Domov › Vzdelávanie › Podriadené prístupové formuláre žiadajú prehľady. Subd ms prístup. správy. Vytváranie obrazovkových formulárov a zostáv v databáze Microsoft Access

Podriadené prístupové formuláre žiadajú prehľady. Subd ms prístup. správy. Vytváranie obrazovkových formulárov a zostáv v databáze Microsoft Access

Microsoft Access je funkčne úplný vzťah DBMS. Poskytuje všetky potrebné nástroje na definovanie, spracovanie a správu údajov pri práci s veľkými objemami informácií.

DBMS Microsoft Access poskytuje možnosť kontrolovať definíciu štruktúry a popisu vašich údajov, prácu s nimi a organizáciu hromadného využívania týchto informácií. DBMS Microsoft Access tiež výrazne zvyšuje možnosti a uľahčuje katalogizáciu a udržiavanie veľkých objemov informácií uložených v mnohých tabuľkách. DBMS Microsoft Access zahŕňa tri hlavné typy funkcií: definíciu (nastavenie štruktúry a popisu) údajov, spracovanie údajov a správu údajov. MS Access je sada inštrumentálne prostriedky na tvorbu a prevádzku informačných systémov.

Pomocou programu Access môžete vykonávať nasledujúce operácie.

1. Dizajn základné Objekty IS - dvojrozmerné tabuľky, s odlišné typyúdajov vrátane polí objektov OLE. Pred naplnením tabuľky údajmi je potrebné vytvoriť jej rozloženie.

2. Zriadenie spojenia medzi tabuľkami, s podporou pre integritu údajov, kaskádové aktualizácie polí a kaskádové vymazávanie záznamov.

3. Zadávanie, ukladanie, prezeranie, triedenie, úprava a získavanie údajov z tabuliek pomocou rôznych prostriedkov riadenia informácií, indexovania tabuliek a logickej algebry (na filtrovanie údajov).

4. Tvorba, úprava a používanie deriváty Objekty IS (formuláre, dotazy a zostavy).

Objekt spracovania MS Access je databázový súbor, s ľubovoľným názvom a príponou .MDB. Tento súbor obsahuje hlavné predmety MS Access: tabuľky, formuláre, dotazy, zostavy, makrá a moduly. Informačný systém vytvorený v Accesse je teda databázový súbor.MDB plus nástroje samotného Accessu. Prevádzkou takéhoto IS je spracovanie .MDB dokumentu aplikáciou Access.

Informácie v databáze Prístupové údaje prezentované vo forme samostatných tabuliek. V tomto prípade každý stĺpec tabuľky zodpovedá dátovému poľu a každý riadok zodpovedá dátovému záznamu.

Dátový záznam pozostáva z niekoľkých polí. Platí nasledovné pravidlo: dátový záznam je skupina vzájomne súvisiacich polí považovaných za jeden celok. Dátový záznam môže napríklad obsahovať informácie o konkrétnom zákazníkovi alebo produkte. Každý údajový záznam v tabuľke obsahuje rovnaký počet polí. Každé pole obsahuje rovnaký typ informácií. Napríklad v každom dátovom zázname určitej tabuľky bude pole CLIENT NAME na meno klienta, t.j. bude obsahovať rovnaký typ informácií.

Existovať Rôzne druhyúdajov. Typ údajov pre konkrétne údajové pole sa vyberá v závislosti od toho, aké informácie sa budú v tomto poli nachádzať. Veľkosť dátového poľa je určená v závislosti od typu, ktorý je preň vybraný. Popisy dátových typov a ich charakteristiky sú uvedené v tabuľke 2.

Tabuľka 2 - Typy údajov

Dátový typ	Aplikácia	Veľkosť
Text	Text alebo kombinácia textu a čísel, ako je adresa, a čísel, ktoré nevyžadujú výpočty, ako sú telefónne čísla. čísla položiek alebo PSČ.	Až 255 znakov. Uložia sa len znaky zadané do poľa, neuložia sa pozície, ktoré nie sú použité v textovom poli. Ak chcete ovládať maximálny počet zadaných znakov, musíte definovať vlastnosť Veľkosť poľa.
Pole MEMO	Dlhý text alebo čísla, ako sú komentáre alebo popisy. Polia MEMO nie je možné indexovať ani triediť. Na ukladanie formátovaného textu alebo dlhých dokumentov namiesto poľa MEMO. mali by ste vytvoriť pole objektu OLE.	Až 65 535 znakov.
číslo	Číselné údaje používané na matematické výpočty s výnimkou výpočtov zahŕňajúcich peňažné transakcie (pre ktoré sa používa peňažný typ). Typ a veľkosť hodnôt, ktoré môžu byť obsiahnuté v číselnom poli. Dá sa zmeniť vo vlastnosti FieldSize. Napríklad v teréne. zaberá 1 bajt na disku, možno zadať iba celé čísla (bez desatinných miest) od 0 do 255.	1, 2, 4 alebo 8 bajtov. 16 bajtov len pre replikačné kódy.
Dátum Čas	Dátumy a časy. Uloženie hodnôt dátumu a času do poľa Dátum/Čas zaisťuje správne triedenie. Všetky zmeny formátov dátumu a času v okne Panel jazykov a štandardov Správa systému Windows, sa automaticky prejaví v poliach typu Dátum/Čas.	8 bajtov.
mena	Hodnoty mien. Typ meny sa používa na zamedzenie zaokrúhľovania počas výpočtov. Predpokladá až 15 znakov v celočíselnej časti čísla a 4 v zlomkovej časti.	8 bajtov.
Počítadlo (automatické číslo)	Automatické vkladanie po sebe idúcich (líši sa o 1) resp náhodné čísla pri pridávaní záznamu. Ak chcete vytvoriť prírastkové počítadlo, ponechajte všetky nastavenia vlastností v spodnej časti okna rovnaké (predvolené), s vlastnosťou FieldSize nastavenou na Long Integer a vlastnosťou New Values nastavenou na Increment. Ak chcete vytvoriť počítadlo náhodných čísel, vlastnosť Nové hodnoty musí byť nastavená na náhodné.	4 bajty. Pre replikačné kódy - 16 bajtov.
Logické (áno/nie)	Polia. obsahujúce iba jednu alebo dve hodnoty, ako napríklad Áno/Nie, Pravda/Nepravda. Zapnuté vypnuté.	1 bit.
OLE objekty	Objekty (napríklad dokumenty Microsoft Word. tabuľky Microsoft Excel, obrázky, zvuky a iné údaje) vytvorené v iných programoch, ktoré používajú protokol OLE. Objekty môžu byť prepojené alebo vložené do tabuľky programu Microsoft Access. Ak chcete zobraziť objekt OLE vo formulári alebo zostave, musíte použiť ovládací prvok Rámec pripojeného objektu.	Až 1 gigabajt
Sprievodca vyhľadávaním	Vytvorí sa pole. umožňuje vybrať hodnotu z inej tabuľky alebo zo zoznamu hodnôt pomocou rozbaľovacieho poľa. Keď vyberiete túto možnosť v zozname typov údajov, načíta sa sprievodca na ich definovanie.	Veľkosť je rovnaká ako veľkosť poľa kľúča, čo je tiež Sprievodca vyhľadávaním, zvyčajne 4 bajty.
Hypertextový odkaz	Pole, v ktorom sú uložené hypertextové odkazy. Hypertextový odkaz môže byť buď typu UNC (Universal Naming Convention – štandardný formát cesty k súboru so zahrnutím sieťového servera) alebo URL (Uniform Resource Locator – adresa objektu na internete alebo internej sieti so zahrnutím typ prístupového protokolu). Hypertextový odkaz môže pozostávať zo štyroch častí: text, ktorý sa objaví v poli alebo ovládacom prvku; cesta k súboru (vo formáte cesty UNC) alebo stránka (URL); dodatočná adresa - umiestnenie v súbore alebo stránke; tooltip – text zobrazený ako tooltip.	Dĺžka každej časti hypertextového odkazu nie je väčšia ako 2048 znakov.
Poznámka:Číselné, menové a boolovské typy údajov, ako aj dátum a čas, poskytujú štandardné formáty zobrazenia. Ak chcete vybrať formáty pre každý typ údajov, musíte definovať vlastnosť Formát. Pre všetky údaje okrem objektov OLE môžete tiež vytvoriť vlastný formát zobrazenia. Ďalšie informácie nájdete v časti „Vlastnosť formátu poľa“ nižšie.

Access DBMS pracuje okrem tabuliek aj s nasledujúcimi predmety:

Formuláre;

Žiadosti;

správy;

makrá;

Moduly.

Stôl je základňu Objekt MS Access. Všetky ostatné predmety sú deriváty a sú vytvorené len na základe vopred pripravených tabuliek.

Formulár nie je samostatný objekt Accessu. Jednoducho vám pomôže zadávať, zobrazovať a upravovať informácie v tabuľke alebo dotaze. Dotazy a zostavy vykonávajú nezávislé funkcie: výber, zoskupenie, prezentovanie a tlač informácií.

Každý objekt MS Access má Názov. Dĺžka názvu akéhokoľvek objektu MS Access (tabuľky, formuláre atď.) nie je väčšia ako 64 svojvoľný znaky (okrem bodky a niektorých servisných znakov). Názov môže obsahovať medzery a ruské písmená. Každý objekt pracuje v samostatnom okne a sú k dispozícii dva režimy prevádzky:

1) režim dizajnér, - keď sa vytvorí alebo zmení rozloženie, štruktúra objektu (napríklad štruktúra tabuľky);

2) operatívne režim - keď sa informácie prezerajú, menia a vyberajú v okne úloh IS.

Okrem toho databázový súbor obsahuje ďalší dokument, ktorý má svoje vlastné okno: Dátová schéma. V tomto okne môžete vytvárať, prezerať, meniť a trhať komunikácie medzi stolmi. Tieto pripojenia vám pomáhajú kontrolovať údaje a vytvárať dotazy a zostavy.

formulár, prísne vzaté, ide o voliteľný prvok IS (v zásade sa bez neho zaobídete), no umožňuje vám zjednodušiť operácie zadávania a prezerania údajov.

Žiadosť je odvodená tabuľka, ktorá obsahuje údaje z iných tabuliek a vykonáva s nimi rôzne operácie. Žiadosť môže obsahovať najmä vypočítané polia, t. j. polia, ktorých hodnoty sú funkcie hodnoty iných polí (prípadne z rôznych tabuliek). Okrem toho vám to umožňujú dotazy skupina operácie, t.j. operácie so skupinou záznamov zjednotených nejakou spoločnou charakteristikou (napríklad môžete sčítať množstvo záznamov s rovnakým kódom). Nakoniec, dotazy vám umožňujú robiť výbery z tabuliek na základe určitej podmienky. V takýchto prípadoch sa používa algebra logiky.

Správa - toto je vlastne tá istá požiadavka, ale naformátovaná tak, aby sa dala vytlačiť na papier a predložiť vedeniu (s krásnymi nadpismi, medzisúčtami atď.).

V podstate tabuľky a formuláre slúžia na údržbu obsahu databázy a dotazy a zostavy plnia hlavnú funkciu informačného systému – získavanie, transformáciu a prezentáciu informácií.

Tvorba deriváty objekty - žiadosti, formuláre a správy - sú udržiavané približne podľa rovnakej schémy. Tu sú niektoré funkcie:

Pre odvodené objekty musíte zadať názov (názvy) tabuľky (dotazu), na základe ktorej je tento objekt vytvorený;

Pri použití Sprievodcu musíte zaškrtnúť políčko „Panel prvkov“ na paneli nástrojov a na obrazovke sa zobrazí sada ikon (obr. 14.5), pomocou ktorých môžete navrhnúť formulár (výkaz, dotaz).

Vytváranie ľubovoľných objektov je možné dvoma spôsobmi: pomocou sprievodcu a v režime návrhu.

MS Access má výkonné, pohodlné a flexibilné nástroje vizuálny navrhovanie objektov pomocou Sprievodcov, a to umožňuje užívateľovi s minimálnou predbežnou prípravou rýchlo vytvoriť plnohodnotný IS - na úrovni tabuliek, formulárov, výberov dotazov a zostáv.

Samotní majstri vykonávajú potrebné akcie. Keď zavoláte Sprievodcu, otvorí sa zodpovedajúca sekvencia dialógových okien. Po prijatí odpovedí na kladené otázky, Majster robí všetko potrebné opatrenia. Povedzme, že chcete vygenerovať prehľad. Sprievodca zostavou sa vás opýta, ako by mala zostava vyzerať a aké údaje by mala obsahovať. Po obdržaní odpovedí bude správa kompletne pripravená. Pomocou iných sprievodcov môžete vytvárať databázové tabuľky, dotazy a formuláre.

Práca s Wizards je jednoduchá, spoľahlivá a efektívna a umožňuje vám využívať celú bohatosť Microsoft Access.

Builder je prístupový nástroj, ktorý uľahčuje dokončenie konkrétnej úlohy. Výraz Builder je mimoriadne užitočný – umožňuje vám rýchlo vytvoriť komplexný výraz. Pomocou nástroja Query Builder môžete jednoducho vytvárať dotazy, ktoré sa používajú na získanie vzoriek údajov pre formulár alebo zostavu. Okrem uvedených má Access ďalšie konštruktory. Ide o konštruktor makier, pomocou ktorého sa generujú rôzne makrá, ale aj konštruktory pre menu, polia, farby, kódy a iné.

1 Spustite Microsoft Access:

Po spustení programu Access sa na obrazovke zobrazí okno (obrázok 1.1), v ktorom môžete:

Alebo vytvoriť novú databázu, teda súbor s príponou .MDB;

Alebo OTVORENÉ existujúcu databázu, teda súbor s príponou .MDB.

Vytvorenie databázy. Po zvolení príkazu [File-Create...] sa na obrazovke objaví štandardný filer (obrázok 1.2), v ktorom je potrebné zadať názov a adresu vytvorené databázový súbor. Napríklad pre informačný systém s názvom Telefónny zoznam.MDB.

Po vytvorení súboru Access otvorí prázdny databázové okno, av tomto okne sa vykonávajú všetky operácie - vytváranie a manipulácia s databázovými objektmi. Toto okno obsahuje 7 objektov (Tabuľky, Dotazy, Formuláre, Zostava, Stránky, Makrá, Moduly) a skupiny.

Otvorenie databázy. Po výbere príkazu [File-Open...] sa na obrazovke zobrazí štandardný súbor, v ktorom musíte zadať názov a adresu existujúce databázový súbor. Potom sa otvorí okno aplikácie databázové okno, poskytovanie prístupu k už vytvoreným databázovým objektom a možnosť vytvárať nové objekty.

MS Access - viac okien vždy však môže byť otvorená len jedna databáza. Je to jej okno Hlavná okno dokumentu v aplikácii Access (obrázok 1.3) a jeho zatvorenie znamená zatvorenie príslušného súboru .MDB. Toto okno však generuje veľa dcérske spoločnosti okná (tabuľka, dotaz, formulár atď.). Môžete uložiť objekt (napríklad rozloženie tabuľky), ktorého okno je na obrazovke, a priradiť mu názov rovnakým spôsobom ako pri súboroch: pomocou tlačidla [File-Save] alebo [File-Save Ako...] príkaz.

Práca s tabuľkami

Takže v okne databázy je zoznam existujúcich predmety DB - tabuľky, dotazy a pod. S oknom ľubovoľného objektu (podriadené okno) môžete pracovať buď v operatívne režime (napríklad zadávanie alebo prezeranie údajov v tabuľke) alebo v dizajnér(napríklad zmeniť rozloženie tabuľky).

Pred použitím akéhokoľvek objektu (napríklad naplnením tabuľky údajmi) musíte vytvoriť tento objekt (napríklad vytvorte rozloženie tabuľky).

Ak je vybratá karta Tabuľka, v okne karty sa zobrazí zoznam existujúce tabuľky tejto databázy.

Ak chcete otvoriť existujúcu tabuľku, musíte Zlatý klinec jej meno v tomto zozname a kliknite na tlačidlo „Otvoriť“.

Obrázok 1.3 zobrazuje okno aplikácie MS Access spolu s oknom databázy Intercity. V tomto súbore zatiaľ nie sú žiadne objekty.

Na zaradenie do databázy Nový tabuľky, musíte kliknúť na tlačidlo „Vytvoriť“.

S cieľom opraviť rozloženie existujúcu tabuľku, vyberte jej názov v zozname a kliknite na tlačidlo „Návrh“.

Rovnaké operácie sa vykonávajú so všetkými ostatnými objektmi MS Access.

Akýkoľvek objekt (tabuľka, dotaz, formulár, zostava) je možné vytvoriť manuálne (režim návrhu) alebo pomocou Sprievodcu.

Keď zavoláte Sprievodcu, otvorí sa zodpovedajúca sekvencia dialógových okien. Po prijatí odpovedí na položené otázky Majster vykoná všetky potrebné kroky. Napríklad pri generovaní zostavy sa vás Sprievodca zostavou opýta, ako by mala zostava vyzerať a aké údaje by mala obsahovať. Po obdržaní odpovedí bude správa kompletne pripravená. Pomocou iných sprievodcov môžete vytvárať databázové tabuľky, dotazy a formuláre.

Vytvárajte tabuľky a dotazy manuálne(v dizajnovom režime) ;

- vytvárať formuláre a zostavy pomocou Masters.

Uvažujme o postupnosti krokov, keď sú zahrnuté v databáze Nový tabuľky. Najprv musíte určiť oblasť, pre ktorú bude databáza vytvorená. Ako predmetnú oblasť definujeme medzimestskú telefonické rozhovory, výpočet výšky úhrady za medzimestské telefonáty pre jednotlivých účastníkov. V prvom rade sa určia polia, ktoré bude tabuľka obsahovať. Odberatelia" databáza "Intercity". Povinné polia sú uvedené v tabuľke 3, pričom ako kľúčové je vybraté pole „Číslo predplatiteľa“. Kľúč predstavuje pole v príslušnej tabuľke. Jedinečne charakterizuje každý záznam v tabuľke.

Tabuľka 3 – Polia tabuľky „Predplatiteľ“.

Ideálnym primárnym kľúčom sú informácie ako číslo zákazníka, číslo účtu a pod. Pomocou takéhoto kľúča je ľahké identifikovať príslušný záznam. Polia obsahujúce meno zákazníka nie sú vhodné pre primárny kľúč. Vždy je možné, aby viacero ľudí malo rovnaké meno.

Po určení požadovaných polí môžete začať vytvárať skutočnú tabuľku v MS Access.

Ak to chcete urobiť, musíte otvoriť okno návrhára tabuľky (obr. 2.1) výberom karty Tabuľka a riadku „Vytvorenie tabuľky v režime návrhu“ alebo kliknutím na tlačidlo „Vytvoriť“.

V hornej časti okna, ktoré sa otvorí, je vytvorený alebo upravený rozloženie tabuľka, ktorá je jednoducho zoznamom polí označujúcich názov poľa, typ údajov a popis. Každé pole tabuľky je jeden riadok v hornej časti tohto okna (obrázok 2.1).

Každé pole tabuľky by malo mať priradený jedinečný názov, určiť typ údajov, ktoré sa doň budú zapisovať, a popísať obsah poľa, t.j. zadajte textové komentáre označujúce účel tohto odboru. Názov poľa môže mať až 64 znakov. Popis je voliteľný parameter a používa sa na ďalšie vysvetlenie používaného poľa.

Do stĺpca Názov poľa (obrázok 2.2) zadajte ľubovoľný údaj názov. V nasledujúcom stĺpci musíte uviesť Dátový typ pre toto pole. Typ údajov je možné vybrať z rozbaľovacieho zoznamu, ktorý sa zobrazí v tomto stĺpci (typy údajov sú popísané v tabuľke 3). Okrem toho, akonáhle je kurzor v stĺpci Typ údajov, v spodnej časti okna sa zobrazí správa. vlastnosti formulára(charakteristiky) tohto odboru.

Formulár vlastností (spodná časť okna) je zoznam vlastností (vľavo je názov vlastnosti, vpravo význam tejto vlastnosti) s oknom s nápovedou pre každú vlastnosť.

Zoznam vlastností sa mení v závislosti od typu údajov, ktorý je aktuálne zobrazený v stĺpci Typ údajov. Kliknutím myšou na pole hodnoty vo formulári vlastností môžete túto hodnotu zmeniť (v rámci limitov povolených pre tento typ údajov). Vlastnosti poľa sú uvedené v tabuľke 4.

Tabuľka 4 – Vlastnosti poľa zobrazené v hárku vlastností návrhára tabuľky

Nehnuteľnosť	Účel
Veľkosť poľa	Nastavuje maximálny počet znakov na zadanie do tohto poľa
Nové hodnoty	Definuje, ako sa zmenia hodnoty počítadla po pridaní nových záznamov
Formát poľa	Určuje formát zobrazenia hodnôt tohto poľa
Počet desatinných miest	Určuje počet desatinných miest použitých pri zobrazovaní čísel
Vstupná maska	Určuje vstupnú masku na uľahčenie zadávania údajov do poľa
Podpis	Definuje text, ktorý sa zobrazí ako označenie poľa
Predvolená hodnota	Umožňuje určiť hodnotu, ktorá sa pri vytváraní automaticky zadá do poľa nový vstup
Podmienka na hodnote	Definuje požiadavky na údaje zadávané do poľa
Chybná správa	Umožňuje určiť text správy zobrazenej na obrazovke, ak zadané údaje porušujú podmienku definovanú vo vlastnosti
Povinné pole	Označuje, či pole vyžaduje zadanie hodnoty
Prázdne riadky	Určuje, či sú v tomto poli povolené prázdne riadky
Indexované pole	Definuje index vytvorený na jednom poli
Kompresia Unicode	Nastaví kompresiu pre polia, ktoré na ukladanie údajov používajú kódovanie Unicode (polia MEMO, hypertextové odkazy a textové polia)

Väčšina hodnôt je štandardne akceptovaná systémom; niektoré hodnoty je možné vybrať z rozbaľovacieho zoznamu.

Pre textové a číselné polia musíte zadať veľkosť polia a pre text je to prípustná dĺžka hodnoty (napríklad 20 alebo 40 znakov) a pre číslo - formát zobrazenia v stroji (bajt, celé číslo - dva bajty, dlhé celé číslo atď.). Maximálna dĺžka textové pole 255 znakov. Ak potrebujete zadať text, ktorý je dlhší ako táto hodnota, môžete použiť typ údajov Memo.

Pre pole Dátum/Čas musíte zadať formát, aby systém vedel, ako spracovať zadané údaje. Ak napríklad vyberiete Formát krátkeho dátumu, systém bude očakávať, že zadáte presne termíny(v ruskej verzii - DD.MM.YYYY) a ak vyberiete „Krátky formát času“, budete musieť do tohto poľa zadať HH:MM (hodiny a minúty).

V riadku vlastnosti vstupná maska je možné vytvoriť masku, podľa ktorej sa budú zadávať údaje. Napríklad do terénu telefónne číslo môžete nastaviť masku 00-00-00 , podľa ktorých sa budú zadávať telefónne čísla.

Ako hodnotu vlastnosti „Condition on value“ môžete zadať overovacie pravidlo, to znamená boolovský výraz, ktorý sa musí vyhodnotiť ako TRUE, keď sú do tohto poľa zadané údaje. Napríklad, ak pre pole dátumu konverzácie napíšete:

Systém rozpozná ako chybu zadanie akejkoľvek hodnoty do tohto poľa, ktorá sa rovná alebo je väčšia ako aktuálny dátum.

V nasledujúcej vlastnosti môžete zaznamenať ľubovoľné chybové hlásenie, ktoré systém vydá, napríklad: „Táto hodnota dátumu nie je platná“ alebo „dátum je neplatný“. V budúcnosti, ak je dátum zadaný nesprávne, na obrazovke sa zobrazí táto správa.

Vlastnosť Povinné pole môže byť nastavená na Áno (prázdne hodnoty nie sú povolené) alebo Nie (prázdne hodnoty sú povolené).

Pre primárny kľúč tabuľky (pole „Číslo predplatiteľa“) vo vlastnosti „Indexované pole“, musíte vybrať: „Áno, zhody nie sú povolené“ a potom kliknúť na tlačidlo „Definovať kľúč“ na paneli nástrojov (s obrázkom kľúča ). Toto definuje kľúčové pole alebo jednoduchý index.

Po dokončení vytvárania rozloženia tabuľky musíte vytvorenú tabuľku uložiť a opustiť okno návrhára tabuľky. Ak zatvoríte okno návrhára bez uloženia rozloženia, systém vám pripomenie, že musíte buď pomenovať tabuľku, alebo zrušiť svoju prácu . Dajme vytvorenej tabuľke názov „Odberateľ“.

Ak je to potrebné zmeniť(upraviť) rozloženie existujúce objekt, musíte tento objekt vybrať v zozname príslušnej záložky okna databázy a kliknúť na tlačidlo Konštruktér. Na obrazovke sa zobrazí okno s rozložením objektu (rovnaké ako pri jeho vytváraní). Rozloženie môžete opraviť a uložiť pod rovnakým alebo iným názvom.

Po vytvorení rozloženia sa údaje zadajú do tabuľky. Dvojitým kliknutím na názov tabuľky sa tabuľka otvorí v tabuľkovom režime a môžete začať zadávať údaje (obrázok 2.3). Ak je prvé pole v tabuľke kľúčové pole typu Počítadlo, potom sa obsah tohto stĺpca automaticky zvýši o 1, keď zadáte nový riadok. To zaisťuje, že hodnoty stĺpcov sú jedinečné.

Formuláre– ide o databázové objekty určené na prezeranie údajov z tabuliek a dotazov, na zadávanie údajov do databázy, opravu existujúcich údajov a vykonávanie určených akcií. Formulár môže obsahovať grafy, obrázky a iné vložené objekty.

Údaje z tabuľky môžete zadávať bez použitia akýchkoľvek formulárov. Existuje však niekoľko dôvodov, prečo sú formuláre nevyhnutným prostriedkom na zadávanie údajov do databázy:

Pri práci s formulármi je obmedzený prístup k tabuľkám (to najcennejšie v databáze);

Rôzni ľudia môžu mať rôzne prístupové práva k informáciám uloženým v databáze. Sú vybavené rôznymi formulármi na zadávanie údajov, hoci údaje z formulárov môžu prúdiť do jednej tabuľky;

Zadávanie údajov do formulára je jednoduchšie ako do tabuľky a pohodlnejšie, keďže okno formulára zvyčajne zobrazuje jeden záznam tabuľky;

Vo väčšine prípadov sa informácie pre databázy preberajú z papierových formulárov (formulárov, faktúr, faktúr, certifikátov atď.). Obrazovkové formuláre môžu byť vyrobené presne ako papierové formuláre, čím sa znížia chyby pri zadávaní a zníži sa únava personálu.

Formuláre založené na niekoľkých tabuľkách alebo dotazoch môžete vytvárať pomocou Sprievodcu, pomocou nástroja Automatický formulár, „ručne“ v režime návrhu, uložením tabuľky alebo dotazu ako formulára. Formulár vytvorený akýmkoľvek spôsobom je potom možné upraviť v režime návrhu. Zoberme si niektoré z uvedených metód:

1. Spustite príkaz: karta na páse s nástrojmi Tvorba– panel nástrojov Formuláre – Iné formuláre – Sprievodca formulárom.

2. V dialógovom okne Vytváranie formulárov vyberte tabuľky (dotazy) a polia, ktoré budú umiestnené vo formulári. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

3. V nasledujúcom dialógové okná vybrať sprievodcu vzhľad formuláre, štýl, nastavte názov formulára. Kliknite na tlačidlo Pripravený.

4. Na vytvorenie formulárov použite sprievodcu Zamestnanci, klienti, objednávky, manažéri.

5. Otvorte formulár Zamestnanci v režime návrhu. Tento režim je určený na vytváranie a úpravu formulárov.

6. Umiestnite prvky vo vhodnom poradí pre vás, zmeňte veľkosť a farbu textu.

7. Pridajte text do názvu formulára Zamestnanci spoločnosti.

8. Pridajte objekt do poznámky formulára Tlačidlo(stužková záložka Konštruktér– panel nástrojov Ovládacie prvky).

9. Po „nakreslení“ tlačidla kurzorom sa na obrazovke zobrazí dialógové okno Vytváranie tlačidiel(Obrázok 9).

Obrázok 9. Vytváranie tlačidiel vo formulári

11. Vyberte obrázok alebo text, ktorý sa umiestni na tlačidlo.

12. V poslednom dialógovom okne Button Masters pomenujte tlačidlo a kliknite naň Pripravený.

13. Button Master Napísal som postup pre toto tlačidlo v Microsoft Visual Basic. Pomocou príkazu môžete zobraziť postup spracovania udalosti Spracovanie udalostí obsahové menu tlačidlá.

14. Vytvorte si vlastné tlačidlá Ukončite aplikáciu, Vyhľadajte záznam, Vymažte záznam.

15. Formulár niekedy vyžaduje niekoľko strán obsahujúcich údaje z rôznych zdrojov, referencie alebo podporné informácie. Na tento účel môžete použiť sadu kariet.

16. Vytvorte prázdny formulár.

17. Ak chcete do formulára pridať sadu kariet, kliknite na tlačidlo Tab na paneli nástrojov Ovládacie prvky. Najprv pribudnú len dve záložky s formálnymi názvami Karta 1 A Karta 2.

18. Pridajte ďalšiu kartu.

19. Premenujte štítky kariet tak, aby zobrazovali názvy údajov, ktoré sa v nich budú nachádzať: Zamestnanci, manažéri, pomoc.

20. Prejdite na kartu Zamestnanci a presuňte naň formulár z databázy pomocou myši Zamestnanci.

21. Formulár položte rovnakým spôsobom manažérov na kartu manažérov.

22. Na karte Pomocník uveďte niekoľko tipov na prácu s databázou.

23. tento formulár uložiť s menom Zamestnanci spoločnosti.

24. Tlačidlá môžete vytvárať v programe Microsoft Access. Obsahujú iba tlačidlá a sú určené na výber základných akcií v databáze. Ak chcete vytvoriť tlačidlový formulár, musíte prejsť na kartu pásu Práca s databázami vyberte tím Správca formulárov tlačidiel.

25. Ak formulár tlačidla nie je v databáze, budete vyzvaní na potvrdenie jeho vytvorenia. Kliknite Áno v potvrdzovacom dialógovom okne.

26. sa objaví pred vami Správca formulárov tlačidiel, v ktorom kliknite na tlačidlo Vytvorte.

27. V dialógovom okne Tvorba(Obrázok 10) zadajte názov formulára nového tlačidla a kliknite OK.

Obrázok 10. Nastavenie názvu formulára tlačidla

28. Názov nového formulára tlačidla sa pridá do zoznamu Stránky tlačidiel okno Správca formulárov tlačidiel(Obrázok 11). Vyberte názov formulára nového tlačidla a kliknite na tlačidlo Zmeniť.

Obrázok 11. Správca formulára tlačidiel

29. V dialógovom okne Zmena stránky formulára tlačidla kliknite na tlačidlo Vytvorte. Zobrazí sa dialógové okno Zmena prvku formulára tlačidla(Obrázok 12)

Obrázok 12. Vytváranie tlačidiel vo formulári

30. V teréne Text zadajte text titulku pre prvé tlačidlo formulára tlačidla a potom vyberte príkaz z rozbaľovacieho zoznamu v poli Tím. V teréne Formulár vyberte formulár, pre ktorý sa tento príkaz vykoná.

31. Rovnakým spôsobom pridajte tlačidlá Klienti, objednávky, výstup.

32. V dialógovom okne Správca formulárov tlačidiel vyberte názov formulára tlačidla a kliknite na tlačidlo Predvolené. Text sa zobrazí vedľa názvu formulára tlačidla "(predvolené)".

33. Na dokončenie vytvárania formulára tlačidla kliknite na tlačidlo Zavrieť.

34. Výsledkom by mal byť tvar znázornený na obrázku 13.

Obrázok 13. Formulár hlavného tlačidla

35. Pridajte do formulára nejaký druh kresby.

36. Aby sa pri spustení aplikácie zobrazil na obrazovke formulár hlavného tlačidla, musíte kliknúť na tlačidlo v hlavnom menu Možnosti prístupu(Obrázok 14). Pre aktuálnu databázu nastavte zobrazovací formulár na „tlačidlový formulár“.

Obrázok 14. Nastavenie možností prístupu

Správy sú určené na tlač informácií. Údaje sú často prezentované v tabuľkovej forme. Na rozdiel od tlačových výstupov tabuliek alebo dotazov poskytuje zostava väčšiu možnosť triedenia a zoskupovania údajov, poskytuje možnosť pridávať súčty, ako aj vysvetľujúci text, hlavičky, päty, čísla strán, štýly a rôzne grafické prvky.

Existuje niekoľko spôsobov, ako vytvoriť zostavy v databáze programu Access:

Používanie Sprievodcu zostavou;

Na základe tabuliek alebo dopytov;

V režime návrhu.

1. V okne databázy spustite príkaz: karta na páse s nástrojmi Tvorba– panel nástrojov Správy – Sprievodca zostavou.

2. Vyberte zo zoznamu tabuľku (alebo dotaz), ktorý sa použije ako zdroj údajov (napríklad dotaz na adresy zákazníkov).

3. V zobrazenom dialógovom okne Generovanie správ(Obrázok 15) presuňte všetky dostupné polia do oblasti „vybrané polia“.

Obrázok 15. Sprievodca zostavou

4. S Sprievodcovia správami vytvoriť prehľad narodeniny. Použite tabuľku ako zdroj údajov Zamestnanci.

5. Ak potrebujete vytlačiť poštové štítky, Access poskytuje túto možnosť. Ak to chcete urobiť, vyberte tabuľku klientov a spustite príkaz: karta na páse s nástrojmi Tvorba– panel nástrojov Správy – Nálepky.

6. V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí (Obrázok 16), zadajte veľkosť nálepky, systém jednotiek, typ nálepky a kliknite na Ďalej.

Obrázok 16. Dialógové okno Vytvoriť štítky

7. V ďalšom kroku vytvárania zostavy nastavte písmo, veľkosť, farbu textu a štýl. Kliknite Ďalej.

8. Vyberte polia, ktoré sa zobrazia na štítku. Napríklad, Názov spoločnosti, adresa, telefón A Fax. Ak chcete na každej nálepke zobraziť špecifický text, zadajte ho do prototypu nálepky.

9. V prípade potreby zmeňte názov správy štítkov a kliknite na tlačidlo Pripravený.

10. Správy niekedy potrebujú vypočítať súčty, priemery, minimálne a maximálne hodnoty a percentá. Ak to chcete urobiť, spustite sa Sprievodca správou a zadajte dotaz ako zdroj údajov Cena objednávky.

11. V dialógovom okne Masters

1. Základné informácie o prehľadoch.

2. MS Access DBMS nástroje na vytváranie reportov.

3. Vytvorenie zostavy v režime návrhu.

3.1. Nastavenie možností stránky prehľadu

3.2. Štruktúra správy

3.3. Formátovanie prehľadu

Na získanie tlačeného dokumentu v MS Access DBMS je k dispozícii niekoľko možností:

Tlač tabuľky v tabuľkovom režime (zobrazenie všetkých záznamov alebo záznamov, ktoré spĺňajú podmienky filtrovania vo forme tabuľky);

Vytlačte sadu záznamov dotazov v tabuľkovom zobrazení;

Tlač formulára v režime formulára alebo v režime tabuľky;

Vytlačte správu.

1. Základné informácie o prehľadoch

správa– prispôsobiteľné dialógové okno, ktoré vám umožňuje organizovať formátovanú prezentáciu údajov určenú na výstup na obrazovku, tlačiareň alebo súbor. V MS Access DBMS sú zostavy databázové objekty.

Správy sú najlepším spôsobom, ako prezentovať databázové informácie v tlačenom dokumente. V porovnaní s inými prostriedkami tlače dát majú zostavy 2 základné výhody:

– poskytujú dostatok príležitostí na zoskupovanie, triedenie a výpočet medzisúčtov a celkových súčtov veľké súpravy záznamy (výpočty je možné vykonať podľa skupín, niekoľkých skupín a pre správu ako celok);

– umožňujú výstup dát vo forme blízkej štandardným formulárom dokumentov.

Etapy tvorby správy.

V prvej fáze sa vypracuje návrh budúcej správy na papieri. Zároveň je uvedené: z ktorej tabuľky alebo dotazu je potrebné zobraziť údaje, sú určené úrovne zoskupovania a triedenia údajov, ktoré polia majú byť v zostave prezentované a ktoré ovládacie prvky sa použijú na zobrazenie údajov , či sú potrebné vypočítané polia, ktoré grafické prvky sa použijú na vytvorenie profesionálne vyzerajúcej správy.

V ďalšej fáze je zostava zostavená pomocou DBMS.

2. Nástroje DBMSPANI Prístupna vytvorenie prehľadu

Ak chcete vytvoriť novú správu v MS Access DBMS, musíte prejsť na kartu v okne databázy Správy a kliknite na tlačidlo Vytvorte . V zobrazenom dialógovom okne Nová správa(Obr. 10.1) vyberte nástroj na vytváranie reportov.

Všetky nástroje uvedené v zozname dialógového okna Nová správa, možno rozdeliť do troch hlavných skupín:

– nástroje na automatické vytváranie reportov (Autoreport: stĺpec, Autoreport: páska);

– sprievodcovia vytvorením správ (Sprievodca zostavou, Sprievodca grafom a poštové štítky);

– návrhár tvorby reportov.

Obr. 10.1. Dialógové okno Nová správa

Nástroje na automatické vytváranie zostáv vám umožňujú vytvoriť zostavu vhodného typu na základe zvoleného zdroja údajov: tabuľky alebo dotazu.

Sprievodcovia vytváraním správ vám umožňujú vytvárať správy v dialógovom režime s používateľom. Pomocou sprievodcov môžete vytvoriť zdroj údajov pre zostavu, vybrať typ prezentácie údajov, definovať polia na zoskupenie, triedenie a sumarizáciu, vybrať súhrnné funkcie pre skupinu, definovať rozloženie zostavy a štýl dizajnu a nastaviť názov správa.

Návrhár zostáv je hlavným nástrojom, ktorý vám umožňuje manuálne vytvárať zostavy akejkoľvek zložitosti. Typ správy a jej obsah závisia od kvalifikácie tvorcu správy.

Na vytvorenie prototypu zostavy sa zvyčajne používajú nástroje na automatické vytváranie zostáv alebo sprievodcovia a návrhár zostáv sa používa na doladenie zostavy do profesionálneho vzhľadu.

Práca so správami môže prebiehať v troch režimoch: v režime, v režime a v režime.

Režim je určený na vygenerovanie zostavy a zobrazenie všetkých údajov zo zdroja záznamov na obrazovke, režim je určený na rýchle vygenerovanie zostavy na základe mechanickej substitúcie údajov z viacerých záznamov zdroja údajov (kritériá vzorkovania a triedenia sú ignorované ), režim je určený na vytváranie a zmenu štruktúry zostavy. Na zmenu režimu práce s prehľadom môžete použiť tlačidlo vyhliadka na paneli nástrojov Návrhár správ alebo podobný príkaz ponuky vyhliadka.

3. Vytvorenie zostavy v režime návrhu

Ak chcete vytvoriť prehľad v režime, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Nakonfigurujte parametre stránky.

2. Vyberte alebo vytvorte zdroj záznamov pre správu.

3. Určite úrovne zoskupovania a triedenia.

4. Do správy umiestnite polia zdrojov záznamov.

5. Pridajte vypočítané a voľné kontroly.

6. Nakonfigurujte vlastnosti ovládacích prvkov a sekcií zostavy.

7. Naformátujte správu pre profesionálny vzhľad.

3.1. Nastavenie možností stránky prehľadu

Hlavným účelom správy je vytlačiť informácie z databázy vo formátovanej forme (blízkej forme papierového dokumentu). Preto pred návrhom zostavy (umiestnením ovládacích prvkov do zostavy) je potrebné nakonfigurovať parametre strany zostavy (vybrať tlačiareň, určiť veľkosť hárku a jeho orientáciu, nastaviť veľkosti okrajov atď.).

Ak neexistuje žiadna fyzická tlačiareň, musíte tlačiareň nainštalovať programovo pomocou príkazu operačný systém Štart | Nastavenie | Tlačiarne | Inštalácia tlačiarne.

Ak chcete nakonfigurovať parametre stránky zostavy, musíte spustiť príkaz Súbor | Nastavenia stránky…. Dialógové okno Nastavenia stránky znázornené na obr. 10.2.

Karta stránky (a) Karta Polia (b)

Obr. 10.2. Dialógové okno Nastavenie strany

Nastavenia stránky sa konfigurujú pre každý prehľad.

Ak je možné vytlačiť zostavy na rôzne tlačiarne, potom v dialógovom okne Nastavenia stránky na karte Stránka Môžete si vybrať typ tlačiarne, ktorý potrebujete. Dialógové okno Výber tlačiarne znázornené na obr. 10.3.

Obr. 10.3. Vyberte dialógové okno tlačiarne

Ďalšie parametre strany závisia od typu zvolenej tlačiarne (pozri obr. 10.2): maximálny formát a veľkosť papiera, minimálne veľkosti okrajov, typ podávania papiera.

Farba zostavy závisí od typu zvolenej tlačiarne a nastavení jej vlastností: výstup vo farbe alebo čiernobiele.

3.2. Štruktúra správy

Štruktúra reportu v režime je znázornená na obr. 10.4. Každý prehľad má nasledujúce sekcie:

– názov správy(zobrazuje sa len na 1. liste správy (titulná strana) a môže obsahovať názov správy, logo spoločnosti, sídlo podniku atď.);

– hlavička stránky(zobrazuje sa v hornej časti každej strany a môže obsahovať nadpisy, dátum tlače, číslo strany atď.);

– dátová oblasť(určené na zobrazenie polí z dotazu alebo tabuľky – zdroj záznamov pre zostavu);

– päta(zobrazuje sa v spodnej časti každej strany a môže obsahovať nadpisy, dátum tlače, číslo strany atď.);

– správa poznámka(zobrazuje sa len na poslednom liste správy a môže obsahovať záverečné výpočty, závery k správe a pod.).

Zo všetkých uvedených sekcií je požadovaná sekcia dátová oblasť.

V okne sú súčasne zobrazené/skryté sekcie názvu zostavy a komentára k zostave. Rovnaký princíp zobrazenia/skrytia platí pre sekciu hlavičky a päty (pozri obr. 10.4).

Pri zoskupovaní záznamov je možné pre každú skupinu pridať okno reportov (pozri obr. 10.4) a v reportoch je možné definovať až 10 úrovní zoskupovania a triedenia, nezávisle od seba nasledujúce sekcie:

– hlavička skupiny(zobrazuje sa na začiatku každého nová skupina a môže obsahovať pole, podľa ktorého sa zoskupovanie vykonáva);

– skupinová poznámka(zobrazuje sa na konci každej skupiny a môže obsahovať súčty skupín).

Výšku oblasti ľubovoľnej sekcie zostavy môžete zmeniť pomocou myši potiahnutím spodnej časti sekcie nahor alebo nadol.

Šírka správy sa nastaví na základe zvolenej veľkosti papiera, orientácie hárku a veľkosti okrajov tlače.

Príklad určenia šírky správy pre papier A4 je uvedený v tabuľke 10.1.

Tabuľka 10.1

Šírka správy by nemala presiahnuť vypočítanú veľkosť, pretože informácie zobrazené v správe budú rozdelené na niekoľko strán.

Šírku zostavy môžete zmeniť pomocou myši potiahnutím pravého okraja zostavy doľava alebo doprava.

Rovnako ako vo formulári, môžete vložiť rôzne prvky kontroly: pripojené, vypočítané a bezplatné. Výrazy vo vypočítaných poliach zostavy sa tvoria podľa rovnakých pravidiel ako pre formuláre:

= [Cena] * [Množstvo]

SUM([Cena]

Priezvisko & " " & Left(First Name; 1) & "."

Pomocou ovládacieho prvku Podformulár/správa Do hlavnej zostavy môžete vložiť čiastkové zostavy.

Vlastnosti je možné špecifikovať pre každý ovládací prvok, sekciu a zostavu ako celok.

Vygenerovaný prehľad Objednávka v režime a režime je znázornené na obr. 10.5.

Obr. 10.5. Správa objednávkového formulára v režime návrhu (a) a režime ukážky (b)

Obr. 10.6. Okno vlastností pre pole SequentialNumber

Pre zobrazenie každej skupiny (objednávkového formulára) na samostatnej stránke je potrebné nastaviť okno vlastností sekcie Poznámka zo skupiny "Kód objednávky". na karte Rozloženie hodnotu nehnuteľnosti Koniec strany: Po sekcii(obr. 10.7).

Obr. 10.5. Okno vlastností pre sekciu NoteGroups1

3.3. Formátovanie prehľadu

Jedným z prvkov okna prehľadu je panel nástrojov Formát formulára/správy, ktorý obsahuje tlačidlá a rozbaľovacie zoznamy, ktoré uľahčujú výber možností formátovania (farba, písmo, hrúbka čiary, spôsob zarovnania atď.).

Formátovanie tiež znamená umiestnenie ovládacích prvkov do sekcií zostavy, zarovnanie ovládacích prvkov, zmenu veľkosti ovládacích prvkov a nastavenie medzier medzi ovládacími prvkami. Na vykonanie týchto operácií môžete použiť myš alebo príkazy ponuky Formátovať (Zarovnať..., Veľkosť…, Vertikálne rozostupy... A Horizontálne rozstupy...).

Ak chcete rýchlo vykonať operácie formátovania zostavy, panel s nástrojmi si môžete prispôsobiť Formát formulára/správy skopírovaním tlačidiel z ponuky naň Formátovať.

Je popísaná technológia na vytváranie jednoduchých, podrobných, kompozitných databázových zostáv v MS Access 2007 DBMS.

* * *

Daný úvodný fragment knihy Databázy: Vytváranie reportov v DBMS MS Access 2007 (Tím autorov, 2013) zabezpečuje náš knižný partner - spoločnosť liter.

Začiatok práce

Aby ste získali predstavu o databázových správach, odporúča sa otvoriť tréningovú databázu Northwind 2007 v MS Access DBMS.

Otvorenie databázy

Na otvorenie databázy Northwind 2007 potrebujete:

1. Spustite Microsoft Access kliknutím na tlačidlo Štart.

2. Vyberte „Všetky programy“ a potom Microsoft Office, potom Microsoft Access 2007. Otvorí sa okno Microsoft Access 2007.

Ak nie je na vašom počítači otvorená databáza „Borey 2007“ prvýkrát, na obrazovke sa zobrazí úvodná obrazovka databázy „Borey 2007“;

Ak je to prvýkrát, MS Access ho stiahne ako prvý. Ak chcete spustiť sťahovanie, musíte kliknúť na príkazové tlačidlo „Stiahnuť“ a postupovať podľa pokynov.

Otvorí sa okno databázy Northwind 2007.

Databáza sa zatvára spôsobom obvyklým pre MS Office: v systémovej ponuke s príkazmi na prácu so súborom zvoľte „Zavrieť databázu“.

Cvičenie 1. Spustite MS Access 2007. Otvorte databázu Northwind 2007. Zavri to. Znova otvorte databázu Northwind 2007.

Vlastnosti rozhrania MS Access 2007

V MS Access 2007 sa líši od predchádzajúce verzie rozhranie. Menu a panely nástrojov sú nahradené pásom s ponukami s rôznymi kartami: Domov, Vytvorenie, Externé údaje, Práca s databázou.

Karty obsahujú nástroje alebo skupiny nástrojov (skupina je označená ikonou trojuholníka), ku ktorým sa môžete pripojiť.

Ryža. 1. Pás s ponukami MS Access 2007 s kartami

Taktiež v závislosti od toho, s akým databázovým objektom pracujete, sa automaticky objavia kontextové nástroje, napríklad pri práci s formulármi sa objavia kontextové nástroje pre formulár.

Pod pásom s nástrojmi je vľavo oblasť prechodu a vpravo okno úprav, ktoré zobrazuje upravovaný objekt.

Ryža. 2. Okno databázy “Borey 2007”.

Navigačná tabla obsahuje všetky objekty programu Access (tabuľky, formuláre, dotazy, zostavy atď.). Požadovaný objekt môžete vybrať zo zoznamu Všetky prístupové objekty. Keď dvakrát kliknete na názov objektu na navigačnej table, tento objekt sa zobrazí na vlastnej karte v okne Upraviť.

Databázové objekty

Databáza obsahuje údaje v nasledujúcich typoch objektov: tabuľka, dotaz, formulár, zostava, makro a modul. Základnou štruktúrou na ukladanie údajov je tabuľka. Všetky ostatné typy objektov sú odvodené z tabuľky:

Dotaz ukladá údaje tabuľky, ktoré spĺňajú určité kritérium určené používateľom pri vytváraní príkazu na získanie údajov.

Formulár ukladá údaje tabuľky alebo dotazu ako kolekciu kariet obrazovky, z ktorých každá zobrazuje obsah jednej tabuľky alebo záznamu dotazu, čo je užitočné pri aktualizácii údajov v tabuľkách.

Zostava uchováva údaje z tabuliek alebo dotazov vo formulári textový dokument, vhodné na tlač.

Makro ukladá množinu operácií spracovania údajov, ktoré možno spustiť jedným stlačením klávesu Enter, čo je praktické, ak potrebujete často vykonávať rovnaké štandardné operácie.

Modul uchováva program na spracovanie dát napísaný v programovacom jazyku, najčastejšie v jazyku zabudovanom v MS Access, Access Basic.

Databázové objekty v navigačnej oblasti sú zoskupené a môžete vidieť názvy skupín. Ak chcete zobraziť obsah skupiny, musíte kliknúť na názov skupiny. Druhým kliknutím sa zoznam skupín zbalí pod jej názov.

Úloha 2. Zbaľte a rozbaľte zoznamy skupín na navigačnej table.

Vzhľadom na to, že tabuľky sú hlavnou štruktúrou na ukladanie údajov, používateľ v záujme zabránenia ich poškodeniu a zabezpečenia jednoduchej práce s údajmi pracuje s odvodenými typmi objektov. V databáze Northwind 2007 sú formuláre „Zákazníci a objednávky“, „Zásoby a nákupy“, „Dodávatelia“, „Dodávka“, „Správy“, „Zamestnanci“ explicitne uvedené v oblasti prechodu.

Tabuľky a iné typy objektov sú skryté na navigačnej table v skupine Pomocné objekty.

Skupina „Nepriradené objekty“ ukladá objekty, ktoré sú dodatočne vytvorené používateľom. Napríklad tu môžete uložiť dopyty, ktoré ste vytvorili.

Upozorňujeme, že sú označené rôzne typy objektov rôzne ikony:

Reprezentáciu objektov v prechodovom paneli môžete zmeniť na známu, ktorá sa používa v staršie verzie MS Access. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu zoznamu (▼) v hlavičke navigačnej tably, aby ste rozbalili zoznam filtrov objektov a vyberte „Objekty služby All Access“.

Úloha 3. Skontrolujte obsah skupiny Pomocné objekty. Otvárajte rôzne typy objektov a prezerajte si ich obsah. Zatvorte skupinu Pomocné objekty. Zmeňte prezentáciu objektov na navigačnej table na zoskupenie objektov podľa typu: tabuľky, dotazy, formuláre, makrá, moduly.

Oblasť prechodu môžete zbaliť a rozbaliť kliknutím na tlačidlo s dvojitou šípkou (<<) или (>>) v pravom hornom rohu panela.

Úloha 4. Zbaľte a rozbaľte oblasť prechodu.

Okno úprav je momentálne obsadené úvodnou obrazovkou. Šetrič obrazovky je možné odstrániť kliknutím na tlačidlo (X) napravo od skratky „Screenaver“.

Môžete ho zobraziť v oblasti prechodu zo skupiny „Auxiliary Objects“ a potom formulára „Splash Screen“.

Úloha 5. Zatvorte úvodnú obrazovku databázy Northwind 2007.

Všetky databázové tabuľky sú vzájomne prepojené. Vzťahy medzi tabuľkami môžete vidieť, ak otvoríte dátovú schému výberom „Dátová schéma“ na karte ponuky „Práca s databázami“.

Dátový diagram môžete zatvoriť kliknutím na tlačidlo „Zavrieť“ na karte ponuky „Návrh“.

Úloha 6. Otvorte a zatvorte dátovú schému.

Systém pomoci MS Access 2007

Ako každá aplikácia MS Office, aj MS Access 2007 DBMS má svoj vlastný systém pomoci. Na jej otvorenie potrebujete:

1. Na pravej strane panela s ponukami kliknite na tlačidlo (?).

2. V okne „Help: Access“ zadajte požadovanú časť pomocníka v spodnej časti okna alebo zadajte kontext vyhľadávania do vyhľadávacieho panela a stlačte kláves Enter.

Úloha 7. Otvorte systém pomocníka MS Access 2007. Otvorte časť Formuláre a zostavy. Skontrolujte obsah sekcie. Zatvorte systém pomoci.

Zostavy, podobne ako formuláre, sú odvodené objekty Accessu, ktoré sú založené na tabuľkách alebo dotazoch. Formuláre sú pohodlným nástrojom na rýchle prezeranie údajov, no ich hlavným účelom je zadávať a upravovať údaje. Po zadaní údajov do tabuliek pomocou formulárov, ktoré uľahčujú zadávanie, možno budete chcieť zobraziť údaje usporiadaným spôsobom. Prehľady sa používajú na prezentáciu údajov v pohodlnej a ľahko zrozumiteľnej forme. Výstup údajov pomocou správ. Všeobecné ustanovenia. Ako každý objekt Accessu môžete zostavu vytvoriť manuálne alebo pomocou Sprievodcu zostavou (odporúča sa na vytvorenie konceptu zostavy). Zostava je vytvorená na základe tabuľky (niekoľko tabuliek) alebo dotazu. Proces vytvárania novej zostavy je podobný ako pri vytváraní akéhokoľvek objektu Access, t.j. stačí vybrať databázový objekt Report – Create a následne v dialógovom okne New Report zvoliť režim tvorby reportu.

Na ochranu databázy Access používa súbor pracovnej skupiny system.mdw (pracovná skupina je skupina používateľov, ktorí zdieľajú sieťové zdroje), ku ktorému sú štandardne pripojené databázy na pracovných staniciach. Súbor pracovných skupín obsahuje účty používateľov a skupiny, ako aj heslá používateľov. účty je možné udeliť prístupové práva k databáze a jej objektom, pričom samotné prístupové oprávnenia sú uložené v databáze. Na zabezpečenie ochrany databázy Accessu je potrebné vytvoriť pracovnú skupinu pomocou súboru - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Pri vytváraní jedinečnej pracovnej skupiny zadávate meno používateľa, názov organizácie a kód pracovnej skupiny. Súbor pracovnej skupiny MS Access obsahuje nasledujúce vstavané účty: 1. Správcovia – štandardné používateľské konto. Tieto záznamy sú rovnaké pre všetky prípady pani Access; 2. Admin – účet skupiny administrátorov – je jedinečný v každom súbore pracovnej skupiny; 3. Používatelia – obsahuje používateľské účty. Ak chcete vytvoriť súbor pracovnej skupiny, musíte ukončiť Access a nájsť súbor pracovnej skupiny v priečinku system alebo system32 v adresári windows a vytvoriť novú pracovnú skupinu (môže byť až 20 digitálnych resp. písmenové označenia). Skupina Admins môže obsahovať ľubovoľný počet používateľov, ale vždy je jeden vlastník objektu (vlastníkom objektu môže byť účet, ktorý objekt vytvoril alebo na ktorý boli prevedené práva na jeho používanie). Keďže čítanie záznamu Admin je možné pre všetky pracovné skupiny a tieto účty sú rovnaké, musí byť používateľ ADMIN odstránený zo skupiny správcov, pre ktorú musíte vytvoriť nový účet správcu a nastaviť heslo pre jeho účty a účty vlastníkov. Šifrovať a dešifrovať databázu môže iba jej vlastník a členovia skupiny Admins. Na šifrovanie používa Jet algoritmus RSA (pomenovaný podľa prvých písmen priezvisk jeho vynálezcov: Rivest, Shamir, Adelman) s kľúčom založeným na ID pracovnej skupiny. Šifrovanie databázy má dva negatívne vedľajšie účinky. Po prvé, jeho výkon klesá – podľa odhadov Microsoftu o 10-15 percent. Po druhé, šifrovaná databáza nemôže byť komprimovaná programami ako PKZip, LHA, Stacker a DriveSpace. Presnejšie povedané, môžete ho stlačiť, ale nemá to zmysel - jeho veľkosť sa mierne zmenší. Rozlíšenie prístupových práv používateľov Prístupové povolenia sa nazývajú explicitné, ak patria alebo sú priradené k používateľskému účtu.

Príklad vytvorenia ochrany údajov v MS Access:

Obr.4 Vytvorenie ochrany údajov

Vytváranie reportov v MS Access DBMS. Príprava reportovacej dokumentácie pomocou MS Access. Ochrana projektov pomocou MS Access DBMS.

Bezpečnostný systém databázy musí zabezpečiť fyzickú integritu databázy a ochranu pred neoprávneným vniknutím do čítania obsahu a zmeny údajov. Ochrana databázy sa vykonáva na dvoch úrovniach: - na úrovni hesla; - na úrovni užívateľa (ochrana užívateľských účtov a identifikovaných objektov). Na ochranu databázy Access používa súbor pracovnej skupiny system.mdw (pracovná skupina je skupina používateľov, ktorí zdieľajú sieťové zdroje), ku ktorému sú štandardne pripojené databázy na pracovných staniciach. Súbor pracovných skupín obsahuje používateľské a skupinové kontá, ako aj používateľské heslá. Účtom je možné udeliť prístupové práva k databáze a jej objektom, pričom samotné prístupové oprávnenia sú uložené v databáze. Na zabezpečenie ochrany databázy Accessu je potrebné vytvoriť pracovnú skupinu pomocou súboru - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Pri vytváraní jedinečnej pracovnej skupiny zadávate meno používateľa, názov organizácie a kód pracovnej skupiny. Súbor pracovnej skupiny MS Access obsahuje nasledujúce vstavané účty: 1. Správcovia – štandardné používateľské konto. Tieto záznamy sú rovnaké pre všetky prípady pani Access; 2. Admin – účet skupiny administrátorov – je jedinečný v každom súbore pracovnej skupiny; 3. Používatelia – obsahuje používateľské účty. Ak chcete vytvoriť súbor pracovnej skupiny, musíte ukončiť Access a nájsť súbor pracovnej skupiny v priečinku system alebo system32 v adresári windows a vytvoriť novú pracovnú skupinu (môže mať až 20 čísel alebo písmen).

Príklad vytvárania reportov v MS Access:

Obr.5 Vytváranie reportov

ZÁVER

Počas výchovno-vzdelávacej praxe UP 04.01. A UP 04.02. Svoje vedomosti som si upevnil v disciplínach: MDK 04.01. “Práca s počítačom a PC hardvérom” a MDK 04.02. "Pracovať s softvér Počítače a PC." Zopakoval som si materiály ako: architektúra externého počítača, pripojenie zariadení, nastavenie programov a rozhraní, práca s editorské programy atď.

V praxi sa študovali a popisovali tieto témy:

1. Vytvorte prezentáciu

Populárne v kategórii: