نمونه فایل اکسل برای نظارت بر اجرای وظایف. ما فرم های کنترل تغییر پروژه را در اکسل ایجاد می کنیم

کنترل تغییر - سازماندهی آن، ما باید فرم ها و ابزارهای گزارش دهی مورد نیاز برای مدیریت این فرآیند را ایجاد کنیم. بیایید با فرم درخواست تغییر شروع کنیم.

تغییر فرم درخواست

ابتدا یک فرم درخواست تغییر ایجاد می کنیم. اینجاست که فرآیند کنترل تغییر آغاز می شود. همانطور که در بالا گفته شد، درخواست تغییر باید همیشه به صورت کتبی ارسال شود و داشتن یک فرم خاص به این قانون وزن بیشتری در چشم سهامداران پروژه می دهد. در شکل شکل 1 نمونه ای از قالب فرم درخواست تغییر را نشان می دهد.

لطفاً توجه داشته باشید که ما یک خط برای شماره پیگیری به سربرگ این فرم (خط شماره پیگیری) اضافه کرده ایم. مانند بسیاری از اشیاء دیگر که شماره‌های منحصربه‌فردی برای ردیابی آن‌ها اختصاص داده‌ایم، باید همین کار را برای درخواست‌های تغییر انجام دهیم. هنگامی که فهرست چنین درخواست هایی به اندازه چشمگیر افزایش می یابد، این شماره های شناسایی منحصر به فرد نیز به ما کمک می کنند تا درخواست ها را ردیابی کنیم و گزارش هایی را در مورد هر یک از آنها جمع آوری کنیم.

شخصی که درخواست تغییر را ارسال می کند باید تاریخ (خط تاریخ)، نام خانوادگی (خط درخواست کننده) و اطلاعات تماس و همچنین شرح تغییر درخواستی (شرح خط تغییر) را ارائه دهد. علاوه بر این، توضیح مختصری برای تغییر باید ارائه شود. این اطلاعات توسط هیئت کنترل تغییرات هنگام تصمیم گیری برای تأیید یا رد تغییر درخواستی استفاده می شود. این توجیه همچنین باید مزایایی را که محصول نهایی پروژه یا سازمان در کل ممکن است در صورت ایجاد چنین تغییری داشته باشد برجسته کند.

مستندسازی (تاثیر در صورت عدم انجام تغییر خط) عواقب احتمالی پروژه در صورت عدم ایجاد تغییر درخواستی بسیار مهم است. در اینجا می توانید به مواردی مانند سود از دست رفته، دشواری بهبودهای آینده و رضایت مشتری توجه کنید. هرگونه راه حل جایگزین (خط راه حل های جایگزین) که ممکن است برای شخص ارسال کننده درخواست شناخته شود، باید در آخرین خط این بخش از فرم ثبت شود.

بخش بعدی توسط مدیر پروژه تکمیل می شود. در اینجا باید پیامدهای احتمالی معرفی را مستند کنید این تغییر، توجه ویژه به سه محدودیت هزینه، زمان بندی، مقیاس پروژه. همچنین باید دلایل خود را برای اینکه چرا باید (یا نباید) تغییر ایجاد شود، توجیه کنید.

قسمت آخر نیز باید توسط مدیر پروژه تکمیل شود. در اینجا باید تاریخ جلسه هیئت کنترل تغییرات، تصمیم نهایی در مورد تغییر درخواستی و نام شرکت کنندگان جلسه یا شخصی که تصمیم نهایی را گرفته است را مشخص کنید.

تغییر گزارش درخواست

وقتی درخواست‌های تغییر شروع به ورود می‌کنند، باید از راهی برای ردیابی آن درخواست‌ها استفاده کنید. ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از صفحه گسترده اکسل است. ما قبلاً در مورد جداول اکسل صحبت کرده ایم و اکنون فقط موارد مورد نیاز را به طور خلاصه یادآوری می کنیم این لحظه، اما اگر به موارد بیشتری نیاز دارید اطلاعات دقیق، می توانید به مطالب داده شده برگردید. در شکل شکل 2 گزارش کنترل تغییرات ما را نشان می دهد.

برای ایجاد چنین جدولی، محدوده سلول های A6-H12 را انتخاب کنید. در گروه سبک ها(Styles) از تب Home، روی نماد کلیک کنید قالب بندی به عنوان جدول(قالب کردن به صورت جدول). سپس فرمت جدول مناسب را از منوی ظاهر شده انتخاب کنید. در نتیجه اقدامات شما، یک کادر محاوره ای روی صفحه ظاهر می شود قالب بندی به عنوان جدول(قالب بندی جدول)، که در شکل نشان داده شده است. 3. جعبه متن واحد در این پنجره محدوده سلول های موجود در جدول را نشان می دهد. فراموش نکنید که کادر را علامت بزنید جدول من سرصفحه دارد(جدول با سرصفحه) (زیرا در این مثال یک ردیف سرصفحه را در محدوده سلول های انتخاب شده، یعنی ردیف 6 قرار داده ایم)، در غیر این صورت اکسل ردیف سرصفحه را به طور خودکار اضافه می کند.

همانطور که ممکن است متوجه شده باشید، گزارش کنترل تغییر شامل فیلدهایی است که در فرم درخواست تغییر وجود دارد. به لطف یک صفحه گسترده، می‌توانیم بر اساس داده‌های موجود در جدول مرتب کنیم. به عنوان مثال، می توانید درخواست ها را بر اساس نوع تصمیم گیری در مورد آن درخواست ها (تأیید، رد، لغو، یا به تعویق انداختن) مرتب کنید.

نوع جدیدی از اطلاعات را در ستون E اضافه کرده‌ایم: شدت، که یک مقدار عددی است که پیامدهای احتمالی را در صورت عدم ایجاد تغییر درخواستی در پروژه نشان می‌دهد. این نوع اطلاعات ممکن است برای همه درخواست‌های تغییر مورد نیاز نباشد. اما اگر درجه شدت پروژه‌هایی را که شامل دستیابی به محصول یا نتیجه هستند (مثلاً یک محصول جدید) مشخص کنید. برنامه کامپیوتری) - در این صورت ارزیابی عواقب احتمالی عدم اجرای تغییر درخواستی بسیار آسان خواهد بود. درجه شدت در مقیاس پنج درجه ای ارزیابی می شود. ممکن است چیزی شبیه این به نظر برسد:

• 1 = پیامدهای بحرانی. پروژه ممکن است با شکست به پایان برسد (یا قبلاً به پایان رسیده است). کار روی پروژه باید متوقف شود
• 2 = پیامدهای جدی پروژه ممکن است با شکست به پایان برسد. کار روی پروژه باید متوقف شود
• 3 = پیامدهای متوسط; پروژه ممکن است با شکست به پایان برسد. کار روی پروژه می تواند ادامه یابد
• 4 = تاثیر جزئی. شکست پروژه بعید است؛ کار روی پروژه می تواند ادامه یابد
• 5 = حداقل یا بدون عواقب. تغییر درخواستی باید منجر به بهبود عملکرد محصول نهایی پروژه شود

سطح شدت باید توسط مدیر پروژه مشخص شود. تعاریف و توضیحات درجات مختلف باید در ابتدای پروژه مستند شود (اگر قبلاً توسط دفتر مدیریت پروژه تعریف نشده باشد). اعضای هیئت کنترل تغییر و/یا مجریان مستقیم پروژه را در نوشتن شرح عواقب احتمالی عدم ایجاد تغییرات درخواستی درگیر کنید.

تبدیل جدول به محدوده

شاید لازم باشد تمام داده های یک جدول را حذف کنید در حالی که خود جدول دست نخورده باقی بماند؟ به انجیر نگاهی بیندازید. 4، که نمونه ای از گزارش کنترل تغییر برای پروژه Grant St را نشان می دهد. حرکت.

احتمالاً مدیر دفتر خیابان پارک. او بیش از حد فریب خورده بود و معتقد بود که می تواند تاریخ انتقال دفتر خود را به ساختمان جدیدی در خیابان گرانت تغییر دهد، اما با این وجود چنین تلاشی کرد که با این حال لغو شد. اما ما تا حدودی از موضوع اصلی بحث خود دور شدیم.

فرض کنید شخصی به طور تصادفی اطلاعات خود را در قالب گزارش کنترل تغییرات ما وارد کرده و آن را با داده های پروژه خود در یک جدول ذخیره کرده است. اکنون باید این داده ها را از جدول حذف کنیم. سلول‌های حاوی داده‌هایی را که باید حذف شوند انتخاب کنید (در این مورد، سلول‌هایی در محدوده A7 تا 118). با دکمه سمت راست ماوس روی انتخاب کلیک کنید و در قسمت ظاهر شده کلیک کنید منوی زمینه(شکل 5) دستور را انتخاب کنید پاک کردن مطالب(پاک کردن مطالب) - داده های مربوطه در سلول های انتخاب شده بلافاصله از بین می روند. اگر محتویات جدول را ناخواسته پاک کردید، بلافاصله با فشار دادن کلید ترکیبی، داده های حذف شده را بازیابی کنید Ctrl+Z، که مربوط به اجرای دستور است واگرد(لغو).

اکنون فرض می کنیم که دیگر نیازی به ذخیره داده های خود در قالب جدول ندارید و می خواهید آنها را به یک محدوده معمولی از سلول ها تبدیل کنید. برای این کار باید تمام سلول های جدول از جمله هدر را انتخاب کنید. در مورد ما، ما باید سلول هایی را در محدوده A6 تا H12 انتخاب کنیم. سپس مانند حالت قبل بر روی انتخاب کلیک راست کرده و در منوی زمینه ظاهر شده (شکل 6) دستور را انتخاب کنید. جدول → تبدیل به محدوده(جدول ← تبدیل به محدوده).

یک سیستم کنترل خودکار به راحتی به شما این امکان را می دهد که همه وظایف را نه تنها بر اساس مهلت، بلکه بر اساس مجری مشاهده کنید و بنابراین بارگیری هر کدام را مشاهده کنید و لیستی از اسناد تکمیل نشده را با مهلت منقضی ارائه دهید که هنوز توسط مجری در نظر گرفته نشده است. . این برنامه به شما اجازه می دهد تا حقوق دسترسی را متمایز کنید، گزارش های لازم را برای مدیریت تهیه کنید ...
پیکربندی به راحتی و به سرعت توسط کاربر پیکربندی می شود.

این برنامه شامل گزارش های زیر است:
- فهرست وظایف در تاریخ
- گواهی انجام انضباط
- انجام وظایف با نقض مهلت مقرر
- وظایف تحت کنترل

برنامه Automated Task Execution Control قابلیت های زیر را در اختیار کاربران قرار می دهد:
خطاب به مدیران:
. ایجاد (ثبت) کارت های وظیفه جدید؛
. نظارت بر وضعیت خلاصه تکالیف جاری برای همه مجریان و آمار رشته عملکرد؛
. با در نظر گرفتن به تعویق انداختن مهلت ها، پیشرفت وظایف خاص را برای هر یک از مجریان کنترل کنید.
. انجام مبادله متنی اطلاعات با مجریان در حین اجرای کار؛
. ثبت واقعیت تکمیل (وظایف "بستن")؛
. جستجو برای وظایف با استفاده از معیارهای مختلف؛
. مشاهده آرشیو کارهای بسته؛
. چاپ، صادرات به MS Word و MS Excel یک کار جداگانه.
. چاپ، صادرات به MS Word و MS لیست های اکسلوظایف بر اساس معیارهای مختلف؛

. تولید گزارش در مورد اجرای وظایف و نظم عملکرد.

مجریان:
. دریافت وظایف جدید از مدیریت؛
. وضعیت خلاصه وظایف فعلی خود را کنترل کنید.
. انجام مبادله متنی اطلاعات با مدیریت و همکاران در حین اجرای وظایف؛
. ثبت واقعیت تکمیل کار؛
. با استفاده از معیارهای مختلف، تکالیف خود را جستجو کنید.
. مشاهده آرشیو کارهای تکمیل شده؛
. علامت گذاری خودکار وظایف عقب افتاده؛
. چاپ، صادرات به Word و Excel به صورت فردی یا لیستی از وظایف با توجه به معیارهای مختلف.

برای اهداف اطلاعاتی شما می توانید، که محدودیت زمانی دارد: 50 روز، و هیچ محدودیت عملکردی ندارد. در پایان دوره آزمایشی، باید مجوز خریداری کنید. پس از پرداخت شما یک شخصی دریافت می کنید کد مجوزبه برنامه از طریق ایمیل هنگام شروع برنامه باید در کادر محاوره ای "فعال سازی" وارد شود و نسخه آزمایشی شما تبدیل می شود نسخه کاملبدون محدودیت زمانی و عملکردی، کد مجوز از نظر زمانی محدود نمی شود.

اطلاعات برای خریداران:

1. با خرید یکی از لایسنس های ارائه شده برای برنامه، می توانید کد لایسنس را روی تعداد نامحدودی کامپیوتر (ایستگاه های کاری در شبکه) نصب کنید.

2. مجوز شبکه بدون محدودیت، امکان استفاده برای همیشه از نسخه و مجوزی که خریداری کرده اید.

3. امکان دانلود رایگان آپدیت نرم افزار به مدت 1 سال.

5. می توانید از برنامه خریداری شده در فعالیت های تجاری خود استفاده کنید.

مزایای این برنامه

ساختار پایگاه داده انعطاف پذیر
می توانید جداول و فیلدهای جدیدی را در آنها ایجاد کنید (ذخیره شده و محاسبه شده)، لیست های کشویی را تعریف کنید، جدول های فرعی را اختصاص دهید، نماها و گزارش ها ایجاد کنید، و بسیاری موارد دیگر. این سیستم را می توان برای هر موضوعی بدون دانش خاصی تنظیم کرد.

تولید اسناد اداری با داده ها از پایگاه داده با استفاده از الگوها
شما می توانید قالب ایجاد کنید اسناد Word, فرمت های اکسلبا متن ایستا، تصاویر، و همچنین نشانک هایی که داده های جاری از پایگاه داده در هنگام تولید سند در آنها درج می شود.

ذخیره تصاویر در پایگاه داده و پیوندهایی به اسناد با فرمت های مختلف
هر ورودی جدول را می توان به تصاویر ذخیره شده در خود پایگاه داده و همچنین پیوندهایی به فایل های ذخیره شده در جایی در سرور فایل پیوند داد، در حالی که تمام اطلاعات لازم برای جستجو، فیلتر کردن و طبقه بندی اسناد آسان در پایگاه داده قرار خواهند گرفت.

رابط کاربری راحت و بسیار قابل تنظیم
می‌توانید مرتب‌سازی کنید، فیلتر کنید، رکوردها را بر اساس هر فیلدی جستجو کنید، ترتیب و عرض فیلدها، ارتفاع ردیف‌ها را تغییر دهید، قوانین رنگی را برای ردیف‌ها و سلول‌ها تنظیم کنید، فرمول‌هایی را برای محاسبه مجموع‌ها، و بر اساس فیلدهای داده شده یک درخت بسازید. می توانید مستقیماً در جدول (سبک اکسل) یا از طریق یک فرم جداگانه که به طور انعطاف پذیر قابل تنظیم است، ورودی ها را وارد کنید.

فیلترها، مرتب سازی، فیلدهای محاسبه شده، نماها
حداکثر شرایط فیلتر داده انعطاف پذیر، مقادیر زیادی از پیش تعیین شده ("شروع با"، "شامل"، "امروز"، "دیروز"...). مجموعه های مختلفی از فیلترها را می توان در فایل ها برای استفاده مجدد ذخیره کرد. امکان تنظیم فرمول برای فیلدهای محاسبه شده (از جمله عبارات SQL) و ساخت نمای جدولی که فیلدها را از جداول مختلف و فیلدهای محاسبه شده نمایش می دهد.

ایجاد و تنظیم گزارش و یادآوری برای شرایط مختلف
می توانید قوانین یادآوری را تنظیم کنید که بر اساس آن یک فرم یادآوری به یک کاربر خاص نشان داده می شود.

حالت شبکه و چند نفره
هنگام استفاده از حالت چند کاربره، حقوق دسترسی به طور انعطاف‌پذیر برای هر کاربر با توجه به پارامترهای زیر پیکربندی می‌شود: قابلیت مشاهده و در دسترس بودن آیتم‌های منو، برگه‌های اصلی، جداول، فیلدها و سوابق برای مشاهده و ویرایش.

واردات و صادرات داده ها
واردات داده های جدولی از فایل های اکسل و اکسس پشتیبانی می شود. صادرات در Word، Excel، HTML امکان پذیر است.

استاندارد DBMS مایکروسافتاکسس یا مایکروسافت SQL Server
بدون "جعبه سیاه". ما یک فرمت استاندارد ذخیره سازی داده داریم - MS Access یا سرویس گیرنده-سرور MS SQL Server. هر دوی این DBMS ها بسیار قابل اعتماد هستند، استانداردهای شناخته شده ای هستند و در کلاس خود پیشرو هستند. این مزیت‌هایی را نسبت به فرمت‌های بسته ارائه می‌کند: توانایی مدیریت، اصلاح، بهینه‌سازی، ادغام با سیستم‌های دیگر... می‌توانید دکمه‌های سفارشی را در برنامه اضافه کنید، که در صورت انتخاب، اجرا می‌شوند. اقدامات لازم(به عنوان مثال، برخی به طور مستقیم با پایگاه داده کار می کنند، راه اندازی می شود برنامه های شخص ثالثو غیره.).

همانطور که می دانید، عملکرد یک دستیار یا دستیار شخصی (مهم نیست که این موقعیت در کتاب کار چه نامیده می شود) در شرکت های مختلف بسته به مشخصات و اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی پذیرفته شده در شرکت و شخصیت متفاوت است. از مدیر. با این حال، مسئولیت هایی وجود دارد که هر دستیار شخصی بدون توجه به محل کارش به سادگی نمی تواند بدون آنها انجام دهد. از جمله این موارد کنترل بر اجرای دستورات است.

در بسیاری از سازمان ها، عدم انجام دستورات و عدم کنترل بر اجرای به موقع آنها یک مشکل است، به اصطلاح. " تنگنا"(از انگلیسی) تنگنا- گلوگاه)، یعنی. یک مانع جدی که فرآیندهای تجاری شرکت را به شدت کند می کند. خیلی چیزها واقعاً به دستیار اینجا بستگی دارد! با این حال، همه چیز آنقدر واضح نیست که در نگاه اول به نظر می رسد. ما اغلب با شرایطی مواجه می شویم که یک دستیار غیرقابل جایگزین ناگهان بیمار می شود یا به تعطیلات می رود یا برای یک بار هم که شده به یک سفر کاری می رود و در زمان غیبت او ... کار متوقف شده است، سفارشات ثبت نمی شود، ضرب الاجل از دست می رود و مسئولین ناشناس هستند. به عنوان یک قاعده، این نه چندان در مورد ضروری بودن کارمند، بلکه در مورد عدم وجود یک سیستم صحبت می کند. بنابراین، وظیفه دستیار ایجاد سیستمی برای نظارت بر اجرای دستورات است. و سیستم، همانطور که می دانیم، تا حد زیادی قادر است عملکرد خود را به تنهایی حفظ کند. و شما نمی توانید این را به تنهایی مدیریت کنید! اما بیایید با همه چیز به ترتیب برخورد کنیم.

کنترل و انواع آن

فیل را که می گویند باید تکه تکه خورد. و ارزش آن را دارد که با اصطلاحات شروع کنیم.

کنترل- این مقایسه طرح با وضعیت واقعی امور است. کنترل حتی انحرافات کوچک را از نتایج و اقدامات برنامه ریزی شده افراد آشکار می کند و تغییر وضعیت را ممکن می سازد.

انواع زیر از کنترل متمایز می شود:

1. مقدماتی. قبل از شروع واقعی کار بر روی تکلیف توسط مدیر انجام می شود. کنترل اولیه با در نظر گرفتن منابع انسانی، مادی و مالی استفاده می شود، یعنی قبل از دادن دستور کار، مدیر باید مطمئن شود که مجری منابع لازم برای اجرای آن را دارد.

2. مفهومی (ورودی).برای شفاف سازی استفاده می شود:

آیا مجری می داند که تکلیفی دارد؟

شخصی که آن را حل خواهد کرد چگونه مشکل را درک کرد؟

دقیقاً چگونه این کار را انجام خواهد داد؟

این نوع کنترل توسط دستیار مدیر و بلافاصله پس از تنظیم سفارش انجام می شود. هدف بررسی درک مجری از ماهیت سفارش و به موقع بودن اجرای آن است. در این مرحله، وظیفه دستیار این است که توجه مجری را به در دسترس بودن تکلیف، زمان بندی و اولویت کار جلب کند و اطمینان حاصل کند که کار برای انجام کار پذیرفته شده است. در این مورد، دستیار باید تکالیف فوری و مهم را برجسته کند (ماتریس آیزنهاور را به خاطر بسپارید)، به عنوان مثال، به شرح زیر: "لطفاً توجه داشته باشید که این تکلیف مهم و فوری است!" این عبارت جادویی، که در زمان مناسب تلفظ می شود، به جلوگیری از بسیاری از سوء تفاهم ها و از دست دادن نابخشودنی زمان کمک می کند - غیرقابل قبول است که اجازه دهید روند رتبه بندی وظایف بر اساس اولویت مسیر خود را طی کند، زیرا نظر مجریان همیشه با موارد منطبق نیست. نظر مدیر فراموش نکنید که آنچه برای شما آشکار است ممکن است برای دیگران اینطور نباشد.

3. جریان (متوسط، کنترل فرآیند).هدف ارزیابی روند فعلی فعالیت است: چگونه کار انجام می شود، چه چیزی قبلاً انجام شده است، چه مشکلاتی بوجود آمده است. این نوع کنترل زمانی توسط دستیار انجام می شود که کار از قبل در حال انجام است، اما مهلت تکمیل سفارش هنوز فرا نرسیده است. وظیفه کنترل شناسایی سریع انحرافاتی است که در حین کار ایجاد می شود و مدیر را در مورد آنها برای اصلاح احتمالی آگاه می کند. پارامترهای مشخص شده. کنترل فعلی بر اساس بازخورد.

4. نهایی (نهایی، کنترل نتیجه).برای ارزیابی اینکه آیا یک هدف در تاریخ معین به دست می آید یا خیر استفاده می شود.

نتایج واقعی به‌دست‌آمده با نتایج قبلی مقایسه می‌شوند. علیرغم اینکه در این مرحله برای تداخل در کار بسیار دیر شده است، این کنترل ضروری است. نشان می دهد که مجریان به چه نتایجی رسیده اند و نارسایی ها و کاستی ها را در کارشان آشکار می کند. به آموختن درس برای آینده کمک می کند. به عنوان یک قاعده، در این مرحله مدیر و دستیار با هم کار می کنند، زیرا صلاحیت دستیار ممکن است برای تعیین کامل و صحت تکلیف کافی نباشد.

چه چیزی و چگونه کنترل شود

توزیع مسئولیت برای اطمینان از کنترل در حوزه های کلیدی به اندازه سازمان بستگی دارد:

برای کنترل	اندازه شرکت	مسئولبرای اطمینان از کنترل
هنجارها و الزامات قانونی	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان وکیل، حسابدار خدمات حقوقی، حسابداری خدمات حقوقی و روسای حوزه ها
دستورات رهبر	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر دستیار و روسای حوزه ها
الزامات اسناد نظارتی محلی	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر رؤسای فعالیت ها
دستورات فردی مدیر	تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر
دستورالعمل های دریافت شده از مرکز شرکت	تا 1500 نفر تا 2500 نفر بیش از 2500 نفر	دستیار مدیر دستیار مدیر و دبیرخانه مدیریت پرونده

"کنترل" و "نظارت" چیزهای متفاوتی هستند!

برای اینکه در نهایت بفهمیم چه چیزی چیست، ارزش توجه به اصطلاح دیگری را دارد که اغلب در مدیریت مدرن یافت می شود - "نظارت". اغلب در ادبیات، از مفاهیم "کنترل" و "نظارت" به عنوان یکسان استفاده می شود، اما اینها اساسا چیزهای متفاوتی هستند! برای اعمال یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت اجرای دستورات، این تفاوت باید درک شود. اگر نظارت بر- این نظارت بر پارامترهای یک شی با ضبط و ذخیره داده ها است، سپس کنترل- این یک مشاهده واجب است تاثیر بر روی جسمدر صورتی که مقادیر پارامتر از حد مجاز فراتر رود. در رابطه با تکالیف، این بدان معناست که دستیار باید یک ابزار نظارتی داشته باشد، یعنی. یک پایگاه داده خاص را نگهداری می کند که در آن دستورالعمل ها، مهلت ها، افراد مسئول و وضعیت اجرا (تکمیل یا تکمیل نشده) را ثبت می کند. با این حال، برای ایجاد یک سیستم کنترل موثر، صرفاً نگه داشتن آمار کافی نیست - کنترل مستلزم مدیریت فعال وضعیت، تعدیل و نفوذ است، به عنوان مثال. تأثیر آگاهانه هدفمند به منظور دستیابی به پویایی مثبت در رشته اجرا.

چگونه از اجرای دستورات اطمینان حاصل کنیم؟

برای انجام دستورات، یک رویکرد یکپارچه برای حل این مشکل ضروری است. سیستم کنترل اجرای سفارش با رعایت اصول زیر عمل خواهد کرد:

1) اولویت بالای مدیریتمدیر باید نشان دهد که رعایت دقیق دستورالعمل های او برای او و شرکت مهم است.

2) بحث مشترک در مورد رویکردهای حل مشکل.برای در نظر گرفتن همه خطرات و بررسی همه جانبه موضوع، لازم است همه شرکت کنندگان در این فرآیند در بحث شرکت کنند - هم مدیری که دستورالعمل ها را ارائه می دهد و هم دستیار ناظر آنها و همچنین مدیرانی که مستقیماً مسئول خواهند بود. اجرا. موافقت نامه ها باید در درجه اول مربوط به روش های کسب اطلاعات در مورد دستورالعمل ها و مهلت ها، قالب گزارش اجرا، روش زمان بندی مجدد، رویکردهای پاداش یا مجازات در صورت عدم اجرای دستورالعمل ها باشد. همچنین مدیر باید به زیردستان خود در مورد اختیارات دستیار در زمینه نظارت بر اجرای دستورات اطلاع دهد (اگر فرد جدیدی در تیم هستید و هنوز اقتدار کسب نکرده اید، در این مورد از مدیر خود بپرسید).

3) اطلاع رسانی به کلیه کارکنان شرکت از استقرار سامانه نظارت بر اجرای سفارشات.لازم است از شفافیت رویکردها اطمینان حاصل شود، یعنی. قوانین باید در سند نظارتی محلی شرکت رسمی شود.

4) سازگاری و نظم.انضباط اجرایی افزایش می یابد اگر کارکنان مطمئن باشند که هر تکلیفی ثبت می شود، هر تکلیفی باید حسابرسی شود، هیچ یک از آنها از قلم نمی افتد یا فراموش نمی شود، و عدم اجرای دستورالعمل های مدیریت ناگزیر مجازات می شود. (بی درنگ ارزش دارد که روش اطلاع رسانی را پیش بینی کنیم، زیرا دستورالعمل ها ممکن است پیشینی غیرقابل اجرا باشند یا دلایل قانع کننده ای برای عدم رعایت به موقع داشته باشند. هر یک از این موارد باید به صورت جداگانه مورد بررسی قرار گیرد.)

شما می گویید به نظر وظیفه ای است. این تا حدی درست است. نقش دستیار چیست؟ دستیار دقیقاً همان کارمند شرکت است که باید به مدیر اطلاع دهد که مشکلی وجود دارد، خطرات خاصی را به دنبال دارد، که شما سعی می کنید "انگشت خود را روی نبض" نگه دارید (و تا کنون به لطف شما تا حد زیادی موفق شده است. ویژگی های شخصی)، اما نبود سیستم دیر یا زود خود را نشان می دهد و شما را نگران می کند.

نکته اصلی این است که فراموش نکنید که بگویید که شما یک پیشنهاد خاص در مورد نحوه سازماندهی یک سیستم کنترل دارید (یعنی این نباید فقط یک مشکل در یک بشقاب نقره ای باشد، بلکه یک مشکل و گزینه هایی برای حل آن باشد).

حتی اگر کارمند جدید شرکت هستید، نباید از نزدیک شدن به مدیر خود با چنین پیشنهادی بترسید. اگر تاکنون به دلیل انجام نشدن/موقعیت/عدم ثبت سفارش هیچ اتفاق مرگباری در شرکت شما رخ نداده است، مدیر شما باز هم گوش های پیشنهادی شما را کر نخواهد کرد. احتمالاً هیچ فردی در کل شرکت بیشتر علاقه مند به حل این مشکل نیست.

اهمیت ارتباط موثر

فرض کنید پیشنهاد شما پذیرفته شد: مدیر اهمیت کار را مشخص کرد، نقش شما را در این فرآیند اعلام کرد، محلی را تأیید کرد. سند هنجاریبا تنظیم فرآیند، همه کارکنان شرکت مطلع می شوند. بعدش چی؟ اگر در این مرحله تسلیم شوید، سند منتشر شده خطر دارد که به عنوان یک تکه کاغذ بی روح باقی بماند. چگونه می توان این همه کار را انجام داد؟

پاسخ در درجه اول در مهارت های ارتباطی موثر دستیار نهفته است. بله، این همان عبارتی است که اغلب در رزومه های پست های اداری می بینیم. داشتن چنین مهارت هایی برای یک دستیار حیاتی است. در مفهوم محدود، در رابطه با نظارت بر اجرای دستورات، ارتباط مؤثر راهی برای انتقال سریع اطلاعات بدون تحریف و دریافت بازخورد در مورد درک صحیح «پیام» است.

ارتباط موثر ایجاد می شود:

موثر یا بی اثر؟

ارتباط ناکارآمد مشاجره با دیگران است که با هدف محافظت از اهداف و برنامه های شما انجام می شود. دلالت بر حضور برنده و بازنده دارد. این سبک از "ارتباطات" طبقه بندی شده است: "درست" و "اشتباه"، "پیروزی" و "شکست"، "خوب" و "بد"، بدون در نظر گرفتن حالت های میانی وجود دارد. تنها یک نظر صحیح وجود دارد، بنابراین ما می توانیم از دیدگاه ها و تجربیات افرادی که می توانند دانش ما را از جهان غنی کنند و تصویری کل نگر تشکیل دهند، غفلت کنیم. در عوض، ما مدام از دیدگاه های محدود خود دفاع می کنیم. مکث در درگیری زمانی موفقیت آمیز تلقی می شود که مدافع به طور موقت عقب نشینی کند. در نهایت، اختلاف منجر به مقاومت، از دست دادن کارایی تیم و حتی خرابکاری می شود تا زمانی که تعادل قدرت و احترام حاکم شود.

ارتباط موثر به نوبه خود با هدف درک دیدگاه ها، احساسات و نظرات دیگران است. وقتی دو طرف به حرف یکدیگر گوش می دهند، هر دو برنده می شوند. درک متقابل و احترام اساس همکاری، وابستگی متقابل و وفاداری می شود. اگر هر یک از طرفین بگویند: «بله، دقیقاً منظورم همین بود، موفقیت حاصل خواهد شد. مرا درک می کنی».

ارتباط موثر بدون شک برای اجرای موفقیت آمیز اهداف سازمان ضروری است. پیام های تحریف شده و تفسیر نادرست اغلب باعث شکست شرکت ها، ارتش ها و ملت های بزرگ می شود.

مهارت‌های ارتباطی مؤثر به اضداد اجازه می‌دهد تا در کنار یکدیگر وجود داشته باشند - توانایی نهایی برای درک دیدگاه دیگری و یافتن سازش. چرا بحث در مورد اینکه چه کسی درست است و چه کسی اشتباه است؟ هدف از ارتباطات موثر ایجاد و حفظ روابط کاری سودمند متقابل و در نتیجه طولانی مدت است.

در زمینه نظارت بر اجرای دستورات، دستیار باید نشان دهد مهارت های برقراری ارتباط موثردر تمام مراحل دستورالعمل "سفر":

1) تعامل با مدیر هنگام تنظیم دستورالعمل ها.وظیفه دستیار این است که تکلیف را به درستی ثبت کند، و سعی کند به یک طرح هدف گذاری خاص، به عنوان مثال SMART، پایبند باشد. این به زیردستان این امکان را می دهد که بفهمند چه چیزی از آنها خواسته می شود. عبارت دستور باید واضح و به صورت شفاهی باشد (به سوال چه باید کرد؟)، دستور باید مهلت مشخصی داشته باشد و برای هر دستور یک مجری مسئول مشخص شود.

پس از ثبت صحیح سفارش، دستیار باید اطمینان حاصل کند که اشتباهی وجود ندارد و ارائه دهد آخرین نسخهپروتکل یا ثبت دستورالعمل ها به مدیر برای تأیید، یا شفاهی بپرسید: «آیا من شما را درست متوجه شدم؟ ایوانف I.I. آیا باید برنامه اجرای پروژه را تا 11 می 2015 تهیه و برای تصویب ارسال کنید؟

چه اتفاقی افتاده استهوشمندانه?

هوشمندانهمخفف یادمانی است که در مدیریت و مدیریت پروژه برای تعریف اهداف و تعیین اهداف استفاده می شود.
هدف یا وظیفه ای که بر اساس معیارهای SMART ایجاد می شود دارای ویژگی های زیر است:
. اس- خاص (مشخص) - واضح، دقیق، به وضوح توصیف شده است.
. م- قابل اندازه گیری (قابل اندازه گیری) - داشتن شاخص های نتیجه ای که به وسیله آنها می توان فهمید که هدف به دست آمده است. آنها می توانند هم کمی و هم کیفی باشند. بدون این معیارها، ارزیابی تکمیل کار تقریباً غیرممکن است.
. آ- قابل دستیابی (دست یافتنی) - واقع بینانه، اما نیازمند تلاش است که به عنوان یک عامل انگیزشی اضافی عمل می کند.
. آر- مربوط (مناسب) - منطبق با اهداف گسترده تر بخش یا سازمان؛
. تی- محدود به زمان (محدود در زمان) - مهلت های دستیابی به هدف باید تعیین شود.

2) تعامل با مجریان هنگام انتقال سفارشات به محل کار.وظیفه کلیدی در این مرحله این است که اطمینان حاصل شود که پیمانکار از تکلیف مطلع شده و آن را برای کار پذیرفته است. اگر سازمان کوچک است، دستیار یا منشی مستقیماً با مجریان تماس می گیرد پست الکترونیکیا با تلفن در سازمان‌های بزرگ، انجام چنین تعاملی دشوار است، بنابراین دستیار دستور را منتقل می‌کند و مستقیماً با معاونان سازمان در تعامل است و هنگام انتقال سفارشات، اصل آبشاری اعمال می‌شود، به عنوان مثال: EEمدیر بخشEرئیس بخشEمجری مستقیم.

3) اطلاعات مربوط به اجرای سفارش از طریق مسیر معکوس منتقل می شود: مدیر عامل / دستیاربمعاون مدیر کلبمدیر بخشبرئیس بخشبمجری مستقیم

دستیار نقش یک واسطه را در انتقال اطلاعات مربوط به سفارش ایفا می کند. در عین حال، برای کاهش زمان انتقال داده ها به دستیار، توصیه می شود استفاده را ارائه دهید منبع اطلاعاتی، که به شما امکان می دهد اطلاعات خلاصه سفارشات را در آن پست کنید دسترسی عمومیبه عنوان مثال، به پورتال داخلی سازمانی، جایی که هر کارمند می تواند به سرعت ببیند چه تکالیفی دارد و نظرات خود را برای دستیار ارسال کند.

4) هنگام انجام کنترل میانی، لازم است پیش بینی را از پیمانکار روشن کنید:چه در مهلت مقرر باشد و چه در حین اجرا مشخص شود که حجم کار بیشتر از حد انتظار قبلی است یا منابع پیمانکار ناکافی بوده و نیاز به مشارکت کارکنان سایر بخش های ساختاری است. معلوم شد که این کار چند کارکردی است. دستیار باید گفت و گوی سازنده مستمری را با مدیر/ مجری مسئول انجام دهد تا اطلاعات سریع و قابل اعتمادی در مورد پیشرفت اجرا به دست آورد و در صورت بروز مشکلات جدی، تا زمانی که هنوز چیزی قابل اصلاح است، مدیر را در جریان آن قرار دهد. در عین حال، نباید بیش از حد پیش بروید و مزاحم شوید، مجری را مزاحم کنید و حواس او را به چیزهای کوچک پرت کنید. همه شرکت کنندگان در فرآیند باید به وضوح درک کنند که اهداف مشترکی دارند و به کار یکدیگر احترام می گذارند. برای انجام این کار، باید بر روی یک قالب ارتباطی قابل قبول توافق کنید.

5) پس از دریافت اطلاعات در مورد اجرای یک سفارش، دستیار به همراه مدیر، کامل بودن داده های ارائه شده را ارزیابی کرده و در مورد پذیرش سفارش یا بازگرداندن آن برای بازبینی تصمیم گیری می کند. دستیار باید تصمیم اتخاذ شده را به مجری اطلاع دهد.

6) هنگام تولید گزارش تحلیلیحسابداری دقیق مستلزم گزارش گیری و تجزیه و تحلیل منظم بر اساس داده های آماری است. در یک فرکانس مشخص، به عنوان مثال یک بار در ماه، دستیار باید داده های آماری انباشته شده در تکالیف را تجزیه و تحلیل کند و گزارشی در مورد نظم عملکرد ایجاد کند (شکل 1). چنین گزارشی ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد تعداد دستورالعمل‌ها باشد، چه تعداد از آن‌ها به موقع/تأخیر/تکمیل نشده‌اند، کدام بخش‌ها از نظر اجرای به موقع دستورالعمل‌های مدیر رهبر هستند و کدام یک ضد رهبر هستند. مدیر می تواند به صلاحدید خود از این اطلاعات استفاده کند. با این حال، مطلوب است که رویکرد پاداش و مجازات برای همه قابل پیش بینی و یکسان باشد.

برنج. 1

ابزارهای مفید در زرادخانه دستیار

تنوع زیادی از چنین ابزارهایی وجود دارد، اما رعایت اصل کلیدی مهم است - تمام دستورالعمل های مدیر باید تحقق یابد و در یک مخزن واحد وارد شود، جایی که امکان نظارت منظم بر اجرای سفارشات مطابق با اولویت آنها وجود دارد.

پیاده سازی فنی ایده آل است Microsoft Outlook ، زیرا آن را شامل مکانیسم های تنظیمات انعطاف پذیر به اصطلاح. "نمایش کاربران". علاوه بر نماهای استاندارد "توسط مجریان"، "بر اساس دسته ها"، "بر اساس مهلت ها"، می توانید سایر موارد را پیکربندی کنید - "بر اساس کارخانه ها"، "توسط کمیته ها"، "فقط کارهای عقب افتاده، مهلتی که از 5 تا 20 روز پیش» و غیره. پس از پیکربندی، نمای در آینده با یک کلیک ماوس در دسترس خواهد بود. ما در این مورد به تفصیل نمی پردازیم، زیرا ... مجموعه ای از مقالات قبلاً به این ابزار اختصاص داده شده است.

گاهی سیستم مشابهبر اساس پیکربندی شده است سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکیبه عنوان مثال Lotus Notes، Documentum یا Directum که اطلاعات کلیدی مربوط به سفارش در کارت ثبت و کنترل (RCC) ثبت می شود. با این حال، EDMS یک برنامه گران قیمت است که همه سازمان ها توانایی پرداخت آن را ندارند.

یکی از جهانی ترین و در دسترس ترین ابزار برای نظارت بر اجرای دستورات است مایکروسافت برتری داشتن. اگر در آن کار می کنید، می توانید از این برنامه علاوه بر برنامه های موجود استفاده کنید شرکت بزرگ، و به عنوان یک ابزار مستقل. زیبایی آن این است که بر اساس این راه حل فنی، می توانید یک پایگاه داده واحد از سفارشات را با تنظیمات انعطاف پذیر فیلدها و فیلترها بنا به صلاحدید خود ایجاد کنید. چنین ثبت تلفیقی از دستورالعمل ها را می توان در دسترس عموم قرار داد و هر کارمند می تواند جمله بندی، مهلت های زمانی را روشن کند و وضعیت دستورالعمل های خود را پیگیری کند. ابتدا باید حقوق محدودی را برای ویرایش فایل پیکربندی کنید تا از خراب شدن یا حذف تصادفی داده ها جلوگیری کنید.

در MS Excel، نه تنها می‌توانید دستورالعمل‌ها را به صورت دستی وارد کنید، مانند دستورات شفاهی از مدیر، بلکه دستورالعمل‌ها را از EDMS نیز دانلود کنید (اگر این دستورالعمل‌ها از پروتکل‌ها یا دستورالعمل‌هایی هستند که از خارج می‌آیند، برای مثال، درخواست‌های مقامات نظارتی یا ارگان های دولتی یا یک مرکز شرکتی).

با تنظیم فیلدها به روشی خاص، می توانید کدگذاری رنگ را در ستون "وضعیت اجرای سفارش" تنظیم کنید. به عنوان مثال، سفارشی که هنوز وارد نشده است به طور خودکار با رنگ آبی نشان داده می شود. سفارش تکمیل شده به موقع سبز است (برای این، تاریخ های موجود در قسمت های "به دلیل اجرا" و "اجرای واقعی" باید مطابقت داشته باشند). سفارشی که مدت اجرای آن به پایان رسیده و تاییدیه ای مبنی بر دریافت گزارش اجرا دریافت نشده است، به صورت خودکار به عنوان انجام نشده نمایش داده می شود و با رنگ قرمز مشخص می شود.

راه اندازی ثبت سفارشات درام‌اس برتری داشتن

فیلدهای رجیستری با نوشتن یک ماکرو پیکربندی می شوند. برای چنین تنظیم دقیقبهتر است یک متخصص فناوری اطلاعات را درگیر کنید.

اگر متخصص IT وجود ندارد و مهارت برنامه نویسی ندارید، می توانید از روش ساده تر و در دسترس دیگری استفاده کنید.

شما می توانید سلول های جدول را خودتان با استفاده از آن سفارشی کنید ویژگی های قالب بندی شرطی.

برای پیکربندی پر کردن سلول، سلولی را در جدول انتخاب کنید که قالب بندی را برای آن پیکربندی می کنیم (در مورد ما، این سلول است جی10 )، در زبانه خانه - قالب بندی شرطی، در منوی زمینه پیشنهادی - یک قانون ایجاد کنید(شکل 2).

برنج. 3

در نوار فرمول کادر محاوره ای زیر عنوان، باید قاعده ای تنظیم کنید که درست در نظر گرفته شود (شکل 4).

برنج. 4

برای رجیستری ما، پیکربندی متوالی چهار قانون برای یک سلول ضروری است جی10 ، و سپس اقدام خود را به کل ستون "بسط" می دهند جی.

• برای نشان دادن یک سفارش انجام نشده، قانون 1 را تنظیم کنید.در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پر را انتخاب کنید قانون اول با رنگ قرمز مطابقت دارد.

در مرحله بعد، شرح زیر از قانون را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(اف10>0; اف10<СЕГОДНЯ();"") (شکل 5). این بدان معنی است که به شرطی که در سلول اف10 تاریخ سررسید مشخص شده است و قبلاً منقضی شده است، سلول به طور خودکار قرمز می شود.

برنج. 5

کلید را فشار دهیدOبه.

• برای نشان دادن سفارشی که در حال انجام است، قانون 2 را تنظیم کنید.دنباله ای از اقداماتی که در بالا توضیح داده شد را تکرار می کنیم: سلول را انتخاب کنید جی10 ، بریم به قالب بندی شرطی، انتخاب کنید یک قانون ایجاد کنیدو از یک فرمول برای تعیین اینکه کدام سلول ها را قالب بندی کنید استفاده کنید.

در کادر محاوره ای آشنا یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پر متفاوتی را انتخاب کنید قانون دوم با رنگ آبی مطابقت دارد.

=IF(F10>0;F10>TODAY();""). این بدان معنی است که اگر در یک سلول اف10 یک مهلت مشخص شده است و هنوز نرسیده است، سلول به طور خودکار آبی رنگ می شود.

کلید را فشار دهید Oبه.

• برای نشان دادن سفارشی که به موقع تکمیل شده است، قانون 3 را تنظیم می کنیم.دوباره دنباله اقداماتی که در بالا توضیح داده شد را تکرار می کنیم، فقط این بار در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبیک رنگ پر سبز را انتخاب کنید تا نشان دهد که سفارش دقیقاً به موقع یا زودتر از برنامه انجام شده است.

شرح قانون را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). این بدان معنی است که اگر در یک سلول اف10 جی10 مهلت اجرای واقعی نشان داده شده است که مصادف با مهلت است اف10 یا قبل از آن، سلول جی10 به طور خودکار سبز می شود.

کلید را فشار دهید Oبه.

• در نهایت، برای نشان دادن سفارشی که دیرتر از مهلت تعیین شده تکمیل شده است، قانون 4 را تنظیم می کنیم.در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبیک رنگ پر زرد را انتخاب کنید تا نشان دهد سفارش دیر تکمیل شده است.

قانون زیر را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"")؛"").این بدان معنی است که اگر در یک سلول اف10 تاریخ سررسید نشان داده شده است، و در سلول جی10 تاریخ اجرای واقعی نشان داده شده است که دیرتر از تاریخ است اف10 ، سپس سلول جی10 به طور خودکار زرد می شود.

یک بار در سلول جی10 هر چهار قانون پیکربندی شده اند، ما فرمول داده شده را در کل ستون "کشش" می کنیم جیو آن را با تاریخ های واقعی اجرای سفارشات پر کنید. سلول ها به طور خودکار در پالت مشخص شده رنگ می شوند.

مرحله بعدی این است تنظیمات تجسم، یعنی نمودارهایی برای درک بصری بیشتر از تصویر رشته اجرا.

برای ساخت یک نمودار، به داده های کمی نیاز داریم، به عنوان مثال. تعداد تمام سفارشات و هر نوع به طور جداگانه. بنابراین، تنظیم میانی مورد نیاز خواهد بود. ما می‌توانیم داده‌های کمی را در یک افسانه نمایش دهیم، جایی که آنها به طور خودکار از جدول ما وارد می‌شوند (افسانه را می‌توان در همان صفحه، به عنوان مثال، بالای جدول قرار داد).

برای جمع آوری آمار، باید یکی از سلول های جدول را پر کنید، برای مثال سلول مجاور اچ10 ، به روش زیر:

1. یک سلول را انتخاب کنید اچ10 ، در بالای نوار فرمول، روی نماد کلیک کنید fx درج تابع، دسته بندی را انتخاب کنید منطقی», « اگر».

قانون زیر را در خط بالای فرمول ها می نویسیم: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF(G10$<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (شکل 6).

برنج. 6

قانون مشخص شده در سلول را گسترش می دهیم اچ10 ، پایین کل ستون اچ(شکل 7).

برنج. 7

سپس ستون اچرا می توان مخفی کرد و فقط اطلاعات رجیستری لازم را قابل مشاهده باقی گذاشت.

• راه اندازی یک افسانهبه منظور داده ها از یک ستون اچوارد افسانه شده و به صورت کمی در آن نمایش داده می شود، باید سلول های افسانه را به صورت زیر پیکربندی کنید:

1. یک قانون برای یک سلول تنظیم کنید جی3 : این سلول را انتخاب کنید، روی نماد در نوار فرمول کلیک کنید fx درج تابع، نوع توابع را انتخاب کنید " آماری», « COUNTIF».

2. سپس موارد زیر را در نوار فرمول بنویسید: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(شکل 8).

برنج. 8

3. فرمول را از سلول "کشش" کنید جی3 قبل از جی6 به ترتیب.

همچنین می‌توانید تجسم را سفارشی کنید و داده‌ها را در سفارشات برای یک دوره زمانی معین در قالب نمودار آپلود کنید.

• باایجاد یک نموداربرای انجام این کار، به تب بروید درج کنیدو یک نمودار، به عنوان مثال یک نمودار دایره ای، با انتخاب محدوده آن قبلا انتخاب کنید سلول هااز جانب جی3 قبل از جی6 (شکل 9).

برنج. 9

با انتخاب بخش و فراخوانی منوی زمینه مربوطه با دکمه سمت راست ماوس، نمودار را وارد می کنیم و بخش های آن را در رنگ های پر که انتخاب کرده ایم رنگ می کنیم (همه چیز در آنجا بصری است). ثبت نام ما آماده است (شکل 10).

برنج. 10

و در نهایت

ایجاد یک سیستم موثر برای نظارت بر اجرای سفارشات بسیار دشوار است - لازم است بسیاری از جنبه ها و ویژگی هایی که ممکن است منحصر به سازمان های مختلف باشد در نظر گرفته شود. آسان نیست، اما به یاد داشته باشید که هر معما راه حلی دارد. وقتی با مشکل سختی روبرو می شوم که در نگاه اول راه حلی ندارد، همیشه معمای B. Verber را به یاد می آورم:

چگونه می توان این نه نقطه را با چهار خط وصل کرد بدون اینکه قلم را از روی کاغذ بردارید؟

اغلب ما نمی توانیم راه حلی پیدا کنیم زیرا ذهن ما محدود به منطقه نقاشی است. اما هیچ جا نمی گوید که شما نمی توانید از محدودیت های آن فراتر بروید.

راه حلی وجود دارد:

اخلاقی: برای درک سیستم، باید از آن خارج شوید.»

راه های زیادی برای سازماندهی یک سیستم موثر برای نظارت بر اجرای دستورات وجود دارد. نکته اصلی این است که دقیقاً موردی را پیدا کنید که به طور ارگانیک در کار شرکت شما و کار شما قرار می گیرد، در همه چیز احساس اعتدال داشته باشید و از مرزی که فراتر از آن کنترل بیش از حد شیدایی است عبور نکنید.

M.A. سوچکووا، دستیار مدیر کل شرکت پالایش نفت ریازان CJSC (شرکت تابعه NK-Rosneft OJSC)

26 فوریه 2010 3:19 بعد از ظهر

الکسی آفاناسیف، مدیر کیفیت شرکت InterTrust

در بسیاری از شرکت‌ها در روسیه، به ویژه آنهایی که در سال‌های اخیر رشد سریعی را تجربه کرده‌اند، همین مشکل مشاهده می‌شود: ناتوانی مقامات سازمان در تضمین کیفیت بالا و کنترل مناسب بر اجرای دستورالعمل‌های خود. به طور معمول، شرکت‌های جدید از این مشکل رنج می‌برند، در حالی که سازمان‌هایی که هنوز سابقه شوروی دارند، و همچنین ادارات مقامات شهرداری، منطقه‌ای و فدرال، به طور موثری از تجربه مدیریت دستورالعمل استفاده می‌کنند، که به ویژه در کشور ما قبل از پرسترویکا محبوب بود. . این مقاله انتقال تجربه در زمینه نظارت بر اجرای دستورالعمل ها از مدیران اجرایی به شرکت های مدرن را هدف اصلی خود قرار داده است.

تقریباً هر نوع فعالیت مدیریتی یک سازمان با اجرای دستورالعمل های مدیریت آن مرتبط است، بنابراین ایجاد کنترل بر اجرای دستورالعمل ها مهم است. سفارشات می توانند:

● الصاق قطعنامه در اسناد داخلی و ورودی (مثلاً در یادداشت ها و نامه ها).

● در اسناد اداری نهادهای کالج (در صورتجلسه) و دستگاه های مدیریت فردی (در دستورات و بخشنامه ها) تنظیم شود.

در خصوص درخواست های شهروندان موارد زیر را متذکر می شویم. به طور رسمی، روش کار با آنها مشابه پردازش مکاتبات دریافتی است، با این حال، مهلت ها توسط قوانین فعلی در سطح فدرال تنظیم می شود، که باید توسط مدیری که مهلت ها را تعیین می کند و پیمانکاری که از آنها خواسته می شود در نظر گرفته شود. برای رعایت این مهلت ها.

بسیاری از اسناد می توانند در طول چرخه عمر خود تحت کنترل باشند. ما می توانیم هر دو نقش یک تمبر را با حرف "K" و کلمه "Control" را ببینیم که با قلم قرمز نوشته شده یا به شکل یک چاپ ساخته شده است (به مثال 1 مراجعه کنید). هدف از چنین یادداشت ها یکی است - جلب توجه به نیاز به کنترل دستورالعمل های ارائه شده در متن سند یا در قطعنامه روی آن (در مثال ما، نامه دریافتی حاوی قطعنامه ای با دستورالعمل های Ignatova Yu.S. ، چه کاری باید انجام شود و چه زمانی). تا پایان اجرا، چنین اسنادی در یک پوشه جداگانه ذخیره می شوند. پس از اتمام اجرا، یادداشتی در این مورد بر روی سند درج شده است (در مثال 1 در گوشه پایین سمت راست در تاریخ 1388/10/07 در مورد انعقاد قرارداد و قرار دادن سند در پرونده شماره 08-24).

تعیین تکلیف برای مجریان

چه کسی دستور را تنظیم می کند؟ این کار توسط مدیران در تمام سطوح انجام می شود. فقط این است که معمولاً کنترل بر اجرای دستورالعمل ها از طرف شخص اول یا کل مدیریت ارشد سازمان قرار می گیرد و خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی با این امر سروکار دارد. و دستورالعمل های مدیران رده پایین - روسای ادارات، به عنوان یک قاعده، توسط کارمندان همان بخش ها که مسئول کارهای اداری در آنها هستند، انجام می شود.

به نظر می رسد که متن قطعنامه یا سند اداری باید به وضوح و بدون ابهام فرموله شود:

● خود سفارش،

● مهلت،

● مجری خاص.

اگر حداقل یکی از این شرایط برآورده نشود (که اتفاق می افتد)، به یک کارمند جداگانه نیاز است که بتواند الزامات مدیران را به وضوح مجدداً فرموله کند و در صورت لزوم آنها را به موارد کوچکتر، اما با مجریان کاملاً مشخص تقسیم کند.

هنگام تدوین دستورالعمل ها، توصیه می شود از قوانین ساده زیر پیروی کنید: جمله بندی باید مختصر، موجز، حداکثر حذف ابهام در تفسیر باشد و نتیجه ای واضح و مشخص و قابل اندازه گیری داشته باشد. همه اینها به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای توضیحات اضافی سفارش هدر ندهید. از طرف دیگر، این به مجری یک هدف می دهد و نویسنده دستور این اطمینان را دارد که نتیجه اقدامات مجری مورد انتظار خواهد بود.

در اینجا نمونه‌هایی از فرمول‌بندی‌های مبهم و ساختارهای متن صحیح مربوطه آورده شده است:

هنگامی که یک سازمان کنترلی بر اجرای دستورالعمل ها برقرار می کند، به زودی اسناد شروع به تغییر می کند: به جای الزامات عمومی، دستورالعمل های کوتاه و کامل با یک مجری خاص، مهلت و نتیجه مورد انتظار ظاهر می شود. این به طور قابل توجهی کارایی مدیریت شرکت را افزایش می دهد که تقریباً بلافاصله توسط مدیریت و صاحبان آن مورد توجه قرار می گیرد.

مهلت اجرای سفارش

مهلت های اجرای سفارشات در یک سازمان معمولاً توسط نویسنده-مدیر ایجاد کننده سفارش تعیین می شود. در برخی موارد، مهلت اجرای دستورات ممکن است با یک اقدام محلی سازمان یا یک سند نظارتی خارجی تعیین شود.

اجازه دهید در اینجا مقررات مدل برای تعامل نهادهای اجرایی فدرال را نقل کنیم:

قطعه سند

مقررات مدل برای تعامل بین مقامات اجرایی فدرال، تصویب شد. فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 19 ژانویه 2005 شماره 30، اصلاح شده در 21 فوریه 2008 دستور در بازه زمانی مشخص شده در آن اجرا می شود. چنانچه مدتی به عنوان مهلت اجرا در نظر گرفته شود، شروع آن تاریخ امضای دستور تلقی می شود. دستوری که حاوی دستورالعمل "فوری" است ظرف 3 روز قابل اجرا است. دستورالعمل "به سرعت" یک دوره 10 روزه را برای اجرای سفارش در نظر می گیرد. در صورتی که مدت اجرا در دستور مشخص نشده باشد، ظرف مدت 1 ماه از تاریخ امضا (تا تاریخ مربوطه ماه بعد و اگر در ماه بعد چنین تاریخی وجود نداشته باشد، تا زمانی که آخرین روز ماه). در صورتی که آخرین روز از مدت زمان اجرای سفارش به روز غیر کاری باشد، مشمول اجرا در روز کاری قبل می باشد.

به منظور بهبود سیستم مدیریت سازمان، منطقی است که دستوراتی که تحت کنترل قرار می گیرند، مهلت های اجرایی را یکسان کنند - آنها را به یک مبنای واحد در سازمان برسانند. در ابتدا، چنین تصمیمی باید در یک قانون محلی، به عنوان مثال، در دستورالعمل های مدیریت دفتر مستند شود. تغییر مهلت نیز باید فقط در مواردی که در قوانین محلی سازمان مستند شده است امکان پذیر باشد. و البته سیستم معرفی شده برای محاسبه سررسید باید با عقل سلیم مطابقت داشته باشد. از این گذشته، یافتن عاملی بیشتر از یک کار غیرممکن برای مجری، بی انگیزه تر است.

ما نمونه هایی از چند عبارت دستورالعمل را بیان می کنیم و توضیح می دهیم که کدام تاریخ برای هر یک از آنها آخرین تاریخ برای اجرای به موقع دستورالعمل در نظر گرفته می شود. این بسیار مهم است زیرا ... اغلب در این موضوع سردرگمی وجود دارد.

یک وضعیت نسبتاً رایج زمانی است که یک مدیر اجرای یک کار را به مدیر دیگری در سطح پایین‌تر محول می‌کند و او بنا به صلاحدید خود، کار را به «طبقه پایین‌تر» دیگر پایین می‌آورد. بدین ترتیب دستور از دست چند مدیر پیش از رسیدن به مجری نهایی می گذرد. درست است، با پایین آمدن از این نردبان، تکلیف می تواند به چندین «فرعی» که توسط افراد مختلف در زمان های مختلف انجام می شود، «شاخه» شود. به این سیستم ایجاد " نظم تو در تو " می گویند.

هنگام فرمول بندیبرای سفارشات "تودرتو"، مهم است که یک ذخیره موقت تهیه کنید. در رابطه با سفارش "والد" باید حداقل 1 تا 3 روز کاری باشد. توصیه می‌شود از «تودرتو کردن» بیش از حد دستورالعمل‌ها اجتناب کنید، و مدیرانی را که فقط «بسیار باتوم را می‌گذرانند» از زنجیره حذف کنید. اگر مجری وجود داشته باشد که مسئولیت اجرای کل دستور را به طور کلی بر عهده داشته باشد، او را «مجری مسئول» می نامند.

به عنوان مثال، هنگامی که مهلت اجرای یک دستور توسط یک سند نظارتی خارجی تنظیم می شود، اجازه دهید قانون فدرال شماره 59-FZ "در مورد رویه رسیدگی به درخواست های شهروندان در فدراسیون روسیه" را ذکر کنیم. طبق این سند، حداکثر مدت بررسی درخواست کتبی از یک شهروند فدراسیون روسیه 30 روز است و از لحظه ثبت چنین سندی در نظر گرفته می شود (قانون 3 روز را برای این روش از تاریخ تخصیص می دهد. لحظه دریافت درخواست).

برای مثال، اگر یک شهروند برای اعمال حقوق خود به کمک یک نهاد دولتی محلی نیاز داشته باشد، دوره زمانی مورد نیاز برای این امر اغلب به میزان زیادی از 1 ماه تجاوز می کند. در چنین شرایطی، ظرف یک ماه پاسخ کتبی به متقاضی ارسال می شود که مشکل او را از نظر ماهیت حل نمی کند، اما به وضوح روند کمک های بیشتر از طرف بدن را شرح می دهد. در خود مرجع، دستوری که بر اساس رسیدگی به چنین شکایتی تشکیل شده است باید با ارائه منظم گزارشی از توسعه وضعیت به مدیر - نویسنده سفارش، تحت کنترل کار قرار گیرد.

اغلب اتفاق می افتد که شهروندان به اشتباه به درخواست های خود رسیدگی می کنند. و سپس مخاطب آنها را در نظر نمی گیرد، بلکه آنها را به ارگان یا مقامی که موضوع در صلاحیت آن است، ارسال می کند. قانون از تاریخ ثبت درخواست 7 روز برای این کار در نظر گرفته است. در این صورت، شهروند از چنین تغییر مسیری مطلع می شود. و ضمناً قانون به صراحت ارسال شکایت برای رسیدگی به ارگان یا مقامی را که تصمیم یا اقدام (عدم اقدام) وی مورد تجدیدنظر قرار گرفته است ممنوع کرده است.

رویه نظارت بر اجرای دستورات

اکنون با داشتن اطلاعات اولیه در مورد تهیه دستورالعمل ها، لازم است روند نظارت بر اجرای دستورالعمل ها به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد.

توجه داشته باشید که در یک شرکت خاص کار برای کنترل اجرای دستورات قابل انجام است:

● به صورت دستی با استفاده از فایلی از کارت های ثبت و کنترل (RCC).

● در یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، که در آن ترکیب اطلاعات ثبت شده در "کارت های الکترونیکی" یکسان باقی می ماند، اما بسیاری از عملیات برای اطلاع رسانی به مجریان و ایجاد گزارش در مورد نظم و انضباط عملکرد به طور خودکار انجام می شود.

● یک گزینه میانی نیز وجود دارد، زمانی که از قابلیت های MS Excel برای تسهیل کار استفاده می شود - سفارشات تحت کنترل به صورت جدولی توضیح داده می شوند که در آن می توانید اطلاعات را بر اساس مجری ها، مهلت ها و غیره فیلتر کنید.

در مرحله "قرار دادن برای کنترل"، کارمند دفتر سفارش را ثبت می کند. اگر روی یک سند وجود دارد، یک مهر "K" یا "Control" روی آن قرار می گیرد، یا همان چیزی است که با یک قلم روشن نوشته می شود، همچنین می توان به سادگی سند را به پوشه سفارشات کنترل شده منتقل کرد.

مجری با دریافت دستور،باید با آن آشنا شده و قبل از پایان مهلت تعیین شده در سفارش، وظایف تعیین شده در آن را انجام دهد. اگر پیمانکار نیاز به انتقال کار داشته باشد تا توسط سایر کارمندان زیرمجموعه او انجام شود، همانطور که قبلاً بحث کردیم، سفارشات سطح پایین تری را ایجاد می کند.

در صورتی که پیمانکار متوجه شود مهلت مقرر با توانایی انجام به موقع وظایف تعیین شده مطابقت ندارد، از مدیر صادرکننده دستور تعویق تاریخ اجرا را درخواست می کند. درصورتی‌که مجری متوجه شود که اجرای دستور خارج از صلاحیت و حیطه مسئولیت وی است، می‌تواند درخواست ابطال کامل یا جزئی سفارش را بنماید.

اگر مدیر تصمیم به به تعویق انداختن مهلت ها یا لغو سفارش بگیرد، این موضوع را به مسئول کنترل مهلت اعلام می کند. در هر صورت درخواست های مجری مبنی بر تغییر زمان و یا لغو واگذاری باید قبل از انقضای مهلت کنترل واگذاری به مدیر ارائه شود.

« کنترل بر اجرای دستورالعمل ها بر اساس شایستگی ها» معمولاً توسط کارمندی انجام می شود که به اندازه کافی توانمند باشد تا ارتباط نتیجه به دست آمده از اجرا را با وظیفه تعیین شده در تکلیف ارزیابی کند. چنین کنترلی می تواند توسط یک کارمند ذیصلاح پس از دریافت گزارش عملکرد آغاز شود و می تواند با حذف از کنترل یا بازگرداندن برای تجدید نظر تکمیل شود.

روال "حذف کنترل" یک سفارش توسط کارمندی انجام می شود که اجرای سفارش را بر اساس شایستگی آن تأیید کرده است و همچنین اگر مدیر درخواست حذف کامل سفارش را برآورده کند.

به عنوان بخشی از صحنه " کنترل اجرا به موقع» یک کارمند اختصاصی مهلت اجرای کلیه سفارشات فعال، یعنی در حال اجرا، را همزمان کنترل می کند (اگر چنین کاری در سازمانی به صورت دستی یا با استفاده از MS Excel انجام شود، معمولاً این کار توسط منشی انجام می شود. نویسنده سفارش یا کارمندان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی). در حال حاضر اکثر این کارها توسط سامانه های الکترونیکی مدیریت اسناد امکان پذیر است تا مجریان را از مهلت تکمیل سفارشات مطلع سازد. اعلان یک هشدار مقطعی برای همه سفارشاتی است که از کنترل حذف نشده اند (به مثال 4 مراجعه کنید).

بار کار بر روی یک مجری فردی دائماً در حال افزایش است و در نتیجه نظم و انضباط عملکرد کارگران به دلیل فراموشی اولیه شروع به سقوط می کند. اطلاع رسانی دوره ای کارمندان، به عنوان مثال، هفتگی، به شما این امکان را می دهد که دامنه وظایفی که باید انجام شود را به وضوح درک کنید و مهلت های گزارش دهی را مرور کنید.

برگه اطلاعاتمی تواند مختصر باشد (نگاه کنید به)، یا کامل تر، با ترکیب اطلاعات ارائه شده در جدول از. به هر حال، اگر در چنین جدول MS Excel دستورات را برای یک مجری خاص با یک علامت اجرایی خالی فیلتر کنیم، با چاپ نتیجه، نسخه دیگری از برگه اطلاعات مجری را دریافت خواهیم کرد.

اگر چنین برگه هایی توسط EDMS ایجاد می شود، پس راحت است که ستونی را با تعداد روزهای باقی مانده تا پایان دوره اجرا در فرم جدول قرار دهید. رتبه بندی سفارشات بر اساس تاریخ انقضا نیز بسیار راحت است - این به پیمانکار اجازه می دهد تا به سرعت زمان کار خود را به طور مؤثرتری هدایت و مدیریت کند.

گزارش در مورد نظم و انضباط عملکرد

برخی از سازمان ها تمرین می کنند گزارش موقت مجریان. اگر لازم باشد به طور منظم بر پیشرفت اجرای دستورات مهم نظارت شود، نویسندگان آنها اطلاعاتی در مورد نیاز به گزارش دوره ای، به عنوان مثال، گزارش هفتگی، که باید در کل دوره اجرا ارائه شود، به متن سفارش اضافه می کنند. گزارش عملکرد موقت معمولاً به هر شکل مکتوب یا در قالب یادداشت تهیه می شود. تهیه چنین گزارشاتی می تواند توسط:

● خود مجری

● منشی تابع او،

● یک کارمند مسئول نظم و انضباط عملکرد در شرکت.

برای نظارت بر سطح انضباط عملکرد در یک سازمان به صورت دوره ای یا بنا به درخواست مدیریت، چندین نوع گزارش تهیه می شود که ممکن است به نظم عملکرد مربوط باشد:

● یک مقام اجرایی جداگانه.

● تقسیم بندی خاص

● سازمان به عنوان یک کل؛

● دستورالعمل های صادر شده توسط یک مدیر خاص و غیره.

اطلاعات در قالب یک خلاصه آماری برای مدیریت خلاصه می شوددر مورد سفارشات تحویل، اجرا و انتقال به دوره گزارشی دیگر. برای توانمندسازی مدیریت مؤثرتر نظم عملکرد، از مدل‌های گزارشگری مختلف استفاده می‌شود. گزینه هایی برای فرم های گزارش دهی در و نظر E. Kameneva ارائه شده است.

از آنجایی که این گونه گزارش ها هم برای کل سازمان و هم برای بخش های آن به طور خاص تهیه می شود، فقط آن دسته از مقاماتی که مدیر مستقیماً به آنها دستور می دهد در بخش مجریان قرار می گیرند. به عنوان مثال، برای مدیر کل، اینها معاونان و روسای حوزه‌های فعالیت او خواهند بود، در حالی که برای رئیس یک بخش، روسای بخش‌ها و احتمالاً بخش‌ها خواهند بود.

حتی اگر سازمان اتوماسیون کامل جریان اسناد از طریق EDMS نداشته باشد، چنین سندی برای تهیه و نگهداری در یک سیستم صفحه گسترده بسیار راحت است. مایکروسافت اکسلیا OpenOffice.org Calc. این سیستم ها دارای یک رابط و عملکرد تقریباً مشابه هستند و می توانند به خودکارسازی حسابداری و گزارش دهی در یک شرکت کوچک و متوسط ​​کمک کنند. نکته اصلی این است که به وضوح بدانید که در نتیجه دقیقاً چه چیزی را باید بدست آورید.

نظر

موضوعات ارسال و حذف دستورات از کنترل و همچنین روش اجرای دستورات و گزارش نظارت بر اجرای آنها را بررسی کردیم. مدل‌های مدیریت دستورالعمل ارائه شده در مقاله به شفاف‌تر و شفاف‌تر شدن مدیریت سازمان کمک می‌کند.

اولین، واضح ترین اعتراضی که باید به خواننده خود توضیح دهم این است: اگر برنامه های تخصصی برای این کار وجود دارد، از جمله برنامه های رایگان، چرا یک پروژه را در اکسل اجرا کنید. بله، شما می توانید یک برنامه مدیریت پروژه خوب برای خود انتخاب کنید، با این حال، مشکل اینجاست که همکاران شما که مطمئناً دوست دارید وضعیت ها را با آنها به اشتراک بگذارید یا روی پروژه ها با هم کار کنید، این برنامه ها را ندارند. توصیه و تماس برای نصب یک برنامه مشابه، به عنوان یک قاعده، کار نمی کند و احتمالاً بدون آن کاری دارید که انجام دهید.

اغلب در یک محیط شرکتی اتفاق می افتد که یک شرکت فقط برای برخی از کارمندان آماده خرید MS Project است که معمولاً معنی ندارد. آپلود مداوم گزارش‌ها از MS Project به HTML یا Excel و ارسال آن‌ها از طریق پست برای تمام افراد علاقه‌مند کار بسیار خسته‌کننده‌ای است. به یاد من، هیچ کس این کار را انجام نداده است، اگرچه ما (بخش فناوری اطلاعات) آن را به عنوان یک گزینه پیشنهاد دادیم. مایکروسافت نمایشگر رایگان فایل MS Project را منتشر نمی کند. شرکت های ثالث هم تا جایی که من میدونم همین کارو میکنن (ولی پولی هم هست).

حالا، اگر فقط می‌توانست این پروژه را در MS Office که تقریباً در همه جا در دسترس است، انجام دهد... اکسل برای این کار مناسب‌تر است.

قالب پروژه دیگری برای اکسل؟

این بدان معنا نیست که چنین خوبی در اینترنت وجود ندارد. کافی. با این حال، قالب من کاملا راحت، کاربردی است و من برای آن پول نمی خواهم. تا جایی که من توانستم با پروپوزال هایی در این زمینه آشنا شوم، آنها عمدتاً به کلاس های زیر تقسیم می شوند:

چیزی رایگان، اما بسیار ساده و بد.

چیزی بوروکراتیک و غیرقابل هضم، مانند «مجموعه‌ای از الگوهای اسناد پروژه متشکل از 55 فایل».

چیزی واقعا راحت، اما با هزینه.

زندگی واقعی ما را با حالت افراطی دیگر روبرو می‌کند: اکثر پروژه‌های کوچک و متوسط ​​بدون هیچ مدرکی انجام می‌شوند، که هیچ شانسی برای اجرای این پروژه‌ها نمی‌دهد.

الگوی من برای کسانی است که می خواهند از افراط اجتناب کنند، کنترل پروژه را حفظ کنند و از هزینه های غیر ضروری اجتناب کنند.

ممکن ها

برنامه ریزی زمان و مراحل پروژه

ساختار دو سطحی مراحل پروژه

مهلت برای برنامه و واقعی

امکان همپوشانی نقاط پلان مجاور

حسابداری تکمیل یک آیتم طرح به صورت درصد

حسابداری هزینه های نقدی بر اساس مرحله (طرح/واقعی)

ارزیابی کیفیت کار مورد نیاز و به دست آمده

امکان علامت گذاری نقاط عطف پروژه

توانایی مرتبط کردن یک مرحله خاص با یک ریسک یا موضوع

اتوماسیون جدی هنگام برنامه ریزی ضرب الاجل.

نمودار گانت

مقیاس بندی زمان

امکان مشاهده برنامه برنامه ریزی شده یا برنامه واقعی

هایلایت رنگی آخر هفته ها و تعطیلات

حسابداری منابع

برنامه ریزی منابع مورد نیاز

حسابداری برای مقدار منابع موجود

مقایسه طرح و واقعیت

وضعیت پروژه (هیئت مدیره)

شاخص های چراغ راهنمایی: برنامه، بودجه، کیفیت، منابع، خطرات، مشکلات

نشانگر جمع بندی

شاخص های کمی و تحلیلی

اطلاعات اولیه

مراحل اصلی

لیست مشکلات

لیست خطرات

به طور کلی تابلو از نظر زیبایی شناختی بسیار دلپذیر به نظر می رسد

نگهداری دایرکتوری ها

ریسک های پروژه

مشکلات پروژه

1. تنظیمات

فشار دادن

من دوست داشتم که نمودار گانت من چگونه بود. من تا به حال از هیچ کس دیگری ندیده ام. این یک مثال فوق العاده از تعامل بین فرمول ها و قالب بندی شرطی است.

الگو کاملاً پیچیده است و به وضوح ممکن است حاوی خطا باشد. لطفاً هر گونه خطایی را که متوجه شدید گزارش دهید و من در اسرع وقت آنها را برطرف خواهم کرد. به طور کلی توسعه این پروژه به تعداد کاربران فعال بستگی دارد. امیدوارم از این ابزار بهره مند شوید.