Subdiv jelentés Jelentések készítése a Microsoft Access adatbázisban. Jelentés létrehozása adatbázis-objektumként

1. Alapvető információk a jelentésekről.

2. MS Access DBMS eszközök jelentések készítéséhez.

3. Jelentés készítése Tervezés módban.

3.1. Jelentésoldal opciók beállítása

3.2. Jelentés szerkezete

3.3. Jelentés formázása

Az MS Access DBMS-ben nyomtatott dokumentum beszerzéséhez több lehetőség áll rendelkezésre:

Táblázat nyomtatása táblázat módban (az összes rekord vagy a szűrési feltételeknek megfelelő rekord megjelenítése táblázat formájában);

Lekérdezési rekordok készletének nyomtatása táblázat nézetben;

Nyomtasson ki egy űrlapot Űrlap módban vagy Táblázat módban;

Nyomtassa ki a jelentést.

1. Alapvető információk a jelentésekről

Jelentés– egy testreszabható párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a képernyőre, nyomtatóra vagy fájlra való kimenetre szánt adatok formázott megjelenítésének megszervezését. MS DBMS-ben Jelentések elérése adatbázis objektumok.

A jelentések a legjobb módja az adatbázis-információk nyomtatott dokumentumban való megjelenítésének. Más eszközökhöz képest adatkimenet a nyomtatáshoz a jelentések két alapvető előnnyel rendelkeznek:

– bőséges lehetőséget biztosítanak a részösszegek és végösszegek csoportosítására, rendezésére és kiszámítására nagy készletek nyilvántartások (számítások végezhetők csoportonként, több csoportonként és a jelentés egészére);

– lehetővé teszi az adatok szabványos dokumentum-űrlapokhoz közeli formában történő kiadását.

A jelentéskészítés szakaszai.

Az első szakaszban papíron kidolgozzák a jövőbeli jelentés elrendezését. Ugyanakkor jelzi: melyik táblából vagy lekérdezésből kell adatokat megjeleníteni, meghatározásra kerül az adatok csoportosítási és rendezési szintjei, mely mezőket kell megjeleníteni a jelentésben, és milyen vezérlőkkel jelenítik meg az adatokat. , szükség van-e kalkulált mezőkre, mely grafikai elemeket fogjuk használni a professzionális megjelenéshez.

A következő szakaszban a jelentést egy DBMS segítségével állítják össze.

2. DBMS eszközökKISASSZONY Hozzáférésjelentés létrehozásához

Ha új jelentést szeretne létrehozni az MS Access DBMS-ben, lépjen az adatbázis ablak fülére Jelentésekés kattintson a gombra Teremt . A megjelenő párbeszédpanelen Új jelentés(10.1. ábra) válasszon egy jelentéskészítő eszközt.

A párbeszédpanel listájában felsorolt ​​összes eszköz Új jelentés, három fő csoportra osztható:

– eszközök az automatikus jelentéskészítéshez (Autoreport: oszlop, Autoreport: szalag);

– jelentéskészítő varázslók (Jelentésvarázsló, Diagramvarázsló és Levelezési címkék);

– riportkészítő tervező.

10.1. ábra. Új jelentés párbeszédpanel

Az automatikus jelentéskészítő eszközök lehetővé teszik, hogy a kiválasztott adatforrás: tábla vagy lekérdezés alapján megfelelő típusú jelentést készítsen.

A jelentéskészítő varázslók lehetővé teszik, hogy jelentéseket hozzon létre párbeszéd módban a felhasználóval. A varázslók segítségével létrehozhat adatforrást egy jelentéshez, kiválaszthatja az adatmegjelenítés típusát, meghatározhat mezőket csoportosításhoz, rendezéshez és összegzéshez, kiválaszthatja a csoport összesítő függvényeit, meghatározhatja a jelentés elrendezését és tervezési stílusát, valamint beállíthatja a jelentés nevét. jelentés.

