File Excel di esempio per monitorare l'esecuzione delle attività. Creiamo moduli di controllo delle modifiche del progetto in Excel

Controllo delle modifiche: organizzandolo, dobbiamo creare i moduli e gli strumenti di reporting necessari per gestire questo processo. Partiamo dal modulo di richiesta di modifica.

Modulo di richiesta di modifica

Per prima cosa creeremo un modulo di richiesta di modifica. È qui che inizia il processo di controllo delle modifiche. Come affermato in precedenza, le richieste di modifica dovrebbero essere sempre presentate per iscritto e avere un modulo speciale darà a questa regola ancora più peso agli occhi delle parti interessate del progetto. Nella fig. La Figura 1 mostra un esempio di modello di modulo di richiesta di modifica.

Tieni presente che abbiamo aggiunto una riga per il numero di tracciabilità all'intestazione di questo modulo (la riga del numero di tracciabilità). Come per molti altri oggetti a cui abbiamo assegnato numeri univoci per facilitarne il tracciamento, dobbiamo fare lo stesso per le richieste di modifica. Quando l'elenco di tali richieste raggiunge dimensioni impressionanti, questi numeri di identificazione univoci ci aiuteranno anche a tracciare le richieste e compilare report su ciascuna di esse.

La persona che invia la richiesta di modifica deve fornire la data (riga Data), il proprio cognome (riga Richiedente) e le informazioni di contatto, nonché una descrizione della modifica richiesta (riga Descrizione della modifica). Inoltre deve essere fornita una breve motivazione della modifica. Queste informazioni verranno utilizzate dal comitato di controllo delle modifiche al momento di decidere se approvare o rifiutare una modifica richiesta. La giustificazione dovrebbe anche evidenziare i benefici che il prodotto finale del progetto o l'organizzazione nel suo insieme potrebbero avere se tale cambiamento venisse apportato.

È importante documentare (nella riga Impatto se la modifica non viene apportata) le possibili conseguenze per il progetto se la modifica richiesta non viene apportata. Qui puoi prestare attenzione a questioni come la perdita di profitti, la difficoltà di apportare miglioramenti futuri e la soddisfazione del cliente. Eventuali soluzioni alternative (Riga Soluzioni alternative) eventualmente note al richiedente dovranno essere riportate nell'ultima riga di questa sezione del modulo.

La sezione successiva è completata dal project manager. Qui è necessario documentare le possibili conseguenze dell'introduzione questo cambiamento, prestando particolare attenzione a tre vincoli: costo, tempistica, scala del progetto. Dovresti anche giustificare le ragioni per cui la modifica dovrebbe (o non dovrebbe) essere apportata.

Anche l'ultima sezione dovrà essere completata dal project manager. Qui è necessario indicare la data della riunione del comitato di controllo delle modifiche, la decisione finale sulla modifica richiesta e i nomi dei partecipanti alla riunione o della persona che ha preso la decisione finale.

Modifica il registro delle richieste

Quando iniziano ad arrivare richieste di modifica, dovrai utilizzare un modo per tenere traccia di tali richieste. Il modo più semplice per farlo è utilizzare un foglio di calcolo Excel. Abbiamo già parlato delle tabelle Excel e ora richiameremo brevemente solo quanto richiesto questo momento, ma se ne hai bisogno di più informazioni dettagliate, puoi tornare al materiale fornito. Nella fig. La Figura 2 mostra il nostro registro di controllo delle modifiche.

Per creare una tabella di questo tipo, seleziona l'intervallo di celle A6-H12. In gruppo Stili(Stili) della scheda Home, fare clic sull'icona Formato come tabella(Formato come tabella). Quindi seleziona il formato tabella appropriato dal menu visualizzato. Come risultato delle tue azioni, sullo schermo verrà visualizzata una finestra di dialogo Formato come tabella(Formattazione tabella), mostrato in Fig. 3. La casella di testo singola in questa finestra indica l'intervallo di celle incluse nella tabella. Non dimenticare di selezionare la casella La mia tabella ha intestazioni(Tabella con intestazioni) (perché in questo esempio abbiamo incluso una riga di intestazione nell'intervallo di celle selezionate, ovvero la riga 6), altrimenti Excel aggiungerà automaticamente la riga di intestazione.

Come avrai notato, il registro del controllo delle modifiche include i campi presenti nel modulo di richiesta di modifica. Grazie ad un foglio di calcolo possiamo ordinare in base ai dati contenuti nella tabella. Ad esempio, puoi ordinare le richieste in base al tipo di decisione presa su tali richieste (approvare, rifiutare, annullare o rinviare).

Abbiamo aggiunto un nuovo tipo di informazione nella colonna E: Gravità, che è un valore numerico che riflette le possibili conseguenze se la modifica richiesta non viene apportata al progetto. Questo tipo di informazioni potrebbe non essere richiesto per tutte le richieste di modifica. Ma se specifichi il grado di gravità per i progetti che implicano l'ottenimento di qualche prodotto o risultato (ad esempio, un nuovo programma per computer), - allora le possibili conseguenze della mancata attuazione della modifica richiesta saranno abbastanza facili da valutare. Il grado di gravità viene valutato su una scala a cinque punti. Potrebbe assomigliare a questo:

• 1 = Conseguenze critiche; il progetto potrebbe concludersi (o è già terminato) con un fallimento; il lavoro sul progetto dovrebbe essere interrotto
• 2 = Conseguenze gravi; il progetto potrebbe fallire; il lavoro sul progetto dovrebbe essere interrotto
• 3 = Conseguenze moderate; il progetto potrebbe fallire; il lavoro sul progetto può continuare
• 4 = Conseguenze minori; il fallimento del progetto è improbabile; il lavoro sul progetto può continuare
• 5 = Conseguenze minime o nessuna; la modifica richiesta deve comportare un miglioramento delle prestazioni del prodotto finale del progetto

Il livello di gravità dovrebbe essere specificato dal project manager. Le definizioni e le descrizioni dei diversi gradi dovrebbero essere documentate nelle prime fasi del progetto (se non sono già state definite dall'ufficio di gestione del progetto). Coinvolgere i membri del comitato di controllo delle modifiche e/o gli implementatori diretti del progetto nella descrizione scritta delle possibili conseguenze della mancata attuazione delle modifiche richieste.

Conversione di una tabella in un intervallo

Forse hai bisogno di eliminare tutti i dati nella tabella, lasciando intatta la tabella stessa? Dai un'occhiata alla fig. 4, che mostra un esempio di registro di controllo delle modifiche per il progetto Grant St. Mossa.

Probabilmente il direttore dell'ufficio di Park Street. era troppo portato via, credendo di poter cambiare la data di trasferimento del suo ufficio in un nuovo edificio in Grant St., ma fece comunque un tentativo del genere, che però fu annullato. Ma ci siamo allontanati un po’ dall’argomento principale della nostra discussione.

Supponiamo che qualcuno abbia accidentalmente inserito le proprie informazioni nel nostro modello di registro di controllo delle modifiche e le abbia salvate con i dati del progetto in una tabella. Ora dobbiamo rimuovere questi dati dalla tabella. Seleziona le celle contenenti i dati da eliminare (in questo caso, celle comprese tra A7 e 118). Fare clic sulla selezione con il tasto destro del mouse e apparirà menù contestuale(Fig. 5) selezionare il comando Contenuti chiari(Cancella contenuto) - i dati corrispondenti nelle celle selezionate verranno immediatamente distrutti. Se hai cancellato involontariamente il contenuto della tabella, ripristina immediatamente i dati cancellati premendo la combinazione di tasti CTRL+Z, che corrisponde all'esecuzione del comando Disfare(Annulla).

Supponiamo ora che non sia più necessario archiviare i dati in un formato tabella e desideri convertirli in un intervallo regolare di celle. Per fare ciò, devi selezionare tutte le celle della tabella, inclusa l'intestazione. Nel nostro caso, dovremmo selezionare le celle nell'intervallo da A6 a H12. Successivamente, come nel caso precedente, fare clic con il tasto destro del mouse sulla selezione e nel menu contestuale che appare (Fig. 6) selezionare il comando Tabella → Converti in intervallo(Tabella → Converti in intervallo).

Un sistema di controllo automatizzato permette facilmente di visualizzare tutti gli incarichi non solo per scadenza, ma anche per esecutore, e quindi vedere il caricamento di ciascuno, e fornire elenchi di documenti inevasi con scadenza in scadenza che non sono stati ancora presi in considerazione dall'esecutore . Il programma permette di differenziare i diritti di accesso, preparare i report necessari per la gestione...
La configurazione è facilmente e rapidamente configurabile dall'utente.

Il programma prevede i seguenti report:
- Elenco delle attività in scadenza in una data
- Certificato di disciplina esecutiva
- Attività completate in violazione delle scadenze
- Compiti sotto controllo

Il programma di controllo dell'esecuzione automatizzata delle attività offre agli utenti le seguenti funzionalità:
Ai dirigenti:
. creare (registrare) nuove schede attività;
. monitorare lo stato riepilogativo degli incarichi attuali per tutti gli artisti e le statistiche sulla disciplina delle prestazioni;
. controllare lo stato di avanzamento di compiti specifici per ciascuno degli esecutori, tenendo conto del rinvio dei termini di esecuzione;
. effettuare lo scambio testuale di informazioni con gli artisti durante l'esecuzione dell'attività;
. registrare il fatto del completamento (attività “chiuse”);
. cercare compiti utilizzando vari criteri;
. visualizzare l'archivio delle attività chiuse;
. stampare, esportare in MS Word e MS Excel un'attività separata;
. stampare, esportare in MS Word e MS Elenchi Excel compiti secondo vari criteri;

. generazione di report sull'esecuzione dei compiti e sulla disciplina delle prestazioni.

Artisti:
. ricevere nuovi compiti dalla direzione;
. monitorare lo stato riepilogativo delle attività attuali;
. effettuare lo scambio testuale di informazioni con la direzione e i collaboratori durante l'esecuzione dei compiti;
. registrare il fatto di completare l'attività;
. cercare i tuoi incarichi utilizzando vari criteri;
. visualizzare l'archivio delle attività completate;
. marcatura automatica delle attività scadute;
. stampare, esportare in Word ed Excel singoli o elenchi di attività secondo vari criteri.

A scopo informativo puoi, che ha una scadenza temporale: 50 giorni, e non ha limitazioni funzionali. Al termine del periodo demo, dovrai acquistare una licenza. Dopo il pagamento riceverai un personal codice di licenza al programma tramite e-mail. Deve essere inserito all'avvio del programma nella finestra di dialogo "Attivazione" e diventerà la tua versione demo versione completa senza vincoli temporali e funzionali, il codice concesso in licenza non è limitato nel tempo.

Informazioni per gli acquirenti:

1. Acquistando una delle licenze offerte per il programma, è possibile installare il codice di licenza su un numero illimitato di computer (workstation in rete).

2. Licenza di rete senza restrizioni, possibilità di utilizzare per sempre la versione e la licenza acquistata.

3. Possibilità di scaricare gratuitamente gli aggiornamenti software per 1 anno.

5. Puoi utilizzare il programma acquistato nelle tue attività commerciali.

Vantaggi di questo programma

Struttura del database flessibile
Puoi creare nuove tabelle e campi al loro interno (memorizzati e calcolati), definire elenchi a discesa, assegnare sottotabelle, creare visualizzazioni e report e molto altro. Il sistema può essere adattato a qualsiasi area tematica senza conoscenze particolari.

Generazione di documenti d'ufficio con dati dal database utilizzando modelli
Puoi creare modelli Documenti di parole, Formati Excel con testo statico, immagini e segnalibri in cui verranno inseriti i dati correnti dal database durante la generazione del documento.

Memorizzazione di immagini in un database e collegamenti a documenti di vari formati
Ogni voce della tabella può essere collegata a immagini archiviate nel database stesso, nonché collegamenti a file archiviati da qualche parte su un file server, mentre tutte le informazioni necessarie verranno posizionate nel database per facilitare la ricerca, il filtraggio e la classificazione dei documenti.

Interfaccia utente comoda e altamente personalizzabile
Puoi ordinare, filtrare, cercare record in base a qualsiasi campo, modificare l'ordine e la larghezza dei campi, l'altezza delle righe, impostare regole di colore per righe e celle, formule per il calcolo dei totali e costruire un albero basato su determinati campi. Puoi inserire le voci direttamente nella tabella (stile Excel) o tramite un modulo separato, che è personalizzabile in modo flessibile.

Filtri, ordinamento, campi calcolati, visualizzazioni
Condizioni di filtraggio dei dati massime flessibili, molti valori preimpostati ("inizia con", "contiene", "oggi", "ieri"...). Diversi set di filtri possono essere salvati in file per il riutilizzo. La possibilità di impostare formule per campi calcolati (comprese le espressioni SQL) e creare visualizzazioni tabella che visualizzano campi da tabelle e campi calcolati diversi.

Creazione e impostazione di report e promemoria per varie condizioni
È possibile impostare regole di promemoria in base alle quali un modulo di promemoria verrà mostrato a un particolare utente.

Modalità di rete e multiplayer
Quando si utilizza la modalità multiutente, i diritti di accesso sono configurati in modo flessibile per ciascun utente in base ai seguenti parametri: visibilità e disponibilità delle voci di menu, schede principali, tabelle, campi e record per la visualizzazione e la modifica.

Importazione ed esportazione dei dati
È supportata l'importazione di dati tabulari da file Excel e Access. L'esportazione è possibile in Word, Excel, HTML.

Standard DBMS Microsoft Accesso o Microsoft server SQL
Niente "scatole nere". Disponiamo di un formato di archiviazione dei dati standard: MS Access o MS SQL Server client-server. Entrambi questi DBMS sono altamente affidabili, sono standard riconosciuti e sono leader nella loro categoria. Ciò offre vantaggi rispetto ai formati chiusi: la capacità di amministrare, perfezionare, ottimizzare, integrare con altri sistemi... È possibile aggiungere pulsanti personalizzati nel programma che, una volta selezionati, verranno eseguiti azioni necessarie(ad esempio, alcuni funzionano direttamente con il database, launching applicazioni di terze parti eccetera.).

Come sapete, la funzionalità di un assistente o di un assistente personale (indipendentemente da come viene chiamata questa posizione nel libro di lavoro) in diverse aziende varia a seconda delle specificità e delle dimensioni dell'organizzazione, della cultura aziendale adottata nell'azienda e della personalità del gestore. Tuttavia, ci sono responsabilità di cui qualsiasi assistente personale semplicemente non può fare a meno, indipendentemente dal luogo di lavoro. Tra questi c'è il controllo sull'esecuzione degli ordini.

In molte organizzazioni, il mancato rispetto degli ordini e la mancanza di controllo sulla loro tempestiva esecuzione sono un problema, il cosiddetto. " collo di bottiglia"(dall'inglese) collo di bottiglia- collo di bottiglia), cioè un serio ostacolo che rallenta notevolmente i processi aziendali. Molto dipende davvero dall'assistente qui! Tuttavia, non tutto è così ovvio come sembra a prima vista. Spesso ci imbattiamo in situazioni in cui un assistente insostituibile si ammala improvvisamente o va in vacanza o per una volta va in viaggio d'affari, e durante la sua assenza... il lavoro si ferma, gli ordini non vengono registrati, le scadenze non vengono rispettate, i responsabili sono sconosciuti. Di norma, ciò parla non tanto dell'indispensabilità del dipendente, ma dell'assenza di un sistema. Pertanto, il compito dell'assistente è costruire un sistema per monitorare l'esecuzione degli ordini. E il sistema, come sappiamo, è in gran parte in grado di mantenere le proprie prestazioni da solo. E non puoi farcela da solo! Ma affrontiamo tutto in ordine.

Controllo e sue tipologie

Un elefante, come si suol dire, dovrebbe essere mangiato in parti. E vale la pena iniziare dalla terminologia.

Controllo- questo è un confronto del piano con lo stato attuale delle cose. Il controllo rivela anche piccole deviazioni dai risultati e dalle azioni pianificate delle persone e consente di cambiare la situazione.

Si distinguono le seguenti tipologie di controllo:

1. Preliminare. Eseguito dal responsabile prima dell'effettivo inizio dei lavori sull'incarico. Il controllo preliminare viene utilizzato tenendo conto delle risorse umane, materiali e finanziarie, vale a dire, prima di dare un ordine di lavoro, il manager deve assicurarsi che l'esecutore abbia le risorse per eseguirlo.

2. Concettuale (in entrata). Utilizzato per chiarire:

L'esecutore sa di avere un incarico?

Come ha capito il problema la persona che lo risolverà?

Come lo farà esattamente?

Questo tipo di controllo viene effettuato dal vicedirettore e immediatamente dopo aver impostato l'ordine. L’obiettivo è verificare la comprensione da parte dell’esecutore dell’essenza dell’ordine e la tempestività della sua attuazione. In questa fase, il compito dell'assistente è quello di attirare l'attenzione dell'esecutore sulla disponibilità dell'incarico, sui tempi e sulla priorità dell'incarico e di assicurarsi che l'incarico sia stato accettato per il lavoro. In questo caso, l'assistente deve "evidenziare" compiti urgenti e importanti (ricorda la matrice Eisenhower), ad esempio, come segue: "Nota che questo compito è importante e urgente!" Questa frase magica, pronunciata al momento giusto, aiuterà a evitare molti malintesi e imperdonabili perdite di tempo: è inaccettabile lasciare che il processo di classificazione dei compiti in base alla priorità segua il suo corso, perché l'opinione degli esecutori non sempre coincide con quella parere del gestore. Non dimenticare che ciò che è ovvio per te potrebbe non esserlo per gli altri.

3. Corrente (intermedia, controllo di processo). L'obiettivo è valutare l'attuale processo di attività: come si sta svolgendo il lavoro, cosa è già stato fatto, quali difficoltà sono sorte. Questo tipo di controllo viene effettuato da un assistente quando i lavori sono già in corso, ma non è ancora arrivata la scadenza per il completamento dell'ordine. Il compito del controllo è identificare tempestivamente le deviazioni che si verificano durante il lavoro e informarne il responsabile per un'eventuale correzione. parametri dati. Il controllo attuale si basa su feedback.

4. Finale (finale, controllo del risultato). Viene utilizzato per valutare se un obiettivo è stato raggiunto entro una determinata data.

I risultati effettivi ottenuti vengono confrontati con quelli precedentemente stabiliti. Nonostante sia troppo tardi per interferire con il lavoro in questa fase, questo controllo è necessario. Mostra quali risultati hanno ottenuto gli artisti e rivela omissioni e carenze nel loro lavoro. Aiuta a imparare lezioni per il futuro. Di norma, in questa fase il manager e l'assistente lavorano insieme, perché Le qualifiche dell’assistente potrebbero non essere sufficienti per determinare la completezza e la correttezza dell’incarico.

Cosa e come controllare

La distribuzione delle responsabilità per garantire il controllo nelle aree chiave dipende dalle dimensioni dell’organizzazione:

Controllare	Dimensione aziendale	Responsabileper garantire il controllo
Norme e requisiti legali	Fino a 100 persone Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Avvocato, commercialista Servizio legale, contabilità Servizio giuridico e capi area
Ordini del leader	Fino a 100 persone Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Capo segretario Assistant Manager Assistente e capi area
Requisiti dei documenti normativi locali	Fino a 100 persone Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Capo segretario Assistant Manager Responsabili delle attività
Ordini individuali del manager	Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Capo segretario Assistant Manager
Istruzioni ricevute dal centro aziendale	Fino a 1500 persone Fino a 2500 persone Più di 2500 persone	Assistant Manager Assistente Direttore e Segreteria Gestione del caso

“Controllo” e “monitoraggio” sono cose diverse!

Per capire finalmente cosa è cosa, vale la pena prestare attenzione a un altro termine che si trova spesso nella gestione moderna: "monitoraggio". Spesso in letteratura i concetti di “controllo” e “monitoraggio” sono usati come identici, ma si tratta di cose fondamentalmente diverse! Per applicare un approccio sistematico alla gestione dell’esecuzione degli ordini, è necessario comprendere questa differenza. Se monitoraggio- si tratta quindi di monitorare i parametri di un oggetto con registrazione e salvataggio dei dati controllo- questa è un'osservazione obbligata impatto sull'oggetto in caso di valori dei parametri superiori ai limiti accettabili. In relazione agli incarichi, ciò significa che l'assistente deve disporre di uno strumento di monitoraggio, ovvero mantenere un determinato database in cui registra istruzioni, scadenze, persone responsabili e stato di esecuzione (completato/non completato). Tuttavia, per costruire un sistema di controllo efficace, il semplice mantenimento delle statistiche non è sufficiente: il controllo implica una gestione attiva della situazione, aggiustamento e influenza, vale a dire influenza cosciente e mirata al fine di ottenere dinamiche positive nella disciplina dello spettacolo.

Come garantire che gli ordini vengano eseguiti?

Affinché gli ordini possano essere eseguiti, è necessario un approccio integrato per risolvere questo problema. Il sistema di controllo dell’esecuzione degli ordini funzionerà nel rispetto dei seguenti principi:

1) Alta priorità da parte della direzione. Il manager deve dimostrare che per lui e per l'azienda è importante il rigoroso rispetto delle sue istruzioni.

2) Discussione congiunta sugli approcci per risolvere il problema. Per tenere conto di tutti i rischi e considerare la questione in modo completo, è necessario coinvolgere nella discussione tutti i partecipanti al processo: sia il manager che impartisce le istruzioni, sia l'assistente che li supervisiona, nonché i manager che saranno direttamente responsabili di esecuzione. Gli accordi dovrebbero riguardare principalmente le modalità per ottenere informazioni su istruzioni e scadenze, il formato del rapporto di esecuzione, la procedura di riprogrammazione, i metodi di ricompensa o punizione in caso di inadempimento delle istruzioni. Il manager dovrebbe anche informare i suoi subordinati sui poteri dell'assistente in termini di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini (se sei una nuova persona nella squadra e non hai ancora acquisito l'autorità, chiedilo al tuo manager).

3) Informare tutti i dipendenti dell'azienda sull'implementazione di un sistema di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini.È necessario garantire la trasparenza degli approcci, vale a dire le regole devono essere formalizzate nel documento normativo locale dell’azienda.

4) Coerenza e regolarità. La disciplina esecutiva aumenterà se i dipendenti avranno la certezza che ogni incarico viene registrato, che ogni incarico deve essere rendicontato, che nessuno di essi verrà mancato o dimenticato e che la mancata esecuzione delle istruzioni della direzione sarà inevitabilmente punita. (Vale immediatamente la pena prevedere la procedura di informazione, perché le istruzioni possono essere impraticabili a priori o avere ragioni impellenti per non essere rispettate in tempo. Ciascuno di questi casi deve essere considerato individualmente.)

Sembra un compito da svolgere, dici. Questo è in parte vero. Qual è il ruolo dell'assistente? Un assistente è esattamente lo stesso dipendente dell'azienda che deve informare il manager che esiste un problema, che comporta rischi specifici, che stai cercando di tenere il "dito sul polso" (e finora ci sei riuscito soprattutto grazie al tuo qualità personali), ma l'assenza del sistema prima o poi si farà notare e ti preoccupa.

La cosa principale è non dimenticare di dire che hai una proposta specifica su come organizzare un sistema di controllo (cioè non dovrebbe essere solo un problema servito su un piatto d'argento, ma un problema e le opzioni per risolverlo).

Anche se sei un nuovo dipendente dell'azienda, non dovresti aver paura di rivolgerti al tuo manager con una proposta del genere. Se finora nella tua azienda non è successo nulla di fatale a causa di un ordine non evaso/scaduto/non contabilizzato, il tuo manager non farà orecchie da mercante alla tua proposta. Probabilmente non c'è persona in tutta l'azienda più interessata a risolvere questo problema.

L’importanza di una comunicazione efficace

Supponiamo che la tua proposta sia accettata: il manager ha sottolineato l'importanza del compito, ha annunciato il tuo ruolo in questo processo, ha approvato il locale documento normativo regolando il processo, tutti i dipendenti dell'azienda sono informati. Qual è il prossimo? Il documento pubblicato rischia di rimanere un pezzo di carta senz’anima se ci si arrende in questa fase. Come far funzionare tutto questo?

La risposta sta principalmente nelle capacità comunicative efficaci dell'assistente. Sì, questa è la stessa frase che vediamo così spesso nei curriculum per posizioni amministrative. Avere tali capacità è vitale per un assistente. In senso stretto, in relazione al monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, una comunicazione efficace è un modo per trasmettere rapidamente informazioni senza distorsioni e ricevere feedback sulla corretta comprensione del “messaggio”.

Una comunicazione efficace si costruisce:

Efficace o inefficace?

Una comunicazione inefficace è discutere con gli altri, volta a proteggere i propri obiettivi e piani. Implica la presenza di vincitori e vinti. Questo stile di “comunicazione” è categorico: c’è “giusto” e “sbagliato”, “vittoria” e “sconfitta”, “buono” e “cattivo”, senza tener conto degli stati intermedi. Esiste una sola opinione corretta, quindi possiamo trascurare i punti di vista e le esperienze delle persone che possono arricchire la nostra conoscenza del mondo e formare un quadro olistico. Invece, difendiamo costantemente le nostre visioni ristrette. Una pausa nel conflitto è considerata un successo quando il difensore si ritira temporaneamente. Alla fine, il disaccordo si traduce in resistenza, perdita di efficacia della squadra e persino sabotaggio finché non prevale un equilibrio tra potere e rispetto.

La comunicazione efficace, a sua volta, mira a comprendere i punti di vista, i sentimenti e le opinioni degli altri. Quando due parti si ascoltano a vicenda, vincono entrambe. La comprensione e il rispetto reciproci diventano la base della cooperazione, dell'interdipendenza e della lealtà. Il successo sarà raggiunto se ciascuna parte dirà: “Sì, è esattamente quello che intendevo. Mi capisci".

Una comunicazione efficace è senza dubbio necessaria per il successo dell’implementazione degli obiettivi organizzativi. Messaggi distorti e male interpretati spesso causano la sconfitta di grandi aziende, eserciti e nazioni.

Capacità di comunicazione efficaci consentono agli opposti di coesistere: la capacità suprema di comprendere un altro punto di vista e trovare un compromesso. Perché discutere su chi ha ragione e chi ha torto? L’obiettivo di una comunicazione efficace è stabilire e mantenere rapporti di lavoro reciprocamente vantaggiosi e, quindi, duraturi.

In termini di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, l'assistente deve mostrare capacità comunicative efficaci in tutte le fasi del “viaggio” istruzioni:

1) Interazione con il manager durante l'impostazione delle istruzioni. Il compito dell'assistente è registrare correttamente il compito, cercando di aderire a uno schema di definizione degli obiettivi specifico, ad esempio SMART. Ciò consentirà ai subordinati di capire cosa è loro richiesto. Il testo dell'ordine deve essere chiaro, in forma verbale (rispondere alla domanda: cosa fare?), l'ordine deve avere una scadenza precisa e per ogni ordine deve essere individuato un esecutore responsabile.

Dopo che l'ordine è stato correttamente registrato, l'assistente deve accertarsi che non vi siano inesattezze e provvedere versione finale protocollo o registro delle istruzioni al responsabile per l'approvazione, oppure chiedere verbalmente: “Ho capito bene? Ivanov I.I. deve sviluppare e presentare per approvazione un programma di attuazione del progetto entro l’11 maggio 2015?”

Che è successoACCORTO?

ACCORTOè un acronimo mnemonico utilizzato nel management e nella gestione dei progetti per definire scopi e fissare obiettivi.
Un obiettivo o compito stabilito secondo criteri SMART ha le seguenti caratteristiche:
. S- specifico (specifico) - chiaro, preciso, chiaramente descritto;
. M- misurabile (misurabile) - aver stabilito indicatori di risultato attraverso i quali si può capire che l'obiettivo è stato raggiunto. Possono essere sia quantitativi che qualitativi. Senza questi criteri è quasi impossibile valutare il completamento del compito;
. UN- realizzabile (realizzabile) - realistico, ma richiede un certo sforzo, che funge da ulteriore fattore motivante;
. R- rilevante (appropriato) - coincidente con gli obiettivi più ampi del dipartimento o dell'organizzazione;
. T- vincolato nel tempo (limitato nel tempo): è necessario determinare le scadenze per il raggiungimento dell'obiettivo.

2) Interazione con gli artisti durante il trasferimento degli ordini al lavoro. Il compito principale in questa fase è assicurarsi che l'appaltatore sia informato dell'incarico e lo accetti per il lavoro. Se l'organizzazione è piccola, l'assistente o il segretario contatta direttamente gli artisti tramite E-mail o per telefono. Nelle grandi organizzazioni, tale interazione è difficile da eseguire, quindi l'assistente trasmette l'ordine e interagisce direttamente con i vice capi dell'organizzazione e, quando si trasferiscono gli ordini, si applica il principio a cascata, ad esempio: EEdirettore del dipartimentoEcapo dipartimentoEesecutore diretto.

3) Le informazioni sull'esecuzione dell'ordine vengono trasmesse tramite il percorso inverso: Amministratore Delegato/AssistenteBVice Direttore GeneraleBdirettore del dipartimentoBcapo dipartimentoBesecutore diretto.

L'assistente svolge il ruolo di intermediario nella trasmissione di informazioni sull'ordine. Allo stesso tempo, per ridurre i tempi di trasferimento dei dati all'assistente, è consigliabile fornirne l'utilizzo risorsa informativa, che ti consente di pubblicare informazioni di riepilogo sugli ordini in accesso generale, ad esempio, al portale aziendale interno dell'organizzazione, dove qualsiasi dipendente può vedere rapidamente quali incarichi ha e inviare commenti all'assistente.

4) Quando si esegue il controllo intermedio, è necessario chiarire la previsione da parte dell'appaltatore: se viene rispettata la scadenza o durante l'esecuzione si è scoperto che il volume di lavoro è maggiore di quanto precedentemente previsto, oppure le risorse dell'appaltatore sono insufficienti ed è necessario il coinvolgimento di dipendenti di altre divisioni strutturali, perché il compito si è rivelato interfunzionale. L'assistente deve intrattenere un dialogo continuo e costruttivo con il manager/esecutore responsabile per ottenere informazioni tempestive e attendibili sullo stato di avanzamento dell'esecuzione e, qualora insorgano problemi gravi, informarne il manager mentre qualcosa può ancora essere corretto. Allo stesso tempo, non dovresti andare troppo lontano e diventare invadente, disturbando l'esecutore e distraendolo per sciocchezze. Tutti i partecipanti al processo devono comprendere chiaramente che hanno obiettivi comuni e rispettano il lavoro degli altri. Per fare ciò, dovresti concordare un formato di comunicazione accettabile.

5) Dopo aver ricevuto informazioni sull'esecuzione dell'ordine, l'assistente, insieme al responsabile, valuta la completezza dei dati presentati e decide se accettare l'ordine o restituirlo per la revisione. L'assistente deve notificare all'esecutore testamentario la decisione presa.

6) Durante la generazione di report analitici. Una contabilità rigorosa implica reporting e analisi regolari basati su dati statistici. Con una certa frequenza, ad esempio una volta al mese, l'assistente deve analizzare i dati statistici accumulati sugli incarichi e generare un rapporto sulla disciplina della prestazione (Fig. 1). Tale rapporto può contenere informazioni su quante istruzioni c'erano, quante di esse sono state completate in tempo/in ritardo/non completate, quali unità sono leader e quali sono anti-leader in termini di esecuzione tempestiva delle istruzioni del manager. Il gestore può disporre di queste informazioni a propria discrezione. Tuttavia, è auspicabile che l’approccio alla ricompensa e alla punizione sia prevedibile e uniforme per tutti.

Riso. 1

Strumenti utili nell'arsenale dell'assistente

Esiste una grande varietà di strumenti di questo tipo, ma è importante seguire il principio chiave: tutte le istruzioni del gestore devono essere materializzate ed inserite in un unico repository, dove è possibile monitorare regolarmente l'esecuzione degli ordini in base alla loro priorità.

L'implementazione tecnica ideale è Microsoft Outlook , Perché contiene i cosiddetti meccanismi di impostazione flessibile. "viste utente". Oltre alle visualizzazioni standard “Per esecutori”, “Per categorie”, “Per scadenze”, è possibile configurarne altre: “Per impianti”, “Per comitati”, “Solo attività scadute, la cui scadenza è scaduta dal 5 al 20 giorni fa” e così via. Una volta configurata, la vista diventa disponibile in futuro con un clic del mouse. Non ci soffermeremo su questo in dettaglio, perché... A questo strumento sono già stati dedicati una serie di articoli.

A volte sistema simile configurato sulla base sistemi di gestione elettronica dei documenti, ad esempio Lotus Notes, Documentum o Directum, dove le informazioni chiave sull'ordine sono registrate nella carta di registrazione e controllo (RCC). Tuttavia, EDMS è un programma costoso che non tutte le organizzazioni possono permettersi.

Uno degli strumenti più universali e accessibili per monitorare l'esecuzione degli ordini è Microsoft Eccellere. Questo programma può essere utilizzato in aggiunta a quelli esistenti se lavori in grande azienda e come strumento indipendente. Il bello è che, sulla base di questa soluzione tecnica, puoi creare un unico database di ordini con impostazioni flessibili di campi e filtri a tua discrezione. Un registro così consolidato delle istruzioni può essere reso pubblico e ogni dipendente può chiarire la formulazione, le scadenze e monitorare lo stato delle proprie istruzioni. Dovresti prima configurare diritti limitati per modificare il file per evitare il danneggiamento o la cancellazione accidentale dei dati.

In MS Excel è possibile non solo inserire istruzioni manualmente, come nel caso degli ordini verbali del responsabile, ma anche scaricare istruzioni dall'EDMS (se si tratta di istruzioni provenienti da protocolli o istruzioni provenienti dall'esterno, ad esempio richieste da parte di autorità di regolamentazione o enti governativi o un centro aziendale).

Impostando i campi in un certo modo, puoi impostare la codifica a colori nella colonna "Stato di esecuzione dell'ordine". Ad esempio, un ordine non ancora arrivato verrà automaticamente indicato in blu; un ordine completato in tempo è verde (per questo le date nei campi “In scadenza” e “Esecuzione effettiva” devono coincidere); un ordine per il quale il periodo di esecuzione è scaduto e non è stata ricevuta alcuna conferma di ricezione del rapporto di esecuzione verrà automaticamente visualizzato come inevaso e contrassegnato in rosso.

Istituzione di un registro degli ordini inSM Eccellere

I campi nel registro vengono configurati scrivendo una macro. Per tale ritocchiÈ meglio coinvolgere uno specialista IT.

Se non c'è uno specialista IT e non hai competenze di programmazione, puoi utilizzare un altro metodo più semplice e accessibile.

Puoi personalizzare tu stesso le celle della tabella utilizzando funzionalità di formattazione condizionale.

Per configurare il riempimento della cella, seleziona la cella nella tabella per la quale configureremo la formattazione (nel nostro caso si tratta della cella G10 ), nella scheda casa - Formattazione condizionale, nel menu contestuale proposto - Crea una regola(Fig. 2).

Riso. 3

Nella barra della formula della finestra di dialogo sotto il titolo, è necessario impostare una regola che sarà considerata vera (Fig. 4).

Riso. 4

Per il nostro registro sarà necessario configurare in sequenza quattro regole per la stessa cella G10 , per poi “estendere” la loro azione a tutta la colonna G.

• Per indicare un ordine inevaso, imposta la regola 1. Nella finestra di dialogo Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato seleziona il colore di riempimento. La prima regola corrisponderà al colore rosso.

Successivamente, inserisci la seguente descrizione della regola nella barra della formula: =SE(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Ciò significa che a condizione che nella cella F10 è indicata la data di scadenza ed è già scaduta, la cella diventerà automaticamente rossa.

Riso. 5

Premere il tastoOA.

• Per indicare un ordine in corso, imposta la regola 2. Ripetiamo la sequenza di azioni sopra descritta: seleziona la cella G10 , andiamo a Formattazione condizionale, Selezionare Crea una regola E Utilizza una formula per determinare quali celle formattare.

Nella finestra di dialogo già familiare Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato scegli un colore di riempimento diverso. La seconda regola corrisponderà al colore blu.

=SE(F10>0;F10>OGGI();""). Ciò significa che se in una cella F10 è indicata una scadenza e non è ancora arrivata, la cella si colora automaticamente di blu.

Premere il tasto OA.

• Per indicare un ordine che è stato completato in tempo, impostiamo la regola 3. Ripetiamo ancora una volta la sequenza di azioni sopra descritta, solo che questa volta nella finestra di dialogo Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato seleziona un colore di riempimento verde per indicare che l'ordine è stato completato rigorosamente in tempo o in anticipo rispetto al previsto.

Inserisci la descrizione della regola nella barra della formula: =SE(F10>0;SE(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Ciò significa che se in una cella F10 G10 è indicato il termine per l'effettiva esecuzione, che coincide con il termine ultimo F10 o lo precede, cell G10 diventerà automaticamente verde.

Premere il tasto OA.

• Infine, per indicare un ordine che è stato completato oltre la scadenza specificata, impostiamo la regola 4. Nella finestra di dialogo Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato seleziona un colore di riempimento giallo per indicare che l'ordine è stato completato in ritardo.

Inserisci la seguente regola nella barra della formula: =SE(F10>0;SE(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Ciò significa che se in una cella F10 è indicata la data di scadenza e nella cella G10 è indicata la data di effettiva esecuzione, che è successiva alla data F10 , quindi la cella G10 diventerà automaticamente giallo.

Una volta nella cella G10 tutte e quattro le regole sono configurate, "allungiamo" la formula data lungo l'intera colonna G e compilarlo con le date effettive di esecuzione degli ordini. Le celle verranno automaticamente colorate nella tavolozza specificata.

Il prossimo passo è impostazioni di visualizzazione, cioè. diagrammi per una percezione più visiva dell'immagine della disciplina performante.

Per costruire un diagramma, abbiamo bisogno di dati quantitativi, cioè il numero di tutti gli ordini e ciascun tipo separatamente. Pertanto sarà necessario un aggiustamento intermedio. Possiamo visualizzare i dati quantitativi in ​​una legenda, dove verranno inseriti automaticamente dalla nostra tabella (la legenda può essere posizionata sullo stesso foglio, ad esempio, sopra la tabella).

Per raccogliere le statistiche è necessario compilare una delle celle della tabella, ad esempio la cella adiacente H10 , nel seguente modo:

1. Seleziona una cella H10 , nella parte superiore della barra della formula, fare clic sull'icona fx Inserisci funzione, seleziona la categoria “ logico», « SE».

Scriviamo la seguente regola nella riga superiore delle formule: =SE($F10>0,SE($G10>0,SE($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Riso. 6

Estendiamo la regola specificata nella cella H10 , lungo l'intera colonna H(Fig. 7).

Riso. 7

Quindi colonna H può essere nascosto, lasciando visibili solo le informazioni di registro necessarie.

• Creare una leggenda. In ordine per i dati da una colonna H rientrano nella legenda e vengono visualizzati in essa in forma quantitativa, è necessario configurare le celle della legenda come segue:

1. Imposta una regola per una cella G3 : seleziona questa cella, fai clic sull'icona nella barra della formula fx Inserisci funzione, seleziona il tipo di funzioni " statistico», « CONTA.SE».

2. Quindi scrivi quanto segue nella barra della formula: =CONTA.SE(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Riso. 8

3. "Allunga" la formula dalla cella G3 Prima G6 rispettivamente.

Puoi anche personalizzare la visualizzazione e caricare i dati sugli ordini per un determinato periodo di tempo sotto forma di grafico.

• CONcreando un diagramma. Per fare ciò, vai alla scheda Inserire e seleziona un grafico, ad esempio un grafico a torta, dopo averne selezionato l'intervallo cellule da G3 Prima G6 (Fig. 9).

Riso. 9

Inseriamo il diagramma e coloriamo i suoi segmenti con i colori di riempimento che abbiamo scelto selezionando il segmento e richiamando il menu contestuale corrispondente con il tasto destro del mouse (lì tutto è intuitivo). Il nostro registro è pronto (Fig. 10).

Riso. 10

E infine

Creare un sistema efficace per monitorare l'esecuzione degli ordini è piuttosto difficile: è necessario tenere conto di molti aspetti e caratteristiche diversi che possono essere unici per le diverse organizzazioni. Non è facile, ma ricorda che ogni enigma ha una soluzione. Quando mi trovo di fronte a un problema difficile che, a prima vista, non ha soluzione, ricordo sempre l'enigma di B. Verber:

“Come collegare questi nove punti con quattro linee senza staccare la penna dal foglio?

Spesso non riusciamo a trovare una soluzione perché la nostra mente è limitata all’area del disegno. Ma da nessuna parte si dice che non si possa andare oltre i suoi limiti.

C'è una soluzione:

Morale: per capire il sistema bisogna... uscirne”.

Esistono molti modi per organizzare un sistema efficace per monitorare l'esecuzione degli ordini. La cosa principale è trovare esattamente quello che si adatterà in modo più organico al lavoro della tua azienda e della tua, provare moderazione in tutto e non oltrepassare il limite oltre il quale arriva l'ipercontrollo maniacale.

MA Suchkova, vicedirettore generale della Ryazan Oil Refining Company CJSC (filiale di NK-Rosneft OJSC)

26 febbraio 2010 15:19

Alexey Afanasyev, Direttore della qualità della società InterTrust

In molte imprese in Russia, in particolare quelle che hanno registrato una rapida crescita negli ultimi anni, si osserva lo stesso problema: l'incapacità dei funzionari dell'organizzazione di garantire un controllo adeguato e di alta qualità sull'esecuzione dei loro ordini. Di solito, le nuove aziende soffrono di questo problema, mentre quelle organizzazioni che hanno ancora un passato sovietico, così come le amministrazioni delle autorità municipali, regionali e federali, utilizzano in modo abbastanza efficace l'esperienza della gestione delle direttive, che era particolarmente popolare nel nostro paese prima della perestrojka . Questo articolo si pone come obiettivo principale il trasferimento di esperienza nel campo del monitoraggio dell'esecuzione delle istruzioni dai dirigenti alle aziende moderne.

Quasi ogni tipo di attività di gestione di un'organizzazione è associata all'esecuzione di istruzioni da parte della sua direzione, quindi è importante stabilire il controllo sull'esecuzione delle istruzioni. Le istruzioni possono:

● affisso sotto forma di delibere su documenti interni e in entrata (ad esempio, su note e lettere);

● essere formulati negli atti amministrativi degli organi collegiali (in verbali) e dei singoli organi direttivi (in ordinanze e direttive).

Per quanto riguarda i ricorsi dei cittadini, si segnala quanto segue. Formalmente la procedura per collaborare con loro è identica al trattamento della corrispondenza in entrata, tuttavia le scadenze sono regolate dalla normativa vigente a livello federale, di cui devono tener conto sia il responsabile che fissa le scadenze sia il contraente chiamato di rispettare tali scadenze.

Molti documenti possono essere soggetti a controllo durante il loro ciclo di vita. Possiamo vedere sia l'impronta di un francobollo con la lettera “K” che la parola “Control” scritta con penna rossa o realizzata sotto forma di impronta (vedi Esempio 1). Lo scopo di tali note è uno: attirare l'attenzione sulla necessità di controllare le istruzioni fornite nel testo del documento o nella risoluzione su di esso (nel nostro esempio, la lettera in arrivo contiene una risoluzione con istruzioni di Ignatova Yu.S. , cosa è necessario fare e quando). Fino al completamento dell'esecuzione, tali documenti vengono archiviati in una cartella separata. Al termine dell'esecuzione, sul documento viene apposta una nota in merito (nell'esempio 1, nell'angolo in basso a destra, il 10/07/2009, è stata annotata la conclusione dell'accordo e l'inserimento del documento nel fascicolo n. 08-24).

Impostazione del compito per gli artisti

Chi formula l'ordine? Questo viene fatto dai manager a tutti i livelli. È solo che di solito il controllo viene posto sull'esecuzione delle istruzioni della prima persona o dell'intero top management dell'organizzazione, e il servizio dell'istituto scolastico prescolare si occupa di questo. E le istruzioni dei manager di rango inferiore - i capi dipartimento, di regola, sono gestite dai dipendenti degli stessi dipartimenti, responsabili del lavoro d'ufficio al loro interno.

Sembrerebbe che il testo della delibera o del documento amministrativo debba già formulare in modo chiaro ed inequivocabile:

● l'ordine stesso,

● scadenza,

● esecutore specifico.

Se almeno una di queste condizioni non è soddisfatta (cosa che accade), è necessario un dipendente separato che possa riformulare chiaramente i requisiti dei manager e, se necessario, scomporli in requisiti più piccoli, ma con esecutori chiaramente definiti.

Quando si formulano le istruzioni, è consigliabile attenersi alle seguenti semplici regole: la formulazione deve essere breve, concisa, eliminando al massimo l'ambiguità di interpretazione e avere un risultato chiaramente definito e misurabile. Tutto ciò ti consentirà di non perdere tempo in ulteriori chiarimenti dell'ordine. D'altra parte, questo dà all'esecutore un obiettivo e all'autore dell'incarico la fiducia che il risultato delle azioni dell'esecutore sarà atteso.

Ecco alcuni esempi di formulazioni vaghe e le corrispondenti strutture di testo corrette:

Quando un'organizzazione stabilisce il controllo sull'esecuzione delle istruzioni, ben presto i documenti iniziano a cambiare: al posto dei requisiti generali, compaiono istruzioni brevi e complete con un esecutore specifico, una scadenza e un risultato atteso. Ciò aumenta significativamente l'efficienza della gestione aziendale, cosa che viene notata quasi immediatamente sia dal management che dai proprietari.

Termine ultimo per l'esecuzione dell'ordine

Le scadenze per l'esecuzione degli ordini in un'organizzazione sono generalmente fissate dall'autore-manager che ha creato l'ordine. In alcuni casi, il termine per l'esecuzione degli ordini può essere stabilito da un atto locale dell'organizzazione o da un documento normativo esterno.

Riportiamo qui il Regolamento tipo per l'interazione degli organi esecutivi federali:

Frammento di documento

Approvato il regolamento modello per l'interazione tra gli organi esecutivi federali. Decreto del Governo della Federazione Russa del 19 gennaio 2005 n. 30, come modificato il 21 febbraio 2008 L'ordine è soggetto a esecuzione entro il termine ivi indicato. Se come termine di esecuzione viene fissato un periodo di tempo, il suo inizio è considerato la data di firma dell'ordine. Un ordine contenente l'istruzione “urgente” è soggetto a esecuzione entro 3 giorni. L'istruzione “tempestivamente” prevede un periodo di 10 giorni per l'esecuzione dell'ordine. Se il periodo di esecuzione non è specificato nell'ordine, questo è soggetto ad esecuzione entro 1 mese dalla data della sua firma (fino alla data corrispondente del mese successivo e, se non esiste tale data nel mese successivo, fino al ultimo giorno del mese). Se l'ultimo giorno del periodo di esecuzione dell'ordine cade in un giorno non lavorativo, l'esecuzione è soggetta al giorno lavorativo precedente.

Al fine di migliorare il sistema di gestione dell'organizzazione, è opportuno che gli ordini posti sotto controllo unifichino le scadenze di esecuzione, per portarli su un'unica base stabilita nell'organizzazione. Inizialmente, tale decisione deve essere documentata in una legge locale, ad esempio nelle Istruzioni per la gestione dell'ufficio. Anche la modifica della scadenza dovrebbe essere possibile solo nei casi documentati negli atti locali dell’organizzazione. E, naturalmente, il sistema introdotto per il calcolo delle scadenze dovrebbe corrispondere al buon senso. Dopotutto, è difficile trovare un fattore più demotivante per l'esecutore di un compito impossibile.

Forniremo esempi di diverse formulazioni di istruzioni e spiegheremo quale data per ciascuna di esse sarà considerata l'ultima data per la tempestiva esecuzione dell'istruzione. Questo è molto importante perché... Spesso c’è confusione su questo tema.

Una situazione abbastanza comune è quando un manager affida il completamento di un compito a un altro manager di livello inferiore e lui, a sua discrezione, abbassa l'incarico a un altro “piano inferiore”. Pertanto, l'ordine passa attraverso le mani di diversi dirigenti prima di giungere all'esecutore finale. È vero, scendendo lungo questa scala, l’incarico può “ramificarsi” in diverse “sottoattività” eseguite da persone diverse in momenti diversi. Questo sistema è chiamato creazione di un “ordine nidificato”.

Durante la formulazione Per gli ordini “nidificati” è importante fornire una riserva temporanea. In relazione all'ordine “parentale”, devono essere almeno da 1 a 3 giorni lavorativi. È opportuno evitare un eccessivo “annidamento” di istruzioni, escludendo dalla catena quei manager che si limitano a “passare ulteriormente il testimone”. Se esiste un esecutore testamentario responsabile dell'esecuzione dell'intero ordine nel suo insieme, viene chiamato "esecutore responsabile".

Ad esempio, quando il termine per l'esecuzione di un ordine è regolato da un documento normativo esterno, citiamo la legge federale n. 59-FZ "Sulla procedura per l'esame dei ricorsi dei cittadini della Federazione Russa". Secondo questo documento, il periodo massimo per l'esame di una domanda scritta da parte di un cittadino della Federazione Russa è di 30 giorni, e inizia ad essere considerato dal momento della registrazione di tale documento (la Legge assegna 3 giorni per questa procedura dal al momento della ricezione della domanda).

Se un cittadino, ad esempio, necessita dell'assistenza di un ente governativo locale per esercitare i suoi diritti, il periodo di tempo necessario spesso supera ampiamente 1 mese. In una situazione del genere, al richiedente viene inviata una risposta scritta entro un mese, che non risolve la questione nel merito, ma descrive chiaramente la procedura per ulteriore assistenza da parte dell'organismo. Presso l'autorità stessa, l'ordine formato sulla base dell'esame di tale reclamo deve essere posto sotto controllo operativo con la regolare presentazione di un rapporto sullo sviluppo della situazione al manager, l'autore dell'ordine.

Accade spesso che i cittadini rivolgano i loro ricorsi in modo errato. E poi il destinatario non li prende in considerazione, ma li trasmette all'organo o al funzionario di cui è competente la questione. La Legge prevede a tal fine 7 giorni dalla data di registrazione della domanda. In questo caso, il cittadino viene informato di tale reindirizzamento. E, a proposito, la Legge vieta chiaramente di inviare reclami a titolo oneroso all'organismo o al funzionario la cui decisione o azione (inazione) viene impugnata.

Procedura per monitorare l'esecuzione degli ordini

Ora, avendo le informazioni di base sulla preparazione delle istruzioni, è necessario considerare in dettaglio la procedura per monitorare l'esecuzione delle istruzioni.

Tienilo presente in un'impresa specifica possono essere eseguiti lavori per controllare l'esecuzione degli ordini:

● utilizzando manualmente un archivio di carte di registrazione e controllo (RCC);

● in un sistema di gestione elettronica dei documenti, dove la composizione delle informazioni registrate nelle “carte elettroniche” rimane la stessa, ma molte operazioni di notifica agli esecutori e di generazione di report sulla disciplina delle prestazioni vengono eseguite automaticamente;

● esiste anche un'opzione intermedia, quando si utilizzano le funzionalità di MS Excel per facilitare il lavoro: gli ordini posti sotto controllo sono descritti in forma tabellare, in cui è quindi possibile filtrare le informazioni per esecutori, scadenze, ecc. Vedi.

Nella fase “Posizionamento per controllo”, l'impiegato dell'ufficio registra l'ordine. Se è contenuto su un documento, su di esso viene apposto il timbro “K” o “Controllo”, oppure lo stesso viene scritto con penna lucida; è anche possibile spostare semplicemente il documento nella cartella degli ordini controllati.

L'esecutore, ricevuto l'ordine, deve familiarizzarsi con esso e, prima della scadenza del termine specificato nell'ordine, completare i compiti in esso stabiliti. Se l'appaltatore ha bisogno di trasferire il lavoro affinché venga eseguito da altri dipendenti a lui subordinati, crea ordini di livello inferiore, come abbiamo discusso in precedenza.

Qualora l'appaltatore si accorga che il termine non corrisponde alla capacità di portare a termine nei tempi previsti i compiti indicati, propone al dirigente che ha emesso l'ordinanza di posticipare la data di esecuzione. In altro caso, se l'esecutore si rende conto che l'esecuzione dell'ordine esula dalla sua competenza e ambito di responsabilità, può chiedere l'annullamento totale o parziale dell'ordine.

Se il gestore decide di posticipare le scadenze o annullare un ordine, ne informa la persona responsabile del controllo delle scadenze. In ogni caso, le richieste dell'esecutore di riprogrammare o annullare l'incarico devono essere presentate al gestore prima della scadenza del periodo di controllo dell'incarico.

« Controllo sull'esecuzione delle istruzioni nel merito» viene solitamente svolto da un dipendente sufficientemente competente da valutare la pertinenza del risultato ottenuto con l'esecuzione rispetto al compito assegnato nell'incarico. Tale controllo può essere avviato da un dipendente competente al ricevimento di un rapporto sulle prestazioni e può essere completato con la rimozione dal controllo o con il ritorno per la revisione.

La procedura di “Rimozione del controllo” di un ordine viene eseguita da un dipendente che ha verificato l'esecuzione dell'ordine nel merito, nonché se il gestore soddisfa la richiesta di rimuovere completamente l'ordine.

Come parte del palco " Controllo dell'esecuzione in tempo» un dipendente dedicato controlla le scadenze per l'esecuzione di tutti gli ordini attivi, cioè attualmente in esecuzione, contemporaneamente (se tale lavoro in un'organizzazione viene eseguito manualmente o utilizzando MS Excel, di solito viene eseguito dal segretario dell'autore dell'ordine o dei dipendenti del servizio dell'istituto di istruzione prescolare). Attualmente, la maggior parte di questo lavoro può essere svolto tramite sistemi elettronici di gestione dei documenti, informando gli esecutori sulle scadenze per il completamento dell'esecuzione degli ordini. La notifica è un avvertimento trasversale per tutti gli ordini che non sono stati rimossi dal controllo (vedi Esempio 4).

Il carico di lavoro del singolo artista è in costante aumento e, di conseguenza, la disciplina prestazionale dei lavoratori inizia a diminuire a causa dell'oblio elementare. L'informazione periodica dei dipendenti, ad esempio settimanale, consente di comprendere chiaramente l'ambito delle attività da svolgere e di navigare entro le scadenze per la rendicontazione.

Foglio informativo può essere breve (vedi), o più completo, con la composizione delle informazioni presentate nella tabella da. A proposito, se in una tabella MS Excel di questo tipo filtriamo gli ordini per un esecutore specifico con un segno di esecuzione vuoto, stampando il risultato otterremo un'altra versione del foglio informativo per l'esecutore.

Se tali fogli vengono generati dall'EDMS, è conveniente includere nella forma tabellare una colonna con il numero di giorni rimanenti fino alla fine del periodo di esecuzione. Anche la classificazione degli ordini in base alla data di scadenza è molto comoda: ciò consente all'appaltatore di navigare rapidamente e gestire il proprio orario di lavoro in modo più efficace.

Reporting sulla disciplina della prestazione

Alcune organizzazioni praticano rendicontazione provvisoria degli artisti. Se è necessario monitorare regolarmente lo stato di avanzamento dell'esecuzione di ordini particolarmente importanti, i loro autori aggiungono al testo dell'ordine informazioni sulla necessità di un reporting periodico, ad esempio settimanale, che deve essere fornito durante l'intero periodo di esecuzione. Una relazione intermedia sulla performance viene solitamente redatta in qualsiasi forma scritta o sotto forma di memorandum. La preparazione di tali rapporti può essere effettuata da:

● l'esecutore stesso

● segretario a lui subordinato,

● un dipendente responsabile della disciplina del rendimento in azienda.

Per monitorare periodicamente o su richiesta del management il livello di disciplina della prestazione in un'organizzazione, vengono preparati diversi tipi di rapporti che possono riguardare la disciplina della prestazione:

● un dirigente separato;

● divisione specifica

● l'organizzazione nel suo complesso;

● istruzioni impartite da un determinato manager, ecc.

Le informazioni sono riepilogate sotto forma di sintesi statistica per la gestione sugli ordini consegnati, eseguiti e trasferiti a un altro periodo di riferimento. Per consentire una gestione più efficace della disciplina della performance, vengono utilizzati diversi modelli di reporting. Le opzioni per i moduli di segnalazione sono presentate nel e secondo il parere di E. Kameneva.

Poiché tali rapporti sono preparati sia per l'organizzazione nel suo complesso che per le sue divisioni in particolare, nella sezione esecutori sono inclusi solo i funzionari ai quali il dirigente impartisce direttamente istruzioni. Ad esempio, per il direttore generale questi saranno i suoi vice e capi di aree di attività, mentre per il capo di dipartimento saranno i capi di dipartimento ed eventualmente di settore.

Anche se l'organizzazione non dispone della completa automazione del flusso di documenti tramite EDMS, è abbastanza conveniente redigere e conservare un documento del genere in un sistema di fogli di calcolo Microsoft Excel o OpenOffice.orgCalc. Questi sistemi hanno un'interfaccia e funzionalità in gran parte simili; possono aiutare ad automatizzare la contabilità e il reporting in un'azienda di piccole e medie dimensioni. La cosa principale è sapere chiaramente cosa esattamente devi ottenere come risultato.

Opinione

Abbiamo esaminato le questioni relative all'immissione e alla rimozione degli ordini dal controllo, nonché la metodologia per l'esecuzione degli ordini e la rendicontazione sul monitoraggio della loro esecuzione. I modelli di gestione direttiva proposti nell'articolo contribuiranno a rendere più chiara e trasparente la gestione dell'organizzazione.

La prima, più ovvia, obiezione che dovrei spiegare al mio lettore è: perché eseguire un progetto in Excel se esistono programmi specializzati per questo, anche gratuiti. Sì, puoi scegliere tu stesso una buona applicazione per la gestione dei progetti, tuttavia il problema è che i tuoi colleghi con cui vorresti sicuramente condividere stati o lavorare insieme su progetti non hanno queste applicazioni. Consigli e chiamate per installare un'applicazione simile, di regola, non funzionano e probabilmente hai qualcosa da fare senza di essa.

Accade spesso in un ambiente aziendale che un'azienda sia pronta ad acquistare MS Project solo per alcuni dipendenti, il che generalmente non ha senso. Caricare costantemente report da MS Project in HTML o Excel e inviarli tramite posta a tutte le parti interessate è un compito piuttosto noioso. A mia memoria, nessuno lo ha fatto, anche se noi (il dipartimento IT) lo abbiamo offerto come opzione. Microsoft non rilascia un visualizzatore di file MS Project gratuito. Le società terze, per quanto ne so, fanno lo stesso (ma ce ne sono di pagate).

Ora, se solo il progetto potesse essere realizzato in MS Office, che è disponibile quasi ovunque... Excel è il più adatto per questo compito.

Un altro modello di progetto per Excel?

Questo non vuol dire che ci sia poca bontà su Internet. Abbastanza. Tuttavia, il mio modello è abbastanza comodo, funzionale e non chiedo soldi per averlo. Per quanto ho potuto conoscere le proposte su questo argomento, sono principalmente suddivise nelle seguenti classi:

Qualcosa di gratuito, ma estremamente semplice e miserabile.

Qualcosa di burocratico e indigesto, come “Un insieme di modelli di documenti di progetto composti da 55 file”.

Qualcosa di veramente conveniente, ma ad un costo.

La vita reale ci presenta l'estremo opposto: la maggior parte dei progetti di piccole e medie dimensioni vengono realizzati senza alcuna documentazione, il che non dà a questi progetti alcuna possibilità di essere implementati.

Il mio modello è per coloro che vogliono evitare gli estremi, mantenere il controllo sul progetto ed evitare spese inutili.

Possibilità

Pianificare i tempi e le fasi del progetto

Struttura a due livelli delle fasi del progetto

Scadenze per il piano e l'effettivo

Possibilità di sovrapporre punti del piano adiacenti

Contabilizzazione del completamento di un articolo del piano in percentuale

Contabilità dei costi di cassa per fase (pianificati/effettivi)

Valutazione della qualità del lavoro richiesta e raggiunta

Capacità di contrassegnare le tappe fondamentali del progetto

Capacità di associare una fase specifica a un rischio o problema

Automazione seria nella pianificazione delle scadenze.

diagramma di Gantt

Scala temporale

Possibilità di visualizzare il programma pianificato o quello effettivo

Evidenziazione del colore dei fine settimana e dei giorni festivi

Contabilità delle risorse

Pianificazione della quantità richiesta di risorse

Contabilità della quantità di risorse disponibili

Confronto tra piano e fatti

Stato del progetto (board)

Indicatori semaforici: tempistica, budget, qualità, risorse, rischi, problemi

Indicatore di somma

Indicatori quantitativi e analitici

Informazioni di base

Fasi principali

Elenco dei problemi

Elenco dei rischi

Nel complesso la scheda sembra esteticamente gradevole

Mantenimento delle directory

Rischi del progetto

Problemi di progetto

1. Impostazioni

Spingere

Mi è piaciuto come è venuto fuori il mio diagramma di Gantt. Non ho mai visto un simile ridimensionamento da nessun altro. È un meraviglioso esempio dell'interazione tra formule e formattazione condizionale.

Il modello è piuttosto complesso e può ovviamente contenere errori. Per favore segnala eventuali errori che noti e li risolverò il più rapidamente possibile. In generale, lo sviluppo di questo progetto dipende dal numero di utenti attivi. Spero che trarrai beneficio da questo strumento.