قالب های اکسل برای نظارت بر سررسید. ابزارهای مفید در زرادخانه دستیار. نحوه ایجاد داشبورد مدیریت پروژه در اکسل

برای شروع، اجازه دهید قوانین نظارت بر اجرای سفارشات را یادآوری کنیم، که بعداً با استفاده از قابلیت های استاندارد MS Excel شروع به خودکارسازی خواهیم کرد.

کنترل بر ماهیت حل و فصل مسائل و کنترل بر مهلت های تکمیل وظایف وجود دارد.

کنترل ماهوی

کنترل بر شایستگی، ارزیابی چگونگی حل صحیح، موفقیت آمیز و کامل موضوع است. چنین کنترلی توسط رئیس (یک مؤسسه یا بخش) یا یک شخص دارای مجوز خاص اعمال می شود. مسئولیت حل صحیح و به موقع موضوعات منعکس شده در اسناد بر عهده رؤسای بخش های ساختاری و کارکنانی است که اجرای سند به آنها سپرده شده است. مجری معمولا:

• در تصمیم مدیر در مورد یک سند (به عنوان مثال، در نامه دریافتی، در درخواست یک کارمند) یا
• مستقیماً در متن دستور نوشته می شود (معمولاً در دستور / پروتکل، دستورالعمل های فردی به عنوان پاراگراف های مستقل از متن تهیه می شود و به گونه ای تنظیم می شود که بلافاصله مشخص شود که چه کاری، برای چه کسی و چه زمانی باید انجام شود. بر این اساس، هر مورد - وظیفه / دستورالعمل به طور جداگانه تحت کنترل قرار می گیرد.
• هنگامی که مجری مستقیماً مشخص نشده باشد، مطابق با توزیع مسئولیت ها در سازمان تعیین می شود.

در صورتی که در مصوبه/دستورالعمل مدیر چند مجری ذکر شده باشد، مسئولیت اجرای سند/دستورالعمل و بر این اساس، سازماندهی اجرای آن بر عهده شخصی است که ابتدا در مصوبه قید شده است.

دستورالعمل ها می توانند از متن سند پیروی کنند، یا می توانند "مستقل" باشند، به عنوان مثال. بدون سند و با این وجود مشمول کنترل اجرای آنها. اگر سفارش بر اساس یک سند ایجاد شود، حاوی پیوندی به سند پایه است (به پر کردن چهار ستون اول در جدول در شکل 1 مراجعه کنید). دستورالعمل ها توسط مدیران در تمام سطوح صادر می شود. با این حال، هر سازمانی خودش تصمیم می گیرد که کدام اسناد/دستورالعمل ها را تحت کنترل قرار دهد. معمولا اینها همه دستورات رئیس سازمان و معاونانش است. هرچه تعداد اسناد در یک سازمان بیشتر باشد، ساده کردن کار نظارت بر اجرای اسناد مهم تر است و سازمان به طور انتخابی به راه حل این سوال "چه چیزی را کنترل خواهیم کرد" نزدیک می شود - میانگین طلایی در اینجا مهم است. . بنابراین کنترل معمولاً بر روی اجرای دستورات از طرف اول شخص انجام می شود که توسط سرویس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی یا دبیر انجام می شود.

دستورالعمل ها باید به وضوح و بدون ابهام فرموله شوند:

• خود سفارش؛
• دوره اجرا؛
• مجری (ممکن است چند نفر دستور را انجام دهند سپس یک نفر به عنوان مجری مسئول تعیین می شود و بقیه جزء مجری محسوب می شوند).

هنگام تشکیل دستورالعمل ها، توصیه می شود از قوانین ساده پیروی کنید: جمله بندی باید مختصر، موجز، رفع ابهام در تفسیر باشد و نتیجه ای واضح و مشخص و قابل اندازه گیری داشته باشد.

در حالی که سفارش در حال اجرا است، اقدامات زیر امکان پذیر است:

• نویسنده می تواند مهلت تکمیل سفارش را تغییر دهد.
• نویسنده می تواند مجری مسئول تکلیف را تغییر دهد.
• مجریان گزارش هایی در مورد نتایج اجرا ایجاد می کنند.
• نویسنده این فرصت را دارد که سفارش را برای بازبینی یا تایید نتیجه اجرا برگرداند.

اگر کار بین مجریان مشترک تقسیم شده باشد، مجری مسئول گزارش عملکرد آنها را دریافت می کند. اوست که آخرین گزارش تکی را از طرف نویسنده تهیه کرده و برای نویسنده ارسال می کند.

کنترل مهلت‌ها

کنترل مهلت های اجرای اسناد / سفارشات توسط خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (DOU) و در یک سازمان کوچک - توسط منشی انجام می شود.

فن آوری برای نظارت بر مهلت ها را می توان به روش های زیر تقسیم کرد:

• ثبت کلیه اسناد، دستورالعمل ها، دستورالعمل ها و تکالیف مدیریتی که تحت کنترل هستند.
• بررسی تحویل به موقع سند به مجری؛
• تنظیم داده ها در اسناد کنترل شده زمانی که مهلت های اجرا تغییر می کند، اسناد از مجری به مجری، از بخش به بخش دیگر منتقل می شوند (این را در قسمت "وضعیت اجرا" ثبت می کنیم، به شکل 1 مراجعه کنید).
• تذکر به مجریان و روسای ادارات در مورد وجود اسناد و دستورالعمل های تکمیل نشده؛
• اطلاع رسانی به مدیران (بخش ها و سازمان ها) از وضعیت و پیشرفت اجرای اسناد.
• وارد کردن داده ها در مورد اجرای اسناد؛
• تجزیه و تحلیل وضعیت امور و سطح انضباط عملکرد برای سازمان به عنوان یک کل، توسط بخش های ساختاری، متخصصان، انواع اسناد و جنبه های دیگر.

مهلت هااسناد را می توان تعریف کرد:

همانطور که می بینید، مهلت اجرای یک سفارش معمولا توسط نویسنده آن تعیین می شود. پذیرفته شده است که سفارشات حاوی دستورالعمل "فورا"، ظرف مدت 3 روز قابل اجرا هستند. دستورالعمل "به سرعت" یک دوره 1 روزه را برای اجرای سفارش در نظر می گیرد. اگر تاریخ اجرا در دستور مشخص نشده است، ظرف مدت 1 ماه از تاریخ امضای آن (تا تاریخ مربوط به ماه بعد و اگر در ماه بعد چنین تاریخی وجود نداشته باشد تا آخرین روز ماه) قابل اجرا است. در صورتی که آخرین روز از مدت زمان اجرای سفارش به روز غیر کاری باشد، مشمول اجرا در روز کاری قبل می باشد.

برای اسناد حاوی یک کار پیچیده، می توانید تنظیم کنید طولانی مدتاجرا (چند ماه، شش ماه، یک سال). در این صورت لازم است تکلیف را به مراحل تقسیم کنید و مرحله به مرحله تکمیل کار را نظارت کنید.

کنترل مدت شامل:

• کنترل فعلی،
• مفید و
• کنترل نهایی

انواع اصلی کنترل جاری و پیشگیرانه است.

زیر کنترل فعلیآماده سازی روزانه اطلاعات در مورد اسنادی که امروز منقضی می شوند را درک کنید. کنترل جاری با بررسی روزانه پیشرفت سند و یادآوری پایان مهلت اجرا و لزوم تکمیل کار بر روی سند به پیمانکار انجام می شود. مسئولین کنترل اجرا (در یک شرکت کوچک - یک منشی) روزانه، معمولاً در ابتدای روز کاری، فهرستی از اسنادی را که مهلت آنها امروز به پایان می رسد، شناسایی و تهیه می کنند.

کنترل فعلی به ایجاد یک برنامه کاری برای روز کمک می کند. بلافاصله نشان می دهد که امروز چه وظایفی باید انجام شود (حل یک مسئله در یک جلسه، امضای یک سند، ارسال فکس و غیره). بنابراین کنترل مهلت های اجرای اسناد، کارکردی است که الزاماً در آن پیش بینی شده است شرح شغلمنشی مدیر منشی هر روز با شناسایی مدارکی که مهلت آنها در شرف اتمام است، امکان حل به موقع موضوع را پیدا می کند و در صورت از دست دادن مهلت ها این موضوع را به مدیر گزارش می دهد.

در حین کنترل پیشگیرانهگزارش ها تهیه می شود و مجریان در مورد اسنادی که مهلت آنها 2-3 روز دیگر به پایان می رسد (در سازمان ما این کار را 4 روز تقویمی قبل انجام می دهیم) مطلع می شوند. و سپس کارمند هنوز زمان دارد تا مشکل را به موقع حل کند.

موقعیت کنترل بسیار مهم است. تنها جهت گیری کنترل برای کمک به کارکنان، و نه شناسایی کاستی ها، میل به کمک، یادآوری و متهم نکردن، می تواند بیشترین کارایی خدمات کنترل را تضمین کند.

بررسی سیستماتیک اجرا، توسط کارمندی که ماهرانه و به درستی انجام می شود و با درایت یادآوری می کند که سند به موقع نیاز است، رونق شرکت به حل به موقع موضوع بستگی دارد و غیره، بر نیاز به این کارمند تأکید می کند و تلاش های او علاوه بر این، "شاخص کارت زمان" به برنامه ریزی روز کاری مدیر کمک می کند، زیرا رویدادها و وظایف را برای یک تاریخ معین منعکس می کند.

اگر با دریافت سند یا در حین اجرای آن توسط پیمانکار مشخص شود که اجرای به موقع آن غیرممکن است، این موضوع به مدیر (نویسنده چنین دستوری) گزارش می شود که حق دارد مهلت را به تعویق بیندازد. اجرای سند اگر مدیر مهلت را تمدید می کند، منشی طبق دستورات خود مهلت جدیدی را در فرم ثبت نام درج می کند.

موضوع به تعویق انداختن مهلت اجرای سند باید حداکثر 1 روز قبل از انقضای تاریخ هدف مطرح شود. به تعویق انداختن مهلت ماسبق مجاز نیست و قاعدتاً در سیستم های خودکار غیرممکن است.

برای اسنادی که مدت اجرای طولانی (چند ماهه) دارند، مراحل میانی اجرا را می توان با ثبت اطلاعات پیشرفت اجرا (این کار را در قسمت “وضعیت اجرا” کارت ثبت سند انجام می دهیم) مشاهده کرد.

اغلب، حل یک مسئله مستلزم کار متوالی روی یک سند توسط چندین مجری یا هماهنگی سند با چندین بخش است. در این موارد مدت زمان نگهداری سند توسط هر مجری باید کنترل شود. هنگام انتقال سند، واقعیت انتقال باید ثبت شود. ثبت نام معمولاً توسط منشی واحد ارسال کننده سند انجام می شود. ما حرکت سند و تاریخ انتقال آن را در قسمت "وضعیت اجرا" منعکس می کنیم.

هنگامی که اسناد با مهلت منقضی شده ظاهر می شودلیست آنها در همان روز چاپ می شود و به مدیر گزارش می شود.

اگر حق ثبت اسناد به طیف گسترده ای از کارمندان اعطا شود، تغییراتی که منعکس کننده پیشرفت اجرای آن است، به طور معمول، تنها توسط یک کارمند مسئول انجام می شود: دستیار دبیر یا متخصص آموزش پیش دبستانی.

حذف یک سند از کنترلفقط پس از اجرای کامل سند انجام می شود: اجرای تصمیم مدیر، تهیه یک سند پاسخ، دریافت پاسخ به سند خروجی یا تأیید مستند دیگری از واقعیت اجرا. نتیجه اجرای سند باید در برگه ثبت نام قید شود (مثلاً دعوت نامه ارسال شد، نامه از ... خیر ... ارسال شد و ...). کارت ثبتی نیز حاوی اطلاعات تاریخ اجرای سند بوده و شماره پرونده را با توجه به نامی که سند اجرا شده در آن بایگانی شده است نشان می دهد.

به کنترل نهاییشامل کار تحلیلی برای خلاصه کردن نظم عملکرد و نتایج عملکرد کارکنان یک بخش یا سازمان به عنوان یک کل است. کنترل نهایی توسط کارکنان (خدمات) مسئول نظارت بر اجرا یا توسط دبیر سازمان در یک فرکانس معین (هفتگی، ماهانه، سه ماهه) انجام می شود. نتایج کنترل های بعدی در گزارش های کمی و فهرستی نهایی از وضعیت اجرای وظایف (اسناد کنترل شده) منعکس می شود. این به مدیریت اجازه می دهد تا بداند یک کارمند خاص (بخش) چه کاری انجام می دهد و کارها در یک حوزه خاص از فعالیت (حل یک موضوع خاص) چگونه پیش می رود.

