Δείγμα αρχείου Excel για παρακολούθηση της εκτέλεσης εργασιών. Δημιουργούμε φόρμες ελέγχου αλλαγής έργου στο Excel

Αλλαγή ελέγχου - οργανώνοντάς τον, πρέπει να δημιουργήσουμε τις φόρμες και τα εργαλεία αναφοράς που χρειάζεστε για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας. Ας ξεκινήσουμε με τη φόρμα αιτήματος αλλαγής.

Αλλαγή Αίτησης

Αρχικά, θα δημιουργήσουμε μια φόρμα αιτήματος αλλαγής. Εδώ ξεκινά η διαδικασία ελέγχου αλλαγών. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα αιτήματα αλλαγής θα πρέπει πάντα να υποβάλλονται γραπτώς και η ύπαρξη ενός ειδικού εντύπου θα δώσει σε αυτόν τον κανόνα ακόμη μεγαλύτερη βαρύτητα στα μάτια των ενδιαφερόμενων μερών του έργου. Στο Σχ. Το σχήμα 1 δείχνει ένα παράδειγμα ενός προτύπου φόρμας αιτήματος αλλαγής.

Λάβετε υπόψη ότι έχουμε προσθέσει μια γραμμή για τον αριθμό παρακολούθησης στην κεφαλίδα αυτής της φόρμας (η γραμμή Αριθμός παρακολούθησης). Όπως και με πολλά άλλα αντικείμενα στα οποία εκχωρήσαμε μοναδικούς αριθμούς για να διευκολύνουμε την παρακολούθηση, πρέπει να κάνουμε το ίδιο και για αιτήματα αλλαγής. Όταν η λίστα τέτοιων αιτημάτων μεγαλώσει σε εντυπωσιακό μέγεθος, αυτοί οι μοναδικοί αριθμοί αναγνώρισης θα μας βοηθήσουν επίσης να παρακολουθούμε αιτήματα και να συντάσσουμε αναφορές για καθένα από αυτά.

Το άτομο που υποβάλλει το αίτημα αλλαγής πρέπει να παράσχει την ημερομηνία (γραμμή ημερομηνίας), το επώνυμό του (γραμμή αιτητή) και τα στοιχεία επικοινωνίας, καθώς και μια περιγραφή της ζητούμενης αλλαγής (Περιγραφή γραμμής αλλαγής). Επιπλέον, πρέπει να παρέχεται μια σύντομη αιτιολόγηση για την αλλαγή. Αυτές οι πληροφορίες θα χρησιμοποιηθούν από τον πίνακα ελέγχου αλλαγών όταν αποφασίζει εάν θα εγκρίνει ή θα απορρίψει μια ζητούμενη αλλαγή. Η αιτιολόγηση θα πρέπει επίσης να υπογραμμίζει τα οφέλη που μπορεί να έχει το τελικό προϊόν του έργου ή ο οργανισμός συνολικά εάν γίνει μια τέτοια αλλαγή.

Είναι σημαντικό να τεκμηριώνονται (η γραμμή Επιπτώσεων εάν δεν γίνει αλλαγή) οι πιθανές συνέπειες για το έργο εάν δεν πραγματοποιηθεί η ζητούμενη αλλαγή. Εδώ μπορείτε να δώσετε προσοχή σε θέματα όπως τα χαμένα κέρδη, η δυσκολία να κάνετε μελλοντικές βελτιώσεις και η ικανοποίηση των πελατών. Οποιεσδήποτε εναλλακτικές λύσεις (γραμμή εναλλακτικών λύσεων) που μπορεί να είναι γνωστές στο άτομο που υποβάλλει το αίτημα πρέπει να καταγράφονται στην τελευταία γραμμή αυτής της ενότητας του εντύπου.

Η επόμενη ενότητα συμπληρώνεται από τον υπεύθυνο του έργου. Εδώ πρέπει να τεκμηριώσετε τις πιθανές συνέπειες της εισαγωγής αυτή η αλλαγή, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή σε τρεις περιορισμούς: κόστος, χρονοδιάγραμμα, κλίμακα έργου. Θα πρέπει επίσης να αιτιολογήσετε τους λόγους για τους οποίους πρέπει (ή δεν πρέπει) να γίνει η αλλαγή.

Η τελευταία ενότητα πρέπει επίσης να συμπληρωθεί από τον διαχειριστή του έργου. Εδώ πρέπει να αναφέρετε την ημερομηνία της συνεδρίασης του συμβουλίου ελέγχου αλλαγών, την τελική απόφαση σχετικά με την ζητούμενη αλλαγή και τα ονόματα των συμμετεχόντων στη σύσκεψη ή του ατόμου που έλαβε την τελική απόφαση.

Αλλαγή αρχείου καταγραφής αιτημάτων

Όταν αρχίσουν να έρχονται αιτήματα αλλαγής, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάποιον τρόπο για να παρακολουθείτε αυτά τα αιτήματα. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Έχουμε ήδη μιλήσει για πίνακες Excel και τώρα θα θυμηθούμε εν συντομία μόνο ό,τι απαιτείται αυτή τη στιγμή, αλλά αν χρειάζεστε περισσότερα λεπτομερείς πληροφορίες, μπορείτε να επιστρέψετε στο υλικό που δίνεται. Στο Σχ. Το Σχήμα 2 δείχνει το αρχείο καταγραφής ελέγχου αλλαγών.

Για να δημιουργήσετε έναν τέτοιο πίνακα, επιλέξτε την περιοχή των κελιών A6-H12. Στην Ομάδα Στυλ(Στυλ) της καρτέλας Αρχική, κάντε κλικ στο εικονίδιο Μορφοποίηση ως πίνακα(Μορφοποίηση ως πίνακα). Στη συνέχεια επιλέξτε την κατάλληλη μορφή πίνακα από το μενού που εμφανίζεται. Ως αποτέλεσμα των ενεργειών σας, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στην οθόνη Μορφοποίηση ως πίνακα(Μορφοποίηση πίνακα), το οποίο φαίνεται στο Σχ. 3. Το μεμονωμένο πλαίσιο κειμένου σε αυτό το παράθυρο υποδεικνύει την περιοχή των κελιών που περιλαμβάνονται στον πίνακα. Μην ξεχάσετε να επιλέξετε το πλαίσιο Το τραπέζι μου έχει κεφαλίδες(Πίνακας με κεφαλίδες) (επειδή σε αυτό το παράδειγμα έχουμε συμπεριλάβει μια σειρά κεφαλίδας στο εύρος των επιλεγμένων κελιών, π.χ. τη σειρά 6), διαφορετικά το Excel θα προσθέσει αυτόματα τη σειρά κεφαλίδας.

Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, το αρχείο καταγραφής ελέγχου αλλαγών περιλαμβάνει τα πεδία που βρίσκονται στη φόρμα αιτήματος αλλαγής. Χάρη σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορούμε να ταξινομήσουμε με βάση τυχόν δεδομένα που περιέχονται στον πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τα αιτήματα ανάλογα με τον τύπο της απόφασης που ελήφθη για αυτά τα αιτήματα (έγκριση, απόρριψη, ακύρωση ή αναβολή).

Προσθέσαμε έναν νέο τύπο πληροφοριών στη Στήλη Ε: Σοβαρότητα, η οποία είναι μια αριθμητική τιμή που αντικατοπτρίζει τις πιθανές συνέπειες εάν δεν γίνει η ζητούμενη αλλαγή στο έργο. Αυτός ο τύπος πληροφοριών ενδέχεται να μην απαιτείται για όλα τα αιτήματα αλλαγής. Αλλά εάν καθορίσετε τον βαθμό σοβαρότητας για έργα που περιλαμβάνουν την απόκτηση κάποιου προϊόντος ή αποτελέσματος (για παράδειγμα, ένα νέο πρόγραμμα υπολογιστή), - τότε οι πιθανές συνέπειες της μη εφαρμογής της ζητούμενης αλλαγής θα είναι αρκετά εύκολο να εκτιμηθούν. Ο βαθμός σοβαρότητας αξιολογείται σε μια κλίμακα πέντε βαθμών. Μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

• 1 = Κρίσιμες συνέπειες. το έργο μπορεί να τελειώσει (ή έχει ήδη τελειώσει) σε αποτυχία. οι εργασίες στο έργο πρέπει να σταματήσουν
• 2 = Σοβαρές συνέπειες. το έργο μπορεί να αποτύχει. οι εργασίες στο έργο πρέπει να σταματήσουν
• 3 = Μέτριες συνέπειες. το έργο μπορεί να αποτύχει. οι εργασίες για το έργο μπορούν να συνεχιστούν
• 4 = Μικρές συνέπειες. η αποτυχία του έργου είναι απίθανη. οι εργασίες για το έργο μπορούν να συνεχιστούν
• 5 = Ελάχιστες ή καθόλου συνέπειες. η ζητούμενη αλλαγή πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα βελτιωμένη απόδοση του τελικού προϊόντος του έργου

Το επίπεδο σοβαρότητας θα πρέπει να προσδιορίζεται από τον υπεύθυνο του έργου. Οι ορισμοί και οι περιγραφές των διαφορετικών πτυχίων θα πρέπει να τεκμηριώνονται νωρίς στο έργο (εάν δεν έχουν ήδη καθοριστεί από το γραφείο διαχείρισης έργου). Συμμετέχετε μέλη του συμβουλίου ελέγχου αλλαγών ή/και άμεσοι φορείς υλοποίησης του έργου στη γραπτή περιγραφή των πιθανών συνεπειών από τη μη πραγματοποίηση των ζητούμενων αλλαγών.

Μετατροπή πίνακα σε εύρος

Ίσως πρέπει να διαγράψετε όλα τα δεδομένα στον πίνακα, αφήνοντας τον ίδιο τον πίνακα ανέπαφο; Ρίξτε μια ματιά στο σύκο. 4, το οποίο δείχνει ένα παράδειγμα αρχείου καταγραφής ελέγχου αλλαγών για το έργο Grant St. Κίνηση.

Μάλλον ο διευθυντής του γραφείου του Park St. παρασύρθηκε πολύ, πιστεύοντας ότι θα μπορούσε να αλλάξει την ημερομηνία μεταφοράς του γραφείου του σε ένα νέο κτίριο στην οδό Grant St., αλλά παρόλα αυτά έκανε μια τέτοια προσπάθεια, η οποία όμως ακυρώθηκε. Αλλά έχουμε απομακρυνθεί κάπως από το κύριο θέμα της συζήτησής μας.

Ας υποθέσουμε ότι κάποιος εισήγαγε κατά λάθος τις δικές του πληροφορίες στο πρότυπο αρχείου καταγραφής ελέγχου αλλαγών και τις αποθήκευσε μαζί με τα δεδομένα του έργου του σε έναν πίνακα. Τώρα πρέπει να αφαιρέσουμε αυτά τα δεδομένα από τον πίνακα. Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα που πρόκειται να διαγραφούν (σε αυτήν την περίπτωση, κελιά στην περιοχή από A7 έως 118). Κάντε κλικ στην επιλογή με το δεξί κουμπί του ποντικιού και στο που εμφανίζεται κατάλογος συμφραζόμενων(Εικ. 5) επιλέξτε την εντολή Καθαρίστε τα Περιεχόμενα(Διαγραφή περιεχομένου) - τα αντίστοιχα δεδομένα στα επιλεγμένα κελιά θα καταστραφούν αμέσως. Εάν διαγράψατε τα περιεχόμενα του πίνακα ακούσια, επαναφέρετε αμέσως τα διαγραμμένα δεδομένα πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Z, που αντιστοιχεί στην εκτέλεση της εντολής Ξεκάνω(Ματαίωση).

Ας υποθέσουμε τώρα ότι δεν χρειάζεται πλέον να αποθηκεύετε τα δεδομένα σας σε μορφή πίνακα και θέλετε να τα μετατρέψετε σε μια κανονική περιοχή κελιών. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να επιλέξετε όλα τα κελιά του πίνακα, συμπεριλαμβανομένης της κεφαλίδας. Στην περίπτωσή μας, θα πρέπει να επιλέξουμε κελιά στην περιοχή από A6 έως H12. Στη συνέχεια, όπως και στην προηγούμενη περίπτωση, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται (Εικ. 6) επιλέξτε την εντολή Πίνακας → Μετατροπή σε εύρος(Πίνακας → Μετατροπή σε εύρος).

Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου σάς επιτρέπει να προβάλλετε εύκολα όλες τις εργασίες όχι μόνο κατά προθεσμία, αλλά και ανά εκτελεστή, και έτσι να βλέπετε τη φόρτωση καθεμιάς και να παρέχετε λίστες μη εκπληρωμένων εγγράφων με προθεσμία που λήγει που δεν έχουν ακόμη ληφθεί υπόψη από τον εκτελεστή . Το πρόγραμμα σας επιτρέπει να διαφοροποιήσετε τα δικαιώματα πρόσβασης, να προετοιμάσετε τις απαραίτητες αναφορές για διαχείριση...
Η διαμόρφωση διαμορφώνεται εύκολα και γρήγορα από τον χρήστη.

Το πρόγραμμα περιλαμβάνει τις ακόλουθες αναφορές:
- Λίστα εργασιών που οφείλονται σε μια ημερομηνία
- Πιστοποιητικό επίδοσης πειθαρχίας
- Εργασίες που ολοκληρώθηκαν κατά παράβαση προθεσμιών
- Εργασίες υπό έλεγχο

Το πρόγραμμα Automated Task Execution Control παρέχει στους χρήστες τις ακόλουθες δυνατότητες:
Προς διαχειριστές:
. δημιουργία (καταχώρηση) νέων καρτών εργασιών.
. παρακολουθεί τη συνοπτική κατάσταση των τρεχουσών εργασιών για όλους τους καλλιτέχνες και τα στατιστικά του κλάδου απόδοσης·
. έλεγχος της προόδου συγκεκριμένων εργασιών για οποιονδήποτε εκτελεστή, λαμβάνοντας υπόψη την αναβολή των προθεσμιών εκτέλεσης·
. πραγματοποιεί ανταλλαγή κειμένου πληροφοριών με τους εκτελεστές κατά την εκτέλεση της εργασίας·
. καταγράψτε το γεγονός της ολοκλήρωσης («κλείσιμο» εργασιών).
. αναζήτηση εργασιών χρησιμοποιώντας διάφορα κριτήρια.
. προβολή του αρχείου κλειστών εργασιών.
. Εκτύπωση, εξαγωγή σε MS Word και MS Excel μια ξεχωριστή εργασία.
. εκτύπωση, εξαγωγή σε MS Word και MS Λίστες Excelεργασίες σύμφωνα με διάφορα κριτήρια·

. δημιουργία εκθέσεων σχετικά με την εκτέλεση των καθηκόντων και την πειθαρχία απόδοσης.

Εκτελεστές:
. λαμβάνουν νέα καθήκοντα από τη διοίκηση·
. παρακολουθείτε την κατάσταση σύνοψης των τρεχουσών εργασιών σας.
. πραγματοποιεί ανταλλαγή κειμένου πληροφοριών με τη διοίκηση και τους συν-εκτελεστές κατά την εκτέλεση των καθηκόντων·
. καταγράψτε το γεγονός της ολοκλήρωσης της εργασίας.
. αναζητήστε τις εργασίες σας χρησιμοποιώντας διάφορα κριτήρια.
. προβολή του αρχείου των ολοκληρωμένων εργασιών.
. αυτόματη σήμανση καθυστερημένων εργασιών.
. εκτύπωση, εξαγωγή σε Word και Excel μεμονωμένα ή λίστες εργασιών σύμφωνα με διάφορα κριτήρια.

Για ενημερωτικούς σκοπούς μπορείτε, το οποίο έχει χρονικό όριο: 50 ημέρες και δεν έχει λειτουργικούς περιορισμούς. Στο τέλος της περιόδου επίδειξης, θα χρειαστεί να αγοράσετε μια άδεια. Μετά την πληρωμή λαμβάνετε ένα προσωπικό κωδικός άδειαςστο πρόγραμμα μέσω email. Πρέπει να εισαχθεί κατά την εκκίνηση του προγράμματος στο πλαίσιο διαλόγου "Ενεργοποίηση" και η δοκιμαστική έκδοση θα γίνει πλήρη έκδοσηχωρίς χρονικούς και λειτουργικούς περιορισμούς, ο κωδικός άδειας χρήσης δεν περιορίζεται χρονικά.

Πληροφορίες για αγοραστές:

1. Αγοράζοντας μία από τις προσφερόμενες άδειες χρήσης για το πρόγραμμα, μπορείτε να εγκαταστήσετε τον κωδικό άδειας χρήσης σε απεριόριστο αριθμό υπολογιστών (σταθμούς εργασίας στο δίκτυο).

2. Άδεια δικτύου χωρίς περιορισμούς, δυνατότητα για πάντα χρήση της έκδοσης και της άδειας χρήσης που αγοράσατε.

3. Δυνατότητα λήψης ενημερώσεων λογισμικού δωρεάν για 1 χρόνο.

5. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα που αγοράσατε στις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες.

Οφέλη αυτού του προγράμματος

Ευέλικτη δομή βάσης δεδομένων
Μπορείτε να δημιουργήσετε νέους πίνακες και πεδία μέσα σε αυτούς (αποθηκευμένους και υπολογισμένους), να ορίσετε αναπτυσσόμενες λίστες, να εκχωρήσετε υποπίνακες, να δημιουργήσετε προβολές και αναφορές και πολλά άλλα. Το σύστημα μπορεί να προσαρμοστεί σε οποιοδήποτε θέμα χωρίς ειδικές γνώσεις.

Δημιουργία εγγράφων γραφείου με δεδομένα από τη βάση δεδομένων με χρήση προτύπων
Μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα Έγγραφα Word, Μορφές Excelμε στατικό κείμενο, εικόνες, καθώς και σελιδοδείκτες στους οποίους θα εισαχθούν τα τρέχοντα δεδομένα από τη βάση δεδομένων κατά τη δημιουργία του εγγράφου.

Αποθήκευση εικόνων σε βάση δεδομένων και συνδέσμων σε έγγραφα διαφόρων μορφών
Κάθε καταχώρηση πίνακα μπορεί να συνδεθεί με εικόνες που είναι αποθηκευμένες στην ίδια τη βάση δεδομένων, καθώς και συνδέσμους προς αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε κάποιο διακομιστή αρχείων, ενώ όλες οι απαραίτητες πληροφορίες θα βρίσκονται στη βάση δεδομένων για εύκολη αναζήτηση, φιλτράρισμα και ταξινόμηση εγγράφων.

Βολικό και εξαιρετικά προσαρμόσιμο περιβάλλον χρήστη
Μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να αναζητήσετε εγγραφές ανά οποιοδήποτε πεδίο, να αλλάξετε τη σειρά και το πλάτος των πεδίων, τα ύψη σειρών, να ορίσετε κανόνες χρώματος για σειρές και κελιά, τύπους για τον υπολογισμό των συνόλων και να δημιουργήσετε ένα δέντρο με βάση τα δεδομένα πεδία. Μπορείτε να κάνετε καταχωρήσεις είτε απευθείας στον πίνακα (στυλ Excel) είτε μέσω ξεχωριστής φόρμας, η οποία είναι ευέλικτα προσαρμόσιμη.

Φίλτρα, ταξινόμηση, υπολογισμένα πεδία, προβολές
Μέγιστες ευέλικτες συνθήκες φιλτραρίσματος δεδομένων, πολλές προκαθορισμένες τιμές ("ξεκινά με", "περιέχει", "σήμερα", "χθες"...). Διαφορετικά σετ φίλτρων μπορούν να αποθηκευτούν σε αρχεία για επαναχρησιμοποίηση. Η δυνατότητα ορισμού τύπων για υπολογισμένα πεδία (συμπεριλαμβανομένων εκφράσεων SQL) και δημιουργίας προβολών πίνακα που εμφανίζουν πεδία από διαφορετικούς πίνακες και υπολογισμένα πεδία.

Δημιουργία και ρύθμιση αναφορών και υπενθυμίσεων για διάφορες συνθήκες
Μπορείτε να ορίσετε κανόνες υπενθύμισης σύμφωνα με τους οποίους μια φόρμα υπενθύμισης θα εμφανίζεται σε έναν συγκεκριμένο χρήστη.

Λειτουργία δικτύου και πολλών παικτών
Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία πολλών χρηστών, τα δικαιώματα πρόσβασης διαμορφώνονται ευέλικτα για κάθε χρήστη σύμφωνα με τις ακόλουθες παραμέτρους: ορατότητα και διαθεσιμότητα στοιχείων μενού, κύριες καρτέλες, πίνακες, πεδία και εγγραφές για προβολή και επεξεργασία.

Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων
Υποστηρίζεται η εισαγωγή δεδομένων σε πίνακα από αρχεία Excel και Access. Η εξαγωγή είναι δυνατή σε Word, Excel, HTML.

Πρότυπο Microsoft DBMS Access ή Microsoft SQL Server
Όχι «μαύρα κουτιά». Έχουμε μια τυπική μορφή αποθήκευσης δεδομένων - MS Access ή πελάτη-διακομιστή MS SQL Server. Και τα δύο αυτά DBMS είναι εξαιρετικά αξιόπιστα, είναι αναγνωρισμένα πρότυπα και είναι κορυφαίοι στην κατηγορία τους. Αυτό παρέχει πλεονεκτήματα έναντι των κλειστών μορφών: δυνατότητα διαχείρισης, βελτίωσης, βελτιστοποίησης, ενοποίησης με άλλα συστήματα... Μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένα κουμπιά στο πρόγραμμα, τα οποία, όταν επιλεγούν, θα εκτελεστούν απαραίτητες ενέργειες(για παράδειγμα, μερικά συνεργάζονται απευθείας με τη βάση δεδομένων, εκκινώντας εφαρμογές τρίτωνκαι τα λοιπά.).

Όπως γνωρίζετε, η λειτουργικότητα ενός βοηθού ή προσωπικού βοηθού (ανεξάρτητα από το πώς ονομάζεται αυτή η θέση στο βιβλίο εργασίας) σε διαφορετικές εταιρείες ποικίλλει ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες και το μέγεθος του οργανισμού, την εταιρική κουλτούρα που υιοθετείται στην εταιρεία και την προσωπικότητα του διαχειριστή. Ωστόσο, υπάρχουν ευθύνες που οποιοσδήποτε προσωπικός βοηθός απλά δεν μπορεί να αντεπεξέλθει, ανεξάρτητα από τον τόπο εργασίας του. Μεταξύ αυτών είναι ο έλεγχος στην εκτέλεση των εντολών.

Σε πολλούς οργανισμούς, η αδυναμία εκπλήρωσης των εντολών και η έλλειψη ελέγχου στην έγκαιρη εκτέλεσή τους είναι ένα πρόβλημα, το λεγόμενο. " κώλυμα"(από τα Αγγλικά) κώλυμα- συμφόρηση), δηλ. ένα σοβαρό εμπόδιο που επιβραδύνει σε μεγάλο βαθμό τις επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας. Πολλά εξαρτώνται πραγματικά από τον βοηθό εδώ! Ωστόσο, δεν είναι όλα τόσο προφανή όσο φαίνονται με την πρώτη ματιά. Συχνά συναντάμε καταστάσεις όπου ένας αναντικατάστατος βοηθός αρρωσταίνει ξαφνικά ή πηγαίνει διακοπές ή για μια φορά πάει επαγγελματικό ταξίδι και κατά την απουσία του... σταμάτησε η εργασία, οι παραγγελίες δεν καταγράφονται, οι προθεσμίες χάνονται και οι υπεύθυνοι είναι άγνωστοι. Κατά κανόνα, αυτό δεν μιλά τόσο για την αναγκαιότητα του εργαζομένου, αλλά για την απουσία συστήματος. Έτσι, το καθήκον του βοηθού είναι να δημιουργήσει ένα σύστημα για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών. Και το σύστημα, όπως γνωρίζουμε, είναι σε μεγάλο βαθμό ικανό να διατηρήσει την απόδοσή του από μόνο του. Και αυτό δεν μπορείς να το διαχειριστείς μόνος σου! Αλλά ας τα αντιμετωπίσουμε όλα με τη σειρά.

Έλεγχος και τα είδη του

Ένας ελέφαντας, όπως λένε, πρέπει να τρώγεται τμηματικά. Και αξίζει να ξεκινήσετε με την ορολογία.

Ελεγχος- πρόκειται για σύγκριση του σχεδίου με την πραγματική κατάσταση πραγμάτων. Ο έλεγχος αποκαλύπτει ακόμη και μικρές αποκλίσεις από τα προγραμματισμένα αποτελέσματα και ενέργειες των ανθρώπων και καθιστά δυνατή την αλλαγή της κατάστασης.

Διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι ελέγχου:

1. Προκαταρκτική. Διενεργείται από τον διευθυντή πριν από την πραγματική έναρξη των εργασιών για την ανάθεση. Ο προκαταρκτικός έλεγχος χρησιμοποιείται λαμβάνοντας υπόψη ανθρώπινους, υλικούς και οικονομικούς πόρους, δηλαδή, πριν δώσει εντολή για εργασία, ο διευθυντής πρέπει να βεβαιωθεί ότι ο εκτελεστής έχει τους πόρους για να το εκτελέσει.

2. Εννοιολογική (εισερχόμενη).Χρησιμοποιείται για διευκρίνιση:

Γνωρίζει ο ερμηνευτής ότι έχει μια αποστολή;

Πώς κατάλαβε το πρόβλημα αυτός που θα το λύσει;

Πώς ακριβώς θα το κάνει αυτό;

Αυτός ο τύπος ελέγχου πραγματοποιείται από τον βοηθό διευθυντή και αμέσως μετά τον καθορισμό της παραγγελίας. Ο στόχος είναι να ελεγχθεί η κατανόηση της ουσίας της παραγγελίας από τον εκτελεστή και η επικαιρότητα της υλοποίησής της. Σε αυτό το στάδιο, το καθήκον του βοηθού είναι να επιστήσει την προσοχή του εκτελεστή στη διαθεσιμότητα της εργασίας, το χρονοδιάγραμμα και την προτεραιότητα της εργασίας και να βεβαιωθεί ότι η εργασία έχει γίνει αποδεκτή για εργασία. Σε αυτήν την περίπτωση, ο βοηθός πρέπει να "επισημάνει" επείγουσες και σημαντικές εργασίες (θυμηθείτε τον πίνακα Eisenhower), για παράδειγμα, ως εξής: "Παρακαλώ σημειώστε ότι αυτή η εργασία είναι σημαντική και επείγουσα!" Αυτή η μαγική φράση, που προφέρεται την κατάλληλη στιγμή, θα βοηθήσει στην αποφυγή πολλών παρεξηγήσεων και ασυγχώρητης απώλειας χρόνου - είναι απαράδεκτο να αφήσουμε τη διαδικασία κατάταξης εργασιών κατά προτεραιότητα να ακολουθήσει, επειδή η γνώμη των ερμηνευτών δεν συμπίπτει πάντα με την γνώμη του διευθυντή. Μην ξεχνάτε ότι αυτό που είναι προφανές για εσάς μπορεί να μην είναι έτσι για τους άλλους ανθρώπους.

3. Ρεύμα (ενδιάμεσο, έλεγχος διαδικασίας).Στόχος είναι να αξιολογηθεί η τρέχουσα διαδικασία δραστηριότητας: πώς γίνεται η εργασία, τι έχει ήδη γίνει, ποιες δυσκολίες έχουν προκύψει. Αυτός ο τύπος ελέγχου πραγματοποιείται από έναν βοηθό όταν οι εργασίες είναι ήδη σε εξέλιξη, αλλά η προθεσμία για την ολοκλήρωση της παραγγελίας δεν έχει φτάσει ακόμη. Το καθήκον του ελέγχου είναι να εντοπίζει έγκαιρα τις αποκλίσεις που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της εργασίας και να ενημερώνει τον διευθυντή σχετικά με αυτές για πιθανή διόρθωση. δεδομένων παραμέτρων. Ο τρέχων έλεγχος βασίζεται σε ανατροφοδότηση.

4. Τελικός (τελικός, έλεγχος αποτελέσματος).Χρησιμοποιείται για να αξιολογήσει εάν ένας στόχος επιτυγχάνεται μέχρι μια δεδομένη ημερομηνία.

Τα πραγματικά αποτελέσματα που προέκυψαν συγκρίνονται με εκείνα που είχαν καθοριστεί προηγουμένως. Παρά το γεγονός ότι είναι πολύ αργά για να παρέμβουμε στην εργασία σε αυτό το στάδιο, αυτός ο έλεγχος είναι απαραίτητος. Δείχνει ποια αποτελέσματα έχουν επιτύχει οι ερμηνευτές και αποκαλύπτει παραλείψεις και ελλείψεις στη δουλειά τους. Βοηθά να αντληθούν μαθήματα για το μέλλον. Κατά κανόνα, σε αυτό το στάδιο ο διευθυντής και ο βοηθός συνεργάζονται, γιατί Τα προσόντα του βοηθού μπορεί να μην επαρκούν για να καθοριστεί η πληρότητα και η ορθότητα της εργασίας.

Τι και πώς να ελέγξετε

Η κατανομή της ευθύνης για τη διασφάλιση του ελέγχου σε βασικούς τομείς εξαρτάται από το μέγεθος του οργανισμού:

Ελέγχω	Μέγεθος εταιρείας	Υπεύθυνοςγια τη διασφάλιση του ελέγχου
Νομικά πρότυπα και απαιτήσεις	Έως 100 άτομα Έως 500 άτομα Περισσότερα από 500 άτομα	Επικεφαλής της οργάνωσης Δικηγόρος, λογιστής Νομική υπηρεσία, λογιστική Νομική υπηρεσία και προϊστάμενοι περιοχών
Διαταγές αρχηγού	Έως 100 άτομα Έως 500 άτομα Περισσότερα από 500 άτομα	Επικεφαλής της οργάνωσης Επικεφαλής Γραμματέας ΒΟΗΘΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ Βοηθός και επικεφαλής περιοχών
Απαιτήσεις τοπικών κανονιστικών εγγράφων	Έως 100 άτομα Έως 500 άτομα Περισσότερα από 500 άτομα	Επικεφαλής της οργάνωσης Επικεφαλής Γραμματέας ΒΟΗΘΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ Υπεύθυνοι δραστηριοτήτων
Μεμονωμένες εντολές του διευθυντή	Έως 500 άτομα Περισσότερα από 500 άτομα	Επικεφαλής της οργάνωσης Επικεφαλής Γραμματέας ΒΟΗΘΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ
Οδηγίες που λαμβάνονται από το εταιρικό κέντρο	Έως 1500 άτομα Έως 2500 άτομα Περισσότερα από 2500 άτομα	ΒΟΗΘΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ Βοηθός Διευθυντής και Γραμματεία Διαχείριση υπόθεσης

Ο «έλεγχος» και η «παρακολούθηση» είναι διαφορετικά πράγματα!

Για να καταλάβετε τελικά τι είναι τι, αξίζει να δώσετε προσοχή σε έναν άλλο όρο που συναντάται συχνά στη σύγχρονη διαχείριση - "παρακολούθηση". Συχνά στη βιβλιογραφία, οι έννοιες «έλεγχος» και «παρακολούθηση» χρησιμοποιούνται ως πανομοιότυπες, αλλά αυτά είναι θεμελιωδώς διαφορετικά πράγματα! Για να εφαρμοστεί μια συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση της εκτέλεσης των εντολών, αυτή η διαφορά πρέπει να γίνει κατανοητή. Αν παρακολούθηση- αυτό είναι η παρακολούθηση των παραμέτρων ενός αντικειμένου με εγγραφή και αποθήκευση δεδομένων, στη συνέχεια έλεγχος- αυτή είναι μια υποχρεωτική παρατήρηση πρόσκρουση στο αντικείμενοσε περίπτωση τιμών παραμέτρων που υπερβαίνουν τα αποδεκτά όρια. Σε σχέση με τις εργασίες, αυτό σημαίνει ότι ο βοηθός πρέπει να έχει ένα εργαλείο παρακολούθησης, δηλ. διατηρεί μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων όπου καταγράφει οδηγίες, προθεσμίες, υπεύθυνα πρόσωπα και κατάσταση εκτέλεσης (ολοκληρώθηκε/μη ολοκληρωμένη). Ωστόσο, για να οικοδομηθεί ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου, δεν αρκεί απλώς η τήρηση στατιστικών - ο έλεγχος συνεπάγεται ενεργό διαχείριση της κατάστασης, προσαρμογή και επιρροή, δηλ. σκόπιμη συνειδητή επιρροή προκειμένου να επιτευχθεί θετική δυναμική στην πειθαρχία της παράστασης.

Πώς να διασφαλίσετε ότι οι παραγγελίες εκτελούνται;

Για να εκτελεστούν οι παραγγελίες, απαιτείται μια ολοκληρωμένη προσέγγιση για την επίλυση αυτού του προβλήματος. Το σύστημα ελέγχου εκτέλεσης εντολών θα λειτουργεί σύμφωνα με τις ακόλουθες αρχές:

1) Υψηλή προτεραιότητα από τη διοίκηση.Ο διευθυντής πρέπει να αποδείξει ότι η αυστηρή συμμόρφωση με τις οδηγίες του είναι σημαντική για αυτόν και την εταιρεία.

2) Κοινή συζήτηση προσεγγίσεων για την επίλυση του προβλήματος.Προκειμένου να ληφθούν υπόψη όλοι οι κίνδυνοι και να εξεταστεί πλήρως το ζήτημα, είναι απαραίτητο να εμπλακούν όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία στη συζήτηση - τόσο ο διευθυντής που δίνει οδηγίες όσο και ο βοηθός που τους επιβλέπει, καθώς και οι διευθυντές που θα είναι άμεσα υπεύθυνοι για εκτέλεση. Οι συμφωνίες θα πρέπει να αφορούν πρωτίστως μεθόδους απόκτησης πληροφοριών σχετικά με οδηγίες και προθεσμίες, τη μορφή της έκθεσης εκτέλεσης, τη διαδικασία επαναπρογραμματισμού, τις προσεγγίσεις για ανταμοιβές ή τιμωρίες σε περίπτωση μη εκπλήρωσης των εντολών. Ο διευθυντής θα πρέπει επίσης να ενημερώσει τους υφισταμένους του για τις εξουσίες του βοηθού όσον αφορά την παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών (εάν είστε νέο άτομο στην ομάδα και δεν έχετε κερδίσει ακόμη εξουσία, ρωτήστε τον διευθυντή σας σχετικά).

3) Ενημέρωση όλων των εργαζομένων της εταιρείας για την εφαρμογή συστήματος παρακολούθησης εκτέλεσης παραγγελιών.Είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η διαφάνεια των προσεγγίσεων, π.χ. οι κανόνες πρέπει να επισημοποιούνται στο τοπικό κανονιστικό έγγραφο της εταιρείας.

4) Συνέπεια και κανονικότητα.Η εκτελεστική πειθαρχία θα αυξηθεί εάν οι εργαζόμενοι είναι βέβαιοι ότι κάθε εργασία καταγράφεται, ότι κάθε εργασία πρέπει να λογιστικοποιείται, ότι καμία από αυτές δεν θα χαθεί ή θα ξεχαστεί και ότι η αδυναμία εκτέλεσης των οδηγιών από τη διοίκηση θα τιμωρηθεί αναπόφευκτα. (Αξίζει αμέσως να προβλεφθεί η διαδικασία ενημέρωσης, επειδή οι οδηγίες μπορεί να είναι αδύνατες εκ των προτέρων ή να έχουν επιτακτικούς λόγους για μη έγκαιρη συμμόρφωση. Κάθε τέτοια περίπτωση πρέπει να εξετάζεται ξεχωριστά.)

Μοιάζει με μια εργασία, λέτε. Αυτό είναι εν μέρει αλήθεια. Ποιος είναι ο ρόλος του βοηθού; Βοηθός είναι ακριβώς ο ίδιος υπάλληλος της εταιρείας που πρέπει να ενημερώσει τον διευθυντή ότι υπάρχει πρόβλημα, ότι εγκυμονεί συγκεκριμένους κινδύνους, ότι προσπαθείς να διατηρήσεις το «δάχτυλό σου στον παλμό» (και μέχρι στιγμής το πετυχαίνει σε μεγάλο βαθμό χάρη στο προσωπικές ιδιότητες), αλλά η απουσία του συστήματος αργά ή γρήγορα θα γίνει γνωστή και σας ανησυχεί.

Το κύριο πράγμα είναι να μην ξεχάσετε να πείτε ότι έχετε μια συγκεκριμένη πρόταση για το πώς να οργανώσετε ένα σύστημα ελέγχου (δηλαδή δεν πρέπει να είναι απλώς ένα πρόβλημα που σερβίρεται σε μια ασημένια πιατέλα, αλλά ένα πρόβλημα και επιλογές για την επίλυσή του).

Ακόμα κι αν είστε νέος υπάλληλος της εταιρείας, δεν πρέπει να φοβάστε να προσεγγίσετε τον διευθυντή σας με μια τέτοια πρόταση. Εάν μέχρι στιγμής δεν έχει συμβεί τίποτα μοιραίο στην εταιρεία σας λόγω ανεκπλήρωτης/εκπρόθεσμης/ανεπανάληπτης παραγγελίας, ο διευθυντής σας και πάλι δεν θα κωφεύει στην πρότασή σας. Πιθανότατα δεν υπάρχει άτομο σε ολόκληρη την εταιρεία που να ενδιαφέρεται περισσότερο για την επίλυση αυτού του προβλήματος.

Η σημασία της αποτελεσματικής επικοινωνίας

Ας υποθέσουμε ότι η πρότασή σας έγινε αποδεκτή: ο διευθυντής περιέγραψε τη σημασία της εργασίας, ανακοίνωσε τον ρόλο σας σε αυτήν τη διαδικασία, ενέκρινε την τοπική κανονιστικό έγγραφορυθμίζοντας τη διαδικασία, ενημερώνονται όλοι οι εργαζόμενοι της εταιρείας. Τι έπεται? Το δημοσιευμένο έγγραφο κινδυνεύει να παραμείνει ένα άψυχο κομμάτι χαρτί εάν τα παρατήσετε σε αυτό το στάδιο. Πώς να λειτουργήσει όλο αυτό;

Η απάντηση βρίσκεται κυρίως στις αποτελεσματικές επικοινωνιακές δεξιότητες του βοηθού. Ναι, αυτή είναι η ίδια φράση που τόσο συχνά βλέπουμε στα βιογραφικά για διοικητικές θέσεις. Η κατοχή τέτοιων δεξιοτήτων είναι ζωτικής σημασίας για έναν βοηθό. Σε στενή έννοια, σε σχέση με την παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών, η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ένας τρόπος γρήγορης μετάδοσης πληροφοριών χωρίς παραμόρφωση και λήψης ανατροφοδότησης σχετικά με τη σωστή κατανόηση του «μηνύματος».

Η αποτελεσματική επικοινωνία δημιουργείται:

Αποτελεσματικό ή αναποτελεσματικό;

Η αναποτελεσματική επικοινωνία είναι η λογομαχία με τους άλλους, με στόχο την προστασία των στόχων και των σχεδίων σας. Υπονοεί την παρουσία νικητών και ηττημένων. Αυτό το στυλ «επικοινωνίας» είναι κατηγορηματικό: υπάρχει «σωστό» και «λάθος», «νίκη» και «ήττα», «καλό» και «κακό», χωρίς να λαμβάνονται υπόψη ενδιάμεσες καταστάσεις. Υπάρχει μόνο μία σωστή άποψη, επομένως μπορούμε να παραμελήσουμε τις απόψεις και τις εμπειρίες ανθρώπων που μπορούν να εμπλουτίσουν τις γνώσεις μας για τον κόσμο και να σχηματίσουν μια ολιστική εικόνα. Αντίθετα, υπερασπιζόμαστε συνεχώς τις στενές μας απόψεις. Μια παύση στη σύγκρουση θεωρείται επιτυχής όταν ο αμυνόμενος υποχωρεί προσωρινά. Τελικά, η διαφωνία καταλήγει σε αντίσταση, απώλεια της αποτελεσματικότητας της ομάδας, ακόμη και δολιοφθορά μέχρι να επικρατήσει ισορροπία δυνάμεων και σεβασμός.

Η αποτελεσματική επικοινωνία, με τη σειρά της, στοχεύει στην κατανόηση των απόψεων, των συναισθημάτων και των απόψεων των άλλων. Όταν δύο πλευρές ακούνε η μία την άλλη, κερδίζουν και οι δύο. Η αμοιβαία κατανόηση και ο σεβασμός γίνονται η βάση της συνεργασίας, της αλληλεξάρτησης και της πίστης. Η επιτυχία θα επιτευχθεί εάν κάθε πλευρά πει: «Ναι, αυτό ακριβώς εννοούσα. Με καταλαβαίνεις".

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι αναμφίβολα απαραίτητη για την επιτυχή υλοποίηση των οργανωτικών στόχων. Τα παραμορφωμένα, παρερμηνευμένα μηνύματα συχνά προκαλούν ήττες για μεγάλες εταιρείες, στρατούς και έθνη.

Οι αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας επιτρέπουν στα αντίθετα να συνυπάρχουν - η απόλυτη ικανότητα κατανόησης μιας άλλης άποψης και εύρεσης συμβιβασμού. Γιατί να μαλώνουμε ποιος έχει δίκιο και ποιος άδικο; Στόχος της αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι η δημιουργία και η διατήρηση αμοιβαία επωφελών και, επομένως, μακροχρόνιων εργασιακών σχέσεων.

Όσον αφορά την παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών, ο βοηθός πρέπει να εμφανίζει αποτελεσματικές επικοινωνιακές δεξιότητεςσε όλα τα στάδια των οδηγιών του «ταξιδιού»:

1) Αλληλεπίδραση με τον διευθυντή κατά τον καθορισμό οδηγιών.Το καθήκον του βοηθού είναι να καταγράψει σωστά την εργασία, προσπαθώντας να συμμορφωθεί με ένα συγκεκριμένο σχήμα καθορισμού στόχων, για παράδειγμα SMART. Αυτό θα επιτρέψει στους υφισταμένους να κατανοήσουν τι απαιτείται από αυτούς. Η διατύπωση της εντολής πρέπει να είναι σαφής, σε προφορική μορφή (απαντήστε στην ερώτηση: τι να κάνετε;), η εντολή πρέπει να έχει καθορισμένη προθεσμία και να προσδιορίζεται ένας υπεύθυνος εκτελεστής για κάθε εντολή.

Αφού καταγραφεί σωστά η παραγγελία, ο βοηθός πρέπει να διασφαλίσει ότι δεν υπάρχουν ανακρίβειες και να παράσχει τελική έκδοσηπρωτόκολλο ή μητρώο οδηγιών στον διευθυντή για έγκριση, ή ρωτήστε προφορικά: «Σε κατάλαβα καλά; Ιβάνοφ Ι.Ι. πρέπει να αναπτύξει και να υποβάλει για έγκριση χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου έως τις 11 Μαΐου 2015;».

Τι συνέβηΕΞΥΠΝΟΣ?

ΕΞΥΠΝΟΣείναι ένα μνημονικό αρκτικόλεξο που χρησιμοποιείται στη διαχείριση και τη διαχείριση έργων για τον καθορισμό στόχων και τον καθορισμό στόχων.
Ένας στόχος ή μια εργασία που καθορίζεται σύμφωνα με κριτήρια SMART έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
. μικρό- συγκεκριμένο (συγκεκριμένο) - σαφές, ακριβές, σαφώς περιγραφόμενο.
. Μ- measurable (measurable) - έχοντας καθιερώσει δείκτες έκβασης με τους οποίους μπορεί κανείς να καταλάβει ότι ο στόχος έχει επιτευχθεί. Μπορούν να είναι τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά. Χωρίς αυτά τα κριτήρια, είναι σχεδόν αδύνατο να αξιολογηθεί η ολοκλήρωση της εργασίας.
. ΕΝΑ- εφικτό (εφικτό) - ρεαλιστικό, αλλά απαιτεί κάποια προσπάθεια, που χρησιμεύει ως πρόσθετος παράγοντας κινήτρου.
. R- σχετικό (κατάλληλο) - συμπίπτει με τους ευρύτερους στόχους του τμήματος ή του οργανισμού.
. Τ- χρονικά περιορισμένα (περιορισμένα χρονικά) - πρέπει να καθοριστούν προθεσμίες για την επίτευξη του στόχου.

2) Αλληλεπίδραση με τους καλλιτέχνες κατά τη μεταφορά παραγγελιών στην εργασία.Το βασικό καθήκον σε αυτό το στάδιο είναι να βεβαιωθείτε ότι ο ανάδοχος είναι ενημερωμένος για την ανάθεση και την αποδέχεται για εργασία. Εάν η οργάνωση είναι μικρή, τότε ο βοηθός ή ο γραμματέας επικοινωνεί απευθείας με τους ερμηνευτές ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗή τηλεφωνικά. Σε μεγάλους οργανισμούς, μια τέτοια αλληλεπίδραση είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί, επομένως ο βοηθός μεταδίδει την παραγγελία και αλληλεπιδρά απευθείας με τους αναπληρωτές επικεφαλής του οργανισμού, και κατά τη μεταφορά των παραγγελιών, ισχύει η αρχή της κλιμάκωσης, για παράδειγμα: μιμιδιευθυντής τμήματοςμιεπικεφαλής του τμήματοςμιάμεσος εκτελεστής.

3) Οι πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση της παραγγελίας μεταδίδονται μέσω της αντίστροφης διαδρομής: Διευθύνων Σύμβουλος/ΒοηθόςσιΑναπληρωτής Γενικός Διευθυντήςσιδιευθυντής τμήματοςσιεπικεφαλής του τμήματοςσιάμεσος εκτελεστής.

Ο βοηθός παίζει το ρόλο του διαμεσολαβητή στη μετάδοση πληροφοριών σχετικά με την παραγγελία. Ταυτόχρονα, για να μειωθεί ο χρόνος μεταφοράς δεδομένων στον βοηθό, συνιστάται η παροχή της χρήσης πληροφοριακό πόρο, το οποίο σας επιτρέπει να δημοσιεύετε συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες στο γενική πρόσβαση, για παράδειγμα, στην εσωτερική εταιρική πύλη του οργανισμού, όπου οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί να δει γρήγορα τι εργασίες έχει και να στείλει σχόλια στον βοηθό.

4) Κατά τη διεξαγωγή ενδιάμεσου ελέγχου, είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί η πρόβλεψη από τον ανάδοχο:είτε τηρεί την προθεσμία είτε κατά την εκτέλεση αποδείχθηκε ότι ο όγκος των εργασιών είναι μεγαλύτερος από τον αναμενόμενο προηγουμένως ή οι πόροι του εργολάβου είναι ανεπαρκείς και απαιτείται η συμμετοχή εργαζομένων από άλλες δομικές υπηρεσίες, διότι η εργασία αποδείχθηκε διαλειτουργική. Ο βοηθός πρέπει να διεξάγει έναν συνεχή εποικοδομητικό διάλογο με τον υπεύθυνο διευθυντή/εκτελεστή για να λάβει γρήγορες και αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο της εκτέλεσης και, εάν προκύψουν σοβαρά προβλήματα, να ενημερώσει το διευθυντή σχετικά με αυτό, όσο μπορεί ακόμα να διορθωθεί κάτι. Ταυτόχρονα, δεν πρέπει να πάτε πολύ μακριά και να γίνετε παρεμβατικοί, ενοχλώντας τον ερμηνευτή και αποσπώντας του την προσοχή σε μικροπράγματα. Όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία πρέπει να κατανοήσουν ξεκάθαρα ότι έχουν κοινούς στόχους και να σέβονται ο ένας τη δουλειά του άλλου. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να συμφωνήσετε σε μια αποδεκτή μορφή επικοινωνίας.

5) Μόλις λάβει πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση μιας παραγγελίας, ο βοηθός, μαζί με τον διαχειριστή, αξιολογεί την πληρότητα των δεδομένων που παρουσιάζονται και αποφασίζει για την αποδοχή της παραγγελίας ή την επιστροφή της για αναθεώρηση. Ο βοηθός πρέπει να γνωστοποιήσει στον εκτελεστή την απόφαση που ελήφθη.

6) Κατά τη δημιουργία αναλυτικών αναφορών.Η αυστηρή λογιστική συνεπάγεται τακτικές αναφορές και αναλύσεις που βασίζονται σε στατιστικά δεδομένα. Σε μια ορισμένη συχνότητα, για παράδειγμα μία φορά το μήνα, ο βοηθός πρέπει να αναλύει τα συσσωρευμένα στατιστικά δεδομένα στις εργασίες και να δημιουργεί μια αναφορά για την πειθαρχία απόδοσης (Εικ. 1). Μια τέτοια αναφορά μπορεί να περιέχει πληροφορίες για το πόσες οδηγίες υπήρξαν, πόσες από αυτές ολοκληρώθηκαν έγκαιρα/καθυστερημένα/μη ολοκληρώθηκαν, ποια τμήματα είναι επικεφαλής και ποια είναι αντι-ηγέτες όσον αφορά την έγκαιρη εκτέλεση των εντολών του διευθυντή. Ο διαχειριστής μπορεί να διαθέτει αυτές τις πληροφορίες κατά την κρίση του. Ωστόσο, είναι επιθυμητό η προσέγγιση της ανταμοιβής και της τιμωρίας να είναι προβλέψιμη και ομοιόμορφη για όλους.

Ρύζι. 1

Εύχρηστα εργαλεία στο οπλοστάσιο του βοηθού

Υπάρχει μεγάλη ποικιλία τέτοιων εργαλείων, αλλά είναι σημαντικό να ακολουθήσετε τη βασική αρχή - όλες οι οδηγίες του διαχειριστή πρέπει να υλοποιηθούν και να εισαχθούν σε ένα ενιαίο αποθετήριο, όπου είναι δυνατή η τακτική παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών σύμφωνα με την προτεραιότητά τους.

Η ιδανική τεχνική υλοποίηση είναι Microsoft Outlook , επειδή περιέχει ευέλικτους μηχανισμούς ρυθμίσεων λεγόμενους. "προβολές χρηστών". Εκτός από τις τυπικές προβολές "Κατά εκτελεστές", "Κατά κατηγορίες", "Κατά προθεσμίες", μπορείτε να διαμορφώσετε οποιεσδήποτε άλλες - "Ανά εγκαταστάσεις", "Από επιτροπές", "Μόνο καθυστερημένες εργασίες, η προθεσμία για τις οποίες έληξε από 5 έως Πριν από 20 ημέρες» και κ.λπ. Μόλις ρυθμιστεί, η προβολή γίνεται διαθέσιμη στο μέλλον με ένα κλικ του ποντικιού. Δεν θα σταθούμε αναλυτικά σε αυτό, γιατί... Μια σειρά άρθρων έχουν ήδη αφιερωθεί σε αυτό το εργαλείο.

Ωρες ωρες παρόμοιο σύστημαδιαμορφωμένο στη βάση ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων, για παράδειγμα Lotus Notes, Documentum ή Directum, όπου οι βασικές πληροφορίες σχετικά με την παραγγελία καταγράφονται στην κάρτα εγγραφής και ελέγχου (RCC). Ωστόσο, το EDMS είναι ένα ακριβό πρόγραμμα που δεν μπορούν να αντέξουν όλοι οι οργανισμοί.

Ένα από τα πιο καθολικά και προσβάσιμα εργαλεία για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών είναι Microsoft Προέχω. Αυτό το πρόγραμμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί επιπρόσθετα με τα υπάρχοντα εάν εργάζεστε σε μεγάλη εταιρεία, και ως ανεξάρτητο εργαλείο. Η ομορφιά του είναι ότι, βάσει αυτής της τεχνικής λύσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ενιαία βάση δεδομένων παραγγελιών με ευέλικτες ρυθμίσεις πεδίων και φίλτρων κατά την κρίση σας. Ένα τέτοιο ενοποιημένο μητρώο οδηγιών μπορεί να δημοσιοποιηθεί και κάθε εργαζόμενος μπορεί να διευκρινίσει τη διατύπωση, τις προθεσμίες και να παρακολουθεί την κατάσταση των οδηγιών του. Θα πρέπει πρώτα να διαμορφώσετε περιορισμένα δικαιώματα για να επεξεργαστείτε το αρχείο για να αποφύγετε τυχαία καταστροφή ή διαγραφή δεδομένων.

Στο MS Excel, μπορείτε όχι μόνο να εισάγετε οδηγίες χειροκίνητα, όπως στην περίπτωση προφορικών εντολών από τον διαχειριστή, αλλά και να κάνετε λήψη οδηγιών από το EDMS (εάν πρόκειται για οδηγίες από πρωτόκολλα ή οδηγίες που προέρχονται από έξω, για παράδειγμα, αιτήματα από ρυθμιστικές αρχές ή κυβερνητικούς φορείς ή εταιρικό κέντρο).

Ρυθμίζοντας τα πεδία με συγκεκριμένο τρόπο, μπορείτε να ορίσετε χρωματική κωδικοποίηση στη στήλη «Κατάσταση εκτέλεσης παραγγελίας». Για παράδειγμα, μια παραγγελία που δεν έχει φτάσει ακόμη θα εμφανίζεται αυτόματα με μπλε χρώμα. μια παραγγελία που ολοκληρώθηκε έγκαιρα είναι πράσινη (για αυτό, οι ημερομηνίες στα πεδία "Λόγω εκτέλεσης" και "Πραγματική εκτέλεση" πρέπει να ταιριάζουν). μια εντολή για την οποία έχει λήξει η περίοδος εκτέλεσης και δεν έχει ληφθεί επιβεβαίωση παραλαβής της αναφοράς εκτέλεσης θα εμφανίζεται αυτόματα ως ανεκπλήρωτη και θα επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα.

Δημιουργία μητρώου παραγγελιών σεΚυρία Προέχω

Τα πεδία στο μητρώο διαμορφώνονται γράφοντας μια μακροεντολή. Για τόσο λεπτό συντονισμόΕίναι καλύτερο να εμπλέξετε έναν ειδικό πληροφορικής.

Εάν δεν υπάρχει ειδικός πληροφορικής και δεν έχετε δεξιότητες προγραμματισμού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη απλούστερη και πιο προσιτή μέθοδο.

Μπορείτε να προσαρμόσετε τα κελιά του πίνακα μόνοι σας χρησιμοποιώντας χαρακτηριστικά μορφοποίησης υπό όρους.

Για να διαμορφώσετε το γέμισμα κελιού, επιλέξτε το κελί στον πίνακα για το οποίο θα διαμορφώσουμε τη μορφοποίηση (στην περίπτωσή μας, αυτό είναι το κελί σολ10 ), στην καρτέλα Σπίτι - Μορφοποίηση υπό όρους, στο προτεινόμενο μενού περιβάλλοντος - Δημιουργήστε έναν κανόνα(Εικ. 2).

Ρύζι. 3

Στη γραμμή τύπων του πλαισίου διαλόγου κάτω από τον τίτλο, πρέπει να ορίσετε έναν κανόνα που θα θεωρείται αληθής (Εικ. 4).

Ρύζι. 4

Για το μητρώο μας, θα χρειαστεί να διαμορφώσουμε διαδοχικά τέσσερις κανόνες για το ίδιο κελί σολ10 , και στη συνέχεια «επεκτείνουν» τη δράση τους σε ολόκληρη τη στήλη σολ.

• Για να υποδείξετε μια παραγγελία που δεν έχει εκπληρωθεί, ορίστε τον κανόνα 1.Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόνα μορφοποίησηςχρησιμοποιώντας το κλειδί Μορφήεπιλέξτε το χρώμα πλήρωσης. Ο πρώτος κανόνας θα αντιστοιχεί στο κόκκινο χρώμα.

Στη συνέχεια, εισαγάγετε την ακόλουθη περιγραφή του κανόνα στη γραμμή τύπων: =IF(φά10>0; φά10<СЕГОДНЯ();"") (Εικ. 5). Αυτό σημαίνει ότι υπό την προϋπόθεση ότι στο κελί φά10 υποδεικνύεται η ημερομηνία λήξης και έχει ήδη λήξει, το κελί θα γίνει αυτόματα κόκκινο.

Ρύζι. 5

Πατήστε το πλήκτροΟΠΡΟΣ ΤΗΝ.

• Για να υποδείξετε μια παραγγελία που βρίσκεται σε εξέλιξη, ορίστε τον κανόνα 2.Επαναλαμβάνουμε την ακολουθία ενεργειών που περιγράφονται παραπάνω: επιλέξτε το κελί σολ10 , ας πάμε στο Μορφοποίηση υπό όρους, επιλέξτε Δημιουργήστε έναν κανόναΚαι Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε.

Στο ήδη γνωστό πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόνα μορφοποίησηςχρησιμοποιώντας το κλειδί Μορφήεπιλέξτε διαφορετικό χρώμα γεμίσματος. Ο δεύτερος κανόνας θα αντιστοιχεί στο μπλε χρώμα.

=IF(F10>0;F10>ΣΗΜΕΡΑ();""). Αυτό σημαίνει ότι αν σε ένα κελί φά10 υποδεικνύεται μια προθεσμία και δεν έχει φτάσει ακόμα, το κελί χρωματίζεται αυτόματα μπλε.

Πατήστε το πλήκτρο ΟΠΡΟΣ ΤΗΝ.

• Για να υποδείξουμε μια παραγγελία που ολοκληρώθηκε εγκαίρως, ορίσαμε τον κανόνα 3.Και πάλι επαναλαμβάνουμε την ακολουθία ενεργειών που περιγράφηκαν παραπάνω, μόνο αυτή τη φορά στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόνα μορφοποίησηςχρησιμοποιώντας το κλειδί Μορφήεπιλέξτε ένα πράσινο χρώμα γεμίσματος για να υποδείξετε ότι η παραγγελία ολοκληρώθηκε αυστηρά έγκαιρα ή νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα.

Εισαγάγετε την περιγραφή του κανόνα στη γραμμή τύπων: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Αυτό σημαίνει ότι αν σε ένα κελί φά10 σολ10 αναγράφεται η προθεσμία για την πραγματική εκτέλεση, η οποία συμπίπτει με την προθεσμία φά10 ή προηγείται, κελί σολ10 θα γίνει αυτόματα πράσινο.

Πατήστε το πλήκτρο ΟΠΡΟΣ ΤΗΝ.

• Τέλος, για να υποδείξουμε μια παραγγελία που ολοκληρώθηκε αργότερα από την καθορισμένη προθεσμία, ορίσαμε τον κανόνα 4.Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόνα μορφοποίησηςχρησιμοποιώντας το κλειδί Μορφήεπιλέξτε ένα κίτρινο χρώμα γεμίσματος για να υποδείξετε ότι η παραγγελία ολοκληρώθηκε αργά.

Εισαγάγετε τον ακόλουθο κανόνα στη γραμμή τύπων: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Αυτό σημαίνει ότι αν σε ένα κελί φά10 υποδεικνύεται η ημερομηνία λήξης και στο κελί σολ10 αναφέρεται η ημερομηνία της πραγματικής εκτέλεσης, η οποία είναι μεταγενέστερη της ημερομηνίας φά10 , μετά το κελί σολ10 θα κιτρινίσει αυτόματα.

Μια φορά στο κελί σολ10 και οι τέσσερις κανόνες έχουν ρυθμιστεί, «τεντώνουμε» τον συγκεκριμένο τύπο σε ολόκληρη τη στήλη σολκαι συμπληρώστε το με τις πραγματικές ημερομηνίες εκτέλεσης των εντολών. Τα κελιά θα χρωματιστούν αυτόματα στην καθορισμένη παλέτα.

Το επόμενο βήμα είναι ρυθμίσεις οπτικοποίησης, δηλ. διαγράμματα για μια πιο οπτική αντίληψη της εικόνας της πειθαρχίας.

Για να κατασκευάσουμε ένα διάγραμμα, χρειαζόμαστε ποσοτικά δεδομένα, δηλ. τον αριθμό όλων των παραγγελιών και κάθε τύπο ξεχωριστά. Ως εκ τούτου, θα απαιτηθεί ενδιάμεση προσαρμογή. Μπορούμε να εμφανίσουμε ποσοτικά δεδομένα σε ένα υπόμνημα, όπου θα εισαχθούν αυτόματα από τον πίνακά μας (το υπόμνημα μπορεί να τοποθετηθεί στο ίδιο φύλλο, για παράδειγμα, πάνω από τον πίνακα).

Για τη συλλογή στατιστικών στοιχείων, πρέπει να συμπληρώσετε ένα από τα κελιά του πίνακα, για παράδειγμα το διπλανό κελί H10 , με τον εξής τρόπο:

1. Επιλέξτε ένα κελί H10 , στο επάνω μέρος της γραμμής τύπων, κάντε κλικ στο εικονίδιο fx Λειτουργία εισαγωγής, επιλέξτε την κατηγορία " λογικός», « ΑΝ».

Γράφουμε τον ακόλουθο κανόνα στην επάνω γραμμή των τύπων: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Εικ. 6).

Ρύζι. 6

Επεκτείνουμε τον κανόνα που καθορίζεται στο κελί H10 , κάτω από ολόκληρη τη στήλη H(Εικ. 7).

Ρύζι. 7

Στη συνέχεια στήλη Hμπορεί να κρυφτεί, αφήνοντας ορατές μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες μητρώου.

• Στήνοντας έναν μύθο.Για δεδομένα από στήλη Hεμπίπτουν στο υπόμνημα και εμφανίζονται σε αυτό σε ποσοτική μορφή, πρέπει να διαμορφώσετε τα κελιά του υπομνήματος ως εξής:

1. Ορίστε έναν κανόνα για ένα κελί σολ3 : επιλέξτε αυτό το κελί, κάντε κλικ στο εικονίδιο στη γραμμή τύπων fx Λειτουργία εισαγωγής, επιλέξτε τον τύπο των λειτουργιών " στατιστικός», « COUNTIF».

2. Στη συνέχεια, γράψτε τα ακόλουθα στη γραμμή τύπων: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Εικ. 8).

Ρύζι. 8

3. «Τεντώστε» τον τύπο από το κελί σολ3 πριν σολ6 αντίστοιχα.

Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την οπτικοποίηση και να ανεβάσετε δεδομένα σε παραγγελίες για μια δεδομένη χρονική περίοδο με τη μορφή γραφήματος.

• ΜΕδημιουργώντας ένα διάγραμμα.Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα Εισάγετεκαι επιλέξτε ένα γράφημα, για παράδειγμα ένα γράφημα πίτας, έχοντας προηγουμένως επιλέξει το εύρος του κύτταρααπό σολ3 πριν σολ6 (Εικ. 9).

Ρύζι. 9

Εισάγουμε το διάγραμμα και χρωματίζουμε τα τμήματα του στα χρώματα γεμίσματος που έχουμε επιλέξει επιλέγοντας το τμήμα και καλώντας το αντίστοιχο μενού περιβάλλοντος με το δεξί κουμπί του ποντικιού (όλα είναι διαισθητικά εκεί). Το μητρώο μας είναι έτοιμο (Εικ. 10).

Ρύζι. 10

Και τελικά

Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των παραγγελιών είναι αρκετά δύσκολη - είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη πολλές διαφορετικές πτυχές και χαρακτηριστικά που μπορεί να είναι μοναδικά για διαφορετικούς οργανισμούς. Δεν είναι εύκολο, αλλά να θυμάστε ότι κάθε γρίφος έχει μια λύση. Όταν βρίσκομαι αντιμέτωπος με ένα δύσκολο πρόβλημα που με την πρώτη ματιά δεν έχει λύση, θυμάμαι πάντα το αίνιγμα του B. Verber:

«Πώς να συνδέσετε αυτές τις εννέα κουκκίδες με τέσσερις γραμμές χωρίς να σηκώσετε το στυλό από το χαρτί;

Συχνά δεν μπορούμε να βρούμε λύση γιατί το μυαλό μας περιορίζεται στην περιοχή του σχεδίου. Πουθενά όμως δεν λέει ότι δεν μπορείς να ξεπεράσεις τα όριά του.

Υπάρχει λύση:

Ηθικό δίδαγμα: για να καταλάβεις το σύστημα, πρέπει να... βγεις από αυτό».

Υπάρχουν πολλοί τρόποι οργάνωσης ενός αποτελεσματικού συστήματος για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών. Το κυριότερο είναι να βρείτε ακριβώς αυτό που θα ταιριάζει πιο οργανικά στη δουλειά της εταιρείας σας και στη δική σας, να νιώθετε μέτρο σε όλα και να μην περνάτε τη γραμμή πέρα ​​από την οποία έρχεται ο μανιακός υπερέλεγχος.

Μ.Α. Suchkova, Βοηθός Γενικός Διευθυντής της Ryazan Oil Refining Company CJSC (θυγατρική της NK-Rosneft OJSC)

26 Φεβρουαρίου 2010 3:19 μ.μ

Alexey Afanasyev, Διευθυντής Ποιότητας της εταιρείας InterTrust

Σε πολλές επιχειρήσεις στη Ρωσία, ειδικά σε εκείνες που γνώρισαν ταχεία ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια, παρατηρείται το ίδιο πρόβλημα: η αδυναμία των υπαλλήλων του οργανισμού να εξασφαλίσουν υψηλή ποιότητα και σωστό έλεγχο στην εκτέλεση των εντολών τους. Συνήθως, οι νέες εταιρείες υποφέρουν από αυτό το πρόβλημα, ενώ οι οργανισμοί που εξακολουθούν να έχουν σοβιετικό παρελθόν, καθώς και οι διοικήσεις των δημοτικών, περιφερειακών και ομοσπονδιακών αρχών, χρησιμοποιούν αρκετά αποτελεσματικά την εμπειρία της διαχείρισης οδηγιών, η οποία ήταν ιδιαίτερα δημοφιλής στη χώρα μας πριν από την περεστρόικα. . Το άρθρο αυτό θέτει ως κύριο στόχο τη μεταφορά εμπειρίας στον τομέα της παρακολούθησης της εκτέλεσης των οδηγιών από στελέχη στις σύγχρονες εταιρείες.

Σχεδόν κάθε είδος δραστηριότητας διαχείρισης ενός οργανισμού σχετίζεται με την εκτέλεση εντολών από τη διοίκησή του, επομένως είναι σημαντικό να τεθεί ο έλεγχος στην εκτέλεση των εντολών. Οι οδηγίες μπορούν:

● επικολλάται με τη μορφή ψηφισμάτων σε εσωτερικά και εισερχόμενα έγγραφα (για παράδειγμα, σε υπομνήματα και επιστολές).

● να διατυπώνεται σε διοικητικά έγγραφα συλλογικών οργάνων (σε πρακτικά) και επιμέρους οργάνων διαχείρισης (σε εντολές και οδηγίες).

Σχετικά με τις εκκλήσεις πολιτών σημειώνουμε τα εξής. Επίσημα, η διαδικασία συνεργασίας μαζί τους είναι πανομοιότυπη με την επεξεργασία της εισερχόμενης αλληλογραφίας, ωστόσο, οι προθεσμίες ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία σε ομοσπονδιακό επίπεδο, η οποία πρέπει να λαμβάνεται υπόψη τόσο από τον διαχειριστή που ορίζει τις προθεσμίες όσο και από τον ανάδοχο που καλείται για την τήρηση αυτών των προθεσμιών.

Πολλά έγγραφα μπορούν να υπόκεινται σε έλεγχο κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Μπορούμε να δούμε τόσο το αποτύπωμα μιας σφραγίδας με το γράμμα "K" και τη λέξη "Control" γραμμένο με κόκκινο στυλό ή με τη μορφή αποτύπωσης (βλ. Παράδειγμα 1). Ο σκοπός τέτοιων σημειώσεων είναι ένας - να επιστήσουν την προσοχή στην ανάγκη ελέγχου των οδηγιών που δίνονται στο κείμενο του εγγράφου ή στην ανάλυση σε αυτό (στο παράδειγμά μας, η εισερχόμενη επιστολή περιέχει ένα ψήφισμα με οδηγίες από την Ignatova Yu.S. , τι πρέπει να γίνει και πότε). Μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης, τέτοια έγγραφα αποθηκεύονται σε ξεχωριστό φάκελο. Με την ολοκλήρωση της εκτέλεσης, γίνεται σχετική σημείωση στο έγγραφο (στο Παράδειγμα 1, στην κάτω δεξιά γωνία στις 10/07/2009, σημειώθηκε σχετικά με τη σύναψη της συμφωνίας και την τοποθέτηση του εγγράφου στον φάκελο αριθ. 08-24).

Ρύθμιση της εργασίας για τους εκτελεστές

Ποιος διατυπώνει την παραγγελία; Αυτό γίνεται από διευθυντές σε όλα τα επίπεδα. Απλώς, συνήθως τίθεται έλεγχος στην εκτέλεση των εντολών από το πρώτο πρόσωπο ή ολόκληρη την ανώτατη διοίκηση του οργανισμού και η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης ασχολείται με αυτό. Και τις οδηγίες των κατώτερων διευθυντών - προϊσταμένων τμημάτων, κατά κανόνα, χειρίζονται υπάλληλοι των ίδιων τμημάτων, υπεύθυνοι για εργασίες γραφείου σε αυτά.

Φαίνεται ότι το κείμενο του ψηφίσματος ή του διοικητικού εγγράφου θα πρέπει ήδη να διατυπώνει σαφώς και ξεκάθαρα:

● η ίδια η παραγγελία,

● προθεσμία,

● συγκεκριμένος ερμηνευτής.

Εάν δεν πληρούται τουλάχιστον μία από αυτές τις προϋποθέσεις (κάτι που συμβαίνει), απαιτείται ξεχωριστός υπάλληλος που μπορεί να επαναδιατυπώσει σαφώς τις απαιτήσεις των διευθυντών και, εάν είναι απαραίτητο, να τις χωρίσει σε μικρότερες, αλλά με σαφώς καθορισμένους εκτελεστές.

Κατά τη διατύπωση οδηγιών, συνιστάται να τηρείτε τους ακόλουθους απλούς κανόνες: η διατύπωση πρέπει να είναι σύντομη, περιεκτική, να εξαλείφει στο μέγιστο την ασάφεια της ερμηνείας και να έχει ένα σαφώς καθορισμένο και μετρήσιμο αποτέλεσμα. Όλα αυτά θα σας επιτρέψουν να μην χάνετε χρόνο σε πρόσθετες διευκρινίσεις της παραγγελίας. Από την άλλη πλευρά, αυτό δίνει στον εκτελεστή έναν στόχο και στον συντάκτη της παραγγελίας τη σιγουριά ότι το αποτέλεσμα από τις ενέργειες του εκτελεστή θα είναι αναμενόμενο.

Ακολουθούν παραδείγματα αόριστων διατυπώσεων και οι αντίστοιχες σωστές δομές κειμένου:

Όταν ένας οργανισμός ελέγχει την εκτέλεση των εντολών, αρκετά σύντομα τα έγγραφα αρχίζουν να αλλάζουν: αντί για γενικές απαιτήσεις, εμφανίζονται σύντομες και πλήρεις οδηγίες με συγκεκριμένο εκτελεστή, προθεσμία και αναμενόμενο αποτέλεσμα. Αυτό αυξάνει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης της εταιρείας, η οποία σημειώνεται σχεδόν αμέσως τόσο από τη διοίκηση όσο και από τους ιδιοκτήτες της.

Προθεσμία εκτέλεσης παραγγελίας

Οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εντολών σε έναν οργανισμό καθορίζονται συνήθως από τον συγγραφέα-διαχειριστή που δημιούργησε την παραγγελία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προθεσμία για την εκτέλεση των εντολών μπορεί να καθοριστεί με τοπική πράξη του οργανισμού ή εξωτερικό κανονιστικό έγγραφο.

Ας παραθέσουμε εδώ τους Πρότυπους Κανονισμούς για την Αλληλεπίδραση Ομοσπονδιακών Εκτελεστικών Οργάνων:

Θραύσμα εγγράφου

Εγκρίθηκαν πρότυποι κανονισμοί για την αλληλεπίδραση μεταξύ ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών. Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 19ης Ιανουαρίου 2005 αριθ. 30, όπως τροποποιήθηκε στις 21 Φεβρουαρίου 2008 Η εντολή υπόκειται σε εκτέλεση εντός της χρονικής περιόδου που καθορίζεται σε αυτήν. Εάν οριστεί χρονικό διάστημα ως προθεσμία εκτέλεσης, ως ημερομηνία έναρξης θεωρείται η ημερομηνία υπογραφής της εντολής. Μια παραγγελία που περιέχει την οδηγία «επείγουσα» υπόκειται σε εκτέλεση εντός 3 ημερών. Η οδηγία «άμεσα» προβλέπει περίοδο 10 ημερών για την εκτέλεση της παραγγελίας. Εάν η περίοδος εκτέλεσης δεν καθορίζεται στην εντολή, υπόκειται σε εκτέλεση εντός 1 μηνός από την ημερομηνία υπογραφής της (μέχρι την αντίστοιχη ημερομηνία του επόμενου μήνα και εάν δεν υπάρχει τέτοια ημερομηνία τον επόμενο μήνα, τότε μέχρι την τελευταία ημέρα του μήνα). Εάν η τελευταία ημέρα της περιόδου εκτέλεσης της εντολής συμπίπτει με μη εργάσιμη ημέρα, υπόκειται σε εκτέλεση την προηγούμενη εργάσιμη ημέρα.

Προκειμένου να βελτιωθεί το σύστημα διαχείρισης του οργανισμού, είναι λογικό οι εντολές που τίθενται υπό έλεγχο να ενοποιούν τις προθεσμίες για την εκτέλεση - να τις φέρουν σε μια ενιαία βάση που έχει καθιερωθεί στον οργανισμό. Αρχικά, μια τέτοια απόφαση πρέπει να τεκμηριωθεί σε μια τοπική πράξη, για παράδειγμα, στις Οδηγίες διαχείρισης του Office. Η αλλαγή της προθεσμίας θα πρέπει επίσης να είναι δυνατή μόνο σε περιπτώσεις που τεκμηριώνονται στις τοπικές πράξεις του οργανισμού. Και φυσικά, το εισαγόμενο σύστημα υπολογισμού των προθεσμιών θα πρέπει να ανταποκρίνεται στην κοινή λογική. Άλλωστε, είναι δύσκολο να βρεις έναν πιο αποθαρρυντικό παράγοντα για τον ερμηνευτή από ένα αδύνατο έργο.

Θα δώσουμε παραδείγματα πολλών διατυπώσεων εντολών και θα εξηγήσουμε ποια ημερομηνία για καθεμία από αυτές θα θεωρείται η τελευταία ημερομηνία για την έγκαιρη εκτέλεση της εντολής. Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί... Συχνά επικρατεί σύγχυση σε αυτό το θέμα.

Μια αρκετά συνηθισμένη κατάσταση είναι όταν ένας διευθυντής εμπιστεύεται την ολοκλήρωση μιας εργασίας σε άλλο μάνατζερ σε χαμηλότερο επίπεδο και αυτός, κατά την κρίση του, κατεβάζει την ανάθεση σε έναν άλλο «κάτω όροφο». Έτσι, η παραγγελία περνά από τα χέρια αρκετών μάνατζερ πριν φτάσει στον τελικό εκτελεστή. Είναι αλήθεια ότι, κατεβαίνοντας αυτή τη σκάλα, η εργασία μπορεί να «διακλαδωθεί» σε πολλές «υποεργασίες» που εκτελούνται από διαφορετικά άτομα σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Αυτό το σύστημα ονομάζεται δημιουργία «ένθετης τάξης».

Κατά τη διατύπωσηΓια παραγγελίες με «φωλιασμένες» παραγγελίες, είναι σημαντικό να παρέχετε ένα προσωρινό αποθεματικό. Σε σχέση με τη «γονική» εντολή, πρέπει να είναι τουλάχιστον 1 έως 3 εργάσιμες ημέρες. Συνιστάται να αποφεύγεται η υπερβολική «φωλιοποίηση» οδηγιών, αποκλείοντας από την αλυσίδα εκείνους τους διαχειριστές που απλώς «περνούν τη σκυτάλη περαιτέρω». Εάν υπάρχει εκτελεστής που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση ολόκληρης της εντολής στο σύνολό του, ονομάζεται «υπεύθυνος εκτελεστής».

Για παράδειγμα, όταν η προθεσμία για την εκτέλεση μιας εντολής ρυθμίζεται από εξωτερικό κανονιστικό έγγραφο, ας αναφέρουμε τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 59-FZ «Σχετικά με τη διαδικασία εξέτασης προσφυγών από πολίτες στη Ρωσική Ομοσπονδία». Σύμφωνα με αυτό το έγγραφο, η μέγιστη περίοδος για την εξέταση γραπτής αίτησης από πολίτη της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι 30 ημέρες και αρχίζει να λαμβάνεται υπόψη από τη στιγμή της εγγραφής ενός τέτοιου εγγράφου (ο νόμος ορίζει 3 ημέρες για αυτή τη διαδικασία από τη στιγμή που λαμβάνεται η αίτηση).

Εάν ένας πολίτης, για παράδειγμα, χρειάζεται βοήθεια από φορέα τοπικής αυτοδιοίκησης για την άσκηση των δικαιωμάτων του, τότε η χρονική περίοδος που απαιτείται για αυτό συχνά υπερβαίνει κατά πολύ τον 1 μήνα. Σε μια τέτοια περίπτωση, αποστέλλεται στον αιτούντα γραπτή απάντηση εντός μηνός, η οποία δεν επιλύει το ζήτημά του επί της ουσίας, αλλά περιγράφει με σαφήνεια τη διαδικασία για περαιτέρω βοήθεια από το όργανο. Στην ίδια την αρχή, η παραγγελία που σχηματίζεται με βάση την εξέταση μιας τέτοιας καταγγελίας πρέπει να τεθεί υπό εργασιακό έλεγχο με τακτική υποβολή έκθεσης για την εξέλιξη της κατάστασης στον διαχειριστή - τον συντάκτη της παραγγελίας.

Συμβαίνει συχνά οι πολίτες να απευθύνουν λανθασμένα τις εκκλήσεις τους. Και τότε ο παραλήπτης δεν τα εξετάζει, αλλά τα διαβιβάζει στο όργανο ή τον υπάλληλο στην αρμοδιότητα του οποίου εμπίπτει το θέμα. Ο Νόμος προβλέπει 7 ημέρες για αυτό από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης. Στην περίπτωση αυτή, ο πολίτης ειδοποιείται για μια τέτοια ανακατεύθυνση. Και, παρεμπιπτόντως, ο Νόμος απαγορεύει ξεκάθαρα την αποστολή καταγγελιών προς εξέταση στο όργανο ή τον υπάλληλο του οποίου η απόφαση ή η ενέργεια (αδράνεια) ασκείται έφεση.

Διαδικασία παρακολούθησης εκτέλεσης εντολών

Τώρα, έχοντας βασικές πληροφορίες σχετικά με την προετοιμασία των οδηγιών, είναι απαραίτητο να εξεταστεί λεπτομερώς η διαδικασία παρακολούθησης της εκτέλεσης των εντολών.

Σημειώστε ότι σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση μπορούν να πραγματοποιηθούν εργασίες για τον έλεγχο της εκτέλεσης των εντολών:

● χειροκίνητη χρήση αρχείου καρτών εγγραφής και ελέγχου (RCC).

● σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, όπου η σύνθεση των πληροφοριών που καταγράφονται στις «ηλεκτρονικές κάρτες» παραμένει η ίδια, αλλά πολλές λειτουργίες για την ειδοποίηση των εκτελεστών και τη δημιουργία αναφορών σχετικά με την πειθαρχία των επιδόσεων εκτελούνται αυτόματα.

● υπάρχει επίσης μια ενδιάμεση επιλογή, όταν οι δυνατότητες του MS Excel χρησιμοποιούνται για τη διευκόλυνση της εργασίας - οι εντολές που τίθενται υπό έλεγχο περιγράφονται σε μορφή πίνακα, στον οποίο μπορείτε στη συνέχεια να φιλτράρετε πληροφορίες κατά εκτελεστές, προθεσμίες κ.λπ. Βλ.

Στο στάδιο «Τοποθέτηση για έλεγχο», ο υπάλληλος γραφείου καταχωρεί την παραγγελία. Εάν περιέχεται σε ένα έγγραφο, τότε τοποθετείται σφραγίδα "K" ή "Control" ή το ίδιο γράφεται με ένα φωτεινό στυλό· είναι επίσης δυνατό να μετακινήσετε απλώς το έγγραφο στον φάκελο των ελεγχόμενων παραγγελιών.

Ο εκτελεστής, λαμβάνοντας την εντολή,πρέπει να εξοικειωθεί με αυτό και, πριν από τη λήξη της προθεσμίας που ορίζεται στην παραγγελία, να ολοκληρώσει τις εργασίες που ορίζονται σε αυτήν. Εάν ο ανάδοχος χρειάζεται να μεταφέρει εργασία για να εκτελεστεί από άλλους υπαλλήλους που υπάγονται σε αυτόν, τότε δημιουργεί παραγγελίες χαμηλότερου επιπέδου, όπως συζητήσαμε προηγουμένως.

Εάν ο ανάδοχος αντιληφθεί ότι η προθεσμία δεν αντιστοιχεί στη δυνατότητα έγκαιρης ολοκλήρωσης των καθορισμένων εργασιών, ζητά από τον διαχειριστή που εξέδωσε την εντολή να αναβάλει την ημερομηνία εκτέλεσης. Σε άλλη περίπτωση, εάν ο εκτελεστής αντιληφθεί ότι η εκτέλεση της παραγγελίας υπερβαίνει τις αρμοδιότητες και το πεδίο ευθύνης του, μπορεί να ζητήσει πλήρη ή μερική ακύρωση της παραγγελίας.

Εάν ο διαχειριστής αποφασίσει να αναβάλει τις προθεσμίες ή να ακυρώσει μια παραγγελία, ενημερώνει σχετικά τον υπεύθυνο για τον έλεγχο της προθεσμίας. Σε κάθε περίπτωση, τα αιτήματα του εκτελεστή για επαναπρογραμματισμό ή ακύρωση της ανάθεσης πρέπει να υποβάλλονται στον διαχειριστή πριν από την ημερομηνία λήξης της περιόδου ελέγχου της ανάθεσης.

« Έλεγχος της εκτέλεσης των εντολών επί της ουσίας» εκτελείται συνήθως από έναν υπάλληλο αρκετά ικανό να αξιολογήσει τη συνάφεια του επιτυγχανόμενου αποτελέσματος της εκτέλεσης με την εργασία που ορίζεται στην ανάθεση. Αυτός ο έλεγχος μπορεί να ξεκινήσει από έναν αρμόδιο υπάλληλο μετά τη λήψη μιας αναφοράς απόδοσης και μπορεί να ολοκληρωθεί είτε με αφαίρεση από τον έλεγχο είτε με επιστροφή για αναθεώρηση.

Η διαδικασία "Αφαίρεση ελέγχου" μιας παραγγελίας πραγματοποιείται από υπάλληλο που έχει επαληθεύσει την εκτέλεση της παραγγελίας βάσει της ουσίας της, καθώς και εάν ο διαχειριστής ικανοποιήσει το αίτημα για πλήρη κατάργηση της παραγγελίας.

Ως μέρος της σκηνής " Έλεγχος της εκτέλεσης έγκαιρα» ένας αφοσιωμένος υπάλληλος ελέγχει τις προθεσμίες για την εκτέλεση όλων των ενεργών, δηλαδή που εκτελούνται επί του παρόντος, παραγγελιών ταυτόχρονα (εάν τέτοιες εργασίες σε έναν οργανισμό εκτελούνται χειροκίνητα ή χρησιμοποιώντας MS Excel, τότε αυτό γίνεται συνήθως από τον γραμματέα του συντάκτη της παραγγελίας ή υπαλλήλων υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης). Επί του παρόντος, το μεγαλύτερο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να εκτελεστεί από ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων, ενημερώνοντας τους εκτελεστές σχετικά με τις προθεσμίες για την ολοκλήρωση της εκτέλεσης των παραγγελιών. Η ειδοποίηση είναι μια συγχρονική προειδοποίηση για όλες τις παραγγελίες που δεν έχουν αφαιρεθεί από τον έλεγχο (βλ. Παράδειγμα 4).

Ο φόρτος εργασίας για έναν μεμονωμένο ερμηνευτή αυξάνεται συνεχώς και, ως αποτέλεσμα, η πειθαρχία απόδοσης των εργαζομένων αρχίζει να πέφτει λόγω στοιχειώδους λήθης. Η περιοδική ενημέρωση των εργαζομένων, για παράδειγμα, εβδομαδιαία, σας επιτρέπει να κατανοήσετε με σαφήνεια το εύρος των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν και να πλοηγηθείτε στις προθεσμίες υποβολής αναφορών.

Πληροφοριακό φύλλομπορεί να είναι είτε σύντομη (βλ.), είτε πιο πλήρης, με τη σύνθεση των πληροφοριών που παρουσιάζονται στον πίνακα από. Παρεμπιπτόντως, εάν σε έναν τέτοιο πίνακα MS Excel φιλτράρουμε εντολές για έναν συγκεκριμένο εκτελεστή με ένα κενό σημάδι εκτέλεσης, τότε εκτυπώνοντας το αποτέλεσμα θα λάβουμε μια άλλη έκδοση του φύλλου πληροφοριών για τον εκτελεστή.

Εάν τέτοια φύλλα δημιουργούνται από το EDMS, τότε είναι βολικό να συμπεριληφθεί στη φόρμα του πίνακα μια στήλη με τον αριθμό των ημερών που απομένουν μέχρι το τέλος της περιόδου εκτέλεσης. Η κατάταξη των παραγγελιών κατά ημερομηνία λήξης είναι επίσης πολύ βολική - αυτό επιτρέπει στον ανάδοχο να πλοηγείται γρήγορα και να διαχειρίζεται τον χρόνο εργασίας του πιο αποτελεσματικά.

Αναφορά σχετικά με την πειθαρχία απόδοσης

Κάποιοι οργανισμοί εξασκούνται ενδιάμεση αναφορά των καλλιτεχνών. Εάν είναι απαραίτητο να παρακολουθείται τακτικά η πρόοδος εκτέλεσης ιδιαίτερα σημαντικών εντολών, οι συντάκτες τους προσθέτουν στο κείμενο της παραγγελίας πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη περιοδικής, για παράδειγμα, εβδομαδιαίας αναφοράς, η οποία πρέπει να παρέχεται καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου εκτέλεσης. Μια ενδιάμεση έκθεση απόδοσης συνήθως συντάσσεται με οποιαδήποτε γραπτή μορφή ή υπό μορφή υπομνήματος. Η προετοιμασία τέτοιων αναφορών μπορεί να πραγματοποιηθεί με:

● ο ίδιος ο ερμηνευτής

● γραμματέας υπαγόμενος σε αυτόν,

● υπάλληλος υπεύθυνος για την πειθαρχία απόδοσης στην εταιρεία.

Για την παρακολούθηση του επιπέδου πειθαρχίας απόδοσης σε έναν οργανισμό περιοδικά ή κατόπιν αιτήματος της διοίκησης, προετοιμάζονται διάφοροι τύποι αναφορών που μπορεί να σχετίζονται με την πειθαρχία απόδοσης:

● ξεχωριστό εκτελεστικό στέλεχος.

● συγκεκριμένη διαίρεση

● ο οργανισμός στο σύνολό του.

● οδηγίες που εκδίδονται από συγκεκριμένο διευθυντή κ.λπ.

Οι πληροφορίες συνοψίζονται με τη μορφή στατιστικής περίληψης για τη διαχείρισησχετικά με τις παραγγελίες που παραδόθηκαν, εκτελέστηκαν και μεταφέρθηκαν σε άλλη περίοδο αναφοράς. Για να καταστεί δυνατή η αποτελεσματικότερη διαχείριση της πειθαρχίας απόδοσης, χρησιμοποιούνται διαφορετικά μοντέλα αναφοράς. Επιλογές για έντυπα αναφοράς παρουσιάζονται στην E. Kameneva και κατά τη γνώμη της.

Δεδομένου ότι τέτοιες εκθέσεις προετοιμάζονται τόσο για τον οργανισμό στο σύνολό του όσο και για τα τμήματα του ειδικότερα, μόνο εκείνοι οι υπάλληλοι στους οποίους ο διευθυντής δίνει απευθείας οδηγίες περιλαμβάνονται στην ενότητα των εκτελεστών. Για παράδειγμα, για τον γενικό διευθυντή αυτοί θα είναι οι αναπληρωτές του και οι υπεύθυνοι τομέων δραστηριότητας, ενώ για τον προϊστάμενο τμήματος οι προϊστάμενοι τμημάτων και, ενδεχομένως, τομέων.

Ακόμα κι αν ο οργανισμός δεν διαθέτει πλήρη αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων μέσω EDMS, ένα τέτοιο έγγραφο είναι αρκετά βολικό να συνταχθεί και να διατηρηθεί σε ένα σύστημα υπολογιστικών φύλλων Microsoft Excelή OpenOffice.org Υπολογ. Αυτά τα συστήματα έχουν σε μεγάλο βαθμό παρόμοια διεπαφή και λειτουργικότητα· μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση της λογιστικής και της υποβολής εκθέσεων σε μια μικρομεσαία εταιρεία. Το κύριο πράγμα είναι να γνωρίζετε ξεκάθαρα τι ακριβώς πρέπει να πάρετε ως αποτέλεσμα.

Γνώμη

Εξετάσαμε τα θέματα τοποθέτησης και αφαίρεσης εντολών από έλεγχο, καθώς και τη μεθοδολογία εκτέλεσης εντολών και αναφοράς για την παρακολούθηση της εκτέλεσής τους. Τα μοντέλα διαχείρισης οδηγιών που προτείνονται στο άρθρο θα βοηθήσουν να γίνει η διαχείριση του οργανισμού σαφέστερη και πιο διαφανής.

Η πρώτη, πιο προφανής, ένσταση για την οποία πρέπει να εξηγήσω στον αναγνώστη μου είναι: γιατί να εκτελέσετε ένα έργο στο Excel εάν υπάρχουν εξειδικευμένα προγράμματα για αυτό, συμπεριλαμβανομένων των δωρεάν. Ναι, μπορείτε να επιλέξετε μια καλή εφαρμογή διαχείρισης έργου για τον εαυτό σας, ωστόσο, το πρόβλημα είναι ότι οι συνάδελφοί σας με τους οποίους σίγουρα θα θέλατε να μοιραστείτε καταστάσεις ή να εργαστείτε σε έργα μαζί δεν έχουν αυτές τις εφαρμογές. Οι συμβουλές και οι κλήσεις για την εγκατάσταση μιας παρόμοιας εφαρμογής, κατά κανόνα, δεν λειτουργούν και πιθανότατα έχετε κάτι να κάνετε χωρίς αυτήν.

Συμβαίνει συχνά σε ένα εταιρικό περιβάλλον μια εταιρεία να είναι έτοιμη να αγοράσει το MS Project μόνο για ορισμένους υπαλλήλους, κάτι που γενικά δεν έχει νόημα. Η συνεχής αποστολή αναφορών από το MS Project σε HTML ή Excel και η αποστολή τους ταχυδρομικά σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι μια αρκετά κουραστική εργασία. Στη μνήμη μου, κανείς δεν το έχει κάνει αυτό, αν και εμείς (το τμήμα πληροφορικής) το προσφέραμε ως επιλογή. Η Microsoft δεν κυκλοφορεί δωρεάν πρόγραμμα προβολής αρχείων MS Project. Το ίδιο κάνουν και τρίτες εταιρείες από όσο ξέρω (αλλά υπάρχουν και επί πληρωμή).

Τώρα, αν μόνο το έργο μπορούσε να πραγματοποιηθεί στο MS Office, το οποίο είναι διαθέσιμο σχεδόν παντού... Το Excel είναι το πλέον κατάλληλο για αυτήν την εργασία.

Άλλο πρότυπο έργου για το Excel;

Αυτό δεν σημαίνει ότι υπάρχει μικρή τέτοια καλοσύνη στο Διαδίκτυο. Αρκετά. Ωστόσο, το πρότυπό μου είναι αρκετά βολικό, λειτουργικό και δεν ζητάω χρήματα για αυτό. Από όσο μπόρεσα να εξοικειωθώ με προτάσεις για αυτό το θέμα, χωρίζονται κυρίως στις ακόλουθες κατηγορίες:

Κάτι δωρεάν, αλλά εξαιρετικά απλό και άθλιο.

Κάτι γραφειοκρατικό και δύσπεπτο, όπως «Ένα σύνολο προτύπων εγγράφων έργου που αποτελείται από 55 αρχεία».

Κάτι πραγματικά βολικό, αλλά με κόστος.

Η πραγματική ζωή μάς παρουσιάζει το άλλο άκρο: τα περισσότερα μικρομεσαία έργα εκτελούνται χωρίς καμία απολύτως τεκμηρίωση, γεγονός που δεν δίνει καμία πιθανότητα σε αυτά τα έργα να υλοποιηθούν.

Το πρότυπό μου είναι για όσους θέλουν να αποφύγουν τα άκρα, να διατηρήσουν τον έλεγχο του έργου και να αποφύγουν τα περιττά έξοδα.

Δυνατότητες

Σχεδιασμός του χρόνου και των σταδίων του έργου

Δομή δύο επιπέδων των σταδίων του έργου

Προθεσμίες για το σχέδιο και τις πραγματικές

Δυνατότητα επικάλυψης γειτονικών σημείων κάτοψης

Λογιστική για την ολοκλήρωση ενός στοιχείου σχεδίου ως ποσοστό

Λογιστική για το κόστος μετρητών ανά στάδιο (πρόγραμμα/πραγματικό)

Αξιολόγηση της απαιτούμενης και επιτευχθείσας ποιότητας εργασίας

Δυνατότητα επισήμανσης ορόσημων έργου

Δυνατότητα συσχέτισης ενός συγκεκριμένου σταδίου με έναν κίνδυνο ή ένα ζήτημα

Σοβαρός αυτοματισμός κατά τον προγραμματισμό προθεσμιών.

Gantt διάγραμμα

Χρονική κλιμάκωση

Δυνατότητα προβολής είτε του προγραμματισμένου χρονοδιαγράμματος είτε του πραγματικού

Έγχρωμη ανάδειξη Σαββατοκύριακων και αργιών

Λογιστική πόρων

Προγραμματισμός της απαιτούμενης ποσότητας πόρων

Λογιστική για το διαθέσιμο ποσό των πόρων

Σύγκριση σχεδίου και γεγονότος

Κατάσταση έργου (πίνακας)

Ενδείξεις φωτεινών σηματοδοτών: χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμός, ποιότητα, πόροι, κίνδυνοι, προβλήματα

Ένδειξη αθροίσματος

Ποσοτικοί και αναλυτικοί δείκτες

Βασικές πληροφορίες

Κύρια στάδια

Λίστα προβλημάτων

Κατάλογος κινδύνων

Συνολικά η σανίδα φαίνεται αρκετά αισθητικά ευχάριστη

Διατήρηση καταλόγων

Κίνδυνοι έργου

Προβλήματα έργου

1. Ρυθμίσεις

Σπρώξτε

Μου άρεσε το πώς έγινε το διάγραμμα Gantt μου. Δεν έχω ξαναδεί τέτοια κλιμάκωση από κανέναν άλλον. Είναι ένα θαυμάσιο παράδειγμα της αλληλεπίδρασης μεταξύ τύπων και μορφοποίησης υπό όρους.

Το πρότυπο είναι αρκετά περίπλοκο και μπορεί προφανώς να περιέχει σφάλματα. Αναφέρετε τυχόν σφάλματα που παρατηρείτε και θα τα διορθώσω το συντομότερο δυνατό. Γενικά, η ανάπτυξη αυτού του έργου εξαρτάται από τον αριθμό των ενεργών χρηστών. Ελπίζω να επωφεληθείτε από αυτό το εργαλείο.