Word, Outlook, Internet Explorer. Koristni nasveti. Izbira dodatnega jezika za urejanje ali razvoj in konfiguracija jezikovnih nastavitev v programu Office Word, excel, pošta, Microsoft Outlook

Ta uvod pišem za tiste, ki so vzeli knjigo s police v trgovini in želijo razumeti, kaj piše in komu je namenjena.

1. To je vadnica o najpogostejših pisarniških programih, zdaj pod splošnim imenom Microsoftov paket Office 2007 ("paket" - ker je v njem veliko programov; v ruščini se preprosto imenuje "pisarna"). Ta vadnica opisuje:

urejevalnik besedil Word;

Urejevalnik preglednic Excel;

Programska oprema za predstavitve PowerPoint;

Outlook poštni program.

2. Ta vadnica je za začetnike. Ampak! Vedeti morate, kako vklopiti računalnik, kako ustvariti dokument in kako najti pravo tipko na tipkovnici.

Če res, res ne veste, kako pristopiti k računalniku, vam priporočam, da začnete z mojo knjigo Računalnik za ženske.

3. Namen te vadnice ni pripeljati uporabnika začetnika na raven super profesionalca. Tu so obravnavane stvari, ki so potrebne pri delu navadnega uporabnika.

Zagotavljam pa vam, da bo znanja iz te knjige več kot dovolj, da boste kompetentno vtipkali in natisnili poljubno besedilo, opravili s tabelo v Excelu, naredili naravnost osupljivo predstavitev v PowerPointu in poslali e-pošto.

4. Jezik knjige je čim bolj »človeški«, brez kompleksnih računalniških izrazov.

Opomba! V tej knjigi bodo opisani programi, vključeni v Microsoft Office 2007.Če imate drugačno različico "pisarne", se ilustracije v knjigi ne bodo ujemale s tem, kar vidite na zaslonu. Poleg tega sem naredil risbe za knjigo v operacijskem sistemu Windows 7. Zato se lahko slike, če imate drug operacijski sistem, nekoliko razlikujejo.

Od založnika

Svoje komentarje, predloge in vprašanja pošljite na E-naslov (Založba Peter, računalniška izd.).

Radi bi slišali vaše mnenje!

Na spletni strani založbe http://www.piter.com boste našli podrobne informacije o naših knjigah.

Urejevalnik besedil Microsoft Word

Videz programa Word

Zavihek Domov

Strokovni pregled

Gumbi menija "Pisarna"

Možnosti programa Word

Najprej nekaj besed teorije.

Kot sem rekel v predgovoru, morate imeti nameščen na vašem računalniku operacijski sistem Windows 7 kot tudi paket Microsoft Office 2007. To so najnovejše in najnovejše različice do danes. Windows in Microsoft urad.

Brez vključenih programov Microsoftova linija Pisarna je verjetno nepredstavljivo delati v kateri koli pisarni, šoli, kliniki in celo doma. Bolj ko računalniki prodirajo v naša življenja, več ljudi je prisiljenih začeti delati s temi programi.

Škoda, da si toliko tistih, ki jih je kruta realnost prisilila, da sedejo za računalnik, ne poskušajo olajšati življenja in malo časa preučijo zmožnosti programov, v katerih delajo. In pogosto tisto, kar lahko naredimo s klikom na gumb, vsem nam vzame ogromno dragocenega časa.

Ker pa ste kupili to vadnico, bomo skupaj hitro ugotovili. Programi Microsoft Office so zelo preprosti.

Ali veš kaj je vmesnik? to videz programe, njegovo lupino, ki vam olajša delo.

Torej, vmesnik "pisarniških" programov je zelo "prijazen". Skoraj vsi gumbi so podpisani, obstaja pomoč. In največja vrednost pisarniškega vmesnika je, da imajo enega za vse programe. Se pravi, z vsakim naslednjim programom vam bo lažje in lažje razumeti.

No, ali te ni strah priti v službo? Potem pa začnimo!

1. Prižgemo računalnik!

2. Ustvarimo lasten delovni imenik. To naredimo, da ne zamašimo računalnika. Nenadoma delaš za nekoga drugega?

Če želite to narediti, kliknite gumb Začetek

Ki se nahaja v spodnjem levem kotu zaslona. V meniju, ki se prikaže, izberite Dokumentacija. Knjižnico dokumentov lastnika računalnika smo odprli mi (upajmo, da nam zaradi tega ne bo kaj dosti užaljen) (slika 1.1).

Zdaj pa si predstavljajte, da je računalnik omara in v njej potrebujete svojo polico.

Oglejte si gumb na vrhu okna Nova mapa? Kliknite nanj.

riž. 1.1. Okno knjižnice dokumentov

Na zaslonu se je pojavila novorojena mapa, njeno ime je označeno (slika 1.2).

riž. 1.2. Novo ustvarjena mapa

Vtipkamo ime In to so moji dokumenti. Razumem? Kliknite Vnesite ali kliknite gumb miške na prazen del zaslona. Potrdili smo vneseno ime.

Če pri vnosu imena mape poskušate (pomotoma ali namenoma) vnesti ne črko, ampak enega od znakov, ki niso dovoljeni (kako grozeče se sliši!), se v tem primeru prikaže sporočilo (slika 1.3). ). Iz njega lahko ugotovite, kateri znaki ne smejo vsebovati imena datoteke in imena mape.

riž. 1.3. Takšnih znakov v imenu datoteke ne sme biti (in ne sme biti)

Torej zdaj v knjižnici Dokumentacija tam je vaša osebna mapa.

3. Zaženemo program Word.

Če želite to narediti, znova kliknite gumb. Začetek

Ki se nahaja v spodnjem levem kotu zaslona. Nato pritisnemo črto Vsi programi, kliknite na mapo Microsoft Office, in nato kliknite na Microsoft Office Word 2007 (slika 1.4).

riž. 1.5. Okno Microsoft Office Word 2007

Poglej zgornjo vrstico. V sredini - ime programa ( Microsoft Word ) in ime dokumenta ( dokument), v zgornjem desnem kotu - ikone za pomanjšanje, pomanjšanje (povečanje) in zapiranje okna

.

Microsoft Word zmore vse. Omogoča vam, da vtipkate besedilo, nato kadar koli na katerem koli mestu naredite kakršenkoli popravek besedila in nato to besedilo tudi sestavite, torej oblikujete.

Postavitev besedilo je lepa razporeditev besedila na zaslonu in nato na papirju.

Zbirka Microsoft Office poleg Outlooka vključuje tudi običajne aplikacije, kot so urejevalnik besedil Word, urejevalnik preglednic Excel, aplikacija za elektronske predstavitve PowerPoint in aplikacija za baze podatkov Access.

Vse te aplikacije so neodvisne in samozadostne, njihova skupna uporaba pa odpira resnično neomejene možnosti pri organizaciji pisarniškega dela. Uporaba Outlooka skupaj z drugimi aplikacijami, vključenimi v Microsoft Office, vam omogoča:

• ustvariti sporočila z vso močjo urejevalnik besedil beseda. V primerjavi z razmeroma slabimi (čeprav zadostnimi) funkcijami, ki jih ponuja Outlookova vrstica formata, lahko Word ustvari polnopravne dokumente, ki se odlikujejo po različnih slogih in predlogah oblikovanja, vsebujejo vdelane predmete itd. Interakcija med Outlookom in Wordom bomo obravnavali v prvem delu tega poglavja. Poleg tega bo ta razdelek pokrival skupno orodje za vse Officeove aplikacije – porazdelitev po progi;
• ustvarite sporočila s polno močjo urejevalnika preglednic Excel. Ustvarjeno tabelo lahko enostavno pošljete ne samo kot priloženo datoteko, ampak tudi shranite kot sporočilo. Ta priložnost bomo obravnavali v drugem delu tega poglavja. Poleg tega bomo v tem razdelku govorili o skupnem orodju za vse Microsoftove aplikacije - polaganje dokumentov v skupno mapo;
• ustvarite sestanke za sodelovanje v elektronski konferenci, ki poteka s pomočjo PowerPointa. Izdelava elektronske konference je neposredno povezana z uporabo zgoraj navedene aplikacije Microsoft NetMeeting. (Glejte razdelek 11.5 »Mrežni sestanek«). O delu PowerPointa z Outlookom bomo razpravljali v tretjem razdelku;
• ustvarjanje sporočil z uporabo Microsoft Access, ki se lahko poveže z oddaljeno bazo podatkov za prikaz informacij. Skupna raba Outlooka in Accessa vam omogoča hiter izvoz in uvoz podatkov iz Outlookovih map v Accessove tabele. O tej možnosti bomo razpravljali v četrtem in zadnjem delu tega poglavja.

Outlook in Word

Interakcija med Outlookom in Wordom je morda najbolj značilen primer skupno delo. Zgoraj sem že omenil, da lahko uporabnik kot urejevalnik sporočil določi Microsoft Word.

Primer 18.1. Word kot urejevalnik sporočil

(Uporablja se v Outlooku)

> Orodja > Sporočilo parametrov

Uporabite Microsoft Word kot urejevalnik sporočil

Za branje obogatenih besedilnih sporočil uporabite Microsoft Word

Kot primer uporabe Worda razmislite o ustvarjanju sporočila, ki vsebuje umetniško besedilo in grafikon, ki prikazuje strukturo te knjige.

Ustvarite sporočilo z Wordom

Sporočilo z Wordom lahko ustvarite na dva načina:

• Zaženite aplikacijo Word, ustvarite dokument in izberite ukaz > Datoteka > Pošlji > Sporočilo.
• Neposredno v aplikaciji Outlook z izbiro ukaza > Dejanja > Novo sporočilo z uporabo > Microsoft Word (slika 18.1).

Kot je razvidno iz slike, se bistvo sporočila ni spremenilo, ostala sta polja za vnos prejemnikov in zadeva sporočila, avtomatsko dodana podpis in plošča risanje(Risba), opazno pa je obogatena orodna vrstica Oblikovanje(oblikovanje).

riž. 18.1. Outlookovo sporočilo (Microsoft Word Editor)

Vstavi umetnostno besedilo

Zato najprej ustvarimo lep naslov za našo objavo z uporabo predmeta WordArt.

Primer 18.2. Vstavljanje WordArta

> Vstavi > Risba > WordArt

Izberite slog besedila OK

Besedilo:= struktura knjige Krepko OK

(plošča za oblikovanje) Na sredini

Kot rezultat naših dejanj se bo pojavilo lepo oblikovano besedilo z rumenim gradientnim polnilom v sredini (slika 18.2).

Za spremembo lastnosti ta predmet Uporabite lahko gumbe v orodni vrstici z istim imenom. V našem primeru spremenimo barvo polnila iz rumene v modro.

riž. 18.2. WordArt besedilo v sporočilu

riž. 18.3. Pogovorno okno Metode polnjenja

Primer 18.3. Spreminjanje lastnosti predmeta WordArt

(V orodni vrstici WordArt)

Oblika WordArt barve in črte

Metode barvnega polnila…

gradient

Enobarvna Barva1 Modra

Tip lopute iz središča

Možnosti (slika 18.3)

Vstavite grafikon

Naslednji korak, o katerem razmišljamo, je mimogrede vstavljanje grafikona, kar je ena od novosti v Wordu.

Primer 18.4. Vstavite grafikon

> Vstavi > Organigram…

Izberite vrsto grafikona (slika 18.4)

riž. 18.4. Pogovorno okno Knjižnica grafikonov

V telesu sporočila se bo pojavila škrbina z izbranim grafikonom. Sestavljena pa je iz ene »korenine« in le treh »vej«, medtem ko ima ta knjiga štiri dele. Dodajmo še eno vejo in spremenimo slog grafikona.

Primer 18.5. Dodajanje veje v grafikon

(Označite koren diagrama)

(Na plošči Org Chart) Dodaj obliko

Samodejni format

Izberite reliefni preliv v slogu grafikona

Zdaj je treba vnesti besedilo grafikona. To storite tako, da z levim gumbom miške enkrat kliknete na enega od koncev grafikona in vnesete ustrezno besedilo. Končna različica sporočila, urejena in oblikovana s pomočjo Worda, je prikazana na sl. 18.5.

riž. 18.5. Končna različica sporočila

Ko je sporočilo ustvarjeno, je treba še izpolniti polja Komu(To) in Predmet(Zadeva), nato pritisnite gumb Pošlji(Pošlji).

Komentiraj

Ker je naše sporočilo shranjeno in poslano v formatu HTML, se lahko del oblikovanja izgubi ali spremeni. Upoštevajte to pri ustvarjanju sporočil v Wordu! Včasih je bolje priložiti sporočila, ki ste jih ustvarili kot prilogo.

Ponovno gledamo samo na splošni način, kako Outlook in druge Officeove aplikacije delujejo skupaj. Poleg vstavljanja objektov (teh je veliko več kot dva) so tu še obrazci, okvirji, slogi, tabele, polja ... Seznam je neskončen. Svet aplikacij Microsoft Office je širok in resnično večnamenski. Naučite se ga vzporedno z Outlookom in drugimi obstoječimi aplikacijami. Na koncu bo pot premagala hoja ...

Pošiljanje dokumenta po poti

Pošiljanje dokumenta na poti(Routing) se imenuje pošiljanje dokumenta po e-pošti sodelavcem v določenem zaporedju. Distribucijsko zaporedje se imenuje pot dokumenta.

Po prejemu dokumenta lahko naslovnik vnese svoje spremembe in pripombe ter pošlje dokument naprej po poti. Na koncu poti, potem ko si dokument ogledajo vsi prejemniki, navedeni v usmerjevalnem seznamu, lahko zahtevate vrnitev dokumenta ali določite uporabnika, ki mu je namenjen, na primer vodja projekta.

Primer 18.6. Pošiljanje dokumenta po poti

> Datoteka > Odpri ... (odprite zahtevani dokument)

> Datoteka > Pošlji > Na poti. . .

Našatyrev Anton To

Mokhovikov Oleg To

Besedilo sporočila:= Spoštovani kolegi! Preberite pripeti dokument in izrazite svoje poglede in komentarje na napisano. Vnaprej hvala, Egor Usarov.

po vrsti

Vrnitev na koncu

Sledite statusu

Pošlji

Komentiraj

Med izvajanjem tega programa se lahko prikažejo varnostna pogovorna okna Outlooka, ki opozarjajo na vmešavanje tretjih oseb in dostop do Outlookovih podatkov. V tem primeru se vedno strinjate, da dovolite dostop (navsezadnje ta zahteva izvira iz vaših dejanj in vi jo pričakujete).

Dodeljeno pot je mogoče priložiti dokumentu, da ga ne pošljete takoj, ampak da to storite pozneje. Če želite to narediti, morate na zadnjem koraku programa pritisniti gumb Dodaj(Dodaj listek).

> Datoteka > Pošlji > Naslednji cilj ...

Pošlji dokument Nashatyrev Anton

Če želite zavrniti pošiljanje dokumenta po poti in popolnoma prekiniti pot, morate klikniti gumb jasno(jasno).

Vrnimo se k primeru. Po pritisku na gumb Pošlji(Pot), bo samodejno ustvarjeno sporočilo z besedilom, določenim v polju Besedilo sporočila(Besedilo sporočila) in s priloženim dokumentom za pošiljanje (slika 18.6). Predpostavimo, da je prvi naslovnik (v našem primeru je to Anton Nashatyrev) konfiguriran odgovorno, to pomeni, da prejetega sporočila ne bo pustil brez nadzora ali ga izbrisal, ne da bi ga prebral, ampak se bo nanj pravilno odzval: prebral bo ne le sporočilo, o poštnem seznamu, temveč o samem priloženem dokumentu, in ga ne samo prebrati, temveč vanj dodati tudi svoje želje in komentarje ter ga nato poslati naslednjemu dopisovalcu. Poskusimo spremljati, kako se to zgodi.

Za odpiranje samega posredovanega dokumenta mora prejemnik le dvoklikniti na ikono pripetega dokumenta v sporočilu. Nadalje prejemnik na običajen način spremeni dokument. Po koncu dela mora dokument poslati naprej po poti.

> Datoteka > Pošlji > Naslednji cilj ...

Pošlji dokument "Oleg Mokhovikov"

riž. 18.6. Sporočilo o distribuciji dokumenta

Kaj bo potem? Najprej bo sporočilo poslano naslednjemu prejemniku na poštnem seznamu - Olegu Mokhovikovu. Lahko bo prebral dokument z že opravljenimi spremembami in naredil svojega. Drugič, prvotni pošiljatelj bo obveščen, ko se dokument premika po poštnem seznamu, ker pogovorno okno Pot(Routing Slip) je bil preverjen Sledite statusu(Status sledenja).

Če je vse v redu, bo dokument promoviran na poštnem seznamu, dokler ne bo izčrpan celoten poštni seznam ta dokument. Zadnji prejemnik na poti bo pozvan, da spremenjeni dokument vrne pobudniku distribucije in s tem bo krog sklenjen.

Če želite pospešiti postopek, lahko pošljete dokument ne enega za drugim, ampak vse naenkrat. V tem primeru je za združitev sprememb odgovoren pošiljatelj.

Outlook in Excel

Že od samega začetka knjige smo si pri ustvarjanju sporočila zadali cilj, da ne posredujemo samo besedila, ampak tabelo kot telo sporočila. Z uporabo Excelovih orodij je enostavno rešiti ne le problem vstavljanja tabel, temveč tudi povezane komponente (na primer Excelove grafikone).

Kot primer, kako Outlook in Excel delujeta skupaj, razmislite o pošiljanju sporočila, ki vsebuje tabelo, ki prikazuje število strani za vsak del knjige, in Excelov grafikon, ki grafično prikazuje odstotek vsakega dela v knjigi.

Ustvarjanje sporočila z uporabo Excela

Tako kot pri Wordu lahko sporočilo ustvarite na dva načina. A če smo v Wordu izbrali drugo možnost (ustvarjanje sporočila iz Outlooka), si zdaj poglejmo pošiljanje tabele neposredno iz aplikacije Excel.

riž. 18.7. Outlookovo sporočilo (urejevalnik Microsoft Excel)

Primer 18.9. Ustvarjanje sporočila z uporabo Excela

> Datoteka > Pošlji > Sporočilo

Vključi trenutni list v telo sporočila

Zadeva:= Statistika

Uvod:= Ta objava vsebuje...

Komentiraj

V polje Uvod lahko uporabnik vpiše sporočilo(komentar) pred tabelo.

Kot je navedeno zgoraj, bomo razmislili o pošiljanju tabele, prikazane na sl. 18.10. Na tej stopnji tabela vsebuje samo besedilo in brez dodatnega oblikovanja.

Delo z mizo

Preden pošljete sporočilo, ki vsebuje tabelo, je zaželeno, da ga formatirate: označite naslov, podčrtajte meje itd. Toda funkcije Outlooka vam omogočajo ne samo formatiranje tabele, ampak tudi delo na njeni logiki. V primeru 18-10 smo dodali še eno vrstico, »Skupaj«, ki vsebuje vsoto vseh strani v knjigi, in nato ustrezno oblikovali tabelo.

Če se besedilo sporočila ne prilega v celico, lahko njegove robove premaknete narazen. Če želite to narediti, premaknite kazalec miške na stičišče z imenom ali oštevilčenjem celic (kazalec bo v obliki dvosmerne puščice) in s pritiskom na levi gumb miške premaknite meje stolpca ali vrstice na zahtevano razdaljo.

Primer 18.10. Delo z Excelovo preglednico

(urejanje)

A6:= Skupaj

Wb AutoSum (Oblikovanje)

А1:Вб (Izberite tako, da držite levi gumb miške)

> Oblika > Samodejni format ...

riž. 18.8. Oblikovano sporočilo z Excelovo preglednico

Komentiraj

Poleg uporabe samodejnega sloga lahko uporabite dodatno oblikovanje z gumbi v orodni vrstici z istim imenom.

Vstavite Excelov grafikon

Naslednji korak, ki prikazuje moč Excela in uporabo te aplikacije z Outlookom, je izdelava grafikona, ki predstavlja podatke na delovnem listu v vizualni grafični obliki.

Primer 18.11. Vstavite Excelov grafikon

> Vstavi > Grafikon… Standardno

Vrsta Krožna

Naslov grafikona:= Outlook v izvirniku

Skupna raba podatkovnih podpisov

riž. 18.9. Konstruiran diagram

Komentiraj

Če ne bi izbrali obsega A2:B6 pred zagonom grafikona, bi ga lahko nastavili pozneje, v drugem koraku čarovnika za grafikone. V tem primeru ni nujno, da ročno vnesete zapleteno formulo v polje Obseg podatkov. Dovolj je, da z miško izberete želeni obseg na delovnem listu, medtem ko se pogovorno okno čarovnika skrči, da ne moti izbire, in formula se prikaže samodejno.

Ko vstavite grafikon, se lahko ta prekriva z uporabljeno tabelo. Za prenos diagrama je dovolj, da ga izberete in držite levi gumb miške, povlecite na želeno mesto.

Zdaj pa se obrnemo neposredno na sam diagram. Vsi elementi so prikazani jasno in lepo, z izjemo samega podatkovnega kroga, ki se je izkazal za zelo majhnega. Če želite povečati območje risanja grafikona, morate klikniti na nevidni kvadrat, v katerega so vpisani krog in besedilna pojasnila (slika 18.9). Pojavilo se bo kvadratno polje z izbirnimi ročaji na vogalih. Zaprite te ročaje in povlecite ter raztegnite izbirno polje, dokler krog ne doseže velikosti, ki jo potrebujete.

Torej, sporočilo je popolnoma pripravljeno za pošiljanje, ostane še vnesti naslov prejemnika sporočila in pritisniti gumb Oddaj list(Pošlji ta list).

Posebej zanimivo je, kako bo naše sporočilo prikazano uporabniku, ker je, prvič, pretvorjeno v format HTML, in drugič, morda nima vsak prejemnik nameščen Excel. Ko pošljete in prejmete sporočila, pojdite na V mapo nabiralnik(Prejeto) in odprite ustvarjeno sporočilo (slika 18.10).

riž. 18.10. Prejeto sporočilo s tabelo in grafikonom

Najprej, kot lahko vidite, besedilo, vneseno v polje Uvod(Uvod) je pred tabelo in je od nje ločen s prečko. Drugič, format tabele je ohranjen. In končno, naš ponos - diagram se popolnoma ujema z ustvarjenim (format, podatki itd.). Edina stvar, ki manjka, je brez podpisa, saj smo svoje sporočilo ustvarili iz Excela in ne iz Outlooka. To pomanjkljivost bi lahko odpravili tako, da pred pošiljanjem izvedete ukaz > .Insert > Signature > Regards.

Primer 18.12. Vstavite podpis

> Vstavi > Podpis > Lep pozdrav

Komentiraj

Na splošno je včasih potrebno, če ni potrebno, dodatno urejanje in oblikovanje sporočil. Po ustvarjanju tabele (z z uporabo Excela) lahko uporabnik vedno odpre sporočilo in ga uredi: vstavi podpis ali več dodatnih komentarjev, pa tudi doda ozadje, doda sliko itd.

Izmenjava mape

Delo z mapami Exchange je tako skupno vsem Officeovim aplikacijam kot usmerjena distribucija. Bistvo te funkcije je postavitev aktivnega dokumenta v javne mape strežnika Microsoft Exchange. Tako uporabnik tako rekoč odpre dostop do tega dokumenta vsem članom delovne skupine.

Primer 18.13. Pošlji v mapo Exchange

> Datoteka > Pošlji > Izmenjava mape…

Izberite mapo < Общая папка>

Ko je dokument postavljen v mapo v skupni rabi, ga lahko vsak uporabnik odpre s klikom na ustrezno povezavo v oknu za ogled informacij (slika 18.11).

Outlook in PowerPoint

Microsoft PowerPoint je vsestransko orodje za pripravo predstavitev. Ko ustvari predstavitev, jo lahko uporabnik prikaže kot lokalni računalnik in naredite spletno predstavitev za celotno delovno skupino. PowerPoint predstavitev je v formatu HTML, zato je za ogled od udeležencev potreben le brskalnik internet Explorer 4.0. Tako se lahko predstavitev izvaja tako znotraj podjetja kot med člani majhne skupine, ki se nahajajo na različnih mestih. Število udeležencev ni omejeno, če pa se predstavitve udeleži več kot 16 poslušalcev, je potrebno za izvedbo uporabiti posebno strežniško aplikacijo Microsoft NetShow Server.

Težava vsakega sestanka je načrtovanje. Seveda pa je za izvedbo konference poleg želje predavatelja potrebno tudi soglasje udeležencev. V primeru redne konference se udeležba vseh akterjev potrdi tako, da se vsi skupaj in približno ob istem času zberejo v prostoru, namenjenem konferenci. Predstavitelj lahko načrtuje e-konferenco PowerPoint kot vsako drugo srečanje z uporabo Outlooka.

riž. 18.12. Predstavitev in pogovorno okno Načrtujte oddajo predstavitve

Primer 18.14. Načrtovanje oddaje PowerPoint predstavitve

> Diaprojekcija > Oddaja v živo > Nastavitev in urnik ...

Opis:= "Microsoft Outlook 2002 Genuine"(slika 18.12)

Parametri… Nastavitve oddajanja (slika 18.13)

Način prikaza Spremenljiva velikost

Dodeli ...

Vnesite ali izberite ime:< udeleženci predstavitve

Obvezno

Pošlji

(Pojavilo se bo pogovorno okno z obvestilom, da je oddaja načrtovana)

riž. 18.13. Pogovorno okno Možnosti oddajanja

Komentiraj

Stikala Samo zvok(samo zvok) in Video in zvok(Video and Audio) je smiselno namestiti, če je računalnik voditelja opremljen z mikrofonom in video kamero, računalniki udeležencev pa so opremljeni z opremo za reprodukcijo avdio in video sekvenc. V našem primeru tega ne predpostavljamo, zato je potrditveno polje potrjeno št(brez).

Samodejno izpolnjen obrazec za sestanek (slika 18.14) je enak tistim, ki smo jih obravnavali prej, Glejte 2. poglavje, Koledar, in 10. poglavje, Timsko delo v Outlooku.

Komentiraj

Edini pogoj za neposredni prenos predstavitve širši publiki je, da je računalnik povezan v omrežje (globalno ali lokalno). Dodatne funkcije se lahko izpustijo, če tehnični pogoji tega ne dopuščajo.

Po dogovoru o času in sestavi udeležencev lahko nadaljujete neposredno na samo demonstracijo.

riž. 18.14. Obrazec za srečanje

Primer 18.15. Predstavitev prenosa v živo

> Diaprojekcija > Oddajanje v živo > Začni oddajanje ...

Ko ima načrtovano konferenco, gostitelj predstavitve načrtuje, da jo bo oddajal z uporabo vmesnika za načrtovanje srečanj v programu Outlook 2002. Ob določenem času se bo na računalniških zaslonih udeležencev pojavilo okno z opomnikom za srečanje, na katerem bo udeleženec videl gumb, po kliku na katerega se naloži uvodna stran predstavitve (slika 18.15 ). Upravlja prehod diapozitivov predstavitvene predstavitve. Na računalniških zaslonih udeležencev so diapozitivi prikazani na enak način kot pri običajni diaprojekciji.

riž. 18.15. Glavna stran neposrednega prenosa predstavitve

Med predstavitvijo imajo lahko udeleženci zasebne razprave, postavljajo vprašanja predavatelju in prejemajo odgovore po e-pošti prek Outlooka.

Outlook in Access

Microsoft Access je univerzalni sistem za upravljanje baz podatkov, Outlook pa univerzalni sistem za upravljanje informacij. Na podlagi teh definicij je naravno domnevati, da imajo te aplikacije sredstva za izmenjavo informacij med seboj. Toda poleg izmenjave informacij lahko Outlook, tako kot Word ali Excel, ustvarja sporočila z orodji Microsoft Access. Le da v tem primeru ta orodja niso na področju oblikovanja ali urejanja, temveč na področju posredovanja podatkov za pošiljanje-objavo.

V tem razdelku si bomo ogledali primer uvažanja informacij iz Outlookovega adresarja v Accessovo bazo podatkov ter ustvarjanje sporočila, ki vsebuje na novo uvožene informacije.

Izmenjava informacij

Najprej odprite Access in ustvarite bazo podatkov. Po tem bo naš cilj ustvariti tabelo s podatki iz Outlookovega imenika.

Primer 18.16. Uvozite podatke iz Outlooka v Access

> Datoteka > Zunanji podatki > Uvoz…

Vrsta datoteke Outlook (Čarovnik za uvoz Exchange/Outlook se bo samodejno zagnal)

> Imeniki > Outlookov imenik stikov

V novi tabeli

(V tem koraku je predlagano, da določite parametre uvoženih podatkov, da ugotovite, ali jih je sploh potrebno uvoziti)

On uvaža

Uvozi v tabelo:= Kontakti

riž. 18.16. Tabela Microsoft Access z uvoženimi podatki

Po uvozu se bo po pričakovanjih v Accessu pojavila nova tabela kontakti, ki vsebuje informacije iz imenika Outlook. Rezultat uvoza je prikazan na sl. 18.16.

Delo s stranjo Access Data

Razmislite o naslednjem primeru. Recimo, da je eden od udeležencev projekta ustvaril bazo podatkov, katere informacije so zanimive in morda potrebne za druge člane ekipe. Za to nalogo obstaja več rešitev, vendar se bomo osredotočili na možnost pošiljanja sporočila, ki vsebuje stran s podatki o dostopu. Pravzaprav sporočilo preprosto vsebuje stran HTML z objektom ActiveX, ki se poveže z bazo podatkov in prikaže podatke.

Primer 18.17. Ustvarite sporočilo z Access Data Page

> Dejanja > Novo sporočilo z uporabo ... > Microsoft Office > Podatkovna stran Microsoft Access

(Odpre Access s čarovnikom Nova stran dostop do podatkov)

Konstruktor

Izbira vira podatkov:=< Baza podatkov>

Po opravljenih postopkih se odpre stran s podatkovno mrežo. Torej, najprej morate postaviti informacijska polja, ki bodo na strani. Če želite to narediti, povlecite zahtevana polja na mrežo tabele in zamenjajte njeno ime, na primer z Kontakti. Nato vnesite imena prejemnikov sporočila in kliknite gumb Pošlji kopijo.

Pred pošiljanjem sporočila lahko uporabnik vidi, kako bo prikazano prejemniku. Če želite to narediti, izberite Ukaz > Datoteka > Predogled spletne strani. Odpre se spletni brskalnik z naloženo stranjo, ki bo na enak način prikazana prejemniku sporočila.

riž. 18.23. Spletna stran s podatki iz Accessa

Uporaba gumbov Nazaj in Naprej, lahko krmarite po podatkih tabele Kontakti. Tudi pri določanju ustreznih parametrov dostopa lahko uredite tabelo (dodate ali izbrišete zapise), organizirate filtriranje podatkov itd. Vendar to že presega obseg te knjige.

Povzetek

Tako smo v tem poglavju pogledali, kako lahko Office in Outlook delujeta skupaj. Resnično vam delo z Outlookom skupaj z orodji, ki jih ponujajo Word, Excel, PowerPoint in Access, omogoča ustvarjanje obogatenih sporočil ter organiziranje udobnejše izmenjave informacij in dostopa do njih.

• beseda. Oblikovanje sporočila. Uporaba Worda kot privzetega urejevalnika. Razdelitev dokumenta na poti.
• Excel. Ustvarite objavo s tabelo in grafikonom. Postavitev dokumentov v javne mape strežnika Exchange.
• Power Point. Organizirajte spletno srečanje za prikaz predstavitve.
• dostop. Uvozite podatke iz Outlooka v Access. Ustvarite sporočilo, ki vsebuje stran s podatki o dostopu.

MS Word ponuja številne bližnjice na tipkovnici za hitrejše delo vaše pisarne. Če morate veliko uporabljati MS Word, je zelo priporočljivo, da se naučite nekaj uporabnih bližnjic na tipkovnici - Pomagale vam bodo pri hitrem delu. lahko kliknete ctrl+b narediti besedilo v krepkem tisku, Ctrl+U da je besedilo podčrtano. Te bližnjice na tipkovnici delujejo v vseh delih Microsoft Officea, kot so MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint itd.

Vendar MS Word privzeto ne ponuja bližnjica za prečrtanje ukaza. Tudi če je prečrtano pogosto uporabljen ukaz, je presenetljivo, da Microsoft ni ustvaril bližnjice na tipkovnici za prečrtano. Toda dobra stvar je, da lahko MS Word prilagodimo tako, da ustvari takšno bližnjico na tipkovnici hiter dostop. Danes vas bom naučil, kako namestiti hiter način da se besedilo prečrta.

Kaj je prečrtano?

Včasih v dokumentu ne potrebujete določenega besedila, vendar ga ne želite izbrisati. V takih primerih lahko besedilo prečrtate. Del besedila bo ostal v dokumentu za kasnejšo uporabo (in celo za kasnejšo vključitev), hkrati pa bo prečrtano bralcu pokazalo, da besedilo ni več relevantno. Videti je nekako takole: prečrtano

Kako nastaviti bližnjico Strikethrough v MS Wordu

Naslednji postopek boste morali opraviti samo enkrat, nato pa boste lahko besedilo prečrtali s pritiskom na izbrano kombinacijo tipk.

Odprite kateri koli dokument MS Word. Odprete lahko tudi prazen dokument.

Pritisnite Ctrl+D da odprete pogovorno okno Pisava. To okno prikazuje možnosti oblikovanja pisave.

zdaj pritisnite Ctrl+Alt in držite obe tipki pritisnjeni pritisnite tipko plus na številski tipkovnici (Numpad).

Kazalec se bo spremenil v nagelj v obliki enega. Spustite tipki Ctrl + Alt in kliknite možnost Prečrtano v pogovornem oknu Pisava (prikazano kot rdeč krog na zgornji sliki).

Odpre se pogovorno okno Prilagodi tipkovnico. Kazalec postavite v polje Tiskanje ključnih novih etiket in pritisnite kombinacijo tipk za bližnjico, ki jo želite nastaviti, da prečrtate možnost. Oblekel sem ga Ctrl+Shift+S... Lahko ga namestite tudi takole. Kazalec postavite noter pritisnite - nova tipka za bližnjico in pritisnite Ctrl+Shift+S.

MS Word bo samodejno zajel tipke, ki jih pritisnete. Uporabite lahko katero koli kombinacijo Shift, Alt, Ctrl in tipke z pismo.Če pritisnete kombinacijo tipk, ki je že dodeljena kakšnemu drugemu ukazu, vam bo MS Word prikazal to informacijo. Bolje je, da ne prepišete obstoječe bližnjice. Ctrl + Shift + je dobra kombinacija.

Kliknite na gumb Imenovati za nastavitev prečrtane bližnjice.

Če želite preveriti, ali deluje ali ne, vnesite nekaj v dokument MS Word. Izberite besedilo in pritisnite Ctrl + Shift + S (ali katero koli kombinacijo, ki jo izberete). Izbrano besedilo bo takoj prečrtano.

Upam, da ste našli ta mali nasvet za nastavitev prečrtana oznaka v MS Word uporabno. Če imate kakršna koli vprašanja o tej temi, mi jih postavite v razdelku za komentarje na tej strani. Po svojih najboljših močeh vam bom pomagal. Hvala, ker uporabljate TechWelkin!

Interakcija med Outlookom in Wordom je morda najbolj značilen primer sodelovanja. Zgoraj sem že omenil, da lahko uporabnik kot urejevalnik sporočil določi Microsoft Word.

Primer 18.1. Word kot urejevalnik sporočil

(Uporablja se v Outlooku)

> Orodja > Sporočilo parametrov

Uporabite Microsoft Word kot urejevalnik sporočil

Za branje obogatenih besedilnih sporočil uporabite Microsoft Word

Kot primer uporabe Worda razmislite o ustvarjanju sporočila, ki vsebuje umetniško besedilo in grafikon, ki prikazuje strukturo te knjige.

Ustvarite sporočilo z Wordom

Sporočilo z Wordom lahko ustvarite na dva načina:

• Zaženite aplikacijo Word, ustvarite dokument in izberite ukaz > Datoteka > Pošlji > Sporočilo.
• Neposredno v aplikaciji Outlook z izbiro ukaza > Dejanja > Novo sporočilo z uporabo > Microsoft Word (slika 18.1).

Kot je razvidno iz slike, se bistvo sporočila ni spremenilo, ostala sta polja za vnos prejemnikov in zadeva sporočila, avtomatsko dodana podpis in plošča risanje(Risba), opazno pa je obogatena orodna vrstica Oblikovanje(oblikovanje).

riž. 18.1. Outlookovo sporočilo (Microsoft Word Editor)

Vstavi umetnostno besedilo

Zato najprej ustvarimo lep naslov za našo objavo z uporabo predmeta WordArt.

Primer 18.2. Vstavljanje WordArta

> Vstavi > Risba > WordArt

Izberite slog besedila OK

Besedilo:= struktura knjige Krepko OK

(plošča za oblikovanje) Na sredini

Kot rezultat naših dejanj se bo pojavilo lepo oblikovano besedilo z rumenim gradientnim polnilom v sredini (slika 18.2).

Če želite spremeniti lastnosti tega predmeta, lahko uporabite gumbe orodne vrstice z istim imenom. V našem primeru spremenimo barvo polnila iz rumene v modro.

riž. 18.2. WordArt besedilo v sporočilu

riž. 18.3. Pogovorno okno Metode polnjenja

Primer 18.3. Spreminjanje lastnosti predmeta WordArt

(V orodni vrstici WordArt)

Oblika WordArt barve in črte

Metode barvnega polnila ...

gradient

Enobarvna Barva1 Modra

Tip lopute iz središča

Možnosti (slika 18.3)

Vstavite grafikon

Naslednji korak, o katerem razmišljamo, je mimogrede vstavljanje grafikona, kar je ena od novosti v Wordu.

Primer 18.4. Vstavite grafikon

> Vstavi >Organizacijski diagram...

Izberite vrsto grafikona (slika 18.4)

riž. 18.4. Pogovorno okno Knjižnica grafikonov

V telesu sporočila se bo pojavila škrbina z izbranim grafikonom. Sestavljena pa je iz ene »korenine« in le treh »vej«, medtem ko ima ta knjiga štiri dele. Dodajmo še eno vejo in spremenimo slog grafikona.

Primer 18.5. Dodajanje veje v grafikon

(Označite koren diagrama)

(Na plošči Org Chart) Dodaj obliko

Samodejni format

Izberite reliefni preliv v slogu grafikona

Zdaj je treba vnesti besedilo grafikona. To storite tako, da z levim gumbom miške enkrat kliknete na enega od koncev grafikona in vnesete ustrezno besedilo. Končna različica sporočila, urejena in oblikovana s pomočjo Worda, je prikazana na sl. 18.5.

riž. 18.5. Končna različica sporočila

Ko je sporočilo ustvarjeno, je treba še izpolniti polja Komu(To) in Predmet(Zadeva), nato pritisnite gumb Pošlji(Pošlji).

Komentiraj

Ker je naše sporočilo shranjeno in poslano v formatu HTML, se lahko del oblikovanja izgubi ali spremeni. Upoštevajte to pri ustvarjanju sporočil v Wordu! Včasih je bolje priložiti sporočila, ki ste jih ustvarili kot prilogo.

Ponovno gledamo samo na splošni način, kako Outlook in druge Officeove aplikacije delujejo skupaj. Poleg vstavljanja objektov (teh je veliko več kot dva) so tu še obrazci, okvirji, slogi, tabele, polja ... Seznam je neskončen. Svet aplikacij Microsoft Office je širok in resnično večnamenski. Naučite se ga vzporedno z Outlookom in drugimi obstoječimi aplikacijami. Na koncu bo pot premagala hoja ...

Pošiljanje dokumenta po poti

Pošiljanje dokumenta na poti(Routing) se imenuje pošiljanje dokumenta po e-pošti sodelavcem v določenem zaporedju. Distribucijsko zaporedje se imenuje pot dokumenta.

Po prejemu dokumenta lahko naslovnik vnese svoje spremembe in pripombe ter pošlje dokument naprej po poti. Na koncu poti, potem ko si dokument ogledajo vsi prejemniki, navedeni v usmerjevalnem seznamu, lahko zahtevate vrnitev dokumenta ali določite uporabnika, ki mu je namenjen, na primer vodja projekta.

Primer 18.6. Pošiljanje dokumenta po poti

> Datoteka > Odpri ... (odprite zahtevani dokument)

> Datoteka > Pošlji > Na poti. . .

Našatyrev Anton To

Mokhovikov Oleg To

Besedilo sporočila:= Spoštovani kolegi! Preberite pripeti dokument in izrazite svoje poglede in komentarje na napisano. Vnaprej hvala, Egor Usarov.

po vrsti

Vrnitev na koncu

Sledite statusu

Pošlji

Komentiraj

Med izvajanjem tega programa se lahko prikažejo varnostna pogovorna okna Outlooka, ki opozarjajo na vmešavanje tretjih oseb in dostop do Outlookovih podatkov. V tem primeru se vedno strinjate, da dovolite dostop (navsezadnje ta zahteva izvira iz vaših dejanj in vi jo pričakujete).

Dodeljeno pot je mogoče priložiti dokumentu, da ga ne pošljete takoj, ampak da to storite pozneje. Če želite to narediti, morate na zadnjem koraku programa pritisniti gumb Dodaj(Dodaj listek).

> Datoteka > Pošlji > Naslednji cilj ...

Pošlji dokument Nashatyrev Anton

Če želite zavrniti pošiljanje dokumenta po poti in popolnoma prekiniti pot, morate klikniti gumb jasno(jasno).

Vrnimo se k primeru. Po pritisku na gumb Pošlji(Pot), bo samodejno ustvarjeno sporočilo z besedilom, določenim v polju Besedilo sporočila(Besedilo sporočila) in s priloženim dokumentom za pošiljanje (slika 18.6). Predpostavimo, da je prvi naslovnik (v našem primeru je to Anton Nashatyrev) konfiguriran odgovorno, to pomeni, da prejetega sporočila ne bo pustil brez nadzora ali ga izbrisal, ne da bi ga prebral, ampak se bo nanj pravilno odzval: prebral bo ne le sporočilo, o poštnem seznamu, temveč o samem priloženem dokumentu, in ga ne samo prebrati, temveč vanj dodati tudi svoje želje in komentarje ter ga nato poslati naslednjemu dopisovalcu. Poskusimo spremljati, kako se to zgodi.

Za odpiranje samega posredovanega dokumenta mora prejemnik le dvoklikniti na ikono pripetega dokumenta v sporočilu. Nadalje prejemnik na običajen način spremeni dokument. Po koncu dela mora dokument poslati naprej po poti.

>Datoteka>Pošlji>Naslednji cilj ...

Pošlji dokument "Oleg Mokhovikov"

riž. 18.6. Sporočilo o distribuciji dokumenta

Kaj bo potem? Najprej bo sporočilo poslano naslednjemu prejemniku na poštnem seznamu - Olegu Mokhovikovu. Lahko bo prebral dokument z že opravljenimi spremembami in naredil svojega. Drugič, prvotni pošiljatelj bo obveščen, ko se dokument premika po poštnem seznamu, ker pogovorno okno Pot(Routing Slip) je bil preverjen Sledite statusu(Status sledenja).

Če je vse v redu, bo dokument napredoval na poštnem seznamu, dokler ne bo izčrpan celoten poštni seznam tega dokumenta. Zadnji prejemnik na poti bo pozvan, da spremenjeni dokument vrne pobudniku distribucije in s tem bo krog sklenjen.

Če želite pospešiti postopek, lahko pošljete dokument ne enega za drugim, ampak vse naenkrat. V tem primeru je za združitev sprememb odgovoren pošiljatelj.

Odvisno od različice programa Word ali Outlook, ki jo uporabljate, lahko prilepite wordov dokument in mu dodajajte različne predmete (na primer datoteke PDF, diagrame oz excel listi) ali e-poštno sporočilo s povezovanjem ali vdelavo. Če želite vstaviti predmet, na zavihku Vstavi pritisni gumb Predmet.

Vstavljanje novega predmeta

Če želite ustvariti novo datoteko za vstavljanje v Wordov dokument ali e-poštno sporočilo:

Nasvet:

Informacije v razdelku Rezultat določen z izbrano vrsto predmeta in stanjem potrditvenega polja kot ikona(nameščen ali ne). Te informacije vam bodo pomagale pri odločitvi, kaj točno morate vstaviti in v kakšni obliki.

Če želite spremeniti podatke v vstavljenem predmetu, ga dvokliknite.

Povežite ali vdelajte obstoječo datoteko

Če želite povezati ali vdelati že ustvarjen predmet:

Vdelani objekti in povezani objekti

Vgrajeni predmeti postanejo del Wordove datoteke ali poštnega sporočila in, ko so prilepljene, niso več povezane z izvirno datoteko.

Sorodni predmeti se lahko posodobi, ko se izvorna datoteka spremeni. Povezani podatki so shranjeni v izvorni datoteki. IN Wordova datoteka ali poštno sporočilo (ciljna datoteka), se shrani le lokacija izvorne datoteke in prikaže se pogled povezanih podatkov. Če je velikost datoteke pomembna, uporabite povezane predmete.