'employeur, notamment : l'obligation de fournir le travail stipulé par le contrat de travail ; fournir aux employés l'équipement et les autres moyens nécessaires à l'exercice de leurs fonctions ; familiariser les salariés, contre signature, avec les réglementations locales adoptées directement liées à leurs activités de travail ; exiger des employés qu’ils accomplissent leurs tâches.

En vertu de l'art. 21 du Code du travail de la Fédération de Russie, un employé a droit à un lieu de travail qui répond aux exigences réglementaires de l'État en matière de protection du travail et aux conditions stipulées par la convention collective et est tenu de remplir consciencieusement les tâches qui lui sont confiées par le contrat de travail. .

Conformément à l'art. 209 du Code du travail de la Fédération de Russie, le lieu de travail d'un employé s'entend comme un endroit où l'employé doit se trouver ou où il doit arriver dans le cadre de son travail et qui est directement ou indirectement sous le contrôle de l’employeur. Un lieu de travail peut faire partie de l'espace dans lequel un ou plusieurs employés exercent des fonctions de travail (clarifications du ministère russe du Travail).

Selon l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, le temps de travail s'entend comme le temps pendant lequel un employé, conformément au règlement intérieur du travail et aux termes du contrat de travail, doit exercer ses fonctions de travail.

Ainsi, de votre part (l'employeur) toutes les mesures nécessaires ont été prises pour fournir au salarié tous les outils nécessaires au travail, notamment un ordinateur et un accès à la messagerie électronique de l'entreprise. Le droit d’utiliser le matériel de l’employeur doit être reflété dans le contrat de travail ou dans un acte local, et ce matériel est la propriété de l’employeur. La question de l’accès aux équipements de l’employeur doit être tranchée par l’employeur lui-même.

Par conséquent, fournir à un employé l’accès à la messagerie électronique de l’entreprise est un droit de l’employeur et non une obligation. Étant donné que le courrier électronique d'entreprise n'est pas destiné à la communication personnelle entre les employés et que le propriétaire du courrier électronique d'entreprise boites aux lettres est un employeur, refuser à un employé l’accès au courrier de l’entreprise ne viole pas les droits de l’employé.

Attention! Les informations fournies dans l’article sont à jour au moment de la publication.

"Officier du personnel. Gestion des dossiers du personnel", 2010, N 10

Échantillon approximatif

Annexe n°5

La politique de courrier électronique est un élément essentiel de la politique à l’échelle de l’entreprise. sécurité des informations et indissociable de celui-ci. L'email est la propriété de l'entreprise et peut être utilisé seulementà des fins officielles. L'utilisation du courrier électronique à d'autres fins est strictement interdite. Le contenu de la boîte aux lettres électronique d'un salarié peut être vérifié sans préavis à la demande du supérieur immédiat ou supérieur.

Quand on travaille avec système d'entreprise Il est interdit d’envoyer des e-mails aux salariés de l’entreprise :

• utiliser l'adresse courrier d'entreprise pour l'enregistrement des abonnements, sans accord préalable des collaborateurs de la DIT ;
• publier votre adresse ou celles d'autres salariés de l'entreprise sur des ressources Internet publiques (forums, conférences, etc.) ;
• envoyer des messages avec des fichiers joints dont le volume total dépasse 5 mégaoctets ;
• ouvrir les fichiers joints aux messages entrants sans les analyser au préalable avec des outils antivirus, même si l'expéditeur de la lettre est bien connu ;
• effectuer des envois massifs de messages électroniques (plus de 10) à des destinataires externes sans leur consentement. Ces actions sont classées comme spam et sont illégales ;
• effectuer des envois massifs de messages publicitaires sans l'accord préalable des employés du DIT ;
• l'envoi par courrier électronique de documents contenant des virus ou d'autres codes informatiques, fichiers ou programmes conçus pour perturber, détruire ou limiter la fonctionnalité de tout équipement ou programme informatique ou de télécommunication en vue d'un accès non autorisé, ainsi que Numéros de série au commercial produits logiciels et programmes pour leur génération, identifiants, mots de passe et autres moyens permettant d'obtenir un accès non autorisé à des ressources payantes sur Internet, ainsi que des liens vers les informations ci-dessus ;
• distribution de matériel protégé par le droit d'auteur affectant tout brevet, marque commerciale, secret commercial, droit d'auteur ou autres droits de propriété et/ou droit d'auteur et droits connexes d'un tiers ;
• diffuser des informations dont le contenu et la direction sont interdits par la législation internationale et russe, y compris des documents contenant des informations préjudiciables, menaçantes, diffamatoires, obscènes, ainsi que des informations insultant l'honneur et la dignité d'autrui, des documents contribuant à inciter à la haine nationale, inciter à la violence, appeler à commettre des activités illégales, y compris expliquer la procédure à suivre pour utiliser des explosifs et d'autres armes, etc. ;
• diffuser des informations accès limité, représentant un secret commercial ;
• fournissez à quiconque un mot de passe pour accéder à votre boîte aux lettres.

Je suis d'accord avec ces règles