Word, Outlook, Internet Explorer. Užitočné rady. Výber ďalšieho editačného alebo vývojového jazyka a nastavenie jazykových nastavení v Office Word excel mail microsoft outlook

Tento úvod píšem pre tých, ktorí si vybrali knihu z regálu v obchode a chcú pochopiť, čo hovorí a komu je určená.

1. Toto je návod na najbežnejšie kancelárske programy súčasnosti pod všeobecným názvom balík Microsoft Office 2007 („balík“ - pretože v ňom je veľa programov; v ruštine sa to jednoducho nazýva „kancelária“). Tento tutoriál popisuje:

Textový editor Word;

tabuľkový editor Excel;

PowerPointový prezentačný softvér;

Poštový program Outlook.

2. Tento návod je určený pre začiatočníkov. Ale! Mali by ste vedieť, ako zapnúť počítač, ako vytvoriť dokument a ako nájsť správny kláves na klávesnici.

Ak naozaj, naozaj neviete, akým spôsobom pristupovať k počítaču, odporúčam začať s mojou knihou „Počítač pre ženy“.

3. Cieľom tohto návodu nie je dostať začínajúceho používateľa na úroveň super profesionála. Tu považujeme za potrebné v práci bežný používateľ veci.

Ale garantujem vám, že znalosti z tejto knihy vám budú viac než postačovať na to, aby ste správne napísali a vytlačili akýkoľvek text, porozumeli tabuľke v Exceli, urobili absolútne ohromujúcu prezentáciu v PowerPointe a poslali e-mail.

4. Jazyk knihy je čo najviac „ľudský“, bez zložitých počítačových výrazov.

Poznámka! Táto kniha popisuje programy zahrnuté v Microsoft Office 2007. Ak máte inú verziu „kancelárie“, potom ilustrácie v knihe nebudú zodpovedať tomu, čo vidíte na obrazovke. Okrem toho som urobil kresby pre knihu v operačnom systéme Windows 7. Ak teda máte iný operačný systém, aj obrázky sa môžu mierne líšiť.

Od vydavateľa

Svoje pripomienky, návrhy a otázky posielajte na: Email (Vydavateľstvo Peter, počítačové vydanie).

Radi by sme počuli váš názor!

Na stránke vydavateľstva http://www.piter.com nájdete detailné informácie o našich knihách.

Textový editor Microsoft Word

Vzhľad Wordu

Karta Domov

Preskúmanie

Tlačidlá ponuky Office

Možnosti programu Word

Najprv pár slov teórie.

Ako som povedal v predslove, musíte mať nainštalovaný v počítači operačný systém Windows 7 a tiež balík Microsoft Office 2007. Toto sú k dnešnému dňu najnovšie a najnovšie verzie Windows a Microsoft Kancelária.

Nie sú zahrnuté žiadne programy Zloženie spoločnosti Microsoft Office je pravdepodobne nemysliteľné pracovať v akejkoľvek kancelárii, škole, klinike alebo dokonca doma. Čím viac počítačov preniká do nášho života, tým viac ľudí je nútených začať s týmito programami pracovať.

Je škoda, že toľko z tých, ktorých krutá realita núti sadnúť si k počítaču, sa nesnaží uľahčiť si život a venovať trochu času štúdiu možností programov, v ktorých pracujú. A často sa obrovské množstvo drahocenného času pre nás všetkých venuje niečomu, čo sa dá urobiť kliknutím na tlačidlo.

Ale keďže ste si kúpili tento návod, rýchlo na to spolu prídeme. Programy balíka Microsoft Office sú veľmi jednoduché.

Vieš čo to je? rozhranie? Toto vzhľad program, jeho shell, ktorý vám uľahčí prácu.

Rozhranie „kancelárskych“ programov je teda veľmi „priateľské“. Takmer všetky tlačidlá sú označené a existuje nápoveda. A najväčšou hodnotou kancelárskeho rozhrania je to, že má jedno pre všetky programy. To znamená, že s každým ďalším programom vám to bude ľahšie a ľahšie porozumieť.

No už sa nebojíte pustiť sa do práce? Potom začnime!

1. Zapnime počítač!

2. Vytvorte si vlastný pracovný priečinok. Robíme to preto, aby nedošlo k upchatiu počítača. Čo ak pracujete pre niekoho iného?

Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Štart

Ktorý sa nachádza v ľavom dolnom rohu obrazovky. V zobrazenej ponuke vyberte Dokumentácia. Otvorili sme knižnicu dokumentov majiteľa počítača (dúfajme, že sa na nás príliš neurazí) (obr. 1.1).

Teraz si predstavte, že počítač je skriňa a potrebujete v nej vlastnú poličku.

V hornej časti okna vidíte tlačidlo Nový priečinok? Kliknite naň.

Ryža. 1.1. Okno knižnice dokumentov

Na obrazovke sa objavil priečinok pre novorodencov so zvýrazneným názvom (obr. 1.2).

Ryža. 1.2. Novovytvorený priečinok

Zadajte názov A toto sú moje dokumenty. Vytočili ste to? Kliknite Zadajte alebo kliknite tlačidlom myši na prázdnu oblasť obrazovky. Potvrdili sme zadané meno.

Ak sa pri zadávaní názvu priečinka pokúsite napísať (náhodne alebo zámerne) nie písmeno, ale niektorý z neprijateľných (ako zlovestne!) znakov v tomto prípade, zobrazí sa hlásenie (obr. 1.3). . Z nej zistíte, ktoré znaky by názov súboru a priečinka nemal obsahovať.

Ryža. 1.3. Takéto znaky by nemali (a nemôžu) byť v názve súboru.

Takže teraz v knižnici Dokumentácia je tam váš osobný priečinok.

3. Spustite program Word.

Ak to chcete urobiť, znova kliknite na tlačidlo Štart

Ktorý sa nachádza v ľavom dolnom rohu obrazovky. Potom kliknite na riadok Všetky programy, kliknite na priečinok Microsoft Office, a potom stlačte položku Microsoft Office Word 2007 (obr. 1.4).

Ryža. 1.5. Okno programu Microsoft Office Word 2007

Pozrite sa na horný riadok. V strede je názov programu ( Microsoft Word ) a názov dokumentu ( Dokument), v pravom hornom rohu sú ikony na minimalizáciu, zmenšenie (zväčšenie) a zatvorenie okna

.

Microsoft Word dokáže všetko. Umožňuje vám písať text, potom kedykoľvek a na akomkoľvek mieste vykonať akúkoľvek opravu textu a potom tento text tiež rozložiť, teda naformátovať.

Rozloženie text je krásne usporiadanie textu na obrazovke a potom na papieri.

Okrem Outlooku obsahuje balík aplikácií Microsoft Office aj také bežné aplikácie ako textový editor Word, tabuľkový editor Excel, aplikácia pre elektronické prezentácie PowerPoint a databázová aplikácia. Prístupové údaje.

Všetky tieto aplikácie sú samostatné a sebestačné, no ich spoločné používanie otvára skutočne neobmedzené možnosti pri organizovaní kancelárskej práce. Používanie programu Outlook s inými aplikáciami zahrnutými v balíku Microsoft Office vám umožňuje:

• vytvárať správy s využitím všetkej sily textový editor Slovo. V porovnaní s relatívne slabými (aj keď dostatočnými) možnosťami, ktoré poskytuje panel formátovania programu Outlook, je Word schopný vytvárať plnohodnotné dokumenty, ktoré obsahujú rôzne štýly a šablóny dizajnu, obsahujú vstavané objekty atď. Interakcia programov Outlook a Word bude diskutované v prvej časti tejto kapitoly. Okrem toho sa v tejto časti budeme zaoberať nástrojom spoločným pre všetky aplikácie balíka Office - distribúcia pozdĺž trasy;
• vytvárať správy pomocou plného výkonu tabuľkového editora Excel. Vytvorenú tabuľku je možné jednoducho odoslať nielen ako priložený súbor, ale aj uložiť ako správu. Táto príležitosť bude diskutované v druhej časti tejto kapitoly. Okrem toho v tejto časti budeme hovoriť o nástroji spoločnom pre všetky aplikácie spoločnosti Microsoft - umiestnenie dokumentov do zdieľaného priečinka;
• vytvárať stretnutia na účasť na elektronickej konferencii konanej pomocou programu PowerPoint. Vytvorenie elektronickej konferencie priamo súvisí s použitím aplikácie Microsoft NetMeeting diskutovanej vyššie (Pozri časť 11.5 „Net Meeting“). O tom, ako PowerPoint spolupracuje s programom Outlook, sa bude diskutovať v tretej časti;
• vytvárať správy pomocou programu Microsoft Access, ktoré sa môžu pripojiť k vzdialenej databáze na zobrazenie informácií. Spoločné používanie Outlooku a Accessu vám umožňuje rýchlo exportovať a importovať údaje z priečinkov Outlooku do tabuliek Accessu. O tejto možnosti sa bude diskutovať v štvrtej a poslednej časti tejto kapitoly.

Outlook a Word

Interakcia medzi Outlookom a Wordom je možno najtypickejším príkladom. spolupráce. Už som spomenul vyššie, že používateľ môže špecifikovať Microsoft Word ako editor správ.

Príklad 18.1. Word ako editor správ

(Pomocou aplikácie Outlook)

> Nástroje > Možnosti Správa

Použite Microsoft Word ako editor správ

Na čítanie správ vo formáte RTF použite program Microsoft Word

Ako príklad použitia programu Word zvážte vytvorenie správy obsahujúcej zložený text a diagram znázorňujúci štruktúru danej knihy.

Vytvorenie správy pomocou programu Word

Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť správu pomocou programu Word:

• Spustite aplikáciu Word, vytvorte dokument a vyberte príkaz > Súbor > Odoslať > Správa.
• Priamo v programe Outlook výberom príkazu > Akcie > Nová správa pomocou > Microsoft Word (obrázok 18.1).

Ako vidno z obrázku, podstata správy sa nezmenila, polia na zadávanie príjemcov a predmet správy ostávajú, podpis a panel sa automaticky dopĺňajú Kreslenie(Kresba) sa však výrazne obohatil panel nástrojov Formátovanie(Formátovanie).

Ryža. 18.1. Správa programu Outlook (editor Microsoft Word)

Vkladanie kučeravého textu

Takže najprv vytvorte pekný názov pre našu správu pomocou objektu WordArt.

Príklad 18.2. Vloženie objektu WordArt

> Vložiť > Kresba > WordArt

Vyberte požadovaný štýl textu OK

Text:= Štruktúra knihy Tučné OK

(Panel Formát) Vycentrovaný

V dôsledku našich akcií sa objaví krásne navrhnutý text so žltou prechodovou výplňou v strede (obr. 18.2).

Ak chcete zmeniť vlastnosti tohto objektu Môžete použiť tlačidlá na rovnomennom paneli nástrojov. V našom prípade zmeňme farbu výplne zo žltej na modrú.

Ryža. 18.2. Text WordArt v správe

Ryža. 18.3. Dialógové okno Spôsoby plnenia

Príklad 18.3. Zmena vlastností objektu WordArt

(Na paneli nástrojov WordArt)

Farba a čiary formátu objektu WordArt

Spôsoby farebného plnenia...

Gradient

Jedna farba Farba 1 Modrá

Typ poklopu Zo stredu

Možnosti (obr. 18.3)

Vloženie grafu

Ďalším krokom, ktorý zvažujeme, je vloženie diagramu, čo je mimochodom jedna z noviniek vo Worde.

Príklad 18.4. Vloženie grafu

> Vložiť > Organizačná schéma...

Vyberte typ grafu (obr. 18.4)

Ryža. 18.4. Dialógové okno Knižnica grafov

V tele správy sa zobrazí zástupný symbol zobrazujúci vybraný graf. Pozostáva však z jedného „koreňa“ a iba troch „vetví“, zatiaľ čo táto kniha má štyri časti. Pridajme ďalšiu vetvu a zmeňme štýl grafu.

Príklad 18.5. Pridanie vetvy do diagramu

(Zvýraznite koreň diagramu)

(Na paneli Organizačná schéma) Pridajte tvar

Automatický formát

Vyberte štýl grafu: Reliéfny prechod

Teraz zostáva už len zadať text diagramu. Ak to chcete urobiť, kliknite raz ľavým tlačidlom myši na jeden z útržkov grafu a zadajte príslušný text. Konečná verzia správy, upravená a naformátovaná pomocou programu Word, je znázornená na obr. 18.5.

Ryža. 18.5. Záverečná správa

Po vytvorení správy zostáva už len vyplniť polia Komu(To) a Predmet(Predmet), potom stlačte tlačidlo Odoslať(Odoslať).

Komentujte

Keďže naša správa je uložená a odoslaná vo formáte HTML, niektoré formátovanie sa môže stratiť alebo zmeniť. Majte to na pamäti pri vytváraní správ vo Worde! Niekedy je lepšie jednoducho priložiť vytvorené správy ako prílohu.

Pripomeňme ešte raz, že tu uvažujeme len o všeobecnom princípe spolupráce Outlooku a iných Office aplikácií. Okrem vkladania objektov (ktorých je oveľa viac ako dva) sú tu aj formuláre, rámčeky, štýly, tabuľky, polia... Zoznam by mohol pokračovať ďalej. Svet aplikácií Microsoft Office je široký a skutočne multifunkčný. Naučte sa to súbežne s Outlookom a ďalšími existujúcimi aplikáciami. Nakoniec cestu zvládne ten, kto kráča...

Distribúcia dokumentu na trase

Distribúcia dokumentu na trase(Smerovanie) je odoslanie dokumentu e-mailom kolegom v určitom poradí. Volá sa poštová sekvencia cesta dokumentu.

Po prijatí dokumentu môže adresát vykonať zmeny a pripomienky a odoslať dokument ďalej po trase. Na konci cesty, po prezretí dokumentu všetkými príjemcami uvedenými v zozname smerovania, môžete požiadať o vrátenie dokumentu alebo určiť používateľa, pre ktorého je určený, napríklad projektového manažéra.

Príklad 18.6. Odoslanie dokumentu po trase

> Súbor > Otvoriť… (otvorte požadovaný dokument)

> Súbor > Odoslať > Pozdĺž trasy. . .

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg Komu

Text správy:= Vážení kolegovia! Prečítajte si priložený dokument a vyjadrite svoje myšlienky a pripomienky k napísanému. Vopred ďakujem, Egor Usarov.

jeden za druhým

Vráťte po dokončení

Stav sledovania

Odoslať

Komentujte

Pri spustení tohto programu môžete vidieť dialógové okná Bezpečnostné upozornenia Outlooku o neoprávnených zásahoch tretích strán a prístupe k údajom Outlooku. V tomto prípade vždy súhlaste s povolením prístupu (napokon, táto požiadavka pochádza z vašich činov a očakávate to).

K dokumentu môžete pripojiť určenú trasu, aby ste ho neodoslali hneď, ale neskôr. Ak to chcete urobiť, v poslednom kroku programu musíte stlačiť tlačidlo Pridať(Pridať sklz).

> Súbor > Odoslať > Ďalší príjemca...

Pošlite dokument Nashatyrev Anton

Ak chcete odmietnuť odoslanie dokumentu pozdĺž trasy a trasu úplne odpojiť, musíte kliknúť na tlačidlo jasný(Jasný).

Vráťme sa k príkladu. Po stlačení tlačidla Odoslať(Trasa), automaticky sa vytvorí správa s textom uvedeným v poli Text správy(Text správy) a s priloženým dokumentom, ktorý je potrebné odoslať (obr. 18.6). Predpokladajme, že prvý príjemca (v našom príklade je to Anton Nashatyrev) je nakonfigurovaný zodpovedne, t.j. prijatú správu nenechá bez dozoru alebo ju bez prečítania nevymaže, ale bude na ňu správne reagovať: prečíta si nielen korešpondenciu. správu, ale aj samotný priložený dokument a nielenže si ho prečíta, ale doplní k nemu aj svoje želania a komentáre a následne ho pošle ďalšiemu korešpondentovi. Skúsme sledovať, ako sa to deje.

Na otvorenie samotného odoslaného dokumentu stačí príjemcovi dvakrát kliknúť na ikonu priloženého dokumentu v správe. Potom príjemca vykoná zmeny v dokumente obvyklým spôsobom. Na konci práce musí poslať dokument ďalej po trase.

>Súbor>Odoslať>Ďalší príjemca...

Odoslať dokument "Oleg Mokhovikov"

Ryža. 18.6. Správa s distribúciou dokumentov

Čo sa stane po tomto? Najprv bude správa odoslaná ďalšiemu príjemcovi v zozname adresátov - Olegovi Mokhovikovovi. Bude si môcť prečítať dokument s už vykonanými zmenami a urobiť si vlastný. Po druhé, pôvodný odosielateľ bude upozornený, keď sa dokument presunie cez zoznam adries, pretože dialógové okno Trasa Bolo začiarknuté políčko (Routing Slip). Stav sledovania(Stav stopy).

Ak všetko pôjde dobre, dokument sa bude propagovať prostredníctvom zoznamu adresátov, kým sa nevyčerpá celý zoznam adresátov tohto dokumentu. Posledný príjemca na ceste bude vyzvaný, aby upravený dokument vrátil iniciátorovi rozoslania a tým sa kruh uzavrie.

Na urýchlenie procesu môžete dokument odoslať nie jeden po druhom, ale všetkým naraz. V tomto prípade zlučovanie zmien padá na plecia odosielateľa.

Outlook a Excel

Od samého začiatku knihy, pri vytváraní posolstva, sme sa rozhodli sprostredkovať ako telo posolstva nielen text, ale aj tabuľku. Používanie nástrojov programu Excel vám umožňuje jednoducho vyriešiť nielen problém s vkladaním tabuliek, ale aj súvisiacich komponentov (napríklad grafov programu Excel).

Ako príklad spolupráce Outlooku a Excelu zvážte odoslanie správy, ktorá obsahuje tabuľku s údajmi o počte strán každej časti knihy a tabuľku Excel, ktorá graficky zobrazuje percento každej časti v knihe.

Vytvorenie správy pomocou Excelu

Rovnako ako v prípade Wordu môžete vytvoriť správu dvoma spôsobmi. Ak sme ale vo Worde zvolili druhú možnosť (vytvorenie správy z Outlooku), teraz sa pozrime na odoslanie tabuľky priamo z aplikácie Excel.

Ryža. 18.7. Správa programu Outlook (editor Microsoft Excel)

Príklad 18.9. Vytvorenie správy pomocou Excelu

>Súbor > Odoslať > Správa

Zahrnúť aktuálny hárok do tela správy

Predmet:= Štatistiky

Úvod:= Táto správa obsahuje...

Komentujte

Do poľa Úvod môže používateľ zadať textová správa(komentár) pred tabuľkou.

Ako je uvedené vyššie, zvážime odoslanie tabuľky znázornenej na obr. 18.10. V tejto fáze tabuľka obsahuje iba text a nemá žiadne ďalšie formátovanie.

Práca so stolom

Pred odoslaním správy obsahujúcej tabuľku je vhodné ju naformátovať: zvýrazniť hlavičku, zdôrazniť okraje atď. Funkcie Outlooku vám však umožňujú nielen formátovať tabuľku, ale aj pracovať na jej logike. V príklade 18.10 sme pridali ďalší riadok – „Celkom“, ktorý obsahuje súčet všetkých strán v knihe, a podľa toho sme tabuľku upravili.

Ak sa text správy nezmestí do bunky, môžu sa jej okraje rozšíriť. Ak to chcete urobiť, presuňte ukazovateľ myši na spojenie s názvom alebo číslovaním buniek (ukazovateľ bude vyzerať ako obojstranná šípka) a podržte stlačené tlačidlo ľavé tlačidlo myšou, posuňte hranice stĺpcov alebo riadkov na požadovanú vzdialenosť.

Príklad 18.10. Práca s excelovskou tabuľkou

(Úprava)

A6:= Celkom

Wb Autosum (Formátovanie)

A1:Вб (Vyberajte a zároveň držte ľavé tlačidlo myši)

> Formát > Automatické formátovanie...

Ryža. 18.8. Formátovaná správa pomocou tabuľky Excel

Komentujte

Okrem použitia automatického štýlu môžete použiť dodatočné formátovanie pomocou tlačidiel na rovnomennom paneli nástrojov.

Vloženie grafu programu Excel

Ďalším krokom na demonštráciu možností Excelu a použitia tejto aplikácie s Outlookom je vytvorenie grafu, ktorý v prehľadnej grafickej podobe znázorňuje údaje na pracovnom hárku.

Príklad 18.11. Vloženie grafu programu Excel

> Vložiť > Graf... Štandardné

Typ Kruhový

Názov grafu:= Outlook v origináli

Podpisy údajov Podiely

Ryža. 18.9. Zostrojený diagram

Komentujte

Ak by sme pred začatím vytvárania grafu nezvolili rozsah A2:B6, mohli sme ho nastaviť neskôr, v druhom kroku Sprievodcu grafom. V tomto prípade nie je absolútne nevyhnutné manuálne zadávať zložitý vzorec do poľa Rozsah údajov. Stačí vybrať požadovaný rozsah na pracovnom hárku myšou, dialógové okno sprievodcu sa zbalí, aby nezasahovalo do výberu, a vzorec sa zobrazí automaticky.

Po vložení grafu sa môže prekrývať s tabuľkou, ktorú používate. Ak chcete presunúť diagram, jednoducho ho vyberte a podržte ľavé tlačidlo myši a potiahnite ho na požadované miesto.

Teraz sa pozrime priamo na samotný diagram. Všetky prvky sú zobrazené jasne a krásne, s výnimkou samotného dátového kruhu, ktorý má veľmi malú veľkosť. Ak chcete zväčšiť oblasť diagramu, musíte kliknúť na neviditeľný štvorec, v ktorom je vpísaný kruh a textové vysvetlivky (obr. 18.9). Zobrazí sa štvorcový rám s rukoväťami výberu v rohoch. Zaháknite tieto rukoväte a ťahajte, pričom naťahujte výberový rám, kým kruh nebude mať veľkosť, ktorú potrebujete.

Správa je teda úplne pripravená na odoslanie, zostáva už len zadať adresu príjemcu správy a stlačiť tlačidlo Odoslať hárok(Pošlite tento hárok).

Zvlášť zaujímavé je, ako sa naša správa zobrazí používateľovi, pretože po prvé je prevedená do formátu HTML a po druhé, nie každý príjemca môže mať nainštalovaný Excel. Po odoslaní a prijatí správ prejdite na V priečinok Doručená pošta(Doručená pošta) a otvorte vytvorenú správu (obr. 18.10).

Ryža. 18.10. Prijatá správa s tabuľkou a grafom

Po prvé, ako vidíte, text zadaný do poľa Úvod(Úvod) pred tabuľkou a je od nej oddelený čiarou. Po druhé, formát tabuľky je zachovaný. A nakoniec sme hrdí - diagram úplne zodpovedá vytvorenému (formát, údaje atď.). Jediná vec, ktorá chýba, je, že neexistuje žiadny podpis, pretože sme správu vytvorili z Excelu a nie z Outlooku. Táto chyba môže byť opravená spustením príkazu > .Insert > Signature > S pozdravom pred odoslaním.

Príklad 18.12. Vloženie podpisu

> Vložiť > Podpis > S pozdravom

Komentujte

Všeobecne povedané, dodatočná úprava a formátovanie príspevkov je niekedy potrebná, ak nie je potrebná. Po vytvorení tabuľky (s pomocou Excelu) používateľ môže správu kedykoľvek otvoriť a upraviť: vložiť podpis alebo množstvo ďalších komentárov, ako aj pridať pozadie, pridať obrázok atď.

Priečinok Exchange

Práca s priečinkami Exchange je rovnako bežná pre všetky aplikácie balíka Office ako distribúcia trasy. Podstatou tejto funkcie je umiestniť aktívny dokument do verejných priečinkov servera Microsoft Exchange. Používateľ tak umožňuje prístup k tomuto dokumentu všetkým členom pracovnej skupiny.

Príklad 18.13. Odoslať do priečinka Exchange

> Súbor > Odoslať do > Priečinok výmeny…

Vyberte priečinok < Общая папка>

Po umiestnení dokumentu do zdieľaného priečinka ho môže každý používateľ otvoriť kliknutím na príslušný odkaz v okne prezerania informácií (obr. 18.11).

Outlook a PowerPoint

Microsoft PowerPoint je všestranný prezentačný nástroj. Po vytvorení prezentácie ju môže používateľ zobraziť ako lokálny počítač a urobte online prezentáciu pre celú pracovnú skupinu. PowerPointová prezentácia sa dodáva vo formáte HTML, takže účastníci potrebujú na jej zobrazenie iba prehliadač internet Explorer 4.0. Prezentácia sa teda môže uskutočniť v rámci celej spoločnosti aj medzi členmi malej skupiny na rôznych miestach. Počet účastníkov nie je obmedzený, ale ak sa prezentácie zúčastní viac ako 16 poslucháčov, na jej realizáciu je potrebné použiť špeciálnu serverovú aplikáciu Microsoft NetShow Server.

Problémom každého stretnutia je jeho plánovanie. Na usporiadanie konferencie je samozrejme okrem želania rečníka potrebný aj súhlas účastníkov. V prípade pravidelnej konferencie je účasť všetkých účastníkov potvrdená tým, že sa všetci zídu spolu a približne v rovnakom čase v miestnosti určenej na konferenciu. Prednášajúci môže pomocou programu Outlook naplánovať elektronickú konferenciu v PowerPointe ako ktorúkoľvek inú schôdzu.

Ryža. 12.18. Prezentácia a dialóg Plánovanie vysielania prezentácie

Príklad 18.14. Plánovanie vysielania PowerPointové prezentácie

> Prezentácia > Živé vysielanie > Nastaviť a naplánovať...

Popis:= "Microsoft Outlook 2002 v origináli"(Obr. 18.12)

Parametre... Nastavenie vysielania (obr. 18.13)

Režim zobrazenia Zmeniteľná veľkosť

Priradiť…

Zadajte alebo vyberte názov:< účastníci prezentácie

Požadovaný

Odoslať

(Zobrazí sa dialógové okno s upozornením, že je naplánované vysielanie)

Ryža. 18.13. Dialógové okno Možnosti vysielania

Komentujte

Prepínače Iba zvuk(Len zvuk) a Video a zvuk(Video a Audio) má zmysel inštalovať, ak je počítač prezentujúceho vybavený mikrofónom a videokamerou a počítače účastníkov sú vybavené zariadením na prehrávanie zvuku a videa. V našom príklade to nepredpokladáme, preto je začiarkavacie políčko začiarknuté Nie(Žiadne).

Automaticky vyplnený formulár stretnutia (obr. 18.14) je identický s tými, ktoré boli uvedené vyššie, Pozrite si kapitolu 2, Kalendár a kapitolu 10, Spolupráca v programe Outlook.

Komentujte

Jedinou povinnou podmienkou pre živé vysielanie prezentácie širokému publiku je pripojenie počítača do siete (globálnej alebo lokálnej). Doplnkové funkcie sa nesmú používať, ak to technické podmienky nedovoľujú.

Po odsúhlasení času a zloženia účastníkov môžete pristúpiť priamo k samotnej ukážke.

Ryža. 18.14. Formulár stretnutia

Príklad 18.15. Priamy prenos prezentácie

> Prezentácia > Živé vysielanie > Spustiť vysielanie...

Pri organizovaní naplánovanej konferencie ju prednášajúci plánuje odvysielať pomocou rozhrania plánovania schôdze v programe Outlook 2002. V určenom čase sa na obrazovkách počítačov účastníkov zobrazí okno pripomenutia schôdze, na ktorom sa účastníkovi po kliknutí zobrazí tlačidlo na ktorom sa načíta úvodná stránka prezentácie (obr. 18.15 ). Prednášajúci riadi zmenu snímok. Na obrazovkách počítačov účastníkov sa snímky zobrazujú rovnakým spôsobom ako pri bežnej prezentácii.

Ryža. 18.15. Hlavná stránka pre živú prezentáciu

Počas prezentácie môžu účastníci viesť súkromné ​​diskusie, klásť otázky prezentujúcemu a dostávať odpovede prostredníctvom e-mailu cez Outlook.

Outlook a Access

Microsoft Access je univerzálny systém správy databáz a Outlook je univerzálny systém správy informácií. Na základe týchto definícií je prirodzené predpokladať, že tieto aplikácie majú nejaké prostriedky na výmenu informácií medzi sebou. Okrem výmeny informácií však Outlook, podobne ako Word alebo Excel, dokáže vytvárať správy pomocou nástrojov Microsoft Access. Iba v tomto prípade tieto nástroje nie sú v oblasti formátovania alebo úprav, ale v oblasti poskytovania údajov na odosielanie a publikovanie.

V tejto časti sa pozrieme na príklad importu informácií z adresár Outlook do databázy Accessu a vytvorte správu obsahujúcu informácie, ktoré ste práve importovali.

Výmena informácií

Najprv otvorte Access a vytvorte databázu. Naším cieľom potom bude vytvoriť tabuľku obsahujúcu údaje z adresára Outlooku.

Príklad 18.16. Importujte údaje z Outlooku do Accessu

> Súbor > Externé údaje > Importovať…

Typ súboru programu Outlook (Automaticky sa spustí sprievodca Exchange/Outlook Import Wizard)

> Adresáre > Adresár kontaktov programu Outlook

V novej tabuľke

(V tomto kroku ste požiadaní o definovanie parametrov importovaných údajov a zistenie, či je vôbec potrebné importovať)

Neimportovať

Importovať do tabuľky:= Kontakty

Ryža. 18.16. Tabuľka Microsoft Access s importovanými údajmi

Po importe sa podľa očakávania v Accesse zobrazí nová tabuľka kontakty, obsahujúci informácie z adresára programu Outlook. Výsledok importu je znázornený na obr. 18.16.

Práca so stránkou prístupových údajov

Zvážte nasledujúci príklad. Povedzme, že jeden z účastníkov projektu vytvoril databázu, ktorej informácie sú zaujímavé a možno aj potrebné pre ostatných členov tímu. Existuje niekoľko riešení tohto problému, my sa však zameriame na možnosť odoslania správy obsahujúcej stránku s prístupovými údajmi. V skutočnosti správa jednoducho obsahuje stránku HTML s objektom ActiveX, ktorý sa pripája k databáze a zobrazuje údaje.

Príklad 18.17. Vytvorte správu pomocou stránky Access Data Page

> Akcie > Nová správa pomocou... > Microsoft Office >Údajová stránka Microsoft Access

(Prístup sa otvorí pomocou sprievodcu Nová stránka prístup k údajom)

Konštruktér

Vyberte zdroj údajov:=< Databáza>

Po dokončení procedúr sa otvorí stránka s dátovou mriežkou. V prvom rade je teda potrebné umiestniť informačné polia, ktoré budú na stránke. Ak to chcete urobiť, presuňte požadované polia do mriežky tabuľky a nahraďte jej názov, napr Kontakty. Potom zadajte mená príjemcov správy a kliknite na tlačidlo Pošlite kópiu.

Pred odoslaním správy môže používateľ vidieť, ako sa zobrazí príjemcovi. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz > Súbor > ukážka webovej stránky. Otvorí sa webový prehliadač s načítanou stránkou, ktorá sa príjemcovi správy zobrazí rovnakým spôsobom.

Ryža. 18.23. Webová stránka s údajmi z Accessu

Pomocou tlačidiel Späť a Ďalej, môžete prechádzať údajmi tabuľky Kontakty. Zadaním vhodných prístupových parametrov môžete upravovať tabuľku (pridávať alebo odstraňovať záznamy), organizovať filtrovanie údajov atď. To však presahuje rámec tejto knihy.

Zhrnutie

V tejto kapitole sme sa teda pozreli na možnosť spolupráce aplikácií Office a Outlook. Používanie programu Outlook spolu s nástrojmi poskytovanými aplikáciami Word, Excel, PowerPoint a Access vám skutočne umožňuje vytvárať bohaté správy a zjednodušiť zdieľanie a prístup k informáciám.

• Slovo. Formátovanie správy. Používanie programu Word ako predvoleného editora. Distribúcia dokumentu pozdĺž trasy.
• Excel. Vytvorte príspevok s tabuľkou a grafom. Umiestňovanie dokumentov do verejných priečinkov na serveri Exchange.
• Power Point. Zorganizujte online stretnutie na prezentáciu prezentácie.
• Prístup. Importujte údaje z Outlooku do Accessu. Vytvorte správu obsahujúcu stránku s údajmi o prístupe.

MS Word poskytuje množstvo klávesových skratiek, vďaka ktorým bude vaša kancelária pracovať rýchlejšie. Ak potrebujete veľa používať MS Word, potom sa dôrazne odporúča naučiť sa niekoľko užitočných klávesových skratiek – pomôže vám to pracovať rýchlo. Môžete kliknúť Ctrl+B vytvoriť text tučným písmom, Ctrl+U aby bol text podčiarknutý. Tieto klávesové skratky fungujú vo všetkých častiach balíka Microsoft Office, ako sú MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint atď.

MS Word však štandardne neposkytuje skratka na vymazanie príkazu. Aj keď je prečiarknutie často používaným príkazom, je prekvapujúce, že ho Microsoft nevytvoril klávesové skratky pre prečiarknutie. Ale dobrá vec je, že môžeme nakonfigurovať MS Word na vytvorenie takejto klávesovej skratky rýchly prístup. Dnes vás naučím, ako nainštalovať rýchly spôsob aby bol text prečiarknutý.

Čo je prečiarknutie?

Niekedy v dokumente nepotrebujete určitý text, ale nechcete ho odstrániť. V takýchto prípadoch môžete text prečiarknuť. Kúsok textu zostane v dokumente pre neskoršie použitie (a dokonca aj následné začlenenie), no zároveň prečiarknutie ukáže čitateľovi, že text už nie je relevantný. Vyzerá to asi takto: prečiarknutie

Ako nainštalovať skratku prečiarknutia v MS Word

Nasledujúci proces budete musieť vykonať iba raz a potom budete môcť text prečiarknuť stlačením kombinácie vybratého klávesu.

Otvorte ľubovoľný dokument MS Word. Môžete dokonca otvoriť aj prázdny dokument.

Stlačte Ctrl + D otvorte dialógové okno Písmo. Toto okno zobrazuje možnosti formátovania písma.

Teraz stlačte Ctrl + Alt a podržaním oboch týchto kláves stlačte tlačidlo plus na numerickej klávesnici (Numpad).

Kurzor sa zmení na karafiát v tvare jedného. Uvoľnite klávesy Ctrl + Alt a kliknite na možnosť Prečiarknuť v dialógovom okne Písmo (zobrazené ako červený kruh na obrázku vyššie).

Otvorí sa dialógové okno Prispôsobiť klávesnicu. Umiestnite kurzor do poľa Nová klávesová skratka pre tlač a stlačte kombináciu klávesových skratiek, ktorú chcete nastaviť na prečiarknutie možnosti. Obliekla som si to Ctrl + Shift + S... Môžete to nainštalovať aj takto. Umiestnite kurzor do stlačte tlačidlo - nová klávesová skratka a stlačte Ctrl + Shift + S.

MS Word automaticky zachytí stlačené klávesy. Môžete použiť akúkoľvek kombináciu klávesov Shift, Alt, Ctrl a kláves s list. Ak stlačíte kombináciu kláves, ktorá je už priradená nejakému inému príkazu, MS Word vám túto informáciu zobrazí. Najlepšie je neprepísať existujúcu skratku. Ctrl + Shift + je dobrá kombinácia.

Kliknite na tlačidlo Priradiť na nastavenie skratky prečiarknutia.

Teraz, aby ste skontrolovali, či to funguje alebo nie, napíšte niečo do dokumentu MS Word. Vyberte text a stlačte Ctrl + Shift + S (alebo akúkoľvek kombináciu, ktorú si vyberiete). Vybratý text bude okamžite prečiarknutý.

Dúfam, že ste našli tento malý tip na nastavenie prečiarknutý štítok v MS Word užitočné. Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa tejto témy, neváhajte sa ma opýtať prostredníctvom sekcie komentárov na tejto stránke. Budem sa snažiť byť vám nápomocný. Ďakujeme, že používate TechWelkin!

Interakcia medzi Outlookom a Wordom je možno najtypickejším príkladom spolupráce. Už som spomenul vyššie, že používateľ môže špecifikovať Microsoft Word ako editor správ.

Príklad 18.1. Word ako editor správ

(Pomocou aplikácie Outlook)

> Nástroje > Možnosti Správa

Použite Microsoft Word ako editor správ

Na čítanie správ vo formáte RTF použite program Microsoft Word

Ako príklad použitia programu Word zvážte vytvorenie správy obsahujúcej zložený text a diagram znázorňujúci štruktúru danej knihy.

Vytvorenie správy pomocou programu Word

Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť správu pomocou programu Word:

• Spustite aplikáciu Word, vytvorte dokument a vyberte príkaz > Súbor > Odoslať > Správa.
• Priamo v programe Outlook výberom príkazu > Akcie > Nová správa pomocou > Microsoft Word (obrázok 18.1).

Ako vidno z obrázku, podstata správy sa nezmenila, polia na zadávanie príjemcov a predmet správy ostávajú, podpis a panel sa automaticky dopĺňajú Kreslenie(Kresba) sa však výrazne obohatil panel nástrojov Formátovanie(Formátovanie).

Ryža. 18.1. Správa programu Outlook (editor Microsoft Word)

Vkladanie kučeravého textu

Takže najprv vytvorte pekný názov pre našu správu pomocou objektu WordArt.

Príklad 18.2. Vloženie objektu WordArt

> Vložiť > Kresba > WordArt

Vyberte požadovaný štýl textu OK

Text:= Štruktúra knihy Tučné OK

(Panel Formát) Vycentrovaný

V dôsledku našich akcií sa objaví krásne navrhnutý text so žltou prechodovou výplňou v strede (obr. 18.2).

Na zmenu vlastností tohto objektu môžete použiť tlačidlá rovnomenného panela nástrojov. V našom prípade zmeňme farbu výplne zo žltej na modrú.

Ryža. 18.2. Text WordArt v správe

Ryža. 18.3. Dialógové okno Spôsoby plnenia

Príklad 18.3. Zmena vlastností objektu WordArt

(Na paneli nástrojov WordArt)

Farba a čiary formátu objektu WordArt

Spôsoby farebného plnenia...

Gradient

Jedna farba Farba 1 Modrá

Typ poklopu Zo stredu

Možnosti (obr. 18.3)

Vloženie grafu

Ďalším krokom, ktorý zvažujeme, je vloženie diagramu, čo je mimochodom jedna z noviniek vo Worde.

Príklad 18.4. Vloženie grafu

> Vložiť > Organizačná schéma...

Vyberte typ grafu (obr. 18.4)

Ryža. 18.4. Dialógové okno Knižnica grafov

V tele správy sa zobrazí zástupný symbol zobrazujúci vybraný graf. Tvorí ju ale jeden „koreň“ a iba tri „vetvy“, pričom táto kniha má štyri časti. Pridajme ďalšiu vetvu a zmeňme štýl grafu.

Príklad 18.5. Pridanie vetvy do diagramu

(Zvýraznite koreň diagramu)

(Na paneli Organizačná schéma) Pridajte tvar

Automatický formát

Vyberte štýl grafu: Reliéfny prechod

Teraz zostáva už len zadať text diagramu. Ak to chcete urobiť, kliknite raz ľavým tlačidlom myši na jeden z útržkov grafu a zadajte príslušný text. Konečná verzia správy, upravená a naformátovaná pomocou programu Word, je znázornená na obr. 18.5.

Ryža. 18.5. Záverečná správa

Po vytvorení správy zostáva už len vyplniť polia Komu(To) a Predmet(Predmet), potom stlačte tlačidlo Odoslať(Odoslať).

Komentujte

Keďže naša správa je uložená a odoslaná vo formáte HTML, niektoré formátovanie sa môže stratiť alebo zmeniť. Majte to na pamäti pri vytváraní správ vo Worde! Niekedy je lepšie jednoducho priložiť vytvorené správy ako prílohu.

Pripomeňme ešte raz, že tu uvažujeme len o všeobecnom princípe spolupráce Outlooku a iných Office aplikácií. Okrem vkladania objektov (ktorých je oveľa viac ako dva) sú tu aj formuláre, rámčeky, štýly, tabuľky, polia... Zoznam by mohol pokračovať ďalej. Svet aplikácií Microsoft Office je široký a skutočne multifunkčný. Naučte sa to súbežne s Outlookom a ďalšími existujúcimi aplikáciami. Nakoniec cestu zvládne ten, kto kráča...

Distribúcia dokumentu na trase

Distribúcia dokumentu na trase(Smerovanie) je odoslanie dokumentu e-mailom kolegom v určitom poradí. Volá sa poštová sekvencia cesta dokumentu.

Po prijatí dokumentu môže adresát vykonať zmeny a pripomienky a odoslať dokument ďalej po trase. Na konci cesty, po prezretí dokumentu všetkými príjemcami uvedenými v zozname smerovania, môžete požiadať o vrátenie dokumentu alebo určiť používateľa, pre ktorého je určený, napríklad projektového manažéra.

Príklad 18.6. Odoslanie dokumentu po trase

> Súbor > Otvoriť... (otvorte požadovaný dokument)

> Súbor > Odoslať > Pozdĺž trasy. . .

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg Komu

Text správy:= Vážení kolegovia! Prečítajte si priložený dokument a vyjadrite svoje myšlienky a pripomienky k napísanému. Vopred ďakujem, Egor Usarov.

jeden za druhým

Vráťte po dokončení

Stav sledovania

Odoslať

Komentujte

Počas spustenia tohto programu sa môžu zobraziť dialógové okná zabezpečenia programu Outlook s upozornením na manipuláciu treťou stranou a prístup k údajom programu Outlook. V tomto prípade vždy súhlaste s povolením prístupu (napokon, táto požiadavka pochádza z vašich činov a očakávate to).

K dokumentu môžete pripojiť určenú trasu, aby ste ho neodoslali hneď, ale neskôr. Ak to chcete urobiť, v poslednom kroku programu musíte stlačiť tlačidlo Pridať(Pridať sklz).

> Súbor > Odoslať > Ďalší príjemca...

Pošlite dokument Nashatyrev Anton

Ak chcete odmietnuť odoslanie dokumentu pozdĺž trasy a trasu úplne odpojiť, musíte kliknúť na tlačidlo jasný(Jasný).

Vráťme sa k príkladu. Po stlačení tlačidla Odoslať(Trasa), automaticky sa vytvorí správa s textom uvedeným v poli Text správy(Text správy) a s priloženým dokumentom, ktorý je potrebné odoslať (obr. 18.6). Predpokladajme, že prvý príjemca (v našom príklade je to Anton Nashatyrev) je nakonfigurovaný zodpovedne, t.j. prijatú správu nenechá bez dozoru alebo ju bez prečítania nevymaže, ale bude na ňu správne reagovať: prečíta si nielen korešpondenciu. správu, ale aj samotný priložený dokument a nielenže si ho prečíta, ale doplní k nemu aj svoje želania a komentáre a následne ho pošle ďalšiemu korešpondentovi. Skúsme sledovať, ako sa to deje.

Na otvorenie samotného odoslaného dokumentu stačí príjemcovi dvakrát kliknúť na ikonu priloženého dokumentu v správe. Potom príjemca vykoná zmeny v dokumente obvyklým spôsobom. Na konci práce musí poslať dokument ďalej po trase.

>Súbor>Odoslať>Ďalší príjemca...

Odoslať dokument „Olegovi Mokhovikovovi“

Ryža. 18.6. Správa s distribúciou dokumentov

Čo sa stane po tomto? Najprv bude správa odoslaná ďalšiemu príjemcovi v zozname adresátov - Olegovi Mokhovikovovi. Bude si môcť prečítať dokument s už vykonanými zmenami a urobiť si vlastný. Po druhé, pôvodný odosielateľ bude upozornený, keď sa dokument presunie cez zoznam adries, pretože dialógové okno Trasa Bolo začiarknuté políčko (Routing Slip). Stav sledovania(Stav stopy).

Ak všetko pôjde dobre, dokument sa bude propagovať prostredníctvom zoznamu adresátov, kým sa nevyčerpá celý zoznam adresátov pre daný dokument. Posledný príjemca na ceste bude vyzvaný, aby upravený dokument vrátil iniciátorovi rozoslania a tým sa kruh uzavrie.

Na urýchlenie procesu môžete dokument odoslať nie jeden po druhom, ale všetkým naraz. V tomto prípade zlučovanie zmien padá na plecia odosielateľa.

V závislosti od verzie Wordu alebo Outlooku, ktorú používate, možno budete môcť prilepiť Dokument programu Word a pridávať doň rôzne objekty (napríklad súbory PDF, diagramy alebo Excelové hárky) alebo e-mailovú správu pomocou prepojenia alebo vloženia. Ak chcete vložiť objekt, na karte Vložiť kliknite na tlačidlo Objekt.

Vloženie nového objektu

Na vytvorenie nový súbor Vloženie do dokumentu alebo e-mailu programu Word:

Poraďte:

Informácie v sekcii Výsledok určuje vybraný typ objektu a stav začiarkavacieho políčka Ako ikona(nainštalované alebo nie). Tieto informácie vám pomôžu rozhodnúť sa, čo presne je potrebné vložiť a v akej forme.

Ak chcete zmeniť údaje vo vloženom objekte, dvakrát naň kliknite.

Prepojenie alebo vloženie existujúceho súboru

Ak chcete prepojiť alebo vložiť už vytvorený objekt:

Vložené objekty a súvisiace objekty

Vložené objekty sa stanú súčasťou súboru Word alebo e-mailovej správy a po vložení stratia spojenie s pôvodným súborom.

Súvisiace objekty je možné aktualizovať pri zmene zdrojového súboru. Priradené údaje sú uložené v zdrojovom súbore. Súbor programu Word alebo e-mailová správa (cieľový súbor) ukladá iba informácie o umiestnení zdrojového súboru a zobrazuje pohľad na súvisiace údaje. Ak na veľkosti súboru záleží, použite prepojené objekty.