Acasă › Educaţie › Rapoarte de solicitări de formulare de acces subd. Subd ms acces. rapoarte. Crearea de formulare de ecran și rapoarte în baza de date Microsoft Access

Rapoarte de solicitări de formulare de acces subd. Subd ms acces. rapoarte. Crearea de formulare de ecran și rapoarte în baza de date Microsoft Access

Microsoft Access este o relațională completă funcțional SGBD. Acesta oferă toate instrumentele necesare pentru definirea, procesarea și gestionarea datelor atunci când lucrați cu volume mari de informații.

SGBD Microsoft Access oferă posibilitatea de a controla definiția structurii și descrierea datelor dvs., de a lucra cu acestea și de a organiza utilizarea colectivă a acestor informații. SGBD Microsoft Access de asemenea, crește semnificativ capacitățile și facilitează catalogarea și menținerea unor volume mari de informații stocate în numeroase tabele. SGBD Microsoft Access include trei tipuri principale de funcții: definirea (stabilirea structurii și descrierii) datelor, prelucrarea datelor și managementul datelor. MS Access este un set instrumental mijloace pentru crearea si operarea sistemelor informatice.

Folosind Access, puteți efectua următoarele operații.

1. Design de bază Obiecte IS - tabele bidimensionale, cu tipuri diferite date, inclusiv câmpuri obiect OLE. Înainte de a completa un tabel cu date, trebuie să creați aspectul acestuia.

2. Înființare conexiuniîntre tabele, cu suport pentru integritatea datelor, actualizări de câmp în cascadă și ștergere în cascadă a înregistrărilor.

3. Introducerea, stocarea, vizualizarea, sortarea, modificarea și preluarea datelor din tabele folosind diverse mijloace de control al informațiilor, tabele de indexare și algebră logică (pentru filtrarea datelor).

4. Creare, modificare și utilizare derivate Obiecte IS (formulare, interogări și rapoarte).

Obiectul de procesare MS Access este fișier baza de date, având un nume și o extensie arbitrare .MDB. Acest fișier conține principalul obiecte MS Access: tabele, formulare, interogări, rapoarte, macrocomenzi și module. Astfel, un sistem informatic creat în Access este un fișier de bază de date.MDB plus instrumentele Access în sine. Funcționarea unui astfel de IS este procesarea unui document .MDB de către aplicația Access.

Informații din baza de date Accesați datele prezentate sub forma unor tabele separate. În acest caz, fiecare coloană a tabelului corespunde unui câmp de date, iar fiecare rând corespunde unei înregistrări de date.

O înregistrare de date constă din mai multe câmpuri. Se aplică următoarea regulă: o înregistrare de date este un grup de câmpuri interconectate considerate ca un întreg. De exemplu, o înregistrare de date poate conține informații despre un anumit client sau produs. Fiecare înregistrare de date dintr-un tabel conține același număr de câmpuri. Fiecare câmp conține același tip de informații. De exemplu, în fiecare înregistrare de date dintr-un anumit tabel, câmpul NUME CLIENT va fi pentru numele clientului, adică. va contine acelasi tip de informatii.

Exista Tipuri variate date. Tipul de date pentru un anumit câmp de date este selectat în funcție de ce informații vor fi localizate în acest câmp. Mărimea câmpului de date este determinată în funcție de tipul selectat pentru acesta. Descrierile tipurilor de date și caracteristicile acestora sunt prezentate în Tabelul 2.

Tabelul 2 - Tipuri de date

Tip de date	Aplicație	mărimea
Text	Text sau o combinație de text și numere, cum ar fi o adresă, și numere care nu necesită calcule, cum ar fi numerele de telefon. numerele articolului sau codul poștal.	Până la 255 de caractere. Sunt stocate doar caracterele introduse în câmp; pozițiile neutilizate în câmpul de text nu sunt stocate. Pentru a controla numărul maxim de caractere introduse, trebuie să definiți proprietatea FieldSize.
Câmp MEMO	Text lung sau numere, cum ar fi comentarii sau descrieri. Câmpurile MEMO nu pot fi indexate sau sortate. Pentru stocarea textului formatat sau a documentelor lungi în locul câmpului MEMO. ar trebui să creați un câmp de obiect OLE.	Până la 65535 caractere.
Număr	Date numerice utilizate pentru calcule matematice, excluzând calculele care implică tranzacții monetare (pentru care se utilizează tipul monetar). Tipul și dimensiunea valorilor care pot fi conținute într-un câmp numeric. Poate fi modificat în proprietatea FieldSize. De exemplu, pe teren. ocupând 1 octet pe disc, pot fi introduse numai numere întregi (fără zecimale) de la 0 la 255.	1, 2, 4 sau 8 octeți. 16 octeți numai pentru codurile de replicare.
Data/Ora	Date și ore. Stocarea valorilor datei și orei într-un câmp Data/Ora asigură sortarea corectă. Toate modificările aduse formatelor de dată și oră în fereastra Panoului Limbă și standarde Gestionare Windows, se va reflecta automat în câmpurile de tip Data/Ora.	8 octeți.
Valută	Valori valutare. Tipul de monedă este utilizat pentru a preveni rotunjirea în timpul calculelor. Presupune până la 15 caractere în partea întreagă a numărului și 4 în partea fracțională.	8 octeți.
Contor (AutoNumber)	Introducerea automată a consecutive (diferă cu 1) sau numere aleatorii atunci când adăugați o intrare. Pentru a crea un contor incremental, lăsați toate setările de proprietate din partea de jos a ferestrei aceleași (implicit), cu proprietatea FieldSize setată la Long Integer și proprietatea New Values setată la Increment. Pentru a crea un numărător de numere aleatorii, proprietatea Valori noi trebuie să fie setată la Aleatoriu.	4 octeți. Pentru codurile de replicare - 16 octeți.
logic (Da/Nu)	Câmpuri. conţinând doar una sau două valori, cum ar fi Da/Nu, Adevărat/Fals. Pornit oprit.	1 bit.
Obiecte OLE	Obiecte (de exemplu, documente Microsoft Word. foi de calcul Microsoft Excel, imagini, sunete și alte date) create în alte programe care utilizează protocolul OLE. Obiectele pot fi legate sau încorporate într-un tabel Microsoft Access. Pentru a afișa un obiect OLE într-un formular sau raport, trebuie să utilizați controlul Cadru obiect atașat.	Până la 1 gigaoctet
Expertul de căutare	Se creează un câmp. vă permite să selectați o valoare dintr-un alt tabel sau dintr-o listă de valori folosind o casetă combinată. Când selectați această opțiune în lista de tipuri de date, este încărcat un expert pentru a le defini.	Dimensiunea este aceeași cu dimensiunea câmpului cheie, care este și Expertul de căutare, de obicei 4 octeți.
Hyperlink	Câmpul în care sunt stocate hyperlinkurile. Un hyperlink poate fi fie de tip UNC (Universal Naming Convention - un format standard de cale de fișier cu includerea unui server de rețea), fie o adresă URL (Uniform Resource Locator - adresa unui obiect de pe Internet sau o rețea internă cu includerea de un tip de protocol de acces). Un hyperlink poate consta din patru părți: text care apare într-un câmp sau control; calea către fișier (în format cale UNC) sau pagină (URL); adresa suplimentară - locație în interiorul unui fișier sau pagină; tooltip - text afișat ca tooltip.	Lungimea fiecărei părți a hyperlinkului nu depășește 2048 de caractere.
Notă: Tipurile de date numerice, valutare și booleene, precum și Data/Ora, oferă formate standard de afișare. Pentru a selecta formate pentru fiecare tip de date, trebuie să definiți proprietatea Format. Pentru toate datele, cu excepția obiectelor OLE, puteți crea și un format de afișare personalizat. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea „Proprietate format câmp” de mai jos.

În plus față de tabele, Access DBMS funcționează cu următoarele obiecte:

Formulare;

Cereri;

Rapoarte;

Macro-uri;

Module.

Masa este baza Obiect MS Access. Toate celelalte obiecte sunt derivateși sunt create numai pe baza unor tabele pregătite anterior.

Un formular nu este un obiect Access independent. Pur și simplu vă ajută să introduceți, să vizualizați și să modificați informații dintr-un tabel sau dintr-o interogare. Interogările și rapoartele îndeplinesc funcții independente: selectați, grupați, prezentați și imprimați informații.

Fiecare obiect MS Access are Nume. Lungimea numelui oricărui obiect MS Access (tabele, formulare etc.) nu depășește 64 arbitrar caractere (cu excepția punctului și a unor caractere de serviciu). Numele poate include spații și litere rusești. Fiecare obiect este lucrat într-o fereastră separată și sunt prevăzute două moduri de operare:

1) modul designer, - când se creează sau se modifică un aspect, o structură a obiectului (de exemplu, structura tabelului);

2) operațional modul - când informațiile sunt vizualizate, modificate și selectate în fereastra de activități IS.

În plus, fișierul bazei de date include un alt document care are propria sa fereastră: Schema de date.În această fereastră puteți crea, vizualiza, schimba și rupe comunicatiiîntre mese. Aceste conexiuni vă ajută să controlați datele și să creați interogări și rapoarte.

Formă, strict vorbind, este un element opțional al IS-ului (în principiu, vă puteți descurca fără el), dar vă permite să simplificați operațiunile de introducere și vizualizare a datelor.

Cerere este un tabel derivat care include date din alte tabele și efectuează diverse operații asupra acestora. În special, cererea poate conține calculat câmpuri, adică câmpuri ale căror valori sunt funcții valorile altor câmpuri (eventual din tabele diferite). În plus, interogările vă permit grup operațiuni, adică operațiuni pe un grup de înregistrări unite printr-o caracteristică comună (de exemplu, puteți însuma cantitatea pentru înregistrările cu același cod). În cele din urmă, interogările vă permit să faceți selecții din tabele pe baza unor condiții. În astfel de cazuri, se folosește algebra logicii.

Raportare - aceasta este de fapt aceeași cerere, dar formatată astfel încât să poată fi tipărită pe hârtie și prezentată conducerii (cu titluri frumoase, subtotaluri etc.).

În esență, tabelele și formularele sunt folosite pentru a menține conținutul bazei de date, iar interogările și rapoartele îndeplinesc funcția principală a sistemului informațional - regăsirea, transformarea și prezentarea informațiilor.

Creare derivate obiectele - cereri, formulare si rapoarte - sunt intretinute aproximativ dupa aceeasi schema. Iată câteva caracteristici:

Pentru obiectele derivate, trebuie să specificați numele (numele) tabelului (interogării) pe baza căruia este creat acest obiect;

Când utilizați Expertul, trebuie să bifați caseta de selectare „Element Panel” din bara de instrumente, iar pe ecran va apărea un set de pictograme (Fig. 14.5), cu ajutorul cărora creați un formular (raport, interogare).

Crearea oricăror obiecte este posibilă în două moduri: folosind vrăjitorul și în modul de proiectare.

MS Access are instrumente puternice, convenabile și flexibile vizual proiectarea obiectelor cu ajutorul Vrăjitorilor, iar acest lucru permite utilizatorului, cu un minim de pregătire preliminară, să creeze rapid un IS cu drepturi depline - la nivel de tabele, formulare, selecții de interogări și rapoarte.

Maeștrii înșiși efectuează acțiunile necesare. Când apelați Expertul, se deschide secvența corespunzătoare de casete de dialog. Primind răspunsuri la întrebări puse, Maestrul face totul acțiunile necesare. Să presupunem că doriți să generați un raport. Expertul de raportare vă va întreba cum ar trebui să arate raportul și ce date ar trebui să conțină. După primirea răspunsurilor, raportul va fi complet gata. Folosind alți vrăjitori, puteți crea tabele de baze de date, interogări și formulare.

Lucrul cu Wizards este simplu, fiabil și eficient și vă permite să utilizați întreaga bogăție a Microsoft Access.

Builder-ul este un instrument de acces care facilitează finalizarea unei anumite sarcini. Expression Builder este extrem de util - vă permite să creați rapid o expresie complexă. Folosind Generatorul de interogări, puteți crea cu ușurință interogări care sunt utilizate pentru a obține mostre de date pentru un formular sau un raport. Pe lângă cele enumerate, Access are și alți constructori. Acesta este un constructor de macro cu ajutorul căruia sunt generate diverse macro-uri, precum și constructori pentru meniuri, câmpuri, culori, coduri și altele.

1 Lansați Microsoft Access:

Când pornește Access, pe ecran apare o fereastră (Figura 1.1), în care puteți:

Sau crea o nouă bază de date, adică un fișier cu extensia .MDB;

Sau deschis o bază de date existentă, adică un fișier cu extensia .MDB.

Crearea unei baze de date. După selectarea comenzii [File-Create...], pe ecran apare un filer standard (Figura 1.2), în care trebuie să specificați numele și adresa creată fișier de bază de date. De exemplu, pentru Sistem informatic cu numele Anuar telefonic.MDB.

După crearea fișierului, Access deschide un fișier gol fereastra bazei de date, iar în această fereastră sunt efectuate toate operațiunile - crearea și manipularea obiectelor bazei de date. Această fereastră conține 7 obiecte (Tabele, Interogări, Formulare, Raport, Pagini, Macro-uri, Module) și grupuri.

Deschiderea unei baze de date. După selectarea comenzii [File-Open...], pe ecran apare un filer standard, în care trebuie să specificați numele și adresa existent fișier de bază de date. Apoi se deschide fereastra aplicației fereastra bazei de date, oferind acces la obiectele bazei de date deja create și posibilitatea de a crea noi obiecte.

MS Access - fereastra multipla aplicație, cu toate acestea, o singură bază de date poate fi deschisă în orice moment. Este fereastra ei principal fereastra documentului din aplicația Access (Figura 1.3), iar închiderea acesteia înseamnă închiderea fișierului .MDB corespunzător. Cu toate acestea, această fereastră generează multe filiale ferestre (tabel, interogare, formular etc.). Puteți salva un obiect (de exemplu, un aspect de tabel), a cărui fereastră se află pe ecran și îi puteți atribui un nume în același mod ca și cu fișierele: cu [File-Save] sau [File-Save] Ca...] comanda.

Lucrul cu tabele

Deci, în fereastra bazei de date există o listă a celor existente obiecte DB - tabele, interogări, etc. Puteți lucra cu fereastra oricărui obiect (fereastra copil), fie în operațional mod (de exemplu, introduceți sau vizualizați date într-un tabel) sau în proiectant(de exemplu, modificați aspectul tabelului).

Înainte de a utiliza orice obiect (de exemplu, completarea unui tabel cu date), trebuie crea acest obiect (de exemplu, creați un aspect de tabel).

Dacă fila Tabel este selectată, fereastra filei afișează o listă existent tabelele acestei baze de date.

Pentru a deschide un tabel existent, trebuie a evidentia numele ei în această listă și faceți clic pe butonul „Deschidere”.

Figura 1.3 prezintă fereastra aplicației MS Access împreună cu fereastra bazei de date Intercity. Nu există încă obiecte în acest fișier.

Pentru a fi inclus în baza de date nou tabele, trebuie să faceți clic pe butonul „Creați”.

Pentru a repara aspect tabelul existent, selectați-i numele din listă și faceți clic pe butonul „Design”.

Aceleași operații sunt efectuate cu toate celelalte obiecte MS Access.

Orice obiect (tabel, interogare, formular, raport) poate fi creat fie manual (mod proiectare), fie folosind Expertul.

Când apelați Expertul, se deschide secvența corespunzătoare de casete de dialog. După ce a primit răspunsuri la întrebările adresate, Maestrul efectuează toate acțiunile necesare. De exemplu, la generarea unui raport, Expertul de raportare vă va întreba cum ar trebui să arate raportul și ce date ar trebui să conțină. După primirea răspunsurilor, raportul va fi complet gata. Folosind alți vrăjitori, puteți crea tabele de baze de date, interogări și formulare.

Creați tabele și interogări manual(în modul proiectare) ;

- creați formulare și rapoarte folosind Masterat.

Să luăm în considerare secvența pașilor când sunt incluse în baza de date nou Mese. Mai întâi trebuie să determinați domeniul pentru care va fi creată baza de date. Ca domeniu, definim intercity convorbiri telefonice, calculul sumei de plată pentru apelurile telefonice la distanță lungă pentru abonații individuali. In primul rand sunt determinate campurile pe care le va contine tabelul. abonati" baza de date „Intercity”. Câmpurile obligatorii sunt afișate în Tabelul 3, cu câmpul „Număr abonat” selectat ca cel cheie. Cheia reprezintă un câmp din tabelul corespunzător. Caracterizează în mod unic fiecare înregistrare conținută în tabel.

Tabelul 3 – Câmpurile tabelului „Abonat”.

O cheie primară ideală este informații precum numărul clientului, numărul contului etc. Folosind o astfel de cheie, este ușor să identificați înregistrarea corespunzătoare. Câmpurile care conțin numele clientului nu sunt potrivite pentru cheia primară. Este întotdeauna posibil ca mai multe persoane să aibă același nume.

După ce ați determinat câmpurile necesare, puteți începe să creați tabelul propriu-zis în MS Access.

Pentru a face acest lucru, trebuie să deschideți fereastra de proiectare a tabelului (Fig. 2.1) selectând fila Tabel și linia „Crearea unui tabel în modul de proiectare” sau făcând clic pe butonul „Creare”.

În partea de sus a ferestrei care se deschide există un creat sau modificat aspect tabel, care este pur și simplu o listă de câmpuri care indică numele câmpului, tipul de date și descrierea. Fiecare câmp de tabel este o linie în partea de sus a acestei ferestre (Figura 2.1).

Fiecărui câmp de tabel trebuie să i se atribuie un nume unic, să determine tipul de date care vor fi introduse în el și să descrie conținutul câmpului, de ex. introduceți comentarii text care indică scopul a acestui domeniu. Numele câmpului poate avea până la 64 de caractere. Descrierea este un parametru opțional și este folosit pentru a explica în continuare câmpul utilizat.

În coloana Nume câmp (Figura 2.2) tastați un arbitrar Nume. În coloana următoare trebuie să indicați tip de date pentru acest domeniu. Tipul de date poate fi selectat din lista derulantă care apare în această coloană (tipurile de date sunt descrise în Tabelul 3). În plus, de îndată ce cursorul se află în coloana Tip de date, în partea de jos a ferestrei apare un mesaj. formează proprietăți(caracteristicile) acestui domeniu.

Formularul proprietăților (partea inferioară a ferestrei) este o listă de proprietăți (în stânga este numele proprietății, în dreapta este sens a acestei proprietăți) cu o fereastră de indiciu pentru fiecare proprietate.

Lista de proprietăți se modifică în funcție de tipul de date care este afișat în prezent în coloana Tip de date. Făcând clic cu mouse-ul pe câmp valorileîn formularul de proprietăți, puteți modifica această valoare (în limitele permise pentru acest tip de date). Proprietățile câmpului sunt enumerate în tabelul 4.

Tabelul 4 – Proprietățile câmpului afișate în foaia de proprietăți a designerului de tabel

Proprietate	Scop
Dimensiunea campului	Setează numărul maxim de caractere de introdus în acest câmp
Valori noi	Definește modul în care se schimbă valorile contorului atunci când sunt adăugate înregistrări noi
Format câmp	Specifică formatul de afișare a valorilor acestui câmp
Numărul de zecimale	Determină numărul de zecimale utilizate la afișarea numerelor
Mască de intrare	Specifică o mască de intrare pentru a facilita introducerea datelor într-un câmp
Semnătură	Definește textul care apare ca etichetă de câmp
Valoare implicită	Vă permite să specificați o valoare care este introdusă automat în câmp atunci când este creată intrare nouă
Condiție de valoare	Definește cerințele pentru datele introduse în câmp
Mesaj de eroare	Vă permite să specificați textul mesajului afișat pe ecran dacă datele introduse încalcă condiția definită în proprietate
Câmp obligatoriu	Indică dacă câmpul necesită introducerea unei valori
Linii goale	Stabilește dacă liniile goale sunt permise în acest câmp
Câmp indexat	Definește un index creat pe un singur câmp
Comprimarea Unicode	Setează compresia pentru câmpurile care utilizează codificarea Unicode pentru a stoca date (câmpuri MEMO, hyperlinkuri și câmpuri text)

Majoritatea valorilor sunt acceptate implicit de sistem; unele valori pot fi selectate din lista derulantă.

Pentru câmpurile de text și numere trebuie să specificați mărimea câmpuri, iar pentru text aceasta este lungimea admisă a valorii (de exemplu, 20 sau 40 de caractere), iar pentru un număr - formatul de reprezentare în mașină (octet, întreg - doi octeți, întreg lung etc.). Lungime maxima câmp de text 255 de caractere. Dacă trebuie să introduceți text mai lung decât această valoare, puteți utiliza tipul de date Notificare.

Pentru câmpul Data/Ora, trebuie să specificați un format astfel încât sistemul să știe cum să proceseze datele introduse. De exemplu, dacă selectați Format de dată scurtă, sistemul se va aștepta să introduceți exact datele(în versiunea rusă - ZZ.LL.AAAA), iar dacă selectați „Format scurt timp”, va trebui să introduceți HH:MM (ore și minute) în acest câmp.

În linia de proprietate a măștii de intrare, este posibil să creați o mască în funcție de care vor fi introduse datele. De exemplu, pentru teren număr de telefon puteți seta o mască 00-00-00 , în funcție de care vor fi introduse numerele de telefon.

Ca valoare a proprietății „Condiție de valoare”, puteți specifica regula de verificare, adică o expresie booleană care trebuie să fie evaluată la TRUE atunci când datele sunt introduse în acest câmp. De exemplu, dacă pentru câmpul pentru data conversației scrieți:

Sistemul recunoaște ca o eroare introducerea în acest câmp a oricărei valori egale sau mai mari decât data curentă.

În următoarea proprietate, puteți înregistra un mesaj de eroare arbitrar care va fi emis de sistem, de exemplu: „Această valoare a datei nu este validă” sau „data este invalidă”. Pe viitor, dacă data este introdusă incorect, acest mesaj va apărea pe ecran.

Proprietatea Câmp obligatoriu poate fi setată la Da (valorile goale nu sunt permise) sau Nu (valorile goale sunt permise).

Pentru primar cheie de tabel (câmpul „Număr de abonat”) în proprietatea „Câmp indexat”, trebuie să selectați: „Da, potrivirile nu sunt permise”, apoi faceți clic pe butonul „Definiți cheia” din bara de instrumente (cu imaginea cheii ). Aceasta definește un câmp cheie sau un index simplu.

După ce ați finalizat crearea aspectului tabelului, trebuie să salvați tabelul creat și să părăsiți fereastra de proiectare a tabelului. Dacă închideți fereastra de proiectare fără a salva aspectul, sistemul vă va reaminte că fie trebuie să dați un nume tabelului, fie să vă anulați munca. . Să dăm tabelului creat numele „Abonat”.

Dacă este nevoie Schimbare(modifica) aspectul existent obiect, trebuie să selectați acest obiect în lista filei corespunzătoare a ferestrei bazei de date și să faceți clic pe butonul Constructor. Pe ecran va apărea o fereastră cu aspectul obiectului (la fel ca atunci când îl creați). Puteți corecta aspectul și îl puteți salva sub același nume sau cu alt nume.

După crearea aspectului, datele sunt introduse în tabel. Făcând dublu clic pe numele tabelului, acesta se va deschide în modul tabel și puteți începe să introduceți date (Figura 2.3). Dacă primul câmp din tabel este un câmp cheie de tip Counter, atunci conținutul acestei coloane este mărit automat cu 1 când introduceți o nouă linie. Acest lucru asigură că valorile coloanei sunt unice.

Forme– acestea sunt obiecte de bază de date concepute pentru a vizualiza date din tabele și interogări, pentru a introduce date în baza de date, pentru a corecta datele existente și pentru a efectua acțiuni specificate. Formularul poate conține grafice, imagini și alte obiecte încorporate.

Puteți introduce date din tabel fără a utiliza niciun formular. Dar există mai multe motive care fac din formulare un mijloc indispensabil de introducere a datelor în baza de date:

Când lucrați cu formulare, accesul la tabele (cel mai valoros lucru din baza de date) este limitat;

Diferiți oameni pot avea drepturi de acces diferite la informațiile stocate în baza de date. Acestea sunt prevăzute cu formulare diferite pentru introducerea datelor, deși datele din formulare pot curge într-un singur tabel;

Introducerea datelor într-un formular este mai ușoară decât într-un tabel și mai convenabilă, deoarece fereastra formularului afișează de obicei o înregistrare de tabel;

În cele mai multe cazuri, informațiile pentru baze de date sunt preluate din formulare pe hârtie (formulare, facturi, facturi, certificate etc.). Formularele de ecran pot fi realizate exact ca și formularele de hârtie, reducând erorile de introducere și reducând oboseala personalului.

Puteți crea formulare bazate pe mai multe tabele sau interogări folosind Expertul, folosind instrumentul AutoForm, „manual” în modul Design, salvând tabelul sau interogarea ca formular. Un formular creat în orice mod poate fi apoi modificat în modul Design. Să luăm în considerare câteva dintre metodele enumerate:

1. Rulați comanda: fila panglică Creare– bara de instrumente Formulare – Alte formulare – Expert formular.

2. În caseta de dialog Crearea formularelor selectați tabelele (interogările) și câmpurile care vor fi plasate în formular. Faceți clic pe butonul Mai departe.

3. În cele ce urmează casete de dialog selectează vrăjitorul aspect forme, stil, setați numele formularului. Faceți clic pe butonul Gata.

4. Utilizați Expertul pentru a crea formulare Angajati, clienti, comenzi, manageri.

5. Deschideți formularul Angajatiiîn modul Design. Acest mod este destinat pentru crearea și editarea formularelor.

6. Așezați elementele într-o ordine convenabilă pentru dvs., schimbați dimensiunea și culoarea textului.

7. Adăugați text la titlul formularului Angajații companiei.

8. Adăugați un obiect la nota de formular Buton(fila panglică Constructor– bara de instrumente Controale).

9. După ce „desenați” butonul cu indicatorul, va apărea o casetă de dialog pe ecran Crearea de butoane(Figura 9).

Figura 9. Crearea butoanelor pe formular

11. Selectați o imagine sau un text care va fi plasat pe buton.

12. În ultima casetă de dialog Buton Masters dați un nume butonului și faceți clic Gata.

13. Buton Master Am scris o procedură pentru acest buton în Microsoft Visual Basic. Puteți vizualiza procedura de procesare a evenimentelor folosind comanda Gestionarea evenimentelor meniul contextual butoane.

14. Creează-ți propriile butoane Ieșiți din aplicație, Căutați o intrare, Ștergeți o intrare.

15. Uneori, un formular necesită mai multe pagini care să conțină date din diverse surse, referințe sau informații de sprijin. Puteți utiliza un set de file în acest scop.

16. Creați un formular gol.

17. Pentru a adăuga un set de file în formular, faceți clic pe butonul Tab pe bara de instrumente Controale. La început, vor fi adăugate doar două file cu nume formale Fila 1Și Fila 2.

18. Adăugați o altă filă.

19. Redenumiți etichetele filelor astfel încât să afișeze numele datelor care vor fi localizate în ele: Angajati, Manageri, Ajutor.

20. Accesați fila Angajatiiși trageți formularul pe el din baza de date cu mouse-ul Angajatii.

21. Așezați formularul în același mod Managerii la filă Managerii.

22. În fila Ajutor, puneți câteva sfaturi despre lucrul cu baza de date.

23. acest formular salvează cu nume Angajații companiei.

24. Puteți crea formulare pentru butoane în Microsoft Access. Acestea conțin doar butoane și sunt concepute pentru a selecta acțiunile de bază din baza de date. Pentru a crea un formular de buton, trebuie să accesați fila panglică Lucrul cu baze de date selectați o echipă Buton Form Manager.

