Lab: Tilgang. Lab: Access Lab Report ms access
Ufa State Aviation Technical University
Institutt for informatikk
Laboratoriearbeid nr. 4
Informasjonsteknologier for å lage og behandle databaser medmed hjelpMSADGANGXP.
INEC-student
Gruppe K-122
Kizka N.D.
Krysset av:
Filosova E.I.
Rapportere omADGANG.
1) Lage tabeller.
For å lage tabeller i ACCESS, må vi velge Opprett en tabell ved hjelp av designerelementet i databasen. I konstruktøren fyller vi inn feltegenskapene og feltene vi trenger direkte. Slik lager vi tabellene vi trenger.(Kunder, Implementering)
2) Opprette et dataskjema.
For å lage et dataskjema bruker vi ikonet på kontrollpanelet.
Etter å ha åpnet den, setter vi inn de vi trenger i tabellene ved å bruke kommandoen Legg til tabell og etablerer en forbindelse mellom feltene ved å dra feltet vi trenger fra en tabell til en annen.
3) Sortering.
For å sortere må vi åpne en ikke-nøkkeltabell og bruke Records/Filter/Advanced filter for å sortere dataene.
4) Velge data ved hjelp av spørringer.
For å opprette en forespørsel, bruker vi Query Builder.
en spesifikk verdi i et tekstfelt (velg for eksempel produkter i én kategori).
en rekke verdier i et hvilket som helst numerisk felt (velg for eksempel produkter som koster mer enn 1000 rubler).
verdiområde i et tekstfelt (finn for eksempel produkter hvis navn begynner med bokstavene M-S).
unøyaktig samsvar av verdier i et tekstfelt (finn for eksempel kunder som bor i samme by).
logisk OG, som forbinder to verdier i ett numerisk felt (for eksempel varer som koster mer enn 200 og mindre enn 500 rubler).
logisk OG, som forbinder verdiene til to forskjellige felt (for eksempel varer verdt over 200 rubler solgt i dag).
logisk ELLER, kobler to verdier i ett tekstfelt (for eksempel produkter av en bestemt kategori).
logisk ELLER, som forbinder verdiene til to forskjellige felt (for eksempel varer solgt på en bestemt dag, ELLER varer som koster minst 100 rubler).
IKKE operatør i et tekstfelt (for eksempel alle produkter unntatt en bestemt kategori).
5) Opprette spørringer ved hjelp av uttrykksbyggeren.
Opprett en databasespørring der ett av feltene er hentet ved å sette sammen verdiene til flere tekstfelt i kildetabellen.
6) Opprette endelige spørringer.
Opprett en postoppdateringsforespørsel som dobler verdien av ett av de numeriske feltene.
Opprett en spørring mot en kopi av produkttabellen, der alle poster om produkter i samme kategori vil bli slettet.
Opprett en forespørsel om å legge til en kopi av produkttabellen, der poster vil bli lagt til kopien fra produkttabellen i henhold til en hvilken som helst betingelse.
Lag et krysssøk som beregner det totale volumet av varer i hver kategori for hver klient.
Utvikling av rapporter.
For å lage en rapport, må du bruke rapportveiviseren, i den vil vi velge alle feltene i tabellene vi trenger og beregningsfeltene, samt overskriftsskjema og rapporttype.
Kontrollspørsmål.
1. Hvilken datamodell kalles relasjonell?
Et DBMS for PC-er støtter primært en relasjonsmodell, som utmerker seg ved enkelheten og enhetligheten til datapresentasjon i de enkleste todimensjonale tabellene.
Den viktigste logiske strukturelle enheten for datamanipulering er en tabellrad - en post. Strukturen til en post bestemmes av sammensetningen av dens bestanddeler. Settet med postfelt tilsvarer logisk relaterte detaljer som karakteriserer en eller annen essens av fagområdet. Typiske funksjoner til en DBMS for datamanipulering er: hente, legge til, slette, endre data.
Microsoft Access kaller objekter alt som kan ha et navn, slike objekter er tabeller, spørringer, skjemaer, makroer og moduler.
Hvordan implementere en en-til-mange-relasjon i en relasjonsdatamodell?
For kommunikasjon vil vi bruke Evalueringsobjektet. Hver student har karakterer i flere disipliner, så forholdet mellom Studenter og Karakterer vil være En-til-mange (1:M). Hver disiplin tas av mange studenter, så forholdet mellom disipliner og karakterer vil være én til mange.
Hva er inkludert i tabellstrukturen?
Tabellstrukturen inkluderer: Feltnavn, Datatype, Merknad og Feltegenskaper.
4. Hvordan bestemme egenskapene til felt i en tabell?
Det er nødvendig å velge feltegenskaper i tabelldesigneren og i dem angi egenskapene til denne tabellen som vi trenger.
5. Gi navn til hovedelementene i Query Builder-vinduet.
Felt, Tabellnavn, Sortering, Visning, Utvalgsbetingelser eller.
6. Hvordan skrive utvalgsbetingelser med logisk OG og logisk ELLER i en forespørsel?
Du må bruke uttrykksbyggeren og spesifisere enten And eller Eller i tilstanden.
7. Hvordan lage et beregnet felt i en spørring?
Du må designe en funksjon i feltet ved å bruke Expression Builder for å beregne noen resultater.
8. Hva brukes sammendrag og kryssspørringer til?
For å oppsummere eventuelle resultater, for eksempel å beregne gjennomsnitts- eller maksimumsverdien.
Og ved hjelp av en kryssspørring kan du tydeligere presentere dataene til de endelige spørringene, som sørger for gruppering i henhold til flere kriterier (spesielt to). I dette tilfellet kan feltverdiene i henhold til den første grupperingskarakteristikken bli radoverskrifter, og i henhold til andre kolonneoverskrifter.
9. Hvordan kan du bruke handlingsspørringer til å redigere tabeller?
Du kan for eksempel bruke sletteforespørselen til å slette en post, eller oppdatere, legge til, sette inn fra en annen tabell.
10. Hvilke seksjoner består Form Builder-vinduet av?
Fra slike seksjoner som ble spesifisert i prosessen med å danne.
UDDANNELSES- OG VITENSKAPSDEPARTEMENTET I RF
MOSKVA STATSINSTITUTT FOR ELEKTRONIKK OG MATEMATIKK
(Teknisk universitet)
Institutt for informatikk
for laboratoriearbeid nr. 7
« Microsoft Kontor .
Databasestyringssystem
ADGANG»
Student: Malofeev S.A. C-12
Lærer: Voskov L.S.
Moskva 2008
Fullførte teorien:
Grunnleggende
DATABASER og databasestyringssystemer (DBMS)
B grunnleggende D Databaser (DB-er) er designet for lagring på en datamaskin og effektivt bruke store mengder av et bredt spekter av informasjon:
om bøker, blader og aviser på biblioteker,
om varer i butikker og produkter i fabrikker,
om utstillinger i museer og ulike samlinger,
om alle ansatte i bedrifter, bedrifter og institusjoner,
om alle flyflyvninger på flyplasser, billettpriser og setetilgjengelighet,
om tidsplanen for alle tog fra stasjonene, om billettkostnadene og tilgjengeligheten av seter,
om alle biler registrert hos Statens Trafikksikkerhetsinspektorat (GAI), inkludert stjålne,
om alle turer, inkludert i siste liten, i reisebyråer og reisebyråer,
om været hvor som helst i verden nå og for mange år siden osv.
Alle DBMS, inkludert ACCESS DBMS, tillater:
Lag databaser raskt, suppler og endre dem.
Finn raskt de spesifikke dataene du trenger i databasen.
Sorter data i databasen etter ulike kriterier (for eksempel alfabetisk).
Trekk ut delsett av data til skjermen basert på dine forespørsler, dvs. som tilfredsstiller et gitt kriterium.
Utføre statistiske beregninger på databasedata for analyse og beslutningstaking.
Skriv ut data valgt for spesifikke formål, f.eks. utarbeide attester, rapporter m.m.
Som Excel-tabeller består databasetabeller av kolonner og rader. I dette tilfellet kalles kolonnene i databasen " ENGER"og de har spesifikke navn
(navn" ENGER"), og ikke bokstaver i det latinske alfabetet som navn som i Excel-tabeller. Slike kolonner, dvs. Det kan være opptil 255 felt i databasetabeller (som i Excel).
Hver rad i databasetabellene kalles " VED OPPTAK" og har sitt eget serienummer, det samme som en rad i et Excel-regneark. Antall rader, dvs. poster i databasetabeller, er praktisk talt ubegrenset.
Alle " REKORDER"(rader) i databasetabellen inneholder i hver celle nødvendigvis samme type informasjon som tilsvarer navnet" ENGER". Dette er hovedforskjellen mellom en databasetabell og et Excel-regneark. For eksempel i en kolonne med feltnavn " FULLT NAVN"(se databasetabell " Student" på neste side) i alle oppføringer (dvs. i alle linjer), vil du se spesifikke navn på personer;
i kolonnen med feltnavnet " GODR" i alle poster (dvs. i alle rader) vil du se de spesifikke fødselsårene til elevene;
i kolonnen med feltnavnet " NG" i alle oppføringer (dvs. i alle rader) vil du se spesifikke elevgruppenummer.
En database kan ikke inneholde én, men flere relaterte tabeller. Unntatt Tabeller – hovedobjektet til databasen – databasen kan inneholde andre objekter, nemlig:
Skjema (en eller fler). Et skjema er en måte å vise data fra databasetabeller på skjermen, praktisk for å legge inn data og vise dem.
Be om (en eller fler). En spørring er en måte å velge og skjermutgang data fra databasetabeller i henhold til kriteriene du angir.
Rapportere (en eller fler). En rapport er en måte å velge og printing
Makro (en eller fler). En makro er et sett med makrokommandoer som utfører visse operasjoner med databasen, for eksempel utskrift av rapporter.
Modul (en eller fler). En modul er et program i Access Basic-programmeringsspråket som brukes i en database for å utføre ikke-trivielle oppgaver.
Alle oppførte objekter, hvis de ble opprettet, er en del av databasefilen med utvidelsen . mdb.
Du vil lære Access 2000 - siste versjon programmet, men det skiller seg lite fra Access 97-versjonen, så begge versjonene brukes for øyeblikket.
Dette praktisk jobb vil tillate deg å mestre alle grunnleggende operasjoner for å opprette, endre og bruke databaser, uavhengig av hvilken versjon av Access du bruker.
STARTE TILGANGS-DBMS
Utseendet til skjermen etter oppstart av Windows-operativsystemet kan være svært forskjellig, men det er alltid mange programikoner, filer og mapper på skjermen (skrivebordet ditt), og nederst på oppgavelinjen (en smal stripe nederst på skjermen med en startknapp).
Hvis det er et Access-programikon et sted på skjermen, plasserer du musepekeren på det og dobbeltklikker på musen for å kjøre programmet.
Hvis det ikke er noe Access-programikon på skjermen, ved å klikke på Start-knappen, åpne hovedmenyen til systemet, velg "Programmer" i den, og klikk deretter på "Microsoft Access" i den automatisk åpnede andre menyen. element og kjør dette programmet for beregning.
En typisk programvare åpnes Windows-vindu med overskriften "Microsoft Access", og i den (fig. 1):
Microsoft Access DIALOG BOX for å lage en ny database eller åpne en eksisterende.
MENYBAR under tittellinjen (Hjelpevinduet for innsettingsverktøy for filredigering),
EN STANDARD VERKTØYBARDE under menylinjen, som slås av og på ved å bruke kommandoen "Verktøylinjer" i "Vis"-menyen. Alle verktøy har en "etikett" som vises automatisk når du plasserer en musepil over verktøyet.
PROGRAM STATUSBARNE helt nederst i vinduet. Den vil vise gjeldende informasjon om databasen og Access-driftsmodus.
TEORI: LAGE OG BRUKE SPØRSMÅL I DATABASER
DATA
Mest effektiv metodeå bruke en database skaper " Forespørsler". Be om– dette er en måte å velge og vise data fra databasetabeller i henhold til kriteriene du angir.TEORI: LAGE OG BRUKE RAPPORTER I DATABASER
Unntatt " Tabeller", "Skjema"Og" Forespørsler"en databasefil kan inneholde en eller flere" Rapporter". "Rapportere "er en måte å velge og printing data fra databasetabeller i den formen de kreves av brukeren, dvs. Til deg.TEORI: OPPRETTELSE AV ET DATABASESKEMA – 3. Trinn
Å lage et databaseskjema er å definere relasjonene mellom tabellene som er inkludert i denne databasen, eller mer presist, mellom spesifikke felt i disse tabellene.
Når tabeller er koblet sammen, overføres endringer i en av dem automatisk til den andre. Hovedformålet med å koble tabeller er å unngå duplisering av informasjon i databasen.
Den enkleste måten å forstå betydningen av tilkoblinger på er ved å bruke eksemplet med den spesifikke databasen du oppretter, dvs. Pedagogisk prosess. Tilkoblingsskjemaet til denne databasen er vist i fig. 3.
I vinduet Pedagogisk prosess: klikkknapp for database Dataskjema på verktøylinjen. I vinduet som åpnes Legger til en tabell, velg et bokmerke Tabeller og ved å trykke på knappen Legg til, plasser den i vinduet Dataskjema alle bord. Trykk deretter på knappen Lukk. Som et resultat, i vinduet Dataskjema alle databasetabeller vil bli presentert Pedagogisk prosess med lister over feltene dine.
Ris. 3. Databaseskjema Pedagogisk prosess
Relasjoner bør etableres med tomme tabeller, ellers kan det oppstå problemer med å koordinere egenskapene til relasjonene.
TEORI: Lage og bruke rapporter i databaser.
Utvikling av flerbordsrapporter
Sammen med enkeltbord Få tilgang til rapporter lar deg lage komplekse rapporter som gir datautdata fra flere sammenkoblede databasetabeller. For å vise innbyrdes relaterte data i en flertabellsrapport, opprettes de nødvendige forbindelsene automatisk i samsvar med dataskjemaet.
Flertabellsrapporter kan inneholde en hoveddel og en inkludert del, det vil si en underrapport. Hver av disse delene er basert på sin egen tabell.
Flertabellsrapporter kan også ha felt fra forskjellige tabeller uten å kreve inkludering av underrapporter.
La oss vurdere å bygge en rapport for tabeller som er i en-til-flere relasjoner. I dette forholdet er en tabell hovedtabellen og den andre er slavetabellen. Konstruksjonen av en slik rapport har sine egne egenskaper avhengig av valget av hoved- eller underordnet tabell som grunnlag for rapporten.
Oppgave 31. Flerbordsrapport med hoveddelen basert på hovedtabellen
Ris. 19. Oppsett av rapport på avdelinger
La oss se på teknologien for å lage en flertabellsrapport ved å bruke tabeller som eksempel AVDELING og LÆRER. Anta at du må utarbeide en rapport som inneholder informasjon om avdelinger, inkludert lister over lærere.
I tabelldelen for hver avdeling må du vise en liste over lærere. Slike data kan hentes fra en tabell Lærer. Det foreslåtte oppsettet gir grunn til å velge tabellen som hovedtabell i rapporten AVDELING, og bordet LÆRERVATEL- som datakilde for et underskjema med en liste over lærere.
Rapportoppsett. La oss anta at oppsettet for en rapport med lister over lærere etter avdeling skal se ut som vist i fig. 19. Rapporten skal i henhold til utkastet til layout vise data for hver avdeling, inkludert navn, kode og telefonnummer, samt navn og fotografi av leder. Disse dataene finnes i tabellen AVDELING.
Fullførte øvelsene:
Oppgave 1. Lage en enkel database i form av en enkelt tabell
Øvelse 2: Endre kolonnebredder med musen eller bruk kommandoen "Kolonnebredde" i "Format"-menyen
Oppgave 3. «Setter inn» og «Sletting» felt, samt endre rekkefølgen på «Felter» (kolonner) i tabellen.
Oppgave 4. Sette inn et nytt felt med "bilder" av ansatte
Oppgave 5. Legge inn nye data i tabellen, redigere og slette poster
Oppgave 6. Sortere data i en databasetabell
Oppgave 7. Søke etter poster etter mønster i store databasetabeller og søke og erstatte innholdet i et spesifikt felt
Oppgave 8. Opprette og bruke et nytt databaseobjekt - "Query".
Oppgave 9. Opprette og bruke en «Spørring med en parameter».
Oppgave 10. Opprette et nytt objekt i databasen - "skjemaer".
Oppgave 11. Opprette og bruke nytt databaseobjekt - "Rapport".
Oppgave 12. Lage en rapport med en parameter basert på en spørring med en parameter
Oppgave 13. Designe en "Gruppe"-tabell i "Tabell"-modus
Oppgave 14. Designe tabellen "Lærere" i "Veiviser"-modus
Oppgave 15. Designe "Avdeling"-tabellen i "Design"-modus
Oppgave 16. Designe studie- og fremdriftstabellene i designmodus
Oppgave 17. Etablere forbindelser mellom databasetabeller.
Oppgave 18: Fjerne et forhold mellom tabeller
Oppgave 19. Legge inn data direkte i tabellene "Spesialitet", "Lærere" og "Grupper".
Oppgave 20. Forme en spørring i designmodus
Oppgave 21. Forbereder på å lage et sammensatt skjema "Liste over gruppestudenter"
Oppgave 22: Bruke veiviseren til å lage et skjema for to tabeller
Oppgave 23. Velge skjematype
Oppgave 24: Gi skjemaet navn og åpne det
Oppgave 25: Redigere et skjema i designvisning
Oppgave 26: Redigere et underskjema
Øvelse 27: Bytte til skjemamodus og lasting av tabeller
Oppgave 28. Flerbordsrapport med hoveddelen basert på hovedtabellen
Oppgave 29: Opprette hoveddelen av rapporten
Oppgave 30. Opprette en autorapport.
Oppgave 31: Fullføre en underordnet rapport
Oppgave 32: Inkludert en delrapport.
Rapport om gjennomføring av kontrolloppgaven:
Database:
Fyller databasetabeller.
Opprette databaselenker:
Introduksjon til ADGANG
Vi vil se på mulighetene til Access og hvilke typer problemer som kan løses ved hjelp av denne DBMS. Spesielt:
Access er et databasestyringssystem (DBMS).
Bruker Access for å lagre og hente data, presentere informasjon i en praktisk form og automatisere repeterende oppgaver.
Utvikling ved hjelp av Tilgang til enkle og praktiske skjemaer for dataregistrering, databehandling og generering av komplekse rapporter.
Bruker Access 97 for hosting Få tilgang til skjemaer i form av HTML-dokumenter på websider og datautveksling med Internett/Intranett-noder.
Støtte i Access for Query by Example (QBE)-mekanismen, som gir sampling, sortering og søking av data.
Lag applikasjoner uten koding ved hjelp av Access-makroer.
Regneark- og databasebrukere bør være kjent med mange av nøkkelbegrepene som brukes i Access.
Før du begynner å jobbe med noen programvareprodukt, er det viktig å forstå dens evner og hvilke typer problemer den er designet for å løse. MicrosoftAccess 97 (heretter ganske enkelt Access) er et mangefasettert produkt hvis bruk kun begrenses av brukerens fantasi.
Adgang - dette er først og fremst databasestyringssystem(DBMS). Som andre produkter i denne kategorien er den designet for å lagre og hente data, presentere informasjon på en praktisk måte og automatisere hyppig gjentatte operasjoner (som regnskap, regnskap, planlegging, etc.). Med Adgang Du kan utvikle enkle og praktiske dataregistreringsskjemaer, samt behandle data og utstede komplekse rapporter.
Access er et kraftig Windows-program; For første gang er ytelsen til et DBMS sømløst kombinert med bekvemmeligheten som Microsoft Windows-brukere har til rådighet. Siden begge disse produktene er utviklet av Microsoft, samhandler de perfekt med hverandre. Access opererer under Windows-kontroll 95 eller WindowsNT, slik at når du arbeider med det, har brukeren tilgang til alle Windows-fordeler. Du kan klippe ut, kopiere og lime inn data fra et hvilket som helst Windows-program til Access og omvendt; Du kan opprette et skjemaprosjekt i Access og sette det inn i skjemadesigneren.
Med OLE (Object Linking and Embedding)-objekter i Windows 95- og Microsoft Office 97-komponenter (Excel, Word, PowerPoint og Outlook), kan du gjøre Access til et ekte databaseoperativmiljø. Med nye Internett-utvidelser kan du lage skjemaer som samhandler direkte med data fra WorldWideWeb og oversette dem til en visning på HTML-språk, som fungerer med produkter som InternetExplorer og NetscapeNavigator.
Med alt dette er Access ikke bare et DBMS. Hvordan relasjonelle Access DBMS gir tilgang til alle typer data og lar deg bruke flere databasetabeller samtidig. Samtidig kan du forenkle datastrukturen betydelig, og dermed lette implementeringen av tildelte oppgaver. En Access-tabell kan kobles til data som er lagret på en stormaskin eller server. På den annen side kan du bruke tabeller opprettet i Paradox- eller dBASE-miljøet. Resultatene som oppnås kan raskt og enkelt kobles sammen og kombineres med data fra Excel-regneark. Ved å jobbe i Microsoft Office 97-miljøet har brukeren tilgang til fullt kompatible Access og Word, Excel og PowerPoint.
Access er et sett med sluttbrukerverktøy for å administrere databaser. Det inkluderer designere av tabeller, skjemaer, spørringer og rapporter. Dette systemet kan også betraktes som et applikasjonsutviklingsmiljø. Ved å bruke makroer eller moduler for å automatisere oppgaver, kan du lage brukersentriske applikasjoner som er like kraftige som applikasjoner skrevet direkte i programmeringsspråk. De vil inkludere knapper, menyer og dialogbokser. Ved å programmere i VBA kan du lage programmer like kraftige som Access selv. Faktisk er mange Access-verktøy (som veivisere og designere) skrevet i VBA.
Kraften og tilgjengeligheten til Access gjør det til det beste databasestyringssystemet på markedet i dag. La oss først bli kjent med Access på sluttbrukernivå. Deretter vil vi gå videre til mer komplekse elementer som elementer av programmering i VBA og interaksjon med Internett.
Hva tilbyr den? Adgang
1. Ekte relasjonsdatabasemodell
Fullt implementert i Access relasjonsdatabasebehandling. Systemet opprettholder primær- og fremmednøkler og håndhever dataintegritet på kjernenivå (noe som forhindrer inkonsekvente oppdaterings- eller sletteoperasjoner). I tillegg er tabeller i Access utstyrt med datavalideringsverktøy som forhindrer feil inntasting uavhengig av hvordan det legges inn, og hvert tabellfelt har sitt eget format og standardbeskrivelser, noe som forenkler inntastingen av data betraktelig. Access støtter alle nødvendige felttyper, inkludert tekst, numerisk, teller, valuta, dato/klokkeslett, MEMO, boolsk, hyperkobling og OLE-objektfelt. Hvis det under spesiell behandling ikke er noen verdier i feltene, gir systemet full støtte tomme verdier.
Relasjonell databehandling i Access, på grunn av den fleksible systemarkitekturen, kan tilfredsstille ethvert behov. Samtidig kan Access brukes som en frittstående DBMS i filservermodus eller som en klientkomponent i produkter som SQLServer. I tillegg. Access støtter ODBC (OpenDatabaseConnectivity)-protokollen, som lar deg koble til databaser i mange forskjellige formater, for eksempel SQLServer, Oracle, Sybase og til og med DB/2 for IBM-stordatamaskiner.
Access støtter transaksjonsbehandling med integritetssikring. I tillegg tilbys sikkerhet på brukernivå, som lar deg kontrollere tilgang til data for individuelle brukere og hele grupper.
Kontekstsensitiv hjelp og Kontor Assistent
Microsofts hjelpesystem er fortsatt det beste i bransjen, både for nye og erfarne brukere. Access gir kontekstavhengig hjelp som du kan få tilgang til ved å klikke
I Access 97 introduserte Microsoft OfficeAssistant og ScreenTips. Verktøytips inneholde korte forklaringer på noe. Systemet gir et helt galleri med ti mulige assistentkarakterer (du kan velge hvem du vil). Hvis assistent Hvis du blir lei av den, kan du slå den av.
Enkel å bruke veivisere og konstruktører
Herre(Wizard) kan gjøre timer med arbeid til minutter. Mestere stiller ledende spørsmål angående innholdet, stilen og formatet til det opprettede objektet; de bygger deretter automatisk ønsket objekt. Inkludert i Access rundt hundre håndverkere for å hjelpe deg med å designe databaser, applikasjoner, tabeller, skjemaer, rapporter, diagrammer, etiketter, kontroller og egenskaper. Du kan til og med tilpasse veivisere for å løse forskjellige problemer.
Importere, eksportere og koble til eksterne filer
Access lar deg importere og eksportere mange kjente filformater, inkludert dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, mange ASCII-tekstformater (inkludert de med fast linjelengde eller spesifisert skilletegn), og HTML-data. Som et resultat av importen opprettes en Access-tabell; Ved å eksportere en Access-tabell opprettes en fil i det angitte formatet.
Binding(tidligere kalt tiltredelse) betyr at du kan bruke eksterne data uten å opprette en Access-tabell. Du kan etablere lignende relasjoner med dBASE-, FoxPro-, Excel-, ASCII- og SQL-data. En veldig kraftig funksjon er å koble Access-tabeller med deres eksterne tabeller og deretter dele dem; dette gjelder Access, dBASE, FoxPro og SQLServer tabeller.
Skjemaer og rapporter WYSIWYG
Skjema- og rapportdesignervinduene har samme grensesnitt og gir brukeren mange alternativer. Skjemaet eller rapporten er utformet etter WYSIWYG-prinsippet (WhatYouSeeIsWhatYouGet - what you see is what you get). Ved å legge til et annet kontrollelement, ser brukeren hvordan det opprettede skjemaet endres.
Du kan inkludere tekstbokser, radioknapper, avmerkingsbokser, linjer og rektangler i skjemaer og rapporter, og du kan designe dem med farger og skygge. I tillegg kan du inkludere hele bilder, diagrammer, underskjemaer og underrapporter. Samtidig forblir alle datapresentasjonsparametere fullstendig under brukerkontroll. Skjemaer kan spenne over mange sider, og rapporter kan ha mange nivåer av datagruppering og oppsummering.
Skjemaer og rapporter kan sees i forhåndsvisningsmodus, gir et fugleperspektiv ved å endre skalaen. I designmodus kan du se rapporten med dummy-data slik at du ikke trenger å vente på at en stor ekte fil skal behandles.
Rapportbyggeren er et veldig kraftig verktøy som tillater opptil ti nivåer av gruppering og sortering. Takket være det er det mulig å lage rapporter som viser prosenter og totaler, som kan oppnås på bare to omganger. Du kan lage mange typer rapporter, som inkluderer adresseetiketter og distribusjonslister.
Spørsmål og relasjoner med flere bord
En av Accesss kraftigste funksjoner er også den viktigste. Relasjoner lar deg koble sammen tabeller grafisk. Du kan til og med koble tabeller som representerer filer forskjellige typer(som en Access-tabell og en dBASE-tabell). Etter en slik kobling vises tabellene som én helhet, og nå kan du bygge spørringer i forhold til eventuelle data i dem. Du kan velge spesifikke felt, definere sorteringsrekkefølgen, lage beregnede uttrykk og angi kriterier for valg av ønskede poster. Du kan vise resultatene av en spørring som en tabell, skjema eller rapport. Brukeren er ikke pålagt å sette opp tilkoblinger på forhånd; i stedet går du bare inn i spørringsbyggeren (for eksempel når du vil bygge en spesifikk rapport).
Spørringer brukes også i andre tilfeller. Du kan opprette spørringer som beregner totaler, viser grupperte tabeller og bygger nye tabeller. Spørringen kan til og med brukes til å oppdatere data i tabeller, slette poster og legge til en tabell til en annen.
Grafer og diagrammer
Access bruker samme grafikkapplikasjon som Microsoft Word, Excel, PowerPoint og Project. Den lar deg lage hundrevis av typer grafer og diagrammer, tilpasse dem basert på dine spesifikke behov. Du kan lage søylediagrammer, søylediagrammer, sektordiagrammer, overflatediagrammer og andre diagrammer i både 2D og 3D. De kan eventuelt ledsages av tekst, dekorert i forskjellige farger og mønstre. Verdier kan vises i kolonner eller stykker av sektordiagrammer. Du kan rotere diagrambildene slik at de gjengis fra en hvilken som helst praktisk synsvinkel. Alt dette leveres av AccessGraph-programmet.
Muligheter DDE Og OLE
Ved å bruke DDE (DynamicDataExchange) og OLE (ObjectLinkingandEmbedding) kan du legge til alle slags nye objekter til Access-skjemaer og rapporter. Slike objekter kan være lyd, bilder, diagrammer og til og med videoklipp. Du kan bygge inn OLE-objekter (som punktgrafikk) eller dokumenter Skriveprogrammer(Word eller WordPerfect) eller opprette forbindelser til Excel-regneark. Ved å koble disse objektene til deres database kan brukeren lage dynamiske skjemaer og rapporter, og bruke samme informasjon i ulike Windows-applikasjoner.
Tilgang til Internett
Access tilbyr nå alle funksjonene som gjør at en applikasjon kan koble seg til Internett/intranett. Med ett klikk kan du lagre tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter i HTML-format. Den tilsvarende veiviseren lar selv en nybegynner overføre HTML-koder fra et objekt til en webside, noe som gjør dem tilgjengelige for bruk av alle som surfer på Internett! Hyperkoblinger lar deg få tilgang til data som ligger på en webside direkte fra Access-skjemaer.
Mange mener at publisering av data på nettsider bør gjøres av nettadministratorer. Access 97 viser tydelig at denne operasjonen kan utføres med hell av enhver bruker. Og han vil bli hjulpet i dette av plasseringsveiviseren på websiden, som sikrer konvertering av utvalgte databaseobjekter til HTML-format og overføring av dem i denne formen til websiden. Ved å bruke denne veiviseren kan du lage statiske eller dynamiske sider, overføre dem til en webserver og lage dine egne hjemmeside og til og med bruk maler for å skape et standard utseende og følelse for alle HTML-sider!
Innebygde funksjoner
Access inneholder over hundre funksjoner(små innebygde programmer som returnerer en verdi når de kjøres) som utfører en lang rekke oppgaver. Det er funksjoner for å manipulere databaser, strenger, tall i dato- og tidsformat, matematiske, forretningsmessige og økonomiske. De kan brukes til å lage beregnede uttrykk i skjemaer, rapporter og spørringer.
Makroer: programmering uten programmering
For ikke-programmerere (eller avanserte brukere som rett og slett ikke vil kode), tilbyr Access makroer. De lar deg automatisere visse oppgaver. Nær femti makroer gjør det mulig å manipulere data, lage menyer og dialogbokser, åpne skjemaer og rapporter, i et ord, automatisere utførelsen av nesten alle oppgaver. Ved hjelp av makroer kan du løse omtrent 90 % av alle databehandlingsoppgaver.
Moduler: Visuell Grunnleggende til applikasjoner database programmering
Access er et seriøst applikasjonsutviklingsmiljø med et fullverdig programmeringsspråk. VBA-språket (tidligere kjent som AccessBasic) implementerer en objektorientert tilnærming til programmering og lar programmereren gjøre nesten alt man kan tenke seg. Det er et kraftig strukturert programmeringsspråk. Det er fullt utvidbart og støtter API-prosedyrer i alle dynamiske lenkebiblioteker (DLLer) operativsystemer Windows 95 og WindowsNT.
Fullt utstyrt utviklingsmiljø støtter mange kraftige moderne evner: flervindusmodus for redigering og feilsøking, automatisk sjekk syntaks, bruddpunkter, trinnvis utførelse og til og med syntakshjelp som viser alternativer på skjermen for kommandoene du skriver inn.
Selv om du allerede har jobbet med noen databaser, betyr ikke dette at alt vil gå knirkefritt med Access med en gang. Du kan være en stor ekspert på relasjonelle DBMS-er som dBASE, FoxPro og Paradox, men har ingen erfaring med å jobbe med databaser i et Windows-miljø.
Først bør du bli bedre kjent med Windows: arbeid med Paint editor, eksperimenter med Word eller Excel, lær hvordan du bruker musen riktig. Det er verdt å lage et diagram i Excel, bruke tjenestene til en av veiviserne og kontakte hjelpesystemet. Alt dette vil hjelpe i fremtiden når du mestrer Access. Du må også venne deg til nye termer.
Informasjon for regnearkbrukere
En erfaren Excel (eller 1-2-3) bruker vil legge merke til at Access og Excel ligner på mange måter. For det første er begge disse programmene Windows-produkter, så han bør allerede være kjent med Windows-konvensjonene som vil bli brukt når han jobber med Access. Utseende på tabeller og Tilgang forespørsler tilsvarer utseendet til regneark og kalles datatabeller ( dataark ). Størrelsen på tabellrader og kolonner kan endres på samme måte som ved arbeid Excel-ark. I hovedsak tilsvarer datainntastingsmodusen i Access 97 inndatamodusen Excel-data. Du trenger bare å legge inn dataene og definere kolonneoverskriftene; Tilgang vil gjøre resten automatisk.
Access, som Excel, støtter WYSIWYG-modus og arbeid med grafisk applikasjon MicrosoftGraph. Dermed har brukeren alltid mulighet til å lage samme type diagrammer i begge systemene. Access inkluderer også en diagramveiviser som ligner på den som brukes i Excel.
I likhet med Excel inkluderer Access 97 en pivottabellveiviser; faktisk kan du bruke den til å lage Excel-pivottabeller: informasjon fra databaser Få tilgang til data kan enkelt overføres til Excel-regneark. Access-databaser kan kobles til Excel-tabeller. I begge produktene kan du opprette spørringer og utføre sortering ved hjelp av samme grensesnitt. (Hvis du noen gang har brukt Excel-menyer til å lage spørringer og sortere data, vil du allerede være kjent med disse konseptene.) Kort sagt, Access 97 er kompatibel med alle Office 97-produkter.
Forelesning 1.
Grunnleggende driftsprinsipper
med en database i Microsoft Access.
1.3. Database opprettelse.
1.4. Arbeid med tabeller.
1.5. Datatyper.
1.6. Feltegenskaper.
1.7. Nøkkelfelt.
1.8. Definere relasjoner mellom tabeller i databasen.
1.9. Sikre dataintegritet i Microsoft Access.
1.1. Hva er en "database".
I forretningslivet eller privatlivet må du ofte jobbe med data fra forskjellige kilder, som hver er knyttet til en bestemt type aktivitet. Koordinering av alle disse dataene krever spesifikk kunnskap og organisatoriske ferdigheter. Microsoft Access kombinerer informasjon fra forskjellige kilder til én relasjonsdatabase. Laget skjemaer, Queries og Reports lar deg raskt og effektivt oppdatere data, få svar på spørsmål, søke etter dataene du trenger, analysere data og skrive ut rapporter.
I databasen lagres informasjon fra hver kilde i en egen tabell. Når du arbeider med data fra flere tabeller, etableres relasjoner mellom tabellene.
En spørring opprettes for å søke og velge data som oppfyller visse betingelser. Spørringer lar deg også oppdatere eller slette flere poster samtidig, og utføre innebygde eller spesielle beregninger.
Skjemaer brukes til å vise, legge inn eller endre data direkte i tabellen. Et skjema lar deg velge data fra en eller flere tabeller og vise dem på skjermen ved hjelp av en standard eller tilpasset layout.
En rapport brukes til å analysere data eller skrive den ut på en bestemt måte. for eksempel kan du opprette og skrive ut en rapport som grupperer data og beregner totaler.
For å utføre visse operasjoner automatisk, brukes makroer, som inneholder et sett med én eller flere makrokommandoer, for eksempel å åpne skjemaer eller skrive ut rapporter. Makroer kan være nyttige for å automatisere ofte utførte oppgaver. For eksempel, når en bruker klikker på en knapp, kan du kjøre en makro som skriver ut en rapport.
Noen ganger er det nødvendig å lage din egen prosedyre som skal startes fra et hvilket som helst vindu i databasen eller en prosedyre designet for å håndtere en spesifikk hendelse. Et sett med slike prosedyrer i Visual Basic-språket, satt sammen til én programenhet, kalles en modul. Det er to hovedtyper av moduler: klassemoduler og standardmoduler. Klassemoduler er skjemamoduler og rapportmoduler knyttet til et spesifikt skjema eller rapport. De inneholder ofte prosedyrer for håndtering av hendelser (som et tastetrykk) og opprettes automatisk når du oppretter den første hendelsesprosedyren. I standard
I databasevinduet kan du jobbe med alle objektene. For å vise objekter av en bestemt type, velg den aktuelle fanen (for eksempel "Tabeller").
Ved å bruke knappene til høyre kan du opprette og endre eksisterende objekter.
1.2. Database design.
Før du oppretter tabeller, skjemaer og andre objekter, må du angi databasestrukturen. En god databasestruktur er grunnlaget for å lage en kompatibel og effektiv database.
Databasedesigntrinn:
1. Bestem formålet med å lage en database, dens hovedfunksjoner og informasjonen den skal inneholde. Databasen må oppfylle kravene til de som skal jobbe direkte med den. For å gjøre dette må du bestemme emnene som databasen skal dekke, rapportene den skal produsere, analysere skjemaene som for tiden brukes til å registrere data, sammenligne databasen som opprettes med en godt utformet, lignende database.
2. Utvikle på papir strukturen til tabellene som databasen skal inneholde. Når du designer tabeller, anbefales det å være veiledet av følgende grunnleggende prinsipper:
Informasjonen i tabellen skal ikke dupliseres. Det skal ikke være repetisjoner mellom bordene. Når viss informasjon er lagret i bare én tabell, vil den bare måtte endres på ett sted. Dette gjør arbeidet mer effektivt og eliminerer også muligheten for feilaktig informasjon i ulike tabeller. For eksempel skal én tabell inneholde kundeadresser og telefonnumre.
Hver tabell skal inneholde informasjon om kun ett emne. Informasjon om hvert emne behandles mye lettere hvis den finnes i tabeller uavhengig av hverandre. For eksempel lagres kundeadresser og ordre i separate tabeller slik at når en ordre slettes, forblir kundeinformasjonen i databasen.
3. Bestem hvilke felter som kreves i tabellen. Hver tabell inneholder informasjon om et annet emne, og hvert felt i tabellen inneholder separat informasjon om emnet i tabellen. En kundedatatabell kan for eksempel inneholde felt for firmanavn, adresse, by, land og telefonnummer. Når du designer felt for hver tabell, husk:
Hvert felt skal være relatert til emnet i tabellen.
Tabellen skal inneholde all nødvendig informasjon.
Informasjon bør brytes ned i de minste logiske enhetene (for eksempel feltene Fornavn og Etternavn, i stedet for et generelt Fornavn-felt).
4.Angi nøkkelfeltet. For at Microsoft Access skal koble sammen data fra forskjellige tabeller, for eksempel kundedata og hans ordre, må hver tabell inneholde et felt eller sett med felt som spesifiserer den individuelle verdien for hver post i tabellen. Dette feltet eller settet med felt kalles primærnøkkelen.
5.Definer relasjoner mellom tabeller. Etter å ha distribuert dataene på tvers av tabeller og definert nøkkelfelt, må du velge et skjema for å koble dataene i forskjellige tabeller. For å gjøre dette må du definere relasjonene mellom tabellene.
6. Se gjennom databasestrukturen på nytt og identifiser mulige mangler. Det anbefales å gjøre dette på dette stadiet, mens tabellene ikke er fylt med data.
7.Legg til data og lag andre databaseobjekter. Hvis tabellstrukturene oppfyller kravene, kan alle data legges inn. Du kan deretter opprette spørsmål, skjemaer, rapporter, makroer og moduler.
8.Bruk analyseverktøy i Microsoft Access. Microsoft Access har to verktøy for å forbedre databasestrukturen. Tabellanalyseveiviseren undersøker tabellen, foreslår om nødvendig en ny struktur og relasjoner, og omarbeider den også. Ytelsesanalysatoren undersøker hele databasen, gir anbefalinger for forbedringer og implementerer dem.
1.3. Database opprettelse.
Microsoft Access støtter to måter å opprette en database på. Du kan opprette en tom database og deretter legge til tabeller, skjemaer, rapporter og andre objekter til den.
Denne metoden er den mest fleksible, men krever en separat definisjon av hvert databaseelement. Det er også mulig å umiddelbart opprette en database ved hjelp av veiviseren
en bestemt type med alle nødvendige tabeller, skjemaer og rapporter. Dette den enkleste måten første opprettelse av databasen. I begge tilfeller vil du ha muligheten til det
tid for å endre og utvide den opprettede databasen.
Hvis du oppretter en ny database (bare i dette tilfellet), vil dialogboksen Fil vises. ny base data", der du må spesifisere navnet og plasseringen til filen for den opprettede
Database. Microsoft Access-databasefilen har filtypen .mdb. For å få en kopi av databasen, må du kopiere filen som inneholder den, siden
Når du avslutter Microsoft Access, lagres dataendringene automatisk. Men når du endrer strukturen til et databaseobjekt i Microsoft Access, blir du bedt om å bekrefte at du vil lagre endringene før du avslutter.
1.4. Arbeid med tabeller.
En tabell lagrer informasjon om et spesifikt problem, for eksempel inneholder tabellen "Produkter" kun informasjon om produkter, og tabellen "Leverandører" inneholder kun informasjon om selskaper som leverer varer. For å sikre at data ikke dupliseres og at det ikke oppstår feil ved utstedelse, er det nødvendig å distribuere ulike typer data i ulike tabeller. Data i en tabell er organisert i kolonner ("felt") og rader ("poster").
Det er to måter å jobbe med bordet på. Du kan velge designmodus eller tabellmodus ved å klikke på spesialknappen på verktøylinjen.
I tabelldesignvisning kan du opprette en hel tabell ved å legge til nye felt eller slette og tilpasse eksisterende tabellfelt.
For å legge til et felt, skriv inn feltnavnet og skriv inn øverst i tabellvinduet. For å gi nytt navn til et felt, endre dets navn i kolonnen Feltnavn.
Datatypen bestemmer hvilken type data som kan legges inn i feltet. Det er for eksempel ikke tillatt å skrive inn tekst i et valutafelt. Å velge riktig datatype sikrer at data legges inn i riktig form for sortering, beregninger og andre operasjoner. For å definere eller endre datatypen, velg Datatype-kolonnen, klikk på rullegardinsymbolet i feltet og velg en datatype fra listen.
Hvert felt har egenskaper, endre som du kan kontrollere lagring, behandling og visning av feltdata. For eksempel, for "Cash"-formatet, legges det automatisk til et siffergruppeskilletegn og et valutasymbol (1 234 g). For å angi en feltegenskap, velg den øverst i tabelldesignervinduet og nederst i vinduet, skriv inn verdien til denne egenskapen eller velg den fra listen. Settet med tilgjengelige egenskaper bestemmes av feltets datatype.
En unik etikett, kalt en nøkkel, brukes til å identifisere hver oppføring i tabellen. Akkurat som et skilt identifiserer en bil unikt, identifiserer en nøkkel unikt en post. Nøkkelfelt i tabeller brukes til å lage relasjoner mellom tabeller. For å definere en nøkkel, velg linjen som beskriver det nødvendige feltet og klikk på nøkkelknappen på verktøylinjen.
I tabellvisning kan du legge til, redigere eller vise tabelldata. Du kan også kontrollere stavemåten og skrive ut tabelldata, filtrere og sortere poster, endre utseende tabeller eller endre tabellstrukturen ved å legge til eller fjerne kolonner.
For å legge til poster, bruk Ny post-knappen på verktøylinjen. Når du klikker på denne knappen, vises en tom rad på slutten av tabellen.
For å slette poster, velg et hvilket som helst felt i posten og klikk på Slett post-knappen på verktøylinjen.
Rader i en tabell kan sorteres etter innholdet i én eller flere kolonner. For å gjøre dette, velg feltet du vil sortere etter og klikk på Sorter stigende eller Sorter synkende på verktøylinjen.
Filtrering lar deg bare vise visse poster i et skjema. Velg dataene du vil filtrere etter og klikk Filtrer etter valg-knappen på verktøylinjen. For å endre filteret, klikk på Endre filter-knappen. For å angi en mer detaljert filtreringsbetingelse, velg Filter-kommandoen i Records-menyen og underkommandoen Avansert filter. For å bruke et vanlig eller avansert filter, klikk på Bruk filter-knappen på verktøylinjen.
1.5. Datatyper.
Datatypen bestemmer hvilken type data som kan legges inn i feltet. Det er for eksempel ikke tillatt å skrive inn tekst i et valutafelt. Å velge riktig datatype sikrer at data legges inn i riktig form for sortering, beregninger og andre operasjoner. Microsoft Access støtter følgende datatyper:
Tekst
Tekst eller tall som ikke krever beregninger, for eksempel telefonnumre.
MEMO-feltet
Lang tekst eller en kombinasjon av tekst og tall.
Numerisk
Numeriske data som brukes til å utføre beregninger.
Dato tid
Datoer og klokkeslett knyttet til årene 100 til 9999, inklusive.
Monetære
Pengeverdier og numeriske data brukt i matematiske beregninger.
Disk
Unik sekvensielt økende (med 1) eller tilfeldige tall, automatisk lagt inn når du legger til hver Ny inngang V
Logisk
Boolske verdier, samt felt som kan inneholde en av to mulige verdier (sant/falsk, ja/nei).
OLE-objektfelt
Objekt (for eksempel et regneark Microsoft Excel, dokument Microsoft Word, bilde, lydopptak eller andre data i binært format) koblet til eller innebygd i en Microsoft Access-tabell.
Hyperkobling
En streng med bokstaver og tall som representerer adressen til en hyperkobling.
Bytteveiviser
Oppretter et felt som tilbyr et valg av verdier fra en liste, eller fra en kombinasjonsboks som inneholder et sett med konstante verdier eller verdier fra en annen tabell. Hvis du velger dette alternativet fra listen i en celle, startes oppslagsveiviseren, som bestemmer felttypen.
Forelesning 2
Datainntasting og redigering
Datainput
I tabellmodus vises alle innlagte data. Hvis bare tabellstrukturen er opprettet, betyr det at det ikke er noen data i tabellen ennå. I en tom tabell er postmarkøren (med bildet av en trekantet peker peker mot høyre) vanligvis satt i den første raden i tabellen.
For å angi en verdi i et felt (i tabellvisning), flytt markøren til det feltet og skriv inn verdien. Mens du redigerer et innlegg, ser innleggsmarkøren ut som en blyant. Når du skriver inn en ny oppføring (markøren har en blyant), vises neste linje automatisk (markøren som har en stjerne for å indikere ny oppføring). Den nye rekordmarkøren markerer alltid den siste raden i tabellen.
Når du legger inn en ny post, plasseres markøren vanligvis i det første feltet i tabellen.
Avhengig av operasjonen som utføres og typen post, kan posttokenet ha en av fire former.
Markør for gjeldende post.
Markør for den redigerte oppføringen.
Blokkert postmarkør (når du arbeider i
flerspillermodus).
Ny inngangsmarkør.
Lagrer et opptak
En lagt til eller endret oppføring lagres automatisk når du flytter til en annen oppføring eller når du lukker tabellen. Samtidig endrer oppføringsmarkøren form: blyanten blir til en høyrepekende pil.
For å lagre en post må du angi en gyldig verdi i primærnøkkelfeltet. Primærnøkkelverdien kontrolleres mot datatype, unikhet og andre verdikontrollregler som er angitt i egenskapen Verdibetingelse ( Validering Regel )
Avbryt-knapp ( Angre Nåværende Felt / Ta opp ), som ligger på verktøylinjen, lar deg angre endringer som bare er gjort i gjeldende post. Etter å ha flyttet til neste oppføring, vil denne knappen gå tilbake til normal angre-modus. Og når du endrer neste oppføring, vil du ikke lenger kunne angre endringen til den forrige.
Du kan lagre gjeldende innspilling på disk ved å bruke kommandoen Opptak->Lagre opptak ( Rekorder -> Lagre Rekorder ) eller tastekombinasjoner< Skifte + Tast inn >.
Kontrollerer riktigheten av de angitte dataene
Automatisk datatypekontroll
Access sjekker enkelte datatyper automatisk, uten inngrep. For felt som inneholder denne typen data , ikke nødvendig å fylle ut eiendommene Betingelse på verdi. La oss liste disse datatypene.
Antall
Valuta
Dato tid
Logisk (Ja/Nei)
Tall og Valuta lar deg angi gyldige numeriske verdier. Selv om Access lar deg skrive inn en bokstav i Nummer-feltet, hvis du prøver å gå ut av dette feltet, vises en dialogboks med meldingen "Verdien du skrev inn samsvarer ikke med egenskapene for datatype eller feltstørrelse" Feilmeldingen vil også vises hvis du skriver inn andre uakseptable tegn eller flere desimaltegn, eller hvis du prøver å skrive inn et for stort tall for et bestemt datafelt av typen tall.
Dato/klokkeslett-felt kontrollerer at dato- og klokkeslettverdiene er riktige. Hvis du prøver å angi klokkeslettet 44:44:44 eller bare en bokstav i et dato/klokkeslett-felt, vil en feildialogboks vises
Boolsk (Ja/Nei) Du kan bare angi én av følgende angitte verdier: Ja, Sann (På) eller et hvilket som helst tall som ikke er null for boolsk Ja og Nei (Nei), Falsk (Usant), Av (Av) eller 0 for logisk nei. I Format-egenskapen kan du definere dine egne boolske (Ja/Nei) verdier, men standardverdier brukes vanligvis
Metoder for dataregistrering
Dataregistrering i felt av ulike typer utføres forskjellige måter. For noen datatyper kontrolleres gyldigheten til verdien automatisk. Når du oppretter noen tabeller, kan det imidlertid hende du må legge inn data i ikke-standard (brukerdefinerte) formater og angi gyldighetsregler for dem i egenskapen ValidationRule. Neste skal vi se på ulike måter datainntasting. |
Standard tekstinntasting
De tre feltene som ble lagt inn i "MyStudents"-tabellen var felt av typen Tekst. I FamNameName1-feltene brukes en inndatamaske for dataregistrering. Hvis du skriver inn en verdi med små bokstaver, vil den vises: den første bokstaven er stor, resten er små. Tekst kan kontrolleres for spesielle betydninger og vises i et spesifisert format.
Noen ganger i et felt som Tekst ( Tekst ) må du angi en verdi som består av flere linjer. For å legge til en ny linje, trykk på tastekombinasjonen< Ctrl + Tast inn >. Denne funksjonen er nyttig for å formatere strenger i adressefeltet så vel som Memo-feltet.
Legge inn dato/tidsdata
Verdier legges inn i formatet mmm åå. Slik blir det når du går inn 4/8/96 og går ut av dette feltet. Access vil vise verdien som Arg 96. Tabellen lagrer faktisk verdien 4/8/92, og du kan vise den ved å plassere markøren i dette feltet. På den annen side kan du skrive inn 96 i Arg-feltet, og verdien Arg 96 vil bli lagret i tabellen.
For et felt av typen Dato/klokkeslett kan du også definere en betingelse for verdien Between #1/1/70# AndDate(). Denne betingelsen indikerer at fødselsdatoen som legges inn må falle mellom 1. januar 1970 og gjeldende dato.
Formater påvirker hvordan data vises, ikke hvor mye minne de tar opp.
Tekstdataregistrering med dataverifisering
Et tekstfelt kan ha en egenskap satt til Betingelse på verdien. Den begrenser inngangsdataene til verdier (f.eks. F,M,C). Hvis du prøver å legge inn andre verdier enn F, M og C i dette feltet, vil en dialogboks vises med en melding som denne: Du kan bare angi en verdi for M, F eller C i dette feltet. Denne meldingen bestemmes av verdien av egenskapen "melding om". error" for av dette feltet.
Legge inn numeriske data med kontroll av betingelsen for verdien |
For numeriske felt er datavalideringsregler spesifisert. For Resultat-feltet er egenskapen Verdibetingelse satt til å begrense evalueringsverdien (>=2 og<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
OLE-dataregistrering
Et OLE-objektfelt kalt Foto kan fylles ut selv uten at selve objektet (bildet) vises på skjermen. Følgende objekter kan lagres i et OLE-typefelt.
Rasterbilder.
Lydfiler.
Grafer og (diagrammer).
Word eller Excel.
Et objekt gjenkjent av OLE-serveren kan lagres i Access som et OLE-typefelt OLE-objekter legges vanligvis inn i skjemaer slik at de kan sees, høres eller brukes. Når du plasserer et OLE-objekt i en tabell, vil du se tekst med en beskrivelse av objektet (for eksempel i et OLE-typefelt kan du se inskripsjonen PaintbrushPicture). Det er to måter å legge inn et objekt på.
Lim inn fra utklippstavlen.
Sett inn fra dialogboksen som vises etter å ha utført kommandoen Insert->Object
MEMO datainntasting
Recenzia-feltet inneholder MEMO-typedata. Denne typen lar deg skrive inn opptil 64 000 byte med tekst for hver oppføring. Tabellen viser bare en del av den angitte teksten. Ved å trykke på
Flytt gjennom poster i en tabell
Som regel, etter å ha lagt inn data, blir det ofte nødvendig å gjøre noen endringer. Dette kan skyldes følgende årsaker:
Ny informasjon mottatt
Feil oppdaget
Må legge til nye oppføringer
For å endre data, åpne først tabellen I databasevinduet åpner du tabellen i dataarkvisning ved å dobbeltklikke på raden med navnet i listen over tabeller.
Hvis du er i TableDesign-modus, klikker du på Visninger-knappen for å gå inn i Tabellvisning for å gjøre endringer i dataene.
Naviger gjennom oppføringer
For å gå til en post, kan du ganske enkelt plassere markøren på den eller klikke på den med musen. Men hvis tabellene er veldig store, blir problemet med å raskt flytte til ønsket post spesielt akutt
Du kan bruke den vertikale rullelinjen til å flytte gjennom postene. Pilknappene på rullefeltet lar deg bare flytte postmarkøren én posisjon per klikk. Derfor, for å bevege deg raskere (gjennom flere poster samtidig), er det bedre å bruke rullefeltet. Du kan også klikke med musen i området mellom glidebryteren og knappen på rullefeltet for å flytte til mange posisjoner foran.
Rediger->Gå-kommandoen gir flere alternativer for raskt å flytte rundt på bordet.
De fem hoppknappene nederst i vinduet i dataarkvisning kan også brukes til å navigere gjennom poster. Ved å klikke på disse knappene kan du hoppe til en hvilken som helst post. Hvis du kjenner postnummeret (radnummeret for en gitt post) , klikk på postnummerfeltet, skriv inn oppføringsnummeret og trykk på tasten
Når du beveger deg rundt bordet, vær oppmerksom på ledetekstene på rullefeltet. Access vil ikke oppdatere postnummerfeltet før du klikker på et felt i posten.
Setpunktsøk
Selv om du kjenner postnummeret kan du gå til det og finne et spesifikt felt, men i de fleste tilfeller må du finne en bestemt verdi i posten. Dette kan gjøres på tre måter:
Velg kommandoen Rediger->Finn (Edrt->Finn)
Klikk på FindSpecifiedText-knappen på verktøylinjen (den viser en kikkert).
Bruk en hurtigtast
Når du bruker noen av disse metodene, vises en dialogboks. For å søke kun etter et spesifikt felt, plasser markøren i det (og gjør dette før du åpner dialogboksen). Merk av for SearchOnlyCurrentField i dialogboksen, og Access vil søke bare i det angitte feltet.
Denne dialogboksen lar deg angi ulike søkeparametere. I FindWhat-tekstboksen skriver du inn verdien du leter etter. Du kan angi verdien slik den vises i feltet eller ved å bruke følgende: spesielle karakterer:
* - Matcher et hvilket som helst antall tegn
Matcher én karakter
# - Tilsvarer ett siffer
For å forstå hvordan disse symbolene fungerer, la oss si at du vil finne alle verdiene som begynner med AB. For å gjøre dette, skriv inn AB*
La oss nå si at du vil finne verdier som slutter med tegnene 001. I dette tilfellet skriver du inn *001 . For å søke etter en verdi som starter med tegnene AB, slutter med tegnene 001 og bare inneholder to tegn i mellom, må du skrive inn AB??001. Hvis du trenger å finne alle etternavn som slutter på "ko", så for å søke etter verdier som Brodsky og Tchaikovsky, skriv inn *co.
Rullegardinlisten Match inneholder tre valg:
Med hvilken som helst del av feltet (AnyPartofField)
Hele felt
Fra begynnelsen av feltet (StartofField)
Standardalternativet er WholeField. For eksempel vil verdien Pet bli funnet hvis verdien er lik Pet. Hvis alternativet Med noen del av feltet (AnyPartofField) er valgt, vil verdiene Petrov, Petrovsky bli hentet som et resultat av søket. Shpetny, etc. Som et resultat av søket med innstillingen Fra begynnelsen av feltet (StartofО), vil verdiene Petrov, Petrovsky bli funnet.
I rullegardinlisten Søk kan du velge ett eller flere alternativer fra Opp, Ned, Alt-settet.
Når du velger alternativet Bare i gjeldende felt (SearchOnlyCurrentField), vil verdien søkes i bare ett felt. MatchCase-avkrysningsboksen bestemmer om store og små bokstaver skal skilles. Som standard er de ikke forskjellige. Når du søker etter verdien Pet, vil pet, Petr og Petrov bli funnet. Når du merker av for MatchCase, må du skrive inn en søkestreng som tar hensyn til store og små bokstaver
For datatyper Number, Currency og Date/Time gir åpenbart ikke store og små bokstaver mening.) Når du merker av for MatchCase, ignorerer Access avmerkingsboksen SearchFieldsAsFormatted. (Hvis du formaterte tabellfeltene, merk av i denne boksen) For for eksempel må du søke i DateBirth-feltet for poster over alle født i april 1982. For å gjøre dette, merk av for SearchFieldsasFormatted og skriv inn 92. april. Hvis du ikke merker av i denne avmerkingsboksen, må søket utføres på nøyaktig dato fødsel, for eksempel, søk etter 4/8/92
Bruk av avmerkingsboksen SearchFieldsasFormatted kan redusere søket betydelig.
Søket starter når du klikker på FindFirst- eller FindNext-knappen. Når du finner en verdi, velger Access den. For å finne den første samsvarende verdien, klikk på Finn-knappen. For å finne neste verdi, klikk på Finn neste-knappen. Gjennom søkeprosessen forblir dialogboksen åpen. Derfor, når du finner verdien du ønsker, klikker du på Lukk-knappen for å lukke dialogboksen
Endre verdier i dataarkvisning
For å endre en verdi, gå til den og foreta de nødvendige korreksjonene. Det kan være flere grunner til å redigere en verdi.
Legge til en ny verdi.
Erstatter en eksisterende verdi
Endre en eksisterende verdi
Hvis feltet er tomt, skriv bare inn en ny verdi. Når du legger inn nye verdier i feltet, følg de samme reglene som når du legger inn nye oppføringer.
Erstatter en eksisterende verdi
Du kan velge et felt ved hjelp av tastaturet eller musen Når du bruker tastaturet, er innholdet i feltet uthevet (Det vises i invertert form) Når du trykker på en hvilken som helst tast, slettes innholdet i feltet og erstattes med symbolet som tilsvarer tasten trykket Trykke på en tast
Ved hjelp av musen kan innholdet i et felt velges på følgende måter:
Klikk på venstre kant av feltet (der pekeren endres til et stort plusstegn)
Dobbeltklikk på feltet (denne metoden fungerer ikke hvis det er mellomrom i teksten)
Klikk og dra musepekeren over innholdet i feltet fra venstre mot høyre
Velg en del av feltinnholdet og trykk på tasten
For å erstatte en eksisterende verdi med standardverdien fra egenskapen DefaultValue, uthev verdien og trykk på tastekombinasjonen
For å erstatte en eksisterende verdi med en verdi fra samme felt i en tidligere oppføring, trykk på tastekombinasjonen<Сtrl+"(кавычки)>
Pass på at du ikke har klikket<С1г1+-(минус)>, siden i dette tilfellet vil gjeldende oppføring bli slettet
Endre en eksisterende verdi
For å korrigere en eksisterende verdi, i stedet for å erstatte hele verdien, klikker du foran et hvilket som helst tegn i den verdien. Ved å plassere musepekeren foran et spesifikt tegn, aktiverer du innsettingsmodus, og når du skriver inn en ny verdi, vil eksisterende verdier skifte til høyre. Etter å ha trykket på tasten
Redigeringsmetoder
| Å bevege seg innenfor et felt | Ved å trykke på tastene -> og<- |
| Sette inn en verdi i et felt | Velg innsettingsposisjon og skriv inn verdi |
| Velge hele feltinnholdet | Trykk på F2 eller dobbeltklikk |
| Bytte ut en verdi med en ny | Velg hele feltet og skriv inn et nytt |
| Erstatning fra forrige felt | Ctrl+’(apostrof) |
| Erstatt med standardverdi | Ctrl+Alt+mellomrom |
| Sette inn et linjeskift (tekst, notat) | Ctrl+Enter |
| Lagrer teknologistreng | Shift+Enter eller flytt til en annen linje |
| Setter inn gjeldende dato | Ctrl+;(semikolon) |
| Sett inn gjeldende tid | Ctrl+:(kolon) |
| Legger til en ny oppføring | Ctrl++(pluss) |
| Sletter en oppføring | Ctrl+-(minus) |
| Bytte alternativknapper | Rom |
| Avbryt endringer i en gjeldende post | Esc eller avbryt-knapp |
Felter som ikke kan redigeres
Det er felt som ikke kan redigeres. Typer slike felt
Avbryt handlinger
Noen ganger er Angre-knappen på verktøylinjen nedtonet og kan ikke brukes. Men så snart du begynner å redigere posten, blir den tilgjengelig, og du kan bruke den til å kansellere oppføringene i gjeldende felt. Tasten brukes også til å avbryte operasjoner.
Rediger->Angre-kommandoen brukes også til å angre operasjoner, og Kommandonavnet endres avhengig av handlingen som angres.
For å avbryte endring av en verdi i et felt, velg Rediger->UndoTyping-kommandoen eller bruk Angre-knappen på verktøylinjen. Etter å ha flyttet til et annet felt, kan endringer som er gjort i forrige felt angres ved å bruke Rediger->Gjenopprett gjeldende felt/post-kommandoen eller Angre-knappen. Du kan angre alle endringer for gjeldende post som ikke er lagret ved å bruke Rediger->Gjenopprett gjeldende felt/post-kommandoen (Rediger->UndoCurrentField/Record). Etter å ha lagret en post, kan endringer som er gjort i den angres ved å velge kommandoen Rediger->UndoSavedRecord. Men når du har redigert neste oppføring, kan ikke disse endringene angres.
Kopier og lim inn verdier
Kopiering eller sletting av data til bufferen utføres av selve Microsoft Windows 95/NT-systemet, og ikke av noen spesiell Access-funksjon. En verdi som er kopiert eller slettet fra bufferen kan limes inn i et annet felt eller post ved å bruke Rediger->Lim inn-kommandoen eller Lim inn-knappen på verktøylinjen. Operasjonene med å slette inn i bufferen, kopiere og lime inn fra bufferen brukes til å utveksle data både mellom ulike Windows-applikasjoner og innenfor Access selv. Ved å bruke denne metoden kan du kopiere hele poster til andre tabeller eller til og med andre databaser, samt utveksle data med Microsoft Word- og Excel-programmer.
Erstatter verdier
Menykommandoen Rediger->Erstatt lar deg søke og erstatte etter mønster. Etter å ha valgt denne kommandoen eller trykket på tastene < Ctrl + H > en dialogboks vises på skjermen,
Denne dialogboksen er veldig lik den som vises etter å ha valgt kommandoen Rediger->Finn. Bare, i tillegg til eksempeltekstfeltet (FindWhat), har den også et Erstatt med-felt. Søket starter når du trykker på en tast
Legger til nye oppføringer
For å legge til en post i tabellvisning, plasser markøren på den siste linjen (der postmarkøren ser ut som en stjerne) og skriv inn en ny post For å gå til en ny post, kan du velge kommandoen
Sett inn->Record ->Record), klikk på New Record-knappen på verktøylinjen, bruk flytteknappene eller Rediger->Go->New Record-kommandoen
(Rediger->Gå til->Ny). Du kan også gå til siste oppføring og trykke< | >Noen ganger må du legge til flere nye oppføringer og gjøre eksisterende oppføringer midlertidig usynlig Menykommando
Records->DataEntry lar deg midlertidig tømme skjermen for alle oppføringer, og deretter kan du redigere nye oppføringer uten forstyrrelser. For å gjenopprette alle poster, velg kommandoen
Records->RemoveFilter/Sort
Sletting av oppføringer
For å slette et vilkårlig antall oppføringer, velg dem og trykk
Standardinnstillingen for denne dialogboksen er å velge Ja-knappen, derfor når du trykker på tasten
For å velge tilstøtende (dvs. nabo) poster, klikk på markøren til den første posten og dra musepekeren til høyre) til den siste av postene du vil velge
Legg til, endre eller fjern kolonner
Muligheten til å legge til, fjerne og gi nytt navn til kolonner i dataarkvisning i Access 97 er full av fare. Poenget er at disse operasjonene endrer datastrukturen. Som du vet, når du gjør endringer i TableDesign-modus, endres den underliggende datastrukturen. I Table Design-modus kan det imidlertid hende du ikke engang innser de fulle konsekvensene av endringene som er gjort. Derfor , når du oppretter databaser for andre brukere, bør man passe på at de ikke kan gjøre endringer i tabellvisningen.
Slett en kolonne i dataarkvisning
For å slette en kolonne i dataarkvisning, velg den og trykk
Legg til en kolonne i dataarkvisning
For å legge til en ny kolonne i dataarkvisning, velg Sett inn^Kolonne, som vil lage en kolonne til høyre for kolonnen der markøren er plassert, med overskriften Felt"1. Du kan deretter legge inn nye data i den kolonnen.
Når du legger til en ny kolonne, endres strukturen til tabellen (det vil si at et nytt felt legges til den). Når du lagrer en tabell, bestemmer Access egenskapene til det tilføyde feltet basert på verdiene som er lagt inn i det.
Endre feltnavnet (kolonneoverskrift)
Når du legger til en ny kolonne, er det lurt å endre overskriften før du lagrer tabellen. For å gjøre dette, dobbeltklikk på den og gjør de nødvendige endringene. Ved lagring av tabellen vil denne tittelen bli brukt som feltnavn i tabellstrukturen.
Ved å endre kolonneoverskriften endrer du navnet på feltet i tabellen. Og hvis det brukes i skjemaer, rapporter, spørringer, makroer eller moduler, vil ikke disse objektene fungere før du gjør de riktige rettelsene til dem. Denne metoden for å endre feltnavnet er full av ubehagelige konsekvenser, så det anbefales at bare erfarne brukere bruker den.
Viser oppføringer
Du kan bruke enten muse- eller menykommandoer for å legge til eller endre oppføringer. Ved å bruke Format-menyen eller musekommandoer kan du endre rekkefølgen på feltene, skjule og fryse kolonner, endre radhøyde og kolonnebredde, velge en annen font og til og med vise eller fjerne rutenettlinjer.
Endre rekkefølgen på feltene
Som standard viser Access felt i dataarkvisning i samme rekkefølge som de vises i tabellen eller spørringen. Noen ganger må du imidlertid plassere noen felt ved siden av hverandre for å gjøre det lettere å analysere dataene de inneholder. For å endre rekkefølgen på feltene, velg en kolonne og dra den til en ny plassering.
Du kan velge og dra kolonner én om gangen eller i grupper. La oss si at du vil at feltet Navn skal være plassert i begynnelsen av tabellen. For å gjøre dette, følg disse trinnene:
1. Plasser musepekeren over navnet på feltet (kolonnen) Navn (det vil ha form av en pil ned).
2. Klikk og hold nede museknappen der. Som et resultat vil hele Navn-kolonnen bli valgt. Slipp knappen.
3. Klikk på navnet til en av kolonnene igjen og hold den nede; Pekeren vil vises som en pil med en ramme.
Dra denne kolonnen til venstre kant av tabellen. Slipp museknappen og kolonnen flyttes til begynnelsen av tabellen.
På denne måten kan du flytte ett eller flere valgte felt til venstre, til høyre eller til og med utenfor høyre! hyle vindu kant.
Flytting av felt i dataarkvisning endrer ikke tabellstrukturen.
Endre feltbredden
For å endre bredden på et felt (dvs. en kolonne), må du angi det enten i dialogboksen (der det bestemmes av antall tegn) eller ved å dra høyre kant av kolonneoverskriften (musepekeren vil endre til et kryss med en tohodet pil).
For å endre kolonnebredden, følg to enkle trinn:
1.Plasser markøren mellom to kolonneoverskrifter på skillelinjen.
2. Dra kolonnekanten til venstre for å begrense den, eller til høyre for å utvide den.
For å umiddelbart endre bredden på en kolonne basert på best fit-prinsippet (basert på det lengste elementet), må du dobbeltklikke på høyre kant av kolonneoverskriften.
Endring av kolonnebredden/endrer ikke størrelsen på feltet i tabellen: du endrer ganske enkelt dimensjonene til den viste kolonnen for dataene den inneholder.
Det er en annen måte å endre kolonnebredden på: du må kjøre Format^ColumnWidth-kommandoen eller høyreklikke på kolonneoverskriften og velge KolumnBredde-kommandoen fra hurtigmenyen. Dialogboksen ColumnWidth vises. Her kan du spørre
kolonnebredde, målt i antall tegn. Og for å definere standardbredden, merk av for Standardbredde.
Hvis du drar høyre kant av en kolonne til venstre til den når grensen til forrige kolonne, skjules den kolonnen. Det samme vil skje hvis du setter verdien til 0 i dialogboksen ColumnWidth. Derfor, for å vise en skjult kolonne igjen, kjør Format^UnhideColumns.
Endre høyden på en post (linje)
For å endre høyden på en post (dvs. en rad), plasser musepekeren på kanten av posten (i postmarkørområdet) og dra den øverste kanten av raden, eller velg Format^Radhøyde. Behovet for å øke linjehøyden oppstår hvis du skal plassere tekst i en større skrift eller flere rader med tekst.
Når du drar kantlinjen til en oppføring, endres musepekeren. Følg disse trinnene for å endre radhøyden.
1. Plasser markøren på skillelinjen mellom to linjer i postmarkørområdet.
2. Dra linjekanten opp for å redusere eller ned for å øke linjehøyden.
Endring av radhøyde fører til at høyden på alle rader i tabellvisning endres samtidig.
Det er en annen måte å endre radhøyden på: velg kommandoen Format^RowHeight. En dialogboks vil dukke opp der du kan angi linjehøyden i punkter. For å velge en standardhøyde, merk av for StandardHeight.
Hvis, når du drar grensen til en post oppover, den krysser grensen til en tidligere post, vil alle| linjene vil bli skjult. Det samme vil skje hvis du setter RowHeight-dialogboksen til en verdi nær 0 (for eksempel 0,1). I dette tilfellet, for å vise radene, kjør kommandoen Format^Radhøyde (Format=>Radhøyde) og angi standardverdien for radhøyden.
Rutenettvisning
Vanligvis viser skjermen et rutenett med linjer som fungerer som grenser for rader og kolonner. Ved å bruke Format^Cells-kommandoen kan du bestemme om dette rutenettet skal vises og hvordan det skal se ut. (Grid View Dialog Box (CellEffects).)
Endre skjermskrift
Rad- og kolonnestørrelser endres automatisk når du endrer skjermskriftstørrelsen. Som standard viser Access alle data i tabellvisning i 8-punkts MSSansSerif-font og vanlig vekt. Du kan finne ut at den ikke skrives ut riktig siden det er en skjermskrift. Derfor er det bedre å bruke Arial-skriftstørrelse 8 poeng og vanlig stil. Velg kommandoen Format"=>Font(Fonnat^Font) for å endre skrifttype, størrelse og stil.
Endring av visningsfonten påvirker hele tabellen. For å se mer informasjon på skjermen, velg en liten skriftstørrelse. Hvis du har nødvendig utstyr, bytt til mer en høy oppløsning. Og hvis du vil at bokstavene skal være større, øk skriftstørrelsen.
For å endre til en 10-punkts Arial-skrift med fet stil, følg disse trinnene:
Velg Format^Font og en dialogboks vil vises på skjermen.
I Font-feltet velger du Arial,
I FontStyle-feltet velger du Fet.
Skriv inn 10 i Størrelse-feltet.
Klikk OK.
Når du endrer attributtene til en skrift, vises et eksempel av den skriften i prøveområdet. På denne måten kan du se dem før du gjør endringer. Om ønskelig kan du endre skriftfargen.
Skjuler og viser kolonner
For å skjule en kolonne kan du dra kanten til det forrige feltet eller sette kolonnebredden til 0. Du kan også bruke kommandoen Format^Skjul kolonner for å skjule én eller flere kolonner. Følg disse trinnene for å skjule én kolonne:
1. Plasser markøren hvor som helst i kolonnen du vil skjule.
2. Velg Format^Skjul kolonner og kolonnen forsvinner. Faktisk vil egenskapen ColumnWidth settes til 0. For å skjule flere kolonner, må du først velge dem og deretter bruke Format^Skjul kolonner ^ Skjul kolonner)
En skjult kolonne kan vises igjen ved å bruke kommandoen Format^ UnhideColumns. Denne viser en dialogboks som lar deg selektivt skjule eller vise kolonner ved å merke av eller fjerne merket for de aktuelle alternativene i kolonnelisten.
Frys kolonner
Hvis du vil ha visse tabellfelt alltid synlige mens du blar, bruk kommandoen Format^Frys kolonner. Du kan for eksempel gjøre Navn-feltet alltid synlig mens du blar i tabellen når du trenger å finne annen informasjon. De frosne kolonnene vil bli plassert til venstre for alle kolonner Hvis du ønsker å fryse flere kolonner, så må de ligge ved siden av (selvfølgelig kan kolonnene flyttes først slik at de ligger ved siden av hverandre) Og hvis du må frigjør disse kolonnene, velg kommandoen Format^Frigjør alle kolonner (Format ^ UnfreezeAllColumns).
Lagrer et opptak
Access lagrer en oppføring når du forlater den For å lagre en oppføring uten å forlate den, trykk på hurtigtasten
Sortering og filtrering av poster i tabellvisning
Når du søker etter en bestemt verdi, finner og viser Access den tilsvarende posten. Men hvis flere poster tilfredsstiller et gitt kriterium, blir det for enkelhets skyld nødvendig å kun vise dem på skjermen ved å bruke sorterings- og filtreringsknappene på verktøylinjen ( eller Filter- og Sorter-kommandoene). Sorter) fra Records-menyen), kan du vise på skjermen bare postene som er nødvendige for arbeidet, og også raskt sortere dem i ønsket rekkefølge. For å sortere hele tabellen brukes to sorteringsknapper , og for å velge spesifikke poster, brukes tre filterknapper.
Rask sortering
Noen ganger må du sortere poster i en bestemt rekkefølge. Sorteringsknappene på verktøylinjen lar deg sortere kolonner i stigende eller synkende rekkefølge. Velg først feltene som skal sorteres, og klikk deretter på knappen Sorter stigende (A-Å) eller Sorter synkende (Z) -A) (SortDescending (Å-A))
For å velge et sorteringsfelt, plasser bare markøren i det på nivået til en post. Deretter klikker du på den tilsvarende knappen, og dataene blir umiddelbart sortert
Hvis du vil sortere data etter flere felt, velg flere kolonner. For å gjøre dette, velg først én kolonne og trykk deretter på
For å gjenopprette den opprinnelige rekkefølgen på poster, bruk kommandoen Records^RemoveFilter/Sort.
Skrive ut oppføringer
Tabelloppføringer kan skrives ut i rader og kolonner. Bruk den enkleste metoden - velg kommandoen Fil"=> Skriv ut (Fil^Skriv ut) eller klikk på Skriv ut-knappen på verktøylinjen. En dialogboks vises.
La oss anta at du har installert en skriver på et Microsoft Windows 95/NT-system. Klikk OK og skriv ut Wy i fonten du valgte for visning (eller nærmeste skriverekvivalent). Utskriften vil også gjenspeile alle alternativer som ble satt på tidspunktet tabellen ble skrevet ut. Skjulte kolonner vil ikke bli skrevet ut. Rutenett skrives bare ut hvis alternativknappene i gruppen RutenettShown er merket av i dialogboksen CellsEffects (som du kan hente frem ved å bruke Format^Cells). Utskrift vil kreve så mange sider som nødvendig for å få plass til alle dataene. Dessuten utfører Access delingen av data i sider automatisk.
Skriv ut bord
Du kan kontrollere utskriftsprosessen fra dialogboksen Skriv ut ved å velge følgende alternativer.
Print (PrintRange) Skriver ut hele tabellen eller bare valgte sider eller poster
Kopier Bestemmer antall kopier
Sorter Bestemmer om utskriften skal sorteres i kopier.
Egenskaper-knappen åpner dialogboksen for skriverinnstillinger. Innstillinger-knappen lar deg definere felt og overskrifter.
Forhåndsvisning
Noen ganger oppstår tvil før du skriver ut en rapport. Ville det for eksempel ikke vært bedre å endre radhøyde og kolonnebredde, eller velge en annen font? Derfor, før utskrift, er det alltid verdt å vise rapporten på skjermen for å være sikker på at alt er i orden med den.
For å gjøre dette, klikk på knappen på verktøylinjen og velg kommandoen File^PrintPreview. Som et resultat vil et forhåndsvisningsvindu vises.
Ved å klikke på Forhåndsvisning-knappen vil du gå til forhåndsvisningsmodus. Skjermen vil vise den første siden som skal skrives ut, og nye knapper vises på verktøylinjen.
For å navigere gjennom sider kan du bruke knappene nederst i forhåndsvisningsvinduet (det samme som når du går gjennom poster i dataarkvisning).
Verktøylinjeknapper gir rask tilgang til følgende utskriftsalternativer:
Lukk Går tilbake til tabellvisning
Skriv ut Åpner en dialogboks
Én side Viser én side i modus
Forhåndsvisning av utskrift
To sider Viser to sider i modus
Forhåndsvisning av utskrift
Zoomvalg Øker eller reduserer visningsskalaen
dokument
For å vise mer enn to sider, bruk kommandoen Vis^Antall sider ( Utsikt ^ Sider ), og velg deretter 1, 2, 4, 8 eller 12.
Hvis du er fornøyd med forhåndsvisningen av tabellen og ønsker å skrive den ut, klikker du på Skriv ut-knappen på verktøylinjen. Hvis du er forvirret, klikker du på Lukk-knappen, og du kommer tilbake til dataarkvisningen, hvor du kan redigere dataene eller endre oppsettet.
Konklusjon
Teknikker for å legge inn data i tabellmodus, flytte gjennom rader og kolonner og endre data, flytte rader og kolonner og endre størrelse på dem, forhåndsvise og skrive ut tabeller er dekket.
I tabellvisning vises data som rader (poster) og kolonner (felt).
Bruk rullefelt, markørtaster, menyalternativer og navigasjonsknapper for å raskt flytte rundt i tabellen og plassere markøren på en post eller et felt.
Du kan bytte til dataarkmodus fra et hvilket som helst TableDesign-vindu ved å klikke på Dataark-knappen (du kan også klikke på Åpne-knappen i databasevinduet).
Når data legges inn i tabellen, er den tilsvarende raden merket med en ny postmarkør.
Jeg. Access utfører automatisk datavalidering forskjellige typer(som betyr typene Tall, Valuta, Dato/Tid og Logisk Ja/Nei). På tabell- eller skjemanivå kan du dessuten legge til dine egne datavalideringsregler.
OLE-objekter (for eksempel lyd, bilder, grafer, Word-dokumenter og digitale videoopptak) kan settes inn i et OLE-typefelt ved å bruke kommandoen Insert^Object
Bruk navigasjonsknappene (plassert nederst i tabellen) for raskt å gå gjennom postene.
Du kan finne og erstatte spesifiserte verdier ved å bruke Rediger^Finn eller Rediger^Erstatt-kommandoen.
For å sette inn en standardverdi i feltet, klikk<Сп«1+А11>+mellomromstasten, og for å sette inn en feltverdi fra en tidligere oppføring -
Data kan ikke redigeres i enkelte typer felt Dette er felt av typen Counter (AutoNumber), beregnet, blokkert, utilgjengelig, et felt med blokkerte poster, samt felt fra enkelte typer forespørsler.
Angre-funksjonen lar deg angre oppføringen av en feltverdi, gjeldende oppføring eller en lagret oppføring. For å slette en oppføring, må du velge den og trykke på tasten , eller velg kommandoen Rediger=>Slett (Rediger^Slett)
Du kan endre utseendet på tabellen ved å omorganisere feltene på nye måter, endre den viste kolonnebredden eller radhøyden og velge forskjellige fonter
Kolonner kan skjules og vises, fryses og frigjøres; Du kan også slette og vise rutenettlinjer på skjermen.
Ved å bruke sorteringsknappene kan du umiddelbart endre rekkefølgen postene vises i.
Knappene FilterbySelection og FilterbyForm brukes til å definere sorteringsrekkefølgen eller filtreringskriteriene for poster i tabellen.
Kommandoen File^Pnnt brukes til å skrive ut en tabell, og kommandoen File^PrintPreview brukes til å forhåndsvise sider før utskrift.
Microsoft Access 97-veivisere
Veiviser for oppretting av database
Tabellanalyseveiviser
Spørringsveiviser
Veiviser for oppretting av database
Databaseopprettingsveiviseren hjelper både nybegynnere og profesjonelle raskt å begynne å jobbe i Microsoft Access. Du kan velge fra et bibliotek med mer enn 20 forskjellige databasetyper for å velge den som passer best for ditt spesifikke formål.
Veiviser for dataimport/eksport
Hvis brukeren allerede har data lagret i et annet format enn Microsoft Access, kan han bruke en spesiell import-/eksportveiviser. Denne veiviseren lar deg administrere dataene dine fleksibelt når du importerer og eksporterer tekst- eller regnearkdata, samt når du eksporterer Microsoft Access-data til tekstfiler. Veiviseren lar deg velge riktige feltskillere, datatyper osv... Veiviseren har en funksjon for å forhåndsvise de konverterte dataene for å gjøre det enklere å kontrollere konverteringsprosessen.
Tabellanalyseveiviser
Denne veiviseren lar deg raskt lage en relasjonsdatabase med flere tabeller og relasjoner mellom dem fra en stor "flat" datatabell. Veiviseren vil analysere den eksisterende tabellen og foreslå den beste måten å konvertere den til en database.
Spørringsveiviser
Hvis du trenger å velge blant tilgjengelige data, kan du bruke spørringsveiviseren. Denne veiviseren oppretter automatisk spørringer for å hente data fra en eller flere tabeller. Muligheten til å operere med flere tabeller, koble sammen individuelle tabellfelt på en vilkårlig måte, lar deg lage fleksible forgrenede datastrukturer som er enkle å administrere og effektive å bruke. I tillegg lar veiviseren deg gruppere data og beregne totaler, for eksempel kan du telle bestillinger gruppert etter plasseringsdato.
Datadeling
En spesiell veiviser for å dele en database lar deg dele databasen i to filer, hvorav den første inneholder de faktiske tabellene med data, og den andre inneholder spørringer, skjemaer, makroer og moduler. Dette løser problemet med å organisere behandlingen av en datamatrise av flere brukere. Samtidig kan brukere som jobber på nettverket bruke en felles datakilde, endre skjemaer, rapporter og andre objekter som brukes til å behandle data på en bestemt arbeidsplass.
Løsninger for Internett og intranett
Microsoft Access 97 inkluderer egenskaper som lar deg publisere data fra Microsoft Access til en webserver. For eksempel er HTML inkludert i listen over formater som rapporter kan lages i, og det er nå veldig enkelt å publisere data som en Microsoft Access-rapport på serveren.
Microsoft Access har en spesiell veiviser for raskt å flytte informasjon fra en database til en webserver.
Microsoft introduksjonskursoversikt Adgang 97 (MSA)
For KNEU-lærere
Forutsetninger: Kjennskap til Windows og Windows-applikasjoner (Word, Excel, etc.)
1. Introduksjon.
1.1. Hovedegenskapene til MSA.
1.1.1 Relasjonsmodell (relasjoner versus hierarki)
1.1.2. Flerbrukermiljø.
1.1.3. Brukergrensesnitt.
1.2. Typiske bruksområder (eksempler) og korte kommentarer.
1.2.1.Telefonbok
1.2.2. Database. "Bibliotek"
1.2.3. Regnskap for faktura/ordre.
1.2.4. Demonstrasjonsdatabase "Borey".
1.3. MSA-databasearkitektur.
1.3.1. Tabeller er datalagring.
1.3.3. Skjemaer - et grafisk grensesnitt til data.
1.3.4. Rapporter - datautskrift
1.3.5. Makroer og moduler - automatisering.
2. Oppretting av en database.
2.1. Database design.
2.2. Stadier for å lage en database.
2.3. Ny database.
2.4. Importer data.
2.5. Lagrer endringer
3. Borddesign.
3.1. Felter og poster.
3.2. Felttyper
3.3. Standard feltverdier
3.4. Validering av innspill.
3.5. Inngangsmaskering
3.6. Koble tabeller.
3.7. Primærnøkler.
4. Arbeide med tabeller.
4.1 Formatering av rader og kolonner.
4.2. Fryser, skjuler og ordner kolonner.
4.3. Rask sortering og filtrering.
4.4. Stille inn språkversjon ved sortering.
5. Byggespørsmål.
5.1. Bruker QBE til å utvikle spørringer.
5.2. Sortering.
5.3 Feltegenskaper
5.4. Valg av kriterier.
5.5. Telte felt.
5.6 Uttrykksbygger.
5.7. Gruppering og (del)summer.
5.8 Feltegenskaper.
5.9. Multi-tabell-spørringer (ved hjelp av relasjoner).
6. Dataimport.
7 Grunnleggende om skjemaer.
7.1 Prosjektvindu, verktøy og palett.
7.2. Grunnleggende metoder for å lage og redigere skjemaer.
7.3. Vinduet Kontroll og kontrollegenskaper.
7.4 Skjemaegenskaper.
7.5. Koble sammen skjemaer og datakilder.
7.6. Ledelse og dens binding til datakilden.
7.6.1. Tekstboks.
7.6.2. Listeboks og kombinasjonsboks
7.6.3. Boksesjekker.
7.7 Vise skjemaegenskaper.
7.8. Bruke veiviseren for skjemaoppretting.
8. Hovedskjema/underskjema (sammensatt skjema).
9 Grunnleggende om makroer.
9.1. Hvordan utvikle dem: ikke skriv ved å skrive.
9.2. Oversikt over makroer.
9.3. Auto-kjør makro.
10 kontrollknapper i skjemaer.
10.1 Formål med makroer.
10.2. Bruke veiviseren til å lage knapper.
11. Rapporter.
11.1 Likheter og forskjeller med skjemaer.
11.2.Grupper, gruppeundersummer og gruppetopp/bunntekst.
12. Lag en enkel applikasjon.
ADGANG"
i kurset "Informatikk"
Elev av gruppe C-12:
Lærer:
Moskva 2008
Teoretisk del.
1)Databaser og databasestyringssystemer (DBMS)
Databaser (DB-er) er designet for lagring på en datamaskin og effektivt bruke store mengder av et bredt spekter av informasjon:
om bøker, blader og aviser på biblioteker,
om varer i butikker og produkter i fabrikker,
om utstillinger i museer og ulike samlinger,
om alle ansatte i bedrifter, bedrifter og institusjoner,
om alle flyflyvninger på flyplasser, billettpriser og setetilgjengelighet,
om tidsplanen for alle tog fra stasjonene, om billettkostnadene og tilgjengeligheten av seter,
om alle biler registrert hos Statens Trafikksikkerhetsinspektorat (GAI), inkludert stjålne,
om alle turer, inkludert i siste liten, i reisebyråer og reisebyråer,
om været hvor som helst i verden nå og for mange år siden osv.
For å jobbe med databaser brukes applikasjonsprogrammer kalt DBMS - Database Management Systems. Det mest populære DBMS er ACCESS-programmet fra Microsoft.
2)Alle DBMS, inkludert DBMSADGANGtillate:
1. Lag databaser raskt, suppler og endre dem.
2. Finn raskt de spesifikke dataene du trenger i databasen.
3. Sorter data i databasen etter ulike kriterier (for eksempel alfabetisk).
4. Trekk ut delsett av data til skjermen basert på dine forespørsler, dvs. de som tilfredsstiller et gitt kriterium.
5. Utfør statistiske beregninger på databasedata for analyse og beslutningstaking.
6. Skriv ut data valgt for spesifikke formål, dvs. utarbeide sertifikater, rapporter osv.
I sin enkleste form er en database et regneark som ligner på et Excel-regneark.
Som Excel-tabeller består databasetabeller av kolonner og rader. I dette tilfellet kalles kolonnene i databasen " ENGER" og de har spesifikke navn (navn" ENGER"), og ikke bokstaver i det latinske alfabetet som navn som i Excel-tabeller. Det kan være opptil 255 slike kolonner, dvs. felt i databasetabeller (som i Excel).
Hver rad i databasetabellene kalles " VED OPPTAK" og har sitt eget serienummer, det samme som en rad i et Excel-regneark. Antall rader, dvs. poster i databasetabeller, er praktisk talt ubegrenset.
Alle " REKORDER"(rader) i databasetabellen inneholder i hver celle nødvendigvis samme type informasjon som tilsvarer navnet" ENGER". Dette er hovedforskjellen mellom en databasetabell og et Excel-regneark. For eksempel i en kolonne med feltnavn " FULLT NAVN" i alle poster (dvs. i alle linjer), vil du se spesifikke etternavn på personer;
i kolonnen med feltnavnet " GODR" i alle poster (dvs. i alle rader) vil du se de spesifikke fødselsårene til elevene;
i kolonnen med feltnavnet " NG" i alle oppføringer (dvs. i alle rader) vil du se spesifikke elevgruppenummer.
En database kan ikke inneholde én, men flere relaterte tabeller.
Unntatt Tabeller– hovedobjektet til databasen – databasen kan inneholde andre objekter, nemlig:
Skjema(en eller fler). Et skjema er en måte å vise data fra databasetabeller på skjermen, praktisk for å legge inn data og vise dem.
Be om(en eller fler). En spørring er en måte å velge og vise data fra databasetabeller i henhold til kriteriene du angir.
Rapportere(en eller fler). En rapport er en måte å velge og skrive ut data fra databasetabeller i den formen de kreves av brukeren, dvs. deg.
Makro(en eller fler). En makro er et sett med makrokommandoer som utfører visse operasjoner med databasen, for eksempel utskrift av rapporter.
Modul(en eller fler). En modul er et program i Access Basic-programmeringsspråket som brukes i en database for å utføre ikke-trivielle oppgaver.
Alle oppførte objekter, hvis de ble opprettet, er en del av databasefilen med utvidelsen . mdb.
3)Arbeidet med å lage en multi-tabell database inkluderer 4 stadier:
1. trinn. Designe databasestrukturen, dvs. bestemme antall tabeller, deres formål og sammensetning.
2. trinn. Utforme databasetabeller, dvs. spesifisere felt, deres typer og egenskaper for hver av tabellene.
3. trinn. Opprette et databaseskjema, dvs. definere og etablere forbindelser mellom databasetabeller.
4. trinn. Legge inn data i tomme databasetabeller.
Databasestrukturdesign – 1. trinn
Designe databasestrukturen– dette er bestemmelsen av antall tabeller i databasen, deres formål og sammensetning. Du og jeg har allerede gjort dette arbeidet, siden vi har identifisert 6 tabeller ("Student", "Gruppe", "Avdeling", "Studie", "Prestasjon" og "Lærere") som er nødvendige for å lage instituttdatabasen, som gjør det mulig for opptak av studenter, danne grupper i enkeltavdelinger, og også ta hensyn til studentprestasjoner.
Designe tomme databasetabeller - trinn 2
Designe databasetabeller– dette er oppgaven til feltnavn i hver av tabellene og definisjonen av datatyper og egenskaper for hvert av feltene. Det er flere måter (moduser) for å konstruere tabeller:
Konstruktørmodus,
Tabellmodus,
Tabellveiviser-modus.
Hver av disse metodene har sine egne fordeler og ulemper. Du prøver å bruke alle tre metodene for å konstruere tabellene til databasen du oppretter.
I den første delen av denne håndboken er det allerede opprettet en database med tabellene "Student" og "Emne".
4)Opprette et databaseskjema - trinn 3
Å lage et databaseskjema er å definere relasjonene mellom tabellene som er inkludert i denne databasen, eller mer presist, mellom spesifikke felt i disse tabellene.
Når tabeller er koblet sammen, overføres endringer i en av dem automatisk til den andre. Hovedformålet med å koble tabeller er å unngå duplisering av informasjon i databasen.
Praktisk del.
Laboratorieverkstedet består av 33 øvelser: gjennomført –33
Jeg har lært Access-elementer som...
Opprette en enkel database:
mus" eller kommandoen "Kolonnebredde" i "Format"-menyen:
Opprette og bruke en "Spørring med en parameter":
Opprette et nytt objekt i databasen - "Skjemaer":
Opprette og bruke et nytt databaseobjekt - "Rapport":
https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">
Velge en skjematype:
Selvstendig arbeid - test.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">
Tid brukt på laboratoriearbeid: 140 minutter, inkludert:
Workshop: 80 min;
Dokumentasjon: 45 min;
25.1 Teoretisk informasjon
Utforske teoretisk grunnlag opprette skjemaer i Access-databasen, omtalt i forelesningskurset, i avsnittet "Rapporter i Access 2007 - 2010-databasen" eller andre informasjonskilder.
25.2. Målet med arbeidet
Opprette rapporter i Access-databasen ved hjelp av veiviseren og designeren.
25.3. Formulering av problemet
Opprinnelige data:
- Fagområde: «Dekanatet» (studentforestilling).
- Hovedfag-betydelige enheter: Studenter, Studentgrupper, Disipliner, Faglige prestasjoner.
Arbeidsplan:
- Lag de nødvendige rapportene for å vise informasjon fra databasen opprettet i Lab #23.
- Sjekk at rapportene fungerer (bruk flere verdier for rapporter med parametere).
- Lagre rapportene.
- Utarbeid en laboratorierapport.
25.4. Trinnvis arbeidsutførelse
Følg disse trinnene for å lage en rapport:
Ris. 25.1
25.4.1. Redigere en rapport
Følg disse trinnene for å redigere en rapport:
- fjern elevkodefeltene i overskriften og dataområdet;
- Flytt alle feltene i overskriften og dataområdet til venstre.
- Endre teksten i sidetittelen:
- I Rapporttittel-delen velger du Studenter.
- Plasser musepekeren til høyre for ordet Studenter slik at pekeren endres til en vertikal strek (inndatamarkøren) og klikk på den posisjonen.
- Skriv inn NTU "KhPI" og trykk Enter.
- Flytt bildeteksten. I bunnteksten velger du =Now()-feltet og drar det til rapporthodet under navnet Studenter. Datoen vises under tittelen.
- For å se rapporten, klikk på "Forhåndsvisning"-knappen på "Rapportdesigner"-verktøylinjen.
25.4.2. Formatere en rapport
For å formatere rapporten, gjør følgende:
- Velg overskriften Studenter ved NTU "KhPI".
- Endre skrifttype, skriftstil og farge, samt bakgrunnsfyllfargen.
- På Rapportdesigner-verktøylinjen klikker du på Forhåndsvisning-knappen for å forhåndsvise rapporten.
25.4.3. Endring av rapportstilen
Gjør følgende for å endre rapportstilen:
- På Rapportdesigner-verktøylinjen klikker du AutoFormat-knappen for å åpne AutoFormat-dialogboksen.
- I 'Rapport-autoformat' objektstiler, klikk på Strict-elementet og klikk deretter på OK-knappen. Rapporten vil bli formatert i Strict-stilen.
- Bytter til forhåndsvisningsmodus. Rapporten vil vises i stilen du valgte. Fra nå av vil alle rapporter som er opprettet ved hjelp av AutoReport-funksjonen ha Strict-stilen til du angir en annen stil i AutoFormat-vinduet.
25.4.4. Skru av
Fortell læreren din om det fullførte arbeidet ditt. Etter å ha tillatt avslutning, lukk applikasjonsprogrammet Microsoft Access, hvoretter du kan begynne å ta tester på det fullførte arbeidet.
