마감일 모니터링을 위한 Excel 템플릿입니다. 조수의 무기고에 있는 편리한 도구입니다. Excel에서 프로젝트 관리 대시보드를 만드는 방법

먼저 주문 실행을 모니터링하는 규칙을 기억해 보겠습니다. 나중에 표준 MS Excel 기능을 사용하여 자동화를 시작할 것입니다.

문제 해결의 본질을 제어하고 작업 완료 기한을 제어합니다.

실질적인 통제

장점에 대한 통제는 문제가 얼마나 정확하고 성공적이며 완전하게 해결되었는지 평가하는 것입니다. 이러한 통제권은 기관이나 부서의 장 또는 특별히 권한을 부여받은 사람이 행사합니다. 문서에 반영된 문제를 정확하고 시기적절하게 해결하는 책임은 문서 실행을 맡은 구조 부서장과 직원에게 있습니다. 수행자는 일반적으로 다음과 같습니다.

• 문서(예: 수신 편지, 직원 지원서)에 대한 관리자의 결의문에 표시된 경우
• 주문 텍스트에 직접 작성됩니다(일반적으로 주문/프로토콜에서 개별 지침은 텍스트의 독립적인 단락으로 작성되고 무엇을, 누구에게, 언제 수행해야 하는지 즉시 알 수 있는 방식으로 공식화됩니다. 따라서 각 항목(작업/지시)은 별도로 제어됩니다.)
• 수행자를 직접 지정하지 않는 경우 조직의 책임 분배에 따라 결정됩니다.

관리자의 결의/지시에 여러 명의 집행자가 표시된 경우 결의에 처음 표시된 사람이 문서/지시를 실행하고 이에 따라 실행을 조직할 책임이 있습니다.

지침은 문서의 텍스트를 따를 수도 있고 "독립적"일 수도 있습니다. 문서화되지 않았음에도 불구하고 실행에 대한 통제를 받습니다. 문서를 기반으로 주문이 생성된 경우 기본 문서에 대한 링크가 포함됩니다(그림 1 표의 처음 4개 열 작성 참조). 지침은 모든 수준의 관리자가 발행합니다. 그러나 각 조직은 어떤 문서/지침을 통제할지 자체적으로 결정합니다. 일반적으로 이것은 모두 조직 책임자와 그의 대리인의 지시입니다. 조직의 문서 수가 많을수록 문서 실행 모니터링 작업을 간소화하는 것이 더 중요하며 조직이 "무엇을 제어할 것인가"라는 질문에 대한 솔루션에 더 선택적으로 접근합니다. 여기서 황금률이 ​​중요합니다. . 따라서 일반적으로 첫 번째 사람의 지시 실행에 대한 통제가 이루어지며 이는 유치원 교육 기관 서비스 또는 비서가 수행합니다.

지침은 명확하고 모호하지 않게 구성되어야 합니다.

• 주문 자체;
• 집행 기간;
• 유언집행자(여러 사람이 명령을 수행할 수 있으며, 한 사람이 책임 유언집행자로 지정되고 나머지는 공동집행자로 간주됩니다).

지침을 작성할 때 간단한 규칙을 따르는 것이 좋습니다. 즉, 문구는 간단하고 간결해야 하며 해석의 모호성을 없애고 명확하게 정의되고 측정 가능한 결과를 가져야 합니다.

주문이 실행되는 동안 다음 작업이 가능합니다.

• 작성자는 주문 완료 기한을 변경할 수 있습니다.
• 작성자는 과제의 책임 실행자를 변경할 수 있습니다.
• 수행자는 실행 결과에 대한 보고서를 작성합니다.
• 작성자는 수정 명령을 반환하거나 실행 결과를 승인할 기회가 있습니다.

공동 실행자 간에 작업이 분할된 경우 담당 실행자는 성과 보고서를 받습니다. 작성자를 대신하여 최종 단일 보고서를 생성하고 작성자에게 보내는 사람은 바로 그 사람입니다.

마감일 제어

문서/명령 실행 기한에 대한 제어는 관리 문서 지원 서비스(DOU)에 의해 수행되고 소규모 조직에서는 비서에 의해 수행됩니다.

마감일을 모니터링하는 기술은 다음과 같은 절차로 나눌 수 있습니다.

• 통제되는 모든 문서, 지침, 지침 및 관리 할당을 기록합니다.
• 문서가 집행자에게 적시에 전달되는지 확인합니다.
• 실행 기한이 변경될 때 통제 문서에 대한 데이터 조정, 문서가 유언집행자에서 유언집행자로, 부서에서 부서로 전송됩니다(이를 "실행 상태" 필드에 기록합니다. 그림 1 참조).
• 이행되지 않은 문서 및 지침이 있음을 수행자 및 부서장에게 상기시킵니다.
• 문서 실행 상태 및 진행 상황을 관리자(부서 및 조직)에게 알립니다.
• 문서 실행에 관한 데이터 입력;
• 구조적 부서, 전문가, 문서 유형 및 기타 측면을 기준으로 조직 전체의 상황 및 성과 규율 수준을 분석합니다.

마감일문서는 다음과 같이 정의될 수 있습니다.

보시다시피, 주문 실행 기한은 일반적으로 작성자가 설정합니다. 지침이 포함된 주문이 허용됩니다. "긴급하게", 3일 이내에 실행됩니다. "즉시" 명령은 명령 실행을 위해 1일의 기간을 제공합니다. 만약에 실행 날짜가 주문에 지정되지 않았습니다., 서명일로부터 1개월 이내(다음달 해당일까지, 다음달 해당일이 없는 경우 해당월 말일까지)를 집행합니다. 주문집행기간의 마지막 날이 휴무일인 경우에는 전 영업일에 체결됩니다.

복잡한 작업이 포함된 문서의 경우 다음을 설정할 수 있습니다. 장기간실행(몇 달, 6개월, 1년). 이런 경우에는 꼭 필요하다 과제를 단계별로 나누고 작업 완료를 단계별로 모니터링합니다..

기간 관리에는 다음이 포함됩니다.

• 전류 제어,
• 도움이 되고
• 최종 통제.

주요 통제 유형은 현재적이며 예방적입니다.

아래에 전류 제어오늘 만료되는 문서에 대한 정보를 매일 준비하는 방법을 이해합니다. 현재 제어는 문서의 진행 상황을 매일 확인하고 계약자에게 실행 기간 만료 및 문서 작업 완료 필요성을 상기시켜 수행됩니다. 실행 관리 책임자(소규모 회사의 경우 비서)는 일반적으로 근무일 시작 시 오늘 마감 기한이 만료되는 문서 목록을 식별하고 컴파일합니다.

현재 제어는 그날의 작업 계획을 만드는 데 도움이 됩니다. 오늘 완료해야 할 작업(회의 문제 해결, 문서 서명, 팩스 전송 등)을 즉시 보여줍니다. 따라서 문서 실행 기한에 대한 통제는 반드시 제공되는 기능입니다. 업무 설명서매니저 비서. 비서는 매일 마감일이 임박한 문서를 식별하여 적시에 문제를 해결할 가능성을 찾아내고, 마감일을 놓친 경우 이를 관리자에게 보고합니다.

동안 예방적 통제보고서가 작성되고 마감일이 2~3일 내에 만료되는 문서에 대해 집행자에게 알림이 전달됩니다(저희 조직에서는 달력 기준으로 4일 전에 이 작업을 수행합니다). 그러면 직원은 적시에 문제를 해결할 시간이 있습니다.

제어 위치는 매우 중요합니다. 단점을 식별하는 것이 아니라 직원을 돕는 통제 방향, 돕고, 상기시키고, 비난하지 않으려는 욕구만이 통제 서비스의 최대 효율성을 보장할 수 있습니다.

문서가 적시에 필요하다는 점, 회사의 번영이 문제의 적시 해결 등에 달려 있다는 사실을 재치있게 상기시키는 직원이 능숙하고 정확하게 수행하는 체계적인 실행 점검은 이 직원의 필요성을 강조하고 그의 노력. 또한 '타임카드 인덱스'는 해당 날짜의 이벤트와 작업을 반영하므로 관리자의 근무일 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

문서를 받거나 계약자가 문서를 실행하는 동안 시간 내에 문서를 실행할 수 없다는 것이 분명해지면 이는 기한을 연기할 권리가 있는 관리자(해당 주문의 작성자)에게 보고됩니다. 문서 실행. 관리자라면 마감일을 연장합니다, 비서는 그의 지시에 따라 등록 양식에 새로운 마감일을 입력합니다.

문서 실행 기한 연기에 대한 문제는 목표 날짜 만료 1일 전까지 제기되어야 합니다. 기한을 소급하여 연기하는 것은 허용되지 않으며 원칙적으로 자동화 시스템에서는 불가능합니다.

실행 기간이 긴(수개월) 문서의 경우 실행 진행 상황에 대한 정보를 기록하여 실행 중간 단계를 모니터링할 수 있습니다(문서 등록 카드의 "실행 상태" 필드에서 수행).

문제를 해결하려면 여러 실행자가 문서에 대해 순차적으로 작업하거나 여러 부서와 문서를 조정해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 경우 각 유언집행자가 문서를 보관하는 기간을 통제해야 합니다. 문서를 양도할 때에는 양도 사실을 기록해야 합니다. 등록은 일반적으로 문서를 전송하는 부서의 비서가 수행합니다. "실행 상태" 필드에는 문서의 이동과 전송 날짜가 반영됩니다.

마감일이 만료된 문서가 나타나는 경우해당 목록은 당일 인쇄되어 관리자에게 보고됩니다.

광범위한 직원에게 문서 등록 권한을 부여할 수 있는 경우 실행 진행 상황을 반영하는 변경은 원칙적으로 비서 보조자 또는 유치원 교육 기관 전문가 한 명의 책임 직원만 수행합니다.

제어에서 문서 제거문서 실행이 완료된 후에만 수행됩니다. 관리자의 결의안 실행, 응답 문서 준비, 발신 문서에 대한 응답 수신 또는 실행 사실에 대한 기타 문서 확인. 문서 실행 결과는 등록 카드에 기록되어야 합니다(예: "초대장을 보냈습니다.", "...에서 편지를 보냈습니다....번호" 등). 등록 카드에는 문서 실행 날짜에 대한 정보도 포함되어 있으며 실행 문서가 제출된 명명법에 따라 사건 번호를 표시합니다.

에게 최종 제어성과 규율과 부서 또는 조직 전체 직원의 성과 결과를 요약하는 분석 작업이 포함됩니다. 최종 통제는 실행 모니터링을 담당하는 직원(서비스) 또는 특정 빈도(주별, 월별, 분기별)로 조직의 비서가 수행합니다. 후속 통제 결과는 작업 실행 상태(통제 문서)에 대한 최종 정량적 및 목록 보고서에 반영됩니다. 이를 통해 경영진은 특정 직원(부서)이 무엇을 하고 있는지, 특정 활동 영역(특정 문제 해결)에서 상황이 어떻게 진행되고 있는지 알 수 있습니다.

예방 통제와 의무적으로 결합된 최종 통제는 직원 규율을 강화하는 자극 요소입니다.

MS Excel을 이용한 주문관리 예시

이제 표준 MS Excel 기능을 사용하여 자동화할 수 있는 항목을 보여 드리겠습니다. 시작하려면 다음을 엽니다. 새 책 MS 엑셀과 그 안에 테이블을 만들어라그림 1에 표시된 필드/열/그래프가 있습니다. 이것은 우리 조직의 주문 실행을 적시에 제어하는 ​​데 대한 정보를 표시하는 기본 테이블입니다.

그런 다음 별도의 셀에 수식을 입력하면 이 MS Excel 시트를 열 때 항상 표 위에 표시됩니다. 현재 날짜가 표시되었습니다(그림 1의 숫자 1로 표시됨) 그러면 일상적인 테이블 작업에 유용할 것입니다. 이 작업은 두 가지 방법으로 수행할 수 있습니다.

그림 2

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이 테이블에서는 다양한 기준에 따라 행(예: 제어 주문)을 필터링할 수 있습니다. 하지만 이렇게 하려면 필터를 활성화해야 합니다.

그림 3

MS Excel 2007 및 2010에서 필터를 활성화하기 위한 화면 버튼

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그림 4

MS Excel 2007 및 2010에서 열 내용을 기준으로 테이블 행을 필터링하는 기준

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위에 표시된 필터링 기준은 "아티스트" 열의 회색 사각형 필터 버튼(숫자 1로 표시)을 클릭한 결과 나타납니다. 이 열의 셀은 텍스트로 채워져 있으므로 프로그램은 다음과 같은 선택 사항을 제공합니다.

2 - 첫째, 한 명 이상의 수행자를 필터링하여 해당 수행자에게만 "확인 표시"를 남길 수 있습니다. 또한 목록의 마지막 항목에만 "체크 표시"를 남겨두고 빈 줄만 선택할 수도 있습니다. 확인란을 "모두 선택" 위치에 두면 이 기준에 따른 필터링이 수행되지 않습니다(이제 그림에 표시됨).

3 - 둘째, 열 셀에 포함된 텍스트를 기준으로 필터링할 수 있지만 이 기준은 문서의 "요약" 열 등을 사용할 때 더 적합합니다. 예를 들어 제목은 정확히 기억나지 않지만 그 안에 있어야 하는 키워드는 기억난다면 "contains..." 항목을 선택하고 이 단어를 끝 없이 입력해야 합니다. 필터를 보면 "요약" 필드에 다른 어미로 입력한 단어가 있는 줄만 있습니다.

숫자 6으로 표시된 동일한 이름의 명령을 선택하여 필터를 제거할 수 있습니다. 여러 열에서 서로 다른 선택 기준을 지정하여 행을 필터링한 경우 이 명령을 한 번 선택하면 해당 항목을 선택한 열에서만 필터가 제거됩니다. 다른 열의 나머지 필터와 함께 명령은 유효한 상태로 유지됩니다. 각 필터는 개별적으로 제거해야 합니다. 필터가 활성화된 열에서 필터 호출 버튼은 이미지를 활성화된 필터 버튼으로 변경합니다.

테이블 행을 필터링하려는 내용 기준 열이 날짜로 채워지면 프로그램은 텍스트 필터 대신 숫자 4로 표시된 날짜에 대한 특별한 필터를 제공합니다. 특정 날짜뿐만 아니라 특정 날짜 또는 제한된 기간보다 이르거나 이전, 어제, 오늘 또는 내일 등.

테이블에는 날짜가 포함된 3개의 열이 있습니다.

숫자 필터(숫자 5로 표시)는 내용이 숫자인 열(이 경우 문서 등록 번호)과 작동하도록 특별히 설계되었습니다.

그림 5

MS Excel 2003에서 열 내용을 기준으로 테이블 행을 필터링하는 기준

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MS Excel 2003에서는 열 내용별 필터가 이후 버전의 프로그램과 동일한 화면 버튼으로 호출되지만 이를 클릭하면 특정 셀 값을 선택하거나 더 많은 항목을 설정할 수 있는 일반 목록이 열립니다. 어려운 상황텍스트, 날짜 또는 숫자에 대해 이미 개별적으로 사용자 정의된 필터링 - 목록에서 "(조건...)" 항목을 선택한 후 별도의 화면 창에서 실행됩니다.

그림 4와 5는 명확하게 보여줍니다. 이제 어떤 기준으로 필터링할 수 있나요?다양한 버전의 MS Excel에 있는 테이블 행. 우리는 집행자, 작성자, 마감일, 통제 문서 데이터 및 스프레드시트에 입력된 기타 정보를 기준으로 주문을 필터링할 수 있습니다. 또한 다음과 같은 여러 기준으로 동시에 필터링할 수 있습니다.

• 특정 계약자의 마감 기한이 오늘 만료되는 주문은 무엇입니까?
  "수행자" 열에서 필요한 직원을 선택하고(그림 4의 2번 참조) "만기일" 열에서 날짜가 "오늘" 기준(동일한 그림의 4번)을 충족하는 행을 필터링합니다.
• 이번 달에 우리가 선택한 지도자는 누구에게 지시를 내렸습니까?
  "주문 작성자" 열에서 분석 중인 관리자(그림 4의 2번)를 선택하고 "실행 마감일" 열에서 "이번 달" 기준(4번)에 해당하는 날짜를 필터링합니다. 등.

이제 파일을 열 때 프로그램을 구성하는 방법을 가르쳐 드리겠습니다. 어떤 주문을 완료해야 하는지에 대한 정보(예: 4일 후)를 자동으로 수신합니다., 이에 대해 출연자에게 사전에 알리기 위해. 이를 위해 표에 "배포 기간"이라는 특수 열을 제공했습니다. 이제 구성해 보겠습니다.

• 사용자 정의 열의 첫 번째 줄에 있는 셀 I6을 선택하고 그 안에 "=" 기호를 입력합니다.
• 인접한 셀 J6(같은 행에 있지만 "만기일" 열에 있음)을 마우스로 클릭하면 셀 I6의 내용을 계산하는 공식에 해당 셀이 포함되어 있음을 알 수 있습니다.
• 그런 다음 키보드에서 "-4"를 입력하여 수식을 계속 북마크하세요.
• 이 시점에서 수식 작성이 완료됩니다(현재 상태는 항상 Excel 시트 위에 있는 수식 입력줄에서 볼 수 있습니다. 상징그림 7의 1에서 "=j6-4"를 얻습니다.) 이제 키보드를 누르세요. 입력하다- 포함된 수식 계산 결과가 표 셀에 표시됩니다.
• 그런 다음 수식을 테이블의 후속 행에 복사할 수 있으며 "배포 마감일" 열의 날짜는 항상 "만기일" 열보다 4일 빠릅니다. 오른쪽 하단에 마우스를 가리킵니다. 셀 I6의 모서리(포인터 "마우스"는 검은색 굵은 십자 모양이어야 함)를 클릭합니다. 왼쪽 버튼"마우스"를 누르고 손을 떼지 않고 열 끝까지 아래로 끈 다음 버튼을 놓습니다. I열에는 모든 필수 경고 날짜가 표시됩니다(그림 7의 2번).
• 그런 다음 "배포 기간" 열에서 현재 셀이 자동으로 색상으로 강조 표시되는지 확인할 수 있습니다. 오늘 날짜(10월 1일은 일부 셀이고 10월 2일은 다른 셀 등)입니다. 이렇게 하려면 조건부 서식 기능을 사용해야 합니다. MS Excel 2007 또는 2010에서는 다음과 같이 수행됩니다.
  • "헤더" 아래에 있는 "배포 기간" 열에서 모든 표 셀을 선택합니다.
  • 버튼을 클릭하세요 조건부 서식그룹에서 스타일탭에 집(그림 6 참조) 명령을 선택하십시오. 셀 선택 규칙을 클릭하고 왼쪽이나 오른쪽에 열리는 패널에서 다음 명령을 선택하세요. 날짜. 두 개의 목록이 있는 동일한 이름의 대화 상자가 열립니다(그림 8). 왼쪽에서 위치를 선택해야 합니다. 오늘, 그리고 오른쪽 - 이 조건을 만족하는 셀의 서식을 지정하는 방법입니다. 예를 들어, 연한 빨간색 채우기 및 진한 빨간색 텍스트. 다음 클릭 좋아요.

그림 8은 조건부 서식을 적용한 완성된 테이블의 모습을 보여줍니다. 예를 들어, 전문가는 2012년 8월 13일에 이 테이블을 열면 어떤 알림이 발송되는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

테이블의 마지막 "기술적" 열이 있는지 제공할 수 있으며, 해당 열의 각 행에 숫자 1을 입력해야 합니다. 그런 다음 하나 이상의 기준으로 필터링할 때 항상 신속하게 열 수를 계산합니다. 필터링된 행. 이렇게 하려면 이 열에서 마우스로 화면의 나머지 셀을 선택하십시오. MS Excel은 해당 값의 합계를 계산하여 Excel 시트 아래의 아래쪽 참조선에 기록합니다.

그림 6

조건부 서식

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문서 실행 마감일은 다르게 해석될 수 있습니다. 예를 들어, 기간 계산은 어느 시점부터 시작해야 합니까(주문이 발행된 날부터 또는 주문이 이루어진 다음 날부터)? 달력으로 계산해야 하나요, 아니면 영업일 기준으로 계산해야 하나요? 마감일이 주말인 서류는 어떻게 처리하나요? 마감일이 전혀 지정되지 않은 경우 어떻게 되나요? 이 모든 질문에 대한 자세한 답변이 있으며 "마감일을 결정하는 방법" 기사에서 예(총 16개)와 함께 많은 내용이 설명되어 있습니다. "잡지 8호 12페이지" 2011년

조직의 모든 문서 실행을 통제하는 것은 비현실적입니다. 따라서 실행 제어 대상 문서 목록을 결정하기 위한 권장 사항이 도움이 될 것입니다. 일반적으로 정해진 기한이 무엇인지, 이것이 어떻게 이루어지는지, 그리고 구두 명령을 제어하는 ​​방법도 배우게 됩니다. “우리는 무엇을 통제할 것인가?” 기사를 참조하십시오. "잡지 7호 30페이지" 2011년

바로 사용할 수 있는 Excel의 프로젝트 관리 템플릿을 사용하여 프로젝트를 추적하는 프로세스를 단순화하세요. 모든 템플릿의 가치는 그것이 시작점이며 반복해서 사용할 수 있다는 것입니다. 이해관계자에게 보고서를 보내거나, 상태 변경을 전달하거나, 작업을 추적해야 할 때마다 처음부터 프레임워크를 만들 필요가 없습니다. 기초는 이미 생성되어 있으므로 프로젝트 데이터만 추가하면 됩니다.

이 문서에서는 무료로 다운로드할 수 있는 Excel의 프로젝트 관리용 기본 템플릿에 대한 설명을 찾을 수 있습니다. 우리는 또한 살펴볼 것입니다 다양한 방식템플릿을 선택하고 각 템플릿을 사용하는 것이 더 좋은 시기를 알려줍니다. 또한 처음부터 Excel에서 프로젝트 관리 대시보드 템플릿을 만드는 방법을 배우게 됩니다.

또한 스프레드시트와 유사한 인터페이스로 모든 작업을 관리하기 위한 도구인 Smartsheet에서 프로젝트 관리 템플릿을 사용하는 방법을 보여 드리겠습니다. Smartsheet는 Excel보다 더 많은 공동 작업을 제공하고 프로젝트를 더 쉽게 추적할 수 있도록 해줍니다.

프로젝트 간트 차트 템플릿

프로젝트 간트 차트 템플릿은 프로젝트 관리자가 사용하는 가장 인기 있는 템플릿 중 하나입니다. 간트 차트는 작업 제목, 시작 날짜, 기한 및 작업 기간에 대한 데이터를 가져와 계단식 수평 막대 차트로 변환합니다. 이렇게 하면 작업을 완료해야 하는 순서를 빠르게 시각화하고 작업이 서로 어떻게 의존하는지 확인할 수 있습니다. 간트 차트는 종속성이 있는 복잡한 프로젝트를 관리할 때 특히 효과적입니다.

Smartsheet의 대화형 간트 차트 기능을 사용하면 프로젝트를 쉽게 시각화할 수 있습니다. 다양한 색상과 기호로 차트를 개인화하여 상태를 표시하거나 조건부 서식을 사용하여 특정 팀 구성원에게 할당된 작업을 강조 표시할 수 있습니다. 주요 경로 기능을 활성화하여 작업 간의 종속성을 식별하고 어떤 작업이 프로젝트 완료 날짜에 직접적인 영향을 미치는지 알아보세요. 팀이나 고객과 간트 차트를 공유하여 진행 상황을 파악하세요.

프로젝트 트래커 템플릿

프로젝트와 관련된 모든 사람이 항상 중요한 정보를 찾을 수 있는 위치를 알 수 있도록 모든 프로젝트 데이터를 함께 모으십시오. 프로젝트 추적기 템플릿을 사용하면 작업을 추가하고, 상태와 우선순위를 변경하고, 결과물, 기한, 비용, 소요 시간 및 프로젝트에 대한 기타 중요한 데이터를 지정할 수 있습니다. 당신이 가지고 있다면 주요 프로젝트, 프로젝트 추적기 템플릿을 사용하면 모든 것을 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다.

Smartsheet를 사용하면 팀이 더 쉽게 실시간으로 협업하고 프로젝트 진행 상황에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. 직관적이고 명확한 인터페이스 덕분에 프로젝트를 변경하고, 작업에 새로운 사람을 할당하고, 날짜를 변경하고, 기타 작업을 수행할 수 있습니다.

민첩한 프로젝트 계획 템플릿

민첩한 프로젝트 계획은 기능을 기반으로 합니다. 계획에서는 각 기능을 구현하는 데 걸리는 시간을 추정하지만 각 기능을 구현하는 방법은 자세히 설명하지 않습니다. 프로젝트 계획은 기능에 중점을 두기 때문에 유사한 기능을 스프린트로 그룹화할 수 있습니다.

애자일 프로젝트 계획은 끊임없이 변화하고 있습니다. 계획이 개발되면 프로젝트 팀은 이를 모니터링하고 필요에 따라 상태와 일정을 업데이트해야 합니다.

이 템플릿(Agile 프로젝트 일정이라고도 함)을 사용하면 작업을 추가하고, 책임을 할당하고, 시작 및 기한, 상태를 지정할 수 있습니다. 각 작업의 기간은 자동으로 계산됩니다. 이 템플릿에는 테이블에 데이터를 추가할 때 자동으로 크기가 조정되는 간트 차트(프로젝트 타임라인의 시각적 표현)도 포함되어 있습니다.

Smartsheet는 기본적인 Agile 프로젝트를 위해 설계된 프로젝트 템플릿을 제공합니다. 스프린트, 제품 기능 및 작업을 계획 및 관리하고 내장된 간트 차트를 사용하여 프로젝트를 타임라인으로 확인하세요. 팀은 하나의 공유 스프레드시트에서 진행 상황 업데이트, 결과물 추적, 파일 저장, 알림 설정 등의 작업을 모두 수행할 수 있습니다.

프로젝트 예산 템플릿

인건비, 재료비, 고정 가격 및 실제 비용을 추적하여 프로젝트 예산이 어떻게 유지되는지 항상 파악하십시오. 예산 템플릿을 사용하면 지출을 면밀히 관찰할 수 있으며 다른 팀 구성원이 예산 범위 내에서 예산을 초과하는지 확인할 수 있습니다. 이 템플릿은 규모에 관계없이 모든 프로젝트에 사용할 수 있습니다.

Smartsheet의 한 곳에서 프로젝트 진행 상황과 예산 사용을 추적하세요. 이 프로젝트 템플릿에는 프로젝트 상태 요약, 예산 차이 및 일정, 종속성이 있는 간트 차트가 포함되어 있습니다. 예상 인건비와 실제 인건비, 재료비, 기타 비용을 쉽게 비교할 수 있습니다.

작업 목록 템플릿

모든 프로젝트에는 지속적으로 변경되는 구성 요소가 너무 많기 때문에 작업 목록을 사용하면 가장 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 마감일을 매일 또는 매시간 변경할 수 있으며 앞으로 일주일 동안 가장 우선순위가 높은 작업을 볼 수 있습니다. 개별 작업을 구성해야 할 경우 작업 목록 템플릿을 사용하세요.

Smartsheet의 할 일 목록을 사용하여 여러 프로젝트의 모든 책임을 한 번에 볼 수 있는 중앙 집중식 방법을 만드세요. 스프레드시트를 팀과 공유하여 필요한 투명성 수준을 만들고, 사용자 정의 기호로 작업 상태를 추적하고, 누락되는 항목이 없도록 우선순위가 높은 항목에 플래그를 지정하세요.

프로젝트 타임라인 템플릿

타임라인을 사용하면 복잡한 정보를 편리하고 이해하기 쉬운 방식으로 시각화할 수 있습니다. 진행 상황을 추적하고, 잠재적인 지연을 식별하고, 각 프로젝트 작업을 완료하는 데 남은 실제 시간 등을 모니터링할 수 있습니다. 타임라인은 모든 규모의 프로젝트에 적합하며, 특히 상태 변경 사항을 외부 공동 작업자나 이해관계자에게 전달해야 하는 경우 더욱 그렇습니다.

Smartsheet는 다음을 위해 설계된 타임라인 템플릿을 제공합니다. 간단한 계획간트 차트 보기에서 작업, 하위 작업 및 타임라인이 포함된 프로젝트. 팀은 언제 어디서나 쉽게 진행 상황을 업데이트하고, 결과물을 추적하고, 상태를 확인할 수 있습니다.

이슈 트래커 템플릿

종종 프로젝트의 잠재적인 문제는 한동안 쉽게 감지되지 않을 수 있습니다. 그러나 해결하지 못한 채 방치할 경우 이러한 문제는 궁극적으로 전체 프로젝트 완료를 지연시키고 최종 결과에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 프로젝트 추적 목적으로 이슈 트래커 템플릿을 사용하면 문제를 신속하게 식별하고 문제 해결 담당자를 지정하여 문제가 발생할 때 수정할 수 있습니다. 변경되는 데이터가 많은 중대형 프로젝트가 있는 경우 이 템플릿을 사용하세요.

Smartsheet Issue and Error Tracker 템플릿을 사용하여 문제와 오류를 추적하세요. 유지 관리 직원, 테스터 또는 고객이 하나의 중앙 위치에서 문제를 기록하고 오류 기록을 관리할 수 있도록 사용자 정의 웹 양식을 만듭니다. 그런 다음 요청의 우선순위를 지정하고 종료합니다.

프로젝트 작업표 템플릿

모든 팀 구성원과 이해관계자가 프로젝트에 대한 각 팀 구성원의 헌신 수준을 볼 수 있는 작업표 템플릿을 사용하여 리소스 할당에 대한 빠른 스냅샷을 확보하세요. 앞으로 일주일 동안 자원 가용성을 추적하여 누가 자원을 보유하고 있는지 항상 알 수 있습니다. 자유 시간프로젝트를 진행하고 매우 바쁜 사람. 시간표 – 효과적인 방법대규모 프로젝트에서 많은 수의 리소스를 관리합니다.

Smartsheet의 간단한 자원 관리 프로젝트 템플릿을 사용하여 인력을 실시간으로 관리하세요. 양수인 특정 출연자작업을 수행하고 노동 자원의 부족이나 과잉을 쉽게 식별할 수 있습니다.

프로젝트 위험 추적기

본질적으로 프로젝트에는 숨겨진 위험이 가득합니다. 위험 발생 이유는 다릅니다. 작업 범위가 잘못 결정되고 종속성이 잘못 설정되는 등입니다. 핵심은 이러한 위험이 비용과 완료 시기에 영향을 미치기 전에 프로젝트 초기 단계에서 식별하는 것입니다. Project Risk Tracker는 모든 잠재적 위험을 하나의 테이블에 수집하므로 중대형 프로젝트 관리자에게 유용합니다.

프로젝트 관리를 위한 대시보드

Smartsheet Sights 대시보드를 사용하여 Smartsheet에서 프로젝트를 관리하기 위한 대시보드를 만들 수 있습니다. Sights 대시보드는 주요 프로젝트 테이블의 데이터를 집중시켜 팀에게 수행 중인 작업에 대한 전례 없는 가시성을 제공합니다. 스마트시트 대시보드를 회사 직원과 공유하거나 외부 이해관계자와 공유하여 주요 지표와 상태를 볼 때 추가적인 통찰력을 제공하세요.

Excel에서 프로젝트 관리 대시보드를 만드는 방법

Excel에서 프로젝트 관리 대시보드를 만드는 방법은 다음과 같습니다.

Excel 스프레드시트 만들기

프로젝트 관리 대시보드에는 주로 다음이 포함됩니다. 그래픽 이미지, 그러나 동시에 이러한 이미지가 생성된 전체 데이터도 귀하의 어딘가에 저장되어야 합니다. 엑셀 파일. 이렇게 하려면 Excel 스프레드시트의 두 탭에서 동시에 작업해야 합니다. 한 탭에는 그래픽 이미지가 포함되고, 두 번째 탭에는 이러한 이미지가 생성될 모든 데이터가 포함됩니다. 한 탭에는 그래픽 이미지가 포함되고, 두 번째 탭에는 이러한 이미지가 생성될 모든 데이터가 포함됩니다.

1. 파일 하단에서 탭을 두 번 클릭하세요. "시트1"테이블 이름을 바꾸려면 이름을 다음으로 변경하는 것이 좋습니다. "프로젝트 대시보드".
2. 그런 다음 탭 오른쪽에 있는 더하기 기호(+) 아이콘을 클릭하여 다른 탭을 추가합니다.
3. 탭을 두 번 클릭하세요. "시트2"테이블 이름을 다음으로 바꿉니다. "노트".

디자인 세부 사항을 추가하세요

이제 노트 탭에 디자인 데이터(모든 "숫자")를 추가할 수 있습니다. 이 데이터는 그래프를 생성하는 데 사용되며, 그래프를 프로젝트 대시보드 탭 내로 이동할 수 있습니다.

프로젝트 작업 테이블 및 간트 차트 만들기

1. 메모 탭 내에서 작업 테이블을 만듭니다. 열 헤더 추가 "과제", "실행자", "시작일", "완료 예정일", "일수"그리고 "상태".
2. 테이블에 디자인 데이터를 추가합니다. 프로젝트의 모든 작업, 작업 완료 책임자, 시작 날짜, 기한, 각 작업을 완료하는 데 할당된 일수 및 상태(옵션 사용)를 나열합니다. "완료", "기한 경과", "진행 중"그리고 "시작되지 않음").

1. 그런 다음 이 데이터를 사용하여 간트 차트를 만듭니다.
2. 간트 차트를 만든 후 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "컷아웃". 프로젝트 대시보드 탭으로 이동하여 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 선택하세요. "끼워 넣다". 대시보드에 표시하려는 경우 작업 이름의 특정 부분을 잘라내어 붙여넣을 수도 있습니다.

메모. 작업 테이블에 열을 추가했습니다. "우선순위"작업 완료의 중요성을 나타내기 위해 별 기호를 사용했습니다. 기호를 추가하려면 셀과 탭 오른쪽을 클릭하세요. "끼워 넣다"선택하다 "기호".

작업 상태, 프로젝트 예산, 보류 중인 항목에 대한 차트를 추가합니다.

이제 프로젝트 대시보드에 추가하고 싶은 정보가 무엇인지 생각해 보세요. 이 예에서는 작업, 예산, 보류 항목의 전반적인 상태에 대한 그래프를 추가하겠습니다.

1. 노트 탭으로 이동하여 시각화하려는 각 데이터 집합에 대한 미니 테이블을 만듭니다. 예를 들어, "완료", "기한 초과", "진행 중" 및 "시작되지 않음" 상태의 작업 수를 표시하려고 했습니다. 이러한 상태를 한 열에 나란히 배치했습니다. 또한 이 상태에 있는 프로젝트 수를 백분율 또는 점유율로 표시했습니다. 예산 차트에는 예산이 책정된 금액과 실제로 지출된 금액이 표시되었습니다.

1. 그런 다음 데이터를 추가한 후 테이블을 선택하고 탭으로 이동합니다. "끼워 넣다". 그룹에서 "다이어그램"사용하려는 차트 유형(원형 차트, 막대형 차트, 거품형 차트 등)을 선택하세요.

1. 다른 모든 데이터 세트에 대해 이전 단계를 반복합니다.
2. 모든 데이터 세트에 대한 차트를 만든 후에는 이를 잘라내어 프로젝트 대시보드 탭에 붙여넣으세요.

프로젝트 대시보드 설정

1. 작업 테이블의 배경색을 변경하려면 셀과 탭을 클릭하세요. "집"장에서 "폰트"페인트 통 아이콘을 클릭하여 필요한 색상을 선택하세요.
2. 간트 차트의 색상을 변경하려면 작업 표시줄을 두 번 클릭하고 옵션을 선택하세요. "형식 차트 영역". 페인트 통 아이콘을 클릭하고 "채우다"그런 다음 창 하단에서 필요한 색상을 선택합니다.
3. 그래프의 색상을 변경하려면 전체 그래프 또는 그래프의 일부를 두 번 클릭하세요. 옆에 창이 뜹니다 "데이터 계열 형식". 페인트통 아이콘을 클릭하고 옵션을 선택하세요. "채우다"을 클릭한 다음 창 하단에서 페인트 통 아이콘을 다시 클릭하여 원하는 색상을 선택합니다.

Smartsheet Sights 대시보드로 더 나은 결정을 내리세요

Smartsheet Sight 대시보드는 핵심성과지표(KPI)를 통해 프로젝트 상태나 작업 진행 상황 등 작업의 중요한 측면을 시각화, 요약 및 공유하는 데 도움이 됩니다. Sight의 대시보드는 또한 테이블이나 보고서 모음과 같은 리소스에 대한 중앙 위치를 제공하여 팀이 조직적인 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다.

• 대시보드는 프로젝트 테이블의 주요 정보에 대한 실시간 가시성을 제공합니다.
• 조직의 모든 부서에서 사용하기에 적합한 사용자 정의 가능한 인터페이스
• 간단한 위젯을 사용하면 빠르게 시작할 수 있습니다.

Sights 대시보드는 조직 전체의 다양한 프로젝트, 활동 및 정보에 대한 향상된 가시성을 제공합니다. 워크플로 정보를 Sights 대시보드에 중앙 집중화함으로써 사용자는 복잡한 프로세스에 대한 추가 통찰력을 얻고 프로젝트의 공백을 더 잘 예측하며 중요한 정보를 더 빠르게 얻을 수 있습니다.

Smartsheet를 사용하여 개별 프로젝트의 세부 사항을 관리한 다음 Sights 대시보드에 액세스하여 프로젝트 포트폴리오 상태에 대한 높은 수준의 보기를 얻고 동료 및 관리자에게 진행 중인 작업에 대한 전례 없는 가시성을 제공합니다. Sights 대시보드가 ​​조직에 어떤 이점을 줄 수 있는지 알아보려면 Smartsheet 팀에 문의하세요.

프로젝트 관리용 Excel 템플릿: 크고 작은 프로젝트용

프로젝트 관리 템플릿은 크든 작든, 단순하든 복잡하든 모든 프로젝트를 관리하는 데 효과적인 도구입니다. 템플릿을 사용하려면 프로젝트가 크고 매우 상세해야 한다는 일반적인 오해가 있습니다. 실제로 이 템플릿은 소규모 프로젝트에도 유용할 수 있습니다. 결과물의 크기가 작고 노동 집약적이지 않더라도 각 작업에 소요되는 시간을 추정하고, 필요한 리소스를 결정하고, 각 팀 구성원에게 작업을 할당해야 합니다.

Smartsheet는 커뮤니케이션과 협업을 위한 강력한 기능을 갖춘 스프레드시트 기반 작업 관리 도구입니다. 그리드, 달력, Gantt, 시각 자료, 카드 등 다양한 스마트 보기를 갖춘 Smartsheet는 원하는 방식으로 작동합니다. 프로젝트 관리 템플릿을 쉽게 만드는 방법을 알아보세요. 스마트시트를 30일 동안 무료로 사용해 보세요.

에 대해 더 알고 싶으십니까? 모범 사례프로젝트 관리를 위한 기본 권장 사항은 무엇입니까? 최신 기사, 템플릿, 비디오 등에 액세스하려면 당사를 방문하세요.

Smartsheet 프리미엄 프로젝트 관리 솔루션에 대해 자세히 알아보세요.

수백 개의 프로젝트를 관리하시나요? 스마트시트의 프리미엄 프로젝트 포트폴리오 관리 솔루션은 프로젝트 중심 기업과 부서의 성장을 돕습니다. 처리량실시간 가시성을 높이고 프로젝트 위험을 줄입니다.

Smartsheet 프로젝트 포트폴리오 솔루션을 사용하여 다음을 수행하십시오.

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아시다시피, 회사마다 비서 또는 개인 비서의 기능(워크북에서 이 직위를 어떻게 부르든 관계 없음)은 조직의 세부 사항 및 규모, 회사에서 채택한 기업 문화 및 성격에 따라 다릅니다. 관리자의. 그러나 개인 비서는 직장에 관계없이 없이는 할 수 없는 책임이 있습니다. 그 중에는 명령 실행에 대한 통제도 포함됩니다.

많은 조직에서 주문 이행 실패와 적시 실행에 대한 통제력 부족이 이른바 문제입니다. " 병목"(영어로부터) 병목- 병목 현상), 즉 회사의 비즈니스 프로세스를 크게 지연시키는 심각한 장애물입니다. 많은 것이 여기 어시스턴트에 달려있습니다! 그러나 언뜻보기에 모든 것이 분명하지는 않습니다. 대체할 수 없는 보조원이 갑자기 아프거나 휴가를 가거나 출장을 가거나, 그가 없는 동안 작업이 중단되고, 주문이 기록되지 않고, 마감일을 놓치고, 담당자가 알려지지 않는 상황이 자주 발생합니다. 일반적으로 이는 직원의 필수 불가결성이 아니라 시스템이 없다는 것을 의미합니다. 따라서 보조자의 임무는 주문 실행을 모니터링하는 시스템을 구축하는 것입니다. 그리고 우리가 알고 있듯이 시스템은 대부분 자체적으로 성능을 유지할 수 있습니다. 그리고 당신 혼자서는 이 일을 감당할 수 없습니다! 하지만 모든 것을 순서대로 처리합시다.

컨트롤과 그 유형

코끼리는 부분적으로 먹어야 한다고 합니다. 그리고 용어부터 시작하는 것이 좋습니다.

제어- 계획안과 실제 상황을 비교한 것입니다. 통제를 통해 사람들의 계획된 결과 및 행동에서 작은 편차도 드러나고 상황을 변경할 수 있습니다.

다음과 같은 유형의 제어가 구별됩니다.

1. 예비. 임무에 대한 실제 작업이 시작되기 전에 관리자가 수행합니다. 예비 통제는 인적, 물적, 재정적 자원을 고려하여 사용됩니다. 즉, 작업 명령을 내리기 전에 관리자는 수행자가 작업을 수행할 자원이 있는지 확인해야 합니다.

2. 개념적(수신).명확히 하기 위해 사용됨:

수행자는 자신에게 임무가 있다는 것을 알고 있습니까?

문제를 해결하는 사람은 문제를 어떻게 이해했는가?

그는 이 일을 정확히 어떻게 할 것인가?

이러한 유형의 제어는 대리가 수행하며 주문 설정 직후에 수행됩니다. 목표는 명령의 본질과 실행의 적시성에 대한 집행자의 이해를 확인하는 것입니다. 이 단계에서 보조자의 임무는 임무의 가용성, 임무의 시기 및 우선순위에 대해 집행자의 주의를 끌고 임무가 작업에 승인되었는지 확인하는 것입니다. 이 경우 보조자는 예를 들어 다음과 같이 긴급하고 중요한 과제를 "강조"해야 합니다(아이젠하워 매트릭스를 기억하세요). "이 과제는 중요하고 긴급하다는 점에 유의하세요!" 적시에 발음되는 이 마법의 문구는 많은 오해와 용서할 수 없는 시간 손실을 피하는 데 도움이 될 것입니다. 수행자의 의견이 항상 일치하지 않기 때문에 우선 순위에 따라 작업 순위를 지정하는 과정을 진행하는 것은 용납될 수 없습니다. 매니저의 의견. 당신에게는 당연한 일이 다른 사람에게는 그렇지 않을 수도 있다는 사실을 잊지 마세요.

3. 현재(중간, 공정 제어).목표는 현재 활동 프로세스(작업이 어떻게 진행되고 있는지, 이미 수행된 작업이 무엇인지, 어떤 어려움이 발생했는지)를 평가하는 것입니다. 이러한 유형의 제어는 작업이 이미 진행 중이지만 주문 완료 기한이 아직 도착하지 않은 경우 조수가 수행합니다. 통제의 임무는 작업 중에 발생하는 편차를 신속하게 식별하고 가능한 수정을 위해 관리자에게 알리는 것입니다. 주어진 매개변수. 전류 제어는 다음을 기반으로 합니다. 피드백.

4. 최종(최종, 결과 제어).특정 날짜까지 목표가 달성되었는지 여부를 평가하는 데 사용됩니다.

얻은 실제 결과는 이전에 확립된 결과와 비교됩니다. 현 단계에서 작업을 방해하기에는 너무 늦었다는 사실에도 불구하고 이러한 통제는 필요합니다. 출연자들이 어떤 결과를 얻었는지 보여주고, 그들의 작업에서 누락된 점과 부족한 점을 드러낸다. 미래를 위한 교훈을 배우는 데 도움이 됩니다. 원칙적으로 이 단계에서는 관리자와 보조자가 함께 작업합니다. 조수의 자격은 과제의 완전성과 정확성을 결정하기에 충분하지 않을 수 있습니다.

무엇을, 어떻게 통제할 것인가

핵심 영역의 통제를 보장하기 위한 책임의 분배는 조직의 규모에 따라 다릅니다.

제어하다	회사 규모	책임이 있는통제를 보장하기 위해
법적 규범 및 요구 사항	최대 100명 최대 500명 500명 이상	조직의 책임자 변호사, 회계사 법률서비스, 회계 법률 서비스 및 지역 책임자
지도자의 명령	최대 100명 최대 500명 500명 이상	조직의 책임자 수석 비서 대리 어시스턴트 및 지역 책임자
현지 규제 문서 요구 사항	최대 100명 최대 500명 500명 이상	조직의 책임자 수석 비서 대리 활동 책임자
관리자의 개별 주문	최대 500명 500명 이상	조직의 책임자 수석 비서 대리
기업센터로부터 받은 지시사항	최대 1,500명 최대 2,500명 2500명 이상	대리 대리 및 사무국 사례 관리

'통제'와 '모니터링'은 다릅니다!

무엇이 무엇인지 최종적으로 이해하려면 현대 경영에서 자주 발견되는 또 다른 용어인 "모니터링"에 주목할 가치가 있습니다. 문헌에서는 종종 "제어"와 "모니터링"의 개념이 동일한 것으로 사용되지만 근본적으로 다른 것입니다! 주문 실행 관리에 체계적인 접근 방식을 적용하려면 이러한 차이점을 이해해야 합니다. 만약에 모니터링- 데이터를 기록하고 저장하여 객체의 매개변수를 모니터링한 후 제어- 이것은 의무적인 관찰이다 물체에 미치는 영향매개변수 값이 허용 한계를 초과하는 경우. 과제와 관련하여 이는 보조자가 모니터링 도구를 가지고 있어야 함을 의미합니다. 지시 사항, 기한, 책임자 및 실행 상태(완료/미완료)를 기록하는 특정 데이터베이스를 유지 관리합니다. 그러나 효과적인 통제 시스템을 구축하기 위해서는 단순히 통계를 유지하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 통제는 상황, 조정 및 영향력에 대한 적극적인 관리를 의미합니다. 수행 분야에서 긍정적인 역동성을 달성하기 위한 의도적인 의식적 영향.

주문이 이행되었는지 확인하는 방법은 무엇입니까?

명령이 이행되기 위해서는 이 문제를 해결하기 위한 통합적인 접근 방식이 필요합니다. 주문 실행 제어 시스템은 다음 원칙에 따라 작동합니다.

1) 관리 우선순위가 높습니다.관리자는 자신의 지시를 엄격하게 준수하는 것이 자신과 회사에 중요하다는 점을 입증해야 합니다.

2) 문제 해결을 위한 접근법에 대한 공동 토론.모든 위험을 고려하고 문제를 포괄적으로 고려하려면 지침을 제공하는 관리자와 이를 감독하는 보조자, 직접 책임을 지는 관리자 등 모든 참가자를 토론 과정에 참여시키는 것이 필요합니다. 실행. 합의는 주로 지시 및 기한, 실행 보고서의 형식, 일정 조정 절차, 지시를 이행하지 않은 경우 보상 또는 처벌에 대한 접근 방법에 관한 정보를 얻는 방법에 관한 것이어야 합니다. 관리자는 또한 명령 실행을 모니터링하는 측면에서 보조자의 권한에 대해 부하 직원에게 알려야 합니다(팀의 새로운 사람이고 아직 권한을 얻지 못한 경우 이에 대해 관리자에게 문의하십시오).

3) 모든 회사 직원에게 주문 실행 모니터링 시스템 구현에 대해 알립니다.접근 방식의 투명성을 보장하는 것이 필요합니다. 규칙은 회사의 현지 규제 문서에 공식화되어야 합니다.

4) 일관성과 규칙성.직원들이 모든 업무가 기록되고, 모든 업무가 설명되어야 하며, 그 업무 중 어느 것도 누락되거나 잊혀지지 않으며, 경영진의 지시를 이행하지 않을 경우 필연적으로 처벌을 받게 될 것이라고 확신한다면 경영진의 규율이 강화될 것입니다. (지침이 선험적으로 실행 불가능하거나 기한 내에 준수하지 못한 데 대한 설득력 있는 이유가 있을 수 있으므로 통지 절차를 제공하는 것은 즉시 가치가 있습니다. 이러한 각 경우는 개별적으로 고려해야 합니다.)

당신은 말하길, 을 위한 임무처럼 보입니다. 이것은 부분적으로 사실입니다. 어시스턴트의 역할은 무엇인가요? 조수는 문제가 존재하고 특정 위험이 수반되며 "맥박을 파악"하려고 노력하고 있음을 관리자에게 알려야하는 회사의 직원과 똑같습니다. 개인적인 자질), 하지만 시스템이 없으면 조만간 스스로 알려질 것이고 걱정스럽습니다.

가장 중요한 것은 제어 시스템을 구성하는 방법에 대한 구체적인 제안이 있다는 점을 잊지 않는 것입니다(즉, 이는 단순히 은색 플래터에 제공되는 문제가 아니라 문제 및 해결 옵션이어야 합니다).

당신이 회사의 신입사원이라 할지라도, 그러한 제안을 가지고 상사에게 접근하는 것을 두려워해서는 안 됩니다. 아직 이행되지 않은 주문/기한이 지났거나 설명되지 않은 주문으로 인해 회사에 치명적인 일이 발생하지 않은 경우에도 관리자는 귀하의 제안을 무시하지 않을 것입니다. 회사 전체에서 이 문제를 해결하는 데 이보다 더 관심이 있는 사람은 없을 것입니다.

효과적인 의사소통의 중요성

귀하의 제안이 수락되었다고 가정해 보겠습니다. 관리자가 작업의 중요성을 설명하고 이 프로세스에서 귀하의 역할을 발표하고 현지 승인을 받았습니다. 규범적인 문서프로세스를 규제하면서 회사의 모든 직원에게 정보가 전달됩니다. 무엇 향후 계획? 이 단계에서 포기하면 출판된 문서는 영혼 없는 종이 조각으로 남을 위험이 있습니다. 이 모든 작업을 수행하는 방법은 무엇입니까?

그 대답은 주로 조수의 효과적인 의사소통 기술에 있습니다. 네, 이것은 우리가 행정직 이력서에서 자주 보는 것과 같은 문구입니다. 그러한 기술을 갖는 것은 조수에게 필수적입니다. 좁은 의미에서 주문 이행을 모니터링하는 것과 관련하여 효과적인 의사소통이란 정보를 왜곡 없이 신속하게 전달하고 "메시지"를 올바르게 이해했는지에 대한 피드백을 받는 방법입니다.

효과적인 의사소통이 구축됩니다.

효과적인가, 아니면 비효과적인가?

비효율적인 의사소통은 자신의 목표와 계획을 보호하기 위해 다른 사람과 논쟁을 벌이는 것입니다. 이는 승자와 패자의 존재를 의미합니다. 이러한 스타일의 "의사소통"은 범주형입니다. 중간 상태를 고려하지 않고 "옳음"과 "틀림", "승리"와 "패배", "좋음"과 "나쁨"이 있습니다. 올바른 의견은 하나뿐이기 때문에 세상에 대한 지식을 풍부하게 하고 전체적인 그림을 형성할 수 있는 사람들의 견해와 경험을 무시할 수 있습니다. 대신 우리는 우리의 좁은 견해를 끊임없이 옹호합니다. 방어자가 일시적으로 후퇴하면 충돌이 일시 중지되면 성공으로 간주됩니다. 결국 불일치는 저항, 팀 효율성 상실, 심지어 권력과 존중의 균형이 이루어질 때까지 방해 행위를 초래합니다.

효과적인 의사소통의 목표는 다른 사람의 관점, 감정, 의견을 이해하는 것입니다. 양측이 서로의 말을 들으면 둘 다 승리합니다. 상호 이해와 존중은 협력, 상호 의존 및 충성의 기초가 됩니다. 양측이 “예, 제가 말한 것이 바로 그 뜻입니다.”라고 말한다면 성공할 것입니다. 내 말을 이해합니까?"

효과적인 의사소통은 의심할 여지없이 조직 목표를 성공적으로 구현하는 데 필요합니다. 왜곡되고 잘못 해석된 메시지는 대기업, 군대, 국가에 패배를 초래하는 경우가 많습니다.

효과적인 의사소통 기술은 반대되는 사람들이 공존할 수 있게 해줍니다. 즉, 다른 관점을 이해하고 타협점을 찾는 궁극적인 능력입니다. 누가 옳고 누가 그르다고 논쟁하는 이유는 무엇입니까? 효과적인 의사소통의 목표는 상호 이익이 되며 장기적으로 지속되는 업무 관계를 구축하고 유지하는 것입니다.

명령 실행을 모니터링하는 측면에서 보조자는 다음을 보여야 합니다. 효과적인 의사소통 기술"여행" 지침의 모든 단계에서:

1) 지침 설정 시 관리자와의 상호 작용.조수의 임무는 SMART와 같은 특정 목표 설정 계획을 준수하면서 과제를 올바르게 기록하는 것입니다. 이를 통해 부하 직원은 자신에게 필요한 것이 무엇인지 이해할 수 있습니다. 명령의 표현은 구두 형식으로 명확해야 하며(질문에 대답: 무엇을 해야 합니까?) 명령에는 지정된 기한이 있어야 하며 각 명령에 대해 책임 있는 집행자가 식별되어야 합니다.

주문이 올바르게 기록된 후 보조자는 부정확한 내용이 없는지 확인하고 최종 버전승인을 위해 관리자에게 프로토콜 또는 지시 사항을 등록하거나 구두로 다음과 같이 질문하십시오. “제가 당신을 올바르게 이해했습니까? 이바노프 I.I. 2015년 5월 11일까지 프로젝트 구현 일정을 수립하고 승인을 위해 제출해야 합니까?”

무슨 일이야?똑똑한?

똑똑한목표를 정의하고 목표를 설정하기 위해 관리 및 프로젝트 관리에 사용되는 니모닉 약어입니다.
SMART 기준에 따라 설정된 목표 또는 작업은 다음과 같은 특징을 갖습니다.
. 에스- 구체적 (구체적) - 명확하고 정확하며 명확하게 설명됩니다.
. 중- 측정 가능(measurable) - 목표가 달성되었음을 이해할 수 있는 결과 지표를 확립했습니다. 양적일 수도 있고 질적일 수도 있습니다. 이러한 기준이 없으면 작업 완료를 평가하는 것이 거의 불가능합니다.
. ㅏ- 달성 가능(달성 가능) - 현실적이지만 추가적인 동기 부여 요인으로 작용하는 약간의 노력이 필요합니다.
. 아르 자형- 관련성(적절함) - 부서나 조직의 더 넓은 목표와 일치합니다.
. 티- 시간 제한(시간 제한) - 목표 달성을 위한 기한을 결정해야 합니다.

2) 주문을 작업으로 전송할 때 수행자와 상호 작용합니다.이 단계의 주요 임무는 계약자에게 할당에 대한 정보를 제공하고 작업을 수락하도록 하는 것입니다. 조직 규모가 작을 경우 조수나 비서가 공연자와 직접 접촉한다. 이메일아니면 전화로. 대규모 조직에서는 이러한 상호 작용이 어렵기 때문에 보조자가 명령을 전달하고 조직의 부장과 직접 상호 작용하며 명령을 전달할 때 다음과 같은 계단식 원칙이 적용됩니다. 이자형이자형부서장이자형학과장이자형직접 집행자.

3) 주문 실행에 대한 정보는 역방향 경로를 통해 전송됩니다. CEO/보좌관비부국장비부서장비학과장비직접 집행자.

도우미는 주문에 대한 정보를 전달하는 중개자 역할을 합니다. 동시에 보조자에게 데이터를 전송하는 시간을 줄이려면 다음을 사용하는 것이 좋습니다. 정보 자원, 주문에 대한 요약 정보를 다음 위치에 게시할 수 있습니다. 일반 액세스예를 들어, 조직의 내부 기업 포털에 접속하면 모든 직원이 자신이 맡은 임무를 신속하게 확인하고 비서에게 의견을 보낼 수 있습니다.

4) 중간 통제를 수행할 때 계약자의 예측을 명확히 하는 것이 필요합니다.마감일을 맞추든 실행 중에 작업량이 이전에 예상했던 것보다 많거나 계약자의 자원이 부족하여 다른 구조 부서 직원의 참여가 필요한 것으로 판명되었습니다. 이 작업은 교차 기능적인 것으로 밝혀졌습니다. 보조자는 실행 진행 상황에 대한 신속하고 신뢰할 수 있는 정보를 얻기 위해 책임 관리자/수행자와 지속적이고 건설적인 대화를 수행해야 하며, 심각한 문제가 발생하면 아직 수정할 수 있는 부분이 있을 때 관리자에게 이를 알려야 합니다. 동시에 너무 멀리 가서 방해가 되어 연기자를 방해하고 사소한 일로 주의를 산만하게 해서는 안 됩니다. 프로세스에 참여하는 모든 참가자는 공통의 목표가 있음을 명확히 이해하고 서로의 작업을 존중해야 합니다. 이를 위해서는 허용되는 의사소통 형식에 동의해야 합니다.

5) 주문 실행에 대한 정보를 받으면 보조자는 관리자와 함께 제시된 데이터의 완전성을 평가하고 주문을 수락할지 또는 수정을 위해 반환할지 결정합니다. 보조자는 내린 결정을 유언집행자에게 통보해야 합니다.

6) 분석 보고를 생성할 때.엄격한 회계란 통계 데이터를 기반으로 한 정기적인 보고 및 분석을 의미합니다. 특정 빈도(예: 한 달에 한 번)에서 보조자는 과제에 대해 축적된 통계 데이터를 분석하고 성과 규율에 대한 보고서를 생성해야 합니다(그림 1). 이러한 보고서에는 지시사항의 개수, 제시간에 완료/지연/완료되지 않은 지시사항의 개수, 관리자의 지시를 적시에 실행하는 측면에서 어느 부서가 리더이고 어느 부서가 반리더인지에 대한 정보가 포함될 수 있습니다. 관리자는 자신의 재량에 따라 이 정보를 폐기할 수 있습니다. 그러나 보상과 처벌에 대한 접근 방식은 모든 사람에게 예측 가능하고 균일한 것이 바람직합니다.

쌀. 1

조수의 무기고에 있는 편리한 도구

이러한 도구는 매우 다양하지만 다음과 같은 핵심 원칙을 따르는 것이 중요합니다. 관리자의 모든 지시사항은 구체화되어 단일 저장소에 입력되어야 합니다., 우선순위에 따라 주문 실행을 정기적으로 모니터링할 수 있습니다.

이상적인 기술 구현은 마이크로소프트 아웃룩 , 왜냐하면 여기에는 소위 유연한 설정 메커니즘이 포함되어 있습니다. "사용자 조회수". 표준 보기 "실행자별", "범주별", "기한별" 외에도 "공장별", "위원회별", "기한이 지난 작업만, 마감일이 5시에서 5시까지 만료된" 다른 항목도 구성할 수 있습니다. 20일 전” 등. 일단 구성되면 나중에 한 번의 마우스 클릭으로 보기를 사용할 수 있습니다. 이에 대해서는 자세히 설명하지 않겠습니다. 왜냐하면... 이 도구에 대한 일련의 기사가 이미 작성되었습니다.

때때로 유사한 시스템베이스에 구성 전자 문서 관리 시스템, 예를 들어 Lotus Notes, Documentum 또는 Directum에서는 주문에 대한 주요 정보가 등록 및 제어 카드(RCC)에 기록됩니다. 그러나 EDMS는 모든 조직이 감당할 수 없는 고가의 프로그램입니다.

주문 실행을 모니터링하는 가장 보편적이고 접근 가능한 도구 중 하나는 다음과 같습니다. 마이크로소프트 뛰어나다. 이 프로그램은 다음과 같은 분야에서 일하는 경우 기존 프로그램과 함께 사용할 수 있습니다. 대기업, 그리고 독립적인 도구로 사용됩니다. 이것의 장점은 이 기술 솔루션을 기반으로 귀하의 재량에 따라 필드와 필터를 유연하게 설정하여 단일 주문 데이터베이스를 생성할 수 있다는 것입니다. 이러한 통합 지침 목록은 공개적으로 제공될 수 있으며, 각 직원은 문구와 기한을 명확히 하고 지침 상태를 추적할 수 있습니다. 우발적인 데이터 손상이나 삭제를 방지하려면 먼저 파일을 편집할 수 있는 제한된 권한을 구성해야 합니다.

MS Excel에서는 관리자의 구두 명령처럼 지침을 수동으로 입력할 수 있을 뿐만 아니라 EDMS에서 지침을 다운로드할 수도 있습니다(예를 들어 규제 당국의 요청과 같이 프로토콜이나 외부에서 오는 지침의 지침인 경우). 또는 정부 기관이나 기업 센터).

특정 방식으로 필드를 설정하면 "주문 실행 상태" 열에 색상 구분을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 아직 도착하지 않은 주문은 자동으로 파란색으로 표시됩니다. 정시에 완료된 주문은 녹색입니다(이 경우 "실행 예정" 및 "실제 실행" 필드의 날짜가 일치해야 함). 실행 기간이 만료되었으며 실행 보고서 수신 확인이 접수되지 않은 주문은 자동으로 미완료로 표시되며 빨간색으로 표시됩니다.

주문 등록 설정MS 뛰어나다

레지스트리의 필드는 매크로를 작성하여 구성됩니다. 그러한 경우 미세 조정 IT 전문가를 참여시키는 것이 가장 좋습니다.

IT 전문가가 없고 프로그래밍 기술이 없다면 더 간단하고 접근하기 쉬운 다른 방법을 사용할 수 있습니다.

다음을 사용하여 표 셀을 직접 사용자 정의할 수 있습니다. 조건부 서식 기능.

셀 채우기를 구성하려면 서식을 구성할 테이블에서 셀을 선택합니다(이 경우에는 셀입니다). G10 ), 탭에서 집 - 조건부 서식, 제안된 내용에서 상황에 맞는 메뉴 - 규칙 만들기(그림 2).

쌀. 삼

제목 아래 대화 상자의 수식 표시줄에서 참으로 간주되는 규칙을 설정해야 합니다(그림 4).

쌀. 4

우리 레지스트리의 경우 동일한 셀에 대해 4개의 규칙을 순차적으로 구성해야 합니다. G10 , 그런 다음 작업을 전체 열로 "확장"합니다. G.

• 처리되지 않은 주문을 나타내려면 규칙 1을 설정하세요.대화 상자에서 서식 규칙 만들기열쇠를 사용하여 체재채우기 색상을 선택합니다. 첫 번째 규칙은 빨간색에 해당합니다.

그런 다음 수식 입력줄에 규칙에 대한 다음 설명을 입력합니다. =IF(에프10>0; 에프10<СЕГОДНЯ();"") (그림 5). 이는 셀에서 다음을 의미합니다. 에프10 마감일이 표시되어 있고 이미 만료된 경우 셀이 자동으로 빨간색으로 변합니다.

쌀. 5

키를 누르세요영형에게.

• 진행 중인 주문을 나타내려면 규칙 2를 설정하세요.위에서 설명한 일련의 작업을 반복합니다. 셀을 선택합니다. G10 , 가자 조건부 서식, 선택하다 규칙 만들기그리고 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정.

이미 익숙한 대화 상자에서 서식 규칙 만들기열쇠를 사용하여 체재다른 채우기 색상을 선택하세요. 두 번째 규칙은 파란색에 해당합니다.

=IF(F10>0;F10>오늘();""). 즉, 셀에 있는 경우 에프10 마감일이 표시되고 아직 도착하지 않은 경우 셀이 자동으로 파란색으로 표시됩니다.

키를 누르세요 영형에게.

• 주문이 정시에 완료되었음을 나타내기 위해 규칙 3을 설정했습니다.이번에도 위에서 설명한 일련의 작업을 반복합니다. 이번에는 대화 상자에서만 서식 규칙 만들기열쇠를 사용하여 체재녹색 채우기 색상을 선택하여 주문이 정확히 정시에 완료되었거나 일정보다 앞서 완료되었음을 나타냅니다.

수식 입력줄에 규칙 설명을 입력합니다. =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). 즉, 셀에 있는 경우 에프10 G10 실제 실행 마감일이 표시되며 이는 마감일과 일치합니다. 에프10 또는 그 앞에 셀 G10 자동으로 녹색으로 변합니다.

키를 누르세요 영형에게.

• 마지막으로 지정된 마감일보다 늦게 완료된 주문을 나타내기 위해 규칙 4를 설정했습니다.대화 상자에서 서식 규칙 만들기열쇠를 사용하여 체재주문이 늦게 완료되었음을 나타내려면 노란색 채우기 색상을 선택하세요.

수식 입력줄에 다음 규칙을 입력합니다. =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").즉, 셀에 있는 경우 에프10 마감일이 표시되고 셀에 G10 실제 실행 날짜가 표시되며 해당 날짜보다 이후 날짜가 표시됩니다. 에프10 , 그 다음 셀 G10 자동으로 노란색으로 변합니다.

일단 세포에 G10 네 가지 규칙이 모두 구성되었으므로 주어진 수식을 전체 열 아래로 "확장"합니다. G실제 주문 실행 날짜를 입력하세요. 셀은 지정된 팔레트에서 자동으로 색상이 지정됩니다.

다음 단계는 시각화 설정, 즉. 수행 분야의 그림을 보다 시각적으로 인식하기 위한 다이어그램입니다.

다이어그램을 구성하려면 정량적 데이터가 필요합니다. 모든 주문 수와 각 유형을 별도로 표시합니다. 따라서 중간 조정이 필요합니다. 정량적 데이터를 범례에 표시할 수 있으며, 범례는 테이블에서 자동으로 입력됩니다(범례는 동일한 시트(예: 표 위)에 배치할 수 있습니다).

통계를 수집하려면 표 셀 중 하나(예: 인접한 셀)를 채워야 합니다. 시간10 , 다음과 같은 방법으로:

1. 셀을 선택하세요 시간10 , 수식 입력줄 상단에서 아이콘을 클릭하세요. FX 삽입 기능, 카테고리를 선택하세요 " 논리적», « 만약에».

공식의 맨 윗줄에 다음 규칙을 작성합니다. =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (그림 6).

쌀. 6

셀에 지정된 규칙을 확장합니다. 시간10 , 전체 열 아래로 시간(그림 7).

쌀. 7

그런 다음 열 시간필요한 레지스트리 정보만 표시되도록 숨길 수 있습니다.

• 범례를 설정합니다.열의 데이터를 얻으려면 시간범례에 포함되어 정량적 형식으로 표시되는 경우 다음과 같이 범례 셀을 구성해야 합니다.

1. 셀에 대한 규칙 설정 G3 : 이 셀을 선택하고 수식 입력줄에 있는 아이콘을 클릭하세요. FX 삽입 기능, 기능 유형 선택 " 통계적», « 카운티».

2. 그런 다음 수식 입력줄에 다음을 작성합니다. =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(그림 8).

쌀. 8

3. 셀에서 수식을 "늘립니다" G3 ~ 전에 G6 각기.

시각화를 사용자 정의하고 특정 기간 동안의 주문 데이터를 차트 형식으로 업로드할 수도 있습니다.

• 와 함께다이어그램을 만드는 중입니다.이렇게 하려면 탭으로 이동하세요. 끼워 넣다이전에 범위를 선택한 차트(예: 원형 차트)를 선택합니다. 세포~에서 G3 ~ 전에 G6 (그림 9).

쌀. 9

다이어그램을 삽입하고 세그먼트를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼으로 해당 컨텍스트 메뉴를 호출하여 선택한 채우기 색상으로 해당 세그먼트의 색상을 지정합니다(모든 것이 직관적입니다). 등록이 준비되었습니다(그림 10).

쌀. 10

그리고 마지막으로

주문 실행을 모니터링하기 위한 효과적인 시스템을 만드는 것은 매우 어렵습니다. 다양한 조직에 고유할 수 있는 다양한 측면과 기능을 고려해야 합니다. 쉽지는 않지만 모든 수수께끼에는 답이 있다는 것을 기억하세요. 언뜻 보기에는 해결 방법이 없는 어려운 문제에 직면했을 때 나는 항상 B. Verber의 수수께끼를 기억합니다.

“종이에서 펜을 떼지 않고도 이 9개의 점을 4개의 선으로 연결하는 방법은 무엇일까요?

우리의 마음은 그림의 영역에만 국한되어 있기 때문에 해결책을 찾지 못하는 경우가 많습니다. 하지만 한계를 넘을 수 없다는 말은 어디에도 없습니다.

해결책이 있습니다:

도덕: 시스템을 이해하려면... 시스템에서 벗어나야 합니다.”

주문 실행을 모니터링하기 위한 효과적인 시스템을 구성하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 가장 중요한 것은 귀하의 회사와 귀하의 업무에 가장 유기적으로 적합한 것을 정확히 찾고, 모든 것에서 절제함을 느끼고 조울증적인 과잉 통제가 오는 선을 넘지 않는 것입니다.

엄마. Suchkova, Ryazan 정유 회사 CJSC(NK-Rosneft OJSC 자회사)의 부국장

조만간 모든 조직은 경영진이 설정한 작업을 모니터링하는 문제에 직면하게 됩니다. 모든 사람은 이 문제를 다르게 해결합니다. 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 사람도 있고, 등록부에 표시를 하는 사람도 있고, 옛날 방식으로 파일 캐비닛을 설치하는 사람도 있습니다. 이 기사에서는 회사의 수신 및 내부 문서와 관련하여 관리자가 발행한 명령을 모니터링하는 문제를 살펴보고 MS Outlook을 사용하여 제어 시스템을 구성하는 옵션 중 하나를 제시합니다.

태스크 실행 제어란 무엇입니까?

관리자의 주문은 일반적으로 수신 또는 내부(예: 내부 메모) 문서에 대한 해결 방법으로 시작됩니다. 알려진 바와 같이 결의안에는 집행자, 작업 내용 및 주문을 완료해야 하는 기간이 명시되어야 합니다.

조직에 제어 시스템이 없으면 원칙적으로 관리자는 결의안으로 문서 작업을 완료하고 할당 실행은 전적으로 집행자의 양심에 달려 있습니다. 가장 좋은 경우 감독은 가장 중요한 사항을 놓치지 않도록 일기에 직접 메모하지만 들어오는 문서의 양이 하루에 수십, 수백에 도달하면 어떤 일기도 그를 구할 수 없습니다.

결과적으로 실행을 모니터링하는 책임은 비서(또는 사무실 직원 중 한 명)의 취약한 어깨에 있습니다. 어떤 식으로든 컨트롤러의 임무는 해결 방법을 숙지하고 명령을 집행자에게 전달하며 시간 내에 완료되도록 하는 것입니다.

모든 문서가 통제됩니까?

처음에는 문서 관리 시스템이 조직에 도입될 때 문서의 일부만 관리하는 것이 좋습니다. 어느 것-리더가 개인적으로 결정하게하십시오. 첫째, 컨트롤러가 더 쉬울 것이고 둘째, 직원의 부정적인 반응(변화에 따라 항상 그렇듯이)이 완화될 것입니다. 앞으로는 제어를 위해 전송되는 문서 목록이 점차 확대될 예정입니다. 첫 번째 단계에서 개인으로부터 접수된 불만 사항 및 정부 당국의 요청에 대한 지침의 실행을 모니터링하기로 결정했다고 가정해 보겠습니다.

그러나 기업이 즉시 전자문서관리로 전환한다면 선택의 문제는 없다. EDMS 프로그램은 각 문서의 경로를 자동으로 추적한다.

작업 만들기MS 시야

Outlook은 주로 사용자 간의 통신 측면에서만 전자 문서 관리 시스템을 대체할 수 있는 이메일 클라이언트입니다. 특히 작업 실행 모니터링 및 보고서 생성과 같은 필요한 모든 기능을 성공적으로 수행합니다.

통제를 조직화하기 위한 필수 조건MS 시야: 관리자의 결의안은 어떤 방식으로든 전자 형식으로 구현되어야 합니다. 컨트롤러는 이 파일을 작업에 첨부하기 위해 해상도가 있는 문서를 스캔하거나 작업 본문에 해상도 텍스트를 수동으로 재현해야 합니다.

사용자를 위한 작업을 생성하려면 MS Outlook을 실행하고 상단 메뉴에서 명령을 선택하세요. 파일, 만들다그리고 주문하다(그림 1) 그 후 새 창이 열리며 향후 작업입니다.

그림 1. 주문 생성

필드 작성을 시작해 보겠습니다. 그 중 첫 번째 ( 누구에게) 이사가 임명한 유언집행인의 주소를 입력하세요.

수행자가 여러 명인 경우 각각에 대해 작업이 별도로 생성됩니다(프로그램의 기능입니다. 그렇지 않으면 작업을 추적하는 데 어려움이 있습니다).

두 번째 필드 주제작업과 관련된 내용을 이미 명확하게 알 수 있도록 가능한 한 정확하게 작성해야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

2013년 1월 29일자 입력-234.

이는 컨트롤러와 연주자 모두에게 편리할 것입니다.

우리에게 다음으로 중요한 분야는 용어. 회사에서 승인한 문서의 실행 마감일을 기준으로 설정됩니다.

비즈니스 커뮤니케이션에서 허용되는 표준 기간은 역일로 30일임을 알려드립니다.

필드 근처 용어작업 중요도 수준을 낮음, 보통 또는 높음 중에서 선택할 수 있습니다.

필드 시작, 상태그리고 준비가 된작업을 생성할 때 컨트롤러는 일반적으로 실행자가 아직 실행을 시작하지 않았기 때문에 해당 작업을 건드리지 않으며 작업에 할당된 시간의 시작은 작업이 실행자에게 전송되는 순간이 됩니다.

메뉴에 옵션해당 버튼을 클릭하여 작업 반복을 예약할 수 있습니다.

이는 예를 들어 월별 보고서 또는 지정된 빈도로 기타 정보를 제공하는 것과 관련이 있습니다.

여기에서는 카테고리(사용하는 경우)를 선택하고 수행자에 대한 알림을 추가하라는 메시지가 표시됩니다.

마감일 3일 전에 알림을 설정하는 것이 편리합니다. 필요한 날에 계약자는 해당 내용이 포함된 편지를 받게 됩니다.

옵션 작업 목록에 이 작업의 업데이트된 사본을 보관하세요.그리고 작업이 완료되면 나에게 상태 보고서 보내기확인란의 확인 표시를 사용하여 켜고 끌 수 있습니다.

참고로!

체크박스(영어 체크박스에서 유래)는 사용자가 두 가지 상태, 즉 켜짐과 ☐ 꺼짐으로 매개변수를 제어할 수 있게 해주는 그래픽 사용자 인터페이스 요소입니다.

텍스트 필드는 작업을 완료하는 데 필요한 지침인 문자 필드에 입력됩니다. 없는 경우 표준을 입력할 수 있습니다. 결의안을 읽고 지침을 따르십시오..

메뉴 탭으로 이동 끼워 넣다. 여기서는 작업에 대한 해결 편지가 포함된 파일을 첨부합니다.

그 후 클릭 보내다– 그리고 작업은 책임자에게 전달됩니다(그림 2).

그림 2. 실행을 위해 작업 보내기

작업에 대한 수행자의 작업

계약자는 작업이 포함된 첨부 파일이 포함된 편지를 받게 됩니다. 작업을 열면 관리자의 결심, 완료 날짜 및 귀하가 보낸 기타 정보가 포함된 파일이 표시됩니다(그림 3).

쌀. 3. 수행자의 과제 접수

무화과 - 이 그림에는 주문 뒤에 점이 없지만 이전 그림에는 점이 있습니다.

임무를 완료한 후 집행자는 보고서를 작성해야 합니다. 이렇게 하려면 일반 이메일과 마찬가지로 작업에서 옵션을 선택해야 합니다. 답변, 보고서 텍스트를 작성하여 컨트롤러로 보냅니다.

보고서는 정확해야 하며 단순 구독 취소가 아닌 작업 완료에 대한 최신 정보를 포함해야 합니다. 완전한아니면 더 나쁘게도, 좋아요.

주문 실행 보고서의 예:

2013년 1월 30일자 323호 서신이 상대방에게 우편으로 발송되었습니다.

작업 완료

보고서를 받은 후 컨트롤러는 작업이 완료된 것으로 표시합니다. 이렇게 하려면 작업 목록에서 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 명령을 선택하세요. 실행을 위해, 그런 다음 완료로 표시(그림 4).

쌀. 4. 작업 완료

보고

관리자가 수행자의 작업 품질을 주기적으로 분석하지 않으면 명령 실행을 모니터링하는 것이 모든 의미를 잃게 됩니다. 이렇게 하려면 관심 있는 매개변수를 기반으로 보고서를 생성해야 합니다.

보낸 주문의 전체 목록을 보려면 화면 왼쪽 하단에 있는 버튼을 클릭하세요. 작업. 중앙 필드와 왼쪽 열에 작업 목록이 구성됩니다. 현재 보기어떤 선택이든 가능합니다. 일반적으로 컨트롤러는 뷰를 사용합니다. 상세 목록, 기한이 지난 작업그리고 책임있는(그림 5).

그림 5. 제출 세부 목록

메뉴에서 적절한 명령을 선택하면 모든 목록을 인쇄할 수 있습니다. 파일.

프로세스 규제 및 직원과의 협력

모든 혁신의 경우와 마찬가지로 주문 실행을 모니터링하는 프로세스에 대한 규정 없이는 불가능합니다. 사무 지침에 작업 설정 및 완료에 대한 규칙을 포함하는 것이 좋습니다. 아직 문서가 없다면 "규칙..." 또는 "지침..."이라는 별도의 문서를 만들 수 있습니다. 어떤 식으로든 프로세스를 최대한 자세히 설명해야 하며, 스크린샷과 함께 설명을 제공하는 것이 좋습니다. 지침은 총책임자의 승인을 받아야 합니다.

새로운 제어 시스템으로의 전환은 모든 사람에게 필수적인 여러 가지 새로운 규칙의 출현을 의미합니다. 그러나 이러한 규칙을 준수하는 것은 동료들에게 그다지 번거롭지 않을 것입니다.

첫째로, 이제 각 직원은 MS Outlook을 계속 켜두어야 합니다. 최후의 수단으로 하루에 두 번 이상 이메일을 확인하세요.

둘째, 동료들은 기억해야 할 것입니다. 비서가 작성자인 작업은 그의 (비서) 변덕이 아닙니다. 이는 전자 형식으로 제시된 감독의 명령에 지나지 않습니다. 집행자를 임명하고 업무 기한을 정한 사람은 이사였으며 실제로 이행에 대해보고해야 할 사람은 비서관이 아닌 이사입니다.

보시다시피, MS Outlook에서 작업을 설정하는 프로세스는 매우 간단하며 매일 최대 20개의 작업이 설정되는 소규모 회사에 매우 적합합니다. 가장 중요한 것은 이러한 방식으로 전송된 각 지침이 가능한 한 정확하게 작성된다는 것입니다. 특정 수취인과 마감일이 있으며 서면으로 전송됩니다. 작업 완료는 명확하게 기록됩니다. 그러면 컨트롤러는 알림을 통해 수행자에게 전화할 필요가 없습니다. 그는 실행 보고서가 제 시간에 도착하는지 확인하기만 하면 됩니다.

우리는 조직의 주문 실행을 모니터링하는 시스템을 자동화하는 옵션 중 하나만 고려했습니다. 기사 시작 부분에 나열한 다른 제어 방법과 마찬가지로 이 방법에도 고유한 장점과 단점이 있습니다. 그러나 우리는 이것이 전자 문서 관리를 이제 막 발견하기 시작한 회사를 위한 최적의 예산 대안 중 하나라고 생각합니다.

Evgenia Kozhanova, 유치원 교육 기관 및 인사 기록 관리 전문가

자동화된 제어 시스템을 사용하면 마감일뿐만 아니라 실행자별로 모든 작업을 쉽게 볼 수 있으므로 각 작업의 로드를 확인하고 실행자가 아직 고려하지 않은 만료 기한이 있는 미완료 문서 목록을 제공할 수 있습니다. . 이 프로그램을 사용하면 액세스 권한을 차별화하고 관리에 필요한 보고서를 준비할 수 있습니다...
구성은 사용자가 쉽고 빠르게 구성할 수 있습니다.

이 프로그램에는 다음 보고서가 포함됩니다.
- 특정 날짜에 마감되는 작업 목록
- 징계수행증명서
- 기한을 위반하여 완료된 업무
- 통제되는 업무

자동화된 작업 실행 제어 프로그램은 사용자에게 다음과 같은 기능을 제공합니다.
관리자에게:
. 새로운 작업 카드를 생성(등록)합니다.
. 모든 수행자에 대한 현재 과제의 요약 상태 및 성과 규율 통계를 모니터링합니다.
. 실행 기한 연기를 고려하여 수행자에 대한 특정 작업의 진행 상황을 제어합니다.
. 작업을 실행하는 동안 수행자와 정보의 텍스트 교환을 수행합니다.
. 완료 사실을 기록합니다(작업 "종료").
. 다양한 기준을 사용하여 작업을 검색합니다.
. 마감된 작업의 아카이브를 봅니다.
. 인쇄, MS Word 및 MS Excel로 별도의 작업 내보내기;
. 다양한 기준에 따라 작업 목록을 인쇄하고 MS Word 및 MS Excel로 내보냅니다.

. 작업 실행 및 성과 규율에 대한 보고서 생성.

출연자:
. 경영진으로부터 새로운 업무를 받습니다.
. 현재 작업의 요약 상태를 모니터링합니다.
. 작업을 실행하는 동안 경영진 및 공동 수행자와 텍스트 정보 교환을 수행합니다.
. 작업 완료 사실을 기록하십시오.
. 다양한 기준을 사용하여 과제를 검색합니다.
. 완료된 작업의 아카이브를 봅니다.
. 기한이 지난 작업의 자동 표시;
. 다양한 기준에 따라 개별 또는 작업 목록을 인쇄하고 Word 및 Excel로 내보낼 수 있습니다.

정보 제공의 목적으로 50일의 시간 제한이 있고 기능 제한이 없습니다. 데모 기간이 끝나면 라이센스를 구매해야 합니다. 결제 후 이메일로 프로그램의 개인 라이센스 코드를 받게 됩니다. 프로그램을 시작할 때 "활성화" 대화 상자에 입력해야 하며 데모 버전은 시간 및 기능 제한 없이 정식 버전이 되며 라이센스 코드는 시간 제한이 없습니다.

구매자를 위한 정보:

1. 프로그램에 대해 제공되는 라이센스 중 하나를 구매하면 무제한의 컴퓨터(네트워크상의 워크스테이션)에 라이센스 코드를 설치할 수 있습니다.

2. 제한 없는 네트워크 라이선스, 구매한 버전과 라이선스를 영원히 사용할 수 있는 기능.

3. 1년 동안 무료로 소프트웨어 업데이트를 다운로드할 수 있습니다.

5. 구매한 프로그램을 비즈니스 활동에 사용할 수 있습니다.

이 프로그램의 이점

유연한 데이터베이스 구조
새 테이블과 그 안에 필드(저장 및 계산)를 만들고, 드롭다운 목록을 정의하고, 하위 테이블을 할당하고, 보기와 보고서를 만드는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 특별한 지식 없이도 어떤 주제 영역에도 시스템을 조정할 수 있습니다.

템플릿을 사용하여 데이터베이스의 데이터로 사무용 문서 생성
문서 생성 시 데이터베이스의 현재 데이터가 삽입될 정적 텍스트, 그림 및 책갈피가 포함된 Word 및 Excel 형식의 문서 템플릿을 만들 수 있습니다.

데이터베이스에 이미지를 저장하고 다양한 형식의 문서에 대한 링크
각 테이블 항목은 데이터베이스 자체에 저장된 사진과 파일 서버 어딘가에 저장된 파일에 대한 링크에 연결될 수 있으며 필요한 모든 정보는 문서를 쉽게 검색, 필터링 및 분류할 수 있도록 데이터베이스에 저장됩니다.

편리하고 고도로 맞춤화 가능한 사용자 인터페이스
필드별로 레코드를 정렬, 필터링, 검색하고, 필드의 순서와 너비, 행 높이를 변경하고, 행과 셀에 대한 색상 규칙을 설정하고, 합계 계산 공식을 설정하고, 지정된 필드를 기반으로 트리를 구축할 수 있습니다. 테이블(Excel 스타일)에 직접 입력하거나 유연하게 사용자 정의할 수 있는 별도의 양식을 통해 항목을 만들 수 있습니다.

필터, 정렬, 계산된 필드, 보기
최대의 유연한 데이터 필터링 조건, 다양한 사전 설정 값("다음으로 시작", "포함", "오늘", "어제"...). 재사용을 위해 다양한 필터 세트를 파일에 저장할 수 있습니다. 계산된 필드(SQL 표현식 포함)에 대한 수식을 설정하고 다양한 테이블 및 계산된 필드의 필드를 표시하는 테이블 보기를 작성하는 기능입니다.

다양한 조건에 대한 보고서 및 알림 생성 및 설정
특정 사용자에게 미리 알림 양식을 표시하는 미리 알림 규칙을 설정할 수 있습니다.

네트워크 및 멀티플레이어 모드
다중 사용자 모드를 사용하는 경우 보기 및 편집을 위한 메뉴 항목, 기본 탭, 테이블, 필드 및 레코드의 가시성 및 가용성과 같은 매개변수에 따라 각 사용자에 대한 액세스 권한이 유연하게 구성됩니다.

데이터 가져오기 및 내보내기
Excel 및 Access 파일에서 표 형식 데이터 가져오기가 지원됩니다. Word, Excel, HTML로 내보내기가 가능합니다.

표준 DBMS Microsoft Access 또는 Microsoft SQL Server
"블랙박스"가 없습니다. 우리는 MS Access 또는 클라이언트-서버 MS SQL Server와 같은 표준 데이터 저장 형식을 가지고 있습니다. 이 두 DBMS는 모두 신뢰성이 높고 표준으로 인정받으며 동급 최고의 제품입니다. 이는 폐쇄형 형식에 비해 이점을 제공합니다. 관리, 개선, 최적화, 다른 시스템과의 통합... 프로그램에 사용자 정의 버튼을 추가할 수 있으며, 선택하면 필요한 작업이 수행됩니다(예: 일부 작업은 데이터베이스, 타사 응용 프로그램 실행 등).