Șabloane Excel pentru monitorizarea termenelor limită. Instrumente utile în arsenalul asistentului. Cum se creează un tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel

Pentru început, să ne amintim regulile de monitorizare a executării comenzilor, pe care ulterior vom începe să le automatizăm folosind capabilitățile standard MS Excel.

Există control asupra esenței rezolvării problemelor și control asupra termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor.

Control de fond

Controlul pe fond este o evaluare a cât de corect, cu succes și complet a fost rezolvată problema. Un astfel de control este exercitat de către conducătorul (al unei instituții sau departament) sau o persoană special împuternicită. Responsabilitatea pentru rezolvarea corectă și la timp a problemelor reflectate în documente revine șefilor diviziilor structurale și angajaților încredințați cu executarea documentului. Artistul de obicei:

• indicat în rezoluția managerului pe un document (de exemplu, pe o scrisoare primită, pe cererea unui angajat) sau
• este scris direct în textul comenzii (de obicei în comandă/protocol, instrucțiunile individuale sunt întocmite ca paragrafe independente ale textului și formulate în așa fel încât să fie imediat clar ce, cui și când trebuie făcut; în consecință, fiecare articol - sarcină / instrucțiune este pus sub control separat),
• când executantul nu este direct specificat, acesta este determinat în conformitate cu repartizarea responsabilităţilor în organizaţie.

Dacă în rezoluția/instrucțiunea managerului sunt indicați mai mulți executori, persoana indicată mai întâi în rezoluție răspunde de executarea documentului/instrucțiunii și, în consecință, de organizarea executării acestuia.

Instrucțiunile pot urma din textul documentului sau pot fi „independente”, adică. nedocumentate şi totuşi supuse controlului executării lor. Dacă comanda este creată pe baza unui document, aceasta conține un link către documentul de bază (vezi completarea primelor patru coloane din tabelul din Figura 1). Instrucțiunile sunt emise de manageri de la toate nivelurile. Cu toate acestea, fiecare organizație decide singură ce documente/instrucțiuni să pună sub control. De obicei, toate acestea sunt instrucțiuni de la șeful organizației și adjuncții săi. Cu cât este mai mare numărul de documente într-o organizație, cu atât este mai importantă eficientizarea activității de monitorizare a execuției documentelor și cu atât mai selectiv organizația abordează soluția la întrebarea „ce vom controla” - mijlocul de aur este important aici . Deci, de obicei, controlul este pus asupra executării instrucțiunilor de la prima persoană, aceasta fiind realizată de serviciul instituției de învățământ preșcolar sau de secretar.

Instrucțiunile trebuie să fie formulate clar și fără ambiguitate:

• comanda în sine;
• perioada de executie;
• executor (este posibil ca mai multe persoane să execute un ordin, apoi unul este desemnat ca executor responsabil, iar restul sunt considerați co-executori).

Când se formează instrucțiuni, este recomandabil să se respecte reguli simple: formularea trebuie să fie scurtă, concisă, eliminând ambiguitatea interpretării și să aibă un rezultat clar definit și măsurabil.

În timpul executării comenzii, sunt posibile următoarele acțiuni:

• autorul poate modifica termenul de finalizare a comenzii;
• autorul poate schimba executantul responsabil al misiunii;
• executanții creează rapoarte privind rezultatele execuției;
• autorul are posibilitatea de a returna ordinul spre revizuire sau de a aproba rezultatul executării.

Dacă sarcina a fost împărțită între co-executori, atunci executorul responsabil primește rapoartele lor de performanță. El este cel care generează raportul final unic în numele și îl trimite autorului.

Control asupra termenelor limită

Controlul asupra termenelor de executare a documentelor/comenzilor se realizează de către serviciul suport documentație de gestiune (DOU), iar într-o organizație restrânsă - de către secretar.

Tehnologia de monitorizare a termenelor limită poate fi împărțită în următoarele proceduri:

• înregistrarea tuturor documentelor, instrucțiunilor, instrucțiunilor și sarcinilor de management puse sub control;
• verificarea predării la termen a documentului către executant;
• ajustarea datelor privind documentele controlate când se modifică termenele de execuție, documentele sunt transferate de la executor la executor, de la diviziune la divizie (înregistrăm acest lucru în câmpul „Starea execuției”, vezi Figura 1);
• memento pentru executanți și șefi de departamente despre prezența documentelor și instrucțiunilor neîndeplinite;
• informarea managerilor (diviziunilor și organizațiilor) despre stadiul și progresul executării documentelor;
• introducerea datelor privind executarea documentelor;
• analiza stării de fapt și a nivelului de disciplină de performanță pentru organizație în ansamblu, pe direcții structurale, specialiști, tipuri de documente și alte aspecte.

Termenele limită documentele pot fi definite:

După cum puteți vedea, termenul limită pentru executarea unui ordin este de obicei stabilit de autorul acestuia. Se acceptă comenzile care conțin instrucțiuni "urgent", sunt supuse executării în termen de 3 zile. Instrucțiunea „prompt” prevede o perioadă de 1 zi pentru executarea comenzii. Dacă data executării nu este specificată în ordin, este supusă executării în termen de 1 lună de la data semnării sale (până la data corespunzătoare a lunii următoare, iar dacă nu există o astfel de dată în luna următoare, atunci până în ultima zi a lunii). În cazul în care ultima zi a termenului de executare a ordinului cade într-o zi nelucrătoare, aceasta este supusă executării în ziua lucrătoare anterioară.

Pentru documentele care conțin o sarcină complexă, puteți seta termeni lungi execuție (câteva luni, șase luni, un an). În acest caz este necesar împărțiți sarcina în etape și monitorizați finalizarea sarcinii pas cu pas.

Controlul pe termen include:

• controlul curentului,
• de ajutor și
• controlul final.

Principalele tipuri de control sunt curente și preventive.

Sub controlul curentuluiînțelegeți pregătirea zilnică a informațiilor despre documentele care expiră astăzi. Controlul curent se realizează prin verificarea zilnică a progresului documentului și reamintirea antreprenorului despre expirarea perioadei de execuție și necesitatea finalizării lucrărilor la document. Cei responsabili cu controlul execuției (într-o firmă mică - o secretară) zilnic, de obicei la începutul zilei de lucru, identifică și întocmesc o listă de documente ale căror termene expiră astăzi.

Controlul curent ajută la crearea unui plan de lucru pentru ziua respectivă. Arată imediat ce sarcini trebuie îndeplinite astăzi (rezolvarea unei probleme la o întâlnire, semnarea unui document, trimiterea unui fax etc.). Prin urmare, controlul asupra termenelor de executare a documentelor este o funcție care este obligatoriu prevăzută în Descrierea postului secretarul managerului. În fiecare zi, identificând documente ale căror termene sunt pe cale să expire, secretarul află posibilitatea de a rezolva problema în timp util, iar dacă termenele sunt nerespectate, raportează acest lucru managerului.

Pe parcursul control preventiv se intocmesc rapoarte si se anunta executorii cu privire la documente ale caror termene expira in 2-3 zile (in organizatia noastra facem acest lucru cu 4 zile calendaristice inainte). Și atunci angajatul mai are timp să rezolve problema în timp util.

Poziția de control este foarte importantă. Doar orientarea controlului spre ajutarea angajaților, și nu spre identificarea deficiențelor, dorința de a ajuta, reaminti și nu incrimina, poate asigura cea mai mare eficiență a serviciului de control.

O verificare sistematică a execuției, efectuată cu pricepere și corect de către un angajat care reamintește cu tact că documentul este necesar la timp, că prosperitatea companiei depinde de soluționarea în timp util a problemei etc., subliniază necesitatea acestui angajat și eforturile lui. În plus, „indexul cardului de timp” ajută la planificarea zilei de lucru a managerului, deoarece reflectă evenimentele și sarcinile pentru o anumită dată.

Dacă la primirea unui document sau în timpul executării acestuia de către antreprenor devine clar că este imposibil de executat la timp, acest lucru este raportat managerului (autorul unei astfel de comenzi), care are dreptul să amâne termenul limită pentru executarea documentului. Dacă managerul prelungește termenul, secretarul, conform instructiunilor sale, introduce un nou termen in formularul de inscriere.

Problema amânării termenului de executare a unui document trebuie pusă cu cel puțin 1 zi înainte de expirarea termenului-țintă. Amânarea retroactivă a termenului nu este permisă și, de regulă, este imposibilă în principiu în sistemele automatizate.

Pentru documentele cu o perioadă lungă de execuție (câteva luni), pot fi monitorizate etapele intermediare de execuție prin înregistrarea informațiilor despre progresul execuției (facem acest lucru în câmpul „Starea de execuție” din fișa de înregistrare a documentului).

Adesea, rezolvarea unei probleme necesită lucrul succesiv asupra unui document de către mai mulți executori sau coordonarea documentului cu mai multe departamente. În aceste cazuri, trebuie controlată durata de timp în care documentul este păstrat de către fiecare executor. La transferul unui document, faptul transferului trebuie consemnat. Înregistrarea se face de regulă de către secretarul unității care transmite documentul. Reflectăm mișcarea documentului și data transferului acestuia în câmpul „Starea de execuție”.

Când apar documente cu termene expirate lista lor este tipărită în aceeași zi și raportată managerului.

Dacă dreptul de a înregistra documentele poate fi acordat unei game largi de angajați, atunci modificările care reflectă progresul executării acestuia, de regulă, sunt efectuate de un singur angajat responsabil: secretarul asistent sau un specialist în educație preșcolară.

Eliminarea unui document de sub control efectuate numai după executarea completă a documentului: executarea rezoluției managerului, pregătirea unui document de răspuns, primirea unui răspuns la documentul de ieșire sau altă confirmare documentată a faptului executării. Rezultatul executării documentului trebuie consemnat în fișa de înregistrare (de exemplu, „a fost trimisă o invitație”, „a fost trimisă o scrisoare de la... Nu....”, etc.). Fișa de înregistrare conține și informații despre data executării actului și indică numărul cauzei conform nomenclatorului în care este depus documentul executat.

LA controlul final include munca analitică pentru a rezuma disciplina performanței și rezultatele performanței angajaților unui departament sau organizație în ansamblu. Controlul final este efectuat de către angajații (serviciul) responsabili cu monitorizarea execuției, sau de către secretarul organizației la o anumită frecvență (săptămânal, lunar, trimestrial). Rezultatele controlului ulterior sunt reflectate în rapoartele cantitative și de listă finale ale stării de executare a sarcinilor (documente controlate). Acest lucru permite conducerii să știe ce face un anumit angajat (divizie) și cum merg lucrurile într-un anumit domeniu de activitate (rezolvarea unei anumite probleme).

Controlul final, în combinație obligatorie cu controlul preventiv, este un factor stimulant în creșterea disciplinei angajaților.

Exemplu de control al comenzii folosind MS Excel

Acum vom arăta ce poate fi automatizat folosind capabilitățile standard MS Excel. Pentru a începe, deschide carte noua MS Excel și creați un tabel în el cu câmpurile/coloanele/graficele prezentate în Figura 1. Acesta este tabelul principal care afișează informații despre controlul în timp util al executării comenzilor în organizația noastră.

Apoi, într-o celulă separată, introduceți o formulă, astfel încât atunci când deschideți această foaie MS Excel, aceasta să fie întotdeauna deasupra tabelului. a fost afișată data curentă(indicat cu numărul 1 în figura 1). Atunci ne va fi util în munca de zi cu zi cu masa. Puteți face acest lucru în două moduri:

Figura 2

Restrângeți afișarea

În acest tabel, puteți filtra rânduri (adică comenzi controlate) în funcție de diferite criterii. Dar pentru a face acest lucru trebuie să activați filtrul:

Figura 3

Buton de pe ecran pentru activarea unui filtru în MS Excel 2007 și 2010

Restrângeți afișarea

Figura 4

Criterii pentru filtrarea rândurilor de tabel după conținutul coloanei în MS Excel 2007 și 2010

Restrângeți afișarea

Criteriile de filtrare prezentate mai sus au apărut ca urmare a clicului pe butonul de filtru pătrat gri din coloana „Artiști” (marcat cu numărul 1). Celulele acestei coloane sunt umplute cu text, așa că programul ne-a oferit următoarele opțiuni:

2 - în primul rând, putem filtra unul sau mai mulți interpreți, lăsând „bifă” doar pentru aceștia; de asemenea, putem selecta doar linii goale, lăsând o „bifă” doar în ultimul element din listă; dacă lăsăm caseta de selectare în poziția „Select all”, atunci nu va exista nicio filtrare după acest criteriu (acest lucru este prezentat acum în figură);

3 - în al doilea rând, puteți filtra după textul conținut în celulele coloanei, cu toate acestea, acest criteriu este mai potrivit atunci când lucrați cu coloana „Rezumat” a unui document etc. De exemplu, dacă nu ne amintim exact titlul, dar ne amintim cuvântul cheie care ar trebui să fie în el, atunci trebuie să selectăm elementul „conține...” și să introducem acest cuvânt fără sfârșitul său, apoi ca rezultat al filtrul, doar liniile care au în câmpul „Rezumat” există un cuvânt pe care l-am tastat cu diferite terminații.

Puteți elimina filtrul selectând comanda cu același nume - indicată de numărul 6. Dacă ați filtrat rânduri prin specificarea unor criterii de selecție diferite în mai multe coloane, atunci selectând această comandă o dată, filtrul va fi eliminat doar în coloana în care ați selectat astfel de o comandă, cu filtrele rămase în alte coloane va rămâne valabilă - fiecare dintre ele trebuie eliminat individual. În acele coloane în care filtrul este activat, butonul de apelare a filtrului își schimbă imaginea în butonul de filtru activat.

Dacă coloana după conținutul căreia dorim să filtram rândurile tabelului este umplută cu date, atunci în loc de un filtru de text programul ne va oferi altul - special pentru date - indicat de numărul 4: putem selecta nu numai un dată specifică, dar și mai târziu sau mai devreme decât o anumită dată sau perioadă limitată de timp, ieri, azi sau mâine etc.

Tabelul nostru are 3 coloane cu date.

Filtrul numeric (indicat prin cifra 5) este special conceput pentru a lucra cu coloane al căror conținut sunt numere (în cazul nostru, acesta este numărul de înregistrare a documentului).

Figura 5

Criterii pentru filtrarea rândurilor de tabel după conținutul coloanei în MS Excel 2003

Restrângeți afișarea

În MS Excel 2003, un filtru după conținutul coloanei este apelat de același buton de pe ecran ca în versiunile ulterioare ale programului, dar făcând clic pe acesta se deschide o listă generală pentru selectarea unei anumite valori a celulei sau pentru a seta mai multe conditii dificile filtrarea, care este deja personalizată individual pentru text, date sau numere - este lansată într-o fereastră de ecran separată după selectarea elementului „(Condiție...)” din listă.

Figurile 4 și 5 arată clar După ce criterii putem filtra acum? rânduri de tabel în MS Excel din diferite versiuni. Vom putea filtra ordinele după executant, autorii acestora, termenele limită, datele documentelor controlate și orice alte informații introduse într-o foaie de calcul. Mai mult, va fi posibilă filtrarea simultană după mai multe criterii, de exemplu:

• Pentru ce comenzi expiră termenul limită astăzi pentru un anumit antreprenor:
  în coloana „Interpreți”, selectați angajatul necesar (a se vedea numărul 2 din Figura 4), iar în coloana „Data scadență”, filtrați rândurile a căror dată îndeplinește criteriul „azi” (numărul 4 în aceeași figură) sau
• Cui i-a dat liderul ales de noi instrucțiuni luna aceasta:
  în coloana „Autorul comenzii” selectăm managerul pe care îl analizăm (numărul 2 din Figura 4), iar în coloana „Termenul de execuție” filtrăm datele care se încadrează în criteriul „Luna aceasta” (numărul 4), etc.

Acum vă vom învăța cum puteți configura programul astfel încât atunci când deschideți un fișier primesc automat informații despre ce comenzi trebuie finalizate, de exemplu, după 4 zile, pentru a informa în prealabil artiștii despre acest lucru. Pentru a face acest lucru, am furnizat o coloană specială în tabel, pe care am numit-o „Perioada de distribuție”. Acum să o configuram:

• selectați celula I6 (în prima linie a coloanei personalizate) și introduceți semnul „=” în ea;
• faceți clic cu mouse-ul pe celula adiacentă J6 (în același rând, dar în coloana „Data scadentă”) și veți vedea că este inclusă în formula de calcul al conținutului celulei I6;
• apoi continuați să marcați formula tastând „-4” de la tastatură;
• În acest moment, completarea formulei este finalizată (starea sa actuală poate fi întotdeauna văzută în bara de formule situată deasupra foii Excel, vezi simbol 1 din Figura 7, obținem „=j6-4”). Acum apăsați pe tastatură introduce- iar rezultatul calculării formulei încorporate va apărea în celula tabelului;
• după aceasta, formula poate fi copiată în rândurile următoare ale tabelului, iar apoi în ele în coloana „Termen limită de distribuire” data va fi întotdeauna cu 4 zile mai devreme decât în ​​coloana „Data scadentă”: îndreptați mouse-ul în dreapta jos. colțul celulei I6 (în timp ce indicatorul „mouse” ar trebui să ia forma unei cruci negre negre), faceți clic butonul din stanga„mouse” și, fără a-l elibera, trageți în jos până la sfârșitul coloanei, apoi eliberați butonul. În coloana I veți vedea datele tuturor avertismentelor necesare (numărul 2 din Figura 7);
• Apoi vă puteți asigura că în coloana „Perioada de distribuție” celulele cu cele curente sunt evidențiate automat în culoare, adică. datele de astăzi (1 octombrie acestea vor fi niște celule, iar 2 octombrie - altele, etc.). Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați funcția de formatare condiționată. În MS Excel 2007 sau 2010, acest lucru se face astfel:
  • selectați toate celulele tabelului în coloana „Perioada de distribuție” situată sub „antet”;
  • faceți clic pe butonul Formatarea condițională in grup Stiluri pe filă Acasă(vezi Figura 6), selectați comanda Reguli de selecție a celulelor, iar în panoul care se deschide în stânga sau în dreapta, selectați comanda Data. Se va deschide o casetă de dialog cu același nume, în care există două liste (Figura 8): în stânga trebuie să selectați o poziție Astăzi, iar în dreapta - o modalitate de a formata celulele care îndeplinesc această condiție, de exemplu, Umplere roșu deschis și text roșu închis. Faceți clic pe următorul Bine.

Figura 8 arată cum arată tabelul finit cu formatare condiționată. Prin deschiderea acestui tabel, de exemplu, pe 13 august 2012, un specialist poate determina cu ușurință ce notificări sunt trimise.

Puteți prevedea prezența ultimei coloane „tehnice” în tabel; în ea, în fiecare rând, trebuie să plasați numărul 1. Apoi, atunci când filtrați după unul sau mai multe criterii, veți număra întotdeauna rapid numărul de rânduri filtrate. Pentru a face acest lucru, selectați celulele rămase de pe ecran cu mouse-ul în această coloană - MS Excel va calcula suma valorilor lor și o va scrie în linia de referință de jos sub foaia Excel.

Figura 6

Formatarea condițională

Restrângeți afișarea

Termenele de executare a documentelor pot fi interpretate diferit. De exemplu, în ce moment ar trebui să înceapă să fie calculat termenul (din ziua în care a fost emis ordinul sau a doua zi după acesta)? Ar trebui să fie numărat în zile calendaristice sau lucrătoare? Ce să faci cu documentele al căror termen limită cade în weekend? Ce se întâmplă dacă termenul limită nu este specificat deloc? La toate aceste întrebări se răspunde în detaliu și multe sunt explicate cu exemple (16 în total) în articolul „Cum se stabilesc termenele limită? „la pagina 12 a revistei nr. 8” 2011

Este nerealist să controlezi execuția tuturor documentelor organizației. Prin urmare, recomandările pentru stabilirea listei documentelor supuse controlului de execuție vă vor ajuta. Veți afla ce termene limită sunt de obicei stabilite și cum se face acest lucru, precum și cum puteți controla comenzile verbale. Vezi articolul „Ce vom controla? „la pagina 30 a revistei nr. 7” 2011

Simplificați procesul de urmărire a proiectelor dvs. cu șabloane de management de proiect gata de utilizat în Excel. Valoarea oricărui șablon este că este punctul tău de plecare și poate fi folosit din nou și din nou. Nu trebuie să creați un cadru de la zero de fiecare dată când trebuie să trimiteți un raport părților interesate, să comunicați o schimbare de stare sau să urmăriți sarcinile. Fundația va fi deja creată și va trebui doar să adăugați date de proiect.

În acest articol veți găsi o descriere a principalelor șabloane pentru managementul proiectelor în Excel, pe care le puteți descărca gratuit. Ne vom uita si la Tipuri variateșabloane și vă spun când este mai bine să utilizați fiecare dintre ele. În plus, veți învăța cum să creați un șablon de tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel de la zero.

De asemenea, vă vom arăta cum să utilizați șabloanele de management de proiect în Smartsheet, un instrument pentru gestionarea întregii lucrări cu o interfață asemănătoare unei foi de calcul. Smartsheet vă oferă mai multă colaborare decât Excel și ușurează urmărirea proiectelor dvs.

Șablon de diagramă Gantt pentru proiect

Șablonul de diagramă Gantt de proiect este unul dintre cele mai populare șabloane utilizate de managerii de proiect. O diagramă Gantt preia datele pe care le aveți despre titlurile sarcinilor, datele de începere, datele limită și durata sarcinilor și le transformă într-o diagramă cu bare orizontale în cascadă. În acest fel, puteți vizualiza rapid ordinea în care sarcinile trebuie finalizate și, de asemenea, puteți determina modul în care sarcinile depind unele de altele. Diagrama Gantt este eficientă în special atunci când gestionați proiecte complexe cu dependențe.

Capacitățile interactive de diagramă Gantt ale Smartsheet facilitează vizualizarea proiectului. Puteți personaliza diagrama cu diferite culori și simboluri pentru a indica starea sau puteți utiliza formatarea condiționată pentru a evidenția sarcinile atribuite anumitor membri ai echipei. Activați caracteristica cale critică pentru a identifica dependențele dintre sarcini și pentru a afla care sarcini afectează în mod direct data de finalizare a proiectului. Distribuiți diagrama Gantt cu echipa sau clienții dvs., astfel încât să rămână la curent cu ceea ce se întâmplă.

Șablon de urmărire a proiectelor

Adunați toate datele despre proiect, astfel încât oricine asociat cu proiectul dvs. să știe întotdeauna unde să găsească informații importante. Cu un șablon de urmărire a proiectelor, puteți adăuga sarcini, schimba starea și prioritatea, puteți specifica livrabile, termenele scadente, costurile, timpul petrecut și alte date importante pentru proiectul dvs. Daca ai proiect major, un șablon de urmărire a proiectelor vă va ajuta să mențineți totul organizat.

Folosirea Smartsheet facilitează colaborarea echipei dumneavoastră în timp real și rămâne informată despre progresul proiectului. Puteți face modificări în proiect, puteți atribui persoane noi sarcini, puteți schimba datele și puteți efectua alte acțiuni datorită interfeței intuitive și clare.

Șablon de plan de proiect agil

Un plan de proiect agil se bazează pe funcționalitate. Planul estimează cât timp va dura implementarea fiecărei funcționalități, dar nu detaliază cum va fi implementată fiecare funcționalitate. Deoarece planurile de proiect se concentrează pe funcționalitate, puteți grupa funcționalități similare în sprinturi.

Planul de proiect agil este în continuă schimbare. Odată dezvoltat planul, echipa de proiect ar trebui să-l monitorizeze și să actualizeze starea și termenele după cum este necesar.

Acest șablon (cunoscut și ca program de proiect Agile) vă permite să vă adăugați sarcinile, să atribuiți responsabilitatea, datele de începere și scadență și starea. Durata fiecărei sarcini va fi calculată automat. Acest șablon include și o diagramă Gantt (o reprezentare vizuală a cronologiei unui proiect) care se redimensionează automat pe măsură ce adăugați datele în tabel.

Smartsheet oferă un șablon de proiect conceput pentru proiecte agile de bază. Planificați și gestionați sprinturile, caracteristicile produsului și sarcinile și utilizați diagrama Gantt încorporată pentru a vă vedea proiectul ca o cronologie. Echipa ta poate să actualizeze progresul, să urmărească livrabile, să stocheze fișiere și să stabilească alerte, totul într-o singură foaie de calcul partajată.

Șablon de buget de proiect

Rămâneți întotdeauna la curent cu modul în care proiectul dvs. respectă bugetul urmărind costurile cu forța de muncă, costurile materialelor, prețurile fixe și costurile reale. Un șablon de buget vă oferă posibilitatea de a urmări îndeaproape cheltuielile dvs. și permite celorlalți membri ai echipei să vadă dacă rămâneți în limita bugetului sau peste buget. Acest șablon poate fi folosit pentru orice proiect, indiferent de dimensiunea acestuia.

Urmăriți progresul proiectului și utilizarea bugetului într-un singur loc în Smartsheet. Acest șablon de proiect include un rezumat al stării proiectului, variația bugetului și programul și o diagramă Gantt cu dependențe. Puteți compara cu ușurință forța de muncă, materialele și alte costuri estimate și reale.

Șablon de listă de activități

Deoarece există atât de multe componente în schimbare constantă în orice proiect, o listă de sarcini vă permite să vă concentrați asupra celor mai importante sarcini. Puteți schimba datele scadente în fiecare zi sau chiar în fiecare oră și puteți vizualiza sarcinile cu cea mai mare prioritate pentru săptămâna următoare. Utilizați un șablon de listă de activități atunci când trebuie să organizați sarcini individuale.

Creați o modalitate centralizată de a vă vizualiza toate responsabilitățile în mai multe proiecte simultan cu această listă de activități în Smartsheet. Partajați foaia de calcul cu echipa dvs. pentru a crea nivelul de transparență de care aveți nevoie, urmăriți starea sarcinii cu simboluri personalizate și semnalați elementele cu prioritate ridicată, astfel încât nimic să nu fie ratat.

Șablon de cronologie a proiectului

O cronologie vă ajută să vizualizați informații complexe într-un mod convenabil și ușor de înțeles. Puteți urmări progresul, identifica potențialele întârzieri, puteți monitoriza timpul real rămas pentru a finaliza fiecare sarcină a proiectului și multe altele. O cronologie este excelentă pentru un proiect de orice dimensiune, mai ales dacă trebuie să comunicați modificările de stare colaboratorilor externi sau părților interesate.

Smartsheet oferă un șablon de cronologie conceput pentru planuri simple proiect cu sarcini, subsarcini și cronologie în vizualizarea diagramă Gantt. Echipa ta poate actualiza cu ușurință progresul, poate urmări livrabile și poate verifica starea oricând și oriunde.

Șablon de urmărire a problemelor

Adesea, problemele potențiale din proiecte pot rămâne cu ușurință nedetectate pentru o perioadă de timp. Cu toate acestea, dacă nu sunt rezolvate, aceste probleme pot întârzia în cele din urmă finalizarea întregului proiect și pot avea un impact negativ asupra rezultatelor finale. În scopul urmăririi proiectelor, utilizarea unui șablon de urmărire a problemelor vă poate ajuta să identificați rapid problemele și să desemnați cine este responsabil pentru rezolvarea acestora, astfel încât să puteți rezolva problemele pe măsură ce apar. Utilizați acest șablon dacă aveți un proiect mediu spre mare, cu multe date în schimbare.

Urmăriți problemele și erorile folosind șablonul Smartsheet Issue and Error Tracker. Creați un formular web personalizat pentru personalul de întreținere, testeri sau clienți pentru a înregistra problemele și a gestiona istoricul erorilor într-o singură locație centrală. Apoi prioritizează și închide cererile.

Șablon de foaie de timp pentru proiect

Obțineți o imagine rapidă a alocării resurselor cu un șablon de foaie de pontaj care permite tuturor membrilor echipei, precum și părților interesate, să vadă nivelul de angajament al fiecărui membru al echipei față de proiect. Urmăriți disponibilitatea resurselor pentru săptămâna următoare, astfel încât să știți întotdeauna cine le are timp liber să lucreze la un proiect și care sunt foarte ocupați. Foaia de pontaj - metoda eficienta gestionarea unui număr mare de resurse într-un proiect mare.

Gestionați-vă forța de muncă în timp real cu șablonul simplu de proiect de gestionare a resurselor Smartsheet. Atribui interpreți specifici pentru sarcini și identifica cu ușurință lipsurile sau excesele de resurse de muncă.

Urmărirea riscurilor de proiect

Prin natura lor, proiectele sunt pline de riscuri ascunse. Motivele apariției riscurilor sunt diferite: sfera muncii este determinată incorect, dependențele sunt stabilite incorect etc. Cheia este identificarea unor astfel de riscuri în fazele incipiente ale proiectului, înainte ca acestea să aibă timp să afecteze costul și momentul finalizării. Project Risk Tracker colectează toate riscurile potențiale într-un singur tabel, ceea ce îl face benefic pentru orice manager de proiect mediu până la mare.

Tabloul de bord pentru managementul proiectelor

Puteți crea un tablou de bord pentru a vă gestiona proiectul în Smartsheet folosind tablourile de bord Smartsheet Sights. Tablourile de bord oferă echipelor o vizibilitate fără precedent asupra activității desfășurate prin concentrarea datelor din tabelele cheie ale proiectelor. Partajați tabloul de bord Smartsheet cu angajații companiei dvs. sau partajați-l cu părțile interesate externe, oferindu-le un nivel suplimentar de perspectivă atunci când vizualizează valorile și stările cheie.

Cum se creează un tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel

Iată cum să creați un tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel.

Creați foaia de calcul Excel

Tabloul de bord pentru managementul proiectelor include în principal imagini grafice, dar, în același timp, datele complete pe care sunt create aceste imagini ar trebui să fie și ele stocate undeva în dvs fisier Excel. Pentru a face acest lucru, trebuie să lucrați simultan în două file ale foii de calcul Excel. O filă va conține imaginile grafice, în timp ce a doua filă va conține toate datele din care vor fi create aceste imagini. O filă va conține imaginile grafice, în timp ce a doua filă va conține toate datele din care vor fi create aceste imagini.

1. În partea de jos a fișierului, faceți dublu clic pe filă „Foaie 1” pentru a redenumi tabelul. Vă recomandăm să schimbați numele în „Tabloul de bord al proiectului”.
2. Apoi faceți clic pe pictograma semnul plus (+) din dreapta filei pentru a adăuga o altă filă.
3. Faceți dublu clic pe filă „Foaie 2”și redenumiți tabelul în „Note”.

Adăugați detaliile de design

Acum puteți adăuga datele de design (toate „numerele”) la fila Note. Aceste date vor fi folosite pentru a crea grafice, pe care apoi le puteți muta în fila Tabloul de bord al proiectului.

Creați un tabel de sarcini de proiect și o diagramă Gantt

1. În fila Note, creați un tabel de activități. Adăugați antete de coloană „Sarcini”, „Executor”, „Data de începere”, „Datorită finalizării”, „Număr de zile”Și "Stare".
2. Adăugați datele de proiectare în tabel. Enumerați toate sarcinile din proiectul dvs., persoana responsabilă pentru finalizarea lor, data de începere, data scadentă, numărul de zile alocate pentru a finaliza fiecare sarcină și starea (utilizați opțiunile „Finalizat”, „În întârziere”, „În curs”Și "Nu a început").

1. Apoi utilizați aceste date pentru a crea o diagramă Gantt.
2. După ce ați creat o diagramă Gantt, faceți clic dreapta pe diagramă și selectați "Elimina". Accesați fila Project Dashboard, faceți clic dreapta și selectați "Introduce". De asemenea, puteți tăia și lipi anumite părți ale numelui sarcinii dvs. dacă doriți să le afișați pe tabloul de bord.

Notă. Am adăugat o coloană la tabelul de sarcini "O prioritate"și a folosit simboluri stea pentru a indica importanța îndeplinirii sarcinilor. Pentru a adăuga simboluri, faceți clic pe celulă și în partea dreaptă a filei "Introduce" Selectați "Simboluri".

Adăugați diagrame pentru starea sarcinii, bugetul proiectului și articolele în așteptare.

Acum gândiți-vă ce alte informații ați dori să puneți în tabloul de bord al proiectului. În exemplul nostru, vom adăuga un grafic pentru starea generală a sarcinilor, bugetului și articolelor în așteptare.

1. Accesați fila Note și creați un mini-tabel pentru fiecare set de date pe care doriți să îl vizualizați. De exemplu, am vrut să afișăm câte sarcini au starea „Finalizat”, „În întârziere”, „În curs” și „Neînceput”. Am plasat aceste stări într-o coloană și unul lângă celălalt. Am indicat, de asemenea, câte proiecte sunt în acest statut ca procent sau cotă. Pe graficul bugetului am arătat câți bani au fost bugetați și cât au fost cheltuiți efectiv.

1. Apoi, după ce ați adăugat datele, selectați tabelul și accesați fila "Introduce". In grup "Diagrame" Selectați tipurile de diagrame pe care doriți să le utilizați (diagrame circulare, diagrame cu bare, diagrame cu bule etc.).

1. Repetați pașii anteriori pentru toate celelalte seturi de date.
2. După ce ați creat diagrame pentru toate seturile de date, tăiați și lipiți-le în fila Tabloul de bord al proiectului.

Configurați tabloul de bord al proiectului

1. Pentru a schimba culoarea de fundal a tabelului de sarcini, faceți clic pe celulă și în filă "Acasă"În capitolul „Font” Faceți clic pe pictograma găleții de vopsea pentru a selecta culoarea de care aveți nevoie.
2. Pentru a schimba culorile diagramei Gantt, faceți dublu clic pe bara de activități și selectați opțiunea „Format zona diagramei”. Faceți clic pe pictograma găleată de vopsea, selectați "Completati"și apoi în partea de jos a ferestrei selectați culoarea de care aveți nevoie.
3. Pentru a schimba culoarea graficelor, faceți dublu clic pe întregul grafic sau pe orice parte a acestuia. O fereastră va apărea în lateral „Format serie de date”. Faceți clic pe pictograma găleată de vopsea și selectați opțiunea "Completati", iar apoi în partea de jos a ferestrei, faceți clic din nou pe pictograma găleții de vopsea pentru a selecta culoarea dorită.

Luați decizii mai bune cu tablourile de bord Smartsheet Sights

Tabloul de bord Smartsheet Sight vă ajută să vizualizați, să rezumați și să partajați aspecte importante ale muncii dvs., cum ar fi starea proiectului sau progresul sarcinii, prin intermediul indicatorilor cheie de performanță (KPI). Tabloul de bord Sight va ajuta, de asemenea, echipele să rămână organizate, oferindu-le un loc central pentru resurse, cum ar fi colecții de tabele sau rapoarte.

• Tablourile de bord oferă vizibilitate în timp real asupra informațiilor cheie din tabelele de proiect.
• Interfață personalizabilă, potrivită pentru utilizare în orice departament al organizației dumneavoastră
• Widgeturile simple vă ajută să începeți rapid.

Tablourile de bord Sights oferă vizibilitate îmbunătățită pentru orice număr de proiecte, activități și informații din organizația dvs. Prin centralizarea informațiilor despre fluxul de lucru în tablourile de bord Sights, utilizatorii obțin o perspectivă suplimentară asupra proceselor complexe, pot anticipa mai bine lacunele dintr-un proiect și pot obține informații critice mai rapid.

Utilizați Smartsheet pentru a gestiona detaliile proiectelor individuale, apoi accesați tablourile de bord Sights pentru a obține o vedere la nivel înalt a stării portofoliului dvs. de proiecte și pentru a oferi colegilor și managerilor o vizibilitate fără precedent asupra activității în desfășurare. Contactați echipa Smartsheet pentru a afla cum pot beneficia organizația dvs. tablourile de bord Sights.

Șabloane Excel pentru managementul proiectelor: pentru proiecte mari și mici

Un șablon de management de proiect este un instrument eficient pentru gestionarea oricărui proiect: mare sau mic, simplu sau complex. Există o concepție greșită comună că un proiect trebuie să fie mare și foarte detaliat pentru a utiliza șabloane. De fapt, șablonul poate fi la fel de util pentru proiecte mai mici. Chiar dacă livrabilele sunt de dimensiuni mici și nu necesită foarte multă muncă, va trebui totuși să estimați cât timp va dura fiecare sarcină, să determinați resursele necesare și să atribuiți sarcini fiecărui membru al echipei.

Smartsheet este un instrument de gestionare a muncii bazat pe foi de calcul, cu funcții puternice pentru comunicare și colaborare. Cu o gamă largă de vizualizări inteligente — Grilă, Calendar, Gantt, Obiective și Carduri — Smartsheet funcționează așa cum doriți. Aflați cum să creați cu ușurință un șablon de management de proiect. Încercați Smartsheet gratuit timp de 30 de zile.

Ați dori să aflați mai multe despre cele mai bune practiciși recomandări de bază pentru managementul proiectelor? Accesați-ne pentru a accesa cele mai recente articole, șabloane, videoclipuri și multe altele.

Aflați mai multe despre soluțiile premium de gestionare a proiectelor Smartsheet

Gestionați sute de proiecte? Soluția premium de gestionare a portofoliului de proiecte Smartsheet ajută companiile și departamentele orientate spre proiect să crească debitului proiecte, crește vizibilitatea în timp real și reduce riscul proiectului.

Utilizați soluția de portofoliu de proiecte Smartsheet pentru a:

• Economisiți timp automatizând configurarea unui nou proiect.
• Aliniați performanța managementului de proiect cu obiectivele și obiectivele dvs. de afaceri.
• Asigurați politici coerente de management de proiect.
• Îmbunătățiți vizibilitatea în timp real asupra performanței portofoliului de proiecte.
• Efectuați o analiză aprofundată a portofoliului de proiecte cu folosind Microsoft Power BI.

Managerii de proiect pot folosi soluția de gestionare a portofoliului de proiecte Smartsheet pentru a obține ușor și rapid un set standard de tabele, rapoarte și tablouri de bord Sights pentru noile lor proiecte. Fiecare proiect nouÎn mod implicit, moștenește drepturile de acces preexistente stabilite de managerul de management de proiect pentru a asigura vizibilitatea tuturor proiectelor din portofoliul lor. În cele din urmă, soluția consolidează automat metadatele proiectului într-un singur fișier de date care poate fi accesat folosind tabloul de bord Smartsheet Sights sau Microsoft Power BI pentru raportarea la nivelul întregului portofoliu.

După cum știți, funcționalitatea unui asistent sau asistent personal (indiferent cum se numește această poziție în cartea de muncă) în diferite companii variază în funcție de specificul și dimensiunea organizației, de cultura corporativă adoptată în companie și de personalitate. a managerului. Cu toate acestea, există responsabilități de care orice asistent personal pur și simplu nu se poate lipsi, indiferent de locul său de muncă. Printre acestea se numără controlul asupra executării ordinelor.

În multe organizații, neîndeplinirea comenzilor și lipsa de control asupra executării lor la timp reprezintă o problemă, așa-numita. " blocaj"(din engleza) blocaj- blocaj), adică un obstacol serios care încetinește foarte mult procesele de afaceri ale companiei. Multe depind cu adevărat de asistentul de aici! Cu toate acestea, nu totul este atât de evident pe cât pare la prima vedere. Întâmpinăm adesea situații în care un asistent de neînlocuit se îmbolnăvește brusc sau pleacă în vacanță sau o dată pleacă într-o călătorie de afaceri, iar în absența lui... munca s-a oprit, comenzile nu sunt înregistrate, termenele sunt ratate, iar responsabilii sunt necunoscuți. De regulă, aceasta vorbește nu atât despre indispensabilitatea angajatului, cât despre absența unui sistem. Deci, sarcina asistentului este de a construi un sistem de monitorizare a executării comenzilor. Și sistemul, după cum știm, este în mare măsură capabil să-și mențină performanța pe cont propriu. Și nu te poți descurca singur! Dar să ne ocupăm de totul în ordine.

Controlul și tipurile sale

Un elefant, după cum se spune, ar trebui mâncat pe părți. Și merită să începeți cu terminologia.

Control- aceasta este o comparație a planului cu starea reală a lucrurilor. Controlul dezvăluie chiar și mici abateri de la rezultatele și acțiunile planificate ale oamenilor și face posibilă schimbarea situației.

Se disting următoarele tipuri de control:

1. Preliminare. Efectuat de către manager înainte de începerea efectivă a lucrărilor la misiunea. Controlul preliminar este utilizat ținând cont de resursele umane, materiale și financiare, adică, înainte de a da un ordin de lucru, managerul trebuie să se asigure că executantul are resursele necesare pentru a-l îndeplini.

2. Conceptual (incoming). Folosit pentru a clarifica:

Știe interpretul că are o misiune;

Cum a înțeles persoana care o va rezolva problema?

Cum va face mai exact asta?

Acest tip de control este efectuat de către asistentul managerului și imediat după stabilirea comenzii. Scopul este de a verifica înțelegerea de către executant a esenței comenzii și oportunitatea implementării acesteia. În această etapă, sarcina asistentului este să atragă atenția executorului asupra disponibilității sarcinii, asupra calendarului și priorității sarcinii și să se asigure că sarcina a fost acceptată pentru lucru. În acest caz, asistentul trebuie să „evidențieze” sarcini urgente și importante (amintiți-vă de matricea Eisenhower), de exemplu, după cum urmează: „Vă rugăm să rețineți că această sarcină este importantă și urgentă!” Această frază magică, pronunțată la momentul potrivit, va ajuta la evitarea multor neînțelegeri și a pierderii de neiertat de timp - este inacceptabil să lăsați procesul de clasare a sarcinilor în funcție de prioritate să-și urmeze cursul, deoarece opinia interpreților nu coincide întotdeauna cu opinia managerului. Nu uita că ceea ce este evident pentru tine poate să nu fie așa pentru alți oameni.

3. Curent (intermediar, control proces). Scopul este de a evalua procesul actual de activitate: cum se desfășoară munca, ce a fost deja făcut, ce dificultăți au apărut. Acest tip de control este efectuat de un asistent atunci când lucrarea este deja în desfășurare, dar termenul limită de finalizare a comenzii nu a sosit încă. Sarcina controlului este de a identifica prompt abaterile care apar în timpul lucrului și de a informa managerul despre acestea pentru o eventuală corectare. parametrii dați. Controlul curent se bazează pe părere.

4. Finală (finală, controlul rezultatului). Este folosit pentru a evalua dacă un obiectiv este atins până la o dată dată.

Rezultatele efective obținute sunt comparate cu cele stabilite anterior. În ciuda faptului că este prea târziu pentru a interfera cu munca în această etapă, acest control este necesar. Arată ce rezultate au obținut artiștii și dezvăluie omisiunile și deficiențele în munca lor. Ajută să înveți lecții pentru viitor. De regulă, în această etapă managerul și asistentul lucrează împreună, deoarece Calificările asistentului pot să nu fie suficiente pentru a determina caracterul complet și corectitudinea sarcinii.

Ce și cum să controlezi

Distribuția responsabilității pentru asigurarea controlului în domenii cheie depinde de dimensiunea organizației:

A controla	Marimea companiei	Responsabilpentru asigurarea controlului
Norme și cerințe legale	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Avocat, contabil Serviciu juridic, contabilitate Serviciu juridic și șefi de zone
Ordinele liderului	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Secretar șef Asistent manager Asistent și șefi de zone
Cerințe ale documentelor de reglementare locale	Până la 100 de persoane Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Secretar șef Asistent manager Șefi de activități
Ordinele individuale ale managerului	Până la 500 de persoane Peste 500 de oameni	Şeful organizaţiei Secretar șef Asistent manager
Instrucțiuni primite de la centrul corporativ	Până la 1500 de persoane Până la 2500 de persoane Peste 2500 de oameni	Asistent manager Asistent manager și secretariat Management de caz

„Control” și „monitorizare” sunt lucruri diferite!

Pentru a înțelege în sfârșit ce este, merită să acordați atenție unui alt termen care se găsește adesea în managementul modern - „monitorizare”. Adesea, în literatură, conceptele de „control” și „monitorizare” sunt folosite ca fiind identice, dar acestea sunt lucruri fundamental diferite! Pentru a aplica o abordare sistematică a gestionării executării ordinelor, această diferență trebuie înțeleasă. Dacă monitorizarea- aceasta este monitorizarea parametrilor unui obiect cu înregistrarea și salvarea datelor, apoi Control- aceasta este o observație obligatorie impact asupra obiectuluiîn cazul valorilor parametrilor care depășesc limitele acceptabile. În ceea ce privește misiunile, aceasta înseamnă că asistentul trebuie să aibă un instrument de monitorizare, de ex. mentine o anumita baza de date in care inregistreaza instructiunile, termenele, persoanele responsabile si stadiul executiei (finalizat/nefinalizat). Cu toate acestea, pentru a construi un sistem de control eficient, pur și simplu păstrarea statisticilor nu este suficientă - controlul implică gestionarea activă a situației, ajustarea și influența, de exemplu. influență conștientă intenționată în vederea realizării unei dinamici pozitive în disciplina performanței.

Cum să vă asigurați că comenzile sunt îndeplinite?

Pentru ca comenzile să fie executate, este necesară o abordare integrată a soluționării acestei probleme. Sistemul de control al executării comenzilor va funcționa în conformitate cu următoarele principii:

1) Prioritate mare din partea managementului. Managerul trebuie să demonstreze că respectarea strictă a instrucțiunilor sale este importantă pentru el și companie.

2) Discuție comună a abordărilor pentru rezolvarea problemei. Pentru a lua în considerare toate riscurile și a analiza problema în mod cuprinzător, este necesar să se implice toți participanții la proces în discuție - atât managerul care dă instrucțiuni, cât și asistentul care le supraveghează, precum și managerii care vor fi direct responsabili pentru execuţie. Acordurile ar trebui să se refere în primul rând la metodele de obținere a informațiilor despre instrucțiuni și termene, formatul raportului de execuție, procedura de reeșalonare, abordări ale recompenselor sau pedepsei în cazul neîndeplinirii instrucțiunilor. Managerul ar trebui, de asemenea, să-și informeze subordonații cu privire la puterile asistentului în ceea ce privește monitorizarea executării ordinelor (dacă sunteți o persoană nouă în echipă și nu ați câștigat încă autoritate, întrebați-vă managerul despre acest lucru).

3) Informarea tuturor angajaților companiei cu privire la implementarea unui sistem de monitorizare a executării comenzilor. Este necesar să se asigure transparența abordărilor, de ex. regulile trebuie să fie formalizate în documentul de reglementare local al companiei.

4) Consecvență și regularitate. Disciplina executivă va crește dacă angajații sunt încrezători că fiecare sarcină este înregistrată, că fiecare sarcină trebuie luată în considerare, că niciuna dintre ele nu va fi ratată sau uitată și că neîndeplinirea instrucțiunilor de la conducere va fi inevitabil pedepsită. (Este imediat util să se prevadă procedura de informare, deoarece instrucțiunile pot fi impracticabile a priori sau pot avea motive imperioase pentru nerespectarea la timp. Fiecare astfel de caz trebuie luat în considerare individual.)

Pare o sarcină pentru, zici tu. Acest lucru este parțial adevărat. Care este rolul asistentului? Un asistent este exact același angajat al companiei care trebuie să informeze managerul că există o problemă, că aceasta prezintă riscuri specifice, că încerci să ții „degetul pe puls” (și până acum reușește în mare măsură datorită calități personale), dar absența sistemului se va face cunoscut mai devreme sau mai târziu și te îngrijorează.

Principalul lucru este să nu uitați să spuneți că aveți o propunere specifică cu privire la modul de organizare a unui sistem de control (adică nu ar trebui să fie doar o problemă servită pe un platou de argint, ci o problemă și opțiuni de rezolvare).

Chiar dacă sunteți un nou angajat al companiei, nu trebuie să vă fie teamă să vă abordați managerul cu o astfel de propunere. Dacă până acum nu s-a întâmplat nimic fatal în compania dvs. din cauza unei comenzi neîndeplinite/întârziate/nesolicitate, managerul dvs. tot nu va face urechea surdă la propunerea dvs. Probabil că nu există nicio persoană din întreaga companie mai interesată de rezolvarea acestei probleme.

Importanța unei comunicări eficiente

Să presupunem că propunerea dvs. este acceptată: managerul a subliniat importanța sarcinii, a anunțat rolul dvs. în acest proces, a aprobat document normativ reglementând procesul, toți angajații companiei sunt informați. Ce urmeaza? Documentul publicat risca sa ramana o bucata de hartie fara suflet daca renunti in aceasta etapa. Cum să faci toate acestea să funcționeze?

Răspunsul constă în primul rând în abilitățile de comunicare eficiente ale asistentului. Da, aceasta este aceeași expresie pe care o vedem atât de des în CV-urile pentru posturile administrative. A avea astfel de aptitudini este vital pentru un asistent. În sens restrâns, în ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, comunicarea eficientă este o modalitate de transmitere rapidă a informațiilor fără distorsiuni și de primire a feedback-ului privind înțelegerea corectă a „mesajului”.

Se construiește o comunicare eficientă:

Eficient sau ineficient?

Comunicarea ineficientă înseamnă ceartă cu ceilalți, menită să vă protejați obiectivele și planurile. Implică prezența învingătorilor și a învinșilor. Acest stil de „comunicare” este categoric: există „drept” și „greșit”, „victorie” și „înfrângere”, „bun” și „rău”, fără a ține cont de stările intermediare. Există o singură opinie corectă, așa că putem neglija opiniile și experiențele oamenilor care ne pot îmbogăți cunoștințele despre lume și ne pot forma o imagine holistică. În schimb, ne apărăm constant opiniile noastre înguste. O pauză în conflict este considerată un succes atunci când apărătorul se retrage temporar. În cele din urmă, dezacordul are ca rezultat rezistență, pierderea eficienței echipei și chiar sabotaj până când predomină un echilibru de putere și respect.

Comunicarea eficientă, la rândul său, urmărește să înțeleagă punctele de vedere, sentimentele și opiniile celorlalți. Când două părți se ascultă una pe cealaltă, ambele câștigă. Înțelegerea și respectul reciproc devin baza cooperării, interdependenței și loialității. Succesul va fi obținut dacă fiecare parte spune: „Da, exact asta am vrut să spun. Mă înțelegi".

Comunicarea eficientă este, fără îndoială, necesară pentru implementarea cu succes a obiectivelor organizaționale. Mesajele distorsionate, interpretate greșit provoacă adesea înfrângeri pentru marile companii, armate și națiuni.

Abilitățile de comunicare eficiente permit opusilor să coexiste - capacitatea supremă de a înțelege un alt punct de vedere și de a găsi compromisuri. De ce să ne certăm despre cine are dreptate și cine greșește? Scopul unei comunicări eficiente este de a stabili și menține relații de lucru reciproc avantajoase și, prin urmare, de lungă durată.

În ceea ce privește monitorizarea executării comenzilor, asistentul trebuie să arate abilități eficiente de comunicareîn toate etapele instrucțiunilor de „călătorie”:

1) Interacțiunea cu managerul la stabilirea instrucțiunilor. Sarcina asistentului este să înregistreze corect sarcina, încercând să adere la o schemă specifică de stabilire a obiectivelor, de exemplu SMART. Acest lucru va permite subordonaților să înțeleagă ce li se cere. Formularea ordinului trebuie să fie clară, în formă verbală (răspunde la întrebarea: ce să faci?), ordinul trebuie să aibă un termen limită specificat, iar pentru fiecare ordin trebuie identificat un executor responsabil.

După ce comanda a fost înregistrată corect, asistentul trebuie să se asigure că nu există inexactități și să furnizeze versiunea finala protocol sau registru de instrucțiuni către manager pentru aprobare, sau întrebați verbal: „V-am înțeles bine? Ivanov I.I. trebuie să elaboreze și să depună spre aprobare un program de implementare a proiectului până la 11 mai 2015?”

Ce s-a întâmplatINTELIGENT?

INTELIGENT este un acronim mnemonic folosit în management și management de proiect pentru a defini scopuri și a stabili obiective.
Un scop sau o sarcină stabilită conform criteriilor SMART are următoarele caracteristici:
. S- specific (specific) - clar, precis, clar descris;
. M- măsurabil (măsurabil) - având stabiliți indicatori de rezultat prin care se poate înțelege că scopul a fost atins. Ele pot fi atât cantitative, cât și calitative. Fără aceste criterii, este aproape imposibil să se evalueze finalizarea sarcinii;
. A- realizabil (realizabil) - realist, dar care necesită un oarecare efort, care servește ca un factor motivant suplimentar;
. R- relevant (adecvat) - coincide cu obiectivele mai largi ale departamentului sau organizației;
. T- limitat în timp (limitat în timp) - trebuie stabilite termene limită pentru atingerea scopului.

2) Interacțiunea cu executanții la transferul comenzilor la serviciu. Sarcina cheie în această etapă este să vă asigurați că antreprenorul este informat despre misiunea și că o acceptă pentru lucru. Dacă organizația este mică, atunci asistentul sau secretarul contactează direct cu artiștii prin intermediul E-mail sau prin telefon. În organizațiile mari, o astfel de interacțiune este dificil de realizat, astfel încât asistentul transmite comanda și interacționează direct cu șefii adjuncți ai organizației, iar la transferul comenzilor se aplică principiul în cascadă, de exemplu: EEdirector de departamentEsef departamentEexecutor direct.

3) Informațiile despre executarea ordinului sunt transmise pe cale inversă: CEO/AsistentBdirector general adjunctBdirector de departamentBsef departamentBexecutor direct.

Asistentul joacă rolul de intermediar în transmiterea informațiilor despre comandă. În același timp, pentru a reduce timpul de transfer de date către asistent, este indicat să se asigure utilizarea resursă informațională, care vă permite să publicați informații rezumate despre comenzile în acces general, de exemplu, către portalul corporativ intern al organizației, unde orice angajat poate vedea rapid ce sarcini are și poate trimite comentarii asistentului.

4) Atunci când se efectuează controlul intermediar, este necesar să se clarifice prognoza de la antreprenor: indiferent dacă respectă termenul limită sau în timpul execuției s-a dovedit că volumul de lucru este mai mare decât se aștepta anterior, sau resursele antreprenorului sunt insuficiente și este necesară implicarea angajaților din alte divizii structurale, deoarece sarcina s-a dovedit a fi transversală. Asistentul trebuie să conducă un dialog constructiv continuu cu managerul/interpretul responsabil pentru a obține informații prompte și fiabile despre progresul execuției și, dacă apar probleme serioase, să informeze managerul despre aceasta cât timp ceva mai poate fi corectat. În același timp, nu ar trebui să mergeți prea departe și să deveniți intruziv, deranjand interpretul și distragându-i atenția de la fleacuri. Toți participanții la proces trebuie să înțeleagă clar că au obiective comune și să se respecte reciproc munca. Pentru a face acest lucru, ar trebui să fiți de acord asupra unui format de comunicare acceptabil.

5) La primirea informațiilor despre executarea unei comenzi, asistentul, împreună cu managerul, evaluează caracterul complet al datelor prezentate și ia o decizie privind acceptarea comenzii sau returnarea acesteia spre revizuire. Asistentul trebuie să înștiințeze executorul de decizia luată.

6) La generarea de rapoarte analitice. Contabilitatea strictă implică raportări și analize regulate bazate pe date statistice. La o anumită frecvență, de exemplu o dată pe lună, asistentul trebuie să analizeze datele statistice acumulate privind misiunile și să genereze un raport privind disciplina de performanță (Fig. 1). Un astfel de raport poate conține informații despre câte instrucțiuni au existat, câte dintre ele au fost finalizate la timp/întârziere/nefinalizate, care unități sunt lideri și care sunt anti-lideri în ceea ce privește executarea la timp a instrucțiunilor managerului. Managerul poate dispune de aceste informații la propria discreție. Cu toate acestea, este de dorit ca abordarea recompensei și pedepsei să fie previzibilă și uniformă pentru toată lumea.

Orez. 1

Instrumente utile în arsenalul asistentului

Există o mare varietate de astfel de instrumente, dar este important să urmați principiul cheie - toate instrucțiunile managerului trebuie să fie materializate și introduse într-un singur depozit, unde este posibilă monitorizarea periodică a executării comenzilor în conformitate cu prioritatea acestora.

Implementarea tehnică ideală este Microsoft Outlook , deoarece conține mecanisme de setări flexibile așa-numitele. „vizualizări ale utilizatorilor”. În plus față de vizualizările standard „După executori”, „După categorii”, „După termene”, puteți configura orice altele - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, termenul pentru care a expirat de la 5 la acum 20 de zile” și etc. Odată configurată, vizualizarea devine disponibilă în viitor cu un singur clic al mouse-ului. Nu ne vom opri asupra acestui lucru în detaliu, pentru că... O serie de articole au fost deja dedicate acestui instrument.

Uneori sistem similar configurat pe bază sisteme electronice de gestionare a documentelor, de exemplu Lotus Notes, Documentum sau Directum, unde informațiile cheie despre comandă sunt înregistrate în cardul de înregistrare și control (RCC). Cu toate acestea, EDMS este un program costisitor pe care nu și-l pot permite toate organizațiile.

Unul dintre cele mai universale și accesibile instrumente de monitorizare a executării comenzilor este Microsoft excela. Acest program poate fi folosit pe lângă cele existente dacă lucrați în companie mareși ca instrument independent. Frumusețea este că, pe baza acestei soluții tehnice, puteți crea o bază de date unică de comenzi cu setări flexibile de câmpuri și filtre la discreția dvs. Un astfel de registru consolidat de instrucțiuni poate fi pus la dispoziția publicului, iar fiecare angajat poate clarifica formularea, termenele limită și poate urmări starea instrucțiunilor sale. Mai întâi ar trebui să configurați drepturi limitate pentru a edita fișierul pentru a evita coruperea sau ștergerea accidentală a datelor.

În MS Excel, puteți nu doar să introduceți manual instrucțiuni, ca în cazul comenzilor verbale de la manager, ci și să descărcați instrucțiuni din EDMS (dacă acestea sunt instrucțiuni din protocoale sau instrucțiuni care vin din exterior, de exemplu, solicitări de la autoritățile de reglementare). sau organisme guvernamentale sau un centru corporativ).

Prin setarea câmpurilor într-un anumit mod, puteți seta codificarea culorilor în coloana „Starea execuției comenzii”. De exemplu, o comandă care nu a sosit încă va fi indicată automat cu albastru; o comandă finalizată la timp este verde (pentru aceasta, datele din câmpurile „Due to Execution” și „Actual Execution” trebuie să se potrivească); o comandă pentru care perioada de execuție a expirat și nu a fost primită nicio confirmare de primire a raportului de execuție va fi afișată automat ca neîndeplinită și marcată cu roșu.

Crearea unui registru de comenzi înDOMNIȘOARĂ excela

Câmpurile din registry sunt configurate prin scrierea unei macrocomenzi. Pentru așa reglaj fin Cel mai bine este să implicați un specialist IT.

Daca nu exista specialist IT si nu ai abilitati de programare, poti folosi o alta metoda mai simpla si mai accesibila.

Puteți personaliza singur celulele tabelului folosind caracteristici de formatare condiționată.

Pentru a configura umplerea celulei, selectați celula din tabel pentru care vom configura formatarea (în cazul nostru, aceasta este celula G10 ), pe fila Acasă - Formatarea condițională, în propus meniul contextual - Creați o regulă(Fig. 2).

Orez. 3

În bara de formule a casetei de dialog de sub titlu, trebuie să setați o regulă care va fi considerată adevărată (Fig. 4).

Orez. 4

Pentru registrul nostru, va fi necesar să configurați secvențial patru reguli pentru aceeași celulă G10 , iar apoi „extinde” acțiunea lor la întreaga coloană G.

• Pentru a indica o comandă neîndeplinită, configurați regula 1.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați culoarea de umplere. Prima regulă va corespunde culorii roșii.

Apoi, introduceți următoarea descriere a regulii în bara de formule: =DACA(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig. 5). Aceasta înseamnă că cu condiția ca în celulă F10 este indicată data scadentă și a expirat deja, celula va deveni automat roșie.

Orez. 5

Apăsați tastaOLA.

• Pentru a indica o comandă în curs, configurați regula 2. Repetăm ​​secvența de acțiuni descrisă mai sus: selectați celula G10 , să mergem la Formatarea condițională, Selectați Creați o regulăȘi Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

În caseta de dialog deja familiară Creați o regulă de formatare folosind cheia Format alegeți o culoare de umplere diferită. A doua regulă va corespunde culorii albastre.

=IF(F10>0;F10>AZI();""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicat un termen limită și nu a sosit încă, celula este colorată automat în albastru.

Apăsați tasta OLA.

• Pentru a indica o comandă care a fost finalizată la timp, am stabilit regula 3. Repetăm ​​din nou secvența de acțiuni descrisă mai sus, doar de data aceasta în caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere verde pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată strict la timp sau înainte de program.

Introduceți descrierea regulii în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 G10 se indică termenul de executare efectivă, care coincide cu termenul limită F10 sau îl precede, celulă G10 va deveni automat verde.

Apăsați tasta OLA.

• În cele din urmă, pentru a indica o comandă care a fost finalizată mai târziu decât termenul limită specificat, am stabilit regula 4.În caseta de dialog Creați o regulă de formatare folosind cheia Format selectați o culoare de umplere galbenă pentru a indica faptul că comanda a fost finalizată cu întârziere.

Introduceți următoarea regulă în bara de formule: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Aceasta înseamnă că dacă se află într-o celulă F10 este indicată data scadentă, iar în celulă G10 se indică data executării efective, care este ulterioară datei F10 , apoi celula G10 va deveni automat galben.

Odată ajuns în celulă G10 toate cele patru reguli sunt configurate, „întindem” formula dată pe toată coloana Gși completați-l cu datele efective de executare a comenzilor. Celulele vor fi colorate automat în paleta specificată.

Următorul pas este setări de vizualizare, adică diagrame pentru o percepție mai vizuală a imaginii disciplinei performative.

Pentru a construi o diagramă, avem nevoie de date cantitative, de ex. numărul tuturor comenzilor și fiecare tip separat. Prin urmare, va fi necesară o ajustare intermediară. Putem afișa date cantitative într-o legendă, unde vor fi introduse automat din tabelul nostru (legenda poate fi plasată pe aceeași foaie, de exemplu, deasupra tabelului).

Pentru a colecta statistici, trebuie să completați una dintre celulele tabelului, de exemplu celula adiacentă H10 , în felul următor:

1. Selectați o celulă H10 , în partea de sus a barei de formule, dați clic pe pictogramă fx Funcția de inserare, selectați categoria „ logic», « DACĂ».

Scriem următoarea regulă în linia de sus a formulelor: =DACĂ($F10>0,DACĂ($G10>0,DACĂ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig. 6).

Orez. 6

Extindem regula specificată în celulă H10 , în jos pe toată coloana H(Fig. 7).

Orez. 7

Apoi coloana H poate fi ascuns, lăsând vizibile doar informațiile de registru necesare.

• Crearea unei legende. Pentru datele dintr-o coloană H intră în legendă și sunt afișate în ea în formă cantitativă, trebuie să configurați celulele de legendă după cum urmează:

1. Setați o regulă pentru o celulă G3 : selectați această celulă, faceți clic pe pictograma din bara de formule fx Funcția de inserare, selectați tipul de funcții " statistic», « COUNTIF».

2. Apoi scrieți următoarele în bara de formule: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

Orez. 8

3. „Întindeți” formula din celulă G3 inainte de G6 respectiv.

De asemenea, puteți personaliza vizualizarea și încărcați date despre comenzi pentru o anumită perioadă de timp sub forma unui grafic.

• CUrealizarea unei diagrame. Pentru a face acest lucru, accesați fila Introduceși selectați o diagramă, de exemplu o diagramă circulară, după ce ați selectat anterior intervalul celule din G3 inainte de G6 (Fig. 9).

Orez. 9

Inserăm diagrama și colorăm segmentele acesteia în culorile de umplere pe care le-am ales selectând segmentul și apelând meniul contextual corespunzător cu butonul drept al mouse-ului (totul este intuitiv acolo). Registrul nostru este gata (Fig. 10).

Orez. 10

Și, în sfârșit

Crearea unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor este destul de dificilă - este necesar să se țină cont de multe aspecte și caracteristici diferite care pot fi unice pentru diferite organizații. Nu este ușor, dar amintiți-vă că fiecare ghicitoare are o soluție. Când mă confrunt cu o problemă dificilă care, la prima vedere, nu are soluție, îmi amintesc mereu de enigma lui B. Verber:

„Cum să conectezi aceste nouă puncte cu patru linii fără a ridica stiloul de pe hârtie?

Adesea nu putem găsi o soluție deoarece mintea noastră este limitată la zona desenului. Dar nicăieri nu spune că nu poți depăși limitele ei.

Exista o solutie:

Morala: pentru a înțelege sistemul, trebuie să... ieși din el.”

Există multe modalități de organizare a unui sistem eficient de monitorizare a executării comenzilor. Principalul lucru este să-l găsești exact pe cel care se va potrivi cel mai organic în munca companiei tale și a ta, să simți cumpătare în toate și să nu depășești linia dincolo de care vine hipercontrolul maniacal.

M.A. Suchkova, director general adjunct al companiei de rafinare a petrolului Ryazan CJSC (filiala NK-Rosneft OJSC)

Fiecare organizație, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu problema monitorizării sarcinilor stabilite de management. Fiecare rezolvă această problemă în mod diferit: unii implementează un sistem electronic de gestionare a documentelor, unii pun semne în cărțile de înregistrare, alții înființează un dulap de fișiere la modă veche. În acest articol ne vom uita la problema monitorizării comenzilor emise de manager cu privire la documentele de intrare și interne ale companiei și vă vom prezenta una dintre opțiunile de organizare a unui sistem de control folosind MS Outlook.

Ce este controlul execuției sarcinilor?

O comandă de la un manager începe de obicei cu o rezoluție plasată pe un document primit sau intern (de exemplu, un memoriu intern). Rezoluția, după cum se știe, trebuie să indice executorul, conținutul sarcinii și perioada în care ordinul trebuie finalizat.

Dacă organizația nu are un sistem de control, atunci, de regulă, managerul își încheie munca la document cu o rezoluție, iar executarea misiunii rămâne în întregime pe conștiința executorului. În cel mai bun caz, directorul își va face o notă în jurnal pentru a nu pierde din vedere cele mai importante chestiuni, dar când volumul documentelor primite ajunge la câteva zeci sau sute pe zi, niciun jurnal nu îl va salva.

Drept urmare, responsabilitatea de a monitoriza execuția cade pe umerii fragili ai secretarei (sau, alternativ, unuia dintre angajații biroului). Într-un fel sau altul, sarcina controlorului este să se familiarizeze cu rezoluția, să aducă comanda executorului și să se asigure că este finalizată la timp.

Sunt toate documentele puse sub control?

La început, când un sistem de control al documentelor tocmai apare în organizația dvs., este mai bine să controlați doar o parte din documente. Care - lasă liderul să decidă personal. În primul rând, va fi mai ușor pentru controlor, iar în al doilea rând, reacția negativă (așa cum se întâmplă întotdeauna cu schimbări) a angajaților va fi atenuată. Pe viitor, lista documentelor trimise spre control se va extinde treptat. Să presupunem că în prima etapă s-a luat decizia de a monitoriza executarea instrucțiunilor privind plângerile primite de la persoane și orice solicitări din partea autorităților guvernamentale.

Cu toate acestea, dacă o companie trece imediat la gestionarea electronică a documentelor, nu există nicio problemă de alegere: programele EDMS urmăresc automat calea fiecărui document.

Creați o sarcină înDOMNIȘOARĂ Outlook

Outlook este în primul rând un client de e-mail care poate înlocui un sistem electronic de gestionare a documentelor doar în ceea ce privește comunicațiile între utilizatori; îndeplinește cu succes toate funcțiile necesare, în special, monitorizarea execuției sarcinilor și generarea de rapoarte.

O condiție indispensabilă pentru organizarea controlului înDOMNIȘOARĂ Outlook: Rezoluția managerului trebuie într-un fel sau altul să fie încorporată în formă electronică. Controlorul trebuie fie să scaneze documentul cu rezoluția pentru a atașa acest fișier la sarcină, fie să reproducă manual textul rezoluției în corpul sarcinii.

Pentru a crea o sarcină pentru un utilizator, lansați MS Outlook și selectați comenzi din meniul de sus Fişier, CreaȘi Ordin(Fig. 1), după care se va deschide o nouă fereastră - sarcina dvs. viitoare.

Fig.1. Crearea unei comenzi

Să începem să completăm câmpurile. În primul dintre ele ( La care) se înscrie adresa executorului judecătoresc desemnat de director.

Dacă există mai mulți executanți, sarcina este creată pentru fiecare separat (o caracteristică a programului; în caz contrar, vor exista dificultăți în urmărirea sarcinii).

Al doilea câmp Subiect trebuie să îl completați cât mai corect posibil, astfel încât să fie deja clar la ce se referă sarcina, de exemplu:

Intrare-234 din data de 29.01.2013.

Acest lucru va fi convenabil atât pentru controlor, cât și pentru interpret.

Următorul domeniu important pentru noi este Termen. Se stabileste pe baza termenelor de executare a documentelor acceptate in firma dumneavoastra.

Vă reamintim că perioada standard acceptată în practica comunicării în afaceri este de 30 de zile calendaristice.

Aproape de câmp Termen Puteți selecta nivelul de importanță al sarcinii: scăzut, normal sau ridicat.

Câmpuri Start, StateȘi Gata La crearea unei sarcini, de obicei, controlorul nu o atinge, deoarece executantul nu a început încă execuția, iar începerea timpului alocat pentru lucru va fi momentul în care sarcina este trimisă executantului.

În meniu Opțiuni Puteți programa o sarcină pentru a se repeta făcând clic pe butonul corespunzător.

Acest lucru este relevant pentru, de exemplu, rapoarte lunare sau furnizarea de alte informații la o frecvență specificată.

Aici vi se cere să selectați o categorie (dacă o utilizați) și să adăugați un memento pentru interpret.

Este convenabil să setați un memento cu trei zile înainte de termenul limită: în ziua necesară, contractantul va primi o scrisoare cu conținutul corespunzător.

Opțiuni Păstrați o copie actualizată a acestei sarcini în lista dvs. de sarciniȘi Trimiteți-mi un raport de stare când o sarcină este finalizată sunt activate și dezactivate folosind o bifă în casetele de selectare.

Pe o notă!

Caseta de selectare (din caseta de selectare în engleză) este un element grafic al interfeței utilizator care permite utilizatorului să controleze un parametru cu două stări - ☑ pornit și ☐ dezactivat.

Câmpul de text este introdus în câmpul de litere - instrucțiunile necesare pentru a finaliza sarcina. Dacă nu există, puteți introduce standardul Vă rugăm să citiți rezoluția și să urmați instrucțiunile.

Accesați fila meniu Introduce. Aici atașăm sarcinii un fișier cu o scrisoare de rezoluție.

După aceea, faceți clic Trimite– iar sarcina revine persoanei responsabile (Fig. 2).

Fig 2. Trimiterea unei sarcini pentru execuție

Munca interpretului la o sarcină

Antreprenorul va primi o scrisoare cu un atașament care conține sarcina. După ce a deschis sarcina, el va vedea un fișier cu rezoluția managerului, data de finalizare și alte informații pe care i le-ați trimis (Fig. 3).

Orez. 3. Primirea sarcinii de către executant

la Fig - în această imagine nu există niciun punct după comandă, dar în cea anterioară există

După finalizarea misiunii, executorul trebuie să întocmească un proces-verbal. Pentru a face acest lucru, în sarcină, ca într-un e-mail obișnuit, trebuie să selectați opțiunea Răspuns, scrieți textul raportului și trimiteți-l controlorului.

Raportul trebuie să fie corect și să conțină informații actualizate despre finalizarea sarcinii și nu o simplă dezabonare Efectuat sau mai rau, Bine.

Exemplu de raport privind executarea unui ordin:

O scrisoare din 30 ianuarie 2013 Nr. 323 a fost trimisă contrapartidei prin poștă.

Finalizarea unei sarcini

După primirea raportului, controlorul marchează sarcina ca finalizată. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe sarcină din lista de sarcini și selectați comanda din meniul derulant Pentru executare, și apoi Marcați ca finalizat(Fig. 4).

Orez. 4. Finalizarea sarcinii

Raportare

Monitorizarea executării comenzilor își va pierde orice sens dacă controlorul nu analizează periodic calitatea muncii executanților. Pentru a face acest lucru, trebuie să generați un raport pe baza parametrilor care vă interesează.

Pentru a vedea întreaga listă de comenzi pe care le-ați trimis, faceți clic pe butonul din colțul din stânga jos al ecranului Sarcini. O listă de sarcini va fi formată în câmpul central și în coloana din stânga Vedere actuala Se poate face orice selecție. De obicei, controlorii folosesc vizualizări Lista detaliata, Sarcini restanteȘi Prin responsabil(Fig. 5).

Fig.5. Lista detaliată a depunerilor

Orice listă poate fi imprimată selectând comanda corespunzătoare din meniu Fişier.

Reglementarea procesului și lucrul cu personalul

Ca și în cazul oricărei inovații, este imposibil să se facă fără reglementări pentru procesul de monitorizare a executării comenzilor. Este recomandabil să includeți reguli pentru stabilirea și finalizarea sarcinilor în instrucțiunile de lucru de birou. Dacă nu aveți încă unul, puteți crea un document separat, „Reguli...” sau „Instrucțiuni...”. Într-un fel sau altul, procesul trebuie descris cât mai detaliat posibil și este indicat să furnizați descrierea cu capturi de ecran. Instrucțiunile trebuie aprobate de directorul general.

Trecerea la un nou sistem de control înseamnă apariția unui număr de reguli noi care sunt obligatorii pentru toată lumea. Cu toate acestea, respectarea acestor reguli nu va fi o bătaie de cap pentru colegii tăi.

in primul rand, fiecare angajat va trebui acum să mențină MS Outlook permanent activat. Ca ultimă soluție, verifică-ți e-mailul de cel puțin două ori pe zi.

În al doilea rând, colegii vor trebui să-și amintească: sarcina, al cărei autor este secretarul, nu este capriciul lui (secretarului). Acesta nu este altceva decât un ordin al directorului, prezentat în format electronic. Directorul a fost cel care a desemnat executorul și a stabilit termenul limită pentru sarcina și, de fapt, directorul va trebui să raporteze asupra implementării, și nu controlorul-secretar.

După cum puteți vedea, procesul de setare a sarcinilor în MS Outlook este destul de simplu și este destul de potrivit pentru o companie mică, unde sunt setate până la 20 de sarcini zilnic. Principalul lucru este că fiecare dintre instrucțiunile trimise în acest fel este întocmită cât mai corect posibil: are un anumit destinatar și termen limită și este trimisă în scris. Finalizarea lucrării la o sarcină este înregistrată în mod clar. Controlorul, la rândul său, este eliberat de a suna interpreții cu mementouri: trebuie doar să se asigure că raportul de execuție ajunge la timp.

Am luat în considerare doar una dintre opțiunile de automatizare a sistemului de monitorizare a executării comenzilor într-o organizație. La fel ca oricare dintre metodele de control pe care le-am enumerat la începutul articolului, aceasta are propriul set de avantaje și dezavantaje. Totuși, în opinia noastră, aceasta este una dintre alternativele optime de buget pentru o companie care abia începe să descopere managementul electronic al documentelor.

Evgenia Kozhanova, specialist în instituțiile de învățământ preșcolar și managementul evidenței personalului

Un sistem de control automatizat vă permite să vizualizați cu ușurință toate sarcinile nu numai după termen, ci și după executant, și astfel să vedeți încărcarea fiecăreia și să furnizați liste de documente neîndeplinite cu un termen de expirare care nu au fost încă luate în considerare de către executant. . Programul vă permite să diferențiați drepturile de acces, să pregătiți rapoartele necesare pentru management...
Configurația este ușor și rapid configurată de către utilizator.

Programul include următoarele rapoarte:
- Lista sarcinilor datorate la o dată
- Certificat de disciplina de performanta
- Sarcini îndeplinite cu încălcarea termenelor limită
- Sarcini sub control

Programul Automated Task Execution Control oferă utilizatorilor următoarele capabilități:
Pentru manageri:
. creați (înregistrați) noi carduri de sarcini;
. monitorizează starea rezumată a misiunilor curente pentru toți performanții și statisticile disciplinei de performanță;
. controlează evoluția sarcinilor specifice pentru oricare dintre executanți, ținând cont de amânarea termenelor de execuție;
. efectuează schimburi de text de informații cu executanții în timpul executării sarcinii;
. înregistrarea faptului de finalizare (sarcinile „închise”);
. căutarea sarcinilor folosind diverse criterii;
. vizualizați arhiva sarcinilor închise;
. imprimați, exportați în MS Word și MS Excel o sarcină separată;
. tipăriți, exportați în MS Word și MS Excel liste de sarcini în funcție de diverse criterii;

. generarea de rapoarte privind executarea sarcinilor și disciplina de performanță.

Interpreți:
. primi sarcini noi de la conducere;
. monitorizați starea rezumată a sarcinilor dvs. curente;
. efectuează schimburi de text de informații cu conducerea și co-performanții în timpul executării sarcinilor;
. înregistrați faptul îndeplinirii sarcinii;
. caută sarcinile tale folosind diverse criterii;
. vizualizați arhiva sarcinilor finalizate;
. marcarea automată a sarcinilor restante;
. tipăriți, exportați în Word și Excel individuale sau liste de sarcini în funcție de diverse criterii.

În scop informativ puteți, care are o limită de timp: 50 de zile și nu are limitări funcționale. La sfârșitul perioadei de demonstrație, va trebui să achiziționați o licență. După plată, primiți prin e-mail un cod de licență personal pentru program. Trebuie introdus la pornirea programului în caseta de dialog „Activare” iar versiunea dumneavoastră demo va deveni versiunea completă fără restricții de timp și funcționale, codul de licență nu este limitat în timp.

Informații pentru cumpărători:

1. Prin achiziționarea uneia dintre licențele oferite pentru program, puteți instala codul de licență pe un număr nelimitat de computere (stații de lucru din rețea).

2. Licență de rețea fără restricții, capacitatea de a utiliza pentru totdeauna versiunea și licența pe care le-ați achiziționat.

3. Posibilitatea de a descărca actualizări software gratuit timp de 1 an.

5. Puteți utiliza programul achiziționat în activitățile dvs. de afaceri.

Beneficiile acestui program

Structură flexibilă a bazei de date
Puteți crea tabele și câmpuri noi în cadrul acestora (stocate și calculate), puteți defini liste derulante, aloca subtabele, puteți crea vizualizări și rapoarte și multe altele. Sistemul poate fi ajustat la orice domeniu fără cunoștințe speciale.

Generarea documentelor de birou cu date din baza de date folosind șabloane
Puteți crea șabloane de documente în formate Word și Excel cu text static, imagini, precum și marcaje în care vor fi inserate datele curente din baza de date la generarea documentului.

Stocarea imaginilor într-o bază de date și link-uri către documente de diferite formate
Fiecare intrare de tabel poate fi legată de imaginile stocate în baza de date în sine, precum și de legături către fișiere stocate undeva pe un server de fișiere, în timp ce toate informațiile necesare vor fi localizate în baza de date pentru căutarea, filtrarea și clasificarea ușoară a documentelor.

Interfață de utilizator convenabilă și foarte personalizabilă
Puteți sorta, filtra, căuta înregistrări după orice câmp, puteți modifica ordinea și lățimea câmpurilor, înălțimile rândurilor, puteți stabili reguli de culoare pentru rânduri și celule, formule pentru calcularea totalurilor și puteți construi un arbore pe baza câmpurilor date. Puteți face intrări fie direct în tabel (stil Excel), fie printr-un formular separat, care poate fi personalizat în mod flexibil.

Filtre, sortare, câmpuri calculate, vizualizări
Condiții maxime flexibile de filtrare a datelor, multe valori prestabilite („începe cu”, „conține”, „azi”, „ieri”...). Diferite seturi de filtre pot fi salvate în fișiere pentru reutilizare. Abilitatea de a seta formule pentru câmpurile calculate (inclusiv expresii SQL) și de a construi vederi de tabel care afișează câmpuri din tabele diferite și câmpuri calculate.

Crearea și configurarea rapoartelor și mementourilor pentru diferite condiții
Puteți seta reguli de memento conform cărora un formular de memento va fi afișat unui anumit utilizator.

Rețea și modul multiplayer
La utilizarea modului multi-utilizator, drepturile de acces sunt configurate flexibil pentru fiecare utilizator în funcție de următorii parametri: vizibilitatea și disponibilitatea elementelor de meniu, file principale, tabele, câmpuri și înregistrări pentru vizualizare și editare.

Import și export de date
Importul datelor tabelare din fișierele Excel și Access este acceptat. Exportul este posibil în Word, Excel, HTML.

SGBD standard Microsoft Access sau Microsoft SQL Server
Fără „cutii negre”. Avem un format standard de stocare a datelor - MS Access sau client-server MS SQL Server. Ambele SGBD-uri sunt foarte fiabile, sunt standarde recunoscute și sunt lideri în clasa lor. Acest lucru oferă avantaje față de formatele închise: capacitatea de a administra, rafina, optimiza, integra cu alte sisteme... Puteți adăuga butoane personalizate în program, atunci când sunt selectate, se vor efectua acțiunile necesare (de exemplu, unele lucrează direct cu baza de date, lansarea de aplicații terțe etc.).