Σπίτι › Εκπαίδευση › Οι φόρμες πρόσβασης υποδιαίρεσης ζητούν αναφορές. Πρόσβαση subd ms. Αναφορές. Δημιουργία φορμών οθόνης και αναφορών στη βάση δεδομένων της Microsoft Access

Οι φόρμες πρόσβασης υποδιαίρεσης ζητούν αναφορές. Πρόσβαση subd ms. Αναφορές. Δημιουργία φορμών οθόνης και αναφορών στη βάση δεδομένων της Microsoft Access

Microsoft Accessείναι μια λειτουργικά πλήρης σχέση DBMS. Παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για τον ορισμό, την επεξεργασία και τη διαχείριση δεδομένων κατά την εργασία με μεγάλο όγκο πληροφοριών.

DBMS Microsoft Access παρέχει τη δυνατότητα ελέγχου του ορισμού της δομής και της περιγραφής των δεδομένων σας, της εργασίας μαζί τους και της οργάνωσης της συλλογικής χρήσης αυτών των πληροφοριών. DBMS Microsoft Access αυξάνει επίσης σημαντικά τις δυνατότητες και διευκολύνει την καταλογογράφηση και τη διατήρηση μεγάλου όγκου πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες σε πολλούς πίνακες. DBMS Microsoft Access περιλαμβάνει τρεις κύριους τύπους λειτουργιών: ορισμό (ρύθμιση της δομής και περιγραφή) των δεδομένων, επεξεργασία δεδομένων και διαχείριση δεδομένων. Η MS Access είναι ένα σύνολο ενόργανοςμέσα για τη δημιουργία και τη λειτουργία πληροφοριακών συστημάτων.

Χρησιμοποιώντας την Access, μπορείτε να εκτελέσετε τις ακόλουθες λειτουργίες.

1. Σχεδιασμός βασικόςΑντικείμενα IS - δισδιάστατοι πίνακες, με ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙδεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των πεδίων αντικειμένων OLE. Πριν γεμίσετε έναν πίνακα με δεδομένα, πρέπει να δημιουργήσετε τη διάταξή του.

2. Ίδρυση συνδέσειςμεταξύ πινάκων, με υποστήριξη για ακεραιότητα δεδομένων, ενημερώσεις πεδίων με κλιμάκωση και διαδοχική διαγραφή εγγραφών.

3. Εισαγωγή, αποθήκευση, προβολή, ταξινόμηση, τροποποίηση και ανάκτηση δεδομένων από πίνακες χρησιμοποιώντας διάφορα μέσα ελέγχου πληροφοριών, πίνακες ευρετηρίου και λογική άλγεβρα (για φιλτράρισμα δεδομένων).

4. Δημιουργία, τροποποίηση και χρήση παράγωγαΑντικείμενα IS (φόρμες, ερωτήματα και αναφορές).

Το αντικείμενο επεξεργασίας MS Access είναι αρχείο βάσης δεδομένων,έχοντας αυθαίρετο όνομα και επέκταση .MDB. Αυτό το αρχείο περιέχει το κύριο αντικείμενα MS Access: πίνακες, φόρμες, ερωτήματα, αναφορές, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Έτσι, ένα πληροφοριακό σύστημα που δημιουργείται στην Access είναι ένα αρχείο βάσης δεδομένων.MDB συν τα εργαλεία της ίδιας της Access. Η λειτουργία ενός τέτοιου IS είναι η επεξεργασία ενός εγγράφου .MDB από την εφαρμογή Access.

Πληροφορίες στη βάση δεδομένων Πρόσβαση σε δεδομέναπαρουσιάζονται με τη μορφή χωριστών πινάκων. Σε αυτήν την περίπτωση, κάθε στήλη πίνακα αντιστοιχεί σε ένα πεδίο δεδομένων και κάθε σειρά αντιστοιχεί σε μια εγγραφή δεδομένων.

Μια εγγραφή δεδομένων αποτελείται από πολλά πεδία. Ισχύει ο ακόλουθος κανόνας: μια εγγραφή δεδομένων είναι μια ομάδα αλληλένδετων πεδίων που θεωρούνται ως ένα ενιαίο σύνολο. Για παράδειγμα, μια εγγραφή δεδομένων μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο πελάτη ή προϊόν. Κάθε εγγραφή δεδομένων σε έναν πίνακα περιέχει τον ίδιο αριθμό πεδίων. Κάθε πεδίο περιέχει τον ίδιο τύπο πληροφοριών. Για παράδειγμα, σε κάθε εγγραφή δεδομένων ενός συγκεκριμένου πίνακα, το πεδίο ΟΝΟΜΑ ΠΕΛΑΤΗ θα αντιστοιχεί στο όνομα του πελάτη, π.χ. θα περιέχει τον ίδιο τύπο πληροφοριών.

Υπάρχει Διάφοροι τύποιδεδομένα. Ο τύπος δεδομένων για ένα συγκεκριμένο πεδίο δεδομένων επιλέγεται ανάλογα με το ποιες πληροφορίες θα βρίσκονται σε αυτό το πεδίο. Το μέγεθος του πεδίου δεδομένων καθορίζεται ανάλογα με τον τύπο που έχει επιλεγεί για αυτό. Οι περιγραφές των τύπων δεδομένων και τα χαρακτηριστικά τους δίνονται στον Πίνακα 2.

Πίνακας 2 - Τύποι δεδομένων

Τύπος δεδομένων	Εφαρμογή	Μέγεθος
Κείμενο	Κείμενο ή συνδυασμός κειμένου και αριθμών, όπως διεύθυνση, και αριθμών που δεν απαιτούν υπολογισμούς, όπως αριθμούς τηλεφώνου. αριθμούς αντικειμένων ή ταχυδρομικό κώδικα.	Έως 255 χαρακτήρες. Αποθηκεύονται μόνο οι χαρακτήρες που εισάγονται στο πεδίο, οι θέσεις που δεν χρησιμοποιούνται στο πεδίο κειμένου δεν αποθηκεύονται. Για να ελέγξετε τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που εισάγονται, πρέπει να ορίσετε την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου.
Πεδίο MEMO	Μεγάλο κείμενο ή αριθμοί, όπως σχόλια ή περιγραφές. Τα πεδία MEMO δεν μπορούν να ευρετηριαστούν ή να ταξινομηθούν. Για αποθήκευση μορφοποιημένου κειμένου ή μεγάλων εγγράφων αντί για το πεδίο MEMO. θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πεδίο αντικειμένου OLE.	Έως 65535 χαρακτήρες.
Αριθμός	Αριθμητικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για μαθηματικούς υπολογισμούς, εξαιρουμένων των υπολογισμών που αφορούν χρηματικές συναλλαγές (για τους οποίους χρησιμοποιείται ο νομισματικός τύπος). Ο τύπος και το μέγεθος των τιμών που μπορούν να περιέχονται σε ένα πεδίο αριθμών. Μπορεί να αλλάξει στην ιδιότητα FieldSize. Για παράδειγμα, στο χωράφι. καταλαμβάνοντας 1 byte στο δίσκο, μπορούν να εισαχθούν μόνο ακέραιοι (χωρίς δεκαδικά ψηφία) από 0 έως 255.	1, 2, 4 ή 8 byte. 16 byte μόνο για κωδικούς αναπαραγωγής.
Ημερομηνία ώρα	Ημερομηνίες και ώρες. Η αποθήκευση τιμών ημερομηνίας και ώρας σε ένα πεδίο Ημερομηνία/Ώρα διασφαλίζει τη σωστή ταξινόμηση. Όλες οι αλλαγές που έγιναν στις μορφές ημερομηνίας και ώρας στο παράθυρο του Πίνακα γλώσσας και προτύπων Διαχείριση Windows, θα αντικατοπτρίζεται αυτόματα σε πεδία του τύπου Ημερομηνία/Ώρα.	8 byte.
Νόμισμα	Τιμές νομισμάτων. Ο τύπος νομίσματος χρησιμοποιείται για την αποφυγή στρογγυλοποίησης κατά τους υπολογισμούς. Υποθέτει έως και 15 χαρακτήρες στο ακέραιο μέρος του αριθμού και 4 στο κλασματικό μέρος.	8 byte.
Μετρητής (AutoNumber)	Αυτόματη εισαγωγή διαδοχικών (που διαφέρει κατά 1) ή τυχαίους αριθμούςκατά την προσθήκη μιας καταχώρισης. Για να δημιουργήσετε έναν αυξητικό μετρητή, αφήστε όλες τις ρυθμίσεις ιδιοτήτων στο κάτω μέρος του παραθύρου ίδιες (προεπιλογή), με την ιδιότητα FieldSize να έχει οριστεί σε Long Integer και την ιδιότητα New Values σε Increment. Για να δημιουργήσετε έναν μετρητή τυχαίων αριθμών, η ιδιότητα Νέες τιμές πρέπει να οριστεί σε Τυχαία.	4 byte. Για κωδικούς αναπαραγωγής - 16 byte.
Λογικό (Ναι/Όχι)	Πεδία. που περιέχει μόνο μία ή δύο τιμές, όπως Yes/No, True/False. Ανενεργό.	1 bit.
OLE Αντικείμενα	Αντικείμενα (για παράδειγμα, έγγραφα Microsoft Word. ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ Microsoft Excel, εικόνες, ήχοι και άλλα δεδομένα) που δημιουργούνται σε άλλα προγράμματα που χρησιμοποιούν το πρωτόκολλο OLE. Τα αντικείμενα μπορούν να συνδεθούν ή να ενσωματωθούν σε έναν πίνακα της Microsoft Access. Για να εμφανίσετε ένα αντικείμενο OLE σε μια φόρμα ή μια αναφορά, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο ελέγχου Συνημμένο πλαίσιο αντικειμένου.	Έως 1 gigabyte
Οδηγός αναζήτησης	Δημιουργείται ένα πεδίο. σας επιτρέπει να επιλέξετε μια τιμή από έναν άλλο πίνακα ή από μια λίστα τιμών χρησιμοποιώντας ένα σύνθετο πλαίσιο. Όταν κάνετε αυτήν την επιλογή στη λίστα τύπων δεδομένων, φορτώνεται ένας Οδηγός για να τους ορίσει.	Το μέγεθος είναι ίδιο με το μέγεθος του πεδίου κλειδιού, το οποίο είναι επίσης ο Οδηγός αναζήτησης, συνήθως 4 byte.
Υπερσύνδεσμος	Το πεδίο στο οποίο αποθηκεύονται οι υπερσύνδεσμοι. Μια υπερ-σύνδεση μπορεί να είναι είτε τύπος UNC (Σύμβαση καθολικής ονομασίας - μια τυπική μορφή διαδρομής αρχείου με τη συμπερίληψη διακομιστή δικτύου) είτε URL (ενιαίος εντοπιστής πόρων - η διεύθυνση ενός αντικειμένου στο Διαδίκτυο ή ένα εσωτερικό δίκτυο με τη συμπερίληψη έναν τύπο πρωτοκόλλου πρόσβασης). Ένας υπερσύνδεσμος μπορεί να αποτελείται από τέσσερα μέρη: κείμενο που εμφανίζεται σε ένα πεδίο ή στοιχείο ελέγχου. διαδρομή προς το αρχείο (σε μορφή διαδρομής UNC) ή τη σελίδα (URL). πρόσθετη διεύθυνση - τοποθεσία μέσα σε αρχείο ή σελίδα. επεξήγηση εργαλείου - κείμενο που εμφανίζεται ως επεξήγηση εργαλείου.	Το μήκος κάθε τμήματος της υπερ-σύνδεσης δεν υπερβαίνει τους 2048 χαρακτήρες.
Σημείωση:Οι αριθμητικοί τύποι, τα νομίσματα και οι τύποι δεδομένων Boolean, καθώς και η ημερομηνία/ώρα, παρέχουν τυπικές μορφές εμφάνισης. Για να επιλέξετε μορφές για κάθε τύπο δεδομένων, πρέπει να ορίσετε την ιδιότητα Μορφοποίηση. Για όλα τα δεδομένα εκτός από τα αντικείμενα OLE, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή εμφάνισης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα "Ιδιότητα μορφής πεδίου" παρακάτω.

Εκτός από τους πίνακες, το Access DBMS λειτουργεί με τα ακόλουθα αντικείμενα:

Έντυπα;

Αιτήσεων;

Αναφορές;

Μακροεντολές;

Ενότητες.

Το τραπέζι είναι βάσηΑντικείμενο MS Access. Όλα τα άλλα αντικείμενα είναι παράγωγακαι δημιουργούνται μόνο με βάση προηγουμένως προετοιμασμένους πίνακες.

Μια φόρμα δεν είναι αυτόνομο αντικείμενο της Access. Απλώς σας βοηθά να εισάγετε, να προβάλετε και να τροποποιήσετε πληροφορίες σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα. Τα ερωτήματα και οι αναφορές εκτελούν ανεξάρτητες λειτουργίες: επιλογή, ομαδοποίηση, παρουσίαση και εκτύπωση πληροφοριών.

Κάθε αντικείμενο MS Access έχει Ονομα.Το μήκος του ονόματος οποιουδήποτε αντικειμένου MS Access (πίνακες, φόρμες κ.λπ.) δεν υπερβαίνει τα 64 αυθαίρετοςχαρακτήρες (εκτός από την τελεία και ορισμένους χαρακτήρες υπηρεσίας). Το όνομα μπορεί να περιλαμβάνει κενά και ρωσικά γράμματα. Κάθε αντικείμενο δουλεύεται σε ξεχωριστό παράθυρο και παρέχονται δύο τρόποι λειτουργίας:

1) λειτουργία σχεδιαστής, -όταν δημιουργείται ή αλλάζει μια διάταξη, δομή αντικειμένου (για παράδειγμα, δομή πίνακα).

2) επιχειρήσεωνλειτουργία - όταν οι πληροφορίες προβάλλονται, αλλάζουν και επιλέγονται στο παράθυρο εργασιών IS.

Επιπλέον, το αρχείο της βάσης δεδομένων περιλαμβάνει ένα άλλο έγγραφο που έχει το δικό του παράθυρο: Σχήμα δεδομένων.Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να δημιουργήσετε, να προβάλετε, να αλλάξετε και να κόψετε διαβιβάσειςανάμεσα στα τραπέζια. Αυτές οι συνδέσεις σάς βοηθούν να ελέγχετε δεδομένα και να δημιουργείτε ερωτήματα και αναφορές.

Μορφή,Αυστηρά μιλώντας, είναι ένα προαιρετικό στοιχείο του IS (κατ 'αρχήν, μπορείτε να το κάνετε χωρίς αυτό), αλλά σας επιτρέπει να απλοποιήσετε τις λειτουργίες εισαγωγής και προβολής δεδομένων.

Αίτησηείναι ένας παράγωγος πίνακας που περιλαμβάνει δεδομένα από άλλους πίνακες και εκτελεί διάφορες λειτουργίες σε αυτούς. Ειδικότερα, το αίτημα μπορεί να περιέχει υπολογίζεταιπεδία, δηλαδή πεδία των οποίων οι τιμές είναι λειτουργίεςτιμές άλλων πεδίων (πιθανώς από διαφορετικούς πίνακες). Επιπλέον, τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν ομάδαλειτουργίες, δηλ. πράξεις σε μια ομάδα εγγραφών που ενώνονται με κάποιο κοινό χαρακτηριστικό (για παράδειγμα, μπορείτε να αθροίσετε την ποσότητα για εγγραφές με τον ίδιο κωδικό). Τέλος, τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν να κάνετε επιλογές από πίνακες με βάση κάποια συνθήκη. Σε τέτοιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται η άλγεβρα της λογικής.

Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ -Αυτό είναι στην πραγματικότητα το ίδιο αίτημα, αλλά μορφοποιημένο έτσι ώστε να μπορεί να εκτυπωθεί σε χαρτί και να παρουσιαστεί στη διαχείριση (με όμορφες επικεφαλίδες, υποσύνολα κ.λπ.).

Στην ουσία, οι πίνακες και οι φόρμες χρησιμοποιούνται για τη διατήρηση των περιεχομένων της βάσης δεδομένων και τα ερωτήματα και οι αναφορές εκτελούν την κύρια λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος - ανάκτηση, μετατροπή και παρουσίαση πληροφοριών.

Δημιουργία παράγωγααντικείμενα - αιτήματα, έντυπα και αναφορές - διατηρούνται περίπου σύμφωνα με το ίδιο σχήμα. Εδώ είναι μερικά χαρακτηριστικά:

Για παράγωγα αντικείμενα, πρέπει να καθορίσετε τα ονόματα του πίνακα (ερώτημα) βάσει του οποίου δημιουργείται αυτό το αντικείμενο.

Όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου «Πίνακας στοιχείων» στη γραμμή εργαλείων και στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα σύνολο εικονιδίων (Εικ. 14.5), με τα οποία σχεδιάζετε μια φόρμα (αναφορά, ερώτημα).

Η δημιουργία οποιωνδήποτε αντικειμένων είναι δυνατή με δύο τρόπους: χρησιμοποιώντας τον οδηγό και σε λειτουργία σχεδίασης.

Η MS Access διαθέτει ισχυρά, βολικά και ευέλικτα εργαλεία οπτικόςσχεδιάζοντας αντικείμενα με τη βοήθεια Wizards και αυτό επιτρέπει στον χρήστη, με ελάχιστη προκαταρκτική προετοιμασία, να δημιουργήσει γρήγορα ένα πλήρες IS - σε επίπεδο πινάκων, φορμών, επιλογών ερωτημάτων και αναφορών.

Οι ίδιοι οι πλοίαρχοι εκτελούν τις απαραίτητες ενέργειες. Όταν καλείτε τον Οδηγό, ανοίγει η αντίστοιχη ακολουθία πλαισίων διαλόγου. Έχοντας λάβει απαντήσεις σε ερωτήσεις που τέθηκαν, Ο κύριος κάνει τα πάντα απαραίτητες ενέργειες. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά. Ο Οδηγός αναφοράς θα σας ρωτήσει πώς θα πρέπει να είναι η αναφορά και ποια δεδομένα πρέπει να περιέχει. Μετά τη λήψη των απαντήσεων, η έκθεση θα είναι εντελώς έτοιμη. Χρησιμοποιώντας άλλους Wizards, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες βάσεων δεδομένων, ερωτήματα και φόρμες.

Η εργασία με τους Wizards είναι απλή, αξιόπιστη και αποτελεσματική και σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε τον πλήρη πλούτο της Microsoft Access.

Το Builder είναι ένα εργαλείο Access που διευκολύνει την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Το Εργαλείο δημιουργίας εκφράσεων είναι εξαιρετικά χρήσιμο - σας επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα μια σύνθετη έκφραση. Χρησιμοποιώντας το Εργαλείο δημιουργίας ερωτημάτων, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για τη λήψη δειγμάτων δεδομένων για μια φόρμα ή μια αναφορά. Εκτός από αυτά που αναφέρονται, η Access έχει και άλλους κατασκευαστές. Πρόκειται για έναν κατασκευαστή μακροεντολών με τη βοήθεια του οποίου δημιουργούνται διάφορες μακροεντολές, καθώς και κατασκευαστές για μενού, πεδία, χρώματα, κώδικες και άλλα.

1 Εκκινήστε τη Microsoft Access:

Όταν ξεκινά η Access, εμφανίζεται ένα παράθυρο στην οθόνη (Εικόνα 1.1), στο οποίο μπορείτε:

Ή δημιουργώμια νέα βάση δεδομένων, δηλαδή ένα αρχείο με την επέκταση .MDB.

Ή Άνοιξεμια υπάρχουσα βάση δεδομένων, δηλαδή ένα αρχείο με την επέκταση .MDB.

Δημιουργία βάσης δεδομένων.Αφού επιλέξετε την εντολή [File-Create...], εμφανίζεται στην οθόνη ένα τυπικό αρχείο αρχείου (Εικόνα 1.2), στο οποίο πρέπει να καθορίσετε το όνομα και τη διεύθυνση δημιουργήθηκεαρχείο βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, για σύστημα πληροφορίωνμε την επωνυμία Τηλεφωνικός Κατάλογος.MDB.

Μετά τη δημιουργία του αρχείου, η Access ανοίγει ένα κενό παράθυρο βάσης δεδομένων,και σε αυτό το παράθυρο εκτελούνται όλες οι λειτουργίες - δημιουργία και χειρισμός αντικειμένων βάσης δεδομένων. Αυτό το παράθυρο περιέχει 7 αντικείμενα (Πίνακες, Ερωτήματα, Φόρμες, Αναφορά, Σελίδες, Μακροεντολές, Ενότητες) και ομάδες.

Άνοιγμα βάσης δεδομένων. Αφού επιλέξετε την εντολή [File-Open...], εμφανίζεται στην οθόνη ένα τυπικό αρχείο αρχείου, στο οποίο πρέπει να καθορίσετε το όνομα και τη διεύθυνση υπάρχοναρχείο βάσης δεδομένων. Στη συνέχεια ανοίγει το παράθυρο της εφαρμογής παράθυρο βάσης δεδομένων,παροχή πρόσβασης σε ήδη δημιουργημένα αντικείμενα βάσης δεδομένων και δυνατότητα δημιουργίας νέων αντικειμένων.

MS Access - πολλαπλών παραθύρωνεφαρμογή, ωστόσο μόνο μία βάση δεδομένων μπορεί να είναι ανοιχτή ανά πάσα στιγμή. Είναι το παράθυρό της κύριοςπαράθυρο εγγράφου στην εφαρμογή Access (Εικόνα 1.3) και το κλείσιμό του σημαίνει κλείσιμο του αντίστοιχου αρχείου .MDB. Ωστόσο, αυτό το παράθυρο δημιουργεί πολλά θυγατρικέςπαράθυρα (πίνακας, ερώτημα, φόρμα κ.λπ.). Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντικείμενο (για παράδειγμα, μια διάταξη πίνακα), το παράθυρο του οποίου βρίσκεται στην οθόνη και να του εκχωρήσετε ένα όνομα με τον ίδιο τρόπο που κάνετε με τα αρχεία: με το [File-Save] ή [File-Save Ως...] εντολή.

Εργασία με τραπέζια

Έτσι, στο παράθυρο της βάσης δεδομένων υπάρχει μια λίστα με τα υπάρχοντα αντικείμενα DB - πίνακες, ερωτήματα κ.λπ. Μπορείτε να εργαστείτε με το παράθυρο οποιουδήποτε αντικειμένου (παιδικό παράθυρο) είτε σε επιχειρήσεωνλειτουργία (για παράδειγμα, εισαγάγετε ή προβάλετε δεδομένα σε έναν πίνακα) ή σε σχεδιαστής(για παράδειγμα, αλλάξτε τη διάταξη του πίνακα).

Πριν χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε αντικείμενο (για παράδειγμα, συμπλήρωση πίνακα με δεδομένα), πρέπει δημιουργώαυτό το αντικείμενο (για παράδειγμα, δημιουργήστε μια διάταξη πίνακα).

Εάν είναι επιλεγμένη η καρτέλα Πίνακας, το παράθυρο καρτέλας εμφανίζει μια λίστα υπάρχονπίνακες αυτής της βάσης δεδομένων.

Για να ανοίξετε έναν υπάρχοντα πίνακα, πρέπει αποκορύφωματο όνομά της σε αυτή τη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".

Το σχήμα 1.3 δείχνει το παράθυρο της εφαρμογής MS Access μαζί με το παράθυρο της βάσης δεδομένων Intercity. Δεν υπάρχουν ακόμα αντικείμενα σε αυτό το αρχείο.

Να συμπεριληφθεί στη βάση δεδομένων νέοςπίνακες, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".

Για να διορθώσετε διάταξηυπάρχον πίνακα, επιλέξτε το όνομά του στη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί «Σχεδίαση».

Οι ίδιες λειτουργίες εκτελούνται με όλα τα άλλα αντικείμενα MS Access.

Οποιοδήποτε αντικείμενο (πίνακας, ερώτημα, φόρμα, αναφορά) μπορεί να δημιουργηθεί είτε χειροκίνητα (τρόπος σχεδίασης) είτε χρησιμοποιώντας τον Οδηγό.

Όταν καλείτε τον Οδηγό, ανοίγει η αντίστοιχη ακολουθία πλαισίων διαλόγου. Έχοντας λάβει απαντήσεις στις ερωτήσεις που τέθηκαν, ο Δάσκαλος εκτελεί όλες τις απαραίτητες ενέργειες. Για παράδειγμα, κατά τη δημιουργία μιας αναφοράς, ο Οδηγός αναφοράς θα σας ρωτήσει πώς πρέπει να είναι η αναφορά και ποια δεδομένα πρέπει να περιέχει. Μετά τη λήψη των απαντήσεων, η έκθεση θα είναι εντελώς έτοιμη. Χρησιμοποιώντας άλλους Wizards, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες βάσεων δεδομένων, ερωτήματα και φόρμες.

Δημιουργήστε πίνακες και ερωτήματα χειροκίνητα(σε λειτουργία σχεδίασης) ;

- δημιουργήστε φόρμες και αναφορές χρησιμοποιώντας Masters.

Ας εξετάσουμε τη σειρά των βημάτων όταν περιλαμβάνονται στη βάση δεδομένων νέοςτραπέζια. Πρώτα πρέπει να προσδιορίσετε την θεματική περιοχή για την οποία θα δημιουργηθεί η βάση δεδομένων. Ως θεματικό πεδίο ορίζουμε το intercity τηλεφωνικές συνομιλίες, υπολογισμός του ποσού πληρωμής για υπεραστικές τηλεφωνικές κλήσεις για μεμονωμένους συνδρομητές. Πρώτα από όλα καθορίζονται τα πεδία που θα περιέχει ο πίνακας. συνδρομητές"βάση δεδομένων "Intercity". Τα απαιτούμενα πεδία εμφανίζονται στον Πίνακα 3, με το πεδίο «Αριθμός Συνδρομητή» επιλεγμένο ως βασικό. Το κλειδί αντιπροσωπεύει ένα πεδίο στον αντίστοιχο πίνακα. Χαρακτηρίζει μοναδικά κάθε εγγραφή που περιέχεται στον πίνακα.

Πίνακας 3 – Πεδία του πίνακα «Συνδρομητής».

Ένα ιδανικό πρωτεύον κλειδί είναι πληροφορίες όπως αριθμός πελάτη, αριθμός λογαριασμού κ.λπ. Χρησιμοποιώντας ένα τέτοιο κλειδί, είναι εύκολο να προσδιορίσετε την αντίστοιχη εγγραφή. Τα πεδία που περιέχουν το όνομα πελάτη δεν είναι κατάλληλα για το πρωτεύον κλειδί. Είναι πάντα πιθανό πολλά άτομα να έχουν το ίδιο όνομα.

Αφού καθορίσετε τα απαιτούμενα πεδία, μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε τον πραγματικό πίνακα στο MS Access.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ανοίξετε το παράθυρο σχεδιαστή πίνακα (Εικ. 2.1) επιλέγοντας την καρτέλα Πίνακας και τη γραμμή «Δημιουργία πίνακα σε λειτουργία σχεδίασης» ή κάνοντας κλικ στο κουμπί «Δημιουργία».

Στο επάνω μέρος του παραθύρου που ανοίγει υπάρχει ένα δημιουργημένο ή τροποποιημένο διάταξηπίνακα, ο οποίος είναι απλώς μια λίστα πεδίων που υποδεικνύουν το όνομα του πεδίου, τον τύπο δεδομένων και την περιγραφή. Κάθε πεδίο πίνακα είναι μία γραμμή στο επάνω μέρος αυτού του παραθύρου (Εικόνα 2.1).

Κάθε πεδίο πίνακα πρέπει να έχει ένα μοναδικό όνομα, να προσδιορίζει τον τύπο των δεδομένων που θα εισαχθεί σε αυτό και να περιγράφει τα περιεχόμενα του πεδίου, π.χ. εισάγετε σχόλια κειμένου που υποδεικνύουν τον σκοπό αυτού του τομέα. Το όνομα του πεδίου μπορεί να έχει έως και 64 χαρακτήρες. Η περιγραφή είναι μια προαιρετική παράμετρος και χρησιμοποιείται για την περαιτέρω επεξήγηση του πεδίου που χρησιμοποιείται.

Στη στήλη Όνομα πεδίου (Εικόνα 2.2) πληκτρολογήστε ένα αυθαίρετο Ονομα. Στην επόμενη στήλη πρέπει να υποδείξετε Τύπος δεδομένωνγια αυτό το πεδίο. Ο τύπος δεδομένων μπορεί να επιλεγεί από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται σε αυτήν τη στήλη (οι τύποι δεδομένων περιγράφονται στον Πίνακα 3). Επιπλέον, μόλις ο δρομέας βρίσκεται στη στήλη Τύπος δεδομένων, εμφανίζεται ένα μήνυμα στο κάτω μέρος του παραθύρου. μορφή ιδιοτήτων(χαρακτηριστικά) αυτού του τομέα.

Η φόρμα ιδιοτήτων (κάτω μέρος του παραθύρου) είναι μια λίστα ιδιοτήτων (στα αριστερά είναι το όνομα της ιδιότητας, στα δεξιά είναι έννοιααυτής της ιδιότητας) με ένα παράθυρο υπόδειξης για κάθε ιδιοκτησία.

Η λίστα των ιδιοτήτων αλλάζει ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή στη στήλη Τύπος δεδομένων. Κάνοντας κλικ με το ποντίκι στο πεδίο αξίεςστη φόρμα ιδιοτήτων, μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την τιμή (εντός των ορίων που επιτρέπονται για αυτόν τον τύπο δεδομένων). Οι ιδιότητες του πεδίου παρατίθενται στον Πίνακα 4.

Πίνακας 4 – Οι ιδιότητες πεδίου εμφανίζονται στο φύλλο ιδιοτήτων σχεδιαστή πίνακα

Ιδιοκτησία	Σκοπός
Μέγεθος πεδίου	Ορίζει τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που θα εισαγάγετε σε αυτό το πεδίο
Νέες αξίες	Καθορίζει πώς αλλάζουν οι μετρητές όταν προστίθενται νέες εγγραφές
Μορφή πεδίου	Καθορίζει τη μορφή για την εμφάνιση των τιμών αυτού του πεδίου
Αριθμός δεκαδικών ψηφίων	Καθορίζει τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που χρησιμοποιούνται κατά την εμφάνιση αριθμών
Μάσκα εισόδου	Καθορίζει μια μάσκα εισαγωγής για να διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων σε ένα πεδίο
Υπογραφή	Καθορίζει το κείμενο που εμφανίζεται ως ετικέτα πεδίου
Προεπιλεγμένη τιμή	Σας επιτρέπει να καθορίσετε μια τιμή που εισάγεται αυτόματα στο πεδίο όταν δημιουργείται νέα καταχώρηση
Κατάσταση ως προς την αξία	Καθορίζει τις απαιτήσεις για δεδομένα που εισάγονται στο πεδίο
Μήνυμα λάθους	Σας επιτρέπει να καθορίσετε το κείμενο του μηνύματος που εμφανίζεται στην οθόνη, εάν τα δεδομένα που εισάγατε παραβιάζουν την συνθήκη που ορίζεται στην ιδιότητα
υποχρεωτικό πεδίο	Υποδεικνύει εάν το πεδίο απαιτεί την εισαγωγή μιας τιμής
Κενές γραμμές	Καθορίζει εάν επιτρέπονται κενές γραμμές σε αυτό το πεδίο
Πεδίο ευρετηρίου	Καθορίζει ένα ευρετήριο που δημιουργείται σε ένα μόνο πεδίο
Συμπίεση Unicode	Ορίζει τη συμπίεση για πεδία που χρησιμοποιούν κωδικοποίηση Unicode για την αποθήκευση δεδομένων (πεδία MEMO, υπερσύνδεσμοι και πεδία κειμένου)

Οι περισσότερες τιμές γίνονται αποδεκτές από το σύστημα από προεπιλογή· ορισμένες τιμές μπορούν να επιλεγούν από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Για τα πεδία κειμένου και αριθμού πρέπει να καθορίσετε Μέγεθοςπεδία και για κείμενο αυτό είναι το επιτρεπόμενο μήκος της τιμής (για παράδειγμα, 20 ή 40 χαρακτήρες) και για έναν αριθμό - η μορφή αναπαράστασης στο μηχάνημα (byte, ακέραιος - δύο byte, μεγάλος ακέραιος κ.λπ.). Μέγιστο μήκοςπεδίο κειμένου 255 χαρακτήρες. Εάν πρέπει να εισαγάγετε κείμενο που είναι μεγαλύτερο από αυτήν την τιμή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων Σημείωμα.

Για το πεδίο Ημερομηνία/Ώρα, πρέπει να καθορίσετε μια μορφή ώστε το σύστημα να γνωρίζει πώς να επεξεργάζεται τα δεδομένα που έχετε εισαγάγει. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε Μορφή σύντομης ημερομηνίας, το σύστημα θα περιμένει να εισαγάγετε ακριβώς ημερομηνίες(στη ρωσική έκδοση - ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ), και αν επιλέξετε "Μορφή σύντομου χρόνου", θα πρέπει να εισαγάγετε ΩΩ:ΛΛ (ώρες και λεπτά) σε αυτό το πεδίο.

Στη γραμμή ιδιοτήτων μάσκας εισόδου, είναι δυνατή η δημιουργία μιας μάσκας σύμφωνα με την οποία θα εισάγονται δεδομένα. Για παράδειγμα, για το χωράφι τηλεφωνικό νούμερομπορείτε να ορίσετε μια μάσκα 00-00-00 , σύμφωνα με το οποίο θα εισάγονται οι αριθμοί τηλεφώνου.

Ως τιμή της ιδιότητας "Συνθήκη για την αξία", μπορείτε να καθορίσετε κανόνας επαλήθευσης,Δηλαδή, μια Boolean έκφραση που πρέπει να αξιολογηθεί ως TRUE όταν εισάγονται δεδομένα σε αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, εάν για το πεδίο ημερομηνίας συνομιλίας γράψετε:

Το σύστημα αναγνωρίζει ως σφάλμα την είσοδο σε αυτό το πεδίο οποιασδήποτε τιμής ίσης ή μεγαλύτερης από την τρέχουσα ημερομηνία.

Στην ακόλουθη ιδιότητα, μπορείτε να καταγράψετε ένα αυθαίρετο μήνυμα σφάλματος που θα εκδοθεί από το σύστημα, για παράδειγμα: "Αυτή η τιμή ημερομηνίας δεν είναι έγκυρη" ή "η ημερομηνία δεν είναι έγκυρη". Στο μέλλον, εάν η ημερομηνία εισαχθεί λανθασμένα, αυτό το μήνυμα θα εμφανιστεί στην οθόνη.

Η ιδιότητα Απαιτούμενο πεδίο μπορεί να οριστεί σε Ναι (δεν επιτρέπονται κενές τιμές) ή Όχι (επιτρέπονται οι κενές τιμές).

Για πρωταρχικόςκλειδί πίνακα (το πεδίο "Αριθμός συνδρομητή") στην ιδιότητα "Πεδίο ευρετηρίου", πρέπει να επιλέξετε: "Ναι, δεν επιτρέπονται οι αντιστοιχίσεις" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ορισμός κλειδιού" στη γραμμή εργαλείων (με την εικόνα κλειδιού ). Αυτό ορίζει ένα βασικό πεδίο ή απλό ευρετήριο.

Αφού ολοκληρώσετε τη δημιουργία της διάταξης πίνακα, πρέπει να αποθηκεύσετε τον πίνακα που δημιουργήθηκε και να βγείτε από το παράθυρο σχεδιαστή πίνακα. Εάν κλείσετε το παράθυρο σχεδιαστή χωρίς να αποθηκεύσετε τη διάταξη, το σύστημα θα σας υπενθυμίσει ότι πρέπει είτε να δώσετε ένα όνομα στον πίνακα είτε να ακυρώσετε την εργασία σας . Ας δώσουμε στον πίνακα που δημιουργήθηκε το όνομα «Συνδρομητής».

Αν χρειαστεί αλλαγή(τροποποίηση) τη διάταξη υπάρχοναντικείμενο, πρέπει να επιλέξετε αυτό το αντικείμενο στη λίστα της αντίστοιχης καρτέλας του παραθύρου της βάσης δεδομένων και να κάνετε κλικ στο κουμπί Κατασκευαστής.Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με διάταξη του αντικειμένου (όπως και κατά τη δημιουργία του). Μπορείτε να διορθώσετε τη διάταξη και να την αποθηκεύσετε με το ίδιο ή διαφορετικό όνομα.

Μετά τη δημιουργία της διάταξης, τα δεδομένα εισάγονται στον πίνακα. Κάνοντας διπλό κλικ στο όνομα του πίνακα, θα ανοίξει σε λειτουργία πίνακα και μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων (Εικόνα 2.3). Εάν το πρώτο πεδίο στον πίνακα είναι ένα βασικό πεδίο του τύπου Counter, τότε τα περιεχόμενα αυτής της στήλης αυξάνονται αυτόματα κατά 1 όταν εισάγετε μια νέα γραμμή. Αυτό διασφαλίζει ότι οι τιμές στηλών είναι μοναδικές.

Έντυπα– αυτά είναι αντικείμενα βάσης δεδομένων που έχουν σχεδιαστεί για την προβολή δεδομένων από πίνακες και ερωτήματα, την εισαγωγή δεδομένων στη βάση δεδομένων, τη διόρθωση υπαρχόντων δεδομένων και την εκτέλεση καθορισμένων ενεργειών. Η φόρμα μπορεί να περιέχει γραφήματα, εικόνες και άλλα ενσωματωμένα αντικείμενα.

Μπορείτε να εισάγετε δεδομένα από τον πίνακα χωρίς να χρησιμοποιήσετε καμία φόρμα. Υπάρχουν όμως διάφοροι λόγοι που καθιστούν τις φόρμες απαραίτητο μέσο εισαγωγής δεδομένων στη βάση δεδομένων:

Όταν εργάζεστε με φόρμες, η πρόσβαση σε πίνακες (το πιο πολύτιμο πράγμα στη βάση δεδομένων) είναι περιορισμένη.

Διαφορετικά άτομα μπορεί να έχουν διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης σε πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στη βάση δεδομένων. Παρέχονται με διαφορετικές φόρμες για την εισαγωγή δεδομένων, αν και τα δεδομένα από τα έντυπα μπορεί να ρέουν σε έναν πίνακα.

Η εισαγωγή δεδομένων σε μια φόρμα είναι ευκολότερη από ό,τι σε πίνακα και πιο βολική, καθώς το παράθυρο φόρμας συνήθως εμφανίζει μια εγγραφή πίνακα.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πληροφορίες για βάσεις δεδομένων λαμβάνονται από έντυπα (έντυπα, τιμολόγια, τιμολόγια, πιστοποιητικά κ.λπ.). Τα έντυπα οθόνης μπορούν να κατασκευαστούν ακριβώς όπως τα έντυπα, μειώνοντας τα σφάλματα εισαγωγής και μειώνοντας την κούραση του προσωπικού.

Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες που βασίζονται σε πολλούς πίνακες ή ερωτήματα χρησιμοποιώντας τον Οδηγό, χρησιμοποιώντας το εργαλείο Αυτόματης φόρμας, "μη αυτόματα" σε λειτουργία σχεδίασης, αποθηκεύοντας τον πίνακα ή το ερώτημα ως φόρμα. Μια φόρμα που δημιουργήθηκε με οποιονδήποτε τρόπο μπορεί στη συνέχεια να τροποποιηθεί σε λειτουργία σχεδίασης. Ας εξετάσουμε μερικές από τις αναφερόμενες μεθόδους:

1. Εκτελέστε την εντολή: καρτέλα κορδέλα Δημιουργία– γραμμή εργαλείων Φόρμες – Άλλες φόρμες – Οδηγός φόρμας.

2. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία φορμώνεπιλέξτε τους πίνακες (ερωτήματα) και τα πεδία που θα τοποθετηθούν στη φόρμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Περαιτέρω.

3. Στη συνέχεια παράθυρα διαλόγουεπιλέξτε οδηγό εμφάνισηφόρμες, στυλ, ορίστε το όνομα της φόρμας. Κάντε κλικ στο κουμπί Ετοιμος.

4. Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό για να δημιουργήσετε φόρμες Εργαζόμενοι, Πελάτες, Παραγγελίες, Διευθυντές.

5. Ανοίξτε τη φόρμα Υπαλλήλουςσε λειτουργία σχεδίασης. Αυτή η λειτουργία προορίζεται για τη δημιουργία και την επεξεργασία φορμών.

6. Τοποθετήστε τα στοιχεία σε μια βολική για εσάς σειρά, αλλάξτε το μέγεθος και το χρώμα του κειμένου.

7. Προσθέστε κείμενο στον τίτλο της φόρμας Υπάλληλοι της εταιρείας.

8. Προσθέστε ένα αντικείμενο στη σημείωση φόρμας Κουμπί(καρτέλα κορδέλα Κατασκευαστής– γραμμή εργαλείων Έλεγχοι).

9. Αφού «ζωγραφίσετε» το κουμπί με τον δείκτη σας, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου στην οθόνη Δημιουργία κουμπιών(Εικόνα 9).

Εικόνα 9. Δημιουργία κουμπιών στη φόρμα

11. Επιλέξτε μια εικόνα ή ένα κείμενο που θα τοποθετηθεί στο κουμπί.

12. Στο τελευταίο πλαίσιο διαλόγου Button Mastersδώστε ένα όνομα στο κουμπί και κάντε κλικ Ετοιμος.

13. Κουμπί MasterΈγραψα μια διαδικασία για αυτό το κουμπί στη Microsoft Visual Basic. Μπορείτε να δείτε τη διαδικασία επεξεργασίας συμβάντος χρησιμοποιώντας την εντολή Χειρισμός εκδηλώσεων κατάλογος συμφραζόμενωνκουμπιά.

14. Δημιουργήστε τα δικά σας κουμπιά Έξοδος από την εφαρμογή, Αναζήτηση καταχώρισης, Διαγραφή καταχώρισης.

15. Μερικές φορές μια φόρμα απαιτεί πολλές σελίδες που περιέχουν δεδομένα από διάφορες πηγές, πληροφορίες αναφοράς ή υποστηρικτικές πληροφορίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύνολο καρτελών για αυτό το σκοπό.

16. Δημιουργήστε μια κενή φόρμα.

17. Για να προσθέσετε ένα σύνολο καρτελών στη φόρμα, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτίστη γραμμή εργαλείων Έλεγχοι. Αρχικά, θα προστεθούν μόνο δύο καρτέλες με επίσημα ονόματα Καρτέλα 1Και Καρτέλα 2.

18. Προσθέστε μια άλλη καρτέλα.

19. Μετονομάστε τις ετικέτες καρτελών έτσι ώστε να εμφανίζουν τα ονόματα των δεδομένων που θα βρίσκονται σε αυτές: Εργαζόμενοι, Διευθυντές, Βοήθεια.

20. Μεταβείτε στην καρτέλα Υπαλλήλουςκαι σύρετε τη φόρμα πάνω της από τη βάση δεδομένων με το ποντίκι Υπαλλήλους.

21. Τοποθετήστε τη φόρμα με τον ίδιο τρόπο Διευθυντέςστην καρτέλα Διευθυντές.

22. Στην καρτέλα Βοήθεια, βάλτε μερικές συμβουλές για την εργασία με τη βάση δεδομένων.

23. Αυτή η μορφήαποθήκευση με όνομα Υπάλληλοι της εταιρείας.

24. Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες κουμπιών στη Microsoft Access. Περιέχουν μόνο κουμπιά και έχουν σχεδιαστεί για να επιλέγουν βασικές ενέργειες στη βάση δεδομένων. Για να δημιουργήσετε μια φόρμα κουμπιού, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα κορδέλα Εργασία με βάσεις δεδομένωνεπιλέξτε μια ομάδα Button Form Manager.

25. Εάν η φόρμα κουμπιού δεν υπάρχει στη βάση δεδομένων, θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη δημιουργία της. Κάντε κλικ Ναίστο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης.

26. θα εμφανιστεί μπροστά σας Button Form Manager, στο οποίο κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργώ.

27. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία(Εικόνα 10) πληκτρολογήστε το όνομα της νέας φόρμας κουμπιού και κάντε κλικ Εντάξει.

Εικόνα 10. Ρύθμιση του ονόματος της φόρμας κουμπιού

28. Το όνομα της νέας φόρμας κουμπιού θα προστεθεί στη λίστα Σελίδες κουμπιώνπαράθυρο Button Form Manager(Εικόνα 11). Επιλέξτε το όνομα της νέας φόρμας κουμπιού και κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή.

Εικόνα 11. Διαχειριστής φόρμας κουμπιών

29. Στο πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή σελίδας φόρμας κουμπιούκάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργώ. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή στοιχείου φόρμας κουμπιού(Εικόνα 12)

Εικόνα 12. Δημιουργία κουμπιών στη φόρμα

30. Στο χωράφι Κείμενοεισαγάγετε κείμενο λεζάντας για το πρώτο κουμπί της φόρμας κουμπιού και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια εντολή από την αναπτυσσόμενη λίστα στο πεδίο Ομάδα. Στο χωράφι Μορφήεπιλέξτε τη φόρμα για την οποία θα εκτελεστεί αυτή η εντολή.

31. Προσθέστε κουμπιά με τον ίδιο τρόπο Πελάτες, Παραγγελίες, Έξοδος.

32. Στο πλαίσιο διαλόγου Button Form Managerεπιλέξτε το όνομα της φόρμας του κουμπιού σας και κάντε κλικ στο κουμπί Προκαθορισμένο. Το κείμενο θα εμφανιστεί δίπλα στο όνομα της φόρμας κουμπιού "(Προκαθορισμένο)".

33. Για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία της φόρμας κουμπιού, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσε.

34. Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι το σχήμα που φαίνεται στην Εικόνα 13.

Εικόνα 13. Φόρμα κύριου κουμπιού

35. Προσθέστε κάποιο είδος σχεδίου στη φόρμα.

36. Για να εμφανιστεί η φόρμα του κύριου κουμπιού στην οθόνη κατά την εκκίνηση της εφαρμογής, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί στο κύριο μενού Επιλογές πρόσβασης(Εικόνα 14). Για την τρέχουσα βάση δεδομένων, ορίστε τη φόρμα προβολής σε "φόρμα κουμπιού".

Εικόνα 14. Ρύθμιση επιλογών πρόσβασης

Αναφορέςπροορίζονται για εκτύπωση πληροφοριών. Συχνά τα δεδομένα παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα. Σε αντίθεση με τις εκτυπώσεις πινάκων ή ερωτημάτων, μια αναφορά παρέχει μεγαλύτερη δυνατότητα ταξινόμησης και ομαδοποίησης δεδομένων· παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης συνόλων, καθώς και επεξηγηματικού κειμένου, κεφαλίδων, υποσέλιδων, αριθμών σελίδων, στυλ και διαφόρων γραφικών στοιχείων.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι δημιουργίας αναφορών σε μια βάση δεδομένων της Access:

Χρήση του οδηγού αναφορών.

Με βάση πίνακες ή ερωτήματα.

Σε λειτουργία σχεδίασης.

1. Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, εκτελέστε την εντολή: καρτέλα κορδέλα Δημιουργία– γραμμή εργαλείων Αναφορές – Οδηγός αναφοράς.

2. Επιλέξτε από τη λίστα έναν πίνακα (ή ερώτημα) που θα χρησιμοποιηθεί ως πηγή δεδομένων (για παράδειγμα, ένα ερώτημα Διευθύνσεις πελατών).

3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται Δημιουργία αναφορών(Εικόνα 15) μετακινήστε όλα τα διαθέσιμα πεδία στην περιοχή "επιλεγμένα πεδία".

Εικόνα 15. Οδηγός αναφοράς

4. Με Αναφορά Wizardsδημιουργήστε μια αναφορά Γενέθλια. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα ως πηγή δεδομένων Υπαλλήλους.

5. Εάν χρειάζεται να εκτυπώσετε ετικέτες αλληλογραφίας, η Access παρέχει αυτήν την επιλογή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον πίνακα Πελάτεςκαι εκτελέστε την εντολή: καρτέλα κορδέλα Δημιουργία– γραμμή εργαλείων Αναφορές – Αυτοκόλλητα.

6. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται (Εικόνα 16), καθορίστε το μέγεθος αυτοκόλλητου, το σύστημα μονάδας, τον τύπο αυτοκόλλητου και κάντε κλικ στο Περαιτέρω.

Εικόνα 16. Παράθυρο διαλόγου Create Labels

7. Στο επόμενο βήμα της δημιουργίας μιας αναφοράς, ορίστε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος, το χρώμα του κειμένου και το στυλ. Κάντε κλικ Περαιτέρω.

8. Επιλέξτε τα πεδία που θα εμφανίζονται στην ετικέτα. Για παράδειγμα, Επωνυμία εταιρείας, Διεύθυνση, ΤηλέφωνοΚαι Φαξ. Εάν θέλετε να εμφανίσετε συγκεκριμένο κείμενο σε κάθε αυτοκόλλητο, εισαγάγετε το στο πρωτότυπο αυτοκόλλητου.

9. Εάν χρειάζεται, αλλάξτε το όνομα της αναφοράς ετικέτας και κάντε κλικ Ετοιμος.

10. Μερικές φορές οι αναφορές πρέπει να υπολογίζουν σύνολα, μέσους όρους, ελάχιστες και μέγιστες τιμές και ποσοστά. Για να το κάνετε αυτό, τρέξτε Οδηγός αναφοράςκαι καθορίστε το ερώτημα ως πηγή δεδομένων Τιμή παραγγελίας.

11. Στο πλαίσιο διαλόγου Masters

1. Βασικές πληροφορίες για αναφορές.

2. Εργαλεία MS Access DBMS για τη δημιουργία αναφορών.

3. Δημιουργία αναφοράς σε λειτουργία σχεδίασης.

3.1. Ρύθμιση επιλογών σελίδας αναφοράς

3.2. Δομή αναφοράς

3.3. Μορφοποίηση αναφοράς

Για να αποκτήσετε ένα έντυπο έγγραφο στο MS Access DBMS, παρέχονται διάφορες επιλογές:

Εκτύπωση πίνακα σε λειτουργία πίνακα (εμφάνιση όλων των εγγραφών ή εγγραφών που πληρούν τις συνθήκες φιλτραρίσματος σε μορφή πίνακα).

Εκτυπώστε ένα σύνολο εγγραφών ερωτημάτων σε προβολή πίνακα.

Εκτυπώστε μια φόρμα σε λειτουργία φόρμας ή σε λειτουργία πίνακα.

Εκτυπώστε την αναφορά.

1. Βασικές πληροφορίες για αναφορές

Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ– ένα προσαρμόσιμο πλαίσιο διαλόγου που σας επιτρέπει να οργανώσετε μια μορφοποιημένη παρουσίαση δεδομένων που προορίζονται για έξοδο σε οθόνη, εκτυπωτή ή αρχείο. Στο MS Access DBMS, οι αναφορές είναι αντικείμενα βάσης δεδομένων.

Οι αναφορές είναι ο καλύτερος τρόπος για την παρουσίαση πληροφοριών βάσης δεδομένων σε ένα έντυπο έγγραφο. Σε σύγκριση με άλλα μέσα εκτύπωσης δεδομένων, οι αναφορές έχουν 2 θεμελιώδη πλεονεκτήματα:

– να παρέχει άφθονες ευκαιρίες για ομαδοποίηση, ταξινόμηση και υπολογισμό μερικών συνόλων και γενικών συνόλων μεγάλα σετεγγραφές (οι υπολογισμοί μπορούν να γίνουν ανά ομάδα, πολλές ομάδες και για την έκθεση ως σύνολο).

– σας επιτρέπει να εξάγετε δεδομένα σε μια φόρμα κοντά στις τυπικές φόρμες εγγράφων.

Στάδια δημιουργίας αναφοράς.

Στο πρώτο στάδιο, αναπτύσσεται μια διάταξη της μελλοντικής έκθεσης σε χαρτί. Ταυτόχρονα, υποδεικνύεται: από ποιον πίνακα ή ερώτημα είναι απαραίτητο να εμφανιστούν δεδομένα, καθορίζονται τα επίπεδα ομαδοποίησης και ταξινόμησης δεδομένων, ποια πεδία πρέπει να παρουσιάζονται στην αναφορά και ποια στοιχεία ελέγχου θα χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση των δεδομένων , εάν χρειάζονται υπολογισμένα πεδία, ποια γραφικά στοιχεία θα χρησιμοποιηθούν για την παροχή αναφοράς επαγγελματικής εμφάνισης.

Στο επόμενο στάδιο, η αναφορά κατασκευάζεται χρησιμοποιώντας ένα DBMS.

2. Εργαλεία DBMSΚυρία Πρόσβασηγια να δημιουργήσετε μια αναφορά

Για να δημιουργήσετε μια νέα αναφορά στο MS Access DBMS, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα στο παράθυρο της βάσης δεδομένων Αναφορέςκαι κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργώ . Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται Νέα έκθεση(Εικ. 10.1) επιλέξτε ένα εργαλείο δημιουργίας αναφοράς.

Όλα τα εργαλεία που αναφέρονται στη λίστα του πλαισίου διαλόγου Νέα έκθεση, μπορεί να χωριστεί σε τρεις κύριες ομάδες:

– εργαλεία για αυτόματη δημιουργία αναφορών (Autoreport: στήλη, Autoreport: tape).

– οδηγοί δημιουργίας αναφορών (Οδηγός αναφορών, οδηγός γραφήματος και ετικέτες αλληλογραφίας).

– σχεδιαστής δημιουργίας αναφοράς.

Εικ. 10.1. Νέο πλαίσιο διαλόγου αναφοράς

Τα εργαλεία αυτόματης δημιουργίας αναφορών σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια αναφορά του κατάλληλου τύπου με βάση την επιλεγμένη πηγή δεδομένων: πίνακα ή ερώτημα.

Οι οδηγοί δημιουργίας αναφορών σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε αναφορές σε λειτουργία διαλόγου με τον χρήστη. Χρησιμοποιώντας τους οδηγούς, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πηγή δεδομένων για μια αναφορά, να επιλέξετε τον τύπο παρουσίασης δεδομένων, να ορίσετε πεδία για ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνοψη, να επιλέξετε συναρτήσεις σύνοψης για μια ομάδα, να ορίσετε τη διάταξη της αναφοράς και το στυλ σχεδίασης και να ορίσετε το όνομα της κανω ΑΝΑΦΟΡΑ.

Ο σχεδιαστής αναφορών είναι το κύριο εργαλείο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αναφορές οποιασδήποτε πολυπλοκότητας με μη αυτόματο τρόπο. Ο τύπος της αναφοράς και το περιεχόμενό της εξαρτώνται από τα προσόντα του προγραμματιστή της αναφοράς.

Συνήθως, τα εργαλεία ή οι οδηγοί αυτόματης δημιουργίας αναφορών χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας πρωτότυπης αναφοράς και ο σχεδιαστής αναφοράς χρησιμοποιείται για να διαμορφώσει την αναφορά σε επαγγελματική εμφάνιση.

Η εργασία με αναφορές μπορεί να πραγματοποιηθεί σε τρεις λειτουργίες: σε λειτουργία, σε λειτουργία και σε λειτουργία.

Η λειτουργία προορίζεται για τη δημιουργία μιας αναφοράς και την εμφάνιση όλων των δεδομένων από την πηγή των εγγραφών στην οθόνη, η λειτουργία προορίζεται για τη γρήγορη δημιουργία μιας αναφοράς που βασίζεται σε μηχανική αντικατάσταση δεδομένων από πολλές εγγραφές της πηγής δεδομένων (τα κριτήρια δειγματοληψίας και ταξινόμησης αγνοούνται ), η λειτουργία προορίζεται για τη δημιουργία και την αλλαγή της δομής της αναφοράς. Για να αλλάξετε τον τρόπο εργασίας με την αναφορά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Θέαστη γραμμή εργαλείων Σχεδιαστής έκθεσηςή παρόμοια εντολή μενού Θέα.

3. Δημιουργία αναφοράς σε λειτουργία σχεδίασης

Για να δημιουργήσετε μια αναφορά στη λειτουργία, πρέπει να εκτελέσετε τα ακόλουθα βήματα:

1. Διαμορφώστε τις παραμέτρους της σελίδας.

2. Επιλέξτε ή δημιουργήστε μια πηγή εγγραφής για την αναφορά.

3. Προσδιορίστε τα επίπεδα ομαδοποίησης και ταξινόμησης.

4. Τοποθετήστε τα πεδία πηγής εγγραφής στην αναφορά.

5. Προσθέστε υπολογισμένα και δωρεάν στοιχεία ελέγχου.

6. Διαμορφώστε τις ιδιότητες των στοιχείων ελέγχου και των ενοτήτων αναφοράς.

7. Μορφοποιήστε την αναφορά για επαγγελματική εμφάνιση.

3.1. Ρύθμιση επιλογών σελίδας αναφοράς

Ο κύριος σκοπός της αναφοράς είναι να εκτυπώσει πληροφορίες από τη βάση δεδομένων σε μορφοποιημένη μορφή (κοντά στη μορφή ενός έντυπου εγγράφου). Επομένως, πριν σχεδιάσετε μια αναφορά (τοποθέτηση στοιχείων ελέγχου στην αναφορά), πρέπει να διαμορφώσετε τις παραμέτρους της σελίδας αναφοράς (επιλέξτε έναν εκτυπωτή, προσδιορίστε το μέγεθος του φύλλου και τον προσανατολισμό του, ορίστε τα μεγέθη των περιθωρίων κ.λπ.).

Εάν δεν υπάρχει φυσικός εκτυπωτής, πρέπει να εγκαταστήσετε τον εκτυπωτή μέσω προγραμματισμού χρησιμοποιώντας την εντολή λειτουργικό σύστημα Έναρξη | Ρύθμιση | Εκτυπωτές | Εγκατάσταση του εκτυπωτή.

Για να διαμορφώσετε τις παραμέτρους της σελίδας αναφοράς, πρέπει να εκτελέσετε την εντολή Αρχείο | Ρυθμίσεις σελίδας…. Παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις σελίδαςπου παρουσιάζεται στο Σχ. 10.2.

Καρτέλα σελίδας (α) Καρτέλα πεδίων (β)

Εικ. 10.2. Πλαίσιο διαλόγου ρύθμισης σελίδας

Οι ρυθμίσεις σελίδας διαμορφώνονται για κάθε αναφορά.

Εάν είναι δυνατή η έξοδος αναφορών σε διαφορετικούς εκτυπωτές, τότε στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις σελίδαςστην καρτέλα ΣελίδαΜπορείτε να επιλέξετε τον τύπο εκτυπωτή που χρειάζεστε. Παράθυρο διαλόγου Επιλογή εκτυπωτήπου παρουσιάζεται στο Σχ. 10.3.

Εικ. 10.3. Επιλέξτε Πλαίσιο διαλόγου εκτυπωτή

Άλλες παράμετροι σελίδας εξαρτώνται από τον τύπο του επιλεγμένου εκτυπωτή (βλ. Εικ. 10.2): μέγιστη μορφή και μέγεθος χαρτιού, ελάχιστα μεγέθη περιθωρίου, τύπος τροφοδοσίας χαρτιού.

Το χρώμα της αναφοράς εξαρτάται από τον τύπο του επιλεγμένου εκτυπωτή και τις ρυθμίσεις των ιδιοτήτων του: έγχρωμη έξοδος ή ασπρόμαυρη.

3.2. Δομή αναφοράς

Η δομή της αναφοράς στη λειτουργία φαίνεται στο Σχ. 10.4. Οποιαδήποτε αναφορά έχει τις ακόλουθες ενότητες:

– τίτλος αναφοράς(εμφανίζεται μόνο στο 1ο φύλλο της αναφοράς (σελίδα τίτλου) και μπορεί να περιέχει το όνομα της αναφοράς, το λογότυπο της εταιρείας, τη νομική διεύθυνση της επιχείρησης κ.λπ.)

– κεφαλίδα σελίδας(εμφανίζεται στην κορυφή κάθε σελίδας και μπορεί να περιέχει επικεφαλίδες, ημερομηνία εκτύπωσης, αριθμό σελίδας κ.λπ.)

– περιοχή δεδομένων(σχεδιασμένο για να εμφανίζει πεδία από ένα ερώτημα ή πίνακα - η πηγή των εγγραφών για την αναφορά).

– υποσέλιδο(εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας και μπορεί να περιέχει επικεφαλίδες, ημερομηνία εκτύπωσης, αριθμό σελίδας κ.λπ.)

– σημείωμα αναφοράς(εμφανίζεται μόνο στο τελευταίο φύλλο της αναφοράς και μπορεί να περιέχει τελικούς υπολογισμούς, συμπεράσματα για την έκθεση κ.λπ.).

Από όλες τις ενότητες που παρατίθενται, η απαιτούμενη ενότητα είναι η περιοχή δεδομένων.

Οι ενότητες τίτλου αναφοράς και σχολίων αναφοράς εμφανίζονται/κρύβονται στο παράθυρο ταυτόχρονα. Η ίδια αρχή εμφάνισης/απόκρυψης ισχύει για τα τμήματα κεφαλίδας και υποσέλιδου (βλ. Εικ. 10.4).

Κατά την ομαδοποίηση εγγραφών, το παράθυρο αναφορών (βλ. Εικ. 10.4) μπορεί να προστεθεί για κάθε ομάδα και στις αναφορές μπορούν να οριστούν έως και 10 επίπεδα ομαδοποίησης και ταξινόμησης, ανεξάρτητα από τις ακόλουθες ενότητες:

– κεφαλίδα ομάδας(εμφανίζεται στην αρχή του καθενός νέα ομάδακαι μπορεί να περιέχει ένα πεδίο με το οποίο πραγματοποιείται η ομαδοποίηση).

– ομαδική σημείωση(εμφανίζεται στο τέλος κάθε ομάδας και μπορεί να περιέχει σύνολα ομάδων).

Μπορείτε να αλλάξετε το ύψος της περιοχής οποιασδήποτε ενότητας αναφοράς χρησιμοποιώντας το ποντίκι σύροντας το κάτω μέρος της ενότητας προς τα πάνω ή προς τα κάτω.

Το πλάτος της αναφοράς προσαρμόζεται με βάση το επιλεγμένο μέγεθος χαρτιού, τον προσανατολισμό του φύλλου και τα μεγέθη των εκτυπωμένων περιθωρίων.

Ένα παράδειγμα προσδιορισμού του πλάτους αναφοράς για χαρτί Α4 παρουσιάζεται στον Πίνακα 10.1.

Πίνακας 10.1

Το πλάτος της αναφοράς δεν πρέπει να υπερβαίνει το υπολογιζόμενο μέγεθος, καθώς οι πληροφορίες που εμφανίζονται στην αναφορά θα χωριστούν σε πολλές σελίδες.

Μπορείτε να αλλάξετε το πλάτος της αναφοράς χρησιμοποιώντας το ποντίκι σύροντας το δεξί περίγραμμα της αναφοράς προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά.

Ακριβώς όπως στη φόρμα, μπορείτε να εισάγετε διάφορα στοιχείαχειριστήρια: συνημμένα, υπολογισμένα και δωρεάν. Οι εκφράσεις στα πεδία υπολογισμένων αναφορών σχηματίζονται σύμφωνα με τους ίδιους κανόνες όπως και για τις φόρμες:

= [Τιμή] * [Ποσότητα]

SUM([Κόστος]

Επώνυμο & " " & Αριστερά(Όνομα; 1) & "."

Χρήση στοιχείου ελέγχου Υποφόρμα/αναφοράΜπορείτε να ενσωματώσετε δευτερεύουσες αναφορές στην κύρια αναφορά.

Οι ιδιότητες μπορούν να καθοριστούν για κάθε στοιχείο ελέγχου, ενότητα και αναφορά ως σύνολο.

Δημιουργήθηκε αναφορά Φόρμα παραγγελίας in mode και mode φαίνεται στο Σχ. 10.5.

Εικ. 10.5. Αναφορά φόρμας παραγγελίας σε λειτουργία σχεδίασης (α) και λειτουργία προεπισκόπησης (β)

Εικ. 10.6. Παράθυρο ιδιοτήτων για το πεδίο SequentialNumber

Για να εμφανίσετε κάθε ομάδα (φόρμα παραγγελίας) σε ξεχωριστή σελίδα, πρέπει να ορίσετε το παράθυρο ιδιοτήτων ενότητας Σημείωση από την ομάδα "Κωδικός Παραγγελίας".στην καρτέλα Διάταξηαξία περιουσίας Τέλος σελίδας: Μετά την ενότητα(Εικ. 10.7).

Εικ. 10.5. Παράθυρο ιδιοτήτων για την ενότητα NoteGroups1

3.3. Μορφοποίηση αναφοράς

Ένα από τα στοιχεία του παραθύρου αναφοράς είναι η γραμμή εργαλείων Μορφή φόρμας/αναφοράς, που περιέχει κουμπιά και αναπτυσσόμενες λίστες που διευκολύνουν την επιλογή επιλογών μορφοποίησης (χρώμα, γραμματοσειρά, πάχος γραμμής, μέθοδος στοίχισης κ.λπ.).

Μορφοποίηση σημαίνει επίσης τοποθέτηση στοιχείων ελέγχου σε ενότητες αναφοράς, ευθυγράμμιση στοιχείων ελέγχου, αλλαγή του μεγέθους των στοιχείων ελέγχου και ρύθμιση απόστασης μεταξύ των στοιχείων ελέγχου. Για να εκτελέσετε αυτές τις λειτουργίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι ή να χρησιμοποιήσετε εντολές μενού Μορφή (Ευθυγραμμίζω..., Μέγεθος …, Κάθετη απόσταση...Και Οριζόντια απόσταση...).

Για να εκτελέσετε γρήγορα λειτουργίες μορφοποίησης αναφοράς, μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων Μορφή φόρμας/αναφοράςαντιγράφοντας τα κουμπιά από το μενού σε αυτό Μορφή.

Περιγράφεται η τεχνολογία για τη δημιουργία απλών, λεπτομερών, σύνθετων αναφορών βάσης δεδομένων στο MS Access 2007 DBMS.

* * *

Το δεδομένο εισαγωγικό απόσπασμα του βιβλίου Βάσεις δεδομένων: Δημιουργία αναφορών στο DBMS MS Access 2007 (Ομάδα συντακτών, 2013)παρέχεται από τον συνεργάτη μας για το βιβλίο - τα λίτρα της εταιρείας.

Έναρξη εργασιών

Για να πάρετε μια ιδέα για τις αναφορές της βάσης δεδομένων, προτείνεται να ανοίξετε τη βάση δεδομένων εκπαίδευσης Northwind 2007 στο MS Access DBMS.

Άνοιγμα βάσης δεδομένων

Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων Northwind 2007 πρέπει:

1. Εκκινήστε τη Microsoft Access κάνοντας κλικ στο κουμπί Έναρξη.

2. Επιλέξτε "Όλα τα προγράμματα", στη συνέχεια το γραφείο της Microsoft, στη συνέχεια Microsoft Access 2007. Θα ανοίξει το παράθυρο της Microsoft Access 2007.

Εάν η βάση δεδομένων "Borey 2007" δεν ανοίξει στον υπολογιστή σας για πρώτη φορά, τότε στην οθόνη θα δείτε το παράθυρο εκκίνησης της βάσης δεδομένων "Borey 2007".

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά, τότε το MS Access θα το κατεβάσει πρώτα. Για να ξεκινήσετε τη λήψη, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής «Λήψη» και να ακολουθήσετε τις οδηγίες.

Ανοίγει το παράθυρο της βάσης δεδομένων Northwind 2007.

Η βάση δεδομένων κλείνει με τον συνηθισμένο τρόπο για το MS Office: στο μενού συστήματος που περιέχει εντολές για την εργασία με το αρχείο, επιλέξτε "Κλείσιμο βάσης δεδομένων".

Ασκηση 1.Εκκινήστε το MS Access 2007. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων Northwind 2007. Κλείστε το. Ανοίξτε ξανά τη βάση δεδομένων Northwind 2007.

Χαρακτηριστικά της διεπαφής MS Access 2007

Στο MS Access 2007 διαφορετικό από ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣδιεπαφή. Το μενού και οι γραμμές εργαλείων αντικαθίστανται από μια κορδέλα μενού με διαφορετικές καρτέλες: Αρχική σελίδα, Δημιουργία, Εξωτερικά δεδομένα, Εργασία με τη βάση δεδομένων.

Οι καρτέλες περιέχουν εργαλεία ή ομάδες εργαλείων (η ομάδα επισημαίνεται με ένα εικονίδιο τριγώνου) στα οποία μπορείτε να συμμετάσχετε.

Ρύζι. 1. Κορδέλα μενού MS Access 2007 με καρτέλες

Επίσης, ανάλογα με το αντικείμενο βάσης δεδομένων με το οποίο εργάζεστε, εμφανίζονται αυτόματα εργαλεία με βάση τα συμφραζόμενα, για παράδειγμα, όταν εργάζεστε με φόρμες, εμφανίζονται εργαλεία με βάση τα συμφραζόμενα για τη φόρμα.

Κάτω από την κορδέλα είναι η περιοχή μετάβασης στα αριστερά και το παράθυρο επεξεργασίας στα δεξιά, το οποίο εμφανίζει το αντικείμενο που επεξεργάζεται.

Ρύζι. 2. Παράθυρο βάσης δεδομένων «Borey 2007».

Το παράθυρο περιήγησης περιέχει όλα τα αντικείμενα της Access (πίνακες, φόρμες, ερωτήματα, αναφορές, κ.λπ.). Μπορείτε να επιλέξετε το απαιτούμενο αντικείμενο από τη λίστα Αντικείμενα All Access. Όταν κάνετε διπλό κλικ στο όνομα ενός αντικειμένου στο παράθυρο περιήγησης, αυτό το αντικείμενο θα εμφανιστεί στη δική του καρτέλα στο παράθυρο επεξεργασίας.

Αντικείμενα βάσης δεδομένων

Η βάση δεδομένων περιέχει δεδομένα στους ακόλουθους τύπους αντικειμένων: πίνακας, ερώτημα, φόρμα, αναφορά, μακροεντολή και λειτουργική μονάδα. Η θεμελιώδης δομή για την αποθήκευση δεδομένων είναι ένας πίνακας. Όλοι οι άλλοι τύποι αντικειμένων προέρχονται από τον πίνακα:

Το ερώτημα αποθηκεύει δεδομένα πίνακα που ικανοποιούν κάποιο κριτήριο που καθορίζεται από τον χρήστη κατά τη σύνταξη μιας εντολής για την ανάκτηση δεδομένων.

Η φόρμα αποθηκεύει δεδομένα πίνακα ή ερωτήματος ως μια συλλογή καρτών οθόνης, καθεμία από τις οποίες εμφανίζει τα περιεχόμενα ενός πίνακα ή μιας εγγραφής ερωτήματος, η οποία είναι χρήσιμη κατά την ενημέρωση δεδομένων σε πίνακες.

Η αναφορά αποθηκεύει δεδομένα από πίνακες ή ερωτήματα στη φόρμα έγγραφο κειμένου, κατάλληλο για εκτύπωση.

Μια μακροεντολή αποθηκεύει ένα σύνολο λειτουργιών επεξεργασίας δεδομένων που μπορούν να ξεκινήσουν με ένα πάτημα του πλήκτρου Enter, το οποίο είναι βολικό εάν χρειάζεται να εκτελείτε συχνά τις ίδιες τυπικές λειτουργίες.

Η ενότητα αποθηκεύει ένα πρόγραμμα επεξεργασίας δεδομένων γραμμένο σε μια γλώσσα προγραμματισμού, πιο συχνά στη γλώσσα που είναι ενσωματωμένη στο MS Access, Access Basic.

Τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων στην Περιοχή πλοήγησης είναι ομαδοποιημένα και μπορείτε να δείτε τα ονόματα των ομάδων. Για να δείτε τα περιεχόμενα μιας ομάδας, πρέπει να κάνετε κλικ στο όνομα της ομάδας. Ένα δεύτερο κλικ θα συμπτύξει τη λίστα της ομάδας στο όνομά της.

Εργασία 2. Σύμπτυξη και ανάπτυξη λιστών ομάδων στο Παράθυρο πλοήγησης.

Λόγω του γεγονότος ότι οι πίνακες αποτελούν την κύρια δομή για την αποθήκευση δεδομένων, προκειμένου να αποφευχθεί η ζημιά τους και να εξασφαλιστεί η ευκολία της εργασίας με δεδομένα, ο χρήστης εργάζεται με παραγόμενους τύπους αντικειμένων. Στη βάση δεδομένων Northwind 2007, οι φόρμες «Πελάτες και Παραγγελίες», «Απόθεμα και Αγορές», «Προμηθευτές», «Παράδοση», «Αναφορές», «Εργαζόμενοι» παρουσιάζονται ρητά στην Περιοχή Μετάβασης.

Οι πίνακες και άλλοι τύποι αντικειμένων είναι κρυμμένοι στο παράθυρο περιήγησης στην ομάδα Αντικείμενα βοήθειας.

Η ομάδα "Μη εκχωρημένα αντικείμενα" αποθηκεύει αντικείμενα που δημιουργούνται επιπλέον από τον χρήστη. Για παράδειγμα, εδώ μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ερωτήματα που δημιουργήσατε.

Λάβετε υπόψη ότι υποδεικνύονται διαφορετικοί τύποι αντικειμένων διαφορετικά εικονίδια:

Μπορείτε να αλλάξετε την αναπαράσταση των αντικειμένων στο Παράθυρο Μετάβασης στη γνωστή που χρησιμοποιείται προηγούμενες εκδόσεις MS Access. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο της λίστας (▼) στην κεφαλίδα του Παραθύρου πλοήγησης για να αναπτύξετε τη λίστα με τα φίλτρα αντικειμένων και επιλέξτε "Αντικείμενα όλων των προσβάσεων".

Εργασία 3. Ελέγξτε τα περιεχόμενα της ομάδας βοηθητικών αντικειμένων. Ανοίξτε διαφορετικούς τύπους αντικειμένων και δείτε το περιεχόμενό τους. Κλείστε την ομάδα βοηθητικών αντικειμένων. Αλλάξτε την παρουσίαση των αντικειμένων στο παράθυρο περιήγησης για να ομαδοποιήσετε αντικείμενα κατά τύπο: πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, μακροεντολές, λειτουργικές μονάδες.

Μπορείτε να συμπτύξετε και να επεκτείνετε την περιοχή μετάβασης κάνοντας κλικ στο κουμπί διπλού βέλους (<<) или (>>) στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα.

Εργασία 4. Σύμπτυξη και επέκταση της περιοχής μετάβασης.

Το παράθυρο επεξεργασίας καταλαμβάνεται αυτήν τη στιγμή από την οθόνη εκκίνησης. Η προφύλαξη οθόνης μπορεί να αφαιρεθεί κάνοντας κλικ στο κουμπί (X) στα δεξιά της συντόμευσης «Screenaver».

Μπορείτε να το εμφανίσετε στην περιοχή μετάβασης από την ομάδα "Βοηθητικά αντικείμενα" και μετά από τη φόρμα "Splash Screen".

Εργασία 5. Κλείστε την οθόνη εκκίνησης της βάσης δεδομένων Northwind 2007.

Όλοι οι πίνακες βάσεων δεδομένων είναι διασυνδεδεμένοι. Μπορείτε να δείτε τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων εάν ανοίξετε το σχήμα δεδομένων επιλέγοντας "Σχήμα δεδομένων" στην καρτέλα μενού "Εργασία με βάσεις δεδομένων".

Μπορείτε να κλείσετε το διάγραμμα δεδομένων κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" στην καρτέλα μενού "Σχεδίαση".

Εργασία 6. Ανοίξτε και κλείστε το σχήμα δεδομένων.

Σύστημα βοήθειας MS Access 2007

Όπως κάθε εφαρμογή MS Office, το MS Access 2007 DBMS έχει το δικό του σύστημα βοήθειας. Για να το ανοίξετε χρειάζεστε:

1. Στη δεξιά πλευρά της γραμμής μενού, κάντε κλικ στο κουμπί (?).

2. Στο παράθυρο «Βοήθεια: Πρόσβαση», εισαγάγετε την επιθυμητή ενότητα βοήθειας στο κάτω μέρος του παραθύρου ή εισαγάγετε το πλαίσιο αναζήτησης στη γραμμή αναζήτησης και πατήστε Enter.

Εργασία 7. Ανοίξτε το σύστημα βοήθειας MS Access 2007. Ανοίξτε την ενότητα Φόρμες και αναφορές. Ελέγξτε τα περιεχόμενα της ενότητας. Κλείστε το σύστημα βοήθειας.

Οι αναφορές, όπως και οι φόρμες, προέρχονται από αντικείμενα της Access που βασίζονται σε πίνακες ή ερωτήματα. Οι φόρμες είναι ένα βολικό εργαλείο για γρήγορη προβολή δεδομένων, αλλά ο κύριος σκοπός τους είναι η εισαγωγή και η επεξεργασία δεδομένων. Αφού εισαγάγετε δεδομένα σε πίνακες χρησιμοποιώντας φόρμες που διευκολύνουν την εισαγωγή, μπορεί να θέλετε να εμφανίσετε τα δεδομένα με οργανωμένο τρόπο. Οι αναφορές χρησιμοποιούνται για την παρουσίαση δεδομένων σε μια βολική και κατανοητή μορφή. Εξαγωγή δεδομένων με χρήση αναφορών. Γενικές προμήθειες. Όπως κάθε αντικείμενο της Access, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιώντας τον Οδηγό αναφορών (συνιστάται για τη δημιουργία πρόχειρης αναφοράς). Η αναφορά δημιουργείται με βάση έναν πίνακα (πολλούς πίνακες) ή ένα ερώτημα. Η διαδικασία δημιουργίας μιας νέας αναφοράς είναι παρόμοια με τη δημιουργία οποιουδήποτε αντικειμένου της Access, π.χ. απλά πρέπει να επιλέξετε το αντικείμενο βάσης δεδομένων Αναφορά – Δημιουργία και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Νέα αναφορά επιλέξτε τη λειτουργία δημιουργίας αναφοράς.

Για την προστασία της βάσης δεδομένων της Access, χρησιμοποιεί το σύστημα αρχείων ομάδας εργασίας. Το αρχείο ομάδων εργασίας περιέχει Λογαριασμοίχρήστες και ομάδες, καθώς και κωδικούς πρόσβασης χρηστών. ΛογαριασμοίΜπορούν να παραχωρηθούν δικαιώματα πρόσβασης στη βάση δεδομένων και τα αντικείμενά της, ενώ τα ίδια τα δικαιώματα πρόσβασης αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων. Για να διασφαλίσετε την προστασία της βάσης δεδομένων της Access, πρέπει να δημιουργήσετε μια ομάδα εργασίας χρησιμοποιώντας το αρχείο - διαχειριστής ομάδας εργασίας wrkgаdm.exe. Όταν δημιουργείτε μια μοναδική ομάδα εργασίας, καθορίζετε το όνομα χρήστη, το όνομα οργανισμού και τον κωδικό ομάδας εργασίας. Το αρχείο ομάδας εργασίας MS Access περιέχει τους ακόλουθους ενσωματωμένους λογαριασμούς: 1. Διαχειριστές - τυπικός λογαριασμός χρήστη. Αυτές οι εγγραφές είναι ίδιες για όλες τις περιπτώσεις Ms Access. 2. Ο διαχειριστής - ο λογαριασμός της ομάδας διαχειριστή - είναι μοναδικός σε κάθε αρχείο ομάδας εργασίας. 3. Χρήστες - περιέχει λογαριασμούς χρηστών. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο ομάδας εργασίας, πρέπει να πραγματοποιήσετε έξοδο από την Access και να βρείτε το αρχείο της ομάδας εργασίας στο σύστημα ή το φάκελο system32 στον κατάλογο των Windows και να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα εργασίας (μπορεί να υπάρχουν έως και 20 ψηφιακές ή ονομασίες γραμμάτων). Η ομάδα Διαχειριστές μπορεί να περιέχει έναν αυθαίρετο αριθμό χρηστών, αλλά υπάρχει πάντα ένας κάτοχος του αντικειμένου (ο κάτοχος του αντικειμένου μπορεί να είναι ο λογαριασμός που δημιούργησε το αντικείμενο ή στον οποίο μεταφέρθηκαν τα δικαιώματα χρήσης του). Εφόσον η ανάγνωση της εγγραφής διαχειριστή είναι δυνατή για όλες τις ομάδες εργασίας και αυτοί οι λογαριασμοί είναι ίδιοι, ο χρήστης ADMIN πρέπει να αφαιρεθεί από την ομάδα διαχειριστών, για τον οποίο πρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό διαχειριστή και να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για τους λογαριασμούς του και για τους λογαριασμούς κατόχων. Μόνο ο κάτοχός του και τα μέλη της ομάδας Διαχειριστές μπορούν να κρυπτογραφήσουν και να αποκρυπτογραφήσουν τη βάση δεδομένων. Για την κρυπτογράφηση, η Jet χρησιμοποιεί τον αλγόριθμο RSA (που πήρε το όνομά του από τα πρώτα γράμματα των επωνύμων των εφευρετών του: Rivest, Shamir, Adelman) με ένα κλειδί που βασίζεται στο αναγνωριστικό της ομάδας εργασίας. Η κρυπτογράφηση βάσεων δεδομένων έχει δύο αρνητικές παρενέργειες. Πρώτον, η απόδοσή του μειώνεται - σύμφωνα με εκτιμήσεις της Microsoft, κατά 10-15 τοις εκατό. Δεύτερον, μια κρυπτογραφημένη βάση δεδομένων δεν μπορεί να συμπιεστεί από προγράμματα όπως τα PKZip, LHA, Stacker και DriveSpace. Πιο συγκεκριμένα, μπορείτε να το συμπιέσετε, αλλά δεν έχει νόημα να το κάνετε - το μέγεθός του θα μειωθεί ελαφρώς. Διαφοροποίηση δικαιωμάτων πρόσβασης χρήστη Τα δικαιώματα πρόσβασης ονομάζονται ρητή εάν ανήκουν ή έχουν εκχωρηθεί σε έναν λογαριασμό χρήστη.

Ένα παράδειγμα δημιουργίας προστασίας δεδομένων στο MS Access:

Εικ.4 Δημιουργία προστασίας δεδομένων

Δημιουργία αναφορών στο MS Access DBMS. Προετοιμασία τεκμηρίωσης αναφοράς με χρήση MS Access. Προστασία έργων με χρήση DBMS MS Access.

Το σύστημα ασφαλείας της βάσης δεδομένων πρέπει να διασφαλίζει τη φυσική ακεραιότητα της βάσης δεδομένων και την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη εισβολή για την ανάγνωση των περιεχομένων και την αλλαγή των δεδομένων. Η προστασία της βάσης δεδομένων πραγματοποιείται σε δύο επίπεδα: - σε επίπεδο κωδικού πρόσβασης. -στο επίπεδοχρήστη (προστασία λογαριασμών χρηστών και αναγνωρισμένων αντικειμένων). Για την προστασία της βάσης δεδομένων της Access, χρησιμοποιεί το σύστημα αρχείων ομάδας εργασίας. Το αρχείο ομάδων εργασίας περιέχει λογαριασμούς χρηστών και ομάδων, καθώς και κωδικούς πρόσβασης χρήστη. Μπορούν να παραχωρηθούν στους λογαριασμούς δικαιώματα πρόσβασης στη βάση δεδομένων και τα αντικείμενά της, ενώ τα ίδια τα δικαιώματα πρόσβασης αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων. Για να διασφαλίσετε την προστασία της βάσης δεδομένων της Access, πρέπει να δημιουργήσετε μια ομάδα εργασίας χρησιμοποιώντας το αρχείο - διαχειριστής ομάδας εργασίας wrkgаdm.exe. Όταν δημιουργείτε μια μοναδική ομάδα εργασίας, καθορίζετε το όνομα χρήστη, το όνομα οργανισμού και τον κωδικό ομάδας εργασίας. Το αρχείο ομάδας εργασίας MS Access περιέχει τους ακόλουθους ενσωματωμένους λογαριασμούς: 1. Διαχειριστές - τυπικός λογαριασμός χρήστη. Αυτές οι εγγραφές είναι ίδιες για όλες τις περιπτώσεις Ms Access. 2. Ο διαχειριστής - ο λογαριασμός της ομάδας διαχειριστή - είναι μοναδικός σε κάθε αρχείο ομάδας εργασίας. 3. Χρήστες - περιέχει λογαριασμούς χρηστών. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο ομάδας εργασίας, πρέπει να πραγματοποιήσετε έξοδο από την Access και να βρείτε το αρχείο της ομάδας εργασίας στο σύστημα ή το φάκελο system32 στον κατάλογο των Windows και να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα εργασίας (μπορεί να αποτελείται από έως και 20 αριθμούς ή γράμματα).

Παράδειγμα δημιουργίας αναφορών στο MS Access:

Εικ.5 Δημιουργία αναφορών

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Κατά τη διάρκεια της εκπαιδευτικής πρακτικής ΠΑΝΩ 04.01.Και ΠΑΝΩ 04.02.Ενοποίησα τις γνώσεις μου στους ακόλουθους κλάδους: MDK 04.01. «Εργασία με υπολογιστή και υλικό υπολογιστή» και MDK 04.02. "Δουλεύω με λογισμικόΥπολογιστές και Η/Υ». Επανέλαβα υλικό όπως: εξωτερική αρχιτεκτονική υπολογιστή, σύνδεση συσκευών, ρύθμιση προγραμμάτων και διεπαφών, εργασία με προγράμματα επεξεργασίαςκαι τα λοιπά.

Στην πράξη, μελετήθηκαν και περιγράφηκαν τα ακόλουθα θέματα:

1. Δημιουργήστε μια παρουσίαση

Δημοφιλή στην κατηγορία: