domov › izobraževanje › Poročila o zahtevah obrazcev za dostop do subd. Dostop do subd ms. poročila. Izdelava zaslonskih obrazcev in poročil v podatkovni bazi Microsoft Access

Poročila o zahtevah obrazcev za dostop do subd. Dostop do subd ms. poročila. Izdelava zaslonskih obrazcev in poročil v podatkovni bazi Microsoft Access

Microsoft Access je funkcionalno popolna relacija DBMS. Zagotavlja vsa potrebna orodja za definiranje, obdelavo in upravljanje podatkov pri delu z velikimi količinami informacij.

DBMS Microsoft Access ponuja možnost nadzora nad opredelitvijo strukture in opisa vaših podatkov, delo z njimi in organizacijo skupne uporabe teh informacij. DBMS Microsoft Access prav tako bistveno poveča zmogljivosti in olajša katalogizacijo in vzdrževanje velikih količin informacij, shranjenih v številnih tabelah. DBMS Microsoft Access vključuje tri glavne vrste funkcij: definicijo (nastavitev strukture in opisa) podatkov, obdelavo podatkov in upravljanje podatkov. MS Access je komplet instrumental sredstva za ustvarjanje in delovanje informacijskih sistemov.

Z uporabo Accessa lahko izvedete naslednje operacije.

1. Oblikovanje osnovni Objekti IS - dvodimenzionalne tabele z različnimi vrstami podatkov, vključno s polji objektov OLE. Preden napolnite tabelo s podatki, morate ustvariti njeno postavitev.

2. Ustanovitev povezave med tabelami, s podporo za celovitost podatkov, kaskadno posodabljanje polj in kaskadno brisanje zapisov.

3. Vnašanje, shranjevanje, pregledovanje, razvrščanje, spreminjanje in pridobivanje podatkov iz tabel z uporabo različnih sredstev za nadzor informacij, indeksiranje tabel in logična algebra (za filtriranje podatkov).

4. Ustvarjanje, spreminjanje in uporaba odvod Objekti IS (obrazci, poizvedbe in poročila).

Obdelovalni objekt MS Access je datoteka baze podatkov, s poljubnim imenom in končnico .MDB. Ta datoteka vsebuje glavno predmetov MS Access: tabele, obrazci, poizvedbe, poročila, makri in moduli. Tako je informacijski sistem, ustvarjen v Accessu, datoteka baze podatkov.MDB in orodja samega Accessa. Delovanje takega IS je obdelava dokumenta .MDB s pomočjo aplikacije Access.

Informacije v bazi podatkov Dostop do podatkov predstavljeni v obliki ločenih tabel. V tem primeru vsak stolpec tabele ustreza podatkovnemu polju, vsaka vrstica pa podatkovnemu zapisu.

Podatkovni zapis je sestavljen iz več polj. Velja naslednje pravilo: podatkovni zapis je skupina med seboj povezanih polj, ki se obravnavajo kot ena celota. Na primer, podatkovni zapis lahko vsebuje informacije o določeni stranki ali izdelku. Vsak podatkovni zapis v tabeli vsebuje enako število polj. Vsako polje vsebuje isto vrsto informacij. Na primer, v vsakem podatkovnem zapisu določene tabele bo polje CLIENT NAME namenjeno imenu stranke, tj. bo vseboval isto vrsto informacij.

obstajati Različne vrste podatke. Podatkovni tip za posamezno podatkovno polje je izbran glede na to, kateri podatki se bodo nahajali v tem polju. Velikost podatkovnega polja je določena glede na izbrano vrsto. Opisi tipov podatkov in njihovih značilnosti so podani v tabeli 2.

Tabela 2 - Tipi podatkov

Vrsta podatkov	Aplikacija	Velikost
Besedilo	Besedilo ali kombinacija besedila in številk, kot je naslov, in številk, ki ne zahtevajo izračunov, kot so telefonske številke. številke artiklov ali poštno številko.	Do 255 znakov. Shranijo se samo znaki, vneseni v polje; položaji, ki niso uporabljeni v besedilnem polju, se ne shranijo. Če želite nadzirati največje število vnesenih znakov, morate definirati lastnost FieldSize.
polje MEMO	Dolgo besedilo ali številke, kot so komentarji ali opisi. Polja MEMO ni mogoče indeksirati ali razvrščati. Za shranjevanje oblikovanega besedila ali dolgih dokumentov namesto polja MEMO. morate ustvariti polje predmeta OLE.	Do 65535 znakov.
številka	Numerični podatki, ki se uporabljajo za matematične izračune, razen izračunov, ki vključujejo denarne transakcije (za katere se uporablja denarna vrsta). Vrsta in velikost vrednosti, ki jih lahko vsebuje številsko polje. Lahko se spremeni v lastnosti FieldSize. Na primer na terenu. ki zasedajo 1 bajt na disku, lahko vnašamo le cela števila (brez decimalnih mest) od 0 do 255.	1, 2, 4 ali 8 bajtov. 16 bajtov samo za replikacijske kode.
Datum čas	Datumi in ure. Shranjevanje vrednosti datuma in časa v polje Datum/čas zagotavlja pravilno razvrščanje. Vse spremembe formatov datuma in časa v oknu Jezik in standardna plošča Upravljanje sistema Windows, se bodo samodejno prikazale v poljih tipa Datum/Ura.	8 bajtov.
Valuta	Vrednosti valut. Vrsta valute se uporablja za preprečevanje zaokroževanja med izračuni. Predvideva do 15 znakov v celem delu števila in 4 znake v delnem delu.	8 bajtov.
števec (samodejno številčenje)	Samodejno vstavljanje zaporednih (z razliko 1) oz naključna števila pri dodajanju vnosa. Če želite ustvariti inkrementalni števec, pustite vse nastavitve lastnosti na dnu okna enake (privzete), pri čemer je lastnost FieldSize nastavljena na Long Integer in lastnost New Values nastavljena na Increment. Če želite ustvariti števec naključnih števil, mora biti lastnost New Values nastavljena na Naključno.	4 bajti. Za replikacijske kode - 16 bajtov.
Logično (da/ne)	Polja. ki vsebuje samo eno ali dve vrednosti, kot sta Da/Ne, True/False. Prižgi ugasni.	1 bit.
Objekti OLE	Predmeti (na primer dokumenti Microsoft Word. preglednice Microsoft Excel, slike, zvoki in drugi podatki), ustvarjeni v drugih programih, ki uporabljajo protokol OLE. Predmete je mogoče povezati ali vdelati v tabelo Microsoft Access. Če želite prikazati predmet OLE v obrazcu ali poročilu, morate uporabiti kontrolnik Attached Object Frame.	Do 1 gigabajta
Čarovnik za iskanje	Ustvari se polje. vam omogoča, da izberete vrednost iz druge tabele ali s seznama vrednosti z uporabo kombiniranega polja. Ko na seznamu tipov podatkov izberete to možnost, se naloži čarovnik za njihovo definiranje.	Velikost je enaka velikosti ključnega polja, ki je tudi čarovnik za iskanje, običajno 4 bajte.
Hiperpovezava	Polje, v katerem so shranjene hiperpovezave. Hiperpovezava je lahko tipa UNC (univerzalna konvencija o poimenovanju – standardna oblika zapisa poti datoteke z vključitvijo omrežnega strežnika) ali URL (uniformni lokator virov – naslov predmeta v internetu ali notranjem omrežju z vključitvijo vrsto protokola za dostop). Hiperpovezava je lahko sestavljena iz štirih delov: besedilo, ki se pojavi v polju ali kontrolniku; pot do datoteke (v obliki poti UNC) ali strani (URL); dodatni naslov - lokacija znotraj datoteke ali strani; opis orodja - besedilo, prikazano kot opis orodja.	Dolžina posameznega dela hiperpovezave ne presega 2048 znakov.
Opomba:Številske, valutne in logične podatkovne vrste ter datum/čas zagotavljajo standardne oblike prikaza. Če želite izbrati formate za vsak podatkovni tip, morate definirati lastnost Format. Za vse podatke razen objektov OLE lahko ustvarite tudi obliko prikaza po meri. Za več informacij glejte spodnji razdelek »Lastnost oblike polja«.

Poleg tabel Access DBMS deluje še z naslednjim predmeti:

Obrazci;

Zahteve;

Poročila;

Makri;

Moduli.

Miza je osnova Objekt MS Access. Vsi ostali predmeti so odvod in se izdelajo samo na podlagi predhodno pripravljenih tabel.

Obrazec ni samostojen Accessov predmet. Preprosto vam pomaga vnesti, si ogledati in spremeniti informacije v tabeli ali poizvedbi. Poizvedbe in poročila opravljajo neodvisne funkcije: izbirajo, združujejo, predstavljajo in tiskajo informacije.

Vsak objekt MS Access ima Ime. Dolžina imena katerega koli objekta MS Access (tabele, obrazci itd.) ne presega 64 arbitrarna znakov (razen pike in nekaterih službenih znakov). Ime lahko vključuje presledke in ruske črke. Vsak objekt se obdeluje v ločenem oknu in sta na voljo dva načina delovanja:

1) način oblikovalec, - ko se ustvari ali spremeni postavitev, struktura objekta (na primer struktura tabele);

2) operativni način - ko se informacije pregledujejo, spreminjajo in izbirajo v oknu opravil IS.

Poleg tega datoteka zbirke podatkov vključuje še en dokument, ki ima svoje okno: Podatkovna shema. V tem oknu lahko ustvarjate, pregledujete, spreminjate in trgate komunikacije med mizami. Te povezave vam pomagajo nadzirati podatke ter ustvarjati poizvedbe in poročila.

Oblika, strogo gledano je izbirni element IS (načeloma lahko brez njega), vendar omogoča poenostavitev operacij vnosa in pregledovanja podatkov.

Prošnja je izpeljana tabela, ki vključuje podatke iz drugih tabel in na njih izvaja različne operacije. Zahteva lahko vsebuje zlasti izračunano polja, tj. polja, katerih vrednosti so funkcije vrednosti drugih polj (po možnosti iz drugih tabel). Poleg tega vam poizvedbe omogočajo skupina operacije, tj. operacije na skupini zapisov, ki jih združuje neka skupna značilnost (na primer, lahko seštejete količino za zapise z isto kodo). Končno vam poizvedbe omogočajo, da izbirate iz tabel na podlagi nekega pogoja. V takih primerih se uporablja algebra logike.

poročilo - to je pravzaprav ista zahteva, vendar oblikovana tako, da jo je mogoče natisniti na papir in predstaviti vodstvu (z lepimi naslovi, delnimi seštevki itd.).

V bistvu se tabele in obrazci uporabljajo za vzdrževanje vsebine baze podatkov, poizvedbe in poročila pa opravljajo glavno funkcijo informacijskega sistema - pridobivanje, preoblikovanje in predstavitev informacij.

Ustvarjanje odvod predmeti - zahteve, obrazci in poročila - se vzdržujejo približno po isti shemi. Tukaj je nekaj funkcij:

Za izpeljane objekte morate podati ime(-a) tabele (poizvedbe), na podlagi katere je ta objekt ustvarjen;

Pri uporabi čarovnika morate v orodni vrstici obkljukati potrditveno polje “Element Panel” in na zaslonu se vam prikaže niz ikon (slika 14.5), s katerimi oblikujete obrazec (poročilo, poizvedbo).

Ustvarjanje poljubnih predmetov je možno na dva načina: s pomočjo čarovnika in v načinu načrtovanja.

MS Access ima močna, priročna in prilagodljiva orodja vizualni projektiranje objektov s pomočjo čarovnikov, kar uporabniku omogoča, da z minimalnimi predhodnimi pripravami hitro ustvari popoln IS - na ravni tabel, obrazcev, izbir poizvedb in poročil.

Mojstri sami izvajajo potrebna dejanja. Ko pokličete čarovnika, se odpre ustrezno zaporedje pogovornih oken. Po prejemu odgovorov na zastavljena vprašanja, Mojster naredi vse potrebna dejanja. Recimo, da želite ustvariti poročilo. Čarovnik za poročila vas bo vprašal, kako naj izgleda poročilo in katere podatke naj vsebuje. Po prejemu odgovorov bo poročilo v celoti pripravljeno. Z uporabo drugih čarovnikov lahko ustvarite tabele baze podatkov, poizvedbe in obrazce.

Delo s čarovniki je preprosto, zanesljivo in učinkovito ter vam omogoča uporabo celotnega bogastva Microsoft Accessa.

Builder je Accessovo orodje, ki olajša dokončanje določene naloge. Expression Builder je izjemno uporaben – omogoča hitro ustvarjanje kompleksnega izraza. Z graditeljem poizvedb lahko preprosto ustvarite poizvedbe, ki se uporabljajo za pridobivanje vzorcev podatkov za obrazec ali poročilo. Poleg naštetih ima Access še druge konstruktorje. To je makro konstruktor, s pomočjo katerega se generirajo različni makri, pa tudi konstruktorji za menije, polja, barve, kode in drugo.

1 Zaženite Microsoft Access:

Ko se Access zažene, se na zaslonu prikaže okno (slika 1.1), v katerem lahko:

oz ustvariti novo bazo podatkov, to je datoteko s končnico .MDB;

oz odprto obstoječo zbirko podatkov, tj. datoteko s končnico .MDB.

Ustvarjanje baze podatkov. Po izbiri ukaza [File-Create...] se na zaslonu pojavi standardna datoteka (slika 1.2), v kateri morate določiti ime in naslov ustvarili datoteka baze podatkov. Na primer za informacijski sistem z imenom Telefonski imenik.MDB.

Po ustvarjanju datoteke Access odpre prazno okno baze podatkov, in v tem oknu se izvajajo vse operacije - ustvarjanje in upravljanje objektov baze podatkov. To okno vsebuje 7 predmetov (tabele, poizvedbe, obrazci, poročilo, strani, makri, moduli) in skupin.

Odpiranje baze podatkov. Po izbiri ukaza [Datoteka-Odpri...] se na zaslonu pojavi standardna datoteka, v kateri morate vnesti ime in naslov obstoječih datoteka baze podatkov. Nato se odpre okno aplikacije okno baze podatkov, zagotavljanje dostopa do že ustvarjenih objektov zbirke podatkov in možnost ustvarjanja novih objektov.

MS Access - več oken aplikacija, vendar je lahko hkrati odprta samo ena baza podatkov. To je njeno okno glavni okno dokumenta v aplikaciji Access (slika 1.3), njegovo zapiranje pa pomeni zapiranje ustrezne datoteke .MDB. Vendar pa to okno ustvari veliko hčerinske družbe okna (tabela, poizvedba, obrazec itd.). Predmet (na primer postavitev tabele), katerega okno je na zaslonu, lahko shranite in mu dodelite ime na enak način kot pri datotekah: z [File-Save] ali [File-Save Kot...] ukaz.

Delo s tabelami

Torej, v oknu baze podatkov je seznam obstoječih predmetov DB - tabele, poizvedbe itd. Z oknom katerega koli predmeta (podrejenim oknom) lahko delate v operativni načinu (na primer vnesite ali si oglejte podatke v tabeli) ali v oblikovalec(na primer spremenite postavitev tabele).

Preden uporabite kateri koli predmet (na primer polnjenje tabele s podatki), morate ustvariti ta predmet (na primer ustvarite postavitev tabele).

Če je izbran zavihek Tabela, okno zavihka prikaže seznam obstoječih tabele te zbirke podatkov.

Če želite odpreti obstoječo tabelo, morate označite njeno ime na tem seznamu in kliknite gumb »Odpri«.

Slika 1.3 prikazuje okno aplikacije MS Access skupaj z oknom baze podatkov Intercity. V tej datoteki še ni nobenih predmetov.

Za vključitev v bazo podatkov novo tabele, morate klikniti gumb »Ustvari«.

Da bi popravili postavitev obstoječo tabelo, izberite njeno ime na seznamu in kliknite gumb »Oblikovanje«.

Enake operacije se izvajajo z vsemi drugimi objekti MS Access.

Vsak predmet (tabelo, poizvedbo, obrazec, poročilo) lahko ustvarite ročno (način oblikovanja) ali s pomočjo čarovnika.

Ko pokličete čarovnika, se odpre ustrezno zaporedje pogovornih oken. Po prejemu odgovorov na zastavljena vprašanja mojster izvede vsa potrebna dejanja. Na primer, pri ustvarjanju poročila vas bo čarovnik za poročila vprašal, kako naj izgleda poročilo in katere podatke naj vsebuje. Po prejemu odgovorov bo poročilo v celoti pripravljeno. Z uporabo drugih čarovnikov lahko ustvarite tabele baze podatkov, poizvedbe in obrazce.

Ustvarite tabele in poizvedbe ročno(v načinu oblikovanja) ;

- ustvarjanje obrazcev in poročil z uporabo Mojstri.

Oglejmo si zaporedje korakov, ko smo vključeni v zbirko podatkov novo mize. Najprej morate določiti področje, za katerega bo ustvarjena zbirka podatkov. Kot predmetno področje opredeljujemo medmesto telefonski pogovori, izračun zneska plačila za medkrajevne telefonske klice za posamezne naročnike. Najprej se določijo polja, ki jih bo tabela vsebovala. Naročniki" baza podatkov "Intercity". Obvezna polja so prikazana v tabeli 3, pri čemer je kot ključno izbrano polje »Naročniška številka«. Ključ predstavlja polje v ustrezni tabeli. Edinstveno označuje vsak zapis v tabeli.

Tabela 3 – Polja tabele »Naročnik«.

Idealen primarni ključ so informacije, kot so številka stranke, številka računa itd. Z uporabo takega ključa je enostavno identificirati ustrezen zapis. Polja, ki vsebujejo ime stranke, niso primerna za primarni ključ. Vedno je možno, da ima več ljudi isto ime.

Ko določite zahtevana polja, lahko začnete ustvarjati dejansko tabelo v MS Accessu.

Če želite to narediti, morate odpreti okno oblikovalca tabel (slika 2.1), tako da izberete zavihek Tabela in vrstico »Ustvarjanje tabele v načinu načrtovanja« ali kliknete gumb »Ustvari«.

V zgornjem delu okna, ki se odpre, je ustvarjen ali spremenjen postavitev tabela, ki je preprosto seznam polj, ki označujejo ime polja, vrsto podatkov in opis. Vsako polje tabele je ena vrstica na vrhu tega okna (slika 2.1).

Vsakemu polju tabele je treba dodeliti unikatno ime, določiti vrsto podatkov, ki se bodo vanj vnašali, in opisati vsebino polja, tj. vnesite besedilne komentarje, ki označujejo namen tega področja. Ime polja ima lahko do 64 znakov. Opis je neobvezen parameter in se uporablja za nadaljnjo razlago uporabljenega polja.

V stolpec Ime polja (slika 2.2) vnesite poljubno Ime. V naslednjem stolpcu morate navesti tip podatkov za to področje. Podatkovni tip lahko izberete s spustnega seznama, ki se prikaže v tem stolpcu (podatkovni tipi so opisani v tabeli 3). Poleg tega se takoj, ko je kazalec v stolpcu Vrsta podatkov, prikaže sporočilo na dnu okna. oblika lastnosti(značilnosti) tega polja.

Obrazec lastnosti (spodnji del okna) je seznam lastnosti (na levi je ime lastnosti, na desni pomen te lastnosti) z oknom z namigom za vsako lastnost.

Seznam lastnosti se spreminja glede na tip podatkov, ki je trenutno prikazan v stolpcu Vrsta podatkov. Klik z miško na polje vrednote v obrazcu z lastnostmi lahko spremenite to vrednost (v mejah, ki so dovoljene za to podatkovno vrsto). Lastnosti polja so navedene v tabeli 4.

Tabela 4 – Lastnosti polja, prikazane na listu z lastnostmi oblikovalnika tabel

Lastnina	Namen
Velikost polja	Nastavi največje število znakov za vnos v to polje
Nove vrednote	Določa, kako se vrednosti števca spremenijo, ko se dodajo novi zapisi
Oblika polja	Podaja obliko za prikaz vrednosti tega polja
Število decimalnih mest	Določa število decimalnih mest, uporabljenih pri prikazu števil
Vnosna maska	Podaja vnosno masko za lažji vnos podatkov v polje
Podpis	Določa besedilo, ki se prikaže kot oznaka polja
Privzeta vrednost	Omogoča, da določite vrednost, ki se samodejno vnese v polje, ko je ustvarjen nov zapis
Pogoj glede vrednosti	Določa zahteve za podatke, vnesene v polje
Obvestilo o napaki	Omogoča vam, da določite besedilo sporočila, prikazanega na zaslonu, če vneseni podatki kršijo pogoj, določen v lastnosti
Obvezno polje	Označuje, ali polje zahteva vnos vrednosti
Prazne vrstice	Določa, ali so v tem polju dovoljene prazne vrstice
Indeksirano polje	Definira indeks, ustvarjen na enem polju
Stiskanje Unicode	Nastavi stiskanje za polja, ki za shranjevanje podatkov uporabljajo kodiranje Unicode (polja MEMO, hiperpovezave in besedilna polja)

Večino vrednosti sistem sprejme privzeto, nekatere vrednosti pa lahko izberete s spustnega seznama.

Za besedilna in številska polja morate določiti velikost polja, za besedilo pa je to dovoljena dolžina vrednosti (na primer 20 ali 40 znakov), za število pa oblika predstavitve v stroju (bajt, celo število - dva bajta, dolgo celo število itd.). Največja dolžina besedilno polje 255 znakov. Če morate vnesti besedilo, ki je daljše od te vrednosti, lahko uporabite podatkovni tip Beležka.

Za polje Datum/čas morate določiti obliko, da bo sistem vedel, kako obdelati vnesene podatke. Če na primer izberete kratko obliko datuma, bo sistem pričakoval, da boste vnesli točen datum datumi(v ruski različici - DD.MM.LLLL) in če izberete »Kratek format«, boste morali v to polje vnesti HH:MM (ure in minute).

V vrstici lastnosti vnosne maske je možno ustvariti masko, po kateri se bodo vnašali podatki. Na primer za teren telefonska številka lahko nastavite masko 00-00-00 , po katerem se bodo vnašale telefonske številke.

Kot vrednost lastnosti »Pogoj glede vrednosti« lahko določite pravilo preverjanja, to je logični izraz, ki mora imeti vrednost TRUE, ko so podatki vneseni v to polje. Na primer, če v polje za datum pogovora napišete:

Sistem kot napako prepozna vnos katerekoli vrednosti v to polje, ki je enaka ali višja od trenutnega datuma.

V naslednjo lastnost lahko posnamete poljubno sporočilo o napaki, ki ga bo izdal sistem, na primer: »Ta datumska vrednost ni veljavna« ali »datum ni veljaven«. V prihodnosti, če je datum vnesen napačno, se bo to sporočilo pojavilo na zaslonu.

Lastnost Zahtevano polje lahko nastavite na Da (prazne vrednosti niso dovoljene) ali Ne (prazne vrednosti so dovoljene).

Za primarni ključ tabele (polje »Številka naročnika«) v lastnosti »Indeksirano polje« morate izbrati: »Da, ujemanja niso dovoljena« in nato kliknite gumb »Določi ključ« v orodni vrstici (s sliko ključa ). To definira ključno polje ali preprost indeks.

Ko končate z ustvarjanjem postavitve tabele, morate ustvarjeno tabelo shraniti in zapustiti okno oblikovalca tabel.Če zaprete okno oblikovalca, ne da bi shranili postavitev, vas bo sistem opomnil, da morate tabelo poimenovati ali preklicati svoje delo . Ustvarjeni tabeli dajmo ime “Naročnik”.

Če je potrebno sprememba(spremeniti) postavitev obstoječih objekt, morate ta objekt izbrati na seznamu ustreznega zavihka okna baze podatkov in klikniti gumb Konstruktor. Na zaslonu se prikaže okno s postavitvijo predmeta (enako kot pri ustvarjanju). Postavitev lahko popravite in jo shranite pod istim ali drugim imenom.

Po izdelavi postavitve se podatki vnesejo v tabelo. Z dvojnim klikom na ime tabele se le-ta odpre v načinu tabele in lahko začnete z vnosom podatkov (slika 2.3). Če je prvo polje v tabeli ključno polje tipa Števec, se vsebina tega stolpca samodejno poveča za 1, ko vnesete novo vrstico. To zagotavlja, da so vrednosti stolpcev edinstvene.

Obrazci– to so objekti baze podatkov, namenjeni pregledovanju podatkov iz tabel in poizvedb, vnašanju podatkov v bazo podatkov, popravku obstoječih podatkov in izvajanju določenih dejanj. Obrazec lahko vsebuje grafe, slike in druge vdelane predmete.

Podatke iz tabele lahko vnašate brez uporabe obrazcev. Obstaja pa več razlogov, zaradi katerih so obrazci nepogrešljivo sredstvo za vnos podatkov v bazo podatkov:

Pri delu z obrazci je dostop do tabel (najbolj dragocena stvar v bazi) omejen;

Različni ljudje imajo lahko različne pravice dostopa do informacij, shranjenih v bazi podatkov. Za vnos podatkov imajo različne obrazce, vendar se lahko podatki iz obrazcev zlijejo v eno tabelo;

Vnašanje podatkov v obrazec je lažje kot v tabelo in bolj priročno, saj okno obrazca običajno prikazuje en zapis tabele;

Podatke za podatkovne baze v večini primerov črpamo iz papirnatih obrazcev (obrazci, računi, računi, potrdila ipd.). Zaslonske obrazce je mogoče izdelati natanko tako kot papirnate obrazce, kar zmanjša napake pri vnosu in zmanjša utrujenost osebja.

Obrazce lahko ustvarite na podlagi več tabel ali poizvedb s pomočjo čarovnika, z orodjem AutoForm, »ročno« v načinu za načrtovanje, shranite tabelo ali poizvedbo kot obrazec. Kakor koli ustvarjen obrazec lahko nato spremenite v načinu za načrtovanje. Oglejmo si nekaj naštetih metod:

1. Zaženite ukaz: zavihek traku Ustvarjanje– orodna vrstica Obrazci – Drugi obrazci – Čarovnik za obrazce.

2. V pogovornem oknu Ustvarjanje obrazcev izberite tabele (poizvedbe) in polja, ki bodo postavljena v obrazec. Kliknite gumb Nadalje.

3. V naslednjih pogovornih oknih čarovnika izberite videz obrazci, slog, nastavite ime obrazca. Kliknite gumb pripravljena.

4. Uporabite čarovnika za ustvarjanje obrazcev Zaposleni, stranke, naročila, vodje.

5. Odprite obrazec Zaposleni v načinu načrtovanja. Ta način je namenjen ustvarjanju in urejanju obrazcev.

6. Postavite elemente v primeren vrstni red za vas, spremenite velikost in barvo besedila.

7. Naslovu obrazca dodajte besedilo Zaposleni v podjetju.

8. Dodajte predmet v opombo obrazca Gumb(zavihek na traku Konstruktor– orodna vrstica Kontrole).

9. Ko s kazalcem »narišete« gumb, se na zaslonu prikaže pogovorno okno Ustvarjanje gumbov(Slika 9).

Slika 9. Ustvarjanje gumbov na obrazcu

11. Izberite sliko ali besedilo, ki bo nameščeno na gumb.

12. V zadnjem pogovornem oknu Mojstri gumbov poimenujte gumb in kliknite pripravljena.

13. Mojster gumbov Postopek za ta gumb sem napisal v Microsoft Visual Basic. Postopek obdelave dogodkov si lahko ogledate z ukazom Obravnava dogodkov kontekstni meni gumbi.

14. Ustvarite lastne gumbe Zapustite aplikacijo, poiščite vnos, izbrišite vnos.

15. Včasih obrazec zahteva več strani, ki vsebujejo podatke iz različnih virov, reference ali podporne informacije. V ta namen lahko uporabite niz zavihkov.

16. Ustvarite prazen obrazec.

17. Če želite obrazcu dodati nabor zavihkov, kliknite gumb Tab na orodni vrstici Kontrole. Sprva bosta dodana samo dva zavihka s formalnimi imeni Zavihek 1 in Zavihek 2.

18. Dodajte še en zavihek.

19. Preimenujte oznake zavihkov tako, da prikazujejo imena podatkov, ki se bodo nahajali v njih: Zaposleni, vodje, pomoč.

20. Pojdite na zavihek Zaposleni in nanj z miško povlecite obrazec iz baze podatkov Zaposleni.

21. Na enak način postavite obrazec Vodje na zavihek Vodje.

22. Na zavihku Pomoč vnesite nekaj nasvetov za delo z bazo podatkov.

23. ta obrazec shrani z imenom Zaposleni v podjetju.

24. V Microsoft Accessu lahko ustvarite obrazce z gumbi. Vsebujejo samo gumbe in so namenjeni izbiranju osnovnih dejanj v bazi podatkov. Če želite ustvariti obrazec gumba, morate iti na zavihek traku Delo z bazami podatkov izberite ekipo Gumb Form Manager.

25. Če obrazca gumba ni v bazi podatkov, boste morali potrditi njegovo ustvarjanje. Kliknite ja v potrditvenem pogovornem oknu.

26. se bo pojavil pred vami Gumb Form Manager, v katerem kliknite na gumb Ustvari.

27. V pogovornem oknu Ustvarjanje(Slika 10) vnesite ime obrazca novega gumba in kliknite v redu.

Slika 10. Nastavitev imena obrazca gumba

28. Ime novega gumba bo dodano na seznam Strani z gumbi okno Gumb Form Manager(Slika 11). Izberite ime novega gumbnega obrazca in kliknite na gumb spremeniti.

Slika 11. Upravljalnik obrazcev gumbov

29. V pogovornem oknu Spreminjanje strani obrazca gumba kliknite gumb Ustvari. Prikaže se pogovorno okno Spreminjanje elementa obrazca gumba(Slika 12)

Slika 12. Ustvarjanje gumbov na obrazcu

30. Na terenu Besedilo vnesite besedilo napisa za prvi gumb obrazca gumba in nato izberite ukaz s spustnega seznama v polju Ekipa. Na terenu Oblika izberite obrazec, za katerega bo ta ukaz izveden.

31. Na enak način dodajte gumbe Stranke, naročila, proizvodnja.

32. V pogovornem oknu Gumb Form Manager izberite ime obrazca gumbov in kliknite na gumb Privzeto. Besedilo se bo pojavilo poleg imena obrazca gumba "(privzeto)".

33. Za dokončanje ustvarjanja gumbne forme kliknite na gumb Zapri.

34. Rezultat mora biti oblika, prikazana na sliki 13.

Slika 13. Oblika glavnega gumba

35. Obrazcu dodajte kakšno risbo.

36. Da se obrazec z glavnim gumbom prikaže na zaslonu ob zagonu aplikacije, morate klikniti gumb v glavnem meniju Možnosti dostopa(Slika 14). Za trenutno zbirko podatkov nastavite obrazec pogleda na »obrazec s pritiskom na gumb«.

Slika 14. Nastavitev Accessovih možnosti

Poročila so namenjeni tiskanju informacij. Pogosto so podatki predstavljeni v obliki tabele. Za razliko od izpisov tabel ali poizvedb poročilo omogoča večjo možnost razvrščanja in združevanja podatkov, omogoča dodajanje vsot, pa tudi pojasnjevalnega besedila, glav, nog, številk strani, slogov in različnih grafičnih elementov.

Obstaja več načinov za ustvarjanje poročil v Accessovi zbirki podatkov:

Uporaba čarovnika za poročila;

Na podlagi tabel ali poizvedb;

V načinu načrtovanja.

1. V oknu zbirke podatkov zaženite ukaz: zavihek traku Ustvarjanje– orodna vrstica Poročila – Čarovnik za poročila.

2. S seznama izberite tabelo (ali poizvedbo), ki bo uporabljena kot vir podatkov (na primer poizvedba Naslovi strank).

3. V pogovornem oknu, ki se prikaže Ustvarjanje poročil(Slika 15) premaknite vsa razpoložljiva polja v območje »izbrana polja«.

Slika 15. Čarovnik za poročila

4. Z Čarovniki za poročila ustvarite poročilo Rojstni dnevi. Uporabite tabelo kot vir podatkov Zaposleni.

5. Če morate natisniti poštne nalepke, Access ponuja to možnost. Če želite to narediti, izberite tabelo Stranke in zaženite ukaz: ribbon tab Ustvarjanje– orodna vrstica Poročila – nalepke.

6. V pogovornem oknu, ki se prikaže (slika 16), določite velikost nalepke, sistem enot, vrsto nalepke in kliknite Nadalje.

Slika 16. Pogovorno okno Ustvari oznake

7. V naslednjem koraku izdelave poročila nastavite pisavo, velikost, barvo in slog besedila. Kliknite Nadalje.

8. Izberite polja, ki se bodo pojavila na etiketi. na primer Ime podjetja, naslov, telefon in faks. Če želite na vsaki nalepki prikazati določeno besedilo, ga vnesite v prototip nalepke.

9. Po potrebi spremenite ime poročila o nalepki in kliknite pripravljena.

10. Včasih morajo poročila izračunati skupne vrednosti, povprečja, najmanjše in največje vrednosti ter odstotke. Če želite to narediti, tecite Čarovnik za poročanje in določite poizvedbo kot vir podatkov Cena naročila.

11. V pogovornem oknu Mojstri

1. Osnovne informacije o poročilih.

2. Orodja MS Access DBMS za izdelavo poročil.

3. Ustvarjanje poročila v načinu načrtovanja.

3.1. Nastavitev možnosti strani s poročilom

3.2. Struktura poročila

3.3. Oblikovanje poročila

Za pridobitev natisnjenega dokumenta v MS Access DBMS je na voljo več možnosti:

Tiskanje tabele v načinu tabele (prikaz vseh zapisov oz. zapisov, ki izpolnjujejo pogoje filtriranja v obliki tabele);

Natisniti niz zapisov poizvedb v pogledu tabele;

Natisnite obrazec v načinu Obrazec ali Tabela;

Natisnite poročilo.

1. Osnovne informacije o poročilih

Poročilo– prilagodljivo pogovorno okno, ki vam omogoča organiziranje oblikovane predstavitve podatkov, namenjenih izpisu na zaslon, tiskalnik ali datoteko. V MS Access DBMS so poročila objekti baze podatkov.

Poročila so najboljši način za predstavitev podatkov baze podatkov v natisnjenem dokumentu. V primerjavi z drugimi načini tiskanja podatkov imajo poročila dve temeljni prednosti:

– nudijo veliko možnosti za združevanje, razvrščanje in izračun vmesnih in skupnih seštevkov za veliki kompleti evidence (izračuni se lahko izvajajo po skupinah, več skupinah in za poročilo kot celoto);

– omogočajo izpis podatkov v obliki, ki je blizu standardnim oblikam dokumentov.

Faze izdelave poročila.

Na prvi stopnji se na papirju razvije postavitev prihodnjega poročila. Hkrati je navedeno: iz katere tabele ali poizvedbe je treba prikazati podatke, določene so ravni združevanja in razvrščanja podatkov, katera polja naj bodo predstavljena v poročilu in kateri kontrolniki bodo uporabljeni za prikaz podatkov. , ali so potrebna izračunana polja, kateri grafični elementi bodo uporabljeni za podajanje poročila profesionalnega videza.

Na naslednji stopnji je poročilo izdelano z uporabo DBMS.

2. Orodja DBMSGOSPA Dostopda ustvarite poročilo

Če želite ustvariti novo poročilo v MS Access DBMS, morate iti na zavihek v oknu zbirke podatkov Poročila in kliknite na gumb Ustvari . V pogovornem oknu, ki se prikaže Novo poročilo(Slika 10.1) izberite orodje za ustvarjanje poročila.

Vsa orodja, navedena v seznamu pogovornega okna Novo poročilo, lahko razdelimo v tri glavne skupine:

– orodja za avtomatsko ustvarjanje poročil (Avtoreport: stolpec, Avtoreport: trak);

– čarovniki za ustvarjanje poročil (Čarovnik za poročila, Čarovnik za grafikone in poštne oznake);

– oblikovalec izdelave poročil.

Slika 10.1. Pogovorno okno Novo poročilo

Orodja za samodejno ustvarjanje poročil vam omogočajo, da ustvarite poročilo ustrezne vrste na podlagi izbranega vira podatkov: tabele ali poizvedbe.

Čarovniki za ustvarjanje poročil vam omogočajo ustvarjanje poročil v načinu dialoga z uporabnikom. S pomočjo čarovnikov lahko ustvarite vir podatkov za poročilo, izberete vrsto predstavitve podatkov, določite polja za združevanje, razvrščanje in povzemanje, izberete funkcije povzemanja za skupino, določite postavitev in slog oblikovanja poročila ter nastavite ime poročilo.

Oblikovalec poročil je glavno orodje, ki vam omogoča ročno ustvarjanje poročil katere koli zahtevnosti. Vrsta poročila in njegova vsebina sta odvisni od usposobljenosti izdelovalca poročila.

Običajno se orodja ali čarovniki za samodejno ustvarjanje poročil uporabljajo za ustvarjanje prototipa poročila, oblikovalec poročil pa se uporablja za poliranje poročila do profesionalnega videza.

Delo s poročili lahko poteka v treh načinih: v načinu, v načinu in v načinu.

Način je namenjen generiranju poročila in prikazu vseh podatkov iz vira zapisov na zaslonu, način je namenjen hitri generiranju poročila na podlagi mehanske zamenjave podatkov iz več zapisov vira podatkov (kriteriji izbire in razvrščanja so zanemarjeni). ), način je namenjen ustvarjanju in spreminjanju strukture poročila. Če želite spremeniti način dela s poročilom, lahko uporabite gumb Pogled na orodni vrstici Oblikovalec poročil ali podoben menijski ukaz Pogled.

3. Ustvarjanje poročila v načinu načrtovanja

Če želite ustvariti poročilo v načinu, morate izvesti naslednje korake:

1. Konfigurirajte parametre strani.

2. Izberite ali ustvarite vir zapisa za poročilo.

3. Določite stopnje združevanja in razvrščanja.

4. Polja izvora zapisa postavite v poročilo.

5. Dodajte izračunane in proste kontrole.

6. Konfigurirajte lastnosti kontrolnih elementov in odsekov poročil.

7. Oblikujte poročilo za profesionalen videz.

3.1. Nastavitev možnosti strani s poročilom

Glavni namen poročila je tiskanje informacij iz baze podatkov v formatirani obliki (blizu obliki papirnega dokumenta). Zato morate pred načrtovanjem poročila (umestitvijo kontrol v poročilo) konfigurirati parametre strani poročila (izbrati tiskalnik, določiti velikost lista in njegovo orientacijo, nastaviti velikosti robov itd.).

Če ni fizičnega tiskalnika, ga morate namestiti programsko z ukazom operacijski sistem Začetek | Nastavitev | Tiskalniki | Namestitev tiskalnika.

Če želite konfigurirati parametre strani poročila, morate zagnati ukaz Datoteka | Nastavitve strani …. Pogovorno okno Nastavitve strani prikazano na sliki 10.2.

Zavihek strani (a) Zavihek polja (b)

Slika 10.2. Pogovorno okno za nastavitev strani

Nastavitve strani so konfigurirane za vsako poročilo.

Če je mogoče izpisati poročila na različne tiskalnike, potem v pogovornem oknu Nastavitve strani na zavihku Stran Izberete lahko vrsto tiskalnika, ki jo potrebujete. Pogovorno okno Izbira tiskalnika prikazano na sliki 10.3.

Slika 10.3. Izberite pogovorno okno Tiskalnik

Drugi parametri strani so odvisni od vrste izbranega tiskalnika (glejte sliko 10.2): največji format in velikost papirja, najmanjše velikosti robov, vrsta podajanja papirja.

Barva poročila je odvisna od vrste izbranega tiskalnika in nastavitev njegovih lastnosti: barvni ali črno-bel izpis.

3.2. Struktura poročila

Struktura poročila v načinu je prikazana na sliki 10.4. Vsako poročilo ima naslednje razdelke:

– naslov poročila(prikazano samo na 1. listu poročila (naslovna stran) in lahko vsebuje ime poročila, logotip podjetja, pravni naslov podjetja itd.);

– glava strani(prikazano na vrhu vsake strani in lahko vsebuje naslove, datum tiskanja, številko strani itd.);

– podatkovno območje(namenjen prikazu polj iz poizvedbe ali tabele - vir zapisov za poročilo);

– noga(prikazano na dnu vsake strani in lahko vsebuje naslove, datum tiskanja, številko strani itd.);

– poročila(prikazano samo na zadnjem listu poročila in lahko vsebuje končne izračune, zaključke na poročilu ipd.).

Od vseh naštetih razdelkov je zahtevani razdelek področje podatkov.

V oknu se istočasno prikažeta/skrijeta naslov poročila in razdelek s komentarji poročila. Enako načelo prikazovanja/skrivanja velja za odseke glave in noge (glej sliko 10.4).

Pri združevanju zapisov lahko za vsako skupino dodamo okno s poročili (glej sliko 10.4), v poročilih pa lahko določimo do 10 nivojev združevanja in razvrščanja, neodvisno naslednje razdelke:

– glava skupine(prikazano na začetku vsakega nova skupina in lahko vsebuje polje, po katerem se izvede združevanje);

– skupinska opomba(prikazano na koncu vsake skupine in lahko vsebuje skupne vrednosti skupine).

Višino območja katerega koli odseka poročila lahko spremenite z miško, tako da povlečete spodnji del odseka navzgor ali navzdol.

Širina poročila se prilagodi glede na izbrano velikost papirja, usmerjenost lista in velikosti natisnjenih robov.

Primer določanja širine poročila za papir A4 je prikazan v tabeli 10.1.

Tabela 10.1

Širina poročila ne sme presegati izračunane velikosti, saj bodo informacije, prikazane v poročilu, razdeljene na več strani.

Širino poročila lahko spremenite z miško tako, da povlečete desni rob poročila v levo ali desno.

Tako kot v obrazcu lahko vstavite različne elemente kontrole: priložene, izračunane in brezplačne. Izrazi v izračunanih poljih poročil so oblikovani po enakih pravilih kot za obrazce:

= [Cena] * [Količina]

SUM([Cena]

Priimek & " " & levo (Ime; 1) & "."

Uporaba krmilnega elementa Podobrazec/poročilo Podporočila lahko vdelate v glavno poročilo.

Lastnosti je mogoče določiti za vsak kontrolnik, razdelek in poročilo kot celoto.

Ustvarjeno poročilo Obrazec za naročilo v načinu in način je prikazan na sliki 10.5.

Slika 10.5. Poročilo o naročilnici v načinu načrtovanja (a) in načinu predogleda (b)

Slika 10.6. Okno z lastnostmi za polje SequentialNumber

Za prikaz posamezne skupine (naročilnice) na ločeni strani morate nastaviti okno z lastnostmi razdelka Opomba iz skupine "Šifra naročila". na zavihku Postavitev vrednost nepremičnine Konec strani: Po razdelku(slika 10.7).

Slika 10.5. Okno z lastnostmi za razdelek NoteGroups1

3.3. Oblikovanje poročila

Eden od elementov okna poročila je orodna vrstica Oblika obrazca/poročila, ki vsebuje gumbe in spustne sezname, ki olajšajo izbiro možnosti oblikovanja (barva, pisava, debelina črte, način poravnave itd.).

Oblikovanje pomeni tudi postavitev kontrolnikov v razdelke poročila, poravnavo kontrolnikov, spreminjanje velikosti kontrolnikov in nastavitev razmika med kontrolniki. Za izvajanje teh operacij lahko uporabite miško ali uporabite menijske ukaze Oblika (Poravnaj ..., Velikost …, Navpični razmik ... in Vodoravni razmik ...).

Za hitro izvajanje operacij oblikovanja poročila lahko prilagodite orodno vrstico Oblika obrazca/poročila tako da vanj kopirate gumbe iz menija Oblika.

Opisana je tehnologija za izdelavo preprostih, podrobnih, sestavljenih poročil baze podatkov v DBMS MS Access 2007.

* * *

Podan uvodni del knjige Baze podatkov: Izdelava poročil v DBMS MS Access 2007 (Avtorska ekipa, 2013) priskrbel naš knjižni partner - podjetje Liters.

Začetek dela

Da bi dobili predstavo o poročilih baze podatkov, je predlagano, da odprete bazo usposabljanja Northwind 2007 v MS Access DBMS.

Odpiranje zbirke podatkov

Če želite odpreti bazo podatkov Northwind 2007, morate:

1. Zaženite Microsoft Access s klikom na gumb Start.

2. Nato izberite "Vsi programi". Microsoft Office, nato Microsoft Access 2007. Odpre se okno Microsoft Access 2007.

Če se zbirka podatkov »Borey 2007« v vašem računalniku ne odpre prvič, se na zaslonu prikaže okno s pozdravnim zaslonom baze podatkov »Borey 2007«;

Če je to prvič, ga bo MS Access najprej prenesel. Za začetek prenosa morate klikniti ukazni gumb »Prenos« in slediti navodilom.

Odpre se okno baze podatkov Northwind 2007.

Baza podatkov se zapre na običajen način za MS Office: v sistemskem meniju z ukazi za delo z datoteko izberite »Zapri bazo podatkov«.

1. vaja. Zaženite MS Access 2007. Odprite bazo podatkov Northwind 2007. Zapri ga. Ponovno odprite bazo podatkov Northwind 2007.

Lastnosti vmesnika MS Access 2007

V MS Access 2007 drugačen od prejšnje različice vmesnik. Meni in orodne vrstice nadomesti menijski trak z različnimi zavihki: Domov, Ustvarjanje, Zunanji podatki, Delo z zbirko podatkov.

Zavihki vsebujejo orodja ali skupine orodij (skupina je označena z ikono trikotnika), ki se jim lahko pridružite.

riž. 1. Menijski trak MS Access 2007 z zavihki

Glede na to, s katerim objektom baze podatkov delate, se samodejno prikažejo kontekstualna orodja, na primer pri delu z obrazci se prikažejo kontekstualna orodja za obrazec.

Pod trakom sta na levi strani prehodno območje in na desni okno za urejanje, ki prikazuje predmet, ki ga urejate.

riž. 2. Okno baze podatkov »Borey 2007«.

Podokno za krmarjenje vsebuje vse Accessove predmete (tabele, obrazce, poizvedbe, poročila itd.). Zahtevani predmet lahko izberete s seznama All Access Objects. Ko dvokliknete ime predmeta v podoknu za krmarjenje, se ta predmet prikaže na svojem zavihku v oknu za urejanje.

Objekti baze podatkov

Baza podatkov vsebuje podatke v naslednjih vrstah objektov: tabela, poizvedba, obrazec, poročilo, makro in modul. Osnovna struktura za shranjevanje podatkov je tabela. Vse druge vrste predmetov izhajajo iz tabele:

Poizvedba shrani podatke tabele, ki izpolnjujejo nekatera merila, ki jih določi uporabnik pri sestavljanju ukaza za pridobivanje podatkov.

Obrazec shrani podatke tabele ali poizvedbe kot zbirko zaslonskih kartic, od katerih vsaka prikazuje vsebino ene tabele ali zapisa poizvedbe, kar je uporabno pri posodabljanju podatkov v tabelah.

Poročilo hrani podatke iz tabel ali poizvedb v obrazcu besedilni dokument, primeren za tisk.

Makro shrani nabor operacij obdelave podatkov, ki jih je mogoče zagnati z enim pritiskom tipke Enter, kar je priročno, če morate pogosto izvajati iste standardne operacije.

V modulu je shranjen program za obdelavo podatkov, napisan v programskem jeziku, največkrat v jeziku, vgrajenem v MS Access, Access Basic.

Objekti zbirke podatkov v navigacijskem območju so združeni in lahko vidite imena skupin. Za ogled vsebine skupine morate klikniti ime skupine. Drugi klik bo strnil seznam skupine na njeno ime.

Naloga 2. Strni in razširi sezname skupin v podoknu za krmarjenje.

Ker so tabele glavna struktura za shranjevanje podatkov, da bi se izognili njihovi poškodbi in zagotovili enostavnost dela s podatki, uporabnik dela z izpeljanimi vrstami predmetov. V podatkovni bazi Northwind 2007 so obrazci »Kupci in naročila«, »Zaloge in nabave«, »Dobavitelji«, »Dostava«, »Poročila«, »Zaposleni« eksplicitno predstavljeni v Prehodnem območju.

Tabele in druge vrste predmetov so skrite v podoknu za krmarjenje v skupini Pomožni predmeti.

V skupini “Nedodeljeni objekti” so shranjeni objekti, ki jih dodatno ustvari uporabnik. Tukaj lahko na primer shranite poizvedbe, ki ste jih ustvarili.

Upoštevajte, da so različne vrste predmetov označene z različnimi ikonami:

Predstavitev predmetov v podoknu za krmarjenje lahko spremenite v tisto, ki je znana v prejšnjih različicah MS Accessa. To storite tako, da kliknete ikono seznama (▼) v glavi navigacijskega podokna, da razširite seznam filtrov predmetov in izberete »Predmeti All Access«.

Naloga 3. Preglejte vsebino skupine Pomožni predmeti. Odprite različne vrste predmetov in si oglejte njihovo vsebino. Zaprite skupino Pomožni predmeti. Spremenite predstavitev predmetov v podoknu za krmarjenje, da združite predmete po vrsti: tabele, poizvedbe, obrazci, makri, moduli.

Prehodno območje lahko strnete in razširite s klikom na gumb z dvojno puščico (<<) или (>>) v zgornjem desnem kotu plošče.

Naloga 4. Strni in razširi prehodno območje.

Okno za urejanje trenutno zaseda začetni zaslon. Ohranjevalnik zaslona lahko odstranite s klikom na gumb (X) desno od bližnjice »Screenaver«.

Lahko ga prikažete v območju prehoda iz skupine »Pomožni predmeti«, nato v obrazcu »Pravljinski zaslon«.

Naloga 5. Zaprite začetni zaslon baze podatkov Northwind 2007.

Vse tabele baze podatkov so med seboj povezane. Relacije med tabelami si lahko ogledate, če odprete podatkovno shemo tako, da izberete »Podatkovna shema« na zavihku menija »Delo z bazami podatkov«.

Podatkovni diagram lahko zaprete s klikom na gumb »Zapri« na zavihku menija »Oblikovanje«.

Naloga 6. Odprite in zaprite podatkovno shemo.

Sistem pomoči MS Access 2007

Kot vsaka aplikacija MS Office ima tudi MS Access 2007 DBMS svoj sistem pomoči. Če ga želite odpreti, potrebujete:

1. Na desni strani menijske vrstice kliknite gumb (?).

2. V oknu »Pomoč: Dostop« vnesite želeni razdelek pomoči na dnu okna ali vnesite iskalni kontekst v iskalno vrstico in pritisnite Enter.

Naloga 7. Odprite sistem pomoči MS Access 2007. Odprite razdelek Obrazci in poročila. Preglejte vsebino razdelka. Zaprite sistem pomoči.

Poročila so tako kot obrazci izpeljani Accessovi objekti, ki temeljijo na tabelah ali poizvedbah. Obrazci so priročno orodje za hiter pregled podatkov, vendar je njihov glavni namen vnos in urejanje podatkov. Po vnosu podatkov v tabele z uporabo obrazcev, ki olajšajo vnos, boste morda želeli prikazati podatke na organiziran način. Poročila se uporabljajo za predstavitev podatkov v priročni in lahko razumljivi obliki. Izpis podatkov z uporabo poročil. Splošne določbe. Kot vsak Accessov objekt lahko tudi poročilo ustvarite ročno ali s pomočjo čarovnika za poročila (priporočeno za ustvarjanje osnutka poročila). Poročilo se ustvari na podlagi tabele (več tabel) ali poizvedbe. Postopek ustvarjanja novega poročila je podoben ustvarjanju katerega koli drugega Objekt dostopa, tj. morate le izbrati objekt baze podatkov Poročilo – Ustvari in nato v pogovornem oknu Novo poročilo izberite način ustvarjanja poročila.

Za zaščito baze podatkov Access uporablja datoteko workgroup system.mdw (delovna skupina je skupina uporabnikov, ki si delijo omrežne vire), na katero so privzeto povezane baze podatkov na delovnih postajah. Datoteka delovnih skupin vsebuje Računi uporabnike in skupine ter uporabniška gesla. Računi lahko dodelite pravice dostopa do podatkovne baze in njenih objektov, medtem ko so sama dovoljenja za dostop shranjena v bazi podatkov. Da bi zagotovili zaščito Accessove baze podatkov, morate ustvariti delovno skupino z datoteko - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Ko ustvarjate edinstveno delovno skupino, določite uporabniško ime, ime organizacije in kodo delovne skupine. Datoteka delovne skupine MS Access vsebuje naslednje vgrajene račune: 1. Admins - standardni uporabniški račun. Ti zapisi so enaki za vse primerke Ms Access; 2. Admin – račun skrbniške skupine – je edinstven v vsaki datoteki delovne skupine; 3. Uporabniki - vsebuje uporabniške račune. Če želite ustvariti datoteko delovne skupine, morate zapreti Access in poiskati datoteko delovne skupine v mapi system ali system32 v imeniku Windows in ustvariti novo delovno skupino (lahko do 20 številk ali črk). Skupina Admins lahko vsebuje poljubno število uporabnikov, vendar je vedno en lastnik objekta (lastnik objekta je lahko račun, ki je ustvaril objekt ali na katerega so bile prenesene pravice za njegovo uporabo). Ker je branje skrbniškega zapisa možno za vse delovne skupine in so ti računi enaki, je treba uporabnika ADMIN odstraniti iz skrbniške skupine, za katero morate ustvariti nov skrbniški račun in nastaviti geslo za njegove račune in za lastniške račune. Samo njen lastnik in člani skupine Admins lahko šifrirajo in dešifrirajo bazo podatkov. Jet za šifriranje uporablja algoritem RSA (imenovan po prvih črkah priimkov njegovih izumiteljev: Rivest, Shamir, Adelman) s ključem, ki temelji na ID-ju delovne skupine. Šifriranje baze podatkov ima dva negativna stranska učinka. Prvič, njegova zmogljivost se zmanjša - po Microsoftovih ocenah za 10-15 odstotkov. Drugič, šifrirane baze podatkov ni mogoče stisniti s programi, kot so PKZip, LHA, Stacker in DriveSpace. Natančneje, lahko ga stisnete, vendar v tem nima smisla - njegova velikost se bo nekoliko zmanjšala. Razlikovanje pravic dostopa uporabnikov Dovoljenja za dostop se imenujejo eksplicitna, če pripadajo uporabniškemu računu ali so mu dodeljena.

Primer izdelave zaščite podatkov v MS Accessu:

Slika 4 Ustvarjanje zaščite podatkov

Izdelava poročil v MS Access DBMS. Priprava poročevalske dokumentacije z MS Accessom. Zaščita projektov z MS Access DBMS.

Varnostni sistem baze podatkov mora zagotavljati fizično celovitost baze podatkov in zaščito pred nepooblaščenim vdorom za branje vsebine in spreminjanje podatkov. Zaščita baze podatkov se izvaja na dveh ravneh: - na ravni gesla; - na ravni uporabnik (zaščita uporabniških računov in identificiranih objektov). Za zaščito baze podatkov Access uporablja datoteko workgroup system.mdw (delovna skupina je skupina uporabnikov, ki si delijo omrežne vire), na katero so privzeto povezane baze podatkov na delovnih postajah. Datoteka delovnih skupin vsebuje uporabniške in skupinske račune ter uporabniška gesla. Računom je mogoče podeliti pravice dostopa do baze podatkov in njenih objektov, medtem ko so dovoljenja za dostop sama shranjena v bazi podatkov. Da bi zagotovili zaščito Accessove baze podatkov, morate ustvariti delovno skupino z datoteko - workgroup administrator wrkgаdm.exe. Ko ustvarjate edinstveno delovno skupino, določite uporabniško ime, ime organizacije in kodo delovne skupine. Datoteka delovne skupine MS Access vsebuje naslednje vgrajene račune: 1. Admins - standardni uporabniški račun. Ti zapisi so enaki za vse primerke Ms Access; 2. Admin – račun skrbniške skupine – je edinstven v vsaki datoteki delovne skupine; 3. Uporabniki - vsebuje uporabniške račune. Če želite ustvariti datoteko delovne skupine, morate zapreti Access in poiskati datoteko delovne skupine v mapi system ali system32 v imeniku Windows in ustvariti novo delovno skupino (lahko do 20 številk ali črk).

Primer izdelave poročil v MS Accessu:

Sl.5 Ustvarjanje poročil

ZAKLJUČEK

Med izobraževalno prakso GOR 04.01. in GOR 04.02. Svoje znanje sem utrdila pri disciplinah: MDK 04.01. “Delo z računalniško in osebno strojno opremo” in MDK 04.02. "Delo z programsko opremo Računalniki in osebni računalniki." Ponovil sem snov kot so: zunanja arhitektura računalnika, povezovanje naprav, nastavitev programov in vmesnikov, delo z programi za urejanje in itd.

V praksi so bile preučene in opisane naslednje teme:

1. Ustvarite predstavitev

Priljubljeno v kategoriji: