Hem › Program › Word, Outlook, Internet Explorer. Användbara tips. Välja ytterligare ett redigerings- eller utvecklingsspråk och ställa in språkinställningar i Office Word excel mail microsoft outlook

Word, Outlook, Internet Explorer. Användbara tips. Välja ytterligare ett redigerings- eller utvecklingsspråk och ställa in språkinställningar i Office Word excel mail microsoft outlook

Jag skriver den här introduktionen för dig som hämtat en bok från en butikshylla och vill förstå vad den säger och vem den är avsedd för.

1. Detta är en handledning om de vanligaste kontorsprogrammen idag under det allmänna namnpaketet Microsoft Office 2007 ("paket" - eftersom det finns många program i det; på ryska kallas det helt enkelt "kontor"). Denna handledning beskriver:

Word textredigerare;

Excel-kalkylbladsredigerare;

PowerPoint-presentationsprogramvara;

Outlook e-postprogram.

2. Denna handledning är avsedd för nybörjare. Men! Du bör veta hur man sätter på en dator, hur man skapar ett dokument och hur man hittar rätt tangent på tangentbordet.

Om du verkligen, verkligen inte vet hur du ska närma dig datorn, rekommenderar jag att börja med min bok "Dator för kvinnor".

3. Denna handledning syftar inte till att föra en nybörjare till nivån av en superprofessionell. Här överväger vi det nödvändiga i arbetet vanlig användare saker.

Men jag garanterar dig att kunskapen från den här boken kommer att vara mer än tillräcklig för att du ska kunna skriva och skriva ut vilken text som helst, förstå en tabell i Excel, göra en helt fantastisk presentation i PowerPoint och skicka ett e-postmeddelande.

4. Bokens språk är så "mänskligt" som möjligt, utan komplexa datortermer.

Notera! Denna bok kommer att beskriva programmen som ingår i Microsoft Office 2007. Om du har en annan version av "kontoret" kommer illustrationerna i boken inte att matcha det du ser på din skärm. Dessutom gjorde jag ritningarna till boken i operativsystemet Windows 7. Därför, om du har ett annat operativsystem, kan bilderna också skilja sig något.

Från förlaget

Skicka dina kommentarer, förslag och frågor till: E-post (Peter förlag, datorupplaga).

Vi vill gärna höra din åsikt!

På förlagets hemsida http://www.piter.com du kommer hitta detaljerad information om våra böcker.

Textredigerare Microsoft Word

Words utseende

Fliken Hem

Recension

Meny Office-knappar

Ordalternativ

Först några teoriord.

Som jag sa i förordet måste du ha installerat på din dator operativ system Windows 7 och även paketet Microsoft Office 2007. Dessa är de senaste och senaste versionerna hittills Windows och Microsoft Kontor.

Inga program ingår Microsofts sammansättning Kontor är förmodligen otänkbart att arbeta på vilket kontor, skola, klinik eller till och med hemma. Ju fler datorer som tränger in i våra liv, desto fler tvingas människor att börja arbeta med dessa program.

Det är synd att så många av dem som tvingas av den hårda verkligheten att sätta sig vid en dator inte försöker göra livet enklare och ägnar lite tid åt att studera kapaciteten hos programmen de arbetar med. Och ofta läggs en enorm mängd dyrbar tid för oss alla på något som kan göras med en knapptryckning.

Men eftersom du köpte den här handledningen kommer vi snabbt att reda ut det tillsammans. Microsoft Office-program är väldigt enkla.

Vet du vad det är gränssnitt? Detta utseende programmet, dess skal, vilket gör ditt arbete enklare.

Så gränssnittet för "kontor"-programmen är mycket "vänligt". Nästan alla knappar är märkta och det finns hjälp. Och det största värdet med kontorsgränssnittet är att de har ett för alla program. Det vill säga, med varje efterföljande program kommer du att finna det lättare och lättare att förstå.

Tja, är du inte längre rädd för att ta dig till jobbet? Då sätter vi igång!

1. Låt oss slå på datorn!

2. Skapa din egen arbetsmapp. Vi gör detta för att inte täppa till datorn. Vad händer om du jobbar för någon annan?

För att göra detta, klicka på knappen Start

Som finns i nedre vänstra hörnet av skärmen. Välj i menyn som visas Dokumentation. Vi öppnade biblioteket med dokument från datorägaren (låt oss hoppas att han inte blir alltför kränkt av oss över detta) (Fig. 1.1).

Föreställ dig nu att datorn är en garderob, och du behöver en egen hylla i den.

Du ser en knapp längst upp i fönstret Ny mapp? Klicka på det.

Ris. 1.1. Dokumentbiblioteksfönster

En nyfödd mapp dök upp på skärmen, dess namn markerat (Fig. 1.2).

Ris. 1.2. Den nyskapade mappen

Skriv namnet Och det här är mina dokument. Ringde du den? Klick Stiga på eller klicka med musknappen på ett tomt område på skärmen. Vi bekräftade det angivna namnet.

Om du, när du anger namnet på en mapp, försöker skriva (av misstag eller avsiktligt) inte en bokstav, utan ett av de oacceptabla (hur illavarslande det låter!) tecknen i det här fallet, kommer ett meddelande att visas (Fig. 1.3). . Från den kan du ta reda på vilka tecken filnamnet och mappnamnet inte ska innehålla.

Ris. 1.3. Sådana tecken bör inte (och kan inte) finnas i filnamnet.

Så nu på biblioteket Dokumentation där finns din personliga mapp.

3. Starta Word-programmet.

För att göra detta, klicka på knappen igen Start

Som finns i nedre vänstra hörnet av skärmen. Klicka sedan på raden Alla program, klicka på mappen Microsoft Office, och tryck sedan på objektet Microsoft Office Word 2007(Fig. 1.4).

Ris. 1.5. Microsoft Office Word 2007-fönster

Titta på den översta raden. I mitten står programmets namn ( Microsoft Word ) och dokumentnamn ( Dokumentera), i det övre högra hörnet finns ikoner för att minimera, förminska (förstora) och stänga fönstret

Microsoft Word kan göra allt. Det låter dig skriva text, sedan när som helst, var som helst, göra någon korrigering av texten och sedan även layouta denna text, det vill säga formatera den.

Layout text är ett vackert arrangemang av text på skärmen och sedan på papper.

Förutom Outlook innehåller Microsoft Office-programsviten sådana vanliga applikationer som Word-textredigeraren, Excel-kalkylarksredigeraren, PowerPoint-presentationsapplikationen och Access-databasapplikationen.

Alla dessa applikationer är oberoende och självförsörjande, men deras gemensamma användning öppnar verkligen för obegränsade möjligheter att organisera kontorsarbete. Genom att använda Outlook med andra program som ingår i Microsoft Office-paketet kan du:

skapa meddelanden med all kraft textredigerare Ord. Jämfört med de relativt dåliga (om än tillräckliga) funktionerna som Outlook-formateringspanelen tillhandahåller, kan Word skapa fullfjädrade dokument som innehåller en mängd olika stilar och designmallar, som innehåller inbyggda objekt, etc. Samspelet mellan Outlook och Word kommer att diskuteras i det första avsnittet av detta kapitel. Dessutom kommer detta avsnitt att diskutera ett verktyg som är gemensamt för alla Office-program - distribution längs sträckan;
skapa meddelanden med den fulla kraften i Excel-kalkylarksredigeraren. Den skapade tabellen kan enkelt skickas inte bara som en bifogad fil, utan också sparas som ett meddelande. Den här möjligheten kommer att diskuteras i det andra avsnittet av detta kapitel. Dessutom kommer vi i det här avsnittet att prata om ett verktyg som är gemensamt för alla Microsoft-applikationer - placera dokument i en delad mapp;
skapa möten för att delta i en elektronisk konferens som hålls med hjälp av PowerPoint. Att skapa en elektronisk konferens är direkt relaterad till användningen av Microsoft NetMeeting-applikationen som diskuteras ovan (Se avsnitt 11.5 "Nettmöte"). Hur PowerPoint fungerar med Outlook kommer att diskuteras i det tredje avsnittet;
skapa meddelanden med hjälp av Microsoft Access, som kan ansluta till en fjärrdatabas för att visa information. Genom att använda Outlook och Access tillsammans kan du snabbt exportera och importera data från Outlook-mappar till Access-tabeller. Denna möjlighet kommer att diskuteras i det fjärde och sista avsnittet i detta kapitel.

Outlook och Word

Interaktionen mellan Outlook och Word är kanske det mest typiska exemplet. samarbete. Jag nämnde redan ovan att användaren kan ange Microsoft Word som meddelanderedigerare.

Exempel 18.1. Word som meddelanderedigerare

(Använder Outlook-applikationen)

> Verktyg >Alternativ Meddelande

Använd Microsoft Word som meddelanderedigerare

Använd Microsoft Word för att läsa meddelanden i RTF-format

Som ett exempel på hur du använder Word, överväg att skapa ett meddelande som innehåller lockig text och ett diagram som visar strukturen i en viss bok.

Skapa ett meddelande med Word

Det finns två sätt att skapa ett meddelande med Word:

Starta Word-applikationen, skapa ett dokument och välj kommandot > Arkiv > Skicka > Meddelande.
Direkt i Outlook genom att välja kommandot > Åtgärder > Nytt meddelande med > Microsoft Word (Figur 18.1).

Som framgår av figuren har kärnan i meddelandet inte ändrats, fälten för att ange mottagare och ämnet för meddelandet kvarstår, en signatur och en panel läggs till automatiskt Teckning(Ritning), men verktygsfältet har blivit märkbart berikat Formatering(Formatera).

Ris. 18.1. Outlook-meddelande (Microsoft Word-redigerare)

Infogar lockig text

Så låt oss först skapa en bra titel för vårt meddelande med hjälp av ett WordArt-objekt.

Exempel 18.2. Infoga ett WordArt-objekt

> Infoga > Ritning > WordArt

Välj önskad textstil OK

Text:= Bokens struktur Fet OK

(Formatpanel) Centrerad

Som ett resultat av våra handlingar kommer en vackert designad text med en gul gradientfyllning i mitten att visas (Fig. 18.2).

För att ändra egenskaper av detta objekt Du kan använda knapparna i verktygsfältet med samma namn. I vårt fall, låt oss ändra fyllningsfärgen från gul till blå.

Ris. 18.2. WordArt-text i meddelandet

Ris. 18.3. Dialogfönster Fyllningsmetoder

Exempel 18.3. Ändra WordArt-objektegenskaper

(På WordArt-verktygsfältet)

WordArt Objektformat Färg och linjer

Färgfyllningsmetoder...

Lutning

En färg Färg1 Blå

Lucktyp Från mitten

Alternativ (Fig. 18.3)

Infoga ett diagram

Nästa steg vi överväger är att infoga ett diagram, som för övrigt är en av innovationerna i Word.

Exempel 18.4. Infoga ett diagram

> Infoga >Organisationsschema...

Välj diagramtyp (bild 18.4)

Ris. 18.4. Dialogfönster Sjökortsbibliotek

En platshållare visas i meddelandetexten och visar det valda diagrammet. Men den består av en "rot" och bara tre "grenar", medan den här boken har fyra delar. Låt oss lägga till ytterligare en gren och ändra diagramstilen.

Exempel 18.5. Lägga till en gren till ett diagram

(Markera roten i diagrammet)

(I Organisationsdiagram-panelen) Lägg till en form

Autoformatera

Välj en diagramstil: Reliefgradient

Nu återstår bara att skriva in diagramtexten. För att göra detta, vänsterklicka en gång på en av diagramstubbarna och skriv in lämplig text. Den slutliga versionen av meddelandet, redigerad och formaterad med Word, visas i fig. 18.5.

Ris. 18.5. Slutligt meddelande

Efter att meddelandet skapats återstår bara att fylla i fälten Till vem(det) och Ämne(Ämne), tryck sedan på knappen Skicka(Skicka).

Kommentar

Eftersom vårt meddelande sparas och skickas i HTML-format kan viss formatering gå förlorad eller ändras. Tänk på detta när du skapar meddelanden i Word! Ibland är det bättre att helt enkelt bifoga skapade meddelanden som en bilaga.

Låt oss återigen påminna dig om att vi här endast överväger den allmänna principen för hur Outlook och andra Office-program fungerar tillsammans. Förutom att infoga objekt (av vilka det finns många fler än två) finns det även formulär, ramar, stilar, tabeller, fält... Listan fortsätter och fortsätter. Världen av Microsoft Office-applikationer är bred och verkligen multifunktionell. Lär dig det parallellt med Outlook och andra befintliga applikationer. I slutändan kommer vägen att bemästras av den som går...

Distribuera ett dokument längs rutten

Distribution av ett dokument längs rutten(Routing) är att skicka ett dokument via e-post till kollegor i en viss sekvens. Utskicksekvensen kallas dokumentväg.

Efter att ha mottagit dokumentet kan adressaten göra sina ändringar och kommentarer och skicka dokumentet vidare längs rutten. I slutet av rutten, efter att dokumentet har setts av alla mottagare som anges i routinglistan, kan du begära att dokumentet ska returneras eller ange användaren som det är avsett för, till exempel en projektledare.

Exempel 18.6. Skicka ett dokument längs en rutt

> Arkiv > Öppna... (öppna önskat dokument)

> Arkiv > Skicka > Längs vägen. . .

Nashatyrev Anton Till vem

Mokhovikov Oleg Komu

Meddelandetext:= Kära kollegor! Läs det bifogade dokumentet och uttryck dina tankar och kommentarer om det som skrevs. Tack på förhand, Egor Usarov.

en och en

Återlämna efter färdigställande

Spårstatus

Skicka

Kommentar

När du kör det här programmet kan du se dialogrutor Outlook-säkerhetsvarningar om tredjepartsmanipulation och åtkomst till Outlook-data. I det här fallet, godkänn alltid att tillåta åtkomst (trots allt kommer denna begäran från dina handlingar, och du förväntar dig det).

Du kan bifoga en angiven rutt till ett dokument så att du inte skickar det direkt, utan gör det senare. För att göra detta, i det sista steget i programmet måste du trycka på knappen Lägg till(Lägg till lapp).

> Arkiv > Skicka > Nästa mottagare...

Skicka dokumentet Nashatyrev Anton

För att vägra skicka ett dokument längs en rutt och koppla bort rutten helt måste du klicka på knappen Klar(Klar).

Låt oss gå tillbaka till exemplet. Efter att knappen har tryckts ned Skicka(Rutt), ett meddelande skapas automatiskt med den text som anges i fältet Meddelandetext(Meddelandetext), och med ett bifogat dokument som måste skickas (Fig. 18.6). Låt oss anta att den första mottagaren (i vårt exempel är detta Anton Nashatyrev) är konfigurerad på ett ansvarsfullt sätt, d.v.s. han kommer inte att lämna det mottagna meddelandet obevakat eller radera det utan att läsa det, utan kommer att reagera på det ordentligt: han kommer att läsa inte bara utskicket meddelande, men och det bifogade dokumentet själv, och kommer inte bara att läsa det, utan också lägga till sina önskemål och kommentarer till det och sedan skicka det till nästa korrespondent. Låt oss försöka följa hur detta händer.

För att öppna själva det skickade dokumentet behöver mottagaren bara dubbelklicka på den bifogade dokumentikonen i meddelandet. Därefter gör mottagaren sina ändringar i dokumentet på vanligt sätt. I slutet av arbetet ska han skicka dokumentet vidare längs rutten.

>Arkiv>Skicka>Nästa mottagare...

Skicka dokument "Oleg Mokhovikov"

Ris. 18.6. Meddelande med dokumentdistribution

Vad händer efter detta? Först kommer meddelandet att skickas till nästa mottagare på e-postlistan - Oleg Mokhovikov. Han kommer att kunna läsa dokumentet med redan gjorda ändringar och göra sina egna. För det andra kommer den ursprungliga avsändaren att meddelas när dokumentet flyttas genom e-postlistan eftersom dialogrutan Rutt Kryssrutan (Routing Slip) har markerats Spårstatus(Spårstatus).

Om allt går bra kommer dokumentet att marknadsföras genom e-postlistan tills hela e-postlistan är slut av detta dokument. Den sista mottagaren i rutten kommer att bli ombedd att returnera det ändrade dokumentet till initiativtagaren av utskicket, och därmed kommer cirkeln att stängas.

För att påskynda processen kan du skicka dokumentet inte en efter en, utan till alla på en gång. I det här fallet faller sammanslagningsändringar på avsändarens axlar.

Outlook och Excel

Redan från början av boken, när vi skapade ett budskap, bestämde vi oss för att förmedla som budskapets innehåll inte bara text, utan en tabell. Med hjälp av Excel-verktyg kan du enkelt lösa inte bara problemet med att infoga tabeller, utan också relaterade komponenter (till exempel Excel-diagram).

Som ett exempel på att Outlook och Excel arbetar tillsammans kan du överväga att skicka ett meddelande som innehåller en tabell med data om antalet sidor i varje del av boken och ett Excel-diagram som grafiskt visar procentandelen av varje del i boken.

Skapa ett meddelande med Excel

Precis som med Word kan du skapa ett meddelande på två sätt. Men om vi i Word valde det andra alternativet (skapa ett meddelande från Outlook), låt oss nu titta på att skicka en tabell direkt från Excel-applikationen.

Ris. 18.7. Outlook-meddelande (redigerare Microsoft excel)

Exempel 18.9. Skapa ett meddelande med Excel

>Arkiv > Skicka > Meddelande

Inkludera aktuellt ark i meddelandetexten

Ämne:= Statistik

Inledning:= Detta meddelande innehåller...

Kommentar

I fältet Introduktion kan användaren gå in textmeddelande(kommentar) före tabellen.

Som nämnts ovan kommer vi att överväga att skicka tabellen som visas i fig. 18.10. I det här skedet innehåller tabellen bara text och har ingen ytterligare formatering.

Arbeta med ett bord

Innan du skickar ett meddelande som innehåller en tabell, är det lämpligt att formatera den: markera rubriken, betona gränserna, etc. Men Outlook-funktioner låter dig inte bara formatera tabellen, utan också arbeta med dess logik. I exempel 18.10 lade vi till ytterligare en rad - "Totalt", som innehåller summan av alla sidor i boken, och formaterade sedan tabellen därefter.

Om texten i meddelandet inte får plats i cellen kan dess gränser utökas. För att göra detta, flytta muspekaren till korsningen med namnet eller numreringen av celler (pekaren kommer att se ut som en dubbelhövdad pil) och medan du håller ned vänster knapp musen, flytta kolumn- eller radgränserna till önskat avstånd.

Exempel 18.10. Arbeta med en Excel-tabell

(Redigering)

A6:= Total

Wb Autosum (Formatera)

A1:Вб (Välj medan du håller ned vänster musknapp)

> Format > Autoformatera...

Ris. 18.8. Formaterat meddelande med Excel-kalkylblad

Kommentar

Förutom att använda den automatiska stilen kan du använda ytterligare formatering med knapparna i verktygsfältet med samma namn.

Infoga ett Excel-diagram

Nästa steg för att demonstrera funktionerna i Excel och användningen av denna applikation med Outlook är att skapa ett diagram som representerar data på kalkylbladet i en tydlig grafisk form.

Exempel 18.11. Infoga ett Excel-diagram

> Infoga > Diagram... Standard

Typ cirkulär

Diagramtitel:= Outlook i original

Datasignaturandelar

Ris. 18.9. Konstruerat diagram

Kommentar

Om vi inte hade valt intervallet A2:B6 innan vi började konstruera diagrammet, kunde vi ha ställt in det senare, i det andra steget i diagramguiden. I det här fallet är det absolut inte nödvändigt att manuellt ange en komplex formel i fältet Dataområde. Det räcker med att välja önskat intervall på kalkylbladet med musen, guidens dialogruta kommer att kollapsa för att inte störa valet, och formeln visas automatiskt.

När ett diagram har infogats kan det överlappa tabellen du använder. För att flytta ett diagram, välj bara det och håll nere vänster musknapp och dra det till önskad plats.

Låt oss nu titta direkt på själva diagrammet. Alla element visas tydligt och vackert, med undantag för själva datacirkeln, som är mycket liten till storleken. För att förstora diagrammets yta måste du klicka på den osynliga kvadraten där cirkel- och textförklaringarna är inskrivna (fig. 18.9). En fyrkantig ram visas med urvalshandtag i hörnen. Haka fast dessa handtag och dra, sträck ut markeringsramen tills cirkeln har den storlek du behöver.

Så meddelandet är helt klart att skickas, allt som återstår är att ange adressen till meddelandemottagaren och trycka på knappen Skicka in blad(Skicka detta ark).

Av särskilt intresse är hur vårt meddelande kommer att visas för användaren, eftersom det för det första konverteras till HTML-format, och för det andra kanske inte alla mottagare har Excel installerat. När du har skickat och tagit emot meddelanden, gå till V mapp Inkorg(Inkorg) och öppna det skapade meddelandet (Fig. 18.10).

Ris. 18.10. Mottaget meddelande med tabell och diagram

För det första, som du kan se, texten som skrivits in i fältet Introduktion(Inledning) föregår tabellen och separeras från den med en linje. För det andra bevaras tabellformatet. Och slutligen är vi stolta - diagrammet matchar helt det skapade (format, data, etc.). Det enda som saknas är att det inte finns någon signatur eftersom vi skapade vårt meddelande från Excel och inte Outlook. Denna brist kan åtgärdas genom att köra kommandot > .Insert > Signatur > Med vänlig hälsning innan du skickar.

Exempel 18.12. Infoga en signatur

> Infoga > Signatur > Med vänliga hälsningar

Kommentar

Generellt sett är ytterligare redigering och formatering av inlägg ibland nödvändig, om det inte krävs. Efter att ha skapat tabellen (med med hjälp av Excel) användaren kan alltid öppna meddelandet och redigera: infoga en signatur eller ett antal ytterligare kommentarer, samt lägga till en bakgrund, lägga till en bild osv.

Exchange-mapp

Att arbeta med Exchange-mappar är lika vanligt för alla Office-program som ruttdistribution. Kärnan i denna funktion är att placera det aktiva dokumentet i offentliga mappar på Microsoft Exchange-servern. Således ger användaren tillgång till detta dokument till alla medlemmar i arbetsgruppen.

Exempel 18.13. Skicka till Exchange-mappen

> Arkiv > Skicka till > Exchange-mapp...

Välj mapp < Общая папка>

Efter att dokumentet har placerats i en delad mapp kan varje användare öppna den genom att klicka på lämplig länk i informationsfönstret (Fig. 18.11).

Outlook och PowerPoint

Microsoft PowerPoint är ett mångsidigt presentationsverktyg. Efter att ha skapat en presentation kan användaren visa den som lokal dator, och gör en presentation online för hela arbetsgruppen. PowerPoint-presentationen levereras i HTML-format, så deltagarna behöver bara en webbläsare för att se den Internet Explorer 4.0. Därmed kan presentationen genomföras både i hela företaget och mellan medlemmar i en mindre grupp placerade på olika platser. Antalet deltagare är inte begränsat, men om fler än 16 lyssnare deltar i presentationen måste en speciell Microsoft NetShow Server-serverapplikation användas för att genomföra den.

Problemet med alla möten är dess planering. För att hålla en konferens krävs naturligtvis, förutom talarens önskan, även deltagarnas samtycke. Vid en vanlig konferens bekräftas alla deltagares deltagande av att de alla samlas och ungefär samtidigt i det rum som är avsett för konferensen. Presentatören kan schemalägga en elektronisk PowerPoint-konferens som alla andra möten med Outlook.

Ris. 12.18. Presentation och dialog Planerar att sända en presentation

Exempel 18.14. Sändningsplanering PowerPoint-presentationer

> Bildspel > Livesändning > Konfigurera och schemalägga...

Beskrivning:= "Microsoft Outlook 2002 i original"(Bild 18.12)

Parametrar... Ställa in sändning (Fig. 18.13)

Visningsläge Kan ändra storlek

Tilldela…

Ange eller välj ett namn:< presentationsdeltagare

Nödvändig

Skicka

(En dialogruta visas som meddelar dig att en sändning är schemalagd)

Ris. 18.13. Dialogfönster Sändningsalternativ

Kommentar

Växlar Endast ljud(Endast ljud) och Video och ljud(Video och ljud) är vettigt att installera om presentatörens dator är utrustad med en mikrofon och videokamera, och deltagarnas datorer är utrustade med utrustning för att spela upp ljud och video. I vårt exempel antar vi inte detta, så kryssrutan är markerad Nej(Ingen).

Det automatiskt ifyllda mötesformuläret (Fig. 18.14) är identiskt med de som diskuterats tidigare, Se kapitel 2, Kalender och kapitel 10, Samarbeta i Outlook.

Kommentar

Det enda obligatoriska villkoret för direktsändning av en presentation till en bred publik är en datoranslutning till nätverket (globalt eller lokalt). Ytterligare funktioner får inte användas om tekniska förhållanden inte tillåter det.

Efter att ha kommit överens om tid och sammansättning av deltagare kan du gå direkt till själva demonstrationen.

Ris. 18.14. Mötesform

Exempel 18.15. Livesändning av presentationen

> Bildspel > Livesändning > Starta sändning...

När man håller en schemalagd konferens planerar presentatören att sända den med hjälp av mötesschemaläggningsgränssnittet i Outlook 2002. Vid den angivna tidpunkten visas ett mötespåminnelsefönster på deltagarnas datorskärmar, där deltagaren kommer att se en knapp, efter att ha klickat på vilken presentationens inledningssida kommer att laddas (Fig. 18.15 ). Presentatören kontrollerar bytet av bilder. På deltagarnas datorskärmar visas bilderna på samma sätt som i ett vanligt bildspel.

Ris. 18.15. Huvudsida för livepresentation

Under presentationen kan deltagarna ha privata diskussioner, ställa frågor till presentatören och få svar via e-post via Outlook.

Outlook och Access

Microsoft Access är ett universellt databashanteringssystem och Outlook är ett universellt informationshanteringssystem. Utifrån dessa definitioner är det naturligt att anta att dessa applikationer har vissa möjligheter att utbyta information sinsemellan. Men förutom att utbyta information kan Outlook, som Word eller Excel, skapa meddelanden med hjälp av Microsoft Access-verktyg. Endast i det här fallet är dessa verktyg inte inom området formatering eller redigering, utan inom området för att tillhandahålla data för att skicka och publicera.

I det här avsnittet kommer vi att titta på ett exempel på att importera information från adressbok Outlook till din Access-databas och skapa ett meddelande som innehåller informationen du just importerade.

Informationsutbyte

Först av allt, öppna Access och skapa en databas. Vårt mål blir då att skapa en tabell som innehåller data från Outlook-adressboken.

Exempel 18.16. Importera data från Outlook till Access

> Arkiv > Extern data > Importera...

Outlook-filtyp (Exchange/Outlook Import Wizard startar automatiskt)

> Adressböcker > Outlook-kontakters adressbok

I en ny tabell

(I detta steg ombeds du att definiera parametrarna för den importerade datan och ta reda på om den behöver importeras överhuvudtaget)

Importera inte

Importera till tabell:= Kontakter

Ris. 18.16. Microsoft Access-tabell med importerad data

Efter import, som förväntat, kommer en ny tabell att dyka upp i Access kontakter, som innehåller information från Outlook-adressboken. Importresultatet visas i fig. 18.16.

Arbeta med Access Data Page

Betrakta följande exempel. Låt oss säga att en av projektdeltagarna har skapat en databas, vars information är intressant och kanske nödvändig för andra teammedlemmar. Det finns flera lösningar på detta problem, men vi kommer att fokusera på alternativet att skicka ett meddelande som innehåller en åtkomstdatasida. Faktum är att meddelandet bara innehåller en HTML-sida med ett ActiveX-objekt som ansluter till databasen och visar data.

Exempel 18.17. Skapa ett meddelande med Access Data Page

> Åtgärder > Nytt meddelande med... > Microsoft Office >Microsoft Access-datasida

(Åtkomst öppnas med en guide Ny sida datatillgång)

Konstruktör

Välj datakälla:=< Databas>

Efter att ha slutfört procedurerna öppnas en sida med ett datarutnät. Så först och främst måste du placera informationsfälten som kommer att finnas på sidan. För att göra detta, dra de obligatoriska fälten till tabellrutnätet och ersätt dess namn, till exempel med Kontakter. Ange sedan namnet på meddelandemottagarna och klicka på knappen Skicka en kopia.

Innan du skickar ett meddelande kan användaren se hur det kommer att visas för mottagaren. För att göra detta, välj kommandot > Arkiv > förhandsgranska webbsida. En webbläsare öppnas med en laddad sida, som kommer att visas på samma sätt för mottagaren av meddelandet.

Ris. 18.23. Webbsida med data från Access

Använda knapparna Tillbaka och Nästa, du kan navigera genom tabelldata Kontakter. Genom att ange lämpliga åtkomstparametrar kan du också redigera tabellen (lägga till eller ta bort poster), organisera datafiltrering, etc. Men detta ligger utanför den här bokens omfattning.

Sammanfattning

Så i det här kapitlet tittade vi på möjligheten att Office- och Outlook-applikationer fungerar tillsammans. Genom att använda Outlook tillsammans med verktygen från Word, Excel, PowerPoint och Access kan du verkligen skapa innehållsrika meddelanden och göra det lättare att dela och komma åt information.

Ord. Formatera ett meddelande. Använda Word som din standardredigerare. Distribution av dokumentet längs rutten.
Excel. Skapa ett inlägg med en tabell och ett diagram. Placera dokument i offentliga mappar på Exchange-servern.
PowerPoint. Organisera ett onlinemöte för att presentera en presentation.
Tillgång. Importera data från Outlook till Access. Skapa ett meddelande som innehåller en åtkomstdatasida.

MS Word tillhandahåller ett antal kortkommandon för att få ditt kontor att arbeta snabbare. Om du behöver använda MS Word mycket, så rekommenderas det starkt att du lär dig några användbara kortkommandon - Det hjälper dig att arbeta snabbt. Du kan klicka Ctrl+B att göra text i fetstil, Ctrl+U för att göra texten understruken. Dessa kortkommandon fungerar i alla delar av Microsoft Office som MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, etc.

Men som standard tillhandahåller inte MS Word genväg för att stryka ett kommando.Även om genomstrykning är ett ofta använt kommando är det förvånande att Microsoft inte har skapat kortkommandon för genomstrykning. Men det som är bra är att vi kan konfigurera MS Word för att skapa en sådan kortkommando snabb åtkomst. Idag ska jag lära dig hur du installerar snabbt sätt för att göra texten genomstruken.

Vad är genomstruken?

Ibland i ett dokument behöver du inte viss text, men du vill inte ta bort den. I sådana fall kan du stryka igenom texten. Ett stycke text kommer att finnas kvar i dokumentet för senare användning (och även efterföljande inkludering) men samtidigt kommer genomstrukningar att visa läsaren att texten inte längre är relevant. Det ser ut ungefär så här: genomstruken

Hur man installerar genomstruken genväg i MS Word

Du behöver bara göra följande process en gång och efter det kommer du att kunna stryka över texten genom att trycka på kombinationen av den valda tangenten.

Öppna valfritt MS Word-dokument. Du kan även öppna ett tomt dokument.

Tryck på Ctrl + D för att öppna dialogrutan Teckensnitt. Det här fönstret visar alternativ för teckensnittsformatering.

Nu tryck på Ctrl + Alt och genom att hålla ner båda dessa tangenter tryck på plustangenten på det numeriska tangentbordet (Numpad).

Markören kommer att ändras till en nejlika i form av en. Släpp Ctrl + Alt-tangenterna och klicka på alternativet Genomstruken i dialogrutan Teckensnitt (visas som den röda cirkeln i bilden ovan).

Dialogrutan Anpassa tangentbord öppnas. Placera markören i fältet Nyckel ny utskriftsgenväg och tryck på den kortkommandokombination som du vill ställa in för att slå igenom alternativet. Jag satte på den Ctrl + Shift + S... Du kan också installera den så här. Placera markören i Tryck - ny kortkommando och tryck på Ctrl + Shift + S.

MS Word kommer automatiskt att fånga tangenterna du trycker på. Du kan använda valfri kombination av Shift, Alt, Ctrl och tangent Med brev. Om du trycker på en tangentkombination som redan är tilldelad något annat kommando, kommer MS Word att visa dig denna information. Det är bäst att inte skriva över en befintlig genväg. Ctrl + Shift + är en bra kombination.

Klicka på knappen Tilldela för att ställa in genomstruken genväg.

Nu, för att kontrollera om det fungerar eller inte, skriv något i ett MS Word-dokument. Markera texten och tryck på Ctrl + Skift + S (eller vilken kombination du nu väljer). Den markerade texten kommer omedelbart att strykas igenom.

Jag hoppas att du hittade det här lilla inställningstipset genomstruken etikett i MS Word användbart. Om du har några frågor om detta ämne får du gärna fråga mig via kommentarsektionen på den här sidan. Jag ska göra mitt bästa för att hjälpa dig. Tack för att du använder TechWelkin!

Interaktionen mellan Outlook och Word är kanske det mest typiska exemplet på samarbete. Jag nämnde redan ovan att användaren kan ange Microsoft Word som meddelanderedigerare.

Exempel 18.1. Word som meddelanderedigerare

(Använder Outlook-applikationen)

> Verktyg >Alternativ Meddelande

Använd Microsoft Word som meddelanderedigerare

Använd Microsoft Word för att läsa meddelanden i RTF-format

Som ett exempel på hur du använder Word, överväg att skapa ett meddelande som innehåller lockig text och ett diagram som visar strukturen i en viss bok.

Skapa ett meddelande med Word

Det finns två sätt att skapa ett meddelande med Word:

Starta Word-applikationen, skapa ett dokument och välj kommandot > Arkiv > Skicka > Meddelande.
Direkt i Outlook genom att välja kommandot > Åtgärder > Nytt meddelande med > Microsoft Word (Figur 18.1).

Ris. 18.1. Outlook-meddelande (Microsoft Word-redigerare)

Infogar lockig text

Så låt oss först skapa en bra titel för vårt meddelande med hjälp av ett WordArt-objekt.

Exempel 18.2. Infoga ett WordArt-objekt

> Infoga > Ritning > WordArt

Välj önskad textstil OK

Text:= Bokens struktur Fet OK

(Formatpanel) Centrerad

Som ett resultat av våra handlingar kommer en vackert designad text med en gul gradientfyllning i mitten att visas (Fig. 18.2).

För att ändra egenskaperna för detta objekt kan du använda knapparna i verktygsfältet med samma namn. I vårt fall, låt oss ändra fyllningsfärgen från gul till blå.

Ris. 18.2. WordArt-text i meddelandet

Ris. 18.3. Dialogfönster Fyllningsmetoder

Exempel 18.3. Ändra WordArt-objektegenskaper

(På WordArt-verktygsfältet)

WordArt Objektformat Färg och linjer

Färgfyllningsmetoder...

Lutning

En färg Färg1 Blå

Lucktyp Från mitten

Alternativ (Fig. 18.3)

Infoga ett diagram

Nästa steg vi överväger är att infoga ett diagram, som för övrigt är en av innovationerna i Word.

Exempel 18.4. Infoga ett diagram

> Infoga >Organisationsschema...

Välj diagramtyp (bild 18.4)

Ris. 18.4. Dialogfönster Sjökortsbibliotek

Exempel 18.5. Lägga till en gren till ett diagram

(Markera roten i diagrammet)

(I Organisationsdiagram-panelen) Lägg till en form

Autoformatera

Välj en diagramstil: Reliefgradient

Ris. 18.5. Slutligt meddelande

Efter att meddelandet skapats återstår bara att fylla i fälten Till vem(det) och Ämne(Ämne), tryck sedan på knappen Skicka(Skicka).

Kommentar

Distribuera ett dokument längs rutten

Distribution av ett dokument längs rutten(Routing) är att skicka ett dokument via e-post till kollegor i en viss sekvens. Utskicksekvensen kallas dokumentväg.

Exempel 18.6. Skicka ett dokument längs en rutt

> Arkiv > Öppna... (öppna önskat dokument)

> Arkiv > Skicka > Längs vägen. . .

Nashatyrev Anton Till vem

Mokhovikov Oleg Komu

Meddelandetext:= Kära kollegor! Läs det bifogade dokumentet och uttryck dina tankar och kommentarer om det som skrevs. Tack på förhand, Egor Usarov.

en och en

Återlämna efter färdigställande

Spårstatus

Skicka

Kommentar

När du kör det här programmet kan säkerhetsdialogrutor i Outlook visas som varnar dig om tredjepartsmanipulation och åtkomst till Outlook-data. I det här fallet, godkänn alltid att tillåta åtkomst (trots allt kommer denna begäran från dina handlingar, och du förväntar dig det).

> Arkiv > Skicka > Nästa mottagare...

Skicka dokumentet Nashatyrev Anton

För att vägra skicka ett dokument längs en rutt och koppla bort rutten helt måste du klicka på knappen Klar(Klar).

>Arkiv>Skicka>Nästa mottagare...

Skicka dokument till "Oleg Mokhovikov"

Ris. 18.6. Meddelande med dokumentdistribution

Om allt går bra kommer dokumentet att marknadsföras genom e-postlistan tills hela e-postlistan för det dokumentet är slut. Den sista mottagaren i rutten kommer att bli ombedd att returnera det ändrade dokumentet till initiativtagaren av utskicket, och därmed kommer cirkeln att stängas.

För att påskynda processen kan du skicka dokumentet inte en efter en, utan till alla på en gång. I det här fallet faller sammanslagningsändringar på avsändarens axlar.

Beroende på vilken version av Word eller Outlook du använder kan du kanske klistra in i Word-dokument och lägg till olika objekt till den (till exempel PDF-filer, diagram eller Excel-ark) eller e-postmeddelande med länkning eller inbäddning. För att infoga ett objekt, på fliken Föra in klicka på knappen Ett objekt.

Infogar ett nytt objekt

Att skapa ny fil att infoga i ett Word-dokument eller e-post:

Råd:

Information i avsnittet Resultat bestäms av den valda objekttypen och kryssrutans tillstånd Som en ikon(installerad eller inte). Denna information hjälper dig att bestämma exakt vad som behöver infogas och i vilken form.

Om du vill ändra data i ett infogat objekt dubbelklickar du på det.

Länka eller bädda in en befintlig fil

Så här länkar eller bäddar du in ett redan skapat objekt:

Inbäddade objekt och relaterade objekt

Inbäddade objekt bli en del av en Word-fil eller ett e-postmeddelande och, när det väl har infogats, förlorar anslutningen till originalfilen.

Relaterade objekt kan uppdateras när källfilen ändras. Den associerade informationen lagras i källfilen. Word-filen eller e-postmeddelandet (målfilen) lagrar endast platsinformationen för källfilen och visar en vy av tillhörande data. Om filstorleken spelar roll, använd länkade objekt.

Populärt i kategorin: