Word, Outlook, Internet Explorer. Χρήσιμες συμβουλές. Επιλογή πρόσθετης γλώσσας επεξεργασίας ή ανάπτυξης και ρύθμιση ρυθμίσεων γλώσσας στο Office Word excel mail microsoft outlook

Γράφω αυτήν την εισαγωγή για όσους πήραν ένα βιβλίο από ένα ράφι καταστήματος και θέλουν να καταλάβουν τι λέει και σε ποιον προορίζεται.

1. Αυτό είναι ένα σεμινάριο για τα πιο κοινά προγράμματα γραφείου σήμερα κάτω από το πακέτο γενικής ονομασίας το γραφείο της Microsoft 2007 ("πακέτο" - επειδή υπάρχουν πολλά προγράμματα σε αυτό, στα ρωσικά ονομάζεται απλώς "γραφείο"). Αυτό το σεμινάριο περιγράφει:

Επεξεργαστής κειμένου Word.

Πρόγραμμα επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων του Excel.

Λογισμικό παρουσιάσεων PowerPoint.

Το πρόγραμμα αλληλογραφίας του Outlook.

2. Αυτό το σεμινάριο προορίζεται για αρχάριους. Αλλά! Θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να ενεργοποιείτε έναν υπολογιστή, πώς να δημιουργείτε ένα έγγραφο και πώς να βρίσκετε το σωστό πλήκτρο στο πληκτρολόγιο.

Εάν πραγματικά, πραγματικά δεν ξέρετε με ποιον τρόπο να προσεγγίσετε τον υπολογιστή, τότε σας συνιστώ να ξεκινήσετε με το βιβλίο μου «Υπολογιστής για γυναίκες».

3. Αυτό το σεμινάριο δεν έχει στόχο να φέρει έναν αρχάριο χρήστη στο επίπεδο ενός σούπερ επαγγελματία. Εδώ θεωρούμε τα απαραίτητα στην εργασία τακτικός χρήστηςπράγματα.

Αλλά σας εγγυώμαι ότι οι γνώσεις από αυτό το βιβλίο θα είναι υπεραρκετές για να πληκτρολογήσετε και να εκτυπώσετε σωστά οποιοδήποτε κείμενο, να κατανοήσετε έναν πίνακα στο Excel, να κάνετε μια απολύτως εκπληκτική παρουσίαση στο PowerPoint και να στείλετε ένα email.

4. Η γλώσσα του βιβλίου είναι όσο το δυνατόν πιο «ανθρώπινη», χωρίς σύνθετους υπολογιστικούς όρους.

Σημείωση! Αυτό το βιβλίο θα περιγράφει τα προγράμματα που περιλαμβάνονται στο Microsoft Office 2007.Εάν έχετε διαφορετική έκδοση του "γραφείου", τότε οι εικόνες στο βιβλίο δεν θα ταιριάζουν με αυτό που βλέπετε στην οθόνη σας. Επιπλέον, έκανα τα σχέδια για το βιβλίο στο λειτουργικό σύστημα Windows 7.Επομένως, εάν έχετε διαφορετικό λειτουργικό σύστημα, οι εικόνες ενδέχεται επίσης να διαφέρουν ελαφρώς.

Από τον εκδότη

Στείλτε τα σχόλια, τις προτάσεις και τις ερωτήσεις σας στο: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (εκδοτικός οίκος Peter, έκδοση υπολογιστή).

Θα θέλαμε να ακούσουμε τη γνώμη σας!

Στην ιστοσελίδα του εκδότη http://www.piter.comθα βρείτε λεπτομερείς πληροφορίεςγια τα βιβλία μας.

Πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Microsoft Word

Εμφάνιση του Word

Καρτέλα Αρχική

Ανασκόπηση

Μενού Κουμπιά γραφείου

Επιλογές Word

Πρώτα, λίγα λόγια θεωρίας.

Όπως είπα στον πρόλογο, πρέπει να έχετε εγκαταστήσει στον υπολογιστή σας λειτουργικό σύστημα Windows 7και επίσης το πακέτο Microsoft Office 2007.Αυτές είναι οι νεότερες και πιο πρόσφατες εκδόσεις μέχρι σήμερα Windows και MicrosoftΓραφείο.

Δεν περιλαμβάνονται προγράμματα Σύνθεση της MicrosoftΤο γραφείο είναι πιθανώς αδιανόητο να εργάζεται σε οποιοδήποτε γραφείο, σχολείο, κλινική ή ακόμα και στο σπίτι. Όσο περισσότεροι υπολογιστές διεισδύουν στη ζωή μας, τόσο περισσότεροι άνθρωποι αναγκάζονται να αρχίσουν να εργάζονται με αυτά τα προγράμματα.

Είναι κρίμα που τόσοι πολλοί από αυτούς που αναγκάζονται από τη σκληρή πραγματικότητα να καθίσουν σε έναν υπολογιστή δεν προσπαθούν να κάνουν τη ζωή τους ευκολότερη και να αφιερώσουν λίγο χρόνο μελετώντας τις δυνατότητες των προγραμμάτων στα οποία εργάζονται. Και συχνά, ένα τεράστιο ποσό πολύτιμου χρόνου για όλους μας δαπανάται για κάτι που μπορεί να γίνει με το πάτημα ενός κουμπιού.

Αλλά δεδομένου ότι αγοράσατε αυτό το σεμινάριο, θα το καταλάβουμε γρήγορα μαζί. Τα προγράμματα του Microsoft Office είναι πολύ απλά.

Ξέρεις τι είναι διεπαφή?Αυτό εμφάνισηΠρόγραμμα, το κέλυφος του, το οποίο κάνει τη δουλειά σας ευκολότερη.

Έτσι, η διεπαφή των προγραμμάτων "γραφείου" είναι πολύ "φιλική". Σχεδόν όλα τα κουμπιά έχουν ετικέτα και υπάρχει βοήθεια. Και η μεγαλύτερη αξία της διεπαφής γραφείου είναι ότι έχουν ένα για όλα τα προγράμματα. Δηλαδή, με κάθε επόμενο πρόγραμμα θα το καταλαβαίνετε πιο εύκολα και πιο εύκολα.

Λοιπόν, δεν φοβάσαι πια να πας στη δουλειά; Τότε ας ξεκινήσουμε!

1. Ας ανοίξουμε τον υπολογιστή!

2. Δημιουργήστε το δικό σας φάκελο εργασίας.Αυτό το κάνουμε για να μην βουλώσουμε τον υπολογιστή. Τι γίνεται αν δουλεύεις για κάποιον άλλο;

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχή

Το οποίο βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης. Στο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε Τεκμηρίωση.Ανοίξαμε τη βιβλιοθήκη εγγράφων του κατόχου του υπολογιστή (ας ελπίσουμε ότι δεν θα προσβληθεί πολύ από εμάς για αυτό) (Εικ. 1.1).

Τώρα φανταστείτε ότι ο υπολογιστής είναι μια ντουλάπα και χρειάζεστε το δικό του ράφι σε αυτό.

Βλέπετε ένα κουμπί στο επάνω μέρος του παραθύρου Νέος φάκελος?Κάντε κλικ σε αυτό.

Ρύζι. 1.1.Παράθυρο βιβλιοθήκης εγγράφων

Στην οθόνη εμφανίστηκε ένας φάκελος νεογέννητου, με τονισμένο το όνομά του (Εικ. 1.2).

Ρύζι. 1.2.Ο φάκελος που δημιουργήθηκε πρόσφατα

Πληκτρολογήστε το όνομα Και αυτά είναι τα έγγραφά μου. Το καλέσατε; Κάντε κλικ Εισαγωή κάντε κλικ στο κουμπί του ποντικιού σε μια κενή περιοχή της οθόνης. Επιβεβαιώσαμε το καταχωρημένο όνομα.

Εάν, κατά την εισαγωγή του ονόματος ενός φακέλου, προσπαθήσετε να πληκτρολογήσετε (κατά λάθος ή επίτηδες) όχι ένα γράμμα, αλλά έναν από τους απαράδεκτους (πόσο δυσοίωνο ακούγεται!) χαρακτήρες σε αυτήν την περίπτωση, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα (Εικ. 1.3). . Από αυτό μπορείτε να μάθετε ποιους χαρακτήρες δεν πρέπει να περιέχει το όνομα αρχείου και το όνομα φακέλου.

Ρύζι. 1.3.Τέτοιοι χαρακτήρες δεν πρέπει (και δεν μπορούν) να υπάρχουν στο όνομα του αρχείου.

Τώρα λοιπόν στη βιβλιοθήκη Τεκμηρίωσηυπάρχει ο προσωπικός σας φάκελος.

3. Εκκινήστε το πρόγραμμα Word.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Αρχή

Το οποίο βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη γραμμή Ολα τα προγράμματα,κάντε κλικ στο φάκελο Το γραφείο της Microsoft,και μετά πατήστε το στοιχείο Microsoft Office Word 2007(Εικ. 1.4).

Ρύζι. 1.5.Παράθυρο Microsoft Office Word 2007

Κοιτάξτε την κορυφαία γραμμή. Στο κέντρο είναι το όνομα του προγράμματος ( Microsoft Word ) και όνομα εγγράφου ( Εγγραφο), στην επάνω δεξιά γωνία υπάρχουν εικονίδια για ελαχιστοποίηση, σμίκρυνση (μεγέθυνση) και κλείσιμο του παραθύρου

.

Το Microsoft Word μπορεί να κάνει τα πάντα. Σας επιτρέπει να πληκτρολογήσετε κείμενο, στη συνέχεια, ανά πάσα στιγμή, σε οποιοδήποτε μέρος, να κάνετε οποιαδήποτε διόρθωση στο κείμενο και, στη συνέχεια, να διαμορφώσετε αυτό το κείμενο, δηλαδή να το μορφοποιήσετε.

ΔιάταξηΤο κείμενο είναι μια όμορφη διάταξη κειμένου στην οθόνη και μετά σε χαρτί.

Εκτός από το Outlook, η σουίτα εφαρμογών του Microsoft Office περιλαμβάνει κοινές εφαρμογές όπως το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Word, το πρόγραμμα επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων Excel, την εφαρμογή παρουσίασης PowerPoint και την εφαρμογή βάσης δεδομένων της Access.

Όλες αυτές οι εφαρμογές είναι ανεξάρτητες και αυτάρκεις, αλλά η κοινή χρήση τους ανοίγει πραγματικά απεριόριστες δυνατότητες οργάνωσης εργασιών γραφείου. Η χρήση του Outlook με άλλες εφαρμογές που περιλαμβάνονται στη σουίτα του Microsoft Office σάς επιτρέπει:

• δημιουργήστε μηνύματα χρησιμοποιώντας όλη τη δύναμη επεξεργαστής κειμένουΛέξη. Σε σύγκριση με τις σχετικά φτωχές (αν και επαρκείς) δυνατότητες που παρέχει ο πίνακας μορφοποίησης του Outlook, το Word είναι σε θέση να δημιουργεί πλήρη έγγραφα που διαθέτουν ποικιλία στυλ και προτύπων σχεδίασης, που περιέχουν ενσωματωμένα αντικείμενα κ.λπ. Η αλληλεπίδραση του Outlook και του Word θα συζητηθεί στην πρώτη ενότητα αυτού του κεφαλαίου. Επιπλέον, αυτή η ενότητα θα συζητήσει ένα εργαλείο κοινό για όλες τις εφαρμογές του Office - διανομή κατά μήκος της διαδρομής·
• δημιουργήστε μηνύματα χρησιμοποιώντας την πλήρη ισχύ του επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων Excel. Ο πίνακας που δημιουργήθηκε μπορεί εύκολα να σταλεί όχι μόνο ως συνημμένο αρχείο, αλλά και να αποθηκευτεί ως μήνυμα. Αυτή η ευκαιρίαθα συζητηθεί στη δεύτερη ενότητα αυτού του κεφαλαίου. Επιπλέον, σε αυτή την ενότητα θα μιλήσουμε για ένα εργαλείο κοινό για όλες τις εφαρμογές της Microsoft - τοποθέτηση εγγράφων σε κοινόχρηστο φάκελο.
• δημιουργήστε συναντήσεις για να συμμετάσχετε σε μια ηλεκτρονική διάσκεψη που πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας το PowerPoint. Η δημιουργία ηλεκτρονικού συνέδριο σχετίζεται άμεσα με τη χρήση της εφαρμογής Microsoft NetMeeting που συζητήθηκε παραπάνω (Βλ. ενότητα 11.5 «Συνάντηση Δικτύου»).Πώς λειτουργεί το PowerPoint με το Outlook θα συζητηθεί στο τρίτο τμήμα.
• δημιουργήστε μηνύματα χρησιμοποιώντας Microsoft Access, ικανή να συνδεθεί σε μια απομακρυσμένη βάση δεδομένων για την εμφάνιση πληροφοριών. Η χρήση του Outlook και της Access μαζί σας επιτρέπει να εξάγετε γρήγορα και να εισάγετε δεδομένα από τους φακέλους Outlook σε πίνακες πρόσβασης. Αυτή η δυνατότητα θα συζητηθεί στο τέταρτο και τελευταίο τμήμα αυτού του κεφαλαίου.

Outlook και Word

Η αλληλεπίδραση μεταξύ του Outlook και του Word είναι ίσως το πιο τυπικό παράδειγμα. συνεργασία. Αναφέρθηκα ήδη παραπάνω ότι ο χρήστης μπορεί να καθορίσει τη Microsoft Word ως τον επεξεργαστή μηνυμάτων.

Παράδειγμα 18.1. Το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας μηνυμάτων

(Χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Outlook)

> Εργαλεία > Επιλογές Μήνυμα

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας μηνυμάτων

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word για να διαβάσετε μηνύματα σε μορφή RTF

Ως παράδειγμα χρήσης της λέξης, εξετάστε τη δημιουργία ενός μηνύματος που περιέχει σγουρό κείμενο και ένα διάγραμμα που αποδεικνύει τη δομή ενός δεδομένου βιβλίου.

Δημιουργία μηνύματος χρησιμοποιώντας το Word

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα χρησιμοποιώντας τη λέξη:

• Ξεκινήστε τη λέξη εφαρμογή, δημιουργήστε ένα έγγραφο και επιλέξτε την εντολή> Αρχείο> Αποστολή> Μήνυμα.
• Απευθείας στο Outlook επιλέγοντας την εντολή > Ενέργειες> Νέο μήνυμα χρησιμοποιώντας> Microsoft Word (Εικόνα 18.1).

Όπως φαίνεται από το σχήμα, η ουσία του μηνύματος δεν έχει αλλάξει, τα πεδία για την εισαγωγή παραληπτών και το θέμα του μηνύματος παραμένουν, μια υπογραφή και ένας πίνακας προστίθενται αυτόματα Σχέδιο(Σχέδιο), ωστόσο, η γραμμή εργαλείων έχει εμπλουτιστεί αισθητά Μορφοποίηση(Μορφοποίηση).

Ρύζι. 18.1. Μήνυμα του Outlook (πρόγραμμα επεξεργασίας Microsoft Word)

Εισαγωγή σγουρού κειμένου

Λοιπόν, ας δημιουργήσουμε πρώτα έναν ωραίο τίτλο για το μήνυμά μας χρησιμοποιώντας ένα αντικείμενο WordArt.

Παράδειγμα 18.2. Εισαγωγή αντικειμένου WordArt

> Εισαγωγή > Σχέδιο > WordArt

Επιλέξτε το επιθυμητό στυλ κειμένου ΟΚ

Κείμενο:= Δομή βιβλίουΈντονη ΟΚ

(Πίνακας μορφοποίησης) Στο κέντρο

Ως αποτέλεσμα των ενεργειών μας, θα εμφανιστεί ένα όμορφα σχεδιασμένο κείμενο με κίτρινη διαβάθμιση στο κέντρο (Εικ. 18.2).

Για να αλλάξετε ιδιότητες αυτού του αντικειμένουΜπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά στην ομώνυμη γραμμή εργαλείων. Στην περίπτωσή μας, ας αλλάξουμε το χρώμα γεμίσματος από κίτρινο σε μπλε.

Ρύζι. 18.2. WordArt κείμενο σε μήνυμα

Ρύζι. 18.3. Παράθυρο διαλόγου Μέθοδοι πλήρωσης

Παράδειγμα 18.3. Αλλαγή ιδιοτήτων αντικειμένου WordArt

(Στη γραμμή εργαλείων του WordArt)

Μορφή αντικειμένου WordArt Χρώμα και γραμμές

Μέθοδοι πλήρωσης χρώματος...

Βαθμίδα

Ένα χρώμα 1 Μπλε

Τύπος καταπακτής Από το κέντρο

Επιλογές (Εικ. 18.3)

Εισαγωγή γραφήματος

Το επόμενο βήμα που εξετάζουμε είναι η εισαγωγή ενός διαγράμματος, το οποίο, παρεμπιπτόντως, είναι μία από τις καινοτομίες στο Word.

Παράδειγμα 18.4. Εισαγωγή γραφήματος

> Εισαγωγή >Οργάνωση...

Επιλέξτε τύπο γραφήματος (Εικ. 18.4)

Ρύζι. 18.4. Παράθυρο διαλόγου Βιβλιοθήκη γραφημάτων

Ένα σύμβολο κράτησης θέσης θα εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζοντας το επιλεγμένο γράφημα. Αποτελείται όμως από μια «ρίζα» και μόνο τρία «κλαδιά», ενώ αυτό το βιβλίο έχει τέσσερα μέρη. Ας προσθέσουμε έναν άλλο κλάδο και ας αλλάξουμε το στυλ του γραφήματος.

Παράδειγμα 18.5. Προσθήκη ενός κλάδου σε ένα διάγραμμα

(Επισημάνετε τη ρίζα του διαγράμματος)

(Στο πλαίσιο Οργανόγραμμα) Προσθέστε ένα σχήμα

Αυτόματη μορφοποίηση

Επιλέξτε στυλ γραφήματος: Ανάγλυφη κλίση

Τώρα το μόνο που μένει είναι να εισαγάγετε το κείμενο του διαγράμματος. Για να το κάνετε αυτό, κάντε αριστερό κλικ μία φορά σε ένα από τα στελέχη του γραφήματος και εισαγάγετε το κατάλληλο κείμενο. Η τελική έκδοση του μηνύματος, που επεξεργάστηκε και μορφοποιήθηκε χρησιμοποιώντας το Word, φαίνεται στην Εικ. 18.5.

Ρύζι. 18.5. Τελικό μήνυμα

Αφού δημιουργηθεί το μήνυμα, το μόνο που μένει είναι να συμπληρώσετε τα πεδία Σε ποιον(Αυτό) και Θέμα(Θέμα), μετά πατήστε το κουμπί Στείλετε(Στείλετε).

Σχόλιο

Επειδή το μήνυμά μας αποθηκεύεται και αποστέλλεται σε μορφή HTML, κάποια μορφοποίηση ενδέχεται να χαθεί ή να τροποποιηθεί. Λάβετε αυτό υπόψη όταν δημιουργείτε μηνύματα στο Word! Μερικές φορές είναι καλύτερο να επισυνάψετε απλώς τα δημιουργημένα μηνύματα ως συνημμένο.

Ας σας υπενθυμίσουμε για άλλη μια φορά ότι εδώ εξετάζουμε μόνο τη γενική αρχή του τρόπου συνεργασίας του Outlook και άλλων εφαρμογών του Office. Εκτός από την εισαγωγή αντικειμένων (εκ των οποίων είναι πολλά περισσότερα από δύο), υπάρχουν επίσης φόρμες, πλαίσια, στυλ, πίνακες, πεδία... Η λίστα συνεχίζεται και συνεχίζεται. Ο κόσμος των εφαρμογών του Microsoft Office είναι ευρύς και πραγματικά πολυλειτουργικός. Μάθετε το παράλληλα με το Outlook και άλλες υπάρχουσες εφαρμογές. Στο τέλος τον δρόμο θα τον κυριεύσει αυτός που περπατάει...

Διανομή εγγράφου κατά μήκος της διαδρομής

Διανομή εγγράφου κατά μήκος της διαδρομής(Δρομολόγηση) είναι η αποστολή ενός εγγράφου μέσω email σε συναδέλφους με μια συγκεκριμένη σειρά. Η αλληλουχία αλληλογραφίας ονομάζεται διαδρομή εγγράφου.

Έχοντας λάβει το έγγραφο, ο παραλήπτης μπορεί να κάνει τις αλλαγές και τα σχόλιά του και να στείλει το έγγραφο περαιτέρω κατά μήκος της διαδρομής. Στο τέλος της διαδρομής, αφού το έγγραφο προβληθεί από όλους τους παραλήπτες που καθορίζονται στη λίστα δρομολόγησης, μπορείτε να ζητήσετε την επιστροφή του εγγράφου ή να καθορίσετε τον χρήστη για τον οποίο προορίζεται, για παράδειγμα, έναν διαχειριστή έργου.

Παράδειγμα 18.6. Αποστολή εγγράφου κατά μήκος μιας διαδρομής

> Αρχείο > Άνοιγμα… (ανοίξτε το απαιτούμενο έγγραφο)

> Αρχείο > Αποστολή > Κατά μήκος της διαδρομής. . .

Nashatyrev Anton Σε ποιον

Mokhovikov Oleg Komu

Κείμενο μηνύματος:= Αγαπητοί συνάδελφοι! Διαβάστε το συνημμένο έγγραφο και εκφράστε τις σκέψεις και τα σχόλιά σας για όσα γράφτηκαν. Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων, Egor Usarov.

ένα ένα

Επιστροφή με την ολοκλήρωση

Κατάσταση κομματιού

Στείλετε

Σχόλιο

Κατά την εκτέλεση αυτού του προγράμματος, μπορεί να δείτε παράθυρα διαλόγουΠροειδοποιήσεις ασφαλείας του Outlook σχετικά με παραβιάσεις τρίτων και πρόσβαση στα δεδομένα του Outlook. Σε αυτήν την περίπτωση, συμφωνείτε πάντα να επιτρέπετε την πρόσβαση (εξάλλου, αυτό το αίτημα προέρχεται από τις ενέργειές σας και το περιμένετε).

Μπορείτε να επισυνάψετε μια καθορισμένη διαδρομή σε ένα έγγραφο, ώστε να μην το στείλετε αμέσως, αλλά να το κάνετε αργότερα. Για να το κάνετε αυτό, στο τελευταίο βήμα του προγράμματος πρέπει να πατήσετε το κουμπί Προσθήκη(Προσθήκη ολίσθησης).

> Αρχείο > Αποστολή > Επόμενος παραλήπτης...

Στείλτε το έγγραφο Nashatyrev Anton

Για να αρνηθείτε να στείλετε ένα έγγραφο κατά μήκος μιας διαδρομής και να αποσυνδέσετε εντελώς τη διαδρομή, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Σαφή(Σαφή).

Ας επιστρέψουμε στο παράδειγμα. Αφού πατηθεί το κουμπί Στείλετε(Διαδρομή), θα δημιουργηθεί αυτόματα ένα μήνυμα με το κείμενο που καθορίζεται στο πεδίο Κείμενο μηνύματος(Κείμενο μηνύματος), και με συνημμένο έγγραφο που πρέπει να σταλεί (Εικ. 18.6). Ας υποθέσουμε ότι ο πρώτος παραλήπτης (στο παράδειγμά μας, αυτός είναι ο Anton Nashatyrev) έχει ρυθμιστεί υπεύθυνα, δηλαδή δεν θα αφήσει το ληφθέν μήνυμα χωρίς επίβλεψη ή θα το διαγράψει χωρίς να το διαβάσει, αλλά θα αντιδράσει σωστά σε αυτό: θα διαβάσει όχι μόνο την αλληλογραφία μήνυμα, αλλά και το ίδιο το συνημμένο έγγραφο, και όχι μόνο θα το διαβάσει, αλλά θα προσθέσει και τις επιθυμίες και τα σχόλιά του σε αυτό και στη συνέχεια θα το στείλει στον επόμενο ανταποκριτή. Ας προσπαθήσουμε να παρακολουθήσουμε πώς συμβαίνει αυτό.

Για να ανοίξει το ίδιο το απεσταλμένο έγγραφο, ο παραλήπτης χρειάζεται μόνο να κάνει διπλό κλικ στο εικονίδιο του συνημμένου εγγράφου στο μήνυμα. Στη συνέχεια, ο παραλήπτης κάνει τις αλλαγές του στο έγγραφο με τον συνήθη τρόπο. Στο τέλος της εργασίας, πρέπει να στείλει το έγγραφο περαιτέρω κατά μήκος της διαδρομής.

>Αρχείο>Αποστολή>Επόμενος παραλήπτης...

Αποστολή εγγράφου "Oleg Mokhovikov"

Ρύζι. 18.6. Μήνυμα με διανομή εγγράφων

Τι γίνεται μετά από αυτό; Πρώτα, το μήνυμα θα σταλεί στον επόμενο παραλήπτη στη λίστα αλληλογραφίας - Oleg Mokhovikov. Θα μπορεί να διαβάσει το έγγραφο με τις αλλαγές που έχουν ήδη γίνει και να κάνει το δικό του. Δεύτερον, ο αρχικός αποστολέας θα ειδοποιηθεί όταν το έγγραφο μετακινηθεί στη λίστα αλληλογραφίας λόγω του πλαισίου διαλόγου Διαδρομή(Slip Slip) Επιλέχθηκε το πλαίσιο ελέγχου Κατάσταση κομματιού(Κατάσταση κομματιού).

Εάν όλα πάνε καλά, το έγγραφο θα προωθηθεί μέσω της λίστας αλληλογραφίας μέχρι να εξαντληθεί ολόκληρη η λίστα αλληλογραφίας του παρόντος εγγράφου. Ο τελευταίος παραλήπτης στη διαδρομή θα κληθεί να επιστρέψει το τροποποιημένο έγγραφο στον εκκινητή της αποστολής και έτσι ο κύκλος θα κλείσει.

Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, μπορείτε να στείλετε το έγγραφο όχι ένα προς ένα, αλλά σε όλους ταυτόχρονα. Σε αυτήν την περίπτωση, οι αλλαγές συγχώνευσης πέφτουν στους ώμους του αποστολέα.

Outlook και Excel

Από την αρχή του βιβλίου, κατά τη δημιουργία ενός μηνύματος, βάλαμε στόχο να μεταφέρουμε ως σώμα του μηνύματος όχι μόνο κείμενο, αλλά έναν πίνακα. Η χρήση εργαλείων του Excel σάς επιτρέπει να επιλύετε εύκολα όχι μόνο το πρόβλημα της εισαγωγής πινάκων, αλλά και σχετικών στοιχείων (για παράδειγμα, γραφήματα Excel).

Ως παράδειγμα συνεργασίας του Outlook και του Excel, εξετάστε το ενδεχόμενο αποστολής ενός μηνύματος που περιέχει έναν πίνακα με δεδομένα για τον αριθμό των σελίδων κάθε τμήματος του βιβλίου και ένα γράφημα Excel που εμφανίζει γραφικά το ποσοστό κάθε τμήματος του βιβλίου.

Δημιουργία μηνύματος χρησιμοποιώντας το Excel

Όπως και με το Word, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα με δύο τρόπους. Αν όμως στο Word επιλέξαμε τη δεύτερη επιλογή (δημιουργία μηνύματος από το Outlook), τώρα ας δούμε την αποστολή ενός πίνακα απευθείας από την εφαρμογή Excel.

Ρύζι. 18.7. Μήνυμα του Outlook (επεξεργαστής Microsoft Excel)

Παράδειγμα 18.9. Δημιουργία μηνύματος χρησιμοποιώντας το Excel

>Αρχείο > Αποστολή > Μήνυμα

Συμπεριλάβετε το τρέχον φύλλο στο σώμα μηνυμάτων

Θέμα:= Στατιστική

Εισαγωγή:= Αυτό το μήνυμα περιέχει...

Σχόλιο

Στο πεδίο Εισαγωγής, ο χρήστης μπορεί να εισαγάγει γραπτό μήνυμα(Σχόλιο) που προηγείται του πίνακα.

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, θα εξετάσουμε το ενδεχόμενο αποστολής του πίνακα που φαίνεται στο Σχ. 18.10. Σε αυτό το στάδιο, ο πίνακας περιέχει μόνο κείμενο και δεν έχει πρόσθετη μορφοποίηση.

Εργασία με τραπέζι

Πριν στείλετε ένα μήνυμα που περιέχει έναν πίνακα, συνιστάται να το μορφοποιήσετε: επισημάνετε την κεφαλίδα, τονίστε τα περιγράμματα κ.λπ. Αλλά οι δυνατότητες του Outlook σάς επιτρέπουν όχι μόνο να μορφοποιήσετε τον πίνακα, αλλά και να εργαστείτε στη λογική του. Στο παράδειγμα 18.10, προσθέσαμε μια άλλη σειρά - "Σύνολο", που περιέχει το άθροισμα όλων των σελίδων του βιβλίου και, στη συνέχεια, διαμορφώσαμε τον πίνακα ανάλογα.

Εάν το κείμενο του μηνύματος δεν χωράει στο κελί, τα σύνορά του μπορούν να επεκταθούν. Για να το κάνετε αυτό, μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στη διασταύρωση με το όνομα ή την αρίθμηση των κελιών (ο δείκτης θα μοιάζει με βέλος διπλής κεφαλής) και κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπίποντίκι, μετακινήστε τα όρια στήλης ή γραμμής στην απαιτούμενη απόσταση.

Παράδειγμα 18.10. Εργασία με πίνακα Excel

(Επεξεργασία)

Α6:= Σύνολο

Wb Autosum (Μορφοποίηση)

A1: Вб (Επιλέξτε κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού)

> Μορφοποίηση > Αυτόματη μορφοποίηση...

Ρύζι. 18.8. Μορφοποιημένο μήνυμα με υπολογιστικό φύλλο Excel

Σχόλιο

Εκτός από τη χρήση του αυτόματου στυλ, μπορείτε να εφαρμόσετε πρόσθετη μορφοποίηση χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στην ομώνυμη γραμμή εργαλείων.

Εισαγωγή γραφήματος Excel

Το επόμενο βήμα για να επιδείξετε τις δυνατότητες του Excel και τη χρήση αυτής της εφαρμογής με το Outlook είναι να δημιουργήσετε ένα γράφημα που αναπαριστά τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σε μια σαφή γραφική μορφή.

Παράδειγμα 18.11. Εισαγωγή γραφήματος Excel

> Εισαγωγή > Διάγραμμα... Τυπικό

Τύπος Εγκύκλιος

Τίτλος γραφήματος:= Το Outlook στο πρωτότυπο

Μετοχές υπογραφών δεδομένων

Ρύζι. 18.9. Κατασκευασμένο διάγραμμα

Σχόλιο

Εάν δεν είχαμε επιλέξει το εύρος A2:B6 πριν ξεκινήσουμε την κατασκευή του γραφήματος, θα μπορούσαμε να το είχαμε ορίσει αργότερα, στο δεύτερο βήμα του Οδηγού γραφήματος. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν είναι απολύτως απαραίτητο να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο έναν σύνθετο τύπο στο πεδίο Εύρος δεδομένων. Αρκεί να επιλέξετε το επιθυμητό εύρος στο φύλλο εργασίας με το ποντίκι, το πλαίσιο διαλόγου του οδηγού θα συμπτύξει για να μην παρεμβαίνει στην επιλογή και ο τύπος θα εμφανιστεί αυτόματα.

Μόλις εισαχθεί ένα γράφημα, μπορεί να επικαλύπτει τον πίνακα που χρησιμοποιείτε. Για να μετακινήσετε ένα διάγραμμα, απλώς επιλέξτε το και κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού, σύρετέ το στην επιθυμητή θέση.

Τώρα ας δούμε απευθείας το ίδιο το διάγραμμα. Όλα τα στοιχεία εμφανίζονται καθαρά και όμορφα, με εξαίρεση τον ίδιο τον κύκλο δεδομένων, ο οποίος είναι πολύ μικρός σε μέγεθος. Για να μεγεθύνετε την περιοχή του διαγράμματος, πρέπει να κάνετε κλικ στο αόρατο τετράγωνο στο οποίο είναι εγγεγραμμένοι οι επεξηγήσεις του κύκλου και του κειμένου (Εικ. 18.9). Θα εμφανιστεί ένα τετράγωνο πλαίσιο με λαβές επιλογής στις γωνίες. Στερεώστε αυτές τις λαβές και σύρετε, τεντώνοντας το πλαίσιο επιλογής μέχρι ο κύκλος να έχει το μέγεθος που χρειάζεστε.

Έτσι, το μήνυμα είναι εντελώς έτοιμο για αποστολή, το μόνο που μένει είναι να εισάγετε τη διεύθυνση του παραλήπτη του μηνύματος και να πατήσετε το κουμπί Υποβολή φύλλου(Αποστολή αυτού του Φύλλου).

Ιδιαίτερο ενδιαφέρον είναι το πώς θα εμφανίζεται το μήνυμά μας στον χρήστη, γιατί, πρώτον, μετατρέπεται σε μορφή HTML και δεύτερον, μπορεί να μην έχει εγκατεστημένο το Excel σε κάθε παραλήπτη. Αφού στείλετε και λάβετε μηνύματα, μεταβείτε στο Vντοσιέ Inbox(Εισερχόμενα) και ανοίξτε το μήνυμα που δημιουργήθηκε (Εικ. 18.10).

Ρύζι. 18.10. Λήφθηκε μήνυμα με πίνακα και γράφημα

Πρώτον, όπως μπορείτε να δείτε, το κείμενο εισάγεται στο πεδίο Εισαγωγή(Εισαγωγή) προηγείται του πίνακα και χωρίζεται από αυτόν με μια γραμμή. Δεύτερον, διατηρείται η μορφή του πίνακα. Και τέλος, είμαστε περήφανοι - το διάγραμμα ταιριάζει απόλυτα με το δημιουργημένο (μορφή, δεδομένα κ.λπ.). Το μόνο που λείπει είναι ότι δεν υπάρχει υπογραφή αφού δημιουργήσαμε το μήνυμά μας από το Excel και όχι από το Outlook. Αυτό το ελάττωμα θα μπορούσε να διορθωθεί εκτελώντας την εντολή > .Εισαγωγή > Υπογραφή > Με εκτίμηση πριν την αποστολή.

Παράδειγμα 18.12. Εισαγωγή υπογραφής

> Εισαγωγή > Υπογραφή > Με εκτίμηση

Σχόλιο

Γενικά, μερικές φορές απαιτείται πρόσθετη επεξεργασία και μορφοποίηση αναρτήσεων, αν δεν απαιτείται. Μετά τη δημιουργία του πίνακα (με χρησιμοποιώντας το Excel) ο χρήστης μπορεί πάντα να ανοίξει το μήνυμα και να επεξεργαστεί: εισαγάγετε μια υπογραφή ή έναν αριθμό πρόσθετων σχολίων, καθώς και προσθήκη φόντου, προσθήκη εικόνας κ.λπ.

Φάκελος ανταλλαγής

Η εργασία με φακέλους Exchange είναι τόσο κοινή σε όλες τις εφαρμογές του Office όσο και η διανομή δρομολογίων. Η ουσία αυτής της δυνατότητας είναι να τοποθετήσετε το ενεργό έγγραφο σε δημόσιους φακέλους του διακομιστή Microsoft Exchange. Έτσι, ο χρήστης δίνει πρόσβαση σε αυτό το έγγραφο σε όλα τα μέλη της ομάδας εργασίας.

Παράδειγμα 18.13. Αποστολή στο φάκελο Exchange

> Αρχείο > Αποστολή σε > Φάκελος Exchange…

Επιλέξτε φάκελο < Общая папка>

Αφού το έγγραφο τοποθετηθεί σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, κάθε χρήστης μπορεί να το ανοίξει κάνοντας κλικ στον κατάλληλο σύνδεσμο στο παράθυρο προβολής πληροφοριών (Εικ. 18.11).

Outlook και PowerPoint

Το Microsoft PowerPoint είναι ένα ευέλικτο εργαλείο παρουσίασης. Μετά τη δημιουργία μιας παρουσίασης, ο χρήστης μπορεί να την εμφανίσει ως τοπικός υπολογιστής, και κάντε μια παρουσίαση στο διαδίκτυο για ολόκληρη την ομάδα εργασίας. Η παρουσίαση του PowerPoint παραδίδεται σε μορφή HTML, επομένως οι συμμετέχοντες χρειάζονται μόνο ένα πρόγραμμα περιήγησης για να την προβάλουν Internet Explorer 4.0. Έτσι, η παρουσίαση μπορεί να πραγματοποιηθεί τόσο σε όλη την εταιρεία όσο και μεταξύ μελών μιας μικρής ομάδας που βρίσκεται σε διαφορετικά μέρη. Ο αριθμός των συμμετεχόντων δεν είναι περιορισμένος, αλλά εάν στην παρουσίαση συμμετέχουν περισσότεροι από 16 ακροατές, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί μια ειδική εφαρμογή διακομιστή Microsoft NetShow Server για τη διεξαγωγή της.

Το πρόβλημα με κάθε συνάντηση είναι ο προγραμματισμός της. Φυσικά για τη διεξαγωγή συνεδρίου εκτός από την επιθυμία του ομιλητή απαιτείται και η συναίνεση των συμμετεχόντων. Στην περίπτωση ενός τακτικού συνεδρίου, η συμμετοχή όλων των συμμετεχόντων επιβεβαιώνεται από το γεγονός ότι συγκεντρώνονται όλοι μαζί και περίπου την ίδια ώρα στην αίθουσα που έχει οριστεί για το συνέδριο. Ο παρουσιαστής μπορεί να προγραμματίσει μια ηλεκτρονική διάσκεψη PowerPoint όπως κάθε άλλη συνάντηση χρησιμοποιώντας το Outlook.

Ρύζι. 12.18. Παρουσίαση και Διάλογος Σχεδιασμός μετάδοσης παρουσίασης

Παράδειγμα 18.14. Σχεδιασμός εκπομπής Παρουσιάσεις PowerPoint

> Παρουσίαση > Ζωντανή μετάδοση > Ρύθμιση και προγραμματισμός...

Περιγραφή:= "Microsoft Outlook 2002 στο πρωτότυπο"(Εικ. 18.12)

Παράμετροι... Ρύθμιση εκπομπής (Εικ. 18.13)

Λειτουργία εμφάνισης με δυνατότητα αλλαγής μεγέθους

Αναθέτω…

Εισαγάγετε ή επιλέξτε ένα όνομα:< συμμετέχοντες στην παρουσίαση

Απαιτείται

Στείλετε

(Ένα παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί που σας ειδοποιεί ότι έχει προγραμματιστεί μια εκπομπή)

Ρύζι. 18.13. Παράθυρο διαλόγου Επιλογές μετάδοσης

Σχόλιο

Διακόπτες Μόνο ήχος(μόνο ήχος) και Βίντεο και ήχος(Βίντεο και Ήχος) έχει νόημα η εγκατάσταση εάν ο υπολογιστής του παρουσιαστή είναι εξοπλισμένος με μικρόφωνο και βιντεοκάμερα και οι υπολογιστές των συμμετεχόντων είναι εξοπλισμένοι με εξοπλισμό για αναπαραγωγή ήχου και βίντεο. Στο παράδειγμά μας δεν το υποθέτουμε αυτό, επομένως το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο Οχι(Κανένας).

Η αυτόματα συμπληρωμένη φόρμα συνάντησης (Εικ. 18.14) είναι πανομοιότυπη με αυτές που συζητήθηκαν προηγουμένως, Δείτε Κεφάλαιο 2, Ημερολόγιο και Κεφάλαιο 10, Συνεργασία στο Outlook.

Σχόλιο

Η μόνη υποχρεωτική προϋπόθεση για τη ζωντανή μετάδοση μιας παρουσίασης σε ευρύ κοινό είναι η σύνδεση υπολογιστή στο δίκτυο (παγκόσμια ή τοπικά). Δεν επιτρέπεται η χρήση πρόσθετων δυνατοτήτων εάν οι τεχνικές συνθήκες δεν το επιτρέπουν.

Αφού συμφωνήσετε για τον χρόνο και τη σύνθεση των συμμετεχόντων, μπορείτε να προχωρήσετε απευθείας στην ίδια την επίδειξη.

Ρύζι. 18.14. Φόρμα συνάντησης

Παράδειγμα 18.15. Ζωντανή μετάδοση της παρουσίασης

> Παρουσίαση > Ζωντανή μετάδοση > Έναρξη μετάδοσης...

Κατά τη διεξαγωγή μιας προγραμματισμένης διάσκεψης, ο παρουσιαστής σχεδιάζει να τη μεταδώσει χρησιμοποιώντας τη διεπαφή προγραμματισμού συσκέψεων στο Outlook 2002. Την καθορισμένη ώρα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο υπενθύμισης συνάντησης στις οθόνες υπολογιστή των συμμετεχόντων, στο οποίο ο συμμετέχων θα δει ένα κουμπί, αφού κάνει κλικ στην οποία θα φορτωθεί η εισαγωγική σελίδα της παρουσίασης (Εικ. 18.15 ). Ο παρουσιαστής ελέγχει την αλλαγή των διαφανειών. Στις οθόνες του υπολογιστή των συμμετεχόντων, οι διαφάνειες εμφανίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως σε μια κανονική προβολή διαφανειών.

Ρύζι. 18.15. Κεντρική σελίδα για ζωντανή παρουσίαση

Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, οι συμμετέχοντες μπορούν να έχουν ιδιωτικές συζητήσεις, να κάνουν ερωτήσεις στον παρουσιαστή και να λαμβάνουν απαντήσεις μέσω email μέσω του Outlook.

Outlook και Access

Η Microsoft Access είναι ένα καθολικό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων και το Outlook είναι ένα καθολικό σύστημα διαχείρισης πληροφοριών. Με βάση αυτούς τους ορισμούς, είναι φυσικό να υποθέσουμε ότι αυτές οι εφαρμογές έχουν κάποιο μέσο ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ τους. Εκτός όμως από την ανταλλαγή πληροφοριών, το Outlook, όπως το Word ή το Excel, είναι σε θέση να δημιουργεί μηνύματα χρησιμοποιώντας εργαλεία της Microsoft Access. Μόνο σε αυτήν την περίπτωση, αυτά τα εργαλεία δεν είναι στον τομέα της μορφοποίησης ή της επεξεργασίας, αλλά στον τομέα της παροχής δεδομένων για αποστολή και δημοσίευση.

Σε αυτή την ενότητα θα δούμε ένα παράδειγμα εισαγωγής πληροφοριών από βιβλίο διευθύνσεωνΤο Outlook στη βάση δεδομένων της Access και δημιουργήστε ένα μήνυμα που περιέχει τις πληροφορίες που μόλις εισαγάγατε.

Ανταλλαγή πληροφοριών

Πρώτα απ 'όλα, ανοίξτε την Access και δημιουργήστε μια βάση δεδομένων. Ο στόχος μας θα είναι στη συνέχεια να δημιουργήσουμε έναν πίνακα που θα περιέχει δεδομένα από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook.

Παράδειγμα 18.16. Εισαγωγή δεδομένων από το Outlook στην Access

> Αρχείο > Εξωτερικά δεδομένα > Εισαγωγή...

Τύπος αρχείου Outlook (Ο Οδηγός εισαγωγής Exchange/Outlook θα ξεκινήσει αυτόματα)

> Βιβλία διευθύνσεων > Βιβλίο διευθύνσεων Επαφών του Outlook

Σε νέο πίνακα

(Σε αυτό το βήμα θα σας ζητηθεί να ορίσετε τις παραμέτρους των εισαγόμενων δεδομένων και να μάθετε αν χρειάζεται να εισαχθούν καθόλου)

Μην εισάγετε

Εισαγωγή στον πίνακα:= Επαφές

Ρύζι. 18.16. Πίνακας Microsoft Access με εισαγόμενα δεδομένα

Μετά την εισαγωγή, όπως αναμενόταν, θα εμφανιστεί ένας νέος πίνακας στην Access Επαφές,που περιέχει πληροφορίες από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Το αποτέλεσμα εισαγωγής παρουσιάζεται στο ΣΧ. 18.16.

Εργασία με τη σελίδα δεδομένων πρόσβασης

Εξετάστε το ακόλουθο παράδειγμα. Ας πούμε ότι ένας από τους συμμετέχοντες στο έργο έχει δημιουργήσει μια βάση δεδομένων, οι πληροφορίες της οποίας είναι ενδιαφέρουσες, και ίσως απαραίτητες, για άλλα μέλη της ομάδας. Υπάρχουν αρκετές λύσεις για αυτό το πρόβλημα, αλλά θα επικεντρωθούμε στην επιλογή αποστολής ενός μηνύματος που περιέχει μια σελίδα δεδομένων πρόσβασης. Στην πραγματικότητα, το μήνυμα περιέχει απλώς μια σελίδα HTML με ένα αντικείμενο ActiveX που συνδέεται με τη βάση δεδομένων και εμφανίζει δεδομένα.

Παράδειγμα 18.17. Δημιουργήστε ένα μήνυμα με τη σελίδα δεδομένων πρόσβασης

> Ενέργειες> Νέο μήνυμα που χρησιμοποιεί ...> Microsoft Office> Σελίδα δεδομένων Microsoft Access

(Η πρόσβαση θα ανοίξει με έναν οδηγό ΝΕΑ ΣΕΛΙΔΑπρόσβαση δεδομένων)

Κατασκευαστής

Επιλέξτε πηγή δεδομένων:=< Βάση δεδομένων>

Μετά την ολοκλήρωση των διαδικασιών, θα ανοίξει μια σελίδα με πλέγμα δεδομένων. Επομένως, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να τοποθετήσετε τα πεδία πληροφοριών που θα υπάρχουν στη σελίδα. Για να το κάνετε αυτό, σύρετε τα απαιτούμενα πεδία στο πλέγμα του πίνακα και αντικαταστήστε το όνομά του, για παράδειγμα με Επαφές.Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα των παραληπτών του μηνύματος και κάντε κλικ στο κουμπί Στείλτε ένα αντίγραφο.

Πριν στείλει ένα μήνυμα, ο χρήστης μπορεί να δει πώς θα εμφανίζεται στον παραλήπτη. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή > Αρχείο > προεπισκόπηση ιστοσελίδας. Θα ανοίξει ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web με μια φορτωμένη σελίδα, η οποία θα εμφανίζεται με τον ίδιο τρόπο για τον παραλήπτη του μηνύματος.

Ρύζι. 18.23. Ιστοσελίδα με δεδομένα από πρόσβαση

Χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Πίσω και Επόμενο,μπορείτε να πλοηγηθείτε στα δεδομένα πίνακα Επαφές.Επίσης, καθορίζοντας τις κατάλληλες παραμέτρους πρόσβασης, μπορείτε να επεξεργαστείτε τον πίνακα (να προσθέσετε ή να διαγράψετε εγγραφές), να οργανώσετε το φιλτράρισμα δεδομένων κ.λπ. Αλλά αυτό ξεφεύγει από το πεδίο εφαρμογής αυτού του βιβλίου.

Περίληψη

Έτσι, σε αυτό το κεφάλαιο εξετάσαμε τη δυνατότητα συνεργασίας των εφαρμογών του Office και του Outlook. Πραγματικά, η χρήση του Outlook μαζί με τα εργαλεία που παρέχονται από το Word, το Excel, το PowerPoint και την Access σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πλούσια μηνύματα και να διευκολύνετε την κοινή χρήση και την πρόσβαση σε πληροφορίες.

• Λέξη.Μορφοποίηση μηνύματος. Χρησιμοποιώντας το Word ως τον προεπιλεγμένο επεξεργαστή. Διανομή του εγγράφου κατά μήκος της διαδρομής.
• Προέχω.Δημιουργήστε μια ανάρτηση με πίνακα και γράφημα. Τοποθέτηση εγγράφων σε δημόσιους φακέλους στο διακομιστή Exchange.
• PowerPoint.Οργανώστε μια διαδικτυακή συνάντηση για να παρουσιάσετε μια παρουσίαση.
• Πρόσβαση.Εισαγωγή δεδομένων από το Outlook στην Access. Δημιουργήστε ένα μήνυμα που περιέχει μια Σελίδα δεδομένων Access.

Το MS Word παρέχει μια σειρά από συντομεύσεις πληκτρολογίου για να κάνει το γραφείο σας να λειτουργεί πιο γρήγορα. Εάν πρέπει να χρησιμοποιείτε πολύ το MS Word, τότε συνιστάται ιδιαίτερα να μάθετε μερικές χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου - Θα σας βοηθήσει να εργαστείτε γρήγορα. Μπορείτε να κάνετε κλικ Ctrl+Bγια να φτιάξετε κείμενο με έντονους, Ctrl+Uγια να κάνετε το κείμενο υπογραμμισμένο. Αυτές οι συντομεύσεις πληκτρολογίου λειτουργούν σε όλα τα μέρη του Microsoft Office όπως MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint κ.λπ.

Ωστόσο, από προεπιλογή, το MS Word δεν παρέχει συντόμευση για να διαγράψετε μια εντολή.Παρόλο που η διαγραφή είναι μια συχνά χρησιμοποιούμενη εντολή, προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι η Microsoft δεν έχει δημιουργήσει συντομεύσεις πληκτρολογίου για διαγραφή.Αλλά το καλό είναι ότι μπορούμε να ρυθμίσουμε το MS Word για να δημιουργήσουμε μια τέτοια συντόμευση πληκτρολογίου γρήγορη πρόσβαση. Σήμερα θα σας μάθω πώς να εγκαταστήσετε γρήγορος τρόποςγια να κάνετε το κείμενο σε διαγράμμιση.

Τι είναι η διαγραφή;

Μερικές φορές σε ένα έγγραφο, δεν χρειάζεστε συγκεκριμένο κείμενο, αλλά δεν θέλετε να το αφαιρέσετε. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να διαγράψετε το κείμενο. Ένα κομμάτι κειμένου θα παραμείνει στο έγγραφο για μεταγενέστερη χρήση (και ακόμη και αργότερα ένταξη), αλλά ταυτόχρονα, οι Strikethroughs θα δείξουν στον αναγνώστη ότι το κείμενο δεν είναι πλέον σχετικό. Μοιάζει κάπως έτσι: διαγράμμιση

Πώς να εγκαταστήσετε τη συντόμευση Strikethrough στο MS Word

Θα χρειαστεί να κάνετε την ακόλουθη διαδικασία μόνο μία φορά και μετά, θα μπορείτε να διαγράψετε το κείμενο πατώντας το συνδυασμό του επιλεγμένου κλειδιού.

Ανοίξτε οποιοδήποτε έγγραφο MS Word.Μπορείτε ακόμη και να ανοίξετε ένα κενό έγγραφο.

Πατήστε Ctrl + Dγια να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά. Αυτό το παράθυρο εμφανίζει επιλογές μορφοποίησης γραμματοσειράς.

Τώρα πατήστε Ctrl + Altκαι κρατώντας πατημένα και τα δύο αυτά πλήκτρα πατήστε το πλήκτρο συνστο αριθμητικό πληκτρολόγιο (Numpad).

Ο κέρσορας θα αλλάξει σε γαρύφαλλο σε σχήμα ενός. Αφήστε τα πλήκτρα Ctrl + Alt και κάντε κλικ στην επιλογή Strikethrough στο πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά (που εμφανίζεται ως ο κόκκινος κύκλος στην παραπάνω εικόνα).

Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή πληκτρολογίου. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο Πλήκτρο νέα συντόμευση εκτύπωσηςκαι πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων συντόμευσης που θέλετε να ορίσετε για να διαγράψετε την επιλογή. Το έβαλα Ctrl + Shift + S... Μπορείτε επίσης να το εγκαταστήσετε έτσι. Τοποθετήστε τον κέρσορα μέσα τύπος - νέο πλήκτρο συντόμευσηςκαι πατήστε Ctrl + Shift + S.

Το MS Word θα καταγράψει αυτόματα τα πλήκτρα που πατάτε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε συνδυασμό Shift, Alt, Ctrl και πλήκτρουΜε γράμμα.Εάν πατήσετε έναν συνδυασμό πλήκτρων που έχει ήδη εκχωρηθεί σε κάποια άλλη εντολή, το MS Word θα σας εμφανίσει αυτές τις πληροφορίες. Είναι καλύτερο να μην αντικαταστήσετε μια υπάρχουσα συντόμευση. Το Ctrl + Shift + είναι ένας καλός συνδυασμός.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αναθέτωγια να ορίσετε τη συντόμευση διαγραφής.

Τώρα, για να ελέγξετε αν λειτουργεί ή όχι, πληκτρολογήστε κάτι σε ένα έγγραφο MS Word. Επιλέξτε το κείμενο και πατήστε Ctrl + Shift + S (ή όποιον συνδυασμό επιλέξατε). Το επιλεγμένο κείμενο θα γίνει αμέσως διαγραφή.

Ελπίζω να βρήκατε αυτή τη μικρή συμβουλή ρύθμισης ετικέτα διαγραφήςστο MS Word χρήσιμο. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με αυτό το θέμα, μη διστάσετε να με ρωτήσετε μέσω της ενότητας σχολίων σε αυτήν τη σελίδα. Θα προσπαθήσω το καλύτερο για να σας βοηθήσω. Σας ευχαριστούμε που χρησιμοποιήσατε το TechWelkin!

Η αλληλεπίδραση μεταξύ του Outlook και του Word είναι ίσως το πιο τυπικό παράδειγμα συνεργασίας. Αναφέρθηκα ήδη παραπάνω ότι ο χρήστης μπορεί να καθορίσει τη Microsoft Word ως τον επεξεργαστή μηνυμάτων.

Παράδειγμα 18.1. Το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας μηνυμάτων

(Χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Outlook)

> Εργαλεία > Επιλογές Μήνυμα

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας μηνυμάτων

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word για να διαβάσετε μηνύματα σε μορφή RTF

Ως παράδειγμα χρήσης της λέξης, εξετάστε τη δημιουργία ενός μηνύματος που περιέχει σγουρό κείμενο και ένα διάγραμμα που αποδεικνύει τη δομή ενός δεδομένου βιβλίου.

Δημιουργία μηνύματος χρησιμοποιώντας το Word

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα χρησιμοποιώντας τη λέξη:

• Ξεκινήστε τη λέξη εφαρμογή, δημιουργήστε ένα έγγραφο και επιλέξτε την εντολή> Αρχείο> Αποστολή> Μήνυμα.
• Απευθείας στο Outlook επιλέγοντας την εντολή > Ενέργειες> Νέο μήνυμα χρησιμοποιώντας> Microsoft Word (Εικόνα 18.1).

Όπως φαίνεται από το σχήμα, η ουσία του μηνύματος δεν έχει αλλάξει, τα πεδία για την εισαγωγή παραληπτών και το θέμα του μηνύματος παραμένουν, μια υπογραφή και ένας πίνακας προστίθενται αυτόματα Σχέδιο(Σχέδιο), ωστόσο, η γραμμή εργαλείων έχει εμπλουτιστεί αισθητά Μορφοποίηση(Μορφοποίηση).

Ρύζι. 18.1. Μήνυμα του Outlook (πρόγραμμα επεξεργασίας Microsoft Word)

Εισαγωγή σγουρού κειμένου

Λοιπόν, ας δημιουργήσουμε πρώτα έναν ωραίο τίτλο για το μήνυμά μας χρησιμοποιώντας ένα αντικείμενο WordArt.

Παράδειγμα 18.2. Εισαγωγή αντικειμένου WordArt

> Εισαγωγή > Σχέδιο > WordArt

Επιλέξτε το επιθυμητό στυλ κειμένου ΟΚ

Κείμενο:= Δομή βιβλίουΈντονη ΟΚ

(Πίνακας μορφοποίησης) Στο κέντρο

Ως αποτέλεσμα των ενεργειών μας, θα εμφανιστεί ένα όμορφα σχεδιασμένο κείμενο με κίτρινη διαβάθμιση στο κέντρο (Εικ. 18.2).

Για να αλλάξετε τις ιδιότητες αυτού του αντικειμένου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων με το ίδιο όνομα. Στην περίπτωσή μας, ας αλλάξουμε το χρώμα γεμίσματος από κίτρινο σε μπλε.

Ρύζι. 18.2. WordArt κείμενο σε μήνυμα

Ρύζι. 18.3. Παράθυρο διαλόγου Μέθοδοι πλήρωσης

Παράδειγμα 18.3. Αλλαγή ιδιοτήτων αντικειμένου WordArt

(Στη γραμμή εργαλείων του WordArt)

Μορφή αντικειμένου WordArt Χρώμα και γραμμές

Μέθοδοι πλήρωσης χρώματος...

Βαθμίδα

Ένα χρώμα 1 Μπλε

Τύπος καταπακτής Από το κέντρο

Επιλογές (Εικ. 18.3)

Εισαγωγή γραφήματος

Το επόμενο βήμα που εξετάζουμε είναι η εισαγωγή ενός διαγράμματος, το οποίο, παρεμπιπτόντως, είναι μία από τις καινοτομίες στο Word.

Παράδειγμα 18.4. Εισαγωγή γραφήματος

> Εισαγωγή >Οργάνωση...

Επιλέξτε τύπο γραφήματος (Εικ. 18.4)

Ρύζι. 18.4. Παράθυρο διαλόγου Βιβλιοθήκη γραφημάτων

Ένα σύμβολο κράτησης θέσης θα εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζοντας το επιλεγμένο γράφημα. Αλλά αποτελείται από μία "ρίζα" και μόνο τρία "κλαδιά", ενώ αυτό το βιβλίο έχει τέσσερα μέρη. Ας προσθέσουμε έναν άλλο κλάδο και ας αλλάξουμε το στυλ του γραφήματος.

Παράδειγμα 18.5. Προσθήκη ενός κλάδου σε ένα διάγραμμα

(Επισημάνετε τη ρίζα του διαγράμματος)

(Στο πλαίσιο Οργανόγραμμα) Προσθέστε ένα σχήμα

Αυτόματη μορφοποίηση

Επιλέξτε στυλ γραφήματος: Ανάγλυφη κλίση

Τώρα το μόνο που μένει είναι να εισαγάγετε το κείμενο του διαγράμματος. Για να το κάνετε αυτό, κάντε αριστερό κλικ μία φορά σε ένα από τα στελέχη του γραφήματος και εισαγάγετε το κατάλληλο κείμενο. Η τελική έκδοση του μηνύματος, που επεξεργάστηκε και μορφοποιήθηκε χρησιμοποιώντας το Word, φαίνεται στην Εικ. 18.5.

Ρύζι. 18.5. Τελικό μήνυμα

Αφού δημιουργηθεί το μήνυμα, το μόνο που μένει είναι να συμπληρώσετε τα πεδία Σε ποιον(Αυτό) και Θέμα(Θέμα), μετά πατήστε το κουμπί Στείλετε(Στείλετε).

Σχόλιο

Επειδή το μήνυμά μας αποθηκεύεται και αποστέλλεται σε μορφή HTML, κάποια μορφοποίηση ενδέχεται να χαθεί ή να τροποποιηθεί. Λάβετε αυτό υπόψη όταν δημιουργείτε μηνύματα στο Word! Μερικές φορές είναι καλύτερο να επισυνάψετε απλώς τα δημιουργημένα μηνύματα ως συνημμένο.

Ας σας υπενθυμίσουμε για άλλη μια φορά ότι εδώ εξετάζουμε μόνο τη γενική αρχή του τρόπου συνεργασίας του Outlook και άλλων εφαρμογών του Office. Εκτός από την εισαγωγή αντικειμένων (εκ των οποίων είναι πολλά περισσότερα από δύο), υπάρχουν επίσης φόρμες, πλαίσια, στυλ, πίνακες, πεδία... Η λίστα συνεχίζεται και συνεχίζεται. Ο κόσμος των εφαρμογών του Microsoft Office είναι ευρύς και πραγματικά πολυλειτουργικός. Μάθετε το παράλληλα με το Outlook και άλλες υπάρχουσες εφαρμογές. Στο τέλος τον δρόμο θα τον κυριεύσει αυτός που περπατάει...

Διανομή εγγράφου κατά μήκος της διαδρομής

Διανομή εγγράφου κατά μήκος της διαδρομής(Δρομολόγηση) είναι η αποστολή ενός εγγράφου μέσω email σε συναδέλφους με μια συγκεκριμένη σειρά. Η αλληλουχία αλληλογραφίας ονομάζεται διαδρομή εγγράφου.

Έχοντας λάβει το έγγραφο, ο παραλήπτης μπορεί να κάνει τις αλλαγές και τα σχόλιά του και να στείλει το έγγραφο περαιτέρω κατά μήκος της διαδρομής. Στο τέλος της διαδρομής, αφού το έγγραφο προβληθεί από όλους τους παραλήπτες που καθορίζονται στη λίστα δρομολόγησης, μπορείτε να ζητήσετε την επιστροφή του εγγράφου ή να καθορίσετε τον χρήστη για τον οποίο προορίζεται, για παράδειγμα, έναν διαχειριστή έργου.

Παράδειγμα 18.6. Αποστολή εγγράφου κατά μήκος μιας διαδρομής

> Αρχείο> Άνοιγμα ... (Ανοίξτε το απαιτούμενο έγγραφο)

> Αρχείο > Αποστολή > Κατά μήκος της διαδρομής. . .

Nashatyrev Anton Σε ποιον

Mokhovikov Oleg Komu

Κείμενο μηνύματος:= Αγαπητοί συνάδελφοι! Διαβάστε το συνημμένο έγγραφο και εκφράστε τις σκέψεις και τα σχόλιά σας για όσα γράφτηκαν. Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων, Egor Usarov.

ένα ένα

Επιστροφή με την ολοκλήρωση

Κατάσταση κομματιού

Στείλετε

Σχόλιο

Κατά την εκτέλεση αυτού του προγράμματος, τα παράθυρα διαλόγου Security Outlook ενδέχεται να σας προειδοποιήσουν σχετικά με την παραβίαση τρίτων και την πρόσβαση σε δεδομένα Outlook. Σε αυτήν την περίπτωση, συμφωνείτε πάντα να επιτρέπετε την πρόσβαση (εξάλλου, αυτό το αίτημα προέρχεται από τις ενέργειές σας και το περιμένετε).

Μπορείτε να επισυνάψετε μια καθορισμένη διαδρομή σε ένα έγγραφο, ώστε να μην το στείλετε αμέσως, αλλά να το κάνετε αργότερα. Για να το κάνετε αυτό, στο τελευταίο βήμα του προγράμματος πρέπει να πατήσετε το κουμπί Προσθήκη(Προσθήκη ολίσθησης).

> Αρχείο > Αποστολή > Επόμενος παραλήπτης...

Στείλτε το έγγραφο Nashatyrev Anton

Για να αρνηθείτε να στείλετε ένα έγγραφο κατά μήκος μιας διαδρομής και να αποσυνδέσετε εντελώς τη διαδρομή, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Σαφή(Σαφή).

Ας επιστρέψουμε στο παράδειγμα. Αφού πατηθεί το κουμπί Στείλετε(Διαδρομή), θα δημιουργηθεί αυτόματα ένα μήνυμα με το κείμενο που καθορίζεται στο πεδίο Κείμενο μηνύματος(Κείμενο μηνύματος), και με συνημμένο έγγραφο που πρέπει να σταλεί (Εικ. 18.6). Ας υποθέσουμε ότι ο πρώτος παραλήπτης (στο παράδειγμά μας, αυτός είναι ο Anton Nashatyrev) έχει ρυθμιστεί υπεύθυνα, δηλαδή δεν θα αφήσει το ληφθέν μήνυμα χωρίς επίβλεψη ή θα το διαγράψει χωρίς να το διαβάσει, αλλά θα αντιδράσει σωστά σε αυτό: θα διαβάσει όχι μόνο την αλληλογραφία μήνυμα, αλλά και το ίδιο το συνημμένο έγγραφο, και όχι μόνο θα το διαβάσει, αλλά θα προσθέσει και τις επιθυμίες και τα σχόλιά του σε αυτό και στη συνέχεια θα το στείλει στον επόμενο ανταποκριτή. Ας προσπαθήσουμε να παρακολουθήσουμε πώς συμβαίνει αυτό.

Για να ανοίξει το ίδιο το απεσταλμένο έγγραφο, ο παραλήπτης χρειάζεται μόνο να κάνει διπλό κλικ στο εικονίδιο του συνημμένου εγγράφου στο μήνυμα. Στη συνέχεια, ο παραλήπτης κάνει τις αλλαγές του στο έγγραφο με τον συνήθη τρόπο. Στο τέλος της εργασίας, πρέπει να στείλει το έγγραφο περαιτέρω κατά μήκος της διαδρομής.

>Αρχείο>Αποστολή>Επόμενος παραλήπτης...

Αποστολή εγγράφου στο "Oleg Mokhovikov"

Ρύζι. 18.6. Μήνυμα με διανομή εγγράφων

Τι γίνεται μετά από αυτό; Πρώτα, το μήνυμα θα σταλεί στον επόμενο παραλήπτη στη λίστα αλληλογραφίας - Oleg Mokhovikov. Θα μπορεί να διαβάσει το έγγραφο με τις αλλαγές που έχουν ήδη γίνει και να κάνει το δικό του. Δεύτερον, ο αρχικός αποστολέας θα ειδοποιηθεί όταν το έγγραφο μετακινηθεί στη λίστα αλληλογραφίας λόγω του πλαισίου διαλόγου Διαδρομή(Slip Slip) Επιλέχθηκε το πλαίσιο ελέγχου Κατάσταση κομματιού(Κατάσταση κομματιού).

Εάν όλα πάνε καλά, το έγγραφο θα προωθηθεί μέσω της λίστας αλληλογραφίας μέχρι να εξαντληθεί ολόκληρη η λίστα αλληλογραφίας για αυτό το έγγραφο. Ο τελευταίος παραλήπτης στη διαδρομή θα κληθεί να επιστρέψει το τροποποιημένο έγγραφο στον εκκινητή της αποστολής και έτσι ο κύκλος θα κλείσει.

Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, μπορείτε να στείλετε το έγγραφο όχι ένα προς ένα, αλλά σε όλους ταυτόχρονα. Σε αυτήν την περίπτωση, οι αλλαγές συγχώνευσης πέφτουν στους ώμους του αποστολέα.

Ανάλογα με την έκδοση του Word ή του Outlook που χρησιμοποιείτε, ίσως μπορείτε να επικολλήσετε Έγγραφο του Wordκαι προσθέστε διάφορα αντικείμενα σε αυτό (για παράδειγμα, αρχεία PDF, διαγράμματα ή Φύλλα Excel) ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας σύνδεση ή ενσωμάτωση. Για να εισαγάγετε ένα αντικείμενο, στην καρτέλα Εισάγετεκάντε κλικ στο κουμπί Ενα αντικείμενο.

Εισαγωγή νέου αντικειμένου

Για να δημιουργήσω νέο αρχείοΓια να εισαγάγετε σε ένα έγγραφο λέξεων ή ένα email:

Συμβουλή:

Πληροφορίες στην ενότητα Αποτέλεσμακαθορίζεται από τον επιλεγμένο τύπο αντικειμένου και την κατάσταση του πλαισίου ελέγχου Ως εικονίδιο(εγκατεστημένο ή όχι). Αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε τι ακριβώς πρέπει να εισαγάγετε και σε ποια μορφή.

Για να αλλάξετε τα δεδομένα σε ένα αντικείμενο που έχει εισαχθεί, κάντε διπλό κλικ σε αυτό.

Σύνδεση ή ενσωμάτωση ενός υπάρχοντος αρχείου

Για να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ένα ήδη δημιουργημένο αντικείμενο:

Ενσωματωμένα αντικείμενα και σχετικά αντικείμενα

Ενσωματωμένα αντικείμεναγίνονται μέρος ενός αρχείου Word ή μηνύματος email και, μόλις εισαχθεί, χάνουν τη σύνδεσή τους με το αρχικό αρχείο.

Σχετικά αντικείμεναμπορεί να ενημερωθεί όταν αλλάξει το αρχείο προέλευσης. Τα συσχετισμένα δεδομένα αποθηκεύονται στο αρχείο προέλευσης. Το αρχείο Word ή το μήνυμα αλληλογραφίας (αρχείο προορισμού) αποθηκεύει μόνο τις πληροφορίες θέσης του αρχείου προέλευσης και εμφανίζει μια προβολή των συσχετισμένων δεδομένων. Εάν το μέγεθος του αρχείου έχει σημασία, χρησιμοποιήστε συνδεδεμένα αντικείμενα.