Word, Outlook, Internet Explorer. Nyttige tips. Velge et ekstra redigerings- eller utviklingsspråk og sette opp språkinnstillinger i Office Word excel mail microsoft outlook
Jeg skriver denne introduksjonen for de som har hentet en bok fra en butikkhylle og ønsker å forstå hva den står og hvem den er beregnet på.
1. Dette er en veiledning om de vanligste kontorprogrammene i dag under den generelle navnepakken Microsoft Office 2007 ("pakke" - fordi det er mange programmer i den; på russisk kalles den ganske enkelt "kontor"). Denne opplæringen beskriver:
Word tekstredigerer;
Excel regneark editor;
PowerPoint-presentasjonsprogramvare;
Outlook e-postprogram.
2. Denne opplæringen er ment for nybegynnere. Men! Du bør vite hvordan du slår på en datamaskin, hvordan du lager et dokument og hvordan du finner den riktige tasten på tastaturet.
Hvis du virkelig, virkelig ikke vet hvilken vei du skal nærme deg datamaskinen, anbefaler jeg å starte med boken min "Computer for Women".
3. Denne opplæringen har ikke som mål å bringe en nybegynner til nivået av en superprofesjonell. Her vurderer vi det nødvendige i arbeidet vanlig bruker tingene.
Men jeg garanterer deg at kunnskapen fra denne boken vil være mer enn nok til at du kan skrive og skrive ut hvilken som helst tekst, forstå en tabell i Excel, lage en helt fantastisk presentasjon i PowerPoint og sende en e-post.
4. Språket i boken er så "menneskelig" som mulig, uten komplekse datatermer.
Merk! Denne boken vil beskrive programmene som er inkludert i Microsoft Office 2007. Hvis du har en annen versjon av "kontoret", vil ikke illustrasjonene i boken samsvare med det du ser på skjermen. I tillegg har jeg laget tegningene til boken i operativsystemet Windows 7. Derfor, hvis du har et annet operativsystem, kan bildene også avvike litt.
Fra forlaget
Send dine kommentarer, forslag og spørsmål til: E-post (Peter forlag, datautgave).
Vi vil gjerne høre din mening!
På forlagets hjemmeside http://www.piter.com du vil finne detaljert informasjon om bøkene våre.
Tekstredigerer Microsoft Word
Utseendet til Word
Hjem-fanen
Anmeldelse
Meny Kontorknapper
Ordalternativer
Først noen få teoriord.
Som jeg sa i forordet, må du ha installert på datamaskinen din operativsystem Windows 7 og også pakken Microsoft Office 2007. Dette er de nyeste og nyeste versjonene til dags dato Windows og Microsoft Kontor.
Ingen programmer inkludert Microsoft komposisjon Kontor er sannsynligvis utenkelig å jobbe på ethvert kontor, skole, klinikk eller til og med hjemme. Jo flere datamaskiner som trenger inn i livene våre, jo flere blir tvunget til å begynne å jobbe med disse programmene.
Det er synd at så mange av dem som er tvunget av den harde virkeligheten til å sette seg ned ved en datamaskin, ikke prøver å gjøre livet enklere og bruker litt tid på å studere mulighetene til programmene de jobber i. Og ofte brukes en enorm mengde verdifull tid for oss alle på noe som kan gjøres med et klikk på en knapp.
Men siden du kjøpte denne opplæringen, vil vi raskt finne ut av det sammen. Microsoft Office-programmer er veldig enkle.
Vet du hva det er grensesnitt? Dette utseende programmet, dets skall, som gjør arbeidet ditt enklere.
Så grensesnittet til "kontor"-programmene er veldig "vennlig". Nesten alle knappene er merket og det er hjelp. Og den største verdien av kontorgrensesnittet er at de har en for alle programmer. Det vil si at med hvert påfølgende program vil du finne det enklere og lettere å forstå.
Vel, er du ikke lenger redd for å komme deg på jobb? Så la oss komme i gang!
1. La oss slå på datamaskinen!
2. Lag din egen arbeidsmappe. Vi gjør dette for ikke å tette til datamaskinen. Hva om du jobber for noen andre?
For å gjøre dette, klikk på knappen Start
Som er plassert i nedre venstre hjørne av skjermen. Velg i menyen som vises Dokumentasjon. Vi åpnet biblioteket med dokumenter til datamaskineieren (la oss håpe at han ikke blir for fornærmet av oss om dette) (fig. 1.1).
Tenk deg nå at datamaskinen er et skap, og du trenger en egen hylle i den.
Du ser en knapp øverst i vinduet Ny mappe? Klikk på den.
Ris. 1.1. Vinduet Dokumentbibliotek
En nyfødtmappe dukket opp på skjermen med navnet uthevet (fig. 1.2).
Ris. 1.2. Den nyopprettede mappen
Skriv inn navnet Og dette er mine dokumenter. Ringte du den? Klikk Tast inn eller klikk med museknappen på et tomt område på skjermen. Vi bekreftet det angitte navnet.
Hvis du, når du skriver inn navnet på en mappe, prøver å skrive (tilfeldigvis eller med vilje) ikke en bokstav, men et av de uakseptable (hvor illevarslende det høres ut!) tegn i dette tilfellet, vil en melding vises (fig. 1.3). . Fra den kan du finne ut hvilke tegn filnavnet og mappenavnet ikke skal inneholde.
Ris. 1.3. Slike tegn skal ikke (og kan ikke) være i filnavnet.
Så nå på biblioteket Dokumentasjon der er din personlige mappe.
3. Start Word-programmet.
For å gjøre dette, klikk på knappen igjen Start
Som er plassert i nedre venstre hjørne av skjermen. Klikk deretter på linjen Alle programmene, klikk på mappen Microsoft Office, og trykk deretter på elementet Microsoft Office Word 2007(Fig. 1.4).
Ris. 1.5. Microsoft Office Word 2007-vinduet
Se på den øverste linjen. I midten står navnet på programmet ( Microsoft Word ) og dokumentnavn ( Dokument), i øvre høyre hjørne er det ikoner for å minimere, forminske (forstørre) og lukke vinduet
.Microsoft Word kan gjøre alt. Den lar deg skrive inn tekst, deretter når som helst, hvor som helst, foreta en korrigering av teksten, og deretter layoute denne teksten, det vil si formatere den.
Oppsett tekst er et vakkert arrangement av tekst på skjermen, og deretter på papir.
I tillegg til Outlook inkluderer Microsoft Office-pakken med applikasjoner slike vanlige applikasjoner som Word-tekstredigering, Excel-regnearkredigering, PowerPoint-presentasjonsapplikasjonen og Access-databaseapplikasjonen.
Alle disse applikasjonene er uavhengige og selvforsynte, men deres felles bruk åpner for virkelig ubegrensede muligheter for organisering av kontorarbeid. Ved å bruke Outlook med andre programmer inkludert i Microsoft Office-pakken kan du:
- lage meldinger med all kraft tekstredigerer Ord. Sammenlignet med de relativt dårlige (om enn tilstrekkelige) egenskapene som tilbys av Outlook-formateringspanelet, er Word i stand til å lage fullverdige dokumenter som inneholder en rekke stiler og designmaler, som inneholder innebygde objekter osv. Samspillet mellom Outlook og Word vil bli diskutert i den første delen av dette kapittelet. Dessuten vil denne delen diskutere et verktøy som er felles for alle Office-applikasjoner - distribusjon langs ruten;
- lage meldinger ved å bruke den fulle kraften til Excel-regnearkredigering. Den opprettede tabellen kan enkelt sendes ikke bare som en vedlagt fil, men også lagres som en melding. Denne sjansen vil bli diskutert i den andre delen av dette kapittelet. I tillegg vil vi i denne delen snakke om et verktøy som er felles for alle Microsoft-applikasjoner - plassere dokumenter i en delt mappe;
- opprette møter for å delta i en elektronisk konferanse holdt ved hjelp av PowerPoint. Å opprette en elektronisk konferanse er direkte relatert til bruken av Microsoft NetMeeting-applikasjonen omtalt ovenfor (Se avsnitt 11.5 “Nettmøte”). Hvordan PowerPoint fungerer med Outlook vil bli diskutert i den tredje delen;
- lage meldinger ved hjelp av Microsoft Access, i stand til å koble til en ekstern database for å vise informasjon. Ved å bruke Outlook og Access sammen kan du raskt eksportere og importere data fra Outlook-mapper til Access-tabeller. Denne muligheten vil bli diskutert i den fjerde og siste delen av dette kapittelet.
Outlook og Word
Samspillet mellom Outlook og Word er kanskje det mest typiske eksemplet. samarbeid. Jeg har allerede nevnt ovenfor at brukeren kan spesifisere Microsoft Word som meldingsredigering.
Eksempel 18.1. Word som meldingsredigerer
(Bruker Outlook-applikasjonen)
> Verktøy > Alternativer Melding
Bruk Microsoft Word som meldingsredigerer
Bruk Microsoft Word til å lese meldinger i RTF-format
Som et eksempel på bruk av Word kan du vurdere å lage en melding som inneholder krøllete tekst og et diagram som viser strukturen til en gitt bok.
Opprette en melding ved hjelp av Word
Det er to måter å lage en melding ved hjelp av Word:
- Start Word-applikasjonen, opprett et dokument og velg kommandoen > Fil > Send > Melding.
- Direkte i Outlook ved å velge kommandoen > Handlinger > Ny melding med > Microsoft Word (Figur 18.1).
Som det fremgår av figuren, er essensen av meldingen ikke endret, feltene for å legge inn mottakere og emnet for meldingen forblir, en signatur og et panel blir automatisk lagt til Tegning(Tegning), men verktøylinjen har blitt merkbart beriket Formatering(Formatering).
Ris. 18.1. Outlook-melding (Microsoft Word-editor)
Setter inn krøllete tekst
Så la oss først lage en fin tittel for meldingen vår ved hjelp av et WordArt-objekt.
Eksempel 18.2. Sette inn et WordArt-objekt
> Sett inn > Tegning > WordArt
Velg ønsket tekststil OK
Tekst:= Bokstruktur Fet OK
(Formatpanel) Sentrert
Som et resultat av våre handlinger vil en vakkert designet tekst med gul gradientfylling i midten vises (fig. 18.2).
For å endre egenskaper av dette objektet Du kan bruke knappene på verktøylinjen med samme navn. I vårt tilfelle, la oss endre fyllfargen fra gul til blå.
Ris. 18.2. WordArt-tekst i melding
Ris. 18.3. Dialogvindu Fyllingsmetoder
Eksempel 18.3. Endre WordArt-objektegenskaper
(På WordArt-verktøylinjen)
WordArt Objektformat Farge og Linjer
Fargefyllingsmetoder...
Gradient
En farge Farge1 Blå
Luketype Fra sentrum
Alternativer (fig. 18.3)
Sette inn et diagram
Det neste trinnet vi vurderer er å sette inn et diagram, som forresten er en av nyvinningene i Word.
Eksempel 18.4. Sette inn et diagram
> Sett inn >Organisasjonskart...
Velg karttype (fig. 18.4)
Ris. 18.4. Dialogvindu Kartbibliotek
En plassholder vil vises i meldingsteksten som viser det valgte diagrammet. Men den består av én «rot» og bare tre «grener», mens denne boken har fire deler. La oss legge til en annen gren og endre diagramstilen.
Eksempel 18.5. Legge til en gren til et diagram
(Uthev roten til diagrammet)
(I organisasjonskartpanelet) Legg til en form
Autoformat
Velg en diagramstil: Preget gradient
Nå gjenstår det bare å legge inn diagramteksten. For å gjøre dette, venstreklikk én gang på en av kartstubbene og skriv inn riktig tekst. Den endelige versjonen av meldingen, redigert og formatert med Word, er vist i fig. 18.5.
Ris. 18.5. Endelig melding
Etter at meldingen er opprettet, gjenstår det bare å fylle ut feltene Til hvem(det) og Emne(Emne), og trykk deretter på knappen Sende(Sende).
Kommentar
Fordi meldingen vår lagres og sendes i HTML-format, kan noe formatering gå tapt eller endres. Husk dette når du lager meldinger i Word! Noen ganger er det bedre å bare legge ved opprettede meldinger som et vedlegg.
La oss minne deg nok en gang om at vi her kun vurderer det generelle prinsippet for hvordan Outlook og andre Office-applikasjoner fungerer sammen. I tillegg til å sette inn objekter (som det er mange flere enn to av), er det også skjemaer, rammer, stiler, tabeller, felt... Listen fortsetter og fortsetter. Verden med Microsoft Office-applikasjoner er bred og virkelig multifunksjonell. Lær det parallelt med Outlook og andre eksisterende applikasjoner. Til slutt vil veien bli mestret av den som går...
Distribuere et dokument langs ruten
Distribusjon av et dokument langs ruten(Routing) er sending av et dokument på e-post til kolleger i en bestemt rekkefølge. Utsendelsessekvensen kalles dokumentrute.
Etter å ha mottatt dokumentet kan adressaten gjøre sine endringer og kommentarer og sende dokumentet videre langs ruten. På slutten av ruten, etter at dokumentet er sett av alle mottakere som er spesifisert i rutelisten, kan du be om retur av dokumentet eller spesifisere brukeren det er ment for, for eksempel en prosjektleder.
Eksempel 18.6. Sende et dokument langs en rute
> Fil > Åpne... (åpne det nødvendige dokumentet)
> Fil > Send > Langs rute. . .
Nashatyrev Anton Til hvem
Mokhovikov Oleg Komu
Meldingstekst:= Kjære kollegaer! Les vedlagte dokument og uttrykk dine tanker og kommentarer om det som ble skrevet. På forhånd takk, Egor Usarov.
en etter en
Returner ved ferdigstillelse
Spor status
Sende
Kommentar
Mens du kjører dette programmet, kan du se dialogbokser Outlook-sikkerhetsadvarsler om tredjeparts tukling og tilgang til Outlook-data. I dette tilfellet, godta alltid å tillate tilgang (tross alt kommer denne forespørselen fra dine handlinger, og du forventer det).
Du kan legge ved en angitt rute til et dokument slik at du ikke sender det umiddelbart, men gjør det senere. For å gjøre dette, ved siste trinn i programmet må du trykke på knappen Legg til(Legg til slip).
> Fil > Send > Neste mottaker...
Send dokumentet Nashatyrev Anton
For å nekte å sende et dokument langs en rute og koble fra ruten helt, må du klikke på knappen Klar(Klar).
La oss gå tilbake til eksemplet. Etter at knappen er trykket Sende(Rute), vil det automatisk opprettes en melding med teksten spesifisert i feltet Meldingstekst(Meldingstekst), og med vedlagt dokument som må sendes (Fig. 18.6). La oss anta at den første mottakeren (i vårt eksempel er dette Anton Nashatyrev) er ansvarlig konfigurert, det vil si at han ikke vil la den mottatte meldingen være uten tilsyn eller slette den uten å lese den, men vil reagere på den riktig: han vil ikke bare lese e-posten. melding, men og selve vedlagte dokumentet, og vil ikke bare lese det, men også legge til sine ønsker og kommentarer til det, og deretter sende det til neste korrespondent. La oss prøve å følge med på hvordan dette skjer.
For å åpne selve det sendte dokumentet trenger mottakeren bare å dobbeltklikke på det vedlagte dokumentikonet i meldingen. Deretter gjør mottakeren sine endringer i dokumentet på vanlig måte. På slutten av arbeidet skal han sende dokumentet videre langs ruten.
>Fil>Send>Neste mottaker...
Send dokumentet "Oleg Mokhovikov"
Ris. 18.6. Melding med dokumentdistribusjon
Hva skjer etter dette? Først vil meldingen bli sendt til neste mottaker på e-postlisten - Oleg Mokhovikov. Han vil kunne lese dokumentet med endringer som allerede er gjort og lage sine egne. For det andre vil den opprinnelige avsenderen bli varslet når dokumentet beveger seg gjennom e-postlisten fordi dialogboksen Rute(Routing Slip) avmerkingsboksen er valgt Spor status(Sporstatus).
Hvis alt går bra, vil dokumentet bli promotert gjennom e-postlisten til hele e-postlisten er oppbrukt av dette dokumentet. Den siste mottakeren i ruten vil bli bedt om å returnere det endrede dokumentet til initiativtakeren til utsendelsen, og dermed vil kretsen bli lukket.
For å fremskynde prosessen kan du sende dokumentet ikke én etter én, men til alle samtidig. I dette tilfellet faller sammenslåingsendringer på avsenderens skuldre.
Outlook og Excel
Helt fra begynnelsen av boken, når vi opprettet et budskap, satte vi oss for å formidle som hovedteksten i budskapet, ikke bare tekst, men en tabell. Ved å bruke Excel-verktøy kan du enkelt løse ikke bare problemet med å sette inn tabeller, men også relaterte komponenter (for eksempel Excel-diagrammer).
Som et eksempel på at Outlook og Excel jobber sammen, kan du vurdere å sende en melding som inneholder en tabell med data om antall sider i hver del av boken, og et Excel-diagram som grafisk viser prosentandelen av hver del i boken.
Lage en melding ved hjelp av Excel
Som med Word, kan du opprette en melding på to måter. Men hvis vi i Word valgte det andre alternativet (opprette en melding fra Outlook), la oss nå se på å sende en tabell direkte fra Excel-applikasjonen.
Ris. 18.7. Outlook-melding (editor Microsoft Excel)
Eksempel 18.9. Lage en melding ved hjelp av Excel
>Fil > Send > Melding
Inkluder gjeldende ark i meldingsteksten
Emne:= Statistikk
Introduksjon:= Denne meldingen inneholder...
Kommentar
I feltet Introduksjon kan brukeren skrive inn tekstmelding(kommentar) foran tabellen.
Som nevnt ovenfor vil vi vurdere å sende tabellen vist i fig. 18.10. På dette stadiet inneholder tabellen bare tekst og har ingen ekstra formatering.
Arbeid med et bord
Før du sender en melding som inneholder en tabell, er det tilrådelig å formatere den: markere overskriften, fremheve grensene osv. Men Outlook-funksjoner lar deg ikke bare formatere tabellen, men også jobbe med logikken. I eksempel 18.10 la vi til en annen rad - "Totalt", som inneholder summen av alle sidene i boken, og stilte deretter tabellen deretter.
Hvis teksten i meldingen ikke passer inn i cellen, kan kantene utvides. For å gjøre dette, flytt musepekeren til krysset med navnet eller nummereringen av cellene (pekeren vil se ut som en tohodet pil) og mens du holder nede venstre knapp mus, flytt kolonne- eller radgrensene til ønsket avstand.
Eksempel 18.10. Arbeide med en Excel-tabell
(Redigering)
A6:= Total
Wb Autosum
A1:Вб (Velg mens du holder nede venstre museknapp)
> Format > Autoformater...
Ris. 18.8. Formatert melding med Excel-regneark
Kommentar
I tillegg til å bruke den automatiske stilen, kan du bruke ekstra formatering ved å bruke knappene på verktøylinjen med samme navn.
Sette inn et Excel-diagram
Det neste trinnet for å demonstrere egenskapene til Excel og bruken av denne applikasjonen med Outlook er å lage et diagram som representerer dataene på regnearket i en tydelig grafisk form.
Eksempel 18.11. Sette inn et Excel-diagram
> Sett inn > Diagram... Standard
Skriv rundskriv
Diagramtittel:= Outlook i original
Datasignaturandeler
Ris. 18.9. Konstruert diagram
Kommentar
Hvis vi ikke hadde valgt området A2:B6 før vi begynte å konstruere diagrammet, kunne vi ha satt det senere, i det andre trinnet i kartveiviseren. I dette tilfellet er det absolutt ikke nødvendig å manuelt legge inn en kompleks formel i Dataområde-feltet. Det er nok å velge ønsket område på regnearket med musen, veiviserdialogboksen vil kollapse for ikke å forstyrre valget, og formelen vises automatisk.
Når et diagram er satt inn, kan det overlappe tabellen du bruker. For å flytte et diagram, bare velg det og hold venstre museknapp nede og dra det til ønsket plassering.
La oss nå se direkte på selve diagrammet. Alle elementer vises tydelig og vakkert, med unntak av selve datasirkelen, som er svært liten i størrelse. For å forstørre området til diagrammet, må du klikke på den usynlige firkanten der sirkelen og tekstforklaringene er skrevet inn (fig. 18.9). En firkantet ramme vil vises med valghåndtak i hjørnene. Hekt disse håndtakene og dra, og strekk markeringsrammen til sirkelen har størrelsen du trenger.
Så meldingen er helt klar til å sendes, alt som gjenstår er å skrive inn adressen til meldingsmottakeren og trykke på knappen Send inn ark(Send dette arket).
Av spesiell interesse er hvordan meldingen vår vil bli vist til brukeren, fordi den for det første konverteres til HTML-format, og for det andre kan det hende at ikke alle mottakere har Excel installert. Etter å ha sendt og mottatt meldinger, gå til V mappe Innboks(Innboks) og åpne den opprettede meldingen (fig. 18.10).
Ris. 18.10. Mottatt melding med tabell og diagram
For det første, som du kan se, teksten som er skrevet inn i feltet Introduksjon(Innledning) går foran tabellen og er atskilt fra den med en linje. For det andre er tabellformatet bevart. Og til slutt er vi stolte - diagrammet samsvarer fullstendig med det opprettede (format, data, etc.). Det eneste som mangler er at det ikke er noen signatur siden vi opprettet meldingen fra Excel og ikke Outlook. Denne feilen kan rettes ved å kjøre kommandoen > .Sett inn > Signatur > Vennlig hilsen før sending.
Eksempel 18.12. Setter inn en signatur
> Sett inn > Signatur > Vennlig hilsen
Kommentar
Generelt sett er ytterligere redigering og formatering av innlegg noen ganger nødvendig, hvis ikke nødvendig. Etter å ha opprettet tabellen (med ved hjelp av Excel) brukeren kan alltid åpne meldingen og redigere: sette inn en signatur eller en rekke tilleggskommentarer, samt legge til en bakgrunn, legge til et bilde osv.
Utvekslingsmappe
Arbeid med Exchange-mapper er like vanlig for alle Office-applikasjoner som rutedistribusjon. Essensen av denne funksjonen er å plassere det aktive dokumentet i offentlige mapper på Microsoft Exchange-serveren. Dermed gir brukeren tilgang til dette dokumentet til alle medlemmer av arbeidsgruppen.
Eksempel 18.13. Send til Exchange-mappen
> Fil > Send til > Exchange-mappe...
Velg mappe < Общая папка>
Etter at dokumentet er plassert i en delt mappe, kan hver bruker åpne det ved å klikke på den aktuelle lenken i informasjonsvisningsvinduet (fig. 18.11).
Outlook og PowerPoint
Microsoft PowerPoint er et allsidig presentasjonsverktøy. Etter å ha opprettet en presentasjon kan brukeren vise den som lokal datamaskin, og lage en presentasjon på nett for hele arbeidsgruppen. PowerPoint-presentasjonen leveres i HTML-format, så deltakerne trenger bare en nettleser for å se den Internet Explorer 4.0. Dermed kan presentasjonen gjennomføres både i hele bedriften og mellom medlemmer av en liten gruppe lokalisert på forskjellige steder. Antall deltakere er ikke begrenset, men hvis mer enn 16 lyttere deltar i presentasjonen, må en spesiell Microsoft NetShow Server-serverapplikasjon brukes for å gjennomføre den.
Problemet med ethvert møte er planleggingen. Selvfølgelig, for å holde en konferanse, i tillegg til ønsket fra høyttaleren, kreves også samtykke fra deltakerne. Ved en vanlig konferanse bekreftes deltakelsen av alle deltakerne ved at de alle samles og tilnærmet samme tid i rommet som er tilordnet konferansen. Foredragsholderen kan planlegge en elektronisk PowerPoint-konferanse som alle andre møter ved hjelp av Outlook.
Ris. 12.18. Presentasjon og dialog Planlegger å kringkaste en presentasjon
Eksempel 18.14. Planlegging av kringkasting PowerPoint-presentasjoner
> Lysbildefremvisning > Direktesending > Konfigurer og planlegge...
Beskrivelse:= "Microsoft Outlook 2002 i original"(Fig. 18.12)
Parametere... Sette opp kringkasting (fig. 18.13)
Skjermmodus Kan endre størrelse
Tildele…
Skriv inn eller velg et navn:< presentasjonsdeltakere
Obligatorisk
Sende
(En dialogboks vises som varsler deg om at en sending er planlagt)
Ris. 18.13. Dialogvindu Kringkastingsalternativer
Kommentar
Brytere Kun lyd(kun lyd) og Video og lyd(Video og lyd) er fornuftig å installere hvis presentatørens datamaskin er utstyrt med mikrofon og videokamera, og deltakernes datamaskiner er utstyrt med utstyr for å spille av lyd og video. I vårt eksempel antar vi ikke dette, så avmerkingsboksen er merket Nei(Ingen).
Det automatisk utfylte møteskjemaet (fig. 18.14) er identisk med de som er diskutert tidligere, Se kapittel 2, Kalender og kapittel 10, Samarbeid i Outlook.
Kommentar
Den eneste obligatoriske betingelsen for direktesending av en presentasjon til et bredt publikum er en datamaskintilkobling til nettverket (globalt eller lokalt). Tilleggsfunksjoner kan ikke brukes hvis tekniske forhold ikke tillater det.
Etter å ha avtalt tidspunkt og sammensetning av deltakere, kan du gå direkte til selve demonstrasjonen.
Ris. 18.14. Møteskjema
Eksempel 18.15. Direktesending av presentasjonen
> Lysbildefremvisning > Direktesending > Start sending...
Når du holder en planlagt konferanse, planlegger presentatøren å kringkaste den ved hjelp av møteplanleggingsgrensesnittet i Outlook 2002. På det angitte tidspunktet vil et møtepåminnelsesvindu vises på deltakernes dataskjermer, hvor deltakeren vil se en knapp etter å ha klikket hvor introduksjonssiden til presentasjonen vil bli lastet (fig. 18.15). Programlederen kontrollerer endringen av lysbilder. På deltakernes dataskjermer vises lysbildene på samme måte som i en vanlig lysbildefremvisning.
Ris. 18.15. Hovedside for live presentasjon
Under presentasjonen kan deltakerne ha private diskusjoner, stille spørsmål til foredragsholderen, og motta svar på e-post via Outlook.
Outlook og Access
Microsoft Access er et universelt databasestyringssystem, og Outlook er et universelt informasjonsstyringssystem. Ut fra disse definisjonene er det naturlig å anta at disse applikasjonene har noen midler til å utveksle informasjon seg imellom. Men i tillegg til å utveksle informasjon, er Outlook, som Word eller Excel, i stand til å lage meldinger ved hjelp av Microsoft Access-verktøy. Bare i dette tilfellet er disse verktøyene ikke i området formatering eller redigering, men i området for å gi data for sending og publisering.
I denne delen skal vi se på et eksempel på import av informasjon fra adressebok Outlook til Access-databasen, og lag en melding som inneholder informasjonen du nettopp har importert.
Informasjonsutveksling
Først av alt, åpne Access og opprett en database. Målet vårt vil da være å lage en tabell som inneholder data fra Outlook-adresseboken.
Eksempel 18.16. Importer data fra Outlook til Access
> Fil > Eksterne data > Importer...
Outlook-filtype (veiviseren for Exchange/Outlook Import vil starte automatisk)
> Adressebøker > Adressebok for Outlook-kontakter
I en ny tabell
(På dette trinnet blir du bedt om å definere parameterne for de importerte dataene og finne ut om de i det hele tatt må importeres)
Ikke importer
Importer til tabell:= Kontakter
Ris. 18.16. Microsoft Access-tabell med importerte data
Etter import vil som forventet en ny tabell vises i Access kontakter, som inneholder informasjon fra Outlook-adresseboken. Importresultatet er vist i fig. 18.16.
Arbeide med Access Data Side
Tenk på følgende eksempel. La oss si at en av prosjektdeltakerne har laget en database, hvis informasjon er interessant, og kanskje nødvendig, for andre teammedlemmer. Det er flere løsninger på dette problemet, men vi vil fokusere på muligheten for å sende en melding som inneholder en tilgangsdataside. Faktisk inneholder meldingen ganske enkelt en HTML-side med et ActiveX-objekt som kobles til databasen og viser data.
Eksempel 18.17. Opprett en melding med Access Data Page
> Handlinger > Ny melding med... > Microsoft Office > Microsoft Access-dataside
(Tilgang åpnes med en veiviser Ny side datatilgang)
Konstruktør
Velg datakilde:=< Database>
Etter å ha fullført prosedyrene, åpnes en side med et datanett. Så først av alt må du plassere informasjonsfeltene som vil være på siden. For å gjøre dette, dra de nødvendige feltene til tabellrutenettet og erstatt navnet, for eksempel med Kontakter. Skriv deretter inn navnet på meldingsmottakerne og klikk på knappen Send en kopi.
Før du sender en melding, kan brukeren se hvordan den vil bli vist til mottakeren. For å gjøre dette, velg kommandoen > Fil > forhåndsvisning av nettside. En nettleser åpnes med en lastet side, som vises på samme måte for mottakeren av meldingen.
Ris. 18.23. Nettside med data fra Access
Ved hjelp av knappene Tilbake og neste, du kan navigere gjennom tabelldata Kontakter. Ved å spesifisere de riktige tilgangsparametrene kan du også redigere tabellen (legge til eller slette poster), organisere datafiltrering osv. Men dette er utenfor rammen av denne boken.
Sammendrag
Så i dette kapittelet så vi på muligheten for at Office- og Outlook-applikasjoner fungerer sammen. Virkelig, ved å bruke Outlook sammen med verktøyene fra Word, Excel, PowerPoint og Access kan du lage rike meldinger og gjøre det enklere å dele og få tilgang til informasjon.
- Ord. Formatere en melding. Bruke Word som standardredigeringsprogram. Distribusjon av dokumentet langs ruten.
- Utmerke. Lag et innlegg med en tabell og diagram. Plassere dokumenter i offentlige mapper på Exchange-serveren.
- PowerPoint. Organiser et nettmøte for å presentere en presentasjon.
- Adgang. Importer data fra Outlook til Access. Opprett en melding som inneholder en tilgangsdataside.
MS Word har en rekke hurtigtaster for å få kontoret til å jobbe raskere. Hvis du trenger å bruke MS Word mye, anbefales det på det sterkeste at du lærer deg noen nyttige hurtigtaster - Det vil hjelpe deg å jobbe raskt. Du kan klikke Ctrl+Bå lage tekst med fet skrift, Ctrl+U for å gjøre teksten understreket. Disse hurtigtastene fungerer i alle deler av Microsoft Office som MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, etc.
Men som standard gir ikke MS Word snarvei for å stryke ut en kommando. Selv om gjennomstreking er en ofte brukt kommando, er det overraskende at Microsoft ikke har opprettet tastatursnarveier for gjennomstreking. Men det gode er at vi kan konfigurere MS Word til å lage en slik hurtigtast rask tilgang. I dag skal jeg lære deg hvordan du installerer rask måte for å få teksten gjennom.
Hva er gjennomstreking?
Noen ganger i et dokument trenger du ikke bestemt tekst, men du vil ikke fjerne den. I slike tilfeller kan du stryke gjennom teksten. Et stykke tekst vil forbli i dokumentet for senere bruk (og til og med senere inkludering), men samtidig vil gjennomstrekninger vise leseren at teksten ikke lenger er relevant. Det ser omtrent slik ut: gjennomstreking
Slik installerer du gjennomstrekingssnarveien i MS Word
Du trenger bare å gjøre følgende prosess én gang, og etter det vil du kunne krysse ut teksten ved å trykke på kombinasjonen av den valgte tasten.
Åpne et hvilket som helst MS Word-dokument. Du kan til og med åpne et tomt dokument også.
Trykk Ctrl + D for å åpne Font-dialogboksen. Dette vinduet viser fontformateringsalternativer.
Nå trykk Ctrl + Alt og ved å holde begge disse tastene nede trykk på plusstasten på det numeriske tastaturet (Numpad).
Markøren vil endres til en nellik i form av en. Slipp Ctrl + Alt-tastene og klikk på gjennomstrekingsalternativet i Font-dialogboksen (vist som den røde sirkelen i bildet ovenfor).
Dialogboksen Tilpass tastatur åpnes. Plasser markøren i feltet Tast ny utskriftssnarvei og trykk på hurtigtastkombinasjonen du vil angi for å slå gjennom alternativet. Jeg tok den på Ctrl + Shift + S... Du kan også installere det slik. Plasser markøren inn trykk - ny hurtigtast og trykk Ctrl + Shift + S.
MS Word vil automatisk fange opp tastene du trykker på. Du kan bruke hvilken som helst kombinasjon av Shift, Alt, Ctrl og tast Med brev. Hvis du trykker på en tastekombinasjon som allerede er tilordnet en annen kommando, vil MS Word vise deg denne informasjonen. Det er best å ikke overskrive en eksisterende snarvei. Ctrl + Shift + er en god kombinasjon.
Klikk på knappen Tildele for å angi gjennomstrekingssnarveien.
Nå, for å sjekke om det fungerer eller ikke, skriv inn noe i et MS Word-dokument. Velg teksten og trykk Ctrl + Shift + S (eller hvilken kombinasjon du velger). Den valgte teksten vil umiddelbart bli gjennomstreket.
Jeg håper du fant dette lille oppsetttipset gjennomstrekingsetikett i MS Word nyttig. Hvis du har spørsmål om dette emnet, kan du gjerne spørre meg gjennom kommentarfeltet på denne siden. Jeg skal gjøre mitt beste for å hjelpe deg. Takk for at du bruker TechWelkin!
Samspillet mellom Outlook og Word er kanskje det mest typiske eksempelet på samarbeid. Jeg har allerede nevnt ovenfor at brukeren kan spesifisere Microsoft Word som meldingsredigering.
Eksempel 18.1. Word som meldingsredigerer
(Bruker Outlook-applikasjonen)
> Verktøy > Alternativer Melding
Bruk Microsoft Word som meldingsredigerer
Bruk Microsoft Word til å lese meldinger i RTF-format
Som et eksempel på bruk av Word kan du vurdere å lage en melding som inneholder krøllete tekst og et diagram som viser strukturen til en gitt bok.
Opprette en melding ved hjelp av Word
Det er to måter å lage en melding ved hjelp av Word:
- Start Word-applikasjonen, opprett et dokument og velg kommandoen > Fil > Send > Melding.
- Direkte i Outlook ved å velge kommandoen > Handlinger > Ny melding med > Microsoft Word (Figur 18.1).
Som det fremgår av figuren, er essensen av meldingen ikke endret, feltene for å legge inn mottakere og emnet for meldingen forblir, en signatur og et panel blir automatisk lagt til Tegning(Tegning), men verktøylinjen har blitt merkbart beriket Formatering(Formatering).
Ris. 18.1. Outlook-melding (Microsoft Word-editor)
Setter inn krøllete tekst
Så la oss først lage en fin tittel for meldingen vår ved hjelp av et WordArt-objekt.
Eksempel 18.2. Sette inn et WordArt-objekt
> Sett inn > Tegning > WordArt
Velg ønsket tekststil OK
Tekst:= Bokstruktur Fet OK
(Formatpanel) Sentrert
Som et resultat av våre handlinger vil en vakkert designet tekst med gul gradientfylling i midten vises (fig. 18.2).
For å endre egenskapene til dette objektet, kan du bruke knappene på verktøylinjen med samme navn. I vårt tilfelle, la oss endre fyllfargen fra gul til blå.
Ris. 18.2. WordArt-tekst i melding
Ris. 18.3. Dialogvindu Fyllingsmetoder
Eksempel 18.3. Endre WordArt-objektegenskaper
(På WordArt-verktøylinjen)
WordArt Objektformat Farge og Linjer
Fargefyllingsmetoder...
Gradient
En farge Farge1 Blå
Luketype Fra sentrum
Alternativer (fig. 18.3)
Sette inn et diagram
Det neste trinnet vi vurderer er å sette inn et diagram, som forresten er en av nyvinningene i Word.
Eksempel 18.4. Sette inn et diagram
> Sett inn >Organisasjonskart...
Velg karttype (fig. 18.4)
Ris. 18.4. Dialogvindu Kartbibliotek
En plassholder vil vises i meldingsteksten som viser det valgte diagrammet. Men den består av én «rot» og bare tre «grener», mens denne boken har fire deler. La oss legge til en annen gren og endre diagramstilen.
Eksempel 18.5. Legge til en gren til et diagram
(Uthev roten til diagrammet)
(I organisasjonskartpanelet) Legg til en form
Autoformat
Velg en diagramstil: Preget gradient
Nå gjenstår det bare å legge inn diagramteksten. For å gjøre dette, venstreklikk én gang på en av kartstubbene og skriv inn riktig tekst. Den endelige versjonen av meldingen, redigert og formatert med Word, er vist i fig. 18.5.
Ris. 18.5. Endelig melding
Etter at meldingen er opprettet, gjenstår det bare å fylle ut feltene Til hvem(det) og Emne(Emne), og trykk deretter på knappen Sende(Sende).
Kommentar
Fordi meldingen vår lagres og sendes i HTML-format, kan noe formatering gå tapt eller endres. Husk dette når du lager meldinger i Word! Noen ganger er det bedre å bare legge ved opprettede meldinger som et vedlegg.
La oss minne deg nok en gang om at vi her kun vurderer det generelle prinsippet for hvordan Outlook og andre Office-applikasjoner fungerer sammen. I tillegg til å sette inn objekter (som det er mange flere enn to av), er det også skjemaer, rammer, stiler, tabeller, felt... Listen fortsetter og fortsetter. Verden med Microsoft Office-applikasjoner er bred og virkelig multifunksjonell. Lær det parallelt med Outlook og andre eksisterende applikasjoner. Til slutt vil veien bli mestret av den som går...
Distribuere et dokument langs ruten
Distribusjon av et dokument langs ruten(Routing) er sending av et dokument på e-post til kolleger i en bestemt rekkefølge. Utsendelsessekvensen kalles dokumentrute.
Etter å ha mottatt dokumentet kan adressaten gjøre sine endringer og kommentarer og sende dokumentet videre langs ruten. På slutten av ruten, etter at dokumentet er sett av alle mottakere som er spesifisert i rutelisten, kan du be om retur av dokumentet eller spesifisere brukeren det er ment for, for eksempel en prosjektleder.
Eksempel 18.6. Sende et dokument langs en rute
> Fil > Åpne... (åpne det nødvendige dokumentet)
> Fil > Send > Langs rute. . .
Nashatyrev Anton Til hvem
Mokhovikov Oleg Komu
Meldingstekst:= Kjære kollegaer! Les vedlagte dokument og uttrykk dine tanker og kommentarer om det som ble skrevet. På forhånd takk, Egor Usarov.
en etter en
Returner ved ferdigstillelse
Spor status
Sende
Kommentar
Mens du kjører dette programmet, kan det vises sikkerhetsdialogbokser i Outlook som advarer deg om tredjeparts tukling og tilgang til Outlook-data. I dette tilfellet, godta alltid å tillate tilgang (tross alt kommer denne forespørselen fra dine handlinger, og du forventer det).
Du kan legge ved en angitt rute til et dokument slik at du ikke sender det umiddelbart, men gjør det senere. For å gjøre dette, ved siste trinn i programmet må du trykke på knappen Legg til(Legg til slip).
> Fil > Send > Neste mottaker...
Send dokumentet Nashatyrev Anton
For å nekte å sende et dokument langs en rute og koble fra ruten helt, må du klikke på knappen Klar(Klar).
La oss gå tilbake til eksemplet. Etter at knappen er trykket Sende(Rute), vil det automatisk opprettes en melding med teksten spesifisert i feltet Meldingstekst(Meldingstekst), og med vedlagt dokument som må sendes (Fig. 18.6). La oss anta at den første mottakeren (i vårt eksempel er dette Anton Nashatyrev) er ansvarlig konfigurert, det vil si at han ikke vil la den mottatte meldingen være uten tilsyn eller slette den uten å lese den, men vil reagere på den riktig: han vil ikke bare lese e-posten. melding, men og selve vedlagte dokumentet, og vil ikke bare lese det, men også legge til sine ønsker og kommentarer til det, og deretter sende det til neste korrespondent. La oss prøve å følge med på hvordan dette skjer.
For å åpne selve det sendte dokumentet trenger mottakeren bare å dobbeltklikke på det vedlagte dokumentikonet i meldingen. Deretter gjør mottakeren sine endringer i dokumentet på vanlig måte. På slutten av arbeidet skal han sende dokumentet videre langs ruten.
>Fil>Send>Neste mottaker...
Send dokumentet til "Oleg Mokhovikov"
Ris. 18.6. Melding med dokumentdistribusjon
Hva skjer etter dette? Først vil meldingen bli sendt til neste mottaker på e-postlisten - Oleg Mokhovikov. Han vil kunne lese dokumentet med endringer som allerede er gjort og lage sine egne. For det andre vil den opprinnelige avsenderen bli varslet når dokumentet beveger seg gjennom e-postlisten fordi dialogboksen Rute(Routing Slip) avmerkingsboksen er valgt Spor status(Sporstatus).
Hvis alt går bra, vil dokumentet bli promotert gjennom e-postlisten til hele e-postlisten for det dokumentet er oppbrukt. Den siste mottakeren i ruten vil bli bedt om å returnere det endrede dokumentet til initiativtakeren til utsendelsen, og dermed vil kretsen bli lukket.
For å fremskynde prosessen kan du sende dokumentet ikke én etter én, men til alle samtidig. I dette tilfellet faller sammenslåingsendringer på avsenderens skuldre.
Avhengig av hvilken versjon av Word eller Outlook du bruker, kan du kanskje lime inn i Word-dokument og legg til forskjellige objekter til den (for eksempel PDF-filer, diagrammer eller Excel-ark) eller e-postmelding ved hjelp av kobling eller innebygging. For å sette inn et objekt, på fanen Sett inn klikk på knappen En gjenstand.
Setter inn et nytt objekt
Å lage ny fil Slik setter du inn i et Word-dokument eller e-post:
Råd:
Informasjon i avsnittet Resultat bestemt av valgt objekttype og avkrysningsboksstatus Som et ikon(installert eller ikke). Denne informasjonen vil hjelpe deg med å bestemme hva som skal settes inn og i hvilken form.
For å endre dataene i et innsatt objekt, dobbeltklikk på det.
Koble til eller bygge inn en eksisterende fil
Slik kobler du til eller bygger inn et allerede opprettet objekt:
Innebygde objekter og relaterte objekter
Innebygde objekter bli en del av en Word-fil eller e-postmelding og, når den er satt inn, mister tilkoblingen til den opprinnelige filen.
Relaterte objekter kan oppdateres når kildefilen endres. Tilknyttede data lagres i kildefilen. Word-filen eller e-postmeldingen (målfilen) lagrer kun plasseringsinformasjonen til kildefilen og viser en visning av de tilknyttede dataene. Hvis filstørrelsen betyr noe, bruk koblede objekter.
