Εργαστήριο: Πρόσβαση. Εργαστήριο : Πρόσβαση στην αναφορά εργαστηρίου πρόσβασης ms
Ufa State Aviation Technical University
Τμήμα Πληροφορικής
Εργαστήριο #4
Τεχνολογίες πληροφοριών για τη δημιουργία και επεξεργασία βάσεων δεδομένων μεβοήθειαΚυρίαΠΡΟΣΒΑΣΗXP.
Φοιτητής INEC
Ομάδα Κ-122
Κίζκα Ν.Δ.
Τετραγωνισμένος:
Filosova E.I.
Αναφορά περίΠΡΟΣΒΑΣΗ.
1) Δημιουργία πινάκων.
Για να δημιουργήσουμε πίνακες στο ACCESS, πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα Δημιουργία χρησιμοποιώντας το στοιχείο κατασκευής στη βάση δεδομένων. Στον κατασκευαστή συμπληρώνουμε τις Ιδιότητες του πεδίου και τα Πεδία που χρειαζόμαστε άμεσα. Δημιουργούμε λοιπόν τους πίνακες που χρειαζόμαστε.(Πελάτες, Υλοποίηση)
2) Δημιουργία σχήματος δεδομένων.
Για να δημιουργήσουμε ένα σχήμα δεδομένων, χρησιμοποιούμε το εικονίδιο στον πίνακα ελέγχου.
Αφού το ανοίξουμε, εισάγουμε τα απαραίτητα στους πίνακες με την εντολή Προσθήκη πίνακα και δημιουργούμε σύνδεση μεταξύ των πεδίων σύροντας απλά το πεδίο που χρειαζόμαστε από τον έναν πίνακα στον άλλο.
3) Ταξινόμηση.
Για ταξινόμηση, πρέπει να ανοίξουμε έναν πίνακα χωρίς κλειδί και να χρησιμοποιήσουμε Εγγραφές / Φίλτρο / Προηγμένο φίλτρο για να ταξινομήσουμε τα δεδομένα.
4) Επιλογή δεδομένων με χρήση ερωτημάτων.
Για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, χρησιμοποιήστε το Εργαλείο δημιουργίας ερωτημάτων.
μια συγκεκριμένη τιμή σε ένα πεδίο κειμένου (για παράδειγμα, επιλέξτε προϊόντα μιας κατηγορίας).
μια σειρά τιμών σε οποιοδήποτε αριθμητικό πεδίο (για παράδειγμα, επιλέξτε αγαθά των οποίων το κόστος είναι μεγαλύτερο από 1.000 ρούβλια).
εύρος τιμών σε οποιοδήποτε πεδίο κειμένου (για παράδειγμα, βρείτε προϊόντα των οποίων τα ονόματα αρχίζουν με τα γράμματα M-S).
ανακριβής αντιστοίχιση τιμών σε ένα πεδίο κειμένου (για παράδειγμα, βρείτε πελάτες που ζουν στην ίδια πόλη).
λογική ΚΑΙ σύνδεση δύο τιμών ενός αριθμητικού πεδίου (για παράδειγμα, αγαθά που κοστίζουν περισσότερο από 200 ΚΑΙ λιγότερο από 500 ρούβλια).
λογικό ΚΑΙ, συνδέοντας τις τιμές δύο διαφορετικών πεδίων (για παράδειγμα, αγαθά αξίας άνω των 200 ρούβλια που πωλούνται σήμερα).
λογική Ή σύνδεση δύο τιμών σε ένα πεδίο κειμένου (για παράδειγμα, Προϊόντα μιας ή άλλης κατηγορίας).
λογική Ή σύνδεση των τιμών δύο διαφορετικών πεδίων (για παράδειγμα, αγαθά που πωλούνται μια συγκεκριμένη ημέρα, Ή αγαθά των οποίων το κόστος είναι τουλάχιστον 100 ρούβλια).
ΔΕΝ τελεστής σε πεδίο κειμένου (για παράδειγμα, όλα τα προϊόντα εκτός από μια συγκεκριμένη κατηγορία).
5) Δημιουργία ερωτημάτων χρησιμοποιώντας το εργαλείο δημιουργίας εκφράσεων.
Δημιουργήστε ένα ερώτημα βάσης δεδομένων στο οποίο λαμβάνεται ένα από τα πεδία συνενώνοντας τις τιμές πολλών πεδίων κειμένου του πίνακα προέλευσης.
6) Δημιουργία τελικών ερωτημάτων.
Δημιουργήστε ένα ερώτημα ενημέρωσης εγγραφής που διπλασιάζει την τιμή ενός από τα αριθμητικά πεδία.
Δημιουργήστε ένα ερώτημα σε ένα αντίγραφο του πίνακα Προϊόντα στον οποίο θα διαγραφούν όλες οι εγγραφές για προϊόντα της ίδιας κατηγορίας.
Δημιουργήστε ένα ερώτημα για προσθήκη στο αντίγραφο του πίνακα Αγαθών, στο οποίο θα προστεθούν εγγραφές στο αντίγραφο από τον πίνακα Αγαθών με οποιαδήποτε συνθήκη.
Δημιουργήστε ένα διασταυρούμενο ερώτημα που υπολογίζει για κάθε πελάτη τον συνολικό όγκο κάθε κατηγορίας προϊόντων.
Ανάπτυξη εκθέσεων.
Για να δημιουργήσετε μια αναφορά, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό αναφοράς, στον οποίο θα επιλέξουμε όλα τα πεδία των πινάκων που χρειαζόμαστε και τα πεδία υπολογισμού, καθώς και τις φόρμες Κεφαλίδας και τύπου αναφοράς.
Ερωτήσεις ελέγχου.
1. Ποιο μοντέλο δεδομένων ονομάζεται σχεσιακό;
Το DBMS για Η/Υ υποστηρίζει κυρίως το σχεσιακό μοντέλο, το οποίο διακρίνεται από την απλότητα και την ομοιομορφία της παρουσίασης δεδομένων από τους απλούστερους δισδιάστατους πίνακες.
Η κύρια λογική δομική μονάδα χειρισμού δεδομένων είναι μια σειρά πίνακα - μια εγγραφή. Η δομή μιας εγγραφής καθορίζεται από τη σύνθεση των πεδίων της. Το σύνολο των πεδίων εγγραφής αντιστοιχεί σε λογικά σχετιζόμενα χαρακτηριστικά που χαρακτηρίζουν κάποια ουσία της θεματικής περιοχής. Τυπικές λειτουργίες DBMS για χειρισμό δεδομένων είναι: επιλογή, προσθήκη, διαγραφή, τροποποίηση δεδομένων.
Η Microsoft Access καλεί αντικείμενα οτιδήποτε μπορεί να έχει όνομα, τέτοια αντικείμενα είναι πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες.
Πώς να εφαρμόσετε μια σχέση ένα προς πολλά σε ένα μοντέλο σχεσιακών δεδομένων;
Για επικοινωνία, θα χρησιμοποιήσουμε το αντικείμενο Αξιολόγηση. Κάθε μαθητής έχει βαθμούς σε πολλούς κλάδους, επομένως η σχέση μεταξύ μαθητών και βαθμών θα είναι ένας προς πολλούς (1:M). Υπάρχουν πολλοί μαθητές που παρακολουθούν κάθε κλάδο, επομένως η σχέση μεταξύ των κλάδων και των βαθμών θα είναι ένα προς πολλά.
Τι περιλαμβάνεται στη δομή του πίνακα;
Η δομή του πίνακα περιλαμβάνει: Όνομα πεδίου, τύπο δεδομένων, σημείωση και ιδιότητες πεδίου.
4. Πώς να ορίσετε τις ιδιότητες πεδίου σε έναν πίνακα;
Είναι απαραίτητο να επιλέξετε Ιδιότητες πεδίων στο Σχεδιασμό Πίνακα και να ορίσετε τις ιδιότητες αυτού του πίνακα που χρειαζόμαστε σε αυτές.
5. Ονομάστε τα κύρια στοιχεία του παραθύρου του Query Builder.
Πεδίο, Όνομα πίνακα, Ταξινόμηση, Εμφάνιση, Κριτήρια επιλογής ή.
6. Πώς να γράψετε συνθήκες επιλογής με λογικό ΚΑΙ και λογικό Ή σε ένα ερώτημα;
Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Εργαλείο δημιουργίας εκφράσεων και να καθορίσετε είτε Και είτε Ή στη συνθήκη.
7. Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα υπολογισμένο πεδίο σε ένα ερώτημα;
Είναι απαραίτητο να σχεδιάσετε κάποια συνάρτηση στο πεδίο χρησιμοποιώντας τη Δόμηση εκφράσεων για τον υπολογισμό ορισμένων αποτελεσμάτων.
8. Σε τι χρησιμεύουν τα συνοπτικά και τα διασταυρούμενα ερωτήματα;
Για την άθροιση τυχόν Αποτελεσμάτων, για παράδειγμα, τον υπολογισμό της μέσης ή της μέγιστης τιμής.
Και με τη βοήθεια ενός διασταυρούμενου ερωτήματος, μπορείτε να παρουσιάσετε πιο ξεκάθαρα τα δεδομένα των τελικών ερωτημάτων, τα οποία προβλέπουν ομαδοποίηση σύμφωνα με διάφορα κριτήρια (δύο, συγκεκριμένα). Σε αυτήν την περίπτωση, οι τιμές των πεδίων σύμφωνα με το πρώτο χαρακτηριστικό ομαδοποίησης μπορούν να γίνουν κεφαλίδες σειρών και σύμφωνα με τις κεφαλίδες της δεύτερης στήλης.
9. Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ερωτήματα ενεργειών για να επεξεργαστείτε πίνακες;
Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας ένα αίτημα διαγραφής, μπορείτε να διαγράψετε οποιαδήποτε εγγραφή ή Ενημέρωση, Προσθήκη, Εισαγωγή από άλλο πίνακα.
10. Από ποιες ενότητες αποτελείται το παράθυρο Form Designer;
Τέτοιες ενότητες που τέθηκαν στη διαδικασία διαμόρφωσης εντύπων.
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΤΗΣ ΡΩΣΙΚΗΣ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΣ
ΚΡΑΤΙΚΟ ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΚΑΙ ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΩΝ ΜΟΣΧΑΣ
(Πολυτεχνείο)
Τμήμα "Μηχανικών Υπολογιστών"
στις εργαστηριακές εργασίες Νο. 7
« Microsoft γραφείο .
Σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων
ΠΡΟΣΒΑΣΗ»
Μαθητής: Malofeev S.A. Γ-12
Λέκτορας: Voskov L.S.
Μόσχα 2008
Εκπλήρωσε τη θεωρία:
Βασικά
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ και Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (DBMS)
σιβασικά ρεΤα δεδομένα (DB) έχουν σχεδιαστεί για αποθήκευση σε υπολογιστή και αποτελεσματική χρήση μεγάλων όγκων μιας μεγάλης ποικιλίας πληροφοριών:
σχετικά με βιβλία, περιοδικά και εφημερίδες σε βιβλιοθήκες,
σχετικά με προϊόντα σε καταστήματα και προϊόντα σε εργοστάσια,
σχετικά με εκθέματα σε μουσεία και διάφορες συλλογές,
σχετικά με όλους τους εργαζόμενους σε επιχειρήσεις, επιχειρήσεις και ιδρύματα,
σχετικά με όλες τις πτήσεις αεροσκαφών στα αεροδρόμια, σχετικά με τις τιμές και τη διαθεσιμότητα των εισιτηρίων,
σχετικά με το πρόγραμμα όλων των τρένων από τους σταθμούς, τις τιμές και τη διαθεσιμότητα των εισιτηρίων,
για όλα τα αυτοκίνητα που είναι εγγεγραμμένα στην τροχαία (GAI), συμπεριλαμβανομένων των κλεμμένων,
σχετικά με όλα τα κουπόνια, συμπεριλαμβανομένων των «καμένων», σε ταξιδιωτικά γραφεία και ταξιδιωτικά γραφεία,
για τον καιρό σε οποιοδήποτε σημείο του πλανήτη τώρα και πριν από πολλά χρόνια, κ.λπ.
Όλα τα DBMS, συμπεριλαμβανομένου του ACCESS DBMS, επιτρέπουν:
Δημιουργήστε γρήγορα βάσεις δεδομένων, συμπληρώστε και τροποποιήστε τις.
Βρείτε γρήγορα συγκεκριμένα δεδομένα που χρειάζεστε στη βάση δεδομένων.
Ταξινομήστε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σύμφωνα με διαφορετικά κριτήρια (για παράδειγμα, αλφαβητικά).
Εξαγάγετε υποσύνολα δεδομένων στην οθόνη σύμφωνα με τα αιτήματά σας, π.χ. ικανοποιώντας το δεδομένο κριτήριο.
Εκτελέστε στατιστικούς υπολογισμούς σε δεδομένα βάσης δεδομένων για ανάλυση και λήψη αποφάσεων.
Εκτύπωση δεδομένων επιλεγμένων για συγκεκριμένους σκοπούς, π.χ. ετοιμάζει πιστοποιητικά, εκθέσεις κ.λπ.
Όπως οι πίνακες του Excel, οι πίνακες βάσεων δεδομένων αποτελούνται από στήλες και σειρές. Σε αυτήν την περίπτωση, οι στήλες στη βάση δεδομένων ονομάζονται " ΠΕΔΙΑκαι έχουν συγκεκριμένα ονόματα
(ονόματα" ΠΕΔΙΑ"), και όχι τα γράμματα του λατινικού αλφαβήτου ως όνομα, όπως στους πίνακες του Excel. Τέτοιες στήλες, δηλ. Τα πεδία στους πίνακες βάσεων δεδομένων μπορούν να είναι έως και 255 (όπως στο Excel).
Κάθε γραμμή στους πίνακες της βάσης δεδομένων ονομάζεται " ΡΕΚΟΡ" και έχει τον δικό του σειριακό αριθμό, τον ίδιο με μια σειρά σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ο αριθμός των σειρών, δηλαδή των εγγραφών σε πίνακες βάσης δεδομένων, είναι πρακτικά απεριόριστος.
Ολα " ΑΡΧΕΙΑ" (σειρές) στον πίνακα της βάσης δεδομένων περιέχουν σε κάθε κελί απαραίτητα τον ίδιο τύπο πληροφοριών που αντιστοιχούν στο όνομα " ΠΕΔΙΑ". Αυτή είναι η κύρια διαφορά μεταξύ ενός πίνακα βάσης δεδομένων και ενός υπολογιστικού φύλλου Excel. Για παράδειγμα, σε μια στήλη με το όνομα πεδίου " ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ"(δείτε πίνακα βάσης δεδομένων" Μαθητης σχολειου" στην επόμενη σελίδα) σε όλες τις καταχωρήσεις (δηλαδή σε όλες τις γραμμές), θα δείτε συγκεκριμένα ονόματα ατόμων.
στη στήλη με όνομα πεδίου " GODRΣε όλα τα αρχεία (δηλαδή σε όλες τις γραμμές) θα δείτε τα συγκεκριμένα έτη γέννησης των μαθητών.
στη στήλη με όνομα πεδίου " NG" σε όλες τις εγγραφές (δηλαδή σε όλες τις σειρές) θα δείτε τους συγκεκριμένους αριθμούς των ομάδων μαθητών.
Η βάση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει όχι έναν, αλλά πολλούς σχετικούς πίνακες. Εκτός τραπέζια - το κύριο αντικείμενο της βάσης δεδομένων - η βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει άλλα αντικείμενα, και συγκεκριμένα:
σχήμα (ένα ή περισσότερα). Η φόρμα είναι ένας τρόπος εμφάνισης δεδομένων από πίνακες βάσης δεδομένων στην οθόνη, βολικός για την εισαγωγή δεδομένων και την προβολή τους.
Αίτηση (ένα ή περισσότερα). Ένα ερώτημα είναι ένας τρόπος επιλογής και έξοδος οθόνηςδεδομένα από πίνακες βάσης δεδομένων σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίσατε.
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ (ένα ή περισσότερα). Η αναφορά είναι ένας τρόπος επιλογής και εκτύπωσε
Μακροεντολή (ένα ή περισσότερα). Μια μακροεντολή είναι ένα σύνολο εντολών μακροεντολών που εκτελούν ορισμένες λειτουργίες με μια βάση δεδομένων, όπως η εκτύπωση αναφορών.
Μονάδα μέτρησης (ένα ή περισσότερα). Μια ενότητα είναι ένα πρόγραμμα στη γλώσσα προγραμματισμού Access Basic που χρησιμοποιείται σε μια βάση δεδομένων για την εκτέλεση μη τετριμμένων εργασιών.
Όλα τα αντικείμενα που παρατίθενται, εάν δημιουργήθηκαν, περιλαμβάνονται στο αρχείο της βάσης δεδομένων με την επέκταση . mdb.
Θα μάθετε την Access 2000 - τελευταία έκδοσηπρόγραμμα, αλλά διαφέρει ελάχιστα από την έκδοση Access 97, επομένως χρησιμοποιούνται και οι δύο εκδόσεις αυτήν τη στιγμή.
Αυτό πρακτική δουλειάθα σας επιτρέψει να κυριαρχήσετε όλες τις βασικές λειτουργίες δημιουργίας, τροποποίησης και χρήσης βάσεων δεδομένων, ανεξάρτητα από την έκδοση της Access που χρησιμοποιείτε.
ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ DBMS
Η εμφάνιση της οθόνης μετά την εκκίνηση του λειτουργικού συστήματος Windows μπορεί να είναι πολύ διαφορετική, αλλά υπάρχουν πάντα πολλά εικονίδια προγραμμάτων, αρχείων και φακέλων στην οθόνη της οθόνης (στην επιφάνεια εργασίας σας) και στο κάτω μέρος της γραμμής εργασιών (μια στενή γραμμή στο στο κάτω μέρος της οθόνης με ένα κουμπί) Έναρξη.
Εάν υπάρχει ένα εικονίδιο προγράμματος Access κάπου στην οθόνη, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω του και κάντε διπλό κλικ για να ξεκινήσει αυτό το πρόγραμμα για υπολογισμό.
Εάν δεν υπάρχει εικονίδιο προγράμματος Access στην οθόνη, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη για να ανοίξετε το κύριο μενού του συστήματος, επιλέξτε το στοιχείο "Προγράμματα" σε αυτό και, στη συνέχεια, στο δεύτερο μενού που ανοίγει αυτόματα, κάντε κλικ στο "Microsoft Access" για να ξεκινήσει αυτό το πρόγραμμα για υπολογισμό.
Θα ανοίξει το τυπικό λογισμικό. παράθυρο των Windowsμε τον τίτλο "Microsoft Access", και σε αυτό (Εικ. 1):
DIALOGUE BOX Microsoft Access για δημιουργία νέας βάσης δεδομένων ή άνοιγμα υπάρχουσας.
ΜΕΝΟΥ ΜΕΝΟΥ κάτω από τη γραμμή τίτλου (Παράθυρο βοήθειας Προβολή Επεξεργασίας αρχείου Εισαγωγή υπηρεσίας),
ΤΥΠΙΚΗ ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ κάτω από τη γραμμή μενού, η οποία ενεργοποιείται και απενεργοποιείται με την εντολή Γραμμές εργαλείων στο μενού Προβολή. Όλα τα εργαλεία έχουν μια "ετικέτα" που εμφανίζεται αυτόματα όταν τοποθετούνται πάνω από το εργαλείο βέλους του ποντικιού.
ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ στο κάτω μέρος του παραθύρου. Θα εμφανίσει τις τρέχουσες πληροφορίες σχετικά με τη βάση δεδομένων σας και τη λειτουργία της Access.
ΘΕΩΡΙΑ: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΕΡΩΤΗΣΗΣ ΣΕ ΒΑΣΕΙΣ
ΔΕΔΟΜΕΝΑ
Πλέον αποτελεσματική μέθοδοςη χρήση της βάσης δεδομένων είναι για τη δημιουργία " αιτήσεων". Αίτησηείναι ένας τρόπος επιλογής και εμφάνισης δεδομένων από πίνακες βάσης δεδομένων σύμφωνα με τα κριτήρια που καθορίζετε.ΘΕΩΡΙΑ: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΣΕ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Εκτός " τραπέζια", "Μορφή" Και " αιτήσεων"ένα αρχείο βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει ένα ή περισσότερα" Αναφορές". "Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ «είναι τρόπος επιλογής και εκτύπωσεδεδομένα από πίνακες βάσεων δεδομένων με τη μορφή που απαιτούνται από τον χρήστη, π.χ. Σε εσένα.ΘΕΩΡΙΑ: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΣΤΑΔΙΟ 3
Η δημιουργία ενός σχήματος βάσης δεδομένων είναι ο ορισμός των σχέσεων μεταξύ πινάκων που περιλαμβάνονται σε αυτήν τη βάση δεδομένων, ή μάλλον, μεταξύ συγκεκριμένων πεδίων αυτών των πινάκων.
Όταν οι πίνακες συνδέονται, οι αλλαγές σε έναν από αυτούς μεταφέρονται αυτόματα στον άλλο. Το κύριο σημείο της σύνδεσης πινάκων είναι η αποφυγή διπλών πληροφοριών στη βάση δεδομένων.
Ο ευκολότερος τρόπος για να κατανοήσετε την έννοια των σχέσεων είναι να χρησιμοποιήσετε το παράδειγμα της συγκεκριμένης βάσης δεδομένων που δημιουργείτε, π.χ. Εκπαιδευτική διαδικασία. Το διάγραμμα σύνδεσης αυτής της βάσης δεδομένων φαίνεται στην εικ. 3.
Στο παράθυρο Εκπαιδευτική διαδικασία: κουμπί κλικ βάσης δεδομένων Σχήμα Δεδομένωνστη γραμμή εργαλείων. Στο ανοιχτό παράθυρο Προσθήκη πίνακα, επιλέξτε σελιδοδείκτη τραπέζιακαι πατώντας το κουμπί Προσθήκη, τοποθετήστε στο παράθυρο Σχήμα Δεδομένωνόλα τα τραπέζια. Στη συνέχεια πατήστε το κουμπί Κλείσε. Ως αποτέλεσμα, στο παράθυρο Σχήμα Δεδομένωνθα παρουσιαστούν όλοι οι πίνακες βάσεων δεδομένων Εκπαιδευτική διαδικασίαμε λίστες των πεδίων τους.
Ρύζι. 3.Σχήμα DB Εκπαιδευτική διαδικασία
Οι σχέσεις θα πρέπει να δημιουργηθούν με άδειους πίνακες, διαφορετικά μπορεί να υπάρχουν προβλήματα αντιστοίχισης ιδιοτήτων σχέσης.
ΘΕΩΡΙΑ: Δημιουργία και χρήση αναφορών σε βάσεις δεδομένων.
Ανάπτυξη αναφορών πολλαπλών πινάκων
Μαζί με μονό τραπέζι Πρόσβαση σε αναφορέςσας επιτρέπει να δημιουργείτε σύνθετες αναφορές που παρέχουν δεδομένα εξόδου από πολλούς πίνακες βάσεων δεδομένων που σχετίζονται μεταξύ τους. Για την εμφάνιση σχετικών δεδομένων σε μια αναφορά πολλών πινάκων, δημιουργούνται αυτόματα οι απαραίτητοι σύνδεσμοι σύμφωνα με το σχήμα δεδομένων.
Οι αναφορές πολλών πινάκων μπορούν να περιέχουν ένα κύριο μέρος και ένα μέρος που περιλαμβάνεται, δηλαδή μια δευτερεύουσα αναφορά. Κάθε ένα από αυτά τα μέρη είναι χτισμένο στο δικό του τραπέζι.
Οι αναφορές πολλών πινάκων μπορούν επίσης να έχουν πεδία από διαφορετικούς πίνακες χωρίς να απαιτείται η συμπερίληψη υποαναφορών.
Σκεφτείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά για πίνακες που βρίσκονται σε σχέσεις ένα προς πολλά. Σε αυτές τις σχέσεις, το ένα τραπέζι είναι κύριο και το άλλο είναι σκλάβος. Η κατασκευή μιας τέτοιας αναφοράς έχει τα δικά της χαρακτηριστικά ανάλογα με την επιλογή του κύριου ή του δευτερεύοντος πίνακα ως βάσης της αναφοράς.
Άσκηση 31: Αναφορά πολλαπλών τραπεζιών με κύριο σώμα με βάση τον κύριο πίνακα
Ρύζι. 19. Διάταξη Αναφοράς Τμήματος
Εξετάστε την τεχνολογία δημιουργίας μιας αναφοράς πολλών πινάκων στο παράδειγμα των πινάκων ΤΜΗΜΑ ΚΑΙ ΔΑΣΚΑΛΟΣ. Ας υποθέσουμε ότι είναι απαραίτητο να ετοιμάσετε μια έκθεση που θα περιέχει πληροφορίες για τα τμήματα, συμπεριλαμβανομένων των καταλόγων των εκπαιδευτικών.
Στην ενότητα του πίνακα για κάθε τμήμα, πρέπει να εμφανίσετε μια λίστα με τους καθηγητές. Τέτοια δεδομένα μπορούν να ληφθούν από τον πίνακα Δάσκαλος.Η προτεινόμενη διάταξη δίνει λόγο για επιλογή του πίνακα ως κύριο πίνακα της αναφοράς. ΚΑΡΕΚΛΑ, και το τραπέζι ΔΑΣΚΑΛΟΣVATEL- ως πηγή δεδομένων για μια υποφόρμα με λίστα καθηγητών.
Διάταξη αναφοράς. Ας υποθέσουμε ότι η διάταξη της αναφοράς με τις λίστες των εκπαιδευτικών ανά τμήμα θα πρέπει να μοιάζει με αυτή που φαίνεται στο σχ. 19. Σύμφωνα με το προσχέδιο διάταξης, η έκθεση υποτίθεται ότι εμφανίζει δεδομένα για κάθε τμήμα, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, του κωδικού και του αριθμού τηλεφώνου, καθώς και του ονόματος και της φωτογραφίας του επικεφαλής. Αυτά τα δεδομένα περιέχονται στον πίνακα ΚΑΡΕΚΛΑ.
Ολοκλήρωσε τις ασκήσεις:
Άσκηση 1: Δημιουργία Βασικής Βάσης Δεδομένων με Ενιαίο Πίνακα
Άσκηση 2: Αλλαγή πλάτους στηλών με το ποντίκι ή χρήση της εντολής Πλάτος στήλης στο μενού Μορφοποίηση
Άσκηση 3. «Εισαγωγή» και «Διαγραφή» πεδίων, καθώς και αλλαγή της σειράς των «Πεδίων» (στήλες) στον πίνακα.
Άσκηση 4: Εισαγωγή Νέου Πεδίου με «Φωτογραφίες» Εργαζομένων
Άσκηση 5: Εισαγωγή νέων δεδομένων σε πίνακα, επεξεργασία και διαγραφή εγγραφών
Άσκηση 6: Ταξινόμηση δεδομένων σε πίνακα βάσης δεδομένων
Άσκηση 7
Άσκηση 8. Δημιουργία και χρήση νέου αντικειμένου βάσης δεδομένων - «Αίτημα».
Άσκηση 9: Δημιουργία και χρήση ερωτήματος παραμέτρων.
Άσκηση 10. Δημιουργία νέου αντικειμένου στη Βάση Δεδομένων - «Φόρμες».
Άσκηση 11. Δημιουργία και χρήση νέου αντικειμένου βάσης δεδομένων - «Αναφορά».
Άσκηση 12: Δημιουργία αναφοράς παραμέτρων με βάση ένα ερώτημα παραμέτρων
Άσκηση 13: Σχεδιασμός του ομαδικού πίνακα σε προβολή πίνακα
Άσκηση 14
Άσκηση 15: Σχεδιάζοντας το τραπέζι της καρέκλας σε όψη σχεδίασης
Άσκηση 16: Σχεδιάζοντας τους Πίνακες Μελέτης και Προόδου σε Προβολή Σχεδίασης
Άσκηση 17. Δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων βάσεων δεδομένων.
Άσκηση 18: Διαγραφή σχέσης μεταξύ πινάκων
Άσκηση 19: Εισαγωγή δεδομένων απευθείας στους πίνακες Major, Instructors και Groups
Άσκηση 20: Σχηματισμός ερωτήματος σε προβολή σχεδίασης
Άσκηση 21: Προετοιμασία για τη δημιουργία της σύνθετης φόρμας της λίστας μαθητών ομάδας
Άσκηση 22: Χρησιμοποιώντας τον οδηγό για να δημιουργήσετε μια φόρμα για δύο πίνακες
Άσκηση 23: Επιλογή τύπου φόρμας
Άσκηση 24: Ονομασία φόρμας και άνοιγμα της
Άσκηση 25: Επεξεργασία φόρμας σε προβολή σχεδίασης
Άσκηση 26: Επεξεργασία υποφόρμας
Άσκηση 27: Μετάβαση σε λειτουργία φόρμας και φόρτωση πινάκων
Άσκηση 28: Αναφορά πολλών τραπεζιών με κύριο σώμα με βάση τον κύριο πίνακα
Άσκηση 29: Δημιουργία του σώματος μιας αναφοράς
Άσκηση 30
Άσκηση 31: Βελτιώστε μια δευτερεύουσα αναφορά
Άσκηση 32: Ενεργοποίηση δευτερεύουσας αναφοράς.
Έκθεση σχετικά με την ολοκλήρωση της εργασίας ελέγχου:
Βάση δεδομένων:
Συμπλήρωση πινάκων βάσης δεδομένων.
Δημιουργία συνδέσμων στη βάση δεδομένων:
Εισαγωγή σε ΠΡΟΣΒΑΣΗ
Θα εξετάσουμε τις δυνατότητες της Access και τους τύπους εργασιών που μπορούν να επιλυθούν χρησιμοποιώντας αυτό το DBMS. Συγκεκριμένα:
Η Access είναι ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS).
Χρήση της Accessγια αποθήκευση και αναζήτηση δεδομένων, παρουσίαση πληροφοριών σε βολική μορφή και αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών.
Ανάπτυξη με Πρόσβαση απλών και βολικών μορφών εισαγωγής δεδομένων, επεξεργασίας δεδομένων και δημιουργία σύνθετων αναφορών.
Χρήση της Access 97 για τοποθέτηση Φόρμες πρόσβασηςμε τη μορφή εγγράφων HTML σε ιστοσελίδες και ανταλλαγή δεδομένων με κόμβους Internet/Intranet.
Υποστήριξη στον μηχανισμό Access for the Query by Example (QBE), ο οποίος παρέχει επιλογή, ταξινόμηση και αναζήτηση δεδομένων.
Δημιουργήστε εφαρμογές χωρίς προγραμματισμό χρησιμοποιώντας μακροεντολές Access.
Οι χρήστες υπολογιστικών φύλλων και βάσεων δεδομένων θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με πολλές από τις βασικές έννοιες που χρησιμοποιούνται στην Access.
Πριν ξεκινήσετε οποιαδήποτε εργασία προϊόν λογισμικού, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις δυνατότητές του και τους τύπους εργασιών για τις οποίες προορίζεται. Η Microsoft Access 97 (εφεξής - απλά Access) είναι ένα πολύπλευρο προϊόν, η χρήση του οποίου περιορίζεται μόνο από τη φαντασία του χρήστη.
Πρόσβαση είναι, καταρχήν, σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων(DBMS). Όπως και άλλα προϊόντα αυτής της κατηγορίας, έχει σχεδιαστεί για να αποθηκεύει και να ανακτά δεδομένα, να παρουσιάζει πληροφορίες με βολικό τρόπο και να αυτοματοποιεί συχνά επαναλαμβανόμενες λειτουργίες (όπως λογιστική, λογιστική, προγραμματισμός κ.λπ.). Χρησιμοποιώντας Πρόσβασημπορείτε να αναπτύξετε απλές και βολικές φόρμες εισαγωγής δεδομένων, καθώς και να επεξεργάζεστε δεδομένα και να εκδίδετε σύνθετες αναφορές.
Η Access είναι μια ισχυρή εφαρμογή των Windows. για πρώτη φορά, η απόδοση ενός DBMS συνδυάζεται άψογα με την άνεση που έχουν στη διάθεσή τους οι χρήστες των Microsoft Windows. Δεδομένου ότι και τα δύο αυτά προϊόντα είναι πνευματικό τέκνο της Microsoft, αλληλεπιδρούν τέλεια μεταξύ τους. Το σύστημα Access λειτουργεί κάτω από Έλεγχος των Windows 95 ή WindowsNT, έτσι ώστε όταν εργάζεται με αυτό, ο χρήστης να έχει πρόσβαση σε όλα Οφέλη των Windows. Μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα από οποιαδήποτε εφαρμογή των Windows στην Access και αντίστροφα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο φόρμας στην Access και να το επικολλήσετε στον σχεδιαστή φόρμας.
Με αντικείμενα OLE (Σύνδεση και ενσωμάτωση αντικειμένων) στα στοιχεία των Windows 95 και του Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint και Outlook), μπορείτε να μετατρέψετε την Access σε ένα πραγματικό περιβάλλον λειτουργίας βάσης δεδομένων. Με τη βοήθεια νέων επεκτάσεων για το Διαδίκτυο, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες που θα αλληλεπιδρούν απευθείας με δεδομένα από το WorldWideWeb και θα τις μεταφράζουν σε προβολή στο Γλώσσα HTML, το οποίο παρέχει εργασία με προϊόντα όπως το InternetExplorer και το NetscapeNavigator.
Με όλα αυτά, η Access δεν είναι απλώς ένα DBMS. Οπως και σχετικόςΤο Access DBMS παρέχει πρόσβαση σε όλους τους τύπους δεδομένων και σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε πολλούς πίνακες βάσεων δεδομένων ταυτόχρονα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι δυνατό να απλοποιηθεί σημαντικά η δομή των δεδομένων, διευκολύνοντας έτσι την υλοποίηση των εργασιών. Ένας πίνακας Access μπορεί να συνδεθεί με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε κεντρικό υπολογιστή ή διακομιστή. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες που έχουν δημιουργηθεί στο περιβάλλον Paradox ή dBASE. Τα αποτελέσματα μπορούν να συνδεθούν γρήγορα και εύκολα και να συνδυαστούν με δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα του Excel. Δουλεύοντας στο περιβάλλον Microsoft Office 97, ο χρήστης έχει στη διάθεσή του πλήρως συμβατά μεταξύ τους Access και Word, Excel και PowerPoint.
Το σύστημα Access είναι ένα σύνολο εργαλείων τελικού χρήστη για τη διαχείριση βάσεων δεδομένων. Περιλαμβάνει σχεδιαστές πινάκων, φορμών, ερωτημάτων και αναφορών. Αυτό το σύστημα μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών. Χρησιμοποιώντας μακροεντολές ή λειτουργικές μονάδες για την αυτοματοποίηση εργασιών, μπορείτε να δημιουργήσετε εφαρμογές με επίκεντρο τον χρήστη τόσο ισχυρές όσο και εφαρμογές γραμμένες απευθείας σε γλώσσες προγραμματισμού. Ωστόσο, θα περιλαμβάνουν κουμπιά, μενού και πλαίσια διαλόγου. Με τον προγραμματισμό σε VBA, μπορείτε να δημιουργήσετε προγράμματα τόσο ισχυρά όσο η ίδια η Access. Στην πραγματικότητα, πολλά εργαλεία της Access (όπως μάγοι και σχεδιαστές) είναι γραμμένα σε VBA.
Η ισχύς και η προσβασιμότητα του Access το καθιστούν το καλύτερο DBMS στην αγορά σήμερα. Αρχικά, ας εξοικειωθούμε με την Access σε επίπεδο τελικού χρήστη. Στη συνέχεια προχωράμε σε πιο σύνθετα στοιχεία όπως στοιχεία προγραμματισμού VBA και αλληλεπίδραση με το Διαδίκτυο.
Τι προσφέρει Πρόσβαση
1. Αληθινό σχεσιακό μοντέλο βάσης δεδομένων
Πλήρως υλοποιημένο στην Access διαχείριση σχεσιακής βάσης δεδομένων.Το σύστημα διατηρεί πρωτεύοντα και ξένα κλειδιά και επιβάλλει την ακεραιότητα των δεδομένων σε επίπεδο πυρήνα (που αποτρέπει μη συμβατές ενημερώσεις ή διαγραφές δεδομένων). Επιπλέον, οι πίνακες στην Access είναι εξοπλισμένοι με εργαλεία επικύρωσης δεδομένων που αποτρέπουν τη λανθασμένη εισαγωγή, ανεξάρτητα από τον τρόπο εκτέλεσης, και κάθε πεδίο πίνακα έχει τη δική του μορφή και τυπικές περιγραφές, γεγονός που διευκολύνει πολύ την εισαγωγή δεδομένων. Η Access υποστηρίζει όλους τους απαιτούμενους τύπους πεδίων, συμπεριλαμβανομένων των πεδίων κειμένου, αριθμητικού, μετρητή, νομίσματος, ημερομηνίας/ώρας, σημείωσης, boolean, υπερ-σύνδεσης και αντικειμένων OLE. Εάν δεν εμφανιστούν τιμές στα πεδία κατά την ειδική επεξεργασία, το σύστημα παρέχει πλήρης υποστήριξηκενές τιμές.
Η σχεσιακή επεξεργασία δεδομένων στην Access λόγω της ευέλικτης αρχιτεκτονικής του συστήματος είναι σε θέση να καλύψει κάθε ανάγκη. Ταυτόχρονα, η Access μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αυτόνομο DBMS σε λειτουργία διακομιστή αρχείων ή ως στοιχείο πελάτη προϊόντων όπως ο SQLServer. Εκτός. Η Access υποστηρίζει το πρωτόκολλο OpenDatabaseConnectivity (ODBC), το οποίο σας επιτρέπει να συνδέεστε σε βάσεις δεδομένων σε πολλές διαφορετικές μορφές, όπως SQLServer, Oracle, Sybase, ακόμη και DB/2 για κεντρικούς υπολογιστές IBM.
Το σύστημα Access υποστηρίζει τη διεκπεραίωση των συναλλαγών με εγγύηση της ακεραιότητάς τους. Επιπλέον, παρέχεται ασφάλεια σε επίπεδο χρήστη, η οποία σας επιτρέπει να ελέγχετε την πρόσβαση σε δεδομένα μεμονωμένων χρηστών και ολόκληρων ομάδων.
Βοήθεια ευαίσθητη στο πλαίσιο και γραφείο Βοηθός
Η οργάνωση του συστήματος βοήθειας της Microsoft εξακολουθεί να είναι η καλύτερη στον κλάδο, τόσο για αρχάριους όσο και για έμπειρους χρήστες. Η Access παρέχει βοήθεια σχετικά με το περιβάλλον στην οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση κάνοντας κλικ
Στην Access 97, η Microsoft παρουσίασε το OfficeAssistant (βοηθός) και το ScreenTips (συμβουλές εργαλείων). Συμβουλές εργαλείωνπεριέχει σύντομες εξηγήσεις για κάτι. Το σύστημα παρέχει μια ολόκληρη συλλογή με δέκα πιθανούς χαρακτήρες βοηθών (μπορείτε να επιλέξετε όποιον θέλετε). Αν βοηθόςβαριέσαι, μπορείς να το σβήσεις.
Εύχρηστοι μάγοι και κατασκευαστές
Κύριος(Wizard) μπορεί να μετατρέψει τις ώρες εργασίας σε λεπτά. Οι μάγοι θέτουν βασικές ερωτήσεις σχετικά με το περιεχόμενο, το στυλ και τη μορφή του αντικειμένου που δημιουργείται. τότε κατασκευάζουν αυτόματα το επιθυμητό αντικείμενο. Ως μέρος της Access περίπου εκατό τεχνίτες για να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε βάσεις δεδομένων, εφαρμογές, πίνακες, φόρμες, αναφορές, γραφήματα, ετικέτες αλληλογραφίας, στοιχεία ελέγχου και ιδιότητες. Μπορείτε ακόμη να προσαρμόσετε τους οδηγούς για την επίλυση διαφορετικών προβλημάτων.
Εισαγωγή, εξαγωγή και σύνδεση εξωτερικών αρχείων
Η Access σάς επιτρέπει να εισάγετε και να εξάγετε αρχεία σε πολλές γνωστές μορφές αρχείων, όπως dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, πολλές μορφές κειμένου ASCII (συμπεριλαμβανομένου του σταθερού μήκους γραμμής ή του οριοθέτη) και δεδομένων HTML. Η εισαγωγή δημιουργεί έναν πίνακα Access. Η εξαγωγή ενός πίνακα Access δημιουργεί ένα αρχείο στην καθορισμένη μορφή.
Δεσμευτικός(πρώην όνομα ένταξη)σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξωτερικά δεδομένα χωρίς να δημιουργήσετε πίνακα Access. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια παρόμοια σχέση με τα δεδομένα dBASE, FoxPro, Excel, ASCII και SQL. Ένα πολύ ισχυρό χαρακτηριστικό είναι η σύνδεση των πινάκων Access με τους εξωτερικούς τους πίνακες και στη συνέχεια η κοινή χρήση τους. Αυτό ισχύει για πίνακες Access, dBASE, FoxPro και SQLServer.
Έντυπα και αναφορές WYSIWYG
Τα παράθυρα σχεδιασμού φορμών και αναφορών έχουν την ίδια διεπαφή και παρέχουν στον χρήστη πολλές επιλογές. Η φόρμα ή η αναφορά έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με την αρχή WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet - what you see is what you get). Προσθέτοντας ένα άλλο στοιχείο ελέγχου, ο χρήστης βλέπει πώς αλλάζει η φόρμα που δημιουργείται.
Μπορείτε να συμπεριλάβετε ετικέτες, πεδία δεδομένων κειμένου, κουμπιά επιλογής, πλαίσια ελέγχου, γραμμές και ορθογώνια σε φόρμες και αναφορές και να τα διαμορφώσετε με επισημάνσεις και σκιές. Επιπλέον, μπορείτε να συμπεριλάβετε ολόκληρες εικόνες, γραφήματα, δευτερεύουσες φόρμες και δευτερεύουσες αναφορές. Ταυτόχρονα, όλες οι παράμετροι παρουσίασης δεδομένων παραμένουν πλήρως υπό τον έλεγχο του χρήστη. Οι φόρμες μπορούν να εκτείνονται σε πολλές σελίδες και οι αναφορές μπορεί να έχουν πολλά επίπεδα ομαδοποίησης και σύνοψης δεδομένων.
Μπορούν να προβληθούν φόρμες και αναφορές σε λειτουργία προεπισκόπησηςπαρέχοντας πανοραμική θέα με μεγέθυνση. Στη λειτουργία σχεδίασης, η αναφορά μπορεί να προβληθεί με εικονικά δεδομένα, ώστε να μην χρειάζεται να περιμένετε να επεξεργαστεί ένα μεγάλο πραγματικό αρχείο.
Το Report Builder είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε έως και δέκα επίπεδα ομαδοποίησης και ταξινόμησης. Χάρη σε αυτόν, είναι δυνατή η δημιουργία αναφορών που δείχνουν ποσοστά και σύνολα, τα οποία μπορούν να ληφθούν μόνο σε δύο περάσματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς τύπους αναφορών, συμπεριλαμβανομένων των ετικετών αλληλογραφίας και των λιστών αλληλογραφίας.
Ερωτήματα και σχέσεις πολλών πινάκων
Ένα από τα πιο ισχυρά χαρακτηριστικά της Access είναι και το πιο σημαντικό. Οι σχέσεις σάς επιτρέπουν να συνδέετε πίνακες γραφικά. Μπορείτε ακόμη και να συνδέσετε πίνακες που αντιπροσωπεύουν αρχεία ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙ(για παράδειγμα, ένας πίνακας Access και ένας πίνακας dBASE). Μετά από μια τέτοια δέσμευση, οι πίνακες λειτουργούν ως μια ενιαία οντότητα και τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα σε σχέση με τυχόν δεδομένα σε αυτούς. Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένα πεδία, να ορίσετε σειρά ταξινόμησης, να δημιουργήσετε υπολογισμένες εκφράσεις και να εισαγάγετε κριτήρια για να επιλέξετε τις επιθυμητές εγγραφές. Μπορείτε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα ερωτημάτων ως πίνακα, φόρμα ή αναφορά. Ο χρήστης δεν απαιτείται να προκαθορίσει συνδέσμους: αντ 'αυτού, αρκεί να εισαγάγετε το εργαλείο δημιουργίας ερωτημάτων (για παράδειγμα, όταν θέλετε να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη αναφορά).
Τα αιτήματα χρησιμοποιούνται και σε άλλες περιπτώσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα που υπολογίζουν σύνολα, εμφανίζουν ομαδοποιημένους πίνακες και δημιουργούν νέους πίνακες. Ένα ερώτημα μπορεί ακόμη και να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση δεδομένων σε πίνακες, τη διαγραφή εγγραφών και την προσθήκη ενός πίνακα στον άλλο.
Γραφήματα και διαγράμματα
Η Access χρησιμοποιεί την ίδια εφαρμογή γραφικών με το Microsoft Word, το Excel, το PowerPoint και το Project. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε εκατοντάδες τύπους γραφημάτων και γραφημάτων, προσαρμόζοντάς τα με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε γραφήματα ράβδων, ράβδων, πίτας, επιφανειών και άλλων, τόσο δισδιάστατων όσο και τρισδιάστατων. Μπορούν να συνοδεύονται αυθαίρετα από κείμενο, διακοσμημένα με διαφορετικά χρώματα και σχέδια. Οι τιμές μπορούν να εμφανιστούν σε ράβδους ή φέτες γραφημάτων πίτας. Μπορείτε να περιστρέψετε εικόνες γραφήματος έτσι ώστε να εμφανίζονται σε οποιαδήποτε βολική γωνία θέασης. Όλα αυτά παρέχονται από το πρόγραμμα AccessGraph.
Δυνατότητες ΔΔΕ και OLE
Με το DDE (DynamicDataExchange) και το OLE (ObjectLinkingandEmbedding) μπορείτε να προσθέσετε κάθε είδους νέα αντικείμενα σε φόρμες και αναφορές της Access. Τέτοια αντικείμενα μπορεί να είναι ήχος, εικόνες, διαγράμματα, ακόμη και βίντεο κλιπ. Μπορείτε να ενσωματώσετε αντικείμενα OLE (όπως bitmaps) ή έγγραφα επεξεργαστές κειμένου(Word ή WordPerfect) ή σύνδεση σε υπολογιστικά φύλλα του Excel. Συνδέοντας αυτά τα αντικείμενα με τη βάση δεδομένων τους, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει δυναμικές φόρμες και αναφορές, καθώς και να χρησιμοποιήσει τις ίδιες πληροφορίες σε διαφορετικές εφαρμογές Windows.
Πρόσβαση σε Διαδίκτυο
Η Access έχει πλέον όλες τις δυνατότητες που επιτρέπουν σε μια εφαρμογή να επικοινωνεί με το Διαδίκτυο/intranet. Με ένα κλικ, μπορείτε να αποθηκεύσετε πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και αναφορές σε μορφή HTML. Ο αντίστοιχος οδηγός επιτρέπει ακόμη και σε έναν αρχάριο να μεταφέρει κώδικες HTML από ένα αντικείμενο σε μια ιστοσελίδα, καθιστώντας τους διαθέσιμους για χρήση από οποιονδήποτε σερφάρει στο Διαδίκτυο! Οι υπερσύνδεσμοι σάς επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα σε μια ιστοσελίδα απευθείας από μια φόρμα Access.
Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η ανάρτηση δεδομένων σε ιστοσελίδες πρέπει να γίνεται από διαχειριστές Ιστού. Η Access 97 αποδεικνύει με απόλυτη βεβαιότητα ότι αυτή η λειτουργία μπορεί να εκτελεστεί με επιτυχία από οποιονδήποτε χρήστη. Και σε αυτό θα τον βοηθήσει ο οδηγός για την τοποθέτηση σε μια ιστοσελίδα, ο οποίος διασφαλίζει τη μετατροπή των επιλεγμένων αντικειμένων της βάσης δεδομένων σε μορφή HTML και τη μεταφορά τους ήδη σε αυτή τη μορφή σε μια ιστοσελίδα. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να δημιουργήσετε στατικές ή δυναμικές σελίδες, να τις μεταφέρετε σε διακομιστή Web, να δημιουργήσετε τις δικές σας αρχική σελίδακαι ακόμη χρησιμοποιήστε πρότυπα για να αποκτήσετε την τυπική εμφάνιση και αίσθηση όλων των σελίδων HTML!
Ενσωματωμένες Λειτουργίες
Η πρόσβαση περιέχει πάνω από εκατό λειτουργίες(μικρά ενσωματωμένα προγράμματα που επιστρέφουν μια τιμή ως αποτέλεσμα της εκτέλεσης) που εκτελούν πολλές διαφορετικές εργασίες. Υπάρχουν λειτουργίες για χειρισμό βάσεων δεδομένων, συμβολοσειρών, αριθμών σε μορφή ημερομηνίας και ώρας, μαθηματικών, επιχειρηματικών και οικονομικών. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία υπολογισμένων εκφράσεων σε φόρμες, αναφορές και ερωτήματα.
Μακροεντολές: προγραμματισμός χωρίς προγραμματισμό
Για μη προγραμματιστές (ή προχωρημένους χρήστες που απλά δεν θέλουν να προγραμματίσουν), η Access παρέχει μακροεντολές. Σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε ορισμένες εργασίες. Κοντά πενήντα μακροεντολέςκαθιστούν δυνατό τον χειρισμό δεδομένων, τη δημιουργία μενού και πλαισίων διαλόγου, το άνοιγμα φορμών και αναφορών, με μια λέξη, την αυτοματοποίηση της εκτέλεσης σχεδόν οποιασδήποτε εργασίας. Οι μακροεντολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίλυση περίπου 90% όλων των εργασιών επεξεργασίας δεδομένων.
Ενότητες: Οπτικός Βασικός Για Εφαρμογές προγραμματισμός βάσεων δεδομένων
Η Access είναι ένα σοβαρό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών με μια πλήρη γλώσσα προγραμματισμού. Η γλώσσα VBA (παλαιότερα γνωστή ως AccessBasic) εφαρμόζει μια αντικειμενοστραφή προσέγγιση στον προγραμματισμό και επιτρέπει στον προγραμματιστή να κάνει σχεδόν οτιδήποτε μπορεί να φανταστεί. Είναι μια ισχυρή δομημένη γλώσσα προγραμματισμού. Είναι πλήρως επεκτάσιμο και υποστηρίζει διαδικασίες API σε οποιεσδήποτε δυναμικές βιβλιοθήκες (DLL) λειτουργικά συστήματα Windows 95 και Windows NT.
Το πλήρως εξοπλισμένο περιβάλλον ανάπτυξης υποστηρίζει πολλά ισχυρά σύγχρονες δυνατότητες: λειτουργία πολλαπλών παραθύρων για επεξεργασία και εντοπισμό σφαλμάτων, αυτόματο έλεγχοσύνταξη, σημεία διακοπής, εκτέλεση βήμα προς βήμα, ακόμη και συντακτική βοήθεια που εμφανίζει επιλογές στην οθόνη για τις εντολές που εισάγετε.
Ακόμα κι αν έχετε ήδη εργαστεί με οποιεσδήποτε βάσεις δεδομένων, αυτό δεν σημαίνει καθόλου ότι όλα θα πάνε ομαλά με την Access αμέσως. Είναι δυνατόν να είστε ειδικός σε συστήματα σχεσιακών βάσεων δεδομένων όπως τα dBASE, FoxPro και Paradox, αλλά να μην έχετε εμπειρία με βάσεις δεδομένων σε περιβάλλον Windows.
Αρχικά, θα πρέπει να γνωρίσετε καλύτερα τα Windows: να εργαστείτε με Επεξεργαστής ζωγραφικής, πειραματιστείτε με το Word ή το Excel, μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε σωστά το ποντίκι. Αξίζει να δημιουργήσετε ένα γράφημα στο Excel, χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες ενός από τους οδηγούς και ανατρέξτε στο σύστημα βοήθειας. Όλα αυτά θα βοηθήσουν στο μέλλον κατά τον έλεγχο της Access. Πρέπει επίσης να συνηθίσετε τους νέους όρους.
Πληροφορίες για χρήστες υπολογιστικών φύλλων
Ένας έμπειρος χρήστης του Excel (ή 1-2-3) θα παρατηρήσει ότι η Access και το Excel είναι παρόμοια από πολλές απόψεις. Πρώτον, και τα δύο αυτά προγράμματα είναι προϊόντα Windows, επομένως θα πρέπει να είναι ήδη εξοικειωμένος με τις συμβάσεις των Windows που θα χρησιμοποιηθούν κατά την εργασία με την Access. Εμφάνιση τραπεζιών και Ερωτήματα πρόσβασηςαντιστοιχεί στην εμφάνιση υπολογιστικών φύλλων και ονομάζεται πίνακες δεδομένων ( φύλλο δεδομένων ). Οι σειρές και οι στήλες των πινάκων μπορούν να αλλάξουν το μέγεθος με τον ίδιο τρόπο όπως στους χώρους εργασίας. Φύλλα Excel. Ουσιαστικά, η λειτουργία εισαγωγής δεδομένων στην Access 97 αντιστοιχεί στη λειτουργία εισαγωγής δεδομένων δεδομένα excel. Απλώς πρέπει να εισαγάγετε τα δεδομένα και να ορίσετε τις επικεφαλίδες των στηλών. Η Access θα κάνει τα υπόλοιπα αυτόματα.
Η Access, όπως και το Excel, υποστηρίζει τη λειτουργία WYSIWYG και την εργασία με εφαρμογή γραφικώνΓράφημα Microsoft. Έτσι, ο χρήστης έχει πάντα τη δυνατότητα να δημιουργήσει τον ίδιο τύπο διαγραμμάτων και στα δύο συστήματα. Επιπλέον, η Access περιλαμβάνει έναν οδηγό γραφήματος παρόμοιο με αυτόν που χρησιμοποιείται στο Excel.
Όπως το Excel, η Access 97 περιλαμβάνει έναν Οδηγό Συγκεντρωτικού Πίνακα. Στην πραγματικότητα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων του Excel: πληροφορίες από βάσεις δεδομένων Πρόσβαση σε δεδομέναμπορούν εύκολα να μεταφερθούν σε υπολογιστικά φύλλα του Excel. Οι βάσεις δεδομένων της Access μπορούν να συνδεθούν με πίνακες Excel. Και τα δύο προϊόντα μπορούν να δημιουργήσουν ερωτήματα και να ταξινομήσουν χρησιμοποιώντας την ίδια διεπαφή. (Εάν ο αναγνώστης έχει χρησιμοποιήσει τα μενού του Excel για τη δημιουργία ερωτημάτων και την ταξινόμηση κριτηρίων για δεδομένα, τότε αυτές οι έννοιες είναι ήδη γνωστές σε αυτόν.) Εν ολίγοις, η Access 97 είναι διαλειτουργική με όλα τα προϊόντα του Office 97.
Διάλεξη 1
Βασικές αρχές εργασίας
με βάση δεδομένων στη Microsoft Access.
1.3. Δημιουργία βάσης δεδομένων.
1.4. Εργασία με τραπέζια.
1.5. Τύποι δεδομένων.
1.6. Ιδιότητες πεδίου.
1.7. Βασικά πεδία.
1.8. Καθορισμός σχέσεων μεταξύ πινάκων σε μια βάση δεδομένων.
1.9. Διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων στη Microsoft Access.
1.1. Τι είναι η «Βάση Δεδομένων».
Σε ένα επαγγελματικό ή προσωπικό περιβάλλον, συχνά χρειάζεται να εργάζεστε με δεδομένα από πολλές πηγές, καθεμία από τις οποίες σχετίζεται με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική δραστηριότητα. Για τον συντονισμό όλων αυτών των δεδομένων, απαιτούνται ορισμένες γνώσεις και οργανωτικές δεξιότητες. Η Microsoft Access συνδυάζει πληροφορίες από διαφορετικές πηγές σε μία σχεσιακή βάση δεδομένων. Δημιουργήθηκαν Φόρμες, τα ερωτήματα και οι αναφορές σάς επιτρέπουν να ενημερώνετε γρήγορα και αποτελεσματικά δεδομένα, να λαμβάνετε απαντήσεις σε ερωτήσεις, να αναζητάτε σχετικά δεδομένα, να αναλύετε δεδομένα και να εκτυπώνετε αναφορές.
Η βάση δεδομένων αποθηκεύει πληροφορίες από κάθε πηγή σε ξεχωριστό πίνακα. Όταν εργάζεστε με δεδομένα από πολλούς πίνακες, δημιουργούνται σύνδεσμοι μεταξύ των πινάκων.
Δημιουργείται ένα ερώτημα για αναζήτηση και επιλογή δεδομένων που πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις. Τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν επίσης να ενημερώνετε ή να διαγράφετε πολλές εγγραφές ταυτόχρονα, να εκτελείτε ενσωματωμένους ή προσαρμοσμένους υπολογισμούς.
Οι φόρμες χρησιμοποιούνται για την προβολή, εισαγωγή ή αλλαγή δεδομένων απευθείας στον πίνακα. Η φόρμα σάς επιτρέπει να επιλέξετε δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και να τα εμφανίσετε στην οθόνη χρησιμοποιώντας μια τυπική διάταξη ή διάταξη που δημιουργήθηκε από τον χρήστη.
Μια αναφορά χρησιμοποιείται για την ανάλυση δεδομένων ή την εκτύπωσή τους με συγκεκριμένο τρόπο. για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια αναφορά που ομαδοποιεί δεδομένα και υπολογίζει τα σύνολα.
Για την αυτόματη εκτέλεση ορισμένων λειτουργιών, χρησιμοποιούνται μακροεντολές που περιέχουν ένα σύνολο από μία ή περισσότερες εντολές μακροεντολών, όπως άνοιγμα φορμών ή εκτύπωση αναφορών. Οι μακροεντολές μπορούν να είναι χρήσιμες για την αυτοματοποίηση εργασιών που εκτελούνται συχνά. Για παράδειγμα, όταν ο χρήστης κάνει κλικ σε ένα κουμπί, μπορείτε να εκτελέσετε μια μακροεντολή που εκτυπώνει μια αναφορά.
Μερικές φορές είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη διαδικασία που θα πρέπει να εκτελείται από οποιοδήποτε παράθυρο βάσης δεδομένων ή μια διαδικασία που έχει σχεδιαστεί για να χειρίζεται ένα συγκεκριμένο συμβάν. Ένα σύνολο τέτοιων διαδικασιών στη γλώσσα της Visual Basic, συγκεντρωμένες σε μία μονάδα προγράμματος, ονομάζεται ενότητα. Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι ενοτήτων: ενότητες κλάσης και τυπικές ενότητες. Οι ενότητες τάξης είναι ενότητες φόρμας και ενότητες αναφοράς που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη φόρμα ή αναφορά. Συχνά περιέχουν διαδικασίες συμβάντων (όπως μια πληκτρολόγηση) και δημιουργούνται αυτόματα όταν δημιουργείται η πρώτη διαδικασία συμβάντος. Σε στάνταρ
Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, μπορείτε να εργαστείτε με όλα τα αντικείμενα της. Για να προβάλετε αντικείμενα συγκεκριμένου τύπου, επιλέξτε την κατάλληλη καρτέλα (για παράδειγμα, "Πίνακες").
Χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στα δεξιά, μπορείτε να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε υπάρχοντα αντικείμενα.
1.2. Σχεδιασμός βάσης δεδομένων.
Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε πίνακες, φόρμες και άλλα αντικείμενα, πρέπει να ορίσετε τη δομή της βάσης δεδομένων. Μια καλή δομή βάσης δεδομένων είναι η βάση για τη δημιουργία μιας κατάλληλης, αποτελεσματικής βάσης δεδομένων.
Βήματα σχεδίασης βάσης δεδομένων:
1. Προσδιορίστε τον σκοπό δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων, τις κύριες λειτουργίες της και τις πληροφορίες που πρέπει να περιέχει. Η βάση δεδομένων πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις εκείνων που θα συνεργαστούν άμεσα μαζί της. Για να γίνει αυτό, πρέπει να προσδιορίσετε τα θέματα που πρέπει να καλύπτει η βάση δεδομένων, τις αναφορές που πρέπει να εκδίδει, να αναλύσετε τις φόρμες που χρησιμοποιούνται αυτήν τη στιγμή για την καταγραφή δεδομένων, να συγκρίνετε τη βάση δεδομένων που δημιουργείται με μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων όπως αυτή.
2.Αναπτύξτε σε χαρτί τη δομή των πινάκων που πρέπει να περιέχει η βάση δεδομένων. Κατά το σχεδιασμό πινάκων, συνιστάται να καθοδηγείτε από τις ακόλουθες βασικές αρχές:
Οι πληροφορίες στον πίνακα δεν πρέπει να είναι διπλές. Δεν πρέπει να υπάρχει επανάληψη μεταξύ των πινάκων. Όταν ορισμένες πληροφορίες αποθηκεύονται σε έναν μόνο πίνακα, τότε θα πρέπει να αλλάξουν μόνο σε ένα μέρος. Αυτό καθιστά την εργασία πιο αποτελεσματική και επίσης εξαλείφει την πιθανότητα αναντιστοιχίας πληροφοριών σε διαφορετικούς πίνακες. Για παράδειγμα, ένας πίνακας πρέπει να περιέχει διευθύνσεις και αριθμούς τηλεφώνου πελατών.
Κάθε πίνακας πρέπει να περιέχει πληροφορίες για ένα μόνο θέμα. Οι πληροφορίες για κάθε θέμα επεξεργάζονται πολύ πιο εύκολα εάν περιέχονται σε πίνακες που είναι ανεξάρτητοι μεταξύ τους. Για παράδειγμα, οι διευθύνσεις και οι παραγγελίες πελατών αποθηκεύονται σε ξεχωριστούς πίνακες, έτσι ώστε οι πληροφορίες πελατών να παραμένουν στη βάση δεδομένων όταν διαγράφεται μια παραγγελία.
3.Ορίστε τα απαιτούμενα πεδία στον πίνακα. Κάθε πίνακας περιέχει πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο θέμα και κάθε πεδίο σε έναν πίνακα περιέχει ξεχωριστές πληροφορίες για το θέμα του πίνακα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας δεδομένων πελάτη μπορεί να περιέχει πεδία με όνομα εταιρείας, διεύθυνση, πόλη, χώρα και αριθμό τηλεφώνου. Όταν σχεδιάζετε πεδία για κάθε πίνακα, έχετε υπόψη σας:
Κάθε πεδίο πρέπει να συσχετίζεται με ένα θέμα πίνακα.
Ο πίνακας πρέπει να περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
Οι πληροφορίες πρέπει να αναλύονται στις μικρότερες λογικές μονάδες (Για παράδειγμα, τα πεδία "Όνομα" και "Επώνυμο" και όχι το γενικό πεδίο "Όνομα").
4.Ρυθμίστε το πεδίο κλειδιού. Προκειμένου η Microsoft Access να συνδέσει δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες, όπως δεδομένα πελατών και παραγγελίες, κάθε πίνακας πρέπει να περιέχει ένα πεδίο ή ένα σύνολο πεδίων που θα ορίζουν την ατομική τιμή κάθε εγγραφής στον πίνακα. Ένα τέτοιο πεδίο ή σύνολο πεδίων ονομάζεται πρωτεύον κλειδί.
5. Ορίστε σχέσεις μεταξύ πινάκων. Αφού διανείμετε δεδομένα σε πίνακες και ορίσετε βασικά πεδία, πρέπει να επιλέξετε ένα σχήμα για τη σύνδεση δεδομένων σε διαφορετικούς πίνακες. Για να γίνει αυτό, πρέπει να ορίσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων.
6. Ελέγξτε ξανά τη δομή της βάσης δεδομένων και εντοπίστε πιθανές ελλείψεις. Καλό είναι να γίνει αυτό σε αυτό το στάδιο, ενώ οι πίνακες δεν είναι γεμάτοι με δεδομένα.
7. Προσθέστε δεδομένα και δημιουργήστε άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Εάν οι δομές του πίνακα πληρούν τις απαιτήσεις, τότε μπορείτε να εισαγάγετε όλα τα δεδομένα. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε τυχόν ερωτήματα, φόρμες, αναφορές, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες.
8.Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία ανάλυσης στη Microsoft Access. Υπάρχουν δύο εργαλεία στη Microsoft Access για τη βελτίωση της δομής των βάσεων δεδομένων. Ο Οδηγός ανάλυσης πινάκων εξετάζει τον πίνακα, προτείνει μια νέα δομή και σχέσεις, εάν είναι απαραίτητο, και τον επεξεργάζεται ξανά. Ο αναλυτής απόδοσης εξετάζει ολόκληρη τη βάση δεδομένων, κάνει συστάσεις για τη βελτίωσή της και επίσης τις εφαρμόζει.
1.3. Δημιουργία βάσης δεδομένων.
Η Microsoft Access υποστηρίζει δύο τρόπους δημιουργίας βάσης δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων και στη συνέχεια να προσθέσετε πίνακες, φόρμες, αναφορές και άλλα αντικείμενα σε αυτήν.
Αυτή η μέθοδος είναι η πιο ευέλικτη, αλλά απαιτεί ξεχωριστό ορισμό κάθε στοιχείου βάσης δεδομένων. Είναι επίσης δυνατή η άμεση δημιουργία μιας βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας τον οδηγό
συγκεκριμένου τύπου με όλους τους απαραίτητους πίνακες, έντυπα και αναφορές. Αυτό απλούστερος τρόποςαρχική δημιουργία βάσης δεδομένων. Και στις δύο περιπτώσεις, θα έχετε την ευκαιρία
ώρα για αλλαγή και επέκταση της δημιουργημένης βάσης δεδομένων.
Εάν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων (μόνο σε αυτήν την περίπτωση), το "Αρχείο νέα βάσηδεδομένα", στα οποία πρέπει να καθορίσετε το όνομα και τη θέση του αρχείου για το δημιουργημένο
Βάση δεδομένων. Το αρχείο βάσης δεδομένων της Microsoft Access έχει την επέκταση .mdb. Για να αποκτήσετε ένα αντίγραφο της βάσης δεδομένων, πρέπει να αντιγράψετε το αρχείο που το περιέχει, γιατί
Όταν πραγματοποιείτε έξοδο από τη Microsoft Access, οι αλλαγές δεδομένων αποθηκεύονται αυτόματα. Ωστόσο, όταν αλλάζετε τη δομή οποιουδήποτε αντικειμένου βάσης δεδομένων στη Microsoft Access, θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε αυτές τις αλλαγές προτού πραγματοποιήσετε έξοδο.
1.4. Εργασία με τραπέζια.
Ο πίνακας αποθηκεύει πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο θέμα, για παράδειγμα, ο πίνακας "Προϊόντα" περιέχει πληροφορίες μόνο για αγαθά και ο πίνακας "Προμηθευτές" - μόνο για εταιρείες που προμηθεύουν αγαθά. Για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα δεν αντιγράφονται και ότι δεν συμβαίνουν σφάλματα κατά την έκδοσή τους, είναι απαραίτητο να διανεμηθούν δεδομένα διαφόρων ειδών σε διαφορετικούς πίνακες. Τα δεδομένα σε έναν πίνακα οργανώνονται σε στήλες («πεδία») και σειρές («εγγραφές»).
Υπάρχουν δύο τρόποι εργασίας με ένα τραπέζι. Μπορείτε να επιλέξετε Προβολή σχεδίασης ή Προβολή φύλλου δεδομένων κάνοντας κλικ στο ειδικό κουμπί στη γραμμή εργαλείων.
Στην προβολή Σχεδίαση πίνακα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ολόκληρο πίνακα προσθέτοντας νέα πεδία ή διαγράφοντας και προσαρμόζοντας υπάρχοντα πεδία πίνακα.
Για να προσθέσετε ένα πεδίο, στο επάνω μέρος του παραθύρου του πίνακα, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου και ορίστε τον τύπο του. Για να μετονομάσετε ένα πεδίο, αλλάξτε το όνομά του στη στήλη Όνομα πεδίου.
Ο τύπος δεδομένων καθορίζει τι είδους δεδομένα επιτρέπονται στο πεδίο. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο σε ένα πεδίο νομίσματος. Η επιλογή του κατάλληλου τύπου δεδομένων διασφαλίζει ότι τα δεδομένα εισάγονται στη σωστή μορφή για ταξινόμηση, υπολογισμούς και άλλες λειτουργίες. Για να ορίσετε ή να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων, επιλέξτε τη στήλη Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο σύμβολο στο πεδίο και επιλέξτε τον τύπο δεδομένων από τη λίστα.
Κάθε πεδίο έχει ιδιότητες, αλλάζοντας τις οποίες, μπορείτε να ελέγξετε την αποθήκευση, την επεξεργασία και την εμφάνιση των δεδομένων πεδίου. Για παράδειγμα, για τη μορφή "Νόμισμα", προστίθεται αυτόματα ένα διαχωριστικό ομάδων ψηφίων και ένα σύμβολο νομίσματος (1234 γρ.). Για να ορίσετε μια ιδιότητα πεδίου, επιλέξτε την στο επάνω μέρος του παραθύρου σχεδιαστή πίνακα και εισαγάγετε την τιμή αυτής της ιδιότητας στο κάτω μέρος του παραθύρου ή επιλέξτε την από τη λίστα. Το σύνολο των διαθέσιμων ιδιοτήτων καθορίζεται από τον τύπο δεδομένων του πεδίου.
Μια μοναδική ετικέτα, που ονομάζεται κλειδί, χρησιμοποιείται για την αναγνώριση κάθε καταχώρισης πίνακα. Ακριβώς όπως μια πινακίδα προσδιορίζει μοναδικά ένα αυτοκίνητο, ένα κλειδί καθορίζει μια καταχώρηση. Τα βασικά πεδία σε πίνακες χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων. Για να ορίσετε ένα κλειδί, επισημάνετε τη γραμμή που περιγράφει το απαιτούμενο πεδίο και κάντε κλικ στο κουμπί Κλειδί στη γραμμή εργαλείων.
Στην προβολή φύλλου δεδομένων, προσθέτετε, επεξεργάζεστε ή προβάλλετε δεδομένα σε πίνακα. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε την ορθογραφία και να εκτυπώσετε δεδομένα πίνακα, να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε εγγραφές, να αλλάξετε εμφάνισηπίνακα ή αλλάξτε τη δομή του πίνακα προσθέτοντας ή αφαιρώντας στήλες.
Για να προσθέσετε καταχωρήσεις, χρησιμοποιήστε το κουμπί Νέα καταχώρηση στη γραμμή εργαλείων. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, εμφανίζεται μια κενή γραμμή στο τέλος του πίνακα.
Για να διαγράψετε καταχωρήσεις, επιλέξτε οποιοδήποτε πεδίο της καταχώρισης και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή καταχώρισης στη γραμμή εργαλείων.
Οι σειρές σε έναν πίνακα μπορούν να ταξινομηθούν σύμφωνα με τα περιεχόμενα μιας ή περισσότερων στηλών. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πεδίο κατά ταξινόμηση και κάντε κλικ στο κουμπί Αύξουσα ταξινόμηση ή Ταξινόμηση φθίνουσας γραμμής εργαλείων.
Το φιλτράρισμα σάς επιτρέπει να βλέπετε μόνο ορισμένες εγγραφές στη φόρμα. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε και κάντε κλικ στο κουμπί Φιλτράρισμα κατά επιλογή στη γραμμή εργαλείων. Για να επεξεργαστείτε το φίλτρο, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία φίλτρου. Για να καθορίσετε μια πιο λεπτομερή συνθήκη φιλτραρίσματος, επιλέξτε την εντολή Φίλτρο από το μενού Εγγραφές και την υποεντολή Προηγμένο φίλτρο. Για να εφαρμόσετε ένα κανονικό ή προηγμένο φίλτρο, κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου στη γραμμή εργαλείων.
1.5. Τύποι δεδομένων.
Ο τύπος δεδομένων καθορίζει τι είδους δεδομένα επιτρέπονται στο πεδίο. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο σε ένα πεδίο νομίσματος. Η επιλογή του κατάλληλου τύπου δεδομένων διασφαλίζει ότι τα δεδομένα εισάγονται στη σωστή μορφή για ταξινόμηση, υπολογισμούς και άλλες λειτουργίες. Η Microsoft Access υποστηρίζει τους ακόλουθους τύπους δεδομένων:
Κείμενο
Κείμενο ή αριθμοί που δεν απαιτούν υπολογισμούς, όπως αριθμοί τηλεφώνου.
Πεδίο σημειώσεων
Εκτενές κείμενο ή συνδυασμός κειμένου και αριθμών.
Αριθμητικός
Αριθμητικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για υπολογισμούς.
Ημερομηνία ώρα
Ημερομηνίες και ώρες που αναφέρονται στα έτη 100 έως 9999, συμπεριλαμβανομένων.
Νομισματικός
Χρηματικές αξίες και αριθμητικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται σε μαθηματικούς υπολογισμούς.
Μετρητής
Μοναδική διαδοχική αύξηση (κατά 1) ή τυχαίους αριθμούς, εισάγεται αυτόματα κατά την προσθήκη του καθενός νέο ρεκόρ V
Λογικός
Τιμές Boolean, καθώς και πεδία που μπορούν να περιέχουν μία από τις δύο πιθανές τιμές (True/False, Yes/No).
Πεδίο αντικειμένου OLE
Αντικείμενο (για παράδειγμα, υπολογιστικό φύλλο Microsoft Excel, έγγραφο Microsoft Word, εικόνα, εγγραφή ήχου ή άλλα δεδομένα σε δυαδική μορφή) συνδεδεμένα ή ενσωματωμένα σε υπολογιστικό φύλλο της Microsoft Access.
Υπερσύνδεσμος
Μια συμβολοσειρά γραμμάτων και αριθμών που αντιπροσωπεύει τη διεύθυνση της υπερ-σύνδεσης.
Οδηγός αντικατάστασης
Δημιουργεί ένα πεδίο που προσφέρει επιλογή τιμών από μια λίστα ή από ένα σύνθετο πλαίσιο που περιέχει ένα σύνολο σταθερών τιμών ή τιμών από άλλον πίνακα. Επιλέγοντας αυτήν την επιλογή από τη λίστα σε ένα κελί εκκινείται ένας οδηγός αναζήτησης που καθορίζει τον τύπο του πεδίου.
Διάλεξη 2
Εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων
Εισαγωγή δεδομένων
Η προβολή πίνακα εμφανίζει όλα τα καταχωρημένα δεδομένα. Εάν έχει δημιουργηθεί μόνο η δομή του πίνακα, τότε δεν υπάρχουν ακόμη δεδομένα για τον πίνακα. Σε έναν κενό πίνακα Ο δείκτης καταχώρισης (με ένα τρίγωνο που δείχνει δεξιά) τοποθετείται συνήθως στην πρώτη σειρά του πίνακα.
Για να εισαγάγετε μια τιμή σε ένα πεδίο (σε προβολή φύλλου δεδομένων), μετακινήστε τον κέρσορα στο πεδίο και πληκτρολογήστε την τιμή. Κατά την επεξεργασία μιας εγγραφής, ο δείκτης εγγραφής αλλάζει σε μολύβι. Όταν εισάγετε μια νέα καταχώριση (η οποία έχει ένα μολύβι στον δείκτη της), εμφανίζεται αυτόματα η επόμενη γραμμή (η οποία έχει έναν αστερίσκο στον δείκτη της για να υποδεικνύει τη νέα καταχώριση). Ο νέος δείκτης ρεκόρ σημειώνει πάντα την τελευταία σειρά του πίνακα.
Κατά την εισαγωγή μιας νέας εγγραφής, ο κέρσορας τοποθετείται συνήθως στο πρώτο πεδίο του πίνακα.
Ανάλογα με τη λειτουργία που εκτελείται και τον τύπο της εγγραφής, ένα διακριτικό εγγραφής μπορεί να λάβει μία από τις τέσσερις μορφές.
Δείκτης τρέχουσας εγγραφής.
Ο δείκτης της εγγραφής που επεξεργάζεται.
Κλειδωμένος δείκτης εισόδου (όταν εργάζεστε μέσα
λειτουργία πολλών παικτών).
Νέος δείκτης ρεκόρ.
Αποθήκευση καταχώρισης
Μια προστιθέμενη ή τροποποιημένη καταχώριση αποθηκεύεται αυτόματα όταν πλοηγείστε σε μια άλλη καταχώριση ή κλείνετε το υπολογιστικό φύλλο. Σε αυτήν την περίπτωση, ο δείκτης καταχώρισης αλλάζει το σχήμα του: το μολύβι μετατρέπεται σε βέλος με κατεύθυνση προς τα δεξιά.
Για να αποθηκεύσετε την εγγραφή, πρέπει να εισαγάγετε μια έγκυρη τιμή στο πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού. Η τιμή του πρωτεύοντος κλειδιού ελέγχεται σε σχέση με τον τύπο δεδομένων, τη μοναδικότητα και άλλους κανόνες επικύρωσης τιμής που έχουν εισαχθεί στην ιδιότητα Κριτήρια τιμής ( Επικύρωση κανόνας )
Κουμπί ακύρωσης ( Ξεκάνω Ρεύμα πεδίο / Ρεκόρ ) που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων σας επιτρέπει να αναιρέσετε τις αλλαγές που έγιναν μόνο στην τρέχουσα εγγραφή. Αφού μεταβείτε στην επόμενη καταχώρηση, αυτό το κουμπί θα επιστρέψει στην κανονική λειτουργία αναίρεσης ΚΑΙ, αφού αλλάξετε την επόμενη καταχώρηση, δεν θα μπορείτε πλέον να αναιρέσετε την αλλαγή στην προηγούμενη.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε την τρέχουσα εγγραφή στο δίσκο χρησιμοποιώντας την εντολή Εγγραφές->Αποθήκευση εγγραφής ( εγγραφές -> Αποθηκεύσετε εγγραφές ) ή συντομεύσεις πληκτρολογίου< Βάρδια + Εισαγω >.
Έλεγχος της ορθότητας των δεδομένων που έχουν εισαχθεί
Αυτόματος έλεγχος τύπων δεδομένων
Η Access ελέγχει ορισμένους τύπους δεδομένων αυτόματα, χωρίς καμία παρέμβαση. Για πεδία που περιέχουν δεδομένα αυτού του τύπου , δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε τις ιδιότητες Συνθήκη για την τιμή. Ας παραθέσουμε αυτούς τους τύπους δεδομένων.
Αριθμητικός (Αριθμός)
Χρήματα (Νόμισμα)
Ημερομηνία/Ώρα (Ημερομηνία/Ώρα)
Boolean (Ναι/Όχι)
Τα αριθμητικά (αριθμός) και τα νομισματικά (νόμισμα) σάς επιτρέπουν να εισάγετε έγκυρες αριθμητικές τιμές. Παρόλο που η Access σάς επιτρέπει να εισαγάγετε ένα γράμμα στο πεδίο Αριθμός, εάν προσπαθήσετε να φύγετε από αυτό το πεδίο, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου με το μήνυμα "Η τιμή που εισαγάγατε δεν ταιριάζει με τις ιδιότητες πεδίου "Τύπος δεδομένων" ή "Μέγεθος πεδίου""Ένα μήνυμα σφάλματος θα εμφανιστεί επίσης εάν εισαγάγετε άλλους μη έγκυρους χαρακτήρες ή πολλά δεκαδικά ψηφία ή εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε έναν υπερβολικά μεγάλο αριθμό για ένα συγκεκριμένο μέγεθος ενός πεδίου δεδομένων τύπου Αριθμητικό (Αριθμός)
Τα πεδία τύπου Date/Time (Date/Time) ελέγχουν την ορθότητα των τιμών ημερομηνίας και ώρας. Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε την ώρα 44:44:44 ή απλώς ένα γράμμα σε ένα πεδίο τύπου ημερομηνίας/ώρας, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου σφάλματος
Boolean (Ναι/Όχι) μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ένα από τα ακόλουθα σημεία ρύθμισης: Yes (Yes), True (True) On (On) ή οποιονδήποτε μη μηδενικό αριθμό για λογικά Ναι και Όχι (Όχι), False (False), Off (Απενεργοποίηση) ή 0 για λογικό Αρ. Μπορείτε να ορίσετε τις δικές σας τιμές Boolean (Yes/No) στην ιδιότητα Format του πεδίου, αλλά συνήθως χρησιμοποιούνται οι τυπικές τιμές.
Μέθοδοι εισαγωγής δεδομένων
Πραγματοποιείται εισαγωγή δεδομένων σε πεδία διαφόρων τύπων διαφορετικοί τρόποι. Για ορισμένους τύπους δεδομένων, η επικύρωση τιμών εκτελείται αυτόματα. Ωστόσο, κατά τη δημιουργία ορισμένων πινάκων, ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε δεδομένα σε μη τυπικές μορφές (καθορισμένες από το χρήστη) και να ορίσετε κανόνες επικύρωσης για αυτούς στην ιδιότητα ValidationRule. Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε διάφορους τρόπουςεισαγωγή δεδομένων. |
Τυπική εισαγωγή κειμένου
Τα τρία πεδία που εισήχθησαν στον πίνακα MyStudents ήταν πεδία τύπου Text. Τα πεδία FamNameName1 έχουν μια μάσκα εισαγωγής που χρησιμοποιείται για την εισαγωγή δεδομένων. Εάν εισαγάγετε μια τιμή με πεζά γράμματα, θα εμφανιστεί: το πρώτο γράμμα είναι κεφαλαίο, τα υπόλοιπα είναι πεζά. Το κείμενο μπορεί να ελεγχθεί για ειδικές έννοιες και να εμφανιστεί στην καθορισμένη μορφή.
Μερικές φορές σε ένα πεδίο τύπου Κείμενο ( Κείμενο ) πρέπει να εισαγάγετε μια τιμή που αποτελείται από πολλές γραμμές. Για να προσθέσετε μια νέα γραμμή, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων< ctrl + Εισαγω >. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη για τη μορφοποίηση συμβολοσειρών πεδίων διευθύνσεων καθώς και του πεδίου Σημείωση.
Εισαγωγή δεδομένων ημερομηνίας/ώρας
Οι τιμές εισάγονται στη μορφή μμμ εε. Έτσι θα είναι όταν εισάγετε 4/8/96 και βγείτε από αυτό το πεδίο. Η Access θα εμφανίσει την τιμή ως Arg 96. Ο πίνακας αποθηκεύει στην πραγματικότητα την τιμή 4/8/92 και μπορείτε να την εμφανίσετε τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό το πεδίο. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να εισαγάγετε Arg 96 στο πεδίο και η τιμή Arg 96 θα αποθηκευτεί στον πίνακα.
Για ένα πεδίο τύπου Ημερομηνία/Ώρα, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια συνθήκη για την τιμή μεταξύ #1/1/70# και ημερομηνίας (). Αυτή η προϋπόθεση προσδιορίζει ότι η ημερομηνία γέννησης που καταχωρήθηκε πρέπει να είναι μεταξύ 1ης Ιανουαρίου 1970 και της τρέχουσας ημερομηνίας.
Οι μορφές επηρεάζουν τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων και όχι την ποσότητα μνήμης που καταλαμβάνουν.
Εισαγωγή δεδομένων κειμένου με επικύρωση δεδομένων
Ένα πεδίο κειμένου μπορεί να οριστεί σε μια ιδιότητα Συνθήκη αξίας.Περιορίζει την είσοδο σε τιμές (π.χ. F,M,C). Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε τιμές άλλες από τις F, M και C σε αυτό το πεδίο, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με το ακόλουθο μήνυμα, για παράδειγμα: Μόνο M, F ή C μπορούν να εισαχθούν σε αυτό το πεδίο. error" για αυτό το πεδίο.
Εισαγωγή αριθμητικών δεδομένων με έλεγχο της συνθήκης για την τιμή |
Τα αριθμητικά πεδία έχουν καθορισμένους κανόνες επικύρωσης δεδομένων. Το πεδίο Resultat στην ιδιότητα Value Criteria ορίζεται στον περιορισμό τιμής αξιολόγησης (>=2 και<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Εισαγωγή δεδομένων τύπου OLE
Το πεδίο ενός αντικειμένου OLE που ονομάζεται Foto μπορεί να συμπληρωθεί ακόμη και χωρίς να εμφανίζεται το ίδιο το αντικείμενο (εικόνα) στην οθόνη. Τα ακόλουθα αντικείμενα μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα πεδίο τύπου OLE.
Εικόνες ράστερ.
Αρχεία ήχου.
Γραφήματα και (διαγράμματα).
Word ή Excel.
Ένα αντικείμενο που αναγνωρίζεται από έναν διακομιστή OLE μπορεί να αποθηκευτεί στην Access σε ένα πεδίο τύπου OLE. Τα αντικείμενα OLE συνήθως εισάγονται σε φόρμες με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ορατά, να ακουστούν ή να χρησιμοποιηθούν. Όταν τοποθετείτε ένα αντικείμενο OLE σε έναν πίνακα, θα δείτε κείμενο που περιγράφει το αντικείμενο (για παράδειγμα, στο πεδίο τύπου OLE, μπορείτε να δείτε την επιγραφή PaintbrushPicture). Υπάρχουν δύο τρόποι για να εισαγάγετε ένα αντικείμενο.
Επικόλληση από buffer.
Εισαγωγή από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται μετά την εκτέλεση της εντολής Insert->Object (Insert->Object)
Εισαγωγή δεδομένων MEMO
Το πεδίο Review περιέχει δεδομένα τύπου MEMO. Αυτός ο τύπος σάς επιτρέπει να εισάγετε έως και 64000 byte κειμένου για κάθε καταχώρηση. Ο πίνακας εμφανίζει μόνο μέρος του κειμένου που εισάγατε. πάτημα
Μετακίνηση στις εγγραφές σε έναν πίνακα
Κατά κανόνα, μετά την εισαγωγή των δεδομένων, συχνά καθίσταται απαραίτητο να γίνουν κάποιες αλλαγές. Αυτό μπορεί να οφείλεται στους ακόλουθους λόγους
Λήφθηκαν νέες πληροφορίες
Βρέθηκαν σφάλματα
Πρέπει να προσθέσετε νέες καταχωρήσεις
Για να αλλάξετε τα δεδομένα, ανοίξτε πρώτα τον πίνακα Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, ανοίξτε τον πίνακα σε λειτουργία φύλλου δεδομένων κάνοντας διπλό κλικ στη γραμμή με το όνομά της στη λίστα των πινάκων.
Εάν βρίσκεστε σε προβολή TableDesign, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολές για να μεταβείτε στην προβολή πίνακα για να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα.
Μετακίνηση μέσα από τα αρχεία
Για να μεταβείτε σε οποιαδήποτε εγγραφή, μπορείτε απλά να τοποθετήσετε τον κέρσορα πάνω της ή να κάνετε κλικ σε αυτήν με το ποντίκι.Αν όμως οι πίνακες είναι πολύ μεγάλοι, τότε το πρόβλημα της γρήγορης μετάβασης στην επιθυμητή εγγραφή γίνεται ιδιαίτερα οξύ
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κάθετη γραμμή κύλισης για να πλοηγηθείτε στις εγγραφές. Τα κουμπιά βέλους στη γραμμή κύλισης σάς επιτρέπουν να μετακινείτε τον δείκτη εγγραφής μόνο μία θέση ανά κλικ. Επομένως, για ταχύτερη μετακίνηση (μέσω πολλών εγγραφών ταυτόχρονα), είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το ρυθμιστικό της γραμμής κύλισης. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ με το ποντίκι στο την περιοχή μεταξύ του ρυθμιστικού και του κουμπιού στη γραμμή κύλισης για να μετακινηθείτε σε πολλές θέσεις μπροστά.
Η εντολή Edit->Go παρέχει πολλές επιλογές για γρήγορη μετακίνηση γύρω από το τραπέζι.
Τα πέντε κουμπιά πλοήγησης στο κάτω μέρος του παραθύρου προβολής πίνακα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να μετακινηθείτε στις εγγραφές Κάνοντας κλικ σε αυτά τα κουμπιά, μπορείτε να μεταβείτε σε οποιαδήποτε εγγραφή Εάν γνωρίζετε τον αριθμό εγγραφής (αριθμός γραμμής για μια δεδομένη εγγραφή), κάντε κλικ στο πεδίο αριθμού εγγραφής, πληκτρολογήστε τον αριθμό καταχώρισης και πατήστε το πλήκτρο
Καθώς μετακινείστε στον πίνακα, δώστε προσοχή στις υποδείξεις της γραμμής κύλισης. Η Access δεν ενημερώνει το πεδίο αριθμού εγγραφής μέχρι να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από τα πεδία εγγραφής.
Αναζήτηση σημείου ρύθμισης
Ενώ γνωρίζετε τον αριθμό εγγραφής, μπορείτε να πλοηγηθείτε σε αυτόν και να βρείτε ένα συγκεκριμένο πεδίο, στις περισσότερες περιπτώσεις θα χρειαστεί να βρείτε μια συγκεκριμένη τιμή στην εγγραφή. Αυτό μπορεί να γίνει με τρεις τρόπους:
Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία-> Εύρεση (Edrt-> Εύρεση)
Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση (FindSpecifiedText) που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων (εμφανίζει κιάλια).
Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου
Όταν χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Για να κάνετε αναζήτηση μόνο για ένα συγκεκριμένο πεδίο, τοποθετήστε τον κέρσορα σε αυτό (και κάντε το πριν ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου). Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνο στο τρέχον πεδίο (SearchOnlyCurrentField) στο πλαίσιο διαλόγου και η Access θα πραγματοποιήσει αναζήτηση μόνο στο καθορισμένο πεδίο.
Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς επιτρέπει να ορίσετε διάφορες επιλογές αναζήτησης. Εισαγάγετε την τιμή που αναζητάτε στο πλαίσιο κειμένου FindWhat ειδικοί χαρακτήρες:
* - Ταιριάζει με οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων
Ταιριάζει με έναν χαρακτήρα
# - Ταιριάζει με ένα ψηφίο
Για να κατανοήσετε πώς λειτουργούν αυτοί οι χαρακτήρες, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε όλες τις τιμές που ξεκινούν με AB Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογήστε AB*
Τώρα ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε τιμές που τελειώνουν σε 001 Σε αυτήν την περίπτωση, πληκτρολογήστε *001 . Για να αναζητήσετε οποιαδήποτε τιμή που ξεκινά με AB, τελειώνει με 001 και περιέχει μόνο δύο χαρακτήρες μεταξύ τους, πληκτρολογήστε AB??001. Εάν πρέπει να βρείτε όλα τα επώνυμα που τελειώνουν σε "ko", τότε για να αναζητήσετε τιμές όπως Brodsky και Tchaikovsky, πληκτρολογήστε *κο.
Η αναπτυσσόμενη λίστα Αντιστοίχιση περιέχει τρεις επιλογές:
Με οποιοδήποτε μέρος του πεδίου (AnyPartofField)
Ολόκληρα πεδία (WholeField)
Από την αρχή του πεδίου (StartofField)
Η τυπική επιλογή είναι WholeField. Για παράδειγμα, η τιμή Pet θα βρεθεί εάν η τιμή είναι Pet. Εάν έχει επιλεγεί η επιλογή Με οποιοδήποτε μέρος του πεδίου (AnyPartofField), τότε τα αποτελέσματα αναζήτησης θα ανακτήσουν τις τιμές Petrov, Petrovsky. Shpetny, κ.λπ. Ως αποτέλεσμα της αναζήτησης με τη ρύθμιση Από την αρχή του πεδίου (StartofO), θα βρεθούν οι τιμέςτων Petrov, Petrovsky.
Στην αναπτυσσόμενη λίστα Προβολή (Αναζήτηση) μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες επιλογές από το σύνολο Όλα, Επάνω, Κάτω (Πάνω, Κάτω, Όλα)
Εάν επιλέξετε το κουμπί επιλογής Μόνο στο τρέχον πεδίο (SearchOnlyCurrentField), η τιμή θα αναζητηθεί μόνο σε ένα πεδίο. Το πλαίσιο ελέγχου MatchCase καθορίζει εάν θα διακρίνονται τα κεφαλαία και τα πεζά γράμματα. Είναι τα ίδια από προεπιλογή. Αν αναζητήσετε Pet, θα βρείτε τους Pet, Petr και Petrov. Όταν επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου MatchCase, πρέπει να εισαγάγετε τη συμβολοσειρά αναζήτησης με κεφαλαία και πεζά
Σαφώς, για τύπους δεδομένων όπως Αριθμός, Νόμισμα και Ημερομηνία/Ώρα, η ευαισθησία πεζών-κεφαλαίων δεν έχει νόημα.) Όταν επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου MatchCase, η Access αγνοεί το πλαίσιο ελέγχου SearchFieldsAsFormatted (Εάν έχετε μορφοποιήσει τα πεδία στον πίνακα, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο) Για παράδειγμα, θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στο πεδίο Ημερομηνία Γέννησης για αρχεία όλων των γεννημένων τον Απρίλιο του 1982. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επιλογή SearchFieldsasFormatted και πληκτρολογήστε Apr 92. Εάν δεν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, η αναζήτηση θα έχει να εκτελεστεί μέχρι την ακριβή ημερομηνία γέννησης, για παράδειγμα, αναζήτηση για 4/8/92
Η χρήση του πλαισίου ελέγχου SearchFieldsasFormatted μπορεί να επιβραδύνει σημαντικά την αναζήτηση.
Η αναζήτηση θα ξεκινήσει όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση (FindFirst) ή Εύρεση επόμενου (FindNext).Έχοντας βρει μια τιμή, η Access την επισημαίνει Για να βρείτε την πρώτη τιμή που ταιριάζει, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση. Για να αναζητήσετε την επόμενη τιμή, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου.Το πλαίσιο διαλόγου παραμένει ανοιχτό σε όλη τη διαδικασία αναζήτησης. Επομένως, όταν βρείτε την τιμή που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
Αλλαγή τιμών σε προβολή φύλλου δεδομένων
Για να αλλάξετε μια τιμή, πλοηγηθείτε σε αυτήν και κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις. Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για την επεξεργασία μιας τιμής.
Προσθήκη νέας αξίας.
Αντικατάσταση υπάρχουσας τιμής
Αλλαγή υπάρχουσας τιμής
Εάν το πεδίο είναι κενό, απλώς εισαγάγετε μια νέα τιμή σε αυτό Όταν εισάγετε τυχόν νέες τιμές στο πεδίο, ακολουθήστε τους ίδιους κανόνες όπως όταν εισάγετε νέες καταχωρήσεις
Αντικατάσταση υπάρχουσας τιμής
Μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο ή το ποντίκι Όταν χρησιμοποιείτε το πληκτρολόγιο, τα περιεχόμενα του πεδίου επισημαίνονται (εμφανίζεται σε αντίστροφη μορφή) Όταν πατάτε οποιοδήποτε πλήκτρο, τα περιεχόμενα του πεδίου διαγράφονται και αντικαθίστανται με τον χαρακτήρα που αντιστοιχεί σε το πατημένο πλήκτρο Πατώντας το πλήκτρο
Χρησιμοποιώντας το ποντίκι, τα περιεχόμενα του πεδίου μπορούν να επιλεγούν με τους εξής τρόπους:
Κάντε κλικ στο αριστερό περίγραμμα του πεδίου (όπου ο δείκτης αλλάζει σε ένα μεγάλο σύμβολο συν)
Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο (αυτή η μέθοδος δεν είναι κατάλληλη εάν το κείμενο περιέχει κενό)
Κάντε κλικ και σύρετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τα περιεχόμενα του πλαισίου από αριστερά προς τα δεξιά
Επιλέξτε οποιοδήποτε μέρος του περιεχομένου του πεδίου και πατήστε το πλήκτρο
Για να αντικαταστήσετε μια υπάρχουσα τιμή με μια προεπιλεγμένη τιμή από την ιδιότητα DefaultValue, επισημάνετε την τιμή και πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων
Για να αντικαταστήσετε μια υπάρχουσα τιμή με μια τιμή από το ίδιο πεδίο σε προηγούμενη καταχώρηση, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων<Сtrl+"(кавычки)>
Βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε κλικ<С1г1+-(минус)>, γιατί σε αυτήν την περίπτωση η τρέχουσα καταχώρηση θα διαγραφεί
Αλλαγή υπάρχουσας τιμής
Για να διορθώσετε μια υπάρχουσα τιμή, αντί να αντικαταστήσετε ολόκληρη την τιμή, κάντε κλικ μπροστά από οποιοδήποτε σύμβολο για αυτήν την τιμή. Τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα, ενεργοποιείτε τη λειτουργία εισαγωγής και όταν εισάγετε μια νέα τιμή, οι υπάρχουσες τιμές θα μετακινηθούν προς τα δεξιά. Αφού πατήσετε το πλήκτρο
Μέθοδοι επεξεργασίας
| Κίνηση εντός του γηπέδου | Πατώντας τα πλήκτρα -> και<- |
| Εισαγωγή μιας τιμής σε ένα πεδίο | Επιλέξτε θέση εισαγωγής και εισαγάγετε την τιμή |
| Επιλογή ολόκληρου του περιεχομένου ενός πεδίου | Πατήστε F2 ή διπλό κλικ |
| Αντικατάσταση μιας τιμής με μια νέα | Επιλέξτε ολόκληρο το πεδίο και εισάγετε ένα νέο |
| Αντικατάσταση από προηγούμενο πεδίο | Ctrl+'(απόστροφο) |
| Αντικαταστήστε με μια προεπιλεγμένη τιμή | Ctrl+Alt + Space |
| Εισαγωγή αλλαγής γραμμής (κείμενο, υπόμνημα) | Ctrl+Enter |
| Αποθήκευση της τρέχουσας γραμμής | Shift+Enter ή μετακίνηση σε άλλη γραμμή |
| Εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας | Ctrl+;(Ερωτηματικό) |
| Εισαγάγετε την τρέχουσα ώρα | Ctrl+:(άνω τελεία) |
| Προσθήκη νέας καταχώρισης | Ctrl++(συν) |
| Διαγραφή καταχώρισης | Ctrl+-(μείον) |
| Εναλλαγή κουμπιών επιλογής | Χώρος |
| Επαναφορά τρέχουσες αλλαγές καταχώρισης | Κουμπί Esc ή ακύρωση |
Πεδία που δεν είναι δυνατή η επεξεργασία
Υπάρχουν πεδία που δεν μπορούν να επεξεργαστούν Τύποι τέτοιων πεδίων
Ακύρωση ενεργειών
Μερικές φορές το κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων δεν είναι διαθέσιμο και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Αλλά μόλις ξεκινήσετε την επεξεργασία της εγγραφής, θα γίνει διαθέσιμη και μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να ακυρώσετε την καταχώριση στοιχείων στο τρέχον πεδίο. Το κλειδί χρησιμοποιείται επίσης για την ακύρωση λειτουργιών.
Η εντολή Edit->Undo χρησιμοποιείται επίσης για την αναίρεση λειτουργιών και το όνομα της εντολής αλλάζει ανάλογα με την ενέργεια που αναιρείται.
Για να ακυρώσετε την αλλαγή της τιμής στο πεδίο, επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία-> Αναίρεση πληκτρολόγησης ή χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναίρεση που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων. Μετά τη μετάβαση σε άλλο πεδίο, οι αλλαγές που έγιναν στο προηγούμενο πεδίο μπορούν να ακυρωθούν χρησιμοποιώντας την εντολή Επεξεργασία->Επαναφορά τρέχοντος πεδίου/Εγγραφή ή το κουμπί Αναίρεση. Μπορείτε να αναιρέσετε όλες τις αλλαγές για την τρέχουσα εγγραφή που δεν έχει αποθηκευτεί χρησιμοποιώντας την εντολή Edit->Restore Current Field/Record (Επεξεργασία->UndoCurrentField/Record). Μετά την αποθήκευση της εγγραφής, οι αλλαγές που έγιναν σε αυτήν μπορούν να αναιρεθούν επιλέγοντας την εντολή Επεξεργασία->Επαναφορά εγγραφής (Επεξεργασία->Αναίρεση Αποθηκευμένη Εγγραφή). Ωστόσο, μετά την επεξεργασία της επόμενης καταχώρισης, αυτές οι αλλαγές δεν μπορούν πλέον να αναιρεθούν.
Αντιγραφή και επικόλληση τιμών
Η αντιγραφή ή η διαγραφή δεδομένων στο πρόχειρο γίνεται από τα ίδια τα Microsoft Windows 95/NT και όχι από κάποια ειδική λειτουργία Access. Η τιμή που αντιγράφηκε ή διαγράφηκε στο πρόχειρο μπορεί να επικολληθεί σε άλλο πεδίο ή εγγραφή χρησιμοποιώντας την εντολή Επεξεργασία->Επικόλληση ή το κουμπί Επικόλληση στη γραμμή εργαλείων. Οι λειτουργίες διαγραφής στο πρόχειρο, αντιγραφής και επικόλλησης από το πρόχειρο χρησιμοποιούνται για την ανταλλαγή δεδομένων τόσο μεταξύ διαφόρων εφαρμογών των Windows όσο και εντός της ίδιας της Access. Με αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να αντιγράψετε ολόκληρες εγγραφές σε άλλα υπολογιστικά φύλλα ή ακόμα και σε άλλες βάσεις δεδομένων, καθώς και να ανταλλάξετε δεδομένα με προγράμματα Microsoft Word και Excel.
Αντικατάσταση τιμών
Η εντολή μενού Επεξεργασία->Αντικατάσταση (Επεξεργασία->Αντικατάσταση) σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση και αντικατάσταση με μοτίβο. Αφού επιλέξετε αυτή την εντολή ή πατήσετε τα πλήκτρα < ctrl + H > θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου στην οθόνη,
Αυτό το πλαίσιο διαλόγου μοιάζει πολύ με αυτό που εμφανίζεται αφού επιλέξετε την εντολή Επεξεργασία->Εύρεση (Επεξεργασία->Εύρεση). Μόνο που, εκτός από το πεδίο κειμένου Sample (FindWhat), έχει και ένα πεδίο Αντικατάσταση με (ReplaceWith). Η αναζήτηση ξεκινά όταν πατηθεί το πλήκτρο
Προσθήκη νέων καταχωρήσεων
Για να προσθέσετε μια καταχώρηση σε προβολή φύλλου δεδομένων, τοποθετήστε τον κέρσορα στην τελευταία γραμμή (όπου ο δείκτης καταχώρισης είναι αστερίσκος) και εισαγάγετε μια νέα καταχώρηση. Για να μεταβείτε σε μια νέα καταχώρηση, μπορείτε να επιλέξετε την εντολή
Εισαγάγετε->Εγγραφή->Εγγραφή), κάντε κλικ στο κουμπί New Record (NewRecord), που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά πλοήγησης ή την εντολή Edit->Go->New Record
(Επεξεργασία->Μετάβαση->Νέο). Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην τελευταία καταχώρηση και να πατήσετε το πλήκτρο< | >Εδώ πρέπει να προσθέσετε μερικές νέες εγγραφές και να κάνετε τις υπάρχουσες καταχωρήσεις προσωρινά αόρατες εντολή Μενού
Records-> Data Entry (Records-> Data Entry) θα καθαρίσει προσωρινά την οθόνη από όλες τις εγγραφές και, στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε νέες εγγραφές χωρίς παρεμβολές. Για να επαναφέρετε όλες τις εγγραφές, επιλέξτε την εντολή
Εγγραφές-> κατάργηση φίλτρου (Εγγραφές->Αφαίρεση φίλτρου/Ταξινόμηση)
Διαγραφή καταχωρήσεων
Για να διαγράψετε έναν αυθαίρετο αριθμό καταχωρήσεων, επιλέξτε τις και πατήστε το πλήκτρο
Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για αυτό το παράθυρο διαλόγου είναι να επιλέξετε το κουμπί Ναι. Επομένως, όταν πατάτε το
Για να επιλέξετε γειτονικές (δηλαδή γειτονικές) εγγραφές, κάντε κλικ στον πρώτο δείκτη εγγραφής και σύρετε τον δείκτη του ποντικιού (δείχνοντας προς τα δεξιά) στην τελευταία από τις εγγραφές που θέλετε να επιλέξετε
Προσθήκη, αλλαγή και αφαίρεση στηλών
Η δυνατότητα προσθήκης, διαγραφής και μετονομασίας στηλών στην προβολή φύλλου δεδομένων στην Access 97 είναι κάπως επικίνδυνη. Το γεγονός είναι ότι αυτές οι λειτουργίες αλλάζουν τη δομή δεδομένων. Όπως γνωρίζετε, όταν κάνετε αλλαγές στη λειτουργία σχεδίασης (TableDesign), αλλάζει η υποκείμενη δομή δεδομένων. Ωστόσο, στη λειτουργία πίνακα, ενδέχεται να μην αντιλαμβάνεστε καν όλες τις συνέπειες των αλλαγών που έγιναν Επομένως, κατά τη δημιουργία βάσεων δεδομένων για άλλους χρήστες, θα πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στην προβολή φύλλου δεδομένων.
Διαγραφή στήλης σε προβολή φύλλου δεδομένων
Για να διαγράψετε μια στήλη στην προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε την και πατήστε το
Προσθέστε μια στήλη σε προβολή φύλλου δεδομένων
Για να προσθέσετε μια νέα στήλη σε λειτουργία πίνακα, επιλέξτε Εισαγωγή ^ Στήλη (Εισαγωγή ^ Στήλη) και ως αποτέλεσμα, στα δεξιά της στήλης στην οποία βρίσκεται ο δρομέας, θα εμφανίζεται μια στήλη με την επικεφαλίδα Πεδίο1 (Πεδίο "1) Στη συνέχεια, στην εγγραφή αυτής της στήλης μπορείτε να εισάγετε νέα δεδομένα.
Όταν προστίθεται μια νέα στήλη, η δομή του πίνακα αλλάζει (δηλαδή, προστίθεται ένα νέο πεδίο σε αυτόν). Όταν αποθηκεύετε έναν πίνακα, η Access καθορίζει τις ιδιότητες του προστιθέμενου πεδίου με βάση τις τιμές που έχουν εισαχθεί σε αυτό.
Αλλαγή ονόματος πεδίου (κεφαλίδα στήλης)
Όταν προσθέτετε μια νέα στήλη, είναι επιθυμητό να αλλάξετε την κεφαλίδα της πριν αποθηκεύσετε τον πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε διπλό κλικ πάνω του και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές. Όταν ο πίνακας αποθηκεύεται, αυτή η κεφαλίδα θα χρησιμοποιηθεί ως όνομα πεδίου στη δομή του πίνακα.
Αλλάζοντας την επικεφαλίδα της στήλης, αλλάζετε το όνομα του πεδίου στον πίνακα. Και αν χρησιμοποιείται σε φόρμες, αναφορές, ερωτήματα, μακροεντολές ή λειτουργικές μονάδες, τότε αυτά τα αντικείμενα δεν θα λειτουργήσουν μέχρι να κάνετε τις κατάλληλες διορθώσεις σε αυτά. Αυτή η μέθοδος αλλαγής του ονόματος πεδίου είναι γεμάτη με δυσάρεστες συνέπειες, επομένως είναι επιθυμητό να τη χρησιμοποιούν μόνο έμπειροι χρήστες.
Εμφάνιση εγγραφών
Όταν προσθέτετε ή τροποποιείτε καταχωρήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις εντολές του ποντικιού και του μενού. Χρησιμοποιώντας το μενού Μορφοποίηση ή τις εντολές του ποντικιού, μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων, να αποκρύψετε και να παγώσετε τις στήλες, να αλλάξετε το ύψος και το πλάτος της στήλης, να επιλέξετε διαφορετική γραμματοσειρά και ακόμη και να εμφανίσετε ή να αφαιρέσετε γραμμές πλέγματος.
Αλλαγή της σειράς των πεδίων
Από προεπιλογή, η Access εμφανίζει πεδία σε προβολή φύλλου δεδομένων με την ίδια σειρά που εμφανίζονται σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα. Ωστόσο, μερικές φορές χρειάζεται να τοποθετήσετε μερικά πεδία δίπλα-δίπλα για να διευκολύνετε την ανάλυση των δεδομένων που περιέχουν. Για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων, επιλέξτε μια στήλη και σύρετέ τη σε μια νέα θέση.
Μπορείτε να επιλέξετε και να σύρετε στήλες μία κάθε φορά ή σε ομάδες. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε τα πεδία Όνομα να βρίσκονται στην αρχή του πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα του πεδίου (στήλη) Όνομα (θα έχει τη μορφή βέλους προς τα κάτω).
2. Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το κουμπί του ποντικιού σε αυτή τη θέση. Αυτό θα επιλέξει ολόκληρη τη στήλη Όνομα. Αφήστε το κουμπί.
3. Κάντε ξανά κλικ στο όνομα μιας από τις στήλες και κρατήστε το πατημένο. ο δείκτης αλλάζει σε βέλος με πλαίσιο.
Σύρετε αυτήν τη στήλη στο αριστερό περίγραμμα του πίνακα. Αφήστε το κουμπί του ποντικιού και η στήλη θα μετακινηθεί στην αρχή του πίνακα.
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να μετακινήσετε ένα ή περισσότερα επιλεγμένα πεδία αριστερά, δεξιά ή ακόμα και έξω από τα δεξιά! περίγραμμα παραθύρου που ουρλιάζει.
Η μετακίνηση πεδίων στην προβολή φύλλου δεδομένων δεν αλλάζει τη δομή του πίνακα.
Αλλαγή του πλάτους του πεδίου
Για να αλλάξετε το πλάτος ενός πεδίου (δηλ. στήλης), πρέπει να το ορίσετε είτε στο πλαίσιο διαλόγου (όπου καθορίζεται από τον αριθμό των χαρακτήρων) είτε σύροντας το δεξί περίγραμμα της κεφαλίδας της στήλης (σε αυτήν την περίπτωση, το ποντίκι ο δείκτης θα μετατραπεί σε σταυρό με ένα βέλος διπλής κεφαλής).
Για να αλλάξετε το πλάτος της στήλης, ακολουθήστε δύο απλά βήματα:
1. Τοποθετήστε τον κέρσορα ανάμεσα σε δύο επικεφαλίδες στηλών στη διαχωριστική γραμμή τους.
2. Σύρετε το περίγραμμα της στήλης προς τα αριστερά για να το περιορίσετε ή προς τα δεξιά για να το επεκτείνετε.
Για να αλλάξετε άμεσα το μέγεθος μιας στήλης ώστε να ταιριάζει καλύτερα (με βάση το μεγαλύτερο στοιχείο), κάντε διπλό κλικ στο δεξί περίγραμμα της επικεφαλίδας της στήλης.
Η αλλαγή του πλάτους μιας στήλης/δεν αλλάζει το μέγεθος του πεδίου στον πίνακα: αλλάζετε απλώς το μέγεθος της στήλης που προβλήθηκε για τα δεδομένα που περιέχει.
Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να αλλάξετε το πλάτος της στήλης: πρέπει να εκτελέσετε την εντολή Μορφή ^ Πλάτος στήλης (Μορφή ^ Πλάτος στήλης) ή να κάνετε δεξί κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και να επιλέξετε την εντολή Πλάτος στήλης από το μενού περιβάλλοντος. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου ColumnWidth. Εδώ μπορείτε να ρωτήσετε
το πλάτος της στήλης, μετρούμενο με τον αριθμό των χαρακτήρων. Και για να ορίσετε το προεπιλεγμένο πλάτος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τυπικό πλάτος.
Σύροντας το δεξί περίγραμμα μιας στήλης προς τα αριστερά στο περίγραμμα της προηγούμενης στήλης θα αποκρύψει αυτή τη στήλη. Το ίδιο θα συμβεί εάν ορίσετε την τιμή σε 0 στο πλαίσιο διαλόγου ColumnWidth. Επομένως, για να εμφανίσετε ξανά την κρυφή στήλη, εκτελέστε την εντολή Μορφοποίηση ^ Εμφάνιση στηλών (Μορφοποίηση ^ UnhideColumns).
Αλλαγή ύψους εγγραφής (γραμμή)
Για να αλλάξετε το ύψος μιας εγγραφής (δηλαδή μιας σειράς), τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όριο της εγγραφής (στην περιοχή του δείκτη εγγραφής) και σύρετε το επάνω όριο της σειράς ή επιλέξτε την εντολή Format^RowHeight ( Μορφή^Ύψος γραμμής). Η ανάγκη αύξησης του ύψους της γραμμής προκύπτει εάν πρέπει να τοποθετήσετε κείμενο σε μεγαλύτερη γραμματοσειρά ή πολλές σειρές κειμένου σε αυτήν.
Ο δείκτης του ποντικιού θα αλλάξει καθώς σύρετε το περίγραμμα της καταχώρισης. Για να αλλάξετε το ύψος της γραμμής, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στη διαχωριστική γραμμή μεταξύ δύο γραμμών στην περιοχή του δείκτη εγγραφής.
2. Σύρετε το περίγραμμα της γραμμής προς τα πάνω για να το κάνετε μικρότερο ή προς τα κάτω για να αυξήσετε το ύψος της γραμμής.
Η αλλαγή του ύψους της γραμμής αλλάζει ταυτόχρονα το ύψος όλων των σειρών στην προβολή φύλλου δεδομένων.
Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να αλλάξετε το ύψος της γραμμής: επιλέξτε την εντολή Μορφοποίηση ^ Ύψος γραμμής (Μορφή ^ Ύψος γραμμής). Αυτό θα εμφανίσει ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να εισαγάγετε το ύψος της γραμμής σε σημεία. Για να επιλέξετε το προεπιλεγμένο ύψος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου StandardHeight.
Εάν, όταν σύρετε το περίγραμμα μιας εγγραφής προς τα πάνω, τέμνεται με το περίγραμμα της προηγούμενης εγγραφής, τότε όλα| οι γραμμές θα είναι κρυφές. Το ίδιο θα συμβεί εάν ορίσετε το πλαίσιο διαλόγου RowHeight σε μια τιμή κοντά στο 0 (για παράδειγμα, 0,1). Σε αυτήν την περίπτωση, για να εμφανίσετε τις σειρές, εκτελέστε την εντολή Μορφοποίηση ^ Ύψος γραμμής (Μορφή => Ύψος γραμμής) και ορίστε την τυπική τιμή για το ύψος της γραμμής.
Εμφάνιση πλέγματος
Συνήθως, εμφανίζεται ένα πλέγμα στην οθόνη, οι γραμμές του οποίου χρησιμεύουν ως όρια γραμμών και στηλών. Χρησιμοποιώντας την εντολή Format"=>Cells (Format^Cells), μπορείτε να προσδιορίσετε εάν θα εμφανίζεται αυτό το πλέγμα και πώς θα πρέπει να είναι. (Πλαίσιο διαλόγου "Προβολή πλέγματος" (CellEffects).)
Αλλαγή της γραμματοσειράς εμφάνισης
Τα μεγέθη σειρών και στηλών αλλάζουν αυτόματα όταν αλλάζει το μέγεθος της γραμματοσειράς εμφάνισης. Η Access εμφανίζει όλα τα δεδομένα σε προβολή φύλλου δεδομένων από προεπιλογή με γραμματοσειρά MSSansSerif 8 σημείων και κανονικό στυλ. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν εκτυπώνεται σωστά καθώς είναι γραμματοσειρά οθόνης. Επομένως, η γραμματοσειρά Arial 8 σημείων και το στυλ Regular θα ήταν καλύτερα. Επιλέξτε Format"=>Font(Fonnat^Font) για να αλλάξετε τον τύπο, το μέγεθος και το στυλ γραμματοσειράς.
Η αλλαγή της γραμματοσειράς εμφάνισης επηρεάζει ολόκληρο τον πίνακα. Για να δείτε περισσότερες πληροφορίες στην οθόνη, επιλέξτε ένα μικρό μέγεθος γραμματοσειράς. Εάν έχετε τον απαραίτητο εξοπλισμό, μεταβείτε σε περισσότερο υψηλή ανάλυση. Και αν θέλετε τα γράμματα να είναι μεγαλύτερα, αυξήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς.
Για να αλλάξετε σε 10 σημεία Arial και Bold, κάντε τα εξής.
Επιλέξτε την εντολή Format^Font και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στην οθόνη.
Στο πεδίο Γραμματοσειρά, επιλέξτε Arial,
Στο πεδίο Περίγραμμα (FontStyle) επιλέξτε Έντονη (έντονη).
Εισαγάγετε 10 στο πεδίο Μέγεθος.
Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
Εάν αλλάξετε τα χαρακτηριστικά μιας γραμματοσειράς, ένα δείγμα αυτής της γραμματοσειράς θα εμφανιστεί στην περιοχή Δείγμα. Έτσι, πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, μπορείτε να τις δείτε. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το χρώμα της γραμματοσειράς εάν θέλετε.
Απόκρυψη και εμφάνιση στηλών
Για να αποκρύψετε μια στήλη, μπορείτε να σύρετε το περίγραμμά της στο προηγούμενο πεδίο ή να ορίσετε το πλάτος της στήλης σε 0. Για να αποκρύψετε μία ή περισσότερες στήλες, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή Μορφοποίηση ^ Απόκρυψη στηλών (Μορφοποίηση ^ Απόκρυψη στηλών). Για να αποκρύψετε μια στήλη, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
1. Τοποθετήστε τον κέρσορα οπουδήποτε στη στήλη που θέλετε να αποκρύψετε.
2. Επιλέξτε Μορφοποίηση ^ Απόκρυψη στηλών (Μορφοποίηση ^ Απόκρυψη στηλών) και η στήλη θα εξαφανιστεί. Στην πραγματικότητα, η ιδιότητα Πλάτος στήλης (Πλάτος στήλης) θα οριστεί σε 0. Για να αποκρύψετε πολλές στήλες, πρέπει πρώτα να τις επιλέξετε και στη συνέχεια να τις εκτελέσετε η εντολή Μορφοποίηση ^ Απόκρυψη στηλών (Μορφοποίηση ^ Απόκρυψη στηλών)
Η κρυφή στήλη μπορεί να εμφανιστεί ξανά χρησιμοποιώντας την εντολή Μορφοποίηση ^ Εμφάνιση στηλών (Μορφοποίηση ^ UnhideColumns) Εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε επιλεκτικά στήλες επιλέγοντας ή αποεπιλέγοντας τις κατάλληλες επιλογές στη λίστα Στήλη.
Πάγωμα στηλών
Εάν θέλετε μεμονωμένα πεδία του πίνακα να υπάρχουν συνεχώς στην οθόνη κατά την κύλιση, χρησιμοποιήστε την εντολή Μορφοποίηση ^ Πάγωμα στηλών. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε το πεδίο Όνομα συνεχώς ορατό κατά την κύλιση του πίνακα όταν χρειάζεται να βρείτε άλλες πληροφορίες. Οι παγωμένες στήλες θα τοποθετηθούν στα αριστερά όλων των στηλών. Εάν θέλετε να παγώσετε πολλές στήλες, τότε πρέπει να είναι γειτονικές (Φυσικά, οι στήλες μπορούν να μετακινηθούν εκ των προτέρων έτσι ώστε να είναι η μία δίπλα στην άλλη) Και αν χρειαστεί να ελευθερώστε αυτές τις στήλες, επιλέξτε την εντολή Μορφοποίηση ^ Ελεύθερες όλες οι στήλες (Μορφοποίηση ^Απαγόρευση όλων των στηλών).
Αποθήκευση καταχώρισης
Η Access αποθηκεύει την καταχώρηση κατά την έξοδο από αυτήν Για να αποθηκεύσετε την καταχώρηση χωρίς να την αφήσετε, πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου
Ταξινόμηση και φιλτράρισμα εγγραφών σε προβολή φύλλου δεδομένων
Κατά την αναζήτηση μιας συγκεκριμένης τιμής, η Access βρίσκει και εμφανίζει την αντίστοιχη εγγραφή. Αλλά εάν πολλές εγγραφές ικανοποιούν τα καθορισμένα κριτήρια, τότε για την ευκολία της εργασίας, καθίσταται απαραίτητο να εμφανίζονται μόνο αυτές στην οθόνη. Χρησιμοποιώντας τα κουμπιά ταξινόμησης και φιλτραρίσματος που βρίσκονται στο τη γραμμή εργαλείων (ή το Φίλτρο (Φίλτρο) και Ταξινόμηση ( Ταξινόμηση) από το μενού Εγγραφές), μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τις εγγραφές που χρειάζεστε για να εργαστείτε στην οθόνη, καθώς και να τις ταξινομήσετε γρήγορα με την επιθυμητή σειρά Χρησιμοποιούνται δύο κουμπιά ταξινόμησης για ταξινομήστε ολόκληρο τον πίνακα και χρησιμοποιούνται τρία κουμπιά φίλτρου για την επιλογή συγκεκριμένων εγγραφών
Γρήγορη ταξινόμηση
Μερικές φορές χρειάζεται να ταξινομήσετε εγγραφές με συγκεκριμένη σειρά Τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων ταξινόμησης σάς επιτρέπουν να ταξινομήσετε τις στήλες σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά Πρώτα, επιλέξτε τα πεδία για ταξινόμηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί SortAscending (A-Z) ή SortAscending (Z) -A) ( Ταξινόμηση Φθίνουσα (Ζ-Α))
Για να επιλέξετε ένα πεδίο ταξινόμησης, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα σε αυτό στο επίπεδο οποιασδήποτε εγγραφής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί και τα δεδομένα θα ταξινομηθούν αμέσως.
Εάν θέλετε να ταξινομήσετε δεδομένα κατά πολλά πεδία, επιλέξτε πολλές στήλες Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε πρώτα μία στήλη και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο
Για να επαναφέρετε την αρχική σειρά των εγγραφών, χρησιμοποιήστε την εντολή Records^RemoveFilter/Sort
Εκτύπωση αρχείων
Οι εγγραφές πίνακα μπορούν να εκτυπωθούν ως γραμμές και στήλες. Χρησιμοποιήστε την απλούστερη μέθοδο - επιλέξτε την εντολή Αρχείο "=> Εκτύπωση (Αρχείο ^ Εκτύπωση) ή κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση (Εκτύπωση) που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε εγκαταστήσει τον εκτυπωτή σε σύστημα Microsoft Windows 95/NT. Κάντε κλικ στο OK και πληκτρολογήστε Wy στη γραμματοσειρά που θα επιλέξετε να εμφανιστεί (ή το πλησιέστερο ισοδύναμο εκτυπωτή). Η εκτύπωση θα εμφανίσει επίσης όλες τις επιλογές που ορίστηκαν τη στιγμή που εκτυπώθηκε ο πίνακας. Οι κρυφές στήλες δεν θα εκτυπωθούν. Οι γραμμές πλέγματος εκτυπώνονται μόνο εάν τα κουμπιά επιλογής στην ομάδα GridlinesShown είναι επιλεγμένα στο πλαίσιο διαλόγου CellsEffects (το οποίο καλείται με την εντολή Format^Cells). Η εκτύπωση θα απαιτήσει όσες σελίδες χρειάζεται για να χωρέσει όλα τα δεδομένα. Επιπλέον, η Access εκτελεί αυτόματα το διαχωρισμό των δεδομένων σε σελίδες.
Εκτύπωση πίνακα
Μπορείτε να ελέγξετε τη διαδικασία εκτύπωσης από το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση επιλέγοντας τις ακόλουθες επιλογές.
Εκτύπωση (PrintRange) Εκτυπώνει ολόκληρο τον πίνακα ή μόνο επιλεγμένες σελίδες ή εγγραφές.
Copies Καθορίζει τον αριθμό των αντιγράφων
Collate Καθορίζει εάν η εκτύπωση θα συγκεντρωθεί σε αντίγραφα.
Το κουμπί Ιδιότητες ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου ρυθμίσεων εκτυπωτή. Το κουμπί Προσαρμογή (IR) θα σας επιτρέψει να ορίσετε πεδία και επικεφαλίδες.
Προεπισκόπηση
Μερικές φορές υπάρχουν κάποιες αμφιβολίες πριν από την εκτύπωση της αναφοράς. Για παράδειγμα, δεν θα ήταν καλύτερο να αλλάξετε το ύψος της γραμμής και το πλάτος της στήλης ή να επιλέξετε διαφορετική γραμματοσειρά; Επομένως, πριν από την εκτύπωση, αξίζει πάντα να εμφανίζεται η αναφορά στην οθόνη για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εντάξει με αυτήν.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε την εντολή File ^ Preview (File ^ PrintPreview). Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο προεπισκόπησης.
Κάνοντας κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση εκτύπωσης θα μεταφερθείτε στη λειτουργία προεπισκόπησης εκτύπωσης. Στην οθόνη θα εμφανιστεί η πρώτη σελίδα που θα εκτυπωθεί και θα εμφανιστούν νέα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων.
Για να περιηγηθείτε στις σελίδες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά που βρίσκονται στο κάτω μέρος του παραθύρου προεπισκόπησης (όπως και όταν μετακινείστε στις εγγραφές στη λειτουργία πίνακα).
Τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων παρέχουν γρήγορη πρόσβασηστις ακόλουθες επιλογές εκτύπωσης:
Κλείσιμο Επιστρέφει στην προβολή φύλλου δεδομένων
Εκτύπωση Ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου
Μία σελίδα Εμφανίζει μία σελίδα στο
Προεπισκόπηση εκτύπωσης
Two Pages Εμφανίζει δύο σελίδες στο
Προεπισκόπηση εκτύπωσης
Ζουμ Επιλογή Μεγεθύνει ή μειώνει την κλίμακα εμφάνισης.
έγγραφο
Για να προβάλετε περισσότερες από δύο σελίδες, χρησιμοποιήστε την εντολή Προβολή ^ Αριθμός σελίδων ( θέα ^ Σελίδες ) και, στη συνέχεια, επιλέξτε 1, 2, 4, 8 ή 12.
Εάν είστε ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση του πίνακα και θέλετε να τον εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στη γραμμή εργαλείων. Εάν κάτι σας ενοχλεί, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο (Κλείσιμο) και θα επιστρέψετε στην προβολή πίνακα, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα ή να αλλάξετε τη διάταξη.
συμπέρασμα
Εξετάζονται τεχνικές για την εισαγωγή δεδομένων σε λειτουργία πίνακα, τη μετακίνηση μέσω σειρών και στηλών και την αλλαγή δεδομένων, τη μετακίνηση γραμμών και στηλών και την αλλαγή των μεγεθών τους, την προεπισκόπηση και την εκτύπωση πινάκων.
Η προβολή φύλλου δεδομένων εμφανίζει δεδομένα σε σειρές (εγγραφές) και στήλες (πεδία).
Οι γραμμές κύλισης, τα πλήκτρα δρομέα, οι επιλογές μενού και τα κουμπιά πλοήγησης σάς επιτρέπουν να μετακινηθείτε γρήγορα στον πίνακα και να τοποθετήσετε τον κέρσορα σε οποιαδήποτε εγγραφή ή πεδίο.
Μπορείτε να μεταβείτε στην προβολή φύλλου δεδομένων από οποιοδήποτε παράθυρο TableDesign κάνοντας κλικ στο κουμπί Φύλλο δεδομένων (μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα στο παράθυρο της βάσης δεδομένων).
Όταν τα δεδομένα εισάγονται σε έναν πίνακα, η αντίστοιχη σειρά επισημαίνεται με έναν νέο δείκτη εγγραφής.
Εγώ. Η Access εκτελεί αυτόματη επικύρωση δεδομένων διαφόρων τύπων (δηλαδή τους τύπους Numeric-I ουρλιάζοντας (Αριθμός), Monetary (Νόμισμα), Date/Time (Date/Time) και Boolean (Ναι/Όχι)). Και σε επίπεδο πίνακα ή φόρμας, μπορείτε να προσθέσετε τους δικούς σας κανόνες επικύρωσης δεδομένων.
Τα αντικείμενα OLE (όπως ήχος, εικόνες, γραφικά, έγγραφα Word και ψηφιακό βίντεο) μπορούν να εισαχθούν σε ένα πεδίο τύπου OLE χρησιμοποιώντας την εντολή Εισαγωγή => Αντικείμενο (Εισαγωγή^Αντικείμενο)
Τα κουμπιά πλοήγησης (που βρίσκονται στο κάτω μέρος του πίνακα) σας επιτρέπουν να μετακινηθείτε γρήγορα στις εγγραφές.
Οι καθορισμένες τιμές μπορούν να βρεθούν και να αντικατασταθούν χρησιμοποιώντας την εντολή Edit^Find (Edit^Find) ή Edit^Replace (Edit^Replace).
Για να εισαγάγετε μια προεπιλεγμένη τιμή στο πεδίο, πατήστε<Сп«1+А11>+ πλήκτρο διαστήματος και για να εισαγάγετε την τιμή του πεδίου από την προηγούμενη εγγραφή -
Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία δεδομένων σε ορισμένους τύπους πεδίων. Πρόκειται για πεδία τύπου Counter (AutoNumber), υπολογισμένα, αποκλεισμένα, μη προσβάσιμα, ένα πεδίο με αποκλεισμένες εγγραφές, καθώς και πεδία από ορισμένους τύπους ερωτημάτων.
Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Αναίρεση, μπορείτε να ακυρώσετε την καταχώριση μιας τιμής πεδίου, της τρέχουσας καταχώρησης ή μιας αποθηκευμένης καταχώρισης. Για να διαγράψετε μια καταχώρηση, επιλέξτε την και πατήστε το πλήκτρο , ή επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία => Διαγραφή (Επεξεργασία ^ Διαγραφή)
Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση ενός πίνακα αναδιατάσσοντας πεδία, αλλάζοντας το εμφανιζόμενο πλάτος στήλης ή ύψος γραμμής και επιλέγοντας διαφορετικές γραμματοσειρές
Οι στήλες μπορούν να κρυφτούν και να εμφανιστούν, να καρφιτσωθούν και να ελευθερωθούν. μπορείτε επίσης να διαγράψετε και να εμφανίσετε γραμμές πλέγματος στην οθόνη.
Χρησιμοποιώντας τα κουμπιά ταξινόμησης, μπορείτε να αλλάξετε αμέσως τη σειρά με την οποία εμφανίζονται οι εγγραφές όταν εμφανίζονται.
Τα κουμπιά Filter by Selection (FilterbySelection) και Edit Filter (FilterbyForm) χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό της σειράς ταξινόμησης ή των κριτηρίων για το φιλτράρισμα των εγγραφών στον πίνακα.
Η εντολή File^Print (File^Pnnt) χρησιμοποιείται για την εκτύπωση ενός πίνακα και η εντολή File^Preview (File^PrintPreview) χρησιμοποιείται για την προεπισκόπηση σελίδων πριν από την εκτύπωση.
Microsoft Access 97 Wizards
Οδηγός δημιουργίας βάσης δεδομένων
Οδηγός ανάλυσης πίνακα
Query Wizard
Οδηγός δημιουργίας βάσης δεδομένων
Ο Οδηγός δημιουργίας βάσης δεδομένων σάς βοηθά να ξεκινήσετε γρήγορα τη Microsoft Access τόσο για αρχάριους όσο και για επαγγελματίες. Μπορείτε να επιλέξετε από μια βιβλιοθήκη με περισσότερους από 20 διαφορετικούς τύπους βάσεων δεδομένων για να ταιριάζουν στον συγκεκριμένο σκοπό σας.
Οδηγός εισαγωγής/εξαγωγής δεδομένων
Εάν ο χρήστης έχει ήδη αποθηκευμένα δεδομένα σε κάποια μορφή διαφορετική από τη μορφή Microsoft Access, μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν ειδικό οδηγό για να εκτελέσει λειτουργίες εισαγωγής/εξαγωγής. Αυτός ο οδηγός σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε με ευελιξία δεδομένα κατά την εισαγωγή και εξαγωγή κειμένου ή δεδομένων από υπολογιστικά φύλλα, καθώς και κατά την εξαγωγή δεδομένων της Microsoft Access σε αρχεία κειμένου. Ο οδηγός σάς επιτρέπει να επιλέξετε τα σωστά διαχωριστικά πεδίων, τύπους δεδομένων κ.λπ... Ο οδηγός έχει μια προεπισκόπηση των δεδομένων που έχουν μετατραπεί για να διευκολύνει τον έλεγχο της διαδικασίας μετατροπής.
Οδηγός ανάλυσης πίνακα
Αυτός ο οδηγός σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα μια σχεσιακή βάση δεδομένων από έναν μεγάλο "επίπεδο" πίνακα δεδομένων με πολλούς πίνακες και σχέσεις μεταξύ τους. Ο οδηγός θα αναλύσει τον υπάρχοντα πίνακα και θα προτείνει τον καλύτερο τρόπο μετατροπής του σε βάση δεδομένων.
Query Wizard
Εάν πρέπει να κάνετε μια επιλογή από τα διαθέσιμα δεδομένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό δημιουργίας ερωτημάτων. Αυτός ο οδηγός δημιουργεί αυτόματα ερωτήματα για την επιλογή δεδομένων από έναν ή περισσότερους πίνακες. Η δυνατότητα λειτουργίας σε πολλούς πίνακες, συνδέοντας μεμονωμένα πεδία πινάκων με αυθαίρετο τρόπο, σας επιτρέπει να δημιουργείτε ευέλικτες διακλαδισμένες δομές δεδομένων που είναι εύκολες στη διαχείριση και αποτελεσματικές στη χρήση. Επιπλέον, ο οδηγός σάς επιτρέπει να ομαδοποιείτε δεδομένα και να υπολογίζετε τα σύνολα, για παράδειγμα, μπορείτε να μετράτε παραγγελίες ομαδοποιημένες κατά ημερομηνίες τοποθέτησης.
Κοινή χρήση δεδομένων
Ένας ειδικός οδηγός για τη διαίρεση της βάσης δεδομένων σάς επιτρέπει να χωρίσετε τη βάση δεδομένων σε δύο αρχεία, το πρώτο από τα οποία περιέχει τους πραγματικούς πίνακες με δεδομένα και το δεύτερο - ερωτήματα, φόρμες, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Αυτό λύνει το πρόβλημα της οργάνωσης της διαδικασίας επεξεργασίας ενός πίνακα δεδομένων από πολλούς χρήστες. Ταυτόχρονα, οι χρήστες που εργάζονται στο δίκτυο μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια κοινή πηγή δεδομένων, να αλλάξουν φόρμες, αναφορές και άλλα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία δεδομένων σε έναν συγκεκριμένο χώρο εργασίας.
Λύσεις για Internet και Intranet
Η Microsoft Access 97 περιλαμβάνει ιδιότητες που σας επιτρέπουν να δημοσιεύετε δεδομένα από τη Microsoft Access σε διακομιστή Web. Για παράδειγμα, η HTML περιλαμβάνεται στη λίστα των μορφών με τις οποίες μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές και είναι πλέον πολύ εύκολο να δημοσιεύσετε δεδομένα ως αναφορά της Microsoft Access στον διακομιστή.
Η Microsoft Access διαθέτει έναν ειδικό οδηγό για τη γρήγορη μεταφορά πληροφοριών από μια βάση δεδομένων σε έναν διακομιστή Web.
Περίγραμμα μαθημάτων εισαγωγής της Microsoft Πρόσβαση 97 (MSA)
Για εκπαιδευτικούς του ΚΝΕΥ
Προαπαιτούμενα: Εξοικείωση με εφαρμογές Windows και Windows (Word, Excel κ.λπ.)
1. Εισαγωγή.
1.1. Κύριες ιδιότητες του MSA.
1.1.1 Σχεσιακό μοντέλο (σχέσεις έναντι ιεραρχίας)
1.1.2. περιβάλλον πολλών χρηστών.
1.1.3. Διεπαφή χρήστη.
1.2. Τυπικές εφαρμογές (παραδείγματα) και σύντομα σχόλια.
1.2.1 Τηλεφωνικός κατάλογος
1.2.2. Βάση δεδομένων. "Βιβλιοθήκη"
1.2.3. Λογιστική για τιμολόγια/παραγγελίες.
1.2.4. Επίδειξη βάσης δεδομένων "Borey".
1.3. Αρχιτεκτονική βάσης δεδομένων MSA.
1.3.1. Οι πίνακες αποτελούν αποθήκευση δεδομένων.
1.3.3. Φόρμες - μια γραφική διεπαφή με δεδομένα.
1.3.4. Αναφορές - εκτύπωση δεδομένων
1.3.5. Μακροεντολές και ενότητες - αυτοματισμοί.
2. Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων.
2.1. Σχεδιασμός βάσης δεδομένων.
2.2 Στάδια δημιουργίας βάσης δεδομένων.
2.3. Νέα βάση δεδομένων.
2.4. Εισαγωγή δεδομένων.
2.5. Αποθήκευση αλλαγών
3. Σχεδιασμός τραπεζιών.
3.1. Πεδία και αρχεία.
3.2. Τύποι πεδίων
3.3. Προεπιλεγμένες τιμές πεδίου
3.4. Επικύρωση εισόδου.
3.5. Μάσκα τύπου
3.6. Πίνακες σύνδεσης.
3.7. πρωτεύοντα κλειδιά.
4. Εργασία με τραπέζια.
4.1 Μορφοποίηση σειρών και στηλών.
4.2. Διόρθωση, απόκρυψη και παραγγελία στηλών.
4.3. Γρήγορη ταξινόμηση και φιλτράρισμα.
4.4. Ρύθμιση της έκδοσης γλώσσας κατά την ταξινόμηση.
5. Ερωτήματα δόμησης.
5.1. Χρήση QBE για την ανάπτυξη ερωτημάτων.
5.2. Ταξινόμηση.
5.3 Ιδιότητες πεδίου
5.4. Επιλογή κριτηρίων.
5.5. Καταμετρημένα πεδία.
5.6 Δόμηση εκφράσεων.
5.7. Ομαδοποίηση και (υπο)σύνολα.
5.8 Ιδιότητες πεδίων.
5.9. Ερωτήματα πολλών πινάκων (με χρήση σχέσεων).
6. Εισαγωγή δεδομένων.
7 Βασικές αρχές μορφών.
7.1 Παράθυρο έργου, εργαλεία και παλέτα.
7.2. Βασικές μέθοδοι δημιουργίας και επεξεργασίας φορμών.
7.3. Παράθυρο ιδιοτήτων ελέγχου και ελέγχου.
7.4 Ιδιότητες μορφής.
7.5. Σύνδεση φορμών και πηγών δεδομένων.
7.6. Έλεγχος και δέσμευσή του με την πηγή δεδομένων.
7.6.1. Πλαίσιο κειμένου.
7.6.2. Πλαίσιο λίστας και σύνθετο πλαίσιο
7.6.3. Έλεγχος πλαισίου.
7.7 Εμφάνιση ιδιοτήτων φόρμας.
7.8. Χρήση του οδηγού φόρμας.
8. Κύρια μορφή/υποφόρμα (σύνθετη μορφή).
9 Βασικά στοιχεία μακροεντολών.
9.1. Πώς να τα αναπτύξετε: μην γράφετε γράφοντας.
9.2. Επισκόπηση μακροεντολών.
9.3. Αυτόματη εκτέλεση μακροεντολών.
10 Κουμπιά ελέγχου σε φόρμες.
10.1 Σκοπός των μακροεντολών.
10.2. Χρήση του οδηγού για τη δημιουργία κουμπιών.
11. Αναφορές.
11.1 Ομοιότητες και διαφορές με τις μορφές.
11.2 Ομάδες, υποσύνολα ομάδων και κεφαλίδα/υποσέλιδο ομάδας.
12. Δημιουργήστε μια απλή εφαρμογή.
ΠΡΟΣΒΑΣΗ"
στο μάθημα "Πληροφορική"
Μαθητής της ομάδας C-12:
Δάσκαλος:
Μόσχα 2008
Θεωρητικό μέρος.
1)Βάσεις δεδομένων και συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS)
Οι βάσεις δεδομένων (DB) έχουν σχεδιαστεί για αποθήκευση σε υπολογιστή και αποτελεσματική χρήση μεγάλων όγκων μιας μεγάλης ποικιλίας πληροφοριών:
σχετικά με βιβλία, περιοδικά και εφημερίδες σε βιβλιοθήκες,
σχετικά με προϊόντα σε καταστήματα και προϊόντα σε εργοστάσια,
σχετικά με εκθέματα σε μουσεία και διάφορες συλλογές,
σχετικά με όλους τους εργαζόμενους σε επιχειρήσεις, επιχειρήσεις και ιδρύματα,
σχετικά με όλες τις πτήσεις αεροσκαφών στα αεροδρόμια, σχετικά με τις τιμές και τη διαθεσιμότητα των εισιτηρίων,
σχετικά με το πρόγραμμα όλων των τρένων από τους σταθμούς, τις τιμές και τη διαθεσιμότητα των εισιτηρίων,
για όλα τα αυτοκίνητα που είναι εγγεγραμμένα στην τροχαία (GAI), συμπεριλαμβανομένων των κλεμμένων,
σχετικά με όλα τα κουπόνια, συμπεριλαμβανομένων των «καμένων», σε ταξιδιωτικά γραφεία και ταξιδιωτικά γραφεία,
για τον καιρό οπουδήποτε στον κόσμο τώρα και πριν από πολλά χρόνια, κ.λπ.
Για την εργασία με βάσεις δεδομένων, χρησιμοποιούνται προγράμματα εφαρμογών που ονομάζονται DBMS - Database Management Systems. Το πιο δημοφιλές DBMS είναι το πρόγραμμα ACCESS της Microsoft.
2)Όλα τα DBMS, συμπεριλαμβανομένων των DBMSΠΡΟΣΒΑΣΗεπιτρέπω:
1. Δημιουργήστε γρήγορα βάσεις δεδομένων, συμπληρώστε και τροποποιήστε τις.
2. Βρείτε γρήγορα ορισμένα δεδομένα που χρειάζεστε στη βάση δεδομένων.
3. Ταξινομήστε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σύμφωνα με διάφορα κριτήρια (για παράδειγμα, αλφαβητικά).
4. Εξαγάγετε στην οθόνη ένα υποσύνολο δεδομένων σύμφωνα με τα αιτήματά σας, δηλαδή ικανοποιώντας το καθορισμένο κριτήριο.
5. Εκτελέστε στατιστικούς υπολογισμούς σε δεδομένα βάσης δεδομένων για ανάλυση και λήψη αποφάσεων.
6. Εκτύπωση δεδομένων που έχουν επιλεγεί για συγκεκριμένους σκοπούς, δηλαδή προετοιμασία πιστοποιητικών, αναφορών κ.λπ.
Η βάση δεδομένων στην απλούστερη μορφή της είναι ένα υπολογιστικό φύλλο που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο του Excel.
Όπως οι πίνακες του Excel, οι πίνακες βάσεων δεδομένων αποτελούνται από στήλες και σειρές. Σε αυτήν την περίπτωση, οι στήλες στη βάση δεδομένων ονομάζονται " ΠΕΔΙΑ"και έχουν συγκεκριμένα ονόματα (ονόματα" ΠΕΔΙΑ"), και όχι τα γράμματα του λατινικού αλφαβήτου ως όνομα, όπως στους πίνακες του Excel. Μπορεί να υπάρχουν έως και 255 τέτοιες στήλες, δηλαδή πεδία σε πίνακες βάσεων δεδομένων (όπως στο Excel).
Κάθε γραμμή στους πίνακες της βάσης δεδομένων ονομάζεται " ΡΕΚΟΡ" και έχει τον δικό του σειριακό αριθμό, τον ίδιο με μια σειρά σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ο αριθμός των σειρών, δηλαδή των εγγραφών σε πίνακες βάσης δεδομένων, είναι πρακτικά απεριόριστος.
Ολα " ΑΡΧΕΙΑ" (σειρές) στον πίνακα της βάσης δεδομένων περιέχουν σε κάθε κελί απαραίτητα τον ίδιο τύπο πληροφοριών που αντιστοιχούν στο όνομα " ΠΕΔΙΑ". Αυτή είναι η κύρια διαφορά μεταξύ ενός πίνακα βάσης δεδομένων και ενός υπολογιστικού φύλλου Excel. Για παράδειγμα, σε μια στήλη με το όνομα πεδίου " ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ"σε όλες τις εγγραφές (δηλαδή σε όλες τις γραμμές), θα δείτε συγκεκριμένα ονόματα ατόμων.
στη στήλη με όνομα πεδίου " GODRΣε όλα τα αρχεία (δηλαδή σε όλες τις γραμμές) θα δείτε τα συγκεκριμένα έτη γέννησης των μαθητών.
στη στήλη με όνομα πεδίου " NG" σε όλες τις καταχωρήσεις (δηλαδή σε όλες τις σειρές) θα δείτε τους συγκεκριμένους αριθμούς των ομάδων μαθητών.
Η βάση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει όχι έναν, αλλά πολλούς σχετικούς πίνακες.
Εκτός τραπέζια- το κύριο αντικείμενο της βάσης δεδομένων - η βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει άλλα αντικείμενα, και συγκεκριμένα:
σχήμα(ένα ή περισσότερα). Η φόρμα είναι ένας τρόπος εμφάνισης δεδομένων από πίνακες βάσης δεδομένων στην οθόνη, βολικός για την εισαγωγή δεδομένων και την προβολή τους.
Αίτηση(ένα ή περισσότερα). Το ερώτημα είναι ένας τρόπος επιλογής και εμφάνισης δεδομένων από πίνακες βάσης δεδομένων σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζετε.
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ(ένα ή περισσότερα). Η αναφορά είναι ένας τρόπος επιλογής και εκτύπωσης δεδομένων από πίνακες βάσης δεδομένων με τη μορφή που απαιτούνται από τον χρήστη, δηλαδή από εσάς.
Μακροεντολή(ένα ή περισσότερα). Μια μακροεντολή είναι ένα σύνολο εντολών μακροεντολών που εκτελούν ορισμένες λειτουργίες με μια βάση δεδομένων, όπως η εκτύπωση αναφορών.
Μονάδα μέτρησης(ένα ή περισσότερα). Μια ενότητα είναι ένα πρόγραμμα στη γλώσσα προγραμματισμού Access Basic που χρησιμοποιείται σε μια βάση δεδομένων για την εκτέλεση μη τετριμμένων εργασιών.
Όλα τα αντικείμενα που παρατίθενται, εάν δημιουργήθηκαν, περιλαμβάνονται στο αρχείο της βάσης δεδομένων με την επέκταση . mdb.
3)Η εργασία για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων πολλών πινάκων περιλαμβάνει 4 στάδια:
1ο στάδιο. Σχεδιασμός της δομής της βάσης δεδομένων, δηλαδή προσδιορισμός του αριθμού των πινάκων, του σκοπού και της σύνθεσής τους.
2ο στάδιο. Σχεδιασμός πινάκων DB, δηλαδή ρύθμιση Πεδίων, των τύπων και των ιδιοτήτων τους για κάθε έναν από τους Πίνακες.
3ο στάδιο. Δημιουργία σχήματος βάσης δεδομένων, δηλαδή ορισμός και δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων βάσης δεδομένων.
4ο στάδιο. Εισαγωγή δεδομένων σε άδειους πίνακες ΒΔ.
Σχεδιασμός της δομής της βάσης δεδομένων - 1ο στάδιο
Σχεδιασμός δομής βάσης δεδομένων- Αυτός είναι ο ορισμός του αριθμού των Πινάκων στη βάση δεδομένων, του σκοπού και της σύνθεσής τους. Έχουμε ήδη κάνει αυτήν την εργασία μαζί σας, καθώς έχουμε προσδιορίσει 6 πίνακες ("Μαθητής", "Ομάδα", "Τμήμα", "Μελέτη", "Επίτευγμα" και "Δάσκαλοι") που είναι απαραίτητοι για τη δημιουργία της Βάσης Δεδομένων του Ινστιτούτου, η οποία επιτρέπει δέχονται φοιτητές, σχηματίζουν ομάδες για μεμονωμένα τμήματα και λαμβάνουν επίσης υπόψη την πρόοδο των μαθητών.
Σχεδιασμός κενών πινάκων βάσεων δεδομένων - Στάδιο 2
Σχεδιασμός πινάκων βάσεων δεδομένωνείναι η αντιστοίχιση των ονομάτων πεδίων σε κάθε Πίνακα και ο ορισμός των τύπων δεδομένων και των ιδιοτήτων καθενός από τα Πεδία. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι (τρόποι) για την κατασκευή πινάκων:
λειτουργία κατασκευαστή,
Λειτουργία πίνακα,
Τρόπος οδηγού πίνακα.
Κάθε μία από αυτές τις μεθόδους έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε και τις τρεις μεθόδους για να δημιουργήσετε τους πίνακες της βάσης δεδομένων που δημιουργείτε.
Στο πρώτο μέρος αυτού του εγχειριδίου, δημιουργήθηκε ήδη μια βάση δεδομένων με τους πίνακες "Μαθητής" και "Θέμα".
4)Δημιουργία του σχήματος βάσης δεδομένων - Βήμα 3
Η δημιουργία ενός σχήματος βάσης δεδομένων είναι ο ορισμός των σχέσεων μεταξύ πινάκων που περιλαμβάνονται σε αυτήν τη βάση δεδομένων, ή μάλλον, μεταξύ συγκεκριμένων πεδίων αυτών των πινάκων.
Όταν οι πίνακες συνδέονται, οι αλλαγές σε έναν από αυτούς μεταφέρονται αυτόματα στον άλλο. Το κύριο σημείο της σύνδεσης πινάκων είναι η αποφυγή διπλών πληροφοριών στη βάση δεδομένων.
Πρακτικό μέρος.
Το εργαστήριο εργαστηρίου αποτελείται από 33 ασκήσεις: ολοκληρωμένες -33
Έμαθα στοιχεία της Access όπως...
Δημιουργήστε μια απλή βάση δεδομένων:
ποντίκι" ή την εντολή "Πλάτος στήλης" στο μενού "Μορφή":
Δημιουργία και χρήση ενός "Ερωτήματος με παράμετρο":
Δημιουργία νέου αντικειμένου στη βάση δεδομένων - "Φόρμες":
Δημιουργία και χρήση νέου αντικειμένου βάσης δεδομένων - "Αναφορά":
https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">
Επιλογή τύπου φόρμας:
Ανεξάρτητο αρχείο εργασίας.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">
Χρόνος που αφιερώθηκε σε εργαστηριακές εργασίες: 140 λεπτά, συμπεριλαμβανομένων:
Εργαστήριο: 80 λεπτά;
Τεκμηρίωση: 45 λεπτά;
25.1 Θεωρία
Εξερευνώ θεωρητική βάσηδημιουργία φορμών στη βάση δεδομένων της Access, που συζητήθηκαν στο μάθημα της διάλεξης, στην ενότητα «Αναφορές στη βάση δεδομένων της Access 2007 - 2010» ή άλλες πηγές πληροφοριών.
25.2. Στόχος της εργασίας
Δημιουργία αναφορών στη βάση δεδομένων της Access χρησιμοποιώντας το Wizard and Designer.
25.3. Διατύπωση του προβλήματος
Αρχικά δεδομένα:
- Θέμα: «Κοσμητεία» (πρόοδος μαθητή).
- Οι κύριες θεματικές οντότητες: Μαθητές, Ομάδες μαθητών, Πειθαρχίες, Πρόοδος.
Σχέδιο εργασίας:
- Δημιουργήστε τις απαραίτητες αναφορές για την εμφάνιση πληροφοριών από τη βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε στο Lab 23.
- Δοκιμάστε τις αναφορές (χρησιμοποιήστε πολλαπλές τιμές για αναφορές με παραμέτρους).
- Αποθηκεύστε τις αναφορές σας.
- Υποβάλετε μια έκθεση εργαστηρίου.
25.4. Βήμα προς βήμα δουλειά
Για να δημιουργήσετε μια αναφορά, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Ρύζι. 25.1
25.4.1. Επεξεργασία αναφοράς
Για να επεξεργαστείτε μια αναφορά, κάντε τα εξής:
- καταργήστε τα πεδία του μαθητικού κώδικα στην περιοχή κεφαλίδας και δεδομένων.
- μετακινήστε όλα τα πεδία στην κεφαλίδα και την περιοχή δεδομένων προς τα αριστερά.
- Αλλάξτε τον τίτλο της σελίδας:
- Στην ενότητα Τίτλος αναφοράς, επισημάνετε την επιγραφή Students.
- Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στα δεξιά της λέξης Students έτσι ώστε ο δείκτης να αλλάξει σε μια κάθετη γραμμή (δρομέας εισαγωγής) και κάντε κλικ σε αυτή τη θέση.
- Πληκτρολογήστε NTU "KhPI" και πατήστε Enter.
- Μετακινήστε την επιγραφή. Στο Υποσέλιδο, επισημάνετε το πεδίο =Τώρα() και σύρετέ το στην κεφαλίδα αναφοράς με το όνομα Students. Η ημερομηνία θα εμφανίζεται κάτω από τον τίτλο.
- Για να προβάλετε την αναφορά, κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπισκόπηση" στη γραμμή εργαλείων "Σχεδιαστής αναφορών".
25.4.2. Μορφοποίηση αναφοράς
Για να μορφοποιήσετε μια αναφορά, κάντε τα εξής:
- Επισημάνετε την επικεφαλίδα Σπουδαστές του ΕΜΠ «KhPI».
- Αλλάξτε τη γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς, το χρώμα και το χρώμα πλήρωσης φόντου.
- Στη γραμμή εργαλείων Report Designer, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση για να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς.
25.4.3. Αλλάξτε το στυλ μιας αναφοράς
Για να αλλάξετε το στυλ μιας αναφοράς, κάντε τα εξής:
- Στη γραμμή εργαλείων Report Designer, κάντε κλικ στο κουμπί AutoFormat για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου AutoFormat.
- Στη λίστα Στυλ του αντικειμένου αυτόματης μορφοποίησης αναφοράς, κάντε κλικ στην επιλογή Αυστηρή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Η αναφορά θα μορφοποιηθεί σε αυστηρό στυλ.
- Μεταβαίνει σε λειτουργία προεπισκόπησης. Η αναφορά θα εμφανιστεί με το στυλ που επιλέξατε. Στο εξής, όλες οι αναφορές που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα αυτόματης αναφοράς θα έχουν το αυστηρό στυλ μέχρι να καθορίσετε διαφορετικό στυλ στο παράθυρο Αυτόματη μορφοποίηση.
25.4.4. ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ
Αναφέρετε στον δάσκαλο την εργασία που έχει γίνει. Αφού σας επιτραπεί να τερματίσετε τη λειτουργία, κλείστε την εφαρμογή Microsoft Access, μετά την οποία μπορείτε να ξεκινήσετε να περάσετε δοκιμές για την εργασία που εκτελέσατε.
