Správa Subdiv Vytváranie zostáv v databáze Microsoft Access. Vytvorenie zostavy ako databázového objektu

1. Základné informácie o prehľadoch.

2. MS Access DBMS nástroje na vytváranie reportov.

3. Vytvorenie zostavy v režime návrhu.

3.1. Nastavenie možností stránky prehľadu

3.2. Štruktúra správy

3.3. Formátovanie prehľadu

Na získanie tlačeného dokumentu v MS Access DBMS je k dispozícii niekoľko možností:

Tlač tabuľky v tabuľkovom režime (zobrazenie všetkých záznamov alebo záznamov, ktoré spĺňajú podmienky filtrovania vo forme tabuľky);

Vytlačte sadu záznamov dotazov v tabuľkovom zobrazení;

Tlač formulára v režime formulára alebo v režime tabuľky;

Vytlačte správu.

1. Základné informácie o prehľadoch

správa– prispôsobiteľné dialógové okno, ktoré vám umožňuje organizovať formátovanú prezentáciu údajov určenú na výstup na obrazovku, tlačiareň alebo súbor. V MS DBMS Prístup k prehľadom sú databázové objekty.

Správy sú najlepším spôsobom, ako prezentovať databázové informácie v tlačenom dokumente. V porovnaní s inými prostriedkami dátový výstup pre tlač majú zostavy 2 základné výhody:

– poskytujú dostatok príležitostí na zoskupovanie, triedenie a výpočet medzisúčtov a celkových súčtov veľké súpravy záznamy (výpočty je možné vykonať podľa skupín, niekoľkých skupín a pre správu ako celok);

– umožňujú výstup dát vo forme blízkej štandardným formulárom dokumentov.

Etapy tvorby správy.

V prvej fáze sa vypracuje návrh budúcej správy na papieri. Zároveň je uvedené: z ktorej tabuľky alebo dotazu je potrebné zobraziť údaje, sú určené úrovne zoskupovania a triedenia údajov, ktoré polia majú byť v zostave prezentované a ktoré ovládacie prvky sa použijú na zobrazenie údajov , či sú potrebné vypočítané polia, ktoré grafické prvky sa použijú na vytvorenie profesionálne vyzerajúcej správy.

V ďalšej fáze je zostava zostavená pomocou DBMS.

2. Nástroje DBMSPANI Prístupna vytvorenie prehľadu

Ak chcete vytvoriť novú správu v MS Access DBMS, musíte prejsť na kartu v okne databázy Správy a kliknite na tlačidlo Vytvorte . V zobrazenom dialógovom okne Nový prehľad(Obr. 10.1) vyberte nástroj na vytváranie reportov.

Všetky nástroje uvedené v zozname dialógového okna Nový prehľad, možno rozdeliť do troch hlavných skupín:

– nástroje na automatické vytváranie reportov (Autoreport: stĺpec, Autoreport: páska);

– sprievodcovia vytvorením správ (Sprievodca zostavou, Sprievodca grafom a poštové štítky);

– návrhár tvorby reportov.

Obr. 10.1. Dialógové okno Nová správa

Nástroje na automatické vytváranie zostáv vám umožňujú vytvoriť zostavu vhodného typu na základe zvoleného zdroja údajov: tabuľky alebo dotazu.

Sprievodcovia vytváraním správ vám umožňujú vytvárať správy v dialógovom režime s používateľom. Pomocou sprievodcov môžete vytvoriť zdroj údajov pre zostavu, vybrať typ prezentácie údajov, definovať polia na zoskupenie, triedenie a sumarizáciu, vybrať súhrnné funkcie pre skupinu, definovať rozloženie zostavy a štýl dizajnu a nastaviť názov správa.

Návrhár zostáv je hlavným nástrojom, ktorý vám umožňuje manuálne vytvárať zostavy akejkoľvek zložitosti. Typ správy a jej obsah závisia od kvalifikácie tvorcu správy.

Na vytvorenie prototypu zostavy sa zvyčajne používajú nástroje na automatické vytváranie zostáv alebo sprievodcovia a návrhár zostáv sa používa na doladenie zostavy do profesionálneho vzhľadu.

Práca so správami môže prebiehať v troch režimoch: v režime, v režime a v režime.

Režim je určený na vygenerovanie zostavy a zobrazenie všetkých údajov zo zdroja záznamov na obrazovke, režim je určený na rýchle vygenerovanie zostavy na základe mechanickej substitúcie údajov z viacerých záznamov zdroja údajov (kritériá vzorkovania a triedenia sú ignorované ), režim je určený na vytváranie a zmenu štruktúry zostavy. Na zmenu režimu práce s prehľadom môžete použiť tlačidlo vyhliadka na paneli nástrojov Návrhár správ alebo podobný príkaz ponuky vyhliadka.

3. Vytvorenie zostavy v režime návrhu

Ak chcete vytvoriť prehľad v režime, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Nakonfigurujte parametre stránky.

2. Vyberte alebo vytvorte zdroj záznamov pre správu.

3. Určite úrovne zoskupovania a triedenia.

4. Do správy umiestnite polia zdrojov záznamov.

5. Pridajte vypočítané a voľné kontroly.

6. Nakonfigurujte vlastnosti ovládacích prvkov a sekcií zostavy.

7. Naformátujte správu pre profesionálny vzhľad.

3.1. Nastavenie možností stránky prehľadu

Hlavným účelom správy je vytlačiť informácie z databázy vo formátovanej forme (blízkej forme papierového dokumentu). Preto pred návrhom zostavy (umiestnením ovládacích prvkov do zostavy) je potrebné nakonfigurovať parametre strany zostavy (vybrať tlačiareň, určiť veľkosť hárku a jeho orientáciu, nastaviť veľkosti okrajov atď.).

Ak neexistuje žiadna fyzická tlačiareň, musíte tlačiareň nainštalovať programovo pomocou príkazu operačný systém Štart | Nastavenie | Tlačiarne | Inštalácia tlačiarne.

Ak chcete nakonfigurovať parametre stránky zostavy, musíte spustiť príkaz Súbor | Nastavenia stránky…. Dialógové okno Nastavenia stránky znázornené na obr. 10.2.

Karta stránky (a) Karta Polia (b)

Obr. 10.2. Dialógové okno Nastavenie strany

Nastavenia stránky sa konfigurujú pre každý prehľad.

Ak je možné vytlačiť zostavy na rôzne tlačiarne, potom v dialógovom okne Nastavenia stránky na karte Stránka Môžete si vybrať typ tlačiarne, ktorý potrebujete. Dialógové okno Výber tlačiarne znázornené na obr. 10.3.

Obr. 10.3. Vyberte dialógové okno tlačiarne

Ďalšie parametre strany závisia od typu zvolenej tlačiarne (pozri obr. 10.2): maximálny formát a veľkosť papiera, minimálne veľkosti okrajov, typ podávania papiera.

Farba zostavy závisí od typu zvolenej tlačiarne a nastavení jej vlastností: výstup vo farbe alebo čiernobiele.

3.2. Štruktúra správy

Štruktúra reportu v režime je znázornená na obr. 10.4. Každý prehľad má nasledujúce sekcie:

– názov správy(zobrazuje sa len na 1. liste správy (titulná strana) a môže obsahovať názov správy, logo spoločnosti, sídlo podniku atď.);

– hlavička stránky(zobrazuje sa v hornej časti každej strany a môže obsahovať nadpisy, dátum tlače, číslo strany atď.);

– dátová oblasť(určené na zobrazenie polí z dotazu alebo tabuľky – zdroj záznamov pre zostavu);

– päta(zobrazuje sa v spodnej časti každej strany a môže obsahovať nadpisy, dátum tlače, číslo strany atď.);

– správa poznámka(zobrazuje sa len na poslednom liste správy a môže obsahovať záverečné výpočty, závery k správe a pod.).

Zo všetkých uvedených sekcií je požadovaná sekcia dátová oblasť.

V okne sú súčasne zobrazené/skryté sekcie názvu zostavy a komentára k zostave. Rovnaký princíp zobrazenia/skrytia platí pre sekciu hlavičky a päty (pozri obr. 10.4).

Pri zoskupovaní záznamov je možné pre každú skupinu pridať okno reportov (pozri obr. 10.4) a v reportoch je možné definovať až 10 úrovní zoskupovania a triedenia, nezávisle od seba nasledujúce sekcie:

– hlavička skupiny(zobrazuje sa na začiatku každého nová skupina a môže obsahovať pole, podľa ktorého sa zoskupovanie vykonáva);

– skupinová poznámka(zobrazuje sa na konci každej skupiny a môže obsahovať súčty skupín).

Výšku oblasti ľubovoľnej sekcie zostavy môžete zmeniť pomocou myši potiahnutím spodnej časti sekcie nahor alebo nadol.

Šírka správy sa nastaví na základe zvolenej veľkosti papiera, orientácie hárku a veľkosti okrajov tlače.

Príklad určenia šírky správy pre papier A4 je uvedený v tabuľke 10.1.

Tabuľka 10.1

Šírka správy by nemala presiahnuť vypočítanú veľkosť, pretože informácie zobrazené v správe budú rozdelené na niekoľko strán.

Šírku zostavy môžete zmeniť pomocou myši potiahnutím pravého okraja zostavy doľava alebo doprava.

Rovnako ako vo formulári, môžete vložiť rôzne prvky kontroly: pripojené, vypočítané a bezplatné. Výrazy vo vypočítaných poliach zostavy sa tvoria podľa rovnakých pravidiel ako pre formuláre:

= [Cena] * [Množstvo]

SUM([Cena]

Priezvisko & " " & Left(First Name; 1) & "."

Pomocou ovládacieho prvku Podformulár/správa Do hlavnej zostavy môžete vložiť čiastkové zostavy.

Vlastnosti je možné špecifikovať pre každý ovládací prvok, sekciu a zostavu ako celok.

Vygenerovaný prehľad Objednávka v režime a režime je znázornené na obr. 10.5.

Obr. 10.5. Správa objednávkového formulára v režime návrhu (a) a režime ukážky (b)

Obr. 10.6. Okno vlastností pre pole SequentialNumber

Pre zobrazenie každej skupiny (objednávkového formulára) na samostatnej stránke je potrebné nastaviť okno vlastností sekcie Poznámka zo skupiny "Kód objednávky". na karte Rozloženie hodnotu nehnuteľnosti Koniec strany: Po sekcii(obr. 10.7).

Obr. 10.5. Okno vlastností pre sekciu NoteGroups1

3.3. Formátovanie prehľadu

Jedným z prvkov okna prehľadu je panel nástrojov Formát formulára/správy, ktorý obsahuje tlačidlá a rozbaľovacie zoznamy, ktoré uľahčujú výber možností formátovania (farba, písmo, hrúbka čiary, spôsob zarovnania atď.).

Formátovanie tiež znamená umiestnenie ovládacích prvkov do sekcií zostavy, zarovnanie ovládacích prvkov, zmenu veľkosti ovládacích prvkov a nastavenie medzier medzi ovládacími prvkami. Na vykonanie týchto operácií môžete použiť myš alebo príkazy ponuky Formátovať (Zarovnať..., Veľkosť…, Vertikálne rozostupy... A Horizontálne rozstupy...).

Ak chcete rýchlo vykonať operácie formátovania zostavy, panel s nástrojmi si môžete prispôsobiť Formát formulára/správy skopírovaním tlačidiel z ponuky naň Formátovať.

správa je formátovaná reprezentácia údajov, ktoré sa zobrazujú na obrazovke, v tlači alebo v súbore. Umožňujú vám extrahovať potrebné informácie z databázy a prezentovať ich vo forme, ktorá je ľahko zrozumiteľná, a tiež poskytujú dostatok príležitostí na sumarizáciu a analýzu údajov. Pri tlači tabuliek a dopytov sa informácie zobrazujú prakticky vo forme, v akej sú uložené. Často je potrebné prezentovať údaje vo forme správ, ktoré majú tradičný vzhľad a sú ľahko čitateľné. Podrobný prehľad obsahuje všetky informácie z tabuľky alebo dotazu, ale obsahuje hlavičky a je rozdelený na strany s hlavičkami a pätami.

Štruktúra zostavy v režime návrhu

Microsoft Access zobrazuje údaje z dotazu alebo tabuľky v zostave a pridáva textové prvky, aby sa dali ľahšie čítať. Tieto prvky zahŕňajú:

1. Nadpis. Táto časť je vytlačená iba v hornej časti prvej strany zostavy. Používa sa na výstup údajov, ako je text názvu zostavy, dátum alebo text dokumentu, ktoré by sa mali vytlačiť raz na začiatku zostavy. Ak chcete pridať alebo odstrániť oblasť názvu zostavy, vyberte príkaz Názov zostavy/poznámka z ponuky Zobraziť.

2. Hlavička. Slúži na zobrazenie údajov ako sú hlavičky stĺpcov, dátumy, príp čísla strán vytlačené v hornej časti každej strany správy. Ak chcete pridať alebo odstrániť hlavičku, vyberte položku Hlavička a päta z ponuky Zobraziť. Microsoft Access pridá hlavičku a pätu súčasne. Ak chcete skryť jednu z hlavičiek a pätiek, musíte jej vlastnosť Výška nastaviť na 0.

3. Údajová oblasť umiestnená medzi hlavičkou a pätou stránky. Obsahuje hlavný text správy. Táto časť zobrazuje údaje vytlačené pre každý zo záznamov v tabuľke alebo dotaze, na ktorých je zostava založená. Ak chcete umiestniť ovládacie prvky do oblasti údajov, použite zoznam polí a panel s nástrojmi. Ak chcete skryť oblasť údajov, musíte nastaviť vlastnosť Výška sekcie na 0.

4. Päta. Táto sekcia sa zobrazuje v spodnej časti každej stránky. Používa sa na zobrazenie údajov, ako sú súčty, dátumy alebo čísla strán vytlačené v spodnej časti každej strany správy.

5. Poznámka. Používa sa na výstup údajov, ako je text záverov, celkové súčty alebo popis, ktoré by sa mali vytlačiť raz na konci zostavy. Hoci sa časť Poznámka k zostave nachádza v spodnej časti zostavy v návrhovom zobrazení, je vytlačená nad pätou strany posledná strana správa. Ak chcete pridať alebo odstrániť oblasť poznámok zostavy, vyberte príkaz Názov zostavy/Poznámky zostavy z ponuky Zobraziť. Microsoft Access súčasne pridáva a odstraňuje oblasti názvu správy a komentárov

Metódy tvorby prehľadu

V programe Microsoft Access môžete vytvárať zostavy rôzne cesty:

1. Konštruktor

2. Sprievodca správou

3. Automatický prehľad: do stĺpca

4. Automatická správa: páska

5. Sprievodca grafom

6. Poštové štítky

Sprievodca vám umožňuje vytvárať zostavy zoskupením záznamov a predstavuje najjednoduchší spôsob vytvárania zostáv. Vloží vybrané polia do zostavy a ponúka šesť štýlov zostavy. Po dokončení Sprievodcu je možné výslednú zostavu upraviť v režime návrhu. Pomocou funkcie Auto Report môžete rýchlo vytvárať prehľady a potom v nich vykonať nejaké zmeny.

Ak chcete vytvoriť automatickú správu, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. V okne databázy kliknite na kartu Správy a potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť. Zobrazí sa dialógové okno Nová správa.

2. V zozname vyberte stĺpec Autoreport: alebo Autoreport: tape.

3. V poli zdroja údajov kliknite na šípku a vyberte tabuľku alebo dotaz ako zdroj údajov.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

5. Sprievodca automatickou zostavou vytvorí automatickú zostavu v stĺpci alebo prúžku (podľa výberu používateľa) a otvorí ju v režime náhľadu, ktorý vám umožní vidieť, ako bude zostava vyzerať po vytlačení.

PRAKTICKÁ PRÁCA č.6

Aplikované softvér všeobecný účel:

Ukladanie a spracovanie dát vo WS Office Access 2003

Téma: TVORBA SPRÁV V MS ACCESS DBMS.

Účel lekcie.Študovať informačné technológie vytváranie správ v DBMS. Generovanie správ o tabuľkách databázy...
Nástroje. PC IBM PC, program MS Access.
ÚLOHY

Cvičenie 1. Vytvorte automatický prehľad. podľa tabuľky „Dodávatelia“.

Operačný postup.

1. Otvorte program Microsoft DBMS Vstúpte do vytvorenej databázy a otvorte ju.
Vyberte databázový objekt – Správy. Vstúpte do menu Odkaz, preštudujte si časť „Vytvorenie prehľadu“.

2. Vytvorte automatickú správu (v stĺpci) pre tabuľku „Dodávatelia“.

Stručná informácia. Po výbere zdroja záznamov a rozloženia (stĺpec, pás s nástrojmi) Automatická zostava vytvorí zostavu, ktorá používa všetky polia v zdroji záznamov a použije posledný použitý automatický formát.

Vyberte databázový objekt – Správy. Kliknite na tlačidlo Vytvorte, v okne, ktoré sa otvorí Nový prehľad vyberte typ správy „Autoreport:tape“ (obr. 1).

Ako zdroj údajov vyberte tabuľku Kultúrny program.
Kliknite na tlačidlo OK a počkajte, kým sa neskončí sprievodca vytvorením automatickej správy.

3. Zobrazte správu v režime náhľadu. Prejdite do režimu Konštruktér a pozrite sa, ako vyzerá prehľad v tomto režime.

Uložte zostavu ako Dodávatelia.

Úloha 2. Vytvorte zostavu v tabuľke „Produkty“ pomocou Sprievodcu vytvorením zostavy.

Stručná informácia. Sprievodca kladie podrobné otázky o zdrojoch záznamov, poliach, rozložení, požadovaných formátoch a na základe odpovedí vygeneruje správu.

Operačný postup.

Vyberte databázový objekt – Správy.
Kliknite na tlačidlo Vytvorte, v okne, ktoré sa otvorí Nový prehľad vyberte typ vytvorenia zostavy „Sprievodca zostavou“.

Ako zdroj údajov vyberte tabuľku „Produkty“, vyberte polia Popis produktu A cena(obr. 2), nastavte triedenie podľa poľa cena, typ rozloženia - stĺpcový.

Ryža. 2.
Náhľad.
Približný pohľad na správu je na obr.

Uložte prehľad s názvom „Produkty“.

Ryža. 3.
[U]Úloha 3. Vytvorte správu v režimeKonštruktér podľa tabuľky „Pobočka spoločnosti“.

V režime Konštruktér vytvorte zostavu v tabuľke „Pobočka spoločnosti“ s nadpisom „Tabuľka zamestnancov“ a polia Priezvisko, meno, sadzba.

V prehľade zadajte celkové a priemerné hodnoty, ako aj maximálne a minimálne hodnoty pre pole Ponuka.

Operačný postup.

1. Vyberte databázový objekt – Správy.
Kliknite na tlačidlo vytvoriť, v okne, ktoré sa otvorí Nový prehľad vyberte typ vytvorenia správy − Konštruktér.
Ako zdroj údajov vyberte tabuľku „Pobočka spoločnosti“.

2. Pridajte názov správy a poznámku ( Zobraziť/názov-poznámka).
Do regiónu Hlavička pomocou tlačidla zadajte nápis „Personálny stôl“. Nápis(Aha) panel s nástrojmi.

Nadpis urobte písmom Arial, 16 tučnou kurzívou (obr. 4).

3. V hlavičke označte názvy polí predvoleným písmom. Umiestnite názvy polí na jeden riadok.

4. V oblasti údajov umiestnite polia zodpovedajúcim spôsobom pod ich názvami (výhodnejšie je vybrať ich zo zoznamu polí).

5. V poznámke výkazu zadajte nové polia pomocou tlačidla Lúka(ab).
Zadajte názvy polí Celkom:, Priemerná sadzba, Maximálna sadzba a Minimálna sadzba.
Zadajte výpočtové vzorce, ako je znázornené na obr. 4.

na výpočet poľa Celkom vstúpiť = Súčet([Ponuka])

na výpočet poľa Priemerná hodnota vstúpiť = Priem([Cenová ponuka])

na výpočet poľa Maximálna stávka vstúpiť = Max ([sadzba])

na výpočet poľa Minimálna ponuka vstúpiť = Min ([sadzba])

Ryža. 4.
Pozrite sa na hotový prehľad v režime Náhľad. Uložte zostavu pod názvom „Personálny plán“.
Úloha 4. Vytvorte adresné štítky podľa tabuľky „Zamestnanci spoločnosti“.

Operačný postup.
1. Vyberte databázový objekt – Správy.
Kliknite na tlačidlo Vytvorte, v okne, ktoré sa otvorí Nový prehľad vyberte typ prehľadu - „Štítky pošty“.
Ako zdroj údajov vyberte tabuľku „Zamestnanci spoločnosti“.

Téma 2.3. Prezentačný softvér a základy kancelárskeho programovania

Téma 2.4. Systémy správy databáz a expertné systémy

2.4.11. Databáza školení s hlavným tlačidlom formulára "Training_students" - Stiahnuť ▼

DBMS a expertné systémy

2.4. Systémy správy databáz a expertné systémy

2.4.6. Vytvorenie zostavy ako databázového objektu

správa je formátovaná reprezentácia údajov, ktoré sa zobrazujú na obrazovke, v tlači alebo v súbore.

Umožňujú vám extrahovať potrebné informácie z databázy a prezentovať ich vo forme, ktorá je ľahko zrozumiteľná, a tiež poskytujú dostatok príležitostí na sumarizáciu a analýzu údajov.

Pri tlači tabuliek a dopytov sa informácie zobrazujú prakticky vo forme, v akej sú uložené. Často je potrebné prezentovať údaje vo forme správ, ktoré majú tradičný vzhľad a sú ľahko čitateľné. Podrobný prehľad obsahuje všetky informácie z tabuľky alebo dotazu, ale obsahuje hlavičky a je rozdelený na strany s hlavičkami a pätami.

2.4.6.1. Štruktúra zostavy v režime návrhu

Microsoft Access zobrazuje údaje z dotazu alebo tabuľky v zostave a pridáva textové prvky, aby sa dali ľahšie čítať.

Tieto prvky zahŕňajú:

1. Názov. Táto časť je vytlačená iba v hornej časti prvej strany zostavy. Používa sa na výstup údajov, ako je text názvu zostavy, dátum alebo text dokumentu, ktoré by sa mali vytlačiť raz na začiatku zostavy. Ak chcete pridať alebo odstrániť oblasť názvu zostavy, vyberte príkaz Názov zostavy/poznámka z ponuky Zobraziť.
2. Hlavička stránky. Používa sa na zobrazenie údajov, ako sú hlavičky stĺpcov, dátumy alebo čísla strán vytlačené v hornej časti každej strany zostavy. Ak chcete pridať alebo odstrániť hlavičku, vyberte položku Hlavička a päta z ponuky Zobraziť. Microsoft Access pridá hlavičku a pätu súčasne. Ak chcete skryť jednu z hlavičiek a pätiek, musíte jej vlastnosť Výška nastaviť na 0.
3. Údajová oblasť umiestnená medzi hlavičkou a pätou stránky. Obsahuje hlavný text správy. Táto časť zobrazuje údaje vytlačené pre každý zo záznamov v tabuľke alebo dotaze, na ktorých je zostava založená. Ak chcete umiestniť ovládacie prvky do oblasti údajov, použite zoznam polí a panel s nástrojmi. Ak chcete skryť oblasť údajov, musíte nastaviť vlastnosť Výška sekcie na 0.
4. Päta. Táto sekcia sa zobrazuje v spodnej časti každej stránky. Používa sa na zobrazenie údajov, ako sú súčty, dátumy alebo čísla strán vytlačené v spodnej časti každej strany správy.
5. Poznámka. Používa sa na výstup údajov, ako je text záverov, celkové súčty alebo popis, ktoré by sa mali vytlačiť raz na konci zostavy. Hoci je časť Poznámka k zostave v návrhovom zobrazení v spodnej časti zostavy, je vytlačená nad pätou strany na poslednej strane zostavy. Ak chcete pridať alebo odstrániť oblasť poznámok zostavy, vyberte príkaz Názov zostavy/Poznámky zostavy z ponuky Zobraziť. Microsoft Access súčasne pridáva a odstraňuje oblasti nadpisov a komentárov zo zostavy.

2.4.6.2. Metódy tvorby prehľadu

Zostavy v programe Microsoft Access môžete vytvárať rôznymi spôsobmi:

1. Konštruktér.
2. Sprievodca správou.
3. Automatický prehľad: do stĺpca.
4. Automatické hlásenie: páska.
5. Sprievodca grafom.
6. Poštové štítky.

Ryža. 1.

Sprievodca vám umožňuje vytvárať zostavy so zoskupovaním záznamov a reprezentácií najjednoduchším spôsobom vytváranie správ. Vloží vybrané polia do zostavy a ponúka šesť štýlov zostavy. Po dokončení Sprievodcu je možné výslednú zostavu upraviť v režime návrhu. Pomocou funkcie Auto Report môžete rýchlo vytvárať prehľady a potom v nich vykonať nejaké zmeny.

Ak chcete vytvoriť automatickú správu, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. V okne databázy kliknite na kartu Správy a potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť. Zobrazí sa dialógové okno Nová správa.
2. V zozname vyberte stĺpec Autoreport: alebo Autoreport: strip.
3. V poli zdroja údajov kliknite na šípku a ako zdroj údajov vyberte Tabuľka alebo Dotaz.
4. Kliknite na tlačidlo OK.
5. Sprievodca automatickou zostavou vytvorí automatickú zostavu v stĺpci alebo páse (podľa výberu používateľa) a otvorí ju v režime náhľadu, ktorý vám umožní vidieť, ako bude zostava vyzerať po vytlačení.
6. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Uložiť. V okne Uložiť v poli Názov zostavy zadajte názov zostavy a kliknite na tlačidlo OK.

Zmena mierky zobrazenia zostavy

Na zmenu mierky zobrazenia použite ukazovateľ - lupu. Ak chcete zobraziť celú stránku, musíte kliknúť kdekoľvek na správu. Stránka správy sa zobrazí v zmenšenej mierke.

Opätovným kliknutím na prehľad sa vrátite do väčšieho zobrazenia. Vo zväčšenom zobrazení správy bude bod, na ktorý ste klikli, v strede obrazovky. Ak chcete listovať stránkami prehľadu, použite navigačné tlačidlá v spodnej časti okna.

Vytlačte správu

Ak chcete vytlačiť správu, postupujte takto:

1. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Tlačiť.
2. V oblasti tlače kliknite na možnosť Strany.
3. Ak chcete vytlačiť iba prvú stranu zostavy, zadajte 1 do poľa Od a 1 do poľa Komu.
4. Kliknite na tlačidlo OK.

Pred tlačou zostavy je vhodné si ju prezrieť v režime Náhľad, ku ktorému je potrebné sa dostať voľbou Náhľad z ponuky Zobraziť.

Ak sa pri tlači na konci zostavy zobrazí prázdna stránka, uistite sa, že výška pre poznámky k zostave je nastavená na 0.

Ak sú medziľahlé strany správy pri tlači prázdne, skontrolujte, či súčet šírky formulára alebo správy a ľavého a pravého okraja nepresahuje šírku papiera zadanú v dialógovom okne Nastavenie strany (ponuka Súbor).

Pri navrhovaní rozložení zostavy použite nasledujúci vzorec: šírka zostavy + ľavý okraj + pravý okraj<= ширина бумаги.

Ak chcete upraviť veľkosť prehľadu, musíte použiť nasledujúce techniky:

• zmeniť hodnotu šírky správy;
• Zmenšite šírku okraja alebo zmeňte orientáciu strany.

2.4.6.3. Vytvorte prehľad

1. Spustite Microsoft Access. Otvorte databázu (napríklad vzdelávaciu databázu „Dekanát“).

2. Vytvorte automatickú správu: pásku pomocou tabuľky ako zdroja údajov (napríklad Študenti). Zostava sa otvorí v režime Náhľad, ktorý vám umožní vidieť, ako bude zostava vyzerať po vytlačení

Ryža. 2.

3. Prepnite sa do režimu návrhu a upravte a naformátujte správu. Ak chcete prepnúť z režimu ukážky do režimu návrhu, musíte kliknúť na tlačidlo Zavrieť na paneli nástrojov okna aplikácie Access. Správa sa zobrazí na obrazovke v režime návrhu.

Ryža. 3.

Úprava prehľadu

Ak chcete upraviť prehľad, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Odstráňte polia Kód študenta v oblasti hlavičky a údajov.
2. Presuňte všetky polia v oblasti hlavičky a údajov doľava.
3. Zmeňte text v názve stránky:
   • v časti Názov správy zvýraznite nápis Študenti;
   • umiestnite ukazovateľ myši napravo od slova Študenti tak, aby ukazovateľ mal tvar zvislej čiary (vstupný kurzor), a kliknite na túto pozíciu;
   • zadajte NTU „KhPI“ a stlačte Enter.
4. Presuňte titulok. V päte vyberte pole =Teraz() a presuňte ho do Hlavičky zostavy pod názvom Študenti. Dátum sa zobrazí pod nadpisom.
5. Na paneli s nástrojmi Návrhára zostáv kliknutím na tlačidlo Ukážka zobrazíte ukážku zostavy

Formátovanie prehľadu

Algoritmus formátovania správy:

1. Vyberte nadpis Študenti NTU "KhPI".
2. Zmeňte typ písma, štýl a farbu písma, ako aj farbu výplne pozadia.
3. Na paneli s nástrojmi Návrhára zostáv kliknutím na tlačidlo Ukážka zobrazíte ukážku zostavy.

Ryža. 4.

Zmena štýlu

Ak chcete zmeniť štýl, postupujte takto:

1. Na paneli s nástrojmi Návrhára zostáv kliknutím na tlačidlo Automatický formát otvorte dialógové okno Automatický formát.
2. V zozname Správa – Automatický formát štýlov objektov kliknite na položku Prísne a potom kliknite na tlačidlo OK. Správa bude naformátovaná v Striktnom štýle.
3. Prepne do režimu ukážky. Prehľad sa zobrazí vo vami zvolenom štýle. Odteraz budú mať všetky zostavy vytvorené pomocou funkcie Automatická zostava prísny štýl, kým v okne Automatický formát nešpecifikujete iný štýl.
4. Uložte a zatvorte prehľad.