Excel-malleja määräaikojen seurantaan. Kätevät työkalut assistentin arsenaalissa. Projektinhallinnan hallintapaneelin luominen Excelissä

Aluksi muistellaan tilausten toteuttamisen valvontaa koskevat säännöt, joita ryhdymme myöhemmin automatisoimaan MS Excelin standardiominaisuuksilla.

On valvoa ongelmien ratkaisemisen ydintä ja tehtävien suorittamisen määräaikoja.

Olennainen valvonta

Asianmukainen valvonta on arvio siitä, kuinka oikein, onnistuneesti ja täydellisesti ongelma on ratkaistu. Tällaista valvontaa suorittaa (laitoksen tai osaston johtaja) tai erityisesti valtuutettu henkilö. Vastuu asiakirjoihin sisältyvien asioiden oikeasta ja oikea-aikaisesta ratkaisemisesta on rakenteellisten osastojen päälliköillä ja asiakirjan toimeenpanosta vastaavilla työntekijöillä. Esiintyjä yleensä:

• Esimiehen päätöksessä mainittu asiakirja (esim. saapuvassa kirjeessä, työntekijän hakemuksessa) tai
• on kirjoitettu suoraan tilauksen tekstiin (yleensä tilauksessa/pöytäkirjassa yksittäiset ohjeet laaditaan tekstin itsenäisinä kappaleina ja muotoillaan siten, että on heti selvää, mitä, kenelle ja milloin on tehtävä; vastaavasti jokainen kohde - tehtävä / ohje ohjataan erikseen) ,
• kun esiintyjää ei ole suoraan määritelty, hän määräytyy organisaation vastuunjaon mukaisesti.

Jos johtajan päätöksessä/ohjeessa on useita toimeenpanijoita, on päätöksessä ensin mainittu henkilö vastuussa asiakirjan/ohjeen täytäntöönpanosta ja vastaavasti sen täytäntöönpanon järjestämisestä.

Ohjeet voivat seurata dokumentin tekstistä tai ne voivat olla ”riippumattomia”, ts. dokumentoimattomia ja silti niiden täytäntöönpanon valvonnan alaisia. Jos tilaus luodaan tositteen perusteella, se sisältää linkin perustositteeseen (katso taulukon neljän ensimmäisen sarakkeen täyttäminen kuvassa 1). Ohjeita antavat johtajat kaikilla tasoilla. Jokainen organisaatio päättää kuitenkin itse, mitkä asiakirjat/ohjeet ottaa hallintaansa. Yleensä nämä kaikki ovat ohjeita organisaation johtajalta ja hänen sijaisilta. Mitä enemmän dokumentteja organisaatiossa on, sitä tärkeämpää on tehostaa asiakirjojen toteuttamisen valvontatyötä ja mitä valikoivammin organisaatio lähestyy ratkaisua kysymykseen "mitä ohjaamme" - kultainen keskitie on tärkeä tässä. . Joten yleensä ohjataan ensimmäiseltä henkilöltä tulevien ohjeiden toteuttamista, tämän tekee esiopetuslaitoksen palvelu tai sihteeri.

Ohjeet tulee muotoilla selkeästi ja yksiselitteisesti:

• itse tilaus;
• toteutusaika;
• toimeenpanija (määräyksen voi suorittaa useita henkilöitä, jolloin yksi nimetään vastuulliseksi toimeenpanijaksi ja loput katsotaan toimeenpanijiksi).

Ohjeita laadittaessa kannattaa noudattaa yksinkertaisia ​​sääntöjä: sanamuodon tulee olla lyhyt, ytimekäs, tulkinnan epäselvyyttä poistava ja selkeästi määritelty ja mitattavissa oleva tulos.

Kun tilausta suoritetaan, seuraavat toimet ovat mahdollisia:

• tekijä voi muuttaa tilauksen suorittamisen määräaikaa;
• tekijä voi vaihtaa toimeksiannon vastuullista toteuttajaa;
• esiintyjät luovat raportteja suorituksen tuloksista;
• tekijällä on mahdollisuus palauttaa tilaus tarkistettavaksi tai hyväksyä toimeenpanon tulos.

Jos tehtävä on jaettu toimeenpanijoiden kesken, niin vastuullinen toimeenpanija saa heidän suoritusraportit. Hän luo lopullisen yksittäisraportin puolesta ja lähettää sen tekijälle.

Määräaikojen hallinta

Asiakirjojen/tilausten toteuttamisen määräaikojen valvonnasta vastaa johdon dokumentaation tukipalvelu (DOU) ja pienessä organisaatiossa sihteeri.

Määräaikojen seurantatekniikka voidaan jakaa seuraaviin menettelyihin:

• kaikkien valvottujen asiakirjojen, ohjeiden, ohjeiden ja hallintatehtävien tallentaminen;
• tarkistaa asiakirjan oikea-aikainen toimittaminen toimeenpanijalle;
• valvottujen asiakirjojen tietojen säätö, kun toteutusajat muuttuvat, asiakirjoja siirretään toimeksiantajalta toimeenpanijalle, jaosta osastolle (merkitsimme tämän "Suorituksen tila" -kenttään, katso kuva 1);
• muistutus esiintyjille ja osastojen päälliköille täyttämättömien asiakirjojen ja ohjeiden olemassaolosta;
• johtajille (jaostoille ja organisaatioille) tiedottaminen asiakirjojen toimeenpanon tilasta ja edistymisestä;
• asiakirjojen toteuttamista koskevien tietojen syöttäminen;
• koko organisaation tilanteen ja suorituskuritason analyysi rakenteellisten osastojen, asiantuntijoiden, asiakirjatyyppien ja muiden näkökohtien mukaan.

Määräajat asiakirjat voidaan määritellä:

Kuten näette, määräajan toimeksiannon toteuttamiselle asettaa yleensä sen tekijä. Hyväksytään, että tilaukset sisältävät ohjeita "kiireellisesti", voidaan toteuttaa 3 päivän kuluessa. Ohjeessa "viipymättä" määrätään 1 päivän määräaika toimeksiannon toteuttamiselle. Jos toteutuspäivää ei ole ilmoitettu tilauksessa, se on täytäntöönpanokelpoinen 1 kuukauden kuluessa sen allekirjoituspäivästä (seuraavan kuukauden vastaavaan päivämäärään saakka, ja jos tällaista päivämäärää ei ole seuraavan kuukauden aikana, niin kuukauden viimeiseen päivään). Jos toimeksiannon toteutusajan viimeinen päivä osuu arkipäivälle, se on suoritettava edellisenä työpäivänä.

Monimutkaisen tehtävän sisältäville asiakirjoille voit määrittää pitkällä aikavälillä täytäntöönpano (useita kuukausia, kuusi kuukautta, vuosi). Tässä tapauksessa se on välttämätöntä jaa tehtävä vaiheisiin ja seuraa tehtävän valmistumista askel askeleelta.

Termin valvonta sisältää:

• nykyinen ohjaus,
• avulias ja
• lopullinen valvonta.

Pääasialliset valvonnan tyypit ovat nykyiset ja ennaltaehkäisevät.

Alla nykyinen ohjaus ymmärtää päivittäin vanhentuvien asiakirjojen tietojen valmistelua. Nykyinen valvonta suoritetaan tarkistamalla päivittäin dokumentin etenemistä ja muistuttamalla urakoitsijaa toteutusajan päättymisestä ja tarpeesta saattaa dokumentin käsittely päätökseen. Toteutuksen valvonnasta vastaavat (pienessä yrityksessä - sihteeri) tunnistavat päivittäin, yleensä työpäivän alussa, ja laativat luettelon asiakirjoista, joiden määräaika päättyy tänään.

Nykyinen ohjaus auttaa luomaan työsuunnitelman päivälle. Se näyttää heti, mitkä tehtävät on suoritettava tänään (ongelman ratkaiseminen kokouksessa, asiakirjan allekirjoittaminen, faksin lähettäminen jne.). Siksi asiakirjojen toteuttamisen määräaikojen valvonta on toiminto, josta on välttämättä säädetty työnkuvaus johtajan sihteeri. Joka päivä tunnistamalla asiakirjat, joiden määräajat ovat umpeutumassa, sihteeri selvittää mahdollisuuden ratkaista ongelma ajoissa, ja jos määräajat ylitetään, raportoi siitä johtajalle.

Aikana ennaltaehkäisevä valvonta Asiakirjoista, joiden määräaika umpeutuu 2-3 päivän kuluttua (organisaatiossamme tämä tehdään 4 kalenteripäivää etukäteen), kootaan raportit ja tiedotetaan toimeksiantajille. Ja sitten työntekijällä on vielä aikaa ratkaista ongelma ajoissa.

Ohjausasento on erittäin tärkeä. Vain valvonnan suuntautuminen työntekijöiden auttamiseen, ei puutteiden tunnistamiseen, halu auttaa, muistuttaa, eikä syyttää, voi varmistaa valvontapalvelun suurimman tehokkuuden.

Järjestelmällinen toteutustarkastus, jonka taitavasti ja oikein suorittaa työntekijä, joka tahdikkaasti muistuttaa, että asiakirja tarvitaan ajoissa, että yrityksen menestyminen riippuu ongelman oikea-aikaisesta ratkaisemisesta jne., korostaa tämän työntekijän ja hänen ponnistelunsa. Lisäksi "aikakorttihakemisto" auttaa esimiehen työpäivän suunnittelussa, koska se heijastaa tietyn päivämäärän tapahtumia ja tehtäviä.

Jos toimeksisaaja on vastaanottanut asiakirjan tai sen suorittaessa sitä, että sitä ei ole mahdollista toteuttaa ajoissa, siitä ilmoitetaan johtajalle (tällaisen tilauksen tekijälle), jolla on oikeus lykätä määräaikaa. asiakirjan toteuttaminen. Jos johtaja pidentää määräaikaa, sihteeri kirjoittaa ohjeidensa mukaisesti ilmoittautumislomakkeeseen uuden määräajan.

Asiakirjan täytäntöönpanon määräajan lykkääminen on otettava esille viimeistään 1 päivä ennen tavoitepäivän päättymistä. Määräajan lykkääminen takautuvasti ei ole sallittua, ja se on periaatteessa mahdotonta automatisoiduissa järjestelmissä.

Pitkän (useita kuukausia) toteutusajan asiakirjoilla voidaan seurata toteutuksen välivaiheita tallentamalla tiedot toteutuksen etenemisestä (teemme tämän asiakirjan rekisteröintikortin "Suorituksen tila" -kentässä).

Usein ongelman ratkaiseminen vaatii dokumentin peräkkäistä työtä useiden toimeenpanijoiden toimesta tai asiakirjan koordinointia useiden osastojen kanssa. Näissä tapauksissa kunkin toimeenpanijan asiakirjan säilytysaikaa on valvottava. Asiakirjaa siirrettäessä on siirtoasia kirjattava. Rekisteröinnin suorittaa yleensä asiakirjan välittävän yksikön sihteeri. Ilmoitamme asiakirjan liikkeen ja sen siirtopäivämäärän "Suorituksen tila" -kentässä.

Kun asiakirjat, joiden määräaika on vanhentunut, tulevat näkyviin heidän luettelonsa tulostetaan samana päivänä ja ilmoitetaan johtajalle.

Jos asiakirjojen rekisteröintioikeus voidaan myöntää laajalle henkilökunnalle, sen toteuttamisen edistymistä kuvaavat muutokset suorittaa pääsääntöisesti vain yksi vastuuhenkilö: sihteeri-assistentti tai esiopetuslaitoksen asiantuntija.

Asiakirjan poistaminen hallinnasta suoritetaan vasta asiakirjan täydellisen täytäntöönpanon jälkeen: johtajan päätöksen täytäntöönpano, vastausasiakirjan laatiminen, vastauksen vastaanottaminen lähtevään asiakirjaan tai muu dokumentoitu vahvistus täytäntöönpanon tosiasiasta. Asiakirjan suorittamisen tulos on kirjattava rekisteröintikorttiin (esimerkiksi "kutsu lähetettiin", "kirje lähetettiin... Ei..." jne.). Rekisteröintikortissa on myös tiedot asiakirjan täytäntöönpanopäivämäärästä ja tapausnumero sen nimikkeistön mukaan, johon laadittu asiakirja on arkistoitu.

TO lopullinen valvonta sisältää analyyttistä työtä, jossa tehdään yhteenveto suorituksen kurinalaisuudesta ja osaston tai organisaation työntekijöiden suoritustuloksista kokonaisuutena. Lopullisen valvonnan suorittavat toteutuksen valvonnasta vastaavat työntekijät (palvelu) tai organisaation sihteeri tietyin väliajoin (viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain). Myöhemmän valvonnan tulokset näkyvät lopullisissa kvantitatiivisissa ja luetteloraporteissa tehtävien suorittamisen tilasta (valvotut asiakirjat). Tämä antaa johdolle mahdollisuuden tietää, mitä tietty työntekijä (divisioona) tekee ja miten asiat sujuvat tietyllä toiminta-alueella (tietyn ongelman ratkaiseminen).

Lopullinen valvonta yhdessä pakollisen ennaltaehkäisevän valvonnan kanssa on stimuloiva tekijä työntekijöiden kurinalaisuuden lisäämisessä.

Esimerkki tilausten hallinnasta MS Excelillä

Nyt näytämme, mitä voidaan automatisoida käyttämällä MS Excelin vakioominaisuuksia. Aloita avaamalla uusi kirja MS Excel ja luo siihen taulukko Kuvassa 1 näytetyillä kentillä/sarakkeilla/kaavioilla. Tämä on päätaulukko, joka näyttää tietoja tilausten toteuttamisen oikea-aikaisesta hallinnasta organisaatiossamme.

Kirjoita seuraavaksi erilliseen soluun kaava niin, että kun avaat tämän MS Excel -taulukon, se on aina taulukon yläpuolella. nykyinen päivämäärä näytettiin(merkitty numerolla 1 kuvassa 1). Silloin siitä on meille hyötyä päivittäisessä työskentelyssä pöydän kanssa. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

Kuva 2

Tiivistä esitys

Tässä taulukossa voit suodattaa rivejä (eli valvottuja tilauksia) eri kriteerien mukaan. Mutta tehdäksesi tämän sinun on otettava suodatin käyttöön:

Kuva 3

Näytön painike suodattimen käyttöön ottamiseksi MS Excel 2007:ssä ja 2010:ssä

Tiivistä esitys

Kuva 4

Taulukon rivien suodatuskriteerit sarakkeiden sisällön mukaan MS Excel 2007:ssä ja 2010:ssä

Tiivistä esitys

Yllä näkyvät suodatuskriteerit ilmestyivät, kun napsautettiin harmaata neliösuodatinpainiketta Artists-sarakkeessa (merkitty numerolla 1). Tämän sarakkeen solut ovat täynnä tekstiä, joten ohjelma tarjosi meille seuraavat vaihtoehdot:

2 - ensinnäkin voimme suodattaa yhden tai useamman esiintyjän jättäen "valintamerkit" vain heille; voimme myös valita vain tyhjiä rivejä jättäen "valintamerkin" vain luettelon viimeiseen kohtaan; jos jätämme valintaruudun "Valitse kaikki" -asentoon, tällä kriteerillä ei suodateta (tämä näkyy nyt kuvassa);

3 - toiseksi, voit suodattaa sarakesolujen sisältämän tekstin mukaan, mutta tämä kriteeri on sopivampi työskennellessäsi asiakirjan "Yhteenveto"-sarakkeen kanssa jne. Jos emme esimerkiksi muista tarkasti otsikkoa, mutta muistamme avainsanan, jonka pitäisi olla siinä, meidän on valittava "sisältää..." -kohde ja kirjoitettava tämä sana ilman sen loppua. suodatin, vain niillä riveillä, joilla on Yhteenveto-kentässä on sana, jonka kirjoitimme eri päätteillä.

Voit poistaa suodattimen valitsemalla samannimisen komennon - merkitty numerolla 6. Jos suodatit rivejä määrittämällä eri valintaehdot useissa sarakkeissa, tämän komennon valitseminen kerran poistaa suodattimen vain siitä sarakkeesta, josta valitsit tällaisen komento, muiden sarakkeiden loput suodattimet pysyvät voimassa - jokainen niistä on poistettava yksitellen. Niissä sarakkeissa, joissa suodatin on käytössä, suodattimen kutsupainike muuttaa kuvansa käytössä olevaksi suodatinpainikkeeksi.

Jos sarake, jonka sisällön perusteella haluamme suodattaa taulukon rivejä, on täytetty päivämäärillä, niin tekstisuodattimen sijasta ohjelma tarjoaa meille toisen - erityistä päivämäärille - merkittynä numerolla 4: voimme valita paitsi tietty päivämäärä, mutta myös myöhemmin tai aikaisemmin kuin jokin päivämäärä tai rajoitettu ajanjakso, eilen, tänään tai huomenna jne.

Taulukossamme on 3 saraketta, joissa on päivämäärät.

Numeerinen suodatin (merkitty numerolla 5) on erityisesti suunniteltu toimimaan sarakkeiden kanssa, joiden sisältö on numeroita (tässä tapauksessa tämä on asiakirjan rekisteröintinumero).

Kuva 5

Taulukon rivien suodatuskriteerit sarakkeen sisällön mukaan MS Excel 2003:ssa

Tiivistä esitys

MS Excel 2003:ssa sarakkeen sisällön mukainen suodatin avautuu samalla näytöllä näkyvällä painikkeella kuin ohjelman myöhemmissä versioissa, mutta sen napsauttaminen avaa yleisen luettelon tietyn solun arvon valitsemiseksi tai useamman arvon määrittämiseksi. vaikeita olosuhteita suodatus, joka on jo räätälöity yksilöllisesti tekstille, päivämäärille tai numeroille - se käynnistetään erillisessä näyttöikkunassa, kun luettelosta on valittu kohta "(Ehto...)".

Kuvat 4 ja 5 osoittavat selvästi Millä kriteereillä voimme nyt suodattaa? taulukon rivit eri versioiden MS Excelissä. Pystymme suodattamaan tilaukset toteuttajan, niiden tekijöiden, määräaikojen, valvottujen dokumenttitietojen ja muiden laskentataulukkoon syötettyjen tietojen mukaan. Lisäksi on mahdollista suodattaa samanaikaisesti useiden kriteerien mukaan, esimerkiksi:

• Minkä tilausten määräaika päättyy tänään tietyn urakoitsijan osalta:
  Valitse "Suorittajat" -sarakkeesta haluamasi työntekijä (katso numero 2 kuvassa 4) ja suodata Eräpäivä-sarakkeessa rivit, joiden päivämäärä täyttää "tänään" -kriteerin (numero 4 samassa kuvassa) tai
• Kenelle valittu johtajamme antoi ohjeita tässä kuussa:
  "Tilauksen tekijä" -sarakkeesta valitsemme analysoimamme johtajan (numero 2 kuvassa 4), ja "Suorituksen määräaika" -sarakkeessa suodatamme päivämäärät, jotka kuuluvat "Tämä kuukausi" -kriteerin alle (numero 4), jne.

Nyt opetamme sinulle, kuinka voit määrittää ohjelman niin, että kun avaat tiedoston saada automaattisesti tietoa siitä, mitkä tilaukset on suoritettava, esimerkiksi 4 päivän kuluttua, ilmoittamaan tästä esiintyjille etukäteen. Tätä varten olemme lisänneet taulukkoon erityisen sarakkeen, jota kutsuimme nimellä "Jakelujakso". Nyt määritetään se:

• valitse solu I6 (muokatun sarakkeen ensimmäisellä rivillä) ja kirjoita "="-merkki siihen;
• napsauta hiirellä viereistä solua J6 (samalla rivillä, mutta Eräpäivä-sarakkeessa) ja näet, että se sisältyy solun I6 sisällön laskentakaavaan;
• jatka sitten kaavan lisäämistä kirjanmerkkeihin kirjoittamalla "-4" näppäimistöltä;
• Tässä vaiheessa kaavan täyttö on valmis (sen hetkinen tila näkyy aina Excel-taulukon yläpuolella olevasta kaavapalkista, ks. symboli 1 kuvassa 7, saamme "=j6-4"). Paina nyt näppäimistöäsi Tulla sisään- ja upotetun kaavan laskennan tulos näkyy taulukon solussa;
• tämän jälkeen kaava voidaan kopioida taulukon seuraaville riveille ja sitten niissä "Jakeluaika" -sarakkeessa päivämäärä on aina 4 päivää aikaisemmin kuin Eräpäivä -sarakkeessa: osoita hiiren oikeaa alakulmaa solun I6 kulma (kun osoittimen "hiiri" tulee olla mustan lihavoitun ristin muodossa), napsauta vasen nappi"hiiri" ja vedä alas sarakkeen loppuun vapauttamatta sitä ja vapauta sitten painike. Sarakkeessa I näet kaikkien vaadittujen varoitusten päivämäärät (numero 2 kuvassa 7);
• Sitten voit varmistaa, että "Jakelujakso" -sarakkeessa solut, joissa on nykyiset solut, korostetaan automaattisesti värein, ts. tämän päivän päivämäärät (1. lokakuuta nämä ovat joitain soluja ja 2. lokakuuta - erilaisia ​​jne.). Tätä varten sinun on käytettävä ehdollista muotoilutoimintoa. MS Excel 2007:ssä tai 2010:ssä tämä tehdään seuraavasti:
  • valitse kaikki taulukon solut "Jakelujakso" -sarakkeesta "otsikon" alla;
  • napsauta painiketta Ehdollinen muotoilu ryhmässä Tyylit välilehdellä Koti(katso kuva 6), valitse komento Solujen valintasäännöt ja valitse vasemmalle tai oikealle avautuvasta paneelista komento Päivämäärä. Näyttöön tulee samanniminen valintaikkuna, jossa on kaksi listaa (kuva 8): vasemmalla on valittava paikka Tänään, ja oikealla - tapa muotoilla soluja, jotka täyttävät tämän ehdon, esimerkiksi Vaaleanpunainen täyte ja tummanpunainen teksti. Napsauta seuraavaksi Ok.

Kuva 8 näyttää, miltä valmis taulukko näyttää ehdollisen muotoilun kanssa. Avaamalla tämän taulukon esimerkiksi 13.8.2012 asiantuntija voi helposti määrittää, mitkä ilmoitukset lähetetään.

Voit määrittää taulukon viimeisen "teknisen" sarakkeen olemassaolon; siinä jokaiselle riville on asetettava numero 1. Sitten suodattaessasi yhden tai useamman kriteerin mukaan lasket aina nopeasti sarakkeiden lukumäärän. suodatetut rivit. Voit tehdä tämän valitsemalla jäljellä olevat solut näytöllä hiirellä tässä sarakkeessa - MS Excel laskee niiden arvojen summan ja kirjoittaa sen Excel-taulukon alimmalle viiteriville.

Kuva 6

Ehdollinen muotoilu

Tiivistä esitys

Asiakirjojen toteuttamisen määräajat voidaan tulkita eri tavalla. Esimerkiksi missä vaiheessa määräaikaa pitäisi alkaa laskea (määräyksen antamispäivästä vai sitä seuraavana päivänä)? Pitäisikö se laskea kalenteri- vai työpäiviin? Mitä tehdä asiakirjoille, joiden määräaika osuu viikonloppuun? Entä jos määräaikaa ei ole määritelty ollenkaan? Kaikkiin näihin kysymyksiin vastataan yksityiskohtaisesti, ja paljon selitetään esimerkein (yhteensä 16) artikkelissa "Kuinka määräajat määrätään? "lehden nro 8 sivulla 12" 2011

On epärealistista valvoa organisaation kaikkien asiakirjojen toteuttamista. Siksi suositukset täytäntöönpanovalvonnan alaisten asiakirjojen luettelon määrittämiseksi auttavat sinua. Opit mitä määräaikoja yleensä asetetaan ja miten se tehdään, sekä kuinka voit hallita suullisia määräyksiä. Katso artikkeli "Mitä ohjaamme? "lehden nro 7 sivulla 30" 2011

Yksinkertaista projektiesi seurantaprosessi valmiilla Excelin projektinhallintamalleilla. Minkä tahansa mallin arvo on, että se on lähtökohtasi ja sitä voidaan käyttää uudestaan ​​​​ja uudestaan. Sinun ei tarvitse luoda viitekehystä tyhjästä joka kerta, kun sinun täytyy lähettää raportti sidosryhmille, viestiä tilanmuutoksesta tai seurata tehtäviä. Perustus on jo luotu, ja sinun tarvitsee vain lisätä projektitiedot.

Tästä artikkelista löydät kuvauksen tärkeimmistä Excelin projektinhallinnan malleista, jotka voit ladata ilmaiseksi. Katsomme myös Erilaisia ​​tyyppejä malleja ja kertoa, milloin on parempi käyttää kutakin niistä. Lisäksi opit luomaan projektinhallinnan hallintapaneelimallin Excelissä tyhjästä.

Näytämme myös, kuinka voit käyttää projektinhallintamalleja Smartsheetissä, työkalussa, jolla voit hallita kaikkea työtäsi laskentataulukkomaisella käyttöliittymällä. Smartsheet tarjoaa enemmän yhteistyötä kuin Excel ja helpottaa projektien seuraamista.

Hankkeen Gantt-kaaviomalli

Projektin Gantt-kaaviomalli on yksi suosituimmista projektipäälliköiden käyttämistä malleista. Gantt-kaavio ottaa tietosi tehtävien otsikoista, aloituspäivistä, eräpäivistä ja tehtävien kestoista ja muuntaa ne peräkkäiseksi vaakasuuntaiseksi pylväskaavioksi. Tällä tavalla voit nopeasti visualisoida järjestyksen, jossa tehtävät on suoritettava, ja myös määrittää, kuinka tehtävät riippuvat toisistaan. Gantt-kaavio on erityisen tehokas hallittaessa monimutkaisia ​​projekteja, joissa on riippuvuuksia.

Smartsheetin interaktiiviset Gantt-kaavioominaisuudet tekevät projektin visualisoinnista helppoa. Voit muokata kaaviota eri väreillä ja symboleilla tilan ilmaisemiseksi tai käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi tietyille tiimin jäsenille määrättyjä tehtäviä. Aktivoi kriittinen polkuominaisuus tunnistaaksesi tehtävien väliset riippuvuudet ja selvittääksesi, mitkä tehtävät vaikuttavat suoraan projektin päättymispäivään. Jaa Gantt-kaaviosi tiimisi tai asiakkaiden kanssa, jotta he pysyvät ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu.

Project Tracker -malli

Kerää kaikki projektitietosi yhteen, jotta kaikki projektiisi liittyvät tietävät aina, mistä löytää tärkeitä tietoja. Projektin seurantamallin avulla voit lisätä tehtäviä, muuttaa tilaa ja prioriteettia, määrittää suoritteita, eräpäiviä, kustannuksia, käytettyä aikaa ja muita tärkeitä tietoja projektillesi. Jos sinulla on suuri projekti, projektinseurantamalli auttaa pitämään kaiken järjestyksessä.

Smartsheetin avulla tiimisi on helpompi tehdä yhteistyötä reaaliajassa ja pysyä ajan tasalla projektin edistymisestä. Voit tehdä muutoksia projektiin, määrätä uusia ihmisiä tehtäviin, muuttaa päivämääriä ja suorittaa muita toimintoja intuitiivisen ja selkeän käyttöliittymän ansiosta.

Ketterä projektisuunnitelmamalli

Ketterä projektisuunnitelma perustuu toimivuuteen. Suunnitelmassa arvioidaan, kuinka kauan kunkin toiminnon käyttöönotto kestää, mutta ei kerro, kuinka kukin toiminto toteutetaan. Koska projektisuunnitelmat keskittyvät toimivuuteen, voit ryhmitellä samanlaiset toiminnot sprinteiksi.

Ketterä projektisuunnitelma muuttuu jatkuvasti. Kun suunnitelma on laadittu, projektitiimin tulee seurata sitä ja päivittää tila ja aikataulut tarpeen mukaan.

Tämän mallin (tunnetaan myös nimellä ketterä projektiaikataulu) voit lisätä tehtäviä, määrittää vastuut, aloitus- ja eräpäivät sekä tilan. Kunkin tehtävän kesto lasketaan automaattisesti. Tämä malli sisältää myös Gantt-kaavion (projektin aikajanan visuaalinen esitys), jonka koko muuttuu automaattisesti, kun lisäät tietosi taulukkoon.

Smartsheet tarjoaa projektimallin, joka on suunniteltu ketterille perusprojekteille. Suunnittele ja hallitse sprinttejä, tuoteominaisuuksia ja tehtäviä ja käytä sisäänrakennettua Gantt-kaaviota nähdäksesi projektisi aikajanana. Tiimi voi päivittää edistymistä, seurata suorituksia, tallentaa tiedostoja ja asettaa hälytyksiä yhdessä jaetussa laskentataulukossa.

Projektin budjettimalli

Pysy aina ajan tasalla projektin budjetista seuraamalla työvoimakustannuksia, materiaalikustannuksia, kiinteitä hintoja ja todellisia kustannuksia. Budjettimallin avulla voit seurata menojasi tarkasti ja muut tiimin jäsenet näkevät, pysytkö budjettisi sisällä vai ylitätkö sen. Tätä mallia voidaan käyttää missä tahansa projektissa sen koosta riippumatta.

Seuraa projektin edistymistä ja budjetin käyttöä yhdessä paikassa Smartsheetissä. Tämä projektimalli sisältää projektin tilayhteenvedon, budjetin vaihtelun ja aikataulun sekä Gantt-kaavion riippuvuuksineen. Voit helposti vertailla arvioituja ja todellisia työ-, materiaali- ja muita kustannuksia.

Tehtäväluettelomalli

Koska projekteissa on niin monia jatkuvasti vaihtuvia komponentteja, tehtäväluettelon avulla voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Voit muuttaa eräpäiviä joka päivä tai jopa joka tunti ja tarkastella tulevan viikon tärkeimpiä tehtäviäsi. Käytä tehtäväluettelomallia, kun sinun on järjestettävä yksittäisiä tehtäviä.

Luo keskitetty tapa tarkastella kaikkia velvollisuuksiasi useissa projekteissa kerralla tämän Smartsheetin tehtäväluettelon avulla. Jaa laskentataulukko tiimisi kanssa luodaksesi tarvitsemasi läpinäkyvyyden, seuraa tehtävän tilaa mukautetuilla symboleilla ja merkitse tärkeimmät kohteet, jotta mikään ei jää huomaamatta.

Projektin aikajanamalli

Aikajana auttaa sinua visualisoimaan monimutkaisia ​​tietoja kätevällä ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Voit seurata edistymistä, tunnistaa mahdolliset viivästykset, seurata kunkin projektitehtävän suorittamiseen jäljellä olevaa todellista aikaa ja paljon muuta. Aikajana on loistava kaikenkokoisille projekteille, varsinkin jos sinun on ilmoitettava tilamuutoksista ulkopuolisille yhteistyökumppaneille tai sidosryhmille.

Smartsheet tarjoaa aikajanamallin, joka on suunniteltu yksinkertaisia ​​suunnitelmia projekti, jossa on tehtäviä, osatehtäviä ja aikajana Gantt-kaavionäkymässä. Tiimisi voi helposti päivittää edistymistä, seurata suorituksia ja tarkistaa tilan milloin ja missä tahansa.

Ongelmaseurantamalli

Usein projektien mahdolliset ongelmat jäävät helposti huomaamatta joksikin aikaa. Jos nämä ongelmat jätetään kuitenkin ratkaisematta, ne voivat lopulta viivästyttää koko projektin valmistumista ja vaikuttaa negatiivisesti lopputulokseen. Projektien seurantaa varten ongelmanseurantamallin käyttäminen voi auttaa sinua tunnistamaan ongelmat nopeasti ja määrittämään, kuka on vastuussa niiden ratkaisemisesta, jotta voit ratkaista ongelmat niiden ilmaantuessa. Käytä tätä mallia, jos sinulla on keskikokoinen tai suuri projekti, jossa on paljon muuttuvaa dataa.

Seuraa ongelmia ja virheitä Smartsheet Issue and Error Tracker -mallin avulla. Luo mukautettu verkkolomake huoltohenkilöstölle, testaajille tai asiakkaille kirjaamaan ongelmia ja hallitsemaan virhehistoriaa yhdessä keskeisessä paikassa. Sitten priorisoi ja sulje pyynnöt.

Projektin työaikalomakkeen malli

Hanki nopea tilannekuva resurssien allokoinnista työaikalomakemallilla, jonka avulla kaikki tiimin jäsenet ja sidosryhmät voivat tarkastella kunkin tiimin jäsenen sitoutumista projektiin. Seuraa resurssien saatavuutta tulevalle viikolle, jotta tiedät aina, kenellä ne on vapaa-aika työskentelemään projektin parissa ja jotka ovat hyvin kiireisiä. Kellokortti - tehokas menetelmä hallita suurta määrää resursseja suuressa projektissa.

Hallitse työvoimaasi reaaliajassa Smartsheetin yksinkertaisen avulla. Määritä tietyt esiintyjät tehtäviin ja tunnistaa helposti työvoimaresurssien puutteet tai ylimäärät.

Projektin riskien seuranta

Projektit ovat luonteeltaan täynnä piilotettuja riskejä. Syyt riskien syntymiselle ovat erilaisia: työn laajuus on määritetty väärin, riippuvuudet on määritetty väärin jne. Tärkeintä on tunnistaa tällaiset riskit projektin alkuvaiheessa, ennen kuin ne ehtivät vaikuttaa kustannuksiin ja valmistumisaikoihin. Project Risk Tracker kerää kaikki mahdolliset riskit yhteen taulukkoon, mikä tekee siitä hyödyllisen kaikille keskisuurille ja suurille projektipäälliköille.

Kojelauta projektinhallintaa varten

Voit luoda kojelaudan projektisi hallintaa varten Smartsheetissä Smartsheet Sights -hallintapaneelien avulla. Sights-hallintapaneelit antavat tiimeille ennennäkemättömän näkemyksen tehtävään työhön keskittämällä tiedot tärkeimmistä projektitaulukoista. Jaa Smartsheet-hallintapaneelisi yrityksesi työntekijöiden kanssa tai jaa se ulkoisten sidosryhmien kanssa, jolloin he saavat lisätietoa keskeisten mittareiden ja tilojen tarkastelusta.

Projektinhallinnan hallintapaneelin luominen Excelissä

Näin voit luoda projektinhallinnan hallintapaneelin Excelissä.

Luo Excel-laskentataulukko

Projektinhallinnan hallintapaneeli sisältää pääasiassa graafisia kuvia, mutta samalla täydelliset tiedot, joiden perusteella nämä kuvat on luotu, tulisi myös tallentaa jonnekin omaan paikkaasi Excel-tiedosto. Tätä varten sinun on työskenneltävä samanaikaisesti kahdella Excel-laskentataulukon välilehdellä. Yksi välilehti sisältää graafiset kuvat, kun taas toinen välilehti sisältää kaikki tiedot, joista nämä kuvat luodaan. Yksi välilehti sisältää graafiset kuvat, kun taas toinen välilehti sisältää kaikki tiedot, joista nämä kuvat luodaan.

1. Kaksoisnapsauta tiedoston alaosassa olevaa välilehteä "Arkki1" taulukon nimeämiseksi uudelleen. Suosittelemme nimen vaihtamista muotoon "Projektin hallintapaneeli".
2. Napsauta sitten välilehden oikealla puolella olevaa plusmerkkiä (+) lisätäksesi toisen välilehden.
3. Kaksoisnapsauta välilehteä "Arkki 2" ja nimeä taulukko uudelleen muotoon "Muistiinpanot".

Lisää suunnittelutietosi

Voit nyt lisätä suunnittelutietosi (kaikki "numerosi") Muistiinpanot-välilehteen. Näitä tietoja käytetään kaavioiden luomiseen, joita voit sitten siirtää Project Dashboard -välilehdellä.

Luo projektitehtävätaulukko ja Gantt-kaavio

1. Luo Muistiinpanot-välilehdellä tehtävätaulukko. Lisää sarakeotsikot "Tehtävät", "Suorittaja", "Aloituspäivä", "Valmistumisen määräaika", "Päivien lukumäärä" Ja "Tila".
2. Lisää suunnittelutietosi taulukkoon. Listaa kaikki projektisi tehtävät, niiden suorittamisesta vastaava henkilö, aloituspäivä, eräpäivä, kunkin tehtävän suorittamiseen varattu päivien lukumäärä ja tila (käytä vaihtoehtoja "Valmis", "Myöhässä", "Käynnissä" Ja "Ei alkanut").

1. Käytä sitten näitä tietoja Gantt-kaavion luomiseen.
2. Kun olet luonut Gantt-kaavion, napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Leikkaa". Siirry Project Dashboard -välilehteen, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Lisää". Voit myös leikata ja liittää tiettyjä osia tehtävän nimestä, jos haluat näyttää ne kojelautassasi.

Huomautus. Olemme lisänneet tehtävätaulukkoon sarakkeen "Prioriteetti" ja käytti tähtimerkkejä osoittamaan tehtävien suorittamisen tärkeyttä. Voit lisätä symboleja napsauttamalla solua ja välilehden oikeaa reunaa "Lisää" valitse "Symbolit".

Lisää kaavioita tehtävän tilasta, projektin budjetista ja odottavista kohteista.

Mieti nyt, mitä muita tietoja haluat lisätä projektisi kojelautaan. Esimerkissämme lisäämme kaavion tehtävien, budjetin ja odottavien kohteiden yleistilasta.

1. Siirry Muistiinpanot-välilehteen ja luo minitaulukko jokaiselle visualisoitavalle datajoukolle. Halusimme esimerkiksi näyttää kuinka monen tehtävän tila on "Valmis", "Myöhässä", "Käytössä" ja "Ei aloitettu". Olemme sijoittaneet nämä tilat yhteen sarakkeeseen ja vierekkäin. Ilmoitimme myös kuinka monta hanketta on tässä tilassa prosentteina tai osuuksina. Budjettikaaviosta näytimme, kuinka paljon rahaa budjetoitiin ja kuinka paljon todellisuudessa käytetty.

1. Kun olet lisännyt tietosi, valitse taulukko ja siirry välilehteen "Lisää". Ryhmässä "Kaavio" Valitse kaaviotyypit, joita haluat käyttää (ympyräkaaviot, pylväskaaviot, kuplakaaviot jne.).

1. Toista edelliset vaiheet kaikille muille tietojoukoille.
2. Kun olet luonut kaaviot kaikille tietojoukoille, leikkaa ja liitä ne Project Dashboard -välilehteen.

Määritä projektisi hallintapaneeli

1. Voit muuttaa tehtävätaulukon taustaväriä napsauttamalla solua ja välilehteä "Koti" Luvussa "Fontti" Napsauta maalisäiliön kuvaketta valitaksesi haluamasi värin.
2. Voit muuttaa Gantt-kaavion värejä kaksoisnapsauttamalla tehtäväpalkkia ja valitsemalla vaihtoehdon "Muotoile kaavioalue". Napsauta maalisäiliökuvaketta ja valitse "Täyttää" ja valitse sitten ikkunan alareunasta haluamasi väri.
3. Voit muuttaa kaavioidesi väriä kaksoisnapsauttamalla koko kaaviota tai mitä tahansa sen osaa. Sivulle tulee ikkuna "Tietosarjamuoto". Napsauta maalisäiliökuvaketta ja valitse vaihtoehto "Täyttää", ja napsauta sitten ikkunan alaosassa olevaa maalisäiliökuvaketta uudelleen valitaksesi haluamasi värin.

Tee parempia päätöksiä Smartsheet Sights -hallintapaneelien avulla

Smartsheet Sight -hallintapaneelin avulla voit visualisoida, tehdä yhteenvedon ja jakaa tärkeitä työsi näkökohtia, kuten projektin tilan tai tehtävän edistymisen, tärkeimpien suorituskykyindikaattoreiden (KPI) avulla. Sightin kojelauta auttaa myös tiimejä pysymään järjestyksessä antamalla heille keskeisen paikan resursseille, kuten taulukoiden tai raporttien kokoelmille.

• Kojelaudat tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden projektitaulukoiden tärkeimpiin tietoihin.
• Muokattava käyttöliittymä, joka sopii käytettäväksi missä tahansa organisaatiosi osastossa
• Yksinkertaiset widgetit auttavat pääsemään alkuun nopeasti.

Sights-hallintapaneelit tarjoavat parannetun näkyvyyden useille projekteille, toiminnoille ja tiedoille organisaatiossasi. Keskittämällä työnkulun tiedot Sights-hallintapaneeleihin, käyttäjät saavat lisätietoa monimutkaisista prosesseista, voivat ennakoida paremmin projektin aukkoja ja saada kriittisiä tietoja nopeammin.

Käytä Smartsheetiä yksittäisten projektien yksityiskohtien hallintaan ja käytä sitten Sights-hallintapaneeleja saadaksesi korkean tason näkymän projektisalkkusi tilasta ja tarjoamalla kollegoille ja esimiehille ennennäkemättömän näkyvyyden meneillään olevaan työhön. Ota yhteyttä Smartsheet-tiimiin saadaksesi selville, kuinka Sights-hallintapaneelit voivat hyödyttää organisaatiotasi.

Excel-mallit projektinhallintaan: Isoille ja pienille projekteille

Projektinhallintamalli on tehokas työkalu minkä tahansa projektin hallintaan: iso tai pieni, yksinkertainen tai monimutkainen. On yleinen väärinkäsitys, että projektin on oltava suuri ja erittäin yksityiskohtainen, jotta se voi käyttää malleja. Itse asiassa malli voi olla yhtä hyödyllinen pienemmissä projekteissa. Vaikka suoritteet ovat kooltaan pieniä eivätkä kovin työvoimavaltaisia, sinun on silti arvioitava, kuinka kauan kukin tehtävä kestää, määritettävä tarvittavat resurssit ja jaettava tehtävät kullekin tiimin jäsenelle.

Smartsheet on laskentataulukkopohjainen työnhallintatyökalu, jossa on tehokkaita viestintä- ja yhteistyöominaisuuksia. Laaja valikoima älykkäitä näkymiä – ruudukko, kalenteri, Gantt, nähtävyydet ja kortit – Smartsheet toimii haluamallasi tavalla. Opi luomaan helposti projektinhallintamalli. Kokeile Smartsheetia ilmaiseksi 30 päivää.

Haluatko tietää lisää parhaat käytännöt ja perussuosituksia projektinhallintaan? Siirry sivuillemme nähdäksesi uusimmat artikkelit, mallit, videot ja paljon muuta.

Lue lisää Smartsheet premium -projektinhallintaratkaisuista

Hallitsetko satoja projekteja? Smartsheetin huippuluokan projektisalkun hallintaratkaisu auttaa projektilähtöisiä yrityksiä ja osastoja kasvamaan läpijuoksu lisää reaaliaikaista näkyvyyttä ja pienennä projektiriskejä.

Käytä Smartsheet Project Portfolio -ratkaisua:

• Säästä aikaa automatisoimalla uuden projektin asetukset.
• Kohdista projektinhallinnan suorituskyky liiketoimintasi tavoitteiden ja tavoitteiden kanssa.
• Varmista johdonmukaiset projektinhallintakäytännöt.
• Paranna projektisalkun suorituskyvyn reaaliaikaista näkyvyyttä.
• Suorita hankesalkun syvällinen analyysi Microsoftin avulla Power BI.

Projektipäälliköt voivat käyttää Smartsheetin projektisalkun hallintaratkaisua saadakseen helposti ja nopeasti vakiosarjan Sights-taulukoita, -raportteja ja -mittaristoa uusia projekteja varten. Joka uusi projekti Oletusarvoisesti se perii projektinhallintapäällikön määrittämät aiemmat käyttöoikeudet varmistaakseen kaikkien portfoliossaan olevien projektien näkyvyyden. Lopuksi ratkaisu yhdistää automaattisesti projektin metatiedot yhdeksi tiedostoksi, jota voidaan käyttää Smartsheet Sights -hallintapaneelin tai Microsoft Power BI:n avulla portfolionlaajuiseen raportointiin.

Kuten tiedät, assistentin tai henkilökohtaisen avustajan (riippumatta siitä, millä nimellä tätä asemaa kutsutaan työkirjassa) toimivuus eri yrityksissä vaihtelee riippuen organisaation erityispiirteistä ja koosta, yrityksessä omaksutusta yrityskulttuurista ja persoonasta. johtajasta. On kuitenkin vastuita, joita kukaan henkilökohtainen avustaja ei yksinkertaisesti voi tulla toimeen työpaikastaan ​​riippumatta. Näihin kuuluu tilausten toteuttamisen valvonta.

Monissa organisaatioissa ongelmana on tilausten täyttämättä jättäminen ja valvonnan puute niiden oikea-aikaisessa toteuttamisessa, ns. " pullonkaula"(englannista) pullonkaula- pullonkaula), ts. vakava este, joka hidastaa suuresti yrityksen liiketoimintaprosesseja. Täällä todella paljon riippuu avustajasta! Kaikki ei kuitenkaan ole niin itsestään selvää kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. Usein törmäämme tilanteisiin, joissa korvaamaton avustaja sairastuu äkillisesti tai lähtee lomalle tai kerrankin työmatkalle, ja hänen poissaolonsa aikana... työ on pysähtynyt, tilauksia ei kirjata, määräajat myöhästyvät ja vastuuhenkilöitä ei tiedetä. Yleensä tämä ei puhu niinkään työntekijän välttämättömyydestä, vaan järjestelmän puuttumisesta. Assistentin tehtävänä on siis rakentaa järjestelmä tilausten toteuttamisen seurantaan. Ja järjestelmä, kuten tiedämme, pystyy suurelta osin ylläpitämään suorituskykyään yksinään. Ja et selviä tästä yksin! Mutta hoidetaan kaikki järjestyksessä.

Ohjaus ja sen tyypit

Elefantti, kuten sanotaan, tulisi syödä osissa. Ja kannattaa aloittaa terminologiasta.

Ohjaus- Tämä on suunnitelman vertailu todelliseen tilanteeseen. Valvonta paljastaa pienetkin poikkeamat ihmisten suunnitelluista tuloksista ja toimista ja mahdollistaa tilanteen muuttamisen.

Seuraavat ohjaustyypit erotellaan:

1. Alustava. Esimies suorittaa ennen toimeksiannon varsinaista työn alkamista. Esivalvontaa käytetään inhimilliset, aineelliset ja taloudelliset resurssit huomioiden, eli ennen työmääräyksen antamista esimiehen on varmistettava, että esiintyjällä on resurssit sen toteuttamiseen.

2. Käsitteellinen (saapuva). Käytetään selventämään:

Tietääkö esiintyjä, että hänellä on tehtävä?

Miten sen ratkaiseva henkilö ymmärsi ongelman?

Kuinka hän tarkalleen ottaen tekee tämän?

Tämän tyyppisen valvonnan suorittaa apulaisjohtaja ja välittömästi tilauksen tekemisen jälkeen. Tavoitteena on tarkistaa toimeenpanijan käsitys toimeksiannon olemuksesta ja sen toteuttamisen oikea-aikaisuus. Tässä vaiheessa assistentin tehtävänä on kiinnittää toimeenpanijan huomio toimeksiannon saatavuuteen, ajoitukseen ja tärkeysjärjestykseen sekä varmistaa, että toimeksianto on otettu työhön. Tässä tapauksessa avustajan on "korostettava" kiireellisiä ja tärkeitä tehtäviä (muista Eisenhower-matriisi), esimerkiksi seuraavasti: "Huomaa, että tämä tehtävä on tärkeä ja kiireellinen!" Tämä oikeaan aikaan lausuttu taikalause auttaa välttämään monia väärinkäsityksiä ja anteeksiantamatonta ajanhukkaa - ei ole hyväksyttävää antaa tehtävien tärkeysjärjestyksen edetä, koska esiintyjien mielipiteet eivät aina ole yhtäpitäviä johtajan mielipide. Älä unohda, että se, mikä on sinulle itsestään selvää, ei välttämättä ole sitä muille.

3. Virta (välitaso, prosessin ohjaus). Tavoitteena on arvioida nykyistä toimintaprosessia: miten työ etenee, mitä on jo tehty, mitä vaikeuksia on ilmennyt. Tämän tyyppisen valvonnan suorittaa assistentti, kun työ on jo käynnissä, mutta tilauksen valmistumisaika ei ole vielä tullut. Valvonnan tehtävänä on tunnistaa viipymättä työn aikana ilmenevät poikkeamat ja ilmoittaa niistä esimiehelle mahdollisen korjaamisen mahdollistamiseksi. annetut parametrit. Nykyinen ohjaus perustuu palautetta.

4. Finaali (finaali, tuloksen valvonta). Sitä käytetään arvioimaan, saavutetaanko tavoite tiettyyn päivämäärään mennessä.

Saatuja todellisia tuloksia verrataan aiemmin saatuihin tuloksiin. Huolimatta siitä, että tässä vaiheessa on liian myöhäistä puuttua työhön, tämä valvonta on välttämätöntä. Se osoittaa, mitä tuloksia esiintyjät ovat saavuttaneet ja paljastaa puutteita ja puutteita työssään. Auttaa oppimaan opetuksia tulevaisuutta varten. Pääsääntöisesti tässä vaiheessa johtaja ja assistentti työskentelevät yhdessä, koska Avustajan pätevyys ei välttämättä riitä määrittämään tehtävän täydellisyyttä ja oikeellisuutta.

Mitä ja miten hallita

Vastuun jakautuminen valvonnan varmistamisessa keskeisillä alueilla riippuu organisaation koosta:

hallitsemaan	Yhtiön koko	Vastuullinenvalvonnan varmistamiseksi
Lakisääteiset normit ja vaatimukset	Jopa 100 henkilöä Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Lakimies, kirjanpitäjä Lakipalvelut, kirjanpito Lakipalvelu ja aluepäälliköt
Johtajan käskyt	Jopa 100 henkilöä Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Pääsihteeri Apulaisjohtaja Assistentti ja aluepäälliköt
Paikallisten säädösten vaatimukset	Jopa 100 henkilöä Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Pääsihteeri Apulaisjohtaja Toiminnan johtajat
Johtajan yksilölliset tilaukset	Jopa 500 henkilöä Yli 500 henkilöä	Järjestön päällikkö Pääsihteeri Apulaisjohtaja
Ohjeet saatu yrityskeskuksesta	Jopa 1500 henkilöä Jopa 2500 henkilöä Yli 2500 ihmistä	Apulaisjohtaja Apulaisjohtaja ja sihteeristö Tapausten hallinta

"Valvonta" ja "seuranta" ovat eri asioita!

Ymmärtääksesi vihdoin mitä on, kannattaa kiinnittää huomiota toiseen termiin, joka löytyy usein nykyaikaisesta johtamisesta - "seuranta". Usein kirjallisuudessa käsitteitä "valvonta" ja "seuranta" käytetään identtisinä, mutta nämä ovat pohjimmiltaan eri asioita! Jotta toimeksiantojen toteuttamisen hallintaan voitaisiin soveltaa systemaattista lähestymistapaa, tämä ero on ymmärrettävä. Jos seurantaa- tämä on objektin parametrien tarkkailua tallentamalla ja tallentamalla tietoja ohjata- Tämä on pakollinen huomio vaikutus esineeseen jos parametriarvot ylittävät hyväksyttävät rajat. Tehtävien osalta tämä tarkoittaa, että assistentilla tulee olla seurantatyökalu, ts. ylläpitää tiettyä tietokantaa, johon hän tallentaa ohjeet, määräajat, vastuuhenkilöt ja toteutustilan (valmis/ei suoritettu). Tehokkaan valvontajärjestelmän rakentamiseen ei kuitenkaan riitä pelkkä tilastojen pitäminen - valvonta edellyttää aktiivista tilanteen hallintaa, sopeutumista ja vaikuttamista, ts. tarkoituksenmukainen tietoinen vaikuttaminen positiivisen dynamiikan saavuttamiseksi esiintymisalalla.

Kuinka varmistaa, että tilaukset toteutuvat?

Jotta tilaukset voidaan toteuttaa, tarvitaan integroitu lähestymistapa tämän ongelman ratkaisemiseen. Tilausten toteuttamisen valvontajärjestelmä toimii seuraavien periaatteiden mukaisesti:

1) Korkea prioriteetti johdolta. Esimiehen tulee osoittaa, että hänen ohjeidensa tiukka noudattaminen on tärkeää hänelle ja yritykselle.

2) Yhteinen keskustelu lähestymistavoista ongelman ratkaisemiseksi. Kaikkien riskien huomioimiseksi ja asian kokonaisvaltaiseksi pohtimiseksi on tarpeen ottaa keskusteluun mukaan kaikki prosessiin osallistuvat - sekä ohjeita antava johtaja että niitä valvova assistentti sekä esimiehiä, jotka ovat suoraan vastuussa teloitus. Sopimusten tulee ensisijaisesti koskea menetelmiä ohjeista ja määräajoista tiedon saamiseksi, toteutusraportin muotoa, uudelleenjärjestelymenettelyä, lähestymistapoja palkitsemiseen tai rangaistukseen, jos ohjeita ei noudateta. Esimiehen tulee myös kertoa alaisilleen avustajan valtuuksista käskyjen toteuttamisen seurannassa (jos olet uusi henkilö tiimissä etkä ole vielä ansainnut valtuuksia, kysy tästä esimieheltäsi).

3) Kaikille yrityksen työntekijöille tiedottaminen tilausten toteuttamisen valvontajärjestelmän käyttöönotosta. On tarpeen varmistaa lähestymistapojen avoimuus, ts. säännöt on vahvistettava yrityksen paikallisessa säädösasiakirjassa.

4) Johdonmukaisuus ja säännöllisyys. Johdon kurinalaisuus lisääntyy, jos työntekijät luottavat siihen, että jokainen toimeksianto kirjataan, että jokainen toimeksianto on kirjattava, ettei yksikään niistä jää väliin tai unohdetuksi ja että johdon ohjeiden noudattamatta jättäminen saa väistämättä rangaistuksen. (Ilmoittamista koskevasta menettelystä kannattaa huolehtia välittömästi, koska ohjeiden antaminen voi olla etukäteen mahdotonta tai niillä voi olla pakottavia syitä noudattamatta jättämiseen ajoissa. Jokainen tapaus on harkittava erikseen.)

Näyttää tehtävältä, sanot. Tämä on osittain totta. Mikä on avustajan rooli? Assistentti on täsmälleen sama yrityksen työntekijä, jonka on ilmoitettava johtajalle, että ongelma on olemassa, että siihen liittyy erityisiä riskejä, että yrität pitää "sormi pulssilla" (ja toistaiseksi se on onnistunut suurelta osin sinun ansiostasi). henkilökohtaisia ​​ominaisuuksia), mutta järjestelmän puuttuminen ennemmin tai myöhemmin ilmoittaa itsestään ja se huolestuttaa sinua.

Tärkeintä ei ole unohtaa sanoa, että sinulla on konkreettinen ehdotus ohjausjärjestelmän organisoimiseksi (eli sen ei pitäisi olla vain hopealautasella tarjottu ongelma, vaan ongelma ja sen ratkaisuvaihtoehdot).

Vaikka olisit uusi työntekijä yrityksessä, sinun ei pitäisi pelätä lähestyä esimiehiäsi tällaisella ehdotuksella. Jos yrityksessäsi ei ole toistaiseksi tapahtunut mitään kohtalokasta toteuttamatta jääneen/myöhästyneen/kirjaamattoman tilauksen vuoksi, esimiehenne ei silti jätä korvaa kuuroiksi ehdotuksellesi. Luultavasti koko yrityksessä ei ole henkilöä, joka olisi kiinnostunut tämän ongelman ratkaisemisesta.

Tehokkaan viestinnän merkitys

Oletetaan, että ehdotuksesi hyväksytään: johtaja hahmotteli tehtävän tärkeyttä, ilmoitti roolistasi tässä prosessissa, hyväksyi paikallisen normiasiakirja prosessia säätelemällä, kaikille yrityksen työntekijöille tiedotetaan. Mitä seuraavaksi? Julkaistu asiakirja on vaarassa jäädä sieluttomaksi paperiksi, jos luovutat tässä vaiheessa. Kuinka saada tämä kaikki toimimaan?

Vastaus löytyy ensisijaisesti avustajan tehokkaasta kommunikaatiotaidosta. Kyllä, tämä on sama lause, jonka näemme niin usein hallinnollisten tehtävien ansioluetteloissa. Tällaisten taitojen omaaminen on assistentille elintärkeää. Suppeassa mielessä toimeksiantojen toteuttamisen seurannassa tehokas viestintä on tapa välittää tietoa nopeasti ilman vääristymiä ja saada palautetta "viestin" oikeasta ymmärtämisestä.

Tehokas viestintä rakennetaan:

Tehokas vai tehoton?

Tehoton kommunikaatio on muiden kanssa väittelyä, jonka tarkoituksena on suojella tavoitteitasi ja suunnitelmiasi. Se tarkoittaa voittajien ja häviäjien läsnäoloa. Tämä "viestinnän" tyyli on kategorinen: on "oikea" ja "väärä", "voitto" ja "tappio", "hyvä" ja "huono", ottamatta huomioon välitiloja. On vain yksi oikea mielipide, joten voimme jättää huomioimatta ihmisten näkemykset ja kokemukset, jotka voivat rikastuttaa tietoamme maailmasta ja muodostaa kokonaisvaltaisen kuvan. Sen sijaan puolustamme jatkuvasti kapeita näkemyksiämme. Tauko konfliktissa katsotaan onnistuneeksi, kun puolustaja vetäytyy tilapäisesti. Lopulta erimielisyydet johtavat vastustukseen, joukkueen tehokkuuden menettämiseen ja jopa sabotaasiin, kunnes voimatasapaino ja kunnioitus vallitsevat.

Tehokas viestintä puolestaan ​​pyrkii ymmärtämään muiden näkemyksiä, tunteita ja mielipiteitä. Kun molemmat osapuolet kuuntelevat toisiaan, molemmat voittavat. Keskinäinen ymmärrys ja kunnioitus muodostavat yhteistyön, keskinäisen riippuvuuden ja uskollisuuden perustan. Menestys saavutetaan, jos kumpikin osapuoli sanoo: "Kyllä, juuri sitä tarkoitin. Ymmärrätkö minua".

Tehokas viestintä on epäilemättä välttämätöntä organisaation tavoitteiden onnistuneen toteuttamisen kannalta. Vääristyneet, väärin tulkitut viestit aiheuttavat usein tappioita suurille yrityksille, armeijille ja kansoille.

Tehokkaat kommunikaatiotaidot mahdollistavat vastakohtien rinnakkaiselon – äärimmäisen kyvyn ymmärtää toinen näkökulma ja löytää kompromissi. Miksi kiistellä siitä, kuka on oikeassa ja kuka väärässä? Tehokkaan viestinnän tavoitteena on luoda ja ylläpitää molempia osapuolia hyödyttäviä ja siten pitkäkestoisia työsuhteita.

Tilausten toteuttamisen seurannassa avustajan on näytettävä tehokkaat viestintätaidot"matka"-ohjeiden kaikissa vaiheissa:

1) Vuorovaikutus esimiehen kanssa ohjeiden asettamisen yhteydessä. Assistentin tehtävänä on tallentaa tehtävä oikein ja yrittää noudattaa tiettyä tavoiteasettelumallia, esimerkiksi SMART. Näin alaiset ymmärtävät, mitä heiltä vaaditaan. Toimeksiannon sanamuodon tulee olla selkeä, suullinen (vastaa kysymykseen: mitä tehdä?), toimeksiannossa on oltava määrätty määräaika ja jokaiselle toimeksiannolle on yksilöitävä vastuullinen toimeenpanija.

Kun tilaus on asianmukaisesti kirjattu, assistentin on varmistettava, ettei siinä ole epätarkkuuksia ja toimitettava viimeinen versio protokolla tai ohjerekisteri johtajalle hyväksyttäväksi tai kysy suullisesti: "Ymmärsinkö sinut oikein? Ivanov I.I. on laadittava ja toimitettava hyväksyttäväksi hankkeen toteutusaikataulu 11.5.2015 mennessä?”

Mitä on tapahtunutFIKSU?

FIKSU on muistomerkki, jota käytetään johtamisessa ja projektinhallinnassa tavoitteiden määrittämiseen ja tavoitteiden asettamiseen.
SMART-kriteerien mukaan määritetyllä tavoitteella tai tehtävällä on seuraavat ominaisuudet:
. S- erityinen (erityinen) - selkeä, tarkka, selkeästi kuvattu;
. M- mitattavissa (mitattavissa) - määritetyt tulosindikaattorit, joiden avulla voidaan ymmärtää, että tavoite on saavutettu. Ne voivat olla sekä määrällisiä että laadullisia. Ilman näitä kriteerejä on lähes mahdotonta arvioida tehtävän suorittamista;
. A- saavutettavissa (saavutettavissa) - realistinen, mutta vaatii jonkin verran vaivaa, mikä toimii lisämotivoivana tekijänä;
. R- olennainen (asianmukainen) - vastaa osaston tai organisaation laajempia tavoitteita;
. T- aikarajoitettu (ajallisesti rajoitettu) - määräajat tavoitteen saavuttamiselle on määritettävä.

2) Vuorovaikutus esiintyjien kanssa siirrettäessä tilauksia töihin. Keskeisenä tehtävänä tässä vaiheessa on varmistaa, että urakoitsija on tietoinen toimeksiannosta ja hyväksynyt sen työhön. Jos organisaatio on pieni, assistentti tai sihteeri ottaa suoraan yhteyttä esiintyjiin Sähköposti tai puhelimitse. Suurissa organisaatioissa tällainen vuorovaikutus on vaikea toteuttaa, joten assistentti välittää tilauksen ja on suoraan vuorovaikutuksessa organisaation apulaisjohtajien kanssa, ja tilauksia siirrettäessä noudatetaan peräkkäistä periaatetta mm. EEosaston johtajaEOsaston johtajaEsuora toimeenpanija.

3) Tiedot toimeksiannon toteuttamisesta välitetään käänteistä reittiä: Toimitusjohtaja/assistenttiBVarapääjohtajaBosaston johtajaBOsaston johtajaBsuora toimeenpanija.

Assistentti toimii välittäjänä tilausta koskevien tietojen välittämisessä. Samalla tiedonsiirtoajan lyhentämiseksi assistentille on suositeltavaa tarjota käyttö tietolähde, jonka avulla voit lähettää yhteenvetotietoja tilauksista yleinen pääsy, esimerkiksi organisaation sisäiseen yritysportaaliin, josta kuka tahansa työntekijä näkee nopeasti, mitä tehtäviä hänellä on, ja lähettää kommentteja avustajalle.

4) Välivalvontaa suoritettaessa on tarpeen selvittää urakoitsijan ennuste: noudattaako se määräaikaa tai toteutusvaiheessa on käynyt ilmi, että työn määrä on odotettua suurempi tai urakoitsijan resurssit ovat riittämättömät ja tarvitaan muiden rakenteellisten yksiköiden työntekijöitä, koska tehtävä osoittautui poikkitoiminnalliseksi. Assistentin tulee käydä jatkuvaa rakentavaa dialogia vastuullisen johtajan/esiintyjän kanssa saadakseen nopeaa ja luotettavaa tietoa toimeenpanon etenemisestä, ja vakavien ongelmien ilmetessä on ilmoitettava siitä esimiehelle, kun jotain on vielä korjattavissa. Samanaikaisesti sinun ei pitäisi mennä liian pitkälle ja tulla tunkeilevaksi, häiritsemään esiintyjää ja häiritsemään häntä pienistä asioista. Kaikkien prosessiin osallistuvien on ymmärrettävä selvästi, että heillä on yhteiset tavoitteet ja että he kunnioittavat toistensa työtä. Tätä varten sinun tulee sopia hyväksyttävästä viestintämuodosta.

5) Saatuaan tiedon tilauksen toteuttamisesta assistentti arvioi yhdessä esimiehen kanssa esitettyjen tietojen täydellisyyden ja tekee päätöksen tilauksen hyväksymisestä tai palauttamisesta tarkistettavaksi. Avustajan on ilmoitettava tehdystä päätöksestä toimeenpanijalle.

6) Analyyttistä raportointia luotaessa. Tiukka kirjanpito edellyttää säännöllistä raportointia ja tilastotietoihin perustuvaa analytiikkaa. Tietyllä tiheydellä, esimerkiksi kerran kuukaudessa, assistentin on analysoitava kertyneitä toimeksiantojen tilastotietoja ja laadittava suorituskuriraportti (kuva 1). Sellainen raportti voi sisältää tietoa siitä, kuinka monta ohjetta oli, kuinka monta niistä suoritettiin ajallaan/myöhässä/ei suoritettu, mitkä osastot ovat johtajia ja mitkä johtajien vastaisia ​​esimiehen ohjeiden oikea-aikaisen toteuttamisen kannalta. Johtaja voi käsitellä näitä tietoja oman harkintansa mukaan. On kuitenkin toivottavaa, että lähestymistapa palkitsemiseen ja rangaistukseen on ennakoitavissa ja yhtenäinen kaikille.

Riisi. 1

Kätevät työkalut assistentin arsenaalissa

Tällaisia ​​työkaluja on monia erilaisia, mutta on tärkeää noudattaa keskeistä periaatetta - kaikki johtajan ohjeet tulee realisoida ja tallentaa yhteen arkistoon, jossa on mahdollista säännöllisesti seurata toimeksiantojen toteuttamista niiden prioriteetin mukaisesti.

Ihanteellinen tekninen toteutus on Microsoft Outlook , koska se sisältää joustavia asetusmekanismeja ns. "käyttäjien näkymät". Vakionäkymien "Toteuttajien", "Luokkien mukaan", "Määräaikojen mukaan" lisäksi voit määrittää mitä tahansa muita - "Tehtaiden mukaan", "Komiteoiden mukaan", "Vain myöhässä olevat tehtävät, joiden määräaika päättyi 5. 20 päivää sitten” ja jne. Kun näkymä on määritetty, se on käytettävissä tulevaisuudessa yhdellä hiiren napsautuksella. Emme käsittele tätä yksityiskohtaisesti, koska... Tälle työkalulle on jo omistettu useita artikkeleita.

Joskus samanlainen järjestelmä määritetty tukiasemaan sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät, esimerkiksi Lotus Notes, Documentum tai Directum, joissa tilauksen tärkeimmät tiedot tallennetaan rekisteröinti- ja ohjauskorttiin (RCC). EDMS on kuitenkin kallis ohjelma, johon kaikilla organisaatioilla ei ole varaa.

Yksi yleisimmistä ja saavutettavimmista työkaluista tilausten toteuttamisen seurantaan on Microsoft Excel. Tätä ohjelmaa voidaan käyttää olemassa olevien ohjelmien lisäksi, jos työskentelet iso yritys ja itsenäisenä työkaluna. Sen kauneus on, että tämän teknisen ratkaisun perusteella voit luoda yhden tilaustietokannan, jossa on joustavat kentät ja suodattimet oman harkintasi mukaan. Tällainen ohjeiden yhteenvetorekisteri voidaan asettaa julkisesti saataville, ja jokainen työntekijä voi selventää ohjeiden sanamuotoa, määräaikoja ja seurata ohjeiden tilaa. Sinun tulee ensin määrittää rajoitetut oikeudet muokata tiedostoa, jotta vältyt tietojen tahattomalta vahingoittumiselta tai poistamiselta.

MS Excelissä ei voi syöttää ohjeita vain manuaalisesti, kuten esimieheltä saatujen suullisten käskyjen tapauksessa, vaan myös ladata ohjeita EDMS:stä (jos nämä ovat ohjeita protokollista tai ulkopuolelta tulevia ohjeita, esim. viranomaispyyntöjä tai hallintoelimet tai yrityskeskus).

Asettamalla kentät tietyllä tavalla, voit asettaa värikoodauksen "Tilauksen suoritustila" -sarakkeeseen. Esimerkiksi tilaus, joka ei ole vielä saapunut, merkitään automaattisesti sinisellä; ajoissa täytetty tilaus on vihreä (tätä varten päivämäärän "Täytäntöönpano"- ja "Todellinen toteutus" -kentissä on oltava samat); toimeksianto, jonka suoritusaika on umpeutunut ja vahvistusta toteutusraportin vastaanottamisesta ei ole saatu, näytetään automaattisesti täyttämättömänä ja merkitään punaisella.

Tilausrekisterin perustaminen sisäänNEITI Excel

Rekisterin kentät määritetään kirjoittamalla makro. sellaisille hienosäätö On parasta ottaa mukaan IT-asiantuntija.

Jos IT-asiantuntijaa ei ole eikä sinulla ole ohjelmointitaitoja, voit käyttää toista yksinkertaisempaa ja helpompaa menetelmää.

Voit mukauttaa taulukon soluja itse käyttämällä ehdollisen muotoilun ominaisuudet.

Määritä solun täyttö valitsemalla taulukosta solu, jolle määritämme muotoilun (tässä tapauksessa tämä on solu G10 ), välilehdellä Koti - Ehdollinen muotoilu, ehdotetussa kontekstivalikko - Luo sääntö(Kuva 2).

Riisi. 3

Otsikon alla olevan valintaikkunan kaavapalkissa sinun on asetettava sääntö, jota pidetään tosi (kuva 4).

Riisi. 4

Rekisteriämme varten on tarpeen määrittää neljä sääntöä peräkkäin samalle solulle G10 ja sitten "laajenna" heidän toimintonsa koko sarakkeeseen G.

• Jos haluat ilmoittaa täyttämättömästä tilauksesta, määritä sääntö 1. Valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse täyttöväri. Ensimmäinen sääntö vastaa punaista väriä.

Kirjoita seuraavaksi seuraava säännön kuvaus kaavapalkkiin: =JOS(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Kuva 5). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 eräpäivä on merkitty ja se on jo vanhentunut, solu muuttuu automaattisesti punaiseksi.

Riisi. 5

Paina näppäintäOTO.

• Jos haluat ilmoittaa käynnissä olevasta tilauksesta, määritä sääntö 2. Toistamme yllä kuvatun toimintosarjan: valitse solu G10 , mennään Ehdollinen muotoilu, valitse Luo sääntö Ja Käytä kaavaa määrittääksesi, mitkä solut muotoillaan.

Jo tutussa valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse eri täyttöväri. Toinen sääntö vastaa sinistä väriä.

=JOS(F10>0;F10>TÄNÄÄN();""). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 määräaika on ilmoitettu ja se ei ole vielä saapunut, solu värjäytyy automaattisesti siniseksi.

Paina näppäintä OTO.

• Ilmoittaaksemme ajoissa valmistuneesta tilauksesta määritimme säännön 3. Toistamme jälleen yllä kuvatun toimintosarjan, vain tällä kertaa valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse vihreä täyttöväri, joka osoittaa, että tilaus on suoritettu tiukasti ajallaan tai etuajassa.

Kirjoita säännön kuvaus kaavapalkkiin: =JOS(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 G10 varsinaisen toteutuksen määräaika on ilmoitettu, joka on sama kuin määräaika F10 tai edeltää sitä, solu G10 muuttuu automaattisesti vihreäksi.

Paina näppäintä OTO.

• Lopuksi määritämme säännön 4 ilmoittaaksemme tilauksesta, joka valmistui määräaikaa myöhemmin. Valintaikkunassa Luo muotoilusääntö avaimen avulla Muoto valitse keltainen täyttöväri sen merkiksi, että tilaus valmistui myöhässä.

Kirjoita seuraava sääntö kaavapalkkiin: =JOS(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Tämä tarkoittaa, että jos solussa F10 eräpäivä on merkitty, ja solussa G10 ilmoitetaan tosiasiallinen toteutuspäivä, joka on myöhäisempi kuin päivämäärä F10 , sitten solu G10 muuttuu automaattisesti keltaisiksi.

Kerran solussa G10 kaikki neljä sääntöä on määritetty, "venytämme" annettua kaavaa koko sarakkeelle G ja täytä se tilausten todellisilla toteutuspäivillä. Solut värjätään automaattisesti määritetyssä paletissa.

Seuraava askel on visualisointiasetukset, eli kaavioita visuaalisemman havainnon saamiseksi esiintyvän tieteenalan kuvasta.

Kaavion rakentamiseen tarvitsemme kvantitatiivisia tietoja, ts. kaikkien tilausten lukumäärä ja jokainen tyyppi erikseen. Siksi välisäätöä tarvitaan. Voimme näyttää kvantitatiiviset tiedot selitteenä, johon ne syötetään automaattisesti taulukostamme (selite voidaan sijoittaa samalle arkille esimerkiksi taulukon yläpuolelle).

Tilastojen keräämiseksi sinun on täytettävä yksi taulukon soluista, esimerkiksi viereinen solu H10 , seuraavalla tavalla:

1. Valitse solu H10 , napsauta kaavapalkin yläreunassa olevaa kuvaketta fx Lisää toiminto, valitse luokka " looginen», « JOS».

Kirjoitamme seuraavan säännön kaavojen yläriville: =JOS($F10>0,JOS($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Kuva 6).

Riisi. 6

Laajennamme solussa määritettyä sääntöä H10 , alas koko sarakkeessa H(Kuva 7).

Riisi. 7

Sitten sarake H voidaan piilottaa, jolloin vain tarvittavat rekisteritiedot jäävät näkyviin.

• Legendan perustaminen. Tietojen saamiseksi sarakkeesta H kuuluvat selitteeseen ja näkyvät siinä kvantitatiivisessa muodossa, sinun on määritettävä selitesolut seuraavasti:

1. Aseta sääntö solulle G3 : valitse tämä solu, napsauta kaavapalkin kuvaketta fx Lisää toiminto, valitse toimintojen tyyppi" tilastollinen», « COUNTIF».

2. Kirjoita sitten kaavapalkkiin seuraava: =LASKEJOS(H$10:H$19,F3)(Kuva 8).

Riisi. 8

3. "Vennä" kaava solusta G3 ennen G6 vastaavasti.

Voit myös mukauttaa visualisointia ja ladata tietoja tilauksista tietyltä ajanjaksolta kaavion muodossa.

• KANSSAkaavion luominen. Voit tehdä tämän siirtymällä välilehdelle Lisää ja valitse kaavio, esimerkiksi ympyräkaavio, kun olet aiemmin valinnut sen alueen soluja alkaen G3 ennen G6 (Kuva 9).

Riisi. 9

Lisäämme kaavion ja väritämme sen segmentit valitsemillamme täyttöväreillä valitsemalla segmentin ja kutsumalla hiiren oikealla painikkeella vastaavaa kontekstivalikkoa (kaikki on intuitiivista). Rekisterimme on valmis (kuva 10).

Riisi. 10

Ja lopuksi

Tehokkaan järjestelmän luominen tilausten toteuttamisen seurantaan on melko vaikeaa - on otettava huomioon monet erilaiset näkökohdat ja ominaisuudet, jotka voivat olla ainutlaatuisia eri organisaatioille. Se ei ole helppoa, mutta muista, että jokaisella arvoituksella on ratkaisu. Kun kohtaan vaikean ongelman, johon ensi silmäyksellä ei ole ratkaisua, muistan aina B. Verberin arvoituksen:

"Kuinka yhdistää nämä yhdeksän pistettä neljällä viivalla nostamatta kynää paperilta?

Usein emme löydä ratkaisua, koska mielemme rajoittuu piirustuksen alueelle. Mutta missään ei sanota, että et voi ylittää sen rajoja.

On ratkaisu:

Moraali: ymmärtääksesi järjestelmää, sinun on... päästävä siitä pois."

On monia tapoja järjestää tehokas järjestelmä tilausten toteuttamisen seurantaa varten. Tärkeintä on löytää juuri se, joka sopii orgaanisin yrityksesi ja sinun työhön, tuntea maltillisuutta kaikessa ja olla ylittämättä sitä rajaa, jonka jälkeen maaninen hypercontrol tulee.

M.A. Suchkova, Ryazan Oil Refining Company CJSC:n (NK-Rosneft OJSC:n tytäryhtiö) apulaispääjohtaja

Jokainen organisaatio kohtaa ennemmin tai myöhemmin ongelman valvoa johdon asettamia tehtäviä. Jokainen ratkaisee tämän ongelman eri tavalla: jotkut ottavat käyttöön sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän, jotkut tekevät merkintöjä rekisteröintikirjoihin, toiset perustavat arkistokaapin vanhanaikaisesti. Tässä artikkelissa tarkastellaan johtajan antamien, yrityksen saapuvien ja sisäisten asiakirjojen valvontamääräysten ongelmaa ja esittelemme sinulle yhden vaihtoehdoista ohjausjärjestelmän järjestämiseksi MS Outlookin avulla.

Mitä on tehtävien suorittamisen valvonta?

Esimiehen tilaus alkaa yleensä saapuvan tai sisäisen (esimerkiksi sisäisen muistion) asiakirjan päätöksellä. Päätöksessä on tunnetusti mainittava toimeksiantaja, tehtävän sisältö ja aika, jonka kuluessa tilaus on suoritettava.

Jos organisaatiolla ei ole valvontajärjestelmää, pääsääntöisesti johtaja lopettaa työnsä asiakirjan parissa päätöslauselmalla, ja toimeksiannon suorittaminen jää kokonaan toimeenpanijan omaantuntoon. Parhaimmillaan johtaja tekee itselleen muistiinpanon päiväkirjaan, jotta tärkeimmät asiat eivät unohdu, mutta kun saapuvien asiakirjojen määrä saavuttaa useita kymmeniä tai satoja päivässä, mikään päiväkirja ei pelasta häntä.

Tästä johtuen vastuu täytäntöönpanon seurannasta on sihteerin (tai vaihtoehtoisesti jonkun toimiston työntekijän) haurailla harteilla. Rekisterinpitäjän tehtävänä on tavalla tai toisella tutustua päätökseen, tuoda toimeksianto toimeenpanijalle ja varmistaa, että se valmistuu ajallaan.

Ovatko kaikki asiakirjat hallinnassa?

Heti alussa, kun dokumenttienhallintajärjestelmä on juuri ilmestymässä organisaatiollesi, on parempi hallita vain osaa asiakirjoista. Mitkä niistä - anna johtajan päättää henkilökohtaisesti. Ensinnäkin se on helpompaa valvojalle, ja toiseksi työntekijöiden negatiivinen (kuten muutosten yhteydessä aina tapahtuu) reaktio tasoittuu. Jatkossa valvontaan lähetettävien asiakirjojen luettelo laajenee vähitellen. Oletetaan, että ensimmäisessä vaiheessa päätettiin valvoa yksilöiltä saatuja valituksia ja mahdollisia viranomaispyyntöjä koskevien ohjeiden täytäntöönpanoa.

Jos yritys kuitenkin siirtyy välittömästi sähköiseen dokumenttien hallintaan, valinnan ongelmaa ei ole: EDMS-ohjelmat seuraavat automaattisesti jokaisen asiakirjan polkua.

Luo tehtävä sisäänNEITI Näkymät

Outlook on ensisijaisesti sähköpostiohjelma, joka voi korvata sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän vain käyttäjien välisessä viestinnässä; se suorittaa onnistuneesti kaikki tarvittavat toiminnot, erityisesti tehtävien suorittamisen seurannan ja raporttien luomisen.

Välttämätön edellytys valvonnan järjestämiselleNEITI Näkymät: Esimiehen päätös tulee tavalla tai toisella ilmentää sähköisessä muodossa. Ohjaimen on joko skannattava asiakirja resoluutiolla, jotta tämä tiedosto voidaan liittää tehtävään, tai toistaa päätöslauselman teksti manuaalisesti tehtävän tekstiosassa.

Voit luoda tehtävän käyttäjälle käynnistämällä MS Outlookin ja valitsemalla komennot ylävalikosta Tiedosto, Luoda Ja Tilaus(Kuva 1), jonka jälkeen avautuu uusi ikkuna - tuleva tehtäväsi.

Kuva 1. Tilauksen luominen

Aloitetaan kenttien täyttäminen. Ensimmäisessä niistä ( Kenelle) kirjoita johtajan nimeämän toimeenpanijan osoite.

Jos esiintyjiä on useita, tehtävä luodaan jokaiselle erikseen (ohjelman ominaisuus; muuten tehtävän jäljittämisessä on vaikeuksia).

Toinen kenttä Aihe sinun on täytettävä se mahdollisimman oikein, jotta on jo selvää, mihin tehtävä liittyy, esim.

Input-234, päivätty 29.1.2013.

Tämä on kätevä sekä ohjaimelle että esiintyjälle.

Seuraava meille tärkeä ala on Termi. Se määräytyy yrityksessäsi hyväksyttyjen asiakirjojen täytäntöönpanon määräaikojen perusteella.

Muistutamme, että liikeviestinnässä hyväksytty vakioaika on 30 kalenteripäivää.

Lähellä kenttää Termi Voit valita tehtävän tärkeystason: matala, normaali tai korkea.

Kentät Aloita, valtio Ja Valmis Tehtävää luodessaan ohjain ei yleensä koske siihen, koska suorittaja ei ole vielä aloittanut suorittamista ja työhön varatun ajan alkaminen on hetkestä, jolloin tehtävä lähetetään suorittajalle.

valikossa Vaihtoehdot Voit ajastaa tehtävän toistuvaksi napsauttamalla vastaavaa painiketta.

Tämä koskee esimerkiksi kuukausiraportteja tai muita tietoja tietyin väliajoin.

Täällä sinua pyydetään valitsemaan kategoria (jos käytät sitä) ja lisäämään muistutus esiintyjälle.

Muistutus on kätevä asettaa kolme päivää ennen määräaikaa: vaadittuna päivänä urakoitsija saa vastaavan sisällön kirjeen.

Vaihtoehdot Pidä päivitetty kopio tästä tehtävästä tehtäväluettelossasi Ja Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu kytketään päälle ja pois päältä valintaruuduissa olevalla valintamerkillä.

Huomioon!

Valintaruutu (englanninkielisestä valintaruudusta) on graafinen käyttöliittymäelementti, jonka avulla käyttäjä voi ohjata parametria kahdessa tilassa - ☑ päällä ja ☐ pois päältä.

Tekstikenttä syötetään kirjainkenttään - tehtävän suorittamiseen tarvittavat ohjeet. Jos niitä ei ole, voit syöttää standardin Lue päätös ja noudata ohjeita.

Siirry valikkovälilehdelle Lisää. Liitä tähän tehtävään tiedoston resoluutiokirjeellä.

Napsauta sen jälkeen Lähettää– ja tehtävä siirtyy vastuuhenkilölle (kuva 2).

Kuva 2. Tehtävän lähettäminen suoritettavaksi

Esiintyjän työ tehtävässä

Urakoitsija saa tehtävän sisältävän kirjeen liitteineen. Tehtävän avattuaan hän näkee tiedoston, jossa on esimiehen päätös, valmistumispäivämäärä ja muut hänelle lähettämäsi tiedot (kuva 3).

Riisi. 3. Tehtävän vastaanotto suorittajalta

kuvaan - tässä kuvassa tilauksen jälkeen ei ole pistettä, mutta edellisessä on

Suoritettuaan toimeksiannon toimeenpanijan on laadittava selvitys. Voit tehdä tämän tehtävässä, kuten tavallisessa sähköpostissa, valitse vaihtoehto Vastaus, kirjoita raportin teksti ja lähetä se rekisterinpitäjälle.

Raportin tulee olla oikea ja sisältää ajantasaiset tiedot tehtävän suorittamisesta, ei pelkkä tilauksen peruutus Valmis tai vielä pahempaa, OK.

Esimerkki raportista tilauksen toteuttamisesta:

30.1.2013 päivätty kirje nro 323 lähetettiin vastapuolelle postitse.

Tehtävän suorittaminen

Raportin saatuaan valvoja merkitsee tehtävän suoritetuksi. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tehtävää tehtäväluettelossa ja valitsemalla komento avattavasta valikosta Toteutukseen, ja sitten Merkitse valmiiksi(Kuva 4).

Riisi. 4. Tehtävän suorittaminen

Raportointi

Tilausten toteuttamisen valvonta menettää merkityksensä, jos valvoja ei ajoittain analysoi tekijöiden työn laatua. Tätä varten sinun on luotava raportti sinua kiinnostavien parametrien perusteella.

Näet koko luettelon lähettämistäsi tilauksista napsauttamalla näytön vasemmassa alakulmassa olevaa painiketta Tehtävät. Tehtävälista muodostuu keskikenttään ja vasempaan sarakkeeseen Nykyinen näkymä Mikä tahansa valinta voidaan tehdä. Tyypillisesti ohjaimet käyttävät näkymiä Yksityiskohtainen luettelo, Myöhästyneet tehtävät Ja Vastuullisesti(Kuva 5).

Kuva 5. Yksityiskohtainen luettelo lähetyksistä

Mikä tahansa luettelo voidaan tulostaa valitsemalla sopiva komento valikosta Tiedosto.

Prosessin säätely ja työskentely henkilöstön kanssa

Kuten minkä tahansa innovaation kohdalla, on mahdotonta tehdä ilman määräyksiä tilausten toteuttamisen valvontaprosessista. Toimistotyöohjeisiin kannattaa sisällyttää säännöt tehtävien asettamisesta ja suorittamisesta. Jos sinulla ei vielä ole sellaista, voit luoda erillisen asiakirjan, "Säännöt..." tai "Ohjeet...". Tavalla tai toisella prosessi on kuvattava mahdollisimman yksityiskohtaisesti, ja kuvaus on suositeltavaa toimittaa kuvakaappauksilla. Ohjeet tulee hyväksyä pääjohtajalla.

Siirtyminen uuteen valvontajärjestelmään merkitsee useiden uusien sääntöjen syntymistä, jotka ovat pakollisia kaikille. Näiden sääntöjen noudattaminen ei kuitenkaan aiheuta suurta vaivaa kollegoillesi.

Ensinnäkin, jokaisen työntekijän on nyt pidettävä MS Outlook jatkuvasti päällä. Viimeisenä keinona tarkista sähköpostisi vähintään kahdesti päivässä.

toiseksi, kollegoiden on muistettava: tehtävä, jonka laatija on sihteeri, ei ole hänen (sihteerin) päähänpisto. Tämä ei ole muuta kuin johtajan määräys, joka esitetään sähköisessä muodossa. Johtaja nimitti toimeenpanon ja asetti tehtävän määräajan, ja itse asiassa johtajan on raportoitava toteutuksesta, ei valvoja-sihteeri.

Kuten näette, tehtävien asettaminen MS Outlookissa on melko yksinkertainen ja sopii varsin pienelle yritykselle, jossa jopa 20 tehtävää asetetaan päivittäin. Tärkeintä on, että jokainen tällä tavalla lähetetty ohje on laadittu mahdollisimman oikein: sillä on tietty vastaanottaja ja määräaika, ja se lähetetään kirjallisesti. Työtehtävän suorittaminen kirjataan selkeästi. Ohjaaja puolestaan ​​vapautuu soittamisesta esiintyjille muistutuksilla: hänen tarvitsee vain varmistaa, että suoritusraportti saapuu ajoissa.

Harkitsimme vain yhtä vaihtoehdoista tilausten toteuttamisen valvontajärjestelmän automatisoimiseksi organisaatiossa. Kuten kaikilla artikkelin alussa luetelluilla ohjausmenetelmillä, tällä on omat etunsa ja haittansa. Mielestämme tämä on kuitenkin yksi optimaalisista budjettivaihtoehdoista yritykselle, joka on vasta tutustumassa sähköiseen asiakirjahallintaan.

Evgenia Kozhanova, esiopetuslaitosten ja henkilöstöasiakirjojen asiantuntija

Automaattisen ohjausjärjestelmän avulla voit helposti tarkastella kaikkia tehtäviä ei vain määräajan, vaan myös toteuttajan mukaan ja siten nähdä kunkin latauksen ja antaa luettelot täyttämättä jääneistä asiakirjoista, joiden määräaika on umpeutunut ja joita toteuttaja ei ole vielä ottanut huomioon. . Ohjelman avulla voit erottaa käyttöoikeudet, valmistella tarvittavat raportit hallintaa varten...
Käyttäjä määrittää kokoonpanon helposti ja nopeasti.

Ohjelma sisältää seuraavat raportit:
- Lista tehtävistä, jotka erääntyvät tiettynä päivänä
- Todistus kurinpidon suorittamisesta
- Työtehtävät suoritettu vastoin määräaikoja
- Tehtävät hallinnassa

Automated Task Execution Control -ohjelma tarjoaa käyttäjille seuraavat ominaisuudet:
Esimiehille:
. luoda (rekisteröidä) uusia tehtäväkortteja;
. seurata kaikkien esiintyjien nykyisten toimeksiantojen yhteenvetotilaa ja suorituskykytilastoja;
. valvoa tiettyjen tehtävien etenemistä minkä tahansa esiintyjän osalta ottaen huomioon määräaikojen lykkäämisen;
. suorittaa tekstinvaihtoa esiintyjien kanssa tehtävän suorittamisen aikana;
. kirjaa suorituksen tosiasia ("sulje" tehtävät);
. etsiä tehtäviä erilaisilla kriteereillä;
. tarkastella suljettujen tehtävien arkistoa;
. tulostaa, viedä MS Wordiin ja MS Exceliin erillinen tehtävä;
. tulostaa, viedä MS Wordiin ja MS Exceliin tehtäväluetteloita eri kriteerien mukaan;

. tehtävien suorittamista ja suorituskuria koskevien raporttien luominen.

Esiintyjät:
. saada uusia tehtäviä johdolta;
. seurata nykyisten tehtäviesi yhteenvetotilaa;
. suorittaa tekstinvaihtoa johdon ja yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävien suorittamisen aikana;
. kirjaa tehtävän suorittamisen tosiasia;
. etsiä tehtäviäsi erilaisilla kriteereillä;
. tarkastella suoritettujen tehtävien arkistoa;
. myöhästyneiden tehtävien automaattinen merkitseminen;
. tulostaa, viedä Wordiin ja Exceliin yksittäisiä tai tehtäviä eri kriteerien mukaan.

Tiedoksi voit, jolla on aikaraja: 50 päivää, eikä sillä ole toiminnallisia rajoituksia. Demojakson lopussa sinun on ostettava lisenssi. Maksun jälkeen saat sähköpostitse ohjelman henkilökohtaisen lisenssikoodin. Se on syötettävä ohjelmaa käynnistettäessä "Aktivointi"-valintaikkunaan ja demoversiostasi tulee täysi versio ilman aika- ja toimintarajoituksia, lisenssikoodi ei ole ajallisesti rajoitettu.

Tietoja ostajille:

1. Ostamalla jonkin ohjelmalle tarjotuista lisensseistä voit asentaa lisenssikoodin rajoittamattomaan määrään tietokoneita (verkon työasemia).

2. Verkkolisenssi ilman rajoituksia, mahdollisuus käyttää ikuisesti ostamaasi versiota ja lisenssiä.

3. Mahdollisuus ladata ohjelmistopäivityksiä ilmaiseksi 1 vuoden ajan.

5. Voit käyttää ostamaasi ohjelmaa liiketoiminnassasi.

Tämän ohjelman edut

Joustava tietokantarakenne
Voit luoda uusia taulukoita ja kenttiä niiden sisällä (tallennettu ja laskettu), määrittää avattavia luetteloita, määrittää alitaulukoita, luoda näkymiä ja raportteja ja paljon muuta. Järjestelmä voidaan sovittaa mihin tahansa aihealueeseen ilman erityistä tietoa.

Toimistoasiakirjojen luominen tietokannan tiedoilla mallipohjien avulla
Voit luoda Word- ja Excel-muotoisia asiakirjamalleja, joissa on staattista tekstiä, kuvia sekä kirjanmerkkejä, joihin tietokannan nykyiset tiedot lisätään dokumenttia luotaessa.

Kuvien tallentaminen tietokantaan ja linkit erimuotoisiin asiakirjoihin
Jokainen taulukkomerkintä voidaan linkittää itse tietokantaan tallennettuihin kuviin sekä linkkejä tiedostopalvelimelle jonnekin tallennettuihin tiedostoihin, kun taas kaikki tarvittavat tiedot löytyvät tietokannasta helpottamaan asiakirjojen hakua, suodatusta ja luokittelua.

Kätevä ja helposti muokattavissa oleva käyttöliittymä
Voit lajitella, suodattaa, etsiä tietueita minkä tahansa kentän mukaan, muuttaa kenttien järjestystä ja leveyttä, rivien korkeutta, asettaa värisääntöjä riveille ja soluille, kaavoja summan laskemiseen ja rakentaa puun annettujen kenttien perusteella. Voit tehdä merkintöjä joko suoraan taulukkoon (Excel-tyyliin) tai erillisen lomakkeen kautta, joka on joustavasti muokattavissa.

Suodattimet, lajittelu, lasketut kentät, näkymät
Enimmäisjoustavat tietojen suodatusehdot, monet esiasetetut arvot ("alkaa", "sisältää", "tänään", "eilen"...). Erilaisia ​​suodattimia voidaan tallentaa tiedostoihin uudelleenkäyttöä varten. Mahdollisuus asettaa kaavoja lasketuille kentille (mukaan lukien SQL-lausekkeet) ja rakentaa taulukkonäkymiä, jotka näyttävät kenttiä eri taulukoista ja lasketuista kentistä.

Raporttien ja muistutusten luominen ja asettaminen erilaisiin olosuhteisiin
Voit asettaa muistutussäännöt, joiden mukaan muistutuslomake näytetään tietylle käyttäjälle.

Verkko- ja moninpelitila
Usean käyttäjän tilassa käyttöoikeudet konfiguroidaan joustavasti kullekin käyttäjälle seuraavien parametrien mukaan: valikkokohtien näkyvyys ja saatavuus, päävälilehdet, taulukot, kentät ja tietueet katselua ja muokkausta varten.

Tietojen tuonti ja vienti
Taulukkotietojen tuontia Excel- ja Access-tiedostoista tuetaan. Vienti on mahdollista Wordissa, Excelissä, HTML:ssä.

Vakiotietokantajärjestelmä Microsoft Access tai Microsoft SQL Server
Ei "mustia laatikoita". Meillä on vakiomuotoinen tietojen tallennusmuoto - MS Access tai asiakaspalvelin MS SQL Server. Molemmat DBMS-järjestelmät ovat erittäin luotettavia, tunnustettuja standardeja ja johtavia luokassaan. Tämä tarjoaa etuja suljettuihin muotoihin verrattuna: kyky hallita, tarkentaa, optimoida, integroida muihin järjestelmiin... Voit lisätä ohjelmaan mukautettuja painikkeita, kun ne valitaan, tarvittavat toiminnot suoritetaan (esimerkiksi jotkut toimivat suoraan tietokanta, kolmannen osapuolen sovellusten käynnistäminen jne.).