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Les formulaires d'accès Subd demandent des rapports. Accès Subd MS. rapports. Création de formulaires d'écran et de rapports dans la base de données Microsoft Access

Microsoft Access est un relationnel fonctionnellement complet SGBD. Il fournit tous les outils nécessaires pour définir, traiter et gérer les données lorsque vous travaillez avec de grands volumes d'informations.

SGBD Microsoft Access offre la possibilité de contrôler la définition de la structure et la description de vos données, de travailler avec elles et d'organiser l'utilisation collective de ces informations. SGBD Microsoft Access augmente également considérablement les capacités et facilite le catalogage et la maintenance de grands volumes d'informations stockées dans de nombreuses tables. SGBD Microsoft Access comprend trois grands types de fonctions : la définition (fixation de la structure et de la description) des données, le traitement des données et la gestion des données. MS Access est un ensemble instrumental moyens de création et d'exploitation de systèmes d'information.

À l’aide d’Access, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

1. Conception basique Objets IS - tableaux bidimensionnels, avec différents types données, y compris les champs d'objet OLE. Avant de remplir un tableau avec des données, vous devez créer sa mise en page.

2. Établissement Connexions entre les tables, avec prise en charge de l'intégrité des données, des mises à jour de champs en cascade et des suppressions d'enregistrements en cascade.

3. Saisir, stocker, visualiser, trier, modifier et récupérer des données à partir de tableaux en utilisant divers moyens de contrôle de l'information, d'indexation de tables et d'algèbre logique (pour filtrer les données).

4. Création, modification et utilisation dérivés Objets SI (formulaires, requêtes et états).

L'objet de traitement MS Access est fichier de base de données, avoir un nom et une extension arbitraires .MDB. Ce fichier contient le principal objets MS Access : tableaux, formulaires, requêtes, rapports, macros et modules. Ainsi, un système d'information créé dans Access est un fichier de base de données .MDB plus les outils d'Access lui-même. Le fonctionnement d'un tel SI est le traitement d'un document .MDB par l'application Access.

Informations dans la base de données Données d'accès présentées sous forme de tableaux séparés. Dans ce cas, chaque colonne du tableau correspond à un champ de données et chaque ligne correspond à un enregistrement de données.

Un enregistrement de données se compose de plusieurs champs. La règle suivante s'applique : un enregistrement de données est un groupe de champs interdépendants considérés comme un tout unique. Par exemple, un enregistrement de données peut contenir des informations sur un client ou un produit spécifique. Chaque enregistrement de données d'une table contient le même nombre de champs. Chaque champ contient le même type d'informations. Par exemple, dans chaque enregistrement de données d'une certaine table, le champ NOM DU CLIENT sera destiné au nom du client, c'est-à-dire contiendra le même type d’informations.

Exister Divers types données. Le type de données pour un champ de données particulier est sélectionné en fonction des informations qui seront situées dans ce champ. La taille du champ de données est déterminée en fonction du type sélectionné pour celui-ci. Les descriptions des types de données et de leurs caractéristiques sont données dans le tableau 2.

Tableau 2 - Types de données

Type de données	Application	Taille
Texte	Texte ou combinaison de texte et de chiffres, comme une adresse, et de chiffres ne nécessitant pas de calcul, comme des numéros de téléphone. numéros d'article ou code postal.	Jusqu'à 255 caractères. Seuls les caractères saisis dans le champ sont stockés ; les positions non utilisées dans le champ de texte ne sont pas stockées. Pour contrôler le nombre maximum de caractères saisis, vous devez définir la propriété FieldSize.
Champ MÉMO	Texte long ou chiffres, tels que des commentaires ou des descriptions. Les champs MEMO ne peuvent pas être indexés ou triés. Pour stocker du texte formaté ou des documents longs au lieu du champ MEMO. vous devez créer un champ d'objet OLE.	Jusqu'à 65 535 caractères.
Nombre	Données numériques utilisées pour les calculs mathématiques, à l'exclusion des calculs impliquant des transactions monétaires (pour lesquelles le type monétaire est utilisé). Le type et la taille des valeurs pouvant être contenues dans un champ numérique. Peut être modifié dans la propriété FieldSize. Par exemple, sur le terrain. occupant 1 octet sur le disque, seuls les nombres entiers (sans décimales) de 0 à 255 peuvent être saisis.	1, 2, 4 ou 8 octets. 16 octets uniquement pour les codes de réplication.
Date/Heure	Dates et heures. Le stockage des valeurs de date et d'heure dans un champ Date/Heure garantit un tri correct. Toutes les modifications apportées aux formats de date et d'heure dans la fenêtre Panneau Langue et normes Gestion des fenêtres, sera automatiquement reflété dans les champs de type Date/Heure.	8 octets.
Devise	Valeurs monétaires. Le type de devise est utilisé pour éviter les arrondis lors des calculs. Suppose jusqu'à 15 caractères dans la partie entière du nombre et 4 dans la partie fractionnaire.	8 octets.
Compteur (numéro automatique)	Insertion automatique de séquences consécutives (différant de 1) ou nombres aléatoires lors de l'ajout d'une entrée. Pour créer un compteur incrémentiel, laissez tous les paramètres de propriété en bas de la fenêtre identiques (par défaut), avec la propriété FieldSize définie sur Long Integer et la propriété New Values définie sur Increment. Pour créer un compteur de nombres aléatoires, la propriété New Values doit être définie sur Random.	4 octets. Pour les codes de réplication - 16 octets.
Logique (Oui/Non)	Des champs. contenant seulement une ou deux valeurs, telles que Oui/Non, Vrai/Faux. Allumé éteint.	1 peu.
Objets OLE	Objets (par exemple, documents Microsoft Word. feuilles de calcul Microsoft Excel, images, sons et autres données) créés dans d'autres programmes utilisant le protocole OLE. Les objets peuvent être liés ou incorporés dans une table Microsoft Access. Pour afficher un objet OLE dans un formulaire ou un état, vous devez utiliser le contrôle Cadre d'objet attaché.	Jusqu'à 1 gigaoctet
Assistant de recherche	Un champ est créé. permet de sélectionner une valeur dans une autre table ou dans une liste de valeurs à l'aide d'une combo. Lorsque vous sélectionnez cette option dans la liste des types de données, un assistant est chargé pour les définir.	La taille est la même que celle du champ clé, qui est également celui de l'assistant de recherche, généralement 4 octets.
Lien hypertexte	Le champ dans lequel les hyperliens sont stockés. Un lien hypertexte peut être soit de type UNC (Universal Naming Convention - un format de chemin de fichier standard avec l'inclusion d'un serveur réseau), soit d'une URL (Uniform Resource Locator - l'adresse d'un objet sur Internet ou un réseau interne avec l'inclusion de un type de protocole d'accès). Un lien hypertexte peut être composé de quatre parties : le texte qui apparaît dans un champ ou un contrôle ; chemin d'accès au fichier (au format de chemin UNC) ou à la page (URL) ; adresse supplémentaire - emplacement à l'intérieur d'un fichier ou d'une page ; info-bulle - texte affiché sous forme d'info-bulle.	La longueur de chaque partie du lien hypertexte ne dépasse pas 2048 caractères.
Note: Les types de données numériques, monétaires et booléennes, ainsi que la date/heure, fournissent des formats d'affichage standard. Pour sélectionner des formats pour chaque type de données, vous devez définir la propriété Format. Pour toutes les données à l'exception des objets OLE, vous pouvez également créer un format d'affichage personnalisé. Pour plus d'informations, consultez la section « Propriété de format de champ » ci-dessous.

En plus des tables, Access DBMS fonctionne avec les éléments suivants objets:

Formes;

Demandes ;

Rapports;

Macros ;

Modules.

Le tableau est base Objet MS Access. Tous les autres objets sont dérivés et sont créés uniquement sur la base de tableaux préalablement préparés.

Un formulaire n’est pas un objet Access autonome. Il vous aide simplement à saisir, afficher et modifier des informations dans une table ou une requête. Les requêtes et les rapports remplissent des fonctions indépendantes : sélectionner, regrouper, présenter et imprimer des informations.

Chaque objet MS Access a Nom. La longueur du nom de tout objet MS Access (tableaux, formulaires, etc.) ne dépasse pas 64 arbitraire caractères (sauf le point et certains caractères de service). Le nom peut inclure des espaces et des lettres russes. Chaque objet est travaillé dans une fenêtre séparée, et deux modes de fonctionnement sont proposés :

1) mode concepteur, - lorsqu'une mise en page ou une structure d'objet (par exemple, une structure de table) est créée ou modifiée ;

2) opérationnel mode - lorsque les informations sont affichées, modifiées et sélectionnées dans la fenêtre des tâches IS.

De plus, le fichier de base de données comprend un autre document qui possède sa propre fenêtre : Schéma de données. Dans cette fenêtre, vous pouvez créer, visualiser, modifier et déchirer communications entre les tables. Ces connexions vous aident à contrôler les données et à créer des requêtes et des rapports.

Formulaire, il s'agit à proprement parler d'un élément optionnel du SI (en principe on peut s'en passer), mais il permet de simplifier les opérations de saisie et de visualisation des données.

Demande est une table dérivée qui inclut des données provenant d'autres tables et effectue diverses opérations sur celles-ci. En particulier, la demande peut contenir calculé des champs, c'est-à-dire des champs dont les valeurs sont les fonctions valeurs d'autres champs (éventuellement issues de différentes tables). De plus, les requêtes vous permettent de groupe opérations, c'est-à-dire opérations sur un groupe d'enregistrements unis par une caractéristique commune (par exemple, vous pouvez additionner la quantité d'enregistrements avec le même code). Enfin, les requêtes vous permettent d'effectuer des sélections dans des tables en fonction de certaines conditions. Dans de tels cas, l’algèbre de la logique est utilisée.

Rapport - il s'agit en fait de la même demande, mais formatée pour pouvoir être imprimée sur papier et présentée à la direction (avec de belles rubriques, sous-totaux, etc.).

Essentiellement, les tableaux et les formulaires sont utilisés pour maintenir le contenu de la base de données, et les requêtes et les rapports remplissent la fonction principale du système d'information : récupérer, transformer et présenter des informations.

Création dérivés les objets - demandes, formulaires et rapports - sont gérés à peu près selon le même schéma. Voici quelques fonctionnalités :

Pour les objets dérivés, vous devez préciser le(s) nom(s) de la table (requête) à partir de laquelle cet objet est créé ;

Lorsque vous utilisez l'assistant, vous devez cocher la case « Panneau d'éléments » dans la barre d'outils, et un ensemble d'icônes apparaîtra sur l'écran (Fig. 14.5), avec lequel vous concevez un formulaire (rapport, requête).

La création d'objets est possible de deux manières : à l'aide de l'assistant et en mode conception.

MS Access dispose d'outils puissants, pratiques et flexibles visuel concevoir des objets à l'aide d'assistants, ce qui permet à l'utilisateur, avec un minimum de préparation préalable, de créer rapidement un SI à part entière - au niveau des tableaux, des formulaires, des sélections de requêtes et des rapports.

Les maîtres eux-mêmes effectuent les actions nécessaires. Lorsque vous appelez l'assistant, la séquence correspondante de boîtes de dialogue s'ouvre. Ayant reçu des réponses à questions posées, Le maître fait tout actions nécessaires. Disons que vous souhaitez générer un rapport. L'assistant de rapport vous demandera à quoi doit ressembler le rapport et quelles données il doit contenir. Après avoir reçu les réponses, le rapport sera complètement prêt. À l'aide d'autres assistants, vous pouvez créer des tables de base de données, des requêtes et des formulaires.

Travailler avec les Assistants est simple, fiable et efficace, et vous permet d'utiliser toute la richesse de Microsoft Access.

Le Builder est un outil Access qui facilite l'exécution d'une tâche spécifique. L'Expression Builder est extrêmement utile : il vous permet de créer rapidement une expression complexe. À l'aide du Générateur de requêtes, vous pouvez facilement créer des requêtes utilisées pour obtenir des échantillons de données pour un formulaire ou un rapport. En plus de ceux répertoriés, Access propose d'autres constructeurs. Il s'agit d'un constructeur de macros à l'aide duquel diverses macros sont générées, ainsi que des constructeurs de menus, de champs, de couleurs, de codes et autres.

1 Lancez Microsoft Access :

Au démarrage d'Access, une fenêtre apparaît à l'écran (Figure 1.1), dans laquelle vous pouvez :

Ou créer une nouvelle base de données, c'est-à-dire un fichier avec l'extension .MDB ;

Ou ouvrir une base de données existante, c'est-à-dire un fichier avec l'extension .MDB.

Création d'une base de données. Après avoir sélectionné la commande [Fichier-Créer...], un fichier standard apparaît à l'écran (Figure 1.2), dans lequel vous devez spécifier le nom et l'adresse créé fichier de base de données. Par exemple, pour Système d'Information avec le nom Annuaire téléphonique.MDB.

Après avoir créé le fichier, Access ouvre un espace vide fenêtre de base de données, et dans cette fenêtre, toutes les opérations sont effectuées - création et manipulation d'objets de base de données. Cette fenêtre contient 7 objets (Tableaux, Requêtes, Formulaires, Etat, Pages, Macros, Modules) et groupes.

Ouvrir une base de données. Après avoir sélectionné la commande [Fichier-Ouvrir...], un fichier standard apparaît à l'écran, dans lequel vous devez spécifier le nom et l'adresse existant fichier de base de données. Ensuite, la fenêtre de l'application s'ouvre fenêtre de base de données, donnant accès aux objets de base de données déjà créés et la possibilité de créer de nouveaux objets.

MS Accès - multi fenêtre application, mais une seule base de données peut être ouverte à la fois. C'est sa fenêtre qui est principal fenêtre de document dans l'application Access (Figure 1.3), et la fermer signifie fermer le fichier .MDB correspondant. Cependant, cette fenêtre génère de nombreux filiales fenêtres (table, requête, formulaire, etc.). Vous pouvez enregistrer un objet (par exemple un plan de table) dont la fenêtre est à l'écran et lui attribuer un nom de la même manière qu'avec les fichiers : avec les touches [Fichier-Enregistrer] ou [Fichier-Enregistrer Comme...] commande.

Travailler avec des tableaux

Ainsi, dans la fenêtre de la base de données, il y a une liste des objets DB - tables, requêtes, etc. Vous pouvez travailler avec la fenêtre de n'importe quel objet (fenêtre enfant) soit dans opérationnel mode (par exemple, saisir ou afficher des données dans un tableau), ou en mode designer(par exemple, modifier la disposition du tableau).

Avant d'utiliser un objet (par exemple, remplir un tableau avec des données), vous devez créer cet objet (par exemple, créer une disposition de table).

Si l'onglet Tableau est sélectionné, la fenêtre de l'onglet affiche une liste existant tableaux de cette base de données.

Pour ouvrir une table existante, vous devez souligner son nom dans cette liste et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».

La figure 1.3 montre la fenêtre de l'application MS Access ainsi que la fenêtre de la base de données Intercity. Il n'y a pas encore d'objets dans ce fichier.

A inclure dans la base de données nouveau tableaux, vous devez cliquer sur le bouton « Créer ».

Afin de réparer mise en page table existante, sélectionnez son nom dans la liste et cliquez sur le bouton « Concevoir ».

Les mêmes opérations sont effectuées avec tous les autres objets MS Access.

Tout objet (table, requête, formulaire, état) peut être créé soit manuellement (mode conception), soit à l'aide de l'assistant.

Lorsque vous appelez l'assistant, la séquence correspondante de boîtes de dialogue s'ouvre. Après avoir reçu les réponses aux questions posées, le Maître effectue toutes les actions nécessaires. Par exemple, lors de la génération d'un rapport, l'assistant de rapport vous demandera à quoi doit ressembler le rapport et quelles données il doit contenir. Après avoir reçu les réponses, le rapport sera complètement prêt. À l'aide d'autres assistants, vous pouvez créer des tables de base de données, des requêtes et des formulaires.

Créer des tables et des requêtes manuellement(en mode conception) ;

- créer des formulaires et des rapports à l'aide Maîtrise.

Considérons la séquence d'étapes lorsqu'elle est incluse dans la base de données nouveau les tables. Vous devez d'abord déterminer le domaine pour lequel la base de données sera créée. En tant que domaine, nous définissons l'interurbain conversations téléphoniques, calcul du montant du paiement des appels téléphoniques longue distance pour les abonnés individuels. Tout d'abord, les champs que contiendra la table sont déterminés. Les abonnés" base de données "Interurbain". Les champs obligatoires sont présentés dans le tableau 3, le champ « Numéro d'abonné » étant sélectionné comme champ clé. La clé représente un champ dans la table correspondante. Il caractérise de manière unique chaque enregistrement contenu dans la table.

Tableau 3 – Champs de la table « Abonné »

Une clé primaire idéale est constituée d'informations telles que le numéro de client, le numéro de compte, etc. Grâce à une telle clé, il est facile d'identifier l'enregistrement correspondant. Les champs contenant le nom du client ne conviennent pas à la clé primaire. Il est toujours possible que plusieurs personnes portent le même nom.

Après avoir déterminé les champs obligatoires, vous pouvez commencer à créer la table réelle dans MS Access.

Pour ce faire, vous devez ouvrir la fenêtre du concepteur de tableau (Fig. 2.1) en sélectionnant l'onglet Tableau et la ligne « Création d'un tableau en mode conception » ou en cliquant sur le bouton « Créer ».

Dans la partie supérieure de la fenêtre qui s'ouvre se trouve un fichier créé ou modifié. mise en page table, qui est simplement une liste de champs indiquant le nom du champ, le type de données et la description. Chaque champ du tableau correspond à une ligne en haut de cette fenêtre (Figure 2.1).

Chaque champ du tableau doit se voir attribuer un nom unique, déterminer le type de données qui y seront saisies et décrire le contenu du champ, c'est-à-dire : saisir des commentaires textuels indiquant le but de ce domaine. Le nom du champ peut contenir jusqu'à 64 caractères. La description est un paramètre facultatif et est utilisée pour expliquer davantage le champ utilisé.

Dans la colonne Nom du champ (Figure 2.2), saisissez un Nom. Dans la colonne suivante vous devez indiquer Type de données pour ce domaine. Le type de données peut être sélectionné dans la liste déroulante qui apparaît dans cette colonne (les types de données sont décrits dans le tableau 3). De plus, dès que le curseur se trouve dans la colonne Type de données, un message apparaît en bas de la fenêtre. formulaire de propriétés(caractéristiques) de ce domaine.

Le formulaire des propriétés (partie inférieure de la fenêtre) est une liste de propriétés (à gauche le nom de la propriété, à droite le signification de cette propriété) avec une fenêtre d'indice pour chaque propriété.

La liste des propriétés change en fonction du type de données actuellement affiché dans la colonne Type de données. En cliquant avec la souris sur le champ valeurs dans le formulaire des propriétés, vous pouvez modifier cette valeur (dans les limites autorisées pour ce type de données). Les propriétés du champ sont répertoriées dans le tableau 4.

Tableau 4 – Propriétés de champ affichées dans la feuille de propriétés du concepteur de tables

Propriété	But
Taille du champ	Définit le nombre maximum de caractères à saisir dans ce champ
De nouvelles valeurs	Définit comment les valeurs des compteurs changent lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés
Format du champ	Précise le format d'affichage des valeurs de ce champ
Nombre de décimales	Détermine le nombre de décimales utilisées lors de l'affichage des nombres
Masque de saisie	Spécifie un masque de saisie pour faciliter la saisie de données dans un champ
Signature	Définit le texte qui apparaît comme étiquette de champ
Valeur par défaut	Permet de spécifier une valeur qui est automatiquement saisie dans le champ lors de la création nouvelle entrée
Condition sur la valeur	Définit les exigences relatives aux données saisies dans le champ
Message d'erreur	Permet de préciser le texte du message affiché à l'écran si les données saisies violent la condition définie dans la propriété
Champ obligatoire	Indique si le champ nécessite la saisie d'une valeur
Lignes vides	Détermine si les lignes vides sont autorisées dans ce champ
Champ indexé	Définit un index créé sur un seul champ
Compression Unicode	Définit la compression pour les champs qui utilisent le codage Unicode pour stocker des données (champs MEMO, liens hypertexte et champs de texte)

La plupart des valeurs sont acceptées par le système par défaut ; certaines valeurs peuvent être sélectionnées dans la liste déroulante.

Pour les champs de texte et de chiffres, vous devez spécifier taille champs, et pour le texte, il s'agit de la longueur autorisée de la valeur (par exemple, 20 ou 40 caractères), et pour un nombre - le format de représentation dans la machine (octet, entier - deux octets, entier long, etc.). Longueur maximale champ de texte 255 caractères. Si vous devez saisir un texte plus long que cette valeur, vous pouvez utiliser le type de données Note.

Pour le champ Date/Heure, vous devez spécifier un format afin que le système sache comment traiter les données saisies. Par exemple, si vous sélectionnez Format de date court, le système s'attendra à ce que vous saisissiez exactement Rendez-vous(dans la version russe - JJ.MM.AAAA), et si vous sélectionnez « Format horaire court », vous devrez saisir HH:MM (heures et minutes) dans ce champ.

Dans la ligne de propriétés du masque de saisie, il est possible de créer un masque en fonction duquel les données seront saisies. Par exemple, pour le domaine numéro de téléphone vous pouvez définir un masque 00-00-00 , selon quels numéros de téléphone seront saisis.

Comme valeur de la propriété « Condition sur la valeur », vous pouvez spécifier règle de vérification, c'est-à-dire une expression booléenne qui doit être évaluée comme VRAI lorsque des données sont saisies dans ce champ. Par exemple, si pour le champ date de conversation vous écrivez :

Le système reconnaît comme une erreur la saisie dans ce champ de toute valeur égale ou supérieure à la date du jour.

Dans la propriété suivante, vous pouvez enregistrer un message d'erreur arbitraire qui sera émis par le système, par exemple : « Cette valeur de date n'est pas valide » ou « la date n'est pas valide ». À l'avenir, si la date est mal saisie, ce message apparaîtra à l'écran.

La propriété Champ obligatoire peut être définie sur Oui (les valeurs vides ne sont pas autorisées) ou Non (les valeurs vides sont autorisées).

Pour primaire clé de la table (le champ « Numéro d'abonné ») dans la propriété « Champ indexé », vous devez sélectionner : « Oui, les correspondances ne sont pas autorisées », puis cliquer sur le bouton « Définir la clé » dans la barre d'outils (avec l'image clé ). Ceci définit un champ clé, ou un simple index.

Après avoir terminé la création de la disposition de la table, vous devez enregistrer la table créée et quitter la fenêtre du concepteur de table. Si vous fermez la fenêtre du concepteur sans enregistrer la disposition, le système vous rappellera que vous devez soit donner un nom à la table, soit annuler votre travail. . Donnons à la table créée le nom « Abonné ».

Si c'est nécessaire changement(modifier) la mise en page existant objet, vous devez sélectionner cet objet dans la liste de l'onglet correspondant de la fenêtre de la base de données et cliquer sur le bouton Constructeur. Une fenêtre avec une présentation de l'objet apparaîtra à l'écran (la même que lors de sa création). Vous pouvez corriger la mise en page et l'enregistrer sous le même nom ou sous un nom différent.

Après avoir créé la mise en page, les données sont saisies dans le tableau. En double-cliquant sur le nom de la table, celle-ci s'ouvrira en mode table et vous pourrez commencer à saisir les données (Figure 2.3). Si le premier champ du tableau est un champ clé de type Compteur, alors le contenu de cette colonne est automatiquement augmenté de 1 lorsque vous saisissez une nouvelle ligne. Cela garantit que les valeurs des colonnes sont uniques.

Formes– ce sont des objets de base de données conçus pour afficher les données des tables et des requêtes, saisir des données dans la base de données, corriger les données existantes et effectuer des actions spécifiées. Le formulaire peut contenir des graphiques, des images et d'autres objets intégrés.

Vous pouvez saisir les données du tableau sans utiliser de formulaire. Mais plusieurs raisons font des formulaires un moyen indispensable pour saisir des données dans la base de données :

Lorsque vous travaillez avec des formulaires, l'accès aux tables (l'élément le plus précieux de la base de données) est limité ;

Différentes personnes peuvent avoir des droits d'accès différents aux informations stockées dans la base de données. Ils reçoivent différents formulaires pour la saisie des données, bien que les données des formulaires puissent être regroupées dans un seul tableau ;

La saisie de données dans un formulaire est plus facile que dans un tableau, et plus pratique, puisque la fenêtre du formulaire affiche généralement un enregistrement de tableau ;

Dans la plupart des cas, les informations des bases de données sont extraites de formulaires papier (formulaires, factures, factures, attestations, etc.). Les formulaires écran peuvent être créés exactement comme les formulaires papier, ce qui réduit les erreurs de saisie et la fatigue du personnel.

Vous pouvez créer des formulaires basés sur plusieurs tables ou requêtes à l'aide de l'Assistant, de l'outil AutoForm, « manuellement » en mode Conception, en enregistrant la table ou la requête sous forme de formulaire. Un formulaire créé de quelque manière que ce soit peut ensuite être modifié en mode Conception. Considérons certaines des méthodes répertoriées :

1. Exécutez la commande : onglet du ruban Création– barre d'outils Formulaires – Autres formulaires – Assistant de formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Création de formulaires sélectionnez les tables (requêtes) et les champs qui seront placés dans le formulaire. Cliquez sur le bouton Plus loin.

3. Dans ce qui suit Boîtes de dialogue Assistant de sélection apparence formulaires, style, définir le nom du formulaire. Cliquez sur le bouton Prêt.

4. Utilisez l'assistant pour créer des formulaires Employés, Clients, commandes, Managers.

5. Ouvrez le formulaire Employés en mode Conception. Ce mode est destiné à la création et à l'édition de formulaires.

6. Placez les éléments dans un ordre qui vous convient, modifiez la taille et la couleur du texte.

7. Ajoutez du texte au titre du formulaire Employés de l'entreprise.

8. Ajouter un objet à la note du formulaire Bouton(onglet ruban Constructeur– barre d'outils Contrôles).

9. Après avoir « dessiné » le bouton avec votre pointeur, une boîte de dialogue apparaîtra à l’écran Création de boutons(Figure 9).

Figure 9. Création de boutons sur le formulaire

11. Sélectionnez une image ou un texte qui sera placé sur le bouton.

12. Dans la dernière boîte de dialogue Maîtres des boutons donnez un nom au bouton et cliquez Prêt.

13. Maître des boutons J'ai écrit une procédure pour ce bouton dans Microsoft Visual Basic. Vous pouvez visualiser la procédure de traitement des événements à l'aide de la commande Gestion des événements menu contextuel boutons.

14. Créez vos propres boutons Quitter l'application, Rechercher une entrée, Supprimer une entrée.

15. Parfois, un formulaire nécessite plusieurs pages contenant des données provenant de diverses sources, des références ou des informations complémentaires. Vous pouvez utiliser un ensemble d'onglets à cet effet.

16. Créez un formulaire vierge.

17. Pour ajouter un ensemble d'onglets au formulaire, cliquez sur le bouton Languette sur la barre d'outils Contrôles. Dans un premier temps, seuls deux onglets portant des noms formels seront ajoutés Onglet 1 Et Onglet 2.

18. Ajoutez un autre onglet.

19. Renommez les étiquettes des onglets pour qu'ils affichent les noms des données qui s'y trouveront : Employés, gestionnaires, aide.

20. Allez dans l'onglet Employés et faites glisser le formulaire dessus depuis la base de données avec la souris Employés.

21. Placez le formulaire de la même manière Gestionnairesà l'onglet Gestionnaires.

22. Dans l'onglet Aide, mettez quelques conseils sur l'utilisation de la base de données.

23. ce formulaire enregistrer avec le nom Employés de l'entreprise.

24. Vous pouvez créer des formulaires de boutons dans Microsoft Access. Ils ne contiennent que des boutons et sont conçus pour sélectionner des actions de base dans la base de données. Pour créer un formulaire de bouton, vous devez accéder à l'onglet du ruban Travailler avec des bases de données sélectionner une équipe Gestionnaire de formulaires de boutons.