کنترل نهایی، در ترکیب اجباری با کنترل پیشگیرانه، عاملی محرک در افزایش نظم و انضباط کارکنان است.

نمونه ای از کنترل سفارش با استفاده از MS Excel

اکنون ما نشان خواهیم داد که چه چیزی را می توان با استفاده از قابلیت های استاندارد MS Excel خودکار کرد. برای شروع، باز کنید کتاب جدیدام اس اکسل و یک جدول در آن ایجاد کنیدبا فیلدها/ستون ها/گراف های نشان داده شده در شکل 1. این جدول اصلی است که اطلاعات مربوط به کنترل به موقع اجرای سفارشات را در سازمان ما نمایش می دهد.

بعد، در یک سلول جداگانه، فرمولی را وارد کنید تا وقتی این برگه MS Excel را باز می کنید، همیشه بالای جدول باشد. تاریخ فعلی نمایش داده شد(با شماره 1 در شکل 1 نشان داده شده است). سپس در کار روزمره با جدول برای ما مفید خواهد بود. شما می توانید این کار را به دو صورت انجام دهید:

شکل 2

کوچک کردن نمایش

در این جدول می‌توانید ردیف‌ها (یعنی سفارش‌های کنترل‌شده) را با توجه به معیارهای مختلف فیلتر کنید. اما برای انجام این کار باید فیلتر را فعال کنید:

شکل 3

دکمه روی صفحه برای فعال کردن فیلتر در MS Excel 2007 و 2010

کوچک کردن نمایش

شکل 4

معیارهای فیلتر کردن ردیف های جدول بر اساس محتوای ستون در MS Excel 2007 و 2010

کوچک کردن نمایش

معیارهای فیلتر نشان داده شده در بالا در نتیجه کلیک کردن بر روی دکمه فیلتر مربع خاکستری در ستون "هنرمندان" (که با شماره 1 مشخص شده است) ظاهر شد. سلول های این ستون با متن پر شده است، بنابراین برنامه گزینه های زیر را به ما پیشنهاد داد:

2 - اولاً ما می توانیم یک یا چند اجرا کننده را فیلتر کنیم و فقط برای آنها "چک مارک" بگذاریم. ما همچنین می توانیم فقط خطوط خالی را انتخاب کنیم و فقط در آخرین مورد در لیست یک "چک" باقی بگذاریم. اگر چک باکس را در موقعیت "انتخاب همه" بگذاریم، با این معیار هیچ فیلتری وجود نخواهد داشت (این اکنون در شکل نشان داده شده است).

3- ثانیاً می توانید بر اساس متن موجود در سلول های ستون فیلتر کنید، اما این معیار هنگام کار با ستون "خلاصه" یک سند و غیره مناسب تر است. به عنوان مثال، اگر عنوان را دقیقاً به خاطر نمی آوریم، اما کلمه کلیدی را که باید در آن باشد، به خاطر می آوریم، باید مورد "حاوی..." را انتخاب کرده و این کلمه را بدون پایان آن تایپ کنیم، سپس در نتیجه فیلتر، فقط خطوطی هستند که در قسمت "Summary" کلمه ای وجود دارد که ما با پایان های مختلف تایپ کرده ایم.

می‌توانید فیلتر را با انتخاب فرمانی به همین نام حذف کنید - که با عدد 6 مشخص شده است. اگر ردیف‌ها را با تعیین معیارهای انتخاب مختلف در چندین ستون فیلتر کرده‌اید، یک بار انتخاب این دستور، فیلتر را فقط در ستونی که چنین مواردی را انتخاب کرده‌اید حذف می‌کند. یک دستور، با فیلترهای باقیمانده در ستون های دیگر معتبر باقی می ماند - هر یک از آنها باید به صورت جداگانه حذف شوند. در ستون هایی که فیلتر در آنها فعال است، دکمه فراخوانی فیلتر تصویر خود را به دکمه فیلتر فعال تغییر می دهد.

اگر ستونی که با محتوای آن می خواهیم ردیف های جدول را فیلتر کنیم پر از تاریخ باشد، برنامه به جای یک فیلتر متنی، فیلتر دیگری را به ما ارائه می دهد - مخصوص تاریخ ها - که با عدد 4 نشان داده شده است: ما می توانیم نه تنها یک فیلتر را انتخاب کنیم. تاریخ مشخص، بلکه دیرتر یا زودتر از تاریخ یا دوره زمانی محدود، دیروز، امروز یا فردا و غیره.

جدول ما دارای 3 ستون با تاریخ است.

فیلتر عددی (که با عدد 5 مشخص شده است) به طور ویژه برای کار با ستون هایی طراحی شده است که محتوای آنها اعداد است (در مورد ما، این شماره ثبت سند است).

شکل 5

معیارهای فیلتر کردن ردیف های جدول بر اساس محتوای ستون در MS Excel 2003

کوچک کردن نمایش

در MS Excel 2003، یک فیلتر بر اساس محتوای ستون با همان دکمه روی صفحه مانند نسخه های بعدی برنامه فراخوانی می شود، اما با کلیک بر روی آن یک لیست کلی برای انتخاب یک مقدار سلول خاص یا تنظیم بیشتر باز می شود. شرایط دشوارفیلتر کردن، که قبلاً به صورت جداگانه برای متن، تاریخ یا اعداد سفارشی شده است - پس از انتخاب مورد "(شرط...)" در لیست، در یک پنجره صفحه جداگانه راه اندازی می شود.

شکل 4 و 5 به وضوح نشان می دهد اکنون با چه معیارهایی می توانیم فیلتر کنیم؟ردیف های جدول در MS Excel نسخه های مختلف. ما می‌توانیم سفارش‌ها را بر اساس مجری، نویسندگان آنها، مهلت‌ها، داده‌های سند کنترل‌شده و هر اطلاعات دیگری که در صفحه‌گسترده وارد شده است فیلتر کنیم. علاوه بر این، فیلتر کردن همزمان با چندین معیار ممکن خواهد بود، به عنوان مثال:

• مهلت کدام سفارشات امروز برای یک پیمانکار خاص به پایان می رسد:
  در ستون "عملیات"، کارمند مورد نیاز را انتخاب کنید (شماره 2 را در شکل 4 ببینید)، و در ستون "تاریخ سررسید"، ردیف هایی را که تاریخ آنها با معیار "امروز" مطابقت دارد (شماره 4 در همان شکل) را فیلتر کنید.
• رهبر منتخب ما در این ماه به چه کسی دستور داد:
  در ستون "نویسنده سفارش" مدیر مورد تجزیه و تحلیل را انتخاب می کنیم (شماره 2 در شکل 4) و در ستون "مهلت اجرا" تاریخ هایی را که تحت معیار "این ماه" قرار می گیرند (شماره 4) فیلتر می کنیم. و غیره.

اکنون به شما آموزش می دهیم که چگونه می توانید برنامه را طوری پیکربندی کنید که وقتی یک فایل را باز می کنید به طور خودکار اطلاعاتی در مورد اینکه کدام سفارشات باید تکمیل شوند، به عنوان مثال، پس از 4 روز دریافت کنید، از قبل به اجراکنندگان در این مورد اطلاع دهید. برای انجام این کار، یک ستون ویژه در جدول ارائه کردیم که آن را "دوره توزیع" نامیدیم. حالا بیایید آن را پیکربندی کنیم:

• سلول I6 را انتخاب کنید (در خط اول ستون سفارشی) و علامت "=" را در آن تایپ کنید.
• روی سلول مجاور J6 (در همان ردیف، اما در ستون "تاریخ سررسید") کلیک کنید و خواهید دید که در فرمول محاسبه محتویات سلول I6 گنجانده شده است.
• سپس با تایپ "-4" از صفحه کلید، به نشانه گذاری فرمول ادامه دهید.
• در این مرحله، پر کردن فرمول کامل می شود (وضعیت فعلی آن را همیشه می توان در نوار فرمول واقع در بالای صفحه اکسل مشاهده کرد. سمبل 1 در شکل 7، "=j6-4" را دریافت می کنیم). اکنون صفحه کلید خود را فشار دهید وارد- و نتیجه محاسبه فرمول تعبیه شده در سلول جدول ظاهر می شود.
• پس از این، فرمول را می توان در ردیف های بعدی جدول کپی کرد و سپس در آنها در ستون "مهلت توزیع" تاریخ همیشه 4 روز زودتر از ستون "تاریخ سررسید" خواهد بود: ماوس را در سمت راست پایین قرار دهید. گوشه سلول I6 (در حالی که نشانگر "موس" باید به شکل یک ضربدر پررنگ سیاه باشد)، کلیک کنید دکمه سمت چپ"موس" و بدون رها کردن آن، تا انتهای ستون را به پایین بکشید، سپس دکمه را رها کنید. در ستون I، تاریخ تمام هشدارهای مورد نیاز را مشاهده خواهید کرد (شماره 2 در شکل 7).
• سپس می توانید مطمئن شوید که در ستون "دوره توزیع" سلول های موجود با سلول های فعلی به طور خودکار با رنگ برجسته می شوند، یعنی. تاریخ های امروز (1 اکتبر این سلول ها خواهد بود و 2 اکتبر - موارد مختلف و غیره). برای این کار باید از تابع قالب بندی شرطی استفاده کنید. در MS Excel 2007 یا 2010 این کار به این صورت انجام می شود:
  • تمام سلول های جدول را در ستون "دوره توزیع" واقع در زیر "هدر" انتخاب کنید.
  • روی دکمه کلیک کنید قالب بندی شرطیدر گروه سبک هاروی زبانه خانه(شکل 6 را ببینید)، دستور را انتخاب کنید قوانین انتخاب سلولو در پنلی که در سمت چپ یا راست باز می شود، دستور را انتخاب کنید تاریخ. کادر محاوره ای با همین نام باز می شود که در آن دو لیست وجود دارد (شکل 8): در سمت چپ باید یک موقعیت را انتخاب کنید. امروز، و در سمت راست - راهی برای قالب بندی سلول هایی که این شرایط را برآورده می کنند، به عنوان مثال، رنگ قرمز روشن و متن قرمز تیره. کلیک بعدی خوب.

شکل 8 نشان می دهد که جدول تمام شده با قالب بندی شرطی چگونه به نظر می رسد. با باز کردن این جدول، به عنوان مثال، در 13 آگوست 2012، یک متخصص به راحتی می تواند تعیین کند که کدام نوتیفیکیشن ارسال می شود.

می‌توانید آخرین ستون «فنی» را در جدول پیش‌بینی کنید؛ در آن، در هر ردیف باید عدد 1 را قرار دهید. سپس، هنگام فیلتر کردن بر اساس یک یا چند معیار، همیشه به سرعت تعداد موارد را می‌شمارید. ردیف های فیلتر شده برای انجام این کار، سلول های باقیمانده روی صفحه را با ماوس در این ستون انتخاب کنید - MS Excel مجموع مقادیر آنها را محاسبه می کند و آن را در خط مرجع پایین زیر صفحه اکسل می نویسد.

شکل 6

قالب بندی شرطی

کوچک کردن نمایش

مهلت های اجرای اسناد را می توان متفاوت تفسیر کرد. به عنوان مثال، از چه نقطه ای (از روز صدور دستور یا روز بعد از آن) باید شروع به محاسبه کرد؟ آیا باید آن را در روزهای تقویمی حساب کرد یا کاری؟ با اسنادی که مهلت آنها در آخر هفته است چه باید کرد؟ اگه مهلت اصلا مشخص نشده باشه چی؟ به تمام این سوالات به تفصیل پاسخ داده شده است و بسیاری از موارد با مثال (در مجموع 16) در مقاله «چگونه مهلت تعیین کنیم؟ "در صفحه 12 مجله شماره 8" 2011

کنترل اجرای کلیه اسناد سازمان غیرواقعی است. بنابراین توصیه هایی برای تعیین لیست اسناد مشمول کنترل اجرا به شما کمک خواهد کرد. شما یاد خواهید گرفت که معمولاً چه مهلت هایی تعیین می شود و چگونه این کار انجام می شود و همچنین چگونه می توانید دستورات شفاهی را کنترل کنید. به مقاله “چه چیزی را کنترل خواهیم کرد؟ "در صفحه 30 مجله شماره 7" 2011

فرآیند پیگیری پروژه های خود را با قالب های آماده مدیریت پروژه در اکسل ساده کنید. ارزش هر الگوی این است که نقطه شروع شماست و می توانید بارها و بارها از آن استفاده کنید. لازم نیست هر بار که نیاز به ارسال گزارش به ذینفعان، ارتباط تغییر وضعیت یا پیگیری وظایف دارید، یک چارچوب از ابتدا ایجاد کنید. پایه از قبل ایجاد شده است و شما فقط باید داده های پروژه را اضافه کنید.

در این مقاله توضیحاتی در مورد قالب های اصلی مدیریت پروژه در اکسل خواهید یافت که می توانید به صورت رایگان دانلود کنید. ما نیز نگاه خواهیم کرد انواع مختلفقالب ها و به شما می گوید چه زمانی بهتر است از هر یک از آنها استفاده کنید. به علاوه، نحوه ایجاد یک قالب داشبورد مدیریت پروژه در اکسل را از ابتدا یاد خواهید گرفت.

ما همچنین به شما نشان خواهیم داد که چگونه از الگوهای مدیریت پروژه در Smartsheet استفاده کنید، ابزاری برای مدیریت تمام کارهای شما با یک رابط صفحه گسترده. Smartsheet به شما همکاری بیشتری نسبت به اکسل می دهد و پیگیری پروژه های خود را آسان تر می کند.

الگوی نمودار پروژه گانت

قالب طرح گانت نمودار یکی از محبوب ترین قالب هایی است که مدیران پروژه از آن استفاده می کنند. نمودار گانت داده‌هایی را که در مورد عناوین کار، تاریخ شروع، سررسید و مدت زمان کار در اختیار دارید می‌گیرد و آن را به نمودار میله‌ای افقی آبشاری تبدیل می‌کند. به این ترتیب، می توانید به سرعت ترتیب انجام وظایف را تجسم کنید و همچنین تعیین کنید که چگونه کارها به یکدیگر بستگی دارند. نمودار گانت به ویژه هنگام مدیریت پروژه های پیچیده با وابستگی موثر است.

قابلیت های تعاملی نمودار گانت Smartsheet تجسم پروژه شما را آسان می کند. می توانید نمودار خود را با رنگ ها و نمادهای مختلف برای نشان دادن وضعیت شخصی سازی کنید، یا از قالب بندی شرطی برای برجسته کردن وظایف اختصاص داده شده به اعضای تیم خاص استفاده کنید. ویژگی مسیر بحرانی را فعال کنید تا وابستگی بین وظایف را شناسایی کنید و بفهمید کدام وظایف مستقیماً بر تاریخ اتمام پروژه تأثیر می گذارد. نمودار گانت خود را با تیم یا مشتریان خود به اشتراک بگذارید تا از آنچه در حال وقوع است مطلع باشند.

الگوی ردیاب پروژه

تمام داده های پروژه خود را با هم جمع کنید تا هر کسی که با پروژه شما مرتبط است همیشه بداند اطلاعات مهم را از کجا بیابد. با یک الگوی ردیاب پروژه، می توانید وظایف را اضافه کنید، وضعیت و اولویت را تغییر دهید، موارد تحویلی، تاریخ های سررسید، هزینه ها، زمان صرف شده و سایر داده های مهم را برای پروژه خود مشخص کنید. اگر تو داری پروژه بزرگ، یک الگوی ردیاب پروژه به شما کمک می کند همه چیز را سازماندهی کنید.

استفاده از Smartsheet باعث می‌شود تیم شما در زمان واقعی همکاری کند و از پیشرفت پروژه مطلع شود. به لطف رابط بصری و واضح می توانید تغییراتی در پروژه ایجاد کنید، افراد جدیدی را به وظایف اختصاص دهید، تاریخ ها را تغییر دهید و اقدامات دیگری را انجام دهید.

الگوی طرح پروژه چابک

یک طرح پروژه چابک مبتنی بر عملکرد است. این طرح تخمین می‌زند که اجرای هر عملکرد چقدر طول می‌کشد، اما جزئیاتی در مورد نحوه اجرای هر عملکرد ارائه نمی‌کند. از آنجایی که برنامه های پروژه بر روی عملکرد تمرکز دارند، می توانید عملکردهای مشابه را در اسپرینت ها گروه بندی کنید.

طرح پروژه چابک مدام در حال تغییر است. پس از تدوین طرح، تیم پروژه باید آن را نظارت کرده و در صورت لزوم وضعیت و جدول زمانی را به روز کند.

این الگو (همچنین به عنوان زمان‌بندی پروژه چابک نیز شناخته می‌شود) به شما امکان می‌دهد وظایف خود را اضافه کنید، مسئولیت، تاریخ شروع و سررسید و وضعیت را تعیین کنید. مدت زمان هر کار به طور خودکار محاسبه می شود. این الگو همچنین شامل یک نمودار گانت (نماینده بصری جدول زمانی پروژه) است که با اضافه کردن داده های خود به جدول، به طور خودکار اندازه آن تغییر می کند.

Smartsheet یک الگوی پروژه ارائه می دهد که برای پروژه های چابک اولیه طراحی شده است. اسپرینت ها، ویژگی های محصول و وظایف را برنامه ریزی و مدیریت کنید و از نمودار گانت داخلی برای مشاهده پروژه خود به عنوان جدول زمانی استفاده کنید. تیم شما می‌تواند پیشرفت را به‌روزرسانی کند، موارد تحویلی را ردیابی کند، فایل‌ها را ذخیره کند و هشدارها را تنظیم کند، همه در یک صفحه گسترده مشترک.

الگوی بودجه پروژه

با ردیابی هزینه های نیروی کار، هزینه های مواد، قیمت های ثابت و هزینه های واقعی، همیشه از بودجه پروژه خود مطلع باشید. یک الگوی بودجه به شما این امکان را می دهد که مخارج خود را به دقت زیر نظر داشته باشید و به سایر اعضای تیم اجازه می دهد تا ببینند که آیا در بودجه خود باقی می مانند یا بیش از آن. این قالب را می توان برای هر پروژه ای صرف نظر از اندازه آن استفاده کرد.

پیشرفت پروژه و استفاده از بودجه را در یک مکان در Smartsheet پیگیری کنید. این الگوی پروژه شامل خلاصه وضعیت پروژه، واریانس بودجه و زمان‌بندی، و نمودار گانت با وابستگی‌ها است. شما به راحتی می توانید کار، مواد و سایر هزینه های تخمینی و واقعی را مقایسه کنید.

الگوی لیست وظایف

از آنجایی که در هر پروژه مولفه های زیادی وجود دارد که دائماً در حال تغییر هستند، لیست وظایف به شما امکان می دهد بر روی مهمترین وظایف تمرکز کنید. می‌توانید تاریخ‌های سررسید را هر روز یا حتی هر ساعت تغییر دهید و کارهای دارای اولویت خود را برای هفته آینده مشاهده کنید. زمانی که نیاز به سازماندهی تکالیف دارید از یک الگوی فهرست کار استفاده کنید.

با این فهرست کارها در Smartsheet، یک راه متمرکز برای مشاهده همه مسئولیت های خود در چندین پروژه به طور همزمان ایجاد کنید. صفحه‌گسترده را با تیم خود به اشتراک بگذارید تا سطح شفافیت مورد نیاز خود را ایجاد کنید، وضعیت کار را با نمادهای سفارشی پیگیری کنید و موارد با اولویت بالا را پرچم‌گذاری کنید تا چیزی از قلم نیفتد.

الگوی جدول زمانی پروژه

جدول زمانی به شما کمک می کند تا اطلاعات پیچیده را به روشی راحت و قابل درک تجسم کنید. شما می توانید پیشرفت را ردیابی کنید، تاخیرهای احتمالی را شناسایی کنید، زمان واقعی باقیمانده برای تکمیل هر پروژه و موارد دیگر را نظارت کنید. جدول زمانی برای یک پروژه با هر اندازه ای عالی است، به خصوص اگر نیاز دارید تغییرات وضعیت را با همکاران یا ذینفعان خارجی در میان بگذارید.

Smartsheet یک الگوی جدول زمانی ارائه می دهد که برای طرح های سادهپروژه با وظایف، وظایف فرعی و جدول زمانی در نمای نمودار گانت. تیم شما می‌تواند به راحتی پیشرفت را به‌روزرسانی کند، محصولات قابل تحویل را دنبال کند و وضعیت را در هر زمان و هر مکان بررسی کند.

الگوی ردیاب مشکل

اغلب، مشکلات بالقوه در پروژه ها می توانند به راحتی برای مدتی شناسایی نشوند. با این حال، اگر این مسائل حل نشده باقی بمانند، در نهایت می‌توانند تکمیل کل پروژه را به تاخیر بیندازند و بر نتایج نهایی تأثیر منفی بگذارند. برای اهداف ردیابی پروژه، استفاده از یک الگوی ردیاب مشکل می تواند به شما کمک کند تا به سرعت مشکلات را شناسایی کنید و مسئولیت حل آنها را تعیین کنید، بنابراین می توانید مشکلات را در صورت بروز برطرف کنید. اگر پروژه ای متوسط ​​تا بزرگ با داده های زیادی در حال تغییر دارید از این الگو استفاده کنید.

مشکلات و خطاها را با استفاده از الگوی Smartsheet Issue and Error Tracker پیگیری کنید. یک فرم وب سفارشی برای کارکنان تعمیر و نگهداری، آزمایش کنندگان یا مشتریان ایجاد کنید تا مشکلات را ثبت کنند و تاریخچه خطا را در یک مکان مرکزی مدیریت کنند. سپس درخواست ها را اولویت بندی کرده و ببندید.

الگوی جدول زمانی پروژه

یک عکس فوری سریع از تخصیص منابع با یک الگوی جدول زمانی دریافت کنید که به همه اعضای تیم و همچنین سهامداران اجازه می دهد تا سطح تعهد هر یک از اعضای تیم به پروژه را مشاهده کنند. در دسترس بودن منابع را برای هفته پیش رو دنبال کنید تا همیشه بدانید چه کسی آن را دارد وقت آزادبرای کار روی یک پروژه، و کسانی که بسیار شلوغ هستند. برگه زمان - روش موثرمدیریت تعداد زیادی از منابع در یک پروژه بزرگ.

با الگوی ساده پروژه مدیریت منابع Smartsheet، نیروی کار خود را در زمان واقعی مدیریت کنید. اختصاص دهید مجریان خاصبرای وظایف و به راحتی کمبود یا مازاد منابع نیروی کار را شناسایی کنید.

ردیاب ریسک پروژه

طبق ماهیت خود، پروژه ها پر از ریسک های پنهان هستند. دلایل وقوع خطرات متفاوت است: محدوده کار به درستی تعیین نشده است، وابستگی ها به اشتباه ایجاد شده اند و غیره. نکته کلیدی این است که چنین خطراتی را در مراحل اولیه پروژه شناسایی کنید، قبل از اینکه زمان برای تأثیرگذاری بر هزینه و زمان تکمیل پروژه داشته باشند. Project Risk Tracker تمام خطرات بالقوه را در یک جدول جمع آوری می کند و آن را برای هر مدیر پروژه متوسط ​​تا بزرگ مفید می کند.

داشبورد مدیریت پروژه

می‌توانید با استفاده از داشبوردهای Smartsheet Sights یک داشبورد برای مدیریت پروژه خود در Smartsheet ایجاد کنید. داشبوردهای Sights با تمرکز داده‌ها از جداول کلیدی پروژه، دید بی‌سابقه‌ای را به تیم‌ها در کار انجام می‌دهند. داشبورد Smartsheet خود را با کارمندان شرکت خود به اشتراک بگذارید یا آن را با ذینفعان خارجی به اشتراک بگذارید تا سطح بینش بیشتری در هنگام مشاهده معیارها و وضعیت های کلیدی به آنها بدهید.

نحوه ایجاد داشبورد مدیریت پروژه در اکسل

در اینجا نحوه ایجاد داشبورد مدیریت پروژه در اکسل آورده شده است.

صفحه گسترده اکسل خود را ایجاد کنید

داشبورد مدیریت پروژه عمدتاً شامل تصاویر گرافیکی، اما در عین حال، داده های کاملی که این تصاویر بر اساس آنها ایجاد شده اند نیز باید در جایی از شما ذخیره شوند. فایل اکسل. برای انجام این کار، باید همزمان در دو تب صفحه گسترده اکسل خود کار کنید. یک برگه حاوی تصاویر گرافیکی است، در حالی که تب دوم حاوی تمام داده هایی است که این تصاویر از آنها ایجاد می شوند. یک برگه حاوی تصاویر گرافیکی است، در حالی که تب دوم حاوی تمام داده هایی است که این تصاویر از آنها ایجاد می شوند.

1. در پایین فایل خود، روی برگه دوبار کلیک کنید "ورق 1"برای تغییر نام جدول توصیه می کنیم نام را به "داشبورد پروژه".
2. سپس روی نماد علامت مثبت (+) در سمت راست برگه کلیک کنید تا برگه دیگری اضافه شود.
3. روی تب دابل کلیک کنید "ورق 2"و نام جدول را به "یادداشت".

جزئیات طراحی خود را اضافه کنید

اکنون می توانید داده های طراحی خود (همه «اعداد» خود) را به برگه یادداشت ها اضافه کنید. از این داده ها برای ایجاد نمودارها استفاده می شود، سپس می توانید آنها را به داخل تب داشبورد پروژه منتقل کنید.

یک جدول وظایف پروژه و نمودار گانت ایجاد کنید

1. در تب Notes، یک جدول کار ایجاد کنید. اضافه کردن سرصفحه ستون "وظایف"، "مجری"، "تاریخ شروع"، "به دلیل اتمام"، "تعداد روز"و "وضعیت".
2. داده های طراحی خود را به جدول اضافه کنید. تمام وظایف پروژه خود، شخصی که مسئول تکمیل آنهاست، تاریخ شروع، تاریخ مقرر، تعداد روزهای اختصاص داده شده برای تکمیل هر کار و وضعیت را فهرست کنید (از گزینه ها استفاده کنید "تکمیل شده"، "به تاخیر افتاده"، "در حال انجام"و "شروع نشده").

1. سپس از این داده ها برای ایجاد نمودار گانت استفاده کنید.
2. پس از ایجاد نمودار گانت، روی نمودار کلیک راست کرده و انتخاب کنید "قطع کردن". وارد تب Project Dashboard شده، کلیک راست کرده و انتخاب کنید "درج". اگر می‌خواهید روی داشبوردتان نمایش داده شود، می‌توانید قسمت‌های خاصی از نام کارتان را برش داده و جای‌گذاری کنید.

توجه داشته باشید. ما یک ستون به جدول وظایف اضافه کرده ایم "یک اولویت"و از نمادهای ستاره برای نشان دادن اهمیت تکمیل کارها استفاده کرد. برای افزودن نمادها، روی سلول و در سمت راست برگه کلیک کنید "درج"انتخاب کنید "نمادها".

نمودارهایی را برای وضعیت کار، بودجه پروژه و موارد در انتظار اضافه کنید.

حالا به این فکر کنید که دوست دارید چه اطلاعات دیگری در داشبورد پروژه خود قرار دهید. در مثال خود، یک نمودار برای وضعیت کلی وظایف، بودجه و موارد در انتظار اضافه می کنیم.

1. به تب Notes بروید و یک جدول کوچک برای هر مجموعه داده ای که می خواهید تجسم کنید ایجاد کنید. به عنوان مثال، ما می خواستیم نمایش دهیم که چند کار دارای وضعیت "تکمیل شده"، "تاخیر"، "در حال انجام" و "شروع نشده" هستند. این وضعیت ها را در یک ستون و در کنار هم قرار داده ایم. همچنین تعداد پروژه ها را به صورت درصد یا سهم در این وضعیت نشان دادیم. در نمودار بودجه نشان دادیم که چقدر بودجه در نظر گرفته شده و واقعاً چقدر هزینه شده است.

1. سپس پس از اینکه داده های خود را اضافه کردید، جدول را انتخاب کرده و به تب بروید "درج". در گروه "نمودارها"انواع نموداری را که می خواهید استفاده کنید (نمودار دایره ای، نمودار میله ای، نمودار حبابی و غیره) انتخاب کنید.

1. مراحل قبلی را برای همه مجموعه داده های دیگر تکرار کنید.
2. پس از ایجاد نمودار برای همه مجموعه های داده، آنها را برش داده و در برگه داشبورد پروژه خود قرار دهید.

داشبورد پروژه خود را تنظیم کنید

1. برای تغییر رنگ پس زمینه جدول وظایف خود، روی سلول و در تب کلیک کنید "خانه"در فصل "فونت"روی نماد سطل رنگ کلیک کنید تا رنگ مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
2. برای تغییر رنگ نمودار گانت، روی نوار وظیفه دوبار کلیک کرده و گزینه را انتخاب کنید "قالب بندی منطقه نمودار". روی نماد سطل رنگ کلیک کنید، انتخاب کنید "پر کردن"و سپس در پایین پنجره رنگ مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
3. برای تغییر رنگ نمودارها، روی کل نمودار یا هر قسمت از آن دوبار کلیک کنید. یک پنجره در کنار ظاهر می شود "فرمت سری داده ها". بر روی نماد سطل رنگ کلیک کرده و گزینه را انتخاب کنید "پر کردن"و سپس در پایین پنجره مجددا بر روی نماد سطل رنگ کلیک کنید تا رنگ مورد نظر انتخاب شود.

با داشبورد Smartsheet Sights تصمیمات بهتری بگیرید

داشبورد Smartsheet Sight به شما کمک می‌کند تا جنبه‌های مهم کارتان مانند وضعیت پروژه یا پیشرفت کار را از طریق شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تجسم، خلاصه و به اشتراک بگذارید. داشبورد Sight همچنین به تیم ها کمک می کند تا با دادن یک مکان مرکزی برای منابع، مانند مجموعه جداول یا گزارش، سازماندهی شوند.

• داشبوردها اطلاعات کلیدی را از جداول پروژه در زمان واقعی مشاهده می کنند.
• رابط قابل تنظیم مناسب برای استفاده در هر بخش از سازمان شما
• ابزارک های ساده به شما کمک می کنند تا سریع شروع کنید.

داشبوردهای Sights برای هر تعداد پروژه، فعالیت و اطلاعات در سراسر سازمان شما دید بهتری را ارائه می دهند. با متمرکز کردن اطلاعات گردش کار در داشبورد Sights، کاربران بینش بیشتری در مورد فرآیندهای پیچیده به دست می‌آورند، بهتر می‌توانند شکاف‌های یک پروژه را پیش‌بینی کنند و اطلاعات حیاتی را سریع‌تر دریافت کنند.

از Smartsheet برای مدیریت جزئیات پروژه‌های فردی استفاده کنید، سپس به داشبورد Sights دسترسی پیدا کنید تا دیدی سطح بالا از وضعیت مجموعه پروژه‌های خود داشته باشید و دید بی‌سابقه‌ای را در کار در حال انجام برای همکاران و مدیران فراهم کنید. با تیم Smartsheet تماس بگیرید تا بدانید داشبوردهای Sights چگونه می توانند برای سازمان شما مفید باشند.

قالب های اکسل برای مدیریت پروژه: برای پروژه های بزرگ و کوچک

قالب مدیریت پروژه ابزاری موثر برای مدیریت هر پروژه ای است: بزرگ یا کوچک، ساده یا پیچیده. یک تصور غلط رایج وجود دارد که یک پروژه باید بزرگ و بسیار دقیق باشد تا از الگوها استفاده شود. در واقع، این قالب می تواند به همان اندازه برای پروژه های کوچکتر مفید باشد. حتی اگر محصولات تحویلی کوچک باشند و خیلی کار سختی نداشته باشند، باز هم باید تخمین بزنید که هر کار چقدر طول می کشد، منابع مورد نیاز را تعیین کنید و وظایف را به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید.

Smartsheet یک ابزار مدیریت کار مبتنی بر صفحه گسترده با ویژگی های قدرتمند برای ارتباط و همکاری است. با طیف گسترده ای از نماهای هوشمند - Grid، Calendar، Gantt، Sights، و Cards - Smartsheet به روشی که می خواهید کار می کند. یاد بگیرید که چگونه به راحتی یک الگوی مدیریت پروژه ایجاد کنید. Smartsheet را به مدت 30 روز رایگان امتحان کنید.

آیا می خواهید در مورد آن بیشتر بدانید بهترین شیوه هاو توصیه های اساسی برای مدیریت پروژه؟ برای دسترسی به آخرین مقالات، الگوها، ویدیوها و موارد دیگر به ما سر بزنید.

درباره راه حل های مدیریت پروژه ممتاز Smartsheet بیشتر بیاموزید

آیا صدها پروژه را مدیریت می کنید؟ راه حل مدیریت نمونه کارها پروژه ممتاز Smartsheet به کسب و کارها و بخش های پروژه محور کمک می کند توان عملیاتیپروژه ها، دید در زمان واقعی را افزایش داده و ریسک پروژه را کاهش می دهد.

استفاده از Smartsheet Project Portfolio Solution برای:

• با خودکار کردن راه اندازی یک پروژه جدید در زمان صرفه جویی کنید.
• عملکرد مدیریت پروژه را با اهداف و اهداف تجاری خود هماهنگ کنید.
• از سیاست های مدیریت پروژه منسجم اطمینان حاصل کنید.
• بهبود دید در زمان واقعی به عملکرد نمونه کار پروژه.
• انجام یک تجزیه و تحلیل عمیق از نمونه کارها پروژه با با استفاده از مایکروسافت Power BI.

مدیران پروژه می‌توانند از راه‌حل مدیریت پورتفولیوی پروژه Smartsheet برای دریافت آسان و سریع مجموعه استانداردی از جداول، گزارش‌ها و داشبوردهای Sights برای پروژه‌های جدید خود استفاده کنند. هر پروژه جدیدبه‌طور پیش‌فرض، حقوق دسترسی از قبل موجود را که توسط مدیر مدیریت پروژه تنظیم شده است، به ارث می‌برد تا از دیده شدن همه پروژه‌ها در پورتفولیوی خود اطمینان حاصل کند. در نهایت، این راه حل به طور خودکار ابرداده های پروژه را در یک فایل داده ادغام می کند که می توان با استفاده از داشبورد Smartsheet Sights یا Microsoft Power BI برای گزارش دهی در سطح نمونه کارها به آن دسترسی داشت.

همانطور که می دانید، کارکرد یک دستیار یا دستیار شخصی (مهم نیست که این موقعیت در کتاب کار چه نامیده می شود) در شرکت های مختلف بسته به مشخصات و اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی پذیرفته شده در شرکت و شخصیت متفاوت است. از مدیر. با این حال، مسئولیت هایی وجود دارد که هر دستیار شخصی صرف نظر از محل کارش نمی تواند بدون آنها انجام دهد. از جمله این موارد کنترل بر اجرای دستورات است.

در بسیاری از سازمان ها، عدم انجام دستورات و عدم کنترل بر اجرای به موقع آنها یک مشکل است، به اصطلاح. " تنگنا"(از انگلیسی) تنگنا- گلوگاه)، یعنی. یک مانع جدی که فرآیندهای تجاری شرکت را به شدت کند می کند. خیلی چیزها واقعاً به دستیار اینجا بستگی دارد! با این حال، همه چیز آنقدر واضح نیست که در نگاه اول به نظر می رسد. ما اغلب با شرایطی مواجه می شویم که یک دستیار غیرقابل جایگزین ناگهان بیمار می شود یا به تعطیلات می رود یا برای یک بار هم که شده به یک سفر کاری می رود و در زمان غیبت او ... کار متوقف شده است، سفارشات ثبت نمی شود، ضرب الاجل از دست می رود و مسئولین ناشناس هستند. به عنوان یک قاعده، این نه چندان در مورد ضروری بودن کارمند، بلکه در مورد عدم وجود یک سیستم صحبت می کند. بنابراین، وظیفه دستیار ایجاد سیستمی برای نظارت بر اجرای دستورات است. و سیستم، همانطور که می دانیم، تا حد زیادی قادر است عملکرد خود را به تنهایی حفظ کند. و شما به تنهایی نمی توانید از عهده این کار برآیید! اما بیایید با همه چیز به ترتیب برخورد کنیم.

کنترل و انواع آن

فیل را که می گویند باید تکه تکه خورد. و ارزش آن را دارد که با اصطلاحات شروع کنیم.

کنترل- این مقایسه طرح با وضعیت واقعی امور است. کنترل حتی انحرافات کوچک را از نتایج و اقدامات برنامه ریزی شده افراد آشکار می کند و تغییر وضعیت را ممکن می سازد.

انواع زیر از کنترل متمایز می شود:

1. مقدماتی. قبل از شروع واقعی کار بر روی تکلیف توسط مدیر انجام می شود. کنترل اولیه با در نظر گرفتن منابع انسانی، مادی و مالی استفاده می شود، یعنی قبل از دادن دستور کار، مدیر باید مطمئن شود که مجری منابع لازم برای اجرای آن را دارد.

2. مفهومی (ورودی).برای شفاف سازی استفاده می شود:

آیا مجری می داند که تکلیفی دارد؟

شخصی که آن را حل خواهد کرد چگونه مشکل را درک کرد؟

او دقیقا چگونه این کار را انجام خواهد داد؟

این نوع کنترل توسط دستیار مدیر و بلافاصله پس از تنظیم سفارش انجام می شود. هدف بررسی درک مجری از ماهیت سفارش و به موقع بودن اجرای آن است. در این مرحله، وظیفه دستیار این است که توجه مجری را به در دسترس بودن تکلیف، زمان بندی و اولویت کار جلب کند و اطمینان حاصل کند که کار برای انجام کار پذیرفته شده است. در این مورد، دستیار باید تکالیف فوری و مهم را برجسته کند (ماتریس آیزنهاور را به خاطر بسپارید)، به عنوان مثال، به شرح زیر: "لطفاً توجه داشته باشید که این تکلیف مهم و فوری است!" این عبارت جادویی، که در زمان مناسب تلفظ می شود، به جلوگیری از بسیاری از سوء تفاهم ها و از دست دادن نابخشودنی زمان کمک می کند - غیرقابل قبول است که اجازه دهید روند رتبه بندی وظایف بر اساس اولویت مسیر خود را طی کند، زیرا نظر مجریان همیشه با موارد منطبق نیست. نظر مدیر فراموش نکنید که آنچه برای شما آشکار است ممکن است برای دیگران اینطور نباشد.

3. جریان (متوسط، کنترل فرآیند).هدف ارزیابی روند فعلی فعالیت است: چگونه کار انجام می شود، چه چیزی قبلاً انجام شده است، چه مشکلاتی بوجود آمده است. این نوع کنترل زمانی توسط دستیار انجام می شود که کار از قبل در حال انجام است، اما مهلت تکمیل سفارش هنوز فرا نرسیده است. وظیفه کنترل این است که به سرعت انحرافاتی را که در حین کار ایجاد می شود شناسایی کرده و برای اصلاح احتمالی به مدیر اطلاع دهید. پارامترهای داده شده. کنترل فعلی بر اساس بازخورد.

4. نهایی (نهایی، کنترل نتیجه).برای ارزیابی اینکه آیا هدفی در یک تاریخ معین به دست می آید یا خیر استفاده می شود.

نتایج واقعی به‌دست‌آمده با نتایج قبلی مقایسه می‌شوند. علیرغم اینکه در این مرحله برای تداخل در کار بسیار دیر شده است، این کنترل ضروری است. نشان می دهد که مجریان به چه نتایجی رسیده اند و نارسایی ها و کاستی ها را در کارشان آشکار می کند. به آموختن درس برای آینده کمک می کند. به عنوان یک قاعده، در این مرحله مدیر و دستیار با هم کار می کنند، زیرا صلاحیت دستیار ممکن است برای تعیین کامل بودن و صحت تکلیف کافی نباشد.

چه چیزی و چگونه کنترل شود

توزیع مسئولیت برای اطمینان از کنترل در حوزه های کلیدی به اندازه سازمان بستگی دارد:

برای کنترل	اندازه شرکت	مسئولبرای اطمینان از کنترل
هنجارها و الزامات قانونی	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان وکیل، حسابدار خدمات حقوقی، حسابداری خدمات حقوقی و روسای حوزه ها
دستورات رهبر	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر دستیار و روسای حوزه ها
الزامات اسناد نظارتی محلی	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر رؤسای فعالیت ها
دستورات فردی مدیر	تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر
دستورالعمل های دریافت شده از مرکز شرکت	تا 1500 نفر تا 2500 نفر بیش از 2500 نفر	دستیار مدیر دستیار مدیر و دبیرخانه مدیریت پرونده

"کنترل" و "نظارت" چیزهای متفاوتی هستند!

برای اینکه در نهایت بفهمیم چه چیزی چیست، ارزش توجه به اصطلاح دیگری را دارد که اغلب در مدیریت مدرن یافت می شود - "نظارت". اغلب در ادبیات، از مفاهیم "کنترل" و "نظارت" به عنوان یکسان استفاده می شود، اما اینها اساسا چیزهای متفاوتی هستند! برای اعمال یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت اجرای دستورات، این تفاوت باید درک شود. اگر نظارت بر- این نظارت بر پارامترهای یک شی با ضبط و ذخیره داده ها است، سپس کنترل- این یک مشاهده واجب است تاثیر بر جسمدر صورتی که مقادیر پارامتر از حد مجاز فراتر رود. در رابطه با تکالیف، این بدان معناست که دستیار باید یک ابزار نظارتی داشته باشد، یعنی. یک پایگاه داده خاص را نگهداری می کند که در آن دستورالعمل ها، مهلت ها، افراد مسئول و وضعیت اجرا (تکمیل یا تکمیل نشده) را ثبت می کند. با این حال، برای ایجاد یک سیستم کنترل موثر، صرفاً نگه داشتن آمار کافی نیست - کنترل مستلزم مدیریت فعال وضعیت، تنظیم و نفوذ است، به عنوان مثال. تأثیر آگاهانه هدفمند به منظور دستیابی به پویایی مثبت در رشته اجرا.

چگونه از اجرای دستورات اطمینان حاصل کنیم؟

برای انجام دستورات، یک رویکرد یکپارچه برای حل این مشکل ضروری است. سیستم کنترل اجرای سفارش با رعایت اصول زیر عمل خواهد کرد:

1) اولویت بالای مدیریتمدیر باید نشان دهد که رعایت دقیق دستورالعمل های او برای او و شرکت مهم است.

2) بحث مشترک در مورد رویکردهای حل مشکل.برای در نظر گرفتن همه خطرات و بررسی همه جانبه موضوع، لازم است همه شرکت کنندگان در این فرآیند در بحث شرکت کنند - هم مدیری که دستورالعمل ها را ارائه می دهد و هم دستیار ناظر آنها و همچنین مدیرانی که مستقیماً مسئول خواهند بود. اجرا. موافقت نامه ها باید در درجه اول مربوط به روش های کسب اطلاعات در مورد دستورالعمل ها و مهلت ها، قالب گزارش اجرا، روش زمان بندی مجدد، رویکردهای پاداش یا مجازات در صورت عدم اجرای دستورالعمل ها باشد. همچنین مدیر باید به زیردستان خود در مورد اختیارات دستیار در زمینه نظارت بر اجرای دستورات اطلاع دهد (اگر فرد جدیدی در تیم هستید و هنوز اقتدار کسب نکرده اید، در این مورد از مدیر خود بپرسید).

3) اطلاع رسانی به کلیه کارکنان شرکت از استقرار سامانه نظارت بر اجرای سفارشات.لازم است از شفافیت رویکردها اطمینان حاصل شود، یعنی. قوانین باید در سند نظارتی محلی شرکت رسمی شود.

4) سازگاری و نظم.انضباط اجرایی افزایش می یابد اگر کارکنان مطمئن باشند که هر تکلیفی ثبت می شود، هر تکلیفی باید حسابرسی شود، هیچ یک از آنها از قلم نمی افتد یا فراموش نمی شود، و عدم اجرای دستورالعمل های مدیریت ناگزیر مجازات می شود. (بی درنگ ارزش دارد که روش اطلاع رسانی را پیش بینی کنیم، زیرا دستورالعمل ها ممکن است پیشینی غیرقابل اجرا باشند یا دلایل قانع کننده ای برای عدم رعایت به موقع داشته باشند. هر یک از این موارد باید به صورت جداگانه مورد بررسی قرار گیرد.)

شما می گویید به نظر وظیفه ای است. این تا حدی درست است. نقش دستیار چیست؟ دستیار دقیقاً همان کارمند شرکت است که باید به مدیر اطلاع دهد که مشکلی وجود دارد، خطرات خاصی را به دنبال دارد، که شما سعی می کنید "انگشت خود را روی نبض" نگه دارید (و تا کنون به لطف شما تا حد زیادی موفق شده است. ویژگی های شخصی)، اما نبود سیستم دیر یا زود خود را نشان می دهد و شما را نگران می کند.

نکته اصلی این است که فراموش نکنید که بگویید که شما یک پیشنهاد خاص در مورد نحوه سازماندهی یک سیستم کنترل دارید (یعنی این نباید فقط یک مشکل در یک بشقاب نقره ای باشد، بلکه یک مشکل و گزینه هایی برای حل آن باشد).

حتی اگر کارمند جدید شرکت هستید، نباید از نزدیک شدن به مدیر خود با چنین پیشنهادی بترسید. اگر تاکنون به دلیل انجام نشدن/موقعیت/عدم ثبت سفارش هیچ اتفاق مرگباری در شرکت شما رخ نداده است، مدیر شما باز هم گوش های پیشنهادی شما را کر نخواهد کرد. احتمالاً هیچ فردی در کل شرکت بیشتر علاقه مند به حل این مشکل نیست.

اهمیت ارتباط موثر

فرض کنید پیشنهاد شما پذیرفته شد: مدیر اهمیت کار را مشخص کرد، نقش شما را در این فرآیند اعلام کرد، محلی را تأیید کرد. سند هنجاریبا تنظیم فرآیند، همه کارکنان شرکت مطلع می شوند. بعدش چی؟ اگر در این مرحله تسلیم شوید، سند منتشر شده خطر دارد که به عنوان یک تکه کاغذ بی روح باقی بماند. چگونه می توان این همه کار را انجام داد؟

پاسخ در درجه اول در مهارت های ارتباطی موثر دستیار نهفته است. بله، این همان عبارتی است که اغلب در رزومه های پست های اداری می بینیم. داشتن چنین مهارت هایی برای یک دستیار حیاتی است. در مفهوم محدود، در رابطه با نظارت بر اجرای دستورات، ارتباط مؤثر راهی برای انتقال سریع اطلاعات بدون تحریف و دریافت بازخورد در مورد درک صحیح «پیام» است.

ارتباط موثر ایجاد می شود:

موثر یا بی اثر؟

ارتباط ناکارآمد مشاجره با دیگران است که با هدف محافظت از اهداف و برنامه های شما انجام می شود. دلالت بر حضور برنده و بازنده دارد. این سبک از "ارتباطات" طبقه بندی شده است: "درست" و "اشتباه"، "پیروزی" و "شکست"، "خوب" و "بد"، بدون در نظر گرفتن حالت های میانی وجود دارد. تنها یک نظر صحیح وجود دارد، بنابراین ما می توانیم از دیدگاه ها و تجربیات افرادی که می توانند دانش ما را از جهان غنی کنند و تصویری کل نگر تشکیل دهند، غفلت کنیم. در عوض، ما مدام از دیدگاه های محدود خود دفاع می کنیم. مکث در درگیری زمانی موفقیت آمیز تلقی می شود که مدافع به طور موقت عقب نشینی کند. در نهایت، اختلاف منجر به مقاومت، از دست دادن کارایی تیم و حتی خرابکاری می شود تا زمانی که تعادل قدرت و احترام حاکم شود.

ارتباط موثر به نوبه خود با هدف درک دیدگاه ها، احساسات و نظرات دیگران است. وقتی دو طرف به حرف یکدیگر گوش می دهند، هر دو برنده می شوند. درک متقابل و احترام اساس همکاری، وابستگی متقابل و وفاداری می شود. اگر هر طرف بگوید: «بله، دقیقاً منظورم همین بود، موفقیت حاصل خواهد شد. مرا درک می کنی».

ارتباط موثر بدون شک برای اجرای موفقیت آمیز اهداف سازمان ضروری است. پیام های تحریف شده و تفسیر نادرست اغلب باعث شکست شرکت ها، ارتش ها و ملت های بزرگ می شود.

مهارت‌های ارتباطی مؤثر به اضداد اجازه می‌دهد تا در کنار یکدیگر وجود داشته باشند - توانایی نهایی برای درک دیدگاه دیگری و یافتن سازش. چرا بحث در مورد اینکه چه کسی درست است و چه کسی اشتباه است؟ هدف از ارتباطات موثر ایجاد و حفظ روابط کاری سودمند متقابل و در نتیجه طولانی مدت است.

در زمینه نظارت بر اجرای دستورات، دستیار باید نشان دهد مهارت های برقراری ارتباط موثردر تمام مراحل دستورالعمل "سفر":

1) تعامل با مدیر هنگام تنظیم دستورالعمل ها.وظیفه دستیار این است که تکلیف را به درستی ثبت کند، و سعی کند به یک طرح هدف گذاری خاص، به عنوان مثال SMART، پایبند باشد. این به زیردستان این امکان را می دهد که بفهمند چه چیزی از آنها خواسته می شود. عبارت دستور باید واضح و به صورت شفاهی باشد (به سوال چه باید کرد؟)، دستور باید مهلت مشخصی داشته باشد و برای هر دستور یک مجری مسئول مشخص شود.

پس از ثبت صحیح سفارش، دستیار باید اطمینان حاصل کند که اشتباهی وجود ندارد و ارائه دهد آخرین نسخهپروتکل یا ثبت دستورالعمل ها به مدیر برای تأیید، یا شفاهی بپرسید: «آیا من شما را درست متوجه شدم؟ ایوانف I.I. آیا باید برنامه اجرای پروژه را تا 11 می 2015 تهیه و برای تصویب ارسال کنید؟

چه اتفاقی افتاده استهوشمندانه?

هوشمندانهمخفف یادمانی است که در مدیریت و مدیریت پروژه برای تعریف اهداف و تعیین اهداف استفاده می شود.
هدف یا وظیفه ای که بر اساس معیارهای SMART ایجاد می شود دارای ویژگی های زیر است:
. اس- خاص (مشخص) - واضح، دقیق، به وضوح توصیف شده است.
. م- قابل اندازه گیری (قابل اندازه گیری) - داشتن شاخص های نتیجه ای که به وسیله آنها می توان فهمید که هدف به دست آمده است. آنها می توانند هم کمی و هم کیفی باشند. بدون این معیارها، ارزیابی تکمیل کار تقریباً غیرممکن است.
. آ- قابل دستیابی (دست یافتنی) - واقع بینانه، اما نیازمند تلاش است که به عنوان یک عامل انگیزشی اضافی عمل می کند.
. آر- مربوط (مناسب) - منطبق با اهداف گسترده تر بخش یا سازمان؛
. تی- محدود به زمان (محدود در زمان) - مهلت های دستیابی به هدف باید تعیین شود.

2) تعامل با مجریان هنگام انتقال سفارشات به محل کار.وظیفه کلیدی در این مرحله این است که اطمینان حاصل شود که پیمانکار در مورد تکلیف مطلع شده و آن را برای کار پذیرفته است. اگر سازمان کوچک است، دستیار یا منشی مستقیماً با مجریان تماس می گیرد پست الکترونیکیا با تلفن در سازمان‌های بزرگ، انجام چنین تعاملی دشوار است، بنابراین دستیار دستور را منتقل می‌کند و مستقیماً با معاونان سازمان در تعامل است و هنگام انتقال سفارشات، اصل آبشاری اعمال می‌شود، به عنوان مثال: EEمدیر بخشEرئیس بخشEمجری مستقیم.

3) اطلاعات مربوط به اجرای سفارش از طریق مسیر معکوس منتقل می شود: مدیر عامل / دستیاربمعاون مدیر کلبمدیر بخشبرئیس بخشبمجری مستقیم

دستیار نقش یک واسطه را در انتقال اطلاعات مربوط به سفارش ایفا می کند. در عین حال، برای کاهش زمان انتقال داده ها به دستیار، توصیه می شود استفاده را ارائه دهید منبع اطلاعاتی، که به شما امکان می دهد اطلاعات خلاصه سفارشات را در آن پست کنید دسترسی عمومیبه عنوان مثال، به پورتال داخلی سازمانی، جایی که هر کارمند می تواند به سرعت ببیند چه تکالیفی دارد و نظرات خود را برای دستیار ارسال کند.

4) هنگام انجام کنترل میانی، لازم است پیش بینی را از پیمانکار روشن کنید:چه در مهلت مقرر باشد و چه در حین اجرا مشخص شود که حجم کار بیشتر از حد انتظار قبلی است یا منابع پیمانکار ناکافی بوده و نیاز به مشارکت کارکنان سایر بخش های ساختاری است. معلوم شد که این کار چند کارکردی است. دستیار باید گفت و گوی سازنده مستمری را با مدیر/ مجری مسئول انجام دهد تا اطلاعات سریع و قابل اعتمادی در مورد پیشرفت اجرا به دست آورد و در صورت بروز مشکلات جدی، تا زمانی که هنوز چیزی قابل اصلاح است، مدیر را در جریان آن قرار دهد. در عین حال، نباید بیش از حد پیش بروید و مزاحم شوید، مجری را مزاحم کنید و حواس او را به چیزهای کوچک پرت کنید. همه شرکت کنندگان در فرآیند باید به وضوح درک کنند که اهداف مشترکی دارند و به کار یکدیگر احترام می گذارند. برای انجام این کار، باید بر روی یک قالب ارتباطی قابل قبول توافق کنید.

5) پس از دریافت اطلاعات در مورد اجرای یک سفارش، دستیار به همراه مدیر، کامل بودن داده های ارائه شده را ارزیابی کرده و در مورد پذیرش سفارش یا بازگرداندن آن برای بازبینی تصمیم گیری می کند. دستیار باید تصمیم اتخاذ شده را به مجری اطلاع دهد.

6) هنگام تولید گزارش تحلیلیحسابداری دقیق مستلزم گزارش گیری و تجزیه و تحلیل منظم بر اساس داده های آماری است. در یک فرکانس مشخص، به عنوان مثال یک بار در ماه، دستیار باید داده های آماری انباشته شده در تکالیف را تجزیه و تحلیل کند و گزارشی در مورد نظم عملکرد ایجاد کند (شکل 1). چنین گزارشی ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد تعداد دستورالعمل هایی باشد که تعداد آنها به موقع/تأخیر/تکمیل نشده است، کدام واحدها از نظر اجرای به موقع دستورالعمل های مدیر، رهبر و کدام یک ضد رهبر هستند. مدیر می تواند به صلاحدید خود از این اطلاعات استفاده کند. با این حال، مطلوب است که رویکرد پاداش و مجازات برای همه قابل پیش بینی و یکسان باشد.

برنج. 1

ابزارهای مفید در زرادخانه دستیار

تنوع زیادی از چنین ابزارهایی وجود دارد، اما رعایت اصل کلیدی مهم است - تمام دستورالعمل های مدیر باید تحقق یابد و در یک مخزن واحد وارد شود، جایی که امکان نظارت منظم بر اجرای سفارشات مطابق با اولویت آنها وجود دارد.

پیاده سازی فنی ایده آل است Microsoft Outlook ، زیرا آن را شامل مکانیسم های تنظیمات انعطاف پذیر به اصطلاح. "نمایش کاربران". علاوه بر نماهای استاندارد "توسط مجریان"، "بر اساس دسته ها"، "بر اساس مهلت ها"، می توانید سایر موارد را پیکربندی کنید - "بر اساس کارخانه ها"، "توسط کمیته ها"، "فقط کارهای عقب افتاده، مهلتی که از 5 تا 20 روز پیش» و غیره. پس از پیکربندی، نمای در آینده با یک کلیک ماوس در دسترس خواهد بود. ما در این مورد به تفصیل نمی پردازیم، زیرا ... مجموعه ای از مقالات قبلاً به این ابزار اختصاص داده شده است.

گاهی سیستم مشابهبر اساس پیکربندی شده است سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکیبه عنوان مثال Lotus Notes، Documentum یا Directum که اطلاعات کلیدی مربوط به سفارش در کارت ثبت و کنترل (RCC) ثبت می شود. با این حال، EDMS یک برنامه گران قیمت است که همه سازمان ها توانایی پرداخت آن را ندارند.

یکی از جهانی ترین و در دسترس ترین ابزار برای نظارت بر اجرای دستورات است مایکروسافت برتری داشتن. اگر در آن کار می کنید، می توانید از این برنامه علاوه بر برنامه های موجود استفاده کنید شرکت بزرگ، و به عنوان یک ابزار مستقل. زیبایی آن این است که بر اساس این راه حل فنی، می توانید یک پایگاه داده واحد از سفارشات را با تنظیمات انعطاف پذیر فیلدها و فیلترها بنا به صلاحدید خود ایجاد کنید. چنین ثبت تلفیقی از دستورالعمل ها را می توان در دسترس عموم قرار داد و هر کارمند می تواند جمله بندی، مهلت های زمانی را روشن کند و وضعیت دستورالعمل های خود را پیگیری کند. ابتدا باید حقوق محدودی را برای ویرایش فایل پیکربندی کنید تا از خراب شدن یا حذف تصادفی داده ها جلوگیری کنید.

در MS Excel، نه تنها می‌توانید دستورالعمل‌ها را به صورت دستی وارد کنید، مانند دستورات شفاهی از مدیر، بلکه دستورالعمل‌ها را از EDMS نیز دانلود کنید (اگر این دستورالعمل‌ها از پروتکل‌ها یا دستورالعمل‌هایی هستند که از خارج می‌آیند، برای مثال، درخواست‌های مقامات نظارتی یا ارگان های دولتی یا یک مرکز شرکتی).

با تنظیم فیلدها به روشی خاص، می توانید کدگذاری رنگ را در ستون "وضعیت اجرای سفارش" تنظیم کنید. به عنوان مثال، سفارشی که هنوز وارد نشده است به طور خودکار با رنگ آبی نشان داده می شود. سفارش تکمیل شده به موقع سبز است (برای این، تاریخ های موجود در قسمت های "به دلیل اجرا" و "اجرای واقعی" باید مطابقت داشته باشند). سفارشی که مدت اجرای آن به پایان رسیده و تاییدیه ای مبنی بر دریافت گزارش اجرا دریافت نشده است، به صورت خودکار به عنوان انجام نشده نمایش داده می شود و با رنگ قرمز مشخص می شود.

راه اندازی ثبت سفارشات درام‌اس برتری داشتن

فیلدهای رجیستری با نوشتن یک ماکرو پیکربندی می شوند. برای چنین تنظیم دقیقبهتر است یک متخصص فناوری اطلاعات را درگیر کنید.

اگر متخصص IT وجود ندارد و مهارت برنامه نویسی ندارید، می توانید از روش ساده تر و در دسترس دیگری استفاده کنید.

شما می توانید سلول های جدول را خودتان با استفاده از آن سفارشی کنید ویژگی های قالب بندی شرطی.

برای پیکربندی پر کردن سلول، سلولی را در جدول انتخاب کنید که قالب بندی را برای آن پیکربندی می کنیم (در مورد ما، این سلول است جی10 )، در زبانه خانه - قالب بندی شرطی، در پیشنهادی منوی زمینه - یک قانون ایجاد کنید(شکل 2).

برنج. 3

در نوار فرمول کادر محاوره ای زیر عنوان، باید قاعده ای را تنظیم کنید که درست در نظر گرفته شود (شکل 4).

برنج. 4

برای رجیستری ما، پیکربندی متوالی چهار قانون برای یک سلول ضروری است جی10 ، و سپس اقدام خود را به کل ستون "بسط" می دهند جی.

• برای نشان دادن یک سفارش انجام نشده، قانون 1 را تنظیم کنید.در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پر را انتخاب کنید قانون اول با رنگ قرمز مطابقت دارد.

در مرحله بعد، شرح زیر از قانون را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(اف10>0; اف10<СЕГОДНЯ();"") (شکل 5). این بدان معنی است که به شرطی که در سلول اف10 تاریخ سررسید مشخص شده است و قبلاً منقضی شده است، سلول به طور خودکار قرمز می شود.

برنج. 5

کلید را فشار دهیدOبه.

• برای نشان دادن سفارشی که در حال انجام است، قانون 2 را تنظیم کنید.دنباله ای از اقداماتی که در بالا توضیح داده شد را تکرار می کنیم: سلول را انتخاب کنید جی10 ، بریم به قالب بندی شرطی، انتخاب کنید یک قانون ایجاد کنیدو از یک فرمول برای تعیین اینکه کدام سلول ها را قالب بندی کنید استفاده کنید.

در کادر محاوره ای آشنا یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پرکننده متفاوتی را انتخاب کنید قانون دوم با رنگ آبی مطابقت دارد.

=IF(F10>0;F10>TODAY();""). این بدان معنی است که اگر در یک سلول اف10 یک مهلت مشخص شده است و هنوز نرسیده است، سلول به طور خودکار آبی رنگ می شود.

کلید را فشار دهید Oبه.

• برای نشان دادن سفارشی که به موقع تکمیل شده است، قانون 3 را تنظیم می کنیم.دوباره دنباله اقداماتی که در بالا توضیح داده شد را تکرار می کنیم، فقط این بار در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبیک رنگ پر سبز را انتخاب کنید تا نشان دهد که سفارش دقیقاً به موقع یا زودتر از برنامه انجام شده است.

شرح قانون را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). این بدان معنی است که اگر در یک سلول اف10 جی10 مهلت اجرای واقعی نشان داده شده است که مصادف با مهلت است اف10 یا قبل از آن، سلول جی10 به طور خودکار سبز می شود.

کلید را فشار دهید Oبه.

• در نهایت، برای نشان دادن سفارشی که دیرتر از مهلت تعیین شده تکمیل شده است، قانون 4 را تنظیم می کنیم.در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبیک رنگ پر زرد را انتخاب کنید تا نشان دهد سفارش دیر تکمیل شده است.

قانون زیر را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10؛ "")؛"").این بدان معنی است که اگر در یک سلول اف10 تاریخ سررسید نشان داده شده است، و در سلول جی10 تاریخ اجرای واقعی نشان داده شده است که دیرتر از تاریخ است اف10 ، سپس سلول جی10 به طور خودکار زرد می شود.

یک بار در سلول جی10 هر چهار قانون پیکربندی شده اند، ما فرمول داده شده را در کل ستون "کشش" می کنیم جیو آن را با تاریخ های واقعی اجرای سفارشات پر کنید. سلول ها به طور خودکار در پالت مشخص شده رنگ می شوند.

مرحله بعدی این است تنظیمات تجسم، یعنی نمودارهایی برای درک بصری بیشتر از تصویر رشته اجرا.

برای ساخت یک نمودار، به داده های کمی نیاز داریم، به عنوان مثال. تعداد تمام سفارشات و هر نوع به طور جداگانه. بنابراین، تنظیم میانی مورد نیاز خواهد بود. ما می‌توانیم داده‌های کمی را در یک افسانه نمایش دهیم، جایی که آنها به طور خودکار از جدول ما وارد می‌شوند (افسانه را می‌توان در همان صفحه، به عنوان مثال، بالای جدول قرار داد).

برای جمع آوری آمار، باید یکی از خانه های جدول را پر کنید، به عنوان مثال سلول مجاور اچ10 ، به روش زیر:

1. یک سلول را انتخاب کنید اچ10 ، در بالای نوار فرمول، روی نماد کلیک کنید fx درج تابع، دسته را انتخاب کنید " منطقی», « اگر».

قانون زیر را در خط بالای فرمول ها می نویسیم: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF(G10$<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (شکل 6).

برنج. 6

قانون مشخص شده در سلول را گسترش می دهیم اچ10 ، پایین کل ستون اچ(شکل 7).

برنج. 7

سپس ستون اچرا می توان پنهان کرد و فقط اطلاعات رجیستری لازم را قابل مشاهده باقی می گذارد.

• راه اندازی یک افسانهبه منظور داده ها از یک ستون اچدر افسانه قرار می گیرند و در آن به صورت کمی نمایش داده می شوند، باید سلول های افسانه را به صورت زیر پیکربندی کنید:

1. یک قانون برای یک سلول تنظیم کنید جی3 : این سلول را انتخاب کنید، روی نماد در نوار فرمول کلیک کنید fx درج تابع، نوع توابع را انتخاب کنید " آماری», « COUNTIF».

2. سپس موارد زیر را در نوار فرمول بنویسید: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(شکل 8).

برنج. 8

3. فرمول را از سلول "کشش" کنید جی3 قبل از جی6 به ترتیب.

همچنین می‌توانید تجسم را سفارشی کنید و داده‌ها را در سفارشات برای یک دوره زمانی معین در قالب نمودار آپلود کنید.

• باایجاد یک نموداربرای انجام این کار، به تب بروید درج کنیدو یک نمودار را انتخاب کنید، برای مثال یک نمودار دایره ای، که قبلاً محدوده آن را انتخاب کرده باشید سلول هااز جانب جی3 قبل از جی6 (شکل 9).

برنج. 9

با انتخاب بخش و فراخوانی منوی زمینه مربوطه با دکمه سمت راست ماوس، نمودار را وارد می کنیم و بخش های آن را در رنگ های پر که انتخاب کرده ایم رنگ می کنیم (همه چیز در آنجا بصری است). ثبت نام ما آماده است (شکل 10).

برنج. 10

و در نهایت

ایجاد یک سیستم موثر برای نظارت بر اجرای سفارشات بسیار دشوار است - لازم است بسیاری از جنبه ها و ویژگی هایی که ممکن است برای سازمان های مختلف منحصر به فرد باشد در نظر گرفته شود. آسان نیست، اما به یاد داشته باشید که هر معما راه حلی دارد. وقتی با مشکل سختی روبرو می شوم که در نگاه اول راه حلی ندارد، همیشه معمای بی وربر را به یاد می آورم:

چگونه می توان این نه نقطه را با چهار خط وصل کرد بدون اینکه قلم را از روی کاغذ بردارید؟

اغلب ما نمی توانیم راه حلی پیدا کنیم زیرا ذهن ما محدود به منطقه نقاشی است. اما هیچ جا نمی گوید که شما نمی توانید از محدودیت های آن فراتر بروید.

راه حلی وجود دارد:

اخلاقی: برای درک سیستم، باید از آن خارج شوید.»

راه های زیادی برای سازماندهی یک سیستم موثر برای نظارت بر اجرای دستورات وجود دارد. نکته اصلی این است که دقیقاً موردی را بیابید که به طور ارگانیک در کار شرکت شما و کار شما قرار می گیرد، در همه چیز احساس اعتدال داشته باشید و از مرزی که فراتر از آن کنترل بیش از حد شیدایی است عبور نکنید.

M.A. سوچکووا، دستیار مدیر کل شرکت پالایش نفت ریازان CJSC (شرکت تابعه NK-Rosneft OJSC)

هر سازمانی دیر یا زود با مشکل نظارت بر وظایف تعیین شده توسط مدیریت مواجه می شود. هر کس این مسئله را به گونه‌ای متفاوت حل می‌کند: برخی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را پیاده‌سازی می‌کنند، برخی علامت‌ها را در دفاتر ثبت می‌گذارند، برخی دیگر به روش قدیمی یک کابینت پرونده راه‌اندازی می‌کنند. در این مقاله به بررسی مشکل دستورالعمل های نظارتی صادر شده توسط مدیر در خصوص اسناد ورودی و داخلی شرکت می پردازیم و یکی از گزینه های سازماندهی سیستم کنترل با استفاده از MS Outlook را به شما ارائه می دهیم.

کنترل اجرای وظیفه چیست؟

یک سفارش از یک مدیر معمولاً با قطعنامه ای شروع می شود که روی یک سند ورودی یا داخلی (مثلاً یک یادداشت داخلی) قرار می گیرد. همانطور که مشخص است، قطعنامه باید مجری، محتوای کار و مدتی که در آن سفارش باید تکمیل شود را مشخص کند.

اگر سازمان سیستم کنترلی نداشته باشد، قاعدتاً مدیر کار خود را روی سند با مصوبه تمام می کند و اجرای تکلیف کاملاً بر وجدان مجری می ماند. در بهترین حالت، کارگردان برای خود یادداشتی در دفتر خاطرات می‌گذارد تا از مهم‌ترین موارد غافل نشود، اما وقتی حجم اسناد دریافتی به چند ده یا صد در روز برسد، هیچ دفتر خاطراتی او را نجات نمی‌دهد.

در نتیجه، مسئولیت نظارت بر اجرا بر دوش شکننده منشی (یا در عوض، یکی از کارمندان دفتر) می افتد. به هر حال وظیفه کنترلر این است که خود را با وضوح آشنا کند، دستور را به مجری برساند و از تکمیل به موقع آن اطمینان حاصل کند.

آیا همه اسناد تحت کنترل هستند؟

در همان ابتدا که یک سیستم کنترل اسناد به تازگی در سازمان شما ظاهر می شود، بهتر است تنها بخشی از اسناد را کنترل کنید. کدام یک - اجازه دهید رهبر شخصا تصمیم بگیرد. اولاً برای کنترل کننده آسان تر خواهد بود و ثانیاً واکنش منفی (مثل همیشه با تغییرات اتفاق می افتد) کارمندان هموار می شود. در آینده، فهرست اسناد ارسال شده برای کنترل به تدریج گسترش خواهد یافت. بگذریم که در مرحله اول تصمیم به نظارت بر اجرای دستورالعمل ها در خصوص شکایات دریافتی از افراد و هرگونه درخواست از مقامات دولتی گرفته شد.

با این حال، اگر یک شرکت بلافاصله به مدیریت اسناد الکترونیکی روی آورد، هیچ مشکلی برای انتخاب وجود ندارد: برنامه‌های EDMS به طور خودکار مسیر هر سند را دنبال می‌کنند.

ایجاد یک کار درام‌اس چشم انداز

Outlook در درجه اول یک سرویس گیرنده ایمیل است که فقط از نظر ارتباطات بین کاربران می تواند جایگزین سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی شود. تمام عملکردهای لازم، به ویژه نظارت بر اجرای وظایف و تولید گزارش ها را با موفقیت انجام می دهد.

یک شرط ضروری برای سازماندهی کنترل درام‌اس چشم انداز: تصمیم مدیر باید به هر طریقی به شکل الکترونیکی تجسم یابد. کنترل کننده باید سند را با وضوح اسکن کند تا این فایل را به کار ضمیمه کند، یا متن وضوح را به صورت دستی در متن کار بازتولید کند.

برای ایجاد یک کار برای یک کاربر، MS Outlook را اجرا کنید و دستورات را در منوی بالا انتخاب کنید فایل, ايجاد كردنو سفارش(شکل 1)، پس از آن یک پنجره جدید باز می شود - وظیفه آینده شما.

عکس. 1. ایجاد یک سفارش

بیایید شروع به پر کردن فیلدها کنیم. در اولین آنها ( به چه کسی) آدرس مجری تعیین شده توسط مدیر را وارد نمایید.

اگر چندین اجراکننده وجود داشته باشد، وظیفه برای هر یک به طور جداگانه ایجاد می شود (یکی از ویژگی های برنامه؛ در غیر این صورت در ردیابی کار با مشکل مواجه می شود).

فیلد دوم موضوعباید آن را تا حد امکان به درستی پر کنید تا از قبل مشخص شود که کار به چه چیزی مربوط می شود، به عنوان مثال:

ورودی-234 مورخ 1392/01/29.

این هم برای کنترلر و هم برای مجری راحت خواهد بود.

رشته مهم بعدی برای ما این است مدت، اصطلاح. بر اساس مهلت های اجرای اسناد پذیرفته شده در شرکت شما ایجاد می شود.

یادآوری می کنیم که دوره استاندارد پذیرفته شده در عمل ارتباطات تجاری 30 روز تقویمی است.

نزدیک میدان مدت، اصطلاحمی توانید سطح اهمیت کار را انتخاب کنید: کم، معمولی یا زیاد.

زمینه های شروع، ایالتو آمادههنگام ایجاد یک کار، معمولاً کنترلر آن را لمس نمی کند، زیرا مجری هنوز اجرا را شروع نکرده است و شروع زمان اختصاص داده شده برای کار، لحظه ارسال کار به مجری خواهد بود.

در منو گزینه هابا کلیک بر روی دکمه مربوطه می توانید یک کار را برای تکرار برنامه ریزی کنید.

این برای مثال برای گزارش های ماهانه یا ارائه اطلاعات دیگر در یک فرکانس مشخص مرتبط است.

در اینجا از شما خواسته می شود که یک دسته را انتخاب کنید (در صورت استفاده از آن) و یک یادآور برای اجراکننده اضافه کنید.

تنظیم یادآوری سه روز قبل از مهلت مناسب است: در روز مورد نیاز، پیمانکار نامه ای با محتوای مربوطه دریافت می کند.

گزینه ها یک نسخه به روز از این کار را در لیست وظایف خود نگه داریدو پس از تکمیل یک کار، یک گزارش وضعیت برای من ارسال کنیدبا استفاده از علامت چک در کادرها روشن و خاموش می شوند.

در یک یادداشت!

چک باکس (از چک باکس انگلیسی) یک عنصر رابط کاربری گرافیکی است که به کاربر اجازه می دهد یک پارامتر را با دو حالت - ☑ روشن و ☐ خاموش کنترل کند.

قسمت متن در قسمت حرف وارد می شود - دستورالعمل های لازم برای تکمیل کار. اگر هیچ کدام وجود ندارد، می توانید استاندارد را وارد کنید لطفا قطعنامه را بخوانید و دستورالعمل ها را اجرا کنید.

به تب منو بروید درج کنید. در اینجا ما یک فایل با یک نامه حل به کار پیوست می کنیم.

پس از آن، کلیک کنید ارسال– و کار به عهده شخص مسئول می رود (شکل 2).

شکل 2. ارسال یک کار برای اجرا

کار مجری روی یک کار

پیمانکار نامه ای به همراه یک ضمیمه حاوی وظیفه دریافت خواهد کرد. پس از باز کردن کار، او فایلی را با تصمیم مدیر، تاریخ تکمیل و سایر اطلاعاتی که برای او ارسال کرده اید مشاهده می کند (شکل 3).

برنج. 3. دریافت تکلیف توسط مجری

به شکل - در این تصویر هیچ نقطه ای بعد از ترتیب وجود ندارد، اما در تصویر قبلی وجود دارد

پس از انجام تکلیف، مجری باید گزارشی را تهیه کند. برای انجام این کار، در وظیفه، مانند یک ایمیل معمولی، باید گزینه را انتخاب کنید پاسخ، متن گزارش را بنویسید و برای کنترلر ارسال کنید.

گزارش باید صحیح باشد و حاوی اطلاعات به روز در مورد تکمیل کار باشد و نه یک لغو اشتراک ساده تکمیل شدیا بدتر خوب.

نمونه ای از گزارش اجرای یک دستور:

نامه ای به تاریخ 30 ژانویه 2013 به شماره 323 از طریق پست برای طرف مقابل ارسال شد.

تکمیل یک کار

پس از دریافت گزارش، کنترلر کار را به عنوان انجام شده علامت گذاری می کند. برای انجام این کار، روی وظیفه در لیست وظایف کلیک راست کرده و دستور را از منوی کشویی انتخاب کنید. برای اعدام، و سپس علامت گذاری به عنوان تکمیل شده(شکل 4).

برنج. 4. تکمیل کار

گزارش نویسی

اگر کنترل کننده به صورت دوره ای کیفیت کار اجراکنندگان را تجزیه و تحلیل نکند، نظارت بر اجرای سفارش ها معنای خود را از دست می دهد. برای انجام این کار، باید یک گزارش بر اساس پارامترهای مورد علاقه خود ایجاد کنید.

برای مشاهده کل لیست سفارش هایی که ارسال کرده اید، روی دکمه در گوشه سمت چپ پایین صفحه کلیک کنید وظایف. لیستی از وظایف در قسمت مرکزی و در ستون سمت چپ تشکیل می شود نمای فعلیهر انتخابی می تواند انجام شود. به طور معمول کنترلرها از view ها استفاده می کنند لیست تفصیلی, کارهای عقب افتادهو توسط مسئول(شکل 5).

شکل 5. فهرست تفصیلی موارد ارسالی

هر لیستی را می توان با انتخاب دستور مناسب در منو چاپ کرد فایل.

تنظیم فرآیند و کار با پرسنل

همانطور که در مورد هر نوآوری وجود دارد، انجام بدون مقررات برای فرآیند نظارت بر اجرای سفارشات غیرممکن است. توصیه می شود قوانین تنظیم و تکمیل وظایف را در دستورالعمل های کاری دفتر گنجانده شود. اگر هنوز یکی را ندارید، می‌توانید یک سند جداگانه، «قوانین...» یا «دستورالعمل‌ها...» ایجاد کنید. به هر شکلی، فرآیند باید تا حد امکان با جزئیات شرح داده شود، و توصیه می شود توضیحات را با اسکرین شات ارائه کنید. دستورالعمل باید به تایید مدیر کل برسد.

انتقال به یک سیستم کنترل جدید به معنای ظهور تعدادی از قوانین جدید است که برای همه اجباری است. با این حال، رعایت این قوانین دردسر زیادی برای همکاران شما ایجاد نخواهد کرد.

اولا، اکنون هر کارمند باید MS Outlook را دائماً روشن نگه دارد. به عنوان آخرین راه حل، حداقل دو بار در روز ایمیل خود را چک کنید.

دوما، همکاران باید به خاطر بسپارند: وظیفه ای که نویسنده آن منشی است، هوس او (منشی) نیست. این چیزی نیست جز یک دستور کارگردان که به صورت الکترونیکی ارائه شده است. این مدیر بود که مجری را تعیین کرد و ضرب الاجل تعیین کرد و در واقع این مدیر است که باید گزارش اجرا را بدهد و نه ناظر-منشی.

همانطور که می بینید، فرآیند تنظیم وظایف در MS Outlook بسیار ساده است و برای یک شرکت کوچک که روزانه حداکثر 20 کار در آن تنظیم می شود، کاملاً مناسب است. نکته اصلی این است که هر یک از دستورالعمل های ارسال شده به این روش تا حد امکان به درستی ترسیم شده است: دارای یک مخاطب و مهلت خاص است و به صورت کتبی ارسال می شود. اتمام کار روی یک کار به وضوح ثبت می شود. کنترل کننده نیز به نوبه خود از تماس مجریان با یادآوری آزاد است: او فقط باید مطمئن شود که گزارش اجرا به موقع می رسد.

ما تنها یکی از گزینه های خودکارسازی سیستم نظارت بر اجرای سفارشات در یک سازمان را در نظر گرفتیم. مانند هر یک از روش های کنترلی که در ابتدای مقاله ذکر کردیم، این روش نیز مجموعه ای از مزایا و معایب خاص خود را دارد. با این حال، به نظر ما، این یکی از گزینه های بودجه بهینه برای شرکتی است که تازه شروع به کشف مدیریت اسناد الکترونیکی کرده است.

اوگنیا کوژانوا، متخصص موسسات آموزشی پیش دبستانی و مدیریت سوابق پرسنل

یک سیستم کنترل خودکار به راحتی به شما این امکان را می دهد که همه وظایف را نه تنها بر اساس مهلت، بلکه بر اساس مجری مشاهده کنید و بنابراین بارگیری هر کدام را مشاهده کنید و لیستی از اسناد تکمیل نشده را با مهلت منقضی ارائه دهید که هنوز توسط مجری در نظر گرفته نشده است. . این برنامه به شما اجازه می دهد تا حقوق دسترسی را متمایز کنید، گزارش های لازم را برای مدیریت تهیه کنید ...
پیکربندی به راحتی و به سرعت توسط کاربر پیکربندی می شود.

این برنامه شامل گزارش های زیر است:
- لیست وظایف در تاریخ
- گواهی انجام انضباط
- انجام وظایف با نقض مهلت مقرر
- وظایف تحت کنترل

برنامه Automated Task Execution Control قابلیت های زیر را در اختیار کاربران قرار می دهد:
خطاب به مدیران:
. ایجاد (ثبت نام) کارت های وظیفه جدید؛
. نظارت بر وضعیت خلاصه تکالیف جاری برای همه مجریان و آمار رشته عملکرد؛
. کنترل پیشرفت وظایف خاص برای هر یک از مجریان با در نظر گرفتن به تعویق افتادن مهلت های اجرا.
. انجام مبادله متنی اطلاعات با مجریان در حین اجرای کار؛
. ثبت واقعیت تکمیل (کارهای "بستن")؛
. جستجو برای وظایف با استفاده از معیارهای مختلف؛
. مشاهده آرشیو کارهای بسته؛
. چاپ، صادرات به MS Word و MS Excel یک کار جداگانه.
. چاپ، صادرات به MS Word و MS Excel لیست وظایف با توجه به معیارهای مختلف.

. تولید گزارش در مورد اجرای وظایف و نظم عملکرد.

مجریان:
. دریافت وظایف جدید از مدیریت؛
. وضعیت خلاصه وظایف فعلی خود را نظارت کنید.
. انجام مبادله متنی اطلاعات با مدیریت و همکاران در حین اجرای وظایف؛
. ثبت واقعیت تکمیل کار؛
. با استفاده از معیارهای مختلف، تکالیف خود را جستجو کنید.
. مشاهده آرشیو کارهای تکمیل شده؛
. علامت گذاری خودکار وظایف عقب افتاده؛
. چاپ، صادرات به Word و Excel به صورت فردی یا لیستی از وظایف با توجه به معیارهای مختلف.

برای اهداف اطلاعاتی شما می توانید، که محدودیت زمانی دارد: 50 روز، و هیچ محدودیت عملکردی ندارد. در پایان دوره آزمایشی، باید مجوز خریداری کنید. پس از پرداخت، کد مجوز شخصی برنامه را از طریق ایمیل دریافت می کنید. هنگام شروع برنامه باید در کادر گفتگوی "فعال سازی" وارد شود و نسخه آزمایشی شما بدون محدودیت زمانی و عملکردی به نسخه کامل تبدیل می شود، کد مجوز محدودیت زمانی ندارد.

اطلاعات برای خریداران:

1. با خرید یکی از لایسنس های ارائه شده برای برنامه، می توانید کد لایسنس را روی تعداد نامحدودی کامپیوتر (ایستگاه های کاری در شبکه) نصب کنید.

2. مجوز شبکه بدون محدودیت، امکان استفاده برای همیشه از نسخه و مجوزی که خریداری کرده اید.

3. امکان دانلود رایگان به روز رسانی نرم افزار به مدت 1 سال.

5. می توانید از برنامه خریداری شده در فعالیت های تجاری خود استفاده کنید.

مزایای این برنامه

ساختار پایگاه داده انعطاف پذیر
می توانید جداول و فیلدهای جدیدی را در آنها ایجاد کنید (ذخیره شده و محاسبه شده)، لیست های کشویی را تعریف کنید، جدول های فرعی را اختصاص دهید، نماها و گزارش ها ایجاد کنید، و بسیاری موارد دیگر. این سیستم را می توان برای هر موضوعی بدون دانش خاص تنظیم کرد.

تولید اسناد اداری با داده ها از پایگاه داده با استفاده از الگوها
می‌توانید قالب‌های سند را در قالب‌های Word و Excel با متن ثابت، تصاویر و همچنین نشانک‌هایی ایجاد کنید که هنگام تولید سند، داده‌های فعلی پایگاه داده در آنها درج می‌شود.

ذخیره تصاویر در پایگاه داده و پیوند به اسناد با فرمت های مختلف
هر ورودی جدول را می توان به تصاویر ذخیره شده در خود پایگاه داده و همچنین پیوندهایی به فایل های ذخیره شده در جایی در سرور فایل پیوند داد، در حالی که تمام اطلاعات لازم برای جستجو، فیلتر کردن و طبقه بندی اسناد آسان در پایگاه داده قرار خواهند گرفت.

رابط کاربری راحت و بسیار قابل تنظیم
می‌توانید مرتب‌سازی کنید، فیلتر کنید، رکوردها را بر اساس هر فیلدی جستجو کنید، ترتیب و عرض فیلدها، ارتفاع ردیف‌ها را تغییر دهید، قوانین رنگی را برای ردیف‌ها و سلول‌ها تنظیم کنید، فرمول‌هایی را برای محاسبه مجموع‌ها، و بر اساس فیلدهای داده شده یک درخت بسازید. می توانید مستقیماً در جدول (سبک اکسل) یا از طریق یک فرم جداگانه که به طور انعطاف پذیر قابل تنظیم است، ورودی ها را وارد کنید.

فیلترها، مرتب سازی، فیلدهای محاسبه شده، نماها
حداکثر شرایط فیلتر داده انعطاف پذیر، مقادیر زیادی از پیش تعیین شده ("شروع با"، "شامل"، "امروز"، "دیروز"...). مجموعه های مختلفی از فیلترها را می توان در فایل ها برای استفاده مجدد ذخیره کرد. امکان تنظیم فرمول برای فیلدهای محاسبه شده (از جمله عبارات SQL) و ساخت نماهای جدولی که فیلدها را از جداول مختلف و فیلدهای محاسبه شده نمایش می دهد.

ایجاد و تنظیم گزارش و یادآوری برای شرایط مختلف
شما می توانید قوانین یادآوری را تنظیم کنید که بر اساس آن یک فرم یادآوری به یک کاربر خاص نشان داده می شود.

حالت شبکه و چند نفره
هنگام استفاده از حالت چند کاربره، حقوق دسترسی به طور انعطاف‌پذیر برای هر کاربر با توجه به پارامترهای زیر پیکربندی می‌شود: قابلیت مشاهده و در دسترس بودن آیتم‌های منو، برگه‌های اصلی، جداول، فیلدها و سوابق برای مشاهده و ویرایش.

واردات و صادرات داده ها
واردات داده های جدولی از فایل های اکسل و اکسس پشتیبانی می شود. صادرات در Word، Excel، HTML امکان پذیر است.

DBMS استاندارد Microsoft Access یا Microsoft SQL Server
بدون "جعبه سیاه". ما یک فرمت استاندارد ذخیره سازی داده ها داریم - MS Access یا سرویس گیرنده-سرور MS SQL Server. هر دوی این DBMS ها بسیار قابل اعتماد هستند، استانداردهای شناخته شده ای هستند و در کلاس خود پیشرو هستند. این مزیت‌هایی را نسبت به فرمت‌های بسته ارائه می‌کند: توانایی مدیریت، اصلاح، بهینه‌سازی، یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر... می‌توانید دکمه‌های سفارشی را در برنامه اضافه کنید، در صورت انتخاب، اقدامات لازم انجام خواهد شد (به عنوان مثال، برخی از آنها مستقیماً با پایگاه داده، راه اندازی برنامه های شخص ثالث و غیره).