A jelentéstervező a fő eszköz, amely lehetővé teszi bármilyen bonyolultságú jelentés manuális létrehozását. A jelentés típusa és tartalma a jelentéskészítő képzettségétől függ.

Általában automatikus jelentéskészítő eszközöket vagy varázslókat használnak a jelentés prototípusának létrehozására, a jelentéstervező pedig a jelentés professzionális megjelenésére való csiszolására.

A jelentésekkel való munka három módban történhet: módban, módban és módban.

A mód a jelentés generálására és a rekordok forrásából származó összes adat képernyőn való megjelenítésére szolgál, a mód pedig az adatforrás több rekordjából származó adatok mechanikus helyettesítése alapján gyors jelentés generálására szolgál (a mintavételi és rendezési kritériumokat figyelmen kívül hagyja ), a mód a jelentés struktúrájának létrehozására és módosítására szolgál. A jelentéssel való munkamód megváltoztatásához használja a gombot Kilátás az eszköztáron Jelentéstervező vagy hasonló menüparancs Kilátás.

3. Jelentés készítése Tervezés módban

Jelentés létrehozásához módban a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Állítsa be az oldalparamétereket.

2. Válassza ki vagy hozzon létre egy rekordforrást a jelentéshez.

3. Határozza meg a csoportosítás és rendezés szintjeit!

4. Helyezze el a rekord forrás mezőit a jelentésben.

5. Adjon hozzá számított és ingyenes vezérlőket.

6. Konfigurálja a vezérlőelemek és a jelentésszakaszok tulajdonságait.

7. Formázza meg a jelentést a professzionális megjelenés érdekében.

3.1. Jelentésoldal opciók beállítása

A jelentés fő célja az adatbázisból származó információk formázott (papírdokumentum formájához közeli) nyomtatása. Ezért a jelentés tervezése előtt (vezérlőelemek elhelyezése a jelentésben) be kell állítani a jelentésoldal paramétereit (nyomtatót kell választani, meghatározni a lap méretét és tájolását, be kell állítani a margóméreteket stb.).

Ha nincs fizikai nyomtató, akkor programozottan kell telepítenie a nyomtatót a parancs segítségével operációs rendszer Indítás | Beállítás | Nyomtatók | A nyomtató telepítése.

A jelentésoldal paramétereinek konfigurálásához futtassa a parancsot Fájl | Oldalbeállítások…. Párbeszéd ablak Oldalbeállításokábra mutatja be a 10.2.

Oldal fül (a) Mezők fül (b)

10.2. ábra. Oldalbeállítás párbeszédpanel

Az oldalbeállítások minden jelentéshez konfigurálva vannak.

Ha lehetséges a jelentések kiadása különböző nyomtatókra, akkor a párbeszédpanelen Oldalbeállítások a lapon oldal Kiválaszthatja a kívánt nyomtató típusát. Párbeszéd ablak Nyomtató kiválasztásaábrán mutatjuk be a 10.3.

10.3. ábra. Válassza a Nyomtató párbeszédpanelt

Az egyéb oldalparaméterek a kiválasztott nyomtató típusától függenek (lásd: 10.2. ábra): maximális papírformátum és -méret, minimális margóméretek, papíradagolás típusa.

A jelentés színe a kiválasztott nyomtató típusától és tulajdonságainak beállításaitól függ: színes vagy fekete-fehér kimenet.

3.2. Jelentés szerkezete

A riport felépítése módban a 10.4. Minden jelentésnek a következő szakaszai vannak:

– jelentés címe(csak a beszámoló 1. lapján (címlapon) jelenik meg, és tartalmazhatja a beszámoló nevét, céglogóját, a vállalkozás jogi címét stb.);

– oldal fejléce(minden oldal tetején jelenik meg, és tartalmazhat címsorokat, nyomtatási dátumot, oldalszámot stb.);

– adatterület(lekérdezés vagy tábla mezőinek megjelenítésére tervezték - a jelentés rekordjainak forrása);

– lábléc(minden oldal alján jelenik meg, és tartalmazhat címsorokat, nyomtatási dátumot, oldalszámot stb.);

– jelentési jegyzet(csak a jelentés utolsó lapján jelenik meg, és tartalmazhat végső számításokat, következtetéseket a jelentésről stb.).

Az összes felsorolt ​​szakasz közül a szükséges szakasz az adatterület.

A jelentés címe és a jelentés megjegyzés szakasza egyszerre jelenik meg/elrejti az ablakban. Ugyanez a megjelenítés/elrejtés elve vonatkozik a fejléc- és láblécrészekre is (lásd 10.4. ábra).

A rekordok csoportosításánál minden csoporthoz hozzáadható a jelentésablak (lásd 10.4. ábra), és a jelentésekben akár 10 csoportosítási és rendezési szint definiálható, egymástól függetlenül a következő szekciók:

– csoportfejléc(mindegyik elején megjelenik új csoportés tartalmazhat egy mezőt, amely alapján csoportosítás történik);

– csoportjegyzet(minden csoport végén megjelenik, és tartalmazhatja a csoportok összesítését).

Bármely jelentésszakasz területének magasságát az egérrel módosíthatja, ha a szakasz alját felfelé vagy lefelé húzza.

A jelentés szélessége a kiválasztott papírméret, laptájolás és a nyomtatott margóméretek alapján kerül beállításra.

A 10.1. táblázatban látható egy példa az A4-es papír jelentésszélességének meghatározására.

10.1. táblázat

A jelentés szélessége nem haladhatja meg a számított méretet, mivel a jelentésben megjelenő információ több oldalra oszlik.

A jelentés szélességét az egérrel módosíthatja, ha a jelentés jobb oldali szegélyét balra vagy jobbra húzza.

Csakúgy, mint az űrlapon, beillesztheti különféle elemek vezérlők: csatolt, kiszámított és ingyenes. A számított jelentésmezőkben lévő kifejezések ugyanazok a szabályok szerint vannak kialakítva, mint az űrlapoknál:

= [Ár] * [Mennyiség]

SZUM([költség]

Vezetéknév & " " & Left(First Name; 1) & "."

Vezérlőelem használata Alűrlap/jelentés Aljelentéseket ágyazhat be a fő jelentésbe.

Tulajdonságok adhatók meg minden egyes vezérlőhöz, szakaszhoz és jelentés egészéhez.

Jelentés generált Megrendelőlap módban és üzemmódban a 10.5.

10.5. ábra. Rendelési űrlap jelentés Tervezési módban (a) és Előnézet módban (b)

10.6. ábra. Tulajdonságok ablak a SequentialNumber mezőhöz

Az egyes csoportok (megrendelőlapok) külön oldalon történő megjelenítéséhez be kell állítani a szakasz tulajdonságai ablakot Megjegyzés a "Rendelési kód" csoportból a lapon Elrendezés ingatlan érték Az oldal vége: A szakasz után(10.7. ábra).

10.5. ábra. Tulajdonságok ablak a NoteGroups1 szakaszhoz

3.3. Jelentés formázása

A jelentésablak egyik eleme az eszköztár Űrlap/jelentés formátuma, amely gombokat és legördülő listákat tartalmaz, amelyek megkönnyítik a formázási lehetőségek kiválasztását (szín, betűtípus, vonalvastagság, igazítási mód stb.).

A formázás azt is jelenti, hogy vezérlőelemeket helyezünk el a jelentésszakaszokba, igazítsuk a vezérlőket, módosítsuk a vezérlők méretét és állítsuk be a vezérlők közötti távolságot. E műveletek végrehajtásához használhatja az egeret vagy a menüparancsokat Formátum (Igazítsa..., Méret…, Függőleges térköz...És Vízszintes térköz...).

A jelentésformázási műveletek gyors végrehajtásához testreszabhatja az eszköztárat Űrlap/jelentés formátuma a menü gombjainak rámásolásával Formátum.

