Son tarixləri izləmək üçün Excel şablonları. Köməkçinin arsenalında lazımlı alətlər. Excel-də Layihə İdarəetmə Panelini necə yaratmaq olar

Başlamaq üçün, standart MS Excel imkanlarından istifadə edərək daha sonra avtomatlaşdırmağa başlayacağımız sifarişlərin icrasına nəzarət qaydalarını xatırlayaq.

Problemlərin həllinin mahiyyətinə nəzarət və tapşırıqların yerinə yetirilməsi müddətlərinə nəzarət var.

Əhəmiyyətli nəzarət

Mahiyyəti üzrə nəzarət məsələnin nə dərəcədə düzgün, uğurla və tam həll olunduğunun qiymətləndirilməsidir. Belə nəzarəti rəhbər (müəssisə və ya idarə) və ya xüsusi səlahiyyətli şəxs həyata keçirir. Sənədlərdə öz əksini tapmış məsələlərin düzgün və vaxtında həllinə görə məsuliyyət struktur bölmələrinin rəhbərləri və sənədin icrası həvalə edilmiş işçilərin üzərinə düşür. İfaçı adətən:

• menecerin bir sənədə dair qərarında (məsələn, daxil olan məktubda, işçinin ərizəsində) və ya
• birbaşa əmrin mətnində yazılır (adətən əmrdə/protokolda fərdi göstərişlər mətnin müstəqil bəndləri kimi tərtib edilir və elə tərtib edilir ki, nəyin, kimə və nə vaxt edilməsi lazım olduğu dərhal aydın olsun; müvafiq olaraq, hər bir maddə - tapşırıq / göstəriş ayrıca nəzarətə verilir) ,
• ifaçı bilavasitə göstərilmədikdə, o, təşkilatda vəzifələrin bölüşdürülməsinə uyğun olaraq müəyyən edilir.

Rəhbərin qərarında/təlimatında bir neçə icraçı göstərilibsə, qətnamədə birinci göstərilən şəxs sənədin/təlimatın icrasına və müvafiq olaraq onun icrasının təşkilinə cavabdehdir.

Təlimatlar sənədin mətnindən irəli gələ bilər və ya "müstəqil" ola bilər, yəni. sənədsiz və hələ də onların icrasına nəzarət edilir. Sifariş sənəd əsasında yaradılıbsa, onda əsas sənədə keçid var (Şəkil 1-də cədvəldə ilk dörd sütunun doldurulmasına baxın). Təlimatlar bütün səviyyələrdə menecerlər tərəfindən verilir. Bununla belə, hər bir təşkilat hansı sənədləri/təlimatları nəzarət altına alacağına özü qərar verir. Adətən bütün bunlar təşkilat rəhbərinin və onun müavinlərinin göstərişləridir. Bir təşkilatda sənədlərin sayı nə qədər çox olarsa, sənədlərin icrasına nəzarət işini sadələşdirmək bir o qədər vacibdir və təşkilat "nəyə nəzarət edəcəyik" sualının həllinə bir o qədər seçici yanaşır - burada qızıl orta vacibdir. . Belə ki, nəzarət adətən birinci şəxs tərəfindən verilən tapşırıqların icrasına qoyulur, bunu məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidməti və ya katib həyata keçirir.

Təlimatlar aydın və birmənalı şəkildə tərtib edilməlidir:

• sifarişin özü;
• icra müddəti;
• icraçı (sərəncamı bir neçə şəxs yerinə yetirə bilər, sonra biri məsul icraçı təyin edilir, qalanları isə şərikli icraçı hesab olunur).

Təlimatları formalaşdırarkən sadə qaydalara riayət etmək məsləhətdir: söz qısa, lakonik, təfsirdə qeyri-müəyyənliyi aradan qaldırmalı və aydın şəkildə müəyyən edilmiş və ölçülə bilən nəticəyə malik olmalıdır.

Sifariş icra edilərkən aşağıdakı hərəkətlər mümkündür:

• müəllif sifarişi tamamlamaq üçün son tarixi dəyişə bilər;
• müəllif tapşırığın məsul icraçısını dəyişə bilər;
• ifaçılar icranın nəticələri haqqında hesabatlar yaradırlar;
• müəllifin sərəncamı yenidən baxılmaq üçün geri qaytarmaq və ya icranın nəticəsini təsdiq etmək imkanı var.

Tapşırıq birgə icraçılar arasında bölünübsə, məsul icraçı onların icrası haqqında hesabatları alır. Onun adından yekun vahid hesabatı hazırlayan və müəllifə göndərən odur.

Müddətlərə nəzarət

Sənədlərin/sifarişlərin icra müddətlərinə nəzarət idarəetmə sənədləşməyə dəstək xidməti (DOU), kiçik təşkilatda isə katib tərəfindən həyata keçirilir.

Son tarixlərə nəzarət texnologiyası aşağıdakı prosedurlara bölünə bilər:

• nəzarətə götürülən bütün sənədlərin, göstərişlərin, göstərişlərin və rəhbərliyin tapşırıqlarının uçotunu aparmaq;
• sənədin icraçıya vaxtında çatdırılmasının yoxlanılması;
• icra müddətləri dəyişdirildikdə, sənədlər icraçıdan icraçıya, bölmədən şöbəyə keçirildikdə nəzarət edilən sənədlər üzrə məlumatların tənzimlənməsi (bunu “İcra vəziyyəti” sahəsində qeyd edirik, Şəkil 1-ə bax);
• icraçılara və şöbə rəhbərlərinə yerinə yetirilməmiş sənədlərin və göstərişlərin olması barədə xatırlatma;
• sənədlərin icra vəziyyəti və gedişi barədə rəhbərlərə (bölmələrə və təşkilatlara) məlumat vermək;
• sənədlərin icrası haqqında məlumatların daxil edilməsi;
• struktur bölmələr, mütəxəssislər, sənədlərin növləri və digər aspektlər üzrə bütövlükdə təşkilat üzrə işlərin vəziyyətinin və icra intizamının səviyyəsinin təhlili.

Son tarixlər sənədlər müəyyən edilə bilər:

Gördüyünüz kimi, sifarişin icrası üçün son tarix adətən onun müəllifi tərəfindən müəyyən edilir. Təlimatları ehtiva edən əmrlər qəbul edilir "təcili", 3 gün ərzində icraya tabedir. “Tecili” göstərişi sərəncamın icrası üçün 1 günlük müddət nəzərdə tutur. Əgər sərəncamda icra tarixi göstərilməyib, imzalandığı gündən 1 ay müddətində (növbəti ayın müvafiq tarixinə qədər, növbəti ayda belə tarix olmadıqda isə ayın sonuncu gününə qədər) icra edilməlidir. Sifarişin icra müddətinin son günü qeyri-iş gününə düşərsə, o, əvvəlki iş gününə icra edilməlidir.

Mürəkkəb tapşırığı ehtiva edən sənədlər üçün təyin edə bilərsiniz uzun müddət icra (bir neçə ay, altı ay, bir il). Bu halda lazımdır tapşırığı mərhələlərə bölmək və tapşırığın yerinə yetirilməsinə addım-addım nəzarət etmək.

Müddət nəzarəti daxildir:

• cari nəzarət,
• faydalı və
• yekun nəzarət.

Nəzarətin əsas növləri cari və profilaktikdir.

Altında cari nəzarət bu gün başa çatan sənədlər haqqında məlumatların gündəlik hazırlanmasını başa düşmək. Cari nəzarət hər gün sənədin icrasının gedişatının yoxlanılması və icra müddətinin başa çatması və sənəd üzərində işlərin başa çatdırılmasının zəruriliyi barədə podratçıya xatırladılması ilə həyata keçirilir. İcra nəzarətinə cavabdeh olanlar (kiçik bir şirkətdə - katib) gündəlik, adətən iş gününün əvvəlində, müddəti bu gün başa çatan sənədlərin siyahısını müəyyənləşdirir və tərtib edirlər.

Cari nəzarət gün üçün iş planı yaratmağa kömək edir. O, dərhal bu gün hansı tapşırıqların yerinə yetirilməli olduğunu göstərir (müşavirədə məsələnin həlli, sənədin imzalanması, faks göndərilməsi və s.). Buna görə də, sənədlərin icrası üçün son müddətlərə nəzarət mütləq nəzərdə tutulan bir funksiyadır işin təsviri menecerin katibi. Hər gün müddətləri başa çatmaq üzrə olan sənədləri müəyyən edən katib məsələnin vaxtında həll edilməsinin mümkünlüyünü öyrənir və müddətlər buraxılıbsa, bu barədə rəhbərə məlumat verir.

ərzində profilaktik nəzarət müddəti 2-3 günə (bizim təşkilatda bunu 4 təqvim günü əvvəldən edirik) bitən sənədlərlə bağlı hesabatlar tərtib edilir və icraçılara məlumat verilir. Və sonra işçinin problemi vaxtında həll etmək üçün hələ vaxtı var.

Nəzarət mövqeyi çox vacibdir. Yalnız nəzarətin işçilərə kömək etməyə yönəldilməsi, nöqsanları aşkar etməmək, kömək etmək, xatırlatmaq və ittiham etməmək istəyi nəzarət xidmətinin ən yüksək səmərəliliyini təmin edə bilər.

Sənədin vaxtında lazım olduğunu, şirkətin çiçəklənməsinin məsələnin vaxtında həllindən asılı olduğunu və s.-ni nəzakətlə xatırladan işçi tərəfindən məharətlə və düzgün həyata keçirilən icranın sistematik yoxlanışı bu işçiyə ehtiyac olduğunu vurğulayır və onun səyləri. Bundan əlavə, "vaxt kartı indeksi" menecerin iş gününü planlaşdırmağa kömək edir, çünki müəyyən bir tarix üçün hadisələri və tapşırıqları əks etdirir.

Sənədi aldıqdan sonra və ya podratçı tərəfindən icrası zamanı onu vaxtında icra etmək mümkün olmadığı aydınlaşarsa, bu barədə icra müddətini təxirə salmaq hüququ olan rəhbərə (belə bir əmrin müəllifinə) məlumat verilir. sənədin icrası. Əgər menecer müddəti uzadır, katib öz göstərişinə uyğun olaraq qeydiyyat vərəqinə yeni son tarix daxil edir.

Sənədin icrası üçün son müddətin təxirə salınması məsələsi nəzərdə tutulan müddətin bitməsinə ən geci 1 gün qalmış qaldırılmalıdır. Son tarixin geriyə doğru təxirə salınmasına icazə verilmir və bir qayda olaraq, avtomatlaşdırılmış sistemlərdə prinsipcə mümkün deyil.

Uzun (bir neçə ay) icra müddəti olan sənədlər üçün icranın gedişatı haqqında məlumatı qeyd etməklə icranın aralıq mərhələlərinə nəzarət etmək olar (bunu sənədin qeydiyyatı kartının “İcra vəziyyəti” sahəsində edirik).

Çox vaxt məsələnin həlli bir neçə icraçının sənəd üzərində ardıcıl işləməsini və ya sənədin bir neçə şöbə ilə razılaşdırılmasını tələb edir. Bu hallarda sənədin hər bir icraçıda saxlanma müddətinə nəzarət edilməlidir. Sənədi köçürərkən köçürmə faktı qeyd edilməlidir. Qeydiyyat adətən sənədi ötürən bölmənin katibi tərəfindən aparılır. Sənədin hərəkətini və onun köçürülmə tarixini “İcra vəziyyəti” sahəsində əks etdiririk.

Müddəti bitmiş sənədlər göründükdə onların siyahısı həmin gün çap olunur və rəhbərə məlumat verilir.

Sənədlərin qeydiyyatı hüququ geniş işçi dairəsinə verilə bilərsə, onun icrasının gedişatını əks etdirən dəyişikliklər, bir qayda olaraq, yalnız bir məsul işçi tərəfindən həyata keçirilir: katib köməkçisi və ya məktəbəqədər təhsil üzrə mütəxəssis.

Sənədin nəzarətdən çıxarılması yalnız sənədin tam icrasından sonra həyata keçirilir: menecerin qərarının icrası, cavab sənədinin hazırlanması, çıxan sənədə cavabın alınması və ya icra faktının digər sənədləşdirilmiş təsdiqi. Sənədin icrasının nəticəsi qeydiyyat kartında qeyd edilməlidir (məsələn, “dəvət göndərildi”, “... No.... ünvanından məktub göndərildi” və s.). Qeydiyyat kartında həmçinin sənədin icra tarixi haqqında məlumat verilir və icra sənədinin verildiyi nomenklatura üzrə işin nömrəsi göstərilir.

TO yekun nəzarət icra intizamını və bütövlükdə idarə və ya təşkilat işçilərinin fəaliyyətinin nəticələrini ümumiləşdirmək üçün analitik işi əhatə edir. Yekun nəzarət icraya nəzarətə cavabdeh olan işçilər (xidmət) və ya təşkilatın katibi tərəfindən verilmiş tezlikdə (həftəlik, aylıq, rüblük) həyata keçirilir. Sonrakı nəzarətin nəticələri tapşırıqların (nəzarət olunan sənədlərin) icra vəziyyətinin yekun kəmiyyət və siyahı hesabatlarında əks etdirilir. Bu, rəhbərlikə müəyyən bir işçinin (bölmənin) nə etdiyini və müəyyən bir fəaliyyət sahəsində işlərin necə getdiyini (müəyyən bir məsələnin həlli) bilməyə imkan verir.

Yekun nəzarət, profilaktik nəzarətlə məcburi birləşmədə, işçilərin intizamının artırılmasında stimullaşdırıcı amildir.

MS Excel proqramından istifadə edərək sifarişə nəzarət nümunəsi

İndi standart MS Excel imkanlarından istifadə edərək nəyin avtomatlaşdırıla biləcəyini göstərəcəyik. Başlamaq üçün açın yeni kitab MS Excel və orada cədvəl yaradınŞəkil 1-də göstərilən sahələr/sütunlar/qrafiklərlə. Bu, təşkilatımızda sifarişlərin yerinə yetirilməsinə vaxtında nəzarət edilməsinə dair məlumatları əks etdirən əsas cədvəldir.

Bundan sonra, ayrı bir xanaya bir düstur daxil edin ki, bu MS Excel vərəqini açdığınız zaman həmişə cədvəlin üstündə olsun. cari tarix göstərildi(Şəkil 1-də 1 nömrə ilə göstərilmişdir). Sonra masa ilə gündəlik işdə bizə faydalı olacaq. Bunu iki yolla edə bilərsiniz:

Şəkil 2

Şou yığcamlaşdırın

Bu cədvəldə siz müxtəlif meyarlara görə sıraları (yəni idarə olunan sifarişlər) süzgəcdən keçirə bilərsiniz. Ancaq bunu etmək üçün filtri aktivləşdirməlisiniz:

Şəkil 3

MS Excel 2007 və 2010-da filtri aktivləşdirmək üçün ekran düyməsi

Şou yığcamlaşdırın

Şəkil 4

MS Excel 2007 və 2010-da cədvəl sətirlərinin sütun məzmununa görə filtrasiya meyarları

Şou yığcamlaşdırın

Yuxarıda göstərilən filtrləmə meyarları “Rəssamlar” sütununda (1 rəqəmi ilə işarələnmiş) boz kvadrat filtr düyməsinin kliklənməsi nəticəsində ortaya çıxdı. Bu sütunun xanaları mətnlə doldurulur, ona görə də proqram bizə aşağıdakı seçimləri təklif edir:

2 - birincisi, biz bir və ya bir neçə ifaçını süzgəcdən keçirə bilərik, yalnız onlar üçün "işarələri" buraxırıq; biz həmçinin siyahının yalnız sonuncu bəndində "iş işarəsi" qoyaraq yalnız boş sətirləri seçə bilərik; onay qutusunu "Hamısını seçin" mövqeyində qoysaq, bu meyar üzrə heç bir filtrasiya olmayacaq (bu, indi Şəkildə göstərilmişdir);

3 - ikincisi, sütun xanalarında olan mətnə ​​görə süzgəcdən keçirə bilərsiniz, lakin bu meyar sənədin "Xülasə" sütunu ilə işləyərkən daha uyğundur və s. Məsələn, əgər başlığı dəqiq xatırlamırıqsa, lakin onun içində olması lazım olan açar sözü xatırlayırıqsa, o zaman “tərkibində...” maddəsini seçib bu sözü sonu olmadan yazmalıyıq, sonra nəticədə filtrdə yalnız “Xülasə” sahəsində olan sətirlərdə fərqli sonluqlarla yazdığımız bir söz var.

Siz eyni adlı əmri seçməklə filtri silə bilərsiniz - 6 rəqəmi ilə göstərilir. Əgər siz bir neçə sütunda müxtəlif seçim meyarlarını göstərərək sətirləri süzgəcdən keçirmisinizsə, bu əmrin bir dəfə seçilməsi filtri yalnız belə seçdiyiniz sütunda siləcək. digər sütunlarda qalan filtrlərlə bir əmr qüvvədə qalacaq - onların hər biri ayrı-ayrılıqda silinməlidir. Süzgəcin aktiv olduğu sütunlarda filtr çağırışı düyməsi öz şəklini aktivləşdirilmiş filtr düyməsinə dəyişir.

Cədvəl sətirlərini süzgəcdən keçirmək istədiyimiz sütun tarixlərlə doludursa, mətn filtri əvəzinə proqram bizə 4 rəqəmi ilə göstərilən başqa birini - tarixlər üçün xüsusi - təklif edəcək: konkret tarix, həm də hansısa tarixdən və ya məhdud zaman müddətindən gec və ya əvvəl, dünən, bu gün və ya sabah və s.

Cədvəlimizdə tarixləri olan 3 sütun var.

Rəqəm filtri (5 rəqəmi ilə göstərilir) məzmunu rəqəmlər olan sütunlarla işləmək üçün xüsusi olaraq hazırlanmışdır (bizim vəziyyətimizdə bu, sənədin qeydiyyat nömrəsidir).

Şəkil 5

MS Excel 2003-də cədvəl sətirlərinin sütun məzmununa görə filtrasiya meyarları

Şou yığcamlaşdırın

MS Excel 2003-də sütun məzmunu üzrə filtr proqramın sonrakı versiyalarında olduğu kimi eyni ekran düyməsi ilə çağırılır, lakin ona kliklədikdə xüsusi xana dəyərinin seçilməsi və ya daha çox parametrlərin təyin edilməsi üçün ümumi siyahı açılır. çətin şərtlər mətn, tarix və ya nömrələr üçün artıq fərdi olaraq fərdiləşdirilmiş filtrləmə - siyahıda “(Şərait...)” elementi seçildikdən sonra ayrıca ekran pəncərəsində işə salınır.

Şəkil 4 və 5 aydın şəkildə göstərilir İndi hansı meyarlara görə süzgəcdən keçirə bilərik? müxtəlif versiyaların MS Excel-də cədvəl sətirləri. Biz sifarişləri icraçı, onların müəllifləri, son tarixlər, nəzarət edilən sənəd məlumatları və cədvələ daxil edilmiş hər hansı digər məlumatlara görə süzgəcdən keçirə biləcəyik. Üstəlik, eyni vaxtda bir neçə meyarla filtrasiya etmək mümkün olacaq, məsələn:

• Hansı sifarişlər üçün son tarix müəyyən bir podratçı üçün bu gün başa çatır:
  "İcraçılar" sütununda tələb olunan işçini seçin (Şəkil 4-də 2 nömrəyə baxın) və "Geçmə tarixi" sütununda tarixi "bu gün" meyarına uyğun gələn sətirləri süzün (eyni şəkildə 4 nömrə) və ya
• Seçilmiş rəhbərimiz bu ay kimə göstəriş verdi:
  “Sifarişin müəllifi” sütununda təhlil etdiyimiz meneceri seçirik (Şəkil 4-də 2 nömrə), “İcra müddəti” sütununda isə “Bu ay” ​​meyarına (4 nömrəli) düşən tarixləri süzgəcdən keçiririk, və s.

İndi sizə proqramı necə konfiqurasiya edə biləcəyinizi öyrədəcəyik ki, faylı açdığınız zaman avtomatik olaraq, məsələn, 4 gündən sonra hansı sifarişlərin yerinə yetirilməli olduğu barədə məlumat alır, bu barədə ifaçıları əvvəlcədən xəbərdar etmək. Bunun üçün cədvəldə “Paylanma müddəti” adlandırdığımız xüsusi bir sütun təqdim etdik. İndi onu konfiqurasiya edək:

• I6 xanasını seçin (xüsusi sütunun birinci sətirində) və orada “=” işarəsini yazın;
• bitişik J6 xanasına (eyni cərgədə, lakin "Geçmə tarixi" sütununda) siçanı vurun və onun I6 xanasının məzmununu hesablamaq üçün düstura daxil olduğunu görəcəksiniz;
• sonra klaviaturadan “-4” yazaraq formulun əlfəcininə davam edin;
• Bu anda düsturun doldurulması tamamlanır (onun hazırkı vəziyyəti həmişə Excel vərəqinin yuxarısında yerləşən düsturlar sətrində görünə bilər, bax simvoluŞəkil 7-də 1, “=j6-4” alırıq). İndi klaviaturanıza basın Daxil edin- və daxil edilmiş düsturun hesablanmasının nəticəsi cədvəl xanasında görünəcək;
• bundan sonra düstur cədvəlin sonrakı sətirlərinə kopyalana bilər və sonra onlarda "Paylanma tarixi" sütununda tarix "Geçmə tarixi" sütunundan həmişə 4 gün əvvəl olacaq: siçanı aşağı sağ tərəfə yönəldin I6 xanasının küncündə ("siçan" göstəricisi qara qalın xaç şəklini alarkən) üzərinə klikləyin sol düymə"siçan" və onu buraxmadan sütunun sonuna qədər aşağı çəkin, sonra düyməni buraxın. I sütununda siz bütün tələb olunan xəbərdarlıqların tarixlərini görəcəksiniz (Şəkil 7-də 2 nömrəli);
• Sonra "Paylanma müddəti" sütununda mövcud olan hüceyrələrin avtomatik olaraq rənglə vurğulandığına əmin ola bilərsiniz, yəni. bugünkü tarixlər (oktyabrın 1-də bunlar bəzi hüceyrələr, 2 oktyabr - fərqli olanlar və s.). Bunun üçün şərti formatlaşdırma funksiyasından istifadə etməlisiniz. MS Excel 2007 və ya 2010-da bu belə edilir:
  • "başlığın" altında yerləşən "Paylanma müddəti" sütununda bütün cədvəl hüceyrələrini seçin;
  • düyməsini basın Şərti Formatlaşdırma Qrupda Üslublar nişanda ev(Şəkil 6-a baxın), əmri seçin Hüceyrə seçmə qaydaları, və solda və ya sağda açılan paneldə əmri seçin Tarix. Eyni adlı bir dialoq qutusu açılacaq, orada iki siyahı var (Şəkil 8): solda bir mövqe seçməlisiniz. Bu gün, və sağda - bu şərti ödəyən xanaları formatlaşdırmağın bir yolu, məsələn, Açıq qırmızı dolgu və tünd qırmızı mətn. Sonrakı klikləyin Tamam.

Şəkil 8 şərti formatlaşdırma ilə hazır cədvəlin necə göründüyünü göstərir. Bu cədvəli açmaqla, məsələn, 13 avqust 2012-ci ildə mütəxəssis hansı bildirişlərin göndərildiyini asanlıqla müəyyən edə bilər.

Cədvəldə sonuncu "texniki" sütunun olmasını təmin edə bilərsiniz, orada hər sətirdə 1 nömrəsini yerləşdirmək lazımdır. Sonra hər hansı bir və ya bir neçə meyar üzrə filtrasiya edərkən, siz həmişə tez bir zamanda sayını hesablayacaqsınız. süzülmüş sıralar. Bunu etmək üçün, bu sütunda siçan ilə ekranda qalan hüceyrələri seçin - MS Excel onların dəyərlərinin cəmini hesablayacaq və Excel vərəqinin altındakı istinad sətirinə yazacaqdır.

Şəkil 6

Şərti Formatlaşdırma

Şou yığcamlaşdırın

Sənədlərin icra müddətləri fərqli şərh edilə bilər. Məsələn, müddəti hansı anda hesablamağa başlamalıdır (sərəncam verildiyi gündən və ya ondan sonrakı gündən)? Təqvim və ya iş günləri ilə hesablanmalıdır? Son müddəti həftə sonuna düşən sənədlərlə nə etməli? Bəs son tarix ümumiyyətlə göstərilməyibsə? Bütün bu suallara ətraflı cavab verilir və çox şey nümunələrlə (cəmi 16) “Son müddətləri necə müəyyənləşdirmək olar? “8 nömrəli jurnalın 12-ci səhifəsində” 2011-ci il

Təşkilatın bütün sənədlərinin icrasına nəzarət etmək qeyri-realdır. Buna görə, icra nəzarətinə məruz qalan sənədlərin siyahısını müəyyən etmək üçün tövsiyələr sizə kömək edəcəkdir. Siz adətən hansı son tarixlərin təyin edildiyini və bunun necə edildiyini, həmçinin şifahi əmrlərə necə nəzarət edə biləcəyinizi öyrənəcəksiniz. “Biz nəyə nəzarət edəcəyik? “7 nömrəli jurnalın 30-cu səhifəsində” 2011-ci il

Excel-də istifadəyə hazır layihə idarəetmə şablonları ilə layihələrinizin izlənilməsi prosesini sadələşdirin. İstənilən şablonun dəyəri ondan ibarətdir ki, o sizin başlanğıc nöqtənizdir və təkrar-təkrar istifadə oluna bilər. Maraqlı tərəflərə hesabat göndərmək, status dəyişikliyi barədə məlumat vermək və ya tapşırıqları izləmək üçün hər dəfə sıfırdan çərçivə yaratmağa ehtiyac yoxdur. Artıq təməl yaradılacaq və yalnız layihə məlumatlarını əlavə etməlisiniz.

Bu yazıda siz pulsuz yükləyə biləcəyiniz Excel-də layihənin idarə edilməsi üçün əsas şablonların təsvirini tapa bilərsiniz. Biz də baxacağıq Müxtəlif növlərşablonları və onların hər birini istifadə etməyin daha yaxşı olduğunu söyləyin. Bundan əlavə, siz sıfırdan Excel-də layihənin idarəolunması tablosunun şablonunu necə yaratmağı öyrənəcəksiniz.

Biz həmçinin Smartsheet-də layihənin idarə edilməsi şablonlarından necə istifadə edəcəyinizi göstərəcəyik. Smartsheet sizə Excel-dən daha çox əməkdaşlıq imkanı verir və layihələrinizi izləməyi asanlaşdırır.

Layihə Gantt Diaqram Şablonu

Layihə Gantt chart şablonu layihə menecerləri tərəfindən istifadə edilən ən məşhur şablonlardan biridir. Gantt diaqramı tapşırığın başlıqları, başlama tarixləri, bitmə tarixləri və tapşırıqların müddətləri ilə bağlı məlumatlarınızı götürür və onu kaskad üfüqi zolağı diaqrama çevirir. Beləliklə, siz tapşırıqların hansı ardıcıllıqla yerinə yetirilməli olduğunu tez bir zamanda təsəvvür edə, həmçinin tapşırıqların bir-birindən necə asılı olduğunu müəyyən edə bilərsiniz. Gantt qrafiki, asılılıqları olan mürəkkəb layihələri idarə edərkən xüsusilə təsirlidir.

Smartsheet-in interaktiv Gantt chart imkanları layihənizi vizuallaşdırmağı asanlaşdırır. Siz statusu göstərmək üçün qrafikinizi müxtəlif rənglər və simvollarla fərdiləşdirə və ya konkret komanda üzvlərinə təyin edilmiş tapşırıqları vurğulamaq üçün şərti formatlaşdırmadan istifadə edə bilərsiniz. Tapşırıqlar arasında asılılıqları müəyyən etmək və hansı tapşırıqların layihənin tamamlanma tarixinə birbaşa təsir etdiyini öyrənmək üçün kritik yol funksiyasını aktivləşdirin. Gantt cədvəlinizi komandanız və ya müştərilərinizlə paylaşın ki, onlar baş verənlərdən xəbərdar olsunlar.

Layihə İzləyicisi Şablonu

Bütün layihə məlumatlarınızı bir yerə toplayın ki, layihənizlə əlaqəli hər kəs həmişə vacib məlumatı haradan tapacağını bilsin. Layihə izləyicisi şablonu ilə siz tapşırıqlar əlavə edə, statusu və prioriteti dəyişdirə, çatdırılacaqları, son tarixləri, xərcləri, sərf olunan vaxtı və layihəniz üçün digər vacib məlumatları təyin edə bilərsiniz. Varsa əsas layihə, layihə izləyicisi şablonu sizə hər şeyi nizamlı saxlamağa kömək edəcək.

Smartsheet-dən istifadə komandanızın real vaxt rejimində əməkdaşlıq etməsini və layihənin gedişatı haqqında məlumatlı olmasını asanlaşdırır. Siz intuitiv və aydın interfeys sayəsində layihədə dəyişikliklər edə, tapşırıqlara yeni insanlar təyin edə, tarixləri dəyişdirə və digər hərəkətləri edə bilərsiniz.

Çevik Layihə Planı Şablonu

Çevik layihə planı funksionallığa əsaslanır. Plan hər bir funksiyanın həyata keçirilməsinin nə qədər vaxt aparacağını təxmin edir, lakin hər bir funksiyanın necə həyata keçiriləcəyini təfərrüatlandırmır. Layihə planları funksionallığa diqqət yetirdiyi üçün siz oxşar funksiyaları sprintlərdə qruplaşdıra bilərsiniz.

Çevik layihə planı daim dəyişir. Plan işlənib hazırlandıqdan sonra layihə komandası ona nəzarət etməli və zərurət yarandıqda vəziyyəti və vaxt qrafiklərini yeniləməlidir.

Bu şablon (həmçinin Çevik layihə cədvəli kimi tanınır) sizə tapşırıqlarınızı əlavə etməyə, məsuliyyət təyin etməyə, başlanğıc və son tarixləri və statusu təyin etməyə imkan verir. Hər bir tapşırıq üçün müddət avtomatik olaraq hesablanacaq. Bu şablona həmçinin məlumatlarınızı cədvələ əlavə etdiyiniz zaman avtomatik olaraq ölçüsünü dəyişən Gantt diaqramı (layihənin qrafikinin vizual təsviri) daxildir.

Smartsheet əsas çevik layihələr üçün hazırlanmış layihə şablonu təklif edir. Sprintləri, məhsul xüsusiyyətlərini və tapşırıqlarını planlaşdırın və idarə edin və layihənizi vaxt qrafiki kimi görmək üçün daxili Gantt diaqramından istifadə edin. Komandanız hamısı bir paylaşılan cədvəldə tərəqqini güncəlləyə, çatdırılma işlərini izləyə, faylları saxlaya və xəbərdarlıqlar təyin edə bilər.

Layihə Büdcə Şablonu

Əmək xərclərini, material xərclərini, sabit qiymətləri və faktiki xərcləri izləməklə həmişə layihənizin büdcəyə uyğunluğu barədə xəbərdar olun. Büdcə şablonu sizə xərclərinizi diqqətlə izləmək imkanı verir və digər komanda üzvlərinə büdcəniz daxilində və ya ondan artıq qaldığınızı görməyə imkan verir. Bu şablon ölçüsündən asılı olmayaraq istənilən layihə üçün istifadə edilə bilər.

Smartsheet-də layihənin gedişatını və büdcə istifadəsini bir yerdə izləyin. Bu layihə şablonuna layihə statusu xülasəsi, büdcə fərqi və cədvəli və asılılıqları olan Gantt qrafiki daxildir. Siz asanlıqla təxmin edilən və faktiki əmək, materiallar və digər xərcləri müqayisə edə bilərsiniz.

Tapşırıq siyahısı şablonu

Hər hansı bir layihədə daim dəyişən çoxlu komponentlər olduğundan, tapşırıq siyahısı diqqətinizi ən vacib vəzifələrə yönəltməyə imkan verir. Siz hər gün və ya hətta hər saat son tarixləri dəyişdirə və qarşıdakı həftə üçün ən yüksək prioritet tapşırıqlarınızı görə bilərsiniz. Fərdi tapşırıqları təşkil etmək lazım olduqda tapşırıq siyahısı şablonundan istifadə edin.

Smartsheet-də görüləcək işlər siyahısı ilə eyni anda birdən çox layihə üzrə bütün məsuliyyətlərinizə baxmaq üçün mərkəzləşdirilmiş üsul yaradın. Ehtiyacınız olan şəffaflıq səviyyəsini yaratmaq, tapşırıq statusunu fərdi simvollarla izləmək və yüksək prioritet elementləri qeyd etmək üçün cədvəli komandanızla paylaşın ki, heç nə qaçırılmasın.

Layihənin qrafiki şablonu

Zaman qrafiki mürəkkəb məlumatları rahat, asan başa düşülən şəkildə vizuallaşdırmağa kömək edir. Siz tərəqqini izləyə, potensial gecikmələri müəyyən edə, hər bir layihə tapşırığını yerinə yetirmək üçün qalan faktiki vaxta nəzarət edə və daha çox şey edə bilərsiniz. Xronometraj istənilən ölçülü layihə üçün əladır, xüsusən də status dəyişikliklərini xarici əməkdaşlara və ya maraqlı tərəflərə çatdırmaq lazımdırsa.

Smartsheet üçün nəzərdə tutulmuş vaxt qrafiki şablonu təklif edir sadə planlar Gantt chart görünüşündə tapşırıqlar, alt tapşırıqlar və qrafiki olan layihə. Komandanız istənilən vaxt, hər yerdə tərəqqini asanlıqla yeniləyə, nəticələri izləyə və vəziyyəti yoxlaya bilər.

Problem izləyicisi şablonu

Çox vaxt layihələrdəki potensial problemlər bir müddət asanlıqla aşkarlana bilməz. Lakin, bu problemlər həll edilmədikdə, son nəticədə bütün layihənin tamamlanmasını gecikdirə və yekun nəticələrə mənfi təsir göstərə bilər. Layihə izləmə məqsədləri üçün problem izləyicisi şablonundan istifadə problemləri tez bir zamanda müəyyən etməyə və onların həllinə kimin cavabdeh olduğunu təyin etməyə kömək edə bilər, beləliklə, yaranan problemləri həll edə bilərsiniz. Çox dəyişən məlumatlarla orta və böyük bir layihəniz varsa, bu şablondan istifadə edin.

Smartsheet Issu və Error Tracker şablonundan istifadə edərək problemləri və xətaları izləyin. Problemləri qeyd etmək və xəta tarixçəsini bir mərkəzi yerdə idarə etmək üçün texniki işçilər, sınaqçılar və ya müştərilər üçün fərdi veb forması yaradın. Sonra istəkləri prioritetləşdirin və bağlayın.

Layihənin vaxt cədvəli şablonu

Bütün komanda üzvlərinə, eləcə də maraqlı tərəflərə hər bir komanda üzvünün layihəyə sadiqlik səviyyəsini nəzərdən keçirməyə imkan verən vaxt cədvəli şablonu ilə resurs bölgüsünə dair tez bir şəkil əldə edin. Önümüzdəki həftə üçün resursun mövcudluğunu izləyin ki, həmişə kimin olduğunu biləsiniz boş vaxt bir layihə üzərində işləmək və çox məşğul olanlar. Vaxt cədvəli - təsirli üsul böyük bir layihədə çoxlu sayda resursun idarə edilməsi.

Smartsheet-in sadə resurs idarəetmə layihəsi şablonu ilə işçi qüvvənizi real vaxt rejimində idarə edin. Təyin et konkret ifaçılar tapşırıqlar üçün və əmək ehtiyatlarının çatışmazlığı və ya artıqlığını asanlıqla müəyyən etmək.

Layihə Risk İzləyicisi

Təbiətinə görə layihələr gizli risklərlə doludur. Risklərin baş vermə səbəbləri müxtəlifdir: işin həcmi səhv müəyyən edilib, asılılıqlar düzgün qurulmayıb və s. Əsas odur ki, bu cür riskləri layihənin ilkin mərhələlərində, onların başa çatma müddətinə və dəyərinə təsir etməyə vaxt tapmazdan əvvəl müəyyən etməkdir. Project Risk Tracker bütün potensial riskləri bir cədvəldə toplayır və onu orta və böyük layihə meneceri üçün faydalı edir.

Layihənin idarə edilməsi üçün panel

Smartsheet Sights idarə panellərindən istifadə edərək Smartsheet-də layihənizi idarə etmək üçün idarə paneli yarada bilərsiniz. Görməli yerlərin idarə panelləri əsas layihə cədvəllərindən məlumatları cəmləşdirməklə komandalara görülən işlərə misilsiz görünmə imkanı verir. Smartsheet tablosunu şirkətinizin işçiləri ilə paylaşın və ya əsas ölçülərə və statuslara baxarkən onlara əlavə səviyyəli fikir verməklə onu xarici maraqlı tərəflərlə paylaşın.

Excel-də Layihə İdarəetmə Panelini necə yaratmaq olar

Excel-də layihənin idarə edilməsi panelini necə yaratmaq olar.

Excel cədvəlinizi yaradın

Layihə idarəetmə panelinə əsasən daxildir qrafik şəkillər, lakin eyni zamanda, bu şəkillərin yaradıldığı tam məlumatlar da sizin bir yerdə saxlanmalıdır Excel faylı. Bunu etmək üçün Excel cədvəlinizin iki tabında eyni vaxtda işləməlisiniz. Bir tab qrafik şəkilləri, ikinci tab isə bu şəkillərin yaradılacağı bütün məlumatları ehtiva edəcək. Bir tab qrafik şəkilləri, ikinci tab isə bu şəkillərin yaradılacağı bütün məlumatları ehtiva edəcək.

1. Faylınızın altındakı nişanı iki dəfə klikləyin "vərəq1" cədvəlin adını dəyişmək üçün. Adı dəyişdirməyi tövsiyə edirik "Layihə İdarəetmə Paneli".
2. Sonra başqa tab əlavə etmək üçün nişanın sağ tərəfindəki artı işarəsi (+) işarəsinə klikləyin.
3. Nişanı iki dəfə vurun "vərəq 2" və cədvəlin adını dəyişdirin "Qeydlər".

Dizayn detallarınızı əlavə edin

İndi siz dizayn məlumatlarınızı (bütün "nömrələriniz") Qeydlər tabına əlavə edə bilərsiniz. Bu məlumatlar qrafiklər yaratmaq üçün istifadə olunacaq, sonra siz onları Layihə İdarəetmə Paneli sekmesine keçə bilərsiniz.

Layihə tapşırıq cədvəli və Gantt diaqramı yaradın

1. Qeydlər sekmesinde tapşırıq cədvəli yaradın. Sütun başlıqları əlavə edin “Tapşırıqlar”, “İcraçı”, “Başlanma tarixi”, “Tamamlanma ilə əlaqədar”, “Günlərin sayı” Və "Status".
2. Dizayn məlumatlarınızı cədvələ əlavə edin. Layihənizdəki bütün tapşırıqları, onların yerinə yetirilməsinə cavabdeh olan şəxsi, başlama tarixini, bitmə tarixini, hər tapşırığı yerinə yetirmək üçün ayrılmış günlərin sayını və statusu sadalayın (seçimlərdən istifadə edin) "Tamamlandı", "Gecikmiş", "Davam edir" Və "Başlanmayıb").

1. Sonra Gantt diaqramını yaratmaq üçün bu məlumatlardan istifadə edin.
2. Gantt diaqramını yaratdıqdan sonra diaqrama sağ klikləyin və seçin "Biçmək". Layihə İdarəetmə Paneli sekmesine daxil olun, sağ klikləyin və seçin "Daxil et". Siz həmçinin tapşırıq adınızın xüsusi hissələrini tablonuzda göstərmək istəyirsinizsə, kəsib yapışdıra bilərsiniz.

Qeyd. Tapşırıqlar cədvəlinə bir sütun əlavə etdik "Bir prioritet" tapşırıqları yerinə yetirməyin vacibliyini göstərmək üçün ulduz simvollarından istifadə etdi. Simvol əlavə etmək üçün xanaya və nişanın sağ tərəfinə klikləyin "Daxil et" seçin "Simvollar".

Tapşırıq statusu, layihə büdcəsi və gözlənilən maddələr üçün qrafiklər əlavə edin.

İndi layihənin idarə panelinə başqa hansı məlumatları yerləşdirmək istədiyinizi düşünün. Nümunəmizdə tapşırıqların, büdcənin və gözlənilən maddələrin ümumi vəziyyəti üçün qrafik əlavə edəcəyik.

1. Qeydlər sekmesine keçin və vizuallaşdırmaq istədiyiniz hər bir məlumat dəsti üçün mini cədvəl yaradın. Məsələn, "Tamamlandı", "Gecikmiş", "Davam edir" və "Başlanmadı" statusunda neçə tapşırığın olduğunu göstərmək istədik. Bu statusları bir sütunda və bir-birinin yanında yerləşdirmişik. Biz də neçə layihənin bu statusda olduğunu faiz və ya pay kimi göstərdik. Büdcə cədvəlində nə qədər vəsaitin büdcəyə salındığını və nə qədərinin əslində xərcləndiyini göstərdik.

1. Sonra məlumatlarınızı əlavə etdikdən sonra cədvəli seçin və nişana keçin "Daxil et". Qrupda "Sxemlər"İstifadə etmək istədiyiniz diaqram növlərini seçin (pasta diaqramları, bar diaqramları, qabarcıq diaqramları və s.).

1. Bütün digər məlumat dəstləri üçün əvvəlki addımları təkrarlayın.
2. Bütün məlumat dəstləri üçün diaqramlar yaratdıqdan sonra onları kəsib Layihə İdarəetmə Paneli nişanına yapışdırın.

Layihə panelinizi qurun

1. Tapşırıq cədvəlinizin fon rəngini dəyişdirmək üçün xananı və nişanı vurun "Ev" Fəsildə "Şrift" Ehtiyacınız olan rəngi seçmək üçün boya kovası simgesini vurun.
2. Gantt diaqramınızın rənglərini dəyişdirmək üçün tapşırıq çubuğuna iki dəfə klikləyin və seçimi seçin "Format Diaqram Sahəsi". Boya kovası simgesini vurun, seçin "doldurun" və sonra pəncərənin altından sizə lazım olan rəngi seçin.
3. Qrafiklərinizin rəngini dəyişdirmək üçün bütün qrafikə və ya onun hər hansı bir hissəsinə iki dəfə klikləyin. Yan tərəfdə bir pəncərə görünəcək "Məlumat seriyası formatı". Boya kovası simgesini vurun və seçimi seçin "doldurun", və sonra pəncərənin aşağı hissəsində istədiyiniz rəngi seçmək üçün yenidən boya kovası işarəsinə klikləyin.

Smartsheet Sights idarə panelləri ilə daha yaxşı qərarlar qəbul edin

Smartsheet Sight idarə paneli əsas performans göstəriciləri (KPI) vasitəsilə layihə statusu və ya tapşırıqların gedişatı kimi işinizin mühüm aspektlərini vizuallaşdırmağa, ümumiləşdirməyə və paylaşmağa kömək edir. Sight-ın idarə paneli, həmçinin cədvəllər və ya hesabat kolleksiyaları kimi resurslar üçün mərkəzi yer verməklə komandalara mütəşəkkil olmağa kömək edəcək.

• Panellər layihə cədvəllərindən əsas məlumatların real vaxt rejimində görünməsini təmin edir.
• Təşkilatınızın istənilən şöbəsində istifadə üçün uyğun olan fərdiləşdirilə bilən interfeys
• Sadə vidjetlər sizə tez başlamağa kömək edir.

Görməli yerlərin idarə panelləri təşkilatınız üzrə istənilən sayda layihə, fəaliyyət və məlumat üçün təkmilləşdirilmiş görünürlük təklif edir. İş axını məlumatlarını Sights idarə panellərində mərkəzləşdirməklə istifadəçilər mürəkkəb proseslər haqqında əlavə məlumat əldə edə, layihədəki boşluqları daha yaxşı təxmin edə və kritik məlumatı daha tez əldə edə bilərlər.

Fərdi layihələrin təfərrüatlarını idarə etmək üçün Smartsheet-dən istifadə edin, sonra layihə portfelinizin statusunun yüksək səviyyəli görünüşünü əldə etmək və həmkarlar və menecerlər üçün davam edən işin görünməmiş görünməsini təmin etmək üçün Görməli yerlərin idarə panellərinə daxil olun. Görməli yerlərin idarə panellərinin təşkilatınıza necə fayda verə biləcəyini öyrənmək üçün Smartsheet komandası ilə əlaqə saxlayın.

Layihə İdarəetməsi üçün Excel Şablonları: Böyük və Kiçik Layihələr üçün

Layihə idarəetmə şablonu istənilən layihəni idarə etmək üçün effektiv vasitədir: böyük və ya kiçik, sadə və ya mürəkkəb. Şablonlardan istifadə etmək üçün layihənin böyük və çox təfərrüatlı olması haqqında ümumi bir yanlış fikir var. Əslində, şablon daha kiçik layihələr üçün də faydalı ola bilər. Nəticələr kiçik olsa da və çox əmək tələb etməsə belə, hər bir tapşırığın nə qədər vaxt aparacağını təxmin etməli, lazım olan resursları müəyyənləşdirməli və hər bir komanda üzvünə tapşırıqlar təyin etməlisiniz.

Smartsheet ünsiyyət və əməkdaşlıq üçün güclü xüsusiyyətləri olan elektron cədvələ əsaslanan iş idarəetmə vasitəsidir. Ağıllı görünüşlərin geniş diapazonu ilə - Şəbəkə, Təqvim, Gantt, Görməli yerlər və Kartlar - Smartsheet istədiyiniz şəkildə işləyir. Layihə idarəetmə şablonunu asanlıqla necə yaratmağı öyrənin. Smartsheet-i 30 gün pulsuz sınayın.

haqqında daha çox bilmək istərdiniz ən yaxşı təcrübələr və layihənin idarə edilməsi üçün əsas tövsiyələr? Ən son məqalələrə, şablonlara, videolara və daha çoxuna daxil olmaq üçün səhifəmizə keçin.

Smartsheet premium layihə idarəetmə həlləri haqqında ətraflı məlumat əldə edin

Yüzlərlə layihəni idarə edirsiniz? Smartsheet-in premium layihə portfelinin idarə edilməsi həlli layihə yönümlü biznes və şöbələrin artmasına kömək edir ötürmə qabiliyyəti layihələr, real vaxt görünürlüğünü artırmaq və layihə riskini azaltmaq.

Smartsheet Layihə Portfolio Həllindən istifadə edin:

• Yeni layihənin qurulmasını avtomatlaşdırmaqla vaxtınıza qənaət edin.
• Layihə idarəetmə performansını biznes məqsəd və vəzifələrinizlə uyğunlaşdırın.
• Ardıcıl layihə idarəetmə siyasətlərini təmin edin.
• Layihə portfelinin performansında real vaxt görmə qabiliyyətini yaxşılaşdırın.
• ilə layihə portfelinin dərin təhlilini aparın Microsoft istifadə edərək Power BI.

Layihə menecerləri Smartsheet-in layihə portfelinin idarə edilməsi həllindən istifadə edərək, öz yeni layihələri üçün Görməli yerlər cədvəllərinin, hesabatların və idarə panellərinin standart dəstini asanlıqla və tez əldə edə bilərlər. Hər yeni layihə Varsayılan olaraq, onların portfelindəki bütün layihələrin görünməsini təmin etmək üçün Layihə İdarəetmə Meneceri tərəfindən təyin edilmiş əvvəlcədən mövcud giriş hüquqlarını miras alır. Nəhayət, həll layihə metadatasını avtomatik olaraq portfel üzrə hesabat üçün Smartsheet Sights tablosundan və ya Microsoft Power BI-dan istifadə etməklə əldə edilə bilən vahid məlumat faylında birləşdirir.

Bildiyiniz kimi, müxtəlif şirkətlərdə köməkçinin və ya şəxsi köməkçinin funksionallığı (iş kitabçasında bu vəzifənin adından asılı olmayaraq) təşkilatın xüsusiyyətlərindən və ölçüsündən, şirkətdə qəbul edilmiş korporativ mədəniyyətdən və şəxsiyyətdən asılı olaraq dəyişir. menecerin. Bununla belə, hər hansı bir şəxsi köməkçinin iş yerindən asılı olmayaraq sadəcə olaraq edə bilməyəcəyi vəzifələr var. Bunların arasında əmrlərin icrasına nəzarət də var.

Bir çox təşkilatlarda sifarişlərin yerinə yetirilməməsi və onların vaxtında icrasına nəzarətin olmaması sözdə problemdir. " darboğaz"(İngilis dilindən) darboğaz- darboğaz), yəni. şirkətin iş proseslərini xeyli ləngidən ciddi bir maneə. Buradakı köməkçidən çox şey asılıdır! Ancaq hər şey ilk baxışdan göründüyü qədər aydın deyil. Əvəzolunmaz köməkçinin qəflətən xəstələnməsi və ya məzuniyyətə getməsi və ya birdəfəlik ezamiyyətə getməsi, olmadıqda isə... iş dayanıb, sifarişlər qeydə alınmır, müddətlər buraxılıb, cavabdehlər məlum olmayan hallarla tez-tez rastlaşırıq. Bir qayda olaraq, bu, işçinin əvəzolunmazlığından deyil, sistemin olmamasından çox danışır. Beləliklə, köməkçinin vəzifəsi əmrlərin icrasına nəzarət etmək üçün bir sistem qurmaqdır. Və sistem, bildiyimiz kimi, öz performansını böyük ölçüdə saxlaya bilir. Və bunu təkbaşına idarə edə bilməzsən! Ancaq gəlin hər şeyi qaydasında həll edək.

Nəzarət və onun növləri

Fili, necə deyərlər, hissə-hissə yemək lazımdır. Və terminologiya ilə başlamağa dəyər.

Nəzarət- bu, planın faktiki vəziyyətlə müqayisəsidir. Nəzarət insanların planlaşdırılan nəticələrindən və hərəkətlərindən hətta kiçik sapmaları aşkar edir və vəziyyəti dəyişməyə imkan verir.

Aşağıdakı nəzarət növləri fərqləndirilir:

1. İlkin. Tapşırıq üzrə işə faktiki başlamazdan əvvəl menecer tərəfindən həyata keçirilir. İlkin nəzarət insan, maddi və maliyyə resursları nəzərə alınmaqla istifadə olunur, yəni işə əmr verməzdən əvvəl menecer ifaçının onu yerinə yetirmək üçün resurslarına malik olduğundan əmin olmalıdır.

2. Konseptual (daxil olan). Aydınlaşdırmaq üçün istifadə olunur:

İfaçı bilirmi ki, onun tapşırığı var;

Bunu həll edəcək adam problemi necə başa düşdü?

O bunu dəqiq necə edəcək?

Bu növ nəzarət menecer köməkçisi tərəfindən həyata keçirilir və sifariş təyin edildikdən dərhal sonra. Məqsəd icraçının əmrin mahiyyətini başa düşməsini və onun icrasının vaxtında olmasını yoxlamaqdır. Bu mərhələdə köməkçinin vəzifəsi icraçının diqqətini tapşırığın mövcudluğuna, tapşırığın yerinə yetirilmə müddətinə və prioritetinə cəlb etmək və tapşırığın işə qəbul edildiyinə əmin olmaqdır. Bu vəziyyətdə, köməkçi təcili və vacib tapşırıqları (Eisenhower matrisini xatırlayın), məsələn, aşağıdakı kimi "vurğulamalıdır": "Bu tapşırığın vacib və təcili olduğunu qeyd edin!" Lazımi vaxtda deyilən bu sehrli ifadə bir çox anlaşılmazlıqların və bağışlanmaz vaxt itkisinin qarşısını almağa kömək edəcək - vəzifələrin prioritetləri ilə sıralanması prosesinin öz kursuna keçməsinə icazə vermək yolverilməzdir, çünki ifaçıların rəyi heç də həmişə bir-birinin ardınca getmir. menecerin rəyi. Unutmayın ki, sizin üçün aydın olan başqaları üçün belə olmaya bilər.

3. Cari (aralıq, prosesə nəzarət). Məqsəd hazırkı fəaliyyət prosesini qiymətləndirməkdir: iş necə aparılır, artıq nə edilib, hansı çətinliklər yaranıb. Bu növ nəzarət, iş artıq davam edərkən, lakin sifarişi tamamlamaq üçün son tarix hələ gəlməmiş bir köməkçi tərəfindən həyata keçirilir. Nəzarətin vəzifəsi iş zamanı ortaya çıxan sapmaları dərhal müəyyən etmək və mümkün düzəlişlər üçün rəhbərə məlumat verməkdir. verilmiş parametrlər. Cari nəzarət əsaslanır rəy.

4. Final (yekun, nəticəyə nəzarət). Bu, müəyyən bir tarixə qədər məqsədə nail olub-olmadığını qiymətləndirmək üçün istifadə olunur.

Əldə edilmiş faktiki nəticələr əvvəllər müəyyən edilmiş nəticələrlə müqayisə edilir. İndiki mərhələdə işə qarışmaq üçün çox gec olmasına baxmayaraq, bu nəzarət zəruridir. İfaçıların hansı nəticələrə nail olduqlarını göstərir, işlərindəki nöqsan və çatışmazlıqları üzə çıxarır. Gələcək üçün dərslər almağa kömək edir. Bir qayda olaraq, bu mərhələdə menecer və köməkçi birlikdə işləyir, çünki Köməkçinin ixtisasları tapşırığın tamlığını və düzgünlüyünü müəyyən etmək üçün yetərli olmaya bilər.

Nə və necə nəzarət etmək

Əsas sahələrdə nəzarətin təmin edilməsi üçün məsuliyyətin bölüşdürülməsi təşkilatın ölçüsündən asılıdır:

Nəzarət	Şirkət ölçüsü	Məsuliyyətlinəzarəti təmin etmək üçün
Hüquq normaları və tələbləri	100 nəfərə qədər 500 nəfərə qədər 500-dən çox insan	Təşkilatın rəhbəri Hüquqşünas, mühasib Hüquq xidməti, mühasibatlıq Hüquq xidməti və sahə rəhbərləri
Rəhbərin əmrləri	100 nəfərə qədər 500 nəfərə qədər 500-dən çox insan	Təşkilatın rəhbəri Baş katib Menecer köməkçisi Köməkçi və sahə rəhbərləri
Yerli normativ sənədlərin tələbləri	100 nəfərə qədər 500 nəfərə qədər 500-dən çox insan	Təşkilatın rəhbəri Baş katib Menecer köməkçisi Fəaliyyət rəhbərləri
Menecerin fərdi əmrləri	500 nəfərə qədər 500-dən çox insan	Təşkilatın rəhbəri Baş katib Menecer köməkçisi
Təlimatlar korporativ mərkəzdən alınıb	1500 nəfərə qədər 2500 nəfərə qədər 2500-dən çox insan	Menecer köməkçisi Menecer köməkçisi və katiblik Davanın idarə edilməsi

"Nəzarət" və "nəzarət" fərqli şeylərdir!

Nəhayət nə olduğunu başa düşmək üçün müasir idarəetmədə tez-tez rast gəlinən başqa bir terminə - "monitorinq"ə diqqət yetirməyə dəyər. Çox vaxt ədəbiyyatda "nəzarət" və "nəzarət" anlayışları eyni kimi istifadə olunur, lakin bunlar kökündən fərqli şeylərdir! Sifarişlərin icrasını idarə etmək üçün sistematik bir yanaşma tətbiq etmək üçün bu fərq başa düşülməlidir. Əgər monitorinq- bu, məlumatların qeyd edilməsi və saxlanması ilə bir obyektin parametrlərinin monitorinqidir nəzarət- bu məcburi bir müşahidədir obyektə təsir parametr dəyərləri məqbul hədləri aşdıqda. Tapşırıqlarla əlaqədar olaraq, bu o deməkdir ki, köməkçinin monitorinq aləti olmalıdır, yəni. təlimatları, son tarixləri, məsul şəxsləri və icra vəziyyətini (tamamlanmış/tamamlanmış) qeyd etdiyi müəyyən məlumat bazası saxlamaq. Bununla belə, effektiv bir nəzarət sistemi qurmaq üçün sadəcə statistika aparmaq kifayət deyil - nəzarət vəziyyətin aktiv idarə edilməsini, tənzimlənməsini və təsirini nəzərdə tutur, yəni. icra intizamında müsbət dinamikaya nail olmaq üçün məqsədyönlü şüurlu təsir.

Sifarişlərin yerinə yetirilməsini necə təmin etmək olar?

Sifarişlərin yerinə yetirilməsi üçün bu problemin həllinə kompleks yanaşma lazımdır. Sifarişin icrasına nəzarət sistemi aşağıdakı prinsiplərə uyğun fəaliyyət göstərəcək:

1) Rəhbərlik tərəfindən yüksək prioritet. Menecer nümayiş etdirməlidir ki, onun göstərişlərinə ciddi əməl etmək onun və şirkət üçün vacibdir.

2) Problemin həllinə yanaşmaların birgə müzakirəsi. Bütün riskləri nəzərə almaq və məsələni hərtərəfli nəzərdən keçirmək üçün müzakirəyə prosesin bütün iştirakçılarını - həm göstəriş verən meneceri, həm də onlara nəzarət edən köməkçini, eləcə də birbaşa məsuliyyət daşıyacaq menecerləri müzakirəyə cəlb etmək lazımdır. icra. Razılaşmalar, ilk növbədə, göstərişlər və son tarixlər, icra hesabatının formatı, vaxtın dəyişdirilməsi proseduru, göstərişlər yerinə yetirilmədikdə mükafat və ya cəzaya yanaşmalar haqqında məlumat əldə etmə üsullarına aid edilməlidir. Menecer, həmçinin əmrlərin icrasına nəzarət baxımından köməkçinin səlahiyyətləri barədə tabeliyində olanlara məlumat verməlidir (əgər siz komandada yeni bir şəxssinizsə və hələ də səlahiyyət qazanmamısınızsa, bu barədə menecerinizdən soruşun).

3) Sifarişlərin icrasına nəzarət sisteminin tətbiqi barədə şirkətin bütün işçilərini məlumatlandırmaq. Yanaşmaların şəffaflığını təmin etmək lazımdır, yəni. qaydalar şirkətin yerli normativ sənədində rəsmiləşdirilməlidir.

4) Ardıcıllıq və müntəzəmlik.Əgər işçilər hər bir tapşırığın qeydə alındığına, hər tapşırığın uçota alınmasına, heç birinin buraxılmayacağına və ya unudulmayacağına, rəhbərliyin göstərişlərinin yerinə yetirilməməsinin mütləq cəzalandırılacağına əmin olsalar, icra intizamı yüksələcək. (Məlumatlandırma prosedurunu təmin etmək dərhal məqsədəuyğundur, çünki göstərişlər apriori olaraq həyata keçirilə bilməz və ya vaxtında yerinə yetirilməməsi üçün əsaslı səbəblər ola bilər. Hər bir belə hal fərdi olaraq nəzərdən keçirilməlidir.)

Bir vəzifə kimi görünür, deyirsən. Bu qismən doğrudur. Köməkçinin rolu nədir? Köməkçi şirkətin eyni işçisidir və o, menecerə problemin mövcud olduğunu, bunun xüsusi risklər daşıdığını, “barmağınızı nəbzdə saxlamağa” çalışdığınızı bildirməlidir (və indiyə qədər bu, böyük ölçüdə sizin səyləriniz sayəsində uğur qazanır. şəxsi keyfiyyətlər), lakin sistemin olmaması gec-tez özünü göstərəcək və bu sizi narahat edir.

Əsas odur ki, nəzarət sistemini necə təşkil etmək barədə konkret təklifiniz olduğunu söyləməyi unutmayın (yəni, bu, sadəcə gümüş nimçədə təqdim olunan problem deyil, problem və onun həlli variantları olmalıdır).

Şirkətin yeni işçisi olsanız belə, belə bir təkliflə menecerinizə yaxınlaşmaqdan çəkinməməlisiniz. Əgər bu günə qədər şirkətinizdə yerinə yetirilməmiş/gecikmiş/hesablanmamış sifariş səbəbindən ölümcül heç nə baş verməyibsə, meneceriniz hələ də təklifinizə qulaq asmayacaq. Yəqin ki, bütün şirkətdə bu problemi həll etməkdə maraqlı olan heç kim yoxdur.

Effektiv ünsiyyətin əhəmiyyəti

Deyək ki, təklifiniz qəbul olundu: menecer tapşırığın vacibliyini qeyd etdi, bu prosesdə rolunuzu elan etdi, yerli normativ sənəd prosesi tənzimləyən bütün şirkət işçilərinə məlumat verilir. Sonra nə var? Bu mərhələdə imtina etsəniz, dərc edilmiş sənəd ruhsuz bir kağız parçası olaraq qalma riski daşıyır. Bütün bunları necə etmək olar?

Cavab ilk növbədə köməkçinin effektiv ünsiyyət bacarıqlarındadır. Bəli, bu, inzibati vəzifələr üçün CV-lərdə tez-tez gördüyümüz eyni ifadədir. Bu cür bacarıqlara sahib olmaq bir köməkçi üçün çox vacibdir. Dar mənada, əmrlərin icrasına nəzarətlə əlaqədar olaraq, effektiv ünsiyyət məlumatı təhrif etmədən tez ötürmək və "mesajın" düzgün başa düşülməsi ilə bağlı rəy almaq üsuludur.

Effektiv ünsiyyət qurulur:

Effektiv və ya səmərəsiz?

Səmərəli ünsiyyət, məqsəd və planlarınızı qorumağa yönəlmiş başqaları ilə mübahisə etməkdir. Bu, qaliblərin və məğlubların mövcudluğunu nəzərdə tutur. Bu "ünsiyyət" üslubu qətidir: aralıq vəziyyətləri nəzərə almadan "doğru" və "səhv", "qələbə" və "məğlubiyyət", "yaxşı" və "pis" var. Yalnız bir düzgün fikir var, ona görə də biz dünya haqqında biliklərimizi zənginləşdirə və vahid mənzərə formalaşdıra bilən insanların fikirlərini və təcrübələrini laqeyd edə bilərik. Əvəzində daima dar baxışlarımızı müdafiə edirik. Müdafiəçi müvəqqəti olaraq geri çəkildikdə, münaqişədə fasilə uğurlu sayılır. Nəhayət, fikir ayrılığı müqavimətlə nəticələnir, komandanın effektivliyini itirir və hətta güc və hörmət balansı yaranana qədər təxribatla nəticələnir.

Effektiv ünsiyyət, öz növbəsində, başqalarının fikirlərini, hisslərini və fikirlərini anlamaq məqsədi daşıyır. İki tərəf bir-birini dinlədikdə hər ikisi qalib gəlir. Qarşılıqlı anlaşma və hörmət əməkdaşlığın, qarşılıqlı asılılığın və sədaqətin əsasına çevrilir. Hər tərəf desə uğur əldə olunacaq: “Bəli, mən məhz bunu nəzərdə tuturdum. Məni başa düşürsən".

Təşkilati məqsədlərin uğurla həyata keçirilməsi üçün, şübhəsiz ki, effektiv ünsiyyət lazımdır. Təhrif edilmiş, yanlış şərh edilmiş mesajlar çox vaxt böyük şirkətlərin, orduların və xalqların məğlubiyyətinə səbəb olur.

Effektiv ünsiyyət bacarıqları əksliklərin bir arada mövcud olmasına imkan verir - başqa nöqteyi-nəzərdən anlamaq və güzəştə getmək bacarığı. Niyə kimin haqlı, kimin haqsız olduğunu mübahisə etmək lazımdır? Effektiv ünsiyyətin məqsədi qarşılıqlı faydalı və buna görə də uzunmüddətli iş əlaqələri qurmaq və saxlamaqdır.

Sifarişlərin icrasına nəzarət baxımından köməkçi göstərməlidir effektiv ünsiyyət bacarıqları"səyahət" təlimatının bütün mərhələlərində:

1) Təlimatları təyin edərkən menecerlə qarşılıqlı əlaqə. Köməkçinin vəzifəsi müəyyən bir məqsəd qoyma sxeminə, məsələn SMART-a riayət etməyə çalışaraq tapşırığı düzgün qeyd etməkdir. Bu, tabeliyində olanlara onlardan nə tələb olunduğunu anlamağa imkan verəcək. Əmrin mətni aydın, şifahi formada olmalıdır (sualına cavab verin: nə etməli?), əmrdə müəyyən edilmiş müddət olmalıdır və hər bir əmr üçün məsul icraçı müəyyən edilməlidir.

Sifariş lazımi qaydada qeydə alındıqdan sonra köməkçi heç bir qeyri-dəqiqliyin olmadığına əmin olmalı və təmin etməlidir son versiya təsdiq üçün menecerə protokol və ya göstərişlər reyestrini təqdim edin və ya şifahi olaraq soruşun: “Mən sizi düzgün başa düşdüm? İvanov I.I. 2015-ci il mayın 11-dək layihənin icrası cədvəlini hazırlayıb təsdiq üçün təqdim etməlidir?”

Nə baş verdiSMART?

SMART məqsədləri müəyyən etmək və məqsədləri təyin etmək üçün idarəetmə və layihənin idarə edilməsində istifadə olunan mnemonik qısaltmadır.
SMART meyarlarına uyğun olaraq müəyyən edilmiş məqsəd və ya tapşırıq aşağıdakı xüsusiyyətlərə malikdir:
. S- konkret (xüsusi) - aydın, dəqiq, aydın təsvir;
. M- ölçülə bilən (ölçülə bilən) - məqsədə nail olunduğunu başa düşmək üçün müəyyən edilmiş nəticə göstəricilərinə malik olmaq. Onlar həm kəmiyyət, həm də keyfiyyət ola bilər. Bu meyarlar olmadan tapşırığın tamamlanmasını qiymətləndirmək demək olar ki, mümkün deyil;
. A- əldə edilə bilən (achievable) - real, lakin əlavə həvəsləndirici amil kimi xidmət edən müəyyən səy tələb edən;
. R- müvafiq (uyğun) - şöbənin və ya təşkilatın daha geniş məqsədləri ilə üst-üstə düşən;
. T- zamanla bağlı (vaxt baxımından məhduddur) - məqsədə çatmaq üçün son tarixlər müəyyən edilməlidir.

2) Sifarişləri işə köçürərkən ifaçılarla qarşılıqlı əlaqə. Bu mərhələdə əsas vəzifə podratçının tapşırığın yerinə yetirilməsindən və işə qəbul edilməsindən əmin olmaqdır. Təşkilat kiçikdirsə, köməkçi və ya katib birbaşa ifaçılarla əlaqə qurur E-poçt və ya telefonla. Böyük təşkilatlarda bu cür qarşılıqlı əlaqəni həyata keçirmək çətindir, buna görə köməkçi əmri ötürür və təşkilatın rəhbər müavinləri ilə birbaşa əlaqə qurur və sifarişləri ötürərkən kaskad prinsipi tətbiq olunur, məsələn: EEşöbə müdiriEşöbə müdiriEbirbaşa icraçı.

3) Sifarişin icrası haqqında məlumat əks marşrutla ötürülür: Baş direktor/köməkçiBBaş direktorun müaviniBşöbə müdiriBşöbə müdiriBbirbaşa icraçı.

Sifariş haqqında məlumatın ötürülməsində köməkçi vasitəçi rolunu oynayır. Eyni zamanda, məlumatların köməkçiyə ötürülmə müddətini azaltmaq üçün istifadəni təmin etmək məsləhətdir informasiya resursu, bu da sifarişlər haqqında xülasə məlumatı yerləşdirməyə imkan verir ümumi giriş məsələn, təşkilatın daxili korporativ portalına, burada hər hansı bir işçi onun hansı tapşırıqları olduğunu tez görə bilər və köməkçiyə şərhlər göndərə bilər.

4) Aralıq nəzarəti həyata keçirərkən, podratçıdan proqnozu dəqiqləşdirmək lazımdır: son tarixə uyğun gəlsə və ya icra zamanı işin həcminin əvvəlcədən gözləniləndən çox olduğu və ya podratçının resurslarının kifayət qədər olmadığı və digər struktur bölmələrdən işçilərin cəlb edilməsinin tələb olunduğu məlum oldu, çünki tapşırığın çarpaz funksional olduğu ortaya çıxdı. Köməkçi icranın gedişatı haqqında operativ və etibarlı məlumat əldə etmək üçün məsul menecer/ifaçı ilə davamlı konstruktiv dialoq aparmalıdır və ciddi problemlər yaranarsa, nəyisə düzəltmək mümkün olduğu halda bu barədə menecerə məlumat verməlidir. Eyni zamanda, çox uzağa getməməli və müdaxilə etməməli, ifaçını narahat etməli və onu xırda şeylərdən yayındırmalısınız. Prosesin bütün iştirakçıları ümumi məqsədlərə malik olduqlarını aydın şəkildə anlamalı və bir-birinin işinə hörmət etməlidirlər. Bunun üçün məqbul ünsiyyət formatı ilə razılaşmalısınız.

5) Sifarişin icrası haqqında məlumat aldıqdan sonra köməkçi menecerlə birlikdə təqdim olunan məlumatların tamlığını qiymətləndirir və sifarişin qəbul edilməsi və ya yenidən baxılmaq üçün qaytarılması barədə qərar qəbul edir. Köməkçi qəbul edilmiş qərar barədə icraçıya məlumat verməlidir.

6) Analitik hesabat hazırlayarkən. Ciddi mühasibat uçotu statistik məlumatlara əsaslanan müntəzəm hesabat və analitikliyi nəzərdə tutur. Müəyyən bir tezlikdə, məsələn, ayda bir dəfə, köməkçi tapşırıqlar üzrə toplanmış statistik məlumatları təhlil etməli və icra intizamı haqqında hesabat yaratmalıdır (şək. 1). Belə bir hesabatda nə qədər göstərişin olduğu, onlardan neçəsinin vaxtında yerinə yetirildiyi/gec/tamamlanmadığı, hansı bölmələrin rəhbər, hansının rəhbər göstərişlərinin vaxtında yerinə yetirilməsi baxımından liderlik əleyhinə olduğu barədə məlumatlar ola bilər. Menecer bu məlumatı öz mülahizəsinə əsasən sərəncam verə bilər. Bununla belə, mükafat və cəzaya yanaşmanın proqnozlaşdırıla bilən və hamı üçün vahid olması arzu edilir.

düyü. 1

Köməkçinin arsenalında lazımlı alətlər

Bu cür vasitələrin çox çeşidi var, lakin əsas prinsipə əməl etmək vacibdir - menecerin bütün göstərişləri maddiləşdirilməli və vahid anbara daxil edilməlidir, sifarişlərin prioritetinə uyğun olaraq icrasına mütəmadi olaraq nəzarət etmək mümkün olduqda.

İdeal texniki tətbiqdir Microsoft Outlook , çünki o, sözdə çevik parametr mexanizmlərini ehtiva edir. "istifadəçi baxışları". "İcraçılara görə", "Kateqoriyalara görə", "Son tarixlərə görə" standart görünüşlərə əlavə olaraq, hər hansı digərini konfiqurasiya edə bilərsiniz - "Zavodlara görə", "Komitələr üzrə", "Yalnız vaxtı keçmiş tapşırıqlar, müddəti 5-dən başa çatan tapşırıqlar. 20 gün əvvəl” və s. Konfiqurasiya edildikdən sonra görünüş siçanın bir klikləməsi ilə gələcəkdə əlçatan olur. Bu barədə ətraflı danışmayacağıq, çünki... Artıq bu alətə bir sıra məqalələr həsr olunub.

Bəzən oxşar sisteməsasında konfiqurasiya edilmişdir elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri, məsələn Lotus Notes, Documentum və ya Directum, burada sifariş haqqında əsas məlumat qeydiyyat və nəzarət kartında (RCC) qeyd olunur. Bununla belə, EDMS bütün təşkilatların ödəyə bilməyəcəyi bahalı bir proqramdır.

Sifarişlərin icrasına nəzarət etmək üçün ən universal və əlçatan vasitələrdən biridir Microsoft Excel. Əgər işləyirsinizsə, bu proqram mövcud proqramlara əlavə olaraq istifadə edilə bilər böyük şirkət, və müstəqil alət kimi. Bunun gözəlliyi ondadır ki, bu texniki həll əsasında siz öz istəyinizlə sahələr və filtrlərin çevik parametrləri ilə sifarişlərin vahid məlumat bazası yarada bilərsiniz. Təlimatların belə birləşdirilmiş reyestri ictimaiyyətə təqdim edilə bilər və hər bir işçi mətni, son tarixləri dəqiqləşdirə və təlimatlarının vəziyyətini izləyə bilər. Təsadüfi pozulmaların və ya məlumatların silinməsinin qarşısını almaq üçün əvvəlcə faylı redaktə etmək üçün məhdud hüquqları konfiqurasiya etməlisiniz.

MS Excel-də, menecerin şifahi əmrlərində olduğu kimi, təlimatları yalnız əl ilə daxil edə bilməzsiniz, həm də EDMS-dən təlimatları yükləyə bilərsiniz (əgər bunlar protokollardan gələn təlimatlardırsa və ya kənardan gələn təlimatlardırsa, məsələn, tənzimləyici orqanlardan sorğular). və ya dövlət orqanları və ya korporativ mərkəz).

Sahələri müəyyən bir şəkildə təyin edərək, "Sifarişin icra vəziyyəti" sütununda rəng kodlamasını təyin edə bilərsiniz. Məsələn, hələ gəlməmiş sifariş avtomatik olaraq mavi rənglə göstəriləcək; vaxtında yerinə yetirilən sifariş yaşıl rəngdədir (bunun üçün “İcraya görə” və “Faktiki icra” sahələrində tarixlər uyğun olmalıdır); icra müddəti başa çatmış və icra hesabatının alınmasına dair heç bir təsdiq alınmayan sərəncam avtomatik olaraq yerinə yetirilməmiş kimi göstərilir və qırmızı rənglə qeyd olunur.

Sifarişlərin reyestrinin qurulmasıXanım Excel

Reyestrdəki sahələr makro yazmaqla konfiqurasiya edilir. Belələri üçün incə sazlamaİT mütəxəssisini cəlb etmək daha yaxşıdır.

Əgər İT mütəxəssisi yoxdursa və proqramlaşdırma bacarığınız yoxdursa, başqa daha sadə və əlçatan üsuldan istifadə edə bilərsiniz.

Cədvəl hüceyrələrini özünüz istifadə edərək fərdiləşdirə bilərsiniz şərti formatlaşdırma xüsusiyyətləri.

Hüceyrə doldurulmasını konfiqurasiya etmək üçün cədvəldə formatlaşdırmanı konfiqurasiya edəcəyimiz xananı seçin (bizim vəziyyətimizdə bu xanadır. G10 ), nişanda ev - Şərti Formatlaşdırma, təklifdə kontekst menyusu - Qayda yaradın(Şəkil 2).

düyü. 3

Başlıq altındakı dialoq qutusunun düstur sətrində doğru sayılacaq qayda təyin etmək lazımdır (şək. 4).

düyü. 4

Reyestrimiz üçün eyni hüceyrə üçün ardıcıl olaraq dörd qaydanı konfiqurasiya etmək lazımdır G10 , və sonra hərəkətlərini bütün sütuna "uzadın" G.

• Yerinə yetirilməmiş sifarişi göstərmək üçün 1-ci qayda qurun. Dialoq qutusunda Formatlaşdırma qaydası yaradın açardan istifadə edərək Format doldurma rəngini seçin. Birinci qayda qırmızı rəngə uyğun olacaq.

Sonra, düstur çubuğuna qaydanın aşağıdakı təsvirini daxil edin: =ƏGƏR(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (şək. 5). Bu hüceyrədə olması şərtilə deməkdir F10 son tarix göstərilib və onun müddəti artıq başa çatıb, xana avtomatik olaraq qırmızıya çevriləcək.

düyü. 5

düyməsini basınOTO.

• Davam edən sifarişi göstərmək üçün 2-ci qayda qurun. Yuxarıda təsvir edilən hərəkətlərin ardıcıllığını təkrar edirik: hüceyrəni seçin G10 , gəlin gedək Şərti Formatlaşdırma, seçin Qayda yaradın Və Hansı xanaların formatlanacağını müəyyən etmək üçün düsturdan istifadə edin.

Artıq tanış olan dialoq qutusunda Formatlaşdırma qaydası yaradın açardan istifadə edərək Format fərqli bir doldurma rəngi seçin. İkinci qayda mavi rəngə uyğun olacaq.

=ƏGƏR(F10>0;F10>BUGÜN();""). Bu o deməkdir ki, əgər hüceyrədə F10 son tarix göstərilib və hələ gəlməyib, xana avtomatik olaraq mavi rəngə boyanır.

düyməsini basın OTO.

• Vaxtında tamamlanan bir sifarişi göstərmək üçün biz 3-cü qayda qurduq. Yenə yuxarıda təsvir edilən hərəkətlərin ardıcıllığını təkrar edirik, yalnız bu dəfə dialoq qutusunda Formatlaşdırma qaydası yaradın açardan istifadə edərək Format sifarişin ciddi şəkildə vaxtında və ya vaxtından əvvəl tamamlandığını göstərmək üçün yaşıl rəng seçin.

Düstur çubuğuna qaydanın təsvirini daxil edin: =ƏGƏR(F10>0;ƏGƏR(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu o deməkdir ki, əgər hüceyrədə F10 G10 son tarixlə üst-üstə düşən faktiki icra müddəti göstərilir F10 və ya ondan əvvəl, hüceyrə G10 avtomatik yaşıllaşacaq.

düyməsini basın OTO.

• Nəhayət, göstərilən son tarixdən gec tamamlanan sifarişi göstərmək üçün biz 4-cü qaydanı təyin etdik. Dialoq qutusunda Formatlaşdırma qaydası yaradın açardan istifadə edərək Format sifarişin gec tamamlandığını göstərmək üçün sarı rəng seçin.

Formula çubuğuna aşağıdakı qaydanı daxil edin: =ƏGƏR(F10>0;ƏGƏR(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu o deməkdir ki, əgər hüceyrədə F10 son tarix göstərilir və xanada G10 tarixdən gec olan faktiki icra tarixi göstərilir F10 , sonra hüceyrə G10 avtomatik olaraq sarıya çevriləcək.

Bir dəfə kamerada G10 bütün dörd qayda konfiqurasiya edilmişdir, biz verilmiş düsturu bütün sütuna “uzadırıq” G və onu sərəncamların faktiki icrası tarixləri ilə doldurun. Hüceyrələr avtomatik olaraq göstərilən palitrada rənglənəcək.

Növbəti addımdır vizuallaşdırma parametrləri, yəni. icra intizamının təsvirinin daha vizual qavranılması üçün diaqramlar.

Diaqram qurmaq üçün kəmiyyət məlumatlarına ehtiyacımız var, yəni. bütün sifarişlərin sayı və hər növ ayrıca. Buna görə də ara tənzimləmə tələb olunacaq. Biz kəmiyyət məlumatlarını cədvəlimizdən avtomatik daxil ediləcəyi əfsanədə göstərə bilərik (əfsanə eyni vərəqdə, məsələn, cədvəlin üstündə yerləşdirilə bilər).

Statistikanı toplamaq üçün cədvəl xanalarından birini, məsələn, qonşu xananı doldurmalısınız H10 , aşağıdakı şəkildə:

1. Xana seçin H10 , düstur panelinin yuxarısındakı işarəyə klikləyin fx Funksiya daxil edin, kateqoriya seçin " məntiqi», « ƏGƏR».

Düsturların yuxarı sətirinə aşağıdakı qaydanı yazırıq: =ƏGƏR($F10>0,ƏGƏR($G10>0,ƏGƏR($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Şəkil 6).

düyü. 6

Hüceyrədə göstərilən qaydanı genişləndiririk H10 , bütün sütunu aşağı salın H(Şəkil 7).

düyü. 7

Sonra sütun H gizlənə bilər, yalnız zəruri reyestr məlumatlarını görünür.

• Əfsanənin qurulması. Sütun məlumatı üçün Həfsanəyə düşmək və onda kəmiyyət şəklində göstərilmək üçün əfsanə hüceyrələrini aşağıdakı kimi konfiqurasiya etməlisiniz:

1. Hüceyrə üçün qayda təyin edin G3 : bu xananı seçin, düstur çubuğundakı işarəni basın fx Funksiya daxil edin, funksiyaların növünü seçin " statistik», « COUNTIF».

2. Sonra düstur çubuğuna aşağıdakıları yazın: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(şək. 8).

düyü. 8

3. Düsturu hüceyrədən “uzadın” G3 əvvəl G6 müvafiq olaraq.

Siz həmçinin vizuallaşdırmanı fərdiləşdirə və qrafik şəklində verilmiş bir müddət üçün sifarişlər üzrə məlumatları yükləyə bilərsiniz.

• İLƏdiaqram yaratmaq. Bunu etmək üçün nişana keçin Daxil et və diapazonu əvvəlcədən seçmiş bir diaqram seçin, məsələn, pasta diaqramı hüceyrələr-dan G3 əvvəl G6 (şək. 9).

düyü. 9

Biz diaqramı daxil edirik və onun seqmentlərini seçdiyimiz doldurma rənglərinə rəngləyirik, seqmenti seçib siçanın sağ düyməsi ilə müvafiq kontekst menyusuna zəng edirik (orada hər şey intuitivdir). Reyestrimiz hazırdır (şək. 10).

düyü. 10

Və nəhayət

Sifarişlərin icrasına nəzarət etmək üçün effektiv sistemin yaradılması kifayət qədər çətindir - müxtəlif təşkilatlara xas ola biləcək bir çox fərqli cəhətləri və xüsusiyyətləri nəzərə almaq lazımdır. Bu asan deyil, amma unutmayın ki, hər tapmacanın bir həlli var. İlk baxışda həlli olmayan çətin problemlə üzləşəndə ​​həmişə B.Verberin tapmacasını xatırlayıram:

“Qələmi kağızdan qaldırmadan bu doqquz nöqtəni dörd xəttlə necə birləşdirmək olar?

Çox vaxt həll tapa bilmirik, çünki zehnimiz rəsm sahəsi ilə məhdudlaşır. Amma heç yerdə demir ki, onun hüdudlarından kənara çıxa bilməzsən.

Bir həll var:

Əxlaq: sistemi başa düşmək üçün gərək... oradan çıxasan”.

Sifarişlərin icrasına nəzarətin effektiv sistemini təşkil etməyin bir çox yolu var. Əsas odur ki, şirkətinizin və sizin işinizə ən üzvi şəkildə uyğun gələni tapmaq, hər şeydə mötədillik hiss etmək və manik hipernəzarətdən kənara çıxmamaqdır.

M.A. Suçkova, Ryazan Neft Emalı Şirkəti QSC-nin (NK-Rosneft ASC-nin törəmə müəssisəsi) baş direktorunun köməkçisi

Hər bir təşkilat gec-tez rəhbərlik tərəfindən qarşıya qoyulan vəzifələrin monitorinqi problemi ilə üzləşir. Hər kəs bu məsələni fərqli şəkildə həll edir: bəziləri elektron sənəd dövriyyəsi sistemini tətbiq edir, bəziləri qeydiyyat kitablarına işarələr qoyur, digərləri köhnə üsulla fayl şkafı qurur. Bu yazıda şirkətin daxil olan və daxili sənədləri ilə bağlı menecer tərəfindən verilən əmrlərin monitorinqi probleminə baxacağıq və sizə MS Outlook-dan istifadə edərək nəzarət sisteminin təşkili variantlarından birini təqdim edəcəyik.

Tapşırığın icrasına nəzarət nədir?

Menecerdən verilən sifariş adətən daxil olan və ya daxili (məsələn, daxili memo) sənədə yerləşdirilmiş qətnamə ilə başlayır. Qərarda, məlum olduğu kimi, icraçı, tapşırığın məzmunu və sifarişin yerinə yetirilməli olduğu müddət göstərilməlidir.

Təşkilatda nəzarət sistemi yoxdursa, o zaman, bir qayda olaraq, menecer sənəd üzərində işini qətnamə ilə bitirir və tapşırığın icrası tamamilə icraçının vicdanında qalır. Ən yaxşı halda direktor gündəlikdə özü üçün qeyd edər ki, ən vacib məsələlər diqqətdən kənarda qalmasın, lakin daxil olan sənədlərin həcmi gündə bir neçə onlarla, yüzlərlə olanda heç bir gündəlik onu xilas etməyəcək.

Nəticədə, icraya nəzarət etmək məsuliyyəti katibin (və ya alternativ olaraq ofis işçilərindən birinin) kövrək çiyinlərinə düşür. Bu və ya digər şəkildə nəzarətçinin vəzifəsi qətnamə ilə tanış olmaq, əmri icraçıya çatdırmaq və onun vaxtında yerinə yetirilməsini təmin etməkdir.

Bütün sənədlər nəzarət altındadırmı?

Başlanğıcda, sənədə nəzarət sistemi təşkilatınızda yeni görünəndə sənədlərin yalnız bir hissəsinə nəzarət etmək daha yaxşıdır. Hansılar - rəhbər şəxsən qərar versin. Birincisi, nəzarətçi üçün daha asan olacaq, ikincisi, işçilərin mənfi (dəyişikliklərlə həmişə olduğu kimi) reaksiyası hamarlanacaq. Gələcəkdə nəzarətə göndərilən sənədlərin siyahısı tədricən genişlənəcək. Deyək ki, birinci mərhələdə ayrı-ayrı şəxslərdən daxil olan şikayətlər və dövlət orqanlarından hər hansı müraciətlə bağlı göstərişlərin icrasına nəzarət edilməsi barədə qərar qəbul edilib.

Bununla belə, şirkət dərhal elektron sənəd idarəetməsinə keçərsə, seçim problemi yoxdur: EDMS proqramları avtomatik olaraq hər bir sənədin yolunu izləyir.

Tapşırıq yaradınXanım Outlook

Outlook ilk növbədə elektron sənəd idarəetmə sistemini yalnız istifadəçilər arasında ünsiyyət baxımından əvəz edə bilən e-poçt müştərisidir; bütün lazımi funksiyaları uğurla yerinə yetirir, xüsusən də tapşırıqların icrasına nəzarət və hesabatların yaradılması.

Nəzarətin təşkili üçün əvəzsiz şərtdirXanım Outlook: Menecerin qərarı bu və ya digər şəkildə elektron formada təcəssüm etdirilməlidir. Nəzarətçi bu faylı tapşırığa əlavə etmək üçün ya qətnamə ilə sənədi skan etməli, ya da qətnamənin mətnini tapşırığın mətnində əl ilə çoxaltmalıdır.

İstifadəçi üçün tapşırıq yaratmaq üçün MS Outlook proqramını işə salın və yuxarı menyudan əmrləri seçin Fayl, Yaradın Və Sifariş verin(Şəkil 1), bundan sonra yeni bir pəncərə açılacaq - gələcək vəzifəniz.

Şəkil 1. Sifarişin yaradılması

Sahələri doldurmağa başlayaq. Onlardan birincisində ( Kimə) direktor tərəfindən təyin edilmiş icraçının ünvanını daxil edin.

Bir neçə ifaçı varsa, tapşırıq hər biri üçün ayrıca yaradılır (proqramın xüsusiyyəti; əks halda tapşırığı izləməkdə çətinliklər yaranacaq).

İkinci sahə Mövzu onu mümkün qədər düzgün doldurmalısınız ki, tapşırığın nə ilə əlaqəli olduğu artıq aydın olsun, məsələn:

Daxiletmə-234, 29/01/2013.

Bu həm nəzarətçi, həm də ifaçı üçün rahat olacaq.

Bizim üçün növbəti vacib sahədir Müddət. Şirkətinizdə qəbul edilmiş sənədlərin icrası üçün son tarixlər əsasında müəyyən edilir.

Xatırladırıq ki, işgüzar ünsiyyət praktikasında qəbul edilən standart müddət 30 təqvim günüdür.

Sahənin yaxınlığında Müddət Tapşırığın əhəmiyyəti səviyyəsini seçə bilərsiniz: aşağı, normal və ya yüksək.

Sahələr Başlayın, dövlət Və Hazır Tapşırığı yaradarkən nəzarətçi adətən ona toxunmur, çünki icraçı hələ icraya başlamamışdır və iş üçün ayrılmış vaxtın başlanğıcı tapşırığın icraçıya göndərildiyi an olacaqdır.

Menyuda Seçimlər Müvafiq düyməni klikləməklə təkrarlanan tapşırığı planlaşdıra bilərsiniz.

Bu, məsələn, aylıq hesabatlar və ya müəyyən tezlikdə digər məlumatların təqdim edilməsi üçün aktualdır.

Burada sizdən kateqoriya (əgər istifadə edirsinizsə) seçmək və ifaçı üçün xatırlatma əlavə etmək tələb olunur.

Son tarixdən üç gün əvvəl bir xatırlatma təyin etmək rahatdır: tələb olunan gündə podratçı müvafiq məzmunu olan bir məktub alacaq.

Seçimlər Bu tapşırığın yenilənmiş nüsxəsini tapşırıqlar siyahısında saxlayın Və Tapşırıq tamamlandıqda mənə status hesabatı göndərin onay qutularında qeyd işarəsi ilə yandırılır və söndürülür.

Bir qeyddə!

Yoxlama qutusu (İngilis dilində qeyd qutusundan) istifadəçiyə iki vəziyyətlə parametri idarə etməyə imkan verən qrafik istifadəçi interfeysi elementidir - ☑ açıq və ☐ söndürülür.

Mətn sahəsi məktub sahəsinə daxil edilir - tapşırığı yerinə yetirmək üçün lazım olan təlimatlar. Heç biri yoxdursa, standartı daxil edə bilərsiniz Zəhmət olmasa qətnaməni oxuyun və göstərişləri yerinə yetirin.

Menyu nişanına keçin Daxil et. Burada tapşırığa qətnamə məktubu olan bir fayl əlavə edirik.

Bundan sonra basın Göndər– və tapşırıq məsul şəxsə verilir (şək. 2).

Şək 2. Tapşırığın icraya göndərilməsi

İfaçının tapşırıq üzərində işi

Podratçı tapşırığı ehtiva edən əlavə ilə məktub alacaq. Tapşırığı açdıqdan sonra menecerin qərarı, tamamlanma tarixi və ona göndərdiyiniz digər məlumatlar olan bir fayl görəcək (Şəkil 3).

düyü. 3. Tapşırığın ifaçı tərəfindən alınması

Əncirə - bu şəkildə sifarişdən sonra heç bir nöqtə yoxdur, amma əvvəlkində var

Tapşırığı yerinə yetirdikdən sonra icraçı akt tərtib etməlidir. Bunu etmək üçün, tapşırıqda, adi bir e-poçtda olduğu kimi, seçimi seçməlisiniz Cavab verin, hesabatın mətnini yazın və nəzarətçiyə göndərin.

Hesabat düzgün olmalı və sadə abunəlikdən çıxmaq deyil, tapşırığın yerinə yetirilməsi haqqında aktual məlumatları ehtiva etməlidir. Tamamlandı ya da daha pisi, tamam.

Sifarişin icrası haqqında hesabat nümunəsi:

Qarşı tərəfə poçt vasitəsilə 30 yanvar 2013-cü il tarixli 323 saylı məktub göndərilib.

Tapşırığı tamamlamaq

Hesabatı aldıqdan sonra nəzarətçi tapşırığı tamamlandığını qeyd edir. Bunu etmək üçün tapşırıqlar siyahısında tapşırığın üzərinə sağ vurun və açılan menyudan əmri seçin. İcra üçün, daha sonra Tamamlanmış kimi qeyd edin(Şəkil 4).

düyü. 4. Tapşırığın yerinə yetirilməsi

Hesabat

Nəzarətçi ifaçıların işinin keyfiyyətini vaxtaşırı təhlil etməzsə, sifarişlərin icrasına nəzarət bütün mənasını itirəcəkdir. Bunun üçün sizi maraqlandıran parametrlər əsasında hesabat yaratmalısınız.

Göndərdiyiniz sifarişlərin bütün siyahısını görmək üçün ekranın aşağı sol küncündə yerləşən düyməni sıxın Tapşırıqlar. Tapşırıqların siyahısı mərkəzi sahədə və sol sütunda formalaşacaq Cari Görünüşİstənilən seçim edilə bilər. Adətən kontrollerlər görünüşlərdən istifadə edirlər Ətraflı siyahı, Vaxtı keçmiş vəzifələr Və Məsuliyyətlə(şək. 5).

Şəkil 5. Təqdimatların ətraflı siyahısı

Menyuda müvafiq əmri seçməklə istənilən siyahını çap etmək olar Fayl.

Prosesi tənzimləmək və kadrlarla işləmək

Hər hansı bir yenilikdə olduğu kimi, sifarişlərin icrasına nəzarət prosesinin reqlamenti olmadan etmək mümkün deyil. Ofis işi təlimatlarına tapşırıqların qoyulması və yerinə yetirilməsi qaydalarının daxil edilməsi məqsədəuyğundur. Əgər sizdə hələ yoxdursa, "Qaydalar..." və ya "Təlimatlar..." kimi ayrıca sənəd yarada bilərsiniz. Bu və ya digər şəkildə, prosesi mümkün qədər ətraflı təsvir etmək lazımdır və təsviri ekran görüntüləri ilə təmin etmək məsləhətdir. Təlimatlar baş direktor tərəfindən təsdiqlənməlidir.

Yeni nəzarət sisteminə keçid hər kəs üçün məcburi olan bir sıra yeni qaydaların yaranması deməkdir. Bununla belə, bu qaydalara riayət etmək həmkarlarınız üçün çox çətinlik yaratmayacaq.

Birincisi, hər bir işçi indi MS Outlook-u daim aktiv saxlamalı olacaq. Son çarə olaraq gündə ən azı iki dəfə e-poçtunuzu yoxlayın.

İkincisi, həmkarlar yadda saxlamalı olacaqlar: müəllifi katib olan vəzifə onun (katibin) şıltaqlığı deyil. Bu, direktorun elektron formada təqdim etdiyi sərəncamdan başqa bir şey deyil. İcraçı təyin edən və tapşırığın yerinə yetirilmə müddətini təyin edən direktor idi və icraçı-katib deyil, əslində direktor hesabat verməli olacaq.

Gördüyünüz kimi, MS Outlook-da tapşırıqların qoyulması prosesi olduqca sadədir və gündəlik 20-yə qədər tapşırıq qoyulan kiçik bir şirkət üçün olduqca uyğundur. Əsas odur ki, bu şəkildə göndərilən təlimatların hər biri mümkün qədər düzgün tərtib edilir: onun müəyyən bir ünvan sahibi və son tarixi var və yazılı şəkildə göndərilir. Tapşırıq üzərində işin tamamlanması aydın şəkildə qeyd olunur. Nəzarətçi, öz növbəsində, xatırlatmalarla ifaçıları çağırmaqdan azaddır: o, yalnız icra hesabatının vaxtında gəldiyinə əmin olmalıdır.

Bir təşkilatda sifarişlərin icrasına nəzarət sisteminin avtomatlaşdırılması variantlarından yalnız birini nəzərdən keçirdik. Məqalənin əvvəlində sadaladığımız hər hansı bir nəzarət metodu kimi, bunun da öz üstünlükləri və mənfi cəhətləri var. Bununla belə, fikrimizcə, bu, elektron sənəd dövriyyəsini yeni kəşf etməyə başlayan bir şirkət üçün optimal büdcə alternativlərindən biridir.

Evgeniya Kozhanova, məktəbəqədər təhsil müəssisələri və kadrların uçotu üzrə mütəxəssis

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi asanlıqla bütün tapşırıqları yalnız son tarixə görə deyil, həm də icraçıya görə nəzərdən keçirməyə və beləliklə, hər birinin yüklənməsinə baxmağa və icraçı tərəfindən hələ də nəzərə alınmamış müddəti bitmiş yerinə yetirilməmiş sənədlərin siyahılarını təqdim etməyə imkan verir. . Proqram giriş hüquqlarını fərqləndirməyə, idarəetmə üçün lazımi hesabatları hazırlamağa imkan verir...
Konfiqurasiya istifadəçi tərəfindən asanlıqla və tez konfiqurasiya edilir.

Proqrama aşağıdakı hesabatlar daxildir:
- Bir tarixdə görüləcək tapşırıqların siyahısı
- İntizam üzrə sertifikat
- Müddəti pozulmaqla yerinə yetirilən tapşırıqlar
- Nəzarət altında olan tapşırıqlar

Avtomatlaşdırılmış Tapşırıqların İcrasına Nəzarət proqramı istifadəçilərə aşağıdakı imkanları təqdim edir:
Menecerlərə:
. yeni tapşırıq kartları yaratmaq (qeydiyyatdan keçirmək);
. bütün ifaçılar üçün cari tapşırıqların ümumi vəziyyətinə və icra intizamı statistikasına nəzarət etmək;
. icra müddətlərinin təxirə salınmasını nəzərə alaraq, hər hansı bir ifaçı üçün konkret tapşırıqların yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək;
. tapşırığın icrası zamanı icraçılarla mətn məlumat mübadiləsini həyata keçirmək;
. tamamlanma faktını qeyd edin ("baxın" tapşırıqlar);
. müxtəlif meyarlardan istifadə edərək tapşırıqları axtarmaq;
. qapalı tapşırıqların arxivinə baxmaq;
. çap etmək, MS Word və MS Excel-ə ayrı bir tapşırıq ixrac etmək;
. müxtəlif meyarlara uyğun olaraq tapşırıqların MS Word və MS Excel siyahılarını çap etmək, ixrac etmək;

. tapşırıqların icrası və icra intizamı haqqında hesabatların yaradılması.

İfaçılar:
. rəhbərlikdən yeni tapşırıqlar almaq;
. cari tapşırıqlarınızın ümumi vəziyyətinə nəzarət edin;
. tapşırıqların icrası zamanı rəhbərlik və həmkarlar ilə mətn məlumat mübadiləsini həyata keçirmək;
. tapşırığın yerinə yetirilməsi faktını qeyd edin;
. müxtəlif meyarlardan istifadə edərək tapşırıqlarınızı axtarın;
. tamamlanmış tapşırıqların arxivinə baxmaq;
. vaxtı keçmiş tapşırıqların avtomatik işarələnməsi;
. müxtəlif meyarlara uyğun olaraq fərdi və ya tapşırıqların siyahısını Word və Excel-ə çap edin, ixrac edin.

Məlumat məqsədləri üçün edə bilərsiniz, bunun vaxt məhdudiyyəti var: 50 gün və funksional məhdudiyyəti yoxdur. Demo müddətinin sonunda lisenziya almalı olacaqsınız. Ödənişdən sonra proqram üçün şəxsi lisenziya kodunu elektron poçtla alırsınız. Proqramı işə salarkən "Aktivləşdirmə" dialoq qutusuna daxil edilməlidir və demo versiyanız vaxt və funksional məhdudiyyətlər olmadan tam versiyaya çevriləcək, lisenziya kodu zamanla məhdudlaşmır.

Alıcılar üçün məlumat:

1. Proqram üçün təklif olunan lisenziyalardan birini almaqla siz lisenziya kodunu qeyri-məhdud sayda kompüterə (şəbəkədəki iş stansiyaları) quraşdıra bilərsiniz.

2. Məhdudiyyətsiz şəbəkə lisenziyası, satın aldığınız versiya və lisenziyadan əbədi istifadə etmək imkanı.

3. Proqram yeniləmələrini 1 il ərzində pulsuz yükləmək imkanı.

5. Aldığınız proqramdan biznes fəaliyyətinizdə istifadə edə bilərsiniz.

Bu proqramın üstünlükləri

Çevik verilənlər bazası strukturu
Siz onların daxilində yeni cədvəllər və sahələr yarada (saxlanmış və hesablanmış), açılan siyahıları təyin edə, alt cədvəllər təyin edə, görünüşlər və hesabatlar yarada və s. Sistem xüsusi bilik olmadan istənilən mövzu sahəsinə uyğunlaşdırıla bilər.

Şablonlardan istifadə edərək verilənlər bazasından məlumatlarla ofis sənədlərinin yaradılması
Siz Word və Excel formatlarında statik mətn, şəkillər, habelə sənəd yaradan zaman verilənlər bazasından cari məlumatların daxil ediləcəyi əlfəcinlərlə sənəd şablonları yarada bilərsiniz.

Şəkillərin verilənlər bazasında saxlanması və müxtəlif formatlı sənədlərə keçidlər
Cədvəldəki hər bir giriş verilənlər bazasının özündə saxlanılan şəkillərlə, eləcə də fayl serverində haradasa saxlanılan fayllara keçidlərlə əlaqələndirilə bilər, eyni zamanda sənədlərin asan axtarışı, filtrasiyası və təsnifatı üçün bütün lazımi məlumatlar verilənlər bazasında yerləşdiriləcəkdir.

Rahat və yüksək səviyyədə fərdiləşdirilə bilən istifadəçi interfeysi
İstənilən sahə üzrə qeydləri çeşidləyə, süzgəcdən keçirə, axtarış edə, sahələrin sırasını və enini, cərgə hündürlüyünü dəyişdirə, sətirlər və xanalar üçün rəng qaydalarını, cəmlərin hesablanması üçün düsturlar təyin edə və verilmiş sahələr əsasında ağac qura bilərsiniz. Siz birbaşa cədvəldə (Excel üslubunda) və ya çevik şəkildə fərdiləşdirilə bilən ayrıca bir forma vasitəsilə daxil edə bilərsiniz.

Filtrlər, çeşidləmə, hesablanmış sahələr, görünüşlər
Maksimum çevik məlumat filtrləmə şərtləri, bir çox əvvəlcədən təyin edilmiş dəyərlər ("ilə başlayır", "içerir", "bu gün", "dünən"...). Müxtəlif filtrlər dəstləri təkrar istifadə üçün fayllarda saxlanıla bilər. Hesablanmış sahələr üçün düsturlar təyin etmək (SQL ifadələri daxil olmaqla) və müxtəlif cədvəllərdən və hesablanmış sahələrdən sahələri göstərən cədvəl görünüşləri qurmaq imkanı.

Müxtəlif şərtlər üçün hesabatların və xatırlatmaların yaradılması və qurulması
Siz xatırlatma formasının müəyyən istifadəçiyə göstəriləcəyi xatırlatma qaydaları təyin edə bilərsiniz.

Şəbəkə və çox oyunçu rejimi
Çox istifadəçi rejimindən istifadə edərkən giriş hüquqları hər bir istifadəçi üçün aşağıdakı parametrlərə uyğun olaraq çevik şəkildə konfiqurasiya edilir: menyu elementlərinin, əsas tabların, cədvəllərin, sahələr və baxmaq və redaktə etmək üçün qeydlərin görünməsi və mövcudluğu.

Məlumatların idxalı və ixracı
Excel və Access fayllarından cədvəl məlumatlarının idxalı dəstəklənir. İxrac Word, Excel, HTML-də mümkündür.

Standart DBMS Microsoft Access və ya Microsoft SQL Server
"Qara qutular" yoxdur. Standart məlumat saxlama formatımız var - MS Access və ya müştəri-server MS SQL Server. Bu DBMS-lərin hər ikisi yüksək etibarlıdır, tanınmış standartlardır və öz sinfində liderdir. Bu, qapalı formatlara nisbətən üstünlükləri təmin edir: idarə etmək, dəqiqləşdirmək, optimallaşdırmaq, digər sistemlərlə inteqrasiya etmək imkanı... Proqrama xüsusi düymələr əlavə edə bilərsiniz, seçildikdə, lazımi hərəkətlər yerinə yetiriləcək (məsələn, bəziləri ilə birbaşa işləyirlər. verilənlər bazası, üçüncü tərəf proqramlarının işə salınması və s.).