Примерок Excel датотека за следење на извршувањето на задачите. Ние креираме формулари за контрола на промени на проектот во Excel

Променете ја контролата - организирајќи ја, треба да создадеме обрасци и алатки за известување што ви се потребни за управување со овој процес. Да почнеме со формуларот за барање промена.

Променете го формуларот за барање

Прво, ќе создадеме формулар за барање за промена. Тука започнува процесот на контрола на промените. Како што е наведено погоре, барањата за промени секогаш треба да се поднесуваат во писмена форма, а поседувањето посебен формулар ќе му даде на ова правило уште поголема тежина во очите на заинтересираните страни во проектот. На сл. Слика 1 покажува пример на образец за барање за промена.

Ве молиме имајте предвид дека додадовме линија за бројот за следење во заглавието на оваа форма (линијата Tracking Number). Како и со многу други објекти на кои им доделивме единствени броеви за полесно да се следат, треба да го сториме истото и за барањата за промена. Кога списокот на такви барања ќе порасне до импресивна големина, овие единствени идентификациски броеви ќе ни помогнат и да ги следиме барањата и да составуваме извештаи за секое од нив.

Лицето кое го поднесува барањето за промена мора да го даде датумот (линија за датум), неговото презиме (линија на барателот) и информации за контакт, како и опис на бараната промена (Опис на линијата за промена). Дополнително, мора да се даде кратко оправдување за промената. Овие информации ќе ги користи одборот за контрола на промени кога одлучува дали да ја одобри или одбие бараната промена. Оправдувањето треба да ги истакне и придобивките што може да ги има финалниот производ на проектот или организацијата како целина доколку се направи таква промена.

Важно е да се документира (Влијанието ако не се изврши промена линија) можните последици за проектот доколку не се изврши бараната промена. Овде можете да обрнете внимание на прашања како што се изгубениот профит, тешкотијата да се направат идни подобрувања и задоволството на клиентите. Сите алтернативни решенија (линија за алтернативни решенија) што може да му бидат познати на лицето што го поднесува барањето мора да се евидентираат на последниот ред од овој дел од формуларот.

Следниот дел го комплетира проект менаџерот. Овде треба да ги документирате можните последици од воведувањето оваа промена, обрнувајќи посебно внимание на три ограничувања: цена, распоред, проектна скала. Исто така, треба да ги оправдате вашите причини зошто промената треба (или не) да се направи.

Последниот дел, исто така, мора да го заврши проектниот менаџер. Овде треба да го наведете датумот на состанокот на контролниот одбор за промени, конечната одлука за бараната промена и имињата на учесниците на состанокот или лицето кое ја донело конечната одлука.

Променете го дневникот на барања

Кога ќе почнат да доаѓаат барања за промена, ќе мора да користите некој начин за да ги следите тие барања. Најлесен начин да го направите ова е да користите табела на Excel. Веќе разговаравме за табелите на Excel и сега накратко ќе се потсетиме само на она што е потребно во овој момент, но ако ви треба повеќе детални информации, можете да се вратите на дадениот материјал. На сл. Слика 2 го прикажува нашиот дневник за контрола на промени.

За да креирате таква табела, изберете го опсегот на ќелии A6-H12. Во Групата Стилови(Стилови) од табулаторот Home, кликнете на иконата Форматирајте како табела(Форматирајте како табела). Потоа изберете го соодветниот формат на табелата од менито што се појавува. Како резултат на вашите дејства, на екранот ќе се појави дијалог-кутија Форматирајте како табела(Форматирање на табела), што е прикажано на сл. 3. Единечното поле за текст во овој прозорец го означува опсегот на ќелии вклучени во табелата. Не заборавајте да го проверите полето Мојата табела има заглавија(Табела со заглавија) ​​(бидејќи во овој пример вклучивме ред за заглавие во опсегот на избрани ќелии, т.е. ред 6), во спротивно Excel автоматски ќе го додаде редот за заглавие.

Како што можеби забележавте, дневникот за контрола на промени ги вклучува полињата што се на формуларот за барање за промена. Благодарение на табела, можеме да сортираме според сите податоци содржани во табелата. На пример, можете да ги сортирате барањата според видот на одлуката донесена за тие барања (одобрување, одбивање, откажување или одложување).

Додадовме нов тип на информации во Колона Е: Сериозност, што е нумеричка вредност што ги одразува можните последици доколку бараната промена не се направи на проектот. Овој тип на информации може да не се бара за сите барања за промена. Но, ако го наведете степенот на сериозност за проекти кои вклучуваат добивање на некој производ или резултат (на пример, нов компјутерска програма), - тогаш евентуалните последици од неспроведувањето на бараната промена ќе бидат прилично лесно да се проценат. Степенот на сериозност се оценува на скала од пет точки. Може да изгледа вака:

• 1 = Критични последици; проектот може да заврши (или веќе завршил) со неуспех; работата на проектот треба да се прекине
• 2 = Сериозни последици; проектот може да пропадне; работата на проектот треба да се прекине
• 3 = Умерени последици; проектот може да пропадне; работата на проектот може да продолжи
• 4 = Мали последици; неуспехот на проектот е малку веројатен; работата на проектот може да продолжи
• 5 = Минимални или никакви последици; бараната промена мора да резултира со подобрени перформанси на финалниот производ на проектот

Нивото на сериозност треба да биде специфицирано од проектниот менаџер. Дефинициите и описите на различните степени треба да се документираат на почетокот на проектот (ако тие веќе не се дефинирани од канцеларијата за управување со проекти). Вклучете ги членовите на одборот за контрола на промените и/или директните имплементатори на проектот во пишувањето описи за можните последици од неизвршувањето на бараните промени.

Конвертирање табела во опсег

Можеби треба да ги избришете сите податоци во табелата, оставајќи ја самата табела недопрена? Погледнете го сл. 4, кој покажува пример на дневник за контрола на промени за проектот Grant St. Премести.

Веројатно директорот на канцеларијата Парк Св. бил премногу занесен, верувајќи дека може да го смени датумот на преместување на канцеларијата во нова зграда на улица Грант, но сепак направил таков обид, кој, сепак, бил откажан. Но, малку се оддалечивме од главната тема на нашата дискусија.

Да речеме дека некој случајно ги внел сопствените информации во нашиот шаблон за евиденција за контрола на промени и ги зачувал заедно со своите проектни податоци во табела. Сега треба да ги отстраниме овие податоци од табелата. Изберете ги ќелиите што ги содржат податоците што треба да се избришат (во овој случај, ќелиите во опсег од A7 до 118). Кликнете на изборот со десното копче на глувчето и во се појави контекстното мени(сл. 5) изберете ја командата Исчистете ја содржината(Исчисти ја содржината) - соодветните податоци во избраните ќелии веднаш ќе бидат уништени. Ако ненамерно сте ја исчистиле содржината на табелата, веднаш вратете ги избришаните податоци со притискање на комбинацијата на копчиња Ctrl+Z, што одговара на извршувањето на командата Врати(Откажи).

Ајде сега да претпоставиме дека повеќе не треба да ги складирате вашите податоци во формат на табела и сакате да ги конвертирате во редовен опсег на ќелии. За да го направите ова, треба да ги изберете сите ќелии на табелата, вклучувајќи го и заглавието. Во нашиот случај, треба да избереме ќелии во опсег од A6 до H12. Потоа, како и во претходниот случај, кликнете со десното копче на изборот и во контекстното мени што се појавува (сл. 6) изберете ја командата Табела → Претвори во опсег(Табела → Претвори во опсег).

Автоматизираниот контролен систем лесно ви овозможува да ги прегледате сите задачи не само по рок, туку и по извршител, и на тој начин да го видите вчитувањето на секоја од нив и да обезбедите списоци на неисполнети документи со истечен рок кои сè уште не биле земени предвид од извршителот . Програмата ви овозможува да ги разликувате правата за пристап, да ги подготвите потребните извештаи за управување...
Корисникот лесно и брзо ја конфигурира конфигурацијата.

Програмата ги вклучува следните извештаи:
- Список на задачи доспеани на датум
- Уверение за вршење дисциплина
- Задачите се завршени со прекршување на роковите
- Задачите под контрола

Програмата за автоматизирана контрола на извршување на задачите им овозможува на корисниците следните можности:
До менаџерите:
. креирајте (регистрирајте) нови картички за задачи;
. следење на збирниот статус на тековните задачи за сите изведувачи и статистиката на дисциплината за изведба;
. го контролира напредокот на конкретни задачи за кој било од изведувачите, имајќи го предвид одложувањето на роковите за извршување;
. врши размена на текстови на информации со изведувачите за време на извршувањето на задачата;
. запишете го фактот на завршување („затвори“ задачи);
. пребарување задачи користејќи различни критериуми;
. прегледајте ја архивата на затворени задачи;
. печатење, извоз во MS Word и MS Excel посебна задача;
. печатење, извоз во MS Word и MS Списоци на Excelзадачи според различни критериуми;

. генерирање извештаи за извршување на задачите и дисциплина за извршување.

Изведувачи:
. добиваат нови задачи од раководството;
. следете го резимениот статус на вашите тековни задачи;
. врши размена на текстови на информации со раководството и со-изведувачите за време на извршувањето на задачите;
. запишете го фактот за завршување на задачата;
. барајте ги вашите задачи користејќи различни критериуми;
. прегледајте ја архивата на завршени задачи;
. автоматско обележување на задоцнети задачи;
. печатење, извоз во Word и Excel поединечно или списоци на задачи според различни критериуми.

За информативни цели можеш, што има временско ограничување: 50 дена, и нема функционални ограничувања. На крајот на демо-периодот, ќе треба да купите лиценца. По плаќањето добивате лична код за лиценцадо програмата преку е-пошта. Мора да се внесе при стартување на програмата во полето за дијалог „Активирање“ и вашата демо верзија ќе стане целосна верзијабез временски и функционални ограничувања, лиценцираниот код не е временски ограничен.

Информации за купувачите:

1. Со купување на една од понудените лиценци за програмата, можете да го инсталирате кодот на лиценцата на неограничен број компјутери (работни станици на мрежата).

2. Мрежна лиценца без ограничувања, можност засекогаш да ја користите верзијата и лиценцата што сте ги купиле.

3. Можност за симнување на софтверски ажурирања бесплатно за 1 година.

5. Купената програма можете да ја користите во вашите деловни активности.

Придобивките од оваа програма

Флексибилна структура на базата на податоци
Можете да креирате нови табели и полиња во нив (зачувани и пресметани), да дефинирате паѓачки списоци, да доделувате подтабели, да креирате прегледи и извештаи и многу повеќе. Системот може да се прилагоди на која било предметна област без посебно знаење.

Генерирање канцелариски документи со податоци од базата со користење на шаблони
Можете да креирате шаблони Word документи, Формати на Excelсо статичен текст, слики, како и обележувачи во кои ќе се вметнуваат тековни податоци од базата при генерирање на документот.

Чување слики во база на податоци и врски до документи од различни формати
Секој запис од табелата може да се поврзе со слики зачувани во самата база на податоци, како и линкови до датотеки складирани некаде на серверот за датотеки, додека сите потребни информации ќе бидат лоцирани во базата за лесно пребарување, филтрирање и класификација на документите.

Практичен и високо приспособлив кориснички интерфејс
Можете да сортирате, филтрирате, пребарувате записи по кое било поле, да го менувате редоследот и ширината на полињата, висини на редови, да поставувате правила за боја за редови и ќелии, формули за пресметување на вкупните збирки и да изградите дрво врз основа на дадените полиња. Можете да правите записи или директно во табелата (стил на Excel) или преку посебна форма, која е флексибилно приспособлива.

Филтри, сортирање, пресметани полиња, прегледи
Максимални флексибилни услови за филтрирање податоци, многу претходно поставени вредности („почнува со“, „содржи“, „денес“, „вчера“...). Различни групи на филтри може да се зачуваат во датотеки за повторна употреба. Можност за поставување формули за пресметани полиња (вклучувајќи SQL изрази) и градење прикази на табели кои прикажуваат полиња од различни табели и пресметани полиња.

Креирање и поставување извештаи и потсетници за различни услови
Можете да поставите правила за потсетување според кои формата за потсетник ќе се прикажува на одреден корисник.

Режим на мрежа и мултиплеер
Кога користите режим на повеќе корисници, правата за пристап се флексибилно конфигурирани за секој корисник според следните параметри: видливост и достапност на ставки од менито, главни јазичиња, табели, полиња и записи за прегледување и уредување.

Увоз и извоз на податоци
Поддржано е увоз на табеларни податоци од датотеките Excel и Access. Извозот е возможен во Word, Excel, HTML.

Стандарден Microsoft DBMS Access или Microsoft SQL Server
Нема „црни кутии“. Имаме стандарден формат за складирање податоци - MS Access или клиент-сервер MS SQL Server. И двата DBMS се високо доверливи, се признати стандарди и се лидери во својата класа. Ова обезбедува предности во однос на затворените формати: можност за администрирање, рафинирање, оптимизирање, интегрирање со други системи... Можете да додадете сопствени копчиња во програмата, кои, кога ќе се изберат, ќе се извршуваат потребни дејствија(на пример, некои работат директно со базата на податоци, започнувајќи апликации од трета странаитн.).

Како што знаете, функционалноста на асистент или личен асистент (без разлика како се нарекува оваа позиција во работната книга) во различни компании варира во зависност од спецификите и големината на организацијата, корпоративната култура усвоена во компанијата и личноста на управителот. Сепак, постојат обврски без кои секој личен асистент едноставно не може, без разлика на неговото место на работа. Меѓу нив е и контролата врз извршувањето на наредбите.

Во многу организации неисполнувањето на наредбите и немањето контрола врз нивното навремено извршување е проблем, т.н. " тесно грло"(од англиски) тесно грло- тесно грло), т.е. сериозна пречка која во голема мера ги забавува деловните процеси на компанијата. Многу зависи од асистентот овде! Сепак, не е сè толку очигледно како што изгледа на прв поглед. Често се среќаваме со ситуации кога на незаменлив асистент наеднаш му се слоши или оди на одмор или еднаш оди на службен пат, а за време на неговото отсуство... работата престанала, нарачките не се запишуваат, роковите се пропуштаат, а одговорните се непознати. Како по правило, ова зборува не толку за неопходноста на вработениот, туку за отсуството на систем. Значи, задачата на асистентот е да изгради систем за следење на извршувањето на нарачките. И системот, како што знаеме, во голема мера е способен сам да ги одржува своите перформанси. И не можете сами да се справите со ова! Но, ајде да се справиме со сè по ред.

Контрола и нејзините видови

Слон, како што велат, треба да се јаде на делови. И вреди да се започне со терминологија.

Контрола- ова е споредба на планот со фактичката состојба на работите. Контролата открива дури и мали отстапувања од планираните резултати и постапки на луѓето и овозможува да се промени ситуацијата.

Се разликуваат следниве видови на контрола:

1. Прелиминарно. Извршено од менаџерот пред вистинскиот почеток на работата на задачата. Прелиминарната контрола се користи земајќи ги предвид човечките, материјалните и финансиските ресурси, т.е. пред да даде налог за работа, менаџерот мора да се увери дека изведувачот има ресурси за да ја спроведе.

2. Концептуален (дојдовен).Се користи за разјаснување:

Дали изведувачот знае дека има задача;

Како тој што ќе го реши го разбрал проблемот?

Како точно ќе го направи ова?

Овој тип на контрола го врши помошникот менаџер, а веднаш по поставувањето на нарачката. Целта е да се провери разбирањето на извршителот за суштината на нарачката и навременоста на нејзиното спроведување. Во оваа фаза, задачата на помошникот е да го привлече вниманието на извршителот на достапноста на задачата, времето и приоритетот на задачата и да се увери дека задачата е прифатена за работа. Во овој случај, асистентот треба да ги „истакне“ итните и важни задачи (запомнете ја матрицата Ајзенхауер), на пример, како што следува: „Ве молиме имајте предвид дека оваа задача е важна и итна!“ Оваа волшебна фраза, изречена во вистинско време, ќе помогне да се избегнат многу недоразбирања и непростливо губење време - неприфатливо е да се дозволи процесот на рангирање задачи по приоритет да се одвива, бидејќи мислењето на изведувачите не секогаш се совпаѓа со мислење на менаџерот. Не заборавајте дека она што ви е очигледно можеби не е така за другите луѓе.

3. Струја (средна, процесна контрола).Целта е да се оцени тековниот процес на активност: како се работи работата, што е веќе направено, какви потешкотии се појавија. Овој тип на контрола го врши асистент кога работата е веќе во тек, но рокот за комплетирање на нарачката се уште не е пристигнат. Задачата на контролата е навремено да ги идентификува отстапувањата што се јавуваат за време на работата и да го информира менаџерот за нив за можна корекција. дадени параметри. Тековната контрола се заснова на повратни информации.

4. Финале (финале, контрола на резултатот).Се користи за да се процени дали целта се постигнува до даден датум.

Вистинските добиени резултати се споредуваат со оние претходно утврдени. И покрај фактот дека е премногу доцна да се меша во работата во оваа фаза, оваа контрола е неопходна. Тоа покажува какви резултати постигнале изведувачите и открива пропусти и недостатоци во нивната работа. Помага да се научат лекции за иднината. Како по правило, во оваа фаза менаџерот и помошникот работат заедно, бидејќи Квалификациите на асистентот можеби не се доволни за да се утврди комплетноста и исправноста на задачата.

Што и како да се контролира

Распределбата на одговорноста за обезбедување контрола во клучните области зависи од големината на организацијата:

За контрола на	Големина на компанијата	Одговоренза обезбедување контрола
Правни норми и барања	До 100 луѓе До 500 луѓе Повеќе од 500 луѓе	Раководител на организацијата Адвокат, сметководител Правна служба, сметководство Правна служба и раководители на области
Наредби на лидерот	До 100 луѓе До 500 луѓе Повеќе од 500 луѓе	Раководител на организацијата Главен секретар Помошник менаџер Помошник и раководители на области
Барања на локални регулаторни документи	До 100 луѓе До 500 луѓе Повеќе од 500 луѓе	Раководител на организацијата Главен секретар Помошник менаџер Раководители на активности
Индивидуални нарачки на менаџерот	До 500 луѓе Повеќе од 500 луѓе	Раководител на организацијата Главен секретар Помошник менаџер
Инструкции добиени од корпоративниот центар	До 1500 луѓе До 2500 луѓе Повеќе од 2500 луѓе	Помошник менаџер Помошник менаџер и секретаријат Управување со случај

„Контрола“ и „следење“ се различни работи!

За конечно да разбереме што е што, вреди да се обрне внимание на друг термин што често се среќава во современиот менаџмент - „следење“. Често во литературата, концептите „контрола“ и „следење“ се користат како идентични, но тоа се фундаментално различни работи! За да се примени систематски пристап за управување со извршувањето на нарачките, оваа разлика мора да се разбере. Ако следење- ова е следење на параметрите на објектот со снимање и зачувување на податоци, тогаш контрола- ова е задолжителна опсервација влијание врз објектотво случај на вредности на параметри кои ги надминуваат прифатливите граници. Во однос на задачите, тоа значи дека асистентот мора да има алатка за следење, т.е. води одредена база на податоци каде што евидентира упатства, рокови, одговорни лица и статус на извршување (завршено/незавршено). Меѓутоа, за да се изгради ефективен контролен систем не е доволно едноставно водење статистика - контролата подразбира активно управување со ситуацијата, прилагодување и влијание, т.е. намерно свесно влијание со цел да се постигне позитивна динамика во изведувачката дисциплина.

Како да се осигурате дека нарачките се извршуваат?

За да се извршат нарачките, неопходен е интегриран пристап за решавање на овој проблем. Системот за контрола на извршување на нарачките ќе работи според следниве принципи:

1) Висок приоритет од раководството.Менаџерот мора да покаже дека строгото почитување на неговите упатства е важно за него и за компанијата.

2) Заедничка дискусија за пристапите за решавање на проблемот.За да се земат предвид сите ризици и сеопфатно да се разгледа прашањето, неопходно е во дискусијата да се вклучат сите учесници во процесот - и менаџерот кој дава инструкции и помошникот што ги надгледува, како и менаџерите кои ќе бидат директно одговорни за извршување. Договорите првенствено треба да се однесуваат на начините за добивање информации за упатствата и роковите, форматот на извештајот за извршување, постапката за презакажување, пристапите кон награди или казнување во случај на неисполнување на упатствата. Менаџерот исто така треба да ги информира своите подредени за овластувањата на помошникот во однос на следењето на извршувањето на нарачките (ако сте ново лице во тимот и сè уште не сте заработиле овластување, прашајте го вашиот менаџер за ова).

3) Информирање на сите вработени во компанијата за имплементација на систем за следење на извршувањето на нарачките.Потребно е да се обезбеди транспарентност на пристапите, т.е. правилата мора да бидат формализирани во локалниот регулаторен документ на компанијата.

4) Конзистентност и регуларност.Извршната дисциплина ќе се зголеми ако вработените се уверени дека секоја задача е евидентирана, дека секоја задача мора да се води сметка, дека ниту една од нив нема да биде пропуштена или заборавена и дека неизбежно ќе биде казнет неисполнување на упатствата од раководството. (Вреди веднаш да се предвиди процедурата за информирање, бидејќи инструкциите може да бидат неизводливи априори или да имаат убедливи причини за неисполнување на време. Секој таков случај мора да се разгледува поединечно.)

Изгледа како задача за, велиш. Ова е делумно точно. Која е улогата на асистентот? Асистентот е токму истиот вработен во компанијата кој мора да го информира менаџерот дека постои проблем, дека тој носи конкретни ризици, дека се обидувате да го задржите вашиот „прст на пулсот“ (и досега тоа во голема мера успева благодарение на вашите лични квалитети), но отсуството на системот порано или подоцна ќе се објави и тоа ве загрижува.

Главната работа е да не заборавите да кажете дека имате конкретен предлог за тоа како да организирате контролен систем (т.е. тоа не треба да биде само проблем послужен на сребрен послужавник, туку проблем и опции за негово решавање).

Дури и ако сте нов вработен во компанијата, не треба да се плашите да му пристапите на вашиот менаџер со таков предлог. Ако досега ништо фатално не се случило во вашата компанија поради неисполнета/задоцнета/ненаведена нарачка, вашиот менаџер сепак нема да го оглуви вашиот предлог. Веројатно нема личност во целата компанија позаинтересирана за решавање на овој проблем.

Важноста на ефективната комуникација

Да речеме дека вашиот предлог е прифатен: менаџерот ја истакна важноста на задачата, ја објави вашата улога во овој процес, го одобри локалниот нормативен документрегулирајќи го процесот, се информираат сите вработени во компанијата. Што е следно? Објавениот документ ризикува да остане бездушно парче хартија доколку се откажете во оваа фаза. Како сето ова да функционира?

Одговорот лежи првенствено во ефективни комуникациски вештини на асистентот. Да, ова е истата фраза што толку често ја гледаме во резимеата за административни позиции. Имањето такви вештини е од витално значење за асистент. Во потесна смисла, во однос на следењето на извршувањето на нарачките, ефективната комуникација е начин за брзо пренесување на информации без искривување и добивање повратна информација за правилно разбирање на „пораката“.

Ефикасна комуникација е изградена:

Ефективни или неефикасни?

Неефикасната комуникација е расправија со другите, насочена кон заштита на вашите цели и планови. Тоа подразбира присуство на победници и губитници. Овој стил на „комуникација“ е категоричен: има „правилно“ и „погрешно“, „победа“ и „пораз“, „добро“ и „лошо“, без да се земат предвид средните состојби. Постои само едно точно мислење, па затоа можеме да ги занемариме ставовите и искуствата на луѓето кои можат да го збогатат нашето знаење за светот и да формираат холистичка слика. Наместо тоа, ние постојано ги браниме нашите тесни ставови. Паузата во конфликтот се смета за успешна кога бранителот привремено се повлекува. На крајот, несогласувањето резултира со отпор, губење на ефикасноста на тимот, па дури и саботажа додека не преовлада рамнотежата на моќта и почитта.

Ефективната комуникација, пак, има за цел да ги разбере ставовите, чувствата и мислењата на другите. Кога двете страни се слушаат, и двете победуваат. Меѓусебното разбирање и почитување стануваат основа на соработка, меѓузависност и лојалност. Успехот ќе се постигне ако секоја страна каже: „Да, токму тоа мислев. Дали ме разбираш".

Ефективната комуникација е несомнено неопходна за успешно спроведување на организациските цели. Искривените, погрешно протолкувани пораки често предизвикуваат порази за големите компании, армии и нации.

Ефективните комуникациски вештини овозможуваат коегзистирање на спротивностите - крајната способност да се разбере друга гледна точка и да се најде компромис. Зошто да се расправаме за тоа кој е во право, а кој не? Целта на ефективната комуникација е да се воспостават и одржуваат заемно корисни и, според тоа, долготрајни работни односи.

Во однос на следењето на извршувањето на наредбите, асистентот мора да покаже ефективни комуникациски вештиниво сите фази на инструкциите за „патување“:

1) Интеракција со менаџерот при поставување инструкции.Задачата на асистентот е правилно да ја сними задачата, обидувајќи се да се придржува до одредена шема за поставување цели, на пример SMART. Ова ќе им овозможи на подредените да разберат што се бара од нив. Формулацијата на наредбата мора да биде јасна, во вербална форма (одговорете на прашањето: што да правам?), наредбата мора да има одреден рок и за секоја наредба мора да се одреди одговорен извршител.

Откако нарачката е правилно снимена, асистентот мора да се погрижи да нема неточности и да обезбеди конечна верзијапротокол или регистар на инструкции до менаџерот за одобрување или вербално прашајте: „Дали те разбрав правилно? Иванов И.И. мора да изработи и да достави на одобрување распоред за спроведување на проектот до 11 мај 2015 година?“

Што се случиПАМЕТЕН?

ПАМЕТЕНе мнемонички акроним што се користи во управувањето и управувањето со проекти за да се дефинираат цели и да се постават цели.
Цел или задача воспоставена според SMART критериуми ги има следните карактеристики:
. С- специфичен (специфичен) - јасен, прецизен, јасно опишан;
. М- мерлив (мерлив) - има воспоставено индикатори за исходот со кои може да се разбере дека целта е постигната. Тие можат да бидат и квантитативни и квалитативни. Без овие критериуми, речиси е невозможно да се оцени завршувањето на задачата;
. А- остварлив (остварлив) - реален, но бара одреден напор, што служи како дополнителен мотивационен фактор;
. Р- релевантно (соодветно) - се совпаѓа со пошироките цели на одделот или организацијата;
. Т- временски ограничено (временско ограничено) - мора да се утврдат рокови за постигнување на целта.

2) Интеракција со изведувачите при пренос на нарачки на работа.Клучната задача во оваа фаза е да се осигураме дека изведувачот е информиран за задачата и ја прифатил на работа. Ако организацијата е мала, тогаш асистентот или секретарот директно контактираат со изведувачите преку Е-поштаили по телефон. Во големите организации, таквата интеракција е тешко да се спроведе, така што асистентот ја пренесува нарачката и директно комуницира со замениците раководители на организацијата, а при пренос на нарачки, се применува каскадниот принцип, на пример: ЕЕдиректор на одделотЕраководител на одделЕдиректен извршител.

3) Информациите за извршувањето на нарачката се пренесуваат преку обратна рута: извршен директор/помошникБЗаменик генерален директорБдиректор на одделотБраководител на одделБдиректен извршител.

Асистентот ја игра улогата на посредник во преносот на информации за нарачката. Во исто време, за да се намали времето на пренос на податоци до асистентот, препорачливо е да се обезбеди употреба информативен ресурс, кој ви овозможува да објавувате збирни информации за нарачките во општ пристап, на пример, до внатрешниот корпоративен портал на организацијата, каде што секој вработен може брзо да види какви задачи има и да испрати коментари до асистентот.

4) При спроведување на средна контрола, неопходно е да се разјасни прогнозата од изведувачот:дали го испочитува рокот или за време на извршувањето се покажа дека обемот на работа е поголем од претходно очекуваниот, или ресурсите на изведувачот се недоволни и потребно е вклучување на вработени од други структурни одделенија, бидејќи задачата се покажа како вкрстена функционална. Помошникот мора да води континуиран конструктивен дијалог со одговорниот менаџер/изведувач за да добие брзи и веродостојни информации за напредокот на извршувањето, а доколку се појават сериозни проблеми, информирајте го менаџерот за тоа додека нешто сè уште може да се коригира. Во исто време, не треба да одите премногу далеку и да станете наметливи, да го вознемирувате изведувачот и да му го одвлекувате вниманието поради ситници. Сите учесници во процесот мора јасно да разберат дека имаат заеднички цели и да ја почитуваат меѓусебната работа. За да го направите ова, треба да се договорите за прифатлив формат за комуникација.

5) По добивањето информации за извршување на нарачката, асистентот, заедно со менаџерот, ја оценува комплетноста на презентираните податоци и донесува одлука за прифаќање на нарачката или нејзино враќање на ревизија. Помошникот мора да го извести извршителот за донесеното решение.

6) При генерирање на аналитичко известување.Строгото сметководство подразбира редовно известување и аналитика врз основа на статистички податоци. На одредена фреквенција, на пример еднаш месечно, асистентот мора да ги анализира акумулираните статистички податоци за задачите и да генерира извештај за дисциплината на изведбата (сл. 1). Таквиот извештај може да содржи информации за тоа колку инструкции имало, колку од нив биле завршени на време/доцна/незавршени, кои единици се лидери и кои се антилидери во смисла на навремено извршување на упатствата на менаџерот. Менаџерот може да располага со овие информации по сопствена дискреција. Сепак, пожелно е пристапот кон наградата и казнувањето да биде предвидлив и униформен за сите.

Ориз. 1

Практични алатки во арсеналот на помошникот

Има голема разновидност на такви алатки, но важно е да се следи клучниот принцип - сите инструкции на менаџерот мора да бидат материјализирани и внесени во единствено складиште, каде што е можно редовно следење на извршувањето на налозите во согласност со нивниот приоритет.

Идеалната техничка имплементација е Microsoft Outlook , бидејќи содржи флексибилни механизми за поставки т.н. „кориснички погледи“. Покрај стандардните прикази „По извршители“, „По категории“, „По рокови“, можете да конфигурирате кои било други - „По погони“, „По комитети“, „Само задоцнети задачи, чиј рок истече од 5 до Пред 20 дена“ и сл. Откако ќе се конфигурира, приказот станува достапен во иднина со еден клик на глувчето. На ова нема да се задржуваме подетално, бидејќи ... Серија написи веќе се посветени на оваа алатка.

Понекогаш сличен системконфигуриран на база електронски системи за управување со документи, на пример Lotus Notes, Documentum или Directum, каде клучните информации за нарачката се запишуваат во картичката за регистрација и контрола (RCC). Сепак, EDMS е скапа програма што не можат да си ја дозволат сите организации.

Една од најуниверзалните и најпристапните алатки за следење на извршувањето на нарачките е Мајкрософт Excel. Оваа програма може да се користи како додаток на постоечките доколку работите во голема компанија, и како независна алатка. Убавината на тоа е што, врз основа на ова техничко решение, можете да креирате единствена база на податоци за нарачки со флексибилни поставки на полиња и филтри по ваша дискреција. Ваквиот консолидиран регистар на инструкции може да биде јавно достапен, а секој вработен може да ги појасни формулациите, роковите и да го следи статусот на нивните упатства. Прво треба да ги конфигурирате ограничените права за уредување на датотеката за да избегнете случајно оштетување или бришење на податоците.

Во MS Excel, не само што можете рачно да внесувате инструкции, како во случајот со усни наредби од менаџерот, туку и да преземате инструкции од EDMS (ако ова се упатства од протоколи или инструкции кои доаѓаат однадвор, на пример, барања од регулаторни органи или владини тела или корпоративен центар).

Со поставување на полињата на одреден начин, можете да поставите кодирање во боја во колоната „Статус на извршување на нарачката“. На пример, нарачката што сè уште не е пристигната ќе биде автоматски означена со сино; нарачката завршена навреме е зелена (за ова, датумите во полињата „Поради извршување“ и „Вистинско извршување“ мора да се совпаѓаат); налогот за кој е истечен рокот на извршување и не е добиена потврда за прием на извештајот за извршување автоматски ќе се прикаже како неисполнет и ќе биде означен со црвено.

Поставување на регистар на нарачки воГОСПОЃИЦА Excel

Полињата во регистарот се конфигурираат со пишување макро. За таквите фино подесувањеНајдобро е да вклучите ИТ специјалист.

Доколку нема ИТ специјалист и немате програмски вештини, можете да користите друг поедноставен и попристапен метод.

Можете сами да ги приспособите ќелиите на табелата користејќи карактеристики на условно форматирање.

За да го конфигурирате полнењето на ќелијата, изберете ја ќелијата во табелата за која ќе го конфигурираме форматирањето (во нашиот случај, ова е ќелијата Г10 ), на јазичето дома - Условно форматирање, во предложеното контекстно мени - Создадете правило(сл. 2).

Ориз. 3

Во лентата со формула на полето за дијалог под насловот, треба да поставите правило кое ќе се смета за точно (сл. 4).

Ориз. 4

За нашиот регистар, ќе биде неопходно последователно да се конфигурираат четири правила за истата ќелија Г10 , а потоа го „прошират“ нивното дејство на целата колона Г.

• За да покажете неисполнета нарачка, поставете правило 1.Во полето за дијалог Создадете правило за форматирањекористејќи го клучот Форматизберете ја бојата за полнење. Првото правило ќе одговара на црвената боја.

Следно, внесете го следниов опис на правилото во лентата со формули: =АКО(Ф10>0; Ф10<СЕГОДНЯ();"") (сл. 5). Тоа значи дека под услов во ќелијата Ф10 датумот на доспевање е наведен и тој веќе е истечен, ќелијата автоматски ќе стане црвена.

Ориз. 5

Притиснете го копчетоОДО.

• За да покажете нарачка што е во тек, поставете правило 2.Ја повторуваме низата дејства опишани погоре: изберете ја ќелијата Г10 , ајде да одиме на Условно форматирање, изберете Создадете правилоИ Користете формула за да одредите кои ќелии да се форматираат.

Во веќе познатото поле за дијалог Создадете правило за форматирањекористејќи го клучот Форматизберете различна боја за полнење. Второто правило ќе одговара на сината боја.

=IF(F10>0;F10>ДЕНЕС();""). Тоа значи дека ако во ќелија Ф10 е наведен рок и сè уште не е пристигнат, ќелијата автоматски е обоена во сина боја.

Притиснете го копчето ОДО.

• За да покажеме нарачка што е завршена навреме, го поставивме правилото 3.Повторно ја повторуваме низата дејства опишани погоре, само овој пат во полето за дијалог Создадете правило за форматирањекористејќи го клучот Форматизберете зелена боја за полнење за да покажете дека нарачката е завршена строго на време или пред предвиденото.

Внесете го описот на правилото во лентата со формула: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Тоа значи дека ако во ќелија Ф10 Г10 се означува рокот за реално извршување кој се поклопува со рокот Ф10 или му претходи, ќелија Г10 автоматски ќе стане зелено.

Притиснете го копчето ОДО.

• Конечно, за да наведеме нарачка што е завршена подоцна од наведениот рок, го поставивме правилото 4.Во полето за дијалог Создадете правило за форматирањекористејќи го клучот Форматизберете жолта боја за полнење за да покажете дека нарачката е завршена доцна.

Внесете го следново правило во лентата со формула: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Тоа значи дека ако во ќелија Ф10 е означен датумот на доспевање, а во ќелијата Г10 се означува датумот на вистинското извршување, кој е подоцнежен од датумот Ф10 , потоа ќелијата Г10 автоматски ќе стане жолт.

Еднаш во ќелијата Г10 сите четири правила се конфигурирани, дадената формула ја „растегнуваме“ низ целата колона Ги пополнете го со вистинските датуми на извршување на налозите. Ќелиите автоматски ќе бидат обоени во наведената палета.

Следниот чекор е поставки за визуелизација, т.е. дијаграми за повизуелна перцепција на сликата на изведувачката дисциплина.

За да конструираме дијаграм потребни ни се квантитативни податоци, т.е. бројот на сите нарачки и секој тип посебно. Затоа, ќе биде потребно средно прилагодување. Можеме да прикажеме квантитативни податоци во легенда, каде што тие автоматски ќе бидат внесени од нашата табела (легендата може да се стави на истиот лист, на пример, над табелата).

За да соберете статистика, треба да пополните една од ќелиите на табелата, на пример соседната ќелија Х10 , на следниот начин:

1. Изберете ќелија Х10 , на горниот дел од лентата со формула, кликнете на иконата fx Вметнете функција, изберете ја категоријата " логично», « АКО».

Ние го пишуваме следново правило во горната линија на формули: =IF($F10>0,АКО($G10>0,АКО($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (сл. 6).

Ориз. 6

Го прошируваме правилото наведено во ќелијата Х10 , по целата колона Х(сл. 7).

Ориз. 7

Потоа колона Хможе да се скрие, оставајќи ги видливи само потребните информации за регистарот.

• Поставување легенда.Со цел податоци од колона Хспаѓаат во легендата и се прикажуваат во неа во квантитативна форма, треба да ги конфигурирате ќелиите на легендата на следниов начин:

1. Поставете правило за ќелија Г3 : изберете ја оваа ќелија, кликнете на иконата во лентата со формули fx Вметнете функција, изберете го типот на функции " статистички», « COUNTIF».

2. Потоа напишете го следново во лентата со формула: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Сл. 8).

Ориз. 8

3. „Претегнете ја“ формулата од ќелијата Г3 пред Г6 соодветно.

Можете исто така да ја прилагодите визуелизацијата и да поставувате податоци за нарачки за даден временски период во форма на графикон.

• СОкреирање на дијаграм.За да го направите ова, одете на јазичето Вметнетеи изберете графикон, на пример пита шема, откако претходно го избравте опсегот клеткитеод Г3 пред Г6 (сл. 9).

Ориз. 9

Го вметнуваме дијаграмот и ги обојуваме неговите сегменти во боите за пополнување што ги избравме со избирање на сегментот и повикување на соодветното контекстно мени со десното копче на глувчето (таму сè е интуитивно). Нашиот регистар е подготвен (сл. 10).

Ориз. 10

И, конечно

Создавањето ефективен систем за следење на извршувањето на нарачките е доста тешко - неопходно е да се земат предвид многу различни аспекти и карактеристики кои можат да бидат единствени за различни организации. Не е лесно, но запомнете дека секоја загатка има решение. Кога се соочувам со тежок проблем кој, на прв поглед, нема решение, секогаш се сеќавам на загатката на Б.Вербер:

„Како да ги поврзете овие девет точки со четири линии без да го подигнете пенкалото од хартијата?

Честопати не можеме да најдеме решение бидејќи нашиот ум е ограничен на областа на цртежот. Но, никаде не пишува дека не можете да ги надминете нејзините граници.

Постои решение:

Морал: за да го разберете системот, мора... да излезете од него“.

Постојат многу начини да се организира ефективен систем за следење на извршувањето на нарачките. Главната работа е да го пронајдете токму оној кој најоргански ќе се вклопи во работата на вашата компанија и вашата, да чувствувате умереност во сè и да не ја преминете границата над која доаѓа манична хиперконтрола.

М.А. Сучкова, помошник генерален директор на Ryazan Oil Rafining Company CJSC (подружница на NK-Rosneft OJSC)

26 февруари 2010 15:19 часот

Алексеј Афанасиев, директор за квалитет на компанијата InterTrust

Во многу претпријатија во Русија, особено оние кои доживеаја брз раст во последниве години, се забележува истиот проблем: неможноста на службениците на организацијата да обезбедат висококвалитетна и правилна контрола врз извршувањето на нивните нарачки. Вообичаено, новите компании страдаат од овој проблем, додека оние организации кои сè уште имаат советско минато, како и администрациите на општинските, регионалните и федералните власти, доста ефикасно го користат искуството од управувањето со директиви, кое беше особено популарно во нашата земја пред перестројката. . Овој напис како своја главна цел го поставува трансферот на искуство во областа на следењето на извршувањето на инструкциите од раководителите на современите компании.

Речиси секој вид на менаџерска активност на една организација е поврзана со извршување на инструкции од нејзиното раководство, па затоа е важно да се воспостави контрола врз извршувањето на инструкциите. Инструкциите можат:

● ставени во форма на резолуции за внатрешни и дојдовни документи (на пример, на белешки и писма);

● да се формулира во административни документи на колегијални тела (во записници) и поединечни органи на управување (во наредби и директиви).

Во однос на апелите на граѓаните, го забележуваме следното. Формално, постапката за работа со нив е идентична со обработката на дојдовната кореспонденција, меѓутоа, роковите се регулирани со сегашното законодавство на федерално ниво, што мора да го имаат предвид и менаџерот кој ги поставува роковите и изведувачот повикан да се почитуваат овие рокови.

Многу документи може да бидат предмет на контрола во текот на нивниот животен циклус. Можеме да го видиме и отпечатокот на печат со буквата „К“ и зборот „Контрола“ напишан со црвено пенкало или направен во форма на отпечаток (види Пример 1). Целта на ваквите белешки е една - да се привлече внимание на потребата да се контролираат упатствата дадени во текстот на документот или во резолуцијата на него (во нашиот пример, дојдовното писмо содржи резолуција со упатства од Игнатова Ју.С. , што треба да се направи и кога). До завршување на извршувањето, таквите документи се чуваат во посебна папка. По завршувањето на извршувањето, за ова се прави забелешка на документот (во Пример 1, во долниот десен агол на 07.10.2009 година, забелешка за склучување на договорот и за сместување на документот во досието бр. 08-24).

Поставување задача за изведувачите

Кој го формулира редот? Тоа го прават менаџерите на сите нивоа. Само што обично се става контрола на извршувањето на инструкциите од првиот човек или целото највисоко раководство на организацијата, а со тоа се занимава службата за предучилишна образовна институција. И со упатствата на менаџерите од понизок ранг - раководители на сектори, по правило, се справуваат вработени во истите одделенија, одговорни за канцелариска работа во нив.

Се чини дека текстот на резолуцијата или административниот документ веќе треба јасно и недвосмислено да формулира:

● самата нарачка,

● рок,

● специфичен изведувач.

Доколку барем еден од овие услови не е исполнет (што и се случува), потребен е посебен вработен кој може јасно да ги преформулира барањата на менаџерите и, доколку е потребно, да ги разложи на помали, но со јасно дефинирани изведувачи.

При формулирањето на упатствата, препорачливо е да се придржувате до следниве едноставни правила: формулацијата треба да биде кратка, концизна, максимално да ја елиминира двосмисленоста на толкувањето и да има јасно дефиниран и мерлив резултат. Сето ова ќе ви овозможи да не губите време на дополнителни појаснувања на нарачката. Од друга страна, ова му дава цел на извршителот, а авторот на задачата уверување дека резултатот од дејствијата на извршителот ќе се очекува.

Еве примери на нејасни формулации и соодветните правилни текстуални структури:

Кога организацијата воспоставува контрола врз извршувањето на инструкциите, наскоро документите почнуваат да се менуваат: наместо општите барања, се појавуваат кратки и целосни инструкции со конкретен извршител, рок и очекуван резултат. Ова значително ја зголемува ефикасноста на управувањето со компанијата, што е речиси веднаш забележано и од раководството и од сопствениците.

Краен рок за извршување на нарачката

Роковите за извршување на нарачките во организацијата обично ги поставува авторот-менаџер кој ја создал нарачката. Во некои случаи, рокот за извршување на нарачките може да се утврди со локален акт на организацијата или надворешен регулаторен документ.

Да ги цитираме овде Моделните регулативи за интеракција на федералните извршни тела:

Фрагмент од документ

Модел на прописи за интеракција помеѓу федералните извршни власти, одобрени. Уредба на Владата на Руската Федерација од 19 јануари 2005 година бр. 30, изменета на 21 февруари 2008 година Налогот е предмет на извршување во рокот наведен во него. Доколку е одреден временски период како краен рок за извршување, негов почеток се смета за датум на потпишување на налогот. Налогот што го содржи упатството „итно“ е предмет на извршување во рок од 3 дена. Упатството „промптно“ предвидува 10-дневен период за извршување на нарачката. Доколку рокот на извршување не е наведен во налогот, тој е предмет на извршување во рок од 1 месец од датумот на неговото потпишување (до соодветниот датум на следниот месец, а доколку таков датум нема во следниот месец, тогаш до последен ден од месецот). Доколку последниот ден од рокот за извршување на налогот паѓа на неработен ден, тој е предмет на извршување во претходниот работен ден.

Со цел да се подобри системот за управување на организацијата, има смисла наредбите кои се ставени под контрола да ги обединат роковите за извршување - да ги доведат до единствена основа воспоставена во организацијата. Првично, таквата одлука мора да биде документирана во локален акт, на пример, во Упатствата за управување со канцеларијата. Промената на крајниот рок, исто така, треба да биде можна само во случаи документирани во локалните акти на организацијата. И секако, воведениот систем за пресметување рокови треба да одговара на здравиот разум. На крајот на краиштата, тешко е да се најде повеќе демотивирачки фактор за изведувачот отколку невозможна задача.

Ќе дадеме примери на неколку формулации на инструкции и ќе објасниме кој датум за секое од нив ќе се смета за последен датум за навремено извршување на инструкцијата. Ова е многу важно бидејќи ... Често постои конфузија за ова прашање.

Прилично честа ситуација е кога еден менаџер го доверува извршувањето на задачата на друг менаџер на пониско ниво, а тој, по своја дискреција, ја спушта задачата на друг „подолу“. Така, нарачката поминува низ рацете на неколку менаџери пред да стигне до крајниот извршител. Точно, симнувајќи се на оваа скала, задачата може да се „разграни“ на неколку „подзадачи“ што ги извршуваат различни луѓе во различно време. Овој систем се нарекува создавање „вгнезден ред“.

При формулирањетоЗа „вгнездени“ нарачки, важно е да се обезбеди привремена резерва. Во однос на „родителскиот“ налог, тој мора да биде најмалку 1 до 3 работни дена. Препорачливо е да се избегнува премногу „вгнездување“ на инструкции, исклучувајќи ги од синџирот оние менаџери кои само „понатаму ја пренесуваат палката“. Ако има извршител кој е одговорен за извршување на целата наредба во целина, тој се нарекува „одговорен извршител“.

Како пример, кога крајниот рок за извршување на налогот е регулиран со надворешен регулаторен документ, да го наведеме Федералниот закон бр. 59-ФЗ „За постапката за разгледување жалби од граѓани во Руската Федерација“. Според овој документ, максималниот рок за разгледување на писмена апликација од државјанин на Руската Федерација е 30 дена, а тој започнува да се разгледува од моментот на регистрација на таков документ (законот предвидува 3 дена за оваа постапка од во моментот кога е примена пријавата).

Ако граѓанинот, на пример, бара помош од орган на локалната самоуправа во остварувањето на своите права, тогаш временскиот период потребен за тоа често во голема мера надминува 1 месец. Во таква ситуација, на барателот му се испраќа писмен одговор во рок од еден месец, со кој не се решава мериторно неговото прашање, туку јасно се опишува постапката за понатамошна помош од органот. Во самиот орган, налогот формиран врз основа на разгледување на таква жалба мора да се стави под работна контрола со редовно доставување на извештај за развојот на ситуацијата до управителот - авторот на налогот.

Често се случува граѓаните погрешно да ги упатуваат своите апели. И тогаш примачот не ги разгледува, туку ги проследува до органот или службеното лице во чија надлежност спаѓа прашањето. За ова Законот предвидува 7 дена од датумот на регистрација на пријавата. Во овој случај, граѓанинот е известен за таквото пренасочување. И, патем, Законот јасно забранува испраќање претставки на разгледување до органот или службеното лице чија одлука или дејство (недејствување) се обжалува.

Постапка за следење на извршувањето на налозите

Сега, имајќи основни информации за подготовка на инструкции, неопходно е детално да се разгледа постапката за следење на извршувањето на инструкциите.

Забележете дека во одредено претпријатие може да се изврши работа за контрола на извршувањето на наредбите:

● рачно користење на датотека со картички за регистрација и контрола (RCC);

● во електронски систем за управување со документи, каде што составот на информациите запишани во „електронските картички“ останува ист, но многу операции за известување на изведувачите и генерирање извештаи за дисциплината на перформансите се вршат автоматски;

● постои и средна опција, кога можностите на MS Excel се користат за олеснување на работата - нарачките ставени под контрола се опишани во табеларна форма, во која потоа можете да ги филтрирате информациите по извршители, рокови итн. Видете.

Во фазата „Поставување за контрола“, вработениот во канцеларијата ја регистрира нарачката. Ако е содржан на документ, тогаш на него се става печат „К“ или „Контрола“, или истото се пишува со светло пенкало, исто така е можно едноставно да се премести документот во папката со контролирани нарачки.

Извршителот, примајќи ја наредбата,мора да се запознае со него и пред истекот на рокот наведен во нарачката да ги заврши задачите поставени во неа. Ако изведувачот треба да ја пренесе работата што треба да ја вршат други вработени подредени на него, тогаш тој создава нарачки од пониско ниво, како што разговаравме претходно.

Доколку изведувачот сфати дека рокот не соодветствува со способноста навреме да ги заврши наведените задачи, тој бара од управителот кој издал наредба да го одложи датумот на извршување. Во друг случај, доколку извршителот сфати дека извршувањето на налогот е надвор од неговата надлежност и област на одговорност, може да поднесе барање за целосно или делумно откажување на нарачката.

Доколку менаџерот одлучи да ги одложи роковите или да ја откаже нарачката, за ова го информира одговорното лице за контрола на рокот. Во секој случај, барањата на извршителот за презакажување или откажување на задачата мора да се достават до раководителот пред истекот на рокот на контрола на задачата.

« Контрола врз извршувањето на инструкциите по основа» обично го врши вработен доволно компетентен да ја процени релевантноста на постигнатиот резултат од извршувањето со задачата поставена во задачата. Таквата контрола може да ја започне компетентен вработен по приемот на извештајот за успешност и може да се заврши или со отстранување од контрола или враќање на ревизија.

Постапката за „Отстранување на контролата“ на налог ја спроведува вработен кој го потврдил извршувањето на налогот по основа, како и ако управителот го задоволи барањето за целосно отстранување на налогот.

Како дел од сцената“ Контрола на извршувањето на време» посветен вработен ги контролира роковите за извршување на сите активни, односно кои моментално се извршуваат, нарачки во исто време (ако таквата работа во организација се врши рачно или со помош на MS Excel, тогаш тоа обично го прави секретарот на авторот на налогот или вработени во службата за предучилишна образовна установа). Во моментов, најголемиот дел од оваа работа може да се врши со електронски системи за управување со документи, информирајќи ги изведувачите за роковите за завршување на извршувањето на нарачките. Известувањето е пресечно предупредување за сите нарачки кои не се отстранети од контрола (види Пример 4).

Обемот на работа на индивидуален изведувач постојано се зголемува и, како резултат на тоа, дисциплината за изведба на работниците почнува да паѓа поради елементарен заборав. Периодичното информирање на вработените, на пример, неделно, ви овозможува јасно да го разберете опсегот на задачите што треба да се извршат и да се движите низ роковите за известување.

Информативен листможе да биде или кратка (види), или поцелосна, со составот на информациите претставени во табелата од. Патем, ако во таква табела MS Excel филтрираме нарачки за одреден извршител со празна ознака за извршување, тогаш со печатење на резултатот ќе добиеме друга верзија на информативниот лист за извршителот.

Ако таквите листови се генерирани од EDMS, тогаш е погодно да се вклучи во табеларната форма колона со бројот на преостанати денови до крајот на периодот на извршување. Рангирањето на нарачките според датумот на истекување е исто така многу погодно - ова му овозможува на изведувачот брзо да се движи и поефикасно да управува со сопственото работно време.

Известување за дисциплина на перформансите

Некои организации практикуваат привремено известување на изведувачите. Доколку е неопходно редовно да се следи напредокот на извршувањето на особено важните налози, нивните автори во текстот на нарачката додаваат информации за потребата од периодично, на пример, неделно известување, кое мора да се обезбеди во текот на целиот период на извршување. Привремениот извештај за успешност обично се подготвува во која било писмена форма или во форма на меморандум. Подготовката на таквите извештаи може да се изврши преку:

● самиот изведувач

● секретар подреден на него,

● вработен одговорен за дисциплина во работењето во компанијата.

За да се следи нивото на дисциплина на перформансите во организацијата периодично или на барање на менаџментот, се подготвуваат неколку видови извештаи кои можат да се однесуваат на дисциплината на перформанси:

● посебен извршен службеник;

● специфична поделба

● организацијата како целина;

● упатства издадени од одреден раководител и сл.

Информациите се сумирани во форма на статистичко резиме за управувањеза нарачките испорачани, извршени и префрлени во друг период на известување. За да се овозможи поефективно управување со дисциплината на перформансите, се користат различни модели на известување. Опциите за формулари за известување се претставени во и според мислењето на Е. Каменева.

Бидејќи таквите извештаи се подготвуваат и за организацијата како целина и особено за нејзините поделби, во делот за извршители се вклучени само оние службеници на кои менаџерот директно им дава упатства. На пример, за генералниот директор тоа ќе бидат негови заменици и раководители на области на дејност, додека за раководител на сектор тоа ќе бидат раководители на сектори и, евентуално, сектори.

Дури и ако организацијата нема целосна автоматизација на протокот на документи преку EDMS, таков документ е доста удобен за составување и одржување во систем за табеларни пресметки. Microsoft Excelили OpenOffice.org Calc. Овие системи имаат многу сличен интерфејс и функционалност; тие можат да помогнат во автоматизирање на сметководството и известувањето во мала и средна компанија. Главната работа е јасно да знаете што точно треба да добиете како резултат.

Мислење

Ги испитавме прашањата за ставање и отстранување на налози од контрола, како и методологијата за извршување на налози и известување за следење на нивното извршување. Моделите на управување со директиви предложени во статијата ќе помогнат да се направи управувањето со организацијата појасно и потранспарентно.

Првиот, најочигледен приговор за кој треба да му објаснам на мојот читател е: зошто да водите проект во Excel ако има специјализирани програми за ова, вклучително и бесплатни. Да, можете да изберете добра апликација за управување со проекти за себе, сепак, проблемот е што вашите колеги со кои сигурно би сакале да споделувате статуси или да работите на проекти заедно, ги немаат овие апликации. Советите и повиците за инсталирање на слична апликација, како по правило, не функционираат и веројатно имате што да направите без неа.

Често се случува во корпоративно опкружување компанијата да е подготвена да купи MS Project само за некои вработени, што генерално нема смисла. Постојаното поставување извештаи од MS Project на HTML или Excel и нивно испраќање по пошта до сите заинтересирани страни е прилично мачна задача. За мое сеќавање, никој не го направил ова, иако ние (одделот за ИТ) го понудивме како опција. Мајкрософт не издава бесплатен прегледувач на датотеки MS Project. Трети фирми колку што знам го прават истото (ама има и платени).

Сега, само да можеше проектот да се спроведе во MS Office, кој е достапен скоро насекаде... Excel е најсоодветен за оваа задача.

Друг шаблон за проект за Excel?

Ова не значи дека има малку таква добрина на Интернет. Доволно. Сепак, мојот шаблон е доста удобен, функционален и не барам пари за него. Колку што успеав да се запознаам со предлозите на оваа тема, тие главно се поделени во следните класи:

Нешто бесплатно, но крајно едноставно и бедно.

Нешто бирократско и несварливо, како „Збир на шаблони за проектни документи составен од 55 датотеки“.

Нешто навистина погодно, но по цена.

Реалниот живот ни ја претставува другата крајност: повеќето мали и средни проекти се реализираат без никаква документација, што не им дава никакви шанси на овие проекти да се реализираат.

Мојот шаблон е за оние кои сакаат да избегнат крајности, да ја задржат контролата врз проектот и да избегнат непотребни трошоци.

Можности

Планирање на времето и фазите на проектот

Двостепена структура на проектните фази

Рокови за план и реални

Можност за преклопување на соседните плански точки

Сметководство за комплетирање на ставка на план како процент

Сметководство за готовински трошоци по фази (план/реален)

Проценка на бараниот и постигнатиот квалитет на работа

Способност да се означат пресвртници на проектот

Способност да се поврзе одредена фаза со ризик или проблем

Сериозна автоматизација при планирање на рокови.

Гант шема

Временско скалирање

Способност да се види или планираниот распоред или вистинскиот

Истакнување во боја на викендите и празниците

Сметководство на ресурси

Планирање на потребната количина на ресурси

Сметководство за расположливиот износ на ресурси

Споредба на план и факт

Статус на проектот (табла)

Индикатори за семафори: распоред, буџет, квалитет, ресурси, ризици, проблеми

Индикатор за сумирање

Квантитативни и аналитички показатели

Основни информации

Главни фази

Список на проблеми

Список на ризици

Генерално, таблата изгледа доста естетски пријатно

Одржување директориуми

Ризици од проектот

Проблеми со проектот

1. Поставки

Притисни

Ми се допадна како испадна мојата табела Гант. Такво скалирање од никој друг не сум видел. Тоа е прекрасен пример за интеракцијата помеѓу формулите и условното форматирање.

Шаблонот е доста сложен и очигледно може да содржи грешки. Ве молиме пријавете ги сите грешки што ќе ги забележите, а јас ќе ги поправам што е можно побрзо. Генерално, развојот на овој проект зависи од бројот на активни корисници. Се надевам дека ќе имате корист од оваа алатка.