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Word, Outlook, Internet Explorer. Consigli utili. Selezione di una lingua di modifica o sviluppo aggiuntiva e configurazione delle impostazioni della lingua in Office Word Excel Mail Microsoft Outlook

Scrivo questa introduzione per chi ha preso in mano un libro dallo scaffale di un negozio e vuole capire cosa dice e a chi è destinato.

1. Questo è un tutorial sui programmi per ufficio più comuni oggi sotto il nome generico di pacchetto Microsoft Office 2007 ("pacchetto" - perché contiene molti programmi; in russo si chiama semplicemente "ufficio"). Questo tutorial descrive:

Editor di testo Word;

Editor di fogli di calcolo Excel;

Software per presentazioni PowerPoint;

Programma di posta Outlook.

2. Questo tutorial è destinato ai principianti. Ma! Dovresti sapere come accendere un computer, come creare un documento e come trovare il tasto giusto sulla tastiera.

Se proprio non sai come approcciarti al computer allora ti consiglio di iniziare con il mio libro “Computer for Women”.

3. Questo tutorial non mira a portare un utente inesperto al livello di un super professionista. Qui consideriamo il necessario nel lavoro utente normale cose.

Ma ti garantisco che la conoscenza di questo libro sarà più che sufficiente per digitare e stampare correttamente qualsiasi testo, comprendere una tabella in Excel, realizzare una presentazione assolutamente straordinaria in PowerPoint e inviare un'e-mail.

4. Il linguaggio del libro è il più “umano” possibile, senza termini informatici complessi.

Nota! Questo libro descriverà i programmi inclusi nel Microsoft Office 2007. Se disponi di una versione diversa dell'“ufficio”, le illustrazioni nel libro non corrisponderanno a ciò che vedi sullo schermo. Inoltre, ho realizzato i disegni per il libro nel sistema operativo Windows 7. Pertanto, se avete un sistema operativo diverso, le immagini potrebbero differire anche leggermente.

Dall'editore

Invia i tuoi commenti, suggerimenti e domande a: E-mail (Casa editrice Peter, edizione informatica).

Ci piacerebbe sentire la tua opinione!

Sul sito dell'editore http://www.piter.com troverai informazioni dettagliate sui nostri libri.

Editor di testoMicrosoft Word

Apparizione della Parola

Scheda Home

Revisione

Pulsanti dell'ufficio del menu

Opzioni di parole

Innanzitutto qualche parola di teoria.

Come ho detto nella prefazione, devi averlo installato sul tuo computer sistema operativo Windows 7 e anche il pacchetto Microsoft Office 2007. Queste sono le versioni più recenti e più recenti fino ad oggi Windows e Microsoft Ufficio.

Nessun programma incluso Composizione Microsoft Probabilmente è impensabile lavorare in qualsiasi ufficio, scuola, clinica o anche a casa. Più i computer entrano nelle nostre vite, più le persone sono costrette a iniziare a lavorare con questi programmi.

È un peccato che così tanti di coloro che sono costretti dalla dura realtà a sedersi davanti a un computer non cerchino di semplificarsi la vita e trascorrano un po 'di tempo a studiare le capacità dei programmi in cui lavorano. E spesso, un'enorme quantità di tempo prezioso per tutti noi viene spesa per qualcosa che può essere fatto con un clic di un pulsante.

Ma poiché hai acquistato questo tutorial, lo scopriremo rapidamente insieme. I programmi di Microsoft Office sono molto semplici.

Sai che cos'è interfaccia? Questo aspetto programma, la sua shell, che semplifica il tuo lavoro.

Quindi, l'interfaccia dei programmi “ufficio” è molto “amichevole”. Quasi tutti i pulsanti sono etichettati e c'è aiuto. E il valore più grande dell'interfaccia Office è che ne hanno una per tutti i programmi. Cioè, con ogni programma successivo lo troverai sempre più facile da capire.

Bene, non hai più paura di andare al lavoro? Allora cominciamo!

1. Accendiamo il computer!

2. Crea la tua cartella di lavoro. Lo facciamo per non intasare il computer. E se lavorassi per qualcun altro?

Per fare ciò, fare clic sul pulsante Inizio

Che si trova nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Nel menu che appare, seleziona Documentazione. Abbiamo aperto la libreria dei documenti del proprietario del computer (speriamo che non si offenda troppo per questo) (Fig. 1.1).

Ora immagina che il computer sia un armadio e che tu abbia bisogno di un proprio scaffale al suo interno.

Vedi un pulsante nella parte superiore della finestra Nuova cartella? Cliccaci sopra.

Riso. 1.1. Finestra della raccolta documenti

Sullo schermo è apparsa una nuova cartella, con il nome evidenziato (Fig. 1.2).

Riso. 1.2. La cartella appena creata

Digita il nome E questi sono i miei documenti. L'hai composto? Clic accedere oppure fare clic con il pulsante del mouse su un'area vuota dello schermo. Abbiamo confermato il nome inserito.

Se, quando si inserisce il nome di una cartella, si tenta di digitare (accidentalmente o apposta) non una lettera, ma uno dei caratteri inaccettabili (come suona inquietante!) in questo caso, verrà visualizzato un messaggio (Fig. 1.3) . Da esso puoi scoprire quali caratteri non devono contenere il nome del file e il nome della cartella.

Riso. 1.3. Tali caratteri non dovrebbero (e non possono) essere presenti nel nome del file.

Quindi ora in biblioteca Documentazione c'è la tua cartella personale.

3. Avvia il programma Word.

Per fare ciò, fare nuovamente clic sul pulsante Inizio

Che si trova nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Quindi fare clic sulla linea Tutti i programmi, fare clic sulla cartella Microsoft Office, quindi premere la voce Microsoft Office Word 2007(Fig. 1.4).

Riso. 1.5. Finestra di Microsoft Office Word 2007

Guarda la riga superiore. Al centro c'è il nome del programma ( Microsoft Word ) e il nome del documento ( Documento), nell'angolo in alto a destra sono presenti le icone per minimizzare, ridurre (ingrandimento) e chiudere la finestra

Microsoft Word può fare tutto. Ti consente di digitare il testo, quindi in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo, apportare eventuali correzioni al testo, quindi anche impaginare questo testo, cioè formattarlo.

Disposizione il testo è una bella disposizione del testo sullo schermo e poi sulla carta.

Oltre a Outlook, la suite di applicazioni Microsoft Office include applicazioni comuni come l'editor di testo Word, l'editor di fogli di calcolo Excel, l'applicazione per presentazioni PowerPoint e l'applicazione per database Access.

Tutte queste applicazioni sono indipendenti e autosufficienti, ma il loro utilizzo congiunto apre possibilità davvero illimitate nell'organizzazione del lavoro d'ufficio. L'utilizzo di Outlook con altre applicazioni incluse nella suite Microsoft Office consente di:

creare messaggi utilizzando tutta la potenza editor di testo Parola. Rispetto alle capacità relativamente scarse (anche se sufficienti) fornite dal pannello di formattazione di Outlook, Word è in grado di creare documenti completi che presentano una varietà di stili e modelli di progettazione, contenenti oggetti incorporati, ecc. L'interazione di Outlook e Word sarà discusso nella prima sezione di questo capitolo. Inoltre, questa sezione discuterà uno strumento comune a tutte le applicazioni di Office: distribuzione lungo il percorso;
crea messaggi sfruttando tutta la potenza dell'editor di fogli di calcolo Excel. La tabella creata può essere facilmente inviata non solo come file allegato, ma anche salvata come messaggio. Questa opportunità sarà discusso nella seconda sezione di questo capitolo. Inoltre, in questa sezione parleremo di uno strumento comune a tutte le applicazioni Microsoft: posizionare i documenti in una cartella condivisa;
creare riunioni per partecipare a una conferenza elettronica tenuta utilizzando PowerPoint. La creazione di una conferenza elettronica è direttamente correlata all'uso dell'applicazione Microsoft NetMeeting discussa sopra (Vedi sezione 11.5 “Net Meeting”). Il funzionamento di PowerPoint con Outlook verrà discusso nella terza sezione;
creare messaggi utilizzando accesso Microsoft, in grado di connettersi a un database remoto per visualizzare informazioni. L'utilizzo combinato di Outlook e Access consente di esportare e importare rapidamente dati dalle cartelle di Outlook alle tabelle di Access. Questa possibilità sarà discussa nella quarta ed ultima sezione di questo capitolo.

Outlook e Word

L'interazione tra Outlook e Word è forse l'esempio più tipico. collaborazione. Ho già menzionato sopra che l'utente può specificare Microsoft Word come editor dei messaggi.

Esempio 18.1. Word come editor di messaggi

(Utilizzando l'applicazione Outlook)

> Strumenti > Opzioni Messaggio

Utilizza Microsoft Word come editor di messaggi

Utilizza Microsoft Word per leggere i messaggi in formato RTF

Come esempio di utilizzo di Word, considera la creazione di un messaggio contenente testo riccio e un diagramma che dimostri la struttura di un determinato libro.

Creazione di un messaggio utilizzando Word

Esistono due modi per creare un messaggio utilizzando Word:

Avvia l'applicazione Word, crea un documento e seleziona il comando > File > Invia > Messaggio.
Direttamente in Outlook selezionando il comando > Azioni > Nuovo messaggio utilizzando > Microsoft Word (Figura 18.1).

Come si può vedere dalla figura, l'essenza del messaggio non è cambiata, rimangono i campi per l'inserimento dei destinatari e dell'oggetto del messaggio, vengono aggiunti automaticamente una firma e un pannello Disegno(Disegno), invece, la barra degli strumenti è stata notevolmente arricchita Formattazione(Formattazione).

Riso. 18.1. Messaggio di Outlook (editor di Microsoft Word)

Inserimento di testo riccio

Quindi, creiamo prima un bel titolo per il nostro messaggio utilizzando un oggetto WordArt.

Esempio 18.2. Inserimento di un oggetto WordArt

> Inserisci > Disegno > WordArt

Selezionare lo stile di testo desiderato OK

Testo:= Struttura del libro Grassetto OK

(Pannello Formato) Centrato

Come risultato delle nostre azioni, apparirà un testo dal design accattivante con un riempimento sfumato giallo al centro (Fig. 18.2).

Per modificare le proprietà di questo oggettoÈ possibile utilizzare i pulsanti sulla barra degli strumenti con lo stesso nome. Nel nostro caso, cambiamo il colore di riempimento da giallo a blu.

Riso. 18.2. Testo WordArt nel messaggio

Riso. 18.3. Finestra di dialogo Metodi di riempimento

Esempio 18.3. Modifica delle proprietà dell'oggetto WordArt

(Sulla barra degli strumenti WordArt)

Colore e linee del formato oggetto WordArt

Metodi di riempimento del colore...

Pendenza

Un colore Color1 Blu

Tipo di tratteggio Dal centro

Opzioni (Fig. 18.3)

Inserimento di un grafico

Il prossimo passo che stiamo considerando è l'inserimento di un diagramma, che, tra l'altro, è una delle innovazioni di Word.

Esempio 18.4. Inserimento di un grafico

> Inserisci > Organigramma...

Seleziona il tipo di grafico (Fig. 18.4)

Riso. 18.4. Finestra di dialogo Libreria di grafici

Nel corpo del messaggio verrà visualizzato un segnaposto che mostra il grafico selezionato. Ma consiste di una “radice” e solo di tre “rami”, mentre questo libro ha quattro parti. Aggiungiamo un altro ramo e cambiamo lo stile del grafico.

Esempio 18.5. Aggiunta di un ramo a un diagramma

(Evidenzia la radice del diagramma)

(Nel pannello Organigramma) Aggiungi una forma

Formattazione automatica

Seleziona uno stile di grafico: Gradiente in rilievo

Ora non resta che inserire il testo del diagramma. Per fare ciò, fare clic una volta con il tasto sinistro del mouse su uno degli stub del grafico e inserire il testo appropriato. La versione finale del messaggio, modificata e formattata utilizzando Word, è mostrata in Fig. 18.5.

Riso. 18.5. Messaggio finale

Dopo aver creato il messaggio non resta che compilare i campi A cui(Quello) e Soggetto(Oggetto), quindi premere il pulsante Inviare(Inviare).

Commento

Poiché il nostro messaggio viene salvato e inviato in formato HTML, parte della formattazione potrebbe andare persa o modificata. Tienilo a mente quando crei messaggi in Word! A volte è meglio allegare semplicemente i messaggi creati come allegato.

Ricordiamo ancora una volta che qui stiamo considerando solo il principio generale di come funzionano insieme Outlook e altre applicazioni di Office. Oltre all'inserimento di oggetti (ce ne sono molti più di due), ci sono anche moduli, cornici, stili, tabelle, campi... L'elenco potrebbe continuare all'infinito. Il mondo delle applicazioni Microsoft Office è ampio e veramente multifunzionale. Imparalo in parallelo con Outlook e altre applicazioni esistenti. Alla fine, la strada sarà dominata da chi cammina...

Distribuzione di un documento lungo il percorso

Distribuzione di un documento lungo il percorso(Routing) è l'invio di un documento via email ai colleghi in una determinata sequenza. Viene chiamata la sequenza di mailing percorso del documento.

Dopo aver ricevuto il documento, il destinatario può apportare modifiche e commenti e inviare ulteriormente il documento lungo il percorso. Al termine del percorso, dopo che il documento è stato visionato da tutti i destinatari indicati nella routing list, è possibile richiedere la restituzione del documento oppure specificare l'utente a cui è destinato, ad esempio un project manager.

Esempio 18.6. Invio di un documento lungo un percorso

> File > Apri… (apri il documento richiesto)

> File > Invia > Lungo il percorso. . .

Nashatyrev Anton A chi

Mokhovikov Oleg Komu

Testo del messaggio:= Cari colleghi! Leggi il documento allegato ed esprimi i tuoi pensieri e commenti su quanto scritto. Grazie in anticipo, Egor Usarov.

uno per uno

Ritorno al termine

Tieni traccia dello stato

Inviare

Commento

Durante l'esecuzione di questo programma, potresti vedere finestre di dialogo Avvisi di sicurezza di Outlook relativi alla manomissione da parte di terzi e all'accesso ai dati di Outlook. In questo caso, accetta sempre di consentire l'accesso (dopotutto, questa richiesta deriva dalle tue azioni e te lo aspetti).

È possibile allegare un percorso designato a un documento in modo da non inviarlo immediatamente, ma farlo in un secondo momento. Per fare ciò, nell'ultimo passaggio del programma è necessario premere il pulsante Aggiungere(Aggiungi slittamento).

> File > Invia > Destinatario successivo...

Invia il documento Nashatyrev Anton

Per rifiutare l'invio di un documento lungo un percorso e disconnettere del tutto il percorso, è necessario fare clic sul pulsante Chiaro(Chiaro).

Torniamo all'esempio. Dopo aver premuto il pulsante Inviare(Percorso), verrà creato automaticamente un messaggio con il testo specificato nel campo Messaggio di testo(Testo del messaggio), e con allegato un documento da inviare (Fig. 18.6). Supponiamo che il primo destinatario (nel nostro esempio, questo è Anton Nashatyrev) sia configurato in modo responsabile, cioè non lascerà incustodito il messaggio ricevuto né lo cancellerà senza leggerlo, ma reagirà correttamente: leggerà non solo il mailing messaggio, ma e il documento allegato stesso, e non solo lo leggerà, ma aggiungerà anche i suoi desideri e commenti, quindi lo invierà al corrispondente successivo. Proviamo a seguire come ciò avviene.

Per aprire il documento inviato stesso, il destinatario deve solo fare doppio clic sull'icona del documento allegato nel messaggio. Successivamente, il destinatario apporta le modifiche al documento nel solito modo. Alla fine del lavoro, deve inviare il documento più avanti lungo il percorso.

>File>Invia>Destinatario successivo...

Invia documento "Oleg Mokhovikov"

Riso. 18.6. Messaggio con distribuzione del documento

Cosa succede dopo? Innanzitutto, il messaggio verrà inviato al destinatario successivo nella mailing list: Oleg Mokhovikov. Potrà leggere il documento con le modifiche già apportate e farne di proprie. In secondo luogo, il mittente originale verrà avvisato quando il documento si sposta nella mailing list tramite la finestra di dialogo Itinerario La casella di controllo (Distinta di distribuzione) è stata selezionata Tieni traccia dello stato(Stato traccia).

Se tutto va bene il documento verrà promosso tramite la mailing list fino ad esaurimento dell'intera mailing list di questo documento. All'ultimo destinatario del percorso verrà chiesto di restituire il documento modificato al mittente dell'invio e così il cerchio si chiuderà.

Per accelerare il processo, puoi inviare il documento non uno per uno, ma a tutti contemporaneamente. In questo caso, l'unione delle modifiche ricade sulle spalle del mittente.

Outlook ed Excel

Fin dall'inizio del libro, quando creiamo un messaggio, abbiamo deciso di trasmettere come corpo del messaggio non solo testo, ma una tabella. L'utilizzo degli strumenti di Excel consente di risolvere facilmente non solo il problema dell'inserimento di tabelle, ma anche dei componenti correlati (ad esempio grafici Excel).

Come esempio di collaborazione tra Outlook ed Excel, prendi in considerazione l'invio di un messaggio contenente una tabella con i dati sul numero di pagine di ciascuna parte del libro e un grafico Excel che mostra graficamente la percentuale di ciascuna parte del libro.

Creazione di un messaggio utilizzando Excel

Come con Word, puoi creare un messaggio in due modi. Ma se in Word abbiamo scelto la seconda opzione (creare un messaggio da Outlook), ora vediamo l'invio di una tabella direttamente dall'applicazione Excel.

Riso. 18.7. Messaggio di Outlook (editor Microsoft Excel)

Esempio 18.9. Creazione di un messaggio utilizzando Excel

>File > Invia > Messaggio

Includi il foglio corrente nel corpo del messaggio

Oggetto:= Statistiche

Introduzione:= Questo messaggio contiene...

Commento

Nel campo Introduzione, l'utente può inserire messaggio testuale(commento) che precede la tabella.

Come accennato in precedenza, si valuterà l'invio della tabella mostrata in Fig. 18.10. In questa fase, la tabella contiene solo testo e non presenta alcuna formattazione aggiuntiva.

Lavorare con un tavolo

Prima di inviare un messaggio contenente una tabella, è consigliabile formattarla: evidenziare l'intestazione, enfatizzare i bordi, ecc. Ma le funzionalità di Outlook consentono non solo di formattare la tabella, ma anche di lavorare sulla sua logica. Nell'esempio 18.10, abbiamo aggiunto un'altra riga - "Totale", contenente la somma di tutte le pagine del libro, e quindi abbiamo stilizzato la tabella di conseguenza.

Se il testo del messaggio non rientra nella cella, i suoi bordi possono essere espansi. Per fare ciò, sposta il puntatore del mouse sull'incrocio con il nome o la numerazione delle celle (il puntatore avrà l'aspetto di una freccia a due punte) e, tenendo premuto pulsante di sinistra mouse, spostare i limiti della colonna o della riga alla distanza richiesta.

Esempio 18.10. Lavorare con una tabella Excel

(La modifica)

A6:= Totale

Somma automatica Wb (Formattazione)

A1:Вб (Seleziona tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse)

> Formato > Formattazione automatica...

Riso. 18.8. Messaggio formattato con foglio di calcolo Excel

Commento

Oltre a utilizzare lo stile automatico, puoi applicare una formattazione aggiuntiva utilizzando i pulsanti sulla barra degli strumenti con lo stesso nome.

Inserimento di un grafico Excel

Il passaggio successivo per dimostrare le funzionalità di Excel e l'utilizzo di questa applicazione con Outlook è creare un grafico che rappresenti i dati sul foglio di lavoro in una forma grafica chiara.

Esempio 18.11. Inserimento di un grafico Excel

> Inserisci > Grafico... Standard

Tipo Circolare

Titolo del grafico:= Outlook nell'originale

Condivisioni delle firme dei dati

Riso. 18.9. Diagramma costruito

Commento

Se non avessimo selezionato l'intervallo A2:B6 prima di iniziare a costruire il grafico, avremmo potuto impostarlo successivamente, nel secondo passaggio del Chart Wizard. In questo caso non è assolutamente necessario inserire manualmente una formula complessa nel campo Intervallo dati. È sufficiente selezionare con il mouse l'intervallo desiderato sul foglio di lavoro, la finestra di dialogo della procedura guidata si comprimerà per non interferire con la selezione e la formula verrà visualizzata automaticamente.

Una volta inserito, il grafico potrebbe sovrapporsi alla tabella in uso. Per spostare un diagramma basta selezionarlo e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinarlo nella posizione desiderata.

Ora diamo un'occhiata direttamente al diagramma stesso. Tutti gli elementi vengono visualizzati in modo chiaro e bello, ad eccezione del cerchio dei dati stesso, che è di dimensioni molto ridotte. Per ingrandire l'area del diagramma, è necessario fare clic sul quadrato invisibile in cui sono inscritti il cerchio e le spiegazioni del testo (Fig. 18.9). Apparirà una cornice quadrata con maniglie di selezione agli angoli. Aggancia queste maniglie e trascina, allungando il riquadro di selezione finché il cerchio non raggiunge la dimensione desiderata.

Quindi, il messaggio è completamente pronto per essere inviato, non resta che inserire l'indirizzo del destinatario del messaggio e premere il pulsante Invia foglio(Invia questo foglio).

Di particolare interesse è il modo in cui il nostro messaggio verrà visualizzato all'utente, perché, in primo luogo, viene convertito in formato HTML e, in secondo luogo, non tutti i destinatari potrebbero avere Excel installato. Dopo aver inviato e ricevuto messaggi, vai a V cartella Posta in arrivo(Posta in arrivo) e aprire il messaggio creato (Fig. 18.10).

Riso. 18.10. Messaggio ricevuto con tabella e grafico

Innanzitutto, come puoi vedere, il testo inserito nel campo introduzione(Introduzione) precede la tabella ed è separata da essa da una linea. In secondo luogo, il formato della tabella viene preservato. E infine, siamo orgogliosi: il diagramma corrisponde completamente a quello creato (formato, dati, ecc.). L'unica cosa che manca è che non c'è la firma poiché abbiamo creato il nostro messaggio da Excel e non da Outlook. Questo difetto può essere corretto eseguendo il comando > .Inserisci > Firma > Cordiali saluti prima dell'invio.

Esempio 18.12. Inserimento di una firma

> Inserisci > Firma > Cordiali saluti

Commento

In generale, a volte sono necessarie, se non richieste, ulteriori modifiche e formattazioni dei post. Dopo aver creato la tabella (con utilizzando Excel) l'utente può sempre aprire il messaggio e modificarlo: inserire una firma o una serie di commenti aggiuntivi, nonché aggiungere uno sfondo, aggiungere un'immagine, ecc.

Cartella di scambio

Lavorare con le cartelle di Exchange è comune a tutte le applicazioni di Office quanto la distribuzione dei percorsi. L'essenza di questa funzionalità è posizionare il documento attivo nelle cartelle pubbliche del server Microsoft Exchange. Pertanto, l'utente dà accesso a questo documento a tutti i membri del gruppo di lavoro.

Esempio 18.13. Invia alla cartella Exchange

> File > Invia a > Cartella Exchange...

Seleziona cartella < Общая папка>

Dopo che il documento è stato inserito in una cartella condivisa, ciascun utente può aprirlo facendo clic sul collegamento appropriato nella finestra di visualizzazione delle informazioni (Fig. 18.11).

Outlook e PowerPoint

Microsoft PowerPoint è uno strumento di presentazione versatile. Dopo aver creato una presentazione, l'utente può mostrarla come computer locale e fare una presentazione online per l'intero gruppo di lavoro. La presentazione PowerPoint viene fornita in formato HTML, quindi i partecipanti necessitano solo di un browser per visualizzarla Internet Explorer 4.0. Pertanto, la presentazione può essere effettuata sia all'interno dell'azienda che tra i membri di un piccolo gruppo situato in luoghi diversi. Il numero di partecipanti non è limitato, ma se alla presentazione partecipano più di 16 ascoltatori, per condurla è necessario utilizzare una speciale applicazione server Microsoft NetShow Server.

Il problema di ogni incontro è la sua pianificazione. Naturalmente, per tenere una conferenza, oltre alla volontà del relatore, è necessario anche il consenso dei partecipanti. Nel caso di un convegno regolare, la partecipazione di tutti i partecipanti è confermata dal fatto che essi si riuniscono tutti insieme e all'incirca alla stessa ora nella sala destinata al convegno. Il relatore può pianificare una conferenza elettronica PowerPoint come qualsiasi altra riunione utilizzando Outlook.

Riso. 12.18. Presentazione e dialogo Pianificazione della trasmissione di una presentazione

Esempio 18.14. Pianificazione delle trasmissioni Presentazioni PowerPoint

> Presentazione > Trasmissione in diretta > Impostazione e pianificazione...

Descrizione:= "Microsoft Outlook 2002 nell'originale"(Fig. 18.12)

Parametri... Impostazione della trasmissione (Fig. 18.13)

Modalità di visualizzazione Ridimensionabile

Assegnare…

Inserisci o seleziona un nome:< partecipanti alla presentazione

Necessario

Inviare

(Apparirà una finestra di dialogo che ti informa che è programmata una trasmissione)

Riso. 18.13. Finestra di dialogo Opzioni di trasmissione

Commento

Interruttori Solo suono(Solo audio) e Video e suono(Video e audio) ha senso installarlo se il computer del relatore è dotato di microfono e videocamera e i computer dei partecipanti sono dotati di apparecchiature per la riproduzione di audio e video. Nel nostro esempio non lo assumiamo, quindi la casella di controllo è selezionata NO(Nessuno).

Il modulo di riunione compilato automaticamente (Fig. 18.14) è identico a quelli discussi in precedenza, Vedere il capitolo 2, Calendario e il capitolo 10, Collaborare in Outlook.

Commento

L'unica condizione obbligatoria per la trasmissione in diretta di una presentazione a un vasto pubblico è la connessione del computer alla rete (globale o locale). Le funzionalità aggiuntive non possono essere utilizzate se le condizioni tecniche non lo consentono.

Dopo aver concordato orario e composizione dei partecipanti, si potrà procedere direttamente alla dimostrazione vera e propria.

Riso. 18.14. Modulo incontro

Esempio 18.15. Trasmissione in diretta della presentazione

> Presentazione > Trasmissione in diretta > Avvia trasmissione...

Quando si tiene una conferenza pianificata, il relatore prevede di trasmetterla utilizzando l'interfaccia di pianificazione della riunione in Outlook 2002. All'ora specificata, sugli schermi dei computer dei partecipanti verrà visualizzata una finestra di promemoria della riunione, sulla quale il partecipante vedrà un pulsante, dopo aver fatto clic sulla quale verrà caricata la pagina introduttiva della presentazione (Fig. 18.15). Il presentatore controlla il cambio di diapositive. Sugli schermi dei computer dei partecipanti le diapositive vengono visualizzate come in una normale presentazione.

Riso. 18.15. Pagina principale per la presentazione dal vivo

Durante la presentazione, i partecipanti possono avere discussioni private, porre domande al relatore e ricevere risposte via email tramite Outlook.

Outlook e Access

Microsoft Access è un sistema di gestione di database universale e Outlook è un sistema di gestione delle informazioni universale. Sulla base di queste definizioni, è naturale supporre che queste applicazioni dispongano di alcuni mezzi per scambiare informazioni tra loro. Ma oltre a scambiare informazioni, Outlook, come Word o Excel, è in grado di creare messaggi utilizzando gli strumenti di Microsoft Access. Solo che in questo caso questi strumenti non riguardano l'area della formattazione o della modifica, ma quella della fornitura dei dati per l'invio e la pubblicazione.

In questa sezione vedremo un esempio di importazione di informazioni da rubrica Outlook nel database di Access e crea un messaggio contenente le informazioni appena importate.

Scambio di informazioni

Prima di tutto, apri Access e crea un database. Il nostro obiettivo sarà quindi quello di creare una tabella contenente i dati della rubrica di Outlook.

Esempio 18.16. Importa dati da Outlook ad Access

> File > Dati esterni > Importa...

Tipo di file Outlook (l'importazione guidata di Exchange/Outlook verrà avviata automaticamente)

> Rubriche > Rubrica dei contatti di Outlook

In una nuova tabella

(In questo passaggio ti viene chiesto di definire i parametri dei dati importati e scoprire se è necessario importarli)

Non importare

Importa nella tabella:= Contatti

Riso. 18.16. Tabella di Microsoft Access con dati importati

Dopo l'importazione, come previsto, in Access verrà visualizzata una nuova tabella Contatti, contenente informazioni dalla rubrica di Outlook. Il risultato dell'importazione è mostrato in Fig. 18.16.

Lavorare con la pagina dei dati di accesso

Considera il seguente esempio. Diciamo che uno dei partecipanti al progetto ha creato un database le cui informazioni sono interessanti e forse necessarie per gli altri membri del team. Esistono diverse soluzioni a questo problema, ma ci concentreremo sulla possibilità di inviare un messaggio contenente una pagina dati di accesso. Il messaggio infatti contiene semplicemente una pagina HTML con un oggetto ActiveX che si collega al database e visualizza i dati.

Esempio 18.17. Crea un messaggio con la pagina dei dati di accesso

> Azioni > Nuovo messaggio utilizzando... > Microsoft Office > Pagina dati di Microsoft Access

(L'accesso si aprirà con una procedura guidata Nuova pagina accesso ai dati)

Costruttore

Seleziona origine dati:=< Banca dati>

Dopo aver completato le procedure si aprirà una pagina con una griglia di dati. Quindi, prima di tutto, devi posizionare i campi informativi che saranno sulla pagina. Per fare ciò, trascina i campi richiesti sulla griglia della tabella e sostituisci il suo nome, ad esempio con Contatti. Successivamente inserisci il nome dei destinatari del messaggio e clicca sul pulsante Invia una copia.

Prima di inviare un messaggio, l'utente può vedere come verrà visualizzato al destinatario. Per fare ciò seleziona il comando > File > anteprima della pagina web. Si aprirà un browser Web con una pagina caricata, che verrà visualizzata allo stesso modo per il destinatario del messaggio.

Riso. 18.23. Pagina Web con dati da Access

Utilizzando i pulsanti Indietro e Avanti, puoi navigare tra i dati della tabella Contatti. Inoltre, specificando i parametri di accesso appropriati, è possibile modificare la tabella (aggiungere o eliminare record), organizzare il filtraggio dei dati, ecc. Ma questo va oltre lo scopo di questo libro.

Riepilogo

Quindi, in questo capitolo abbiamo esaminato la possibilità che le applicazioni Office e Outlook lavorino insieme. In effetti, l'utilizzo di Outlook insieme agli strumenti forniti da Word, Excel, PowerPoint e Access consente di creare messaggi ricchi e semplificare la condivisione e l'accesso alle informazioni.

Parola. Formattazione di un messaggio. Utilizzo di Word come editor predefinito. Distribuzione del documento lungo il percorso.
Eccellere. Crea un post con una tabella e un grafico. Inserimento di documenti nelle cartelle pubbliche sul server Exchange.
Presa della corrente. Organizza un incontro online per presentare una presentazione.
Accesso. Importa dati da Outlook ad Access. Crea un messaggio contenente una pagina dati di accesso.

MS Word fornisce una serie di scorciatoie da tastiera per velocizzare il lavoro in ufficio. Se hai bisogno di usare molto MS Word, ti consigliamo vivamente di imparare alcune utili scorciatoie da tastiera: ti aiuteranno a lavorare velocemente. Puoi fare clic CTRL+B per creare testo in grassetto, CTRL+U per rendere il testo sottolineato. Queste scorciatoie da tastiera funzionano in tutte le parti di Microsoft Office come MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, ecc.

Tuttavia, per impostazione predefinita, MS Word non fornisce scorciatoia per cancellare un comando. Anche se il comando barrato è un comando utilizzato di frequente, è sorprendente che Microsoft non lo abbia creato scorciatoie da tastiera per barrato. Ma la cosa buona è che possiamo configurare MS Word per creare tale scorciatoia da tastiera accesso veloce. Oggi ti insegnerò come installare modo rapido per rendere il testo barrato.

Cos'è il barrato?

A volte in un documento non è necessario un determinato testo, ma non si desidera rimuoverlo. In questi casi è possibile barrare il testo. Una parte di testo rimarrà nel documento per un uso successivo (e anche per un'inclusione successiva) ma, allo stesso tempo, le barre barrate mostreranno al lettore che il testo non è più rilevante. Assomiglia a questo: barrato

Come installare il collegamento barrato in MS Word

Dovrai eseguire la seguente procedura solo una volta, dopodiché potrai cancellare il testo premendo la combinazione del tasto selezionato.

Apri qualsiasi documento MS Word. Puoi anche aprire un documento vuoto.

Premi Ctrl+D per aprire la finestra di dialogo Carattere. Questa finestra mostra le opzioni di formattazione dei caratteri.

Ora premi Ctrl+Alt e tenendo premuti entrambi i tasti premere il tasto più sul tastierino numerico (Numppad).

Il cursore si trasformerà in un garofano a forma di uno. Rilascia i tasti Ctrl + Alt e fai clic sull'opzione Barrato nella finestra di dialogo Carattere (mostrata come il cerchio rosso nell'immagine sopra).

Si aprirà la finestra di dialogo Personalizza tastiera. Posiziona il cursore nel campo Chiave nuova scorciatoia di stampa e premi la combinazione di tasti di scelta rapida che desideri impostare per barrare l'opzione. L'ho indossato Ctrl+Maiusc+S... Puoi anche installarlo in questo modo. Posiziona il cursore dentro premere - nuovo tasto di scelta rapida e premi Ctrl + Maiusc + S.

MS Word catturerà automaticamente i tasti premuti. Puoi utilizzare qualsiasi combinazione di Maiusc, Alt, Ctrl e tasto Con lettera. Se premi una combinazione di tasti che è già assegnata a qualche altro comando, MS Word ti mostrerà queste informazioni. È meglio non sovrascrivere un collegamento esistente. Ctrl + Maiusc + è una buona combinazione.

Fare clic sul pulsante Assegnare per impostare la scorciatoia barrata.

Ora, per verificare se funziona o meno, digita qualcosa in un documento MS Word. Seleziona il testo e premi Ctrl + Maiusc + S (o qualunque combinazione tu scelga). Il testo selezionato verrà immediatamente barrato.

Spero che tu abbia trovato questo piccolo suggerimento per la configurazione etichetta barrata in MS Word utile. Se avete domande su questo argomento, non esitate a chiedermelo attraverso la sezione commenti in questa pagina. Farò del mio meglio per esserti utile. Grazie per aver utilizzato TechWelkin!

L'interazione tra Outlook e Word è forse l'esempio più tipico di collaborazione. Ho già menzionato sopra che l'utente può specificare Microsoft Word come editor dei messaggi.

Esempio 18.1. Word come editor di messaggi

(Utilizzando l'applicazione Outlook)

> Strumenti > Opzioni Messaggio

Utilizza Microsoft Word come editor di messaggi

Utilizza Microsoft Word per leggere i messaggi in formato RTF

Come esempio di utilizzo di Word, considera la creazione di un messaggio contenente testo riccio e un diagramma che dimostri la struttura di un determinato libro.

Creazione di un messaggio utilizzando Word

Esistono due modi per creare un messaggio utilizzando Word:

Avvia l'applicazione Word, crea un documento e seleziona il comando > File > Invia > Messaggio.
Direttamente in Outlook selezionando il comando > Azioni > Nuovo messaggio utilizzando > Microsoft Word (Figura 18.1).

Riso. 18.1. Messaggio di Outlook (editor di Microsoft Word)

Inserimento di testo riccio

Quindi, creiamo prima un bel titolo per il nostro messaggio utilizzando un oggetto WordArt.

Esempio 18.2. Inserimento di un oggetto WordArt

> Inserisci > Disegno > WordArt

Selezionare lo stile di testo desiderato OK

Testo:= Struttura del libro Grassetto OK

(Pannello Formato) Centrato

Come risultato delle nostre azioni, apparirà un testo dal design accattivante con un riempimento sfumato giallo al centro (Fig. 18.2).

Per modificare le proprietà di questo oggetto è possibile utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti con lo stesso nome. Nel nostro caso, cambiamo il colore di riempimento da giallo a blu.

Riso. 18.2. Testo WordArt nel messaggio

Riso. 18.3. Finestra di dialogo Metodi di riempimento

Esempio 18.3. Modifica delle proprietà dell'oggetto WordArt

(Sulla barra degli strumenti WordArt)

Colore e linee del formato oggetto WordArt

Metodi di riempimento del colore...

Pendenza

Un colore Color1 Blu

Tipo di tratteggio Dal centro

Opzioni (Fig. 18.3)

Inserimento di un grafico

Il prossimo passo che stiamo considerando è l'inserimento di un diagramma, che, tra l'altro, è una delle innovazioni di Word.

Esempio 18.4. Inserimento di un grafico

> Inserisci > Organigramma...

Seleziona il tipo di grafico (Fig. 18.4)

Riso. 18.4. Finestra di dialogo Libreria di grafici

Nel corpo del messaggio verrà visualizzato un segnaposto che mostra il grafico selezionato. Ma è composto da una "radice" e solo tre "rami", mentre questo libro ha quattro parti. Aggiungiamo un altro ramo e cambiamo lo stile del grafico.

Esempio 18.5. Aggiunta di un ramo a un diagramma

(Evidenzia la radice del diagramma)

(Nel pannello Organigramma) Aggiungi una forma

Formattazione automatica

Seleziona uno stile di grafico: Gradiente in rilievo

Riso. 18.5. Messaggio finale

Dopo aver creato il messaggio non resta che compilare i campi A cui(Quello) e Soggetto(Oggetto), quindi premere il pulsante Inviare(Inviare).

Commento

Distribuzione di un documento lungo il percorso

Esempio 18.6. Invio di un documento lungo un percorso

> File > Apri... (apri il documento richiesto)

> File > Invia > Lungo il percorso. . .

Nashatyrev Anton A chi

Mokhovikov Oleg Komu

Testo del messaggio:= Cari colleghi! Leggi il documento allegato ed esprimi i tuoi pensieri e commenti su quanto scritto. Grazie in anticipo, Egor Usarov.

uno per uno

Ritorno al termine

Tieni traccia dello stato

Inviare

Commento

Durante l'esecuzione di questo programma, potrebbero essere visualizzate finestre di dialogo di sicurezza di Outlook che avvisano dell'eventuale manomissione da parte di terzi e dell'accesso ai dati di Outlook. In questo caso, accetta sempre di consentire l'accesso (dopotutto, questa richiesta deriva dalle tue azioni e te lo aspetti).

> File > Invia > Destinatario successivo...

Invia il documento Nashatyrev Anton

Per rifiutare l'invio di un documento lungo un percorso e disconnettere del tutto il percorso, è necessario fare clic sul pulsante Chiaro(Chiaro).

>File>Invia>Destinatario successivo...

Invia il documento a "Oleg Mokhovikov"

Riso. 18.6. Messaggio con distribuzione del documento

Se tutto va bene, il documento verrà promosso tramite la mailing list fino all'esaurimento dell'intera mailing list relativa a quel documento. All'ultimo destinatario del percorso verrà chiesto di restituire il documento modificato al mittente dell'invio e così il cerchio si chiuderà.

Per accelerare il processo, puoi inviare il documento non uno per uno, ma a tutti contemporaneamente. In questo caso, l'unione delle modifiche ricade sulle spalle del mittente.

A seconda della versione di Word o Outlook che stai utilizzando, potresti essere in grado di incollare Documento di parole e aggiungervi vari oggetti (ad esempio file PDF, diagrammi o Fogli Excel) o messaggio di posta elettronica utilizzando il collegamento o l'incorporamento. Per inserire un oggetto, nella scheda Inserire fare clic sul pulsante Un oggetto.

Inserimento di un nuovo oggetto

Creare nuovo file da inserire in un documento Word o in un messaggio di posta elettronica:

Consiglio:

Informazioni nella sezione Risultato determinato dal tipo di oggetto selezionato e dallo stato della casella di controllo Come un'icona(installato o meno). Queste informazioni ti aiuteranno a decidere cosa deve essere inserito esattamente e in quale forma.

Per modificare i dati in un oggetto inserito, fare doppio clic su di esso.

Collegamento o incorporamento di un file esistente

Per collegare o incorporare un oggetto già creato:

Oggetti incorporati e oggetti correlati

Oggetti incorporati diventano parte di un file Word o di un messaggio di posta elettronica e, una volta inseriti, perdono la connessione con il file originale.

Oggetti correlati può essere aggiornato quando il file di origine cambia. I dati associati vengono archiviati nel file di origine. Il file Word o il messaggio di posta (file di destinazione) memorizza solo le informazioni sulla posizione del file di origine e visualizza una vista dei dati associati. Se la dimensione del file è importante, utilizza gli oggetti collegati.

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