Laboratorio: Acceso. Laboratorio: Acceso Informe de laboratorio ms acceso
Universidad Técnica Estatal de Aviación de Ufá
Departamento de Ciencias de la Computación
Trabajo de laboratorio No. 4
Tecnologías de la información para la creación y procesamiento de bases de datos conCon ayudaEMACCESOexperiencia.
estudiante del INEC
Grupo K-122
Kizka N.D.
Comprobado:
Filosova E.I.
Informar sobreACCESO.
1) Crear tablas.
Para poder crear tablas en ACCESS, debemos seleccionar el elemento Crear una tabla usando el diseñador en la Base de Datos. En el constructor completamos las Propiedades de campo y los Campos que necesitamos directamente. Así creamos las tablas que necesitamos (Clientes, Implementación)
2) Crear un esquema de datos.
Para crear un esquema de datos, usamos el ícono en el panel de control.
Después de abrirlo, insertamos los que necesitamos en las tablas usando el comando Agregar tabla y establecemos una conexión entre los campos simplemente arrastrando el campo que necesitamos de una tabla a otra.
3) Clasificación.
Para ordenar, necesitamos abrir una tabla sin clave y usar Registros/Filtro/Filtro avanzado para ordenar los datos.
4) Seleccionar datos mediante consultas.
Para crear una solicitud, utilizaremos el Generador de consultas.
un valor específico en un campo de texto (por ejemplo, seleccionar productos de una categoría).
un rango de valores en cualquier campo numérico (por ejemplo, productos seleccionados cuyo costo sea más de 1000 rublos).
rango de valores en cualquier campo de texto (por ejemplo, buscar productos cuyos nombres comiencen con las letras M-S).
coincidencia inexacta de valores en un campo de texto (por ejemplo, buscar clientes que vivan en la misma ciudad).
Y lógico, que conecta dos valores de un campo numérico (por ejemplo, bienes cuyo costo es más de 200 y menos de 500 rublos).
Y lógico, que conecta los valores de dos campos diferentes (por ejemplo, bienes vendidos hoy por valor de más de 200 rublos).
O lógico, que conecta dos valores en un campo de texto (por ejemplo, productos de una categoría particular).
O lógico, que conecta los valores de dos campos diferentes (por ejemplo, bienes vendidos en un día determinado, O bienes cuyo costo es de al menos 100 rublos).
Operador NO en un campo de texto (por ejemplo, todos los productos excepto una determinada categoría).
5) Crear consultas utilizando el generador de expresiones.
Crear una consulta de base de datos en la que uno de los campos se obtenga concatenando los valores de varios campos de texto en la tabla fuente.
6) Creación de consultas finales.
Cree una solicitud de actualización de registro que duplique el valor de uno de los campos numéricos.
Cree una consulta contra una copia de la tabla Productos, en la que se eliminarán todos los registros sobre productos de la misma categoría.
Cree una solicitud para agregar a una copia de la tabla Productos, en la que se agregarán registros a la copia de la tabla Productos según cualquier condición.
Cree una consulta cruzada que calcule el volumen total de bienes en cada categoría para cada cliente.
Elaboración de informes.
Para crear un informe es necesario utilizar el Asistente de informes, en él seleccionaremos todos los campos de las tablas que necesitamos y los campos de cálculo, así como el formulario de Encabezado y el tipo de informe.
Preguntas de control.
1. ¿Qué modelo de datos se llama relacional?
Un DBMS para PC admite principalmente un modelo relacional, que se distingue por la simplicidad y uniformidad de la presentación de datos en las tablas bidimensionales más simples.
La principal unidad estructural lógica de manipulación de datos es una fila de la tabla: un registro. La estructura de un registro está determinada por la composición de los campos que lo constituyen. El conjunto de campos de registro corresponde a detalles lógicamente relacionados que caracterizan alguna esencia del área temática. Las funciones típicas de un DBMS para la manipulación de datos son: recuperar, agregar, eliminar y cambiar datos.
Microsoft Access llama objetos a cualquier cosa que pueda tener un nombre, tales objetos son tablas, consultas, formularios, macros y módulos.
¿Cómo implementar una relación de uno a muchos en un modelo de datos relacional?
Para la comunicación utilizaremos el objeto Evaluación. Cada estudiante tiene calificaciones en varias disciplinas, por lo que la relación entre Estudiantes y Calificaciones será Uno a Muchos (1:M). Muchos estudiantes toman cada disciplina, por lo que la relación entre Disciplinas y Calificaciones será de Uno a Muchos.
¿Qué se incluye en la estructura de la tabla?
La estructura de la tabla incluye: nombre de campo, tipo de datos, nota y propiedades de campo.
4. ¿Cómo determinar las propiedades de los campos de una tabla?
Es necesario seleccionar las Propiedades de campo en el Diseñador de tablas y en ellas configurar las cualidades de esta tabla que necesitamos.
5. Nombra los elementos principales de la ventana del Generador de consultas.
Campo, Nombre de tabla, Ordenación, Visualización, Condiciones de selección o.
6. ¿Cómo escribir condiciones de selección con AND lógico y OR lógico en una solicitud?
Debe utilizar el Generador de expresiones y especificar Y u O en la condición.
7. ¿Cómo crear un campo calculado en una consulta?
Necesita diseñar alguna función en el campo utilizando Expression Builder para calcular algunos resultados.
8. ¿Para qué se utilizan las consultas resumidas y cruzadas?
Para resumir cualquier resultado, por ejemplo, calculando el valor medio o máximo.
Y con la ayuda de una consulta cruzada, es posible presentar más claramente los datos de las consultas finales, que permiten agrupar según varios criterios (dos, en particular). En este caso, los valores de los campos según la primera característica de agrupación pueden convertirse en encabezados de fila y, según la segunda, títulos de columna.
9. ¿Cómo se pueden utilizar consultas de acción para editar tablas?
Por ejemplo, puede utilizar la Solicitud de eliminación para eliminar cualquier registro, o Actualizar, Agregar, Insertar de otra tabla.
10. ¿En qué secciones consta la ventana del Creador de formularios?
De aquellas secciones que se especificaron en el proceso de formación.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIA DE LA RF
INSTITUTO ESTATAL DE ELECTRÓNICA Y MATEMÁTICAS DE MOSCÚ
(Universidad Tecnica)
Departamento de Ciencias de la Computación
para trabajos de laboratorio No. 7
« microsoft Oficina .
Sistema de administración de base de datos
ACCESO»
Estudiante: Malofeev S.A. C-12
Profesor: Voskov L.S.
Moscú 2008
Completó la teoría:
Lo esencial
BASES DE DATOS y Sistemas Gestores de Bases de Datos (DBMS)
B lo esencial D Las bases de datos (DB) están diseñadas para almacenar en una computadora y utilizar de manera efectiva grandes volúmenes de una amplia variedad de información:
sobre libros, revistas y periódicos en bibliotecas,
sobre bienes en tiendas y productos en fábricas,
sobre exhibiciones en museos y diversas colecciones,
sobre todos los empleados de empresas, empresas e instituciones,
sobre todos los vuelos de aviones en los aeropuertos, precios de billetes y disponibilidad de asientos,
sobre el horario de todos los trenes desde las estaciones, sobre el costo de los boletos y la disponibilidad de asientos,
sobre todos los automóviles registrados en la Inspección Estatal de Seguridad del Tráfico (GAI), incluidos los robados,
sobre todos los tours, incluidos los de última hora, en agencias de viajes y agencias de viajes,
sobre el tiempo en cualquier parte del mundo ahora y hace muchos años, etc.
Todos los DBMS, incluido el DBMS ACCESS, permiten:
Cree rápidamente bases de datos, complételas y cámbielas.
Encuentre rápidamente los datos específicos que necesita en la base de datos.
Ordene los datos en la base de datos según varios criterios (por ejemplo, alfabéticamente).
Extraiga subconjuntos de datos a la pantalla según sus solicitudes, es decir, satisfaciendo un criterio dado.
Realizar cálculos estadísticos sobre datos de bases de datos para análisis y toma de decisiones.
Imprimir datos seleccionados para propósitos específicos, p.e. preparar actas, informes, etc.
Al igual que las tablas de Excel, las tablas de la base de datos constan de columnas y filas. En este caso, las columnas de la base de datos se denominan " CAMPOS"y tienen nombres específicos
(nombres " CAMPOS"), y no letras del alfabeto latino como nombre como en las tablas de Excel. Tales columnas, es decir Puede haber hasta 255 campos en las tablas de la base de datos (como en Excel).
Cada fila en las tablas de la base de datos se llama " GRABANDO" y tiene su propio número de serie, igual que una fila en una hoja de cálculo de Excel. El número de filas, es decir, registros en las tablas de la base de datos, es prácticamente ilimitado.
Todo " REGISTROS"(las filas) en la tabla de la base de datos contienen en cada celda necesariamente el mismo tipo de información correspondiente al nombre" CAMPOS". Ésta es la principal diferencia entre una tabla de base de datos y una hoja de cálculo de Excel. Por ejemplo, en una columna con el nombre de campo " NOMBRE COMPLETO"(ver tabla de base de datos " Alumno" en la página siguiente) en todas las entradas (es decir, en todas las líneas), verá nombres específicos de personas;
en la columna con el nombre del campo " Dios" en todos los registros (es decir, en todas las filas) verá los años específicos de nacimiento de los estudiantes;
en la columna con el nombre del campo " NG" en todas las entradas (es decir, en todas las filas) verá números de grupos de estudiantes específicos.
Una base de datos puede incluir no una, sino varias tablas relacionadas. Excepto Mesas – el objeto principal de la base de datos: la base de datos puede contener otros objetos, a saber:
Forma (uno o mas). Un formulario es una forma de mostrar datos de tablas de bases de datos en la pantalla, conveniente para ingresar datos y verlos.
Pedido (uno o mas). Una consulta es una forma de seleccionar y salida de pantalla datos de las tablas de la base de datos según los criterios que especifique.
Informe (uno o mas). Un informe es una forma de seleccionar y impresión
Macro (uno o mas). Una macro es un conjunto de comandos de macro que realizan determinadas operaciones con la base de datos, por ejemplo, imprimir informes.
Módulo (uno o mas). Un módulo es un programa en el lenguaje de programación Access Basic que se utiliza en una base de datos para realizar tareas no triviales.
Todos los objetos enumerados, si fueron creados, son parte del archivo de base de datos con la extensión . mdb.
Aprenderás Access 2000 - ultima versión programa, pero difiere poco de la versión Access 97, por lo que actualmente se utilizan ambas versiones.
Este trabajo practico le permitirá dominar todas las operaciones básicas de creación, modificación y uso de Bases de Datos, independientemente de la versión de Access que utilice.
INICIO DEL DBMS DE ACCESO
La apariencia de la pantalla después de iniciar el sistema operativo Windows puede ser muy diferente, pero siempre hay muchos íconos de programas, archivos y carpetas en la pantalla del monitor (su escritorio) y en la parte inferior, la barra de tareas (una franja estrecha en la parte inferior de la pantalla con un botón de Inicio).
Si hay un ícono del programa Access en algún lugar de la pantalla, coloque el puntero del mouse sobre él y haga doble clic para ejecutar el programa.
Si no hay ningún ícono del programa Access en la pantalla, al hacer clic en el botón Inicio, abra el menú principal del sistema, seleccione "Programas" en él y luego, en el segundo menú que se abre automáticamente, haga clic en "Microsoft Access". elemento y ejecute este programa para el cálculo.
Se abrirá un software típico ventana de ventanas con el título “Microsoft Access”, y en él (Fig.1):
CUADRO DE DIÁLOGO de Microsoft Access para crear una nueva base de datos o abrir una existente.
BARRA DE MENÚ debajo de la barra de título (Ventana de ayuda para editar archivos, ver insertar herramientas),
UNA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR debajo de la barra de menú, que se activa y desactiva mediante el comando "Barras de herramientas" en el menú "Ver". Todas las herramientas tienen una "etiqueta" que aparece automáticamente cuando coloca la flecha del mouse sobre la herramienta.
BARRA DE ESTADO DEL PROGRAMA en la parte inferior de la ventana. Mostrará información actual sobre su base de datos y el modo operativo de Access.
TEORÍA: CREACIÓN Y USO DE PREGUNTAS EN BASES DE DATOS
DATOS
Mayoría método efectivo usar una Base de Datos es crear " Peticiones". Pedido– esta es una forma de seleccionar y mostrar datos de tablas de bases de datos de acuerdo con los criterios que especifique.TEORÍA: CREACIÓN Y USO DE INFORMES EN BASES DE DATOS
Excepto " Mesas", "Forma" Y " Peticiones"un archivo de base de datos puede contener uno o más" Informes". "Informe "Es una forma de elegir y impresión datos de las tablas de la base de datos en la forma en que los requiere el usuario, es decir, A usted.TEORÍA: CREACIÓN DE UN ESQUEMA DE BASE DE DATOS – 3ª ETAPA
Crear un esquema de Base de Datos es definir las relaciones entre las tablas incluidas en esta base de datos, o más precisamente, entre campos específicos de estas tablas.
Cuando las tablas están vinculadas, los cambios en una de ellas se transfieren automáticamente a la otra. El objetivo principal de vincular tablas es evitar la duplicación de información en la base de datos.
La forma más sencilla de comprender el significado de las conexiones es mediante el ejemplo de la base de datos específica que está creando, es decir, Proceso educativo. El diagrama de conexión de esta base de datos se muestra en la Fig. 3.
En la ventana Proceso educativo: botón de clic en la base de datos Esquema de datos en la barra de herramientas. En la ventana que se abre Agregar una tabla, seleccione un favorito Mesas y presionando el botón Agregar, colócalo en la ventana Esquema de datos todas las mesas. Luego presione el botón Cerca. Como resultado, en la ventana. Esquema de datos Se presentarán todas las tablas de la base de datos. Proceso educativo con listas de sus campos.
Arroz. 3. Esquema de base de datos Proceso educativo
Las relaciones deben establecerse con tablas vacías, de lo contrario pueden surgir problemas al coordinar las propiedades de las relaciones.
TEORÍA: Creación y uso de informes en bases de datos.
Desarrollo de informes multimesa.
Junto con una sola mesa Informes de acceso le permite crear informes complejos que proporcionan resultados de datos de varias tablas de bases de datos interconectadas. Para mostrar datos interrelacionados en un informe de varias tablas, las conexiones necesarias se establecen automáticamente de acuerdo con el esquema de datos.
Los informes de varias tablas pueden contener una parte principal y una parte incluida, es decir, un subinforme. Cada una de estas partes se basa en su propia tabla.
Los informes de varias tablas también pueden tener campos de diferentes tablas sin necesidad de incluir subinformes.
Consideremos la posibilidad de crear un informe para tablas que tienen relaciones de uno a varios. En esta relación, una tabla es la tabla maestra y la otra es la tabla esclava. La construcción de dicho informe tiene sus propias características dependiendo de la elección de la tabla principal o subordinada como base del informe.
Ejercicio 31. Informe multitablas con la parte principal basada en la tabla principal
Arroz. 19. Diseño del informe sobre departamentos.
Veamos la tecnología para crear un informe de varias tablas usando tablas como ejemplo. DEPARTAMENTO y PROFESOR. Suponga que necesita preparar un informe que contenga información sobre los departamentos, incluidas listas de profesores.
En la sección tabular de cada departamento, debe mostrar una lista de profesores. Estos datos se pueden obtener de una tabla. Maestro. El diseño propuesto da motivos para elegir la tabla como tabla principal del informe. DEPARTAMENTO y la mesa MAESTROVATEL- como fuente de datos para un subformulario con una lista de profesores.
Diseño del informe. Supongamos que el diseño de un informe con listas de profesores por departamento debería verse como el que se muestra en la Fig. 19. De acuerdo con el diseño preliminar, el informe debe mostrar los datos de cada departamento, incluido el nombre, el código y el número de teléfono, así como el nombre y la fotografía del jefe. Estos datos están contenidos en la tabla. DEPARTAMENTO.
Completados los ejercicios:
Ejercicio 1. Crear una base de datos simple en forma de una sola tabla
Ejercicio 2: cambiar el ancho de las columnas usando el mouse o usando el comando "Ancho de columna" en el menú "Formato"
Ejercicio 3. “Insertar” y “Eliminar” campos, así como cambiar el orden de los “Campos” (columnas) en la tabla.
Ejercicio 4. Insertar un nuevo Campo con “fotos” de empleados
Ejercicio 5. Ingresar nuevos datos en la tabla, editar y eliminar registros
Ejercicio 6. Ordenar datos en una tabla de base de datos
Ejercicio 7. Buscar registros por patrón en tablas de bases de datos grandes y buscar y reemplazar el contenido de un campo específico
Ejercicio 8. Creación y uso de un nuevo objeto de base de datos: "Consulta".
Ejercicio 9. Creación y uso de una “Consulta con parámetro”.
Ejercicio 10. Creando un nuevo objeto en la Base de Datos - “Formularios”.
Ejercicio 11. Creación y uso de un nuevo objeto de base de datos: "Informe".
Ejercicio 12. Creación de un informe con un parámetro basado en una consulta con un parámetro
Ejercicio 13. Diseñar una tabla "Grupo" en modo "Tabla"
Ejercicio 14. Diseño de la tabla "Profesores" en modo "Asistente"
Ejercicio 15. Diseñar la tabla "Departamento" en modo "Diseño"
Ejercicio 16. Diseño de las tablas Estudio y Progreso en modo Diseño
Ejercicio 17. Establecimiento de conexiones entre tablas de bases de datos.
Ejercicio 18: Eliminar una relación entre tablas
Ejercicio 19. Introducir datos directamente en las tablas "Especialidad", "Profesores" y "Grupos"
Ejercicio 20. Generar una consulta en modo Diseño
Ejercicio 21. Preparándose para crear un formulario compuesto "Lista de estudiantes del grupo"
Ejercicio 22: uso del asistente para crear un formulario para dos tablas
Ejercicio 23. Seleccionar un tipo de formulario
Ejercicio 24: nombrar el formulario y abrirlo
Ejercicio 25: Edición de un formulario en la vista Diseño
Ejercicio 26: Edición de un subformulario
Ejercicio 27: Cambiar al modo Formulario y cargar tablas
Ejercicio 28. Informe multitablas con la parte principal basada en la tabla principal
Ejercicio 29: Creación del cuerpo del informe
Ejercicio 30. Creación de un informe automático.
Ejercicio 31: Finalización de un informe subordinado
Ejercicio 32: Incluir un subinforme.
Informe de finalización de la tarea de control:
Base de datos:
Llenar tablas de bases de datos.
Crear enlaces de bases de datos:
Introducción a ACCESO
Analizaremos las capacidades de Access y los tipos de problemas que se pueden resolver utilizando este DBMS. En particular:
Access es un sistema de gestión de bases de datos (DBMS).
Usando acceso para almacenar y recuperar datos, presentar información en una forma conveniente y automatizar tareas repetitivas.
Desarrollo utilizando Access de formularios simples y convenientes para ingreso de datos, procesamiento de datos y generación de informes complejos.
Usando Access 97 para hosting Formularios de acceso en forma de documentos HTML en páginas web e intercambio de datos con nodos de Internet/Intranet.
Soporte en Acceso para el mecanismo de Consulta por Ejemplo (QBE), que proporciona muestreo, clasificación y búsqueda de datos.
Cree aplicaciones sin codificación utilizando macros de Access.
Los usuarios de hojas de cálculo y bases de datos deben estar familiarizados con muchos de los conceptos clave utilizados en Access.
Antes de empezar a trabajar con cualquier producto de software, es importante comprender sus capacidades y los tipos de problemas para los que está diseñado. MicrosoftAccess 97 (en adelante simplemente Access) es un producto multifacético cuyo uso está limitado únicamente por la imaginación del usuario.
Acceso - esto es, en primer lugar, sistema de administración de base de datos(SGBD). Al igual que otros productos de esta categoría, está diseñado para almacenar y recuperar datos, presentar información de manera conveniente y automatizar operaciones que se repiten con frecuencia (como contabilidad, contabilidad, planificación, etc.). Con Acceso Puede desarrollar formularios de entrada de datos sencillos y prácticos, así como procesar datos y emitir informes complejos.
Access es una potente aplicación de Windows; Por primera vez, el rendimiento de un DBMS se combina perfectamente con la comodidad que los usuarios de Microsoft Windows tienen a su disposición. Dado que ambos productos son creación de Microsoft, interactúan perfectamente entre sí. El acceso opera bajo control de ventanas 95 o WindowsNT, para que al trabajar con él, el usuario tenga acceso a todos Beneficios de Windows. Puede cortar, copiar y pegar datos desde cualquier aplicación de Windows en Access y viceversa; Puede crear un proyecto de formulario en Access e insertarlo en el diseñador de formularios.
Con los objetos OLE (vinculación e incrustación de objetos) en los componentes de Windows 95 y Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint y Outlook), puede convertir Access en un verdadero entorno operativo de base de datos. Con las nuevas extensiones de Internet, puede crear formularios que interactúen directamente con datos de WorldWideWeb y traducirlos a una vista en lenguaje HTML, que funciona con productos como InternetExplorer y NetscapeNavigator.
Con todo esto, Access no es sólo un DBMS. Cómo relacional Access DBMS proporciona acceso a todo tipo de datos y le permite utilizar varias tablas de bases de datos simultáneamente. Al mismo tiempo, puede simplificar significativamente la estructura de datos, facilitando así la implementación de las tareas asignadas. Una tabla de Access se puede vincular a datos almacenados en una computadora central o en un servidor. Por otro lado, puedes utilizar tablas creadas en el entorno Paradox o dBASE. Los resultados obtenidos se pueden vincular y combinar rápida y fácilmente con datos de hojas de cálculo de Excel. Al trabajar en el entorno de Microsoft Office 97, el usuario tiene acceso a Access y Word, Excel y PowerPoint totalmente compatibles.
Access es un conjunto de herramientas de usuario final para administrar bases de datos. Incluye diseñadores de tablas, formularios, consultas e informes. Este sistema también puede considerarse como un entorno de desarrollo de aplicaciones. Al utilizar macros o módulos para automatizar tareas, puede crear aplicaciones centradas en el usuario que sean tan poderosas como las aplicaciones escritas directamente en lenguajes de programación. Incluirán botones, menús y cuadros de diálogo. Al programar en VBA, puede crear programas tan poderosos como el propio Access. De hecho, muchas herramientas de Access (como asistentes y diseñadores) están escritas en VBA.
El poder y la accesibilidad de Access lo convierten en el mejor sistema de gestión de bases de datos del mercado actual. Primero, conozcamos Access a nivel de usuario final. Luego pasaremos a elementos más complejos como elementos de programación en VBA e interacción con Internet.
¿Qué ofrece? Acceso
1.Verdadero modelo de base de datos relacional
Totalmente implementado en Access Manejo de bases de datos relacionales. El sistema mantiene claves primarias y externas y exige la integridad de los datos a nivel del kernel (lo que evita operaciones de actualización o eliminación inconsistentes). Además, las tablas en Access están equipadas con herramientas de validación de datos que evitan la entrada incorrecta independientemente de cómo se ingrese, y cada campo de la tabla tiene su propio formato y descripciones estándar, lo que simplifica enormemente la entrada de datos. Access admite todos los tipos de campos requeridos, incluidos campos de texto, numéricos, contadores, moneda, fecha/hora, MEMO, booleanos, hipervínculos y objetos OLE. Si durante el procesamiento especial no hay valores en los campos, el sistema proporciona apoyo total valores vacíos.
El procesamiento de datos relacionales en Access, gracias a la arquitectura flexible del sistema, puede satisfacer cualquier necesidad. Al mismo tiempo, Access se puede utilizar como un DBMS independiente en modo de servidor de archivos o como componente cliente de productos como SQLServer. Además. Access admite el protocolo ODBC (OpenDatabaseConnectivity), que le permite conectarse a bases de datos de muchos formatos diferentes, como SQLServer, Oracle, Sybase e incluso DB/2 para computadoras centrales IBM.
Access admite el procesamiento de transacciones con garantía de integridad. Además, se proporciona seguridad a nivel de usuario, lo que le permite controlar el acceso a los datos de usuarios individuales y grupos completos.
Ayuda contextual y Oficina Asistente
El sistema de ayuda de Microsoft sigue siendo el mejor de la industria, tanto para usuarios nuevos como experimentados. Access proporciona ayuda contextual a la que puede acceder simplemente haciendo clic
En Access 97, Microsoft introdujo OfficeAssistant y ScreenTips. Información sobre herramientas contener breves explicaciones de algo. El sistema proporciona una galería completa de diez posibles personajes asistentes (puedes elegir cualquiera a tu gusto). Si asistente Si te cansas, puedes apagarlo.
Asistentes y constructores fáciles de usar.
Maestro(Asistente) puede convertir horas de trabajo en minutos. Los maestros hacen preguntas importantes sobre el contenido, estilo y formato del objeto creado; luego construyen automáticamente el objeto deseado. Incluido en el acceso alrededor de cien artesanos para ayudarle a diseñar bases de datos, aplicaciones, tablas, formularios, informes, gráficos, etiquetas, controles y propiedades. Incluso puedes personalizar asistentes para resolver diferentes problemas.
Importar, exportar y vincular archivos externos
Access le permite importar y exportar muchos formatos de archivos conocidos, incluidos dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, muchos formatos de texto ASCII (incluidos aquellos con una longitud de línea fija o un delimitador especificado) y datos HTML. Como resultado de la importación se crea una tabla de Access; Exportar una tabla de Access crea un archivo en el formato especificado.
Vinculante(anteriormente llamado adhesión) significa que puede utilizar datos externos sin crear una tabla de Access. Puede establecer relaciones similares con datos de dBASE, FoxPro, Excel, ASCII y SQL. Una característica muy poderosa es vincular tablas de Access con sus tablas externas y luego compartirlas; esto se aplica a tablas de Access, dBASE, FoxPro y SQLServer.
Formularios e informes WYSIWYG
Las ventanas del diseñador de formularios e informes tienen la misma interfaz y brindan al usuario muchas opciones. El formulario o informe está diseñado según el principio WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet - lo que ves es lo que obtienes). Al agregar otro elemento de control, el usuario ve cómo cambia el formulario creado.
Puede incluir cuadros de texto, botones de opción, casillas de verificación, líneas y rectángulos en formularios e informes, y puede diseñarlos con colores y sombras. Además, puede incluir imágenes completas, diagramas, subformularios y subinformes. Al mismo tiempo, todos los parámetros de presentación de datos quedan completamente bajo el control del usuario. Los formularios pueden abarcar muchas páginas y los informes pueden tener muchos niveles de agrupación y resumen de datos.
Se pueden ver formularios e informes. en modo de vista previa, proporcionando una vista aérea cambiando la escala. En el modo de diseño, puede ver el informe con datos ficticios para no tener que esperar a que se procese un archivo real de gran tamaño.
El Generador de informes es una herramienta muy poderosa que permite hasta diez niveles de agrupación y clasificación. Gracias a él es posible crear informes mostrando porcentajes y totales, que se pueden obtener en sólo dos pasadas. Puede crear muchos tipos de informes, que incluyen etiquetas de correo y listas de distribución de correo.
Consultas y relaciones de varias tablas
Una de las funciones más potentes de Access es también la más importante. Las relaciones le permiten conectar tablas gráficamente. Incluso puede vincular tablas que representen diferentes tipos de archivos (por ejemplo, una tabla de Access y una tabla de dBASE). Después de dicho enlace, las tablas aparecen como un todo y ahora puede crear consultas en relación con cualquier dato que contengan. Puede seleccionar campos específicos, definir el orden de clasificación, crear expresiones calculadas e ingresar criterios para seleccionar los registros deseados. Puede mostrar los resultados de una consulta como una tabla, formulario o informe. No es necesario que el usuario configure conexiones por adelantado; en su lugar, simplemente ingrese al generador de consultas (por ejemplo, cuando desee crear un informe específico).
Las consultas también se utilizan en otros casos. Puede crear consultas que calculen totales, muestren tablas agrupadas y creen tablas nuevas. La consulta puede incluso usarse para actualizar datos en tablas, eliminar registros y agregar una tabla a otra.
Gráficos y tablas
Access utiliza la misma aplicación de gráficos que Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Project. Le permite crear cientos de tipos de gráficos y tablas, personalizándolos según sus necesidades específicas. Puede crear gráficos de barras, gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de superficie y otros gráficos tanto en 2D como en 3D. Opcionalmente pueden ir acompañadas de texto, decoradas en diferentes colores y estampados. Los valores se pueden mostrar en columnas o porciones de gráficos circulares. Puede rotar las imágenes del diagrama para reproducirlas desde cualquier ángulo de visión conveniente. Todo esto lo proporciona el programa AccessGraph.
Posibilidades DDE Y VIEJO
Usando DDE (DynamicDataExchange) y OLE (ObjectLinkingandEmbedding) puede agregar todo tipo de objetos nuevos a formularios e informes de Access. Estos objetos pueden ser sonidos, imágenes, diagramas e incluso videoclips. Puede incrustar objetos OLE (como mapas de bits) o documentos procesadores de palabras(Word o WordPerfect) o realizar conexiones a hojas de cálculo de Excel. Al vincular estos objetos a su base de datos, el usuario puede crear formularios e informes dinámicos y utilizar la misma información en diferentes aplicaciones de windows.
El acceso a los Internet
Access ahora proporciona todas las funciones que permiten que una aplicación se conecte a Internet/intranet. Con un clic puedes guardar tablas, consultas, formularios e informes en formato HTML. El asistente correspondiente permite incluso a un principiante transferir códigos HTML de un objeto a una página web, ¡poniéndolos a disposición de cualquier persona que navegue por Internet! Los hipervínculos le permiten acceder a datos ubicados en una página web directamente desde los formularios de acceso.
Mucha gente cree que la publicación de datos en páginas web debe ser realizada por administradores web. Access 97 demuestra claramente que cualquier usuario puede realizar esta operación con éxito. Y en esto le ayudará el asistente de colocación en la página web, que garantiza la conversión de los objetos seleccionados de la base de datos al formato HTML y su transferencia en este formato a la página web. Con este asistente, puede crear páginas estáticas o dinámicas, transferirlas a un servidor web y crear las suyas propias. pagina de inicio¡e incluso use plantillas para crear una apariencia estándar para todas las páginas HTML!
Funciones integradas
El acceso contiene más de cien funciones(pequeños programas integrados que devuelven un valor cuando se ejecutan) que realizan una amplia variedad de tareas. Hay funciones para manipular bases de datos, cadenas, números en formato de fecha y hora, matemáticas, comerciales y financieras. Se pueden utilizar para crear expresiones calculadas en formularios, informes y consultas.
Macros: programar sin programar
Para los no programadores (o usuarios avanzados que simplemente no quieren codificar), Access proporciona macros. Te permiten automatizar ciertas tareas. Cerca cincuenta macros permiten manipular datos, crear menús y cuadros de diálogo, abrir formularios e informes, en una palabra, automatizar la ejecución de casi cualquier tarea. Con la ayuda de macros, puede resolver aproximadamente el 90% de todas las tareas de procesamiento de datos.
Módulos: Visual Básico para Aplicaciones programación de bases de datos
Access es un entorno de desarrollo de aplicaciones serio con un lenguaje de programación con todas las funciones. El lenguaje VBA (anteriormente conocido como AccessBasic) implementa un enfoque de programación orientado a objetos y permite al programador hacer casi cualquier cosa imaginable. Es un potente lenguaje de programación estructurado. Es totalmente extensible y admite procedimientos API en cualquier biblioteca de vínculos dinámicos (DLL) sistemas operativos Windows 95 y Windows NT.
El entorno de desarrollo con todas las funciones admite muchos potentes capacidades modernas: modo de ventanas múltiples para editar y depurar, verificación automática sintaxis, puntos de interrupción, ejecución paso a paso e incluso ayuda de sintaxis que muestra opciones en pantalla para los comandos que ingresa.
Incluso si ya ha trabajado con alguna base de datos, esto no significa que todo irá bien con Access de inmediato. Puede ser un gran experto en DBMS relacionales como dBASE, FoxPro y Paradox, pero no tener experiencia trabajando con bases de datos en un entorno Windows.
Primero, deberías conocer mejor Windows: trabajar con editor de pintura, experimente con Word o Excel, aprenda a utilizar el mouse correctamente. Vale la pena crear un diagrama en Excel, utilizar los servicios de uno de los asistentes y ponerse en contacto con el sistema de ayuda. Todo esto ayudará en el futuro a dominar Access. También es necesario acostumbrarse a los nuevos términos.
Información para usuarios de hojas de cálculo
Un usuario experimentado de Excel (o 1-2-3) notará que Access y Excel son similares en muchos aspectos. Primero, ambos programas son productos de Windows, por lo que ya debería estar familiarizado con las convenciones de Windows que se utilizarán al trabajar con Access. Aspecto de las mesas y Consultas de acceso Corresponde al aspecto de las hojas de cálculo y se denomina tablas de datos ( ficha de datos ). Los tamaños de las filas y columnas de la tabla se pueden cambiar de la misma manera que en el trabajo. hojas de excel. Esencialmente, el modo de entrada de datos en Access 97 corresponde al modo de entrada datos de excel. Sólo necesitas ingresar los datos y definir los encabezados de las columnas; Access hará el resto automáticamente.
Access, al igual que Excel, admite el modo WYSIWYG y trabaja con aplicación gráfica MicrosoftGraph. De esta forma, el usuario siempre tiene la oportunidad de crear el mismo tipo de diagramas en ambos sistemas. Access también incluye un asistente de gráficos similar al utilizado en Excel.
Al igual que Excel, Access 97 incluye un Asistente para tablas dinámicas; de hecho, puedes usarlo para crear tablas dinámicas de Excel: información de bases de datos Datos de acceso se puede transferir fácilmente a hojas de cálculo de Excel. Las bases de datos de Access se pueden vincular a tablas de Excel. En ambos productos, puede crear consultas y realizar clasificaciones utilizando la misma interfaz. (Si alguna vez ha utilizado menús de Excel para crear consultas y ordenar datos, ya estará familiarizado con estos conceptos). En resumen, Access 97 es compatible con todos los productos de Office 97.
Conferencia 1.
Principios operativos básicos
con una base de datos en Microsoft Access.
1.3. Creación de base de datos.
1.4. Trabajar con tablas.
1.5. Tipos de datos.
1.6. Propiedades de campo.
1.7. Campos clave.
1.8. Definir relaciones entre tablas de la base de datos.
1.9. Garantizar la integridad de los datos en Microsoft Access.
1.1. Que es una base de datos".
En la vida empresarial o personal, a menudo hay que trabajar con datos de diferentes fuentes, cada una de las cuales está asociada a un tipo específico de actividad. Coordinar todos estos datos requiere conocimientos específicos y habilidades organizativas. Microsoft Access combina información de diferentes fuentes en una base de datos relacional. Formularios creados, Consultas e Informes le permiten actualizar datos de manera rápida y eficiente, obtener respuestas a preguntas, buscar los datos que necesita, analizar datos e imprimir informes.
En la base de datos, la información de cada fuente se almacena en una tabla separada. Cuando se trabaja con datos de varias tablas, se establecen relaciones entre las tablas.
Se crea una consulta para buscar y seleccionar datos que cumplan ciertas condiciones. Las consultas también le permiten actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos integrados o especiales.
Los formularios se utilizan para ver, ingresar o cambiar datos directamente en la tabla. Un formulario le permite seleccionar datos de una o más tablas y mostrarlos en la pantalla usando un diseño estándar o personalizado.
Un informe se utiliza para analizar datos o imprimirlos de una manera específica. por ejemplo, puede crear e imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales.
Para realizar determinadas operaciones de forma automática, se utilizan macros, que contienen un conjunto de uno o más comandos de macro, como abrir formularios o imprimir informes. Las macros pueden resultar útiles para automatizar tareas realizadas con frecuencia. Por ejemplo, cuando un usuario hace clic en un botón, puede ejecutar una macro que imprime un informe.
A veces es necesario crear un procedimiento propio que debe iniciarse desde cualquier ventana de la base de datos o un procedimiento diseñado para manejar un evento específico. Un conjunto de procedimientos de este tipo en el lenguaje Visual Basic, ensamblados en una unidad de programa, se denomina módulo. Hay dos tipos principales de módulos: módulos de clase y módulos estándar. Los módulos de clase son módulos de formulario y módulos de informe asociados con un formulario o informe específico. A menudo contienen procedimientos para manejar eventos (como presionar una tecla) y se crean automáticamente cuando crea el primer procedimiento de evento. En estándar
En la ventana de la base de datos puedes trabajar con todos sus objetos. Para ver objetos de un determinado tipo, seleccione la pestaña correspondiente (por ejemplo, "Tablas").
Usando los botones de la derecha, puede crear y modificar objetos existentes.
1.2. Diseño de base de datos.
Antes de crear tablas, formularios y otros objetos, debe configurar la estructura de la base de datos. Una buena estructura de base de datos es la base para crear una base de datos eficiente y compatible.
Pasos del diseño de la base de datos:
1.Determinar el propósito de la creación de una base de datos, sus principales funciones y la información que debe contener. La base de datos debe cumplir con los requisitos de quienes trabajarán directamente con ella. Para hacer esto, necesita determinar los temas que debe cubrir la base de datos, los informes que debe producir, analizar los formularios que se utilizan actualmente para registrar datos y comparar la base de datos que se está creando con una base de datos similar bien diseñada.
2. Desarrollar en papel la estructura de las tablas que debe contener la base de datos. Al diseñar tablas, se recomienda guiarse por los siguientes principios básicos:
La información de la tabla no debe duplicarse. No debe haber repeticiones entre tablas. Cuando cierta información se almacena en una sola tabla, solo será necesario cambiarla en un lugar. Esto hace que el trabajo sea más eficiente y también elimina la posibilidad de que la información no coincida en diferentes tablas. Por ejemplo, una tabla debe contener direcciones y números de teléfono de clientes.
Cada tabla debe contener información sobre un solo tema. La información sobre cada tema se procesa mucho más fácilmente si está contenida en tablas independientes entre sí. Por ejemplo, las direcciones de los clientes y los pedidos se almacenan en tablas separadas de modo que cuando se elimina un pedido, la información del cliente permanece en la base de datos.
3.Determine los campos requeridos en la tabla. Cada tabla contiene información sobre un tema diferente y cada campo de la tabla contiene información separada sobre el tema de la tabla. Por ejemplo, una tabla de datos de cliente puede contener campos para el nombre de la empresa, dirección, ciudad, país y número de teléfono. Al diseñar campos para cada tabla, tenga en cuenta:
Cada campo debe estar relacionado con el tema de la tabla.
La tabla debe contener toda la información necesaria.
La información debe dividirse en las unidades lógicas más pequeñas (por ejemplo, los campos Nombre y Apellido, en lugar de un campo Nombre general).
4.Establezca el campo clave. Para que Microsoft Access vincule datos de diferentes tablas, por ejemplo, datos del cliente y sus pedidos, cada tabla debe contener un campo o conjunto de campos que especificarán el valor individual de cada registro en la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
5.Definir relaciones entre tablas. Después de distribuir los datos en tablas y definir campos clave, debe seleccionar un esquema para vincular los datos en diferentes tablas. Para hacer esto, necesita definir las relaciones entre las tablas.
6. Revisar nuevamente la estructura de la base de datos e identificar posibles deficiencias. Es recomendable hacer esto en esta etapa, hasta que las tablas estén llenas de datos.
7.Agregue datos y cree otros objetos de base de datos. Si las estructuras de la tabla cumplen con los requisitos, entonces se pueden ingresar todos los datos. Luego puede crear consultas, formularios, informes, macros y módulos.
8.Utilizar herramientas de análisis en Microsoft Access. Microsoft Access tiene dos herramientas para mejorar la estructura de su base de datos. El Asistente para análisis de tablas examina la tabla y, si es necesario, sugiere una nueva estructura y relaciones y también la reelabora. El analizador de rendimiento examina toda la base de datos, hace recomendaciones para mejorarla y las implementa.
1.3. Creación de base de datos.
Microsoft Access admite dos formas de crear una base de datos. Puede crear una base de datos vacía y luego agregarle tablas, formularios, informes y otros objetos.
Este método es el más flexible, pero requiere una definición separada de cada elemento de la base de datos. También es posible crear inmediatamente una base de datos utilizando el asistente.
un tipo determinado con todas las tablas, formularios e informes necesarios. Este la forma más sencilla creación inicial de la base de datos. En ambos casos tendrás la oportunidad de
Es hora de cambiar y ampliar la base de datos creada.
Si está creando una nueva base de datos (solo en este caso), aparecerá el cuadro de diálogo Archivo. nueva base datos", en el que debe especificar el nombre y la ubicación del archivo para el creado
Base de datos. El archivo de base de datos de Microsoft Access tiene la extensión .mdb. Para obtener una copia de la base de datos, es necesario copiar el archivo que la contiene, ya que
Cuando sale de Microsoft Access, los cambios de datos se guardan automáticamente. Sin embargo, cuando cambia la estructura de cualquier objeto de base de datos en Microsoft Access, se le solicita que confirme que desea guardar los cambios antes de salir.
1.4. Trabajar con tablas.
Una tabla almacena información sobre un tema específico, por ejemplo, la tabla "Productos" contiene información solo sobre productos y la tabla "Proveedores" contiene información solo sobre empresas que suministran bienes. Para garantizar que los datos no se dupliquen y que no se produzcan errores al emitirlos, es necesario distribuir diferentes tipos de datos en diferentes tablas. Los datos de una tabla se organizan en columnas (“campos”) y filas (“registros”).
Hay dos modos de trabajar con la mesa. Puede seleccionar el modo Diseño o el modo Tabla haciendo clic en el botón especial en la barra de herramientas.
En la vista Diseño de tabla, puede crear una tabla completa agregando nuevos campos o eliminando y personalizando campos de tabla existentes.
Para agregar un campo, ingrese el nombre del campo y escriba en la parte superior de la ventana de la tabla. Para cambiar el nombre de un campo, cambie su nombre en la columna Nombre del campo.
El tipo de datos determina qué tipo de datos se pueden ingresar en el campo. Por ejemplo, no se permite ingresar texto en un campo de moneda. Seleccionar el tipo de datos apropiado garantiza que los datos se ingresen en el formato correcto para clasificarlos, realizar cálculos y otras operaciones. Para definir o cambiar el tipo de datos, seleccione la columna Tipo de datos, haga clic en el símbolo desplegable en el campo y seleccione un tipo de datos de la lista.
Cada campo tiene propiedades, cambiando las cuales puede controlar el guardado, procesamiento y visualización de los datos del campo. Por ejemplo, para el formato “Efectivo”, se agregan automáticamente un separador de grupo de dígitos y un símbolo de moneda (1234 g). Para establecer una propiedad de campo, selecciónela en la parte superior de la ventana del diseñador de tablas y en la parte inferior de la ventana, ingrese el valor de esta propiedad o selecciónela de la lista. El conjunto de propiedades disponibles está determinado por el tipo de datos del campo.
Se utiliza una etiqueta única, llamada clave, para identificar cada entrada de la tabla. Así como una placa identifica de forma única un automóvil, una clave identifica de manera única un registro. Los campos clave de las tablas se utilizan para crear relaciones entre tablas. Para definir una clave, seleccione la línea que describe el campo requerido y haga clic en el botón Clave en la barra de herramientas.
En la vista Tabla, puede agregar, editar o ver datos tabulares. También puede revisar la ortografía e imprimir datos tabulares, filtrar y ordenar registros, cambiar apariencia tablas o cambiar la estructura de la tabla agregando o eliminando columnas.
Para agregar registros, use el botón Nuevo registro en la barra de herramientas. Al hacer clic en este botón, aparece una fila en blanco al final de la tabla.
Para eliminar registros, seleccione cualquier campo del registro y haga clic en el botón Eliminar registro en la barra de herramientas.
Las filas de una tabla se pueden ordenar según el contenido de una o más columnas. Para hacer esto, seleccione el campo por el cual ordenará y haga clic en el botón Ordenar ascendente o Ordenar descendente en la barra de herramientas.
El filtrado le permite ver solo ciertos registros en un formulario. Seleccione los datos por los que desea filtrar y haga clic en el botón Filtrar por selección en la barra de herramientas. Para cambiar el filtro, haga clic en el botón Cambiar filtro. Para establecer una condición de filtrado más detallada, seleccione el comando Filtrar en el menú Registros y el subcomando Filtro avanzado. Para aplicar un filtro normal o avanzado, haga clic en el botón Aplicar filtro en la barra de herramientas.
1.5. Tipos de datos.
El tipo de datos determina qué tipo de datos se pueden ingresar en el campo. Por ejemplo, no se permite ingresar texto en un campo de moneda. Seleccionar el tipo de datos apropiado garantiza que los datos se ingresen en el formato correcto para clasificarlos, realizar cálculos y otras operaciones. Microsoft Access admite los siguientes tipos de datos:
Texto
Textos o números que no requieren cálculos, como números de teléfono.
campo NOTA
Texto largo o una combinación de texto y números.
Numérico
Datos numéricos utilizados para realizar cálculos.
Fecha y hora
Fechas y horas relativas a los años 100 al 9999, inclusive.
Monetario
Valores monetarios y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Encimera
Único que aumenta secuencialmente (en 1) o números al azar, ingresado automáticamente al agregar cada nueva entrada V
Lógico
Valores booleanos, así como campos que pueden contener uno de dos valores posibles (Verdadero/Falso, Sí/No).
Campo de objeto OLE
Objeto (como una hoja de cálculo Microsoft Excel, documento Microsoft Word, imágenes, grabaciones de sonido u otros datos en formato binario) vinculados o incrustados en una tabla de Microsoft Access.
Hipervínculo
Una cadena de letras y números que representa la dirección de un hipervínculo.
Asistente de sustitución
Crea un campo que ofrece una selección de valores de una lista o de un cuadro combinado que contiene un conjunto de valores constantes o valores de otra tabla. Al seleccionar esta opción de la lista en una celda, se inicia el Asistente de búsqueda, que determina el tipo de campo.
Conferencia 2
Entrada y edición de datos.
Entrada de datos
En el modo de tabla, se muestran todos los datos ingresados. Si solo se ha creado la estructura de la tabla, significa que aún no hay datos en la tabla. En una tabla vacía, el marcador de registro (con la imagen de un puntero triangular apuntando hacia la derecha) generalmente se coloca en la primera fila de la tabla.
Para ingresar un valor en un campo (en la vista de tabla), mueva el cursor a ese campo y escriba el valor. Al editar una publicación, el marcador de publicación adquiere la apariencia de un lápiz. Cuando ingresa una nueva entrada (cuyo marcador tiene un lápiz), aparece automáticamente la siguiente línea (cuyo marcador tiene un asterisco para indicar nueva entrada). El marcador de nuevo registro siempre marca la última fila de la tabla.
Al ingresar un nuevo registro, el cursor generalmente se coloca en el primer campo de la tabla.
Dependiendo de la operación que se realice y del tipo de registro, el token de registro puede adoptar una de cuatro formas.
Marcador del registro actual.
Marcador de la entrada editada.
Marcador de registro bloqueado (cuando se trabaja en
modo multijugador).
Nuevo marcador de entrada.
Guardar una grabación
Una entrada agregada o modificada se guarda automáticamente cuando pasa a otra entrada o cuando cierra la tabla. Al mismo tiempo, el marcador de entrada cambia de forma: el lápiz se convierte en una flecha que apunta hacia la derecha.
Para guardar un registro, debe ingresar un valor válido en el campo de clave principal. El valor de la clave principal se verifica con el tipo de datos, la unicidad y otras reglas de verificación de valores ingresadas en la propiedad Condición de valor ( Validación Regla )
Botón Cancelar ( Deshacer Actual Campo / Registro ), ubicado en la barra de herramientas, le permite deshacer los cambios realizados solo en el registro actual. Después de pasar a la siguiente entrada, este botón volverá al modo deshacer normal y una vez que cambie la siguiente entrada, ya no podrá deshacer el cambio a la anterior.
Puede guardar la grabación actual en el disco usando el comando Grabaciones->Guardar grabación ( Registros -> Ahorrar Registros ) o combinaciones de teclas< Cambio + Ingresar >.
Comprobación de la exactitud de los datos introducidos.
Comprobación automática del tipo de datos
Access comprueba algunos tipos de datos automáticamente, sin ninguna intervención. Para campos que contienen este tipo de datos , no es necesario completar las propiedades Condición sobre el valor. Enumeremos estos tipos de datos.
Número
Divisa
Fecha y hora
Lógico (Sí/No)
Número y Moneda le permiten ingresar valores numéricos válidos. Aunque Access le permite ingresar una letra en el campo Número, si intenta salir de este campo, aparece un cuadro de diálogo con el mensaje "El valor que ingresó no coincide con las propiedades Tipo de datos o Tamaño de campo" El mensaje de error también aparecerá si ingresa otros caracteres inaceptables o varios puntos decimales, o si intenta ingresar un número excesivamente grande para un campo de datos de tamaño particular del tipo Número.
Los campos de fecha/hora verifican que los valores de fecha y hora sean correctos. Si intenta ingresar la hora 44:44:44 o solo una letra en un campo Fecha/Hora, aparecerá un cuadro de diálogo de error.
Booleano (Sí/No) Puede ingresar solo uno de los siguientes valores establecidos: Sí, Verdadero (Activado) o cualquier número distinto de cero para Sí booleano y No (No), Falso (Falso), Desactivado (Apagado) o 0 para lógico no. En la propiedad Formato, puede definir sus propios valores booleanos (Sí/No), pero normalmente se utilizan valores estándar.
Métodos de entrada de datos
Se realiza la entrada de datos en campos de varios tipos. diferentes caminos. Para algunos tipos de datos, la validez del valor se comprueba automáticamente. Sin embargo, al crear algunas tablas, es posible que necesite ingresar datos en formatos no estándar (definidos por el usuario) y establecer reglas de validez para ellos en la propiedad ValidationRule. A continuación veremos varias maneras entrada de datos. |
Entrada de texto estándar
Los tres campos ingresados en la tabla "Mis Estudiantes" eran campos de tipo Texto. En los campos FamNameName1, se utiliza una máscara de entrada para la entrada de datos. Si ingresa un valor en letras minúsculas, se mostrará: la primera letra está en mayúscula, el resto en minúsculas. Se puede comprobar el texto en busca de significados especiales y mostrarlo en un formato específico.
A veces, en un campo como Texto ( Texto ) debe ingresar un valor que consta de varias líneas. Para agregar una nueva línea, presione la combinación de teclas< Control + Ingresar >. Esta característica es útil para formatear cadenas en el campo de dirección así como en el campo Memo.
Introducir datos de fecha/hora
Los valores se ingresan en el formato mmm yy. Así será cuando ingrese 8/4/96 y salga de este campo. Access mostrará el valor como Arg 96. La tabla en realidad almacena el valor 4/8/92 y puede mostrarlo colocando el cursor en este campo. Por otro lado, puedes ingresar 96 en el campo Arg, y el valor Arg 96 se guardará en la tabla.
Para un campo del tipo Fecha/Hora, también puede definir una condición en el valor Entre #1/1/70# AndDate(). Esta condición indica que la fecha de nacimiento ingresada debe caer entre el 1 de enero de 1970 y la fecha actual.
Los formatos afectan cómo se muestran los datos, no cuánta memoria ocupan.
Entrada de datos de texto con verificación de datos
Un campo de texto puede tener una propiedad establecida en Condición sobre el valor. Limita los datos de entrada a valores (por ejemplo, F,M,C). Si intenta ingresar valores distintos de F, M y C en este campo, aparecerá un cuadro de diálogo con un mensaje como este: Solo puede ingresar un valor para M, F o C en este campo. está determinado por el valor de la propiedad "mensaje sobre" error" para este campo.
Ingresar datos numéricos y verificar la condición del valor |
Para los campos numéricos, se especifican reglas de validación de datos. Para el campo Resultado, la propiedad Condición de valor está configurada para limitar el valor de evaluación (>=2 y<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Entrada de datos tipo OLE
Un campo de objeto OLE llamado Foto se puede completar incluso sin que el objeto (imagen) se muestre en la pantalla. Los siguientes objetos se pueden almacenar en un campo de tipo OLE.
Imágenes rasterizadas.
Archivos de sonido.
Gráficos y (diagramas).
Word o Excel.
Un objeto reconocido por el servidor OLE se puede almacenar en Access como un campo de tipo OLE. Los objetos OLE normalmente se ingresan en formularios para que puedan verse, escucharse o usarse. Cuando coloca un objeto OLE en una tabla, verá un texto con una descripción del objeto (por ejemplo, en un campo de tipo OLE puede ver la inscripción PaintbrushPicture). Hay dos formas de ingresar un objeto.
Pegar desde el portapapeles.
Insertar desde el cuadro de diálogo que aparece después de ejecutar el comando Insertar->Objeto
Entrada de datos MEMO
El campo Recenzia contiene datos de tipo MEMO. Este tipo le permite ingresar hasta 64.000 bytes de texto para cada entrada. La tabla muestra solo una parte del texto ingresado. Presionando
Moverse por registros en una tabla
Como regla general, después de ingresar los datos, a menudo es necesario realizar algunos cambios, lo que puede deberse a las siguientes razones:
Nueva información recibida
Errores detectados
Necesidad de agregar nuevas entradas
Para cambiar datos, primero abra la tabla. En la ventana de la base de datos, abra la tabla en la vista Hoja de datos haciendo doble clic en la fila con su nombre en la lista de tablas.
Si está en el modo TableDesign, haga clic en el botón Vistas para ingresar a la vista Tabla y realizar cambios en los datos.
Navegar por las entradas
Para ir a cualquier registro, simplemente puede colocar el cursor sobre él o hacer clic con el mouse, pero si las tablas son muy grandes, entonces el problema de moverse rápidamente al registro deseado se vuelve especialmente grave.
Puede utilizar la barra de desplazamiento vertical para desplazarse por los registros. Los botones de flecha en la barra de desplazamiento solo le permiten mover el marcador de registro una posición por clic. Por lo tanto, para moverse más rápido (a través de varios registros a la vez), es mejor usar el control deslizante de la barra de desplazamiento. También puede hacer clic con el mouse en el área entre el control deslizante y el botón en la barra de desplazamiento para moverse a muchas posiciones adelante.
El comando Editar->Ir proporciona varias opciones para moverse rápidamente por la mesa.
Los cinco botones de salto ubicados en la parte inferior de la ventana en la vista Hoja de datos también se pueden usar para navegar a través de los registros. Al hacer clic en estos botones, podrá saltar a cualquier registro. Si conoce el número de registro (el número de fila de un registro determinado) , haga clic en el campo del número de registro, ingrese el número de entrada y presione la tecla
A medida que se mueve por la mesa, preste atención a las indicaciones de la barra de desplazamiento. Access no actualizará el campo del número de registro hasta que haga clic en cualquier campo del registro.
Búsqueda de consigna
Aunque conociendo el número de registro puedes acudir a él y buscar un campo específico, en la mayoría de los casos necesitarás encontrar un valor específico en el registro, esto lo puedes hacer de tres maneras:
Seleccione el comando Editar->Buscar (Edrt->Buscar)
Haga clic en el botón FindSpecifiedText ubicado en la barra de herramientas (muestra binoculares).
Utilice un atajo de teclado
Al utilizar cualquiera de estos métodos, aparecerá un cuadro de diálogo. Para buscar solo un campo específico, coloque el cursor en él (y haga esto antes de abrir el cuadro de diálogo). Seleccione la casilla de verificación SearchOnlyCurrentField en el cuadro de diálogo y Access buscará solo en el campo especificado.
Este cuadro de diálogo le permite configurar varios parámetros de búsqueda. En el cuadro de texto FindWhat, ingrese el valor que está buscando. Puede ingresar el valor tal como aparece en el campo o usando lo siguiente: caracteres especiales:
* - Coincide con cualquier número de caracteres
Coincide con un personaje
# - Corresponde a un dígito
Para entender cómo funcionan estos símbolos, supongamos que desea encontrar todos los valores que comienzan con AB. Para ello, ingrese AB*
Ahora digamos que desea buscar valores que terminen con los caracteres 001. En este caso, ingrese *001 . Para buscar cualquier valor que comience con los caracteres AB, termine con los caracteres 001 y contenga solo dos caracteres entre medio, debe ingresar AB??001. Si necesita encontrar todos los apellidos que terminan en "ko", para buscar valores como Brodsky y Tchaikovsky, ingrese *co.
La lista desplegable Coincidencia contiene tres opciones:
Con cualquier parte del campo (AnyPartofField)
Campos enteros
Desde el inicio del campo (StartofField)
La opción estándar es WholeField. Por ejemplo, el valor Pet se encontrará si el valor es igual a Pet. Si se selecciona la opción Con cualquier parte del campo (AnyPartofField), se recuperarán los valores Petrov, Petrovsky como resultado de la búsqueda. Shpetny, etc. Como resultado de la búsqueda con la configuración Desde el principio del campo (StartofО), se encontrarán los valores Petrov, Petrovsky.
En la lista desplegable Buscar, puede seleccionar una o más opciones del conjunto Arriba, Abajo, Todo.
Cuando selecciona el botón de opción Sólo en el campo actual (SearchOnlyCurrentField), el valor se buscará en un solo campo. La casilla MatchCase determina si se distinguirán las letras mayúsculas y minúsculas. Por defecto no se diferencian, al buscar el valor Pet se encontrarán pet, Petr y Petrov. Cuando selecciona la casilla MatchCase, debe ingresar una cadena de búsqueda que tenga en cuenta letras mayúsculas y minúsculas.
Obviamente, para los tipos de datos Número, Moneda y Fecha/Hora, no tiene sentido distinguir entre mayúsculas y minúsculas.) Cuando selecciona la casilla de verificación MatchCase, Access ignora la casilla de verificación SearchFieldsAsFormatted. (Si formateó los campos de la tabla, marque esta casilla). Por ejemplo, necesita buscar en el campo Fecha de nacimiento los registros de todas las personas nacidas en abril de 1982. Para hacer esto, marque la opción SearchFieldsasFormatted e ingrese Abr 92. Si no marca esta casilla de verificación, la búsqueda deberá realizarse por fecha exacta de nacimiento, por ejemplo, busque 8/4/92
El uso de la casilla de verificación SearchFieldsasFormatted puede ralentizar significativamente la búsqueda.
La búsqueda comienza cuando hace clic en el botón BuscarPrimero o BuscarSiguiente. Una vez que encuentra un valor, Access lo selecciona. Para encontrar el primer valor coincidente, haga clic en el botón Buscar. Para encontrar el siguiente valor, haga clic en el botón Buscar siguiente. Durante todo el proceso de búsqueda, el cuadro de diálogo permanece abierto. Por lo tanto, una vez que encuentre el valor que desea, haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Cambiar valores en la vista Hoja de datos
Para cambiar un valor, acceda a él y realice las correcciones necesarias. Puede haber varias razones para editar un valor.
Añadiendo un nuevo valor.
Reemplazo de un valor existente
Cambiar un valor existente
Si el campo está vacío, simplemente ingrese un nuevo valor. Al ingresar cualquier valor nuevo en el campo, siga las mismas reglas que al ingresar nuevas entradas.
Reemplazo de un valor existente
Puede seleccionar un campo usando el teclado o el mouse Al usar el teclado, el contenido del campo se resalta (se muestra en forma invertida) Cuando presiona cualquier tecla, el contenido del campo se elimina y se reemplaza con el símbolo correspondiente a la tecla presionada Al presionar una tecla
Usando el mouse, el contenido de un campo se puede seleccionar de las siguientes maneras:
Haga clic en el borde izquierdo del campo (donde el puntero cambia a un signo más grande)
Haga doble clic en el campo (este método no funciona si hay un espacio en el texto)
Haga clic y arrastre el puntero del mouse sobre el contenido del campo de izquierda a derecha.
Seleccione cualquier parte del contenido del campo y presione la tecla
Para reemplazar un valor existente con el valor predeterminado de la propiedad DefaultValue, resalte el valor y presione la combinación de teclas
Para reemplazar un valor existente con un valor del mismo campo en una entrada anterior, presione la combinación de teclas<Сtrl+"(кавычки)>
Asegúrate de no haber hecho clic<С1г1+-(минус)>, ya que en este caso se eliminará la entrada actual
Cambiar un valor existente
Para corregir un valor existente, en lugar de reemplazar el valor completo, haga clic delante de cualquier carácter de ese valor. Al colocar el puntero del mouse frente a un carácter específico, activa el modo de inserción y, a medida que ingresa un nuevo valor, los valores existentes se desplazarán hacia la derecha. Después de presionar la tecla
Métodos de edición
| Moverse dentro de un campo | Pulsando las teclas -> y<- |
| Insertar un valor en un campo | Seleccione la posición de inserción e ingrese el valor |
| Seleccionar el contenido completo del campo | Presione F2 o haga doble clic |
| Reemplazar un valor por uno nuevo | Seleccione todo el campo e ingrese uno nuevo |
| Reemplazo del campo anterior | Ctrl+’(apóstrofo) |
| Reemplazar con el valor predeterminado | Ctrl+Alt+espacio |
| Insertar un salto de línea (texto, Memo) | Ctrl+Entrar |
| Guardando cadena tecnológica | Mayús+Entrar o pasar a otra línea |
| Insertar la fecha actual | Ctrl+;(punto y coma) |
| Insertar hora actual | Ctrl+:(dos puntos) |
| Agregar una nueva entrada | Ctrl++(más) |
| Eliminar una entrada | Ctrl+-(menos) |
| Botones de opción de cambio | Espacio |
| Cancelar cambios a un registro actual | Botón Esc o cancelar |
Campos que no se pueden editar
Hay campos que no se pueden editar. Tipos de dichos campos
Cancelar acciones
A veces, el botón Deshacer ubicado en la barra de herramientas aparece atenuado y no se puede utilizar. Pero tan pronto como comience a editar el registro, estará disponible y podrá usarlo para cancelar las entradas en el campo actual. La clave también se utiliza para cancelar operaciones.
El comando Editar->Deshacer también se utiliza para deshacer operaciones y El nombre del comando cambia según la acción que se deshace.
Para cancelar el cambio de un valor en un campo, seleccione el comando Editar->Deshacer escritura o use el botón Deshacer ubicado en la barra de herramientas. Después de pasar a otro campo, los cambios realizados en el campo anterior se pueden deshacer usando el comando Editar->Restaurar campo/registro actual o el botón Deshacer. Puede deshacer todos los cambios del registro actual que no se ha guardado usando el comando Editar->Restaurar campo/registro actual (Editar->DeshacerCampoActual/Registro). Después de guardar un registro, los cambios realizados se pueden deshacer seleccionando el comando Editar->DeshacerRegistroSalvado. Sin embargo, una vez que edite la siguiente entrada, esos cambios no se pueden deshacer.
Copiar y pegar valores
La copia o eliminación de datos en el búfer se realiza mediante el propio sistema Microsoft Windows 95/NT y no mediante ninguna función especial de Access. Un valor copiado o eliminado del búfer se puede pegar en otro campo o registro usando el comando Editar->Pegar o el botón Pegar ubicado en la barra de herramientas. Las operaciones de eliminar en el búfer, copiar y pegar desde el búfer se utilizan para intercambiar datos tanto entre varias aplicaciones de Windows como dentro del propio Access. Con este método, puede copiar registros completos a otras tablas o incluso a otras bases de datos, así como intercambiar datos con programas Microsoft Word y Excel.
Reemplazo de valores
El comando de menú Editar->Reemplazar le permite buscar y reemplazar por patrón. Después de seleccionar este comando o presionar las teclas < Control + h > aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla,
Este cuadro de diálogo es muy similar al que aparece después de elegir el comando Editar->Buscar. Solo que, además del campo Texto de muestra (FindWhat), también tiene un campo Reemplazar con. La búsqueda comienza cuando presionas una tecla.
Agregar nuevas entradas
Para agregar un registro en la vista de tabla, coloque el cursor en la última línea (donde el marcador de registro parece un asterisco) e ingrese un nuevo registro. Para ir a un nuevo registro, puede seleccionar el comando
Insertar->Registro ->Registro), haga clic en el botón Nuevo Registro ubicado en la barra de herramientas, use los botones de mover o el comando Editar->Ir->Nuevo Registro
(Editar->Ir a->Nuevo). También puedes ir a la última entrada y presionar< | >A veces es necesario agregar varias entradas nuevas y hacer que las existentes sean temporalmente invisibles Comando de menú
Registros->Entrada de datos le permitirá borrar temporalmente la pantalla de todas las entradas y luego podrá editar nuevas entradas sin interferencias. Para restaurar todos los registros, seleccione el comando
Registros->Eliminar filtro/ordenar
Eliminar entradas
Para eliminar un número arbitrario de entradas, selecciónelas y presione
La configuración predeterminada para este cuadro de diálogo es seleccionar el botón Sí. Por lo tanto, cuando presiona la tecla
Para seleccionar registros adyacentes (es decir, vecinos), haga clic en el marcador del primer registro y arrastre el puntero del mouse hacia la derecha hasta el último de los registros que desea seleccionar.
Agregar, cambiar o eliminar columnas
La capacidad de agregar, eliminar y cambiar el nombre de columnas en la vista Hoja de datos en Access 97 está llena de peligros. El punto es que estas operaciones cambian la estructura de datos. Como usted sabe, cuando realiza cambios en el modo TableDesign, la estructura de datos subyacente cambia. Sin embargo, en el modo Table Design, es posible que ni siquiera se dé cuenta de todas las consecuencias de los cambios realizados. Por lo tanto , al crear bases de datos para otros usuarios, se debe tener cuidado de garantizar que no puedan realizar cambios en la vista de tabla.
Eliminar una columna en la vista Hoja de datos
Para eliminar una columna en la vista Hoja de datos, selecciónela y presione
Agregar una columna en la vista Hoja de datos
Para agregar una nueva columna en la vista Hoja de datos, seleccione Insertar^Columna, lo que creará una columna a la derecha de la columna en la que se encuentra el cursor, con el encabezado Campo"1. Luego puede ingresar nuevos datos en la entrada de esa columna.
Cuando agrega una nueva columna, la estructura de la tabla cambia (es decir, se le agrega un nuevo campo). Cuando guarda una tabla, Access determina las propiedades del campo agregado en función de los valores ingresados en él.
Cambiar el nombre del campo (encabezado de columna)
Al agregar una nueva columna, es recomendable cambiar su encabezado antes de guardar la tabla. Para hacer esto, haga doble clic en él y realice los cambios necesarios. Al guardar la tabla, este título se utilizará como nombre de campo en la estructura de la tabla.
Al cambiar el encabezado de la columna, cambia el nombre del campo en la tabla. Y si se usa en formularios, informes, consultas, macros o módulos, entonces estos objetos no funcionarán hasta que les haga las correcciones apropiadas. Este método de cambiar el nombre del campo tiene consecuencias desagradables, por lo que es aconsejable que sólo lo utilicen usuarios experimentados.
Mostrando entradas
Puede utilizar el mouse o los comandos del menú para agregar o cambiar entradas. Usando el menú Formato o los comandos del mouse, puede cambiar el orden de los campos, ocultar y congelar columnas, cambiar la altura de las filas y el ancho de las columnas, seleccionar una fuente diferente e incluso mostrar o eliminar líneas de cuadrícula.
Cambiar el orden de los campos
De forma predeterminada, Access muestra los campos en la vista Hoja de datos en el mismo orden en que aparecen en la tabla o consulta. Sin embargo, a veces es necesario colocar algunos campos uno al lado del otro para que sea más fácil analizar los datos que contienen. Para cambiar el orden de los campos, seleccione una columna y arrástrela a una nueva ubicación.
Puede seleccionar y arrastrar columnas de una en una o en grupos. Supongamos que desea que el campo Nombre esté ubicado al principio de la tabla. Para hacer esto, siga estos pasos:
1. Coloque el puntero del mouse sobre el nombre del campo (columna) Nombre (tomará la forma de una flecha hacia abajo).
2. Haga clic y mantenga presionado el botón del mouse allí. Como resultado, se seleccionará toda la columna Nombre. Suelte el botón.
3.Haga clic nuevamente en el nombre de una de las columnas y manténgala presionada; El puntero aparecerá como una flecha con un marco.
Arrastre esta columna al borde izquierdo de la tabla. Suelte el botón del mouse y la columna se moverá al principio de la tabla.
De esta manera puedes mover uno o más campos seleccionados hacia la izquierda, hacia la derecha o incluso más allá de la derecha. borde de la ventana del aullido.
Mover campos en la vista Hoja de datos no cambia la estructura de la tabla.
Cambiar el ancho del campo
Para cambiar el ancho de un campo (es decir, una columna), debe configurarlo en el cuadro de diálogo (donde está determinado por el número de caracteres) o arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna (el puntero del mouse cambiar a una cruz con una flecha de dos puntas).
Para cambiar el ancho de la columna, siga dos sencillos pasos:
1.Coloque el cursor entre dos encabezados de columna en su línea divisoria.
2.Arrastre el borde de la columna hacia la izquierda para estrecharla o hacia la derecha para ampliarla.
Para cambiar instantáneamente el ancho de una columna según el principio de mejor ajuste (basado en el elemento más largo), debe hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.
Cambiar el ancho de la columna no cambia el tamaño del campo en la tabla: simplemente cambia las dimensiones de la columna vista para los datos que contiene.
Hay otra forma de cambiar el ancho de la columna: debe ejecutar el comando Formato^Ancho de columna o hacer clic derecho en el encabezado de la columna y seleccionar el comando Ancho de columna en el menú contextual. Aparece el cuadro de diálogo Ancho de columna. Aquí puedes preguntar
ancho de columna, medido en número de caracteres. Y para definir el ancho predeterminado, marque la casilla de verificación Ancho estándar.
Arrastrar el borde derecho de una columna hacia la izquierda hasta llegar al borde de la columna anterior ocultará esa columna. Lo mismo sucederá si establece el valor en 0 en el cuadro de diálogo Ancho de columna. Por lo tanto, para volver a mostrar una columna oculta, ejecute Formatear^UnhideColumns.
Cambiar la altura de un registro (línea)
Para cambiar la altura de un registro (es decir, una fila), coloque el puntero del mouse en el borde del registro (en el área del marcador de registro) y arrastre el borde superior de la fila, o elija Formato^Alturadefila. La necesidad de aumentar la altura de la línea surge si necesita colocar texto en una fuente más grande o en varias filas de texto.
Cuando arrastra el borde de una entrada, el puntero del mouse cambiará. Para cambiar la altura de la fila, siga estos pasos.
1. Coloque el cursor en la línea de separación entre dos líneas en el área del marcador de registro.
2. Arrastre el borde de la línea hacia arriba para disminuir o hacia abajo para aumentar la altura de la línea.
Cambiar la altura de la fila hace que la altura de todas las filas en la vista de tabla cambie simultáneamente.
Hay otra forma de cambiar la altura de la fila: seleccione el comando Formato^Alturadefila. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá ingresar la altura de la línea en puntos. Para seleccionar una altura predeterminada, seleccione la casilla de verificación Altura Estándar.
Si al arrastrar el borde de un registro hacia arriba se cruza con el borde de un registro anterior, entonces all| las líneas quedarán ocultas. Lo mismo sucederá si configura el cuadro de diálogo RowHeight en un valor cercano a 0 (por ejemplo, 0,1). En este caso, para mostrar las filas, ejecute el comando Formato^AlturaDeFila (Formato=>AlturaDeFila) y establezca el valor estándar para la altura de la fila.
Visualización de cuadrícula
Normalmente, la pantalla muestra una cuadrícula con líneas que sirven como límites de filas y columnas. Usando el comando Formato^Celdas, puede determinar si se mostrará esta cuadrícula y cómo debe verse (Cuadro de diálogo Vista de cuadrícula (CellEffects).)
Cambiar la fuente de visualización
Los tamaños de filas y columnas cambian automáticamente cuando cambia el tamaño de fuente de visualización. De forma predeterminada, Access muestra todos los datos en la vista de tabla en fuente MSSansSerif de 8 puntos y peso normal. Es posible que no se imprima correctamente ya que es una fuente de pantalla. Por lo tanto, es mejor utilizar fuente Arial de 8 puntos y estilo Regular. Seleccione el comando Formato"=>Fuente(Fonnat^Fuente) para cambiar el tipo, tamaño y estilo de fuente.
Cambiar la fuente de visualización afecta a toda la tabla. Para ver más información en la pantalla, seleccione un tamaño de fuente pequeño. Si tienes el equipo necesario, cambia a más una alta resolución. Y si quieres que las letras sean más grandes, aumenta el tamaño de fuente.
Para cambiar a una fuente Arial de 10 puntos con estilo Negrita, siga estos pasos:
Seleccione Formato^Fuente y aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla.
En el campo Fuente, seleccione Arial,
En el campo Estilo de fuente, seleccione Negrita.
Ingrese 10 en el campo Tamaño.
Haga clic en Aceptar.
Cuando cambia los atributos de una fuente, aparece una muestra de esa fuente en el área Muestra. De esta manera, antes de realizar cambios, podrás verlos. Si lo desea, puede cambiar el color de la fuente.
Ocultar y mostrar columnas
Para ocultar una columna, puede arrastrar su borde al campo anterior o establecer el ancho de la columna en 0. También puede usar el comando Formato^OcultarColumnas para ocultar una o más columnas. Para ocultar una columna, siga estos pasos:
1. Coloque el cursor en cualquier lugar de la columna que desea ocultar.
2. Seleccione Formato^OcultarColumnas y la columna desaparecerá. En efecto, la propiedad Ancho de columna se establecerá en 0. Para ocultar varias columnas, primero debe seleccionarlas y luego usar Formato^Ocultar columnas ^ OcultarColumnas)
Una columna oculta se puede mostrar nuevamente usando el comando Formato^ Mostrar columnas. Esto muestra un cuadro de diálogo que le permite ocultar o mostrar columnas de forma selectiva marcando o desmarcando las opciones apropiadas en la lista de columnas.
Congelar columnas
Si desea mantener ciertos campos de la tabla siempre visibles mientras se desplaza, use el comando Formato^Congelar columnas. Por ejemplo, puede hacer que el campo Nombre esté siempre visible mientras se desplaza por la tabla cuando necesite encontrar otra información. Las columnas congeladas se colocarán a la izquierda de todas las columnas. Si desea congelar varias columnas, entonces deben ser adyacentes (por supuesto, las columnas se pueden mover primero para que queden una al lado de la otra) Y si necesita libere estas columnas, seleccione el comando Formatear^Liberar todas las columnas (Formato ^ UnfreezeAllColumns).
Guardar una grabación
Access guarda una entrada cuando la abandona. Para guardar una entrada sin salir de ella, presione el método abreviado de teclado.
Ordenar y filtrar registros en la vista de tabla
Al buscar un determinado valor, Access encuentra y muestra el registro correspondiente, pero si varios registros satisfacen un criterio determinado, entonces, para facilitar el trabajo, es necesario mostrar solo ellos en la pantalla utilizando los botones de clasificación y filtrado ubicados en la barra de herramientas ( o los comandos Filtrar y Ordenar). Ordenar) del menú Registros), puede mostrar en la pantalla solo los registros necesarios para el trabajo, y también ordenarlos rápidamente en el orden deseado. Para ordenar toda la tabla, se utilizan dos botones de clasificación. y para seleccionar registros específicos se utilizan tres botones de filtro.
Ordenación rápida
A veces es necesario ordenar registros en una secuencia específica. Los botones de clasificación de la barra de herramientas le permiten ordenar columnas en orden ascendente o descendente. Primero, seleccione los campos para ordenar y luego haga clic en el botón Ordenar ascendente (A-Z) o Ordenar descendente (Z). -A) (Ordenar descendente (Z-A))
Para seleccionar un campo de clasificación, simplemente coloque el cursor en él al nivel de cualquier registro, luego haga clic en el botón correspondiente y los datos se ordenarán instantáneamente.
Si desea ordenar los datos por varios campos, seleccione varias columnas. Para ello, primero seleccione una columna y luego presione
Para restaurar el orden original de los registros, utilice el comando Registros^Eliminar filtro/Ordenar.
Imprimir entradas
Las entradas de la tabla se pueden imprimir en filas y columnas. Utilice el método más simple: seleccione el comando Archivo"=> Imprimir (Archivo^Imprimir) o haga clic en el botón Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Aparecerá un cuadro de diálogo.
Supongamos que ha instalado una impresora en un sistema Microsoft Windows 95/NT. Haga clic en Aceptar e imprima Wy en la fuente que eligió para mostrar (o su equivalente de impresora más cercano). La impresión también reflejará todas las opciones configuradas en el momento en que se imprimió la tabla. Las columnas ocultas no se imprimirán. Las líneas de cuadrícula se imprimen solo si los botones de opción en el grupo GridlinesShown están marcados en el cuadro de diálogo CellsEffects (que puede abrir usando Formato^Celdas). La impresión requerirá tantas páginas como sean necesarias para acomodar todos los datos. Además, Access realiza la división de datos en páginas de forma automática.
Imprimir tabla
Puede controlar el proceso de impresión desde el cuadro de diálogo Imprimir seleccionando las siguientes opciones.
Imprimir (PrintRange) Imprime la tabla completa o solo páginas o registros seleccionados
Copias Determina el número de copias.
Clasificar Determina si la impresión se clasificará en copias.
El botón Propiedades abre el cuadro de diálogo de configuración de la impresora. El botón Configuración le permitirá definir campos y encabezados.
Avance
A veces surgen algunas dudas antes de imprimir un informe. Por ejemplo, ¿no sería mejor cambiar el alto de la fila y el ancho de la columna, o elegir una fuente diferente? Por eso, antes de imprimir, siempre conviene mostrar el informe en pantalla para asegurarse de que todo está en orden.
Para hacer esto, haga clic en el botón ubicado en la barra de herramientas y seleccione el comando Archivo^Vista previa de impresión. Como resultado, aparecerá una ventana de vista previa.
Al hacer clic en el botón PrintPreview accederá al modo de vista previa de impresión. La pantalla mostrará la primera página para imprimir y aparecerán nuevos botones en la barra de herramientas.
Para navegar por las páginas, puede utilizar los botones ubicados en la parte inferior de la ventana de vista previa (igual que cuando se mueve por registros en la vista Hoja de datos).
Los botones de la barra de herramientas proporcionan acceso rápido a las siguientes opciones de impresión:
Cerrar Regresa a la vista de tabla
Imprimir Abre un cuadro de diálogo
Una página Muestra una página en modo
Vista previa de impresión
Dos páginas Muestra dos páginas en modo
Vista previa de impresión
Selección de zoom Aumenta o disminuye la escala de visualización
documento
Para ver más de dos páginas, utilice el comando Ver^Número de páginas ( Vista ^ paginas ) y luego seleccione 1, 2, 4, 8 o 12.
Si está satisfecho con la vista previa de la tabla y desea imprimirla, haga clic en el botón Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Si está confundido, haga clic en el botón Cerrar y regresará a la vista Hoja de datos, donde podrá editar los datos o cambiar el diseño.
Conclusión
Se tratan técnicas para ingresar datos en modo tabla, moverse a través de filas y columnas y cambiar datos, mover filas y columnas y cambiar su tamaño, obtener una vista previa e imprimir tablas.
En la vista de tabla, los datos se muestran como filas (registros) y columnas (campos).
Utilice barras de desplazamiento, teclas de cursor, opciones de menú y botones de navegación para moverse rápidamente por la tabla y colocar el cursor en cualquier registro o campo.
Puede cambiar al modo Hoja de datos desde cualquier ventana de TableDesign haciendo clic en el botón Hoja de datos (también puede hacer clic en el botón Abrir en la ventana de la base de datos).
Al ingresar datos en la tabla, la fila correspondiente se marca con un nuevo marcador de registro.
i. Access realiza la validación automática de datos. varios tipos(es decir, los tipos Número, Moneda, Fecha/Hora y Lógico Sí/No). Además, a nivel de tabla o formulario, puede agregar sus propias reglas de validación de datos.
Objetos OLE (por ejemplo, sonido, imágenes, gráficos, documentos de palabra y grabaciones de vídeo digitales) se pueden insertar en un campo de tipo OLE usando el comando Insertar^Objeto
Utilice los botones de navegación (ubicados en la parte inferior de la tabla) para desplazarse rápidamente por los registros.
Puede buscar y reemplazar valores especificados utilizando el comando Editar^Buscar o Editar^Reemplazar.
Para insertar un valor predeterminado en el campo, haga clic en<Сп«1+А11>+barra espaciadora, y para insertar un valor de campo de una entrada anterior -
Los datos no se pueden editar en algunos tipos de campos, estos son campos del tipo Contador (Autonumérico), calculado, bloqueado, inaccesible, un campo con registros bloqueados, así como campos de algunos tipos de solicitudes.
La función Deshacer le permite deshacer la entrada de un valor de campo, la entrada actual o una entrada guardada. Para eliminar una entrada, debe seleccionarla y presionar la tecla , o seleccione el comando Editar=>Eliminar (Editar^Eliminar)
Puede cambiar la apariencia de la tabla reorganizando los campos de nuevas maneras, cambiando el ancho de la columna o la altura de la fila mostradas y eligiendo diferentes fuentes.
Las columnas se pueden ocultar y mostrar, congelar y liberar; También puede eliminar y mostrar líneas de cuadrícula en la pantalla.
Usando los botones de clasificación, puede cambiar instantáneamente el orden en que se muestran los registros.
Los botones FilterbySelection y FilterbyForm se utilizan para definir el orden de clasificación o los criterios de filtrado para los registros de la tabla.
El comando Archivo^Pnnt se usa para imprimir una tabla y el comando Archivo^ImprimirPreview se usa para obtener una vista previa de las páginas antes de imprimirlas.
Asistentes de Microsoft Access 97
Asistente de creación de bases de datos
Asistente de análisis de tablas
Asistente para consultas
Asistente de creación de bases de datos
El Asistente para la creación de bases de datos ayuda tanto a principiantes como a profesionales a empezar a trabajar rápidamente en Microsoft Access. Puede elegir entre una biblioteca de más de 20 tipos de bases de datos diferentes para elegir la que mejor se adapte a su propósito específico.
Asistente de importación/exportación de datos
Si el usuario ya tiene datos almacenados en algún formato que no sea Microsoft Access, puede utilizar un asistente especial de importación/exportación. Este asistente le permite administrar de manera flexible sus datos al importar y exportar texto o datos de hojas de cálculo, así como al exportar datos de Microsoft Access a archivos de texto. El asistente le permite seleccionar los separadores de campo, tipos de datos, etc. correctos. El asistente tiene una función para obtener una vista previa de los datos convertidos para facilitar el control del proceso de conversión.
Asistente de análisis de tablas
Este asistente le permite crear rápidamente una base de datos relacional con varias tablas y relaciones entre ellas a partir de una gran tabla de datos "plana". El asistente analizará la tabla existente y sugerirá la mejor manera de convertirla en una base de datos.
Asistente para consultas
Si necesita hacer una selección entre los datos disponibles, puede utilizar el Asistente de consultas. Este asistente crea automáticamente consultas para recuperar datos de una o más tablas. La capacidad de operar con varias tablas, vinculando campos de tablas individuales de forma arbitraria, le permite crear estructuras de datos ramificadas flexibles que son fáciles de administrar y eficientes de usar. Además, el asistente le permite agrupar datos y calcular totales, por ejemplo, puede contar los pedidos agrupados por fecha de colocación.
Compartir datos
Un asistente especial para dividir una base de datos le permite dividir la base de datos en dos archivos, el primero de los cuales contiene las tablas reales con datos y el segundo contiene consultas, formularios, macros y módulos. Esto resuelve el problema de organizar el procesamiento de una matriz de datos por parte de varios usuarios. Al mismo tiempo, los usuarios que trabajan en la red pueden utilizar una fuente de datos común, cambiar formularios, informes y otros objetos utilizados para procesar datos en un lugar de trabajo específico.
Soluciones para Internet e Intranet
Microsoft Access 97 incluye propiedades que le permiten publicar datos desde Microsoft Access en un servidor web. Por ejemplo, HTML está incluido en la lista de formatos en los que se pueden crear informes y ahora es muy fácil publicar datos como un informe de Microsoft Access en el servidor.
Microsoft Access tiene un asistente especial para mover rápidamente información desde una base de datos a un servidor web.
Esquema del curso de introducción a Microsoft Acceso 97 (MSA)
Para profesores de KNEU
Requisitos previos: Familiaridad con Windows y aplicaciones de Windows (Word, Excel, etc.)
1. Introducción.
1.1. Principales propiedades de MSA.
1.1.1 Modelo relacional (relaciones versus jerarquía)
1.1.2. Entorno multiusuario.
1.1.3. Interfaz de usuario.
1.2. Aplicaciones típicas (ejemplos) y breves comentarios.
1.2.1.Agenda telefónica
1.2.2. Base de datos. "Biblioteca"
1.2.3. Contabilización de facturas/pedidos.
1.2.4. Base de datos de demostración "Borey".
1.3. Arquitectura de base de datos MSA.
1.3.1. Las tablas son almacenamiento de datos.
1.3.3. Formularios: una interfaz gráfica para los datos.
1.3.4. Informes - impresión de datos
1.3.5. Macros y módulos - automatización.
2. Creación de una base de datos.
2.1. Diseño de base de datos.
2.2.Etapas de la creación de una base de datos.
2.3. Nueva base de datos.
2.4. Datos de importacion.
2.5. Guardando cambios
3. Diseño de mesa.
3.1. Campos y registros.
3.2. Tipos de campo
3.3. Valores de campo predeterminados
3.4. Validación de entrada.
3.5. Enmascaramiento de entrada
3.6. Vinculación de tablas.
3.7. Claves primarias.
4. Trabajar con tablas.
4.1 Formato de filas y columnas.
4.2. Congelar, ocultar y organizar columnas.
4.3. Clasificación y filtrado rápidos.
4.4. Configuración de la versión del idioma al ordenar.
5. Generación de consultas.
5.1. Uso de QBE para desarrollar consultas.
5.2. Clasificación.
5.3 Propiedades de campo
5.4. Selección de criterios.
5.5. Campos contados.
5.6 Generador de expresiones.
5.7. Agrupaciones y (sub)totales.
5.8 Propiedades del campo.
5.9. Consultas de varias tablas (usando relaciones).
6. Importación de datos.
7 Conceptos básicos de formularios.
7.1 Ventana de proyecto, herramientas y paleta.
7.2. Métodos básicos de creación y edición de formularios.
7.3. Ventana de control y propiedades de control.
7.4 Propiedades del formulario.
7.5. Vinculación de formularios y fuentes de datos.
7.6. Gestión y su vinculación a la fuente de datos.
7.6.1. Caja de texto.
7.6.2. Cuadro de lista y cuadro combinado
7.6.3. Controles de boxeo.
7.7 Visualización de propiedades del formulario.
7.8. Usando el asistente de creación de formularios.
8. Formulario principal/subformulario (formulario compuesto).
9 Conceptos básicos de macros.
9.1. Cómo desarrollarlos: no escribir por escritura.
9.2. Descripción general de las macros.
9.3. Macro de ejecución automática.
10 botones de control en formularios.
10.1 Finalidad de las macros.
10.2. Usando el asistente para crear botones.
11. Informes.
11.1 Similitudes y diferencias con las formas.
11.2.Grupos, subtotales de grupo y encabezado/pie de página de grupo.
12. Crea una aplicación sencilla.
ACCESO"
en el curso "Informática"
Alumno del grupo C-12:
Maestro:
Moscú 2008
Parte teórica.
1)Bases de datos y sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)
Las bases de datos (DB) están diseñadas para almacenar en una computadora y utilizar de manera efectiva grandes volúmenes de una amplia variedad de información:
sobre libros, revistas y periódicos en bibliotecas,
sobre bienes en tiendas y productos en fábricas,
sobre exhibiciones en museos y diversas colecciones,
sobre todos los empleados de empresas, empresas e instituciones,
sobre todos los vuelos de aviones en los aeropuertos, precios de billetes y disponibilidad de asientos,
sobre el horario de todos los trenes desde las estaciones, sobre el costo de los boletos y la disponibilidad de asientos,
sobre todos los automóviles registrados en la Inspección Estatal de Seguridad del Tráfico (GAI), incluidos los robados,
sobre todos los tours, incluidos los de última hora, en agencias de viajes y agencias de viajes,
sobre el tiempo en cualquier parte del mundo ahora y hace muchos años, etc.
Para trabajar con Bases de Datos se utilizan programas de aplicación denominados DBMS - Sistemas de Gestión de Bases de Datos. El DBMS más popular es el programa ACCESS de Microsoft.
2)Todos los DBMS, incluidos DBMSACCESOpermitir:
1. Cree bases de datos rápidamente, complételas y cámbielas.
2. Encuentre rápidamente los datos específicos que necesita en la base de datos.
3. Ordene los datos de la base de datos según varios criterios (por ejemplo, alfabéticamente).
4. Extraiga a la pantalla subconjuntos de datos en función de sus solicitudes, es decir, aquellos que satisfacen un criterio determinado.
5. Realizar cálculos estadísticos sobre datos de bases de datos para su análisis y toma de decisiones.
6. Imprimir datos seleccionados para fines específicos, es decir, preparar certificados, informes, etc.
En su forma más simple, una base de datos es una hoja de cálculo similar a una hoja de cálculo de Excel.
Al igual que las tablas de Excel, las tablas de la base de datos constan de columnas y filas. En este caso, las columnas de la base de datos se denominan " CAMPOS" y tienen nombres específicos (nombres " CAMPOS"), y no letras del alfabeto latino como nombre como en las tablas de Excel. Puede haber hasta 255 columnas de este tipo, es decir, campos en tablas de bases de datos (como en Excel).
Cada fila en las tablas de la base de datos se llama " GRABANDO" y tiene su propio número de serie, igual que una fila en una hoja de cálculo de Excel. El número de filas, es decir, registros en las tablas de la base de datos, es prácticamente ilimitado.
Todo " REGISTROS"(las filas) en la tabla de la base de datos contienen en cada celda necesariamente el mismo tipo de información correspondiente al nombre" CAMPOS". Ésta es la principal diferencia entre una tabla de base de datos y una hoja de cálculo de Excel. Por ejemplo, en una columna con el nombre de campo " NOMBRE COMPLETO" en todos los registros (es decir, en todas las líneas), verá apellidos específicos de personas;
en la columna con el nombre del campo " Dios" en todos los registros (es decir, en todas las filas) verá los años específicos de nacimiento de los estudiantes;
en la columna con el nombre del campo " NG" en todas las entradas (es decir, en todas las filas) verá números de grupos de estudiantes específicos.
Una base de datos puede incluir no una, sino varias tablas relacionadas.
Excepto Mesas– el objeto principal de la base de datos: la base de datos puede contener otros objetos, a saber:
Forma(uno o mas). Un formulario es una forma de mostrar datos de tablas de bases de datos en la pantalla, conveniente para ingresar datos y verlos.
Pedido(uno o mas). Una consulta es una forma de seleccionar y mostrar datos de tablas de bases de datos según los criterios que especifique.
Informe(uno o mas). Un informe es una forma de seleccionar e imprimir datos de las tablas de la base de datos en la forma en que los requiere el usuario, es decir, usted.
Macro(uno o mas). Una macro es un conjunto de comandos de macro que realizan determinadas operaciones con la base de datos, por ejemplo, imprimir informes.
Módulo(uno o mas). Un módulo es un programa en el lenguaje de programación Access Basic que se utiliza en una base de datos para realizar tareas no triviales.
Todos los objetos enumerados, si fueron creados, son parte del archivo de base de datos con la extensión . mdb.
3)El trabajo de creación de una base de datos multitablas incluye 4 etapas:
1ra etapa. Diseñar la estructura de la base de datos, es decir, determinar el número de Tablas, su finalidad y composición.
2da etapa. Diseñar Tablas de Base de Datos, es decir, especificar Campos, sus tipos y propiedades para cada una de las Tablas.
3ra etapa. Crear un esquema de base de datos, es decir, definir y establecer conexiones entre tablas de bases de datos.
4ta etapa. Ingresar datos en tablas de bases de datos vacías.
Diseño de estructura de base de datos – 1ra etapa
Diseñar la estructura de la base de datos.– se trata de determinar el número de tablas en la base de datos, su finalidad y composición. Tú y yo ya hemos hecho este trabajo, pues hemos identificado 6 tablas ("Estudiante", "Grupo", "Departamento", "Estudio", "Logros" y "Profesores") necesarias para crear la Base de Datos del Instituto, que permite la admisión de estudiantes, formar grupos en departamentos individuales y también tener en cuenta el desempeño de los estudiantes.
Diseño de tablas de bases de datos vacías: etapa 2
Diseño de tablas de bases de datos– esta es la tarea de los Nombres de Campo en cada una de las Tablas y la definición de Tipos de Datos y propiedades de cada uno de los Campos. Hay varias formas (modos) de construir tablas:
modo constructor,
modo de mesa,
Modo Asistente de tablas.
Cada uno de estos métodos tiene sus propias ventajas y desventajas. Intenta utilizar los tres métodos para construir las tablas de la base de datos que está creando.
En la primera parte de este manual ya se creó una base de datos con las tablas “Estudiante” y “Asunto”.
4)Creación de un esquema de base de datos: etapa 3
Crear un esquema de Base de Datos es definir las relaciones entre las tablas incluidas en esta base de datos, o más precisamente, entre campos específicos de estas tablas.
Cuando las tablas están vinculadas, los cambios en una de ellas se transfieren automáticamente a la otra. El objetivo principal de vincular tablas es evitar la duplicación de información en la base de datos.
Parte práctica.
El taller de trabajo de laboratorio consta de 33 ejercicios: completados –33
He aprendido elementos de Access como...
Creando una base de datos simple:
mouse" o el comando "Ancho de columna" en el menú "Formato":
Crear y utilizar una "Consulta con un parámetro":
Creando un nuevo objeto en la Base de Datos - "Formularios":
Crear y utilizar un nuevo objeto de base de datos - "Informe":
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Seleccionar un tipo de formulario:
Trabajo independiente - prueba.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" ancho="623" alto="499">
Tiempo dedicado al trabajo de laboratorio: 140 minutos, incluyendo:
Taller: 80 min;
Documentación: 45 min;
25.1 Información teórica
Explorar bases teóricas creación de formularios en la base de datos Access, discutidos en el curso, en la sección "Informes en la base de datos Access 2007 - 2010" u otras fuentes de información.
25.2. objetivo del trabajo
Creación de informes en la base de datos de Access utilizando el Asistente y el Diseñador.
25.3. Formulación del problema
Datos iniciales:
- Área temática: "Oficina del Decano" (actuación de los estudiantes).
- Principales entidades temáticas significativas: Estudiantes, Grupos de estudiantes, Disciplinas, Rendimiento académico.
El plan de trabajo:
- Cree los informes necesarios para mostrar información de la base de datos creada en el Laboratorio #23.
- Compruebe que los informes funcionen (para informes con parámetros, utilice varios valores).
- Guarde los informes.
- Elaborar un informe de laboratorio.
25.4. Ejecución de obra paso a paso.
Para crear un informe, siga estos pasos:
Arroz. 25.1
25.4.1. Editar un informe
Para editar un informe, siga estos pasos:
- eliminar los campos del código de estudiante en el encabezado y el área de datos;
- Mueva todos los campos del encabezado y del área de datos hacia la izquierda.
- Cambie el texto en el título de la página:
- En la sección Título del informe, seleccione Estudiantes.
- Coloque el puntero del mouse a la derecha de la palabra Estudiantes para que el puntero cambie a una barra vertical (el cursor de entrada) y haga clic en esa posición.
- Ingrese NTU “KhPI” y presione Enter.
- Mueva el título. En el pie de página, seleccione el campo =Ahora() y arrástrelo al encabezado del informe bajo el nombre Estudiantes. La fecha aparecerá debajo del título.
- Para ver el informe, haga clic en el botón "Vista previa" en la barra de herramientas "Diseñador de informes".
25.4.2. Formatear un informe
Para formatear el informe, haga lo siguiente:
- Seleccione el título Estudiantes de NTU "KhPI".
- Cambie el tipo de letra, el estilo y el color de la fuente, así como el color de relleno del fondo.
- En la barra de herramientas del Diseñador de informes, haga clic en el botón Vista previa para obtener una vista previa del informe.
25.4.3. Cambiar el estilo del informe
Para cambiar el estilo del informe, haga lo siguiente:
- En la barra de herramientas del Diseñador de informes, haga clic en el botón Autoformato para abrir el cuadro de diálogo Autoformato.
- En la lista de estilos de objeto 'Informe-formato automático', haga clic en el elemento Estricto y luego haga clic en el botón Aceptar. El informe tendrá el formato Estricto.
- Cambia al modo de vista previa. El informe se mostrará en el estilo que seleccionó. De ahora en adelante, todos los informes creados utilizando la función AutoInforme tendrán el estilo Estricto hasta que especifique un estilo diferente en la ventana Autoformato.
25.4.4. Cerrar
Cuéntale a tu maestro sobre tu trabajo completado. Después de permitir el apagado, cierre el programa de aplicación. acceso Microsoft, después de lo cual podrá comenzar a realizar pruebas sobre el trabajo completado.
