дома › Програми › Word, Outlook, Internet Explorer. Корисни совети. Избор на дополнителен јазик за уредување или развој и поставување јазични поставки во Office Word excel mail microsoft outlook

Word, Outlook, Internet Explorer. Корисни совети. Избор на дополнителен јазик за уредување или развој и поставување јазични поставки во Office Word excel mail microsoft outlook

Овој вовед го пишувам за оние кои подигнаа книга од полица и сакаат да разберат што пишува и за кого е наменета.

1. Ова е упатство за најчестите канцелариски програми денес под општо име пакет Microsoft Office 2007 година („пакет“ - затоа што има многу програми во него; на руски едноставно се нарекува „канцеларија“). Овој туторијал опишува:

Word уредувач на текст;

Ексел уредник на табеларни пресметки;

Софтвер за презентација на PowerPoint;

Програма за пошта Outlook.

2. Овој туторијал е наменет за почетници. Но! Треба да знаете како да вклучите компјутер, како да креирате документ и како да го пронајдете вистинското копче на тастатурата.

Ако навистина, навистина не знаете на кој начин да му пристапите на компјутерот, тогаш препорачувам да започнете со мојата книга „Компјутер за жени“.

3. Овој туторијал нема за цел да го доведе корисникот почетник на ниво на супер професионалец. Овде го разгледуваме неопходното во работата редовен корисникработи.

Но, ви гарантирам дека знаењето од оваа книга ќе ви биде повеќе од доволно за правилно да напишете и испечатите секој текст, да разберете табела во Excel, да направите апсолутно неверојатна презентација во PowerPoint и да испратите е-пошта.

4. Јазикот на книгата е максимално „човечки“, без сложени компјутерски термини.

Забелешка! Оваа книга ќе ги опише програмите вклучени во Мајкрософт Офис 2007 година.Ако имате поинаква верзија на „канцеларијата“, тогаш илустрациите во книгата нема да одговараат на она што го гледате на вашиот екран. Во продолжение ги направив цртежите за книгата во оперативниот систем Виндоус 7.Затоа, ако имате различен оперативен систем, сликите исто така може малку да се разликуваат.

Од издавачот

Испратете ги вашите коментари, предлози и прашања на: Е-пошта (издавачка куќа Питер, компјутерско издание).

Би сакале да го слушнеме вашето мислење!

На веб-страницата на издавачот http://www.piter.comќе најдете детални информацииза нашите книги.

Уредувач на текст Microsoft Word

Изглед на Word

Јазиче Дома

Преглед

Мени Канцелариски копчиња

Опции за зборови

Прво, неколку зборови од теоријата.

Како што кажав во предговорот, мора да имате инсталирано на вашиот компјутер операционен систем Виндоус 7а исто така и пакетот Мајкрософт Офис 2007 година.Ова се најновите и најновите верзии до сега Windows и MicrosoftКанцеларија.

Нема вклучени програми Состав на MicrosoftКанцеларијата е веројатно незамисливо да се работи во која било канцеларија, училиште, клиника, па дури и дома. Колку повеќе компјутери продираат во нашите животи, толку повеќе луѓе се принудени да почнат да работат со овие програми.

Срамота е што толку многу од оние кои се принудени од суровата реалност да седнат на компјутер, не се обидуваат да си го олеснат животот и поминуваат малку време проучувајќи ги можностите на програмите во кои работат. И често, огромна сума на драгоцено време за сите нас се троши на нешто што може да се направи со кликнување на копче.

Но, бидејќи го купивте ова упатство, брзо ќе го сфатиме заедно. Програмите на Microsoft Office се многу едноставни.

Дали знаете што е тоа интерфејс?Ова изгледпрограма, нејзината школка, што ви ја олеснува работата.

Значи, интерфејсот на програмите „канцеларија“ е многу „пријателски“. Речиси сите копчиња се означени и има помош. И најголемата вредност на канцеларискиот интерфејс е тоа што тие имаат по еден за сите програми. Односно, со секоја наредна програма ќе ви биде полесно и полесно да ја разберете.

Па, дали повеќе не се плашите да одите на работа? Тогаш ајде да започнеме!

1. Ајде да го вклучиме компјутерот!

2. Направете своја работна папка.Ова го правиме за да не го затнеме компјутерот. Што ако работите за некој друг?

За да го направите ова, кликнете на копчето Започнете

Кој се наоѓа во долниот лев агол на екранот. Во менито што се појавува, изберете Документација.Ја отворивме библиотеката со документи на сопственикот на компјутерот (да се надеваме дека тој нема да биде премногу навреден од нас за ова) (сл. 1.1).

Сега замислете дека компјутерот е плакар, а во него ви треба сопствена полица.

Гледате копче на горниот дел од прозорецот Нова папка?Кликнете на неа.

Ориз. 1.1.Прозорец за библиотека со документи

На екранот се појави папка за новороденче, означено нејзиното име (сл. 1.2).

Ориз. 1.2.Новосоздадената папка

Напишете го името И ова се моите документи. Дали го повикавте? Кликнете Внесетеили кликнете на копчето на глувчето на празно место на екранот. Го потврдивме внесеното име.

Доколку при внесување на името на папката се обидете да напишете (случајно или намерно) не буква, туку некој од неприфатливите (колку злобно звучи!) знаци во овој случај, ќе се појави порака (сл. 1.3). . Од него можете да дознаете кои знаци не треба да ги содржи името на датотеката и името на папката.

Ориз. 1.3.Таквите знаци не треба (и не можат) да бидат во името на датотеката.

Па сега во библиотеката Документацијатаму е вашата лична папка.

3. Стартувајте ја програмата Word.

За да го направите ова, повторно кликнете на копчето Започнете

Кој се наоѓа во долниот лев агол на екранот. Потоа кликнете на линијата Сите програми,кликнете на папката Microsoft Office,а потоа притиснете ја ставката Microsoft Office Word 2007 година(сл. 1.4).

Ориз. 1.5.Прозорец на Microsoft Office Word 2007

Погледнете ја горната линија. Во центарот е името на програмата ( Microsoft Word ) и име на документот ( Документ), во горниот десен агол има икони за минимизирање, намалување (зголемување) и затворање на прозорецот

Microsoft Word може да направи сè. Ви овозможува да напишете текст, потоа во секое време, на кое било место, да направите каква било корекција на текстот, а потоа и да го распоредите овој текст, односно да го форматирате.

Распоредтекстот е прекрасно распоредување на текстот на екранот, а потоа и на хартија.

Покрај Outlook, пакетот апликации на Microsoft Office вклучува такви вообичаени апликации како уредувач на текст Word, уредувач на табели на Excel, апликација за презентација на PowerPoint и апликација за база на податоци Access.

Сите овие апликации се независни и самодоволни, но нивната заедничка употреба отвора навистина неограничени можности за организирање на канцелариска работа. Користењето на Outlook со други апликации вклучени во пакетот Microsoft Office ви овозможува:

креирајте пораки користејќи ја целата моќ уредувач на текстзбор. Во споредба со релативно слабите (иако доволни) можности што ги обезбедува панелот за форматирање Outlook, Word е способен да создава полноправни документи кои содржат различни стилови и шаблони за дизајн, кои содржат вградени објекти итн. Интеракцијата на Outlook и Word ќе се дискутира во првиот дел од ова поглавје. Покрај тоа, овој дел ќе разговара за алатка која е заедничка за сите апликации на Office - дистрибуција долж трасата;
креирајте пораки користејќи ја целосната моќ на уредувачот на табели на Excel. Создадената табела може лесно да се испрати не само како приложена датотека, туку и да се зачува како порака. Оваа можностќе се дискутира во вториот дел од ова поглавје. Покрај тоа, во овој дел ќе зборуваме за алатка заедничка за сите апликации на Microsoft - ставање документи во споделена папка;
креирајте состаноци за учество на електронска конференција што се одржува со помош на PowerPoint. Креирањето електронска конференција е директно поврзано со употребата на апликацијата Microsoft NetMeeting за која беше дискутирано погоре (Види дел 11.5 „Нето состанок“).Како работи PowerPoint со Outlook ќе се дискутира во третиот дел;
креирајте пораки користејќи Microsoft Access, способен за поврзување со далечинска база на податоци за прикажување информации. Користењето на Outlook и Access заедно ви овозможува брзо извезување и увоз на податоци од папките на Outlook во табелите на Access. Оваа можност ќе биде разгледана во четвртиот и последен дел од ова поглавје.

Outlook и Word

Интеракцијата помеѓу Outlook и Word е можеби најтипичниот пример. соработка. Веќе споменав погоре дека корисникот може да го наведе Microsoft Word како уредувач на пораки.

Пример 18.1. Word како уредувач на пораки

(Користење на апликацијата Outlook)

> Алатки > Опции Порака

Користете Microsoft Word како уредувач на пораки

Користете Microsoft Word за читање пораки во RTF формат

Како пример за користење Word, размислете за создавање порака што содржи кадрава текст и дијаграм што ја демонстрира структурата на дадена книга.

Креирање порака користејќи Word

Постојат два начини да креирате порака користејќи Word:

Стартувајте ја апликацијата Word, креирајте документ и изберете ја командата > Датотека > Испрати > Порака.
Директно во Outlook со избирање на командата > Дејства > Нова порака користејќи > Microsoft Word (слика 18.1).

Како што може да се види од сликата, суштината на пораката не е променета, полињата за внесување примачи и предметот на пораката остануваат, автоматски се додаваат потпис и панел. Цртеж(Цртеж), сепак, лентата со алатки е значително збогатена Форматирање(Форматирање).

Ориз. 18.1. Порака за Outlook (уредник на Microsoft Word)

Вметнување кадрава текст

Значи, ајде прво да создадеме убав наслов за нашата порака користејќи објект WordArt.

Пример 18.2. Вметнување на објект WordArt

> Вметни > Цртеж > WordArt

Изберете го саканиот стил на текст ОК

Текст:= Структура на книгатаХрабар ОК

(Формат панел) Центрирано

Како резултат на нашите дејства, ќе се појави убаво дизајниран текст со жолт градиент пополнување во центарот (сл. 18.2).

За промена на својствата на овој објектМожете да ги користите копчињата на истоимената лента со алатки. Во нашиот случај, да ја смениме бојата на полнење од жолта во сина.

Ориз. 18.2. WordArt текст во порака

Ориз. 18.3. Прозорец за дијалог Методи за полнење

Пример 18.3. Промена на својствата на објектот WordArt

(На лентата со алатки WordArt)

WordArt Формат на објект Боја и линии

Методи за полнење со боја...

Градиент

Една боја Боја 1 Сина

Тип на отворот Од центар

Опции (сл. 18.3)

Вметнување графикон

Следниот чекор што го разгледуваме е вметнување на дијаграм, кој, патем, е една од иновациите во Word.

Пример 18.4. Вметнување графикон

> Вметни >Организациска табела...

Изберете тип на графикон (сл. 18.4)

Ориз. 18.4. Прозорец за дијалог Библиотека на графикони

Во телото на пораката ќе се појави место кое ќе го прикаже избраниот графикон. Но, таа се состои од еден „корен“ и само три „гранки“, додека оваа книга има четири дела. Ајде да додадеме друга гранка и да го смениме стилот на графиконот.

Пример 18.5. Додавање гранка на дијаграм

(Означете го коренот на дијаграмот)

(Во панелот Организациска шема) Додадете форма

Автоматски формат

Изберете стил на графикон: втиснат градиент

Сега останува само да го внесете текстот на дијаграмот. За да го направите ова, кликнете еднаш со левото копче на еден од никулците од графиконот и внесете го соодветниот текст. Конечната верзија на пораката, уредена и форматирана со помош на Word, е прикажана на сл. 18.5.

Ориз. 18.5. Последна порака

Откако ќе се креира пораката, останува само да се пополнат полињата На кого(Тоа) и Предмет(Предмет), потоа притиснете го копчето Испрати(Испрати).

Коментар

Бидејќи нашата порака е зачувана и испратена во HTML формат, некои формати може да се изгубат или изменат. Имајте го ова на ум кога креирате пораки во Word! Понекогаш е подобро едноставно да ги прикачите креираните пораки како прилог.

Уште еднаш да ве потсетиме дека овде го разгледуваме само општиот принцип за тоа како Outlook и другите Office апликации работат заедно. Покрај вметнување објекти (од кои има многу повеќе од два), има и форми, рамки, стилови, табели, полиња... Списокот продолжува и продолжува. Светот на апликациите на Microsoft Office е широк и навистина мултифункционален. Научете го паралелно со Outlook и другите постоечки апликации. На крајот патот ќе го совлада тој што оди...

Дистрибуирање на документ долж трасата

Распределба на документ долж трасата(Рутирање) е испраќање документ по е-пошта до колеги во одредена секвенца. Се нарекува низата за испраќање рута на документот.

Откако ќе го прими документот, примачот може да ги направи своите промени и коментари и да го испрати документот понатаму по должината на рутата. На крајот од маршрутата, откако документот ќе биде прегледан од сите примачи наведени во списокот за насочување, можете да побарате враќање на документот или да го одредите корисникот за кого е наменет, на пример, проект менаџер.

Пример 18.6. Испраќање документ по рута

> Датотека > Отвори... (отворете го потребниот документ)

> Датотека > Испрати > По маршрутата. . .

Нашатирев Антон На кого

Моховиков Олег Кому

Текст на пораката:= Почитувани колеги! Прочитајте го приложениот документ и искажете ги вашите размислувања и коментари за напишаното. Однапред ви благодарам, Егор Усаров.

еден по еден

Врати се по завршувањето

Статус на песна

Испрати

Коментар

Додека ја извршувате оваа програма, може да видите дијалог-кутијаБезбедносни предупредувања на Outlook за манипулации од трета страна и пристап до податоците на Outlook. Во овој случај, секогаш согласувајте се да дозволите пристап (на крајот на краиштата, ова барање доаѓа од вашите постапки, а вие го очекувате).

Можете да прикачите одредена рута на документот за да не го испратите веднаш, туку да го сторите тоа подоцна. За да го направите ова, на последниот чекор од програмата треба да го притиснете копчето Додадете(Додадете ливче).

> Датотека > Испрати > Следен примач...

Испратете го документот Нашатирев Антон

За да одбиете да испратите документ долж маршрутата и целосно да ја исклучите маршрутата, треба да кликнете на копчето Јасно(Јасно).

Да се вратиме на примерот. Откако ќе се притисне копчето Испрати(Рута), автоматски ќе се креира порака со текстот наведен во полето Текст на пораката(Текст на пораката), и со приложен документ што треба да се испрати (сл. 18.6). Да претпоставиме дека првиот примател (во нашиот пример, ова е Антон Нашатирев) е конфигуриран одговорно, односно нема да ја остави добиената порака без надзор или да ја избрише без да ја прочита, туку ќе реагира на неа правилно: тој ќе ја чита не само поштата. порака, но и самиот приложен документ, и не само што ќе го прочита, туку и ќе ги додаде неговите желби и коментари на него, а потоа ќе го испрати до следниот дописник. Ајде да се обидеме да следиме како се случува ова.

За да го отвори самиот испратен документ, примачот треба само двапати да кликне на иконата за прикачен документ во пораката. Следно, примачот ги прави своите промени во документот на вообичаен начин. На крајот од работата, тој мора да го испрати документот понатаму по должината на трасата.

>Датотека>Испрати>Следен примач...

Испрати документ „Олег Моховиков“

Ориз. 18.6. Порака со дистрибуција на документи

Што се случува после ова? Прво, пораката ќе биде испратена до следниот примач на мејлинг листата - Олег Моховиков. Тој ќе може да го прочита документот со веќе направени промени и да направи свој. Второ, оригиналниот испраќач ќе биде известен кога документот ќе се пресели низ мејлинг листата поради дијалог прозорецот РутаИзбрано е полето за штиклирање (Рутирање ливче). Статус на песна(Статус на песна).

Ако сè оди добро, документот ќе биде промовиран преку мејлинг листата додека не се исцрпи целата мејлинг листа на овој документ. Од последниот примач во рутата ќе биде побарано да го врати изменетиот документ на иницијаторот на испраќањето, а со тоа кругот ќе се затвори.

За да го забрзате процесот, можете да го испратите документот не еден по еден, туку на сите одеднаш. Во овој случај, промените во спојувањето паѓаат на рамениците на испраќачот.

Outlook и Excel

Уште од самиот почеток на книгата, при креирањето на пораката, настојувавме да ја пренесеме како тело на пораката не само текст, туку табела. Користењето на алатките на Excel ви овозможува лесно да го решите не само проблемот со вметнување табели, туку и сродни компоненти (на пример, графикони на Excel).

Како пример за соработка на Outlook и Excel, размислете за испраќање порака која содржи табела со податоци за бројот на страници на секој дел од книгата и графикон на Excel што графички го прикажува процентот на секој дел во книгата.

Креирање порака со помош на Excel

Како и со Word, можете да креирате порака на два начина. Но, ако во Word ја избравме втората опција (создавање порака од Outlook), сега да погледнеме како испраќање табела директно од апликацијата Excel.

Ориз. 18.7. Порака за Outlook (уредник Microsoft Excel)

Пример 18.9. Креирање порака со помош на Excel

> Датотека > Испрати > Порака

Вклучете го тековниот лист во телото на пораката

Предмет:= Статистика

Вовед:= Оваа порака содржи...

Коментар

Во полето Вовед, корисникот може да внесе текстуална порака(коментар) пред табелата.

Како што споменавме погоре, ќе размислиме да ја испратиме табелата прикажана на сл. 18.10. Во оваа фаза, табелата содржи само текст и нема дополнително форматирање.

Работа со маса

Пред да испратите порака што содржи табела, препорачливо е да ја форматирате: означете го заглавјето, нагласете ги границите итн. Но, карактеристиките на Outlook ви овозможуваат не само да ја форматирате табелата, туку и да работите на нејзината логика. Во примерот 18.10, додадовме уште еден ред - „Вкупно“, кој го содржи збирот на сите страници во книгата, а потоа соодветно ја стилизиравме табелата.

Ако текстот на пораката не се вклопува во ќелијата, нејзините граници може да се прошират. За да го направите ова, поместете го покажувачот на глувчето до раскрсницата со името или нумерирањето на ќелиите (покажувачот ќе изгледа како двоглава стрелка) и додека држите лево копчеглувчето, поместете ги границите на колоната или редовите на потребното растојание.

Пример 18.10. Работа со табела Excel

(Уредување)

А6:= Вкупно

Wb Autosum (Форматирање)

A1: Вб (Изберете додека го држите левото копче на глувчето)

> Формат > Автоматски формат...

Ориз. 18.8. Форматирана порака со табела на Excel

Коментар

Покрај користењето на автоматскиот стил, можете да примените дополнително форматирање користејќи ги копчињата на истоимената лента со алатки.

Вметнување табела на Excel

Следниот чекор за демонстрирање на можностите на Excel и користењето на оваа апликација со Outlook е да се создаде графикон што ги претставува податоците на работниот лист во јасна графичка форма.

Пример 18.11. Вметнување табела на Excel

> Вметни > Графикон... Стандардна

Тип Кружен

Наслов на графиконот:= Outlook во оригинал

Податоци потписи Акции

Ориз. 18.9. Конструиран дијаграм

Коментар

Ако не го избравме опсегот A2:B6 пред да започнеме да го конструираме графиконот, можевме да го поставиме подоцна, во вториот чекор од Волшебникот за графикони. Во овој случај, апсолутно не е неопходно рачно да се внесува сложена формула во полето Data Range. Доволно е да го изберете саканиот опсег на работниот лист со глувчето, полето за дијалог волшебник ќе се сруши за да не се меша со изборот и формулата ќе се појави автоматски.

Откако ќе се вметне графикон, може да се преклопува со табелата што ја користите. За да преместите дијаграм, само изберете го и, држејќи го левото копче на глувчето, повлечете го до саканата локација.

Сега да погледнеме директно на самиот дијаграм. Сите елементи се прикажани јасно и убаво, со исклучок на самиот круг на податоци, кој е многу мал по големина. За да ја зголемите областа на дијаграмот, треба да кликнете на невидливиот квадрат во кој се впишани кругот и објаснувањата на текстот (сл. 18.9). Ќе се појави квадратна рамка со рачки за избор на аглите. Закачете ги овие рачки и влечете, истегнувајќи ја рамката за избор додека кругот не ја добие големината што ви треба.

Значи, пораката е целосно подготвена за испраќање, останува само да ја внесете адресата на примачот на пораката и да го притиснете копчето Поднесете лист(Испратете го овој лист).

Од особен интерес е како нашата порака ќе биде прикажана на корисникот, бидејќи, прво, таа е претворена во HTML формат, а второ, не секој примач може да има инсталирано Excel. Откако ќе испратите и примате пораки, одете на Впапка Инбокс(Inbox) и отворете ја креираната порака (сл. 18.10).

Ориз. 18.10. Примена порака со табела и графикон

Прво, како што можете да видите, текстот е внесен во полето Вовед(Вовед) ѝ претходи на табелата и е одделен од неа со линија. Второ, форматот на табелата е зачуван. И, конечно, ние сме горди - дијаграмот целосно се совпаѓа со создадениот (формат, податоци, итн.). Единственото нешто што недостасува е да нема потпис бидејќи ја создадовме нашата порака од Excel, а не од Outlook. Овој недостаток може да се коригира со извршување на командата > .Вметни > Потпис > Искрено пред да се испрати.

Пример 18.12. Вметнување потпис

> Вметни > Потпис > Со почит

Коментар

Општо земено, понекогаш е неопходно дополнително уредување и форматирање на објавите, доколку не е потребно. По креирањето на табелата (со користејќи Excel) корисникот секогаш може да ја отвори пораката и да ја уреди: да вметне потпис или голем број дополнителни коментари, како и да додаде позадина, да додаде слика итн.

Размена на папка

Работата со папки на Exchange е исто толку заедничка за сите апликации на Office како и дистрибуцијата на рути. Суштината на оваа функција е да го поставите активниот документ во јавни папки на серверот Microsoft Exchange. Така, корисникот им дава пристап до овој документ на сите членови на работната група.

Пример 18.13. Испрати во папката Exchange

> Датотека > Испрати до > Размена на папка…

Изберете папка < Общая папка>

Откако документот ќе се стави во споделена папка, секој корисник може да го отвори со кликнување на соодветната врска во прозорецот за прегледување информации (сл. 18.11).

Outlook и PowerPoint

Microsoft PowerPoint е разновидна алатка за презентација. По креирањето на презентација, корисникот може да ја прикаже како локален компјутер, и направи презентација на интернет за целата работна група. Презентацијата на PowerPoint се доставува во HTML формат, така што на учесниците им треба само прелистувач за да ја погледнат Internet Explorer 4.0. Така, презентацијата може да се спроведе и низ целата компанија и помеѓу членовите на мала група лоцирана на различни места. Бројот на учесници не е ограничен, но доколку во презентацијата учествуваат повеќе од 16 слушатели, за нејзино спроведување мора да се користи специјална апликација за сервер на Microsoft NetShow Server.

Проблемот на секој состанок е неговото планирање. Секако, за одржување на конференција, покрај желбата на говорникот, потребна е и согласност од учесниците. Во случај на редовна конференција, учеството на сите учесници се потврдува со фактот што сите се собираат заедно и приближно во исто време во просторијата одредена за конференцијата. Презентерот може да закаже PowerPoint електронска конференција како и секој друг состанок користејќи Outlook.

Ориз. 12.18. Презентација и дијалог Планира да емитува презентација

Пример 18.14. Планирање на емитување PowerPoint презентации

> Слајд шоу > Пренос во живо > Поставете и закажете...

Опис:= „Microsoft Outlook 2002 во оригинал“(Сл. 18.12)

Параметри... Поставување емитување (сл. 18.13)

Режим на приказ Може да се промени големината

Доделете…

Внесете или изберете име:< учесниците на презентацијата

Задолжително

Испрати

(Ќе се појави дијалог прозорец кој ќе ве извести дека е закажано емитување)

Ориз. 18.13. Прозорец за дијалог Опции за емитување

Коментар

Прекинувачи Само звук(само аудио) и Видео и звук(Видео и аудио) има смисла да се инсталира ако компјутерот на презентерот е опремен со микрофон и видео камера, а компјутерите на учесниците се опремени со опрема за репродукција на аудио и видео. Во нашиот пример не го претпоставуваме ова, така што полето за избор е означено бр(Никој).

Автоматски пополнетиот формулар за состанок (сл. 18.14) е идентичен со оние што беа дискутирани претходно, Видете Поглавје 2, Календар и Поглавје 10, Соработка во Outlook.

Коментар

Единствен задолжителен услов за директен пренос на презентација пред широка публика е компјутерско поврзување со мрежата (глобална или локална). Дополнителни функции може да не се користат доколку техничките услови не го дозволуваат тоа.

Откако ќе се договорите за времето и составот на учесниците, можете да продолжите директно на самата демонстрација.

Ориз. 18.14. Формулар за состанок

Пример 18.15. Пренос во живо од презентацијата

> Слајд шоу > Пренос во живо > Започнете со емитување...

При одржување на закажана конференција, презентерот планира да ја емитува користејќи го интерфејсот за закажување состаноци во Outlook 2002. Во одреденото време, на компјутерските екрани на учесниците ќе се појави прозорец за потсетување состанок, на кој учесникот ќе види копче, откако ќе кликне на која ќе се вчита воведната страница на презентацијата (сл. 18.15 ). Презентерот ја контролира промената на слајдовите. На компјутерските екрани на учесниците, слајдовите се прикажуваат на ист начин како во вообичаеното слајд шоу.

Ориз. 18.15. Главна страница за презентација во живо

За време на презентацијата, учесниците можат да имаат приватни дискусии, да поставуваат прашања до презентерот и да добиваат одговори преку е-пошта преку Outlook.

Outlook и пристап

Microsoft Access е универзален систем за управување со бази на податоци, а Outlook е универзален систем за управување со информации. Врз основа на овие дефиниции, природно е да се претпостави дека овие апликации имаат некакви средства за размена на информации меѓу себе. Но, покрај размената на информации, Outlook, како Word или Excel, е способен да креира пораки користејќи ги алатките на Microsoft Access. Само во овој случај, овие алатки не се во областа на форматирање или уредување, туку во областа на обезбедување податоци за испраќање и објавување.

Во овој дел ќе разгледаме пример за увоз на информации од Адресар Outlook во вашата база на податоци за Access и креирајте порака што ги содржи информациите што штотуку сте ги увезле.

Размена на информации

Прво, отворете го Access и креирајте база на податоци. Наша цел тогаш ќе биде да создадеме табела што ќе содржи податоци од адресарот на Outlook.

Пример 18.16. Увезете податоци од Outlook во Access

> Датотека > Надворешни податоци > Увези…

Тип на датотека Outlook (Волшебникот за размена/увоз на Outlook ќе започне автоматски)

> Адресари > Адресар за контакти на Outlook

Во нова табела

(На овој чекор од вас се бара да ги дефинирате параметрите на увезените податоци и да дознаете дали воопшто треба да се увезат)

Не увезувајте

Увези во табелата:= Контакти

Ориз. 18.16. Табела на Microsoft Access со увезени податоци

По увозот, како што се очекуваше, ќе се појави нова табела во Access Контакти,што содржи информации од адресарот на Outlook. Резултатот од увозот е прикажан на сл. 18.16.

Работа со страницата со податоци за пристап

Размислете за следниот пример. Да речеме дека еден од учесниците во проектот создал база на податоци, чии информации се интересни, а можеби и неопходни за другите членови на тимот. Постојат неколку решенија за овој проблем, но ние ќе се фокусираме на опцијата за испраќање порака која содржи страница со податоци за пристап. Всушност, пораката едноставно содржи HTML страница со објект ActiveX што се поврзува со базата на податоци и прикажува податоци.

Пример 18.17. Направете порака со страницата со податоци за пристап

> Дејства > Нова порака користејќи... > Microsoft Office > Страница со податоци за Microsoft Access

(Пристапот ќе се отвори со волшебник Нова страницапристап до податоци)

Конструктор

Изберете извор на податоци:=< База на податоци>

По завршувањето на процедурите, ќе се отвори страница со мрежа за податоци. Значи, пред сè, треба да ги поставите полињата со информации што ќе бидат на страницата. За да го направите ова, повлечете ги потребните полиња на мрежата на табелата и заменете го нејзиното име, на пример со Контакти.Потоа внесете го името на примателите на пораката и кликнете на копчето Испратете копија.

Пред да испрати порака, корисникот може да види како таа ќе се прикаже на примачот. За да го направите ова, изберете ја командата > Датотека > преглед на веб-страница. Ќе се отвори веб-прелистувач со вчитана страница, која ќе биде прикажана на ист начин за примачот на пораката.

Ориз. 18.23. Веб-страница со податоци од Access

Користење на копчињата Назад и Следно,може да се движите низ податоците од табелата Контакти.Исто така, со одредување на соодветните параметри за пристап, можете да ја уредувате табелата (да додавате или бришете записи), да организирате филтрирање на податоци итн. Но, ова е надвор од опсегот на оваа книга.

Резиме

Значи, во ова поглавје ја разгледавме можноста апликациите на Office и Outlook да работат заедно. Навистина, користењето на Outlook заедно со алатките обезбедени од Word, Excel, PowerPoint и Access ви овозможува да креирате богати пораки и да го олесните споделувањето и пристапот до информациите.

збор.Форматирање порака. Користење на Word како ваш стандарден уредник. Распределба на документот долж трасата.
Excel.Направете објава со табела и графикон. Поставување документи во јавни папки на серверот Exchange.
PowerPoint.Организирајте онлајн состанок за да презентирате презентација.
Пристап.Увезете податоци од Outlook во Access. Направете порака што содржи страница со податоци за пристап.

MS Word обезбедува голем број кратенки на тастатурата за да ја забрза работата на вашата канцеларија. Ако треба многу да користите MS Word, тогаш препорачливо е да научите неколку корисни кратенки на тастатурата - Тоа ќе ви помогне да работите брзо. Можете да кликнете Ctrl+Bда се направи текст со задебелени букви, Ctrl+Uтекстот да биде подвлечен. Овие кратенки на тастатурата работат во сите делови на Microsoft Office како MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint итн.

Сепак, стандардно, MS Word не обезбедува кратенка за отпечатување на команда.Иако прекршувањето е често користена команда, изненадувачки е што Мајкрософт не создал кратенки на тастатурата за пробивање.Но, добрата работа е што можеме да го конфигурираме MS Word да создаде таква кратенка на тастатурата брз пристап. Денес ќе ве научам како да инсталирате брз начинза да се направи текстот препречен.

Што е прекршување?

Понекогаш во документот не ви треба одреден текст, но не сакате да го отстраните. Во такви случаи, можете да го прецртате текстот. Дел од текстот ќе остане во документот за подоцнежна употреба (па дури и подоцна), но во исто време, штрајковите ќе му покажат на читателот дека текстот повеќе не е релевантен. Изгледа вака: штрајк

Како да ја инсталирате кратенката Strikethrough во MS Word

Ќе треба да го направите следниов процес само еднаш и после тоа, ќе можете да го пречкртате текстот со притискање на комбинацијата од избраното копче.

Отворете кој било MS Word документ.Можете дури и да отворите празен документ.

Притиснете Ctrl + Dза да го отворите полето за дијалог Фонт. Овој прозорец прикажува опции за форматирање на фонтови.

Сега притиснете Ctrl + Altи со држење на двете копчиња надолу притиснете го копчето плусна нумеричката тастатура (Numpad).

Покажувачот ќе се смени во каранфилче во форма на еден. Ослободете ги копчињата Ctrl + Alt и кликнете на опцијата Strikethrough во полето за дијалог Фонт (прикажано како црвениот круг на сликата погоре).

Ќе се отвори прозорецот за дијалог Прилагоди тастатура. Поставете го курсорот во полето Клучна нова кратенка за печатењеи притиснете ја комбинацијата на копчињата за кратенки што сакате да ја поставите за да ја премине опцијата. Го ставив Ctrl + Shift + S... Можете да го инсталирате и вака. Ставете го курсорот внатре притиснете - ново копче за кратенкаи притиснете Ctrl + Shift + S.

MS Word автоматски ќе ги сними копчињата што ги притискате. Можете да користите која било комбинација на Shift, Alt, Ctrl и копчеСо писмо.Ако притиснете комбинација на копчиња што е веќе доделена на некоја друга команда, MS Word ќе ви ги покаже овие информации. Најдобро е да не се презапишува постоечката кратенка. Ctrl + Shift + е добра комбинација.

Кликнете на копчето Доделетеза да ја поставите кратенката за пробивање.

Сега, за да проверите дали работи или не, напишете нешто во документот MS Word. Изберете го текстот и притиснете Ctrl + Shift + S (или која било комбинација што сте ја одбрале). Избраниот текст веднаш ќе биде препишан.

Се надевам дека го најдовте овој мал совет за поставување ознака за прекршувањево MS Word корисни. Ако имате какви било прашања во врска со оваа тема, ве молиме слободно прашајте ме преку делот за коментари на оваа страница. Ќе се трудам максимално да ви помогнам. Ви благодариме што го користите TechWelkin!

Интеракцијата помеѓу Outlook и Word е можеби најтипичниот пример за соработка. Веќе споменав погоре дека корисникот може да го наведе Microsoft Word како уредувач на пораки.

Пример 18.1. Word како уредувач на пораки

(Користење на апликацијата Outlook)

> Алатки > Опции Порака

Користете Microsoft Word како уредувач на пораки

Користете Microsoft Word за читање пораки во RTF формат

Креирање порака користејќи Word

Постојат два начини да креирате порака користејќи Word:

Стартувајте ја апликацијата Word, креирајте документ и изберете ја командата > Датотека > Испрати > Порака.
Директно во Outlook со избирање на командата > Дејства > Нова порака користејќи > Microsoft Word (слика 18.1).

Ориз. 18.1. Порака за Outlook (уредник на Microsoft Word)

Вметнување кадрава текст

Значи, ајде прво да создадеме убав наслов за нашата порака користејќи објект WordArt.

Пример 18.2. Вметнување на објект WordArt

> Вметни > Цртеж > WordArt

Изберете го саканиот стил на текст ОК

Текст:= Структура на книгатаХрабар ОК

(Формат панел) Центрирано

За да ги промените својствата на овој објект, можете да ги користите копчињата на истоимената лента со алатки. Во нашиот случај, да ја смениме бојата на полнење од жолта во сина.

Ориз. 18.2. WordArt текст во порака

Ориз. 18.3. Прозорец за дијалог Методи за полнење

Пример 18.3. Промена на својствата на објектот WordArt

(На лентата со алатки WordArt)

WordArt Формат на објект Боја и линии

Методи за полнење со боја...

Градиент

Една боја Боја 1 Сина

Тип на отворот Од центар

Опции (сл. 18.3)

Вметнување графикон

Следниот чекор што го разгледуваме е вметнување на дијаграм, кој, патем, е една од иновациите во Word.

Пример 18.4. Вметнување графикон

> Вметни >Организациска табела...

Изберете тип на графикон (сл. 18.4)

Ориз. 18.4. Прозорец за дијалог Библиотека на графикони

Пример 18.5. Додавање гранка на дијаграм

(Означете го коренот на дијаграмот)

(Во панелот Организациска шема) Додадете форма

Автоматски формат

Изберете стил на графикон: втиснат градиент

Ориз. 18.5. Последна порака

Коментар

Дистрибуирање на документ долж трасата

Пример 18.6. Испраќање документ по рута

> Датотека > Отвори... (отворете го потребниот документ)

> Датотека > Испрати > По маршрутата. . .

Нашатирев Антон На кого

Моховиков Олег Кому

еден по еден

Врати се по завршувањето

Статус на песна

Испрати

Коментар

Додека ја извршувате оваа програма, може да се појават безбедносни полиња на Outlook кои ве предупредуваат за манипулации од трета страна и пристап до податоците на Outlook. Во овој случај, секогаш согласувајте се да дозволите пристап (на крајот на краиштата, ова барање доаѓа од вашите постапки, а вие го очекувате).

> Датотека > Испрати > Следен примач...

Испратете го документот Нашатирев Антон

>Датотека>Испрати>Следен примач...

Испрати документ до „Олег Моховиков“

Ориз. 18.6. Порака со дистрибуција на документи

Ако сè оди добро, документот ќе биде промовиран преку мејлинг листата додека не се исцрпи целата мејлинг листа за тој документ. Од последниот примач во рутата ќе биде побарано да го врати изменетиот документ на иницијаторот на испраќањето, а со тоа кругот ќе се затвори.

Во зависност од верзијата на Word или Outlook што ја користите, можеби ќе можете да залепите Word документи додадете разни објекти во него (на пример, PDF-датотеки, дијаграми или Ексел листови) или е-пошта користејќи поврзување или вградување. За да вметнете објект, на јазичето Вметнетекликнете на копчето Предмет.

Вметнување нов објект

Да создаде нова датотекаЗа да вметнете во Word документ или е-пошта:

Совет:

Информации во делот Резултатопределено со избраниот тип на објект и состојба на полето за избор Како икона(инсталиран или не). Оваа информација ќе ви помогне да одлучите што точно треба да се вметне и во каква форма.

За да ги промените податоците во вметнат објект, кликнете двапати на него.

Поврзување или вградување на постоечка датотека

За да поврзете или вградите веќе креиран објект:

Вградени објекти и сродни објекти

Вградени објектистануваат дел од Word-датотека или е-пошта и, откако ќе се вметнат, ќе ја изгубат врската со оригиналната датотека.

Поврзани објектиможе да се ажурира кога ќе се промени изворната датотека. Поврзаните податоци се зачувуваат во изворната датотека. Датотеката Word или поштата (целна датотека) ги складира само информациите за локацијата на изворната датотека и прикажува приказ на поврзаните податоци. Ако големината на датотеката е важна, користете поврзани објекти.

Популарни во категоријата: