Exemplu de fișier Excel pentru monitorizarea execuției sarcinii. Creăm formulare de control al modificării proiectului în Excel

Controlul schimbărilor - organizându-l, trebuie să creăm formularele și instrumentele de raportare de care aveți nevoie pentru a gestiona acest proces. Să începem cu formularul de cerere de modificare.

Formular de cerere de modificare

Mai întâi, vom crea un formular de solicitare de modificare. Aici începe procesul de control al schimbării. După cum sa menționat mai sus, cererile de modificare trebuie depuse întotdeauna în scris, iar existența unui formular special va conferi acestei reguli și mai multă importanță în ochii părților interesate de proiect. În fig. Figura 1 prezintă un exemplu de șablon de formular de cerere de modificare.

Vă rugăm să rețineți că am adăugat o linie pentru numărul de urmărire la antetul acestui formular (linia Număr de urmărire). Ca și în cazul multor alte obiecte cărora le-am atribuit numere unice pentru a le face mai ușor de urmărit, trebuie să facem același lucru pentru solicitările de modificare. Când lista de astfel de solicitări crește la o dimensiune impresionantă, aceste numere de identificare unice ne vor ajuta, de asemenea, să urmărim cererile și să întocmim rapoarte pentru fiecare dintre ele.

Persoana care trimite cererea de modificare trebuie să furnizeze data (linia de dată), numele de familie (linia solicitantului) și informațiile de contact, precum și o descriere a modificării solicitate (linia de descriere a modificării). În plus, trebuie furnizată o scurtă justificare a modificării. Aceste informații vor fi folosite de consiliul de control al schimbărilor atunci când decide dacă să aprobe sau să respingă o modificare solicitată. Justificarea ar trebui să evidențieze, de asemenea, beneficiile pe care produsul final al proiectului sau organizația în ansamblu le poate avea dacă se face o astfel de modificare.

Este important să documentați (linia Impactul dacă nu se face modificarea) consecințele posibile pentru proiect dacă modificarea solicitată nu este efectuată. Aici puteți acorda atenție problemelor precum profiturile pierdute, dificultatea de a face îmbunătățiri viitoare și satisfacția clienților. Orice soluții alternative (linia Soluții alternative) care pot fi cunoscute persoanei care depune cererea trebuie înregistrate pe ultimul rând al acestei secțiuni a formularului.

Următoarea secțiune este completată de managerul de proiect. Aici trebuie să documentați posibilele consecințe ale introducerii aceasta schimbare, acordând o atenție deosebită celor trei constrângeri: cost, program, scară de proiect. De asemenea, ar trebui să vă justificați motivele pentru care modificarea ar trebui (sau nu ar trebui) să fie făcută.

Ultima secțiune trebuie completată și de managerul de proiect. Aici trebuie să indicați data ședinței consiliului de control al schimbărilor, decizia finală cu privire la modificarea solicitată și numele participanților la întâlnire sau ale persoanei care a luat decizia finală.

Schimbați jurnalul de cereri

Când încep să sosească solicitările de modificare, va trebui să utilizați o modalitate de a urmări aceste solicitări. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este utilizarea unei foi de calcul Excel. Am vorbit deja despre tabelele Excel și acum ne vom aminti pe scurt doar ceea ce este necesar în acest moment, dar dacă ai nevoie de mai mult informatii detaliate, puteți reveni la materialul oferit. În fig. Figura 2 arată jurnalul nostru de control al modificărilor.

Pentru a crea un astfel de tabel, selectați intervalul de celule A6-H12. In grup Stiluri(Stiluri) din fila Acasă, faceți clic pe pictogramă Formatați ca tabel(Format ca tabel). Apoi selectați formatul de tabel corespunzător din meniul care apare. Ca rezultat al acțiunilor dvs., pe ecran va apărea o casetă de dialog Format ca tabel(Formatarea tabelului), care este prezentat în Fig. 3. Caseta de text unică din această fereastră indică intervalul de celule incluse în tabel. Nu uitați să bifați caseta Tabelul meu are anteturi(Tabel cu anteturi) (deoarece în acest exemplu am inclus un rând de antet în intervalul de celule selectate, adică rândul 6), în caz contrar Excel va adăuga automat rândul de antet.

După cum probabil ați observat, jurnalul de control al modificărilor include câmpurile care se află în formularul de cerere de modificare. Datorită unei foi de calcul, putem sorta după orice date conținute în tabel. De exemplu, puteți sorta cererile în funcție de tipul de decizie luată cu privire la aceste solicitări (aprobați, respingeți, anulați sau amânați).

Am adăugat un nou tip de informații în Coloana E: Severitate, care este o valoare numerică care reflectă posibilele consecințe dacă modificarea solicitată nu este adusă proiectului. Este posibil ca acest tip de informații să nu fie necesare pentru toate solicitările de modificare. Dar dacă specificați gradul de severitate pentru proiectele care presupun obținerea unui produs sau rezultat (de exemplu, un nou program de calculator), - atunci posibilele consecințe ale neimplementarii modificării solicitate vor fi destul de ușor de evaluat. Gradul de severitate este evaluat pe o scară de cinci puncte. Ar putea arăta cam așa:

• 1 = Consecințe critice; proiectul se poate termina (sau s-a încheiat deja) în eșec; lucrările la proiect ar trebui oprite
• 2 = Consecințe grave; proiectul poate eșua; lucrările la proiect ar trebui oprite
• 3 = Consecințe moderate; proiectul poate eșua; munca la proiect poate continua
• 4 = Consecințe minore; eșecul proiectului este puțin probabil; munca la proiect poate continua
• 5 = Consecințe minime sau fără consecințe; modificarea solicitată trebuie să aibă ca rezultat îmbunătățirea performanței produsului final al proiectului

Nivelul de severitate trebuie specificat de managerul de proiect. Definițiile și descrierile diferitelor grade ar trebui documentate la începutul proiectului (dacă nu au fost deja definite de biroul de management al proiectului). Implicați membrii consiliului de control al schimbărilor și/sau implementatorii direcți ai proiectelor în descrieri scrise ale posibilelor consecințe ale neefectuării modificărilor solicitate.

Conversia unui tabel într-un interval

Poate că trebuie să ștergeți toate datele din tabel, lăsând tabelul intact? Aruncă o privire la fig. 4, care arată un exemplu de jurnal de control al schimbărilor pentru proiectul Grant St. Mișcare.

Probabil directorul biroului Park St. s-a lăsat prea dus, crezând că poate schimba data mutării biroului său într-o clădire nouă de pe Grant St., dar cu toate acestea a făcut o astfel de încercare, care însă a fost anulată. Dar ne-am abătut oarecum de la subiectul principal al discuției noastre.

Să presupunem că cineva a introdus din greșeală propriile informații în șablonul nostru de jurnal de control al modificărilor și le-a salvat cu datele proiectului într-un tabel. Acum trebuie să eliminăm aceste date din tabel. Selectați celulele care conțin datele de șterse (în acest caz, celule în intervalul de la A7 la 118). Faceți clic pe selecție cu butonul din dreapta al mouse-ului și în afișarea meniul contextual(Fig. 5) selectați comanda Șterge conținutul(Ștergeți conținutul) - datele corespunzătoare din celulele selectate vor fi imediat distruse. Dacă ați șters conținutul tabelului în mod neintenționat, restaurați imediat datele șterse apăsând combinația de taste Ctrl+Z, care corespunde executării comenzii Anula(Anulare).

Să presupunem acum că nu mai trebuie să stocați datele într-un format de tabel și că doriți să le convertiți într-un interval obișnuit de celule. Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați toate celulele tabelului, inclusiv antetul. În cazul nostru, ar trebui să selectăm celule în intervalul de la A6 la H12. Apoi, ca și în cazul precedent, faceți clic dreapta pe selecție și în meniul contextual care apare (Fig. 6) selectați comanda Tabel → Convertiți în interval(Tabel → Conversie în interval).

Un sistem de control automatizat vă permite să vizualizați cu ușurință toate sarcinile nu numai după termen, ci și după executant, și astfel să vedeți încărcarea fiecăreia și să furnizați liste de documente neîndeplinite cu un termen de expirare care nu au fost încă luate în considerare de către executant. . Programul vă permite să diferențiați drepturile de acces, să pregătiți rapoartele necesare pentru management...
Configurația este ușor și rapid configurată de către utilizator.

Programul include următoarele rapoarte:
- Lista sarcinilor datorate la o dată
- Certificat de disciplina de performanta
- Sarcini îndeplinite cu încălcarea termenelor limită
- Sarcini sub control

Programul Automated Task Execution Control oferă utilizatorilor următoarele capabilități:
Pentru manageri:
. creați (înregistrați) noi carduri de sarcini;
. monitorizează starea rezumată a misiunilor curente pentru toți performanții și statisticile disciplinei de performanță;
. controlează evoluția sarcinilor specifice pentru oricare dintre executanți, ținând cont de amânarea termenelor de execuție;
. efectuează schimburi de text de informații cu executanții în timpul executării sarcinii;
. înregistrarea faptului de finalizare (sarcinile „închise”);
. căutarea sarcinilor folosind diverse criterii;
. vizualizați arhiva sarcinilor închise;
. imprimați, exportați în MS Word și MS Excel o sarcină separată;
. tipăriți, exportați în MS Word și MS liste Excel sarcini după diverse criterii;

. generarea de rapoarte privind executarea sarcinilor și disciplina de performanță.

Interpreți:
. primi sarcini noi de la conducere;
. monitorizați starea rezumată a sarcinilor dvs. curente;
. efectuează schimburi de text de informații cu conducerea și co-performanții în timpul executării sarcinilor;
. înregistrați faptul îndeplinirii sarcinii;
. caută sarcinile tale folosind diverse criterii;
. vizualizați arhiva sarcinilor finalizate;
. marcarea automată a sarcinilor restante;
. tipăriți, exportați în Word și Excel individuale sau liste de sarcini în funcție de diverse criterii.

În scop informativ puteți, care are o limită de timp: 50 de zile și nu are limitări funcționale. La sfârșitul perioadei de demonstrație, va trebui să achiziționați o licență. Dupa plata primesti un personal cod de licență la program prin e-mail. Acesta trebuie introdus la pornirea programului în caseta de dialog „Activare” și versiunea dvs. demo va deveni versiunea completa fără restricții de timp și funcționale, codul licențiat nu este limitat în timp.

Informații pentru cumpărători:

1. Prin achiziționarea uneia dintre licențele oferite pentru program, puteți instala codul de licență pe un număr nelimitat de computere (stații de lucru din rețea).

2. Licență de rețea fără restricții, abilitatea de a utiliza pentru totdeauna versiunea și licența pe care le-ați achiziționat.

3. Posibilitatea de a descărca actualizări software gratuit timp de 1 an.

5. Puteți utiliza programul achiziționat în activitățile dvs. de afaceri.

Beneficiile acestui program

Structură flexibilă a bazei de date
Puteți crea tabele și câmpuri noi în cadrul acestora (stocate și calculate), puteți defini liste derulante, aloca subtabele, puteți crea vizualizări și rapoarte și multe altele. Sistemul poate fi ajustat la orice domeniu fără cunoștințe speciale.

Generarea documentelor de birou cu date din baza de date folosind șabloane
Puteți crea șabloane Documente Word, formate Excel cu text static, imagini, precum și marcaje în care vor fi inserate datele curente din baza de date la generarea documentului.

Stocarea imaginilor într-o bază de date și link-uri către documente de diferite formate
Fiecare intrare de tabel poate fi legată de imaginile stocate în baza de date în sine, precum și de legături către fișiere stocate undeva pe un server de fișiere, în timp ce toate informațiile necesare vor fi localizate în baza de date pentru căutarea, filtrarea și clasificarea ușoară a documentelor.

Interfață de utilizator convenabilă și foarte personalizabilă
Puteți sorta, filtra, căuta înregistrări după orice câmp, puteți modifica ordinea și lățimea câmpurilor, înălțimile rândurilor, puteți stabili reguli de culoare pentru rânduri și celule, formule pentru calcularea totalurilor și puteți construi un arbore pe baza câmpurilor date. Puteți face intrări fie direct în tabel (stil Excel), fie printr-un formular separat, care poate fi personalizat în mod flexibil.

Filtre, sortare, câmpuri calculate, vizualizări
Condiții maxime flexibile de filtrare a datelor, multe valori prestabilite („începe cu”, „conține”, „azi”, „ieri”...). Diferite seturi de filtre pot fi salvate în fișiere pentru reutilizare. Abilitatea de a seta formule pentru câmpurile calculate (inclusiv expresii SQL) și de a construi vederi de tabel care afișează câmpuri din tabele diferite și câmpuri calculate.

Crearea și configurarea rapoartelor și mementourilor pentru diferite condiții
Puteți seta reguli de memento conform cărora un formular de memento va fi afișat unui anumit utilizator.

Rețea și modul multiplayer
La utilizarea modului multi-utilizator, drepturile de acces sunt configurate flexibil pentru fiecare utilizator în funcție de următorii parametri: vizibilitatea și disponibilitatea elementelor de meniu, file principale, tabele, câmpuri și înregistrări pentru vizualizare și editare.

Import și export de date
Importul datelor tabelare din fișierele Excel și Access este acceptat. Exportul este posibil în Word, Excel, HTML.

Standard Microsoft DBMS Access sau Microsoft SQL Server
Fără „cutii negre”. Avem un format standard de stocare a datelor - MS Access sau client-server MS SQL Server. Ambele SGBD-uri sunt foarte fiabile, sunt standarde recunoscute și sunt lideri în clasa lor. Aceasta oferă avantaje față de formatele închise: capacitatea de a administra, rafina, optimiza, integra cu alte sisteme... Puteți adăuga butoane personalizate în program, care, atunci când sunt selectate, se vor executa acțiunile necesare(de exemplu, unele lucrează direct cu baza de date, lansând aplicații terță parte etc.).

După cum știți, funcționalitatea unui asistent sau asistent personal (indiferent cum se numește această poziție în cartea de muncă) în diferite companii variază în funcție de specificul și dimensiunea organizației, de cultura corporativă adoptată în companie și de personalitate. a managerului. Cu toate acestea, există responsabilități de care orice asistent personal pur și simplu nu se poate lipsi, indiferent de locul său de muncă. Printre acestea se numără controlul asupra executării ordinelor.

În multe organizații, neîndeplinirea comenzilor și lipsa de control asupra executării lor la timp reprezintă o problemă, așa-numita. " blocaj"(din engleza) blocaj- blocaj), adică un obstacol serios care încetinește foarte mult procesele de afaceri ale companiei. Multe depind cu adevărat de asistentul de aici! Cu toate acestea, nu totul este atât de evident pe cât pare la prima vedere. De multe ori întâlnim situații în care un asistent de neînlocuit se îmbolnăvește brusc sau pleacă în vacanță sau o dată pleacă într-o călătorie de afaceri, iar în absența lui... munca s-a oprit, comenzile nu sunt înregistrate, termenele sunt ratate, iar responsabilii sunt necunoscuți. De regulă, aceasta vorbește nu atât despre indispensabilitatea angajatului, cât despre absența unui sistem. Deci, sarcina asistentului este de a construi un sistem de monitorizare a executării comenzilor. Și sistemul, după cum știm, este în mare măsură capabil să-și mențină performanța pe cont propriu. Și nu te poți descurca singur! Dar să ne ocupăm de totul în ordine.

Controlul și tipurile sale

Un elefant, după cum se spune, ar trebui mâncat pe părți. Și merită să începeți cu terminologia.

Control- aceasta este o comparație a planului cu starea reală a lucrurilor. Controlul dezvăluie chiar și mici abateri de la rezultatele și acțiunile planificate ale oamenilor și face posibilă schimbarea situației.

Se disting următoarele tipuri de control:

1. Preliminare. Efectuat de către manager înainte de începerea efectivă a lucrărilor la misiunea. Controlul preliminar este utilizat ținând cont de resursele umane, materiale și financiare, adică, înainte de a da un ordin de lucru, managerul trebuie să se asigure că executantul are resursele necesare pentru a-l îndeplini.

2. Conceptual (incoming). Folosit pentru a clarifica:

Știe interpretul că are o misiune;

Cum a înțeles persoana care o va rezolva problema?

Cum anume va face asta?

Acest tip de control este efectuat de către asistentul managerului și imediat după stabilirea comenzii. Scopul este de a verifica înțelegerea de către executant a esenței comenzii și oportunitatea implementării acesteia. În această etapă, sarcina asistentului este să atragă atenția executorului asupra disponibilității sarcinii, asupra calendarului și priorității sarcinii și să se asigure că sarcina a fost acceptată pentru lucru. În acest caz, asistentul trebuie să „evidențieze” sarcini urgente și importante (amintiți-vă de matricea Eisenhower), de exemplu, după cum urmează: „Vă rugăm să rețineți că această sarcină este importantă și urgentă!” Această frază magică, pronunțată la momentul potrivit, va ajuta la evitarea multor neînțelegeri și a pierderii de neiertat de timp - este inacceptabil să lăsați procesul de clasare a sarcinilor în funcție de prioritate să-și urmeze cursul, deoarece opinia interpreților nu coincide întotdeauna cu opinia managerului. Nu uita că ceea ce este evident pentru tine poate să nu fie așa pentru alți oameni.

3. Curent (intermediar, control proces). Scopul este de a evalua procesul actual de activitate: cum se desfășoară munca, ce a fost deja făcut, ce dificultăți au apărut. Acest tip de control este efectuat de un asistent atunci când lucrarea este deja în desfășurare, dar termenul limită de finalizare a comenzii nu a sosit încă. Sarcina controlului este de a identifica prompt abaterile care apar în timpul lucrului și de a informa managerul despre acestea pentru o eventuală corectare. parametrii dați. Controlul curent se bazează pe părere.

4. Finală (finală, controlul rezultatului). Este folosit pentru a evalua dacă un obiectiv este atins până la o dată dată.

Rezultatele efective obținute sunt comparate cu cele stabilite anterior. În ciuda faptului că este prea târziu pentru a interfera cu munca în această etapă, acest control este necesar. Arată ce rezultate au obținut artiștii și dezvăluie omisiunile și deficiențele în munca lor. Ajută să înveți lecții pentru viitor. De regulă, în această etapă managerul și asistentul lucrează împreună, deoarece Calificările asistentului pot să nu fie suficiente pentru a determina caracterul complet și corectitudinea sarcinii.

Ce și cum să controlezi

Distribuția responsabilității pentru asigurarea controlului în domenii cheie depinde de dimensiunea organizației:

A controla	Marimea companiei	Responsabilpentru asigurarea controlului
Norme și cerințe legale	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Avocat, contabil Serviciu juridic, contabilitate Serviciu juridic și șefi de zone
Ordinele liderului	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Secretar șef Asistent manager Asistent și șefi de zone
Cerințe ale documentelor de reglementare locale	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Secretar șef Asistent manager Șefii de activități
Ordinele individuale ale managerului	Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Secretar șef Asistent manager
Instrucțiuni primite de la centrul corporativ	Până la 1500 de persoane Până la 2500 de persoane Peste 2500 de oameni	Asistent manager Asistent manager și secretariat Management de caz

„Control” și „monitorizare” sunt lucruri diferite!

Pentru a înțelege în sfârșit ce este, merită să acordați atenție unui alt termen care se găsește adesea în managementul modern - „monitorizare”. Adesea, în literatură, conceptele de „control” și „monitorizare” sunt folosite ca fiind identice, dar acestea sunt lucruri fundamental diferite! Pentru a aplica o abordare sistematică a gestionării executării ordinelor, această diferență trebuie înțeleasă. Dacă monitorizarea- aceasta este monitorizarea parametrilor unui obiect cu înregistrarea și salvarea datelor, apoi Control- aceasta este o observație obligatorie impact asupra obiectuluiîn cazul valorilor parametrilor care depășesc limitele acceptabile. În ceea ce privește misiunile, aceasta înseamnă că asistentul trebuie să aibă un instrument de monitorizare, de ex. mentine o anumita baza de date in care inregistreaza instructiunile, termenele, persoanele responsabile si stadiul executiei (finalizat/nefinalizat). Cu toate acestea, pentru a construi un sistem de control eficient, pur și simplu păstrarea statisticilor nu este suficientă - controlul implică gestionarea activă a situației, ajustarea și influența, de exemplu. influență conștientă intenționată în vederea realizării unei dinamici pozitive în disciplina performanței.

Cum să vă asigurați că comenzile sunt îndeplinite?

Pentru ca comenzile să fie executate, este necesară o abordare integrată a soluționării acestei probleme. Sistemul de control al executării comenzilor va funcționa în conformitate cu următoarele principii:

1) Prioritate mare din partea managementului. Managerul trebuie să demonstreze că respectarea strictă a instrucțiunilor sale este importantă pentru el și companie.

2) Discuție comună a abordărilor pentru rezolvarea problemei. Pentru a lua în considerare toate riscurile și a analiza problema în mod cuprinzător, este necesar să se implice toți participanții la proces în discuție - atât managerul care dă instrucțiuni, cât și asistentul care le supraveghează, precum și managerii care vor fi direct responsabili pentru execuţie. Acordurile ar trebui să se refere în primul rând la metodele de obținere a informațiilor despre instrucțiuni și termene, formatul raportului de execuție, procedura de reeșalonare, abordări ale recompenselor sau pedepsei în cazul neîndeplinirii instrucțiunilor. Managerul ar trebui, de asemenea, să-și informeze subordonații cu privire la puterile asistentului în ceea ce privește monitorizarea executării ordinelor (dacă sunteți o persoană nouă în echipă și nu ați câștigat încă autoritate, întrebați-vă managerul despre acest lucru).

3) Informarea tuturor angajaților companiei cu privire la implementarea unui sistem de monitorizare a executării comenzilor. Este necesar să se asigure transparența abordărilor, de ex. regulile trebuie să fie formalizate în documentul de reglementare local al companiei.

4) Consecvență și regularitate. Disciplina executivă va crește dacă angajații sunt încrezători că fiecare sarcină este înregistrată, că fiecare sarcină trebuie luată în considerare, că niciuna dintre ele nu va fi ratată sau uitată și că neîndeplinirea instrucțiunilor de la conducere va fi inevitabil pedepsită. (Este imediat util să se prevadă procedura de informare, deoarece instrucțiunile pot fi impracticabile a priori sau pot avea motive imperioase pentru nerespectarea la timp. Fiecare astfel de caz trebuie luat în considerare individual.)

Pare o sarcină pentru, zici tu. Acest lucru este parțial adevărat. Care este rolul asistentului? Un asistent este exact același angajat al companiei care trebuie să informeze managerul că există o problemă, că aceasta prezintă riscuri specifice, că încerci să ții „degetul pe puls” (și până acum reușește în mare măsură datorită calități personale), dar absența sistemului se va face cunoscut mai devreme sau mai târziu și te îngrijorează.

Principalul lucru este să nu uitați să spuneți că aveți o propunere specifică cu privire la modul de organizare a unui sistem de control (adică nu ar trebui să fie doar o problemă servită pe un platou de argint, ci o problemă și opțiuni de rezolvare).

Chiar dacă sunteți un nou angajat al companiei, nu trebuie să vă fie teamă să vă abordați managerul cu o astfel de propunere. Dacă până acum nu s-a întâmplat nimic fatal în compania dvs. din cauza unei comenzi neîndeplinite/întârziate/nesolicitate, managerul dvs. tot nu va face urechea surdă la propunerea dvs. Probabil că nu există nicio persoană din întreaga companie mai interesată de rezolvarea acestei probleme.

Importanța unei comunicări eficiente

Să presupunem că propunerea dvs. este acceptată: managerul a subliniat importanța sarcinii, a anunțat rolul dvs. în acest proces, a aprobat document normativ reglementând procesul, toți angajații companiei sunt informați. Ce urmeaza? Documentul publicat risca sa ramana o bucata de hartie fara suflet daca renunti in aceasta etapa. Cum să faci toate acestea să funcționeze?

Răspunsul constă în primul rând în abilitățile de comunicare eficiente ale asistentului. Da, aceasta este aceeași expresie pe care o vedem atât de des în CV-urile pentru posturile administrative. A avea astfel de aptitudini este vital pentru un asistent. În sens restrâns, în ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, comunicarea eficientă este o modalitate de transmitere rapidă a informațiilor fără distorsiuni și de primire a feedback-ului privind înțelegerea corectă a „mesajului”.

Se construiește o comunicare eficientă:

Eficient sau ineficient?

Comunicarea ineficientă înseamnă ceartă cu ceilalți, menită să vă protejați obiectivele și planurile. Implică prezența învingătorilor și a învinșilor. Acest stil de „comunicare” este categoric: există „drept” și „greșit”, „victorie” și „înfrângere”, „bun” și „rău”, fără a ține cont de stările intermediare. Există o singură opinie corectă, așa că putem neglija opiniile și experiențele oamenilor care ne pot îmbogăți cunoștințele despre lume și ne pot forma o imagine holistică. În schimb, ne apărăm constant opiniile noastre înguste. O pauză în conflict este considerată un succes atunci când apărătorul se retrage temporar. În cele din urmă, dezacordul are ca rezultat rezistență, pierderea eficienței echipei și chiar sabotaj până când predomină un echilibru de putere și respect.

Comunicarea eficientă, la rândul său, urmărește să înțeleagă punctele de vedere, sentimentele și opiniile celorlalți. Când două părți se ascultă, ambele câștigă. Înțelegerea și respectul reciproc devin baza cooperării, interdependenței și loialității. Succesul va fi atins dacă fiecare parte spune: „Da, exact asta am vrut să spun. Mă înțelegi".

Comunicarea eficientă este, fără îndoială, necesară pentru implementarea cu succes a obiectivelor organizaționale. Mesajele distorsionate, interpretate greșit provoacă adesea înfrângeri pentru marile companii, armate și națiuni.

Abilitățile de comunicare eficiente permit opusilor să coexiste - capacitatea supremă de a înțelege un alt punct de vedere și de a găsi compromisuri. De ce să ne certăm despre cine are dreptate și cine greșește? Scopul unei comunicări eficiente este de a stabili și menține relații de lucru reciproc avantajoase și, prin urmare, de lungă durată.

În ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, asistentul trebuie să arate abilități de comunicare eficienteîn toate etapele instrucțiunilor de „călătorie”:

1) Interacțiunea cu managerul la stabilirea instrucțiunilor. Sarcina asistentului este să înregistreze corect sarcina, încercând să adere la o schemă specifică de stabilire a obiectivelor, de exemplu SMART. Acest lucru va permite subordonaților să înțeleagă ce li se cere. Formularea ordinului trebuie să fie clară, în formă verbală (răspunde la întrebarea: ce să faci?), ordinul trebuie să aibă un termen limită specificat, iar pentru fiecare ordin trebuie identificat un executor responsabil.

După ce comanda a fost înregistrată corect, asistentul trebuie să se asigure că nu există inexactități și să furnizeze versiunea finala protocol sau registru de instrucțiuni către manager pentru aprobare, sau întrebați verbal: „V-am înțeles bine? Ivanov I.I. trebuie să elaboreze și să depună spre aprobare un program de implementare a proiectului până la 11 mai 2015?”

Ce s-a întâmplatINTELIGENT?

INTELIGENT este un acronim mnemonic folosit în management și management de proiect pentru a defini scopuri și a stabili obiective.
Un scop sau o sarcină stabilită conform criteriilor SMART are următoarele caracteristici:
. S- specific (specific) - clar, precis, clar descris;
. M- măsurabil (măsurabil) - având stabiliți indicatori de rezultat prin care se poate înțelege că scopul a fost atins. Ele pot fi atât cantitative, cât și calitative. Fără aceste criterii, este aproape imposibil să se evalueze finalizarea sarcinii;
. A- realizabil (realizabil) - realist, dar care necesită un oarecare efort, care servește ca un factor motivant suplimentar;
. R- relevant (adecvat) - coincide cu obiectivele mai largi ale departamentului sau organizației;
. T- limitat în timp (limitat în timp) - trebuie stabilite termene limită pentru atingerea scopului.

2) Interacțiunea cu executanții la transferul comenzilor la serviciu. Sarcina cheie în această etapă este să vă asigurați că antreprenorul este informat despre misiunea și că o acceptă pentru lucru. Dacă organizația este mică, atunci asistentul sau secretarul contactează direct cu artiștii prin intermediul E-mail sau prin telefon. În organizațiile mari, o astfel de interacțiune este dificil de realizat, astfel încât asistentul transmite comanda și interacționează direct cu șefii adjuncți ai organizației, iar la transferul comenzilor se aplică principiul în cascadă, de exemplu: EEdirector de departamentEsef departamentEexecutor direct.

3) Informațiile despre executarea ordinului sunt transmise pe cale inversă: CEO/AsistentBdirector general adjunctBdirector de departamentBsef departamentBexecutor direct.

Asistentul joacă rolul de intermediar în transmiterea informațiilor despre comandă. În același timp, pentru a reduce timpul de transfer de date către asistent, este indicat să se asigure utilizarea resursă informațională, care vă permite să publicați informații rezumate despre comenzile în acces general, de exemplu, către portalul corporativ intern al organizației, unde orice angajat poate vedea rapid ce sarcini are și poate trimite comentarii asistentului.

4) Atunci când se efectuează controlul intermediar, este necesar să se clarifice prognoza de la antreprenor: indiferent dacă respectă termenul limită sau în timpul execuției s-a dovedit că volumul de lucru este mai mare decât se aștepta anterior, sau resursele antreprenorului sunt insuficiente și este necesară implicarea angajaților din alte divizii structurale, deoarece sarcina s-a dovedit a fi transversală. Asistentul trebuie să conducă un dialog constructiv continuu cu managerul/interpretul responsabil pentru a obține informații prompte și fiabile despre progresul execuției și, dacă apar probleme serioase, să informeze managerul despre aceasta cât timp ceva mai poate fi corectat. În același timp, nu ar trebui să mergeți prea departe și să deveniți intruziv, deranjand interpretul și distragându-i atenția de la fleacuri. Toți participanții la proces trebuie să înțeleagă clar că au obiective comune și să se respecte reciproc munca. Pentru a face acest lucru, ar trebui să fiți de acord asupra unui format de comunicare acceptabil.

5) La primirea informațiilor despre executarea unei comenzi, asistentul, împreună cu managerul, evaluează caracterul complet al datelor prezentate și ia o decizie privind acceptarea comenzii sau returnarea acesteia spre revizuire. Asistentul trebuie să înștiințeze executorul de decizia luată.

6) La generarea de rapoarte analitice. Contabilitatea strictă implică raportări și analize regulate bazate pe date statistice. La o anumită frecvență, de exemplu o dată pe lună, asistentul trebuie să analizeze datele statistice acumulate privind misiunile și să genereze un raport privind disciplina de performanță (Fig. 1). Un astfel de raport poate conține informații despre câte instrucțiuni au existat, câte dintre ele au fost finalizate la timp/întârziere/nefinalizate, care unități sunt lideri și care sunt anti-lideri în ceea ce privește executarea la timp a instrucțiunilor managerului. Managerul poate dispune de aceste informații la propria discreție. Cu toate acestea, este de dorit ca abordarea recompensei și pedepsei să fie previzibilă și uniformă pentru toată lumea.

Orez. 1

Instrumente utile în arsenalul asistentului

Există o mare varietate de astfel de instrumente, dar este important să urmați principiul cheie - toate instrucțiunile managerului trebuie să fie materializate și introduse într-un singur depozit, unde este posibilă monitorizarea periodică a executării comenzilor în conformitate cu prioritatea acestora.

Implementarea tehnică ideală este Microsoft Outlook , deoarece conține mecanisme de setări flexibile așa-numitele. „vizualizări ale utilizatorilor”. În plus față de vizualizările standard „După executori”, „După categorii”, „După termene”, puteți configura orice altele - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul pentru care a expirat de la 5 la acum 20 de zile” și etc. Odată configurată, vizualizarea devine disponibilă în viitor cu un singur clic al mouse-ului. Nu ne vom opri asupra acestui lucru în detaliu, pentru că... O serie de articole au fost deja dedicate acestui instrument.

Uneori sistem similar configurat pe bază sisteme electronice de gestionare a documentelor, de exemplu Lotus Notes, Documentum sau Directum, unde informațiile cheie despre comandă sunt înregistrate în cardul de înregistrare și control (RCC). Cu toate acestea, EDMS este un program costisitor pe care nu și-l pot permite toate organizațiile.

Unul dintre cele mai universale și accesibile instrumente de monitorizare a executării comenzilor este Microsoft excela. Acest program poate fi folosit pe lângă cele existente dacă lucrați în companie mareși ca instrument independent. Frumusețea este că, pe baza acestei soluții tehnice, puteți crea o bază de date unică de comenzi cu setări flexibile de câmpuri și filtre la discreția dvs. Un astfel de registru consolidat de instrucțiuni poate fi pus la dispoziția publicului, iar fiecare angajat poate clarifica formularea, termenele limită și poate urmări starea instrucțiunilor sale. Mai întâi ar trebui să configurați drepturi limitate pentru a edita fișierul pentru a evita coruperea sau ștergerea accidentală a datelor.

În MS Excel, puteți nu doar să introduceți manual instrucțiuni, ca în cazul comenzilor verbale de la manager, ci și să descărcați instrucțiuni din EDMS (dacă acestea sunt instrucțiuni din protocoale sau instrucțiuni care vin din exterior, de exemplu, solicitări de la autoritățile de reglementare). sau organisme guvernamentale sau un centru corporativ).

Prin setarea câmpurilor într-un anumit mod, puteți seta codificarea culorilor în coloana „Starea execuției comenzii”. De exemplu, o comandă care nu a sosit încă va fi indicată automat cu albastru; o comandă finalizată la timp este verde (pentru aceasta, datele din câmpurile „Due to Execution” și „Actual Execution” trebuie să se potrivească); o comandă pentru care perioada de execuție a expirat și nu a fost primită nicio confirmare de primire a raportului de execuție va fi afișată automat ca neîndeplinită și marcată cu roșu.

Crearea unui registru de comenzi înDOMNIȘOARĂ excela

Câmpurile din registry sunt configurate prin scrierea unei macrocomenzi. Pentru așa reglaj fin Cel mai bine este să implicați un specialist IT.

Daca nu exista specialist IT si nu ai abilitati de programare, poti folosi o alta metoda mai simpla si mai accesibila.

Puteți personaliza singur celulele tabelului folosind caracteristici de formatare condiționată.

Pentru a configura umplerea celulei, selectați celula din tabel pentru care vom configura formatarea (în cazul nostru, aceasta este celula G10 ), pe fila Acasă - Formatarea condițională, în meniul contextual propus - Creați o regulă(Fig. 2).

Orez. 3

În bara de formule a casetei de dialog de sub titlu, trebuie să setați o regulă care va fi considerată adevărată (Fig. 4).

Orez. 4

Pentru registrul nostru, va fi necesar să configurați secvențial patru reguli pentru aceeași celulă G10 , iar apoi „extinde” acțiunea lor la întreaga coloană G.

• Pentru a indica o comandă neîndeplinită, configurați regula 1.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați culoarea de umplere. Prima regulă va corespunde culorii roșii.

Apoi, introduceți următoarea descriere a regulii în bara de formule: =DACA(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Aceasta înseamnă că cu condiția ca în celulă F10 este indicată data scadentă și a expirat deja, celula va deveni automat roșie.

Orez. 5

Apăsați tastaOLA.

• Pentru a indica o comandă în curs, configurați regula 2. Repetăm ​​secvența de acțiuni descrisă mai sus: selectați celula G10 , să mergem la Formatarea condițională, Selectați Creați o regulăȘi Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

În caseta de dialog deja familiară Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere diferită. A doua regulă va corespunde culorii albastre.

=IF(F10>0;F10>AZI();""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicat un termen limită și nu a sosit încă, celula este colorată automat în albastru.

Apăsați tasta OLA.

• Pentru a indica o comandă care a fost finalizată la timp, am stabilit regula 3. Repetăm ​​din nou secvența de acțiuni descrisă mai sus, doar de data aceasta în caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere verde pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată strict la timp sau înainte de program.

Introduceți descrierea regulii în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 G10 se indică termenul de executare efectivă, care coincide cu termenul limită F10 sau îl precede, celulă G10 va deveni automat verde.

Apăsați tasta OLA.

• În cele din urmă, pentru a indica o comandă care a fost finalizată mai târziu decât termenul limită specificat, am stabilit regula 4.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere galbenă pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată cu întârziere.

Introduceți următoarea regulă în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicată data scadentă, iar în celulă G10 se indică data executării efective, care este ulterioară datei F10 , apoi celula G10 va deveni automat galben.

Odată ajuns în celulă G10 toate cele patru reguli sunt configurate, „întindem” formula dată pe toată coloana Gși completați-l cu datele efective de executare a comenzilor. Celulele vor fi colorate automat în paleta specificată.

Următorul pas este setări de vizualizare, adică diagrame pentru o percepție mai vizuală a imaginii disciplinei performative.

Pentru a construi o diagramă, avem nevoie de date cantitative, de ex. numărul tuturor comenzilor și fiecare tip separat. Prin urmare, va fi necesară o ajustare intermediară. Putem afișa date cantitative într-o legendă, unde vor fi introduse automat din tabelul nostru (legenda poate fi plasată pe aceeași foaie, de exemplu, deasupra tabelului).

Pentru a colecta statistici, trebuie să completați una dintre celulele tabelului, de exemplu celula adiacentă H10 , în felul următor:

1. Selectați o celulă H10 , în partea de sus a barei de formule, dați clic pe pictogramă fx Funcția de inserare, selectați categoria „ logic», « DACĂ».

Scriem următoarea regulă în linia de sus a formulelor: =DACĂ($F10>0,DACĂ($G10>0,DACĂ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Orez. 6

Extindem regula specificată în celulă H10 , în jos pe toată coloana H(Fig. 7).

Orez. 7

Apoi coloana H poate fi ascuns, lăsând vizibile doar informațiile de registru necesare.

• Crearea unei legende. Pentru datele dintr-o coloană H intră în legendă și sunt afișate în ea în formă cantitativă, trebuie să configurați celulele de legendă după cum urmează:

1. Setați o regulă pentru o celulă G3 : selectați această celulă, faceți clic pe pictograma din bara de formule fx Funcția de inserare, selectați tipul de funcții " statistic», « COUNTIF».

2. Apoi scrieți următoarele în bara de formule: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Orez. 8

3. „Întindeți” formula din celulă G3 inainte de G6 respectiv.

De asemenea, puteți personaliza vizualizarea și încărcați date despre comenzi pentru o anumită perioadă de timp sub forma unui grafic.

• CUrealizarea unei diagrame. Pentru a face acest lucru, accesați fila Introduceși selectați o diagramă, de exemplu o diagramă circulară, după ce ați selectat anterior intervalul celule din G3 inainte de G6 (Fig. 9).

Orez. 9

Inserăm diagrama și colorăm segmentele acesteia în culorile de umplere pe care le-am ales selectând segmentul și apelând meniul contextual corespunzător cu butonul drept al mouse-ului (totul este intuitiv acolo). Registrul nostru este gata (Fig. 10).

Orez. 10

Și, în sfârșit

Crearea unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor este destul de dificilă - este necesar să se țină cont de multe aspecte și caracteristici diferite care pot fi unice pentru diferite organizații. Nu este ușor, dar amintiți-vă că fiecare ghicitoare are o soluție. Când mă confrunt cu o problemă dificilă care, la prima vedere, nu are soluție, îmi amintesc mereu de enigma lui B. Verber:

„Cum să conectezi aceste nouă puncte cu patru linii fără a ridica stiloul de pe hârtie?

Adesea nu putem găsi o soluție deoarece mintea noastră este limitată la zona desenului. Dar nicăieri nu spune că nu poți depăși limitele ei.

Exista o solutie:

Morala: pentru a înțelege sistemul, trebuie să... ieși din el.”

Există multe modalități de organizare a unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor. Principalul lucru este să-l găsești exact pe cel care se va potrivi cel mai organic în munca companiei tale și a ta, să simți cumpătare în toate și să nu depășești linia dincolo de care vine hipercontrolul maniacal.

M.A. Suchkova, director general adjunct al companiei de rafinare a petrolului Ryazan CJSC (filiala NK-Rosneft OJSC)

26 februarie 2010 15:19

Alexey Afanasyev, director de calitate al companiei InterTrust

La multe întreprinderi din Rusia, în special cele care au cunoscut o creștere rapidă în ultimii ani, se observă aceeași problemă: incapacitatea oficialilor organizației de a asigura un control de înaltă calitate și adecvat asupra executării instrucțiunilor lor. De obicei, noile companii suferă de această problemă, în timp ce acele organizații care au încă un trecut sovietic, precum și administrațiile autorităților municipale, regionale și federale, folosesc destul de eficient experiența managementului directiv, care era deosebit de populară în țara noastră înainte de perestroika. . Acest articol își stabilește ca obiectiv principal transferul de experiență în domeniul monitorizării executării instrucțiunilor de la directori către companiile moderne.

Aproape orice tip de activitate de management a unei organizații este asociat cu executarea instrucțiunilor din conducerea acesteia, de aceea este important să se stabilească controlul asupra executării instrucțiunilor. Instrucțiunile pot:

● aplicate sub formă de rezoluții pe documentele interne și primite (de exemplu, pe memorii și scrisori);

● să fie formulate în acte administrative ale organelor colegiale (în procese-verbale) și organelor individuale de conducere (în ordine și directive).

În ceea ce privește contestațiile cetățenilor, reținem următoarele. Formal, procedura de lucru cu aceștia este identică cu procesarea corespondenței primite, totuși, termenele sunt reglementate de legislația în vigoare la nivel federal, care trebuie luată în considerare atât de managerul care stabilește termenele, cât și de antreprenorul chemat. pentru a respecta aceste termene.

Multe documente pot fi supuse controlului pe parcursul ciclului lor de viață. Putem vedea atât amprenta unei ștampile cu litera „K”, cât și cuvântul „Control” scrise cu stilou roșu sau realizate sub forma unei amprente (vezi Exemplul 1). Scopul unor astfel de note este unul - atragerea atenției asupra necesității de a controla instrucțiunile date în textul documentului sau în rezoluția asupra acestuia (în exemplul nostru, scrisoarea primită conține o rezoluție cu instrucțiuni de la Ignatova Yu.S. , ce trebuie făcut și când). Până la finalizarea execuției, astfel de documente sunt stocate într-un folder separat. La finalizarea executării, pe document se face o notă despre aceasta (în Exemplul 1, în colțul din dreapta jos la data de 10.07.2009, s-a făcut o notă despre încheierea contractului și plasarea documentului în dosarul nr. 08-24).

Stabilirea sarcinii pentru executanți

Cine formulează ordinul? Acest lucru este realizat de manageri de la toate nivelurile. Doar că de obicei se pune controlul asupra executării instrucțiunilor de la prima persoană sau de la întregul management de top al organizației, iar serviciul instituției de învățământ preșcolar se ocupă de asta. Iar instrucțiunile managerilor de rang inferior - șefii de departamente, de regulă, sunt gestionate de angajații acelorași departamente, responsabili cu munca de birou în acestea.

S-ar părea că textul rezoluției sau al documentului administrativ ar trebui să formuleze deja în mod clar și fără ambiguitate:

● comanda în sine,

● termen limită,

● executant specific.

Dacă cel puțin una dintre aceste condiții nu este îndeplinită (ceea ce se întâmplă), este nevoie de un angajat separat care să poată reformula clar cerințele managerilor și, dacă este necesar, să le descompună în altele mai mici, dar cu performanți clar definiți.

La formularea instrucțiunilor, este recomandabil să respectați următoarele reguli simple: formularea trebuie să fie scurtă, succintă, eliminând la maximum ambiguitatea de interpretare și să aibă un rezultat clar definit și măsurabil. Toate acestea vă vor permite să nu pierdeți timpul cu clarificări suplimentare ale comenzii. Pe de altă parte, acest lucru îi oferă executantului un scop, iar autorului misiunii încrederea că rezultatul acțiunilor executantului va fi așteptat.

Iată exemple de formulări vagi și structurile corecte ale textului corespunzătoare:

Atunci când o organizație stabilește controlul asupra executării instrucțiunilor, destul de curând documentele încep să se schimbe: în loc de cerințe generale, apar instrucțiuni scurte și complete cu un anumit executor, termen limită și rezultat așteptat. Acest lucru crește semnificativ eficiența managementului companiei, lucru care este aproape imediat remarcat atât de conducerea acesteia, cât și de proprietari.

Termenul limită de executare a comenzii

Termenele limită pentru executarea comenzilor într-o organizație sunt de obicei stabilite de autorul-manager care a creat comanda. În unele cazuri, termenul limită pentru executarea comenzilor poate fi stabilit printr-un act local al organizației sau un document de reglementare extern.

Să cităm aici Regulamentul model pentru interacțiunea organismelor executive federale:

Fragment de document

Reglementări model pentru interacțiunea dintre autoritățile executive federale, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 nr. 30, modificat la 21 februarie 2008 Ordinul este supus executării în termenul specificat în acesta. În cazul în care se stabilește o perioadă de timp ca termen de execuție, începerea acesteia este considerată a fi data semnării ordinului. Un ordin care conține instrucțiunea „urgent” este supus executării în termen de 3 zile. Instrucțiunea „prompt” prevede o perioadă de 10 zile pentru executarea ordinului. Dacă termenul de executare nu este specificat în ordin, acesta este supus executării în termen de 1 lună de la data semnării acestuia (până la data corespunzătoare a lunii următoare, iar dacă nu există o astfel de dată în luna următoare, atunci până la data ultima zi a lunii). În cazul în care ultima zi a termenului de executare a ordinului cade într-o zi nelucrătoare, aceasta este supusă executării în ziua lucrătoare anterioară.

Pentru a îmbunătăți sistemul de management al organizației, are sens ca comenzile care sunt puse sub control să unifice termenele de execuție - să le aducă la o bază unică stabilită în organizație. Inițial, o astfel de decizie trebuie să fie documentată într-un act local, de exemplu, în Instrucțiunile de management al biroului. Modificarea termenului ar trebui, de asemenea, să fie posibilă numai în cazurile documentate în actele locale ale organizației. Și, desigur, sistemul introdus de calculare a termenelor ar trebui să corespundă bunului simț. La urma urmei, este dificil să găsești un factor mai demotivant pentru executant decât o sarcină imposibilă.

Vom da exemple de mai multe formulări ale instrucțiunilor și vom explica ce dată pentru fiecare dintre ele va fi considerată ultima dată pentru executarea la timp a instrucțiunii. Acest lucru este foarte important pentru că... Există adesea confuzie în această problemă.

O situație destul de comună este atunci când un manager încredințează finalizarea unei sarcini unui alt manager de la un nivel inferior, iar acesta, la propria discreție, coboară misiunea la un alt „etaj de mai jos”. Astfel, ordinul trece prin mâinile mai multor manageri înainte de a ajunge la executorul final. Adevărat, coborând această scară, sarcina se poate „ramifica” în mai multe „subsarcini” efectuate de diferiți oameni în momente diferite. Acest sistem se numește crearea unei „ordine imbricate”.

La formularea Pentru comenzile „imbricate”, este important să se prevadă o rezervă temporară. În ceea ce privește comanda „parentală”, aceasta trebuie să fie de cel puțin 1 până la 3 zile lucrătoare. Este recomandabil să evitați prea multă „cuibărire” de instrucțiuni, excluzând din lanț acei manageri care doar „trec ștafeta mai departe”. Dacă există un executor care este responsabil pentru executarea întregului ordin în ansamblu, el este numit „executor responsabil”.

De exemplu, atunci când termenul limită pentru executarea unui ordin este reglementat de un document de reglementare extern, să menționăm Legea federală nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor din Federația Rusă”. Potrivit acestui document, perioada maximă de examinare a unei cereri scrise din partea unui cetățean al Federației Ruse este de 30 de zile și începe să fie luată în considerare din momentul înregistrării unui astfel de document (Legea alocă 3 zile pentru această procedură de la momentul primirii cererii).

Dacă un cetățean, de exemplu, are nevoie de asistență din partea unui organism guvernamental local în exercitarea drepturilor sale, atunci perioada de timp necesară pentru aceasta depășește adesea cu mult 1 lună. Într-o astfel de situație, solicitantului i se transmite în termen de o lună un răspuns scris, care nu rezolvă problema lui pe fond, dar descrie în mod clar procedura de asistență suplimentară din partea organului. În cadrul autorității însăși, ordinul format pe baza luării în considerare a unei astfel de plângeri trebuie să fie supus controlului de lucru cu prezentarea regulată a unui raport privind evoluția situației către manager - autorul comenzii.

Se întâmplă adesea ca cetățenii să își adreseze incorect contestațiile. Și atunci destinatarul nu le ia în considerare, ci le transmite organului sau funcționarului a cărui competență intră problema. Legea alocă 7 zile pentru aceasta de la data înregistrării cererii. În acest caz, cetățeanul este informat despre o astfel de redirecționare. Și, apropo, Legea interzice clar trimiterea plângerilor spre examinare către organul sau funcționarul a cărui decizie sau acțiune (inacțiune) este atacată.

Procedura de monitorizare a executării comenzilor

Acum, având informații de bază despre pregătirea instrucțiunilor, este necesar să se ia în considerare în detaliu procedura de monitorizare a executării instrucțiunilor.

Rețineți că la o anumită întreprindere pot fi efectuate lucrări de control al executării comenzilor:

● utilizarea manuală a unui fișier de carduri de înregistrare și control (RCC);

● într-un sistem electronic de gestionare a documentelor, în care componența informațiilor înregistrate în „cartele electronice” rămâne aceeași, dar multe operațiuni de sesizare a interpreților și generare de rapoarte privind disciplina de performanță sunt efectuate automat;

● există și o opțiune intermediară, atunci când capacitățile MS Excel sunt folosite pentru a facilita lucrul - comenzile puse sub control sunt descrise sub formă de tabel, în care apoi puteți filtra informațiile după executanți, termene, etc. Vezi.

La etapa „Plasare pentru control”, angajatul biroului înregistrează comanda. Dacă este conținut pe un document, atunci este plasată pe el o ștampilă „K” sau „Control” sau același lucru este scris cu un stilou luminos; este, de asemenea, posibil să mutați pur și simplu documentul în folderul comenzilor controlate.

Executorul, primind ordinul, trebuie să se familiarizeze cu acesta și, înainte de expirarea termenului specificat în comandă, să îndeplinească sarcinile stabilite în acesta. Dacă antreprenorul trebuie să transfere munca pentru a fi efectuată de alți angajați subordonați lui, atunci el creează comenzi de un nivel inferior, așa cum am discutat mai devreme.

În cazul în care antreprenorul realizează că termenul limită nu corespunde capacității de a finaliza sarcinile specificate la timp, el solicită managerului care a emis ordinul să amâne data execuției. În alt caz, dacă executorul realizează că executarea ordinului depășește competența și aria sa de responsabilitate, acesta poate solicita anularea totală sau parțială a ordinului.

În cazul în care managerul decide să amâne termenele limită sau să anuleze o comandă, el informează persoana responsabilă cu controlul termenelor limită despre acest lucru. În orice caz, cererile din partea executorului de reprogramare sau anulare a misiunii trebuie să fie transmise managerului înainte de data expirării perioadei de control a cesiunii.

« Controlul asupra executării instrucțiunilor pe fond» este de obicei realizat de un angajat suficient de competent pentru a evalua relevanța rezultatului obținut al execuției pentru sarcina stabilită în sarcină. Un astfel de control poate fi început de către un angajat competent la primirea unui raport de performanță și poate fi finalizat fie prin scoaterea de sub control, fie prin revenire pentru revizuire.

Procedura de „Înlăturarea controlului” asupra unei comenzi este efectuată de un angajat care a verificat executarea comenzii pe fond, precum și dacă managerul satisface cererea de a elimina complet comanda.

Ca parte a scenei" Controlul executiei la timp» un angajat dedicat controlează termenele limită pentru executarea tuturor comenzilor active, adică în curs de executare, în același timp (dacă o astfel de muncă într-o organizație este efectuată manual sau folosind MS Excel, atunci aceasta este de obicei făcută de secretar a autorului ordinului sau angajaţilor serviciului instituţie de învăţământ preşcolar). În prezent, cea mai mare parte a acestei lucrări poate fi efectuată prin sisteme electronice de gestionare a documentelor, informând executanții cu privire la termenele de finalizare a executării comenzilor. Notificarea este un avertisment transversal pentru toate comenzile care nu au fost eliminate de sub control (vezi Exemplul 4).

Volumul de muncă al unui interpret individual crește constant și, ca urmare, disciplina de performanță a lucrătorilor începe să scadă din cauza uitării elementare. Informarea periodică a angajaților, de exemplu, săptămânal, vă permite să înțelegeți în mod clar domeniul de aplicare a sarcinilor care trebuie îndeplinite și să navigați în termenele limită pentru raportare.

Pagina de informatii poate fi fie succint (vezi), fie mai complet, cu compoziția informațiilor prezentate în tabelul din. Apropo, dacă într-un astfel de tabel MS Excel filtrăm comenzi pentru un anumit executant cu un semn de execuție gol, atunci prin imprimarea rezultatului vom obține o altă versiune a foii de informații pentru executant.

Dacă astfel de foi sunt generate de EDMS, atunci este convenabil să includeți în formularul tabelar o coloană cu numărul de zile rămase până la sfârșitul perioadei de execuție. Clasificarea comenzilor după data de expirare este, de asemenea, foarte convenabilă - acest lucru permite antreprenorului să navigheze rapid și să își gestioneze propriul timp de lucru mai eficient.

Raportarea disciplinei de performanță

Unele organizații practică raportarea intermediară a artiștilor interpreți. Dacă este necesar să se monitorizeze în mod regulat progresul executării ordinelor deosebit de importante, autorii acestora adaugă la textul comenzii informații despre necesitatea raportării periodice, de exemplu, săptămânale, care trebuie furnizate pe toată perioada de execuție. Un raport intermediar de performanță este de obicei pregătit sub orice formă scrisă sau sub forma unui memorandum. Întocmirea unor astfel de rapoarte poate fi efectuată prin:

● interpretul însuși

● secretar în subordinea acestuia,

● un angajat responsabil cu disciplina de performanta in companie.

Pentru a monitoriza nivelul disciplinei de performanță într-o organizație periodic sau la cererea conducerii, se întocmesc mai multe tipuri de rapoarte care pot avea legătură cu disciplina performanței:

● un director executiv separat;

● diviziunea specifică

● organizația în ansamblu;

● instructiuni emise de un anumit manager etc.

Informațiile sunt rezumate sub forma unui rezumat statistic pentru management despre comenzile livrate, executate și transferate într-o altă perioadă de raportare. Pentru a permite un management mai eficient al disciplinei performanței, sunt utilizate diferite modele de raportare. Opțiunile pentru formularele de raportare sunt prezentate în și în opinia lui E. Kameneva.

Întrucât astfel de rapoarte sunt întocmite atât pentru organizație în ansamblu, cât și pentru diviziile acesteia în special, în secțiunea executori sunt incluși doar acei funcționari cărora managerul le dă direct instrucțiuni. De exemplu, pentru directorul general aceștia vor fi adjuncții și șefii de domenii de activitate, în timp ce pentru șeful unui departament aceștia vor fi șefii de departamente și, eventual, de sectoare.

Chiar dacă organizația nu are automatizarea completă a fluxului de documente prin EDMS, un astfel de document este destul de convenabil de întocmit și menținut într-un sistem de foi de calcul. Microsoft Excel sau OpenOffice.org Calc. Aceste sisteme au o interfață și o funcționalitate în mare măsură similare; ele pot ajuta la automatizarea contabilității și a raportării într-o companie mică și mijlocie. Principalul lucru este să știți clar ce trebuie să obțineți ca rezultat.

Opinie

Am examinat problemele plasării și scoaterii comenzilor de sub control, precum și metodologia de executare a ordinelor și raportarea privind monitorizarea executării acestora. Modelele de management directiv propuse în articol vor contribui la ca managementul organizației să fie mai clar și mai transparent.

Prima obiecție, cea mai evidentă, asupra căreia ar trebui să-i explic cititorului meu este: de ce să rulezi un proiect în Excel dacă există programe specializate pentru asta, inclusiv gratuite. Da, puteți alege o aplicație bună de management de proiect pentru dvs., însă, problema este că colegii dvs. cu care cu siguranță ați dori să împărtășiți statusuri sau să lucrați la proiecte împreună nu au aceste aplicații. Sfaturile și apelurile pentru a instala o aplicație similară, de regulă, nu funcționează și probabil că aveți ceva de făcut fără ea.

Se întâmplă adesea într-un mediu corporativ ca o companie să fie gata să cumpere MS Project doar pentru unii angajați, ceea ce în general nu are sens. Încărcarea constantă a rapoartelor din MS Project în HTML sau Excel și trimiterea lor prin poștă către toate părțile interesate este o sarcină destul de obositoare. Din amintirea mea, nimeni nu a făcut asta, deși noi (departamentul IT) am oferit-o ca opțiune. Microsoft nu lansează un vizualizator de fișiere MS Project gratuit. Firmele terțe, din câte știu eu, fac la fel (dar sunt și plătite).

Acum, dacă proiectul ar putea fi realizat în MS Office, care este disponibil aproape peste tot... Excel este cel mai potrivit pentru această sarcină.

Un alt șablon de proiect pentru Excel?

Acest lucru nu înseamnă că există puține asemenea bunătăți pe Internet. Suficient. Cu toate acestea, șablonul meu este destul de convenabil, funcțional și nu cer bani pentru el. În măsura în care am putut să fac cunoștință cu propunerile pe această temă, acestea sunt împărțite în principal în următoarele clase:

Ceva gratuit, dar extrem de simplu și mizerabil.

Ceva birocratic și indigerabil, cum ar fi „Un set de șabloane de documente de proiect constând din 55 de fișiere”.

Ceva cu adevărat convenabil, dar cu un cost.

Viața reală ne prezintă cealaltă extremă: majoritatea proiectelor mici și mijlocii sunt realizate fără nicio documentare, ceea ce nu oferă acestor proiecte nicio șansă de a fi implementate.

Șablonul meu este pentru cei care doresc să evite extremele, să mențină controlul asupra proiectului și să evite cheltuielile inutile.

Posibilitati

Planificarea calendarului și etapelor proiectului

Structura pe două niveluri a etapelor proiectului

Termenele limită pentru plan și efectiv

Posibilitatea suprapunerii punctelor adiacente din plan

Contabilitatea finalizării unui element din plan ca procent

Contabilitatea costurilor în numerar pe etape (plan/real)

Evaluarea calitatii muncii cerute si realizate

Capacitatea de a marca etapele proiectului

Abilitatea de a asocia o anumită etapă cu un risc sau o problemă

Automatizare serioasă la planificarea termenelor limită.

Diagrama Gantt

Scalare de timp

Posibilitatea de a vizualiza fie programul planificat, fie cel real

Evidențierea colorată a weekendurilor și a sărbătorilor

Contabilitatea resurselor

Planificarea cantității necesare de resurse

Contabilizarea cantității de resurse disponibile

Comparație între plan și fapt

Starea proiectului (consiliu)

Indicatoare de semafor: program, buget, calitate, resurse, riscuri, probleme

Indicator de însumare

Indicatori cantitativi și analitici

Informatii de baza

Etape principale

Lista problemelor

Lista riscurilor

În general, placa arată destul de plăcută din punct de vedere estetic

Mentinerea directoarelor

Riscurile proiectului

Probleme de proiect

1. Setări

Apăsaţi

Mi-a plăcut cum a ieșit diagrama Gantt. Nu am văzut niciodată o astfel de scalare de la altcineva. Este un exemplu minunat de interacțiune dintre formule și formatare condiționată.

Șablonul este destul de complex și poate conține, evident, erori. Vă rugăm să raportați orice erori pe care le observați și le voi remedia cât mai repede posibil. În general, dezvoltarea acestui proiect depinde de numărul de utilizatori activi. Sper că veți beneficia de acest instrument.