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Word, Outlook, Internet Explorer. Conseils utiles. Sélection d'un langage d'édition ou de développement supplémentaire et configuration des paramètres de langue dans Office Word Excel Mail Microsoft Outlook

J'écris cette introduction pour ceux qui ont acheté un livre dans les rayons d'un magasin et qui souhaitent comprendre ce qu'il dit et à qui il est destiné.

1. Ceci est un tutoriel sur les programmes bureautiques les plus courants aujourd'hui sous le nom général package Microsoft Office 2007 (« package » - parce qu'il contient de nombreux programmes ; en russe, cela s'appelle simplement « bureau »). Ce tutoriel décrit :

Éditeur de texte Word ;

Éditeur de feuille de calcul Excel ;

Logiciel de présentation PowerPoint;

Programme de messagerie Outlook.

2. Ce tutoriel est destiné aux débutants. Mais! Vous devez savoir comment allumer un ordinateur, comment créer un document et comment trouver la bonne touche du clavier.

Si vous ne savez vraiment pas comment aborder l’ordinateur, je vous recommande de commencer par mon livre « L’ordinateur pour les femmes ».

3. Ce tutoriel n'a pas pour objectif d'amener un utilisateur novice au niveau d'un super professionnel. Nous considérons ici le nécessaire dans le travail utilisateur régulier des choses.

Mais je vous garantis que les connaissances de ce livre seront plus que suffisantes pour saisir et imprimer correctement n'importe quel texte, comprendre un tableau dans Excel, faire une présentation absolument époustouflante dans PowerPoint et envoyer un e-mail.

4. Le langage du livre est aussi « humain » que possible, sans termes informatiques complexes.

Note! Ce livre décrira les programmes inclus dans le MicrosoftOffice 2007. Si vous possédez une version différente du « bureau », alors les illustrations du livre ne correspondront pas à ce que vous voyez sur votre écran. De plus, j'ai réalisé les dessins du livre dans le système d'exploitation Windows 7. Par conséquent, si vous disposez d’un système d’exploitation différent, les images peuvent également différer légèrement.

De l'éditeur

Envoyez vos commentaires, suggestions et questions à : E-mail (Maison d'édition Peter, édition informatique).

Nous aimerions connaître votre avis !

Sur le site de l'éditeur http://www.piter.com tu trouveras des informations détailléesà propos de nos livres.

Éditeur de texte Microsoft Word

Apparition du mot

Onglet Accueil

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Boutons de bureau du menu

Options de mots

Tout d’abord, quelques mots de théorie.

Comme je l'ai dit en préface, vous devez avoir installé sur votre ordinateur système opérateur Windows 7 et aussi le colis MicrosoftOffice 2007. Ce sont les versions les plus récentes et les plus récentes à ce jour Windows et Microsoft Bureau.

Aucun programme inclus Composition Microsoft Il est probablement impensable de travailler dans un bureau, une école, une clinique ou même à la maison. Plus les ordinateurs pénètrent dans nos vies, plus les gens sont obligés de commencer à travailler avec ces programmes.

Il est dommage que tant de ceux qui sont contraints par la dure réalité de s'asseoir devant un ordinateur n'essaient pas de se faciliter la vie et de consacrer un peu de temps à étudier les capacités des programmes dans lesquels ils travaillent. Et souvent, nous consacrons tous énormément de temps précieux à quelque chose qui peut être réalisé en un seul clic.

Mais puisque vous avez acheté ce tutoriel, nous allons rapidement le découvrir ensemble. Les programmes Microsoft Office sont très simples.

Savez vous ce que c'est interface? Ce apparence programme, son shell, qui facilite votre travail.

Ainsi, l'interface des programmes « bureautiques » est très « conviviale ». Presque tous les boutons sont étiquetés et il y a de l'aide. Et le plus grand avantage de l’interface bureautique est qu’elle en a une pour tous les programmes. Autrement dit, avec chaque programme ultérieur, vous le trouverez de plus en plus facile à comprendre.

Eh bien, vous n'avez plus peur de vous rendre au travail ? Alors commençons !

1. Allumons l'ordinateur !

2. Créez votre propre dossier de travail. Nous faisons cela afin de ne pas encombrer l'ordinateur. Et si vous travaillez pour quelqu'un d'autre ?

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Commencer

Qui est situé dans le coin inférieur gauche de l’écran. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez Documentation. Nous avons ouvert la bibliothèque de documents du propriétaire de l'ordinateur (espérons qu'il ne sera pas trop offensé par nous à ce sujet) (Fig. 1.1).

Imaginez maintenant que l'ordinateur est un placard et que vous avez besoin de sa propre étagère.

Vous voyez un bouton en haut de la fenêtre Nouveau dossier? Clique dessus.

Riz. 1.1. Fenêtre de la bibliothèque de documents

Un dossier nouveau-né est apparu à l'écran, son nom étant mis en surbrillance (Fig. 1.2).

Riz. 1.2. Le dossier nouvellement créé

Tapez le nom Et ce sont mes documents. L'avez-vous composé ? Cliquez sur Entrer ou cliquez sur le bouton de la souris sur une zone vide de l'écran. Nous avons confirmé le nom saisi.

Si, lors de la saisie du nom d'un dossier, vous essayez de taper (accidentellement ou volontairement) non pas une lettre, mais l'un des caractères inacceptables (comme cela semble inquiétant !) dans ce cas, un message apparaîtra (Fig. 1.3) . À partir de là, vous pouvez découvrir quels caractères le nom du fichier et le nom du dossier ne doivent pas contenir.

Riz. 1.3. De tels caractères ne doivent pas (et ne peuvent pas) figurer dans le nom du fichier.

Alors maintenant dans la bibliothèque Documentation il y a votre dossier personnel.

3. Lancez le programme Word.

Pour cela, cliquez à nouveau sur le bouton Commencer

Qui est situé dans le coin inférieur gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur la ligne Tous les programmes, cliquez sur le dossier Microsoft Office, puis appuyez sur l'élément Microsoft Mot de bureau 2007 (Fig. 1.4).

Riz. 1.5. Fenêtre Microsoft Office Word 2007

Regardez la ligne du haut. Au centre se trouve le nom du programme ( Microsoft Word ) et le nom du document ( Document), dans le coin supérieur droit se trouvent des icônes pour réduire, réduire (agrandir) et fermer la fenêtre

Microsoft Word peut tout faire. Il permet de saisir du texte, puis à tout moment et en tout lieu d'apporter toute correction au texte, puis également de mettre en forme ce texte, c'est-à-dire de le formater.

Mise en page le texte est un bel agencement de texte sur l’écran, puis sur papier.

Outre Outlook, la suite d'applications Microsoft Office comprend également des applications courantes telles que l'éditeur de texte Word, l'éditeur de feuilles de calcul Excel, l'application de présentation électronique PowerPoint et l'application de base de données. Données d'accès.

Toutes ces applications sont indépendantes et autosuffisantes, mais leur utilisation conjointe ouvre des possibilités véritablement illimitées dans l'organisation du travail de bureau. Utiliser Outlook avec d'autres applications incluses dans la suite Microsoft Office permet de :

créer des messages en utilisant toute la puissance éditeur de texte Mot. Comparé aux capacités relativement faibles (bien que suffisantes) fournies par le panneau de formatage d'Outlook, Word est capable de créer des documents à part entière comportant une variété de styles et de modèles de conception, contenant des objets intégrés, etc. L'interaction d'Outlook et de Word sera abordé dans la première section de ce chapitre. De plus, cette section abordera un outil commun à toutes les applications Office - répartition le long du parcours ;
créez des messages en utilisant toute la puissance de l'éditeur de feuille de calcul Excel. Le tableau créé peut être facilement envoyé non seulement sous forme de fichier joint, mais également enregistré sous forme de message. Cette opportunité sera abordée dans la deuxième section de ce chapitre. De plus, dans cette section, nous parlerons d'un outil commun à toutes les applications Microsoft - placer des documents dans un dossier partagé ;
créer des réunions pour participer à une conférence électronique organisée à l'aide de PowerPoint. La création d'une conférence électronique est directement liée à l'utilisation de l'application Microsoft NetMeeting évoquée ci-dessus (Voir la section 11.5 « Net Meeting »). Le fonctionnement de PowerPoint avec Outlook sera abordé dans la troisième section ;
créer des messages à l'aide de Microsoft Access pouvant se connecter à une base de données distante pour afficher des informations. L'utilisation conjointe d'Outlook et d'Access vous permet d'exporter et d'importer rapidement des données des dossiers Outlook vers des tables Access. Cette possibilité sera discutée dans la quatrième et dernière section de ce chapitre.

Outlook et Word

L'interaction entre Outlook et Word en est peut-être l'exemple le plus typique. collaboration. J'ai déjà mentionné ci-dessus que l'utilisateur peut spécifier Microsoft Word comme éditeur de message.

Exemple 18.1. Word comme éditeur de messages

(En utilisant l'application Outlook)

> Outils >Message d'options

Utiliser Microsoft Word comme éditeur de messages

Utilisez Microsoft Word pour lire les messages au format RTF

À titre d'exemple d'utilisation de Word, envisagez de créer un message contenant du texte bouclé et un diagramme illustrant la structure d'un livre donné.

Créer un message avec Word

Il existe deux manières de créer un message à l'aide de Word :

Lancez l'application Word, créez un document et sélectionnez la commande > Fichier > Envoyer > Message.
Directement dans Outlook en sélectionnant la commande > Actions > Nouveau message en utilisant > Microsoft Word (Figure 18.1).

Comme le montre la figure, l'essence du message n'a pas changé, les champs de saisie des destinataires et de l'objet du message restent, une signature et un panneau sont automatiquement ajoutés Dessin(Dessin), cependant, la barre d'outils a été sensiblement enrichie Mise en page(Mise en page).

Riz. 18.1. Message Outlook (éditeur Microsoft Word)

Insérer du texte bouclé

Alors, créons d’abord un joli titre pour notre message en utilisant un objet WordArt.

Exemple 18.2. Insérer un objet WordArt

> Insérer > Dessin > WordArt

Sélectionnez le style de texte souhaité OK

Texte := Structure du livre Gras OK

(Panneau Format) Centré

À la suite de nos actions, un texte magnifiquement conçu avec un remplissage dégradé jaune au centre apparaîtra (Fig. 18.2).

Pour modifier les propriétés de cet objet Vous pouvez utiliser les boutons de la barre d'outils du même nom. Dans notre cas, changeons la couleur de remplissage du jaune au bleu.

Riz. 18.2. Texte WordArt dans le message

Riz. 18.3. Fenêtre de dialogue Méthodes de remplissage

Exemple 18.3. Modification des propriétés d'un objet WordArt

(Sur la barre d'outils WordArt)

Couleur et lignes du format d'objet WordArt

Méthodes de remplissage de couleur...

Pente

Une couleur Couleur1 Bleu

Type de trappe Du centre

Options (Fig. 18.3)

Insérer un graphique

La prochaine étape que nous envisageons consiste à insérer un diagramme, qui est d'ailleurs l'une des innovations de Word.

Exemple 18.4. Insérer un graphique

> Insérer >Organigramme...

Sélectionnez le type de graphique (Fig. 18.4)

Riz. 18.4. Fenêtre de dialogue Bibliothèque de graphiques

Un espace réservé apparaîtra dans le corps du message, affichant le graphique sélectionné. Mais il se compose d’une « racine » et de seulement trois « branches », alors que ce livre comporte quatre parties. Ajoutons une autre branche et modifions le style du graphique.

Exemple 18.5. Ajouter une branche à un diagramme

(Soulignez la racine du diagramme)

(Dans le panneau Organigramme) Ajouter une forme

Format automatique

Sélectionnez un style de graphique : Dégradé en relief

Il ne reste plus qu'à saisir le texte du diagramme. Pour ce faire, cliquez une fois avec le bouton gauche sur l'un des talons du graphique et saisissez le texte approprié. La version finale du message, éditée et formatée à l'aide de Word, est présentée dans la Fig. 18.5.

Riz. 18.5. Message final

Une fois le message créé, il ne reste plus qu'à remplir les champs À qui(Ça) et Sujet(Sujet), puis appuyez sur le bouton Envoyer(Envoyer).

Commentaire

Notre message étant enregistré et envoyé au format HTML, certains formats peuvent être perdus ou modifiés. Gardez cela à l’esprit lorsque vous créez des messages dans Word ! Parfois, il est préférable de simplement joindre les messages créés en pièce jointe.

Rappelons encore une fois que nous considérons ici uniquement le principe général de la manière dont Outlook et les autres applications Office fonctionnent ensemble. En plus d'insérer des objets (il y en a bien plus de deux), il existe également des formulaires, des cadres, des styles, des tableaux, des champs... La liste est longue. Le monde des applications Microsoft Office est vaste et véritablement multifonctionnel. Apprenez-le en parallèle avec Outlook et d'autres applications existantes. En fin de compte, la route sera maîtrisée par celui qui marche...

Distribution d'un document le long du parcours

Distribution d'un document tout au long du parcours(Routage) est l'envoi d'un document par e-mail à des collègues dans un certain ordre. La séquence de mailing est appelée parcours documentaire.

Après avoir reçu le document, le destinataire peut apporter ses modifications et commentaires et envoyer le document plus loin dans le parcours. En fin de parcours, après que le document a été consulté par tous les destinataires précisés dans la liste de routage, vous pouvez demander le retour du document ou préciser l'utilisateur auquel il est destiné, par exemple un chef de projet.

Exemple 18.6. Envoi d'un document le long d'un itinéraire

> Fichier > Ouvrir… (ouvrez le document requis)

> Fichier > Envoyer > Le long du parcours. . .

Nashatyrev Anton À qui

Mokhovikov Oleg Komu

Message text:= Chers collègues ! Lisez le document ci-joint et exprimez vos réflexions et commentaires sur ce qui a été écrit. Merci d'avance, Egor Usarov.

un par un

Retour une fois terminé

Statut du suivi

Envoyer

Commentaire

Lors de l'exécution de ce programme, vous pouvez voir Boîtes de dialogue Avertissements de sécurité Outlook concernant la falsification par des tiers et l'accès aux données Outlook. Dans ce cas, acceptez toujours d'autoriser l'accès (après tout, cette demande vient de vos actions, et vous l'attendez).

Vous pouvez joindre un itinéraire désigné à un document afin de ne pas l'envoyer immédiatement, mais de le faire plus tard. Pour ce faire, à la dernière étape du programme, vous devez appuyer sur le bouton Ajouter(Ajouter un bordereau).

> Fichier > Envoyer > Destinataire suivant...

Envoyer le document Nashatyrev Anton

Pour refuser d'envoyer un document le long d'un itinéraire et déconnecter complètement l'itinéraire, vous devez cliquer sur le bouton Clair(Clair).

Revenons à l'exemple. Après avoir appuyé sur le bouton Envoyer(Itinéraire), un message sera automatiquement créé avec le texte spécifié dans le champ Texte du message(Texte du message) et avec un document joint qui doit être envoyé (Fig. 18.6). Supposons que le premier destinataire (dans notre exemple, il s'agit d'Anton Nashatyrev) est configuré de manière responsable, c'est-à-dire qu'il ne laissera pas le message reçu sans surveillance ni ne le supprimera sans le lire, mais y réagira correctement : il lira non seulement le mailing message, mais et le document joint lui-même, et non seulement le lira, mais y ajoutera également ses souhaits et commentaires, puis l'enverra au prochain correspondant. Essayons de suivre comment cela se produit.

Pour ouvrir le document envoyé lui-même, il suffit au destinataire de double-cliquer sur l'icône du document joint dans le message. Ensuite, le destinataire apporte ses modifications au document de la manière habituelle. A la fin des travaux, il doit envoyer le document plus loin sur le parcours.

>Fichier>Envoyer>Destinataire suivant...

Envoyer le document "Oleg Mokhovikov"

Riz. 18.6. Message avec distribution de documents

Que se passe-t-il après cela ? Tout d'abord, le message sera envoyé au prochain destinataire de la liste de diffusion - Oleg Mokhovikov. Il pourra lire le document avec les modifications déjà apportées et faire le sien. Deuxièmement, l'expéditeur d'origine sera averti lorsque le document circulera dans la liste de diffusion, car la boîte de dialogue Itinéraire La case (Billet de routage) a été cochée Statut du suivi(État du suivi).

Si tout se passe bien, le document sera promu via la liste de diffusion jusqu'à ce que la liste de diffusion soit épuisée. de ce document. Le dernier destinataire du parcours sera invité à restituer le document modifié à l'initiateur de l'envoi, et la boucle sera ainsi bouclée.

Pour accélérer le processus, vous pouvez envoyer le document non pas un par un, mais à tout le monde en même temps. Dans ce cas, la fusion des modifications incombe à l'expéditeur.

Outlook et Excel

Dès le début du livre, lors de la création d'un message, nous avons cherché à transmettre comme corps du message non seulement un texte, mais un tableau. L'utilisation des outils Excel vous permet de résoudre facilement non seulement le problème de l'insertion de tableaux, mais également des composants associés (par exemple, des graphiques Excel).

À titre d'exemple de collaboration entre Outlook et Excel, envisagez d'envoyer un message contenant un tableau contenant des données sur le nombre de pages de chaque partie du livre et un graphique Excel affichant graphiquement le pourcentage de chaque partie du livre.

Créer un message avec Excel

Comme avec Word, vous pouvez créer un message de deux manières. Mais si dans Word nous avons choisi la deuxième option (créer un message depuis Outlook), regardons maintenant l'envoi d'un tableau directement depuis l'application Excel.

Riz. 18.7. Message Outlook (éditeur Microsoft Excel)

Exemple 18.9. Créer un message avec Excel

> Fichier > Envoyer > Message

Inclure la feuille actuelle dans le corps du message

Sujet := Statistiques

Présentation := Ce message contient...

Commentaire

Dans le champ Introduction, l'utilisateur peut saisir message texte(commentaire) précédant le tableau.

Comme mentionné ci-dessus, nous envisagerons d'envoyer le tableau présenté à la Fig. 18.10. A ce stade, le tableau contient uniquement du texte et n'a aucun formatage supplémentaire.

Travailler avec un tableau

Avant d'envoyer un message contenant un tableau, il est conseillé de le formater : mettre en surbrillance l'en-tête, souligner les bordures, etc. Mais les fonctionnalités d'Outlook permettent non seulement de formater le tableau, mais aussi de travailler sa logique. Dans l'exemple 18.10, nous avons ajouté une autre ligne - « Total », contenant la somme de toutes les pages du livre, puis avons stylisé le tableau en conséquence.

Si le texte du message ne rentre pas dans la cellule, ses bordures peuvent être agrandies. Pour cela, déplacez le pointeur de la souris sur la jonction avec le nom ou la numérotation des cellules (le pointeur ressemblera à une flèche à deux pointes) et, tout en maintenant enfoncé bouton gauche Avec la souris, déplacez les limites des colonnes ou des lignes à la distance requise.

Exemple 18.10. Travailler avec un tableau Excel

(Édition)

A6 := Total

Somme automatique Wb (Mise en page)

A1:Вб (Sélectionner en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris)

> Formater > Format automatique...

Riz. 18.8. Message formaté avec une feuille de calcul Excel

Commentaire

En plus d'utiliser le style automatique, vous pouvez appliquer une mise en forme supplémentaire à l'aide des boutons de la barre d'outils du même nom.

Insérer un graphique Excel

La prochaine étape pour démontrer les capacités d'Excel et l'utilisation de cette application avec Outlook consiste à créer un graphique qui représente les données de la feuille de calcul sous une forme graphique claire.

Exemple 18.11. Insérer un graphique Excel

> Insérer > Graphique... Standard

Type Circulaire

Titre du graphique := Outlook dans l'original

Partages de signatures de données

Riz. 18.9. Diagramme construit

Commentaire

Si nous n'avions pas sélectionné la plage A2:B6 avant de commencer à construire le graphique, nous aurions pu la définir plus tard, lors de la deuxième étape de l'assistant graphique. Dans ce cas, il n'est absolument pas nécessaire de saisir manuellement une formule complexe dans le champ Plage de données. Il suffit de sélectionner la plage souhaitée sur la feuille de calcul avec la souris, la boîte de dialogue de l'assistant se réduira pour ne pas interférer avec la sélection et la formule apparaîtra automatiquement.

Une fois un graphique inséré, il peut chevaucher le tableau que vous utilisez. Pour déplacer un diagramme, il suffit de le sélectionner et, en maintenant le bouton gauche de la souris, de le faire glisser jusqu'à l'emplacement souhaité.

Regardons maintenant directement le diagramme lui-même. Tous les éléments sont affichés clairement et magnifiquement, à l'exception du cercle de données lui-même, qui est de très petite taille. Pour agrandir la zone du schéma, vous devez cliquer sur le carré invisible dans lequel sont inscrits le cercle et les explications textuelles (Fig. 18.9). Un cadre carré apparaîtra avec des poignées de sélection dans les coins. Accrochez ces poignées et faites-les glisser en étirant le cadre de sélection jusqu'à ce que le cercle ait la taille dont vous avez besoin.

Ainsi, le message est tout à fait prêt à être envoyé, il ne reste plus qu'à saisir l'adresse du destinataire du message et à appuyer sur le bouton Soumettre la feuille(Envoyez cette feuille).

La manière dont notre message sera affiché à l'utilisateur est particulièrement intéressante, car, d'une part, il est converti au format HTML et, d'autre part, Excel n'est pas forcément installé sur tous les destinataires. Après avoir envoyé et reçu des messages, accédez à V dossier Boîte de réception(Boîte de réception) et ouvrez le message créé (Fig. 18.10).

Riz. 18.10. Message reçu avec tableau et graphique

Tout d'abord, comme vous pouvez le constater, le texte saisi dans le champ Introduction(Introduction) précède le tableau et en est séparé par une ligne. Deuxièmement, le format du tableau est conservé. Et enfin, nous sommes fiers : le schéma correspond parfaitement à celui créé (format, données, etc.). La seule chose qui manque, c'est qu'il n'y a pas de signature puisque nous avons créé notre message depuis Excel et non depuis Outlook. Cette faille pourrait être corrigée en exécutant la commande > .Insérer > Signature > Cordialement avant l'envoi.

Exemple 18.12. Insérer une signature

> Insérer > Signature > Cordialement

Commentaire

De manière générale, une édition et un formatage supplémentaires des messages sont parfois nécessaires, voire requis. Après avoir créé le tableau (avec en utilisant Excel) l'utilisateur peut toujours ouvrir le message et le modifier : insérer une signature ou un certain nombre de commentaires supplémentaires, ainsi qu'ajouter un arrière-plan, ajouter une image, etc.

Dossier d'échange

L'utilisation de dossiers Exchange est aussi commune à toutes les applications Office que la distribution de routes. L'essence de cette fonctionnalité est de placer le document actif dans les dossiers publics du serveur Microsoft Exchange. Ainsi, l'utilisateur donne accès à ce document à tous les membres du groupe de travail.

Exemple 18.13. Envoyer vers le dossier Exchange

> Fichier > Envoyer vers > Dossier Exchange…

Sélectionner le dossier < Общая папка>

Une fois le document placé dans un dossier partagé, chaque utilisateur peut l'ouvrir en cliquant sur le lien approprié dans la fenêtre de visualisation des informations (Fig. 18.11).

Outlook et PowerPoint

Microsoft PowerPoint est un outil de présentation polyvalent. Après avoir créé une présentation, l'utilisateur peut l'afficher sous forme ordinateur local, et faire une présentation en ligne pour l'ensemble du groupe de travail. La présentation PowerPoint est livrée au format HTML, les participants n'ont donc besoin que d'un navigateur pour la visualiser Internet Explorer 4.0. Ainsi, la présentation peut être réalisée aussi bien au sein de l'entreprise qu'entre membres d'un petit groupe situés dans des lieux différents. Le nombre de participants n'est pas limité, mais si plus de 16 auditeurs participent à la présentation, une application serveur spéciale Microsoft NetShow Server doit être utilisée pour la réaliser.

Le problème de toute réunion est sa planification. Bien entendu, pour tenir une conférence, outre le désir de l'orateur, le consentement des participants est également requis. Dans le cas d'une conférence régulière, la participation de tous les participants est confirmée par le fait qu'ils se réunissent tous ensemble et approximativement en même temps dans la salle désignée pour la conférence. Le présentateur peut planifier une conférence électronique PowerPoint comme n'importe quelle autre réunion en utilisant Outlook.

Riz. 12.18. Présentation et dialogue Planification de la diffusion d'une présentation

Exemple 18.14. Planification de la diffusion Présentations PowerPoint

> Diaporama > Diffusion en direct > Configurer et programmer...

Descriptif := "Microsoft Outlook 2002 dans la version originale"(Fig. 18.12)

Paramètres... Configuration de la diffusion (Fig. 18.13)

Mode d'affichage Redimensionnable

Attribuer…

Saisissez ou sélectionnez un nom :< participants à la présentation

Requis

Envoyer

(Une boîte de dialogue apparaîtra vous informant qu'une diffusion est programmée)

Riz. 18.13. Fenêtre de dialogue Options de diffusion

Commentaire

Commutateurs Son uniquement(Audio uniquement) et Vidéo et son(Vidéo et audio) est logique à installer si l'ordinateur du présentateur est équipé d'un microphone et d'une caméra vidéo et que les ordinateurs des participants sont équipés d'équipements pour lire l'audio et la vidéo. Dans notre exemple, nous ne supposons pas cela, donc la case est cochée Non(Aucun).

Le formulaire de réunion rempli automatiquement (Fig. 18.14) est identique à ceux évoqués précédemment, Consultez le chapitre 2, Calendrier, et le chapitre 10, Collaborer dans Outlook.

Commentaire

La seule condition obligatoire pour la diffusion en direct d'une présentation auprès d'un large public est une connexion informatique au réseau (mondial ou local). Les fonctionnalités supplémentaires ne peuvent pas être utilisées si les conditions techniques ne le permettent pas.

Après avoir convenu de l'heure et de la composition des participants, vous pouvez procéder directement à la démonstration elle-même.

Riz. 18.14. Formulaire de réunion

Exemple 18.15. Diffusion en direct de la présentation

> Diaporama > Diffusion en direct > Démarrer la diffusion...

Lors de la tenue d'une conférence programmée, le présentateur prévoit de la diffuser à l'aide de l'interface de planification de réunion dans Outlook 2002. À l'heure spécifiée, une fenêtre de rappel de réunion apparaîtra sur les écrans d'ordinateur des participants, sur laquelle le participant verra un bouton, après avoir cliqué sur sur laquelle sera chargée la page d'introduction de la présentation (Fig. 18.15 ). Le présentateur contrôle le changement des diapositives. Sur les écrans d'ordinateur des participants, les diapositives sont affichées de la même manière que dans un diaporama normal.

Riz. 18h15. Page principale pour la présentation en direct

Pendant la présentation, les participants peuvent avoir des discussions privées, poser des questions au présentateur et recevoir des réponses par e-mail via Outlook.

Outlook et accès

Microsoft Access est un système de gestion de base de données universel et Outlook est un système de gestion d'informations universel. Sur la base de ces définitions, il est naturel de supposer que ces applications disposent de certains moyens d'échanger des informations entre elles. Mais en plus d'échanger des informations, Outlook, comme Word ou Excel, est capable de créer des messages à l'aide des outils Microsoft Access. Seulement dans ce cas, ces outils ne sont pas dans le domaine du formatage ou de l'édition, mais dans le domaine de la fourniture de données pour l'envoi et la publication.

Dans cette section, nous examinerons un exemple d'importation d'informations depuis carnet d'adresses Outlook à votre base de données Access et créez un message contenant les informations que vous venez d'importer.

Échange d'informations

Tout d’abord, ouvrez Access et créez une base de données. Notre objectif sera alors de créer un tableau contenant les données du carnet d'adresses Outlook.

Exemple 18.16. Importer des données d'Outlook vers Access

> Fichier > Données externes > Importer…

Type de fichier Outlook (l'assistant d'importation Exchange/Outlook démarrera automatiquement)

> Carnets d'adresses > Carnet d'adresses des contacts Outlook

Dans un nouveau tableau

(À cette étape, il vous est demandé de définir les paramètres des données importées et de savoir si elles doivent être importées)

Ne pas importer

Importer dans la table := Contacts

Riz. 18.16. Table Microsoft Access avec données importées

Après l'importation, comme prévu, un nouveau tableau apparaîtra dans Access Contacts, contenant des informations du carnet d'adresses Outlook. Le résultat de l'importation est présenté dans la Fig. 18.16.

Utilisation de la page de données d'accès

Considérez l'exemple suivant. Disons que l'un des participants au projet a créé une base de données dont les informations sont intéressantes, et peut-être nécessaires, pour les autres membres de l'équipe. Il existe plusieurs solutions à ce problème, mais nous nous concentrerons sur la possibilité d'envoyer un message contenant une page de données d'accès. En fait, le message contient simplement une page HTML avec un objet ActiveX qui se connecte à la base de données et affiche les données.

Exemple 18.17. Créer un message avec Access Data Page

> Actions > Nouveau message utilisant... > Microsoft Office > Page de données Microsoft Access

(L'accès s'ouvrira avec un assistant Nouvelle page accès aux données)

Constructeur

Sélectionnez la source de données :=< Base de données>

Après avoir terminé les procédures, une page avec une grille de données s'ouvrira. Donc, tout d'abord, vous devez placer les champs d'information qui seront sur la page. Pour cela, faites glisser les champs obligatoires sur la grille du tableau et remplacez son nom, par exemple par Contacts. Saisissez ensuite le nom des destinataires du message et cliquez sur le bouton Envoyez une copie.

Avant d'envoyer un message, l'utilisateur peut voir comment il sera affiché au destinataire. Pour ce faire, sélectionnez la commande > Fichier > aperçu de la page Web. Un navigateur Web s'ouvrira avec une page chargée, qui s'affichera de la même manière pour le destinataire du message.

Riz. 18.23. Page Web avec des données d'Access

Utiliser les boutons Retour et Suivant, vous pouvez naviguer dans les données du tableau Contacts. Aussi, en spécifiant les paramètres d'accès appropriés, vous pouvez éditer le tableau (ajouter ou supprimer des enregistrements), organiser le filtrage des données, etc. Mais cela dépasse le cadre de ce livre.

Résumé

Ainsi, dans ce chapitre, nous avons examiné la possibilité de faire fonctionner ensemble les applications Office et Outlook. En réalité, l'utilisation d'Outlook avec les outils fournis par Word, Excel, PowerPoint et Access vous permet de créer des messages riches et de faciliter le partage et l'accès aux informations.

Mot. Formatage d'un message. Utiliser Word comme éditeur par défaut. Distribution du document tout au long du parcours.
Exceller. Créez une publication avec un tableau et un graphique. Placer des documents dans des dossiers publics sur le serveur Exchange.
Power Point. Organisez une réunion en ligne pour présenter une présentation.
Accéder. Importez des données d'Outlook vers Access. Créez un message contenant une page de données d'accès.

MS Word fournit un certain nombre de raccourcis clavier pour accélérer le travail de votre bureau. Si vous devez beaucoup utiliser MS Word, il est fortement recommandé d'apprendre quelques raccourcis clavier utiles. Cela vous aidera à travailler rapidement. Vous pouvez cliquer Ctrl+B faire du texte en gras, Ctrl+U pour que le texte soit souligné. Ces raccourcis clavier fonctionnent dans toutes les parties de Microsoft Office comme MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, etc.

Cependant, par défaut, MS Word ne fournit pas raccourci pour supprimer une commande. Même si le barré est une commande fréquemment utilisée, il est surprenant que Microsoft n'ait pas créé raccourcis clavier pour le barré. Mais la bonne chose est que nous pouvons configurer MS Word pour créer un tel raccourci clavier accès rapide. Aujourd'hui, je vais vous apprendre à installer façon rapide pour faire barrer le texte.

Qu’est-ce que le barré ?

Parfois, dans un document, vous n'avez pas besoin de certains textes, mais vous ne souhaitez pas les supprimer. Dans de tels cas, vous pouvez barrer le texte. Un morceau de texte restera dans le document pour une utilisation ultérieure (et même une inclusion ultérieure) mais en même temps, les barrés montreront au lecteur que le texte n'est plus pertinent. Cela ressemble à ceci : barré

Comment installer le raccourci barré dans MS Word

Vous ne devrez effectuer le processus suivant qu'une seule fois et après cela, vous pourrez barrer le texte en appuyant sur la combinaison de la touche sélectionnée.

Ouvrez n'importe quel document MS Word. Vous pouvez même ouvrir un document vierge.

Appuyez sur Ctrl + D pour ouvrir la boîte de dialogue Police. Cette fenêtre affiche les options de formatage de la police.

Maintenant appuyez sur Ctrl + Alt et en maintenant ces deux touches enfoncées appuyez sur la touche plus sur le pavé numérique (Numpad).

Le curseur se transformera en œillet en forme d'œillet. Relâchez les touches Ctrl + Alt et cliquez sur l'option Barré dans la boîte de dialogue Police (représentée par le cercle rouge dans l'image ci-dessus).

La boîte de dialogue Personnaliser le clavier s'ouvrira. Placez le curseur dans le champ Clé nouveau raccourci d'impression et appuyez sur la combinaison de touches de raccourci que vous souhaitez définir pour barrer l’option. je l'ai mis Ctrl + Maj + S... Vous pouvez également l'installer comme ceci. Placez le curseur dans presse - nouvelle touche de raccourci et appuyez sur Ctrl + Maj + S.

MS Word capturera automatiquement les touches sur lesquelles vous appuyez. Vous pouvez utiliser n'importe quelle combinaison de Shift, Alt, Ctrl et key Avec lettre. Si vous appuyez sur une combinaison de touches déjà attribuée à une autre commande, MS Word vous montrera ces informations. Il est préférable de ne pas écraser un raccourci existant. Ctrl + Shift + est une bonne combinaison.

Cliquez sur le bouton Attribuer pour définir le raccourci barré.

Maintenant, pour vérifier si cela fonctionne ou non, tapez quelque chose dans un document MS Word. Sélectionnez le texte et appuyez sur Ctrl + Shift + S (ou quelle que soit la combinaison que vous avez choisie). Le texte sélectionné sera immédiatement barré.

J'espère que vous avez trouvé ce petit conseil de configuration étiquette barrée dans MS Word utile. Si vous avez des questions sur ce sujet, n'hésitez pas à me les poser via la section commentaires de cette page. Je ferai de mon mieux pour vous être utile. Merci d'utiliser TechWelkin !

L'interaction entre Outlook et Word est peut-être l'exemple de collaboration le plus typique. J'ai déjà mentionné ci-dessus que l'utilisateur peut spécifier Microsoft Word comme éditeur de message.

Exemple 18.1. Word comme éditeur de messages

(En utilisant l'application Outlook)

> Outils >Message d'options

Utiliser Microsoft Word comme éditeur de messages

Utilisez Microsoft Word pour lire les messages au format RTF

À titre d'exemple d'utilisation de Word, envisagez de créer un message contenant du texte bouclé et un diagramme illustrant la structure d'un livre donné.

Créer un message avec Word

Il existe deux manières de créer un message à l'aide de Word :

Lancez l'application Word, créez un document et sélectionnez la commande > Fichier > Envoyer > Message.
Directement dans Outlook en sélectionnant la commande > Actions > Nouveau message en utilisant > Microsoft Word (Figure 18.1).

Riz. 18.1. Message Outlook (éditeur Microsoft Word)

Insérer du texte bouclé

Alors, créons d’abord un joli titre pour notre message en utilisant un objet WordArt.

Exemple 18.2. Insérer un objet WordArt

> Insérer > Dessin > WordArt

Sélectionnez le style de texte souhaité OK

Texte := Structure du livre Gras OK

(Panneau Format) Centré

À la suite de nos actions, un texte magnifiquement conçu avec un remplissage dégradé jaune au centre apparaîtra (Fig. 18.2).

Pour modifier les propriétés de cet objet, vous pouvez utiliser les boutons de la barre d'outils du même nom. Dans notre cas, changeons la couleur de remplissage du jaune au bleu.

Riz. 18.2. Texte WordArt dans le message

Riz. 18.3. Fenêtre de dialogue Méthodes de remplissage

Exemple 18.3. Modification des propriétés d'un objet WordArt

(Sur la barre d'outils WordArt)

Couleur et lignes du format d'objet WordArt

Méthodes de remplissage de couleur...

Pente

Une couleur Couleur1 Bleu

Type de trappe Du centre

Options (Fig. 18.3)

Insérer un graphique

La prochaine étape que nous envisageons consiste à insérer un diagramme, qui est d'ailleurs l'une des innovations de Word.

Exemple 18.4. Insérer un graphique

> Insérer >Organigramme...

Sélectionnez le type de graphique (Fig. 18.4)

Riz. 18.4. Fenêtre de dialogue Bibliothèque de graphiques

Un espace réservé apparaîtra dans le corps du message, affichant le graphique sélectionné. Mais il est constitué d’une « racine » et de seulement trois « branches », alors que ce livre comporte quatre parties. Ajoutons une autre branche et modifions le style du graphique.

Exemple 18.5. Ajouter une branche à un diagramme

(Soulignez la racine du diagramme)

(Dans le panneau Organigramme) Ajouter une forme

Format automatique

Sélectionnez un style de graphique : Dégradé en relief

Riz. 18.5. Message final

Une fois le message créé, il ne reste plus qu'à remplir les champs À qui(Ça) et Sujet(Sujet), puis appuyez sur le bouton Envoyer(Envoyer).

Commentaire

Distribution d'un document le long du parcours

Exemple 18.6. Envoi d'un document le long d'un itinéraire

> Fichier > Ouvrir... (ouvrez le document requis)

> Fichier > Envoyer > Le long du parcours. . .

Nashatyrev Anton À qui

Mokhovikov Oleg Komu

Message text:= Chers collègues ! Lisez le document ci-joint et exprimez vos réflexions et commentaires sur ce qui a été écrit. Merci d'avance, Egor Usarov.

un par un

Retour une fois terminé

Statut du suivi

Envoyer

Commentaire

Lors de l'exécution de ce programme, des boîtes de dialogue de sécurité Outlook peuvent apparaître pour vous avertir de la falsification par des tiers et de l'accès aux données Outlook. Dans ce cas, acceptez toujours d'autoriser l'accès (après tout, cette demande vient de vos actions, et vous l'attendez).

> Fichier > Envoyer > Destinataire suivant...

Envoyer le document Nashatyrev Anton

Pour refuser d'envoyer un document le long d'un itinéraire et déconnecter complètement l'itinéraire, vous devez cliquer sur le bouton Clair(Clair).

>Fichier>Envoyer>Destinataire suivant...

Envoyer le document à "Oleg Mokhovikov"

Riz. 18.6. Message avec distribution de documents

Si tout se passe bien, le document sera promu via la liste de diffusion jusqu'à ce que la liste de diffusion complète de ce document soit épuisée. Le dernier destinataire du parcours sera invité à restituer le document modifié à l'initiateur de l'envoi, et la boucle sera ainsi bouclée.

Pour accélérer le processus, vous pouvez envoyer le document non pas un par un, mais à tout le monde en même temps. Dans ce cas, la fusion des modifications incombe à l'expéditeur.

Selon la version de Word ou d'Outlook que vous utilisez, vous pourrez peut-être coller dans Document Word et ajoutez-y divers objets (par exemple, des fichiers PDF, des diagrammes ou Feuilles Excel) ou un message électronique en utilisant un lien ou une intégration. Pour insérer un objet, sur l'onglet Insérer cliquez sur le bouton Un objet.

Insérer un nouvel objet

Créer nouveau fichier Pour insérer dans un document Word ou un e-mail :

Conseil :

Informations dans la rubrique Résultat déterminé par le type d'objet sélectionné et l'état de la case à cocher En tant qu'icône(installé ou non). Ces informations vous aideront à décider exactement ce qui doit être inséré et sous quelle forme.

Pour modifier les données d'un objet inséré, double-cliquez dessus.

Lier ou intégrer un fichier existant

Pour lier ou intégrer un objet déjà créé :

Objets incorporés et objets associés

Objets incorporés font partie d'un fichier Word ou d'un message électronique et, une fois insérés, perdent leur connexion avec le fichier d'origine.

Objets associés peut être mis à jour lorsque le fichier source change. Les données associées sont stockées dans le fichier source. Le fichier Word ou le message électronique (fichier cible) stocke uniquement les informations d'emplacement du fichier source et affiche une vue des données associées. Si la taille du fichier est importante, utilisez des objets liés.

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