25. Dacă formularul de buton nu se află în baza de date, vi se va cere să confirmați crearea acestuia. Clic daîn dialogul de confirmare.

26. va apărea în fața ta Buton Form Manager, în care faceți clic pe butonul Crea.

27. În caseta de dialog Creare(Figura 10) introduceți numele noului formular de buton și faceți clic Bine.

Figura 10. Setarea numelui formularului de buton

28. Numele noului formular de buton va fi adăugat la listă Buton Pagini fereastră Buton Form Manager(Figura 11). Selectați numele noului formular de buton și faceți clic pe buton Schimbare.

Figura 11. Manager formular buton

29. În caseta de dialog Schimbarea unei pagini de formular de buton faceți clic pe butonul Crea. Va apărea o casetă de dialog Modificarea unui element de formular buton(Figura 12)

Figura 12. Crearea butoanelor pe formular

30. În câmp Text introduceți textul legendei pentru primul buton al formularului de buton, apoi selectați o comandă din lista derulantă din câmp Echipă. În câmp Formă selectați forma pentru care va fi executată această comandă.

31. Adăugați butoane în același mod Clienți, Comenzi, Ieșiri.

32. În caseta de dialog Buton Form Manager selectați numele formularului de buton și faceți clic pe buton Mod implicit. Textul va apărea lângă numele formularului de buton "(Mod implicit)".

33. Pentru a finaliza crearea formularului de buton, faceți clic pe buton Închide.

34. Rezultatul ar trebui să fie forma prezentată în Figura 13.

Figura 13. Formularul butonului principal

35. Adăugați un fel de desen în formular.

36. Pentru ca formularul butonului principal să apară pe ecran la pornirea aplicației, trebuie să faceți clic pe butonul din meniul principal Opțiuni de acces(Figura 14). Pentru baza de date curentă, setați formularul de vizualizare la „formular cu butonul de apăsare”.

Figura 14. Setarea opțiunilor de acces

Rapoarte sunt destinate tipăririi informațiilor. Adesea datele sunt prezentate sub formă de tabel. Spre deosebire de tipărirea tabelelor sau a interogărilor, un raport oferă o capacitate mai mare de sortare și grupare a datelor; oferă posibilitatea de a adăuga totaluri, precum și text explicativ, anteturi, subsoluri, numere de pagini, stiluri și diverse elemente grafice.

Există mai multe moduri de a crea rapoarte într-o bază de date Access:

Utilizarea expertului de raportare;

Pe baza tabele sau interogări;

În modul Design.

1. În fereastra bazei de date, executați comanda: fila panglică Creare– bara de instrumente Rapoarte – Expertul de raportare.

2. Selectați din listă un tabel (sau o interogare) care va fi folosită ca sursă de date (de exemplu, o interogare Adrese clienți).

3. În caseta de dialog care apare Generarea de rapoarte(Figura 15) mutați toate câmpurile disponibile în zona „câmpuri selectate”.

Figura 15. Expert Report

4. Cu Experti de raportare creați un raport Zile de nastere. Utilizați un tabel ca sursă de date Angajatii.

5. Dacă trebuie să imprimați etichete de corespondență, Access oferă această opțiune. Pentru a face acest lucru, selectați tabelul Cliențiiși rulați comanda: fila panglică Creare– bara de instrumente Rapoarte – Autocolante.

6. În caseta de dialog care apare (Figura 16), specificați dimensiunea autocolantului, sistemul de unitate, tipul autocolantului și faceți clic Mai departe.

Figura 16. Caseta de dialog Creare etichete

7. În următorul pas al creării unui raport, setați fontul, dimensiunea, culoarea textului și stilul. Clic Mai departe.

8. Selectați câmpurile care vor apărea pe etichetă. De exemplu, Numele companiei, adresa, telefonulȘi Fax. Dacă doriți să afișați text specific pe fiecare autocolant, introduceți-l în prototipul autocolantului.

9. Dacă este necesar, schimbați numele raportului de etichetă și faceți clic Gata.

10. Uneori, rapoartele trebuie să calculeze totaluri, medii, valori minime și maxime și procente. Pentru a face acest lucru, alergați Expertul de raportareși specificați interogarea ca sursă de date Pretul comenzii.

11. În caseta de dialog masterat

1. Informații de bază despre rapoarte.

2. MS Access instrumente DBMS pentru crearea de rapoarte.

3. Crearea unui raport în modul Design.

3.1. Setarea opțiunilor pentru pagina de raport

3.2. Structura raportului

3.3. Formatarea unui raport

Pentru a obține un document tipărit în MS Access DBMS, sunt oferite mai multe opțiuni:

Imprimarea unui tabel în modul tabel (afișarea tuturor înregistrărilor sau înregistrărilor care îndeplinesc condițiile de filtrare sub formă de tabel);

Imprimați un set de înregistrări de interogare în vizualizarea tabelului;

Imprimați un formular în modul Formular sau în modul Tabel;

Tipăriți raportul.

1. Informații de bază despre rapoarte

Raport– o casetă de dialog personalizabilă care vă permite să organizați o prezentare formatată a datelor destinate să fie scoase pe un ecran, imprimantă sau fișier. În MS Access DBMS, rapoartele sunt obiecte de bază de date.

Rapoartele sunt cea mai bună modalitate de a prezenta informațiile bazei de date într-un document tipărit. În comparație cu alte mijloace de tipărire a datelor, rapoartele au 2 avantaje fundamentale:

– oferă oportunități ample de grupare, sortare și calculare a subtotalurilor și a totalurilor generale pentru seturi mariînregistrări (calculele se pot face pe grupe, mai multe grupuri și pentru raport în ansamblu);

– vă permit să scoateți date într-un formular apropiat de formularele standard ale documentelor.

Etapele creării unui raport.

În prima etapă, un aspect al viitorului raport este elaborat pe hârtie. În același timp, se indică: din ce tabel sau interogare este necesară afișarea datelor, se determină nivelurile de grupare și sortare a datelor, ce câmpuri trebuie prezentate în raport și ce controale vor fi folosite pentru afișarea datelor , dacă sunt necesare câmpuri calculate, care elemente grafice vor fi folosite pentru a afișa raportul cu aspect profesional.

În etapa următoare, raportul este construit folosind un SGBD.

2. Instrumente DBMSDOMNIȘOARĂ Accespentru a crea un raport

Pentru a crea un nou raport în MS Access DBMS, trebuie să mergeți la fila din fereastra bazei de date Rapoarteși faceți clic pe butonul Crea . În caseta de dialog care apare Raport nou(Fig. 10.1) selectați un instrument de creare a rapoartelor.

Toate instrumentele listate în lista casetei de dialog Raport nou, poate fi împărțit în trei grupuri principale:

– instrumente pentru crearea automată a rapoartelor (Autoreport: coloană, Autoreport: bandă);

– vrăjitori de creare a rapoartelor (Report Wizard, Chart Wizard și Mailing Labels);

– designer de creare de rapoarte.

Fig. 10.1. Caseta de dialog Raport nou

Instrumentele de creare automată a rapoartelor vă permit să creați un raport de tipul adecvat pe baza sursei de date selectate: tabel sau interogare.

Vrăjitorii de creare a rapoartelor vă permit să creați rapoarte în modul de dialog cu utilizatorul. Folosind vrăjitori, puteți crea o sursă de date pentru un raport, selectați tipul de prezentare a datelor, definiți câmpuri pentru grupare, sortare și rezumare, selectați funcții de rezumat pentru un grup, definiți aspectul raportului și stilul de proiectare și setați numele raport.

Designerul de rapoarte este instrumentul principal care vă permite să creați manual rapoarte de orice complexitate. Tipul de raport și conținutul acestuia depind de calificările dezvoltatorului raportului.

În mod obișnuit, instrumentele sau vrăjitorii de creare automată a rapoartelor sunt folosite pentru a crea un raport prototip, iar designerul de rapoarte este folosit pentru a șlefui raportul la un aspect profesional.

Lucrul cu rapoarte poate avea loc în trei moduri: în mod, în mod și în mod.

Modul este destinat pentru generarea unui raport și afișarea tuturor datelor din sursa înregistrărilor pe ecran, modul este destinat generării rapide a unui raport bazat pe înlocuirea mecanică a datelor din mai multe înregistrări ale sursei de date (criteriile de eșantionare și sortare sunt ignorate ), modul este destinat creării și modificării structurii raportului. Pentru a schimba modul de lucru cu raportul, puteți folosi butonul Vedere pe bara de instrumente Designer de rapoarte sau o comandă de meniu similară Vedere.

3. Crearea unui raport în modul Design

Pentru a crea un raport în modul, trebuie să efectuați următorii pași:

1. Configurați parametrii paginii.

2. Selectați sau creați o sursă de înregistrare pentru raport.

3. Determinați nivelurile de grupare și sortare.

4. Plasați câmpurile sursă de înregistrare în raport.

5. Adăugați controale calculate și gratuite.

6. Configurați proprietățile elementelor de control și ale secțiunilor de raport.

7. Formatați raportul pentru un aspect profesional.

3.1. Setarea opțiunilor pentru pagina de raport

Scopul principal al raportului este de a tipări informații din baza de date într-o formă formatată (apropiată de forma unui document pe hârtie). Prin urmare, înainte de a proiecta un raport (plasarea controalelor în raport), trebuie să configurați parametrii paginii de raport (selectați o imprimantă, determinați dimensiunea foii și orientarea acesteia, setați dimensiunile marginilor etc.).

Dacă nu există o imprimantă fizică, trebuie să instalați imprimanta în mod programatic utilizând comanda sistem de operare Start | Setare | Imprimante | Instalarea imprimantei.

Pentru a configura parametrii paginii de raport, trebuie să rulați comanda Fișier | Setările paginii.... Fereastra de dialog Setările paginii prezentate în Fig. 10.2.

Fila Pagina (a) Fila Câmpuri (b)

Fig. 10.2. Caseta de dialog Configurare pagină

Setările paginii sunt configurate pentru fiecare raport.

Dacă este posibil să scoateți rapoarte către diferite imprimante, atunci în caseta de dialog Setările paginii pe filă Pagină Puteți selecta tipul de imprimantă de care aveți nevoie. Fereastra de dialog Selectarea unei imprimante prezentate în Fig. 10.3.

Fig. 10.3. Selectați caseta de dialog Printer

Alți parametri ai paginii depind de tipul de imprimantă selectat (vezi Fig. 10.2): formatul și dimensiunea maximă a hârtiei, dimensiunile minime ale marginilor, tipul de alimentare cu hârtie.

Culoarea raportului depinde de tipul de imprimantă selectată și de setările proprietăților acesteia: ieșire color sau alb-negru.

3.2. Structura raportului

Structura raportului în modul este prezentată în Fig. 10.4. Orice raport are următoarele secțiuni:

– titlul raportului(afisat doar pe prima fila a raportului (pagina de titlu) si poate contine denumirea raportului, sigla companiei, adresa juridica a intreprinderii etc.);

– antetul paginii(afișat în partea de sus a fiecărei pagini și poate conține titluri, data tipăririi, numărul paginii etc.);

– zona de date(conceput pentru a afișa câmpuri dintr-o interogare sau tabel - sursa înregistrărilor pentru raport);

– subsol(afișat în partea de jos a fiecărei pagini și poate conține titluri, data tipăririi, numărul paginii etc.);

– nota de raport(afisat doar pe ultima fisa a raportului si poate contine calcule finale, concluzii asupra raportului etc.).

Dintre toate secțiunile enumerate, secțiunea necesară este zona de date.

Titlul raportului și secțiunile de comentarii ale raportului sunt afișate/ascunse în fereastră în același timp. Același principiu de afișare/ascundere se aplică secțiunilor antet și subsol (vezi Fig. 10.4).

La gruparea înregistrărilor se poate adăuga fereastra de rapoarte (vezi Fig. 10.4) pentru fiecare grup, iar în rapoarte pot fi definite până la 10 niveluri de grupare și sortare, independent următoarele secțiuni:

– antetul grupului(afisat la inceputul fiecaruia grup nouși poate conține un câmp prin care se realizează gruparea);

– nota de grup(afișat la sfârșitul fiecărui grup și poate conține totaluri de grup).

Puteți modifica înălțimea zonei oricărei secțiuni de raport folosind mouse-ul trăgând partea de jos a secțiunii în sus sau în jos.

Lățimea raportului este ajustată în funcție de dimensiunea hârtiei selectate, orientarea foii și dimensiunile marginilor imprimate.

Un exemplu de determinare a lățimii raportului pentru hârtie A4 este prezentat în Tabelul 10.1.

Tabelul 10.1

Lățimea raportului nu trebuie să depășească dimensiunea calculată, deoarece informațiile afișate în raport vor fi împărțite pe mai multe pagini.

Puteți modifica lățimea raportului folosind mouse-ul trăgând marginea din dreapta a raportului la stânga sau la dreapta.

La fel ca în formular, puteți introduce diverse elemente controale: atașate, calculate și gratuite. Expresiile din câmpurile de raport calculate sunt formate după aceleași reguli ca și pentru formulare:

= [Preț] * [Cantitate]

SUM([Cost]

Nume & " " & Stânga (Prenumele; 1) & "."

Utilizarea unui element de control Subformular/raport Puteți încorpora subrapoarte în raportul principal.

Proprietățile pot fi specificate pentru fiecare control, secțiune și raport în ansamblu.

Raport generat Formular de comandăîn mod și mod este prezentat în Fig. 10.5.

Fig. 10.5. Raport Formular de comandă în modul Design (a) și în modul Previzualizare (b)

Fig. 10.6. Fereastra de proprietăți pentru câmpul SequentialNumber

Pentru a afișa fiecare grup (formular de comandă) pe o pagină separată, trebuie să setați fereastra de proprietăți a secțiunii Notă din grupul „Cod de comandă”. pe filă Aspect Valoarea proprietății Sfârșitul paginii: Dupa sectiune(Fig. 10.7).

Fig. 10.5. Fereastra de proprietăți pentru secțiunea NoteGroups1

3.3. Formatarea unui raport

Unul dintre elementele ferestrei de raport este bara de instrumente Format formular/raport, conținând butoane și liste derulante care facilitează selectarea opțiunilor de formatare (culoare, font, grosime de linie, metodă de aliniere etc.).

Formatarea înseamnă, de asemenea, plasarea controalelor în secțiunile de raport, alinierea controalelor, modificarea dimensiunii controalelor și setarea distanței între controale. Pentru a efectua aceste operații puteți folosi mouse-ul sau utilizați comenzile din meniu Format (Alinia..., Mărimea …, Spațiere pe verticală...Și Spațiere orizontală...).

Pentru a efectua rapid operațiuni de formatare a rapoartelor, puteți personaliza bara de instrumente Format formular/raport prin copierea butoanelor din meniu pe el Format.

Este descrisă tehnologia pentru crearea de rapoarte simple, detaliate, compozite de baze de date în MS Access 2007 DBMS.

* * *

Fragmentul introductiv dat al cărții Baze de date: Crearea de rapoarte în DBMS MS Access 2007 (Echipa de autori, 2013) oferit de partenerul nostru de carte - compania litri.

Începutul lucrării

Pentru a vă face o idee despre rapoartele bazei de date, se recomandă deschiderea bazei de date de instruire Northwind 2007 în MS Access DBMS.

Deschiderea unei baze de date

Pentru a deschide baza de date Northwind 2007 trebuie să:

1. Lansați Microsoft Access făcând clic pe butonul Start.

2. Selectați „Toate programele”, apoi Microsoft Office, apoi Microsoft Access 2007. Se va deschide fereastra Microsoft Access 2007.

Dacă baza de date „Borey 2007” este deschisă pe computerul dumneavoastră nu pentru prima dată, atunci pe ecran veți vedea fereastra ecranului de introducere a bazei de date „Borey 2007”;

Dacă aceasta este prima dată, atunci MS Access îl va descărca mai întâi. Pentru a începe descărcarea, trebuie să faceți clic pe butonul de comandă „Descărcare” și să urmați instrucțiunile.

Se deschide fereastra bazei de date Northwind 2007.

Baza de date este închisă în mod obișnuit pentru MS Office: în meniul de sistem care conține comenzi pentru lucrul cu fișierul, selectați „Închidere baza de date”.

Exercitiul 1. Lansați MS Access 2007. Deschideți baza de date Northwind 2007. Inchide-l. Deschideți din nou baza de date Northwind 2007.

Caracteristici ale interfeței MS Access 2007

În MS Access 2007 diferit de Versiuni anterioare interfata. Meniul și barele de instrumente sunt înlocuite cu o panglică de meniu cu diferite file: Acasă, Creare, Date externe, Lucrul cu baza de date.

Filele conțin instrumente sau grupuri de instrumente (grupul este marcat cu o pictogramă triunghi) la care vă puteți alătura.

Orez. 1. Panglică de meniu MS Access 2007 cu file

De asemenea, în funcție de obiectul bazei de date cu care lucrați, instrumentele contextuale apar automat, de exemplu, când lucrați cu formulare, apar instrumente contextuale pentru formular.

Sub panglică se află Zona de tranziție din stânga și fereastra de editare din dreapta, care afișează obiectul care este editat.

Orez. 2. Fereastra bazei de date „Borey 2007”.

Panoul de navigare conține toate obiectele Access (tabele, formulare, interogări, rapoarte etc.). Puteți selecta obiectul necesar din lista Toate obiectele cu acces. Când faceți dublu clic pe numele unui obiect în panoul de navigare, acel obiect va apărea în propria filă în fereastra de editare.

Obiecte baze de date

Baza de date conține date în următoarele tipuri de obiecte: tabel, interogare, formular, raport, macro și modul. Structura fundamentală pentru stocarea datelor este un tabel. Toate celelalte tipuri de obiecte sunt derivate din tabel:

Interogarea stochează date de tabel care îndeplinesc un anumit criteriu specificat de utilizator atunci când compune o comandă pentru a prelua date.

Formularul stochează date de tabel sau de interogare ca o colecție de carduri de ecran, fiecare dintre acestea afișând conținutul unui tabel sau a unei înregistrări de interogare, ceea ce este util la actualizarea datelor din tabele.

Raportul stochează date din tabele sau interogări în formular document text, potrivit pentru imprimare.

O macrocomandă stochează un set de operațiuni de procesare a datelor care pot fi lansate cu o singură apăsare a tastei Enter, ceea ce este convenabil dacă trebuie să efectuați frecvent aceleași operațiuni standard.

Modulul stochează un program de procesare a datelor scris într-un limbaj de programare, cel mai adesea în limbajul încorporat în MS Access, Access Basic.

Obiectele bazei de date din Zona de navigare sunt grupate și puteți vedea numele grupurilor. Pentru a vedea conținutul unui grup, trebuie să faceți clic pe numele grupului. Un al doilea clic va restrânge lista de grupuri la numele acesteia.

Sarcina 2. Restrângeți și extindeți listele de grupuri în panoul de navigare.

Datorită faptului că tabelele sunt structura principală pentru stocarea datelor, pentru a evita deteriorarea acestora și pentru a asigura ușurința în lucrul cu datele, utilizatorul lucrează cu tipuri derivate de obiecte. În baza de date Northwind 2007, formularele „Clienți și Comenzi”, „Inventar și Achiziții”, „Furnizori”, „Livrare”, „Rapoarte”, „Angajați” sunt prezentate în mod explicit în Zona de tranziție.

Tabelele și alte tipuri de obiecte sunt ascunse în Panoul de navigare din grupul Obiecte de ajutor.

Grupul „Obiecte nealocate” stochează obiecte care sunt create suplimentar de utilizator. De exemplu, aici puteți salva interogările pe care le-ați creat.

Vă rugăm să rețineți că sunt indicate diferite tipuri de obiecte icoane diferite:

Puteți schimba reprezentarea obiectelor din panoul de tranziție la cea familiară folosită în versiuni anterioare MS Access. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma listă (▼) din antetul panoului de navigare pentru a extinde lista de filtre de obiecte și selectați „Toate obiectele cu acces”.

Sarcina 3. Examinați conținutul grupului de obiecte auxiliare. Deschideți diferite tipuri de obiecte și vizualizați conținutul acestora. Închideți grupul Obiecte auxiliare. Modificați prezentarea obiectelor din panoul de navigare pentru a grupa obiectele după tip: tabele, interogări, formulare, macrocomenzi, module.

Puteți restrânge și extinde zona de tranziție făcând clic pe butonul săgeată dublă (<<) или (>>) în colțul din dreapta sus al panoului.

Sarcina 4. Restrângeți și extindeți Zona de tranziție.

Fereastra de editare este în prezent ocupată de ecranul de introducere. Screensaver-ul poate fi eliminat făcând clic pe butonul (X) din dreapta comenzii rapide „Screenaver”.

Îl puteți afișa în Zona de tranziție din grupul „Obiecte auxiliare”, apoi formularul „Ecran de introducere”.

Sarcina 5. Închideți ecranul de introducere a bazei de date Northwind 2007.

Toate tabelele bazei de date sunt interconectate. Puteți vedea relațiile dintre tabele dacă deschideți schema de date selectând „Schema de date” din fila de meniu „Lucrarea cu baze de date”.

Puteți închide diagrama de date făcând clic pe butonul „Închidere” din fila meniului „Design”.

Sarcina 6. Deschideți și închideți schema de date.

Sistem de ajutor MS Access 2007

Ca orice aplicație MS Office, MS Access 2007 DBMS are propriul sistem de ajutor. Pentru a-l deschide, aveți nevoie de:

1. În partea dreaptă a barei de meniu, faceți clic pe butonul (?).

2. În fereastra „Ajutor: Acces”, introduceți secțiunea de ajutor dorită din partea de jos a ferestrei sau introduceți contextul de căutare în bara de căutare și apăsați Enter.

Sarcina 7. Deschideți sistemul de ajutor MS Access 2007. Deschideți secțiunea Formulare și rapoarte. Examinați conținutul secțiunii. Închideți sistemul de ajutor.

Rapoartele, ca și formularele, sunt obiecte Access derivate care se bazează pe tabele sau interogări. Formularele sunt un instrument convenabil pentru vizualizarea rapidă a datelor, dar scopul lor principal este introducerea și editarea datelor. După introducerea datelor în tabele folosind formulare care facilitează introducerea, poate doriți să afișați datele într-o manieră organizată. Rapoartele sunt folosite pentru a prezenta datele într-o formă convenabilă și ușor de înțeles. Ieșirea datelor folosind rapoarte. Dispoziții generale. Ca orice obiect Access, puteți crea un raport manual sau utilizând expertul pentru rapoarte (recomandat pentru crearea unui raport nefinalizat). Raportul este creat pe baza unui tabel (mai multe tabele) sau a unei interogări. Procesul de creare a unui nou raport este similar cu crearea oricărui obiect Access, adică. trebuie doar să selectați obiectul de bază de date Raport – Creare și apoi în caseta de dialog Raport nou selectați modul de creare a raportului.

Pentru a proteja baza de date Access, folosește fișierul workgroup system.mdw (un grup de lucru este un grup de utilizatori care partajează resursele rețelei), la care bazele de date de pe stațiile de lucru sunt conectate implicit. Fișierul grupurilor de lucru conține Conturi utilizatori și grupuri, precum și parole de utilizator. Conturi pot fi acordate drepturi de acces la baza de date și la obiectele acesteia, în timp ce permisiunile de acces în sine sunt stocate în baza de date. Pentru a asigura protecția bazei de date Access, trebuie să creați un grup de lucru folosind fișierul - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Când creați un grup de lucru unic, specificați numele de utilizator, numele organizației și codul grupului de lucru. Fișierul grupului de lucru MS Access conține următoarele conturi încorporate: 1. Administratori - cont de utilizator standard. Aceste înregistrări sunt aceleași pentru toate cazurile de Ms Access; 2. Admin - contul de grup de administrator - este unic în fiecare fișier de grup de lucru; 3. Utilizatori - conține conturi de utilizator. Pentru a crea un fișier de grup de lucru, trebuie să ieșiți din Access și să găsiți fișierul grupului de lucru în folderul sistem sau system32 din directorul Windows și să creați un nou grup de lucru (pot fi până la 20 de fișiere digitale sau denumiri de litere). Grupul Admins poate conține un număr arbitrar de utilizatori, dar există întotdeauna un singur proprietar al obiectului (proprietarul obiectului poate fi contul care a creat obiectul sau căruia i-au fost transferate drepturile de utilizare). Deoarece citirea înregistrării de administrator este posibilă pentru toate grupurile de lucru și aceste conturi sunt aceleași, utilizatorul ADMIN trebuie eliminat din grupul de administratori, pentru care trebuie să creați un nou cont de administrator și să setați o parolă pentru conturile sale și pentru conturile de proprietar. Doar proprietarul și membrii grupului Admins pot cripta și decripta baza de date. Pentru criptare, Jet folosește algoritmul RSA (numit după primele litere ale numelor de familie ale inventatorilor săi: Rivest, Shamir, Adelman) cu o cheie bazată pe ID-ul grupului de lucru. Criptarea bazei de date are două efecte secundare negative. În primul rând, performanța sa scade - conform estimărilor Microsoft, cu 10-15 la sută. În al doilea rând, o bază de date criptată nu poate fi comprimată de programe precum PKZip, LHA, Stacker și DriveSpace. Mai precis, îl puteți comprima, dar nu are rost să faceți acest lucru - dimensiunea sa va scădea ușor. Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor Permisiunile de acces sunt numite explicite dacă aparțin sau sunt atribuite unui cont de utilizator.

Un exemplu de creare a protecției datelor în MS Access:

Fig.4 Crearea protecției datelor

Crearea de rapoarte în MS Access DBMS. Pregătirea documentației de raportare folosind MS Access. Protecția proiectelor folosind MS Access DBMS.

Sistemul de securitate al bazei de date trebuie să asigure integritatea fizică a bazei de date și protecția împotriva intruziunilor neautorizate pentru a citi conținutul și a modifica datele. Protecția bazei de date se realizează la două niveluri: - la nivel de parolă; -la nivel utilizator (protecția conturilor de utilizator și a obiectelor identificate). Pentru a proteja baza de date Access, folosește fișierul workgroup system.mdw (un grup de lucru este un grup de utilizatori care partajează resursele rețelei), la care bazele de date de pe stațiile de lucru sunt conectate implicit. Fișierul grupurilor de lucru conține conturi de utilizator și de grup, precum și parole de utilizator. Conturilor li se pot acorda drepturi de acces la baza de date și la obiectele acesteia, în timp ce permisiunile de acces în sine sunt stocate în baza de date. Pentru a asigura protecția bazei de date Access, trebuie să creați un grup de lucru folosind fișierul - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Când creați un grup de lucru unic, specificați numele de utilizator, numele organizației și codul grupului de lucru. Fișierul grupului de lucru MS Access conține următoarele conturi încorporate: 1. Administratori - cont de utilizator standard. Aceste înregistrări sunt aceleași pentru toate cazurile de Ms Access; 2. Admin - contul de grup de administrator - este unic în fiecare fișier de grup de lucru; 3. Utilizatori - conține conturi de utilizator. Pentru a crea un fișier de grup de lucru, trebuie să ieșiți din Access și să găsiți fișierul grupului de lucru în folderul sistem sau system32 din directorul Windows și să creați un nou grup de lucru (poate avea până la 20 de numere sau litere).

Exemplu de creare a rapoartelor în MS Access:

Fig.5 Crearea rapoartelor

CONCLUZIE

În timpul practicii educaționale PANA 04.01.Și PANA 04.02. Mi-am consolidat cunoștințele la următoarele discipline: MDK 04.01. „Lucrul cu computerul și hardware-ul PC” și MDK 04.02. "Lucreaza cu software Calculatoare și PC-uri.” Am repetat materiale precum: arhitectura computerului extern, conectarea dispozitivelor, setarea de programe și interfețe, lucrul cu programe de editare si etc.

În practică, au fost studiate și descrise următoarele subiecte:

1. Creați o prezentare

Popular în categoria: