Nepremišljena komunikacija pošlji kopijo. Kako poslati telegram po ruski pošti. Dokumenti, ki se prenašajo po elektronskih kanalih
Odgovarja odvetnik – odvetniška zbornica:
V skladu s 1. delom čl. 71 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije so pisni dokazi, ki vsebujejo informacije o okoliščinah, pomembnih za obravnavo in rešitev zadeve, akti, pogodbe, potrdila, poslovna korespondenca, drugi dokumenti in gradiva, izdelani v digitalni, grafični obliki. posnetek, vključno s tistimi, prejetimi po faksu, elektronski ali drugi povezavi ali na drug način, ki omogoča ugotavljanje pristnosti dokumenta.
Prvi odstavek 2. dela istega člena določa, da se pisni dokazi predložijo v izvirniku ali v obliki ustrezno overjenega prepisa.
Če MMS vsebuje avdio in video posnetke, potem v skladu s čl. 77 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije mora oseba, ki predstavlja zvočne, video posnetke na elektronskih ali drugih medijih, navesti, kdaj, kdo in pod kakšnimi pogoji so bili ti posnetki narejeni.
Ob upoštevanju sodobni razvoj komunikacijskih sistemov, se takšna sporočila shranijo v pomnilnik telefona in jih je mogoče kopirati na fizični medij. V tem primeru so podatki o pošiljatelju vsebovani v informacijah o sporočilu, ki se prikažejo samodejno, kot tudi v bazi podatkov o naročnikih, iz katere se na zahtevo sodišča ali pristojnih organov zagotovijo izvlečki na način, ki ga določa zakon. V primeru avtomatskega razvrščanja pošiljatelja ali uporabe drugih metod, ki otežujejo njegovo določitev, je podatke mogoče pridobiti samo na določene zahteve.
Tako morajo biti SMS in MMS od določene ure za oddajo sodišču posneti na otipljivem mediju in natisnjeni na papir. Video posnetki so posneti in predstavljeni na otipljivem mediju.
Zanesljivost SMS in MMS na določen čas se potrdi z dokumentiranjem vsebine sporočil in podatkov o njih.
V skladu z 11. odstavkom čl. 2 zveznega zakona z dne 27. julija 2006 N 149-FZ "O informacijah, Informacijska tehnologija in o varstvu informacij«, »dokumentirano« pomeni informacijo, zabeleženo na oprijemljivem mediju z dokumentiranjem s podrobnostmi, ki omogočajo njeno identifikacijo, ali v primerih, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije, njen materialni medij.
V zakonodaji ni posebnih zahtev, ki bi urejale postopek za takšno dokumentacijo. Zato delujejo Splošni pogoji ki ureja zagotavljanje dokazov, zlasti 3. čl. 71 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije, čl. Umetnost. 102, 103 Osnove zakonodaje Ruska federacija o notarjih.
Sprejemljive možnosti dokumentacije so naslednje:
- snemanje, tiskanje, sestava akta (protokola) o seznanitvi z vsebino SMS in MMS v prisotnosti prič, z navedbo njihovih priimkov, imen, patronimikov, naslovov;
- pred vložitvijo sodnega postopka - snemanje, tiskanje, sestava zapisnika o pregledu vsebine SMS in MMS z overitvijo pri notarju;
- med obravnavo zadeve - na način, določen v čl. 71 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije. V tem primeru je mogoče zahtevati gradivo ne le od kršiteljev pravic ali zainteresiranih strani, temveč tudi od telekomunikacijskih operaterjev;
- pregled, snemanje, tiskanje in priloga k izvedenskemu zaključku vsebine SMS in MMS.
Ta sklep potrjuje sodna praksa (Odločitev sodnega kolegija za kazenske zadeve oboroženih sil Ruske federacije z dne 12. novembra 2007 N 12-O07-22).
Faksimilna komunikacija zagotavlja prenos informacij s papirja (besedil, tabel, grafov, slik, risb, fotografij itd.) in sprejem teh informacij v obliki kopije (faksimile), ki se v praksi pogosto imenuje faks ali telefaks.
Zahteve za pripravo in izvedbo sporočil, poslanih po faksu, so določene glede na vrsto izvirnega dokumenta, ki se pošilja (pismo, sporazum, protokol itd.).
V skladu s Civilnim zakonikom Ruske federacije (člen 160) je uporaba faksimilne reprodukcije podpisa z uporabo mehanskega ali drugega kopiranja, elektronskega digitalnega podpisa ali analognega lastnoročnega podpisa pri opravljanju transakcij dovoljena v primerih in v na način, ki ga določa zakon, drugi pravni akti ali sporazumi strank.
Dokument (faks), prejet na izhodu faksa, ima lahko pravno veljavo ob upoštevanju določenih pogojev in postopkov.
Dokumenti, poslani po faksu, morajo biti natisnjeni z jasno, kontrastno pisavo ali napisani s kemičnim svinčnikom ali črnilom s kontrastnim črnim ali temno modrim črnilom.
Telefonska sporočila
Besedilo telefonskega sporočila se prenaša ustno po kanalih telefonsko komunikacijo in ga prejemnik zabeleži (natisne).
Pravno veljavnost prejetega telefonskega sporočila določajo naslednji podatki:
Izhodna registracijska številka telefonskega sporočila, ki se pošilja;
Položaj, priimek, ime, patronim in podpis osebe, ki je poslala telefonsko sporočilo;
Položaj, priimek, ime, patronim in podpis osebe, ki je prejela telefonsko sporočilo v dnevniku registracije;
Dohodna registrska številka prejetega telefonskega sporočila.
Priporočljiva je uporaba telefonskih sporočil za hitro reševanje težav v primerih, ko sporočila, poslana po telefonu, zahtevajo dokumentacijo. Enostavna besedila se pošiljajo prek telefonskih sporočil (vabila na sestanke, sestanke itd.).
Poslano telefonsko sporočilo je sestavljeno v enem izvodu in podpisano s strani vodje ali druge uradne osebe.
Če je telefonsko sporočilo poslano več prejemnikom, mora biti priložen seznam le-teh s telefonskimi številkami.
V besedilu ne smete uporabljati težko izgovorljivih besed ali zapletenih fraz.
Datum telefonskega sporočila je datum njegovega prenosa.
Telefonsko sporočilo, ki ga prejme organizacija, prejemnik zabeleži na standardni obrazec ali na prazen list papirja v skladu s standardnimi pravili oblikovanja.
8.3. Dokumenti, ki se prenašajo po elektronskih kanalih
pošta (EP)
Elektronski podpis omogoča izmenjavo podatkov med elektronskimi sredstvi, analizo, obdelavo in shranjevanje prejetih in poslanih sporočil.
ES se uporablja tako za pošiljanje sporočil znotraj ene organizacije kot za pošiljanje sporočil med različnimi organizacijami, ki imajo ustrezno strojno in programsko opremo.
Elektronski naslovnik prejme sliko dokumenta (elektronsko sporočilo) na računalniškem zaslonu ali kot kopijo na papirju, pridobljeno s tiskalno napravo (tiskalnik).
V skladu z zakonom se lahko pravna veljavnost dokumentov, ki se shranjujejo, obdelujejo in prenašajo z uporabo avtomatiziranih informacijskih in telekomunikacijskih sistemov, potrdi z elektronskim digitalnim podpisom, katerega postopek uporabe določa zvezni zakon "O elektronskih podpisih". digitalni podpis" z dne 10. januarja 2002 N 1-FZ. Pravna moč elektronskega digitalnega podpisa je priznana, če imajo navedeni sistemi programska in strojna orodja, ki zagotavljajo identifikacijo podpisa in skladnost z uveljavljenim režimom za njihovo uporabo.
Razpoložljivost papirnih analogov, poslanih prek E-naslov dokumenti so določeni v predpisih in navodilih za predšolske vzgojne ustanove v organizaciji. Papirna kopija ustvarja udobje pri delu za zaposlene in je potrebna v primeru konfliktnih situacij, v primeru, da naslovnik ne prejme dokumenta itd.
S povezavo na elektronski podpis dobi uporabnik možnost dopisovanja z drugimi naročniki.
EP naročnikom ponuja naslednje možnosti:
Interakcija prek elektronskih nabiralnikov z oddelki organizacije, med seboj in z drugimi naročniki elektronskega digitalnega omrežja;
Imeti hiter dostop do informacij, shranjenih v bazah podatkov različnih organizacij;
Izmenjava sporočil z naročniki drugih omrežij;
Prejemajte sporočila novičarskih skupin o temah, ki vas zanimajo, in pošiljajte lastna sporočila novičarski skupini;
Imeti dostop do javnih arhivov, ki obstajajo na nekaterih strežnikih v internetu in v drugih povezanih omrežjih po vsem svetu.
Vsakemu naročniku elektronske pošte je dodeljen individualni »predal« (pomnilniški del računalnika), ki mu je dodeljena uporabniška koda. Prek teh predalov se izmenjujejo elektronska sporočila.
E-poštni sistem shranjuje vso korespondenco, odvisno od vsebine in namena, v različnih “mapah”, ki so razdeljene na osebne in splošne. To omogoča ločevanje prejetih in poslanih sporočil; ločeno hranite nedokončana pisma in kopije izbrisanih; zaščititi zasebne podatke, saj osebne mape enega uporabnika ne smejo biti dostopne drugim uporabnikom sistema elektronskega podpisovanja.
Sistem elektronskega podpisovanja omogoča naslednje operacije s črkami: iskanje, kopiranje in prenos iz ene mape v drugo, izbor po danem kriteriju.
Vgradna Imenik in urejevalnik besedil olajšata ustvarjanje in pošiljanje pisem. Ko je pismo izdelano in vneseno v bazo obrazcev dokumentov, ga je mogoče uporabiti večkrat.
Elektronsko sporočilo je sestavljeno iz naslova ali več naslovov prejemnikov, glave s servisnimi informacijami in besedila.
Naslov v sistemu elektronskega podpisovanja je sestavljen iz elektronskega imena poštni predal, ki se običajno ujema z uporabnikovim prijavnim imenom in domeno, ki opisuje lokacijo, računalnik ali lokalni sistem, kjer se nahaja e-poštni račun. Ime in domena sta ločena z znakom "@", na primer:
[e-pošta zaščitena]- ime@domena.
Domena je sestavljena iz več poddomen, ločenih s pikami.
IN internetna omrežja Domene najvišje ravni, ki označujejo kodo organizacije, so dovoljene:
COM - komercialne organizacije;
EDU - izobraževalne in znanstvene ustanove;
GOV - vladne agencije;
MIL - vojaške organizacije;
NET - vozlišča internetnega omrežja;
ORG - druge organizacije.
Storitvena glava e-poštnega sporočila vsebuje več polj, ki jih določi avtor sporočila ali jih samodejno doda sistem.
Če je besedilo e-poštnega sporočila preveliko (več kot 100 kilobajtov), ga je bolje stisniti z ukazi »compress« v sistemih družine UNIX, »pkarc« ali »pkzip« v MS DOS-u ali poslati sporočilo v deli.
Če morate poslati datoteko, ki vsebuje nebesedilne informacije, objektno kodo, datoteko zbirke podatkov ali slikovno datoteko, jo morate prekodirati v besedilno obliko.
Pošiljanje elektronskega sporočila, ki vsebuje šifrirane informacije, je dovoljeno, če ima prejemnik informacij možnost, da jih dekodira.
Zahteve za izvedbo dokumentov, poslanih z elektronskim podpisom, so podobne zahtevam iz poglavij 3.4. Dokument mora vsebovati avtorja dokumenta, njegov datum, registrsko številko, naziv vrste (razen črk), položaj in priimek osebe, ki je dokument podpisala, elektronski naslov organizacije in elektronski digitalni podpis (EDS) Avtor.
Dokumenti, prejeti z elektronskim podpisom, se evidentirajo po enakih pravilih in vpisnih obrazcih kot papirni dokumenti. Številki prejetega ali poslanega dokumenta z elektronskim podpisom je dodana ikona “@”: N 141@.
Uporaba elektronskega digitalnega podpisa (EDS) zahteva vzpostavitev zanesljivega sistema zaščite pred nepooblaščenim dostopom do dokumentov z izgradnjo sistema za razmejitev pravic dostopa do informacij na različnih ravneh hierarhije organizacije.
Elektronski digitalni podpis se izda določeni osebi (kot analog lastnoročnega podpisa) in njegova uporaba za overitev podpisa druge osebe ni dovoljena.
Dokument, poslan z digitalnim podpisom, je podpisan z digitalnim podpisom. V primeru odsotnosti vodje dokument podpiše njegov namestnik v skladu z razdelitvijo pristojnosti in ga pošlje v digitalnem podpisu brez digitalnega podpisa.
Za najpomembnejše dokumente je mogoče preveriti pristnost digitalnega podpisa. Če digitalni podpis odhodnega dokumenta ni potrjen, se ta ne pošlje in se vrne izvajalcu. Če digitalni podpis prejetega dokumenta ni potrjen, se opravijo potrebna pojasnila.
Dokument, prejet z elektronskim podpisom, se lahko predloži v izvršitev v papirni obliki z žigom "dvojnik" ali drugo oznako analognega elektronskega dokumenta. Pravilnost digitalnega podpisa je potrjena z ustrezno oznako: "Digitalni podpis je pravilen. Podpis operaterja" ali "Digitalni podpis je potrjen. Podpis operaterja." Znak mora biti odtisnjen v obliki žiga.
Organizacija lahko ustvari svoj interni korporativni informacijski sistem, ki ga lahko zaposleni uporabljajo samostojno in po lastni presoji – brez potrditve elektronskega podpisa. Tak sistem elektronske komunikacije uvede vodja organizacije.
V tem primeru je možno uporabiti poslane dokumente (sporočila) brez tiskanja na papir.
14.09.2012
Uporaba na sodišču kot dokaz kopij faksa in dokumentov, poslanih po e-pošti (skenirano)
V zadnjih nekaj desetletjih je napredek v znanstveni in tehnološki sferi močno spremenil življenje sodobnega človeka. Pojavila so se nova komunikacijska sredstva, sredstva za zapisovanje, shranjevanje in reprodukcijo informacij. Ti dosežki niso mogli ostati neintegrirani v družbeno-ekonomsko sfero in posledično ne vplivati na pravno nadgradnjo. V nasprotnem primeru bi bila stabilnost civilnega obtoka porušena zaradi nepravne ureditve novonastalih družbenih razmerij.
V skladu z 2. odstavkom 160. člena Civilnega zakonika Ruske federacije (v nadaljnjem besedilu: Civilni zakonik Ruske federacije), »Pri poslovanju je dovoljena uporaba faksimilne reprodukcije podpisa z uporabo mehanskih ali drugih sredstev za kopiranje, elektronskega podpisa ali drugega analognega lastnoročnega podpisa v primerih in na način, ki ga določa zakon, drugi pravni akti ali pogodba stranke."
V skladu z odstavkom 2 člena 434 Civilnega zakonika Ruske federacije, »Pisna pogodba se lahko sklene tako, da se sestavi ena listina, ki jo podpišeta stranki, kot tudi z izmenjavo listin po pošti, telegrafu, teletipu, telefonu, elektronski ali drugo komunikacije, kar omogoča zanesljivo ugotovitev, da dokument prihaja od pogodbene stranke.«
Tako veljavna zakonodaja Ruske federacije omogoča strankam civilnih pravnih razmerij, da formalizirajo transakcije z uporabo faksimilna reprodukcija podpisa z uporabo mehanskih ali drugih sredstev za kopiranje, elektronski podpis ali drug analog lastnoročnega podpisa, tj. elektronska izmenjava dokumentov.
Poleg tega je Zakonik o arbitražnem postopku Ruske federacije (v nadaljnjem besedilu: Zakonik o arbitražnem postopku Ruske federacije) določil dopustnost elektronskih dokumentov kot dokaznega sredstva. Tako v skladu s tretjim odstavkom 75. člena Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije, « Dokumenti, prejeti po faksu, elektronski ali drugi komunikaciji, vključno z uporabo interneta, kot tudi dokumenti, podpisani z elektronskim podpisom ali drugo analogijo lastnoročnega podpisa, so sprejeti kot pisni dokaz v primerih in na način, ki ga določa ta zakonik, drugi zvezni zakoni, drugi regulativni pravni akti ali sporazumi ali jih v okviru svojih pristojnosti določi Vrhovno arbitražno sodišče Ruske federacije"(podobno pravilo je v 1. odstavku 71. člena Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije).
Tako zakonodaja Ruske federacije omogoča uporabo faksimilnih kopij in dokumentov, poslanih po elektronski pošti (skeniranih), kot materialnih dokazov.
Medtem pa trenutno, ko sodišča rešujejo spore iz civilnopravnih razmerij, formaliziranih z izmenjavo listin po faksu ali internetu, sodišča nimajo enotnega stališča do vprašanja razvrstitve »faksa« in elektronskih dokumentov kot dopustnih dokazov.
Analiza obstoječe sodne prakse glede vključitve faksimil kopij dokumentov in dokumentov, poslanih po elektronski pošti (v skenirani obliki) v sodno zadevo in njihovega pregleda kot dokazov, nam omogoča naslednje ugotovitve:
1. Faksimile kopij dokumentov in dokumentov, poslanih po elektronski pošti (v skenirani obliki), sodišče šteje kot dokaz v zadevi, pod pogojem, da je v pogodbi/pogodbi klavzula, po kateri imajo te kopije status izvirnika.
Legitimnost navedenega stališča potrjuje obstoječa sodna praksa, vklj. Resolucija Zvezne protimonopolne službe Severozahodnega okrožja z dne 1. junija 2010 št. A56-13328/2009, Resolucija Zvezne protimonopolne službe Uralskega okrožja z dne 13. decembra 2010 št. F09-10256/10-SZ, Sklep sedemnajstega arbitražnega pritožbenega sodišča z dne 27. januarja 2011 št. AP-13499 /2010-GK, sklep Zvezne protimonopolne službe Daljnega vzhodnega okrožja z dne 13. avgusta 2009 št. F03-3794/2009, določitev Vrhovno arbitražno sodišče Ruske federacije z dne 7. februarja 2008 št. 653/08 v zadevi št. A09-8896/06-4.
2. Posnetki zaslonov, elektronski izpisi poštne pošiljke niso ustrezen in neizpodbiten dokaz na sodišču.
Legitimnost navedenega stališča potrjuje obstoječa sodna praksa, vklj. Resolucija Zvezne protimonopolne službe moskovskega okrožja z dne 3. februarja 2011 št. KG-A40/210-11.
3 . Kopije pisem, prejetih po elektronski pošti, so dokaz na sodišču, pod pogojem, da nasprotna stranka sodišču ne posreduje kopij, ki si med seboj niso enake, in če je mogoče z drugimi dokazi ugotoviti pravo vsebino prvotnega vira.
Legitimnost navedenega stališča potrjuje obstoječa sodna praksa, vklj. Resolucija Zvezne protimonopolne službe okrožja Volga z dne 15. septembra 2010 v zadevi št. A12-23661/2009.
Analiza prakse obravnavanja sporov Mednarodnega gospodarskega arbitražnega sodišča pri Gospodarski in industrijski zbornici Ruske federacije o vprašanju dopustnosti elektronskih dokumentov in dokumentov, poslanih po faksu, nam omogoča sklepati, da te listine so dokaz v sodnem postopku, če je postopek izmenjave listin preko faks komunikacijske naprave ali preko interneta predviden s pogodbo, sklenjeno med strankama .
Tako nam analiza sodne prakse omogoča, da identificiramo tri vrste dokumentov (poleg izvirnikov), ki potrjujejo dejstvo sklenitve in izvrševanja ustreznih pogodb:
Kopije dokumentov, poslanih po faksu;
Kopije dokumentov, poslane v skenirani obliki preko interneta;
Posnetki zaslonov, izpisi elektronske pošte (obvestila o poslani e-pošti).
Medtem, da bi zaščitili svoje pravice pri poslovanju, mora postopek sklepanja in izvajanja ustreznih pogodb spremljati le izmenjava izvirnih dokumentov.
Vendar pa pri sklepanju in izvajanju pogodb z izmenjavo faksimile kopij dokumentov ali elektronskih dokumentov in z namenom čim manjšega tveganja priporočamo naslednje:
1. V besedilu glavne pogodbe:
Zagotovite možnost pošiljanja dokumentov po faksu ali elektronski pošti;
Določite status izvirnikov za take dokumente;
Navedite podatke o številki faksa in e-poštnih naslovih, prek katerih se bodo dokumenti izmenjevali;
2. Organizirati vzdrževanje dnevnikov dohodne in odhodne korespondence, poslane in prejete preko faksa in elektronske komunikacije.
3. V nastavitvah faksa nastavite točen čas in trenutni datum.
Če je na voljo funkcija faksa za ustvarjanje poročil o prejetih in poslanih sporočilih, natisnite takšna poročila in jih vnesite v dnevnik dohodne in odhodne korespondence.
4. Pošljite nasprotni stranki v potrditev osnutke dokumentov brez podpisa pooblaščene osebe.
5. V skladu z davčno zakonodajo in računovodsko zakonodajo je treba primarno dokumentacijo, sestavljeno med izvajanjem zadevne pogodbe, predložiti samo v obliki izvirnih dokumentov.
6. Besedilo glavnega sporazuma, dodatnih dogovorov k sporazumu in sporazuma o odpovedi pogodbe je treba predložiti v izvirnikih.
Stranki se morata dogovoriti o postopku za izmenjavo elektronskih dokumentov, kot tudi o "faks kopijah" dokumentov, ki so vključeni v pogodbo. Možnost uporabe "neoriginalnih" dokumentov pri reševanju sporov med strankama je odvisna od pravilne formulacije teh pogojev.
Treba je opozoriti, da v praksi obstajajo primeri, ko brezvestne nasprotne stranke ponarejajo podpise in pečate druge nasprotne stranke v elektronskem dokumentu ter spremenijo besedilo pogodbe, vključno s pogoji, ki niso ugodni za nasprotno stranko.
V zvezi s tem stranke pri reševanju spora na sodišču predložijo sodišču neidentične kopije iste listine, t.j. isti dokument, ki sta ga podpisali stranki in vsebuje različne pogoje.
V tem primeru sodišče praktično nima možnosti ugotoviti, katera stranka je predložila originalni izvod dokumenta.
V skladu s 6. odstavkom 71. člena Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije, "Arbitražno sodišče ne more šteti za dokazano dejstvo, ki je potrjeno le s kopijo listine ali drug pisni dokaz, če se izvirna listina izgubi ali ni predložena sodišču, in kopije tega dokumenta, ki so jih predložile osebe, udeležene v zadevi, med seboj niso enake in z drugimi dokazi je nemogoče ugotoviti pravo vsebino prvotnega vira.«
Na podlagi tega pravila sodišče ne bo štelo kopij dokumenta kot dokaz v zgoraj navedenih okoliščinah.
Medtem se lahko s forenzičnim pregledom ugotovi dejstvo ponarejanja dokumentov, poslanih po elektronski pošti ali faksu.
Po informacijah, prejetih od Izhevsk Expert Bureau LLC, obstaja več metod za odkrivanje ponarejanja dokumentov v opisanem primeru:
1. kemična analiza podpisa na papirnem izvodu pogodbe;
2. analiza odtisa plombe.
Treba je opozoriti, da verjetnost odkrivanja ponarejanja dokumentov s temi metodami ni velika.
Kljub v tem mnenju opisanim tveganjem pri izvajanju pogodb z izmenjavo kopij dokumentov po faksu ali elektronski komunikaciji obstaja način zaščite pred protipravnimi dejanji nasprotnih strank, ki se izražajo v ponarejanju podpisanih dokumentov.
V skladu z 2. členom Zveznega zakona z dne 6. aprila 2011 št. 63-FZ »O elektronskih podpisih« (v nadaljnjem besedilu »Zakon o podpisih«) je elektronski podpis informacija v elektronski obliki, ki je priložena drugim informacijam. v elektronski obliki (podpisana informacija) ali kako drugače povezana s temi informacijami in se uporablja za identifikacijo osebe, ki informacijo podpisuje.
V skladu s 1. delom 6. člena zakona o podpisu, „Informacije v elektronski obliki, podpisane s kvalificiranim elektronskim podpisom, se priznavajo kot elektronski dokument, enakovreden papirnemu dokumentu, podpisanem z lastnoročnim podpisom, razen če zvezni zakoni ali predpisi, sprejeti v skladu z njimi, določajo zahtevo po pripravi dokument izključno na papirju."
V skladu s 5. členom zakona o podpisih je kvalificiran elektronski podpis elektronski podpis, ki izpolnjuje naslednje pogoje:
1. pridobljene kot rezultat kriptografskega preoblikovanja informacij z uporabo ključa elektronskega podpisa;
2. omogoča identifikacijo osebe, ki je podpisala elektronski dokument;
3. omogoča odkrivanje dejstva spreminjanja elektronskega dokumenta po njegovem podpisu ;
4. izdelani z orodji za elektronsko podpisovanje;
5. je v kvalificiranem potrdilu naveden ključ za preverjanje elektronskega podpisa;
6. Za izdelavo in preverjanje elektronskega podpisa se uporabljajo orodja za elektronsko podpisovanje, ki so prejela potrdilo o izpolnjevanju zahtev, določenih v skladu z zakonom.
Tako uporaba elektronskega podpisa pri sklepanju pogodb z izmenjavo »faks« kopij podpisanih dokumentov ali elektronskih dokumentov omogoča zaznavanje dejstva spreminjanja že podpisanega dokumenta, kar je jamstvo za varstvo stranke v pravdnem postopku, če pride do spornih situacij.
Poleg tega je elektronski dokument, podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom, priznan kot enakovreden papirnemu dokumentu, podpisanem z lastnoročnim podpisom.
Sodišča pa so do elektronskih dokumentov previdna in jih ne sprejmejo vedno kot ustrezen dokaz. Ta člen vsebuje pet načinov, kako zagotoviti, da sodišče sprejme e-poštno dopisovanje kot dokaz v zadevi.
VPRAŠANJE NA TEMO
V kakšni obliki se elektronska korespondenca predloži arbitražnemu sodišču?
Zakon ne določa posebnih zahtev. Ker pa je treba k zadevi priložiti vse dokaze (člena 64, 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije), lahko sklepamo, da je treba elektronsko korespondenco predložiti na papirju (odločitev Vrhovnega arbitražnega sodišča o Ruske federacije z dne 23. aprila 2010 št. VAS-4481/10).
Predhodni ukrepi za pridobitev dokazne moči elektronske pošte
Elektronska korespondenca je vrsta pisnega dokaza (3. člen 75. člena Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije). Hkrati Arbitražni procesni zakonik navaja, da se elektronska sporočila lahko razvrstijo kot pisni dokazi na način, ki ga določa zakon, sporazum ali Vrhovno arbitražno sodišče (odstavek 3 člena 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije, kakor je bil spremenjen z Zvezni zakon z dne 27. julija 2010 št. 228-FZ ). Zato lahko stranke svoje elektronske komunikacije vnaprej individualizirajo, da kasneje postanejo dopusten dokaz v zadevi. To lahko storite na dva načina.
Prva metoda: dajanje pravne veljave korespondenci v pogodbi. Glede na to, da imajo nasprotne stranke pravico, da neodvisno določijo postopek za predložitev pisnih dokazov (odstavek 3 člena 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije), lahko predhodno dajo dokazno moč elektronski korespondenci.
Za to morajo v pogodbi zapisati ustrezen pogoj (skleniti dodatno pogodbo) z navedbo e-poštnih naslovov, ki jih bodo uporabljale stranke, in tistih oseb, ki bodo v imenu podjetja izvajale takšno korespondenco.
Poleg tega, kot kaže sodna praksa, ne bi bilo odveč natančno navesti, za katera pravna dejanja so se stranke dogovorile, da jih bodo izvajale prek elektronske korespondence. V enem od sporov se je stranka v zadevi sklicevala na dejstvo, da sta se stranki v vprašalniku, ki je priložen pogodbi, dogovorili za uporabo elektronske pošte z navedbo naslova nasprotne stranke, kamor naj se pošljejo dokumenti. Vendar pa je arbitražno sodišče poudarilo svoje stališče, da so "e-poštni naslov stranke določile za delovno dopisovanje in ne za prenos rezultatov dela" (odločba Zveznega arbitražnega sodišča moskovskega okrožja z dne 12. januarja 2009 št. KG -A40/12090-08).
Brez navedbe kontaktnih oseb v pogodbi, elektronskih naslovov in vprašanj, o katerih se stranki lahko dogovorita na ta način, sodišče najverjetneje ne bo priznalo elektronske korespondence kot dopusten dokaz v zadevi (odločba Zveznega arbitražnega sodišča moskovskega okrožja z dne 27. februar 2010 št. KG-A41/531 -10). Sodna praksa z nasprotnim stališčem sodišč je izjemno nepomembna (resolucija Zveznega arbitražnega sodišča Uralskega okrožja z dne 28. junija 2010 št. F09-4726/10-S3).
Drugi način: uporaba elektronskega digitalnega podpisa. Elektronski digitalni podpis (v nadaljnjem besedilu EDS) je enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu (1. člen 1. člena Zveznega zakona z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu"). Seveda je njegova uporaba eden najbolj zanesljivih načinov prepoznavanja elektronskih sporočil.
Če podjetje sodišču predloži e-pošto, ki je podpisana z digitalnim podpisom nasprotne stranke, potem ne bo treba ugotavljati dejstva pošiljanja in pristnosti e-pošte. Toda tukaj je pomembno, da ne zamudite ene podrobnosti: v primeru spora lahko sodišče zahteva predložitev dokumenta, ki potrjuje dejstvo dogovora z nasprotno stranko o uporabi digitalnega podpisa (odločba Zveznega arbitražnega sodišča z dne severozahodno okrožje z dne 03.03.09 št. F-04-1207/2009 (1502-A46 -enajst)).
VPRAŠANJE NA TEMO
Kaj storiti, če tožnik ni shranil korespondence, nasprotna stranka pa jo je izbrisala v svojem računalniku?
Stranka lahko zahteva od sodišča, da zaradi zavarovanja dokazov zahteva od družbe, ki izvaja tehnična podpora poštni strežnik, arhivirane kopije elektronskih sporočil.
Dokazovanje na sodišču z uporabo elektronske korespondence
Dokumenti, prejeti po e-pošti, so ustrezen dokaz in so predmet celovite celovite presoje na podlagi vseh dokazov, ki niso v nasprotju z informacijami v elektronski korespondenci strank (odločba Zveznega arbitražnega sodišča moskovskega okrožja z dne 17. 2. 2010 št. KG-A40/14784-09 ). Podjetje bo preprosto moralo dokazati pristnost in zanesljivost teh pisem. Tukaj je nekaj načinov.
Tretja metoda: določitev podrobnosti e-pošte. Kot je navedeno v 75. členu zakonika o arbitražnem postopku, so pisni dokazi dokumenti, ki nam omogočajo ugotoviti verodostojnost dokumenta, to je, da ga je podpisala ustrezna oseba, pravilno odraža datum in kraj priprave, naslovnika in druge potrebne podatke. V eni od zadev je sodišče ugotavljalo podatke, ki so bili potrebni za potrditev točnosti podatkov. Ti so vključevali: e-poštna naslova prejemnika in pošiljatelja, podatke o času in datumu poslanega e-poštnega sporočila ter poštni strežnik, s katerega je bilo e-poštno sporočilo poslano. Zaradi pomanjkanja teh podatkov arbitražno sodišče ni sprejelo izpisov elektronske korespondence, ki jih je družba predložila kot dokaz (odločba Zveznega arbitražnega sodišča okrožja Severni Kavkaz z dne 7. julija 2008 št. F08-3751/2008).
Četrta metoda: opravljanje pregleda. Verodostojnost elektronskih dokazov se lahko ugotavlja s forenzičnim pregledom. Če želite to narediti, boste morali poiskati organizacijo, ki izvaja računalniško tehnično strokovno znanje. Lahko se obrnete na strokovnjake, ne da bi čakali na sojenje, ali zaprosite sodišče, da opravi pregled (odstavek 1 člena 82 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije). Nato bo sodišče postavilo izvedenca, ki bo izdelal mnenje in ugotovil, ali je korespondenca res prihajala od strank v postopku, ugotovil njeno pravo vsebino, čas odhoda in druge podatke. Sodišča sprejmejo izvedensko poročilo kot dokaz (resolucija Zveznega arbitražnega sodišča moskovskega okrožja z dne 20. januarja 2010 št. KG-A40/14271-09).
Peta metoda: sestava notarskega zapisa. Eden od zanesljivih načinov legalizacije elektronskih dokazov je sestava notarskega zapisnika. Podjetja v zadnjem času vse pogosteje uporabljajo to metodo. V skladu z zakonom imajo notarji pravico do vpogleda v pisne in materialne dokaze (člena 102, 103 Osnov zakonodaje o notariatu z dne 11.02.93 št. 4462-I, v nadaljnjem besedilu Osnove). Podjetje lahko notarju omogoči dostop do računalnika in poštni strežnik, na katerem se nahaja korespondenca. Notar bo preveril verodostojnost korespondence, ugotovil, ali res prihaja od strank v postopku, in sestavil zapisnik, ki bo elektronski korespondenci dal obliko, potrebno za sodno dokazovanje. Sama elektronska sporočila morajo biti natisnjena in shranjena s protokolom. Takšen protokol bo dokaz, da so na določen datum e-poštni podatki dejansko vsebovali e-poštna sporočila, prejeta z določenih naslovov. Pri tem je pomembno vedeti, da bo notar lahko sestavil tak zapisnik šele pred začetkom postopka na sodišču (102. člen Osnov).
Telegrafska pravila
V starih časih so sporočila prenašali na velike razdalje z bobnenjem, dimnimi signali in drugimi enako primitivnimi sredstvi. Pri pošiljanju sporočil se je bil človek prisiljen zanašati na glasnike - peš, na konju ali prepeljane z ladjo. Ta povezava je bila počasna in nezanesljiva. To se je nadaljevalo do konca 18. stoletja, ko je bil izumljen prvi telegraf.
Tajnica mora kljub pojavu faksa in e-pošte pogosto pošiljati telegrame, saj dopisnik, ki mora nujno nekaj sporočiti, morda nima faksa ali e-pošte. Poleg tega je faks le faksimilna kopija dokumenta in tako kot elektronski dokument brez elektronskega digitalnega podpisa nima pravne veljave.
Vodja pogosto tajnici zaupa sestavljanje besedila telegrama in njegovo pošiljanje. Zato mora tajnik dobro poznati splošni postopek sestave, obdelave in pošiljanja tovrstnih dokumentov.
Telegram se razume kot vrsta dokumenta, ki ga določajo načini prenosa informacij po telegrafskih komunikacijskih kanalih. Velika večina telegramov se nanaša na informacijsko in referenčno dokumentacijo s korespondenco, ki vsebuje nujne informacije za odločanje, katerih pošiljanje po pošti ni zagotovilo pravočasnega prejema.
Zahteve za sestavo in izvedbo telegramov, poslanih za pošiljanje, določajo "Pravila za zagotavljanje telegrafskih komunikacijskih storitev", odobrena z Odlokom Vlade Ruske federacije 14. januarja 2002 št. 12. V teh pravilih je telegram je opredeljen kot »kratko besedilno sporočilo, ki se prenaša, prenaša ali je namenjeno za prenos s sredstvi telegrafske komunikacije«.
Pravila uporabnikom zagotavljajo pravico do zasebnosti telegrafskih sporočil. Pravila določajo jezik komunikacije med telegrafisti in pošiljatelji telegramov. Na ozemlju Ruske federacije je to ruski jezik in dodatno, po presoji telekomunikacijskega operaterja, materni jeziki narodov Ruske federacije.
Telegrami so razdeljeni na kategorije in vrste. Možna je oddaja telegramov naslednjih kategorij nujnosti (po padajočem času prenosa telegramov):
1) "telegramsko pismo" (z oznako "telegramsko pismo");
2) »navaden« (brez oznake);
3) »nujno« (z oznako »nujno«).
Večina organizacij uporablja navadne (enostavne) in nujne telegrame. Vendar pa se v uradni korespondenci razlikujejo tudi naslednje kategorije telegramov: predsedniku Ruske federacije, vladi Ruske federacije, "vladi" itd.
Telegrami so razvrščeni po vrsti:
1) z obvestilom o dostavi po telegrafu in z obvestilom o dostavi z nujnim telegrafom (z oznakami "obvestilo po telegrafu" ali "obvestilo po telegrafu nujno");
2) z dostavo v roku, ki ga določi pošiljatelj (z oznako »predaja (datum)«);
3) z dostavo v naseljenem mestu, ki nima telegrafske povezave (z oznako »priporočeno«);
4) z dostavo na pisemski glavi »luksuz« (z oznako »luksuz«);
5) overjeno s strani telekomunikacijskega operaterja (z oznako »certificirano«).
Tranzitni časi za telegrame, ki se prenašajo med prestolnicami republik, regionalnimi in regionalnimi središči ter znotraj katerega koli naseljenega območja s telegrafskimi komunikacijami, morajo biti:
Tranzitni časi za telegrame, ki se prenašajo med vsemi naseljenimi območji s telegrafskimi komunikacijami, morajo biti:
Telegram mora biti jasno in čitljivo napisan ali natisnjen na sprednji strani telegrafskega obrazca ali na svetlem papirju. Popravki, izbrisi, izbrisi in vstavitve, ki jih v poslanem telegramu naredi pošiljatelj ali na njegovo zahtevo telekomunikacijski operater, morajo biti overjeni s podpisom pošiljatelja.
Poslano telegram mora vsebovati naslov (tj. kam) in ime naslovnika (tj. komu) (če je naslovnik državljan - priimek in na zahtevo pošiljatelja ime in patronim ali začetnice naslovnika); če je naslovnik uradnik - ime organizacije, položaj, priimek in na zahtevo pošiljatelja ime in patronim ali začetnice uradnika; če je naslovnik organizacija - naziv organizacije), besedilo telegram, podpis pošiljatelja (na njegovo zahtevo), opombe (če obstajajo) o kategoriji in vrsti poslanega telegrama.
Telegram je sestavljen v naslednjem zaporedju:
2) opomba o vrsti telegrama;
3) naslov, na katerega je treba dostaviti telegram, z navedbo imena naslovnika;
4) besedilo telegrama;
5) podpis pošiljatelja (na zahtevo pošiljatelja).
Naslov telegrama mora vsebovati vse atribute naslova, ki so potrebni za zagotovitev njegove dostave na naslov brez iskanja ali poizvedovanja.
Telegram je lahko naslovljen na enega ali več naslovov (multicast telegram). Pri oddaji multicast telegrama z enakim besedilom mora pošiljatelj predložiti toliko kopij telegrama, kolikor je navedenih naslovov. V naslovnem delu vsakega telegrama je navedena le točka, kamor naj se telegram dostavi, ostali naslovi so navedeni v besedilu telegrama.
Dovoljeno je prejeti multicast telegram z enim besedilom iz seznama naslovov, vendar ne več kot 20 naslovov na seznamu. Seznam naslovov mora biti predložen hkrati s telegramom. En izvod telegrama je priložen vsakemu seznamu.
Telegrame lahko naslovite na:
1) na polni naslov;
2) na pogojni ali skrajšani naslov;
3) na zahtevo;
4) na številko naročniškega predala;
5) vojaški enoti;
6) na področni poštni naslov;
7) na naslove morskih in rečnih plovil;
8) na številko prejetega telegrama;
9) na naročniško instalacijsko številko omrežja AT/Telex.
Telegram navaja točen naslov (pred njim mora biti številka (indeks) poštnega urada, ki služi naslovniku), ime ustanove, če je znano - naziv delovnega mesta, priimek (z začetnicami ali brez) prejemnik.
Besedilo telegrama je natisnjeno na prazen list papirja enostransko z dvojnim presledkom in z velikimi tiskanimi črkami. Med besedami v telegramih je presledek dveh potez. Besedilo se izpisuje od odstavka, nadaljnje rdeče črte in odstavki niso dovoljeni. Naslov in besedilo sta natisnjena brez prelivanja besed. Besedilo je predstavljeno izjemno jedrnato. Sestavljen mora iz enega logični element– zaključki. Le v izjemnih primerih je dovoljen kratek dokaz.
Pri sestavljanju telegrama je treba velik pomen nameniti izbiri besed, ki natančneje izražajo pomen. Telegram je napisan v posebnem telegrafskem jeziku, po možnosti brez predlogov, veznikov in ločil. Pomenski odtenki besed in njihove povezave se prenašajo z vrstnim redom besed v stavku in njihovimi končnicami.
Številke v oddanem telegramu so lahko označene s ciframi ali s polnimi besedami. Številčne vrednosti v besedilu telegrama, katerih točnost prenosa je pomembna za uporabnika, mora pošiljatelj navesti s celimi besedami.
Znaki "pika", "vejica", "narekovaji", "oklepaj" so lahko v telegramu navedeni s celimi besedami ali s skrajšanimi besedami ("tchk", "zpt", "kvch", "skb") , ali ustreznih simbolnih znakov.
Znaki "vprašaj", "pomišljaj" ("minus"), "plus", "pomišljaj" so lahko označeni kot polne besede ali kot ustrezni simboli.
Znak "številka" je lahko označen kot polna beseda ali kot skrajšana beseda "nr".
Ostali znaki so lahko navedeni samo s celimi besedami.
Ločila v obliki ustreznih simbolnih znakov za simbolnim znakom "-" morajo biti v telegramih napisana za prejšnjo besedo (skupino številk) brez presledka in se štejejo za eno besedo.
Simboli “+” (plus) in “/” (poševnica) med besedami morajo biti zapisani s presledki med predhodnimi in naslednjimi besedami in se štejejo kot ločene besede, med številkami pa brez presledkov in se ne štejejo kot ločene besede.
Besedilo telegrama mora vsebovati najmanj eno besedo, telegram pa ne sme vsebovati več kot 300 besed. Če je telegram sestavljen iz več kot 300 besed, ga mora telekomunikacijski operater razdeliti na več delov po 300 besed (slednji lahko vsebujejo manj kot 300 besed), ki se posredujejo kot ločeni telegrami.
Priporočljivo je, da podpis ločite od besedila z razmikom med vrsticami. Po besedilu in podpisu je postavljena razmejitvena črta, pod katero so navedeni uradni podatki, ki niso predmet prenosa: naslov pošiljatelja, polno ime strukturne enote, navedba položaja, podpis in prepis podpisa pošiljatelja, datum podpisa, ki prilepi podpisnik telegrama.
Besedilo uradnega telegrama je overjeno s pečatom. Telegram je sestavljen v dveh izvodih. Prvo, podpisano, damo v prenos, drugo pa vložimo v spis.
Vizumi se lahko pritrdijo na izvod telegrama na dnu, lahko pa se navede tudi čas prenosa telegrama za odpremo.
Pri izdaji mednarodnih telegramov sta njihov naslov in besedilo natisnjena z latiničnimi črkami. Naslov v takih telegramih je natisnjen v naslednjem zaporedju: ime naslovnika (v nominativu), naslov organizacije ali prebivališča naslovnika (hišna številka, številka ulice), ime cilja (mesto, država). ).
Število plačanih besed internega telegrama vključuje vse besede, ki tvorijo vsebino telegrama (oznake o kategoriji in vrsti telegrama, naslov, besedilo, podpis).
Naslednje se šteje za eno besedo v telegramu:
1) vsaka beseda, napisana v skladu s slovničnimi pravili in ima samostojen pomen, vključno z delci in predlogi;
2) vsak posamezen znak, številko ali črko;
3) znak, napisan s polno ali skrajšano besedo;
4) število, napisano s celimi besedami;
5) skupina znakov, ki ni ločena s simbolom "-", sestavljena iz številk, črk ali mešana skupina.
Primer telegrama:
ROSTOV-DON ALMAZ
TESTIRANJE IZDELKA ZAMUDA
POMANJKANJE KOMPONENT
PODALJŠAJTE SVOJO POSLOVNO POT ZA DVA TEDNA ŠEF PODJETJA ZA KAKOVOST IVANOV
Samara, Rechnaya, 30
Vodja oddelka za kontrolo kakovosti (osebno podpis) I. O. Priimek
Za prenos operativnih informacij uporabljajo telefonska sporočila– uradna sporočila poslana po telefonu.
Obvezni podatki telefonskega sporočila so: imena institucij pošiljatelja in naslovnika; podrobnosti "od" in "do", ki označujejo položaj, priimek, ime in patronim uradnikov; številka, datum in čas prenosa in sprejema telefonskih sporočil; položaje in priimke osebe, ki je poslala in sprejela telefonsko sporočilo; telefonske številke; besedilo in podpis.
Telefonsko sporočilo mora imeti naslov, sestavljeno je v skladu z GOST 6.38 - 90, kot za uradno pismo, to je, da je izraženo v predložnem primeru s predlogom "o" ali "približno". (Npr.: O spremembi časa sej Sveta; O prihodu udeležencev konference).
Na splošno so telefonska sporočila napisana v »telegrafskem jeziku«, to je na kratko, natančno, v preprostih stavkih. V prvem delu telefonskega sporočila so navedena dejstva, zaradi katerih je bilo telefonsko sporočilo poslano, v drugem delu pa navedena dejanja. Telefonska sporočila so predstavljena v prvi osebi, na primer: "Opozarjamo vas, da se pogodba izteka." Telefonsko sporočilo naj ne presega 50 besed.
Zaželeno je, da imajo ustanove posebne obrazce za dohodna in odhodna telefonska sporočila. Priporočena je naslednja oblika:
TELEFONOGRAM
Naslovnik (ime ustanove) Naslovnik (ime institucije) ___
od koga (položaj, polno ime) od koga (položaj, polno ime) ___
čas prenosa ura min čas prenosa ura min
Poslal (priimek) Prejel (priimek)
Telefonska številka ___
Naslov Naslov
(podpis)
Na obrazcih za dohodna telefonska sporočila mora biti podatek »naslovnik« natisnjen tipografsko, na obrazcih za odhodna telefonska sporočila pa mora biti podatek »naslovnik« natisnjen tipografsko.
Faks sporočilo– dokument, prejet s telefaksom (telefaks), preko telefonskih komunikacijskih kanalov. Faksimile (faks) je v bistvu neoverjena kopija dokumenta, ki se prenaša, njegov pravni status pa je enak. Po faksu je mogoče poslati vse vrste dokumentov in prilog k njim: tabele, risbe, diagrame, risbe, fotografije. Vendar so faksi sporočila v veliki meri vrsta dopisovanja med poslovnimi partnerji, organizacijami in nadomestki za telefonska sporočila.
Faksi za odhodne dokumente morajo biti oblikovani podobno kot poslovno pismo, lahko pa so sestavljeni v enem izvodu, ki se po oddaji vloži v datoteko. Dodatni podatki, ki jih naprava sama posreduje so: navedba pošiljatelja (šifra), datum in čas prenosa, številka telefaksa, število strani.
Če prejeta faksa sporočila imajo pomembna informacija in so namenjeni dolgotrajni uporabi, je potrebno narediti kopijo dokumenta, saj papir, ki se uporablja v faksih, ni trpežen.
Elektronsko sporočilo - dokument, poslan z "elektronsko pošto" prek komunikacijskega sistema računalnik-računalnik; mogoče ga je videti prikazanega na monitorju ali natisnjenega na tiskalniku.
Uvedba elektronske pošte (e-mail) je ena najbolj značilnih značilnosti današnjega časa. Postopoma nadomešča tradicionalna komunikacijska sredstva. Njegova glavna in nesporna prednost je učinkovitost.
Ob povečanem deležu elektronske pošte v skupnem obsegu poslovne korespondence je treba biti pozoren na naslednje značilnosti priprave teh pisem:
1) vsebina pisma mora biti osredotočena na eno temo. Ne bi se smeli raztegniti in poskušati »objeti neizmernosti«. Delovati morate po načelu: "ena črka - en problem." Pripete dokumente, še posebej, če gre za grafike, risbe, tabele, pošljemo kot prilogo k poslanemu dopisu. V tem primeru bo vaš prejemnik lažje razumel bistvo sporočila in po potrebi mu ne bo težko posredovati priponke, na primer, na drug naslov;
2) dopisovanje med poslovnimi ljudmi po elektronski pošti je povsem utilitarne, pragmatične narave. Je brez čustev. V skladu s tem mora biti slog čisto deloven in jedrnat;
3) kljub lapidarnosti e-pošte ostaja njegov ton vljuden in takten. V tem smislu se ne razlikuje od navadne korespondence. Poleg tega se lahko med poštno korespondenco znaki pozornosti in elementi vljudnosti prenesejo z zunanjimi atributi, na primer z uporabo posebej pripravljenega obrazca, ustreznega papirja, oblikovanja, postavitve podrobnosti itd. Pri e-pošti so te možnosti izključene. Zato je to »pomanjkljivost« mogoče nadomestiti z upoštevanjem pravil pisnega bontona;
4) e-pošta ne dopušča birokracije ali zamud pri odgovoru. To je nujna pošta z elementom nujnosti. Dopisovanje včasih poteka v realnem času – »on-line«. Zahtevana je sposobnost vodenja pisnega dialoga. To zahteva določeno usposabljanje, spretnosti in sposobnost uporabe peresa;
5) je jezik, uporabljen v elektronski korespondenci, natančen in jedrnat. Priporočljivo je, da se izogibate dolgim stavkom in standardnim izrazom, ki se uporabljajo v tradicionalni korespondenci.
V zasebnem neformalnem dopisovanju po elektronski pošti je dovoljena uporaba tako imenovanih emotikonov. Govorimo o uporabi shematične predstavitve človeškega tipa za prenos čustev v elektronskih besedilih. Zasnovani so tako, da poživijo suhoparen in kratek jezik elektronske pošte. To vključuje smeške in kratice.
Spodaj je nekaj primerov tako imenovanih Smileyjev (nasmehi, hihitanje), ki so sprejeti na Zahodu in se uporabljajo pri dopisovanju po elektronski pošti. Seveda to velja le za osebno komunikacijo in verjetno ne bo veljalo za resno in odgovorno korespondenco, ki vključuje pomembna poslovna vprašanja.
1):-) – nasmeh;
2);-) – pomežik;
3):-(– namrščiti se;
4):-D – smeh;
5):-X – brez komentarja;
6);-(– jok;
7):-] – sarkazem;
8) =:O – presenečenje.
Kratice, to je besede, sestavljene iz prvih črk besedne zveze, ki jo nadomešča, najdemo veliko pogosteje v poslovni korespondenci kot smeške. Poleg tega se ne uporabljajo le v elektronski pošti, ampak tudi v rednem dopisovanju. Spodaj je nekaj najpogostejših akronimov:
1) ASAP (As soon as possible) - čim prej;
2) MSG (masaža) – sporočilo;
3) JIC (za vsak slučaj) - ob priložnosti;
4) CUL (se vidiva pozneje) – srečamo se kasneje;
5) FAQ (Frequently question) – pogosto zastavljeno vprašanje;
6) IMHO (po mojem skromnem mnenju) - po mojem skromnem mnenju;
7) BTW (By the way) – mimogrede;
8)
}
