Ev › Eğitim › Alt erişim formları raporları talep eder. Alt ms erişimi. raporlar. Microsoft Access veritabanında ekran formları ve raporlar oluşturma

Alt erişim formları raporları talep eder. Alt ms erişimi. raporlar. Microsoft Access veritabanında ekran formları ve raporlar oluşturma

Microsoft Erişimi işlevsel olarak tam bir ilişkiseldir DBMS. Büyük hacimli bilgilerle çalışırken verileri tanımlamak, işlemek ve yönetmek için gerekli tüm araçları sağlar.

DBMS Microsoft Erişimi verilerinizin yapısının tanımını ve açıklamasını kontrol etme, onlarla çalışma ve bu bilgilerin toplu kullanımının organizasyonunu yapma fırsatı sağlar. DBMS Microsoft Erişimi ayrıca yetenekleri önemli ölçüde artırır ve çok sayıda tabloda depolanan büyük hacimli bilgilerin kataloglanmasını ve korunmasını kolaylaştırır. DBMS Microsoft Erişimi üç ana işlev türünü içerir: verilerin tanımı (yapıyı ve açıklamayı ayarlama), veri işleme ve veri yönetimi. MS Access bir settir enstrümantal Bilgi sistemlerini oluşturmak ve işletmek için araçlar.

Access'i kullanarak aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.

1. Tasarım temel IS nesneleri - iki boyutlu tablolar, farklı şekiller OLE nesne alanları da dahil olmak üzere veriler. Bir tabloyu verilerle doldurmadan önce düzenini oluşturmanız gerekir.

2. Kuruluş bağlantılar veri bütünlüğü desteği, basamaklı alan güncellemeleri ve basamaklı kayıt silme işlemleri ile tablolar arasında.

3. Çeşitli bilgi kontrolü, tabloları indeksleme ve mantık cebiri (verileri filtrelemek için) kullanarak tablolara veri girme, saklama, görüntüleme, sıralama, değiştirme ve tablolardan veri alma.

4. Oluşturma, değiştirme ve kullanma türevler IS nesneleri (formlar, sorgular ve raporlar).

MS Access işleme nesnesi veritabanı dosyası, keyfi bir isme ve uzantıya sahip olmak .MDB. Bu dosya ana içerir nesneler MS Access: tablolar, formlar, sorgular, raporlar, makrolar ve modüller. Böylece, Access'te oluşturulan bir bilgi sistemi, bir veritabanı dosyasıdır.MDB artı Access'in araçlarıdır. Böyle bir IS'nin çalışması, bir .MDB belgesinin Access uygulaması tarafından işlenmesidir.

Veritabanındaki bilgiler Verilere erişim ayrı tablolar halinde sunulmuştur. Bu durumda her tablo sütunu bir veri alanına, her satır ise bir veri kaydına karşılık gelir.

Bir veri kaydı birçok alandan oluşur. Şu kural geçerlidir: Bir veri kaydı, tek bir bütün olarak kabul edilen birbiriyle ilişkili alanlar grubudur. Örneğin bir veri kaydı belirli bir müşteri veya ürün hakkında bilgi içerebilir. Bir tablodaki her veri kaydı aynı sayıda alan içerir. Her alan aynı tür bilgileri içerir. Örneğin, belirli bir tablonun her veri kaydında, MÜŞTERİ ADI alanı müşterinin adı için olacaktır; aynı tür bilgileri içerecektir.

Var olmak Çeşitli türler veri. Belirli bir veri alanı için veri türü, bu alanda hangi bilgilerin yer alacağına bağlı olarak seçilir. Veri alanının boyutu, kendisi için seçilen türe bağlı olarak belirlenir. Veri türlerinin açıklamaları ve özellikleri Tablo 2'de verilmiştir.

Tablo 2 - Veri türleri

Veri tipi	Başvuru	Boyut
Metin	Metin veya adres gibi metin ve sayıların ve telefon numaraları gibi hesaplama gerektirmeyen sayıların birleşimi. ürün numaraları veya posta kodu.	En fazla 255 karakter. Yalnızca alana girilen karakterler saklanır; metin alanında kullanılmayan konumlar saklanmaz. Girilen maksimum karakter sayısını kontrol etmek için FieldSize özelliğini tanımlamanız gerekir.
NOT alanı	Yorumlar veya açıklamalar gibi uzun metin veya sayılar. MEMO alanları dizine eklenemez veya sıralanamaz. MEMO alanı yerine biçimlendirilmiş metni veya uzun belgeleri saklamak için. bir OLE nesne alanı oluşturmalısınız.	65535 karaktere kadar.
Sayı	Parasal işlemleri (parasal türün kullanıldığı) içeren hesaplamalar hariç, matematiksel hesaplamalar için kullanılan sayısal veriler. Bir sayı alanında bulunabilecek değerlerin türü ve boyutu. FieldSize özelliğinde değiştirilebilir. Örneğin sahada. Diskte 1 bayt yer kaplayan, yalnızca 0 ile 255 arasındaki tamsayılar (ondalık basamaksız) girilebilir.	1, 2, 4 veya 8 bayt. Yalnızca çoğaltma kodları için 16 bayt.
Tarih/Saat	Tarihler ve saatler. Tarih ve saat değerlerinin Tarih/Saat alanında saklanması doğru sıralamayı sağlar. Dil ve Standartlar Paneli penceresinde tarih ve saat formatlarında yapılan tüm değişiklikler Windows yönetimi, Tarih/Saat türündeki alanlara otomatik olarak yansıtılacaktır.	8 bayt.
Para birimi	Para birimi değerleri. Para birimi türü hesaplamalar sırasında yuvarlamayı önlemek için kullanılır. Sayının tamsayı kısmında en fazla 15, kesirli kısmında ise 4 karakter olduğunu varsayar.	8 bayt.
Sayaç (Otomatik Sayı)	Ardışık (1'den farklı) veya otomatik ekleme rastgele numaralar Bir giriş eklerken. Artımlı bir sayaç oluşturmak için, FieldSize özelliği Uzun Tamsayı ve Yeni Değerler özelliği Artış olarak ayarlı olacak şekilde pencerenin altındaki tüm özellik ayarlarını aynı (varsayılan) bırakın. Rastgele sayı sayacı oluşturmak için New Values özelliğinin Random olarak ayarlanması gerekir.	4 bayt. Çoğaltma kodları için - 16 bayt.
Mantıksal (Evet/Hayır)	Alanlar. Evet/Hayır, Doğru/Yanlış gibi yalnızca bir veya iki değer içeren. Açık kapalı.	1 bit.
OLE Nesneleri	Nesneler (örneğin, belgeler Microsoft Word. elektronik tablolar Microsoft Excel OLE protokolünü kullanan diğer programlarda oluşturulan resimler, sesler ve diğer veriler). Nesneler bir Microsoft Access tablosuna bağlanabilir veya gömülebilir. Bir formda veya raporda bir OLE nesnesini görüntülemek için Ekli Nesne Çerçevesi denetimini kullanmanız gerekir.	1 gigabayta kadar
Arama sihirbazı	Bir alan oluşturulur. başka bir tablodan veya açılan kutuyu kullanarak değerler listesinden bir değer seçmenize olanak tanır. Veri türleri listesinde bu seçeneği seçtiğinizde, bunları tanımlamak için bir Sihirbaz yüklenir.	Boyut, aynı zamanda Arama Sihirbazı olan anahtar alanın boyutuyla aynıdır, genellikle 4 bayttır.
Köprü	Köprülerin depolandığı alan. Köprü, bir UNC tipi (Evrensel Adlandırma Kuralı - bir ağ sunucusunun dahil edildiği standart bir dosya yolu formatı) veya bir URL (Tekdüzen Kaynak Bulucu - İnternet'teki bir nesnenin adresi veya dahili bir ağ dahil) olabilir. bir erişim protokolü türü). Bir köprü dört bölümden oluşabilir: bir alanda veya denetimde görünen metin; dosyanın yolu (UNC yol formatında) veya sayfanın (URL); ek adres - bir dosya veya sayfanın içindeki konum; araç ipucu - araç ipucu olarak görüntülenen metin.	Köprünün her bir bölümünün uzunluğu 2048 karakterden fazla değildir.
Not: Sayısal, para birimi ve Boolean veri türlerinin yanı sıra Tarih/Saat standart görüntüleme formatları sağlar. Her veri türüne yönelik formatları seçmek için Format özelliğini tanımlamanız gerekir. OLE nesneleri dışındaki tüm veriler için özel bir görüntüleme biçimi de oluşturabilirsiniz. Daha fazla bilgi için aşağıdaki "Alan Formatı Özelliği" bölümüne bakın.

Access DBMS, tablolara ek olarak aşağıdakilerle de çalışır: nesneler:

Formlar;

Talepler;

Raporlar;

Makrolar;

Modüller.

Tablo temel MS Access nesnesi. Diğer tüm nesneler türevler ve yalnızca önceden hazırlanmış tablolara dayanarak oluşturulur.

Form tek başına bir Access nesnesi değildir. Yalnızca bir tablo veya sorgudaki bilgileri girmenize, görüntülemenize ve değiştirmenize yardımcı olur. Sorgular ve raporlar bağımsız işlevleri yerine getirir: bilgileri seçme, gruplama, sunma ve yazdırma.

Her MS Access nesnesinin İsim. Herhangi bir MS Access nesnesinin (tablolar, formlar vb.) adının uzunluğu 64'ten fazla olmamalıdır. keyfi karakterler (nokta ve bazı hizmet karakterleri hariç). İsim boşluk ve Rusça harfler içerebilir. Her nesne ayrı bir pencerede işlenir ve iki çalışma modu sağlanır:

1) mod tasarımcı, - bir düzen, nesne yapısı (örneğin tablo yapısı) oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde;

2) operasyonel mod - IS görev penceresinde bilgiler görüntülendiğinde, değiştirildiğinde ve seçildiğinde.

Ayrıca veritabanı dosyası kendi penceresi olan başka bir belge içerir: Veri şeması. Bu pencerede oluşturabilir, görüntüleyebilir, değiştirebilir ve yırtabilirsiniz iletişim tablolar arasında. Bu bağlantılar verileri kontrol etmenize ve sorgular ve raporlar oluşturmanıza yardımcı olur.

Biçim, kesin olarak konuşursak, IS'nin isteğe bağlı bir öğesidir (prensipte onsuz yapabilirsiniz), ancak veri girme ve görüntüleme işlemlerini basitleştirmenize olanak tanır.

Rica etmek diğer tablolardan alınan verileri içeren ve bunlar üzerinde çeşitli işlemler gerçekleştiren türetilmiş bir tablodur. Özellikle, talep şunları içerebilir: hesaplanmış alanlar, yani değerleri olan alanlar işlevler diğer alanların değerleri (muhtemelen farklı tablolardan). Ayrıca sorgular şunları yapmanızı sağlar: grup operasyonlar, yani bazı ortak özelliklerle birleştirilmiş bir kayıt grubu üzerindeki işlemler (örneğin, aynı koda sahip kayıtların miktarını toplayabilirsiniz). Son olarak sorgular, bazı koşullara bağlı olarak tablolardan seçim yapmanızı sağlar. Böyle durumlarda mantık cebiri kullanılır.

Rapor - bu aslında aynı istek ama kağıda basılıp yönetime sunulabilecek şekilde (güzel başlıklar, alt toplamlar vb. ile) formatlanmış.

Temelde, tablolar ve formlar veritabanının içeriğini korumak için kullanılır ve sorgular ve raporlar bilgi sisteminin ana işlevini yerine getirir - bilgiyi alma, dönüştürme ve sunma.

Yaratılış türevler nesneler - istekler, formlar ve raporlar - yaklaşık olarak aynı şemaya göre korunur. İşte bazı özellikler:

Türetilmiş nesneler için, bu nesnenin oluşturulduğu tablonun (sorgu) adını/adlarını belirtmeniz gerekir;

Sihirbazı kullanırken, araç çubuğundaki “Öğe Paneli” onay kutusunu işaretlemeniz gerekir; ekranda bir form (rapor, sorgu) tasarladığınız bir dizi simge görünecektir (Şekil 14.5).

Herhangi bir nesneyi oluşturmak iki şekilde mümkündür: sihirbazı kullanarak ve tasarım modunda.

MS Access güçlü, kullanışlı ve esnek araçlara sahiptir görsel Sihirbazların yardımıyla nesnelerin tasarlanması ve bu, kullanıcının minimum ön hazırlıkla tablolar, formlar, sorgu seçimleri ve raporlar düzeyinde hızlı bir şekilde tam teşekküllü bir IS oluşturmasına olanak tanır.

Ustalar gerekli eylemleri kendileri gerçekleştirirler. Sihirbazı çağırdığınızda karşılık gelen iletişim kutusu dizisi açılır. Cevapları aldıktan sonra sorulan sorular, Usta her şeyi yapar gerekli eylemler. Diyelim ki bir rapor oluşturmak istiyorsunuz. Rapor Sihirbazı size raporun nasıl görünmesi gerektiğini ve hangi verileri içermesi gerektiğini soracaktır. Cevaplar alındıktan sonra rapor tamamen hazır olacaktır. Diğer Sihirbazları kullanarak veritabanı tabloları, sorguları ve formları oluşturabilirsiniz.

Sihirbazlarla çalışmak basit, güvenilir ve etkilidir ve Microsoft Access'in tüm zenginliğinden yararlanmanıza olanak tanır.

Builder, belirli bir görevi tamamlamayı kolaylaştıran bir Erişim aracıdır. İfade Oluşturucu son derece kullanışlıdır; hızlı bir şekilde karmaşık bir ifade oluşturmanıza olanak tanır. Sorgu Oluşturucu'yu kullanarak, bir form veya rapor için veri örnekleri elde etmek amacıyla kullanılan sorguları kolayca oluşturabilirsiniz. Listelenenlere ek olarak Access'in başka oluşturucuları da vardır. Bu, çeşitli makroların yanı sıra menüler, alanlar, renkler, kodlar ve diğerleri için yapıcıların oluşturulduğu bir makro yapıcıdır.

1 Microsoft Access'i başlatın:

Access başladığında ekranda şunları yapabileceğiniz bir pencere görünür (Şekil 1.1):

Veya yaratmak yeni bir veritabanı, yani .MDB uzantılı bir dosya;

Veya açık mevcut bir veritabanı, yani .MDB uzantılı bir dosya.

Bir veritabanı oluşturma.[Dosya-Oluştur...] komutunu seçtikten sonra ekranda adı ve adresi belirtmeniz gereken standart bir dosyalayıcı belirir (Şekil 1.2). yaratıldı veritabanı dosyası. Örneğin, bilgi sistemi Telefon Rehberi.MDB adıyla.

Dosyayı oluşturduktan sonra Access boş bir pencere açar. veritabanı penceresi, ve bu pencerede tüm işlemler gerçekleştirilir - veritabanı nesnelerinin oluşturulması ve değiştirilmesi. Bu pencerede 7 adet nesne (Tablolar, Sorgular, Formlar, Rapor, Sayfalar, Makrolar, Modüller) ve gruplar bulunmaktadır.

Veritabanı açma. [Dosya-Aç...] komutunu seçtikten sonra ekranda adı ve adresi belirtmeniz gereken standart bir dosyalayıcı belirir. mevcut veritabanı dosyası. Daha sonra uygulama penceresi açılır veritabanı penceresi,önceden oluşturulmuş veritabanı nesnelerine erişim ve yeni nesneler oluşturma yeteneği sağlar.

MS Erişimi - çoklu pencere Ancak aynı anda yalnızca bir veritabanı açık olabilir. Bu onun penceresi ana Access uygulamasındaki belge penceresi (Şekil 1.3) ve onu kapatmak, ilgili .MDB dosyasını kapatmak anlamına gelir. Ancak bu pencere birçok bağlı ortaklıklar pencereler (tablo, sorgu, form vb.). Penceresi ekranda bulunan bir nesneyi (örneğin bir tablo düzeni) kaydedebilir ve dosyalarda yaptığınız gibi ona bir ad atayabilirsiniz: [Dosya-Kaydet] veya [Dosya-Kaydet] ile Olarak...] komutu.

Tablolarla çalışma

Yani, veritabanı penceresinde mevcut olanların bir listesi var nesneler Veritabanı - tablolar, sorgular vb. Herhangi bir nesnenin penceresiyle (alt pencere) çalışabilirsiniz. operasyonel modunda (örneğin, verileri bir tabloya girin veya görüntüleyin) veya tasarımcı(örneğin, tablo düzenini değiştirin).

Herhangi bir nesneyi kullanmadan önce (örneğin, bir tabloyu verilerle doldurmak), yaratmak bu nesneyi kullanın (örneğin, bir tablo düzeni oluşturun).

Tablo sekmesi seçilirse sekme penceresinde bir liste görüntülenir mevcut Bu veritabanının tabloları.

Mevcut bir tabloyu açmak için yapmanız gerekenler vurgulamak Bu listede adını girin ve “Aç” butonuna tıklayın.

Şekil 1.3, Intercity veritabanı penceresiyle birlikte MS Access uygulama penceresini göstermektedir. Bu dosyada henüz hiçbir nesne yok.

Veritabanına dahil edilecek yeni tabloları oluşturmak için “Oluştur” düğmesine tıklamanız gerekir.

Düzeltmek için düzen Mevcut tabloyu seçin, listeden adını seçin ve “Tasarım” düğmesine tıklayın.

Aynı işlemler diğer tüm MS Access nesnelerinde de gerçekleştirilir.

Herhangi bir nesne (tablo, sorgu, form, rapor) manuel olarak (tasarım modu) veya Sihirbaz kullanılarak oluşturulabilir.

Sihirbazı çağırdığınızda karşılık gelen iletişim kutusu dizisi açılır. Sorulan soruların cevaplarını alan Usta, gerekli tüm işlemleri gerçekleştirir. Örneğin, bir rapor oluştururken Rapor Sihirbazı size raporun nasıl görünmesi gerektiğini ve hangi verileri içermesi gerektiğini soracaktır. Cevaplar alındıktan sonra rapor tamamen hazır olacaktır. Diğer Sihirbazları kullanarak veritabanı tabloları, sorguları ve formları oluşturabilirsiniz.

Tablolar ve sorgular oluşturma manuel olarak(tasarım modunda) ;

- kullanarak formlar ve raporlar oluşturun Ustalar.

Veritabanına dahil edildiğinde adımların sırasını ele alalım yeni tablolar. Öncelikle veritabanının oluşturulacağı konu alanını belirlemeniz gerekir. Konu alanı olarak şehirlerarası olarak tanımlıyoruz. telefon konuşmaları bireysel aboneler için şehirlerarası telefon görüşmeleri için ödeme tutarının hesaplanması. Öncelikle tablonun içereceği alanlar belirlenir. Aboneler" veritabanı "Şehirlerarası". Gerekli alanlar Tablo 3'te gösterilmektedir ve en önemli alan olarak “Abone Numarası” alanı seçilmiştir. Anahtar, ilgili tablodaki bir alanı temsil eder. Tablonun içerdiği her kaydı benzersiz şekilde karakterize eder.

Tablo 3 – “Abone” tablosunun alanları

İdeal bir birincil anahtar, müşteri numarası, hesap numarası vb. bilgilerdir. Böyle bir anahtarı kullanarak ilgili kaydı tanımlamak kolaydır. Müşteri adını içeren alanlar birincil anahtar için uygun değildir. Birden fazla kişinin aynı isme sahip olması her zaman mümkündür.

Gerekli alanları belirledikten sonra MS Access'te asıl tabloyu oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Bunu yapmak için, Tablo sekmesini ve "Tasarım modunda tablo oluşturma" satırını seçerek veya "Oluştur" düğmesini tıklatarak tablo tasarımcısı penceresini (Şekil 2.1) açmanız gerekir.

Açılan pencerenin üst kısmında oluşturulmuş veya değiştirilmiş bir düzen alan adını, veri türünü ve açıklamasını gösteren alanların bir listesi olan tablo. Bu pencerenin üst kısmında her tablo alanı bir satırdır (Şekil 2.1).

Her tablo alanına benzersiz bir ad verilmeli, içine girilecek veri türü belirlenmeli ve alanın içeriği açıklanmalıdır. amacı belirten metin yorumlarını girin bu alanın. Alan adı en fazla 64 karakterden oluşabilir. Açıklama isteğe bağlı bir parametredir ve kullanılan alanı daha ayrıntılı açıklamak için kullanılır.

Alan Adı sütununa (Şekil 2.2) rastgele bir ad yazın. İsim. Bir sonraki sütunda belirtmeniz gerekir veri tipi bu alan için. Veri türü bu sütunda görünen açılır listeden seçilebilir (veri türleri Tablo 3'te açıklanmıştır). Ayrıca imleç Veri Türü sütununa gelir gelmez pencerenin altında bir mesaj belirir. özellikler formu Bu alanın (özellikleri).

Özellikler formu (pencerenin alt kısmı) özelliklerin bir listesidir (solda özelliğin adı, sağda ise Anlam Bu özelliğin) her özellik için bir ipucu penceresi bulunur.

Özellikler listesi, Veri Türü sütununda o anda görüntülenen veri türüne bağlı olarak değişir. Alana fareyle tıklamak değerlerözellikler formunda bu değeri değiştirebilirsiniz (bu veri türü için izin verilen sınırlar dahilinde). Alan özellikleri Tablo 4'te listelenmiştir.

Tablo 4 – Tablo tasarımcısı özellikler sayfasında görüntülenen alan özellikleri

Mülk	Amaç
Alan boyutu	Bu alana girilecek maksimum karakter sayısını ayarlar
Yeni değerler	Yeni kayıtlar eklendiğinde sayaç değerlerinin nasıl değişeceğini tanımlar
Alan Formatı	Bu alanın değerlerinin görüntülenme biçimini belirtir
Ondalık basamak sayısı	Sayıları görüntülerken kullanılan ondalık basamak sayısını belirler
Giriş maskesi	Bir alana veri girmeyi kolaylaştırmak için bir giriş maskesi belirtir
İmza	Alan etiketi olarak görünen metni tanımlar
Varsayılan değer	Oluşturulduğunda alana otomatik olarak girilecek bir değer belirtmenize olanak tanır Yeni giriş
Değere ilişkin durum	Alana girilen verilere ilişkin gereksinimleri tanımlar
Hata mesajı	Girilen verilerin özellikte tanımlanan koşulu ihlal etmesi durumunda ekranda görüntülenecek mesajın metnini belirtmenizi sağlar
Zorunlu alan	Alanın bir değer girilmesini gerektirip gerektirmediğini belirtir
Boş satırlar	Bu alanda boş satırlara izin verilip verilmeyeceğini belirler
Dizine eklenen alan	Tek bir alanda oluşturulan dizini tanımlar
Unicode Sıkıştırma	Verileri depolamak için Unicode kodlaması kullanan alanlar (MEMO alanları, köprüler ve metin alanları) için sıkıştırmayı ayarlar

Değerlerin çoğu sistem tarafından varsayılan olarak kabul edilir; bazı değerler açılır listeden seçilebilir.

Metin ve sayı alanları için belirtmeniz gerekir boyut alanlar ve metin için bu, değerin izin verilen uzunluğudur (örneğin, 20 veya 40 karakter) ve sayı için - makinedeki gösterim biçimidir (bayt, tam sayı - iki bayt, uzun tam sayı vb.). Maksimum uzunluk metin alanı 255 karakter. Bu değerden daha uzun bir metin girmeniz gerekiyorsa veri türünü kullanabilirsiniz. Hafıza.

Tarih/Saat alanı için sistemin girilen verileri nasıl işleyeceğini bilmesi için bir format belirlemeniz gerekir. Örneğin, Kısa Tarih Formatını seçerseniz sistem tam olarak girmenizi bekleyecektir. tarih(Rusça versiyonunda - GG.AA.YYYY) ve “Kısa zaman formatı” seçeneğini seçerseniz, bu alana SS:DD (saat ve dakika) girmeniz gerekecektir.

Giriş maskesi özellik satırında hangi verinin girileceğine göre maske oluşturmak mümkündür. Örneğin alan için telefon numarası bir maske ayarlayabilirsiniz 00-00-00 , hangi telefon numaralarının girileceğine göre.

“Değer koşulu” özelliğinin değeri olarak belirtebilirsiniz. doğrulama kuralı, yani bu alana veri girildiğinde DOĞRU olarak değerlendirilmesi gereken bir Boole ifadesi. Örneğin, görüşme tarihi alanına şunu yazarsanız:

Sistem, bu alana güncel tarihe eşit veya daha büyük herhangi bir değerin girilmesini hata olarak algılar.

Aşağıdaki özelliğe sistem tarafından verilecek rastgele bir hata mesajını kaydedebilirsiniz, örneğin: "Bu tarih değeri geçerli değil" veya "tarih geçersiz." İleride tarih yanlış girilirse ekranda bu mesaj görünecektir.

Zorunlu Alan özelliği Evet (boş değerlere izin verilmez) veya Hayır (boş değerlere izin verilir) olarak ayarlanabilir.

İçin öncelik“Dizinlenmiş Alan” özelliğindeki tablo anahtarı (“Abone Numarası” alanı), şunu seçmeniz gerekir: “Evet, eşleşmelere izin verilmez” ve ardından araç çubuğundaki “Anahtar Tanımla” düğmesine tıklayın (anahtar resmiyle birlikte) ). Bu, bir anahtar alanı veya basit dizini tanımlar.

Tablo yerleşimini oluşturduktan sonra, oluşturulan tabloyu kaydedip tablo tasarım penceresinden çıkmalısınız.Tasarımcı penceresini düzeni kaydetmeden kapatırsanız, sistem size tabloya bir isim vermeniz veya çalışmanızı iptal etmeniz gerektiğini hatırlatacaktır. . Oluşturulan tabloya “Abone” ismini verelim.

Eğer gerekliyse değiştirmek düzeni (değiştirin) mevcut nesne, bu nesneyi veritabanı penceresinin ilgili sekmesi listesinden seçmeniz ve düğmeye tıklamanız gerekir. Yapıcı. Ekranda nesnenin düzenini içeren bir pencere görünecektir (onu oluştururken olduğu gibi). Düzeni düzeltip aynı veya farklı bir adla kaydedebilirsiniz.

Düzen oluşturulduktan sonra veriler tabloya girilir. Tablo ismine çift tıkladığınızda tablo modunda açılacak ve veri girmeye başlayabilirsiniz (Şekil 2.3). Tablodaki ilk alan Sayaç tipinde bir anahtar alan ise, yeni bir satır girdiğinizde bu sütunun içeriği otomatik olarak 1 artırılır. Bu, sütun değerlerinin benzersiz olmasını sağlar.

Formlar– bunlar tablolardan ve sorgulardan verileri görüntülemek, veritabanına veri girmek, mevcut verileri düzeltmek ve belirtilen eylemleri gerçekleştirmek için tasarlanmış veritabanı nesneleridir. Form grafikler, resimler ve diğer gömülü nesneleri içerebilir.

Herhangi bir form kullanmadan tablodan veri girebilirsiniz. Ancak formları veritabanına veri girmenin vazgeçilmez bir yolu haline getiren çeşitli nedenler vardır:

Formlarla çalışırken tablolara (veritabanındaki en değerli şey) erişim sınırlıdır;

Farklı kişiler, veritabanında saklanan bilgilere farklı erişim haklarına sahip olabilir. Formlardaki veriler tek bir tabloya akabilse de, veri girişi için farklı formlar sağlanır;

Form penceresinde genellikle bir tablo kaydı görüntülendiğinden, forma veri girmek tabloya girmekten daha kolaydır ve daha uygundur;

Çoğu durumda, veritabanlarına yönelik bilgiler kağıt formlardan (formlar, faturalar, faturalar, sertifikalar vb.) alınır. Ekran formları tam olarak kağıt formlar gibi yapılabilir, bu da giriş hatalarını azaltır ve personel yorgunluğunu azaltır.

Sihirbazı kullanarak, Otomatik Form aracını kullanarak, Tasarım modunda "manuel olarak" tabloyu veya sorguyu form olarak kaydederek çeşitli tablo veya sorgulara dayalı formlar oluşturabilirsiniz. Herhangi bir şekilde oluşturulan form daha sonra Tasarım modunda değiştirilebilir. Listelenen yöntemlerden bazılarını ele alalım:

1. Şu komutu çalıştırın: şerit sekmesi Yaratılış– araç çubuğu Formlar – Diğer Formlar – Form Sihirbazı.

2. İletişim kutusunda Form Oluşturma forma yerleştirilecek tabloları (sorgular) ve alanları seçin. Düğmeye bas Daha öte.

3. Aşağıda diyalog kutuları sihirbazı seç dış görünüş formları, stili, formun adını ayarlayın. Düğmeye bas Hazır.

4. Form oluşturmak için Sihirbazı kullanın Çalışanlar, Müşteriler, siparişler, Yöneticiler.

5. Formu açın Çalışanlar Tasarım modunda. Bu mod form oluşturmak ve düzenlemek için tasarlanmıştır.

6. Öğeleri sizin için uygun bir sıraya yerleştirin, metnin boyutunu ve rengini değiştirin.

7. Formun başlığına metin ekleyin Şirket çalışanları.

8. Form notuna bir nesne ekleyin Düğme(şerit sekmesi Oluşturucu– araç çubuğu Kontroller).

9. Düğmeyi işaretçinizle “çizdikten” sonra ekranda bir iletişim kutusu görünecektir. Düğme Oluşturma(Şekil 9).

Şekil 9. Formda buton oluşturma

11. Düğmeye yerleştirilecek resmi veya metni seçin.

12. Son iletişim kutusunda Düğme Ustaları düğmeye bir isim verin ve tıklayın Hazır.

13. Düğme Ustası Bu düğme için Microsoft Visual Basic'te bir prosedür yazdım. Komutu kullanarak olay işleme prosedürünü görüntüleyebilirsiniz. Olay işleme içerik menüsü düğmeler.

14. Kendi düğmelerinizi yaratın Uygulamadan çıkın, Giriş arayın, Girişi silin.

15. Bazen bir form, çeşitli kaynaklardan alınan verileri, referans veya destekleyici bilgileri içeren birkaç sayfa gerektirir. Bu amaçla bir dizi sekme kullanabilirsiniz.

16. Boş bir form oluşturun.

17. Forma bir dizi sekme eklemek için düğmesine tıklayın Sekme araç çubuğunda Kontroller. İlk başta yalnızca resmi adlara sahip iki sekme eklenecek Sekme 1 Ve Sekme 2.

18. Başka bir sekme ekleyin.

19. Sekme etiketlerini, içlerinde yer alacak verilerin adlarını gösterecek şekilde yeniden adlandırın: Çalışanlar, Yöneticiler, Yardım.

20. Sekmeye gidin Çalışanlar ve formu fareyle veritabanından üzerine sürükleyin Çalışanlar.

21. Formu aynı şekilde yerleştirin Yöneticiler sekmeye Yöneticiler.

22. Yardım sekmesine veritabanıyla çalışmaya ilişkin bazı ipuçları ekleyin.

23. bu form isimle kaydet Şirket çalışanları.

24. Microsoft Access'te düğme formları oluşturabilirsiniz. Yalnızca düğmeler içerirler ve veritabanındaki temel eylemleri seçmek için tasarlanmıştır. Bir düğme formu oluşturmak için şerit sekmesine gitmeniz gerekir Veritabanlarıyla çalışma bir takım seç Düğme Form Yöneticisi.

25. Eğer düğme formu veritabanında yoksa, oluşturulmasını onaylamanız istenecektir. Tıklamak Evet onay iletişim kutusunda.

26. karşınıza çıkacak Düğme Form Yöneticisi, burada düğmeye tıklayın Yaratmak.

27. İletişim kutusunda Yaratılış(Şekil 10) yeni buton formunun adını girin ve tıklayın TAMAM.

Şekil 10. Buton formunun adının ayarlanması

28. Yeni buton formunun adı listeye eklenecektir. Düğme Sayfaları pencere Düğme Form Yöneticisi(Şekil 11). Yeni düğme formunun adını seçin ve düğmeye tıklayın Değiştirmek.

Şekil 11. Düğme formu yöneticisi

29. İletişim kutusunda Bir düğme formu sayfasını değiştirme düğmeye bas Yaratmak. Bir iletişim kutusu belirecektir Düğme form öğesini değiştirme(Şekil 12)

Şekil 12. Formda buton oluşturma

30. Sahada Metin düğme formunun ilk düğmesi için başlık metnini girin ve ardından alandaki açılır listeden bir komut seçin Takım. Tarlada Biçim bu komutun yürütüleceği formu seçin.

31. Aynı şekilde düğmeleri ekleyin Müşteriler, Siparişler, Çıktı.

32. İletişim kutusunda Düğme Form Yöneticisi düğme formunuzun adını seçin ve düğmeye tıklayın Varsayılan. Metin, düğme formunun adının yanında görünecektir "(varsayılan)".

33. Düğme formunu oluşturmayı tamamlamak için düğmeye tıklayın Kapalı.

34. Sonuç, Şekil 13'te gösterilen şekil olmalıdır.

Şekil 13. Ana düğme formu

35. Forma bir çeşit çizim ekleyin.

36. Uygulamayı başlatırken ana buton formunun ekranda görünmesi için ana menüdeki butona tıklamanız gerekmektedir. Erişim Seçenekleri(Şekil 14). Geçerli veritabanı için görünüm formunu "basma düğmesi formu" olarak ayarlayın.

Şekil 14. Erişim seçeneklerini ayarlama

Raporlar bilgileri yazdırmak için tasarlanmıştır. Çoğu zaman veriler tablo halinde sunulur. Tablo veya sorgu çıktılarından farklı olarak rapor, verileri sıralama ve gruplandırma konusunda daha fazla yetenek sağlar; açıklayıcı metin, üstbilgiler, altbilgiler, sayfa numaraları, stiller ve çeşitli grafik öğelerinin yanı sıra toplamları da ekleme olanağı sağlar.

Access veritabanında rapor oluşturmanın birkaç yolu vardır:

Rapor Sihirbazını Kullanmak;

Tablolara veya sorgulara dayalı olarak;

Tasarım modunda.

1. Veritabanı penceresinde şu komutu çalıştırın: şerit sekmesi Yaratılış– araç çubuğu Raporlar – Rapor Sihirbazı.

2. Listeden veri kaynağı olarak kullanılacak bir tabloyu (veya sorguyu) seçin (örneğin, Müşteri Adresleri sorgusu).

3. Görüntülenen iletişim kutusunda Rapor oluşturma(Şekil 15) mevcut tüm alanları “seçili alanlar” alanına taşıyın.

Şekil 15. Rapor Sihirbazı

4. İle Rapor Sihirbazları rapor oluştur Doğum günleri. Veri kaynağınız olarak tablo kullanın Çalışanlar.

5. Posta etiketlerini yazdırmanız gerekiyorsa Access bu seçeneği sunar. Bunu yapmak için tabloyu seçin Müşteriler ve şu komutu çalıştırın: şerit sekmesi Yaratılış– araç çubuğu Raporlar – Çıkartmalar.

6. Açılan iletişim kutusunda (Şekil 16), çıkartma boyutunu, birim sistemini, çıkartma türünü belirtin ve tıklayın. Daha öte.

Şekil 16. Etiket Oluştur iletişim kutusu

7. Rapor oluşturmanın bir sonraki adımında yazı tipini, boyutunu, metin rengini ve stilini ayarlayın. Tıklamak Daha öte.

8. Etikette görünecek alanları seçin. Örneğin, Firma Adı, Adresi, Telefonu Ve Faks. Her çıkartmada belirli bir metni görüntülemek istiyorsanız bunu çıkartma prototipine girin.

9. Gerekirse etiket raporu adını değiştirin ve Hazır.

10. Bazen raporların toplamları, ortalamaları, minimum ve maksimum değerleri ve yüzdeleri hesaplaması gerekir. Bunu yapmak için çalıştırın Rapor Sihirbazı ve sorguyu veri kaynağı olarak belirtin Sipariş fiyatı.

11. İletişim kutusunda Ustalar

1. Raporlara ilişkin temel bilgiler.

2. Rapor oluşturmak için MS Access DBMS araçları.

3. Tasarım modunda bir rapor oluşturma.

3.1. Rapor sayfası seçeneklerini ayarlama

3.2. Rapor yapısı

3.3. Raporu biçimlendirme

MS Access DBMS'de basılı bir belge elde etmek için çeşitli seçenekler sağlanmıştır:

Tablo modunda bir tablonun yazdırılması (filtreleme koşullarını karşılayan tüm kayıtların veya kayıtların tablo biçiminde görüntülenmesi);

Tablo görünümünde bir dizi sorgu kaydını yazdırın;

Form modunda veya Tablo modunda bir form yazdırın;

Raporu yazdırın.

1. Raporlarla ilgili temel bilgiler

Rapor– bir ekrana, yazıcıya veya dosyaya çıktı alınması amaçlanan verilerin biçimlendirilmiş bir sunumunu düzenlemenize olanak tanıyan özelleştirilebilir bir iletişim kutusu. MS Access DBMS'de raporlar veritabanı nesneleridir.

Raporlar, veritabanı bilgilerini basılı bir belgede sunmanın en iyi yoludur. Diğer veri yazdırma yöntemleriyle karşılaştırıldığında raporların 2 temel avantajı vardır:

– alt toplamları ve genel toplamları gruplamak, sıralamak ve hesaplamak için geniş fırsatlar sağlayın büyük setler kayıtlar (hesaplamalar grup bazında, birkaç grup halinde ve bir bütün olarak rapor için yapılabilir);

– standart belge formlarına yakın bir formda veri çıktısı almanıza olanak tanır.

Rapor oluşturma aşamaları.

İlk aşamada, gelecekteki raporun düzeni kağıt üzerinde geliştirilir. Aynı zamanda, verilerin hangi tablodan veya sorgudan görüntülenmesi gerektiği, verilerin gruplanma ve sıralama düzeylerinin belirlendiği, raporda hangi alanların sunulması gerektiği ve verileri görüntülemek için hangi kontrollerin kullanılacağı da belirtilir. , hesaplanan alanların gerekli olup olmadığı, profesyonel görünümlü raporu görüntülemek için hangi grafik öğelerinin kullanılacağı.

Bir sonraki aşamada rapor bir DBMS kullanılarak oluşturulur.

2. DBMS araçlarıHANIM Erişimrapor oluşturmak için

MS Access DBMS'de yeni bir rapor oluşturmak için veritabanı penceresindeki sekmeye gitmeniz gerekir. Raporlar ve düğmeye tıklayın Yaratmak . Görüntülenen iletişim kutusunda Yeni rapor(Şekil 10.1) bir rapor oluşturma aracı seçin.

İletişim kutusu listesinde listelenen tüm araçlar Yeni rapor, üç ana gruba ayrılabilir:

– otomatik rapor oluşturmaya yönelik araçlar (Otomatik Rapor: sütun, Otomatik Rapor: bant);

– rapor oluşturma sihirbazları (Rapor Sihirbazı, Grafik Sihirbazı ve Posta Etiketleri);

– rapor oluşturma tasarımcısı.

Şekil 10.1. Yeni Rapor İletişim Kutusu

Otomatik rapor oluşturma araçları, seçilen veri kaynağına (tablo veya sorgu) dayalı olarak uygun türde bir rapor oluşturmanıza olanak tanır.

Rapor oluşturma sihirbazları, kullanıcıyla diyalog modunda raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Sihirbazları kullanarak bir rapor için veri kaynağı oluşturabilir, veri sunumunun türünü seçebilir, gruplandırma, sıralama ve özetleme için alanları tanımlayabilir, bir grup için özet işlevlerini seçebilir, rapor düzenini ve tasarım stilini tanımlayabilir ve raporun adını ayarlayabilirsiniz. rapor.

Rapor tasarımcısı, herhangi bir karmaşıklıktaki raporları manuel olarak oluşturmanıza olanak tanıyan ana araçtır. Raporun türü ve içeriği raporu hazırlayanın niteliklerine bağlıdır.

Tipik olarak, otomatik rapor oluşturma araçları veya sihirbazları bir prototip rapor oluşturmak için kullanılır ve rapor tasarımcısı, raporu profesyonel bir görünüme kavuşturmak için kullanılır.

Raporlarla çalışmak üç modda gerçekleşebilir: modunda, modunda ve modunda.

Mod, bir rapor oluşturmak ve kayıt kaynağındaki tüm verileri ekranda görüntülemek için tasarlanmıştır; mod, veri kaynağının çeşitli kayıtlarından verilerin mekanik olarak değiştirilmesine dayalı olarak hızlı bir şekilde bir rapor oluşturmak için tasarlanmıştır (örnekleme ve sıralama kriterleri göz ardı edilir) ), bu mod raporun yapısını oluşturmak ve değiştirmek için tasarlanmıştır. Raporla çalışma modunu değiştirmek için düğmeyi kullanabilirsiniz. Görüş araç çubuğunda Rapor tasarımcısı veya benzer menü komutu Görüş.

3. Tasarım modunda rapor oluşturma

Modda bir rapor oluşturmak için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir:

1. Sayfa parametrelerini yapılandırın.

2. Rapor için bir kayıt kaynağı seçin veya oluşturun.

3. Gruplama ve sıralama düzeylerini belirleyin.

4. Kayıt kaynağı alanlarını rapora yerleştirin.

5. Hesaplanmış ve ücretsiz kontroller ekleyin.

6. Kontrol öğelerinin ve rapor bölümlerinin özelliklerini yapılandırın.

7. Raporu profesyonel bir görünüm için biçimlendirin.

3.1. Rapor sayfası seçeneklerini ayarlama

Raporun temel amacı, veritabanındaki bilgileri formatlanmış bir biçimde (kağıt belge biçimine yakın) yazdırmaktır. Bu nedenle, bir rapor tasarlamadan önce (kontrolleri rapora yerleştirmeden önce), rapor sayfası parametrelerini yapılandırmanız gerekir (bir yazıcı seçin, sayfa boyutunu ve yönünü belirleyin, kenar boşluğu boyutlarını ayarlayın vb.).

Fiziksel bir yazıcı yoksa, yazıcıyı şu komutu kullanarak programlı olarak yüklemelisiniz: işletim sistemi Başlat | Ayar | Yazıcılar | Yazıcının Kurulumu.

Rapor sayfası parametrelerini yapılandırmak için komutu çalıştırmanız gerekir. Dosya | Sayfa ayarları…. İletişim penceresi Sayfa ayarlarıŞekil 10.2'de sunulmuştur.

Sayfa sekmesi (a) Alanlar sekmesi (b)

Şekil 10.2. Sayfa Yapısı İletişim Kutusu

Sayfa ayarları her rapor için yapılandırılır.

Raporların farklı yazıcılara çıktısını almak mümkünse, iletişim kutusunda Sayfa ayarları sekmede Sayfaİhtiyacınız olan yazıcı tipini seçebilirsiniz. İletişim penceresi Yazıcı SeçmeŞekil 10.3'te sunulmuştur.

Şekil 10.3. Yazıcı İletişim Kutusunu Seçin

Diğer sayfa parametreleri seçilen yazıcının türüne bağlıdır (bkz. Şekil 10.2): maksimum kağıt formatı ve boyutu, minimum kenar boşluğu boyutları, kağıt besleme türü.

Raporun rengi, seçilen yazıcının türüne ve özelliklerinin ayarlarına bağlıdır: renkli veya siyah beyaz çıktı.

3.2. Rapor yapısı

Moddaki raporun yapısı Şekil 10.4'te gösterilmektedir. Herhangi bir raporda aşağıdaki bölümler bulunur:

– rapor başlığı(sadece raporun 1. sayfasında (başlık sayfası) görüntülenir ve raporun adını, şirket logosunu, işletmenin yasal adresini vb. içerebilir);

– sayfa başlığı(her sayfanın üst kısmında görüntülenir ve başlıklar, basım tarihi, sayfa numarası vb. içerebilir);

– veri alanı(bir sorgu veya tablodaki alanları görüntülemek için tasarlanmıştır - rapora ilişkin kayıtların kaynağı);

– alt bilgi(her sayfanın altında görüntülenir ve başlıklar, basım tarihi, sayfa numarası vb. içerebilir);

– rapor notu(sadece raporun son sayfasında görüntülenir ve nihai hesaplamaları, rapora ilişkin sonuçları vb. içerebilir).

Listelenen tüm bölümlerden gerekli bölüm veri alanıdır.

Rapor başlığı ve rapor yorumu bölümleri pencerede aynı anda görüntülenir/gizlenir. Aynı gösterme/gizleme ilkesi üstbilgi ve altbilgi bölümleri için de geçerlidir (bkz. Şekil 10.4).

Kayıtları gruplandırırken, her grup için raporlar penceresi (bkz. Şekil 10.4) eklenebilir ve raporlarda, aşağıdaki bölümlerden bağımsız olarak 10'a kadar gruplama ve sıralama düzeyi tanımlanabilir:

– grup başlığı(her birinin başında görüntülenir) yeni Grup ve gruplandırmanın gerçekleştirildiği bir alan içerebilir);

– grup notu(her grubun sonunda görüntülenir ve grup toplamlarını içerebilir).

Herhangi bir rapor bölümünün alanının yüksekliğini fareyi kullanarak bölümün altını yukarı veya aşağı sürükleyerek değiştirebilirsiniz.

Rapor genişliği seçilen kağıt boyutuna, sayfa yönüne ve yazdırılan kenar boşluğu boyutlarına göre ayarlanır.

A4 kağıdı için rapor genişliğinin belirlenmesine ilişkin bir örnek Tablo 10.1'de sunulmaktadır.

Tablo 10.1

Raporda görüntülenen bilgiler birkaç sayfaya bölüneceğinden raporun genişliği hesaplanan boyutu aşmamalıdır.

Raporun sağ kenarlığını sola veya sağa sürükleyerek fareyi kullanarak raporun genişliğini değiştirebilirsiniz.

Tıpkı formdaki gibi ekleyebilirsiniz çeşitli unsurlar kontroller: ekli, hesaplanmış ve ücretsiz. Hesaplanan rapor alanlarındaki ifadeler, formlarla aynı kurallara göre oluşturulur:

= [Fiyat] * [Miktar]

TOPLA([Maliyet]

Soyadı & " " & Sol(Ad; 1) & "."

Bir kontrol elemanı kullanma Alt form/rapor Alt raporları ana rapora gömebilirsiniz.

Özellikler her kontrol, bölüm ve rapor için bir bütün olarak belirtilebilir.

Oluşturulan rapor Sipariş formu modunda ve modunda Şekil 10.5'te gösterilmiştir.

Şekil 10.5. Tasarım modunda (a) ve Önizleme modunda (b) Sipariş Formu raporu

Şekil 10.6. SıraNumara alanı için özellikler penceresi

Her grubu (sipariş formunu) ayrı sayfada görüntülemek için bölüm özellikleri penceresini ayarlamanız gerekir. "Sipariş Kodu" grubundan not sekmede Düzen mülk değeri Sayfa sonu: Bölümden sonra(Şekil 10.7).

Şekil 10.5. NoteGroups1 bölümü için özellikler penceresi

3.3. Raporu biçimlendirme

Rapor penceresinin öğelerinden biri araç çubuğudur Form/rapor formatı biçimlendirme seçeneklerini (renk, yazı tipi, çizgi kalınlığı, hizalama yöntemi vb.) seçmeyi kolaylaştıran düğmeler ve açılır listeler içerir.

Biçimlendirme aynı zamanda kontrolleri rapor bölümlerine yerleştirmek, kontrolleri hizalamak, kontrollerin boyutunu değiştirmek ve kontroller arasındaki boşluğu ayarlamak anlamına da gelir. Bu işlemleri gerçekleştirmek için fareyi kullanabilir veya menü komutlarını kullanabilirsiniz. Biçim (Hizala..., Boyut …, Dikey aralık... Ve Yatay aralık...).

Rapor biçimlendirme işlemlerini hızla gerçekleştirmek için araç çubuğunu özelleştirebilirsiniz Form/rapor formatı menüdeki düğmeleri üzerine kopyalayarak Biçim.

MS Access 2007 DBMS'de basit, ayrıntılı, bileşik veritabanı raporları oluşturmaya yönelik teknoloji açıklanmaktadır.

* * *

Kitabın verilen giriş kısmı Veritabanları: DBMS MS Access 2007'de rapor oluşturma (Yazarlar Ekibi, 2013) kitap ortağımız olan litre şirketi tarafından sağlanmıştır.

İşin başlangıcı

Veritabanı raporları hakkında fikir edinmek için MS Access DBMS'de Northwind 2007 eğitim veritabanının açılması önerilmektedir.

Veritabanı Açma

Northwind 2007 veritabanını açmak için yapmanız gerekenler:

1. Başlat düğmesine tıklayarak Microsoft Access'i başlatın.

2. "Tüm Programlar"ı seçin ve ardından Microsoft Office, ardından Microsoft Access 2007. Microsoft Access 2007 penceresi açılacaktır.

“Borey 2007” veritabanı bilgisayarınızda ilk kez açılmadıysa ekranda “Borey 2007” veritabanı açılış ekranı penceresini göreceksiniz;

Bu ilk seferse, MS Access ilk önce onu indirecektir. İndirmeye başlamak için “İndir” komut düğmesine tıklamanız ve talimatları izlemeniz gerekir.

Northwind 2007 veritabanı penceresi açılır.

Veritabanı MS Office için olağan şekilde kapatılır: dosyayla çalışma komutlarını içeren sistem menüsünde "Veritabanını kapat" seçeneğini seçin.

1. Egzersiz. MS Access 2007'yi başlatın. Northwind 2007 veritabanını açın. Kapat onu. Northwind 2007 veritabanını yeniden açın.

MS Access 2007 arayüzünün özellikleri

MS Access 2007'dekilerden farklı önceki sürümler arayüz. Menü ve araç çubuklarının yerini farklı sekmelerin bulunduğu bir menü şeridi alır: Ana Sayfa, Oluşturma, Dış Veriler, Veritabanıyla Çalışma.

Sekmeler, katılabileceğiniz araçları veya araç gruplarını (grup üçgen simgesiyle işaretlenmiştir) içerir.

Pirinç. 1. Sekmeli MS Access 2007 menü şeridi

Ayrıca hangi veritabanı nesnesiyle çalıştığınıza bağlı olarak bağlamsal araçlar otomatik olarak görünür; örneğin formlarla çalışırken form için bağlamsal araçlar görünür.

Şeridin altında solda Geçiş Alanı ve sağda düzenlenen nesneyi görüntüleyen Düzenleme Penceresi bulunur.

Pirinç. 2. “Borey 2007” veritabanı penceresi

Gezinti Bölmesi tüm Access nesnelerini (tablolar, formlar, sorgular, raporlar vb.) içerir. Gerekli nesneyi Tüm Erişim Nesneleri listesinden seçebilirsiniz. Gezinti Bölmesinde bir nesnenin adına çift tıkladığınızda, o nesne Düzenleme Penceresinde kendi sekmesinde görünecektir.

Veritabanı Nesneleri

Veritabanı aşağıdaki nesne türlerindeki verileri içerir: tablo, sorgu, form, rapor, makro ve modül. Veri depolamanın temel yapısı bir tablodur. Diğer tüm nesne türleri tablodan türetilmiştir:

Sorgu, verileri almak için bir komut oluştururken kullanıcı tarafından belirlenen bazı kriterleri karşılayan tablo verilerini depolar.

Form, tablo veya sorgu verilerini, her biri bir tablonun veya sorgu kaydının içeriğini görüntüleyen ekran kartlarından oluşan bir koleksiyon olarak depolar; bu, tablolardaki verileri güncellerken faydalıdır.

Rapor, formdaki tablolardan veya sorgulardan verileri depolar Metin belgesi, baskıya uygundur.

Bir makro, Enter tuşuna bir kez basılarak başlatılabilen bir dizi veri işleme işlemini saklar; bu, aynı standart işlemleri sık sık gerçekleştirmeniz gerektiğinde kullanışlıdır.

Modül, bir programlama dilinde, çoğunlukla MS Access'te yerleşik olan Access Basic dilinde yazılmış bir veri işleme programını saklar.

Gezinme Alanındaki veritabanı nesneleri gruplandırılmıştır ve grupların adlarını görebilirsiniz. Bir grubun içeriğini görmek için grup adına tıklamanız gerekir. İkinci bir tıklama, grup listesini ismine daraltacaktır.

Görev 2. Gezinti Bölmesi'ndeki grup listelerini daraltın ve genişletin.

Tablolar veri depolamanın ana yapısı olduğundan, bunların zarar görmesini önlemek ve verilerle çalışma kolaylığı sağlamak amacıyla kullanıcı türetilmiş nesne türleri ile çalışır. Northwind 2007 veri tabanında “Müşteriler ve Siparişler”, “Envanter ve Satın Almalar”, “Tedarikçiler”, “Teslimat”, “Raporlar”, “Çalışanlar” formları Geçiş Alanında açıkça sunulmaktadır.

Tablolar ve diğer nesne türleri, Yardımcı Nesneler grubundaki Gezinti Bölmesi'nde gizlenir.

“Atanmamış nesneler” grubu, kullanıcı tarafından ek olarak oluşturulan nesneleri saklar. Örneğin burada oluşturduğunuz sorguları kaydedebilirsiniz.

Lütfen farklı nesne türlerinin belirtildiğini unutmayın. farklı simgeler:

Geçiş Bölmesi'ndeki nesnelerin gösterimini, Geçiş Bölmesi'nde kullanılan tanıdık gösterimle değiştirebilirsiniz. önceki versiyonlar MS Erişimi. Bunu yapmak için, nesne filtreleri listesini genişletmek üzere Gezinti Bölmesi başlığındaki liste simgesine (▼) tıklayın ve “Tüm Erişim nesneleri”ni seçin.

Görev 3. Yardımcı Nesneler grubunun içeriğini inceleyin. Farklı nesne türlerini açın ve içeriklerini görüntüleyin. Yardımcı Nesneler grubunu kapatın. Nesneleri türe göre gruplamak için Gezinti Bölmesi'ndeki nesnelerin sunumunu değiştirin: tablolar, sorgular, formlar, makrolar, modüller.

Çift ok düğmesini (<<) или (>>) panelin sağ üst köşesinde.

Görev 4. Geçiş Alanını daraltın ve genişletin.

Düzenleme penceresi şu anda açılış ekranı tarafından kullanılıyor. “Ekran Koruyucu” kısayolunun sağındaki düğmeye (X) tıklanarak ekran koruyucu kaldırılabilir.

“Yardımcı Nesneler” grubundan Geçiş Alanında, ardından “Açılış Ekranı” formunda görüntüleyebilirsiniz.

Görev 5. Northwind 2007 veritabanı açılış ekranını kapatın.

Tüm veritabanı tabloları birbirine bağlıdır. “Veritabanlarıyla Çalışmak” menü sekmesinde “Veri Şeması” seçeneğini seçerek veri şemasını açarsanız tablolar arasındaki ilişkileri görebilirsiniz.

Veri diyagramını “Tasarım” menü sekmesindeki “Kapat” butonuna tıklayarak kapatabilirsiniz.

Görev 6. Veri şemasını açın ve kapatın.

Yardım sistemi MS Access 2007

Tüm MS Office uygulamaları gibi, MS Access 2007 DBMS'nin de kendi yardım sistemi vardır. Açmak için şunlara ihtiyacınız var:

1. Menü çubuğunun sağ tarafındaki düğmeye (?) tıklayın.

2. “Yardım: Erişim” penceresinde, pencerenin alt kısmında istediğiniz yardım bölümüne girin veya arama çubuğuna arama içeriğini girin ve Enter tuşuna basın.

Görev 7. MS Access 2007 Yardım sistemini açın.Formlar ve Raporlar bölümünü açın. Bölümün içeriğini inceleyin. Yardım sistemini kapatın.

Formlar gibi raporlar da tablolara veya sorgulara dayalı olarak türetilmiş Access nesnelerinden oluşur. Formlar, verileri hızlı bir şekilde görüntülemek için kullanışlı bir araçtır ancak asıl amacı, verileri girmek ve düzenlemektir. Verileri, girişi kolaylaştıran formlar kullanarak tablolara girdikten sonra, verileri düzenli bir şekilde görüntülemek isteyebilirsiniz. Raporlar, verileri kullanışlı ve anlaşılması kolay bir biçimde sunmak için kullanılır. Raporları kullanarak veri çıkışı. Genel Hükümler. Herhangi bir Access nesnesi gibi, manuel olarak veya Rapor Sihirbazı'nı kullanarak (taslak rapor oluşturmak için önerilir) bir rapor oluşturabilirsiniz. Rapor bir tabloya (birkaç tablo) veya bir sorguya dayalı olarak oluşturulur. Yeni bir rapor oluşturma süreci herhangi bir Access nesnesi oluşturmaya benzer; sadece Rapor – Oluştur veritabanı nesnesini seçmeniz ve ardından Yeni Rapor iletişim kutusunda rapor oluşturma modunu seçmeniz yeterlidir.

Access veritabanını korumak için, iş istasyonlarındaki veritabanlarının varsayılan olarak bağlı olduğu system.mdw çalışma grubu dosyasını (bir çalışma grubu, ağ kaynaklarını paylaşan bir kullanıcı grubudur) kullanır. Çalışma grupları dosyası şunları içerir: Hesaplar kullanıcılar ve grupların yanı sıra kullanıcı şifreleri. Hesaplar veritabanına ve nesnelerine erişim hakları verilebilirken, erişim izinlerinin kendisi de veritabanında saklanır. Access veritabanının korunmasını sağlamak için, çalışma grubu yöneticisi wrkgаdm.exe dosyasını kullanarak bir çalışma grubu oluşturmanız gerekir. Benzersiz bir çalışma grubu oluştururken kullanıcı adını, kuruluş adını ve çalışma grubu kodunu belirtirsiniz. MS Access çalışma grubu dosyası aşağıdaki yerleşik hesapları içerir: 1. Yöneticiler - standart kullanıcı hesabı. Bu kayıtlar Ms Access'in tüm örnekleri için aynıdır; 2. Yönetici - yönetici grubu hesabı - her çalışma grubu dosyasında benzersizdir; 3. Kullanıcılar - kullanıcı hesaplarını içerir. Bir çalışma grubu dosyası oluşturmak için Access'ten çıkmanız ve çalışma grubu dosyasını sistemdeki veya Windows dizinindeki system32 klasöründe bulmanız ve yeni bir çalışma grubu oluşturmanız gerekir (en fazla 20 dijital veya harf atamaları). Yöneticiler grubu isteğe bağlı sayıda kullanıcı içerebilir, ancak her zaman nesnenin bir sahibi vardır (nesnenin sahibi, nesneyi oluşturan veya onu kullanma haklarının devredildiği hesap olabilir). Yönetici kaydını okumak tüm çalışma grupları için mümkün olduğundan ve bu hesaplar aynı olduğundan, ADMIN kullanıcısının, yeni bir yönetici hesabı oluşturmanız ve hesapları ve sahip hesapları için bir şifre ayarlamanız gereken yöneticiler grubundan kaldırılması gerekir. Veritabanını yalnızca sahibi ve Admins grubunun üyeleri şifreleyebilir ve şifresini çözebilir. Jet, şifreleme için çalışma grubu kimliğini temel alan bir anahtarla birlikte RSA algoritmasını (mucitlerinin soyadlarının ilk harflerinden almıştır: Rivest, Shamir, Adelman) kullanır. Veritabanı şifrelemenin iki olumsuz yan etkisi vardır. İlk olarak, Microsoft'un tahminlerine göre performansı yüzde 10-15 oranında düşüyor. İkinci olarak şifrelenmiş bir veritabanı PKZip, LHA, Stacker ve DriveSpace gibi programlar tarafından sıkıştırılamaz. Daha doğrusu sıkıştırabilirsiniz, ancak bunu yapmanın bir anlamı yok - boyutu biraz azalacaktır. Kullanıcı erişim haklarının farklılaştırılması Erişim izinleri, bir kullanıcı hesabına aitse veya ona atanmışsa açık olarak adlandırılır.

MS Access'te veri koruması oluşturmaya bir örnek:

Şekil 4 Veri koruması oluşturma

MS Access DBMS'de rapor oluşturma. MS Access kullanarak raporlama dokümanlarının hazırlanması. MS Access DBMS kullanarak projelerin korunması.

Veritabanı güvenlik sistemi, veritabanının fiziksel bütünlüğünü sağlamalı ve içeriğin okunmasına ve verilerin değiştirilmesine yönelik yetkisiz müdahalelere karşı koruma sağlamalıdır. Veritabanı koruması iki düzeyde gerçekleştirilir: - parola düzeyinde; -düzeyinde kullanıcı (kullanıcı hesaplarının ve tanımlanan nesnelerin korunması). Access veritabanını korumak için, iş istasyonlarındaki veritabanlarının varsayılan olarak bağlı olduğu system.mdw çalışma grubu dosyasını (bir çalışma grubu, ağ kaynaklarını paylaşan bir kullanıcı grubudur) kullanır. Çalışma grupları dosyası, kullanıcı ve grup hesaplarının yanı sıra kullanıcı parolalarını da içerir. Hesaplara veritabanına ve nesnelerine erişim hakları verilebilir, erişim izinleri ise veritabanında saklanır. Access veritabanının korunmasını sağlamak için, çalışma grubu yöneticisi wrkgаdm.exe dosyasını kullanarak bir çalışma grubu oluşturmanız gerekir. Benzersiz bir çalışma grubu oluştururken kullanıcı adını, kuruluş adını ve çalışma grubu kodunu belirtirsiniz. MS Access çalışma grubu dosyası aşağıdaki yerleşik hesapları içerir: 1. Yöneticiler - standart kullanıcı hesabı. Bu kayıtlar Ms Access'in tüm örnekleri için aynıdır; 2. Yönetici - yönetici grubu hesabı - her çalışma grubu dosyasında benzersizdir; 3. Kullanıcılar - kullanıcı hesaplarını içerir. Bir çalışma grubu dosyası oluşturmak için Access'ten çıkmanız ve çalışma grubu dosyasını sistemde veya windows dizinindeki system32 klasöründe bulmanız ve yeni bir çalışma grubu oluşturmanız gerekir (en fazla 20 rakam veya harf olabilir).

MS Access'te rapor oluşturma örneği:

Şekil 5 Rapor oluşturma

ÇÖZÜM

Eğitim uygulamaları sırasında YUKARI 04.01. Ve YUKARI 04.02. Aşağıdaki disiplinlerdeki bilgilerimi pekiştirdim: MDK 04.01. “Bilgisayar ve PC donanımıyla çalışma” ve MDK 04.02. "Birlikte çalışmak yazılım Bilgisayarlar ve PC'ler." Şu gibi materyalleri tekrarladım: harici bilgisayar mimarisi, aygıtların bağlanması, programların ve arayüzlerin kurulması, editör programları ve benzeri.

Uygulamada aşağıdaki konular incelendi ve açıklandı:

1. Bir sunum oluşturun

Kategoride popüler: