Modelli Excel per il monitoraggio delle scadenze. Strumenti utili nell'arsenale dell'assistente. Come creare una dashboard di gestione dei progetti in Excel

Per cominciare, ricordiamo le regole per monitorare l'esecuzione degli ordini, che in seguito inizieremo ad automatizzare utilizzando le funzionalità standard di MS Excel.

C'è il controllo sull'essenza della risoluzione dei problemi e il controllo sulle scadenze per il completamento delle attività.

Controllo sostanziale

Il controllo nel merito è una valutazione di quanto il problema sia stato risolto correttamente, con successo e completamente. Tale controllo è esercitato dal capo (di un'istituzione o di un dipartimento) o da una persona appositamente autorizzata. La responsabilità della risoluzione corretta e tempestiva delle questioni riflesse nei documenti spetta ai capi delle divisioni strutturali e ai dipendenti incaricati dell'esecuzione del documento. L'esecutore solitamente:

• indicato nella delibera del dirigente su un documento (ad esempio, su una lettera in arrivo, sulla domanda di un dipendente) o
• è scritto direttamente nel testo dell'ordinanza (solitamente nell'ordinanza/protocollo le singole istruzioni sono redatte come paragrafi indipendenti dal testo e formulate in modo tale che sia immediatamente chiaro cosa, a chi e quando bisogna fare); di conseguenza, ogni elemento - compito / istruzione viene posto sotto controllo separatamente),
• quando l'esecutore non è direttamente specificato, viene determinato in base alla distribuzione delle responsabilità nell'organizzazione.

Se nella delibera/istruzione del dirigente sono indicati più esecutori, la persona indicata per prima nella delibera è responsabile dell'esecuzione del documento/istruzione e, conseguentemente, di organizzarne l'esecuzione.

Le istruzioni possono derivare dal testo del documento, oppure possono essere “indipendenti”, cioè privi di documenti e tuttavia soggetti al controllo della loro esecuzione. Se l'ordine viene creato sulla base di un documento, contiene un collegamento al documento base (vedi compilazione delle prime quattro colonne della tabella in Figura 1). Le istruzioni vengono impartite dai dirigenti a tutti i livelli. Tuttavia ogni organizzazione decide autonomamente quali documenti/istruzioni mettere sotto controllo. Di solito queste sono tutte istruzioni del capo dell'organizzazione e dei suoi delegati. Maggiore è il numero di documenti in un'organizzazione, più importante è razionalizzare il lavoro di monitoraggio dell'esecuzione dei documenti e più selettivamente l'organizzazione si avvicina alla soluzione alla domanda "cosa controlleremo" - la sezione aurea è importante qui . Pertanto, il controllo viene solitamente effettuato sull'esecuzione delle istruzioni impartite dalla prima persona; questo viene effettuato dal servizio dell'istituto di istruzione prescolare o dal segretario.

Le istruzioni devono essere formulate in modo chiaro e inequivocabile:

• l'ordine stesso;
• periodo di esecuzione;
• esecutore (è possibile che più persone eseguano un ordine, quindi una viene nominata esecutore responsabile e le altre sono considerate coesecutori).

Quando si formano le istruzioni, è consigliabile attenersi a regole semplici: la formulazione deve essere breve, concisa, eliminando ambiguità di interpretazione e avere un risultato chiaramente definito e misurabile.

Durante l'esecuzione dell'ordine sono possibili le seguenti azioni:

• l'autore può modificare il termine ultimo per il completamento dell'ordine;
• l'autore può cambiare l'esecutore responsabile dell'incarico;
• gli artisti creano report sui risultati dell'esecuzione;
• l'autore ha la possibilità di restituire l'ordine di revisione o approvare il risultato dell'esecuzione.

Se il compito è stato diviso tra co-esecutori, l'esecutore responsabile riceve i relativi rapporti sulle prestazioni. È lui che genera per conto di un unico report finale e lo invia all'autore.

Controllo sulle scadenze

Il controllo sulle scadenze per l'esecuzione di documenti/ordini viene effettuato dal servizio di supporto alla documentazione gestionale (DOU) e, in una piccola organizzazione, dal segretario.

La tecnologia per il monitoraggio delle scadenze può essere suddivisa nelle seguenti procedure:

• registrazione di tutti i documenti, istruzioni, istruzioni e incarichi gestionali posti sotto controllo;
• verificare la puntuale consegna del documento all'esecutore testamentario;
• adeguamento dei dati sui documenti controllati quando cambiano le scadenze per l'esecuzione, i documenti vengono trasferiti da esecutore a esecutore, da divisione a divisione (lo registriamo nel campo “Stato di esecuzione”, vedere Figura 1);
• promemoria agli esecutori e ai capi dipartimento circa la presenza di documenti e istruzioni non adempiute;
• informare i responsabili (divisioni e organizzazioni) sullo stato e sull'avanzamento dell'esecuzione dei documenti;
• inserimento dei dati sull'esecuzione dei documenti;
• analisi dello stato delle cose e del livello di disciplina delle prestazioni per l'organizzazione nel suo complesso, per divisioni strutturali, specialisti, tipologie di documenti e altri aspetti.

Scadenze i documenti possono essere definiti:

Come puoi vedere, il termine per l'esecuzione di un ordine è solitamente fissato dal suo autore. Si accettano ordini contenenti istruzioni "urgentemente", sono soggetti a esecuzione entro 3 giorni. L'istruzione “prontamente” prevede un periodo di 1 giorno per l'esecuzione dell'ordine. Se la data di esecuzione non è specificata nell'ordine, è soggetto a esecuzione entro 1 mese dalla data della sua firma (fino alla data corrispondente del mese successivo e, se tale data non è presente nel mese successivo, fino all'ultimo giorno del mese). Se l'ultimo giorno del periodo di esecuzione dell'ordine cade in un giorno non lavorativo, l'esecuzione è soggetta al giorno lavorativo precedente.

Per i documenti contenenti un'attività complessa, è possibile impostare lunghi termini esecuzione (diversi mesi, sei mesi, un anno). In questo caso è necessario dividere l'incarico in fasi e monitorare il completamento dell'attività passo dopo passo.

Il controllo dei termini include:

• controllo attuale,
• utile e
• controllo finale.

Le principali tipologie di controllo sono attuali e preventive.

Sotto controllo attuale comprendere la preparazione quotidiana delle informazioni sui documenti che scadono oggi. Il controllo attuale viene effettuato controllando quotidianamente lo stato di avanzamento del documento e ricordando all'appaltatore la scadenza del periodo di esecuzione e la necessità di completare il lavoro sul documento. I responsabili del controllo dell'esecuzione (in una piccola azienda - una segretaria) quotidianamente, di solito all'inizio della giornata lavorativa, identificano e compilano un elenco di documenti le cui scadenze scadono oggi.

Il controllo attuale aiuta a creare un piano di lavoro per la giornata. Mostra immediatamente quali attività devono essere completate oggi (risolvere un problema durante una riunione, firmare un documento, inviare un fax, ecc.). Pertanto, il controllo sulle scadenze per l'esecuzione degli atti è una funzione necessariamente prevista dall'art descrizione del lavoro segretario del direttore. Ogni giorno, individuando i documenti le cui scadenze stanno per scadere, la segretaria scopre la possibilità di risolvere tempestivamente la questione e, se le scadenze non vengono rispettate, lo segnala al responsabile.

Durante controllo preventivo vengono compilati i report e informati gli esecutori per quanto riguarda i documenti le cui scadenze scadono in 2-3 giorni (nella nostra organizzazione lo facciamo con 4 giorni di calendario in anticipo). E poi il dipendente ha ancora tempo per risolvere il problema in modo tempestivo.

La posizione di controllo è molto importante. Solo l'orientamento del controllo all'aiuto dei dipendenti, e non all'identificazione delle carenze, il desiderio di aiutare, ricordare e non incriminare, può garantire la massima efficienza del servizio di controllo.

Un controllo sistematico dell'esecuzione, effettuato abilmente e correttamente da un dipendente che ricorda con tatto che il documento è necessario in tempo, che la prosperità dell'azienda dipende dalla tempestiva risoluzione del problema, ecc., sottolinea la necessità di questo dipendente e i suoi sforzi. Inoltre, l’“indice delle carte tempo” aiuta a pianificare la giornata lavorativa del manager, poiché riflette gli eventi e le attività per una determinata data.

Se al ricevimento di un documento o durante la sua esecuzione da parte del contraente risulta evidente che è impossibile eseguirlo in tempo, ciò viene segnalato al responsabile (l'autore di tale ordine), che ha il diritto di posticipare il termine per esecuzione del documento. Se il direttore proroga il termine, il segretario, secondo le sue istruzioni, inserisce una nuova scadenza nel modulo di iscrizione.

La questione del rinvio del termine per l'esecuzione di un documento deve essere sollevata entro e non oltre 1 giorno prima della scadenza della data prevista. Il rinvio retroattivo della scadenza non è consentito e, di norma, in linea di principio è impossibile nei sistemi automatizzati.

Per i documenti con un periodo di esecuzione lungo (diversi mesi), le fasi intermedie di esecuzione possono essere monitorate registrando informazioni sullo stato di avanzamento dell'esecuzione (lo facciamo nel campo “Stato di esecuzione” della scheda di registrazione del documento).

Spesso, la risoluzione di un problema richiede un lavoro sequenziale su un documento da parte di diversi esecutori o il coordinamento del documento con diversi dipartimenti. In questi casi occorre controllare il tempo di detenzione del documento da parte di ciascun esecutore testamentario. Quando si trasferisce un documento, è necessario registrare il fatto del trasferimento. La registrazione viene solitamente effettuata dalla segreteria dell'unità che trasmette il documento. Riflettiamo lo spostamento del documento e la data del suo trasferimento nel campo "Stato di esecuzione".

Quando compaiono documenti con scadenze scadute la loro lista viene stampata lo stesso giorno e comunicata al responsabile.

Se il diritto di registrare i documenti può essere concesso a un'ampia gamma di dipendenti, le modifiche che riflettono lo stato di avanzamento della sua esecuzione, di norma, vengono apportate da un solo dipendente responsabile: l'assistente segretario o uno specialista dell'istituto di istruzione prescolare.

Rimozione di un documento dal controllo effettuato solo dopo la completa esecuzione del documento: esecuzione della delibera del gestore, predisposizione di un documento di risposta, ricezione di una risposta al documento in uscita o altra conferma documentata del fatto di esecuzione. L'esito della stipula dell'atto dovrà essere registrato nella scheda di registrazione (ad esempio “è stato inviato un invito”, “è stata inviata una lettera da... No....", ecc.). La scheda di registrazione contiene anche informazioni sulla data di esecuzione dell'atto e indica il numero della pratica secondo la nomenclatura in cui è archiviato l'atto eseguito.

A controllo finale includere il lavoro analitico per riassumere la disciplina delle prestazioni e i risultati delle prestazioni dei dipendenti di un dipartimento o di un'organizzazione nel suo insieme. Il controllo finale viene effettuato dai dipendenti (servizio) incaricati di monitorare l'esecuzione, oppure dalla segreteria dell'organizzazione con una determinata frequenza (settimanale, mensile, trimestrale). I risultati del controllo successivo si riflettono nei rapporti quantitativi finali e nell'elenco dello stato di esecuzione dei compiti (documenti controllati). Ciò consente alla direzione di sapere cosa sta facendo un particolare dipendente (divisione) e come stanno andando le cose in una specifica area di attività (risoluzione di un particolare problema).

Il controllo finale, in combinazione obbligatoria con il controllo preventivo, è un fattore stimolante per aumentare la disciplina dei dipendenti.

Esempio di controllo degli ordini tramite MS Excel

Ora mostreremo cosa può essere automatizzato utilizzando le funzionalità standard di MS Excel. Per iniziare, apri nuovo libro MS Excel e creare una tabella al suo interno con i campi/colonne/grafici mostrati in Figura 1. Questa è la tabella principale che visualizza le informazioni sul controllo tempestivo dell'esecuzione degli ordini nella nostra organizzazione.

Successivamente, in una cella separata, inserisci una formula in modo che quando apri questo foglio MS Excel, sarà sempre sopra la tabella. è stata visualizzata la data corrente(indicato con il numero 1 nella Figura 1). Allora ci sarà utile nel lavoro quotidiano con il tavolo. Puoi farlo in due modi:

figura 2

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In questa tabella puoi filtrare le righe (ovvero gli ordini controllati) in base a vari criteri. Ma per fare questo è necessario abilitare il filtro:

Figura 3

Pulsante sullo schermo per abilitare un filtro in MS Excel 2007 e 2010

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Figura 4

Criteri per filtrare le righe della tabella in base al contenuto della colonna in MS Excel 2007 e 2010

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I criteri di filtro mostrati sopra sono apparsi come risultato del clic sul pulsante del filtro quadrato grigio nella colonna "Artisti" (contrassegnato con il numero 1). Le celle di questa colonna sono piene di testo, quindi il programma ci ha offerto le seguenti scelte:

2 - in primo luogo possiamo filtrare uno o più esecutori, lasciando dei “segni di spunta” solo per loro; possiamo anche selezionare solo le righe vuote, lasciando un “segno di spunta” solo nell'ultima voce della lista; se lasciamo il checkbox nella posizione “Seleziona tutto”, allora non ci sarà alcun filtraggio con questo criterio (questo è ora mostrato in Figura);

3 - in secondo luogo, puoi filtrare in base al testo contenuto nelle celle della colonna, tuttavia, questo criterio è più adatto quando si lavora con la colonna "Riepilogo" di un documento, ecc. Ad esempio, se non ricordiamo esattamente il titolo, ma ricordiamo la parola chiave che dovrebbe esserci al suo interno, allora dobbiamo selezionare la voce "contiene..." e digitare questa parola senza la sua desinenza, quindi come risultato di il filtro, solo le righe che hanno nel campo "Riepilogo" una parola che abbiamo digitato con finali diversi.

Puoi rimuovere il filtro selezionando il comando con lo stesso nome, indicato dal numero 6. Se hai filtrato le righe specificando criteri di selezione diversi in più colonne, selezionando questo comando una volta rimuoverai il filtro solo nella colonna in cui lo hai selezionato un comando, con i restanti filtri nelle altre colonne rimarranno validi - ognuno di essi deve essere rimosso individualmente. Nelle colonne in cui il filtro è abilitato, il pulsante di chiamata del filtro cambia la sua immagine nel pulsante del filtro abilitato.

Se la colonna in base al cui contenuto vogliamo filtrare le righe della tabella è piena di date, invece di un filtro di testo il programma ce ne offrirà un altro - speciale per le date - indicato dal numero 4: possiamo selezionare non solo un data specifica, ma anche successiva o anteriore a una data o a un periodo limitato di tempo, ieri, oggi o domani, ecc.

La nostra tabella ha 3 colonne con le date.

Il filtro numerico (indicato dal numero 5) è appositamente progettato per funzionare con colonne il cui contenuto è costituito da numeri (nel nostro caso si tratta del numero di registrazione del documento).

Figura 5

Criteri per filtrare le righe della tabella in base al contenuto della colonna in MS Excel 2003

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In MS Excel 2003, un filtro per contenuto di colonna viene richiamato dallo stesso pulsante sullo schermo delle versioni successive del programma, ma facendo clic su di esso si apre un elenco generale per selezionare un valore di cella specifico o impostarne altri condizioni difficili il filtraggio, già personalizzato individualmente per testo, date o numeri, viene avviato in una finestra di schermo separata dopo aver selezionato la voce "(Condizione...)" nell'elenco.

Le figure 4 e 5 lo mostrano chiaramente In base a quali criteri possiamo ora filtrare? righe di tabella in MS Excel di diverse versioni. Potremo filtrare gli ordini per esecutore, loro autori, scadenze, dati di documenti controllati e qualsiasi altra informazione inserita in un foglio di calcolo. Inoltre sarà possibile filtrare contemporaneamente in base a più criteri, ad esempio:

• Per quali ordini scade oggi il termine per un appaltatore specifico:
  nella colonna “Performer”, selezionare il dipendente richiesto (vedere numero 2 nella Figura 4), e nella colonna “Scadenza”, filtrare le righe la cui data soddisfa il criterio “oggi” (numero 4 nella stessa Figura) oppure
• A chi il nostro leader prescelto ha dato istruzioni questo mese:
  nella colonna “Autore dell'ordine” selezioniamo il gestore che stiamo analizzando (numero 2 nella Figura 4), e nella colonna “Scadenza di esecuzione” filtriamo le date che rientrano nel criterio “Questo mese” (numero 4), eccetera.

Ora ti insegneremo come configurare il programma in modo che quando apri un file ricevere automaticamente informazioni su quali ordini devono essere completati, ad esempio dopo 4 giorni, per avvisare gli artisti in anticipo. Per fare ciò, abbiamo previsto una colonna speciale nella tabella, che abbiamo chiamato “Periodo di distribuzione”. Ora configuriamolo:

• seleziona la cella I6 (nella prima riga della colonna personalizzata) e digita al suo interno il segno “=";
• clicca con il mouse sulla cella adiacente J6 (nella stessa riga, ma nella colonna “Scadenza”) e vedrai che è inclusa nella formula per calcolare il contenuto della cella I6;
• quindi continuare ad aggiungere la formula ai segnalibri digitando “-4” dalla tastiera;
• A questo punto la compilazione della formula è completata (il suo stato attuale è sempre visibile nella barra della formula posta sopra il foglio Excel, vedi simbolo 1 nella Figura 7, otteniamo “=j6-4”). Ora premi sulla tastiera accedere- e il risultato del calcolo della formula incorporata apparirà nella cella della tabella;
• dopodiché la formula può essere copiata nelle righe successive della tabella, e poi in esse nella colonna “Scadenza Distribuzione” la data sarà sempre precedente di 4 giorni rispetto alla colonna “Scadenza”: puntare il mouse in basso a destra nell'angolo della cella I6 (mentre il puntatore del "mouse" dovrebbe assumere la forma di una croce nera in grassetto), fare clic pulsante di sinistra"mouse" e, senza rilasciarlo, trascinare fino alla fine della colonna, quindi rilasciare il pulsante. Nella Colonna I vedrai le date di tutte le avvertenze richieste (numero 2 nella Figura 7);
• Quindi puoi assicurarti che nella colonna "Periodo di distribuzione" le celle con quelle attuali siano automaticamente evidenziate a colori, ad es. le date di oggi (1 ottobre queste saranno alcune celle e 2 ottobre - diverse, ecc.). Per fare ciò, è necessario utilizzare la funzione di formattazione condizionale. In MS Excel 2007 o 2010 questo viene fatto in questo modo:
  • selezionare tutte le celle della tabella nella colonna “Periodo di distribuzione” situata sotto l'“intestazione”;
  • fare clic sul pulsante Formattazione condizionale in gruppo Stili sulla scheda casa(vedi Figura 6), selezionare il comando Regole di selezione delle celle e nel pannello che si apre a sinistra o a destra, seleziona il comando data. Si aprirà una finestra di dialogo con lo stesso nome, in cui sono presenti due elenchi (Figura 8): a sinistra è necessario selezionare una posizione Oggi e a destra - un modo per formattare le celle che soddisfano questa condizione, ad esempio, Riempimento rosso chiaro e testo rosso scuro. Clic successivo OK.

La Figura 8 mostra l'aspetto della tabella finale con la formattazione condizionale. Aprendo questa tabella, ad esempio, il 13 agosto 2012, uno specialista può facilmente determinare quali notifiche vengono inviate.

Puoi prevedere che nella tabella sia presente l'ultima colonna “tecnica” nella quale, in ogni riga, devi inserire il numero 1. Poi, filtrando secondo uno o più criteri, conterai sempre velocemente il numero di righe filtrate. Per fare ciò, seleziona le celle rimanenti sullo schermo con il mouse in questa colonna: MS Excel calcolerà la somma dei loro valori e la scriverà nella riga di riferimento inferiore sotto il foglio Excel.

Figura 6

Formattazione condizionale

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Le scadenze per l'esecuzione dei documenti possono essere interpretate in modo diverso. Ad esempio, a che punto deve iniziare a calcolare il termine (dal giorno in cui è stato emesso l'ordine o dal giorno successivo)? Dovrebbe essere conteggiato in giorni di calendario o lavorativi? Cosa fare con i documenti la cui scadenza cade nel fine settimana? Cosa succede se la scadenza non è affatto specificata? A tutte queste domande viene data una risposta dettagliata e molto viene spiegato con esempi (16 in totale) nell'articolo “Come determinare le scadenze? "a pagina 12 della rivista n. 8" 2011

Non è realistico controllare l'esecuzione di tutti i documenti dell'organizzazione. Pertanto, le raccomandazioni per determinare l'elenco dei documenti soggetti a controllo dell'esecuzione ti aiuteranno. Imparerai quali scadenze vengono solitamente fissate e come ciò avviene, nonché come controllare gli ordini verbali. Vedi l’articolo “Cosa controlleremo? "a pagina 30 della rivista n. 7" 2011

Semplifica il processo di monitoraggio dei tuoi progetti con modelli di gestione dei progetti pronti all'uso in Excel. Il valore di qualsiasi modello è che rappresenta il punto di partenza e può essere utilizzato più e più volte. Non è necessario creare una struttura da zero ogni volta che è necessario inviare un report alle parti interessate, comunicare un cambiamento di stato o tenere traccia delle attività. La fondazione sarà già creata e dovrai solo aggiungere i dati del progetto.

In questo articolo troverai la descrizione dei principali template per la gestione dei progetti in Excel, che potrai scaricare gratuitamente. Guarderemo anche Vari tipi modelli e ti diranno quando è meglio utilizzarli. Inoltre, imparerai come creare da zero un modello di dashboard di gestione dei progetti in Excel.

Ti mostreremo anche come utilizzare i modelli di gestione dei progetti in Smartsheet, uno strumento per gestire tutto il tuo lavoro con un'interfaccia simile a un foglio di calcolo. Smartsheet ti offre più collaborazione rispetto a Excel e semplifica il monitoraggio dei tuoi progetti.

Modello di diagramma di Gantt del progetto

Il modello di diagramma di Gantt del progetto è uno dei modelli più popolari utilizzati dai project manager. Un diagramma di Gantt prende i dati che hai su titoli di attività, date di inizio, date di scadenza e durate delle attività e li trasforma in un grafico a barre orizzontali a cascata. In questo modo, puoi visualizzare rapidamente l'ordine in cui le attività devono essere completate e anche determinare in che modo le attività dipendono l'una dall'altra. Il diagramma di Gantt è particolarmente efficace quando si gestiscono progetti complessi con dipendenze.

Le funzionalità interattive del diagramma di Gantt di Smartsheet semplificano la visualizzazione del tuo progetto. Puoi personalizzare il tuo grafico con colori e simboli diversi per indicare lo stato o utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare le attività assegnate a membri del team specifici. Attiva la funzionalità del percorso critico per identificare le dipendenze tra le attività e scoprire quali attività influiscono direttamente sulla data di completamento del progetto. Condividi il tuo diagramma di Gantt con il tuo team o i tuoi clienti in modo che siano sempre aggiornati su ciò che sta succedendo.

Modello di monitoraggio del progetto

Raccogli tutti i dati del tuo progetto insieme in modo che chiunque sia associato al tuo progetto sappia sempre dove trovare informazioni importanti. Con un modello di monitoraggio del progetto, puoi aggiungere attività, modificare stato e priorità, specificare risultati finali, date di scadenza, costi, tempo impiegato e altri dati importanti per il tuo progetto. Se hai progetto importante, un modello di monitoraggio del progetto ti aiuterà a mantenere tutto organizzato.

L'utilizzo di Smartsheet rende più semplice per il tuo team collaborare in tempo reale e rimanere informato sullo stato di avanzamento del progetto. Puoi apportare modifiche al progetto, assegnare nuove persone alle attività, modificare le date ed eseguire altre azioni grazie all'interfaccia intuitiva e chiara.

Modello di piano di progetto agile

Un piano di progetto agile si basa sulla funzionalità. Il piano stima il tempo necessario per implementare ciascuna funzionalità, ma non descrive nei dettagli come verrà implementata ciascuna funzionalità. Poiché i piani di progetto si concentrano sulla funzionalità, puoi raggruppare funzionalità simili in sprint.

Il piano di progetto agile è in continua evoluzione. Una volta sviluppato il piano, il team di progetto dovrebbe monitorarlo e aggiornare lo stato e le tempistiche, se necessario.

Questo modello (noto anche come pianificazione del progetto Agile) ti consente di aggiungere attività, assegnare responsabilità, date di inizio e scadenza e stato. La durata di ciascuna attività verrà calcolata automaticamente. Questo modello include anche un diagramma di Gantt (una rappresentazione visiva della sequenza temporale di un progetto) che si ridimensiona automaticamente quando aggiungi i dati alla tabella.

Smartsheet offre un modello di progetto progettato per progetti agili di base. Pianifica e gestisci sprint, caratteristiche del prodotto e attività e utilizza il diagramma di Gantt integrato per visualizzare il tuo progetto come una sequenza temporale. Il tuo team può aggiornare i progressi, tenere traccia dei risultati finali, archiviare file e impostare avvisi, tutto in un foglio di calcolo condiviso.

Modello di budget del progetto

Tieni sempre sotto controllo il budget del tuo progetto monitorando i costi di manodopera, i costi dei materiali, i prezzi fissi e i costi effettivi. Un modello di budget ti dà la possibilità di tenere d'occhio le tue spese e consente agli altri membri del team di vedere se rimani entro o oltre il budget. Questo modello può essere utilizzato per qualsiasi progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Tieni traccia dell'avanzamento del progetto e dell'utilizzo del budget in un unico posto in Smartsheet. Questo modello di progetto include un riepilogo dello stato del progetto, una variazione del budget, una pianificazione e un diagramma di Gantt con le dipendenze. Puoi confrontare facilmente manodopera, materiali e altri costi stimati ed effettivi.

Modello di elenco attività

Poiché in qualsiasi progetto sono presenti numerosi componenti in costante cambiamento, un elenco di attività consente di concentrarsi sulle attività più importanti. Puoi modificare le date di scadenza ogni giorno o anche ogni ora e visualizzare le attività con la massima priorità per la settimana successiva. Utilizza un modello di elenco attività quando devi organizzare singole attività.

Crea un modo centralizzato per visualizzare tutte le tue responsabilità su più progetti contemporaneamente con questo elenco di cose da fare in Smartsheet. Condividi il foglio di calcolo con il tuo team per creare il livello di trasparenza di cui hai bisogno, tenere traccia dello stato delle attività con simboli personalizzati e contrassegnare gli elementi ad alta priorità in modo che non venga perso nulla.

Modello di cronologia del progetto

Una sequenza temporale ti aiuta a visualizzare informazioni complesse in modo pratico e facile da comprendere. Puoi tenere traccia dei progressi, identificare potenziali ritardi, monitorare il tempo effettivo rimanente per completare ciascuna attività del progetto e molto altro ancora. Una sequenza temporale è ottima per un progetto di qualsiasi dimensione, soprattutto se è necessario comunicare i cambiamenti di stato a collaboratori esterni o parti interessate.

Smartsheet offre un modello di sequenza temporale progettato per piani semplici progetto con attività, attività secondarie e sequenza temporale nella visualizzazione diagramma di Gantt. Il tuo team può facilmente aggiornare i progressi, tenere traccia dei risultati finali e controllare lo stato sempre e ovunque.

Modello di monitoraggio dei problemi

Spesso i potenziali problemi nei progetti possono facilmente passare inosservati per un po' di tempo. Tuttavia, se lasciati irrisolti, questi problemi possono ritardare il completamento dell’intero progetto e avere un impatto negativo sui risultati finali. Ai fini del monitoraggio del progetto, l'utilizzo di un modello di monitoraggio dei problemi può aiutarti a identificare rapidamente i problemi e ad assegnare chi è responsabile della loro risoluzione, in modo da poter risolvere i problemi non appena si presentano. Utilizza questo modello se hai un progetto medio-grande con molti dati modificabili.

Tieni traccia di problemi ed errori utilizzando il modello Tracker problemi ed errori Smartsheet. Crea un modulo Web personalizzato per il personale di manutenzione, i tester o i clienti per registrare i problemi e gestire la cronologia degli errori in un'unica posizione centrale. Quindi stabilisci la priorità e chiudi le richieste.

Modello di scheda attività del progetto

Ottieni una rapida istantanea dell'allocazione delle risorse con un modello di scheda attività che consente a tutti i membri del team, nonché alle parti interessate, di visualizzare il livello di impegno di ciascun membro del team nei confronti del progetto. Tieni traccia della disponibilità delle risorse per la settimana successiva in modo da sapere sempre chi le possiede tempo libero lavorare su un progetto e che sono molto impegnati. Foglio presenze – metodo efficace gestire un gran numero di risorse in un grande progetto.

Gestisci la tua forza lavoro in tempo reale con il semplice modello di progetto di gestione delle risorse di Smartsheet. Assegnare esecutori specifici per compiti e identificare facilmente carenze o eccessi di risorse lavorative.

Monitoraggio del rischio del progetto

Per loro natura, i progetti sono pieni di rischi nascosti. Le ragioni per cui si verificano i rischi sono diverse: l'ambito di lavoro è determinato in modo errato, le dipendenze sono stabilite in modo errato, ecc. La chiave è identificare tali rischi nelle fasi iniziali del progetto, prima che abbiano il tempo di incidere sui costi e sui tempi di completamento. Project Risk Tracker raccoglie tutti i rischi potenziali in un'unica tabella, rendendolo utile per qualsiasi project manager di medie e grandi dimensioni.

