Безрозсудний зв'язок надіслати копію. Як відправити телеграму поштою Росії. Документи, що передаються каналами електронної
Відповів адвокат - Колегія адвокатів:
Відповідно до ч. 1 ст. 71 ЦПК РФ письмовими доказами є відомості про обставини, що мають значення для розгляду та вирішення справи, акти, договори, довідки, ділова кореспонденція, інші документи та матеріали, виконані у формі цифрового, графічного запису, у тому числі отримані за допомогою факсимільного, електронного або іншого зв'язку чи іншим дозволяє встановити достовірність документа методом.
Абзацом 1 ч. 2 тієї ж статті встановлено, що письмові докази подаються у оригіналі або у формі належним чином засвідченої копії.
Якщо ММС містить аудіо-, відеозаписи, відповідно до ст. 77 ЦПК РФ особа, що представляє аудіо-, відеозаписи на електронному або іншому носії, зобов'язана вказати, коли, ким і в яких умовах ці записи було здійснено.
З урахуванням сучасного розвиткусистем зв'язку такі повідомлення зберігаються у пам'яті телефону і може бути скопійовані на матеріальні носії. При цьому відомості про відправника містяться в інформації про повідомлення, що відображається автоматично, а також у базі даних абонентів, виписки з яких надаються в установленому законом порядку на запит суду або компетентних органів. У разі автоматичного засекречування відправника або використання інших методів утруднення його визначення дані можуть бути отримані лише за вказаними запитами.
Таким чином, СМС та ММС станом на конкретний час для подання до суду мають бути зафіксовані на матеріальному носії та роздруковані на папері. Відеосюжети фіксуються та подаються на матеріальному носії.
Достовірність СМС та ММС станом на конкретний час підтверджується за допомогою документування змісту повідомлень та інформації про них.
Відповідно до п. 11 ст. 2 Федерального закону від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційних технологійта про захист інформації" документованою вважається зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити її або у встановлених законодавством РФ випадках її матеріальний носій.
Спеціальних вимог, що регламентують порядок такого документування, у законодавстві відсутні. Тому діють Загальні вимоги, які регламентують забезпечення доказів, зокрема ст. 71 ЦПК України, ст. ст. 102, 103 Основ законодавства Російської Федераціїпро нотаріат.
Допустимими варіантами документування є такі варіанти:
- фіксація, роздрукування, складання акта (протоколу) ознайомлення із змістом СМС та ММС у присутності свідків із зазначенням їх прізвищ, імен, по-батькові, адрес;
- до порушення судового провадження - фіксація, роздрукування, складання протоколу огляду змісту СМС та ММС із завіренням у нотаріуса;
- у процесі розгляду справи – у порядку, встановленому ст. 71 ЦПК України. При цьому матеріали можуть бути витребовані не тільки у порушників прав або зацікавлених осіб, а й у операторів зв'язку;
- Експертиза, фіксація, роздрукування, додаток до висновку експерта змісту СМС та ММС.
Цей висновок підтверджується судовою практикою (Визначення Судової колегії у кримінальних справах ЗС РФ від 12.11.2007 N 12-07-22).
p align="justify"> Факсимільний зв'язок забезпечує передачу інформації з паперового носія (тексти, таблиці, графіки, малюнки, креслення, фотографії і т.д.) і прийом цієї інформації у вигляді копії (факсиміле), часто званої на практиці факсом або телефаксом.
Вимоги до складання та оформлення повідомлень, що передаються за допомогою факсимільного зв'язку, визначаються видом документа-оригіналу, що відправляється (лист, договір, протокол тощо).
Відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації (стаття 160) використання під час укладання угод факсимільного відтворення підпису з допомогою механічного чи іншого копіювання, електронно-цифрового підпису чи аналога власноручного підпису допускається у випадках і порядку, передбачених законом, іншими правовими актами чи угодами сторін.
Документ (факс), що отримується на виході факсимільного зв'язку, при дотриманні встановлених умов і процедур може мати юридичну силу.
Документи, що надсилаються каналами факсимільного зв'язку, повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом або написані кульковою ручкою або тушшю, контрастним чорним, темно-синім чорнилом.
Телефонограми
Текст телефонограми передається усно каналами телефонного зв'язкута записується (друкується) одержувачем.
Юридична сила телефонограми, що надійшла, визначається наступними реквізитами:
Вихідним реєстраційним номером телефонограми, що відправляється;
Посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові та підписом особи, яка надіслала телефонограму;
Посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові та підписом особи, яка прийняла телефонограму, у журналі реєстрації;
Вхідним реєстраційним номером отриманої телефонограми.
Телефонограми рекомендується використовувати для оперативного вирішення питань у випадках, коли повідомлення, що надсилаються телефоном, вимагають документального оформлення. Телефонограмами передаються нескладні тексти (запрошення на наради, засідання тощо).
Телефонограма, що відправляється, складається в одному примірнику і підписується керівником або іншою посадовою особою.
Якщо телефонограма передається декільком адресатам, то до неї повинен додаватися їх список із номерами телефонів.
У тексті не слід вживати складні слова і складні обороти.
Датою телефонограми є дата передачі.
Телефонограма, що надходить в організацію, записується приймаючим на стандартному бланку або на чистому аркуші з дотриманням стандартних правил оформлення.
8.3. Документи, що передаються каналами електронної
пошти (ЕП)
ЕП дозволяє здійснювати обмін даними між засобами ЕВТ, аналіз, обробку та зберігання отриманих та відправлених повідомлень.
ЕП використовується як для пересилання повідомлень всередині однієї організації, так і для передачі повідомлень між різними організаціями, що мають відповідні апаратні та програмні засоби.
Адресат електронної пошти отримує зображення документа (електронного повідомлення) на екрані ЕОМ або у вигляді копії на паперовому носії, отриманої за допомогою друкувального пристрою (принтера).
Відповідно до законодавства юридична сила документів, що зберігаються, оброблюються і передаються за допомогою автоматизованих інформаційних та телекомунікаційних систем, може підтверджуватись електронним цифровим підписом, порядок користування яким визначений Федеральним законом "Про електронний цифровий підписвід 10 січня 2002 р. N 1-ФЗ. Юридична сила електронного цифрового підпису визнається за наявності у зазначених системах програмно-технічних засобів, що забезпечують ідентифікацію підпису, та дотримання встановленого режиму їх використання.
Наявність паперових аналогів відправлених по електронній поштідокументів визначається регламентах, інструкціях по ДОП в організації. Паперовий аналог створює зручності у роботі для співробітників, необхідний у разі конфліктних ситуацій, у разі неотримання документа адресатом тощо.
Підключившись до ЕП, користувач має можливість переписуватися з іншими абонентами.
ЕП надає абонентам такі можливості:
Взаємодіяти через електронні поштові скриньки з підрозділами організації, між собою та іншими абонентами мережі ЕП;
мати оперативний доступ до інформації, що зберігається в базах даних різних організацій;
Обмінюватись повідомленнями з абонентами інших мереж;
Отримувати повідомлення з телеконференцій на теми, що цікавлять, і надсилати власні повідомлення в телеконференцію;
Мати доступ до публічних архівів, що існують на деяких серверах як в Internet, так і в інших, пов'язаних з нею, мережах у всьому світі.
Кожному абоненту в електронній пошті виділяється індивідуальна "поштова скринька" (область пам'яті ЕОМ), якій надається код користувача. Обмін повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.
Всю кореспонденцію, залежно від її змісту та призначення, система електронної пошти зберігає у різних "папках", які поділяються на особисті та загальні. Це дає можливість розділяти отримані листи та надіслані; окремо зберігати незакінчені листи та копії віддалених; захищати приватну інформацію, оскільки особисті папки одного користувача не повинні бути доступні іншим користувачам системи ЕП.
У системі ЕП передбачені такі операції з листами: пошук, копіювання та перенесення з однієї папки до іншої, відбір за заданим критерієм.
Вбудована Адресна книгата текстовий редактор полегшують процес створення та відправлення листів. Одного разу створений та занесений до бази форм документів лист може бути використаний багаторазово.
Електронне повідомлення складається з адреси або кількох адрес одержувачів, заголовка, що містить службову інформацію, та тексту.
Адреса в системі ЕП складається з імені електронного поштової скриньки, що зазвичай збігається з реєстраційним ім'ям користувача та домену, який описує місце, комп'ютер або локальну систему, де ця електронна скринька знаходиться. Ім'я та домен поділяються знаком "@", наприклад:
[email protected]- ім'я@домен.
Домен складається з кількох піддоменів, розділених крапками.
У мережі Internetдопускаються домени верхнього рівня, що позначають код організації:
COM – комерційні організації;
EDU - навчальні та наукові заклади;
GOV – урядові установи;
MIL – військові організації;
NET – мережеві вузли Internet;
ORG – інші організації.
Службовий заголовок електронного повідомлення містить кілька полів, які задаються автором повідомлення або автоматично додаються до системи.
Якщо текст електронного повідомлення виходить занадто великим (більше 100 кілобайт), його краще стиснути за допомогою команд "compress" у системах сімейства UNIX, "pkarc" або "pkzip" у MS DOS або надсилати повідомлення частинами.
Якщо потрібно переслати файл, який містить нетекстову інформацію, об'єктний код, файл бази даних або файл із зображенням, його слід перекодувати у текстову форму.
Надсилати електронне повідомлення, що містить закодовану інформацію, дозволяється в тому випадку, якщо одержувач інформації має можливість його розкодувати.
Вимоги до оформлення документів, що надсилаються ЕП, аналогічні вимогам, викладеним у розділах 3,4. На документі мають бути зазначені автор документа, його дата, реєстраційний номер, назва виду (крім листа), посада та прізвище особи, яка підписала документ, електронну адресу організації та електронно-цифровий підпис (ЕЦП) автора.
Документи, що надійшли за ЕП, реєструються з дотриманням єдиних з паперовими документами правил та реєстраційних форм. До номера документа, що надійшов або надсилається ЕП, додається значок "@": N 141@.
Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) вимагає створення надійної системи захисту від несанкціонованого доступу до документів за рахунок побудови системи розмежування прав доступу до інформації на різних рівнях ієрархії організації.
ЕЦП видається конкретній особі (як аналог власноручного підпису) та її використання для засвідчення підпису іншої людини не дозволяється.
Документ, що спрямовується по ЕП, підписується ЕЦП. За відсутності керівника документ підписується його заступником відповідно до розподілу обов'язків та відправляється по ЕП без ЕЦП.
Для найважливіших документів можлива перевірка справжності ЕЦП. У разі непідтвердження ЕЦП вихідного документа він не відправляється та повертається виконавцю. У разі непідтвердження ЕЦП документа, що надійшов, проводяться необхідні з'ясування.
Документ, що надійшов по ЕП, може передаватися на виконання у паперовій формі зі штампом "дублікат" або іншим позначенням аналога електронного документа. Правильність ЕЦП підтверджується відповідною позначкою: "ЕЦП вірна. Підпис оператора" або "ЕЦП підтверджено. Підпис оператора". Позначку слід проставляти у вигляді штампу.
Організація може створити свою внутрішню корпоративну інформаційну систему, яку співробітники можуть використовувати самостійно та на власний розсуд – без підтвердження ЕЦП. Така система електронного спілкування запроваджується керівником організації.
У цьому випадку можливе використання документів, що передаються (повідомлень) без виведення їх на папір.
14.09.2012
Використання в суді як докази факсимільних копій та документів, переданих через електронну пошту (у сканованому вигляді)
За останні кілька десятиліть досягнення науково-технічної сфери бурхливо змінили життя сучасної людини. З'явилися нові засоби спілкування, записи, зберігання, відтворення інформації. Ці досягнення не могли залишитися не інтегрованими в соціально-економічну сферу і відповідно не вплинути на правову надбудову. В іншому випадку стабільність громадянського обороту була б порушена відсутністю правового регулювання новостворених суспільних відносин.
Відповідно до пункту 2 статті 160 Цивільного кодексу РФ (далі за текстом – «ДК РФ»), «Використання під час укладання угод факсимільного відтворення підпису з допомогою засобів механічного чи іншого копіювання, електронного підпису чи іншого аналога власноручного підпису допускається у разі і порядку, передбачених законом, іншими правовими актами чи угодою сторін».
Відповідно до пункту 2 статті 434 ГК РФ, «Договір у письмовій формі може бути укладений шляхом складання одного документа, підписаного сторонами, а також шляхом обміну документами через поштову, телеграфну, телетайпну, телефонну, електронноїчи інший зв'язкущо дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором».
Таким чином, чинним законодавством РФ допускається оформлення сторонами цивільних правовідносин угод із використанням факсимільного відтворення підпису з допомогою засобів механічного чи іншого копіювання, електронного підпису чи іншого аналога власноручного підпису, тобто. електронний обмін документів.
Крім того, Арбітражний процесуальний кодекс Російської Федерації (далі за текстом - АПК РФ) закріпив допустимість електронних документів як засоби доказування. Так, відповідно до пункту 3 статті 75 АПК РФ, « Документи, отримані за допомогою факсимільного, електронного або іншого зв'язку, у тому числі з використанням мережі Інтернет, а також документи, підписані електронним підписом або іншим аналогом власноручного підпису, допускаються як письмові докази у випадках і в порядку, встановлених цим Кодексом, іншими федеральними законами, іншими нормативними правовими актами чи договором, або визначені у межах своїх повноважень Вищим Арбітражним Судом Російської Федерації»(аналогічна норма міститься у пункті 1 статті 71 Цивільного процесуального кодексу РФ).
Таким чином, законодавством РФ надається можливість використання факсимільних копій та документів, переданих через електронну пошту (у сканованому вигляді) як речові докази.
Тим часом, в даний час, при вирішенні судами спорів, що випливають із цивільних правовідносин, оформлених шляхом обміну документами через факсимільний зв'язок або мережу «Інтернет», у судів відсутня одноманітна позиція щодо віднесення «факсових» та електронних документів до допустимих доказів.
Аналіз наявної судової практики, у частині долучення факсимільних копій документів та документів, переданих через електронну пошту (у сканованому вигляді) до судової справи та їх дослідження як докази, дозволяє зробити наступні висновки:
1. Факсимільні копії документів та документів, переданих через електронну пошту (у сканованому вигляді), розцінюються судом як докази у справі за умови наявності в договорі/угоді пункту, відповідно до якого дані копії мають статус оригіналів.
Правомірність викладеної позиції підтверджується існуючою судовою практикою, зокрема. Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2010 года № А56-13328/2009, Постановлением ФАС Уральского округа от 13.12.2010 года № Ф09-10256/10-СЗ, Постановлением Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.01.2011 года № АП-13499 /2010-ГК, Постановою ФАС Далекосхідного округу від 13.08.2009 року № Ф03-3794/2009, Ухвалою ВАС РФ від 07.02.2008 року № 653/08 у справі № А09-8896/06-4.
2. Скріншоти екранів, роздруківки електронних поштових відправленьне є належним та безперечним доказом у суді.
Правомірність викладеної позиції підтверджується існуючою судовою практикою, зокрема. Постанова ФАС Московського округу від 03.02.2011 № КГ-А40/210-11.
3 . Копії листів, отримані засобами електронної пошти, є доказом у суді, за умови, якщо інша сторона не надасть суду не тотожні між собою копії та якщо можливо встановити справжній зміст першоджерела за допомогою інших доказів.
Правомірність викладеної позиції підтверджується існуючою судовою практикою, зокрема. Постанова ФАС Поволзького округу від 15.09.2010 року у справі № А12-23661/2009.
Аналіз практики розгляду спорів Міжнародним комерційним арбітражним судом при Торгово-промисловій палаті Російської Федерації щодо допустимості електронних документів і документів, переданих у вигляді факсимільного зв'язку, дозволяє зробити висновок у тому, що зазначені документи є доказами в судовому процесі за умови, що порядок обміну документами через факсимільний пристрій зв'язку або через мережу Інтернет передбачений укладеним між сторонами контрактом .
Таким чином, аналіз судової практики дозволяє виділити три види документів (крім оригіналів), що підтверджують факт укладання та виконання відповідних договорів:
Копії документів, переданих із використанням факсу;
Копії документів, переданих у сканованому вигляді із використанням мережі «Інтернет»;
Скріншоти екранів, роздруківки електронних поштових відправлень (повідомлень про надсилання електронного листа).
Тим часом, з метою захисту своїх прав під час підприємницької діяльності, процес укладання та виконання відповідних договорів має супроводжуватися обміном виключно оригіналів документів.
Однак, при укладенні та виконанні договорів шляхом обміну факсимильними копіями документів або електронними документами та з метою мінімізації ризиків, рекомендуємо наступне:
1. У тексті основного договору:
Передбачити можливість передачі документів факсом або електронною поштою;
Встановити таким документам статус оригіналів;
Конкретизувати інформацію про номер факсу та адреси електронної пошти, за якими відбуватиметься обмін документами;
2. Організувати ведення журналів реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, переданої та отриманої за допомогою факсимільного зв'язку та електронного зв'язку.
3. У налаштуваннях факсу встановити точний час та поточну дату.
У випадку, якщо доступна функція факсу зі створення звітів про отримані та надіслані повідомлення, роздруковувати такі звіти та підшивати їх до журналу реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції.
4. Проекти документів, що передаються контрагенту для погодження, надсилати без підпису уповноваженій особі.
5. Відповідно до податкового законодавства та законодавства про бухгалтерський облік, первинна документація, що оформляється в ході виконання відповідного договору, має бути подана лише у вигляді оригінальних документів.
6. Текст основного договору, додаткові угоди до договору, а також угоду про розірвання договору мають бути подані в оригіналах.
Порядок обміну електронними документами, а також «факсовими копіями» документів має бути обов'язково узгоджений Сторонами та закріплений у Договорі. Від грамотних формулювань даних умов залежить можливість використання «не оригінальних» документів при врегулюванні суперечок між сторонами.
Необхідно зазначити, що на практиці трапляються випадки, коли недобросовісні контрагенти підробляють підписи та печатки, поставлені іншим контрагентом в електронному документі, а також змінюють текст договору, включаючи невигідні для контрагента умови.
У зв'язку з чим, при вирішенні спору в суді, сторони подають до суду нетотожні копії одного й того документа, тобто. той самий підписаний сторонами документ, що містить різні умови.
У зазначеному випадку у суду практично немає можливості визначити, яка зі сторін надала справжню копію документа.
Відповідно до пункту 6 статті 71 АПК РФ, "Арбітражний суд не може вважати доведеним факт, що підтверджується лише копією документаабо іншого письмового доказу, якщо втрачено або не передано до суду оригінал документа, а копії цього документа, подані особами, які беруть участь у справі, не тотожні між собоюі неможливо встановити справжній зміст першоджерела за допомогою інших доказів.
На підставі зазначеної норми, копії документа не розглядатимуться судом як докази за обставин, зазначених вище.
Тим часом факт підробки документів, що передаються електронною поштою або факсом можна встановити за допомогою проведення судової експертизи.
За інформацією, отриманою в ТОВ «Експертне бюро м. Іжевська», існує декілька методик виявлення підробки документів в такому випадку:
1. хімічний аналіз підпису на паперовому примірнику договору;
2. аналіз відбитка друку.
Необхідно звернути увагу, що ймовірність визначення підробки документів вказаними методами не є великою.
Незважаючи на описані в цьому висновку ризики від оформлення договорів шляхом обміну копій документів за допомогою факсимільного або електронного зв'язку, існує спосіб захисту від неправомірних дій контрагентів, що виражаються у підробці документів, що підписуються.
Відповідно до статті 2 Федерального закону від 06.04.2011 року № 63-ФЗ «Про електронний підпис» (далі за текстом – «Закон про підпис»), електронний підпис - інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі ( інформації, що підписується) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію.
Відповідно до частини 1 статті 6 Закону про підпис, «Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, крім випадку, якщо федеральними законами або нормативними правовими актами, що приймаються відповідно до них, встановлена вимога про необхідність складання документа виключно на папері. ».
Відповідно до статті 5 Закону про підпис, кваліфікованим електронним підписом є електронний підпис, який відповідає наступним ознакам:
1. отримана внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису;
2. дозволяє визначити особу, яка підписала електронний документ;
3. дозволяє виявити факт внесення змін до електронного документа після його підписання ;
4. створюється з допомогою коштів електронного підпису;
5. ключ перевірки електронного підпису вказано у кваліфікованому сертифікаті;
6. для створення та перевірки електронного підпису використовуються засоби електронного підпису, які отримали підтвердження відповідності вимогам, встановленим відповідно до Закону.
Таким чином, використання електронного підпису під час укладання договорів шляхом обміну «факсовими» копіями документів, що підписуються, або електронними документами дозволяє виявити факт внесення змін до вже підписаного документа, що є гарантією захищеності сторони в судовому процесі при виникненні спірних ситуацій.
Крім того, електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом, визнається рівнозначним паперовому документу, підписаному власноручним підписом.
Однак суди насторожено ставляться до електронних документів і далеко не завжди приймають їх як належні докази. У цій статті – п'ять способів зробити так, щоб суд прийняв електронну листування як доказ у справі.
ПИТАННЯ У ТЕМУ
У якій формі листування подається до арбітражного суду?
Спеціальних вимог законом не встановлено. Однак через те, що всі докази повинні бути долучені до справи (ст. 64, 75 АПК РФ), можна дійти невтішного висновку, що електронну листування потрібно подавати на паперовому носії (визначення ВАС РФ від 23.04.10 № ВАС-4481/10 ).
Попередні заходи для надання електронної пошти сили доказу
Електронна листування є різновидом письмових доказів (п. 3 ст. 75 АПК РФ). При цьому в Арбітражному процесуальному кодексі зазначено, що електронні повідомлення можуть бути віднесені до письмових доказів у порядку, що визначається законом, договором або Вищим арбітражним судом (п. 3 ст. 75 АПК РФ у редакції Федерального закону від 27.07.10 № 228-ФЗ ). Тому сторони можуть заздалегідь індивідуалізувати свої електронні повідомлення, щоб вони згодом були допустимим доказом у справі. Зробити це можна двома способами.
Спосіб перший: надання листування юридичної сили у договорі.Враховуючи, що контрагенти вправі визначати порядок подання письмових доказів самостійно (п. 3 ст. 75 АПК РФ), вони можуть наперед надати електронного листування доказову силу.
Для цього їм потрібно прописати відповідну умову в договорі (укласти додаткову угоду) із зазначенням на адреси електронної пошти, які будуть використовуватися сторонами, та тих осіб, які здійснюватимуть таке листування від імені компанії.
Крім того, як показує судова практика, не зайвим буде вказати, які саме юридичні дії сторони домовилися здійснювати за допомогою електронного листування. В одній із суперечок сторона у справі посилалася на те, що в анкеті до договору сторони погодили використання електронної пошти з позначенням адреси контрагента, куди необхідно надсилати документи. Однак арбітражний суд акцентував свою позицію на тому, що «адреса електронної пошти була позначена сторонами для здійснення робочого листування, а не для передачі результатів робіт» (ухвала Федерального арбітражного суду Московського округу від 12.01.09 № КГ-А40/12090-08).
Без зазначення в договорі на контактних осіб, адреси електронної пошти та питання, які сторони можуть узгоджувати в такому порядку, суд швидше за все не визнає електронного листування допустимим доказом у справі (ухвала Федерального арбітражного суду Московського округу від 27.02.10 № КГ-А41/531 -10). Судова практика із протилежною позицією судів вкрай незначна (ухвала Федерального арбітражного суду Уральського округу від 28.06.10 № Ф09-4726/10-С3).
Спосіб другий: використання електронного цифрового підпису.Електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП) прирівнюється до власноручного підпису документі на паперовому носії (п. 1 ст. 1 Федерального закону від 10.01.02 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис»). Безумовно, її використання є одним із найнадійніших способів ідентифікації електронних повідомлень.
Якщо компанія представить до суду електронного листа, який підписано ЕЦП іншої сторони, то не потрібно буде встановлювати факт надсилання та справжність електронного листа. Але тут важливо не упустити одну деталь: у разі спору суд може вимагати подати документ, який підтвердить факт погодження з контрагентом використання ЕЦП (ухвала Федерального арбітражного суду Північно-Західного округу від 03.03.09 № Ф-04-1207/2009 (1502-А46) -11)).
ПИТАННЯ У ТЕМУ
Що робити, якщо листування у позивача не збереглося, а контрагент видалив його на своєму комп'ютері?
Сторона може попросити суд у порядку забезпечення доказів подати запит у компанії, яка здійснює технічну підтримкупоштовий сервер, архівні копії електронних повідомлень.
Доведення в суді за допомогою електронного листування
Документи, отримані за допомогою електронної пошти, є належними доказами, підлягають всебічній повній оцінці виходячи з сукупності доказів, яким не суперечать і відомості, що містяться в електронному листуванні сторін (постанова Федерального арбітражного суду Московського округу від 17.02.40-10. ). Компанії просто потрібно буде довести справжність та достовірність цих листів. Ось кілька способів.
Метод третій: визначення реквізитів електронних листів.Як зазначено у статті 75 Арбітражного процесуального кодексу, до письмових доказів належать документи, які дозволяють встановити достовірність документа, тобто те, що він підписаний належною особою, чітко відображає дату та місце складання, адресата та іншу необхідну інформацію. В одній із справ суд визначив дані, які потрібні на підтвердження достовірності інформації. До них були віднесені: адреси електронної пошти одержувача та відправника, відомості про час і дату відправлення електронного повідомлення, поштовий сервер, з якого відправлено електронне повідомлення. У зв'язку з відсутністю цих даних арбітражний суд не прийняв представлені суспільством як докази роздруківки електронного листування (ухвала Федерального арбітражного суду Північно-Кавказького округу від 07.07.08 № Ф08-3751/2008).
Спосіб четвертий: Проведення експертизи.Справжність електронних доказів можна встановити висновком судової експертизи. Для цього потрібно знайти організацію, яка проводить комп'ютерно-технічну експертизу. Можна звернутися до експертів, не чекаючи судового розгляду, або клопотати у суді проведення експертизи (п.1 ст. 82 АПК РФ). Тоді суд призначить експерта, який складе висновок і визначить, чи справжнє листування виходило від сторін у справі, встановить її реальний зміст, час відправлення та інші дані. Акт експертного висновку суди приймають як доказ (ухвала Федерального арбітражного суду Московського округу від 20.01.10 № КГ-А40/14271-09).
Спосіб п'ятий: складання нотаріального протоколу.Одним із надійних способів легалізації електронних доказів є складання нотаріального протоколу. Цим способом останнім часом компанії користуються дедалі частіше. Відповідно до закону, нотаріуси мають право проводити огляд письмових та речових доказів (ст. 102, 103 Основ законодавства про нотаріат від 11.02.93 № 4462-I, далі – Основи). Компанія може надати нотаріусу доступ до комп'ютера та поштовому серверу, на якому знаходиться листування. Нотаріус перевірить справжність листування, встановить, чи справді воно виходило від сторін у справі, і складе протокол, який надасть електронному листуванню форму, необхідну для судового доказу. Самі електронні листи мають бути роздруковані та підшиті до протоколу. Такий протокол буде доказом того, що на певну дату даних електронної пошти дійсно були електронні повідомлення, отримані з певних адрес. Тут важливо пам'ятати, що нотаріус зможе скласти такий протокол лише до провадження у справі в суді (ст. 102 Основ).
Правила телеграфного зв'язку
У давнину повідомлення великі відстані передавали барабанним боєм, димовими сигналами та інші настільки ж примітивними засобами. Надсилаючи повідомлення, людина була змушена покладатися на гінців - піших, кінних або переправляються на судах. Зв'язок цей був повільним і ненадійним. Так тривало остаточно XVIII в., коли було винайдено перший телеграф.
Секретарю, незважаючи на появу факсу та електронної пошти, досить часто доводиться надсилати телеграми, оскільки кореспондент, якому потрібно щось терміново повідомити, може не мати факсимільного апарата чи електронної пошти. Крім того, факс – це лише факсимільна копія документа, і він, як і електронний документ, без електронно-цифрового підпису юридичної сили не має.
Складання тексту телеграми, а також її надсилання керівник часто доручає секретареві. Тому секретар повинен добре знати загальний порядок складання, оформлення та надсилання цього виду документів.
Під телеграмою розуміється вид документа, який визначається способами передачі по каналах телеграфного зв'язку. Переважна частина телеграм відноситься до інформаційно-довідкової документації з листуванням, що містить термінову інформацію для ухвалення рішення, передача якої поштою не забезпечувала своєчасність її отримання.
Вимоги до складання та оформлення телеграм, що передаються для відправлення, встановлені «Правилами надання послуг телеграфного зв'язку», затвердженими постановою Уряду Російської Федерації 14.01.2002 р. № 12. У цих правилах телеграма визначена як «коротке текстове повідомлення, яке передається, передане або призначене для передачі засобами телеграфного зв'язку».
Правила гарантують користувачам право на таємницю телеграфних повідомлень. У правилах обумовлюється мова взаємодії працівників телеграфного зв'язку та телеграми, що подають. На території Російської Федерації – це російська мова та додатково, на розсуд оператора зв'язку, рідні мови народів Російської Федерації.
Телеграми поділяються на категорії та види. Можливе подання телеграм наступних категорій терміновості (у порядку зменшення терміну проходження телеграми):
1) «телеграма-лист» (з позначкою «телеграма-лист»);
2) "звичайна" (без позначки);
3) "термінова" (з позначкою "термінова").
У більшості організацій застосовуються звичайна (проста) та термінова телеграми. Однак у службовому листуванні виділяються такі категорії телеграм: Президенту РФ, в Уряд РФ, «урядова» тощо.
За видами розрізняють телеграми:
1) з повідомленням про вручення телеграфом та з повідомленням про вручення телеграфом термінове (з позначками "повідомлення телеграфом" або "повідомлення телеграфом термінове" відповідно);
2) з доставкою у строк, вказаний відправником (з позначкою «вручити (дата)»);
3) з доставкою до населеного пункту, який не має телеграфного зв'язку (з позначкою «поштою замовне»);
4) з доставкою на художньому бланку "люкс" (з позначкою "люкс");
5) завірена оператором зв'язку (з позначкою «завірена»).
Терміни проходження телеграм, що передаються між столицями республік, крайовими, обласними центрами, а також усередині будь-якого населеного пункту, що має телеграфний зв'язок, повинні становити:
Терміни проходження телеграм, що передаються між будь-якими населеними пунктами, що мають телеграфний зв'язок, повинні становити:
Телеграма має бути чітко та розбірливо написана або надрукована на лицьовій стороні телеграфного бланка або на світлому папері. Виправлення, підчистки, викреслення та вставки, внесені в телеграму, що передається відправником або на його прохання оператором зв'язку, повинні бути завірені підписом відправника.
Телеграма, що передається, повинна містити адресу (тобто куди) і найменування адресата (тобто кому) (якщо адресатом є громадянин – прізвище і, за бажанням відправника, ім'я та по батькові або ініціали адресата; якщо адресатом є посадова особа – найменування організації , посада, прізвище та, за бажанням відправника, ім'я та по батькові або ініціали посадової особи, якщо адресатом є організація – найменування організації), текст телеграми, підпис відправника (за його бажанням), позначки (якщо є) про категорію та вид телеграми, що передається.
Складається телеграма у наступній послідовності:
2) відмітка про вид телеграми;
3) адресу, за якою має бути доставлена телеграма, із зазначенням найменування адресата;
4) текст телеграми;
5) підпис відправника (за бажанням відправника).
Адреса телеграми повинна містити всі адресні атрибути, необхідні для її доставки за адресою без розшуку та наведення довідок.
Телеграма може бути адресована в одну або кілька адрес (багатоадресна телеграма). При подачі багатоадресної телеграми з тим самим текстом відправник повинен подати стільки екземплярів телеграми, скільки адрес вказано. В адресній частині кожної телеграми вказується лише пункт, куди слід доставити телеграму, інші адреси вказуються у тексті телеграми.
Дозволяється приймати багатоадресну телеграму з одним текстом за списком адрес, але не більше 20 адрес у списку. Список адрес повинен подаватися одночасно з телеграмою. До кожного списку додається один екземпляр телеграми.
Телеграми можуть бути адресовані:
1) на повну адресу;
2) на умовну чи скорочену адресу;
3) до запитання;
4) на номер абонементної скриньки;
5) на адресу військової частини;
6) на адресу польової пошти;
7) на адреси морських та річкових суден;
8) на номер отриманої телеграми;
9) на номер абонентської установки мережі АТ/Телекс.
У телеграмі вказуються точна адреса (перед нею обов'язково проставлення номера (індексу) відділення зв'язку, який обслуговує адресата), найменування установи, якщо відомо – найменування посади, прізвище (з ініціалами або без них) одержувача.
Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу на одній стороні через два інтервали великими літерами. Між словами в телеграмах робиться перепустка в два удари. Текст друкується починаючи з абзацу, далі червоні рядки та абзаци не допускаються. Адреса та текст друкуються без перенесення слів. Викладається текст гранично стисло. Він повинен складатися з одного логічного елемента- Висновки. Лише у виняткових випадках можна допустити коротко доказ.
Велике значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, які більш точно передають сенс. Пишеться телеграма особливою телеграфною мовою, наскільки можна без прийменників, спілок, розділових знаків. Смислові відтінки слів та його зв'язок передаються порядком розташування слів у реченні та його закінченнями.
Цифри в телеграмі, що подається, можуть вказуватися або знаками цифр, або повними словами. Цифрові значення, що містяться в тексті телеграми, точність передачі яких важлива для користувача, повинні вказуватися відправником повними словами.
Знаки «точка», «кома», «лапки», «дужка» можуть вказуватися в телеграмі або повними словами, або скороченими словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), або символьними знаками.
Знаки «знаки запитання», «тире» («мінус»), «плюс», «дрібна риса» можуть вказуватися або повними словами, або відповідними символьними знаками.
Знак «номер» може бути вказано або повним словом, або скороченим словом «нр».
Інші знаки можуть вказуватись лише повними словами.
Розділові знаки у вигляді відповідних символьних знаків, кормі символьного знака «-», повинні писатися в телеграмах після попереднього слова (групи цифр) без інтервалу і рахуються з ним як одне слово.
Символьні знаки «+» (плюс) і «/» (дрібна риса) між словами повинні писатися з інтервалами між попередніми та наступними словами і вважаються як окремі слова, а між цифрами – без інтервалів та окремими словами не рахуються.
Текст телеграми повинен мати хоча б одне слово, але телеграма не повинна містити більше 300 слів. Якщо телеграма складається з понад 300 слів, вона повинна бути розділена оператором зв'язку на кілька частин, по 300 слів кожна (остання може містити менше 300 слів), що передаються як окремі телеграми.
Рекомендується підпис відокремлювати від тексту міжрядковим інтервалом. Після тексту та підпису проставляється розмежувальна риса, під якою вказуються службові відомості, що не підлягають передачі: адреса відправника, повне найменування структурного підрозділу, вказівка посади, підпис та розшифрування підпису відправника, дата підпису, що проставляється телеграмою, що підписує.
Текст службової телеграми засвідчується печаткою. Складається телеграма у двох примірниках. Перший, підписаний, віддається передачі, а другий підшивається у справу.
На копії телеграми в нижній частині її можуть проставлятися візи, а також вказується час передачі телеграми на відправку.
При оформленні міжнародних телеграм їхня адреса та текст друкуються латинськими літерами. Адреса в таких телеграмах друкується в наступній послідовності: найменування адресата (у називному відмінку), адресу організації або місце проживання адресата (номер будинку, вулиці), найменування пункту призначення (місто, країна).
У кількість оплачуваних слів внутрішньої телеграми включаються всі слова, що утворюють зміст телеграми (відмітки про категорію та вид телеграми, адресу, текст, підпис).
За одне слово у телеграмі вважається:
1) кожне слово, написане відповідно до правил граматики і має самостійний зміст, включаючи частинки та прийменники;
2) кожен окремий знак, цифра або буква;
3) знак, написаний повним чи скороченим словом;
4) цифра, написана повним словом;
5) не розділена символьним знаком "-" група знаків, що складається з цифр, літер, або змішана група.
Приклад оформлення телеграми:
РОСТІВ-ДОН АЛМАЗ
ВИПРОБУВАННЯ ВИРОБУ ЗМІСТ
ВІДСУТНІСТЬ КОМПЛЕКТУЮЧИХ ТЧК
ПРОДОВЖІТЬ КОМАНДУВАННЯ ДВА ТИЖНІ НАЧАЛЬНИК ВІДК ІВАНІВ
Самара, Річна, 30
Начальник ВТК (особистий підпис) І. О. Прізвище
Для передачі оперативної інформації використовують телефонограми– офіційні повідомлення, надіслані по телефону.
Обов'язковими реквізитами телефонограми є: найменування установ адресанта та адресата; реквізит «від кого» та «кому» із зазначенням посади, прізвища, імені та по батькові посадових осіб; номер, дата та час передачі та прийому телефонограми; посади та прізвища того, хто передав і прийняв телефонограму; номери телефонів; текст та підпис.
Телефонограма повинна мати заголовок, він складається відповідно до ГОСТу 6.38 - 90 як для службового листа, тобто виражається прийменниковим відмінком з прийменником «о» або «про». (Наприклад: Про зміну часу засідань Ради; Про прибуття учасників конференції).
У цілому нині телефонограми пишуться «телеграфним мовою», т. е., коротко, точно, простими пропозиціями. У першій частині телефонограми констатуються факти, що спонукали дати телефонограму, у другій – дії, що вживаються. Телефонограми викладаються від першої особи, наприклад: «Нагадуємо, що термін дії договору спливає». Обсяг телефонограми не повинен перевищувати 50 слів.
Бажано, щоб установи мали спеціальні бланки для вхідних та вихідних телефонограм. Рекомендується наступна форма:
ТЕЛЕФОНОГРАМА
Адресант (найменування установи) Адресаант (найменування установи) ___
від кого (посада, П. І. О.) від кого (посада, П. І. О.) ___
час передачі годину мін час передачі годину мін
Передав(ла) (прізвище) Прийняв(ла) (прізвище)
Номер телефон ___
Заголовок Заголовок
(Підпис)
На бланках для вхідних телефонограм реквізит "адресат" повинен бути надрукований друкарським способом, а на бланках для вихідних телефонограм типографічним способом повинен бути надрукований реквізит "адресант".
Факсимільне повідомлення– документ, отриманий факсимільним апаратом (телефаксом), по телефонних каналах зв'язку. Факсимільне повідомлення (факс) є по суті незавіреною копією документа, що передається, і юридичний статус у нього такий же. По телефаксу можуть бути передані будь-які види документів та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотографії. Проте факсимільні повідомлення більшою мірою є різновидом листування між діловими партнерами, організаціями, замінниками телефонограм.
Факси для вихідних документів слід оформляти аналогічно до оформлення ділового листа, але вони можуть складатися в одному примірнику, який після його передачі підшивається у справу. Додатковими даними, які проставляє сам апарат, є: вказівка (код) відправника, дата та час передачі, № телефаксу, кількість сторінок.
Якщо отримані факсимільні повідомлення мають важливу інформаціюі призначені для тривалого використання, необхідно зробити копію документа, оскільки папір, який використовується у факсимільних апаратах, недовговічний.
Електронне повідомлення –документ, надісланий «електронною поштою» по системі зв'язку між ЕОМ, його можна бачити відображеним на моніторі або роздрукованим на принтері.
Впровадження електронної пошти (е-mail) – одна з найхарактерніших особливостей сьогодення. Вона неухильно витісняє традиційні засоби комунікації. Її головна та безперечна перевага – оперативність.
При збільшеній питомій вазі електронних листів у загальному обсязі ділового листування необхідно звернути увагу на такі особливості підготовки цих листів:
1) зміст листа має бути зосереджено однією теме. Не слід розпорошуватися і намагатися «осягнути неосяжне». Діяти треба за принципом: «один лист – одна проблема». Документи, що додаються, особливо якщо це графіка, малюнки, таблиці, направляються у вигляді додатка до файлу-листа, що пересилається. У цьому випадку вашому одержувачу легше зорієнтуватися по суті послання, а при необхідності йому не важко переслати додаток, наприклад на іншу адресу;
2) листування ділових людей електронною поштою носить суто утилітарний прагматичний характер. Вона позбавлена емоцій. Відповідно, стиль має бути суто робочим і стислим;
3) незважаючи на лапідарність електронного листа, його тон залишається ввічливим та тактовним. У цьому сенсі воно не відрізняється від звичайної кореспонденції. Більше того, при поштовому листуванні знаки уваги елементи ввічливості можна передати за допомогою зовнішніх атрибутів, наприклад, використовуючи спеціально підготовлений бланк, відповідний папір, оформлення, розміщення реквізитів тощо. При електронній пошті ці можливості виключені. Тому цей «недолік» можна компенсувати, дотримуючись правил письмового етикету;
4) електронний лист не допускає тяганини, затримки з відповіддю. Це пошта екстреного зв'язку з елементами терміновості. Листування часом протікає в режимі реального часу - "On-line". Потрібно вміння вести письмовий діалог. Це потребує певної підготовки, навичок, здатності володіти пером;
5) мова при електронному листуванні відрізняється конкретністю, стислою. Рекомендується уникати довгих фраз і стандартних, що набили оскому, при традиційному листуванні виразів.
При приватному неформальному листуванні електронною поштою допускається використання так званих Emoticons. Йдеться використання схематичного зображення людського типу передачі емоцій в електронних текстах. Вони покликані оживити суху та коротку мову e-mail. Сюди входять Smileys та Acronyms.
Нижче наведено декілька прикладів прийнятих на Заході так званих Smileys (усмішки, смішки) і використовуються при листуванні електронною поштою. Зрозуміло, це стосується лише особистої комунікації і навряд чи застосовно при серйозному та відповідальному листуванні, що стосується важливих ділових проблем.
1):-) – посмішка;
2);-) - підморгування;
3):-(- хмуритися;
4): -D - сміх;
5): -X - без коментаря;
6);-(- плач;
7):-] - сарказм;
8) =: Про - здивування.
Акроніми (Acronyms), тобто слова, сформовані з перших букв словосполучення, яке воно замінює, зустрічаються набагато частіше при діловій кореспонденції, ніж Smileys. Більше того, вони в ходу не тільки в електронних листах, а й у звичайному листуванні. Нижче наводяться кілька найпоширеніших акронімів:
1) ASAP (As soon as possible) – якнайшвидше;
2) MSG (Massage) – послання;
3) JIC (Just in case) - при нагоді;
4) CUL (See you later) – зустрінемося пізніше;
5) FAQ (Frequently saked question) - питання, що часто задається;
6) IMHO (In my humble opinion) – на мою скромну думку;
7) BTW (By the way) - між іншим;
8)
}
