Exempel på Excel-fil för att övervaka utförandet av uppgifter. Vi skapar formulär för projektändringskontroll i Excel

Förändringskontroll – organiserar vi det måste vi skapa de formulär och rapporteringsverktyg du behöver för att hantera denna process. Låt oss börja med formuläret för ändringsförfrågan.

Ändra förfrågningsformulär

Först skapar vi ett formulär för ändringsförfrågan. Det är här förändringskontrollprocessen börjar. Som nämnts ovan ska ändringsförfrågningar alltid lämnas skriftligen och att ha en särskild blankett kommer att ge denna regel ännu större tyngd i projektets intressenters ögon. I fig. Figur 1 visar ett exempel på en mall för en ändringsförfrågan.

Observera att vi har lagt till en rad för spårningsnumret i rubriken på detta formulär (raden för spårningsnummer). Som med många andra objekt som vi tilldelat unika nummer för att göra dem lättare att spåra, måste vi göra samma sak för ändringsförfrågningar. När listan över sådana förfrågningar växer till en imponerande storlek, kommer dessa unika identifikationsnummer också att hjälpa oss att spåra förfrågningar och sammanställa rapporter om var och en av dem.

Personen som skickar in ändringsförfrågan måste ange datum (Datumrad), sitt efternamn (Requester-rad) och kontaktuppgifter samt en beskrivning av den begärda ändringen (Beskrivning av ändringsrad). Dessutom ska en kort motivering till ändringen lämnas. Denna information kommer att användas av ändringsstyrningen vid beslut om att godkänna eller avslå en begärd ändring. Motiveringen bör också belysa de fördelar som slutprodukten av projektet eller organisationen som helhet kan ha om en sådan förändring görs.

Det är viktigt att dokumentera (raden Påverkan om ändring inte görs) de möjliga konsekvenserna för projektet om den begärda ändringen inte görs. Här kan du uppmärksamma frågor som utebliven vinst, svårigheten att göra framtida förbättringar och kundnöjdhet. Eventuella alternativa lösningar (raden Alternativa lösningar) som kan vara kända för den som lämnar in begäran måste antecknas på sista raden i denna del av formuläret.

Nästa avsnitt avslutas av projektledaren. Här behöver du dokumentera eventuella konsekvenser av att införa denna förändring, med särskild uppmärksamhet på tre begränsningar: kostnad, tidsplan, projektskala. Du bör också motivera dina skäl till varför ändringen bör (eller inte bör) göras.

Det sista avsnittet ska också fyllas i av projektledaren. Här behöver du ange datum för ändringsstyrelsemötet, det slutliga beslutet om den begärda ändringen samt namnen på mötesdeltagarna eller den som fattat det slutgiltiga beslutet.

Ändringsförfrågningslogg

När ändringsförfrågningar börjar komma in, måste du använda något sätt för att spåra dessa förfrågningar. Det enklaste sättet att göra detta är att använda ett Excel-kalkylblad. Vi har redan pratat om Excel-tabeller och nu kommer vi bara kort att komma ihåg vad som krävs i det här ögonblicket, men om du behöver mer detaljerad information, kan du återgå till det angivna materialet. I fig. Figur 2 visar vår ändringskontrolllogg.

För att skapa en sådan tabell, välj cellintervallet A6-H12. I grupp Stilar(Stilar) på fliken Hem klickar du på ikonen Formatera som tabell(Formatera som en tabell). Välj sedan lämpligt tabellformat från menyn som visas. Som ett resultat av dina handlingar kommer en dialogruta att visas på skärmen Formatera som tabell(Tabellformatering), som visas i fig. 3. Den enda textrutan i det här fönstret indikerar cellintervallet som ingår i tabellen. Glöm inte att markera rutan Min tabell har rubriker(Tabell med rubriker) (eftersom vi i det här exemplet har inkluderat en rubrikrad i intervallet av markerade celler, dvs. rad 6), annars lägger Excel till rubrikraden automatiskt.

Som du kanske har märkt innehåller ändringskontrollloggen de fält som finns på formuläret för ändringsförfrågan. Tack vare ett kalkylblad kan vi sortera efter alla data som finns i tabellen. Du kan till exempel sortera förfrågningar efter vilken typ av beslut som fattats på dessa förfrågningar (godkänna, neka, avbryta eller skjuta upp).

Vi har lagt till en ny typ av information i kolumn E: Allvarlighet, vilket är ett numeriskt värde som speglar de möjliga konsekvenserna om den begärda ändringen inte görs i projektet. Denna typ av information kanske inte krävs för alla ändringsförfrågningar. Men om du anger svårighetsgraden för projekt som innebär att man skaffar en produkt eller ett resultat (till exempel en ny datorprogram), - då blir de möjliga konsekvenserna av att inte implementera den begärda ändringen ganska lätta att bedöma. Svårighetsgraden bedöms på en femgradig skala. Det kan se ut ungefär så här:

• 1 = Kritiska konsekvenser; projektet kan sluta (eller redan har avslutats) i misslyckande; arbetet med projektet bör stoppas
• 2 = Allvarliga konsekvenser; projektet kan misslyckas; arbetet med projektet bör stoppas
• 3 = Måttliga konsekvenser; projektet kan misslyckas; arbetet med projektet kan fortsätta
• 4 = Smärre konsekvenser; projektmisslyckande är osannolikt; arbetet med projektet kan fortsätta
• 5 = Minimala eller inga konsekvenser; den begärda ändringen måste resultera i förbättrad prestanda för projektets slutprodukt

Allvarlighetsgraden bör specificeras av projektledaren. Definitioner och beskrivningar av de olika examina bör dokumenteras tidigt i projektet (om de inte redan har definierats av projektledningskontoret). Involvera medlemmar i förändringsstyrningsnämnden och/eller direkta projektgenomförare i att skriva beskrivningar av de möjliga konsekvenserna av att inte göra de begärda ändringarna.

Konvertera en tabell till ett intervall

Kanske måste du radera alla data i tabellen och lämna själva tabellen intakt? Ta en titt på fig. 4, som visar ett exempel på en ändringskontrolllogg för Grant St-projektet. Flytta.

Förmodligen chefen för Park St.-kontoret. var alltför medryckt, och trodde att han kunde ändra datumet för flytt av sitt kontor till en ny byggnad på Grant St., men likväl gjorde han ett sådant försök, som dock avbröts. Men vi har avvikit något från huvudämnet för vår diskussion.

Låt oss säga att någon av misstag skrev in sin egen information i vår loggmall för ändringskontroll och sparade den med sina projektdata i en tabell. Nu måste vi ta bort dessa data från tabellen. Välj cellerna som innehåller data som ska raderas (i detta fall celler i intervallet från A7 till 118). Klicka på markeringen med höger musknapp och i visas innehållsmeny(Fig. 5) välj kommandot Rensa innehåll(Rensa innehåll) - motsvarande data i de valda cellerna kommer att förstöras omedelbart. Om du rensade tabellinnehållet oavsiktligt, återställ omedelbart de raderade data genom att trycka på tangentkombinationen Ctrl+Z, vilket motsvarar utförandet av kommandot Ångra(Annullera).

Låt oss nu anta att du inte längre behöver lagra dina data i ett tabellformat och vill konvertera det till ett vanligt cellområde. För att göra detta måste du markera alla tabellceller, inklusive rubriken. I vårt fall bör vi välja celler i intervallet från A6 till H12. Sedan, som i föregående fall, högerklickar du på markeringen och väljer kommandot i snabbmenyn som visas (Fig. 6). Tabell → Konvertera till intervall(Tabell → Konvertera till intervall).

Ett automatiserat kontrollsystem gör att du enkelt kan se alla uppgifter inte bara efter deadline, utan även efter exekutor, och på så sätt se laddningen av var och en, och tillhandahålla listor över ouppfyllda dokument med en deadline som löper ut som ännu inte har beaktats av exekutorn . Programmet låter dig skilja åtkomsträttigheter, förbereda de nödvändiga rapporterna för förvaltningen...
Konfigurationen konfigureras enkelt och snabbt av användaren.

Programmet innehåller följande rapporter:
- Lista över uppgifter som ska förfalla ett datum
- Intyg om att utföra disciplin
- Uppgifter utförda i strid med deadlines
- Uppgifter under kontroll

Programmet Automated Task Execution Control ger användarna följande funktioner:
Till chefer:
. skapa (registrera) nya uppgiftskort;
. övervaka den sammanfattande statusen för aktuella uppdrag för alla utförare och statistik över prestationsdisciplin;
. kontrollera framstegen för specifika uppgifter för någon av de utövande artisterna, med hänsyn till förskjutningen av tidsfrister för utförande;
. utföra textutbyte av information med artister under utförandet av uppgiften;
. registrera slutförandet (”nära” uppgifter);
. söka efter uppgifter med hjälp av olika kriterier;
. se arkivet över slutna uppgifter;
. skriva ut, exportera till MS Word och MS Excel en separat uppgift;
. skriva ut, exportera till MS Word och MS Excel-listor uppgifter enligt olika kriterier;

. generering av rapporter om utförandet av uppgifter och prestationsdisciplin.

Skådespelare:
. få nya uppgifter från ledningen;
. övervaka sammanfattningen av dina nuvarande uppgifter;
. utföra textutbyte av information med ledning och medarbetare under utförandet av uppgifter;
. registrera det faktum att du har slutfört uppgiften;
. söka efter dina uppdrag med hjälp av olika kriterier;
. se arkivet över utförda uppgifter;
. automatisk markering av försenade uppgifter;
. skriva ut, exportera till Word och Excel individuella eller listor med uppgifter enligt olika kriterier.

För informationsändamål du kan, som har en tidsgräns: 50 dagar, och har inga funktionella begränsningar. I slutet av demoperioden måste du köpa en licens. Efter betalning får du en personlig licenskod till programmet via e-post. Den måste anges när du startar programmet i dialogrutan "Aktivering" så blir din demoversion full version utan tids- och funktionsbegränsningar är den licensierade koden inte tidsbegränsad.

Information till köpare:

1. Genom att köpa en av de erbjudna licenserna för programmet kan du installera licenskoden på ett obegränsat antal datorer (arbetsstationer i nätverket).

2. Nätverkslicens utan begränsningar, möjligheten att för alltid använda versionen och licensen som du köpt.

3. Möjlighet att ladda ner mjukvaruuppdateringar gratis i 1 år.

5. Du kan använda det köpta programmet i din affärsverksamhet.

Fördelarna med detta program

Flexibel databasstruktur
Du kan skapa nya tabeller och fält inom dem (lagrade och beräknade), definiera rullgardinslistor, tilldela undertabeller, skapa vyer och rapporter och mycket mer. Systemet kan anpassas till vilket ämnesområde som helst utan specialkunskaper.

Generering av kontorsdokument med data från databasen med hjälp av mallar
Du kan skapa mallar Word-dokument, Excel-format med statisk text, bilder, samt bokmärken i vilka aktuell data från databasen kommer att infogas när dokumentet genereras.

Lagring av bilder i en databas och länkar till dokument i olika format
Varje tabellpost kan länkas till bilder lagrade i själva databasen, samt länkar till filer lagrade någonstans på en filserver, medan all nödvändig information kommer att finnas i databasen för enkel sökning, filtrering och klassificering av dokument.

Bekvämt och mycket anpassningsbart användargränssnitt
Du kan sortera, filtrera, söka efter poster efter vilket fält som helst, ändra ordning och bredd på fält, radhöjder, ställa in färgregler för rader och celler, formler för att beräkna totalsummor och bygga ett träd baserat på givna fält. Du kan göra poster antingen direkt i tabellen (Excel-stil) eller genom ett separat formulär, som är flexibelt anpassningsbart.

Filter, sortering, beräknade fält, vyer
Maximala flexibla datafiltreringsvillkor, många förinställda värden ("börjar med", "innehåller", "idag", "igår"...). Olika uppsättningar filter kan sparas i filer för återanvändning. Möjligheten att ställa in formler för beräknade fält (inklusive SQL-uttryck) och bygga tabellvyer som visar fält från olika tabeller och beräknade fält.

Skapa och sätta upp rapporter och påminnelser för olika förhållanden
Du kan ställa in påminnelseregler enligt vilka ett påminnelseformulär ska visas för en viss användare.

Nätverk och flerspelarläge
När du använder fleranvändarläge är åtkomsträttigheterna flexibelt konfigurerade för varje användare enligt följande parametrar: synlighet och tillgänglighet för menyalternativ, huvudflikar, tabeller, fält och poster för visning och redigering.

Dataimport och export
Import av tabelldata från Excel- och Access-filer stöds. Export är möjlig i Word, Excel, HTML.

Standard Microsoft DBMS Access eller Microsoft SQL Server
Inga "svarta lådor". Vi har ett standardformat för datalagring - MS Access eller klient-server MS SQL Server. Båda dessa DBMS är mycket tillförlitliga, är erkända standarder och är ledande i sin klass. Detta ger fördelar jämfört med slutna format: möjligheten att administrera, förfina, optimera, integrera med andra system... Du kan lägga till anpassade knappar i programmet, som, när de väljs, kommer att köras nödvändiga åtgärder(till exempel, vissa arbetar direkt med databasen, startar tredje parts applikationer etc.).

Som ni vet varierar funktionen hos en assistent eller personlig assistent (oavsett vad denna tjänst kallas i arbetsboken) i olika företag beroende på organisationens särdrag och storlek, den företagskultur som antagits i företaget och personlighet av chefen. Det finns dock ansvar som vilken personlig assistent som helst helt enkelt inte kan klara sig utan, oavsett arbetsplats. Bland dessa finns kontroll över utförandet av order.

I många organisationer är underlåtenhet att uppfylla order och bristande kontroll över att de utförs i tid ett problem, den sk. " flaskhals"(från engelska) flaskhals- flaskhals), dvs. ett allvarligt hinder som kraftigt saktar ner företagets affärsprocesser. Mycket beror verkligen på assistenten här! Allt är dock inte så självklart som det verkar vid första anblicken. Vi stöter ofta på situationer där en oersättlig assistent plötsligt blir sjuk eller åker på semester eller för en gångs skull åker på tjänsteresa, och under hans frånvaro... har arbetet upphört, beställningar inte registreras, deadlines missas och de ansvariga är okända. Som regel talar detta inte så mycket om den anställdes oumbärlighet, utan om frånvaron av ett system. Så assistentens uppgift är att bygga ett system för att övervaka utförandet av order. Och systemet är, som vi vet, till stor del kapabelt att upprätthålla sin prestanda på egen hand. Och du kan inte hantera detta ensam! Men låt oss ta itu med allt i ordning.

Kontroll och dess typer

En elefant, som man säger, ska ätas i delar. Och det är värt att börja med terminologi.

Kontrollera- detta är en jämförelse av planen med det faktiska läget. Kontroll avslöjar även små avvikelser från människors planerade resultat och handlingar och gör det möjligt att förändra situationen.

Följande typer av kontroll särskiljs:

1. Preliminärt. Utförs av chef inför själva arbetets start på uppdraget. Preliminär kontroll används med hänsyn till mänskliga, materiella och ekonomiska resurser, det vill säga innan man ger en order om att arbeta måste chefen försäkra sig om att utföraren har resurser för att utföra det.

2. Konceptuell (inkommande). Används för att förtydliga:

Vet artisten att han har ett uppdrag;

Hur förstod personen som ska lösa problemet problemet?

Hur exakt ska han göra detta?

Denna typ av kontroll utförs av den biträdande chefen och omedelbart efter att ordern har ställts in. Målet är att kontrollera utförarens förståelse av beställningens essens och aktualiteten för dess genomförande. I detta skede är assistentens uppgift att uppmärksamma utföraren på uppdragets tillgänglighet, tidpunkt och prioritet för uppdraget samt att se till att uppdraget har antagits för arbete. I det här fallet måste assistenten "markera" brådskande och viktiga uppdrag (kom ihåg Eisenhower-matrisen), till exempel enligt följande: "Observera att denna uppgift är viktig och brådskande!" Denna magiska fras, uttalad vid rätt tidpunkt, hjälper till att undvika många missförstånd och oförlåtlig tidsförlust - det är oacceptabelt att låta processen att rangordna uppgifter efter prioritet ta sin gång, eftersom artisternas åsikter inte alltid sammanfaller med chefens åsikt. Glöm inte att det som är uppenbart för dig kanske inte är det för andra människor.

3. Ström (mellanliggande, processtyrning). Målet är att utvärdera den nuvarande aktivitetsprocessen: hur arbetet utförs, vad som redan har gjorts, vilka svårigheter har uppstått. Denna typ av kontroll utförs av en assistent när arbetet redan är igång, men deadline för att slutföra beställningen har ännu inte kommit. Kontrollens uppgift är att skyndsamt identifiera avvikelser som uppstår under arbetet och informera chefen om dem för eventuell korrigering. givna parametrar. Nuvarande styrning baseras på respons.

4. Final (slutlig, kontroll av resultatet). Den används för att bedöma om ett mål uppnås vid ett givet datum.

De faktiska resultaten som erhållits jämförs med de tidigare fastställda. Trots att det är för sent att störa arbetet i detta skede är denna kontroll nödvändig. Den visar vilka resultat utövarna har uppnått och avslöjar brister och brister i deras arbete. Hjälper till att dra lärdomar för framtiden. Som regel arbetar chefen och assistenten i detta skede tillsammans, eftersom Assistentens kvalifikationer kanske inte är tillräckliga för att avgöra uppdragets fullständighet och riktighet.

Vad och hur man styr

Fördelningen av ansvaret för att säkerställa kontroll inom nyckelområden beror på organisationens storlek:

Att kontrollera	Företagsstorlek	Ansvarigför att säkerställa kontroll
Juridiska normer och krav	Upp till 100 personer Upp till 500 personer Mer än 500 personer	Chef för organisationen Advokat, revisor Juridisk tjänst, redovisning Juridisk tjänst och områdeschefer
Ledarens order	Upp till 100 personer Upp till 500 personer Mer än 500 personer	Chef för organisationen Huvudsekreterare Assisterande chef Assistent och områdeschefer
Krav på lokala regulatoriska dokument	Upp till 100 personer Upp till 500 personer Mer än 500 personer	Chef för organisationen Huvudsekreterare Assisterande chef Verksamhetschefer
Individuella beställningar av chefen	Upp till 500 personer Mer än 500 personer	Chef för organisationen Huvudsekreterare Assisterande chef
Instruktioner mottagna från företagscentret	Upp till 1500 personer Upp till 2500 personer Mer än 2500 personer	Assisterande chef Biträdande chef och sekretariat Ärendehantering

"Kontroll" och "övervakning" är olika saker!

För att äntligen förstå vad som är vad är det värt att uppmärksamma en annan term som ofta finns i modern ledning - "övervakning". Ofta i litteraturen används begreppen "kontroll" och "övervakning" som identiska, men det är i grunden olika saker! För att tillämpa ett systematiskt tillvägagångssätt för att hantera utförandet av order måste denna skillnad förstås. Om övervakning- det här är att övervaka parametrarna för ett objekt med att registrera och spara data, alltså kontrollera- Detta är en obligatorisk observation påverkan på föremålet i händelse av parametervärden som överstiger acceptabla gränser. I förhållande till uppdrag innebär det att assistenten ska ha ett övervakningsverktyg, d.v.s. upprätthålla en viss databas där han registrerar instruktioner, deadlines, ansvariga personer och utförandestatus (slutförd/ej slutförd). Men för att bygga ett effektivt kontrollsystem räcker det inte att bara hålla statistik – kontroll innebär aktiv hantering av situationen, anpassning och inflytande, d.v.s. målmedvetet medvetet inflytande för att uppnå positiv dynamik i den utövande disciplinen.

Hur säkerställer man att beställningar utförs?

För att beställningar ska kunna utföras krävs ett integrerat tillvägagångssätt för att lösa detta problem. Kontrollsystemet för orderutförande kommer att fungera enligt följande principer:

1) Hög prioritet från ledningen. Chefen måste visa att strikt efterlevnad av hans instruktioner är viktigt för honom och företaget.

2) Gemensam diskussion om tillvägagångssätt för att lösa problemet. För att ta hänsyn till alla risker och överväga frågan heltäckande är det nödvändigt att involvera alla deltagare i processen i diskussionen - både chefen som ger instruktioner och assistenten som leder dem, samt chefer som kommer att vara direkt ansvariga för avrättning. Avtal bör i första hand avse metoder för att få information om instruktioner och tidsfrister, utföranderapportens format, förfarandet för omläggning, förhållningssätt till belöningar eller straff vid bristande efterlevnad av instruktioner. Chefen bör också informera sina underordnade om assistentens befogenheter när det gäller att övervaka utförandet av order (om du är en ny person i teamet och ännu inte har fått behörighet, fråga din chef om detta).

3) Informera alla företagets anställda om implementeringen av ett system för övervakning av utförandet av order. Det är nödvändigt att säkerställa insyn i tillvägagångssätt, d.v.s. reglerna måste formaliseras i företagets lokala regleringsdokument.

4) Konsistens och regelbundenhet. Chefsdisciplinen kommer att öka om anställda är säkra på att varje uppdrag registreras, att varje uppdrag måste redovisas, att ingen av dem kommer att missas eller glömmas bort och att underlåtenhet att utföra instruktioner från ledningen oundvikligen kommer att bestraffas. (Det är omedelbart värt att föreskriva förfarandet för att informera, eftersom instruktioner kan vara omöjliga på förhand eller ha tvingande skäl för att inte följa efterlevnaden i tid. Varje sådant fall måste behandlas individuellt.)

Ser ut som en uppgift för, säger du. Detta är delvis sant. Vilken roll har assistenten? En assistent är exakt samma anställd på företaget som ska informera chefen om att det finns ett problem, att det medför specifika risker, att du försöker hålla "fingret på pulsen" (och än så länge har det lyckats till stor del tack vare din personliga egenskaper), men frånvaron kommer systemet förr eller senare att göra sig känt och det oroar dig.

Det viktigaste är att inte glömma att säga att du har ett specifikt förslag på hur man organiserar ett kontrollsystem (dvs. det ska inte bara vara ett problem som serveras på ett silverfat, utan ett problem och alternativ för att lösa det).

Även om du är nyanställd på företaget ska du inte vara rädd för att vända dig till din chef med ett sådant förslag. Om det hittills inte har hänt något ödesdigert i ditt företag på grund av en ouppfylld/försenad/obokad order, kommer din chef fortfarande inte att döva öronen för ditt förslag. Det finns förmodligen ingen person i hela företaget som är mer intresserad av att lösa detta problem.

Vikten av effektiv kommunikation

Låt oss säga att ditt förslag accepteras: chefen beskrev vikten av uppgiften, meddelade din roll i denna process, godkände den lokala normativt dokument reglerar processen informeras alla företagets anställda. Vad kommer härnäst? Det publicerade dokumentet riskerar att förbli ett själlöst papper om du ger upp i det här skedet. Hur får man allt detta att fungera?

Svaret ligger främst i assistentens effektiva kommunikationsförmåga. Ja, det är samma fras som vi så ofta ser i meritförteckningar för administrativa tjänster. Att ha sådana färdigheter är avgörande för en assistent. I en snäv bemärkelse, i förhållande till att övervaka utförandet av order, är effektiv kommunikation ett sätt att snabbt överföra information utan förvrängning och få feedback om korrekt förståelse av "meddelandet".

Effektiv kommunikation byggs upp:

Effektivt eller ineffektivt?

Ineffektiv kommunikation är att bråka med andra, som syftar till att skydda dina mål och planer. Det innebär närvaron av vinnare och förlorare. Denna typ av "kommunikation" är kategorisk: det finns "rätt" och "fel", "seger" och "nederlag", "bra" och "dåligt", utan att ta hänsyn till mellanliggande tillstånd. Det finns bara en korrekt åsikt, så vi kan försumma åsikter och erfarenheter från människor som kan berika vår kunskap om världen och bilda en helhetsbild. Istället försvarar vi hela tiden våra snäva åsikter. En paus i konflikten anses vara en framgång när försvararen tillfälligt drar sig tillbaka. Så småningom resulterar oenighet i motstånd, förlust av teameffektivitet och till och med sabotage tills en balans mellan makt och respekt råder.

Effektiv kommunikation syftar i sin tur till att förstå andras åsikter, känslor och åsikter. När två sidor lyssnar på varandra vinner båda. Ömsesidig förståelse och respekt blir grunden för samarbete, ömsesidigt beroende och lojalitet. Framgång kommer att uppnås om varje sida säger: "Ja, det var precis vad jag menade. Förstår du mig".

Effektiv kommunikation är utan tvekan nödvändig för att framgångsrikt genomföra organisationens mål. Förvrängda, feltolkade budskap orsakar ofta nederlag för stora företag, arméer och nationer.

Effektiva kommunikationsförmåga tillåter motsatser att samexistera - den ultimata förmågan att förstå en annan synvinkel och hitta kompromisser. Varför bråka om vem som har rätt och vem som har fel? Målet med effektiv kommunikation är att etablera och upprätthålla ömsesidigt fördelaktiga och därmed långvariga arbetsrelationer.

När det gäller övervakning av orderutförande ska assistenten visa effektiv kommunikationsförmåga på alla stadier av "resan" instruktioner:

1) Interaktion med chefen vid instruktioner. Assistentens uppgift är att spela in uppdraget korrekt och försöka följa ett specifikt målsättningsschema, till exempel SMART. Detta kommer att tillåta underordnade att förstå vad som krävs av dem. Ordalydelsen ska vara tydlig, i verbal form (svara på frågan: vad ska man göra?), ordern ska ha en angiven tidsfrist och en ansvarig utförare ska identifieras för varje order.

Efter att beställningen har registrerats korrekt ska assistenten se till att det inte finns några felaktigheter och tillhandahålla slutversion protokoll eller register över instruktioner till chefen för godkännande, eller fråga muntligt: ​​”Förstod jag dig rätt? Ivanov I.I. måste utveckla och lämna in ett schema för projektgenomförande för godkännande senast den 11 maj 2015?”

Vad har häntSMART?

SMARTär en mnemonisk akronym som används i ledning och projektledning för att definiera mål och sätta upp mål.
Ett mål eller en uppgift som upprättats enligt SMART-kriterier har följande egenskaper:
. S- specifik (specifik) - tydlig, precis, tydligt beskriven;
. M- mätbar (mätbar) - att ha etablerade utfallsindikatorer med vilka man kan förstå att målet har uppnåtts. De kan vara både kvantitativa och kvalitativa. Utan dessa kriterier är det nästan omöjligt att utvärdera slutförandet av uppgiften;
. A- uppnåeligt (uppnåeligt) - realistiskt, men kräver viss ansträngning, vilket fungerar som ytterligare en motiverande faktor;
. R- relevant (lämpligt) - sammanfaller med avdelningens eller organisationens bredare mål;
. T- tidsbestämt (begränsat i tid) - deadlines för att uppnå målet måste fastställas.

2) Interaktion med utförare vid överföring av order till arbetet. Nyckeluppgiften i detta skede är att se till att entreprenören är informerad om uppdraget och accepterat det för arbete. Om organisationen är liten tar assistenten eller sekreteraren direkt kontakt med artisterna genom E-post eller via telefon. I stora organisationer är sådan interaktion svår att genomföra, så assistenten överför ordern och interagerar direkt med organisationens biträdande chefer, och vid överföring av order gäller kaskadprincipen, till exempel: EEavdelningsdirektörEAvdelningschefEdirekt exekutor.

3) Information om utförandet av ordern överförs via den omvända vägen: VD/assistentBBiträdande generaldirektörBavdelningsdirektörBAvdelningschefBdirekt exekutor.

Assistenten spelar rollen som en mellanhand för att överföra information om beställningen. Samtidigt, för att minska tiden för dataöverföring till assistenten, är det lämpligt att tillhandahålla användningen informationsresurs, som låter dig lägga upp sammanfattande information om beställningar i allmän tillgång, till exempel till organisationens interna företagsportal, där vilken anställd snabbt kan se vilka uppdrag han har och skicka kommentarer till assistenten.

4) När man utför mellankontroll är det nödvändigt att förtydliga prognosen från entreprenören: oavsett om det håller tidsfristen eller under utförandet har det visat sig att arbetsvolymen är större än tidigare förväntat, eller att entreprenörens resurser är otillräckliga och involvering av anställda från andra strukturella divisioner krävs, eftersom uppgiften visade sig vara tvärfunktionell. Assistenten ska föra en kontinuerlig konstruktiv dialog med ansvarig chef/utförare för att få snabb och tillförlitlig information om hur utförandet fortskrider och om allvarliga problem uppstår informera chefen om det medan något fortfarande kan åtgärdas. Samtidigt bör du inte gå för långt och bli påträngande, störa artisten och distrahera honom över bagateller. Alla deltagare i processen måste tydligt förstå att de har gemensamma mål och respekterar varandras arbete. För att göra detta bör du komma överens om ett acceptabelt kommunikationsformat.

5) Efter att ha fått information om utförandet av en order utvärderar assistenten tillsammans med chefen fullständigheten av de data som presenteras och fattar beslut om att acceptera ordern eller returnera den för revision. Biträdet ska underrätta boutredningsmannen om fattat beslut.

6) Vid generering av analytisk rapportering. Strikt redovisning innebär regelbunden rapportering och analyser baserad på statistiska data. Med en viss frekvens, till exempel en gång i månaden, ska assistenten analysera de samlade statistiska uppgifterna om uppdrag och generera en rapport om prestationsdisciplin (Fig. 1). En sådan rapport kan innehålla information om hur många instruktioner det fanns, hur många av dem som slutfördes i tid/sena/ej slutförda, vilka enheter som är ledare och vilka som är anti-ledare när det gäller att i rätt tid verkställa chefens instruktioner. Chefen kan förfoga över denna information efter eget gottfinnande. Det är dock önskvärt att inställningen till belöning och straff är förutsägbar och enhetlig för alla.

Ris. 1

Praktiska verktyg i assistentens arsenal

Det finns ett stort utbud av sådana verktyg, men det är viktigt att följa nyckelprincipen - alla instruktioner från förvaltaren måste materialiseras och föras in i ett enda förråd, där det är möjligt att regelbundet övervaka utförandet av order i enlighet med deras prioritet.

Den ideala tekniska implementeringen är Microsoft Outlook , därför att den innehåller flexibla inställningsmekanismer så kallade. "användarvyer". Utöver standardvyerna "Efter utförare", "Efter kategorier", "Efter deadlines", kan du konfigurera alla andra - "Efter anläggningar", "Efter kommittéer", "Endast förfallna uppgifter, vars tidsfrist löpte ut från 5 till 5 till 20 days ago” och etc. När den väl är konfigurerad blir vyn tillgänglig i framtiden med ett musklick. Vi kommer inte att uppehålla oss i detalj, eftersom... En serie artiklar har redan ägnats åt detta verktyg.

Ibland liknande system konfigurerad på basen elektroniska dokumenthanteringssystem, till exempel Lotus Notes, Documentum eller Directum, där nyckelinformation om beställningen registreras i registrerings- och kontrollkortet (RCC). EDMS är dock ett dyrt program som inte alla organisationer har råd med.

Ett av de mest universella och tillgängliga verktygen för att övervaka utförandet av order är Microsoft Excel. Detta program kan användas utöver befintliga om du arbetar i stort företag och som ett oberoende verktyg. Det fina med det är att du, baserat på denna tekniska lösning, kan skapa en enda databas med beställningar med flexibla inställningar för fält och filter efter eget gottfinnande. Ett sådant samlat instruktionsregister kan göras allmänt tillgängligt och varje anställd kan förtydliga formuleringar, tidsfrister och spåra status för sina instruktioner. Du bör först konfigurera begränsade rättigheter för att redigera filen för att undvika oavsiktlig korruption eller radering av data.

I MS Excel kan du inte bara lägga in instruktioner manuellt, som vid muntliga order från chefen, utan även ladda ner instruktioner från EDMS (om det är instruktioner från protokoll eller instruktioner som kommer utifrån, till exempel förfrågningar från tillsynsmyndigheter eller statliga organ eller ett företagscenter).

Genom att ställa in fälten på ett visst sätt kan du ställa in färgkodning i kolumnen "Orderkörningsstatus". Till exempel kommer en beställning som ännu inte har kommit in automatiskt indikeras i blått; en beställning som slutförs i tid är grön (för detta måste datumen i fälten "På grund av utförande" och "Faktiskt utförande" matcha); en order för vilken utförandeperioden har löpt ut och ingen bekräftelse på mottagandet av utföranderapporten har mottagits kommer automatiskt att visas som ouppfylld och markerad i rött.

Upprätta ett orderregister iFRÖKEN Excel

Fält i registret konfigureras genom att skriva ett makro. För sådan finjustering Det är bäst att involvera en IT-specialist.

Om det inte finns någon IT-specialist och du inte har programmeringskunskaper kan du använda en annan enklare och mer tillgänglig metod.

Du kan anpassa tabellceller själv med hjälp av funktioner för villkorlig formatering.

För att konfigurera cellfyllningen, välj cellen i tabellen som vi ska konfigurera formateringen för (i vårt fall är det här cellen G10 ), på fliken Hem - Villkorlig formatering, i den föreslagna snabbmenyn - Skapa en regel(Fig. 2).

Ris. 3

I formelfältet i dialogrutan under rubriken måste du ställa in en regel som kommer att betraktas som sann (Fig. 4).

Ris. 4

För vårt register kommer det att vara nödvändigt att sekventiellt konfigurera fyra regler för samma cell G10 , och sedan "utvidga" sin handling till hela kolumnen G.

• För att indikera en ouppfylld beställning, ställ in regel 1. I dialogrutan Skapa en formateringsregel med hjälp av nyckeln Formatera välj fyllningsfärg. Den första regeln kommer att motsvara färgen röd.

Ange sedan följande beskrivning av regeln i formelfältet: =OM(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Detta innebär att förutsatt att i cellen F10 förfallodatumet indikeras och det har redan gått ut, cellen blir automatiskt röd.

Ris. 5

Tryck på knappenOTILL.

• För att indikera en beställning som pågår, ställ in regel 2. Vi upprepar sekvensen av åtgärder som beskrivs ovan: välj cellen G10 , låt oss gå till Villkorlig formatering, Välj Skapa en regel Och Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.

I den redan välbekanta dialogrutan Skapa en formateringsregel med hjälp av nyckeln Formatera välj en annan fyllningsfärg. Den andra regeln kommer att motsvara färgen blå.

=OM(F10>0;F10>I DAG();""). Detta betyder att om i en cell F10 en deadline indikeras och den har ännu inte kommit, cellen färgas automatiskt blå.

Tryck på knappen OTILL.

• För att indikera en beställning som slutfördes i tid satte vi upp regel 3.Återigen upprepar vi sekvensen av åtgärder som beskrivs ovan, bara denna gång i dialogrutan Skapa en formateringsregel med hjälp av nyckeln Formatera välj en grön fyllningsfärg för att indikera att beställningen slutfördes strikt i tid eller före schemat.

Ange beskrivningen av regeln i formelfältet: =OM(F10>0;OM(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Detta betyder att om i en cell F10 G10 tidsfristen för faktisk utförande anges, vilken sammanfaller med tidsfristen F10 eller föregår den, cell G10 blir automatiskt grönt.

Tryck på knappen OTILL.

• Slutligen, för att indikera en beställning som slutfördes senare än den angivna deadline, satte vi upp regel 4. I dialogrutan Skapa en formateringsregel med hjälp av nyckeln Formatera välj en gul fyllningsfärg för att indikera att beställningen slutfördes sent.

Ange följande regel i formelfältet: =OM(F10>0;OM(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Detta betyder att om i en cell F10 förfallodatumet anges, och i cellen G10 datumet för det faktiska utförandet anges, vilket är senare än datumet F10 , sedan cellen G10 blir automatiskt gul.

Väl i cellen G10 alla fyra reglerna är konfigurerade, vi "sträcker" den givna formeln ner i hela kolumnen G och fyll i den med de faktiska datumen för utförande av order. Cellerna kommer automatiskt att färgas i den angivna paletten.

Nästa steg är visualiseringsinställningar, dvs. diagram för en mer visuell uppfattning av bilden av den utövande disciplinen.

För att konstruera ett diagram behöver vi kvantitativa data, d.v.s. antalet beställningar och varje typ för sig. Därför kommer mellanliggande justering att krävas. Vi kan visa kvantitativa data i en förklaring, där de automatiskt matas in från vår tabell (förklaringen kan placeras på samma ark, till exempel ovanför tabellen).

För att samla in statistik behöver du fylla i en av tabellcellerna, till exempel den intilliggande cellen H10 , på följande sätt:

1. Välj en cell H10 , högst upp i formelfältet, klicka på ikonen t.ex Infoga funktion, välj kategori " logisk», « OM».

Vi skriver följande regel i den översta raden av formler: =OM($F10>0,OM($G10>0,OM($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Ris. 6

Vi utökar regeln som anges i cellen H10 , ner i hela kolumnen H(Fig. 7).

Ris. 7

Sedan kolumn H kan döljas och lämnar endast nödvändig registerinformation synlig.

• Att skapa en legend. För att få data från en kolumn H faller in i förklaringen och visas i den i kvantitativ form, måste du konfigurera förklaringscellerna enligt följande:

1. Ställ in en regel för en cell G3 : markera den här cellen, klicka på ikonen i formelfältet t.ex Infoga funktion, välj typ av funktioner " statistisk», « COUNTIF».

2. Skriv sedan följande i formelfältet: =ANTALOM(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Ris. 8

3. "Sträck ut" formeln från cellen G3 innan G6 respektive.

Du kan också anpassa visualisering och ladda upp data om beställningar för en viss tidsperiod i form av ett diagram.

• MEDskapa ett diagram. För att göra detta, gå till fliken Föra in och välj ett diagram, till exempel ett cirkeldiagram, efter att ha valt intervallet det tidigare celler från G3 innan G6 (Fig. 9).

Ris. 9

Vi infogar diagrammet och färglägger dess segment i de fyllningsfärger vi har valt genom att välja segmentet och anropa motsvarande sammanhangsmeny med höger musknapp (allt är intuitivt där). Vårt register är klart (fig. 10).

Ris. 10

Och slutligen

Att skapa ett effektivt system för att övervaka utförandet av order är ganska svårt - det är nödvändigt att ta hänsyn till många olika aspekter och funktioner som kan vara unika för olika organisationer. Det är inte lätt, men kom ihåg att varje gåta har en lösning. När jag ställs inför ett svårt problem som vid första anblicken inte har någon lösning, minns jag alltid gåtan med B. Verber:

”Hur kopplar man ihop dessa nio prickar med fyra linjer utan att lyfta pennan från pappret?

Ofta kan vi inte hitta en lösning eftersom vårt sinne är begränsat till ritningens område. Men ingenstans står det att man inte kan gå över dess gränser.

Det finns en lösning:

Moral: för att förstå systemet måste du... ta dig ur det."

Det finns många sätt att organisera ett effektivt system för att övervaka utförandet av order. Huvudsaken är att hitta exakt den som mest organiskt passar in i ditt och ditt företags arbete, att känna måttfullhet i allt och inte gå över gränsen bortom vilken kommer manisk hyperkontroll.

M.A. Suchkova, biträdande generaldirektör för Ryazan Oil Refining Company CJSC (dotterbolag till NK-Rosneft OJSC)

26 februari 2010 15:19

Alexey Afanasyev, kvalitetsdirektör för företaget InterTrust

På många företag i Ryssland, särskilt de som har upplevt snabb tillväxt under de senaste åren, observeras samma problem: oförmågan hos organisationens tjänstemän att säkerställa hög kvalitet och korrekt kontroll över utförandet av deras instruktioner. Vanligtvis lider nya företag av detta problem, medan de organisationer som fortfarande har ett sovjetiskt förflutet, såväl som förvaltningarna för kommunala, regionala och federala myndigheter, ganska effektivt använder erfarenheten av direktivhantering, som var särskilt populär i vårt land före perestrojkan . Den här artikeln har som huvudmål överföring av erfarenhet inom området för övervakning av utförandet av instruktioner från chefer till moderna företag.

Nästan alla typer av ledningsaktiviteter i en organisation är förknippade med utförandet av instruktioner från dess ledning, så det är viktigt att etablera kontroll över utförandet av instruktioner. Instruktioner kan:

● anbringas i form av resolutioner om interna och inkommande dokument (till exempel om PM och brev);

● formuleras i administrativa dokument från kollegiala organ (i protokoll) och enskilda ledningsorgan (i order och direktiv).

Beträffande medborgarnas överklaganden noterar vi följande. Formellt är förfarandet för att arbeta med dem identisk med behandlingen av inkommande korrespondens, dock regleras tidsfristerna av gällande lagstiftning på federal nivå, vilket måste beaktas av både chefen som sätter tidsfristerna och den entreprenör som tillkallas att följa dessa tidsfrister.

Många dokument kan bli föremål för kontroll under sin livscykel. Vi kan se både avtrycket av en stämpel med bokstaven "K" och ordet "Kontroll" skrivet med röd penna eller gjort i form av ett avtryck (se exempel 1). Syftet med sådana anteckningar är ett - att uppmärksamma behovet av att kontrollera instruktionerna som ges i texten i dokumentet eller i resolutionen om det (i vårt exempel innehåller det inkommande brevet en resolution med instruktioner från Ignatova Yu.S. , vad som behöver göras och när). Fram till slutförandet av exekveringen lagras sådana dokument i en separat mapp. Efter avslutad utförande görs en anteckning om detta på handlingen (i exempel 1, i nedre högra hörnet den 10/07/2009, antecknades avtalets ingående och handlingens placering i fil nr. 08-24).

Ställa in uppgiften för artister

Vem formulerar ordern? Detta görs av chefer på alla nivåer. Det är bara det att vanligtvis kontrollen läggs på utförandet av instruktioner från den första personen eller hela högsta ledningen i organisationen, och förskolans läroanstaltstjänst hanterar detta. Och instruktionerna från lägre rankade chefer - avdelningschefer hanteras som regel av anställda på samma avdelningar, ansvariga för kontorsarbete i dem.

Det verkar som att texten i resolutionen eller det administrativa dokumentet redan tydligt och otvetydigt bör formulera:

● själva beställningen,

● deadline,

● specifik utförare.

Om åtminstone ett av dessa villkor inte är uppfyllt (vilket händer) behövs en separat anställd som tydligt kan omformulera chefernas krav, och vid behov dela upp dem i mindre, men med tydligt definierade utförare.

När du formulerar instruktioner är det tillrådligt att följa följande enkla regler: formuleringen ska vara kort, koncis, maximalt eliminera tvetydighet i tolkningen och ha ett klart definierat och mätbart resultat. Allt detta gör att du inte slösar tid på ytterligare förtydliganden av beställningen. Å andra sidan ger detta utföraren ett mål, och uppdragsförfattaren förtroende för att resultatet av utförarens handlingar kommer att förväntas.

Här är exempel på vaga formuleringar och motsvarande korrekta textstrukturer:

När en organisation etablerar kontroll över utförandet av instruktioner börjar dokumenten ganska snart förändras: istället för generella krav dyker det upp korta och fullständiga instruktioner med en specifik utförare, deadline och förväntat resultat. Detta ökar effektiviteten i företagsledningen avsevärt, vilket nästan omedelbart uppmärksammas av både dess ledning och ägare.

Deadline för utförande av order

Tidsfristerna för utförande av order i en organisation sätts vanligtvis av den författare-ansvarige som skapade ordern. I vissa fall kan tidsfristen för utförande av order fastställas av en lokal handling från organisationen eller ett externt regleringsdokument.

Låt oss här citera modellföreskrifterna för samverkan mellan federala verkställande organ:

Dokumentfragment

Modellbestämmelser för interaktion mellan federala verkställande myndigheter, godkänd. Dekret från Ryska federationens regering daterat den 19 januari 2005 nr 30, ändrat den 21 februari 2008 Ordern är föremål för utförande inom den tidsperiod som anges där. Om en tidsperiod anges som tidsfrist för verkställighet, anses dess början vara dagen för undertecknandet av ordern. En order som innehåller instruktionen "brådskande" är föremål för verkställighet inom 3 dagar. Instruktionen "omgående" ger en 10-dagarsperiod för utförande av ordern. Om verkställighetsperioden inte anges i ordern, är den föremål för verkställighet inom 1 månad från datumet för dess undertecknande (till motsvarande datum för nästa månad, och om det inte finns något sådant datum under nästa månad, tills den sista dagen i månaden). Om den sista dagen av orderutförandeperioden infaller på en arbetsfri dag, är den föremål för utförande på föregående arbetsdag.

För att förbättra organisationens ledningssystem är det meningsfullt att beställningar som läggs under kontroll förenar deadlines för utförande - att föra dem till en enda grund etablerad i organisationen. Inledningsvis ska ett sådant beslut dokumenteras i en lokal lag, till exempel i kontorsledningsinstruktionen. Ändring av tidsfristen bör också vara möjlig endast i de fall som dokumenterats i organisationens lokala lagar. Och givetvis bör det införda systemet för beräkning av tidsfrister motsvara sunt förnuft. Det är trots allt svårt att hitta en mer demotiverande faktor för utföraren än en omöjlig uppgift.

Vi kommer att ge exempel på flera formuleringar av instruktioner och förklara vilket datum för var och en av dem som kommer att betraktas som sista datum för rätt tid att utföra instruktionen. Detta är väldigt viktigt eftersom... Det råder ofta förvirring i denna fråga.

En ganska vanlig situation är när en chef anförtror slutförandet av en uppgift till en annan chef på lägre nivå, och han, efter eget gottfinnande, sänker uppdraget till en annan "våning under". Således passerar ordern genom händerna på flera chefer innan den når den slutliga verkställaren. Visserligen kan uppdraget "förgrenas" till flera "deluppgifter" som utförs av olika personer vid olika tidpunkter. Detta system kallas att skapa en "kapslad ordning".

Vid formulering För "kapslade" beställningar är det viktigt att tillhandahålla en tillfällig reserv. I förhållande till "föräldraordern" måste den vara minst 1 till 3 arbetsdagar. Det är tillrådligt att undvika för mycket "kapsling" av instruktioner, och utesluta från kedjan de chefer som bara "för stafettpinnen vidare." Om det finns en exekutor som är ansvarig för utförandet av hela ordern som helhet kallas han för ”ansvarig executor”.

Som ett exempel, när tidsfristen för att utföra en order regleras av ett externt regleringsdokument, låt oss citera federal lag nr 59-FZ "Om förfarandet för att överväga överklaganden från medborgare i Ryska federationen." Enligt detta dokument är den maximala perioden för behandling av en skriftlig ansökan från en medborgare i Ryska federationen 30 dagar, och den börjar övervägas från det ögonblick då ett sådant dokument registreras (lagen tilldelar 3 dagar för detta förfarande från i det ögonblick då ansökan tas emot).

Om en medborgare till exempel behöver hjälp från en lokal myndighet för att utöva sina rättigheter, överstiger den tidsperiod som krävs för detta ofta mycket 1 månad. I en sådan situation skickas sökanden ett skriftligt svar inom en månad, som inte löser hans fråga i sak, men tydligt beskriver förfarandet för ytterligare hjälp från organet. I själva myndigheten måste den ordning som bildas på grundval av övervägande av ett sådant klagomål sättas under fungerande kontroll med regelbunden inlämning av en rapport om situationens utveckling till chefen - beställningens författare.

Det händer ofta att medborgarna tar upp sina överklaganden felaktigt. Och då tar inte adressaten hänsyn till dem, utan vidarebefordrar dem till det organ eller tjänsteman vars kompetens frågan faller inom. Lagen avsätter 7 dagar för detta från dagen för registrering av ansökan. I detta fall meddelas medborgaren om sådan omdirigering. Och, förresten, lagen förbjuder helt klart att skicka klagomål för prövning till det organ eller tjänsteman vars beslut eller åtgärd (inaktivitet) överklagas.

Procedur för att övervaka utförandet av order

Nu, med grundläggande information om att förbereda instruktioner, är det nödvändigt att i detalj överväga förfarandet för att övervaka utförandet av instruktioner.

Observera att på ett specifikt företag arbete för att kontrollera utförandet av order kan utföras:

● manuellt med hjälp av en fil med registrerings- och kontrollkort (RCC);

● i ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, där sammansättningen av informationen som registreras i "elektroniska kort" förblir densamma, men många operationer för att meddela utövare och generera rapporter om prestationsdisciplin utförs automatiskt;

● det finns också ett mellanalternativ, när funktionerna i MS Excel används för att underlätta arbetet - order som är under kontroll beskrivs i tabellform, där du sedan kan filtrera information efter exekutörer, deadlines etc. Se.

I stadiet "Placering för kontroll" registrerar kontorsanställd beställningen. Om det finns på ett dokument, placeras en "K" eller "Kontroll"-stämpel på den, eller detsamma skrivs med en ljus penna; det är också möjligt att helt enkelt flytta dokumentet till mappen med kontrollerade beställningar.

Exekutorn, som tar emot ordern, måste bekanta sig med den och innan den tidsfrist som anges på beställningen löper ut, slutföra de uppgifter som anges i den. Om entreprenören behöver överföra arbete som ska utföras av andra anställda som är underordnade honom, skapar han order på en lägre nivå, som vi diskuterade tidigare.

Om entreprenören inser att tidsfristen inte överensstämmer med förmågan att slutföra de angivna uppgifterna i tid, framställer han den föreståndare som utfärdat föreläggandet om att skjuta upp verkställighetsdagen. I ett annat fall, om verkställaren inser att utförandet av ordern ligger utanför hans kompetens och ansvarsområde, kan han ansöka om helt eller delvis upphävande av ordern.

Om chefen beslutar att skjuta upp tidsfrister eller avbryta en beställning, informerar han den som ansvarar för tidsfristskontrollen om detta. Begäran från utföraren om att omboka eller avbryta uppdraget ska i alla fall lämnas till förvaltaren före utgången av uppdragets kontrollperiod.

« Kontroll över utförandet av instruktioner på meriter» utförs vanligtvis av en anställd som är kompetent nog att bedöma relevansen av det uppnådda resultatet av utförandet för den uppgift som ställs i uppdraget. Sådan kontroll kan påbörjas av en kompetent anställd vid mottagandet av en resultatrapport och kan slutföras antingen genom att tas bort från kontrollen eller återlämnas för revision.

Proceduren för att "ta bort kontrollen" av en order utförs av en anställd som har verifierat utförandet av ordern på dess meriter, samt om chefen tillgodoser begäran om att ta bort ordern helt.

Som en del av scenen" Kontroll av utförande i tid» en dedikerad anställd kontrollerar tidsfristerna för utförande av alla aktiva, det vill säga för närvarande utförda, order samtidigt (om sådant arbete i en organisation utförs manuellt eller med MS Excel, görs detta vanligtvis av sekreteraren av beställningens författare eller anställda vid förskolans läroanstaltstjänst). För närvarande kan det mesta av detta arbete utföras av elektroniska dokumenthanteringssystem, som informerar utförare om deadlines för att slutföra utförande av order. Meddelandet är en tvärsnittsvarning för alla order som inte har tagits bort från kontroll (se exempel 4).

Arbetsbelastningen på en enskild artist ökar ständigt och som ett resultat börjar arbetarnas prestationsdisciplin sjunka på grund av elementär glömska. Regelbunden information till anställda, till exempel veckovis, gör att du tydligt kan förstå omfattningen av uppgifter som ska utföras och navigera efter deadlines för rapportering.

Informationsblad kan vara antingen kort (se), eller mer komplett, med sammansättningen av information som presenteras i tabellen från. Förresten, om vi i en sådan MS Excel-tabell filtrerar order för en specifik exekutor med ett tomt exekveringsmärke, kommer vi genom att skriva ut resultatet att få en annan version av informationsbladet för executor.

Om sådana ark genereras av EDMS, är det lämpligt att i tabellformen inkludera en kolumn med antalet dagar som återstår till slutet av exekveringsperioden. Att rangordna beställningar efter utgångsdatum är också mycket bekvämt - detta gör att entreprenören snabbt kan navigera och hantera sin egen arbetstid mer effektivt.

Rapportering om prestationsdisciplin

Vissa organisationer övar delårsrapportering av utförare. Om det är nödvändigt att regelbundet övervaka genomförandet av särskilt viktiga order, lägger deras författare till ordertexten information om behovet av periodisk, till exempel veckorapportering, som måste tillhandahållas under hela utförandeperioden. En delårsrapport upprättas vanligtvis i valfri skriftlig form eller i form av en promemoria. Utarbetandet av sådana rapporter kan utföras av:

● artisten själv

● sekreterare underställd honom,

● en anställd med ansvar för prestationsdisciplin i företaget.

För att övervaka nivån på prestationsdisciplin i en organisation regelbundet eller på begäran av ledningen utarbetas flera typer av rapporter som kan relatera till prestationsdisciplin:

● en separat verkställande tjänsteman;

● specifik indelning

● organisationen som helhet;

● instruktioner utfärdade av viss chef m.m.

Informationen sammanfattas i form av en statistisk sammanställning för ledningen om order som levererats, utförts och överförts till en annan rapporteringsperiod. För att möjliggöra en effektivare hantering av prestationsdisciplin används olika rapporteringsmodeller. Alternativ för rapporteringsformulär presenteras i och enligt E. Kamenevas uppfattning.

Eftersom sådana rapporter utarbetas både för organisationen som helhet och för dess avdelningar i synnerhet, ingår endast de tjänstemän till vilka chefen direkt ger instruktioner i exekutörsdelen. För generaldirektören kommer dessa till exempel att vara hans ställföreträdare och chefer för verksamhetsområden, medan dessa för chefen för en avdelning kommer att vara avdelningscheferna och eventuellt sektorscheferna.

Även om organisationen inte har full automatisering av dokumentflödet genom EDMS, är ett sådant dokument ganska bekvämt att upprätta och underhålla i ett kalkylarkssystem Microsoft excel eller OpenOffice.org Calc. Dessa system har i stort sett liknande gränssnitt och funktionalitet, de kan hjälpa till att automatisera redovisning och rapportering i ett litet och medelstort företag. Det viktigaste är att tydligt veta vad exakt du behöver få som ett resultat.

Åsikt

Vi undersökte frågorna om att lägga och ta bort order från kontroll, samt metodiken för att utföra order och rapportera om övervakning av deras utförande. De modeller för direktivstyrning som föreslås i artikeln kommer att bidra till att göra ledningen av organisationen tydligare och mer transparent.

Den första, mest uppenbara invändningen som jag bör förklara för min läsare är: varför köra ett projekt i Excel om det finns specialiserade program för detta, inklusive gratis. Ja, du kan själv välja en bra projektledningsapplikation, dock är problemet att dina kollegor som du säkert skulle vilja dela status eller arbeta med projekt tillsammans inte har dessa applikationer. Råd och samtal för att installera en liknande applikation fungerar som regel inte, och du har förmodligen något att göra utan det.

Det händer ofta i en företagsmiljö att ett företag är redo att köpa MS Project endast för vissa anställda, vilket generellt sett är meningslöst. Att ständigt ladda upp rapporter från MS Project till HTML eller Excel och skicka dem med post till alla intresserade är en ganska tråkig uppgift. Till mitt minne har ingen gjort detta, även om vi (IT-avdelningen) erbjöd det som tillval. Microsoft släpper inte en gratis MS Project-filvisare. Tredje företag, så vitt jag vet, gör detsamma (men det finns betalda).

Om nu bara projektet kunde genomföras i MS Office, som är tillgängligt nästan överallt... Excel lämpar sig bäst för denna uppgift.

Ytterligare en projektmall för Excel?

Därmed inte sagt att det finns lite sådan godhet på Internet. Tillräckligt. Min mall är dock ganska bekväm, funktionell och jag ber inte om pengar för den. Så långt jag har kunnat bekanta mig med förslag om detta ämne är de huvudsakligen indelade i följande klasser:

Något gratis, men extremt enkelt och eländigt.

Något byråkratiskt och svårsmält, som "En uppsättning projektdokumentmallar som består av 55 filer."

Något riktigt bekvämt, men till en kostnad.

Det verkliga livet ställer oss inför den andra ytterligheten: de flesta små och medelstora projekt genomförs utan någon som helst dokumentation, vilket inte ger dessa projekt någon chans att genomföras.

Min mall är till för dig som vill undvika extremer, behålla kontrollen över projektet och slippa onödiga utgifter.

Möjligheter

Planera tidpunkten och skeden av projektet

Struktur i två nivåer av projektstadier

Deadlines för plan och faktiska

Möjlighet att överlappa intilliggande planpunkter

Redovisning av färdigställande av en planpost i procent

Redovisning av kontantkostnader per steg (plan/faktisk)

Bedömning av erforderlig och uppnådd kvalitet i arbetet

Förmåga att markera projektmilstolpar

Förmåga att associera ett specifikt skede med en risk eller ett problem

Seriös automatisering vid planering av deadlines.

Gantt-diagram

Tidsskala

Möjlighet att se antingen det planerade schemat eller det faktiska

Färgmarkering av helger och helgdagar

Resursredovisning

Planera erforderlig mängd resurser

Redovisning av tillgänglig mängd resurser

Jämförelse av plan och fakta

Projektstatus (styrelse)

Trafikljusindikatorer: schema, budget, kvalitet, resurser, risker, problem

Summeringsindikator

Kvantitativa och analytiska indikatorer

Grundläggande information

Huvudstadier

Lista över problem

Lista över risker

Överlag ser brädet ganska estetiskt tilltalande ut

Underhålla kataloger

Projektrisker

Projektproblem

1. inställningar

Skjuta på

Jag gillade hur mitt Gantt-diagram blev. Jag har aldrig sett en sådan skalning från någon annan. Det är ett underbart exempel på interaktionen mellan formler och villkorlig formatering.

Mallen är ganska komplex och kan uppenbarligen innehålla fel. Vänligen rapportera eventuella fel du upptäcker, så fixar jag dem så snabbt som möjligt. Generellt sett beror utvecklingen av detta projekt på antalet aktiva användare. Jag hoppas att du kommer att ha nytta av detta verktyg.