25. Si le formulaire bouton n'est pas dans la base de données, il vous sera demandé de confirmer sa création. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

26. apparaîtra devant vous Gestionnaire de formulaires de boutons, dans lequel cliquez sur le bouton Créer.

27. Dans la boîte de dialogue Création(Figure 10) entrez le nom du nouveau formulaire de bouton et cliquez sur D'ACCORD.

Figure 10. Définition du nom du formulaire de bouton

28. Le nom du nouveau formulaire de bouton sera ajouté à la liste Pages de boutons fenêtre Gestionnaire de formulaires de boutons(Figure 11). Sélectionnez le nom du nouveau formulaire de bouton et cliquez sur le bouton Changement.

Figure 11. Gestionnaire de formulaires de boutons

29. Dans la boîte de dialogue Changer une page de formulaire de bouton cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue apparaîtra Changer un élément de formulaire de bouton(Figure 12)

Figure 12. Création de boutons sur le formulaire

30. Sur le terrain Texte saisissez le texte de la légende pour le premier bouton du formulaire de bouton, puis sélectionnez une commande dans la liste déroulante dans le champ Équipe. Sur le terrain Formulaire sélectionnez le formulaire pour lequel cette commande sera exécutée.

31. Ajoutez des boutons de la même manière Clients, commandes, sortie.

32. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de formulaires de boutons sélectionnez le nom de votre formulaire de bouton et cliquez sur le bouton Défaut. Le texte apparaîtra à côté du nom du formulaire de bouton "(défaut)".

33. Pour terminer la création du formulaire de bouton, cliquez sur le bouton Fermer.

34. Le résultat devrait être la forme illustrée à la figure 13.

Figure 13. Formulaire du bouton principal

35. Ajoutez une sorte de dessin au formulaire.

36. Pour que le formulaire du bouton principal apparaisse à l'écran au démarrage de l'application, vous devez cliquer sur le bouton dans le menu principal Options d'accès(Figure 14). Pour la base de données actuelle, définissez le formulaire d'affichage sur « formulaire à bouton-poussoir ».

Figure 14. Définition des options d'accès

Rapports sont destinés à l’impression d’informations. Les données sont souvent présentées sous forme de tableau. Contrairement aux impressions de tableaux ou de requêtes, un rapport offre une plus grande capacité de trier et de regrouper les données ; il offre la possibilité d'ajouter des totaux, ainsi que du texte explicatif, des en-têtes, des pieds de page, des numéros de page, des styles et divers éléments graphiques.

Il existe plusieurs façons de créer des rapports dans une base de données Access :

Utilisation de l'assistant de rapport ;

Basé sur des tables ou des requêtes ;

En mode Conception.

1. Dans la fenêtre de la base de données, exécutez la commande : onglet ruban Création– barre d'outils Rapports – Assistant de rapport.

2. Sélectionnez dans la liste une table (ou requête) qui sera utilisée comme source de données (par exemple, une requête Adresses clients).

3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît Générer des rapports(Figure 15) déplacez tous les champs disponibles vers la zone « Champs sélectionnés ».

Figure 15. Assistant de rapport

4. Avec Assistants de rapport créer un rapport Anniversaires. Utiliser une table comme source de données Employés.

5. Si vous devez imprimer des étiquettes de publipostage, Access propose cette option. Pour ce faire, sélectionnez le tableau Clientèle et exécutez la commande : onglet du ruban Création– barre d'outils Rapports – Autocollants.

6. Dans la boîte de dialogue qui apparaît (Figure 16), spécifiez la taille de l'autocollant, le système d'unités, le type d'autocollant et cliquez sur Plus loin.

Figure 16. Boîte de dialogue Créer des étiquettes

7. À l'étape suivante de création d'un rapport, définissez la police, la taille, la couleur et le style du texte. Cliquez sur Plus loin.

8. Sélectionnez les champs qui apparaîtront sur l'étiquette. Par exemple, Nom de l'entreprise, adresse, téléphone Et Fax. Si vous souhaitez afficher un texte spécifique sur chaque autocollant, saisissez-le dans le prototype d'autocollant.

9. Si nécessaire, modifiez le nom du rapport d'étiquette et cliquez sur Prêt.

10. Parfois, les rapports doivent calculer des totaux, des moyennes, des valeurs minimales et maximales et des pourcentages. Pour ce faire, exécutez Assistant de rapport et spécifiez la requête comme source de données Prix de la commande.

11. Dans la boîte de dialogue Maîtrise

1. Informations de base sur les rapports.

2. Outils SGBD MS Access pour créer des rapports.

3. Création d'un rapport en mode Conception.

3.1. Définition des options de la page de rapport

3.2. Structure du rapport

3.3. Formatage d'un rapport

Pour obtenir un document imprimé dans le SGBD MS Access, plusieurs options sont proposées :

Impression d'un tableau en mode tableau (affichage de tous les enregistrements ou enregistrements répondant aux conditions de filtrage sous forme de tableau) ;

Imprimer un ensemble d'enregistrements de requête sous forme de tableau ;

Imprimez un formulaire en mode Formulaire ou en mode Tableau ;

Imprimez le rapport.

1. Informations de base sur les rapports

Rapport– une boîte de dialogue personnalisable qui permet d'organiser une présentation formatée des données destinées à être sorties sur un écran, une imprimante ou un fichier. Dans le SGBD MS Access, les rapports sont des objets de base de données.

Les rapports constituent le meilleur moyen de présenter les informations d'une base de données dans un document imprimé. Par rapport aux autres moyens d’impression de données, les rapports présentent 2 avantages fondamentaux :

– offrent de nombreuses possibilités de regroupement, de tri et de calcul des sous-totaux et des totaux généraux pour grands ensembles enregistrements (les calculs peuvent être effectués par groupe, plusieurs groupes et pour le rapport dans son ensemble) ;

– vous permettent de sortir les données sous une forme proche des formulaires de documents standards.

Étapes de création d'un rapport.

Dans un premier temps, une mise en page du futur rapport est élaborée sur papier. Parallèlement, il est indiqué : à partir de quelle table ou requête il est nécessaire d'afficher les données, les niveaux de regroupement et de tri des données sont déterminés, quels champs doivent être présentés dans le rapport et quels contrôles seront utilisés pour afficher les données , si des champs calculés sont nécessaires, quels éléments graphiques seront utilisés pour produire un rapport d'aspect professionnel.

A l'étape suivante, le rapport est construit à l'aide d'un SGBD.

2. Outils SGBDMS Accéderpour créer un rapport

Pour créer un nouveau rapport dans le SGBD MS Access, vous devez accéder à l'onglet dans la fenêtre de la base de données Rapports et cliquez sur le bouton Créer . Dans la boîte de dialogue qui apparaît Nouveau rapport(Fig. 10.1) sélectionnez un outil de création de rapport.

Tous les outils répertoriés dans la liste de la boîte de dialogue Nouveau rapport, peut être divisé en trois groupes principaux :

– des outils de création automatique de rapports (Autoreport : colonne, Autoreport : bande) ;

– des assistants de création de rapports (Report Wizard, Chart Wizard et Mailing Labels) ;

– concepteur de création de rapports.

Figure 10.1. Boîte de dialogue Nouveau rapport

Les outils de création automatique de rapports permettent de créer un rapport du type approprié en fonction de la source de données sélectionnée : table ou requête.

Les assistants de création de rapports permettent de créer des rapports en mode dialogue avec l'utilisateur. À l'aide des assistants, vous pouvez créer une source de données pour un rapport, sélectionner le type de présentation des données, définir des champs pour le regroupement, le tri et la synthèse, sélectionner des fonctions de résumé pour un groupe, définir la présentation et le style de conception du rapport et définir le nom du rapport. rapport.

Le concepteur de rapports est le principal outil qui vous permet de créer manuellement des rapports de toute complexité. Le type de rapport et son contenu dépendent des qualifications du développeur du rapport.

En règle générale, des outils ou des assistants de création automatique de rapports sont utilisés pour créer un prototype de rapport, et le concepteur de rapport est utilisé pour peaufiner le rapport afin de lui donner un aspect professionnel.

L'utilisation des rapports peut s'effectuer selon trois modes : en mode, en mode et en mode.

Le mode est destiné à générer un rapport et à afficher toutes les données de la source d'enregistrements à l'écran, le mode est destiné à générer rapidement un rapport basé sur la substitution mécanique des données de plusieurs enregistrements de la source de données (les critères d'échantillonnage et de tri sont ignorés ), le mode est destiné à créer et modifier la structure de l'état. Pour changer le mode de travail avec le rapport, vous pouvez utiliser le bouton Voir sur la barre d'outils Concepteur de rapports ou une commande de menu similaire Voir.

3. Création d'un rapport en mode Conception

Pour créer un rapport dans le mode, vous devez effectuer les étapes suivantes :

1. Configurez les paramètres de la page.

2. Sélectionnez ou créez une source d'enregistrement pour le rapport.

3. Déterminez les niveaux de regroupement et de tri.

4. Placez les champs de source d'enregistrement dans le rapport.

5. Ajoutez des contrôles calculés et libres.

6. Configurez les propriétés des éléments de contrôle et des sections de rapport.

7. Formatez le rapport pour un aspect professionnel.

3.1. Définition des options de la page de rapport

L'objectif principal du rapport est d'imprimer les informations de la base de données sous une forme formatée (proche de la forme d'un document papier). Par conséquent, avant de concevoir un rapport (placer des contrôles dans le rapport), vous devez configurer les paramètres de la page du rapport (sélectionner une imprimante, déterminer la taille de la feuille et son orientation, définir les tailles de marge, etc.).

S'il n'y a pas d'imprimante physique, vous devez installer l'imprimante par programme à l'aide de la commande système opérateur Démarrer | Paramètre | Imprimantes | Installation de l'imprimante.

Pour configurer les paramètres de la page de rapport, vous devez exécuter la commande Fichier | Paramètres des pages…. Fenêtre de dialogue Paramètres des pages présenté sur la figure 10.2.

Onglet Page (a) Onglet Champs (b)

Figure 10.2. Boîte de dialogue Mise en page

Les paramètres de page sont configurés pour chaque rapport.

S'il est possible de sortir des rapports sur différentes imprimantes, alors dans la boîte de dialogue Paramètres des pages sur l'onglet Page Vous pouvez sélectionner le type d'imprimante dont vous avez besoin. Fenêtre de dialogue Sélection d'une imprimante présenté sur la figure 10.3.

Figure 10.3. Boîte de dialogue Sélectionner une imprimante

D'autres paramètres de page dépendent du type d'imprimante sélectionné (voir Fig. 10.2) : format et format maximum du papier, tailles de marge minimales, type d'alimentation papier.

La couleur de l'état dépend du type d'imprimante sélectionnée et du paramétrage de ses propriétés : sortie en couleur ou en noir et blanc.

3.2. Structure du rapport

La structure du rapport dans le mode est illustrée à la Fig. 10.4. Tout rapport comporte les sections suivantes :

– titre du rapport(affiché uniquement sur la 1ère feuille du rapport (page de titre) et peut contenir le nom du rapport, le logo de l'entreprise, l'adresse légale de l'entreprise, etc.) ;

– en-tête de page(affiché en haut de chaque page et peut contenir des titres, la date d'impression, le numéro de page, etc.) ;

– zone de données(conçu pour afficher les champs d'une requête ou d'une table - la source des enregistrements du rapport) ;

– bas de page(affiché au bas de chaque page et peut contenir des titres, la date d'impression, le numéro de page, etc.) ;

– note de rapport(affiché uniquement sur la dernière feuille du rapport et peut contenir des calculs finaux, des conclusions sur le rapport, etc.).

Parmi toutes les sections répertoriées, la section requise est la zone de données.

Le titre du rapport et les sections de commentaires du rapport sont affichés/masqués dans la fenêtre en même temps. Le même principe d'affichage/masquage s'applique aux sections d'en-tête et de pied de page (voir Fig. 10.4).

Lors du regroupement d'enregistrements, la fenêtre des rapports (voir Fig. 10.4) peut être ajoutée pour chaque groupe, et dans les rapports, jusqu'à 10 niveaux de regroupement et de tri peuvent être définis, indépendamment des sections suivantes :

– en-tête de groupe(affiché au début de chaque nouveau groupe et peut contenir un champ par lequel le regroupement est effectué) ;

– note de groupe(affiché à la fin de chaque groupe et peut contenir les totaux du groupe).

Vous pouvez modifier la hauteur de la zone de n'importe quelle section du rapport à l'aide de la souris en faisant glisser le bas de la section vers le haut ou vers le bas.

La largeur du rapport est ajustée en fonction du format de papier sélectionné, de l'orientation de la feuille et des tailles de marge imprimées.

Un exemple de détermination de la largeur du rapport pour le papier A4 est présenté dans le tableau 10.1.

Tableau 10.1

La largeur du rapport ne doit pas dépasser la taille calculée, car les informations affichées dans le rapport seront réparties sur plusieurs pages.

Vous pouvez modifier la largeur du rapport à l'aide de la souris en faisant glisser la bordure droite du rapport vers la gauche ou la droite.

Comme dans le formulaire, vous pouvez insérer divers éléments contrôles : attachés, calculés et gratuits. Les expressions dans les champs de rapport calculés sont formées selon les mêmes règles que pour les formulaires :

= [Prix] * [Quantité]

SOMME([Coût]

Nom & " " & Gauche(Prénom ; 1) & "."

Utiliser un élément de contrôle Sous-formulaire/rapport Vous pouvez intégrer des sous-rapports dans le rapport principal.

Les propriétés peuvent être spécifiées pour chaque contrôle, section et rapport dans son ensemble.

Rapport généré Bon de commande en mode et le mode est illustré à la Fig. 10.5.

Figure 10.5. Rapport Formulaire de commande en mode Conception (a) et en mode Aperçu (b)

Figure 10.6. Fenêtre Propriétés du champ SequentialNumber

Pour afficher chaque groupe (bon de commande) sur une page séparée, vous devez paramétrer la fenêtre des propriétés de la section Remarque du groupe "Code de commande" sur l'onglet Mise en page valeur de la propriété Fin de page: Après la section(Fig. 10.7).

Figure 10.5. Fenêtre Propriétés de la section NoteGroups1

3.3. Formatage d'un rapport

L'un des éléments de la fenêtre du rapport est la barre d'outils Format du formulaire/rapport, contenant des boutons et des listes déroulantes facilitant la sélection des options de formatage (couleur, police, épaisseur de trait, méthode d'alignement, etc.).

Le formatage signifie également placer des contrôles dans les sections du rapport, aligner les contrôles, modifier la taille des contrôles et définir l'espacement entre les contrôles. Pour effectuer ces opérations, vous pouvez utiliser la souris ou utiliser les commandes de menu Format (Aligner..., Taille …, Espacement vertical... Et Espacement horizontal...).

Pour effectuer rapidement des opérations de formatage de rapport, vous pouvez personnaliser la barre d'outils Format du formulaire/rapport en copiant dessus les boutons du menu Format.

La technologie permettant de créer des rapports de base de données composites simples et détaillés dans le SGBD MS Access 2007 est décrite.

* * *

Le fragment d'introduction donné du livre Bases de données : Création de rapports dans le SGBD MS Access 2007 (Équipe d'auteurs, 2013) fourni par notre partenaire du livre - la société litres.

Début des travaux

Pour avoir une idée des rapports de la base de données, il est suggéré d'ouvrir la base de données de formation Northwind 2007 dans le SGBD MS Access.

Ouverture d'une base de données

Pour ouvrir la base de données Northwind 2007, vous devez :

1. Lancez Microsoft Access en cliquant sur le bouton Démarrer.

2. Sélectionnez "Tous les programmes", puis Microsoft Office, puis Microsoft Access 2007. La fenêtre Microsoft Access 2007 s'ouvrira.

Si la base de données « Borey 2007 » n'est pas ouverte sur votre ordinateur pour la première fois, alors sur l'écran, vous verrez la fenêtre d'écran de démarrage de la base de données « Borey 2007 » ;

Si c'est la première fois, MS Access le téléchargera en premier. Pour commencer le téléchargement, vous devez cliquer sur le bouton de commande « Télécharger » et suivre les instructions.

La fenêtre de la base de données Northwind 2007 s'ouvre.

La base de données est fermée de la manière habituelle pour MS Office : dans le menu système contenant les commandes permettant de travailler avec le fichier, sélectionnez « Fermer la base de données ».

Exercice 1. Lancez MS Access 2007. Ouvrez la base de données Northwind 2007. Ferme le. Ouvrez à nouveau la base de données Northwind 2007.

Caractéristiques de l'interface MS Access 2007

Dans MS Access 2007 différent de Versions précédentes interface. Le menu et les barres d'outils sont remplacés par un ruban de menu avec différents onglets : Accueil, Création, Données externes, Utilisation de la base de données.

Les onglets contiennent des outils ou des groupes d'outils (le groupe est marqué d'une icône triangulaire) que vous pouvez rejoindre.

Riz. 1. Ruban de menu MS Access 2007 avec onglets

De plus, en fonction de l'objet de base de données avec lequel vous travaillez, des outils contextuels apparaissent automatiquement. Par exemple, lorsque vous travaillez avec des formulaires, des outils contextuels pour le formulaire apparaissent.

Sous le ruban se trouvent la zone de transition à gauche et la fenêtre d'édition à droite, qui affiche l'objet en cours d'édition.

Riz. 2. Fenêtre de la base de données « Borey 2007 »

Le volet de navigation contient tous les objets Access (tableaux, formulaires, requêtes, rapports, etc.). Vous pouvez sélectionner l'objet requis dans la liste Tous les objets d'accès. Lorsque vous double-cliquez sur le nom d'un objet dans le volet de navigation, cet objet apparaîtra dans son propre onglet dans la fenêtre d'édition.

Objets de base de données

La base de données contient des données dans les types d'objets suivants : table, requête, formulaire, rapport, macro et module. La structure fondamentale pour stocker les données est une table. Tous les autres types d'objets sont dérivés du tableau :

La requête stocke les données de la table qui satisfont à certains critères spécifiés par l'utilisateur lors de la composition d'une commande pour récupérer des données.

Le formulaire stocke les données d'une table ou d'une requête sous la forme d'un ensemble de cartes d'écran, chacune affichant le contenu d'une table ou d'un enregistrement de requête, ce qui est utile lors de la mise à jour des données dans les tables.

Le rapport stocke les données des tables ou des requêtes sous la forme document texte, adapté à l'impression.

Une macro stocke un ensemble d'opérations de traitement de données qui peuvent être lancées d'une simple pression sur la touche Entrée, ce qui est pratique si vous devez effectuer fréquemment les mêmes opérations standards.

Le module stocke un programme de traitement de données écrit dans un langage de programmation, le plus souvent dans le langage intégré à MS Access, Access Basic.

Les objets de base de données dans la zone de navigation sont regroupés et vous pouvez voir les noms des groupes. Pour voir le contenu d'un groupe, vous devez cliquer sur le nom du groupe. Un deuxième clic réduira la liste des groupes à son nom.

Tâche 2. Réduisez et développez les listes de groupes dans le volet de navigation.

Étant donné que les tables constituent la structure principale de stockage des données, afin d'éviter leur endommagement et de garantir la facilité de travail avec les données, l'utilisateur travaille avec des types d'objets dérivés. Dans la base de données Northwind 2007, les formulaires « Clients et commandes », « Inventaire et achats », « Fournisseurs », « Livraison », « Rapports », « Employés » sont explicitement présentés dans la Zone de transition.

Les tableaux et autres types d'objets sont masqués dans le volet de navigation du groupe Objets d'assistance.

Le groupe « Objets non attribués » stocke les objets créés en outre par l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez enregistrer ici les requêtes que vous avez créées.

Veuillez noter que différents types d'objets sont indiqués différentes icônes:

Vous pouvez modifier la représentation des objets dans le volet de transition par celle familière utilisée dans versions précédentes MS Access. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de liste (▼) dans l'en-tête du volet de navigation pour développer la liste des filtres d'objets et sélectionnez « Tous les objets d'accès ».

Tâche 3. Passez en revue le contenu du groupe Objets auxiliaires. Ouvrez différents types d'objets et affichez leur contenu. Fermez le groupe Objets auxiliaires. Modifiez la présentation des objets dans le volet de navigation pour regrouper les objets par type : tables, requêtes, formulaires, macros, modules.

Vous pouvez réduire et agrandir la zone de transition en cliquant sur le bouton à double flèche (<<) или (>>) dans le coin supérieur droit du panneau.

Tâche 4. Réduisez et développez la zone de transition.

La fenêtre d'édition est actuellement occupée par l'écran de démarrage. L'économiseur d'écran peut être supprimé en cliquant sur le bouton (X) à droite du raccourci « Écran de veille ».

Vous pouvez l'afficher dans la Zone de Transition depuis le groupe « Objets Auxiliaires », puis le formulaire « Splash Screen ».

Tâche 5. Fermez l'écran de démarrage de la base de données Northwind 2007.

Toutes les tables de la base de données sont interconnectées. Vous pouvez voir les relations entre les tables si vous ouvrez le schéma de données en sélectionnant « Schéma de données » dans l'onglet de menu « Travailler avec des bases de données ».

Vous pouvez fermer le diagramme de données en cliquant sur le bouton « Fermer » dans l'onglet de menu « Conception ».

Tâche 6. Ouvrez et fermez le schéma de données.

Système d'aide MS Access 2007

Comme toute application MS Office, le SGBD MS Access 2007 possède son propre système d'aide. Pour l'ouvrir, il vous faut :

1. Sur le côté droit de la barre de menu, cliquez sur le bouton (?).

2. Dans la fenêtre « Aide : Accès », entrez la section d'aide souhaitée en bas de la fenêtre ou entrez le contexte de recherche dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée.

Tâche 7. Ouvrez le système d'aide MS Access 2007. Ouvrez la section Formulaires et rapports. Passez en revue le contenu de la section. Fermez le système d'aide.

Les rapports, comme les formulaires, sont des objets Access dérivés basés sur des tables ou des requêtes. Les formulaires sont un outil pratique pour visualiser rapidement des données, mais leur objectif principal est de saisir et de modifier des données. Après avoir saisi des données dans des tableaux à l'aide de formulaires facilitant la saisie, vous souhaiterez peut-être afficher les données de manière organisée. Les rapports sont utilisés pour présenter les données sous une forme pratique et facile à comprendre. Sortie de données à l'aide de rapports. Dispositions générales. Comme tout objet Access, vous pouvez créer un rapport manuellement ou à l’aide de l’Assistant Rapport (recommandé pour créer un brouillon de rapport). Le rapport est créé à partir d'une table (plusieurs tables) ou d'une requête. Le processus de création d'un nouveau rapport est similaire à la création de n'importe quel objet Access, c'est-à-dire il vous suffit de sélectionner l'objet de base de données Rapport – Créer puis dans la boîte de dialogue Nouveau rapport, de sélectionner le mode de création de rapport.

Pour protéger la base de données Access, il utilise le fichier de groupe de travail system.mdw (un groupe de travail est un groupe d'utilisateurs qui partagent des ressources réseau), auquel les bases de données des postes de travail sont connectées par défaut. Le fichier des groupes de travail contient Comptes utilisateurs et groupes, ainsi que les mots de passe des utilisateurs. Comptes des droits d'accès à la base de données et à ses objets peuvent être accordés, tandis que les autorisations d'accès elles-mêmes sont stockées dans la base de données. Pour assurer la protection de la base de données Access, vous devez créer un groupe de travail à l'aide du fichier - administrateur de groupe de travail wrkgаdm.exe. Lors de la création d'un groupe de travail unique, vous spécifiez le nom d'utilisateur, le nom de l'organisation et le code du groupe de travail. Le fichier de groupe de travail MS Access contient les comptes intégrés suivants : 1. Administrateurs - compte utilisateur standard. Ces enregistrements sont les mêmes pour toutes les instances de Ms Access ; 2. Admin - le compte du groupe administrateur - est unique dans chaque fichier de groupe de travail ; 3. Utilisateurs - contient les comptes d'utilisateurs. Pour créer un fichier de groupe de travail, vous devez quitter Access et rechercher le fichier de groupe de travail dans le dossier system ou system32 du répertoire Windows et créer un nouveau groupe de travail (il peut y avoir jusqu'à 20 fichiers numériques ou désignations de lettres). Le groupe Administrateurs peut contenir un nombre arbitraire d'utilisateurs, mais il y a toujours un propriétaire de l'objet (le propriétaire de l'objet peut être le compte qui a créé l'objet ou auquel les droits d'utilisation ont été transférés). Étant donné que la lecture de l'enregistrement Admin est possible pour tous les groupes de travail et que ces comptes sont les mêmes, l'utilisateur ADMIN doit être supprimé du groupe Administrateurs, pour lequel vous devez créer un nouveau compte administrateur et définir un mot de passe pour ses comptes et pour les comptes propriétaires. Seuls son propriétaire et les membres du groupe Administrateurs peuvent chiffrer et déchiffrer la base de données. Pour le cryptage, Jet utilise l'algorithme RSA (du nom des premières lettres des noms de famille de ses inventeurs : Rivest, Shamir, Adelman) avec une clé basée sur l'ID du groupe de travail. Le chiffrement des bases de données a deux effets secondaires négatifs. Premièrement, ses performances diminuent – selon les estimations de Microsoft, de 10 à 15 pour cent. Deuxièmement, une base de données cryptée ne peut pas être compressée par des programmes tels que PKZip, LHA, Stacker et DriveSpace. Plus précisément, vous pouvez le compresser, mais cela ne sert à rien, sa taille diminuera légèrement. Différenciation des droits d'accès des utilisateurs Les autorisations d'accès sont dites explicites si elles appartiennent ou sont attribuées à un compte utilisateur.

Un exemple de création de protection des données dans MS Access :

Fig.4 Création de la protection des données

Création de rapports dans le SGBD MS Access. Préparation de la documentation de reporting sous MS Access. Protection des projets à l'aide du SGBD MS Access.

Le système de sécurité de la base de données doit garantir l'intégrité physique de la base de données et la protection contre les intrusions non autorisées pour lire le contenu et modifier les données. La protection des bases de données s'effectue à deux niveaux : - au niveau du mot de passe ; -au niveau utilisateur (protection des comptes utilisateurs et des objets identifiés). Pour protéger la base de données Access, il utilise le fichier de groupe de travail system.mdw (un groupe de travail est un groupe d'utilisateurs qui partagent des ressources réseau), auquel les bases de données des postes de travail sont connectées par défaut. Le fichier des groupes de travail contient les comptes d'utilisateurs et de groupes, ainsi que les mots de passe des utilisateurs. Les comptes peuvent se voir accorder des droits d'accès à la base de données et à ses objets, tandis que les autorisations d'accès elles-mêmes sont stockées dans la base de données. Pour assurer la protection de la base de données Access, vous devez créer un groupe de travail à l'aide du fichier - administrateur de groupe de travail wrkgаdm.exe. Lors de la création d'un groupe de travail unique, vous spécifiez le nom d'utilisateur, le nom de l'organisation et le code du groupe de travail. Le fichier de groupe de travail MS Access contient les comptes intégrés suivants : 1. Administrateurs - compte utilisateur standard. Ces enregistrements sont les mêmes pour toutes les instances de Ms Access ; 2. Admin - le compte du groupe administrateur - est unique dans chaque fichier de groupe de travail ; 3. Utilisateurs - contient les comptes d'utilisateurs. Pour créer un fichier de groupe de travail, vous devez quitter Access et rechercher le fichier de groupe de travail dans le dossier system ou system32 du répertoire Windows et créer un nouveau groupe de travail (peut contenir jusqu'à 20 chiffres ou lettres).

Exemple de création de rapports dans MS Access :

Fig.5 Création de rapports

CONCLUSION

Pendant la pratique pédagogique JUSQU'AU 04.01. Et JUSQU'AU 04.02. J'ai consolidé mes connaissances dans les disciplines suivantes : MDK 04.01. « Travailler avec un ordinateur et du matériel PC » et MDK 04.02. "Travailler avec logiciel Ordinateurs et PC." J'ai répété des sujets tels que : l'architecture informatique externe, la connexion d'appareils, la configuration de programmes et d'interfaces, le travail avec programmes d'édition et etc.

En pratique, les thèmes suivants ont été étudiés et décrits :

1. Créez une présentation

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