Jelentés a képernyőn, nyomtatásban vagy fájlban megjelenített adatok formázott megjelenítése. Lehetővé teszik az adatbázisból a szükséges információk kinyerését és közérthető formában történő bemutatását, valamint bőséges lehetőséget biztosítanak az adatok összegzésére, elemzésére. Táblázatok és lekérdezések nyomtatásakor az információk gyakorlatilag abban a formában jelennek meg, ahogyan tárolják. Gyakran van szükség arra, hogy az adatokat hagyományos megjelenésű és könnyen olvasható jelentések formájában mutassák be. A részletes jelentés tartalmazza a táblázatból vagy lekérdezésből származó összes információt, de fejléceket is tartalmaz, és fejlécekkel és láblécekkel ellátott oldalakra van felosztva.

Jelentés szerkezete Tervezési módban

A Microsoft Access egy lekérdezésből vagy táblázatból származó adatokat jelenít meg egy jelentésben, és szöveges elemeket ad hozzá a könnyebb olvashatóság érdekében. Ezek az elemek a következők:

1. Címsor. Ez a rész csak a jelentés első oldalának tetejére kerül nyomtatásra. Olyan adatok kiadására szolgál, mint például a jelentés címének szövege, dátum vagy dokumentumszöveg-kimutatás, amelyeket egyszer ki kell nyomtatni a jelentés elejére. Jelentéscímterület hozzáadásához vagy eltávolításához válassza a Jelentés címe/Megjegyzés parancsát a Nézet menüben.

2. Fejléc. Olyan adatok megjelenítésére szolgál, mint az oszlopfejlécek, dátumok vagy oldalszámok a jelentés minden oldalának tetejére nyomtatva. Fejléc hozzáadásához vagy eltávolításához válassza a Nézet menü Fejléc és lábléc menüpontját. A Microsoft Access egyidejűleg fejlécet és láblécet is hozzáad. Az egyik fejléc és lábléc elrejtéséhez a Height tulajdonságot 0-ra kell állítani.

3. Az oldal fejléce és lábléce között található adatterület. A jelentés fő szövegét tartalmazza. Ez a szakasz a jelentés alapjául szolgáló tábla vagy lekérdezés egyes rekordjaihoz nyomtatott adatokat jeleníti meg. A vezérlőelemek adatterületen történő elhelyezéséhez használja a mezők listáját és egy eszköztárat. Az adatterület elrejtéséhez a szakasz Height tulajdonságát 0-ra kell állítani.

4. Lábléc. Ez a rész minden oldal alján megjelenik. Az egyes jelentésoldalak aljára nyomtatott adatok, például összegek, dátumok vagy oldalszámok megjelenítésére szolgál.

5. Megjegyzés. Adatok, például következtetési szöveg, végösszeg vagy felirat kiadására szolgál, amelyeket egyszer ki kell nyomtatni a jelentés végén. Bár a jelentés Megjegyzés szakasz a jelentés alján található Tervező nézetben, az oldal lábléce fölé kerül kinyomtatásra utolsó oldal jelentés. Jelentésfeljegyzési terület hozzáadásához vagy eltávolításához válassza a Jelentés címe/Jelentésjegyzetek parancsát a Nézet menüben. Microsoft Access egyidejűleg hozzáadja és eltávolítja a jelentés címét és megjegyzési területeit

Jelentéskészítés módszerei

A Microsoft Accessben jelentéseket készíthet különböző utak:

1. Konstruktor

2. Jelentésvarázsló

3. Automatikus jelentés: oszlopba

4. Automatikus jelentés: szalag

5. Diagram varázsló

6. Postacímkék

A varázsló lehetővé teszi jelentések létrehozását rekordok csoportosításával, és ez a legegyszerűbb módja a jelentések létrehozásának. A kiválasztott mezőket a jelentésbe helyezi, és hat jelentésstílust kínál. A varázsló befejezése után az eredményül kapott jelentés Tervezés módban módosítható. Az Automatikus jelentés funkció segítségével gyorsan készíthet jelentéseket, majd módosíthat rajtuk.

Automatikus jelentés létrehozásához a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Az adatbázis ablakban kattintson a Jelentések fülre, majd kattintson a Létrehozás gombra. Megjelenik az Új jelentés párbeszédpanel.

2. Válassza ki az Automatikus jelentés: oszlopot vagy az Automatikus jelentés: szalag elemet a listában.

3. Az adatforrás mezőben kattintson a nyílra, és válasszon ki egy táblát vagy lekérdezést adatforrásként.

4. Kattintson az OK gombra.

5. Az Automatikus jelentés varázsló létrehoz egy automatikus jelentést egy oszlopban vagy sávban (a felhasználó választása szerint), és megnyitja azt Előnézet módban, amely lehetővé teszi, hogy megtekinthesse, hogyan fog kinézni a jelentés nyomtatáskor.

GYAKORLATI MUNKA 6. sz

Alkalmazott szoftverÁltalános rendeltetésű:

Adattárolás és feldolgozás WS-ben Irodai hozzáférés 2003

Téma: JELENTÉSEK KÉSZÍTÉSE MS ACCESS DBMS-ben.

Az óra célja. Tanul információs technológia jelentések létrehozása a DBMS-ben. Jelentések generálása adatbázis táblákról...
Eszközök. PC IBM PC, MS Access program.
FELADATOK

1. Feladat. Készítsen automatikus jelentést. a „Szállítók” táblázat szerint.

Működési eljárás.

1. Nyissa meg a programot Microsoft DBMS Nyissa meg és nyissa meg a létrehozott adatbázist.
Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések. Lépjen be a menübe Referencia, tanulmányozza a „Jelentés készítése” részt.

2. Hozzon létre egy automatikus jelentést (egy oszlopban) a „Szállítók” táblázathoz.

Rövid információ. A rekordforrás és az elrendezés (oszlop, szalag) kiválasztása után az AutoReport létrehoz egy jelentést, amely felhasználja a rekordforrás összes mezőjét, és alkalmazza az utoljára használt automatikus formázást.

Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések. Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki az „Autoreport:tape” jelentéstípust (1. ábra).

Adatforrásként válassza a Kulturális program táblát.
Kattintson az OK gombra, és várja meg, amíg az Automatikus jelentéskészítés varázsló befejeződik.

3. Tekintse meg a jelentést előnézeti módban. Menjen módba Konstruktőrés nézze meg, hogyan néz ki a jelentés ebben a módban.

Mentse el a jelentést Szállítóként.

2. feladat. Hozzon létre egy jelentést a „Termékek” tábláról a Jelentéskészítő varázsló segítségével.

Rövid információ. A varázsló részletes kérdéseket tesz fel a rekordforrásokról, a mezőkről, az elrendezésről, a szükséges formátumokról, és a válaszok alapján jelentést készít.

Működési eljárás.

Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések.
Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki a jelentéskészítés típusát „Jelentésvarázsló”.

Adatforrásként válassza ki a „Termékek” táblázatot, válassza ki a mezőket TermékleírásÉs Ár(2. ábra), mező szerinti rendezés beállítása Ár, elrendezés típusa - oszlopos.

Rizs. 2.
Előnézet.
A jelentés hozzávetőleges képe a 3. ábrán látható.

Mentse el a jelentést „Termékek” néven.

Rizs. 3.
[U]3. feladat: Készítsen jelentést módbanKonstruktőr a „Cég fióktelepe” táblázat szerint.

módban Konstruktőr hozzon létre egy jelentést a „Cég fióktelepe” táblázatban „Létszámtáblázat” címmel és mezőkkel Vezetéknév, Keresztnév, Értékelés.

A jelentésben adja meg az össz- és átlagértéket, valamint a mező maximális és minimális értékét Licit.

Működési eljárás.

1. Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések.
Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki a jelentéskészítés típusát − Konstruktőr.
Adatforrásként válassza a „Vállalati fióktelep” táblát.

2. Adjon hozzá egy jelentés címet és megjegyzést ( View/Title-Note).
A régióba Fejléc gombbal írja be a „Személyzeti táblázat” feliratot Felirat(Ahh) eszköztár.

Írja a címet Arial betűtípussal, 16 félkövér, dőlt betűvel (4. ábra).

3. A fejlécben címkézze fel a mezőneveket az alapértelmezett betűtípussal. Helyezze a mezőneveket egy sorba.

4. Az adatterületen a mezőket ennek megfelelően helyezze el a nevük alá (kényelmesebb a mezők listájából venni).

5. A jelentésben a gombbal írjon be új mezőket Terület(ab).
Adja meg a mezőneveket Összesen:, Átlagdíj, Maximális díj és Minimális díj.
Adja meg a számítási képleteket az ábra szerint. 4.

a mező kiszámításához Teljes belép = Összeg ([Ajánlat])

a mező kiszámításához Átlagos arány belép = Átl.([Ajánlat])

a mező kiszámításához Maximális tét belép = Max ([Ajánlat])

a mező kiszámításához Minimális ajánlat belép = Minimális ([árfolyam])

Rizs. 4.
Nézze meg a kész jelentést módban Előnézet. Mentse el a jelentést "Személyzeti ütemterv" néven.
4. feladat. Hozzon létre levelezési címkéket a „Vállalati alkalmazottak” táblázat szerint.

Működési eljárás.
1. Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések.
Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki a jelentés típusát - „Levelezési címkék”.
Adatforrásként válassza a „Vállalati alkalmazottak” táblát.

Téma 2.3. Prezentációs szoftverek és irodai programozási alapismeretek

Téma 2.4. Adatbázis-kezelő rendszerek és szakértői rendszerek

2.4.11. Képzési adatbázis "Training_students" fő gomb űrlappal - Letöltés

DBMS és szakértői rendszerek

2.4. Adatbázis-kezelő rendszerek és szakértői rendszerek

2.4.6. Jelentés létrehozása adatbázis-objektumként

Jelentés a képernyőn, nyomtatásban vagy fájlban megjelenített adatok formázott megjelenítése.

Lehetővé teszik az adatbázisból a szükséges információk kinyerését és közérthető formában történő bemutatását, valamint bőséges lehetőséget biztosítanak az adatok összegzésére, elemzésére.

Táblázatok és lekérdezések nyomtatásakor az információk gyakorlatilag abban a formában jelennek meg, ahogyan tárolják. Gyakran van szükség arra, hogy az adatokat hagyományos megjelenésű és könnyen olvasható jelentések formájában mutassák be. A részletes jelentés tartalmazza a táblázatból vagy lekérdezésből származó összes információt, de fejléceket is tartalmaz, és fejlécekkel és láblécekkel ellátott oldalakra van felosztva.

2.4.6.1. Jelentés szerkezete Tervezési módban

A Microsoft Access egy lekérdezésből vagy táblázatból származó adatokat jelenít meg egy jelentésben, és szöveges elemeket ad hozzá a könnyebb olvashatóság érdekében.

Ezek az elemek a következők:

1. Cím. Ez a rész csak a jelentés első oldalának tetejére kerül nyomtatásra. Olyan adatok kiadására szolgál, mint például a jelentés címének szövege, dátum vagy dokumentumszöveg-kimutatás, amelyeket egyszer ki kell nyomtatni a jelentés elejére. Jelentéscímterület hozzáadásához vagy eltávolításához válassza a Jelentés címe/Megjegyzés parancsát a Nézet menüben.
2. Oldalfejléc. Az egyes jelentésoldalak tetejére nyomtatott adatok, például oszlopfejlécek, dátumok vagy oldalszámok megjelenítésére szolgál. Fejléc hozzáadásához vagy eltávolításához válassza a Nézet menü Fejléc és lábléc menüpontját. A Microsoft Access egyidejűleg fejlécet és láblécet is hozzáad. Az egyik fejléc és lábléc elrejtéséhez a Height tulajdonságot 0-ra kell állítani.
3. Az oldal fejléce és lábléce között található adatterület. A jelentés fő szövegét tartalmazza. Ez a szakasz a jelentés alapjául szolgáló tábla vagy lekérdezés egyes rekordjaihoz nyomtatott adatokat jeleníti meg. A vezérlőelemek adatterületen történő elhelyezéséhez használja a mezők listáját és egy eszköztárat. Az adatterület elrejtéséhez a szakasz Height tulajdonságát 0-ra kell állítani.
4. Lábléc. Ez a rész minden oldal alján megjelenik. Az egyes jelentésoldalak aljára nyomtatott adatok, például összegek, dátumok vagy oldalszámok megjelenítésére szolgál.
5. Jegyzet. Adatok, például következtetési szöveg, végösszeg vagy felirat kiadására szolgál, amelyeket egyszer ki kell nyomtatni a jelentés végén. Bár a jelentés Megjegyzés rész a jelentés alján található Tervező nézetben, a jelentés utolsó oldalán az oldalláb fölé kerül kinyomtatásra. Jelentésfeljegyzési terület hozzáadásához vagy eltávolításához válassza a Jelentés címe/Jelentésjegyzetek parancsát a Nézet menüben. A Microsoft Access egyidejűleg hozzáadja és eltávolítja a jelentés címét és megjegyzési területét.

2.4.6.2. Jelentéskészítés módszerei

A Microsoft Accessben többféleképpen készíthet jelentéseket:

1. Konstruktőr.
2. Jelentésvarázsló.
3. Automatikus jelentés: oszlopba.
4. Automatikus jelentés: szalag.
5. Diagram varázsló.
6. Postai címkék.

Rizs. 1.

A varázsló lehetővé teszi jelentések létrehozását rekordok és reprezentációk csoportosításával a legegyszerűbb módja jelentések készítése. A kiválasztott mezőket a jelentésbe helyezi, és hat jelentésstílust kínál. A varázsló befejezése után az eredményül kapott jelentés Tervezés módban módosítható. Az Automatikus jelentés funkció segítségével gyorsan készíthet jelentéseket, majd módosíthat rajtuk.

Automatikus jelentés létrehozásához a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Az adatbázis ablakban kattintson a Jelentések fülre, majd kattintson a Létrehozás gombra. Megjelenik az Új jelentés párbeszédpanel.
2. Válassza ki az Automatikus jelentés: oszlopot vagy az Automatikus jelentés: csík elemet a listában.
3. Az adatforrás mezőben kattintson a nyílra, és válassza ki a Táblázat vagy a Lekérdezés adatforrást.
4. Kattintson az OK gombra.
5. Az Automatikus jelentés varázsló létrehoz egy automatikus jelentést egy oszlopban vagy sávban (a felhasználó választása szerint), és megnyitja azt Előnézet módban, amely lehetővé teszi, hogy megnézze, hogyan fog kinézni a jelentés kinyomtatott állapotban.
6. A Fájl menüben kattintson a Mentés parancsra. A Mentés ablakban a Jelentés neve mezőben adja meg a jelentés nevét, majd kattintson az OK gombra.

A jelentés megjelenítési léptékének módosítása

A kijelző léptékének megváltoztatásához használja a mutatót - egy nagyítót. A teljes oldal megtekintéséhez kattintson a jelentés tetszőleges pontjára. A jelentés oldala csökkentett léptékben jelenik meg.

Kattintson ismét a jelentésre a nagyobb nézethez való visszatéréshez. A kinagyított jelentésnézetben az a pont, amelyre kattintott, a képernyő közepén lesz. A jelentésoldalak görgetéséhez használja az ablak alján található navigációs gombokat.

Nyomtasson jelentést

Jelentés nyomtatásához tegye a következőket:

1. A Fájl menüben kattintson a Nyomtatás parancsra.
2. A Nyomtatás területen kattintson az Oldalak lehetőségre.
3. Ha csak a jelentés első oldalát szeretné kinyomtatni, írjon be 1-et a Feladó mezőbe és 1-et a Címzett mezőbe.
4. Kattintson az OK gombra.

A jelentés kinyomtatása előtt célszerű azt Előnézet módban megtekinteni, melynek eléréséhez a Nézet menü Előnézet menüpontját kell kiválasztani.

Ha nyomtatáskor a jelentés vége jelenik meg üres oldal, győződjön meg arról, hogy a jelentésfeljegyzések magassága 0-ra van állítva.

Ha a köztes jelentésoldalak üresek nyomtatáskor, győződjön meg arról, hogy az űrlap vagy jelentés szélessége, valamint a bal és jobb margók összege nem haladja meg az Oldalbeállítás párbeszédpanelen (Fájl menü) megadott papírszélességet.

A jelentés elrendezésének tervezésekor használja a következő képletet: jelentés szélessége + bal margó + jobb margó<= ширина бумаги.

A jelentés méretének módosításához a következő technikákat kell használnia:

• módosítsa a jelentésszélesség értékét;
• Csökkentse a margó szélességét vagy módosítsa az oldal tájolását.

2.4.6.3. Készítsen jelentést

1. Indítsa el a Microsoft Access alkalmazást. Nyissa meg az adatbázist (például a „Dékáni Hivatal” oktatási adatbázist).

2. Hozzon létre egy AutoReport: szalagot, adatforrásként táblázatot használva (például Diákok). A jelentés Előnézet módban nyílik meg, amely lehetővé teszi, hogy megnézze, hogyan fog kinézni a jelentés kinyomtatott állapotban

Rizs. 2.

3. Váltson Tervezés módba, és szerkessze és formázza a jelentést. Az Előnézet módból Tervező módba való váltáshoz kattintson a Bezárás gombra az Access alkalmazás ablakának eszköztárán. A jelentés Tervezés módban jelenik meg a képernyőn.

Rizs. 3.

Jelentés szerkesztése

A jelentés szerkesztéséhez a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Távolítsa el a Diákkód mezőket a fejlécből és az adatterületről.
2. Mozgassa balra a fejléc és az adatterület összes mezőjét.
3. Módosítsa a szöveget az oldal címében:
   • a Jelentés címe részben jelölje ki a Diákok feliratot;
   • vigye az egérmutatót a Diákok szó jobb oldalára úgy, hogy a mutató függőleges sáv (beviteli kurzor) formáját öltse, és kattintson ebben a pozícióban;
   • írja be az NTU „KhPI”-t, és nyomja meg az Enter billentyűt.
4. Mozgassa a feliratot. A láblécben jelölje ki a =Now() mezőt, és húzza át a jelentés fejlécébe Diákok néven. A dátum a cím alatt fog megjelenni.
5. A Jelentéstervező eszköztárán kattintson az Előnézet gombra a jelentés előnézetének megtekintéséhez

Jelentés formázása

Jelentés formázási algoritmus:

1. Válassza ki az NTU hallgatói „KhPI” címsort.
2. Módosítsa a betűtípust, a betűtípus stílusát és színét, valamint a háttér kitöltési színét.
3. A Jelentéstervező eszköztárán kattintson az Előnézet gombra a jelentés előnézetének megtekintéséhez.

Rizs. 4.

A stílus megváltoztatása

A stílus megváltoztatásához tegye a következőket:

1. A Jelentéstervező eszköztárán kattintson az Automatikus formázás gombra az Automatikus formázás párbeszédpanel megnyitásához.
2. A Jelentés – Objektumstílusok automatikus formázása listában kattintson a Szigorú, majd az OK gombra. A jelentés szigorú stílusban lesz formázva.
3. Átvált Előnézet módba. A jelentés a kiválasztott stílusban jelenik meg. Ezentúl az AutoReport funkcióval létrehozott összes jelentés szigorú stílust fog viselni, amíg más stílust nem ad meg az Automatikus formázás ablakban.
4. Mentse és zárja be a jelentést.