Görev yürütmeyi izlemek için örnek Excel dosyası. Excel'de proje değişiklik kontrol formları oluşturma

Değişim kontrolü - organize ederek, bu süreci yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz formları ve raporlama araçlarını oluşturmamız gerekiyor. Değişiklik talep formuyla başlayalım.

Talep Formunu Değiştir

Öncelikle değişiklik talep formu oluşturacağız. Değişim kontrol sürecinin başladığı yer burasıdır. Yukarıda belirtildiği gibi değişiklik taleplerinin her zaman yazılı olarak iletilmesi gerekmektedir ve özel bir forma sahip olması bu kuralın proje paydaşlarının gözünde daha da ağırlık kazanmasına neden olacaktır. İncirde. Şekil 1'de değişiklik talebi formu şablonunun bir örneği gösterilmektedir.

Bu formun başlığına takip numarası için bir satır (Takip Numarası satırı) eklediğimizi lütfen unutmayın. Takip edilmesini kolaylaştırmak için benzersiz numaralar atadığımız diğer birçok nesnede olduğu gibi, değişiklik talepleri için de aynısını yapmamız gerekiyor. Bu tür taleplerin listesi etkileyici bir boyuta ulaştığında, bu benzersiz kimlik numaraları aynı zamanda talepleri takip etmemize ve her biri hakkında rapor derlememize de yardımcı olacaktır.

Değişiklik talebini gönderen kişi, tarihi (Tarih satırı), soyadını (İstek sahibi satırı) ve iletişim bilgilerinin yanı sıra talep edilen değişikliğin açıklamasını (Değişiklik satırının açıklaması) sağlamalıdır. Ayrıca değişikliğin kısa bir gerekçesi de sunulmalıdır. Bu bilgi, değişiklik kontrol kurulu tarafından talep edilen bir değişikliğin onaylanıp onaylanmayacağına veya reddedileceğine karar verirken kullanılacaktır. Gerekçede ayrıca, böyle bir değişiklik yapılması durumunda projenin nihai ürününün veya bir bütün olarak organizasyonun sahip olabileceği faydaları da vurgulanmalıdır.

İstenilen değişikliğin yapılmaması durumunda proje için olası sonuçların (Değişiklik yapılmazsa Etki satırı) belgelenmesi önemlidir. Burada kar kaybı, gelecekte iyileştirme yapmanın zorluğu ve müşteri memnuniyeti gibi konulara dikkat edebilirsiniz. Talebi ileten kişinin bildiği alternatif çözümler (Alternatif çözüm satırı) formun bu bölümünün son satırına kaydedilmelidir.

Bir sonraki bölüm proje yöneticisi tarafından tamamlanır. Burada, tanıtmanın olası sonuçlarını belgelemeniz gerekir. bu değişiklik, üç kısıtlamaya özellikle dikkat ederek: maliyet, zamanlama, proje ölçeği. Ayrıca değişikliğin neden yapılması gerektiğine (veya yapılmaması gerektiğine) ilişkin nedenlerinizi de gerekçelendirmelisiniz.

Son bölümün de proje yöneticisi tarafından doldurulması gerekmektedir. Burada değişiklik kontrol kurulu toplantısının tarihini, talep edilen değişikliğe ilişkin nihai kararı ve toplantıya katılanların veya nihai kararı veren kişinin adını belirtmeniz gerekmektedir.

İstek günlüğünü değiştir

Değişiklik talepleri gelmeye başladığında bu istekleri takip etmek için bir yol kullanmanız gerekecektir. Bunu yapmanın en kolay yolu bir Excel elektronik tablosu kullanmaktır. Excel tablolarından daha önce bahsetmiştik ve şimdi sadece gerekli olan şeyleri kısaca hatırlayacağız. şu an, ancak daha fazlasına ihtiyacınız varsa detaylı bilgi, verilen malzemeye dönebilirsiniz. İncirde. Şekil 2 değişiklik kontrol günlüğümüzü göstermektedir.

Böyle bir tablo oluşturmak için A6-H12 hücre aralığını seçin. Grup içinde Stiller Giriş sekmesindeki (Stiller) simgesine tıklayın Tablo Olarak Biçimlendir(Tablo olarak biçimlendirin). Daha sonra beliren menüden uygun tablo formatını seçin. Eylemleriniz sonucunda ekranda bir iletişim kutusu görünecektir Tablo Olarak Biçimlendir(Tablo Biçimlendirme), Şekil 2'de gösterilmektedir. 3. Bu penceredeki tek metin kutusu, tabloda yer alan hücre aralığını gösterir. Kutuyu işaretlemeyi unutmayın Masamın Başlıkları Var(Başlıklı Tablo) (çünkü bu örnekte seçilen hücre aralığına bir başlık satırı ekledik, yani 6. satır), aksi takdirde Excel başlık satırını otomatik olarak ekleyecektir.

Fark etmiş olabileceğiniz gibi değişiklik kontrol günlüğü, değişiklik talep formundaki alanları içermektedir. Bir elektronik tablo sayesinde tabloda yer alan herhangi bir veriye göre sıralama yapabiliriz. Örneğin istekleri, bu istekler üzerine verilen kararın türüne göre (onayla, reddet, iptal veya ertele) sıralayabilirsiniz.

E Sütunu: Önem Derecesi'ne, projede istenen değişikliğin yapılmaması durumunda ortaya çıkabilecek olası sonuçları yansıtan sayısal bir değer olan yeni bir bilgi türü ekledik. Bu tür bilgiler tüm değişiklik talepleri için gerekli olmayabilir. Ancak bir ürün veya sonuç elde etmeyi içeren projeler için önem derecesini belirtirseniz (örneğin, yeni bir proje) bilgisayar programı), - bu durumda talep edilen değişikliğin uygulanmamasının olası sonuçlarını değerlendirmek oldukça kolay olacaktır. Şiddet derecesi beş puanlık bir ölçekte değerlendirilir. Bunun gibi bir şeye benzeyebilir:

• 1 = Kritik sonuçlar; proje başarısızlıkla sonuçlanabilir (veya zaten sona ermiştir); proje üzerindeki çalışmalar durdurulmalı
• 2 = Ciddi sonuçlar; proje başarısız olabilir; proje üzerindeki çalışmalar durdurulmalı
• 3 = Orta düzeyde sonuçlar; proje başarısız olabilir; proje üzerinde çalışmaya devam edilebilir
• 4 = Küçük sonuçlar; projenin başarısızlığı pek olası değildir; proje üzerinde çalışmaya devam edilebilir
• 5 = Minimal veya hiç sonuç yok; talep edilen değişiklik, projenin nihai ürününün performansının iyileştirilmesiyle sonuçlanmalıdır

Şiddet düzeyi proje yöneticisi tarafından belirtilmelidir. Farklı derecelerin tanımları ve açıklamaları projenin başlarında belgelenmelidir (eğer proje yönetim ofisi tarafından henüz tanımlanmamışsa). Talep edilen değişikliklerin yapılmamasının olası sonuçlarına ilişkin açıklamaların yazılması sürecine değişiklik kontrol kurulu üyelerini ve/veya doğrudan proje uygulayıcılarını dahil edin.

Tabloyu aralığa dönüştürme

Belki de tablonun kendisini olduğu gibi bırakarak tablodaki tüm verileri silmeniz gerekiyor? Şek. Grant St projesi için değişiklik kontrol günlüğünün bir örneğini gösteren Şekil 4. Taşınmak.

Muhtemelen Park St. ofisinin müdürü. Ofisini Grant St.'deki yeni bir binaya taşıma tarihini değiştirebileceğine inanarak kendini fazlasıyla kaptırmıştı, ancak yine de böyle bir girişimde bulundu, ancak bu girişim iptal edildi. Ancak tartışmamızın ana konusundan biraz uzaklaştık.

Birisinin yanlışlıkla kendi bilgilerini değişiklik kontrol günlüğü şablonumuza girdiğini ve bunu proje verileriyle birlikte bir tabloya kaydettiğini varsayalım. Şimdi bu verileri tablodan kaldırmamız gerekiyor. Silinecek verileri içeren hücreleri seçin (bu durumda A7 ila 118 aralığındaki hücreler). Farenin sağ tuşuyla seçime tıklayın ve beliren ekranda içerik menüsü(Şekil 5) komutu seçin İçeriği temizle(İçeriği temizle) - seçilen hücrelerdeki ilgili veriler derhal yok edilecektir. Tablo içeriğini istemeden temizlediyseniz, tuş kombinasyonuna basarak silinen verileri hemen geri yükleyin. Ctrl+Z, bu, komutun yürütülmesine karşılık gelir Geri alma(İptal etmek).

Artık verilerinizi tablo biçiminde saklamanıza gerek olmadığını ve onu normal hücre aralığına dönüştürmek istediğinizi varsayalım. Bunu yapmak için başlık dahil tüm tablo hücrelerini seçmeniz gerekir. Bizim durumumuzda A6 ila H12 aralığındaki hücreleri seçmeliyiz. Ardından, önceki durumda olduğu gibi, seçime sağ tıklayın ve beliren içerik menüsünde (Şekil 6) komutu seçin. Tablo → Aralığa Dönüştür(Tablo → Aralığa Dönüştür).

Otomatik bir kontrol sistemi, tüm görevleri yalnızca son tarihe göre değil, aynı zamanda yürütücüye göre de kolayca görüntülemenize ve böylece her birinin yüklenmesini görmenize ve henüz yürütücü tarafından dikkate alınmamış, süresi dolan, yerine getirilmemiş belgelerin listelerini sağlamanıza olanak tanır. . Program, erişim haklarını farklılaştırmanıza, yönetim için gerekli raporları hazırlamanıza olanak tanır...
Yapılandırma kullanıcı tarafından kolay ve hızlı bir şekilde yapılandırılır.

Program aşağıdaki raporları içerir:
- Belirli bir tarihte teslim edilmesi gereken görevlerin listesi
- Disiplin belgesi
- Son teslim tarihlerine aykırı olarak tamamlanan görevler
- Görevler kontrol altında

Otomatik Görev Yürütme Denetimi programı kullanıcılara aşağıdaki yetenekleri sağlar:
Yöneticilere:
. yeni görev kartları oluşturun (kaydedin);
. tüm performans gösterenlerin mevcut görevlerinin özet durumunu ve performans disiplini istatistiklerini izlemek;
. yürütme son tarihlerinin ertelenmesini dikkate alarak, icracılardan herhangi biri için belirli görevlerin ilerleyişini kontrol etmek;
. görevin yerine getirilmesi sırasında sanatçılarla metin alışverişi yapmak;
. tamamlanma gerçeğini kaydedin (“görevleri kapatın”);
. çeşitli kriterleri kullanarak görevleri arayın;
. kapalı görevlerin arşivini görüntüleyin;
. ayrı bir görev olarak yazdırma, MS Word ve MS Excel'e aktarma;
. yazdırın, MS Word ve MS'e aktarın Excel listeleriçeşitli kriterlere göre görevler;

. Görevlerin yerine getirilmesi ve performans disiplinine ilişkin raporların oluşturulması.

Sanatçılar:
. yönetimden yeni görevler almak;
. mevcut görevlerinizin özet durumunu izleyin;
. görevlerin yerine getirilmesi sırasında yönetim ve ortak uygulayıcılarla metin alışverişi yapmak;
. görevi tamamlama gerçeğini kaydedin;
. çeşitli kriterleri kullanarak ödevlerinizi arayın;
. tamamlanan görevlerin arşivini görüntüleyin;
. gecikmiş görevlerin otomatik olarak işaretlenmesi;
. çeşitli kriterlere göre görevleri tek tek veya listeleri yazdırın, Word ve Excel'e aktarın.

Bilgi amaçlı Süre sınırı vardır: 50 gün ve işlevsel sınırlama yoktur. Demo süresinin sonunda lisans satın almanız gerekecektir. Ödeme yapıldıktan sonra kişisel bir lisans kodu e-posta yoluyla programa. Programı başlatırken "Etkinleştirme" iletişim kutusunda girilmesi gerekir; demo sürümünüz şu şekilde olacaktır: tam versiyon Zaman ve işlevsel kısıtlama olmaksızın, lisanslanan kod zaman açısından sınırlı değildir.

Alıcılar için bilgiler:

1. Program için sunulan lisanslardan birini satın alarak, lisans kodunu sınırsız sayıda bilgisayara (ağdaki iş istasyonlarına) yükleyebilirsiniz.

2. Kısıtlama olmaksızın ağ lisansı, satın aldığınız sürümü ve lisansı sonsuza kadar kullanma yeteneği.

3. Yazılım güncellemelerini 1 yıl boyunca ücretsiz indirme imkanı.

5. Satın aldığınız programı iş faaliyetlerinizde kullanabilirsiniz.

Bu programın faydaları

Esnek veritabanı yapısı
İçlerinde yeni tablolar ve alanlar oluşturabilir (depolanabilir ve hesaplanabilir), açılır listeler tanımlayabilir, alt tablolar atayabilir, görünümler ve raporlar oluşturabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Sistem özel bilgi gerektirmeden her türlü konuya göre ayarlanabilir.

Şablonları kullanarak veritabanındaki verilerle ofis belgelerinin oluşturulması
Şablonlar oluşturabilirsiniz Word belgeleri, Excel formatları Belgeyi oluştururken veritabanındaki güncel verilerin ekleneceği statik metin, resimler ve yer imleri içerir.

Görüntülerin bir veritabanında saklanması ve çeşitli formatlardaki belgelere bağlantılar
Her tablo girişi, veritabanında saklanan resimlere ve ayrıca dosya sunucusunda bir yerde saklanan dosyalara bağlantı verebilir; gerekli tüm bilgiler, belgelerin kolay aranması, filtrelenmesi ve sınıflandırılması için veritabanında yer alacaktır.

Kullanışlı ve son derece özelleştirilebilir kullanıcı arayüzü
Kayıtları herhangi bir alana göre sıralayabilir, filtreleyebilir, arayabilir, alanların sırasını ve genişliğini, satır yüksekliklerini değiştirebilir, satırlar ve hücreler için renk kuralları ayarlayabilir, toplamları hesaplamak için formüller oluşturabilir ve verilen alanlara göre bir ağaç oluşturabilirsiniz. Girişleri doğrudan tabloya (Excel stili) veya esnek bir şekilde özelleştirilebilir ayrı bir form aracılığıyla yapabilirsiniz.

Filtreler, sıralama, hesaplanan alanlar, görünümler
Maksimum esnek veri filtreleme koşulları, birçok önceden ayarlanmış değer ("ile başlar", "içerir", "bugün", "dün"...). Yeniden kullanılmak üzere farklı filtre setleri dosyalara kaydedilebilir. Hesaplanan alanlar (SQL ifadeleri dahil) için formül ayarlama ve farklı tablolardan ve hesaplanan alanlardan alanları görüntüleyen tablo görünümleri oluşturma yeteneği.

Çeşitli durumlar için raporlar ve hatırlatıcılar oluşturma ve ayarlama
Belirli bir kullanıcıya hatırlatma formunun gösterileceği hatırlatma kurallarını ayarlayabilirsiniz.

Ağ ve çok oyunculu mod
Çok kullanıcılı modu kullanırken, erişim hakları her kullanıcı için aşağıdaki parametrelere göre esnek bir şekilde yapılandırılır: menü öğelerinin, ana sekmelerin, tabloların, alanların ve görüntüleme ve düzenleme kayıtlarının görünürlüğü ve kullanılabilirliği.

Veri içe ve dışa aktarma
Tablo verilerinin Excel ve Access dosyalarından içe aktarılması desteklenir. Dışa aktarma Word, Excel, HTML'de mümkündür.

Standart Microsoft DBMS Erişim veya Microsoft SQL Server
"Kara kutu" yok. Standart bir veri depolama formatımız var - MS Access veya istemci-sunucu MS SQL Server. Bu DBMS'lerin her ikisi de oldukça güvenilirdir, tanınmış standartlardır ve kendi sınıflarında liderdirler. Bu, kapalı formatlara göre avantajlar sağlar: diğer sistemleri yönetme, iyileştirme, optimize etme ve entegre etme yeteneği... Programa, seçildiğinde yürütülecek özel düğmeler ekleyebilirsiniz. gerekli eylemler(örneğin, bazıları doğrudan veritabanıyla çalışır, Üçüncü taraf uygulamaları vesaire.).

Bildiğiniz gibi, bir asistanın veya kişisel asistanın (çalışma kitabında bu pozisyonun adı ne olursa olsun) farklı şirketlerdeki işlevselliği, organizasyonun özelliklerine ve büyüklüğüne, şirkette benimsenen kurum kültürüne ve kişiliğe bağlı olarak değişmektedir. yöneticinin. Ancak, iş yeri ne olursa olsun, herhangi bir kişisel asistanın onsuz yapamayacağı sorumluluklar vardır. Bunlar arasında emirlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol de yer alıyor.

Pek çok kuruluşta, emirlerin yerine getirilmemesi ve bunların zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol eksikliği sözde bir sorundur. " darboğaz"(İngilizceden) darboğaz- darboğaz), yani şirketin iş süreçlerini büyük ölçüde yavaşlatan ciddi bir engel. Buradaki pek çok şey aslında asistana bağlı! Ancak her şey ilk bakışta göründüğü kadar açık değildir. Vazgeçilmez bir asistanın aniden hastalandığı, tatile çıktığı veya bir kez olsun iş gezisine çıktığı, yokluğunda ise işlerin durduğu, siparişlerin kayıt altına alınmadığı, teslim tarihlerinin kaçırıldığı, sorumluların bilinmediği durumlarla sıklıkla karşılaşıyoruz. Kural olarak, bu, çalışanın vazgeçilmezliği hakkında değil, bir sistemin yokluğu hakkında çok fazla konuşuyor. Dolayısıyla asistanın görevi, emirlerin yerine getirilmesini izlemek için bir sistem oluşturmaktır. Ve sistem, bildiğimiz gibi, performansını büyük ölçüde kendi başına sürdürebilme kapasitesine sahip. Ve bununla tek başına başa çıkamazsın! Ama her şeyi sırayla ele alalım.

Kontrol ve türleri

Bir filin, dedikleri gibi, parçalar halinde yenmesi gerekir. Ve terminolojiyle başlamaya değer.

Kontrol- bu, planın gerçek durumla karşılaştırılması. Kontrol, planlanan sonuçlardan ve insanların eylemlerinden en küçük sapmaları bile ortaya çıkarır ve durumu değiştirmeyi mümkün kılar.

Aşağıdaki kontrol türleri ayırt edilir:

1. Ön Hazırlık. Görevle ilgili asıl çalışmaya başlamadan önce yönetici tarafından gerçekleştirilir. Ön kontrol, insan, malzeme ve finansal kaynaklar dikkate alınarak kullanılır; yani, çalışma emri vermeden önce yönetici, icracının bunu gerçekleştirecek kaynaklara sahip olduğundan emin olmalıdır.

2. Kavramsal (gelen). Açıklığa kavuşturmak için kullanılır:

Sanatçı bir görevi olduğunu biliyor mu;

Çözecek kişi sorunu nasıl anladı?

Bunu tam olarak nasıl yapacak?

Bu tür kontrol, müdür yardımcısı tarafından ve siparişi verdikten hemen sonra gerçekleştirilir. Amaç, uygulayıcının emrin özünü ve uygulanmasının zamanlamasını anlamasını kontrol etmektir. Bu aşamada asistanın görevi, yöneticinin dikkatini görevin uygunluğuna, görevin zamanlamasına ve önceliğine çekmek ve görevin işe kabul edildiğinden emin olmaktır. Bu durumda asistanın acil ve önemli görevleri "vurgulaması" gerekir (Eisenhower matrisini hatırlayın), örneğin: "Lütfen bu görevin önemli ve acil olduğunu unutmayın!" Doğru zamanda telaffuz edilen bu sihirli cümle, birçok yanlış anlaşılmayı ve affedilemez zaman kaybını önlemeye yardımcı olacaktır - görevleri önceliğe göre sıralama sürecinin kendi yolunda gitmesine izin vermek kabul edilemez, çünkü icracıların görüşleri her zaman yöneticinin görüşü. Sizin için bariz olanın başkaları için öyle olmayabileceğini unutmayın.

3. Akım (ara, proses kontrolü). Amaç, mevcut faaliyet sürecini değerlendirmektir: işin nasıl yapıldığı, halihazırda ne yapıldığı, hangi zorlukların ortaya çıktığı. Bu tür bir kontrol, iş devam ederken bir asistan tarafından gerçekleştirilir, ancak siparişin tamamlanması için son tarih henüz gelmemiştir. Kontrolün görevi, çalışma sırasında ortaya çıkan sapmaları derhal tespit etmek ve olası düzeltmeler için yöneticiyi bunlar hakkında bilgilendirmektir. belirtilen parametreler. Mevcut kontrol aşağıdakilere dayanmaktadır: geri bildirim.

4. Final (final, sonucun kontrolü). Belirli bir tarihe kadar bir hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek için kullanılır.

Elde edilen gerçek sonuçlar daha önce belirlenenlerle karşılaştırılır. Bu aşamada işe müdahale etmek için geç kalınmış olsa da bu kontrol gereklidir. Sanatçıların hangi sonuçları elde ettiğini gösterir ve çalışmalarındaki eksiklikleri ve eksiklikleri ortaya çıkarır. Geleceğe yönelik dersler öğrenmeye yardımcı olur. Kural olarak bu aşamada yönetici ve asistan birlikte çalışır çünkü Asistanın nitelikleri, görevin tamlığını ve doğruluğunu belirlemek için yeterli olmayabilir.

Ne ve nasıl kontrol edilir

Kilit alanlarda kontrolün sağlanmasına yönelik sorumluluğun dağılımı kuruluşun büyüklüğüne bağlıdır:

Kontrol etmek	Şirket büyüklüğü	Sorumlukontrolün sağlanması için
Yasal normlar ve gereksinimler	100 kişiye kadar 500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Avukat, muhasebeci Hukuk hizmeti, muhasebe Yasal hizmet ve alan başkanları
Liderin emirleri	100 kişiye kadar 500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Baş Sekreter Müdür Yardımcısı Asistan ve alan başkanları
Yerel düzenleyici belgelerin gereklilikleri	100 kişiye kadar 500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Baş Sekreter Müdür Yardımcısı Faaliyet başkanları
Yöneticinin bireysel emirleri	500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Baş Sekreter Müdür Yardımcısı
Şirket merkezinden alınan talimatlar	1500 kişiye kadar 2500 kişiye kadar 2500'den fazla kişi	Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı ve Sekreterlik Durum Yönetimi

“Kontrol” ve “izleme” farklı şeylerdir!

Sonunda neyin ne olduğunu anlamak için, modern yönetimde sıklıkla bulunan başka bir terime - "izleme" - dikkat etmeye değer. Literatürde sıklıkla “kontrol” ve “izleme” kavramları aynı anlamda kullanılmaktadır ancak bunlar temelde farklı şeylerdir! Emirlerin uygulanmasını yönetmeye sistematik bir yaklaşım uygulamak için bu farkın anlaşılması gerekir. Eğer izleme- bu, verileri kaydederek ve kaydederek bir nesnenin parametrelerini izlemek, ardından kontrol- bu zorunlu bir gözlemdir nesne üzerindeki etki parametre değerlerinin kabul edilebilir sınırları aşması durumunda. Görevlerle ilgili olarak bu, asistanın bir izleme aracına sahip olması gerektiği anlamına gelir; Talimatları, son teslim tarihlerini, sorumlu kişileri ve uygulama durumunu (tamamlandı/tamamlanmadı) kaydettiği belirli bir veri tabanı tutar. Bununla birlikte, etkili bir kontrol sistemi oluşturmak için sadece istatistik tutmak yeterli değildir; kontrol, durumun aktif yönetimini, ayarlamayı ve etkiyi gerektirir; Performans disiplininde olumlu dinamikler elde etmek için amaçlı bilinçli etki.

Emirlerin yerine getirilmesi nasıl sağlanır?

Emirlerin yerine getirilmesi için bu sorunun çözümüne yönelik entegre bir yaklaşım gereklidir. Emir yürütme kontrol sistemi aşağıdaki esaslara göre çalışacaktır:

1) Yönetimden yüksek öncelik. Yönetici, talimatlarına tam olarak uymanın kendisi ve şirket için önemli olduğunu göstermelidir.

2) Sorunun çözümüne yönelik yaklaşımların ortak tartışılması. Tüm riskleri hesaba katmak ve konuyu kapsamlı bir şekilde ele almak için, hem talimat veren yönetici hem de onları denetleyen yardımcının yanı sıra, süreçten doğrudan sorumlu olacak yöneticilerin de dahil olduğu süreçteki tüm katılımcıların tartışmaya dahil edilmesi gerekir. uygulamak. Anlaşmalar öncelikle talimatlar ve son tarihler, yürütme raporunun formatı, yeniden planlama prosedürü, talimatların yerine getirilmemesi durumunda ödül veya ceza yaklaşımları hakkında bilgi edinme yöntemleriyle ilgili olmalıdır. Yönetici aynı zamanda asistanlarının emirlerin yerine getirilmesini denetleme konusundaki yetkileri konusunda da astlarını bilgilendirmelidir (ekipte yeniyseniz ve henüz yetki kazanmadıysanız, bunu yöneticinize sorun).

3) Tüm şirket çalışanlarını, emirlerin yerine getirilmesini izlemeye yönelik bir sistemin uygulanması konusunda bilgilendirmek. Yaklaşımların şeffaflığının sağlanması gerekmektedir; kuralların şirketin yerel düzenleyici belgesinde resmileştirilmesi gerekir.

4) Tutarlılık ve düzenlilik.Çalışanlar her görevin kayıt altına alındığına, her görevin muhasebeleştirilmesi gerektiğine, hiçbirinin atlanmayacağına veya unutulmayacağına ve yönetimin talimatlarının yerine getirilmemesinin kaçınılmaz olarak cezalandırılacağına güvenirse yönetici disiplini artacaktır. (Bilgilendirme prosedürünün derhal sağlanması faydalı olacaktır, çünkü talimatlar önceden uygulanamaz olabilir veya zamanında uyulmaması için zorlayıcı nedenler bulunabilir. Bu tür her durum ayrı ayrı ele alınmalıdır.)

Bir görev gibi görünüyor diyorsunuz. Bu kısmen doğrudur. Asistanın görevi nedir? Asistan, yöneticiye bir sorunun mevcut olduğu, bunun belirli riskler taşıdığı, "nabzınızı tutmaya" çalıştığınız (ve şu ana kadar büyük ölçüde sizin sayenizde başarılı olduğu) konusunda yöneticiye bilgi vermesi gereken şirketin tam olarak aynı çalışanıdır. kişisel nitelikler), ancak sistemin yokluğu er ya da geç kendini belli edecek ve bu sizi endişelendiriyor.

Önemli olan, bir kontrol sisteminin nasıl organize edileceğine dair özel bir öneriniz olduğunu söylemeyi unutmamaktır (yani bu sadece gümüş tepside sunulan bir sorun değil, aynı zamanda bir sorun ve onu çözmek için seçenekler olmalıdır).

Şirketin yeni bir çalışanı olsanız bile yöneticinize böyle bir teklifle yaklaşmaktan korkmamalısınız. Şu ana kadar şirketinizde yerine getirilmemiş/vadesi geçmiş/hesaplanmamış bir sipariş nedeniyle ölümcül bir olay yaşanmadıysa, yöneticiniz yine de teklifinize kulak asmayacaktır. Muhtemelen tüm şirkette bu sorunu çözmekle bu kadar ilgilenen kimse yoktur.

Etkili iletişimin önemi

Diyelim ki teklifiniz kabul edildi: Yönetici görevin önemini özetledi, bu süreçteki rolünüzü açıkladı, yerel teklifi onayladı. normatif belge Sürecin düzenlenmesiyle tüm şirket çalışanları bilgilendirilir. Sıradaki ne? Bu aşamada vazgeçerseniz yayınlanan belgenin ruhsuz bir kağıt parçası olarak kalma riski vardır. Tüm bunların işe yaraması nasıl sağlanır?

Cevap öncelikle asistanın etkili iletişim becerilerinde yatmaktadır. Evet, bu, idari pozisyonlara yönelik özgeçmişlerde sıklıkla gördüğümüz ifadenin aynısıdır. Bu tür becerilere sahip olmak bir asistan için hayati öneme sahiptir. Dar anlamda, emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesiyle ilgili olarak etkili iletişim, bilginin bozulmadan hızlı bir şekilde iletilmesinin ve “mesajın” doğru anlaşılmasına ilişkin geri bildirim almanın bir yoludur.

Etkili iletişim kurulur:

Etkili mi, etkisiz mi?

Etkisiz iletişim, hedeflerinizi ve planlarınızı korumayı amaçlayan başkalarıyla tartışmaktır. Kazananların ve kaybedenlerin varlığını ima eder. Bu "iletişim" tarzı kategoriktir: ara durumları hesaba katmadan "doğru" ve "yanlış", "zafer" ve "yenilgi", "iyi" ve "kötü" vardır. Tek bir doğru görüş vardır, dolayısıyla dünyaya dair bilgimizi zenginleştirebilecek ve bütünsel bir resim oluşturabilecek insanların görüş ve deneyimlerini göz ardı edebiliriz. Bunun yerine dar görüşlerimizi sürekli savunuyoruz. Savunmacı geçici olarak geri çekildiğinde, çatışmadaki bir duraklama bir başarı olarak kabul edilir. Sonuçta anlaşmazlık, dirençle, ekibin etkinliğinin kaybıyla ve hatta güç ve saygı dengesi oluşana kadar sabotajla sonuçlanır.

Etkili iletişim ise başkalarının görüş, duygu ve düşüncelerini anlamayı amaçlar. İki taraf birbirini dinlediğinde her ikisi de kazanır. Karşılıklı anlayış ve saygı, işbirliğinin, karşılıklı bağımlılığın ve sadakatin temeli haline gelir. Her iki taraf da şunu söylerse başarı elde edilir: “Evet, tam olarak bunu kastettim. Beni anlıyor musun".

Örgütsel hedeflerin başarılı bir şekilde uygulanması için etkili iletişim şüphesiz gereklidir. Çarpıtılmış, yanlış yorumlanmış mesajlar çoğu zaman büyük şirketlerin, orduların ve ulusların yenilgisine neden olur.

Etkili iletişim becerileri karşıtların bir arada var olmasına olanak tanır; başka bir bakış açısını anlama ve uzlaşma bulma konusunda nihai yetenek. Kimin haklı, kimin haksız olduğu neden tartışılıyor? Etkili iletişimin amacı, karşılıklı yarar sağlayan ve dolayısıyla uzun süreli iş ilişkileri kurmak ve sürdürmektir.

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi açısından asistan şunları göstermelidir: etkili iletişim becerileri“yolculuk” talimatlarının tüm aşamalarında:

1) Talimatları belirlerken yöneticiyle etkileşim. Asistanın görevi, SMART gibi belirli bir hedef belirleme şemasına uymaya çalışarak ödevi doğru bir şekilde kaydetmektir. Bu, astların kendilerinden ne istendiğini anlamalarını sağlayacaktır. Emrin metni açık ve sözlü olmalı (soruyu yanıtlayın: ne yapmalı?), emrin belirli bir son tarihi olmalı ve her emir için sorumlu bir uygulayıcı belirlenmelidir.

Siparişin düzgün bir şekilde kaydedilmesinden sonra asistan herhangi bir yanlışlık olmadığından emin olmalı ve son sürüm onay için yöneticiye protokol veya talimat kaydı yapın veya sözlü olarak şunu sorun: “Seni doğru anladım mı? İvanov I.I. 11 Mayıs 2015 tarihine kadar bir proje uygulama programı geliştirip onaya sunmalı mı?”

Ne olduAKILLI?

AKILLI yönetim ve proje yönetiminde hedefleri tanımlamak ve hedefleri belirlemek için kullanılan anımsatıcı bir kısaltmadır.
SMART kriterlerine göre oluşturulan bir hedef veya görev aşağıdaki özelliklere sahiptir:
. S- spesifik (belirli) - açık, kesin, açıkça tanımlanmış;
. M- ölçülebilir (ölçülebilir) - hedefe ulaşıldığının anlaşılabileceği belirlenmiş sonuç göstergelerine sahip olmak. Hem niceliksel hem de niteliksel olabilirler. Bu kriterler olmadan görevin tamamlandığını değerlendirmek neredeyse imkansızdır;
. A- ulaşılabilir (ulaşılabilir) - gerçekçi, ancak ek bir motive edici faktör olarak hizmet eden biraz çaba gerektirir;
. R- ilgili (uygun) - departmanın veya organizasyonun daha geniş hedefleriyle örtüşen;
. T- zamana bağlı (zamanla sınırlı) - hedefe ulaşmak için son tarihler belirlenmelidir.

2) Siparişleri işe aktarırken sanatçılarla etkileşim. Bu aşamadaki en önemli görev yüklenicinin görev konusunda bilgilendirilmesini ve işi kabul etmesini sağlamaktır. Organizasyon küçükse, asistan veya sekreter sanatçılarla doğrudan iletişim kurar. E-posta veya telefonla. Büyük organizasyonlarda, bu tür bir etkileşimin gerçekleştirilmesi zordur, bu nedenle asistan emri iletir ve kuruluşun başkan yardımcılarıyla doğrudan etkileşime girer ve emirleri aktarırken basamaklı prensip uygulanır, örneğin: eebölüm müdürüeBölüm Başkanıedoğrudan icracı.

3) Emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgiler ters yolla iletilir: CEO/AsistanBGenel Müdür YardımcısıBbölüm müdürüBBölüm BaşkanıBdoğrudan yürütücü.

Asistan, siparişle ilgili bilgilerin iletilmesinde aracı rolü oynar. Aynı zamanda asistana veri aktarım süresini azaltmak için kullanımın sağlanması tavsiye edilir. bilgi kaynağı siparişlerle ilgili özet bilgileri göndermenize olanak tanır. genel erişimörneğin, herhangi bir çalışanın hangi görevlere sahip olduğunu hızlı bir şekilde görebildiği ve asistana yorum gönderebildiği kuruluşun dahili kurumsal portalına.

4) Ara kontrol yapılırken yüklenicinin tahminini açıklığa kavuşturmak gerekir: Son teslim tarihine uyup uymadığı veya uygulama sırasında iş hacminin daha önce beklenenden daha fazla olduğu veya yüklenicinin kaynaklarının yetersiz olduğu ve diğer yapısal bölümlerden çalışanların katılımının gerekli olduğu ortaya çıktı, çünkü görevin işlevler arası olduğu ortaya çıktı. Asistan, uygulamanın ilerleyişi hakkında hızlı ve güvenilir bilgi elde etmek için sorumlu yönetici/icracı ile sürekli yapıcı bir diyalog kurmalı ve ciddi sorunlar ortaya çıkarsa, hala düzeltilebilecek bir şey varken yöneticiyi bu konuda bilgilendirmelidir. Aynı zamanda çok ileri gitmemeli ve müdahaleci davranmamalı, sanatçıyı rahatsız etmemeli ve önemsiz şeyler yüzünden dikkatini dağıtmamalısınız. Süreçteki tüm katılımcılar ortak hedefleri olduğunu açıkça anlamalı ve birbirlerinin çalışmalarına saygı duymalıdır. Bunu yapmak için kabul edilebilir bir iletişim formatı üzerinde anlaşmalısınız.

5) Asistan, bir emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgi aldıktan sonra yöneticiyle birlikte sunulan verilerin eksiksizliğini değerlendirir ve emri kabul etme veya revizyon için geri gönderme konusunda karar verir. Asistan, verilen kararı icra memuruna bildirmek zorundadır.

6) Analitik raporlama oluştururken. Sıkı muhasebe, istatistiksel verilere dayalı düzenli raporlama ve analiz anlamına gelir. Asistanın belirli bir sıklıkta, örneğin ayda bir kez, görevlere ilişkin biriken istatistiksel verileri analiz etmesi ve performans disiplinine ilişkin bir rapor oluşturması gerekir (Şekil 1). Böyle bir raporda kaç talimatın olduğu, kaçının zamanında/geç/tamamlanmadığı, yöneticinin talimatlarının zamanında yerine getirilmesi konusunda hangi departmanların lider, hangilerinin lider karşıtı olduğu gibi bilgiler yer alabilir. Yönetici bu bilgileri kendi takdirine bağlı olarak elden çıkarabilir. Ancak ödül ve ceza yaklaşımının herkes için öngörülebilir ve tek tip olması arzu edilir.

Pirinç. 1

Asistanın cephaneliğindeki kullanışlı araçlar

Bu tür araçların çok çeşitli çeşitleri vardır, ancak temel prensibi takip etmek önemlidir: yöneticinin tüm talimatları gerçekleştirilmeli ve tek bir depoya girilmelidir Emirlerin yerine getirilmesini önceliklerine göre düzenli olarak izlemenin mümkün olduğu yer.

İdeal teknik uygulama Microsoft Outlook , Çünkü sözde esnek ayar mekanizmalarını içerir. "kullanıcı görünümleri". “Yürütücülere göre”, “Kategorilere göre”, “Son teslim tarihlerine göre” standart görünümlerine ek olarak, diğerlerini de yapılandırabilirsiniz - “Tesislere göre”, “Komitelere göre”, “Yalnızca vadesi geçmiş görevler, son tarihi 5 ila 5 arasında dolmuş 20 gün önce” vb. Yapılandırıldıktan sonra görünüm gelecekte tek bir fare tıklamasıyla kullanılabilir hale gelir. Bu konu üzerinde ayrıntılı olarak durmayacağız çünkü... Bu araca zaten bir dizi makale ayrılmıştır.

Bazen benzer sistem temel üzerinde yapılandırılmış elektronik belge yönetim sistemleriörneğin Lotus Notes, Documentum veya Directum, burada siparişle ilgili önemli bilgiler kayıt ve kontrol kartına (RCC) kaydedilir. Ancak EDMS her kuruluşun karşılayamayacağı pahalı bir programdır.

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için en evrensel ve erişilebilir araçlardan biri Microsoft excel. Bu program, eğer çalışıyorsanız mevcut programlara ek olarak kullanılabilir. Büyük şirket ve bağımsız bir araç olarak. Bunun güzelliği, bu teknik çözüme dayanarak, kendi takdirinize bağlı olarak esnek alan ve filtre ayarlarıyla tek bir sipariş veritabanı oluşturabilmenizdir. Böyle birleştirilmiş talimat kaydı kamuya açık hale getirilebilir ve her çalışan, ifadeleri, son teslim tarihlerini açıklığa kavuşturabilir ve talimatlarının durumunu takip edebilir. Verilerin kazara bozulmasını veya silinmesini önlemek için öncelikle dosyayı düzenlemek için sınırlı hakları yapılandırmanız gerekir.

MS Excel'de, yöneticinin sözlü emirlerinde olduğu gibi talimatları yalnızca manuel olarak girmekle kalmaz, aynı zamanda EDMS'den talimatlar da indirebilirsiniz (eğer bunlar protokollerden gelen talimatlarsa veya dışarıdan gelen talimatlarsa, örneğin düzenleyici makamlardan gelen talepler). veya devlet kurumları veya bir şirket merkezi).

Alanları belirli bir şekilde ayarlayarak “Emir Yürütme Durumu” sütununda renk kodlamasını ayarlayabilirsiniz. Örneğin henüz ulaşmamış bir sipariş otomatik olarak mavi renkle gösterilecektir; zamanında tamamlanan bir sipariş yeşil renktedir (bunun için "İcra Nedeniyle" ve "Gerçek İcra" alanlarındaki tarihlerin eşleşmesi gerekir); Yürütme süresi dolmuş ve yürütme raporunun alındığına dair herhangi bir onay alınmamış bir emir, otomatik olarak yerine getirilmedi olarak görüntülenecek ve kırmızıyla işaretlenecektir.

Siparişlerin bir kaydını ayarlamaHANIM excel

Kayıt defterindeki alanlar bir makro yazılarak yapılandırılır. Bunun için ince ayar Bir BT uzmanını dahil etmek en iyisidir.

BT uzmanınız yoksa ve programlama beceriniz yoksa, daha basit ve daha erişilebilir başka bir yöntem kullanabilirsiniz.

Tablo hücrelerini kullanarak kendiniz özelleştirebilirsiniz. koşullu biçimlendirme özellikleri.

Hücre dolgusunu yapılandırmak için, tablodaki biçimlendirmeyi yapılandıracağımız hücreyi seçin (bizim durumumuzda bu hücredir) G10 ), sekmesinde Ev - Koşullu biçimlendirme, önerilen içerik menüsünde - Kural oluştur(İncir. 2).

Pirinç. 3

Başlığın altındaki iletişim kutusunun formül çubuğunda, doğru sayılacak bir kural ayarlamanız gerekir (Şekil 4).

Pirinç. 4

Kayıt defterimiz için aynı hücre için dört kuralı sırayla yapılandırmamız gerekecek G10 ve ardından eylemlerini sütunun tamamına "genişletin" G.

• Yerine getirilmeyen bir siparişi belirtmek için kural 1'i ayarlayın.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim dolgu rengini seçin. İlk kural kırmızı renge karşılık gelecektir.

Daha sonra formül çubuğuna kuralın aşağıdaki açıklamasını girin: =EĞER(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Şekil 5). Bu, hücrede olması koşuluyla anlamına gelir F10 vade tarihi belirtilmişse ve süresi dolmuşsa, hücre otomatik olarak kırmızıya dönecektir.

Pirinç. 5

tuşuna basınÖİLE.

• Devam eden bir siparişi belirtmek için kural 2'yi ayarlayın. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz: hücreyi seçin G10 , Hadi gidelim Koşullu biçimlendirme, seçme Kural oluştur Ve Hangi hücrelerin biçimlendirileceğini belirlemek için formül kullanma.

Zaten tanıdık olan iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim farklı bir dolgu rengi seçin. İkinci kural mavi renge karşılık gelecektir.

=EĞER(F10>0;F10>BUGÜN();""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 bir son tarih belirtilirse ve henüz ulaşmamışsa, hücre otomatik olarak maviye boyanır.

tuşuna basın ÖİLE.

• Zamanında tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 3'ü belirledik. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz, ancak bu sefer iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin kesinlikle zamanında veya planlanandan önce tamamlandığını belirtmek için yeşil dolgu rengini seçin.

Kuralın açıklamasını formül çubuğuna girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 G10 fiili yürütme için son tarih belirtilir; bu, son tarihle çakışır F10 veya ondan önce gelir, hücre G10 otomatik olarak yeşile dönecektir.

tuşuna basın ÖİLE.

• Son olarak, belirtilen son tarihten daha geç tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 4'ü belirledik.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin geç tamamlandığını belirtmek için sarı dolgu rengini seçin.

Formül çubuğuna aşağıdaki kuralı girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 son tarih belirtilir ve hücrede G10 fiili infaz tarihi belirtilir; bu tarih, tarihten daha sonradır F10 , daha sonra hücre G10 otomatik olarak sarıya dönecektir.

Bir kez hücreye G10 dört kuralın tümü yapılandırıldığında, verilen formülü sütunun tamamına kadar "uzatıyoruz" G ve emirlerin gerçek uygulanma tarihlerini girin. Hücreler belirtilen palette otomatik olarak renklendirilecektir.

Bir sonraki adım görselleştirme ayarları, yani performans disiplininin resminin daha görsel algılanması için diyagramlar.

Bir diyagram oluşturmak için niceliksel verilere ihtiyacımız var; tüm siparişlerin sayısı ve her tür ayrı ayrı. Bu nedenle ara ayar yapılması gerekecektir. Niceliksel verileri, tablomuzdan otomatik olarak girilecekleri bir göstergede görüntüleyebiliriz (açıklama aynı sayfaya, örneğin tablonun üstüne yerleştirilebilir).

İstatistik toplamak için tablo hücrelerinden birini, örneğin bitişik hücreyi doldurmanız gerekir. H10 , Aşağıdaki şekilde:

1. Bir hücre seçin H10 formül çubuğunun üst kısmındaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, kategoriyi seçin " mantıklı», « EĞER».

Formüllerin en üst satırına aşağıdaki kuralı yazıyoruz: =EĞER($F10>0,EĞER($G10>0,EĞER($G10)<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Şekil 6).

Pirinç. 6

Hücrede belirtilen kuralı genişletiyoruz H10 , tüm sütunun aşağısında H(Şekil 7).

Pirinç. 7

Daha sonra sütun H yalnızca gerekli kayıt defteri bilgileri görünür kalacak şekilde gizlenebilir.

• Bir efsane kuruyoruz. Bir sütundan veri almak için H efsaneye düşüp niceliksel biçimde görüntüleniyorsa, efsane hücrelerini aşağıdaki gibi yapılandırmanız gerekir:

1. Bir hücre için kural belirleyin G3 : bu hücreyi seçin, formül çubuğundaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, işlevlerin türünü seçin " istatistiksel», « COUNTIF».

2. Daha sonra formül çubuğuna aşağıdakini yazın: =EĞERSAY(H$10:H$19,F3)(Şekil 8).

Pirinç. 8

3. Formülü hücreden “uzatın” G3 önce G6 sırasıyla.

Ayrıca görselleştirmeyi özelleştirebilir ve belirli bir süre için siparişlere ilişkin verileri grafik biçiminde yükleyebilirsiniz.

• İLEbir diyagram oluşturmak. Bunu yapmak için sekmeye gidin Sokmak ve daha önce aralığını seçtikten sonra bir grafik (örneğin pasta grafiği) seçin. hücreler itibaren G3 önce G6 (Şekil 9).

Pirinç. 9

Segmenti seçip ilgili içerik menüsünü sağ fare tuşuyla çağırarak, diyagramı ekliyoruz ve segmentlerini seçtiğimiz dolgu renkleriyle renklendiriyoruz (burada her şey sezgiseldir). Kayıt defterimiz hazır (Şekil 10).

Pirinç. 10

Ve sonunda

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için etkili bir sistem oluşturmak oldukça zordur; farklı kuruluşlara özgü olabilecek birçok farklı yönü ve özelliği hesaba katmak gerekir. Kolay değil ama her bilmecenin bir çözümü olduğunu unutmayın. İlk bakışta çözümü olmayan zor bir sorunla karşılaştığımda, her zaman B. Verber'in bilmecesini hatırlarım:

“Kalemi kağıttan kaldırmadan bu dokuz noktayı dört çizgiyle nasıl birleştirebiliriz?

Aklımız çizimin yapıldığı alanla sınırlı olduğundan çoğu zaman çözüm bulamıyoruz. Ama hiçbir yerde sınırlarının ötesine geçemeyeceğiniz söylenmiyor.

Bir çözüm var:

Ahlaki: Sistemi anlamak için... onun dışına çıkmalısınız."

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi için etkili bir sistem organize etmenin birçok yolu vardır. Önemli olan, şirketinizin ve sizin çalışmanıza en organik olarak uyacak olanı tam olarak bulmak, her şeyde ölçülü hissetmek ve manik hiper kontrolün ötesine geçen çizgiyi aşmamaktır.

M.A. Suchkova, CJSC Ryazan Petrol Rafineri Şirketi Genel Müdür Yardımcısı (OJSC NK-Rosneft'in yan kuruluşu)

26 Şubat 2010, 15:19

Alexey Afanasyev, InterTrust şirketinin Kalite Direktörü

Rusya'daki pek çok işletmede, özellikle de son yıllarda hızlı büyüme yaşayan işletmelerde aynı sorun gözleniyor: kuruluş yetkililerinin, talimatlarının yerine getirilmesi üzerinde yüksek kaliteli ve uygun kontrol sağlayamaması. Genellikle yeni şirketler bu sorundan muzdaripken, hala Sovyet geçmişine sahip kuruluşlar ile belediye, bölgesel ve federal otoritelerin idareleri, perestroyka'dan önce ülkemizde özellikle popüler olan direktif yönetimi deneyimini oldukça etkili bir şekilde kullanıyor. . Bu makale, yöneticilerin talimatlarının uygulanmasının izlenmesi alanındaki deneyimin modern şirketlere aktarılmasını ana hedef olarak belirlemektedir.

Bir kuruluşun hemen hemen her türlü yönetim faaliyeti, yönetiminden gelen talimatların yerine getirilmesiyle ilişkilidir, bu nedenle talimatların yerine getirilmesi üzerinde kontrol sağlamak önemlidir. Siparişler şunları yapabilir:

● dahili ve gelen belgelere (örneğin, notlar ve mektuplara) kararlar şeklinde yapıştırılmış;

● Mesleki organların (tutanak olarak) ve bireysel yönetim organlarının (emir ve direktifler halinde) idari belgelerinde formüle edilmelidir.

Vatandaşların itirazlarıyla ilgili olarak şunu belirtiyoruz. Resmi olarak, onlarla çalışma prosedürü, gelen yazışmaların işlenmesiyle aynıdır, ancak son tarihler, hem son tarihleri ​​​​belirleyen yönetici hem de çağrılan yüklenici tarafından dikkate alınması gereken federal düzeyde mevcut mevzuat tarafından düzenlenir. bu son tarihlere uymak.

Pek çok belge yaşam döngüsü boyunca kontrole tabi tutulabilir. Hem “K” harfli bir pulun baskısını, hem de kırmızı kalemle yazılmış veya baskı şeklinde yapılmış “Kontrol” kelimesinin baskısını görebiliriz (bkz. Örnek 1). Bu tür notların amacı birdir - belgenin metninde veya kararında verilen talimatların kontrol edilmesi ihtiyacına dikkat çekmek (örneğimizde, gelen mektupta Ignatova Yu.S.'nin talimatlarını içeren bir karar bulunmaktadır. , ne yapılması gerekiyor ve ne zaman). Yürütme tamamlanıncaya kadar bu tür belgeler ayrı bir klasörde saklanır. İcranın tamamlanmasının ardından belge üzerine bununla ilgili bir not yapılır (Örnek 1'de, 10/07/2009 tarihinde sağ alt köşede, sözleşmenin imzalanması ve belgenin No. 08-24).

Sanatçılar için görevi ayarlama

Sırayı kim formüle ediyor? Bu, her düzeydeki yöneticiler tarafından yapılır. Sadece, genellikle birinci kişiden veya kuruluşun tüm üst yönetiminden gelen talimatların yerine getirilmesi üzerinde kontrol vardır ve bununla okul öncesi eğitim kurumu hizmeti ilgilenir. Ve alt düzey yöneticilerin - bölüm başkanlarının talimatları, kural olarak, aynı bölümlerin çalışanları tarafından, içlerindeki ofis işlerinden sorumlu olarak yürütülür.

Kararın veya idari belgenin metninin zaten açık ve net bir şekilde formüle edilmesi gerektiği anlaşılıyor:

● siparişin kendisi,

● son tarih,

● spesifik icracı.

Bu koşullardan en az birinin karşılanmaması durumunda (ki bu gerçekleşirse), yöneticilerin gereksinimlerini açıkça yeniden formüle edebilecek ve gerekirse bunları daha küçük parçalara ayırabilecek, ancak açıkça tanımlanmış performans gösterenlere sahip ayrı bir çalışana ihtiyaç vardır.

Talimatları formüle ederken, aşağıdaki basit kurallara uymanız önerilir: ifadeler kısa ve öz olmalı, yorum belirsizliğini maksimum düzeyde ortadan kaldırmalı ve açıkça tanımlanmış ve ölçülebilir bir sonuca sahip olmalıdır. Bütün bunlar, siparişin ek açıklamalarıyla zaman kaybetmemenizi sağlayacaktır. Öte yandan, bu, uygulayıcıya bir hedef verir ve emri yazana, uygulayıcının eylemlerinin sonucunun bekleneceğine dair güven verir.

Burada belirsiz formülasyonlara ve bunlara karşılık gelen doğru metin yapılarına örnekler verilmiştir:

Bir kuruluş talimatların uygulanması üzerinde kontrol kurduğunda, çok geçmeden belgeler değişmeye başlar: genel gereklilikler yerine, belirli bir uygulayıcı, son tarih ve beklenen sonucu içeren kısa ve eksiksiz talimatlar görünür. Bu, hem yönetim hem de sahipleri tarafından neredeyse anında fark edilen şirket yönetiminin verimliliğini önemli ölçüde artırır.

Sipariş yürütme son tarihi

Bir kuruluşta emirlerin yerine getirilmesi için son tarihler genellikle emri oluşturan yazar-yönetici tarafından belirlenir. Bazı durumlarda, emirlerin yerine getirilmesi için son tarih, kuruluşun yerel bir kanunu veya harici bir düzenleyici belge ile belirlenebilir.

Federal Yürütme Organlarının Etkileşimine İlişkin Model Düzenlemeleri burada alıntılayalım:

Belge parçası

Federal yürütme makamları arasındaki etkileşime ilişkin model düzenlemeleri onaylandı. 21 Şubat 2008'de değiştirilen 19 Ocak 2005 tarih ve 30 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararı Emir, burada belirtilen süre içerisinde uygulamaya tabidir. İcra son tarihi olarak bir süre belirlenmişse, bu sürenin başlangıcı, emrin imzalanma tarihi olarak kabul edilir. “Acil” talimatını içeren bir emrin 3 gün içerisinde yerine getirilmesi gerekmektedir. "Derhal" talimatı, emrin yerine getirilmesi için 10 günlük bir süre sağlar. Talimatta infaz süresi belirtilmemişse, imza tarihinden itibaren 1 ay içinde (bir sonraki ayın ilgili tarihine kadar, bir sonraki ayda böyle bir tarih yoksa, imza tarihinden itibaren 1 ay içinde) icraya tabidir. ayın son günü). Emir yürütme süresinin son gününün iş günü dışında bir güne denk gelmesi halinde, bir önceki iş gününde işleme tabi tutulur.

Kuruluşun yönetim sistemini iyileştirmek için, kontrol altına alınan siparişlerin yerine getirilmesi için son tarihlerin birleştirilmesi - bunların kuruluşta oluşturulan tek bir temele getirilmesi mantıklıdır. Başlangıçta, böyle bir kararın yerel bir yasada, örneğin Ofis Yönetim Talimatlarında belgelenmesi gerekir. Son tarihin değiştirilmesi de yalnızca kuruluşun yerel kanunlarında belgelenen durumlarda mümkün olmalıdır. Ve elbette, son teslim tarihlerini hesaplamak için tanıtılan sistem sağduyuya uygun olmalıdır. Sonuçta, icracı için imkansız bir görevden daha motivasyon kırıcı bir faktör bulmak zordur.

Talimatların çeşitli ifadelerine örnekler vereceğiz ve her biri için hangi tarihin, talimatın zamanında yerine getirilmesi için son tarih olarak kabul edileceğini açıklayacağız. Bu çok önemli çünkü... Bu konuda çoğu zaman kafa karışıklığı yaşanıyor.

Oldukça yaygın bir durum, bir yöneticinin bir görevin tamamlanmasını daha düşük seviyedeki başka bir yöneticiye emanet etmesi ve kendi takdirine bağlı olarak görevi başka bir "aşağı kata" indirmesidir. Böylece emir, nihai uygulayıcıya ulaşmadan önce birçok yöneticinin elinden geçer. Doğru, bu merdivenden aşağı inildiğinde, görev farklı insanlar tarafından farklı zamanlarda gerçekleştirilen birkaç "alt göreve" "dallandırılabilir". Bu sisteme “iç içe düzen oluşturma” adı verilmektedir.

Formüle ederken“İç içe” emirler için geçici rezerv sağlanması önemlidir. “Ebeveyn” kararına göre en az 1 ila 3 iş günü olmalıdır. Talimatların çok fazla "yuvalanmasından" kaçınılması, yalnızca "sopayı daha ileri götüren" yöneticileri zincirden hariç tutmanız tavsiye edilir. Emrin tamamının bir bütün olarak yürütülmesinden sorumlu olan bir icracı varsa ona “sorumlu icracı” denir.

Örnek olarak, bir emrin yerine getirilmesi için son tarih harici bir düzenleyici belge tarafından düzenlendiğinde, 59-FZ sayılı "Rusya Federasyonu'ndaki vatandaşların itirazlarının değerlendirilmesine ilişkin prosedür hakkında" Federal Yasa'dan alıntı yapalım. Bu belgeye göre, Rusya Federasyonu vatandaşının yazılı başvurusunun değerlendirilmesi için azami süre 30 gündür ve böyle bir belgenin kaydedildiği andan itibaren dikkate alınmaya başlanır (Kanun bu prosedür için 3 gün ayırır. Başvurunun alındığı an).

Örneğin bir vatandaşın haklarını kullanmak için yerel bir yönetim kurumunun yardımına ihtiyacı varsa, bunun için gereken süre genellikle 1 ayı fazlasıyla aşar. Böyle bir durumda, başvuru sahibine bir ay içinde yazılı bir yanıt gönderilir; bu yanıt, sorununu esastan çözmez, ancak kurumdan daha fazla yardım alınmasına yönelik prosedürü açıkça belirtir. Otoritenin kendisinde, böyle bir şikayetin değerlendirilmesine dayanarak oluşturulan sipariş, durumun gelişimi hakkında yöneticiye - emrin yazarına - düzenli olarak bir rapor sunularak çalışma kontrolü altına alınmalıdır.

Çoğu zaman vatandaşların itirazlarını yanlış şekilde ilettiği görülür. Daha sonra muhatap bunları dikkate almaz, konunun yetki alanına giren kuruma veya yetkiliye iletir. Kanun bunun için başvurunun tescil tarihinden itibaren 7 gün süre tanımaktadır. Bu durumda vatandaş bu yönlendirme konusunda bilgilendirilir. Ve bu arada, Kanun, kararı veya eylemi (eylemsizliği) temyiz edilen kuruma veya yetkiliye değerlendirilmek üzere şikayetlerin gönderilmesini açıkça yasaklamaktadır.

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi prosedürü

Artık talimatların hazırlanmasına ilişkin temel bilgilere sahip olarak, talimatların uygulanmasını izleme prosedürünü ayrıntılı olarak ele almak gerekir.

Belirli bir kuruluşta olduğunu unutmayın Emirlerin yerine getirilmesini kontrol etmek için çalışmalar yapılabilir:

● kayıt ve kontrol kartları (RCC) dosyasının manuel olarak kullanılması;

● “elektronik kartlara” kaydedilen bilgilerin bileşiminin aynı kaldığı, ancak icracıları bilgilendirmeye ve performans disiplinine ilişkin raporlar oluşturmaya yönelik birçok işlemin otomatik olarak gerçekleştirildiği bir elektronik belge yönetim sisteminde;

● MS Excel'in yeteneklerinin işi kolaylaştırmak için kullanıldığı bir ara seçenek de vardır - kontrol altına alınan siparişler, daha sonra bilgileri uygulayıcılara, son teslim tarihlerine vb. göre filtreleyebileceğiniz tablo halinde açıklanır. Bkz.

“Kontrol için yerleştirme” aşamasında ofis çalışanı siparişi kaydeder. Bir belgede bulunuyorsa, üzerine “K” veya “Kontrol” damgası konur veya aynısı parlak kalemle yazılır; belgeyi kontrollü siparişler klasörüne taşımak da mümkündür.

Emri alan icracı, bu konuda bilgi sahibi olmalı ve siparişte belirtilen son tarihin sona ermesinden önce, burada belirtilen görevleri tamamlamalıdır. Yüklenicinin kendisine bağlı diğer çalışanlar tarafından gerçekleştirilecek işi devretmesi gerekiyorsa, daha önce tartıştığımız gibi daha düşük düzeyde siparişler oluşturur.

Yüklenici, son teslim tarihinin belirtilen görevleri zamanında tamamlama kabiliyetine karşılık gelmediğini fark ederse, emri veren yöneticiye yürütme tarihini ertelemesi için dilekçe verir. Diğer bir durumda, icracı, emrin yerine getirilmesinin kendi yetki ve sorumluluk alanı dışında olduğunu anlarsa, emrin tamamen veya kısmen iptali için başvuruda bulunabilir.

Yönetici, termin tarihlerini ertelemeye veya siparişi iptal etmeye karar verirse, termin kontrolünden sorumlu kişiyi bu konuda bilgilendirir. Her durumda, icracının görevin yeniden planlanması veya iptal edilmesi yönündeki talepleri, görevin kontrol süresinin sona ermesinden önce yöneticiye iletilmelidir.

« Esasa ilişkin talimatların uygulanmasının kontrolü» Genellikle, elde edilen yürütme sonucunun, görevde belirlenen görevle ilgisini değerlendirebilecek kadar yetkin bir çalışan tarafından gerçekleştirilir. Bu kontrol, performans raporunun alınmasıyla yetkin bir çalışan tarafından başlatılabilir ve kontrolden çıkarılarak veya revizyona gönderilerek tamamlanabilir.

Bir emrin "kontrolünün kaldırılması" prosedürü, emrin yerine getirilmesini esasına göre kontrol eden bir çalışan tarafından ve ayrıca yöneticinin emri tamamen kaldırma talebini yerine getirmesi durumunda gerçekleştirilir.

Sahnenin bir parçası olarak " Uygulamanın zamanında kontrolü» Özel bir çalışan, tüm aktif, yani halihazırda yürütülmekte olan siparişlerin aynı anda yerine getirilmesi için son tarihleri ​​kontrol eder (bir kuruluşta bu tür bir çalışma manuel olarak veya MS Excel kullanılarak gerçekleştiriliyorsa, bu genellikle sekreter tarafından yapılır) okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin emrinin yazarı veya çalışanları). Şu anda, bu çalışmaların çoğu, icracıları siparişlerin yerine getirilmesi için son tarihler hakkında bilgilendiren elektronik belge yönetim sistemleri tarafından gerçekleştirilebilmektedir. Bildirim, kontrolden çıkarılmayan tüm siparişler için kesitsel bir uyarıdır (bkz. Örnek 4).

Bireysel sanatçının üzerindeki iş yükü sürekli artıyor ve bunun sonucunda çalışanların performans disiplini, temel unutkanlık nedeniyle düşmeye başlıyor. Çalışanların periyodik olarak, örneğin haftalık olarak bilgilendirilmesi, gerçekleştirilecek görevlerin kapsamını net bir şekilde anlamanıza ve raporlama için son tarihlerde gezinmenize olanak tanır.

Bilgilendirme sayfası Tabloda sunulan bilgilerin bileşimi ile kısa (bkz.) veya daha eksiksiz olabilir. Bu arada, eğer böyle bir MS Excel tablosunda belirli bir yürütme işaretine sahip belirli bir yürütme işaretine ilişkin siparişleri filtrelersek, sonucu yazdırarak, yürütücü için bilgi sayfasının başka bir versiyonunu alacağız.

Bu tür sayfalar EDMS tarafından oluşturulmuşsa, tablo formuna yürütme süresinin sonuna kadar kalan gün sayısını içeren bir sütunun dahil edilmesi uygundur. Siparişleri son kullanma tarihine göre sıralamak da çok kullanışlıdır; bu, yüklenicinin kendi çalışma süresini daha hızlı bir şekilde yönlendirmesine ve yönetmesine olanak tanır.

Performans disiplini hakkında raporlama

Bazı kuruluşlar uygulama sanatçıların geçici raporlaması. Özellikle önemli emirlerin yerine getirilmesinin ilerleyişini düzenli olarak izlemek gerekiyorsa, yazarları, emir metnine, tüm yürütme süresi boyunca sağlanması gereken periyodik, örneğin haftalık raporlama ihtiyacı hakkında bilgi ekler. Bir ara performans raporu genellikle yazılı veya memorandum şeklinde hazırlanır. Bu tür raporların hazırlanması şu şekilde gerçekleştirilebilir:

● sanatçının kendisi

● kendisine bağlı sekreter,

● şirketteki performans disiplininden sorumlu bir çalışan.

Bir kuruluştaki performans disiplini düzeyini periyodik olarak veya yönetimin talebi üzerine izlemek için performans disipliniyle ilgili olabilecek çeşitli türde raporlar hazırlanır:

● ayrı bir icra memuru;

● özel bölüm

● bir bütün olarak organizasyon;

● belirli bir yönetici vb. tarafından verilen talimatlar.

Bilgiler, yönetim için istatistiksel bir özet şeklinde özetlenir teslim edilen, yürütülen ve başka bir raporlama dönemine aktarılan siparişler hakkında. Performans disiplininin daha etkin yönetilmesini sağlamak amacıyla farklı raporlama modelleri kullanılmaktadır. Raporlama formlarına ilişkin seçenekler E. Kameneva'nın görüşüne göre sunulmuştur.

Bu tür raporlar hem örgütün tamamına hem de özelde bölümlerine yönelik olarak hazırlandığından, yürütücüler bölümünde yalnızca yöneticinin doğrudan talimat verdiği yetkililer yer alır. Örneğin genel müdür için bunlar onun yardımcıları ve faaliyet alanı başkanları olurken, bir daire başkanı için bunlar daire ve muhtemelen sektör başkanları olacaktır.

Kuruluşun EDMS aracılığıyla belge akışının tam otomasyonu olmasa bile, böyle bir belgenin bir elektronik tablo sisteminde hazırlanması ve bakımı oldukça uygundur. Microsoft Excel veya OpenOffice.org Calc. Bu sistemler büyük ölçüde benzer bir arayüze ve işlevselliğe sahiptir; küçük ve orta ölçekli bir şirkette muhasebe ve raporlamanın otomatikleştirilmesine yardımcı olabilirler. Önemli olan, sonuç olarak tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu açıkça bilmektir.

Fikir

Emir verme ve kontrolden kaldırma konularının yanı sıra emirleri yerine getirme metodolojisini ve bunların yerine getirilmesinin izlenmesine ilişkin raporlamayı inceledik. Makalede önerilen direktif yönetimi modelleri, kuruluşun yönetiminin daha net ve şeffaf olmasına yardımcı olacaktır.

Okuyucuma açıklamam gereken ilk ve en bariz itiraz şu: Ücretsiz olanlar da dahil olmak üzere bunun için özel programlar varsa neden Excel'de bir proje çalıştırıyorsunuz? Evet, kendiniz için iyi bir proje yönetimi uygulaması seçebilirsiniz ancak sorun şu ki, mutlaka durum paylaşmak veya birlikte projeler üzerinde çalışmak isteyeceğiniz meslektaşlarınız bu uygulamalara sahip değil. Benzer bir uygulamayı kurmaya yönelik tavsiyeler ve çağrılar, kural olarak işe yaramıyor ve muhtemelen onsuz yapacak bir şeyiniz var.

Kurumsal bir ortamda, bir şirketin yalnızca bazı çalışanları için MS Project'i satın almaya hazır olduğu sıklıkla görülür ve bu genellikle mantıklı değildir. Raporları sürekli olarak MS Project'ten HTML veya Excel'e yüklemek ve bunları ilgili tüm taraflara posta yoluyla göndermek oldukça sıkıcı bir iştir. Hatırladığım kadarıyla biz (BT departmanı) bunu bir seçenek olarak sunsak da kimse bunu yapmadı. Microsoft, ücretsiz bir MS Project dosya görüntüleyicisi yayınlamamaktadır. Bildiğim kadarıyla üçüncü şirketler de aynısını yapıyor (ama ücretli olanlar var).

Keşke proje hemen hemen her yerde bulunan MS Office'te yürütülebilseydi... Excel bu iş için en uygun olanıdır.

Excel için başka bir proje şablonu mu istiyorsunuz?

Bu, internette bu kadar iyiliğin çok az olduğu anlamına gelmiyor. Yeterli. Ancak şablonum oldukça kullanışlı, işlevsel ve bunun için para istemiyorum. Bu konuyla ilgili teklifleri tanıyabildiğim kadarıyla, bunlar esas olarak aşağıdaki sınıflara ayrılıyor:

Ücretsiz ama son derece basit ve sefil bir şey.

"55 dosyadan oluşan bir dizi proje belge şablonu" gibi bürokratik ve sindirilemez bir şey.

Gerçekten kullanışlı bir şey ama bir bedeli var.

Gerçek hayat bize bunun tam tersini sunuyor: Küçük ve orta ölçekli projelerin çoğu hiçbir belge olmadan yürütülüyor ve bu da bu projelere uygulanma şansı vermiyor.

Şablonum aşırılıklardan kaçınmak, proje üzerinde kontrolü sürdürmek ve gereksiz harcamalardan kaçınmak isteyenler içindir.

Olasılıklar

Projenin zamanlamasını ve aşamalarını planlamak

Proje aşamalarının iki seviyeli yapısı

Plan ve fiili işlemler için son tarihler

Bitişik plan noktalarının örtüşmesi olasılığı

Bir plan öğesinin tamamlanmasının yüzde olarak muhasebeleştirilmesi

Nakit maliyetlerin aşamalara göre muhasebeleştirilmesi (plan/gerçek)

Gerekli ve elde edilen iş kalitesinin değerlendirilmesi

Proje kilometre taşlarını işaretleme yeteneği

Belirli bir aşamayı bir risk veya sorunla (sorun) ilişkilendirebilme yeteneği

Son teslim tarihlerini planlarken ciddi otomasyon.

Gantt şeması

Zaman ölçeklendirme

Planlanan programı veya fiili programı görüntüleme yeteneği

Hafta sonları ve tatillerin renk vurgulaması

Kaynak muhasebesi

Gerekli miktarda kaynağın planlanması

Mevcut kaynak miktarının muhasebeleştirilmesi

Plan ve gerçeğin karşılaştırılması

Proje durumu (pano)

Trafik ışığı göstergeleri: program, bütçe, kalite, kaynaklar, riskler, sorunlar

Toplama göstergesi

Nicel ve analitik göstergeler

Temel bilgiler

Ana aşamalar

Sorunların listesi

Risklerin listesi

Genel olarak tahta oldukça estetik görünüyor

Dizinlerin bakımı

Proje riskleri

Proje sorunları

1. Ayarlar

İtmek

Gantt grafiğimin ortaya çıkışı hoşuma gitti. Hiç kimsede bu kadar ölçeklendirme görmemiştim. Formüller ve koşullu biçimlendirme arasındaki etkileşimin harika bir örneğidir.

Şablon oldukça karmaşıktır ve açıkça hatalar içerebilir. Lütfen fark ettiğiniz hataları bildirin; mümkün olan en kısa sürede düzelteceğim. Genel olarak bu projenin gelişimi aktif kullanıcı sayısına bağlıdır. Umarım bu araçtan yararlanırsınız.