Dashboard per la gestione del progetto

Puoi creare un dashboard per gestire il tuo progetto in Smartsheet utilizzando i dashboard Smartsheet Sights. I dashboard Sights offrono ai team una visibilità senza precedenti sul lavoro svolto concentrando i dati dalle tabelle di progetto chiave. Condividi la tua dashboard Smartsheet con i dipendenti della tua azienda o condividila con le parti interessate esterne, offrendo loro un ulteriore livello di approfondimento durante la visualizzazione delle metriche e degli stati chiave.

Come creare una dashboard di gestione dei progetti in Excel

Ecco come creare un dashboard di gestione del progetto in Excel.

Crea il tuo foglio di calcolo Excel

Il dashboard di gestione del progetto include principalmente immagini grafiche, ma allo stesso tempo, anche tutti i dati su cui vengono create queste immagini dovrebbero essere archiviati da qualche parte nel tuo file file Excel. Per fare ciò, devi lavorare contemporaneamente in due schede del tuo foglio di calcolo Excel. Una scheda conterrà le immagini grafiche, mentre la seconda scheda conterrà tutti i dati da cui verranno create queste immagini. Una scheda conterrà le immagini grafiche, mentre la seconda scheda conterrà tutti i dati da cui verranno create queste immagini.

1. Nella parte inferiore del file, fai doppio clic sulla scheda "Foglio1" per rinominare la tabella. Ti consigliamo di cambiare il nome in "Dashboard del progetto".
2. Quindi fare clic sull'icona del segno più (+) a destra della scheda per aggiungere un'altra scheda.
3. Fare doppio clic sulla scheda "Foglio2" e rinominare la tabella in "Appunti".

Aggiungi i dettagli del tuo design

Ora puoi aggiungere i dati di progettazione (tutti i tuoi "numeri") alla scheda Note. Questi dati verranno utilizzati per creare grafici, che potrai poi spostare all'interno della scheda Project Dashboard.

Crea una tabella delle attività del progetto e un diagramma di Gantt

1. All'interno della scheda Note, crea una tabella delle attività. Aggiungi intestazioni di colonna “Attività”, “Esecutore”, “Data di inizio”, “Dovuto al completamento”, “Numero di giorni” E "Stato".
2. Aggiungi i dati di progettazione alla tabella. Elenca tutte le attività del tuo progetto, la persona responsabile del loro completamento, la data di inizio, la data di scadenza, il numero di giorni assegnati per completare ciascuna attività e lo stato (utilizza le opzioni "Completato", "In ritardo", "In corso" E "Non iniziato").

1. Quindi utilizza questi dati per creare un diagramma di Gantt.
2. Dopo aver creato un diagramma di Gantt, fai clic con il pulsante destro del mouse sul diagramma e seleziona "Ritagliare". Accedi alla scheda Project Dashboard, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Inserire". Puoi anche tagliare e incollare parti specifiche del nome della tua attività se desideri visualizzarle sulla dashboard.

Nota. Abbiamo aggiunto una colonna alla tabella delle attività "Una priorità" e ha utilizzato simboli a forma di stella per indicare l'importanza di completare le attività. Per aggiungere simboli, fare clic sulla cella e sul lato destro della scheda "Inserire" Selezionare "Simboli".

Aggiungi grafici per lo stato delle attività, il budget del progetto e gli elementi in sospeso.

Ora pensa a quali altre informazioni vorresti inserire nella dashboard del tuo progetto. Nel nostro esempio, aggiungeremo un grafico per lo stato generale delle attività, del budget e degli elementi in sospeso.

1. Vai alla scheda Note e crea una mini-tabella per ogni set di dati che desideri visualizzare. Ad esempio, volessimo visualizzare quante attività hanno lo stato "Completato", "Scaduto", "In corso" e "Non avviato". Abbiamo posizionato questi stati in una colonna e uno accanto all'altro. Abbiamo anche indicato quanti progetti si trovano in questo stato come percentuale o quota. Nel grafico del budget abbiamo mostrato quanti soldi erano stati preventivati ​​e quanto sono stati effettivamente spesi.

1. Quindi, dopo aver aggiunto i tuoi dati, seleziona la tabella e vai alla scheda "Inserire". In gruppo "Diagrammi" Seleziona i tipi di grafico che desideri utilizzare (grafici a torta, grafici a barre, grafici a bolle, ecc.).

1. Ripetere i passaggi precedenti per tutti gli altri set di dati.
2. Dopo aver creato i grafici per tutti i set di dati, tagliali e incollali nella scheda Project Dashboard.

Configura la dashboard del tuo progetto

1. Per modificare il colore di sfondo della tabella delle attività, fare clic sulla cella e nella scheda "Casa" Nel capitolo "Font" Fai clic sull'icona del secchiello per selezionare il colore che ti serve.
2. Per cambiare i colori del diagramma di Gantt, fai doppio clic sulla barra delle applicazioni e seleziona l'opzione "Formatta area grafico". Fare clic sull'icona del secchiello di vernice, selezionare "Riempire" e poi nella parte inferiore della finestra seleziona il colore che ti serve.
3. Per cambiare il colore dei tuoi grafici, fai doppio clic sull'intero grafico o su qualsiasi parte di esso. Apparirà una finestra a lato "Formato serie di dati". Fare clic sull'icona del secchiello di vernice e selezionare l'opzione "Riempire", quindi, nella parte inferiore della finestra, fare nuovamente clic sull'icona del secchiello per selezionare il colore desiderato.

Prendi decisioni migliori con i dashboard Smartsheet Sights

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Come sapete, la funzionalità di un assistente o di un assistente personale (indipendentemente da come viene chiamata questa posizione nel libro di lavoro) in diverse aziende varia a seconda delle specificità e delle dimensioni dell'organizzazione, della cultura aziendale adottata nell'azienda e della personalità del gestore. Tuttavia, ci sono responsabilità di cui qualsiasi assistente personale semplicemente non può fare a meno, indipendentemente dal luogo di lavoro. Tra questi c'è il controllo sull'esecuzione degli ordini.

In molte organizzazioni, il mancato rispetto degli ordini e la mancanza di controllo sulla loro tempestiva esecuzione sono un problema, il cosiddetto. " collo di bottiglia"(dall'inglese) collo di bottiglia- collo di bottiglia), cioè un serio ostacolo che rallenta notevolmente i processi aziendali. Molto dipende davvero dall'assistente qui! Tuttavia, non tutto è così ovvio come sembra a prima vista. Spesso ci imbattiamo in situazioni in cui un assistente insostituibile si ammala improvvisamente o va in vacanza o per una volta va in viaggio d'affari, e durante la sua assenza... il lavoro si ferma, gli ordini non vengono registrati, le scadenze non vengono rispettate, i responsabili sono sconosciuti. Di norma, ciò parla non tanto dell'indispensabilità del dipendente, ma dell'assenza di un sistema. Pertanto, il compito dell'assistente è costruire un sistema per monitorare l'esecuzione degli ordini. E il sistema, come sappiamo, è in gran parte in grado di mantenere le proprie prestazioni da solo. E non puoi farcela da solo! Ma affrontiamo tutto in ordine.

Controllo e sue tipologie

Un elefante, come si suol dire, dovrebbe essere mangiato in parti. E vale la pena iniziare dalla terminologia.

Controllo- questo è un confronto del piano con lo stato attuale delle cose. Il controllo rivela anche piccole deviazioni dai risultati e dalle azioni pianificate delle persone e consente di cambiare la situazione.

Si distinguono le seguenti tipologie di controllo:

1. Preliminare. Eseguito dal responsabile prima dell'effettivo inizio dei lavori sull'incarico. Il controllo preliminare viene utilizzato tenendo conto delle risorse umane, materiali e finanziarie, vale a dire, prima di dare un ordine di lavoro, il manager deve assicurarsi che l'esecutore abbia le risorse per eseguirlo.

2. Concettuale (in entrata). Utilizzato per chiarire:

L'esecutore sa di avere un incarico?

Come ha capito il problema la persona che lo risolverà?

Come lo farà esattamente?

Questo tipo di controllo viene effettuato dal vicedirettore e immediatamente dopo aver impostato l'ordine. L’obiettivo è verificare la comprensione da parte dell’esecutore dell’essenza dell’ordine e la tempestività della sua attuazione. In questa fase, il compito dell'assistente è quello di attirare l'attenzione dell'esecutore sulla disponibilità dell'incarico, sui tempi e sulla priorità dell'incarico e di assicurarsi che l'incarico sia stato accettato per il lavoro. In questo caso, l'assistente deve "evidenziare" compiti urgenti e importanti (ricorda la matrice Eisenhower), ad esempio, come segue: "Nota che questo compito è importante e urgente!" Questa frase magica, pronunciata al momento giusto, aiuterà a evitare molti malintesi e imperdonabili perdite di tempo: è inaccettabile lasciare che il processo di classificazione dei compiti in base alla priorità segua il suo corso, perché l'opinione degli esecutori non sempre coincide con quella parere del gestore. Non dimenticare che ciò che è ovvio per te potrebbe non esserlo per gli altri.

3. Corrente (intermedia, controllo di processo). L'obiettivo è valutare l'attuale processo di attività: come si sta svolgendo il lavoro, cosa è già stato fatto, quali difficoltà sono sorte. Questo tipo di controllo viene effettuato da un assistente quando i lavori sono già in corso, ma non è ancora arrivata la scadenza per il completamento dell'ordine. Il compito del controllo è identificare tempestivamente le deviazioni che si verificano durante il lavoro e informarne il responsabile per un'eventuale correzione. parametri dati. Il controllo attuale si basa su feedback.

4. Finale (finale, controllo del risultato). Viene utilizzato per valutare se un obiettivo è stato raggiunto entro una determinata data.

I risultati effettivi ottenuti vengono confrontati con quelli precedentemente stabiliti. Nonostante sia troppo tardi per interferire con il lavoro in questa fase, questo controllo è necessario. Mostra quali risultati hanno ottenuto gli artisti e rivela omissioni e carenze nel loro lavoro. Aiuta a imparare lezioni per il futuro. Di norma, in questa fase il manager e l'assistente lavorano insieme, perché Le qualifiche dell’assistente potrebbero non essere sufficienti per determinare la completezza e la correttezza dell’incarico.

Cosa e come controllare

La distribuzione delle responsabilità per garantire il controllo nelle aree chiave dipende dalle dimensioni dell’organizzazione:

Controllare	Dimensione aziendale	Responsabileper garantire il controllo
Norme e requisiti legali	Fino a 100 persone Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Avvocato, commercialista Servizio legale, contabilità Servizio giuridico e capi area
Ordini del leader	Fino a 100 persone Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Capo segretario Assistant Manager Assistente e capi area
Requisiti dei documenti normativi locali	Fino a 100 persone Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Capo segretario Assistant Manager Responsabili delle attività
Ordini individuali del manager	Fino a 500 persone Più di 500 persone	Capo dell'organizzazione Capo segretario Assistant Manager
Istruzioni ricevute dal centro aziendale	Fino a 1500 persone Fino a 2500 persone Più di 2500 persone	Assistant Manager Assistente Direttore e Segreteria Gestione del caso

“Controllo” e “monitoraggio” sono cose diverse!

Per capire finalmente cosa è cosa, vale la pena prestare attenzione a un altro termine che si trova spesso nella gestione moderna: "monitoraggio". Spesso in letteratura i concetti di “controllo” e “monitoraggio” sono usati come identici, ma si tratta di cose fondamentalmente diverse! Per applicare un approccio sistematico alla gestione dell’esecuzione degli ordini, è necessario comprendere questa differenza. Se monitoraggio- si tratta quindi di monitorare i parametri di un oggetto con registrazione e salvataggio dei dati controllo- questa è un'osservazione obbligata impatto sull'oggetto in caso di valori dei parametri superiori ai limiti accettabili. In relazione agli incarichi, ciò significa che l'assistente deve disporre di uno strumento di monitoraggio, ovvero mantenere un determinato database in cui registra istruzioni, scadenze, persone responsabili e stato di esecuzione (completato/non completato). Tuttavia, per costruire un sistema di controllo efficace, il semplice mantenimento delle statistiche non è sufficiente: il controllo implica una gestione attiva della situazione, aggiustamento e influenza, vale a dire influenza cosciente e mirata al fine di ottenere dinamiche positive nella disciplina dello spettacolo.

Come garantire che gli ordini vengano eseguiti?

Affinché gli ordini possano essere eseguiti, è necessario un approccio integrato per risolvere questo problema. Il sistema di controllo dell’esecuzione degli ordini funzionerà nel rispetto dei seguenti principi:

1) Alta priorità da parte della direzione. Il manager deve dimostrare che per lui e per l'azienda è importante il rigoroso rispetto delle sue istruzioni.

2) Discussione congiunta sugli approcci per risolvere il problema. Per tenere conto di tutti i rischi e considerare la questione in modo completo, è necessario coinvolgere nella discussione tutti i partecipanti al processo: sia il manager che impartisce le istruzioni, sia l'assistente che li supervisiona, nonché i manager che saranno direttamente responsabili di esecuzione. Gli accordi dovrebbero riguardare principalmente le modalità per ottenere informazioni su istruzioni e scadenze, il formato del rapporto di esecuzione, la procedura di riprogrammazione, i metodi di ricompensa o punizione in caso di inadempimento delle istruzioni. Il manager dovrebbe anche informare i suoi subordinati sui poteri dell'assistente in termini di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini (se sei una nuova persona nella squadra e non hai ancora acquisito l'autorità, chiedilo al tuo manager).

3) Informare tutti i dipendenti dell'azienda sull'implementazione di un sistema di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini.È necessario garantire la trasparenza degli approcci, vale a dire le regole devono essere formalizzate nel documento normativo locale dell’azienda.

4) Coerenza e regolarità. La disciplina esecutiva aumenterà se i dipendenti avranno la certezza che ogni incarico viene registrato, che ogni incarico deve essere rendicontato, che nessuno di essi verrà mancato o dimenticato e che la mancata esecuzione delle istruzioni della direzione sarà inevitabilmente punita. (Vale immediatamente la pena prevedere la procedura di informazione, perché le istruzioni possono essere impraticabili a priori o avere ragioni impellenti per non essere rispettate in tempo. Ciascuno di questi casi deve essere considerato individualmente.)

Sembra un compito da svolgere, dici. Questo è in parte vero. Qual è il ruolo dell'assistente? Un assistente è esattamente lo stesso dipendente dell'azienda che deve informare il manager che esiste un problema, che comporta rischi specifici, che stai cercando di tenere il "dito sul polso" (e finora ci sei riuscito soprattutto grazie al tuo qualità personali), ma l'assenza del sistema prima o poi si farà notare e ti preoccupa.

La cosa principale è non dimenticare di dire che hai una proposta specifica su come organizzare un sistema di controllo (cioè non dovrebbe essere solo un problema servito su un piatto d'argento, ma un problema e le opzioni per risolverlo).

Anche se sei un nuovo dipendente dell'azienda, non dovresti aver paura di rivolgerti al tuo manager con una proposta del genere. Se finora nella tua azienda non è successo nulla di fatale a causa di un ordine non evaso/scaduto/non contabilizzato, il tuo manager non farà orecchie da mercante alla tua proposta. Probabilmente non c'è persona in tutta l'azienda più interessata a risolvere questo problema.

L’importanza di una comunicazione efficace

Supponiamo che la tua proposta sia accettata: il manager ha sottolineato l'importanza del compito, ha annunciato il tuo ruolo in questo processo, ha approvato il locale documento normativo regolando il processo, tutti i dipendenti dell'azienda sono informati. Qual è il prossimo? Il documento pubblicato rischia di rimanere un pezzo di carta senz’anima se ci si arrende in questa fase. Come far funzionare tutto questo?

La risposta sta principalmente nelle capacità comunicative efficaci dell'assistente. Sì, questa è la stessa frase che vediamo così spesso nei curriculum per posizioni amministrative. Avere tali capacità è vitale per un assistente. In senso stretto, in relazione al monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, una comunicazione efficace è un modo per trasmettere rapidamente informazioni senza distorsioni e ricevere feedback sulla corretta comprensione del “messaggio”.

Una comunicazione efficace si costruisce:

Efficace o inefficace?

Una comunicazione inefficace è discutere con gli altri, volta a proteggere i propri obiettivi e piani. Implica la presenza di vincitori e vinti. Questo stile di “comunicazione” è categorico: c’è “giusto” e “sbagliato”, “vittoria” e “sconfitta”, “buono” e “cattivo”, senza tener conto degli stati intermedi. Esiste una sola opinione corretta, quindi possiamo trascurare i punti di vista e le esperienze delle persone che possono arricchire la nostra conoscenza del mondo e formare un quadro olistico. Invece, difendiamo costantemente le nostre visioni ristrette. Una pausa nel conflitto è considerata un successo quando il difensore si ritira temporaneamente. Alla fine, il disaccordo si traduce in resistenza, perdita di efficacia della squadra e persino sabotaggio finché non prevale un equilibrio tra potere e rispetto.

La comunicazione efficace, a sua volta, mira a comprendere i punti di vista, i sentimenti e le opinioni degli altri. Quando due parti si ascoltano a vicenda, vincono entrambe. La comprensione e il rispetto reciproci diventano la base della cooperazione, dell'interdipendenza e della lealtà. Il successo sarà raggiunto se ciascuna parte dirà: “Sì, è esattamente quello che intendevo. Mi capisci".

Una comunicazione efficace è senza dubbio necessaria per il successo dell’implementazione degli obiettivi organizzativi. Messaggi distorti e male interpretati spesso causano la sconfitta di grandi aziende, eserciti e nazioni.

Capacità di comunicazione efficaci consentono agli opposti di coesistere: la capacità suprema di comprendere un altro punto di vista e trovare un compromesso. Perché discutere su chi ha ragione e chi ha torto? L’obiettivo di una comunicazione efficace è stabilire e mantenere rapporti di lavoro reciprocamente vantaggiosi e, quindi, duraturi.

In termini di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, l'assistente deve mostrare capacità comunicative efficaci in tutte le fasi del “viaggio” istruzioni:

1) Interazione con il manager durante l'impostazione delle istruzioni. Il compito dell'assistente è registrare correttamente il compito, cercando di aderire a uno schema di definizione degli obiettivi specifico, ad esempio SMART. Ciò consentirà ai subordinati di capire cosa è loro richiesto. Il testo dell'ordine deve essere chiaro, in forma verbale (rispondere alla domanda: cosa fare?), l'ordine deve avere una scadenza precisa e per ogni ordine deve essere individuato un esecutore responsabile.

Dopo che l'ordine è stato correttamente registrato, l'assistente deve accertarsi che non vi siano inesattezze e provvedere versione finale protocollo o registro delle istruzioni al responsabile per l'approvazione, oppure chiedere verbalmente: “Ho capito bene? Ivanov I.I. deve sviluppare e presentare per approvazione un programma di attuazione del progetto entro l’11 maggio 2015?”

Che è successoACCORTO?

ACCORTOè un acronimo mnemonico utilizzato nel management e nella gestione dei progetti per definire scopi e fissare obiettivi.
Un obiettivo o compito stabilito secondo criteri SMART ha le seguenti caratteristiche:
. S- specifico (specifico) - chiaro, preciso, chiaramente descritto;
. M- misurabile (misurabile) - aver stabilito indicatori di risultato attraverso i quali si può capire che l'obiettivo è stato raggiunto. Possono essere sia quantitativi che qualitativi. Senza questi criteri è quasi impossibile valutare il completamento del compito;
. UN- realizzabile (realizzabile) - realistico, ma richiede un certo sforzo, che funge da ulteriore fattore motivante;
. R- rilevante (appropriato) - coincidente con gli obiettivi più ampi del dipartimento o dell'organizzazione;
. T- vincolato nel tempo (limitato nel tempo): è necessario determinare le scadenze per il raggiungimento dell'obiettivo.

2) Interazione con gli artisti durante il trasferimento degli ordini al lavoro. Il compito principale in questa fase è assicurarsi che l'appaltatore sia informato dell'incarico e lo accetti per il lavoro. Se l'organizzazione è piccola, l'assistente o il segretario contatta direttamente gli artisti tramite E-mail o per telefono. Nelle grandi organizzazioni, tale interazione è difficile da eseguire, quindi l'assistente trasmette l'ordine e interagisce direttamente con i vice capi dell'organizzazione e, quando si trasferiscono gli ordini, si applica il principio a cascata, ad esempio: EEdirettore del dipartimentoEcapo dipartimentoEesecutore diretto.

3) Le informazioni sull'esecuzione dell'ordine vengono trasmesse tramite il percorso inverso: Amministratore Delegato/AssistenteBVice Direttore GeneraleBdirettore del dipartimentoBcapo dipartimentoBesecutore diretto.

L'assistente svolge il ruolo di intermediario nella trasmissione di informazioni sull'ordine. Allo stesso tempo, per ridurre i tempi di trasferimento dei dati all'assistente, è consigliabile fornirne l'utilizzo risorsa informativa, che ti consente di pubblicare informazioni di riepilogo sugli ordini in accesso generale, ad esempio, al portale aziendale interno dell'organizzazione, dove qualsiasi dipendente può vedere rapidamente quali incarichi ha e inviare commenti all'assistente.

4) Quando si esegue il controllo intermedio, è necessario chiarire la previsione da parte dell'appaltatore: se viene rispettata la scadenza o durante l'esecuzione si è scoperto che il volume di lavoro è maggiore di quanto precedentemente previsto, oppure le risorse dell'appaltatore sono insufficienti ed è necessario il coinvolgimento di dipendenti di altre divisioni strutturali, perché il compito si è rivelato interfunzionale. L'assistente deve intrattenere un dialogo continuo e costruttivo con il manager/esecutore responsabile per ottenere informazioni tempestive e attendibili sullo stato di avanzamento dell'esecuzione e, se si verificano problemi gravi, informarne il manager mentre qualcosa può ancora essere corretto. Allo stesso tempo, non dovresti andare troppo lontano e diventare invadente, disturbando l'esecutore e distraendolo per sciocchezze. Tutti i partecipanti al processo devono comprendere chiaramente che hanno obiettivi comuni e rispettano il lavoro degli altri. Per fare ciò, dovresti concordare un formato di comunicazione accettabile.

5) Dopo aver ricevuto informazioni sull'esecuzione dell'ordine, l'assistente, insieme al responsabile, valuta la completezza dei dati presentati e decide se accettare l'ordine o restituirlo per la revisione. L'assistente deve notificare all'esecutore testamentario la decisione presa.

6) Durante la generazione di report analitici. Una contabilità rigorosa implica reporting e analisi regolari basati su dati statistici. Con una certa frequenza, ad esempio una volta al mese, l'assistente deve analizzare i dati statistici accumulati sugli incarichi e generare un rapporto sulla disciplina della prestazione (Fig. 1). Tale rapporto può contenere informazioni su quante istruzioni c'erano, quante di esse sono state completate in tempo/in ritardo/non completate, quali dipartimenti sono leader e quali sono anti-leader in termini di esecuzione tempestiva delle istruzioni del manager. Il gestore può disporre di queste informazioni a propria discrezione. Tuttavia, è auspicabile che l’approccio alla ricompensa e alla punizione sia prevedibile e uniforme per tutti.

Riso. 1

Strumenti utili nell'arsenale dell'assistente

Esiste una grande varietà di strumenti di questo tipo, ma è importante seguire il principio chiave: tutte le istruzioni del gestore devono essere materializzate ed inserite in un unico repository, dove è possibile monitorare regolarmente l'esecuzione degli ordini in base alla loro priorità.

L'implementazione tecnica ideale è Microsoft Outlook , Perché contiene i cosiddetti meccanismi di impostazione flessibile. "viste utente". Oltre alle visualizzazioni standard “Per esecutori”, “Per categorie”, “Per scadenze”, è possibile configurarne altre: “Per impianti”, “Per comitati”, “Solo attività scadute, la cui scadenza è scaduta dal 5 al 20 giorni fa” e così via. Una volta configurata, la vista diventa disponibile in futuro con un clic del mouse. Non ci soffermeremo su questo in dettaglio, perché... A questo strumento sono già stati dedicati una serie di articoli.

A volte sistema simile configurato sulla base sistemi di gestione elettronica dei documenti, ad esempio Lotus Notes, Documentum o Directum, dove le informazioni chiave sull'ordine sono registrate nella carta di registrazione e controllo (RCC). Tuttavia, EDMS è un programma costoso che non tutte le organizzazioni possono permettersi.

Uno degli strumenti più universali e accessibili per monitorare l'esecuzione degli ordini è Microsoft Eccellere. Questo programma può essere utilizzato in aggiunta a quelli esistenti se lavori in grande azienda e come strumento indipendente. Il bello è che, sulla base di questa soluzione tecnica, puoi creare un unico database di ordini con impostazioni flessibili di campi e filtri a tua discrezione. Un registro così consolidato delle istruzioni può essere reso pubblico e ogni dipendente può chiarire la formulazione, le scadenze e monitorare lo stato delle proprie istruzioni. Dovresti prima configurare diritti limitati per modificare il file per evitare il danneggiamento o la cancellazione accidentale dei dati.

In MS Excel è possibile non solo inserire istruzioni manualmente, come nel caso degli ordini verbali del responsabile, ma anche scaricare istruzioni dall'EDMS (se si tratta di istruzioni provenienti da protocolli o istruzioni provenienti dall'esterno, ad esempio richieste da parte di autorità di regolamentazione o enti governativi o un centro aziendale).

Impostando i campi in un certo modo, puoi impostare la codifica a colori nella colonna "Stato di esecuzione dell'ordine". Ad esempio, un ordine non ancora arrivato verrà automaticamente indicato in blu; un ordine completato in tempo è verde (per questo le date nei campi “In scadenza” e “Esecuzione effettiva” devono coincidere); un ordine per il quale il periodo di esecuzione è scaduto e non è stata ricevuta alcuna conferma di ricezione del rapporto di esecuzione verrà automaticamente visualizzato come inevaso e contrassegnato in rosso.

Istituzione di un registro degli ordini inSM Eccellere

I campi nel registro vengono configurati scrivendo una macro. Per tale ritocchiÈ meglio coinvolgere uno specialista IT.

Se non c'è uno specialista IT e non hai competenze di programmazione, puoi utilizzare un altro metodo più semplice e accessibile.

Puoi personalizzare tu stesso le celle della tabella utilizzando funzionalità di formattazione condizionale.

Per configurare il riempimento della cella, seleziona la cella nella tabella per la quale configureremo la formattazione (nel nostro caso si tratta della cella G10 ), nella scheda casa - Formattazione condizionale, nella proposta menù contestuale - Crea una regola(Fig. 2).

Riso. 3

Nella barra della formula della finestra di dialogo sotto il titolo, è necessario impostare una regola che sarà considerata vera (Fig. 4).

Riso. 4

Per il nostro registro sarà necessario configurare in sequenza quattro regole per la stessa cella G10 , per poi “estendere” la loro azione a tutta la colonna G.

• Per indicare un ordine inevaso, imposta la regola 1. Nella finestra di dialogo Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato seleziona il colore di riempimento. La prima regola corrisponderà al colore rosso.

Successivamente, inserisci la seguente descrizione della regola nella barra della formula: =SE(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Ciò significa che a condizione che nella cella F10 è indicata la data di scadenza ed è già scaduta, la cella diventerà automaticamente rossa.

Riso. 5

Premere il tastoOA.

• Per indicare un ordine in corso, imposta la regola 2. Ripetiamo la sequenza di azioni sopra descritta: seleziona la cella G10 , andiamo a Formattazione condizionale, Selezionare Crea una regola E Utilizza una formula per determinare quali celle formattare.

Nella finestra di dialogo già familiare Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato scegli un colore di riempimento diverso. La seconda regola corrisponderà al colore blu.

=SE(F10>0;F10>OGGI();""). Ciò significa che se in una cella F10 è indicata una scadenza e non è ancora arrivata, la cella si colora automaticamente di blu.

Premere il tasto OA.

• Per indicare un ordine che è stato completato in tempo, impostiamo la regola 3. Ripetiamo ancora una volta la sequenza di azioni sopra descritta, solo che questa volta nella finestra di dialogo Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato seleziona un colore di riempimento verde per indicare che l'ordine è stato completato rigorosamente in tempo o in anticipo rispetto al previsto.

Inserisci la descrizione della regola nella barra della formula: =SE(F10>0;SE(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Ciò significa che se in una cella F10 G10 è indicato il termine per l'effettiva esecuzione, che coincide con il termine ultimo F10 o lo precede, cell G10 diventerà automaticamente verde.

Premere il tasto OA.

• Infine, per indicare un ordine che è stato completato oltre la scadenza specificata, impostiamo la regola 4. Nella finestra di dialogo Crea una regola di formattazione utilizzando la chiave Formato seleziona un colore di riempimento giallo per indicare che l'ordine è stato completato in ritardo.

Inserisci la seguente regola nella barra della formula: =SE(F10>0;SE(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Ciò significa che se in una cella F10 è indicata la data di scadenza e nella cella G10 è indicata la data di effettiva esecuzione, che è successiva alla data F10 , quindi la cella G10 diventerà automaticamente giallo.

Una volta nella cella G10 tutte e quattro le regole sono configurate, "allungiamo" la formula data lungo l'intera colonna G e compilarlo con le date effettive di esecuzione degli ordini. Le celle verranno automaticamente colorate nella tavolozza specificata.

Il prossimo passo è impostazioni di visualizzazione, cioè. diagrammi per una percezione più visiva dell'immagine della disciplina performante.

Per costruire un diagramma, abbiamo bisogno di dati quantitativi, cioè il numero di tutti gli ordini e ciascun tipo separatamente. Pertanto sarà necessario un aggiustamento intermedio. Possiamo visualizzare i dati quantitativi in ​​una legenda, dove verranno inseriti automaticamente dalla nostra tabella (la legenda può essere posizionata sullo stesso foglio, ad esempio, sopra la tabella).

Per raccogliere le statistiche è necessario compilare una delle celle della tabella, ad esempio la cella adiacente H10 , nel seguente modo:

1. Seleziona una cella H10 , nella parte superiore della barra della formula, fare clic sull'icona fx Inserisci funzione, seleziona la categoria " logico», « SE».

Scriviamo la seguente regola nella riga superiore delle formule: =SE($F10>0,SE($G10>0,SE($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Riso. 6

Estendiamo la regola specificata nella cella H10 , lungo l'intera colonna H(Fig. 7).

Riso. 7

Quindi colonna H può essere nascosto, lasciando visibili solo le informazioni di registro necessarie.

• Creare una leggenda. In ordine per i dati da una colonna H rientrano nella legenda e vengono visualizzati in essa in forma quantitativa, è necessario configurare le celle della legenda come segue:

1. Imposta una regola per una cella G3 : seleziona questa cella, fai clic sull'icona nella barra della formula fx Inserisci funzione, seleziona il tipo di funzioni " statistico», « CONTA.SE».

2. Quindi scrivi quanto segue nella barra della formula: =CONTA.SE(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Riso. 8

3. "Allunga" la formula dalla cella G3 Prima G6 rispettivamente.

Puoi anche personalizzare la visualizzazione e caricare i dati sugli ordini per un determinato periodo di tempo sotto forma di grafico.

• CONcreando un diagramma. Per fare ciò, vai alla scheda Inserire e seleziona un grafico, ad esempio un grafico a torta, dopo averne selezionato l'intervallo cellule da G3 Prima G6 (Fig. 9).

Riso. 9

Inseriamo il diagramma e coloriamo i suoi segmenti con i colori di riempimento che abbiamo scelto selezionando il segmento e richiamando il menu contestuale corrispondente con il tasto destro del mouse (lì tutto è intuitivo). Il nostro registro è pronto (Fig. 10).

Riso. 10

E infine

Creare un sistema efficace per monitorare l'esecuzione degli ordini è piuttosto difficile: è necessario tenere conto di molti aspetti e caratteristiche diversi che possono essere unici per le diverse organizzazioni. Non è facile, ma ricorda che ogni enigma ha una soluzione. Quando mi trovo di fronte a un problema difficile che, a prima vista, non ha soluzione, ricordo sempre l'enigma di B. Verber:

“Come collegare questi nove punti con quattro linee senza staccare la penna dal foglio?

Spesso non riusciamo a trovare una soluzione perché la nostra mente è limitata all’area del disegno. Ma da nessuna parte si dice che non si possa andare oltre i suoi limiti.

C'è una soluzione:

Morale: per capire il sistema bisogna... uscirne”.

Esistono molti modi per organizzare un sistema efficace per monitorare l'esecuzione degli ordini. La cosa principale è trovare esattamente quello che si adatterà in modo più organico al lavoro della tua azienda e della tua, provare moderazione in tutto e non oltrepassare il limite oltre il quale arriva l'ipercontrollo maniacale.

MA Suchkova, vicedirettore generale della Ryazan Oil Refining Company CJSC (filiale di NK-Rosneft OJSC)

Ogni organizzazione prima o poi si trova ad affrontare il problema del monitoraggio dei compiti fissati dal management. Ognuno risolve questo problema in modo diverso: alcuni implementano un sistema di gestione elettronica dei documenti, altri mettono segni nei libri di registrazione, altri creano uno schedario alla vecchia maniera. In questo articolo esamineremo il problema del monitoraggio delle istruzioni impartite dal manager in merito ai documenti in entrata e interni dell'azienda e vi presenteremo una delle opzioni per organizzare un sistema di controllo utilizzando MS Outlook.

Cos'è il controllo dell'esecuzione delle attività?

Un ordine da parte di un manager di solito inizia con una decisione inserita in un documento in entrata o interno (ad esempio, una nota interna). Come noto, la delibera deve indicare l'esecutore, il contenuto dell'incarico ed il termine entro il quale l'ordine deve essere espletato.

Se l'organizzazione non dispone di un sistema di controllo, di norma il manager termina il suo lavoro sul documento con una risoluzione e l'esecuzione dell'incarico rimane interamente sulla coscienza dell'esecutore. Nel migliore dei casi, il direttore prenderà nota nel diario per non perdere di vista le cose più importanti, ma quando il volume dei documenti in arrivo raggiunge diverse decine o centinaia al giorno, nessun diario lo salverà.

Di conseguenza, la responsabilità di monitorare l’esecuzione ricade sulle fragili spalle del segretario (o, in alternativa, di uno degli impiegati). In un modo o nell'altro, il compito del responsabile del trattamento è familiarizzare con la decisione, portare l'ordine all'esecutore testamentario e assicurarsi che venga completato in tempo.

Tutti i documenti sono messi sotto controllo?

All'inizio, quando nella tua organizzazione appare appena un sistema di controllo dei documenti, è meglio controllare solo una parte dei documenti. Quali: lascia che sia il leader a decidere personalmente. In primo luogo, sarà più facile per il controllore e, in secondo luogo, la reazione negativa (come sempre accade con i cambiamenti) dei dipendenti sarà attenuata. In futuro, l'elenco dei documenti inviati per il controllo verrà gradualmente ampliato. Diciamo che in una prima fase si è deciso di monitorare l’esecuzione delle istruzioni relative ai reclami pervenuti da privati ​​e alle eventuali richieste delle autorità governative.

Se però un’azienda passa subito alla gestione elettronica dei documenti, non c’è problema di scelta: i programmi EDMS tracciano automaticamente il percorso di ogni documento.

Crea un'attività inSM Veduta

Outlook è innanzitutto un client di posta elettronica che può sostituire un sistema di gestione elettronica dei documenti solo in termini di comunicazione tra utenti; esegue con successo tutte le funzioni necessarie, in particolare monitorando l'esecuzione dei compiti e generando report.

Una condizione indispensabile per organizzare il controlloSM Veduta: La decisione del gestore deve, in un modo o nell’altro, essere incorporata in formato elettronico. Il responsabile del trattamento deve scansionare il documento con la risoluzione per allegare questo file all'attività oppure riprodurre manualmente il testo della risoluzione nel corpo dell'attività.

Per creare un'attività per un utente, avvia MS Outlook e seleziona i comandi nel menu in alto File, Creare E Ordine(Fig. 1), dopodiché si aprirà una nuova finestra: il tuo compito futuro.

Fig. 1. Creazione di un ordine

Iniziamo a compilare i campi. Nel primo di essi ( A cui) inserire l'indirizzo dell'esecutore nominato dal direttore.

Se sono presenti più esecutori, l'attività viene creata separatamente per ciascuno (una funzionalità del programma; altrimenti ci saranno difficoltà nel tenere traccia dell'attività).

Secondo campo Soggettoè necessario compilarlo nel modo più corretto possibile in modo che sia già chiaro a cosa si riferisce l'attività, ad esempio:

Ingresso-234 del 29/01/2013.

Ciò sarà conveniente sia per il controller che per l'esecutore.

Il prossimo campo importante per noi è Termine. È stabilito in base alle scadenze per l'esecuzione dei documenti accettati nella vostra azienda.

Ti ricordiamo che il periodo standard accettato nella pratica della comunicazione commerciale è di 30 giorni di calendario.

Vicino al campo TermineÈ possibile selezionare il livello di importanza dell'attività: basso, normale o alto.

Campi Inizio, Stato E Pronto Quando si crea un'attività, il controller di solito non la tocca, perché l'esecutore non ha ancora iniziato l'esecuzione e l'inizio del tempo assegnato al lavoro sarà il momento in cui l'attività verrà inviata all'esecutore.

Sul menu OpzioniÈ possibile pianificare un'attività da ripetere facendo clic sul pulsante corrispondente.

Ciò è rilevante, ad esempio, per i rapporti mensili o per fornire altre informazioni con una frequenza specifica.

Qui ti viene chiesto di selezionare una categoria (se la usi) e aggiungere un promemoria per l'esecutore.

È conveniente fissare un sollecito tre giorni prima della scadenza: il giorno richiesto il contraente riceverà una lettera con il contenuto corrispondente.

Opzioni Conserva una copia aggiornata di questa attività nell'elenco delle attività E Inviami un rapporto sullo stato quando un'attività viene completata vengono attivati ​​e disattivati ​​utilizzando un segno di spunta nelle caselle di controllo.

Una nota!

Checkbox (dall'inglese check box) è un elemento dell'interfaccia utente grafica che consente all'utente di controllare un parametro con due stati: ☑ on e ☐ off.

Il campo di testo viene inserito nel campo della lettera: le istruzioni necessarie per completare l'attività. Se non ce ne sono, puoi inserire lo standard Si prega di leggere la risoluzione e di eseguire le istruzioni.

Vai alla scheda del menu Inserire. Qui alleghiamo un file con una lettera di risoluzione dell'attività.

Successivamente, fai clic Inviare– e l’incarico passa alla persona responsabile (Fig. 2).

Fig 2. Invio di un'attività per l'esecuzione

Il lavoro dell'esecutore su un compito

Il contraente riceverà una lettera con un allegato contenente l'incarico. Dopo aver aperto l'attività, vedrà un file con la decisione del responsabile, la data di completamento e altre informazioni che gli hai inviato (Fig. 3).

Riso. 3. Ricezione dell'incarico da parte dell'esecutore

alla Fig - in questa immagine non c'è il punto dopo l'ordine, ma nella precedente sì

Esaurito l'incarico, l'esecutore testamentario dovrà redigere una relazione. Per fare ciò, nell'attività, come in una normale email, è necessario selezionare l'opzione Risposta, scrivere il testo della segnalazione e trasmetterlo al titolare del trattamento.

Il rapporto deve essere corretto e contenere informazioni aggiornate sul completamento dell'attività e non una semplice cancellazione dell'iscrizione Completato o peggio, OK.

Esempio di rapporto sull'esecuzione di un ordine:

Alla controparte è stata inviata via posta la lettera datata 30 gennaio 2013 n. 323.

Completamento di un'attività

Dopo aver ricevuto il report, il controller contrassegna l'attività come completata. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'attività nell'elenco delle attività e seleziona il comando dal menu a discesa Per l'esecuzione, poi Contrassegna come completato(Fig. 4).

Riso. 4. Completamento dell'attività

Segnalazione

Il monitoraggio dell’esecuzione degli ordini perderà ogni significato se il titolare del trattamento non analizzerà periodicamente la qualità del lavoro degli esecutori. Per fare ciò, devi generare un report basato sui parametri che ti interessano.

Per visualizzare l'elenco completo degli ordini inviati, fai clic sul pulsante nell'angolo in basso a sinistra dello schermo Compiti. Verrà formato un elenco di attività nel campo centrale e nella colonna di sinistra Vista correnteÈ possibile effettuare qualsiasi selezione. In genere i controller utilizzano le visualizzazioni Elenco dettagliato, Compiti scaduti E Per responsabile(Fig. 5).

Fig.5. Elenco dettagliato delle proposte

Qualsiasi elenco può essere stampato selezionando l'apposito comando nel menu File.

Regolamentare il processo e lavorare con il personale

Come ogni innovazione, è impossibile fare a meno di una regolamentazione del processo di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini. Si consiglia di includere regole per l'impostazione e il completamento delle attività nelle istruzioni di lavoro d'ufficio. Se non ne hai ancora uno, puoi creare un documento separato, “Regole...” o “Istruzioni...”. In un modo o nell'altro, il processo deve essere descritto nel modo più dettagliato possibile ed è consigliabile fornire la descrizione con screenshot. Le istruzioni devono essere approvate dal Direttore Generale.

Il passaggio a un nuovo sistema di controllo implica l’emergere di una serie di nuove regole obbligatorie per tutti. Tuttavia, il rispetto di queste regole non sarà un grosso problema per i tuoi colleghi.

Innanzitutto, ogni dipendente dovrà ora mantenere MS Outlook costantemente attivo. Come ultima risorsa, controlla la tua posta elettronica almeno due volte al giorno.

In secondo luogo, i colleghi dovranno ricordare: il compito, di cui è autore il segretario, non è un suo capriccio (del segretario). Questo non è altro che un ordine del direttore, presentato in formato elettronico. È stato il direttore a nominare l'esecutore e a fissare il termine per l'incarico, e in realtà è il direttore che dovrà riferire sull'attuazione, e non il controllore-segretario.

Come puoi vedere, il processo di impostazione delle attività in MS Outlook è abbastanza semplice ed è abbastanza adatto per una piccola azienda in cui vengono impostate fino a 20 attività al giorno. L'importante è che ciascuna delle istruzioni inviate in questo modo sia redatta nel modo più corretto possibile: abbia un destinatario e una scadenza specifici e venga inviata per iscritto. Il completamento del lavoro su un'attività viene registrato chiaramente. Il controllore, a sua volta, è esentato dal richiamare gli esecutori con solleciti: deve solo assicurarsi che il verbale di esecuzione arrivi in ​​tempo.

Abbiamo considerato solo una delle opzioni per automatizzare il sistema di monitoraggio dell'esecuzione degli ordini in un'organizzazione. Come tutti i metodi di controllo elencati all’inizio dell’articolo, anche questo presenta una serie di vantaggi e svantaggi. Tuttavia, a nostro avviso, questa è una delle alternative di budget ottimali per un'azienda che ha appena iniziato a scoprire la gestione elettronica dei documenti.

Evgenia Kozhanova, specialista in istituti di istruzione prescolare e gestione dei registri del personale

Un sistema di controllo automatizzato permette facilmente di visualizzare tutti gli incarichi non solo per scadenza, ma anche per esecutore, e quindi vedere il caricamento di ciascuno, e fornire elenchi di documenti inevasi con scadenza in scadenza che non sono stati ancora presi in considerazione dall'esecutore . Il programma permette di differenziare i diritti di accesso, preparare i report necessari per la gestione...
La configurazione è facilmente e rapidamente configurabile dall'utente.

Il programma prevede i seguenti report:
- Elenco delle attività in scadenza in una data
- Certificato di disciplina esecutiva
- Attività completate in violazione delle scadenze
- Compiti sotto controllo

Il programma di controllo dell'esecuzione automatizzata delle attività offre agli utenti le seguenti funzionalità:
Ai dirigenti:
. creare (registrare) nuove schede attività;
. monitorare lo stato riepilogativo degli incarichi attuali per tutti gli artisti e le statistiche sulla disciplina delle prestazioni;
. controllare lo stato di avanzamento di compiti specifici per ciascuno degli esecutori, tenendo conto del rinvio dei termini di esecuzione;
. effettuare lo scambio testuale di informazioni con gli artisti durante l'esecuzione dell'attività;
. registrare il fatto del completamento (attività “chiuse”);
. cercare compiti utilizzando vari criteri;
. visualizzare l'archivio delle attività chiuse;
. stampare, esportare in MS Word e MS Excel un'attività separata;
. stampare, esportare in MS Word e MS Excel elenchi di attività secondo vari criteri;

. generazione di report sull'esecuzione dei compiti e sulla disciplina delle prestazioni.

Artisti:
. ricevere nuovi compiti dalla direzione;
. monitorare lo stato riepilogativo delle attività attuali;
. effettuare lo scambio testuale di informazioni con la direzione e i collaboratori durante l'esecuzione dei compiti;
. registrare il fatto di completare l'attività;
. cercare i tuoi incarichi utilizzando vari criteri;
. visualizzare l'archivio delle attività completate;
. marcatura automatica delle attività scadute;
. stampare, esportare in Word ed Excel singoli o elenchi di attività secondo vari criteri.

A scopo informativo puoi, che ha una scadenza temporale: 50 giorni, e non ha limitazioni funzionali. Al termine del periodo demo, dovrai acquistare una licenza. Dopo il pagamento riceverai via e-mail un codice di licenza personale per il programma. Deve essere inserito all'avvio del programma nella finestra di dialogo "Attivazione" e la tua versione demo diventerà la versione completa senza vincoli temporali e funzionali, il codice di licenza non è limitato nel tempo.

Informazioni per gli acquirenti:

1. Acquistando una delle licenze offerte per il programma, è possibile installare il codice di licenza su un numero illimitato di computer (workstation in rete).

2. Licenza di rete senza restrizioni, possibilità di utilizzare per sempre la versione e la licenza acquistata.

3. Possibilità di scaricare gratuitamente gli aggiornamenti software per 1 anno.

5. Puoi utilizzare il programma acquistato nelle tue attività commerciali.

Vantaggi di questo programma

Struttura del database flessibile
Puoi creare nuove tabelle e campi al loro interno (memorizzati e calcolati), definire elenchi a discesa, assegnare sottotabelle, creare visualizzazioni e report e molto altro. Il sistema può essere adattato a qualsiasi area tematica senza conoscenze particolari.

Generazione di documenti d'ufficio con dati dal database utilizzando modelli
È possibile creare modelli di documenti nei formati Word ed Excel con testo statico, immagini e segnalibri in cui verranno inseriti i dati correnti del database durante la generazione del documento.

Memorizzazione di immagini in un database e collegamenti a documenti di vari formati
Ogni voce della tabella può essere collegata alle immagini archiviate nel database stesso, nonché ai collegamenti ai file archiviati da qualche parte su un file server, mentre tutte le informazioni necessarie verranno posizionate nel database per facilitare la ricerca, il filtraggio e la classificazione dei documenti.

Interfaccia utente comoda e altamente personalizzabile
Puoi ordinare, filtrare, cercare record in base a qualsiasi campo, modificare l'ordine e la larghezza dei campi, l'altezza delle righe, impostare regole di colore per righe e celle, formule per il calcolo dei totali e costruire un albero basato su determinati campi. Puoi inserire le voci direttamente nella tabella (stile Excel) o tramite un modulo separato, che è personalizzabile in modo flessibile.

Filtri, ordinamento, campi calcolati, visualizzazioni
Condizioni di filtraggio dei dati massime flessibili, molti valori preimpostati ("inizia con", "contiene", "oggi", "ieri"...). Diversi set di filtri possono essere salvati in file per il riutilizzo. La possibilità di impostare formule per campi calcolati (comprese le espressioni SQL) e creare visualizzazioni tabella che visualizzano campi da tabelle e campi calcolati diversi.

Creazione e impostazione di report e promemoria per varie condizioni
È possibile impostare regole di promemoria in base alle quali un modulo di promemoria verrà mostrato a un particolare utente.

Modalità di rete e multiplayer
Quando si utilizza la modalità multiutente, i diritti di accesso sono configurati in modo flessibile per ciascun utente in base ai seguenti parametri: visibilità e disponibilità delle voci di menu, schede principali, tabelle, campi e record per la visualizzazione e la modifica.

Importazione ed esportazione dei dati
È supportata l'importazione di dati tabulari da file Excel e Access. L'esportazione è possibile in Word, Excel, HTML.

DBMS standard Microsoft Access o Microsoft SQL Server
Niente "scatole nere". Disponiamo di un formato di archiviazione dei dati standard: MS Access o MS SQL Server client-server. Entrambi questi DBMS sono altamente affidabili, sono standard riconosciuti e sono leader nella loro categoria. Ciò offre vantaggi rispetto ai formati chiusi: la capacità di amministrare, perfezionare, ottimizzare, integrare con altri sistemi... È possibile aggiungere pulsanti personalizzati nel programma, una volta selezionati, verranno eseguite le azioni necessarie (ad esempio, alcuni funzionano direttamente con il database, avvio di applicazioni di terze parti, ecc.).