Son teslim tarihlerini izlemek için Excel şablonları. Asistanın cephaneliğindeki kullanışlı araçlar. Excel'de Proje Yönetimi Kontrol Paneli Nasıl Oluşturulur

Başlangıç ​​olarak, daha sonra standart MS Excel yeteneklerini kullanarak otomatikleştirmeye başlayacağımız siparişlerin yürütülmesini izlemeye ilişkin kuralları hatırlayalım.

Sorunları çözmenin özü üzerinde kontrol ve görevleri tamamlamak için son tarihler üzerinde kontrol vardır.

Maddi kontrol

Esasa ilişkin kontrol, sorunun ne kadar doğru, başarılı ve eksiksiz çözüldüğünün değerlendirilmesidir. Bu kontrol, (bir kurumun veya bölümün) başkanı veya özel yetkili bir kişi tarafından gerçekleştirilir. Belgelere yansıyan sorunların doğru ve zamanında çözülmesinin sorumluluğu, yapısal bölüm başkanlarına ve belgenin yürütülmesinden sorumlu çalışanlara aittir. Sanatçı genellikle:

• yöneticinin bir belgedeki kararında (örneğin, gelen bir mektupta, bir çalışanın başvurusunda) veya
• doğrudan emrin metnine yazılır (genellikle emir/protokolde, bireysel talimatlar metnin bağımsız paragrafları olarak hazırlanır ve neyin, kime ve ne zaman yapılması gerektiği hemen açık olacak şekilde formüle edilir); buna göre her öğe - görev / talimat ayrı ayrı kontrol altına alınır),
• İcracının doğrudan belirlenmediği durumlarda organizasyondaki sorumluluk dağılımına göre belirlenir.

Yönetici kararında/talimatında birden fazla uygulayıcı belirtilmişse, kararda ilk belirtilen kişi belgenin/talimatın yürütülmesinden ve buna göre yürütülmesinin organize edilmesinden sorumludur.

Talimatlar belge metninden takip edilebilir veya “bağımsız” olabilirler, yani. belgelenmemiş ve yine de bunların infazı kontrole tabidir. Sipariş bir belge bazında oluşturulmuşsa, temel belgeye bir bağlantı içerir (bkz. Şekil 1'deki tabloda ilk dört sütunun doldurulması). Talimatlar her seviyedeki yöneticiler tarafından verilir. Ancak her kuruluş hangi dokümanların/talimatların kontrol altına alınacağına kendisi karar verir. Genellikle bunların tümü örgütün başkanı ve yardımcılarından gelen talimatlardır. Bir kuruluştaki belge sayısı ne kadar fazla olursa, belgelerin yürütülmesini izleme çalışmasını kolaylaştırmak o kadar önemli olur ve kuruluş "neyi kontrol edeceğiz" sorusunun çözümüne o kadar seçici yaklaşır - burada altın ortalama önemlidir . Bu nedenle, kontrol genellikle birinci kişiden gelen talimatların yerine getirilmesine verilir; bu, okul öncesi eğitim kurumunun servisi veya sekreteri tarafından yapılır.

Talimatlar açık ve net bir şekilde formüle edilmelidir:

• siparişin kendisi;
• infaz süresi;
• icracı (birkaç kişinin bir emri yerine getirmesi mümkündür, daha sonra biri sorumlu icracı olarak atanır ve geri kalanı ortak icracı olarak kabul edilir).

Talimatları oluştururken basit kurallara uymanız tavsiye edilir: ifadeler kısa ve öz olmalı, yorumdaki belirsizliği ortadan kaldırmalı ve açıkça tanımlanmış ve ölçülebilir bir sonuca sahip olmalıdır.

Emir yürütülürken aşağıdaki eylemler mümkündür:

• yazar siparişi tamamlamak için son tarihi değiştirebilir;
• yazar, görevin sorumlu uygulayıcısını değiştirebilir;
• sanatçılar yürütme sonuçları hakkında raporlar oluşturur;
• yazar, revizyon emrini iade etme veya yürütme sonucunu onaylama olanağına sahiptir.

Görevin ortak yürütücüler arasında paylaştırılması durumunda sorumlu yürütücü onların performans raporlarını alır. Nihai tek raporu kendisi adına hazırlayan ve yazara gönderen kişidir.

Son teslim tarihleri ​​üzerinde kontrol

Belgelerin/siparişlerin yerine getirilmesine ilişkin son tarihlerin kontrolü, yönetim belgeleri destek hizmeti (DOU) tarafından ve küçük bir kuruluşta sekreter tarafından gerçekleştirilir.

Son teslim tarihlerini izleme teknolojisi aşağıdaki prosedürlere ayrılabilir:

• kontrol altına alınan tüm belgelerin, talimatların, talimatların ve yönetim görevlerinin kaydedilmesi;
• belgenin icracıya zamanında teslim edildiğini kontrol etmek;
• yürütme için son tarihler değiştiğinde, belgeler icracıdan icracıya, bölümden bölüme aktarıldığında kontrollü belgelerdeki verilerin ayarlanması (bunu "Yürütme Durumu" alanına kaydediyoruz, bkz. Şekil 1);
• icracılara ve bölüm başkanlarına yerine getirilmemiş belge ve talimatların varlığına ilişkin hatırlatma;
• yöneticileri (bölümler ve kuruluşlar) belgelerin yürütülmesinin durumu ve ilerlemesi hakkında bilgilendirmek;
• belgelerin yürütülmesine ilişkin verilerin girilmesi;
• yapısal bölümlere, uzmanlara, belge türlerine ve diğer yönlere göre bir bütün olarak kuruluş için durum ve performans disiplini düzeyinin analizi.

Son teslim tarihleri belgeler tanımlanabilir:

Gördüğünüz gibi, bir emrin yerine getirilmesi için son tarih genellikle yazarı tarafından belirlenir. Talimat içeren siparişlerin kabul edilmesi "acilen" 3 gün içinde infaz edilecek. "Derhal" talimatı, emrin yerine getirilmesi için 1 günlük bir süre sağlar. Eğer emirde infaz tarihi belirtilmemiş imzalandığı tarihten itibaren 1 ay içinde (bir sonraki ayın ilgili tarihine kadar, bir sonraki ayda böyle bir tarih yoksa ayın son gününe kadar) icraya tabidir. Emir yürütme süresinin son gününün iş günü dışında bir güne denk gelmesi halinde, bir önceki iş gününde işleme tabi tutulur.

Karmaşık bir görev içeren belgeler için uzun vade infaz (birkaç ay, altı ay, bir yıl). Bu durumda gerekli Görevi aşamalara ayırın ve görevin tamamlandığını adım adım izleyin.

Dönem kontrolü şunları içerir:

• akım kontrolü,
• yardımsever ve
• son kontrol.

Ana kontrol türleri mevcut ve önleyicidir.

Altında akım kontrolü Süresi bugün dolacak belgelere ilişkin bilgilerin günlük olarak hazırlanmasını anlayın. Mevcut kontrol, belgenin ilerleyişinin günlük olarak kontrol edilmesi ve yükleniciye yürütme süresinin sona ermesi ve belge üzerinde çalışmayı tamamlama ihtiyacının hatırlatılmasıyla gerçekleştirilir. Uygulama kontrolünden sorumlu olanlar (küçük bir şirkette - bir sekreter), genellikle iş gününün başında, son başvuru tarihleri ​​bugün sona eren belgelerin bir listesini belirler ve derler.

Mevcut kontrol, gün için bir çalışma planı oluşturmaya yardımcı olur. Bugün hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini hemen gösterir (toplantıdaki bir sorunu çözmek, bir belgeyi imzalamak, faks göndermek vb.). Bu nedenle, belgelerin yürütülmesi için son tarihler üzerinde kontrol, zorunlu olarak sağlanan bir işlevdir. iş tanımı yöneticinin sekreteri. Sekreter her gün, son kullanma tarihi dolmak üzere olan belgeleri tespit ederek, sorunun zamanında çözülme olasılığını keşfeder ve son teslim tarihlerinin kaçırılması durumunda bunu yöneticiye bildirir.

Sırasında önleyici kontrol Son teslim tarihi 2-3 gün içinde dolacak belgelerle ilgili raporlar derlenerek icracılara bilgi verilir (bizim organizasyonumuzda bunu 4 takvim günü önceden yapıyoruz). Ve sonra çalışanın sorunu zamanında çözmek için hala zamanı var.

Kontrol pozisyonu çok önemlidir. Yalnızca kontrolün çalışanlara yardım etmeye yönlendirilmesi ve eksikliklerin tespit edilmesine değil, yardım etme, hatırlatma ve suçlamama arzusu, kontrol hizmetinin en yüksek verimliliğini sağlayabilir.

Belgenin zamanında gerekli olduğunu, şirketin refahının sorunun zamanında çözülmesine bağlı olduğunu vb. İncelikli bir şekilde hatırlatan bir çalışan tarafından ustaca ve doğru bir şekilde gerçekleştirilen sistematik uygulama kontrolü, bu çalışana olan ihtiyacı vurgular ve onun çabaları. Ayrıca "zaman çizelgesi dizini" belirli bir tarihe ait olayları ve görevleri yansıttığı için yöneticinin çalışma gününü planlamaya yardımcı olur.

Bir belgenin alınması üzerine veya yüklenici tarafından yürütülmesi sırasında, belgenin zamanında yerine getirilmesinin imkansız olduğu anlaşılırsa, bu durum, son teslim tarihini erteleme hakkına sahip olan yöneticiye (böyle bir emrin yazarı) bildirilir. belgenin yürütülmesi. Eğer yönetici süreyi uzatıyor Sekreter, talimatları doğrultusunda kayıt formuna yeni bir son tarih girer.

Bir belgenin yürütülmesi için son tarihin ertelenmesi sorunu, hedef tarihin sona ermesinden en geç 1 gün önce gündeme getirilmelidir. Son tarihin geriye dönük olarak ertelenmesine izin verilmez ve otomatik sistemlerde kural olarak prensipte imkansızdır.

Uzun (birkaç ay) yürütme süresi olan belgeler için, yürütmenin ilerleyişi hakkındaki bilgiler kaydedilerek ara yürütme aşamaları izlenebilir (bunu belge kayıt kartının "Yürütme Durumu" alanında yaparız).

Çoğu zaman, bir sorunun çözülmesi, bir belge üzerinde birkaç yürütücünün sıralı çalışmasını veya belgenin birkaç departmanla koordinasyonunu gerektirir. Bu durumlarda belgenin her icracı tarafından tutulduğu süre kontrol edilmelidir. Bir belgeyi aktarırken aktarım gerçeği kaydedilmelidir. Kayıt işlemi genellikle belgeyi ileten birimin sekreteri tarafından gerçekleştirilir. “İcra Durumu” alanına belgenin hareketini ve aktarım tarihini yansıtıyoruz.

Son teslim tarihi geçmiş belgeler göründüğünde Listeleri aynı gün çıktısı alınarak yöneticiye raporlanır.

Belgeleri kaydetme hakkı çok çeşitli çalışanlara verilebiliyorsa, o zaman yürütmenin ilerleyişini yansıtan değişiklikler kural olarak yalnızca tek bir sorumlu çalışan tarafından gerçekleştirilir: sekreter yardımcısı veya okul öncesi eğitim uzmanı.

Bir belgeyi kontrolden kaldırma yalnızca belgenin tamamen yerine getirilmesinden sonra gerçekleştirilir: yöneticinin kararının yerine getirilmesi, bir yanıt belgesinin hazırlanması, giden belgeye bir yanıtın alınması veya yürütme gerçeğinin diğer belgelenmiş teyidi. Belgenin yürütülmesinin sonucu kayıt kartına kaydedilmelidir (örneğin, “davetiye gönderildi”, “... no.'dan bir mektup gönderildi…” vb.). Kayıt kartı ayrıca belgenin yürütülme tarihi hakkında bilgi içerir ve yürütülen belgenin dosyalandığı terminolojiye göre vaka numarasını gösterir.

İLE son kontrol performans disiplinini ve bir bütün olarak bir departmanın veya organizasyonun çalışanlarının performans sonuçlarını özetlemek için analitik çalışmayı içerir. Nihai kontrol, uygulamanın izlenmesinden sorumlu çalışanlar (servis) veya kuruluşun sekreteri tarafından belirli bir sıklıkta (haftalık, aylık, üç aylık) gerçekleştirilir. Sonraki kontrolün sonuçları, görevlerin yerine getirilme durumuna ilişkin nihai niceliksel ve liste raporlarına (kontrollü belgeler) yansıtılır. Bu, yönetimin belirli bir çalışanın (bölümün) ne yaptığını ve belirli bir faaliyet alanında işlerin nasıl gittiğini (belirli bir sorunu çözme) bilmesini sağlar.

Son kontrol, önleyici kontrolle zorunlu birleşim halinde, çalışan disiplininin arttırılmasında teşvik edici bir faktördür.

MS Excel kullanarak sipariş kontrolü örneği

Şimdi standart MS Excel yetenekleri kullanılarak nelerin otomatikleştirilebileceğini göstereceğiz. Başlamak için açın yeni kitap MSExcel ve içinde bir tablo oluşturŞekil 1'de gösterilen alanlar/sütunlar/grafikler ile. Kuruluşumuzda emirlerin yerine getirilmesinin zamanında kontrolüne ilişkin bilgilerin görüntülendiği ana tablodur.

Daha sonra, ayrı bir hücreye bir formül girin, böylece bu MS Excel sayfasını açtığınızda her zaman tablonun üstünde olacaktır. güncel tarih görüntülendi(Şekil 1'de 1 numara ile gösterilmiştir). O zaman masayla yapılan günlük çalışmalarda bizim için faydalı olacaktır. Bunu iki şekilde yapabilirsiniz:

şekil 2

Gösteriyi Daralt

Bu tabloda satırları (yani kontrollü siparişleri) çeşitli kriterlere göre filtreleyebilirsiniz. Ancak bunu yapmak için filtreyi etkinleştirmeniz gerekir:

Figür 3

MS Excel 2007 ve 2010'da filtreyi etkinleştirmek için ekran düğmesi

Gösteriyi Daralt

Şekil 4

MS Excel 2007 ve 2010'da tablo satırlarını sütun içeriklerine göre filtreleme kriterleri

Gösteriyi Daralt

Yukarıda gösterilen filtreleme kriterleri, “Sanatçılar” sütunundaki (1 rakamıyla işaretli) gri kare filtre düğmesine basılması sonucu ortaya çıktı. Bu sütunun hücreleri metinle dolu olduğundan program bize aşağıdaki seçenekleri sundu:

2 - ilk olarak, bir veya daha fazla sanatçıyı yalnızca onlar için "onay işaretleri" bırakarak filtreleyebiliriz; ayrıca yalnızca listedeki son öğeye bir “onay işareti” bırakarak yalnızca boş satırları da seçebiliriz; onay kutusunu “Tümünü seç” konumunda bırakırsak, bu kritere göre filtreleme yapılmayacaktır (bu şimdi Şekilde gösterilmektedir);

3 - ikinci olarak, sütun hücrelerinde bulunan metne göre filtreleme yapabilirsiniz, ancak bu kriter bir belgenin "Özet" sütunu vb. ile çalışırken daha uygundur. Örneğin, başlığı tam olarak hatırlamıyorsak ama içinde olması gereken anahtar kelimeyi hatırlıyorsak, o zaman “içerir…” öğesini seçip bu kelimeyi sonu olmadan yazmamız gerekir, ardından sonuç olarak Filtrede sadece “Özet” alanında bulunan satırlarda farklı sonlarla yazdığımız bir kelime bulunmaktadır.

Filtreyi, 6 rakamıyla gösterilen aynı isimli komutu seçerek kaldırabilirsiniz. Birkaç sütunda farklı seçim kriterleri belirterek satırları filtrelediyseniz, bu komutu bir kez seçtiğinizde, filtre yalnızca bu tür seçtiğiniz sütunda kaldırılır. diğer sütunlarda kalan filtrelerle birlikte bir komut geçerli kalacaktır - her birinin ayrı ayrı kaldırılması gerekir. Filtrenin etkin olduğu sütunlarda, filtre çağırma düğmesi, görüntüsünü etkin filtre düğmesi olarak değiştirir.

Tablo satırlarını içeriğine göre filtrelemek istediğimiz sütun tarihlerle doluysa, program metin filtresi yerine bize 4 rakamıyla gösterilen tarihlere özel başka bir filtre sunacaktır: yalnızca belirli bir tarih, ancak aynı zamanda belirli bir tarihten veya sınırlı bir zaman diliminden daha sonra veya daha erken, dün, bugün veya yarın vb.

Tablomuzda tarihlerin yer aldığı 3 sütun bulunmaktadır.

Sayısal filtre (5 sayısıyla gösterilir), içeriği sayılardan oluşan sütunlarla çalışmak üzere özel olarak tasarlanmıştır (bizim durumumuzda bu, belge kayıt numarasıdır).

Şekil 5

MS Excel 2003'te tablo satırlarını sütun içeriklerine göre filtreleme kriterleri

Gösteriyi Daralt

MS Excel 2003'te, sütun içeriğine göre filtre, programın sonraki sürümlerinde olduğu gibi aynı ekran düğmesiyle çağrılır, ancak buna tıklamak, belirli bir hücre değerini seçmek veya daha fazlasını ayarlamak için genel bir liste açar. zor şartlar metin, tarihler veya sayılar için ayrı ayrı özelleştirilmiş olan filtreleme, listedeki “(Koşul...)” öğesi seçildikten sonra ayrı bir ekran penceresinde başlatılır.

Şekil 4 ve 5 açıkça göstermektedir Artık hangi kriterlere göre filtreleme yapabiliriz? MS Excel'deki farklı sürümlerdeki tablo satırları. Siparişleri uygulayıcıya, yazarlarına, son teslim tarihlerine, kontrol edilen belge verilerine ve bir elektronik tabloya girilen diğer bilgilere göre filtreleyebileceğiz. Ayrıca, birkaç kritere göre aynı anda filtreleme yapmak mümkün olacaktır, örneğin:

• Belirli bir yüklenici için hangi siparişler için son tarih bugün doluyor:
  "Performans Yapanlar" sütununda gerekli çalışanı seçin (Şekil 4'te 2 numaraya bakın) ve "Son Tarih" sütununda, tarihi "bugün" kriterini karşılayan satırları filtreleyin (aynı Şekilde 4 numara) veya
• Seçtiğimiz liderimiz bu ay kime talimat verdi:
  “Emirin yazarı” sütununda analiz ettiğimiz yöneticiyi seçiyoruz (Şekil 4'te 2 numara), “İcra Son Tarihi” sütununda “Bu ay” ​​kriterine giren tarihleri ​​​​filtreliyoruz (4 numara), vesaire.

Şimdi size, bir dosyayı açtığınızda programı nasıl yapılandırabileceğinizi öğreteceğiz. Örneğin 4 gün sonra hangi siparişlerin tamamlanması gerektiğine ilişkin bilgileri otomatik olarak alır Sanatçıları bu konuda önceden bilgilendirmek. Bunun için tabloda “Dağıtım dönemi” adını verdiğimiz özel bir sütun oluşturduk. Şimdi yapılandıralım:

• I6 hücresini seçin (özel sütunun ilk satırında) ve içine “=” işaretini yazın;
• bitişik J6 hücresine fareyle tıklayın (aynı satırda, ancak "Son Tarih" sütununda) ve I6 hücresinin içeriğini hesaplamak için formüle dahil edildiğini göreceksiniz;
• daha sonra klavyeden “-4” yazarak formülü işaretlemeye devam edin;
• Bu noktada formülün doldurulması tamamlanır (mevcut durumu her zaman Excel sayfasının üzerinde bulunan formül çubuğunda görülebilir, bkz. sembolŞekil 7'de 1, “=j6-4”) elde ederiz. Şimdi klavyenizdeki tuşuna basın Girmek- ve gömülü formülün hesaplanmasının sonucu tablo hücresinde görünecektir;
• bundan sonra formül tablonun sonraki satırlarına kopyalanabilir ve daha sonra "Dağıtım Son Tarihi" sütununda tarih her zaman "Son Tarih" sütunundakinden 4 gün önce olacaktır: fareyi sağ alt tarafa getirin I6 hücresinin köşesi ("fare" işaretçisi siyah kalın çarpı şeklini almalıdır), tıklayın sol düğme"fare"yi seçin ve bırakmadan sütunun sonuna kadar sürükleyin, ardından düğmeyi bırakın. Sütun I'de gerekli tüm uyarıların tarihlerini göreceksiniz (Şekil 7'de 2 numara);
• Daha sonra "Dağıtım dönemi" sütununda mevcut hücrelerin bulunduğu hücrelerin otomatik olarak renkli olarak vurgulandığından emin olabilirsiniz. bugünün tarihleri ​​(1 Ekim'de bunlar bazı hücreler olacak ve 2 Ekim - farklı hücreler vb.). Bunu yapmak için koşullu biçimlendirme işlevini kullanmanız gerekir. MS Excel 2007 veya 2010'da bu şu şekilde yapılır:
  • "Başlığın" altında bulunan "Dağıtım dönemi" sütunundaki tüm tablo hücrelerini seçin;
  • düğmeye bas Koşullu biçimlendirme grup içinde Stiller sekmede Ev(bkz. Şekil 6), komutu seçin Hücre seçim kuralları ve sol veya sağda açılan panelde komutu seçin. tarih. İki listenin bulunduğu aynı isimde bir iletişim kutusu açılacaktır (Şekil 8): solda bir konum seçmeniz gerekir Bugün ve sağda - bu koşulu karşılayan hücreleri biçimlendirmenin bir yolu, örneğin, Açık kırmızı dolgu ve koyu kırmızı metin. Sonraki tıklama Tamam.

Şekil 8, koşullu biçimlendirmeyle tamamlanmış tablonun nasıl göründüğünü göstermektedir. Bir uzman, örneğin 13 Ağustos 2012'de bu tabloyu açarak hangi bildirimlerin gönderildiğini kolaylıkla belirleyebilir.

Tablodaki son "teknik" sütunun varlığını sağlayabilirsiniz; her satıra 1 sayısını yerleştirmeniz gerekir. Daha sonra, herhangi bir veya daha fazla kritere göre filtreleme yaparken, her zaman hızlı bir şekilde sayısını sayacaksınız. filtrelenmiş satırlar Bunu yapmak için, bu sütunda fareyle ekranda kalan hücreleri seçin - MS Excel, değerlerinin toplamını hesaplayacak ve bunu Excel sayfasının altındaki alt referans satırına yazacaktır.

Şekil 6

Koşullu biçimlendirme

Gösteriyi Daralt

Belgelerin yürütülmesi için son tarihler farklı şekilde yorumlanabilir. Örneğin vade hangi noktada hesaplanmaya başlamalıdır (emirin verildiği günden mi yoksa bir sonraki günden mi)? Takvime mi yoksa iş günlerine mi sayılmalı? Son teslim tarihi hafta sonuna denk gelen belgelerle ne yapmalı? Son teslim tarihi hiç belirtilmemişse ne olur? Tüm bu sorular ayrıntılı olarak yanıtlanmış olup, “Son teslim tarihleri ​​nasıl belirlenir? "8 numaralı derginin 12. sayfasında" 2011

Kuruluşun tüm belgelerinin yürütülmesini kontrol etmek gerçekçi değildir. Bu nedenle icra kontrolüne tabi belgelerin listesinin belirlenmesine yönelik öneriler size yardımcı olacaktır. Genellikle hangi son teslim tarihlerinin belirlendiğini ve bunun nasıl yapıldığını ve ayrıca sözlü emirleri nasıl kontrol edebileceğinizi öğreneceksiniz. “Neyi kontrol edeceğiz?” başlıklı makaleye bakın. "7 numaralı derginin 30. sayfasında" 2011

Excel'deki kullanıma hazır proje yönetimi şablonlarıyla projelerinizi takip etme sürecini basitleştirin. Herhangi bir şablonun değeri, onun başlangıç ​​noktanız olması ve tekrar tekrar kullanılabilmesidir. Paydaşlara rapor göndermeniz, durum değişikliğini iletmeniz veya görevleri takip etmeniz gerektiğinde her seferinde sıfırdan bir çerçeve oluşturmanıza gerek yoktur. Temel zaten oluşturulmuş olacak ve yalnızca proje verilerini eklemeniz gerekecek.

Bu makalede, ücretsiz olarak indirebileceğiniz Excel'deki proje yönetimine yönelik ana şablonların bir açıklamasını bulacaksınız. Biz de bakacağız Çeşitli türlerşablonlar ve bunların her birini kullanmanın ne zaman daha iyi olacağını size söyler. Ayrıca, Excel'de sıfırdan bir proje yönetimi kontrol paneli şablonunu nasıl oluşturacağınızı öğreneceksiniz.

Ayrıca, tüm çalışmalarınızı elektronik tablo benzeri bir arayüzle yönetmenizi sağlayan bir araç olan Smartsheet'te proje yönetimi şablonlarını nasıl kullanacağınızı da göstereceğiz. Smartsheet size Excel'den daha fazla işbirliği olanağı sağlar ve projelerinizi takip etmenizi kolaylaştırır.

Proje Gantt Şeması Şablonu

Proje Gantt şeması şablonu, proje yöneticileri tarafından kullanılan en popüler şablonlardan biridir. Gantt grafiği, görev başlıkları, başlangıç ​​tarihleri, bitiş tarihleri ​​ve görev süreleri hakkında sahip olduğunuz verileri alır ve bunları basamaklı yatay çubuk grafiğine dönüştürür. Bu şekilde, görevlerin tamamlanması gereken sırayı hızlı bir şekilde görselleştirebilir ve ayrıca görevlerin birbirine nasıl bağlı olduğunu da belirleyebilirsiniz. Gantt şeması özellikle bağımlılıkları olan karmaşık projeleri yönetirken etkilidir.

Smartsheet'in etkileşimli Gantt grafiği özellikleri projenizi görselleştirmeyi kolaylaştırır. Durumu belirtmek için grafiğinizi farklı renk ve sembollerle kişiselleştirebilir veya belirli ekip üyelerine atanan görevleri vurgulamak için koşullu biçimlendirmeyi kullanabilirsiniz. Görevler arasındaki bağımlılıkları belirlemek ve hangi görevlerin projenin tamamlanma tarihini doğrudan etkilediğini öğrenmek için kritik yol özelliğini etkinleştirin. Gantt grafiğinizi ekibiniz veya müşterilerinizle paylaşın, böylece olup bitenlerden haberdar olmalarını sağlayın.

Proje Takipçisi Şablonu

Projenizle ilişkili herkesin önemli bilgileri nerede bulacağını her zaman bilmesi için tüm proje verilerinizi bir araya toplayın. Proje izleyici şablonuyla projeniz için görevler ekleyebilir, durumu ve önceliği değiştirebilir, teslimatları, teslim tarihlerini, maliyetleri, harcanan zamanı ve diğer önemli verileri belirtebilirsiniz. eğer varsa büyük proje, bir proje izleyici şablonu her şeyi düzenli tutmanıza yardımcı olacaktır.

Smartsheet'i kullanmak ekibinizin gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmasını ve projenin ilerleyişi hakkında bilgi sahibi olmasını kolaylaştırır. Sezgisel ve anlaşılır arayüz sayesinde projede değişiklikler yapabilir, görevlere yeni kişiler atayabilir, tarihleri ​​değiştirebilir ve diğer işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.

Çevik Proje Planı Şablonu

Çevik bir proje planı işlevselliğe dayanır. Plan, her bir işlevin uygulanmasının ne kadar süreceğini tahmin eder, ancak her bir işlevin nasıl uygulanacağını ayrıntılandırmaz. Proje planları işlevselliğe odaklandığından benzer işlevleri sprintler halinde gruplandırabilirsiniz.

Çevik proje planı sürekli değişiyor. Plan geliştirildikten sonra proje ekibi onu izlemeli ve gerektiğinde durumu ve zaman çizelgelerini güncellemelidir.

Bu şablon (Agile proje takvimi olarak da bilinir) görevlerinizi eklemenize, sorumluluk atamanıza, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ve durumunuzu atamanıza olanak tanır. Her görevin süresi otomatik olarak hesaplanacaktır. Bu şablon ayrıca, verilerinizi tabloya ekledikçe otomatik olarak yeniden boyutlandırılan bir Gantt grafiği (projenin zaman çizelgesinin görsel bir temsili) içerir.

Smartsheet, temel çevik projeler için tasarlanmış bir proje şablonu sunar. Sprintleri, ürün özelliklerini ve görevleri planlayıp yönetin ve projenizi bir zaman çizelgesi olarak görüntülemek için yerleşik Gantt şemasını kullanın. Ekibiniz tek bir paylaşılan e-tabloda ilerlemeyi güncelleyebilir, teslimatları takip edebilir, dosyaları depolayabilir ve uyarıları ayarlayabilir.

Proje Bütçe Şablonu

İşçilik maliyetlerini, malzeme maliyetlerini, sabit fiyatları ve fiili maliyetleri takip ederek projenizin bütçeye uygunluğu hakkında her zaman bilgi sahibi olun. Bütçe şablonu, harcamalarınızı yakından takip edebilmenizi sağlar ve diğer ekip üyelerinin bütçenizin dahilinde mi yoksa üzerinde mi kaldığınızı görmesine olanak tanır. Bu şablon, boyutu ne olursa olsun herhangi bir proje için kullanılabilir.

Proje ilerlemesini ve bütçe kullanımını Smartsheet'te tek bir yerden takip edin. Bu proje şablonunda proje durumu özeti, bütçe farkı ve zamanlama ile bağımlılıkları içeren bir Gantt şeması bulunur. Tahmini ve fiili işçilik, malzeme ve diğer maliyetleri kolayca karşılaştırabilirsiniz.

Görev Listesi Şablonu

Herhangi bir projede sürekli değişen çok sayıda bileşen olduğundan, görev listesi en önemli görevlere odaklanmanıza olanak tanır. Bitiş tarihlerini her gün, hatta her saat başı değiştirebilir ve önümüzdeki hafta için en yüksek öncelikli görevlerinizi görüntüleyebilirsiniz. Bireysel görevleri düzenlemeniz gerektiğinde bir görev listesi şablonu kullanın.

Smartsheet'teki bu yapılacaklar listesiyle birden fazla projedeki tüm sorumluluklarınızı aynı anda görüntülemenin merkezi bir yolunu oluşturun. İhtiyacınız olan şeffaflık düzeyini oluşturmak, özel sembollerle görev durumunu izlemek ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmaması için yüksek öncelikli öğeleri işaretlemek için e-tabloyu ekibinizle paylaşın.

Proje Zaman Çizelgesi Şablonu

Zaman çizelgesi, karmaşık bilgileri uygun ve anlaşılması kolay bir şekilde görselleştirmenize yardımcı olur. İlerlemeyi izleyebilir, olası gecikmeleri belirleyebilir, her proje görevini tamamlamak için kalan gerçek süreyi izleyebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Özellikle durum değişikliklerini harici ortak çalışanlara veya paydaşlara iletmeniz gerekiyorsa, zaman çizelgesi her boyuttaki proje için harikadır.

Smartsheet, aşağıdakiler için tasarlanmış bir zaman çizelgesi şablonu sunar: basit planlar Gantt şeması görünümünde görevler, alt görevler ve zaman çizelgesi içeren proje. Ekibiniz her zaman, her yerde ilerlemeyi kolayca güncelleyebilir, teslimatları takip edebilir ve durumu kontrol edebilir.

Sorun izleme şablonu

Çoğu zaman, projelerdeki potansiyel sorunlar bir süreliğine kolayca fark edilmeyebilir. Ancak bu sorunlar çözülmeden bırakılırsa tüm projenin tamamlanmasını geciktirebilir ve nihai sonuçları olumsuz etkileyebilir. Proje izleme amacıyla, bir sorun izleyici şablonunu kullanmak, sorunları hızlı bir şekilde tanımlamanıza ve bunları çözmekten kimin sorumlu olduğunu atamanıza yardımcı olabilir, böylece sorunları ortaya çıktıkça düzeltebilirsiniz. Çok fazla değişen veri içeren orta ila büyük ölçekli bir projeniz varsa bu şablonu kullanın.

Smartsheet Sorun ve Hata İzleyici şablonunu kullanarak sorunları ve hataları izleyin. Bakım personelinin, test uzmanlarının veya müşterilerin sorunları kaydetmesi ve hata geçmişini tek bir merkezi konumdan yönetmesi için özel bir web formu oluşturun. Daha sonra istekleri önceliklendirin ve kapatın.

Proje Zaman Çizelgesi Şablonu

Tüm ekip üyelerinin ve paydaşların her ekip üyesinin projeye bağlılık düzeyini görüntülemesine olanak tanıyan bir zaman çizelgesi şablonuyla kaynak tahsisinin hızlı bir anlık görüntüsünü alın. Önümüzdeki hafta için kaynak kullanılabilirliğini takip edin, böylece kimin elinde olduğunu her zaman bilirsiniz boş zaman bir proje üzerinde çalışacak ve çok meşgul olanlar. Zaman planı - etkili yöntem Büyük bir projede çok sayıda kaynağı yönetmek.

Smartsheet'in basit kaynak yönetimi proje şablonuyla iş gücünüzü gerçek zamanlı olarak yönetin. Atamak belirli sanatçılar Görevler için ve işgücü kaynaklarının eksikliklerini veya fazlalıklarını kolayca tespit edin.

Proje Risk Takibi

Projeler doğası gereği gizli risklerle doludur. Risklerin ortaya çıkma nedenleri farklıdır: işin kapsamı yanlış belirlenmiş, bağımlılıklar yanlış kurulmuş vb. Önemli olan bu tür riskleri projenin erken aşamalarında, tamamlanma maliyetini ve zamanlamasını etkilemeye zamanları olmadan tanımlamaktır. Proje Risk Takibi tüm potansiyel riskleri tek bir tabloda toplayarak orta ve büyük ölçekli proje yöneticileri için faydalı hale getirir.

Proje yönetimi için kontrol paneli

Smartsheet Sights kontrol panellerini kullanarak projenizi Smartsheet'te yönetmek için bir kontrol paneli oluşturabilirsiniz. Sights kontrol panelleri, önemli proje tablolarındaki verileri yoğunlaştırarak ekiplere yapılan işe yönelik benzeri görülmemiş bir görünürlük sağlar. Smartsheet kontrol panelinizi şirketinizin çalışanlarıyla paylaşın veya harici paydaşlarla paylaşarak onlara önemli ölçümleri ve durumları görüntülerken ek bir bilgi düzeyi sağlayın.

Excel'de Proje Yönetimi Kontrol Paneli Nasıl Oluşturulur

Excel'de proje yönetimi kontrol panelinin nasıl oluşturulacağı aşağıda açıklanmıştır.

Excel e-tablonuzu oluşturun

Proje yönetimi kontrol paneli temel olarak şunları içerir: grafik görseller ancak aynı zamanda bu görüntülerin oluşturulduğu tüm veriler de dosyanızda bir yerde saklanmalıdır. Excel dosyası. Bunu yapmak için Excel elektronik tablonuzun iki sekmesinde aynı anda çalışmanız gerekir. Bir sekme grafik görüntüleri içerecek, ikinci sekme ise bu görüntülerin oluşturulacağı tüm verileri içerecektir. Bir sekme grafik görüntüleri içerecek, ikinci sekme ise bu görüntülerin oluşturulacağı tüm verileri içerecektir.

1. Dosyanızın alt kısmındaki sekmeye çift tıklayın "Sayfa1" Tabloyu yeniden adlandırmak için Adı şu şekilde değiştirmenizi öneririz: "Proje Kontrol Paneli".
2. Daha sonra başka bir sekme eklemek için sekmenin sağındaki artı işareti (+) simgesini tıklayın.
3. Sekmeye çift tıklayın "Sayfa2" ve tabloyu yeniden adlandırın "Notlar".

Tasarım ayrıntılarınızı ekleyin

Artık tasarım verilerinizi (tüm "sayılarınız") Notlar sekmesine ekleyebilirsiniz. Bu veriler daha sonra Proje Kontrol Paneli sekmesine taşıyabileceğiniz grafikler oluşturmak için kullanılacaktır.

Proje görev tablosu ve Gantt şeması oluşturma

1. Notlar sekmesinde bir görev tablosu oluşturun. Sütun başlıkları ekleyin “Görevler”, “Yürütücü”, “Başlangıç ​​tarihi”, “Tamamlanma nedeniyle”, “Gün sayısı” Ve "Durum".
2. Tasarım verilerinizi tabloya ekleyin. Projenizdeki tüm görevleri, bunları tamamlamaktan sorumlu kişiyi, başlangıç ​​tarihini, bitiş tarihini, her bir görevi tamamlamak için ayrılan gün sayısını ve durumu listeleyin (seçenekleri kullanın) "Tamamlandı", "Gecikmiş", "Devam Ediyor" Ve "Başlatılmadı").

1. Daha sonra bir Gantt grafiği oluşturmak için bu verileri kullanın.
2. Gantt grafiği oluşturduktan sonra grafiğe sağ tıklayın ve "Kesmek". Proje Kontrol Paneli sekmesine gidin, sağ tıklayın ve seçin "Sokmak". Ayrıca kontrol panelinizde görüntülemek istiyorsanız görev adınızın belirli bölümlerini kesip yapıştırabilirsiniz.

Not. Görevler tablosuna bir sütun ekledik "Bir öncelik" ve görevleri tamamlamanın önemini belirtmek için yıldız sembolleri kullanıldı. Sembol eklemek için hücreye ve sekmenin sağ tarafına tıklayın "Sokmak" seçme "Semboller".

Görev durumu, proje bütçesi ve bekleyen öğeler için grafikler ekleyin.

Şimdi proje kontrol panelinize başka hangi bilgileri eklemek istediğinizi düşünün. Örneğimizde görevlerin, bütçenin ve bekleyen öğelerin genel durumu için bir grafik ekleyeceğiz.

1. Notlar sekmesine gidin ve görselleştirmek istediğiniz her veri kümesi için bir mini tablo oluşturun. Örneğin kaç görevin "Tamamlandı", "Gecikmiş", "Devam Ediyor" ve "Başlamadı" durumuna sahip olduğunu görüntülemek istedik. Bu durumları bir sütunda ve yan yana yerleştirdik. Yüzde veya pay olarak kaç projenin bu durumda olduğunu da belirttik. Bütçe grafiğinde ne kadar paranın bütçelendiğini ve gerçekte ne kadar harcandığını gösterdik.

1. Daha sonra verilerinizi ekledikten sonra tabloyu seçin ve sekmeye gidin. "Sokmak". Grup içinde "Diyagramlar" Kullanmak istediğiniz grafik türlerini seçin (pasta grafikler, çubuk grafikler, kabarcık grafikler vb.).

1. Diğer tüm veri kümeleri için önceki adımları tekrarlayın.
2. Tüm veri kümeleri için grafikler oluşturduktan sonra bunları kesip Proje Kontrol Paneli sekmenize yapıştırın.

Proje kontrol panelinizi ayarlayın

1. Görev tablonuzun arka plan rengini değiştirmek için hücreye ve sekmeye tıklayın "Ev" Bölümde "Yazı tipi"İhtiyacınız olan rengi seçmek için boya kovası simgesine tıklayın.
2. Gantt grafiğinizin renklerini değiştirmek için görev çubuğuna çift tıklayın ve seçeneği seçin "Grafik Alanını Biçimlendir". Boya kovası simgesine tıklayın, seçin "Doldurmak" ve ardından pencerenin alt kısmında ihtiyacınız olan rengi seçin.
3. Grafiklerinizin rengini değiştirmek için grafiğin tamamına veya herhangi bir kısmına çift tıklayın. Yan tarafta bir pencere görünecek "Veri serisi formatı". Boya kovası simgesine tıklayın ve seçeneği seçin "Doldurmak" ve ardından pencerenin altındaki boya kovası simgesine tekrar tıklayarak istediğiniz rengi seçin.

Smartsheet Sights kontrol panelleriyle daha iyi kararlar alın

Smartsheet Sight kontrol paneli, temel performans göstergeleri (KPI'ler) aracılığıyla proje durumu veya görev ilerlemesi gibi çalışmanızın önemli yönlerini görselleştirmenize, özetlemenize ve paylaşmanıza yardımcı olur. Sight'ın kontrol paneli aynı zamanda ekiplere tablo veya rapor koleksiyonları gibi kaynaklar için merkezi bir yer vererek düzenli kalmalarına yardımcı olacak.

• Kontrol panelleri, proje tablolarındaki önemli bilgilerin gerçek zamanlı görünürlüğünü sağlar.
• Kuruluşunuzun her departmanında kullanıma uygun, özelleştirilebilir arayüz
• Basit widget'lar hızlı bir şekilde başlamanıza yardımcı olur.

Sights kontrol panelleri, kuruluşunuz genelinde herhangi bir sayıda proje, etkinlik ve bilgi için gelişmiş görünürlük sunar. Kullanıcılar, iş akışı bilgilerini Sights kontrol panellerinde merkezileştirerek karmaşık süreçlere ilişkin ek bilgiler elde eder, bir projedeki boşlukları daha iyi tahmin edebilir ve kritik bilgileri daha hızlı alabilir.

Bireysel projelerin ayrıntılarını yönetmek için Smartsheet'i kullanın, ardından proje portföyünüzün durumuna ilişkin üst düzey bir görünüm elde etmek ve meslektaşlarınız ve yöneticileriniz için devam eden çalışmalara yönelik benzeri görülmemiş bir görünürlük sağlamak için Sights kontrol panellerine erişin. Sights kontrol panellerinin kuruluşunuza nasıl fayda sağlayabileceğini öğrenmek için Smartsheet ekibiyle iletişime geçin.

Proje Yönetimi için Excel Şablonları: Büyük ve Küçük Projeler İçin

Proje yönetimi şablonu, herhangi bir projeyi yönetmek için etkili bir araçtır: büyük veya küçük, basit veya karmaşık. Şablonların kullanılabilmesi için bir projenin büyük ve çok ayrıntılı olması gerektiğine dair yaygın bir yanılgı vardır. Aslında şablon daha küçük projeler için de aynı derecede faydalı olabilir. Teslimatların boyutu küçük olsa ve emek yoğun olmasa bile her görevin ne kadar süreceğini tahmin etmeniz, ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemeniz ve her ekip üyesine görev atamanız gerekecektir.

Smartsheet, iletişim ve işbirliğine yönelik güçlü özelliklere sahip, elektronik tablo tabanlı bir iş yönetimi aracıdır. Izgara, Takvim, Gantt, Görülecek Yerler ve Kartlar gibi çok çeşitli akıllı görünümlerle Smartsheet istediğiniz şekilde çalışır. Kolayca proje yönetimi şablonunu nasıl oluşturacağınızı öğrenin. Smartsheet'i 30 gün boyunca ücretsiz deneyin.

Hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? en iyi uygulamalar ve proje yönetimi için temel öneriler? En son makalelere, şablonlara, videolara ve daha fazlasına erişmek için sitemize gidin.

Smartsheet premium proje yönetimi çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinin

Yüzlerce projeyi yönetiyor musunuz? Smartsheet'in birinci sınıf proje portföy yönetimi çözümü, proje odaklı işletmelerin ve departmanların artmasına yardımcı olur verim gerçek zamanlı görünürlüğü artırın ve proje riskini azaltın.

Smartsheet Proje Portföy Çözümünü aşağıdaki amaçlar için kullanın:

• Yeni bir projenin kurulumunu otomatikleştirerek zamandan tasarruf edin.
• Proje yönetimi performansını iş amaç ve hedeflerinizle uyumlu hale getirin.
• Tutarlı proje yönetimi politikaları sağlayın.
• Proje portföyü performansına ilişkin gerçek zamanlı görünürlüğü artırın.
• Proje portföyünün derinlemesine bir analizini yapın Microsoft'u kullanma Güç BI.

Proje yöneticileri, yeni projeleri için standart bir Sights tabloları, raporları ve kontrol panelleri setini kolay ve hızlı bir şekilde elde etmek için Smartsheet'in proje portföy yönetimi çözümünü kullanabilir. Her yeni proje Varsayılan olarak, portföylerindeki tüm projelerin görünürlüğünü sağlamak için Proje Yönetim Yöneticisi tarafından belirlenen önceden mevcut erişim haklarını devralır. Son olarak çözüm, proje meta verilerini, portföy çapında raporlama için Smartsheet Sights kontrol paneli veya Microsoft Power BI kullanılarak erişilebilen tek bir veri dosyasında otomatik olarak birleştirir.

Bildiğiniz gibi, bir asistanın veya kişisel asistanın (çalışma kitabında bu pozisyonun adı ne olursa olsun) farklı şirketlerdeki işlevselliği, organizasyonun özelliklerine ve büyüklüğüne, şirkette benimsenen kurum kültürüne ve kişiliğe bağlı olarak değişmektedir. yöneticinin. Ancak, iş yeri ne olursa olsun, herhangi bir kişisel asistanın onsuz yapamayacağı sorumluluklar vardır. Bunlar arasında emirlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol de yer alıyor.

Pek çok kuruluşta, emirlerin yerine getirilmemesi ve bunların zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol eksikliği sözde bir sorundur. " darboğaz"(İngilizceden) darboğaz- darboğaz), yani şirketin iş süreçlerini büyük ölçüde yavaşlatan ciddi bir engel. Buradaki pek çok şey aslında asistana bağlı! Ancak her şey ilk bakışta göründüğü kadar açık değildir. Vazgeçilmez bir asistanın aniden hastalandığı, tatile çıktığı veya bir kez olsun iş gezisine çıktığı, onun yokluğunda ise işlerin durduğu, siparişlerin kayıt altına alınmadığı, teslim tarihlerinin kaçırıldığı, sorumluların bilinmediği durumlarla sıklıkla karşılaşıyoruz. Kural olarak, bu, çalışanın vazgeçilmezliği hakkında değil, bir sistemin yokluğu hakkında çok fazla konuşuyor. Dolayısıyla asistanın görevi, emirlerin yerine getirilmesini izlemek için bir sistem oluşturmaktır. Ve sistem, bildiğimiz gibi, performansını büyük ölçüde kendi başına sürdürebilme kapasitesine sahip. Ve bununla tek başına başa çıkamazsın! Ama her şeyi sırayla ele alalım.

Kontrol ve türleri

Bir filin, dedikleri gibi, parçalar halinde yenmesi gerekir. Ve terminolojiyle başlamaya değer.

Kontrol- bu, planın gerçek durumla karşılaştırılması. Kontrol, planlanan sonuçlardan ve insanların eylemlerinden en küçük sapmaları bile ortaya çıkarır ve durumu değiştirmeyi mümkün kılar.

Aşağıdaki kontrol türleri ayırt edilir:

1. Ön Hazırlık. Görevle ilgili asıl çalışmaya başlamadan önce yönetici tarafından gerçekleştirilir. Ön kontrol, insan, malzeme ve finansal kaynaklar dikkate alınarak kullanılır; yani, çalışma emri vermeden önce yönetici, icracının bunu gerçekleştirecek kaynaklara sahip olduğundan emin olmalıdır.

2. Kavramsal (gelen). Açıklığa kavuşturmak için kullanılır:

Sanatçı bir görevi olduğunu biliyor mu;

Çözecek kişi sorunu nasıl anladı?

Bunu tam olarak nasıl yapacak?

Bu tür kontrol, müdür yardımcısı tarafından ve siparişi verdikten hemen sonra gerçekleştirilir. Amaç, uygulayıcının emrin özünü ve uygulanmasının zamanlamasını anlamasını kontrol etmektir. Bu aşamada asistanın görevi, yöneticinin dikkatini görevin uygunluğuna, görevin zamanlamasına ve önceliğine çekmek ve görevin işe kabul edildiğinden emin olmaktır. Bu durumda asistanın acil ve önemli görevleri "vurgulaması" gerekir (Eisenhower matrisini hatırlayın), örneğin: "Lütfen bu görevin önemli ve acil olduğunu unutmayın!" Doğru zamanda telaffuz edilen bu sihirli cümle, birçok yanlış anlaşılmayı ve affedilemez zaman kaybını önlemeye yardımcı olacaktır - görevleri önceliğe göre sıralama sürecinin kendi yolunda gitmesine izin vermek kabul edilemez, çünkü icracıların görüşleri her zaman yöneticinin görüşü. Sizin için bariz olanın başkaları için öyle olmayabileceğini unutmayın.

3. Akım (ara, proses kontrolü). Amaç, mevcut faaliyet sürecini değerlendirmektir: işin nasıl yapıldığı, halihazırda ne yapıldığı, hangi zorlukların ortaya çıktığı. Bu tür bir kontrol, iş devam ederken bir asistan tarafından gerçekleştirilir, ancak siparişin tamamlanması için son tarih henüz gelmemiştir. Kontrolün görevi, çalışma sırasında ortaya çıkan sapmaları derhal tespit etmek ve olası düzeltmeler için yöneticiyi bunlar hakkında bilgilendirmektir. verilen parametreler. Mevcut kontrol aşağıdakilere dayanmaktadır: geri bildirim.

4. Final (final, sonucun kontrolü). Belirli bir tarihe kadar bir hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek için kullanılır.

Elde edilen gerçek sonuçlar daha önce belirlenenlerle karşılaştırılır. Bu aşamada işe müdahale etmek için geç kalınmış olsa da bu kontrol gereklidir. Sanatçıların hangi sonuçları elde ettiğini gösterir ve çalışmalarındaki eksiklikleri ve eksiklikleri ortaya çıkarır. Geleceğe yönelik dersler alınmasına yardımcı olur. Kural olarak bu aşamada yönetici ve asistan birlikte çalışır çünkü Asistanın nitelikleri, görevin tamlığını ve doğruluğunu belirlemek için yeterli olmayabilir.

Ne ve nasıl kontrol edilir

Kilit alanlarda kontrolün sağlanmasına yönelik sorumluluğun dağılımı kuruluşun büyüklüğüne bağlıdır:

Kontrol etmek	Şirket büyüklüğü	Sorumlukontrolün sağlanması için
Yasal normlar ve gereksinimler	100 kişiye kadar 500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Avukat, muhasebeci Yasal hizmet, muhasebe Yasal hizmet ve alan başkanları
Liderin emirleri	100 kişiye kadar 500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Baş Sekreter Müdür Yardımcısı Asistan ve alan başkanları
Yerel düzenleyici belgelerin gereklilikleri	100 kişiye kadar 500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Baş Sekreter Müdür Yardımcısı Faaliyet başkanları
Yöneticinin bireysel emirleri	500 kişiye kadar 500'den fazla kişi	Organizasyon başkanı Baş Sekreter Müdür Yardımcısı
Şirket merkezinden alınan talimatlar	1500 kişiye kadar 2500 kişiye kadar 2500'den fazla kişi	Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı ve Sekreterlik Durum Yönetimi

“Kontrol” ve “izleme” farklı şeylerdir!

Sonunda neyin ne olduğunu anlamak için, modern yönetimde sıklıkla bulunan başka bir terime - "izleme" - dikkat etmeye değer. Literatürde sıklıkla “kontrol” ve “izleme” kavramları aynı anlamda kullanılmaktadır ancak bunlar temelde farklı şeylerdir! Emirlerin uygulanmasını yönetmeye sistematik bir yaklaşım uygulamak için bu farkın anlaşılması gerekir. Eğer izleme- bu, verileri kaydederek ve kaydederek bir nesnenin parametrelerini izlemek, ardından kontrol- bu zorunlu bir gözlemdir nesne üzerindeki etki parametre değerlerinin kabul edilebilir sınırları aşması durumunda. Görevlerle ilgili olarak bu, asistanın bir izleme aracına sahip olması gerektiği anlamına gelir; Talimatları, son teslim tarihlerini, sorumlu kişileri ve uygulama durumunu (tamamlandı/tamamlanmadı) kaydettiği belirli bir veri tabanı tutar. Bununla birlikte, etkili bir kontrol sistemi oluşturmak için sadece istatistik tutmak yeterli değildir; kontrol, durumun aktif yönetimini, ayarlamayı ve etkiyi gerektirir; Performans disiplininde olumlu dinamikler elde etmek için amaçlı bilinçli etki.

Emirlerin yerine getirilmesi nasıl sağlanır?

Emirlerin yerine getirilmesi için bu sorunun çözümüne yönelik entegre bir yaklaşım gereklidir. Emir yürütme kontrol sistemi aşağıdaki esaslara göre çalışacaktır:

1) Yönetimden yüksek öncelik. Yönetici, talimatlarına tam olarak uymanın kendisi ve şirket için önemli olduğunu göstermelidir.

2) Sorunun çözümüne yönelik yaklaşımların ortak tartışılması. Tüm riskleri hesaba katmak ve konuyu kapsamlı bir şekilde ele almak için, hem talimat veren yönetici hem de onları denetleyen yardımcının yanı sıra, süreçten doğrudan sorumlu olacak yöneticilerin de dahil olduğu süreçteki tüm katılımcıların tartışmaya dahil edilmesi gerekir. uygulamak. Anlaşmalar öncelikle talimatlar ve son tarihler, yürütme raporunun formatı, yeniden planlama prosedürü, talimatların yerine getirilmemesi durumunda ödül veya ceza yaklaşımları hakkında bilgi edinme yöntemleriyle ilgili olmalıdır. Yönetici aynı zamanda asistanlarının emirlerin yerine getirilmesini denetleme konusundaki yetkileri konusunda da astlarını bilgilendirmelidir (ekipte yeniyseniz ve henüz yetki kazanmadıysanız, bunu yöneticinize sorun).

3) Tüm şirket çalışanlarının, emirlerin yerine getirilmesini izlemeye yönelik bir sistemin uygulanması konusunda bilgilendirilmesi. Yaklaşımların şeffaflığının sağlanması gerekmektedir; kuralların şirketin yerel düzenleyici belgesinde resmileştirilmesi gerekir.

4) Tutarlılık ve düzenlilik.Çalışanlar her görevin kayıt altına alındığına, her görevin muhasebeleştirilmesi gerektiğine, hiçbirinin atlanmayacağına veya unutulmayacağına ve yönetimin talimatlarının yerine getirilmemesinin kaçınılmaz olarak cezalandırılacağına güvenirse yönetici disiplini artacaktır. (Bilgilendirme prosedürünün derhal sağlanması faydalı olacaktır, çünkü talimatlar önceden uygulanamaz olabilir veya zamanında uyulmaması için zorlayıcı nedenler bulunabilir. Bu tür her durum ayrı ayrı ele alınmalıdır.)

Bir görev gibi görünüyor diyorsunuz. Bu kısmen doğrudur. Asistanın görevi nedir? Asistan, yöneticiye bir sorunun mevcut olduğu, bunun belirli riskler taşıdığı, "nabzınızı tutmaya" çalıştığınız (ve şu ana kadar büyük ölçüde sizin sayenizde başarılı olduğu) konusunda yöneticiye bilgi vermesi gereken şirketin tam olarak aynı çalışanıdır. kişisel nitelikler), ancak sistemin yokluğu er ya da geç kendini belli edecek ve bu sizi endişelendiriyor.

Önemli olan, bir kontrol sisteminin nasıl organize edileceğine dair özel bir öneriniz olduğunu söylemeyi unutmamaktır (yani bu sadece gümüş tepside sunulan bir sorun değil, aynı zamanda bir sorun ve onu çözmek için seçenekler olmalıdır).

Şirketin yeni bir çalışanı olsanız bile yöneticinize böyle bir teklifle yaklaşmaktan korkmamalısınız. Şu ana kadar şirketinizde yerine getirilmemiş/vadesi geçmiş/hesaplanmamış bir sipariş nedeniyle ölümcül bir olay yaşanmadıysa, yöneticiniz yine de teklifinize kulak asmayacaktır. Muhtemelen tüm şirkette bu sorunu çözmekle bu kadar ilgilenen kimse yoktur.

Etkili iletişimin önemi

Diyelim ki teklifiniz kabul edildi: Yönetici görevin önemini özetledi, bu süreçteki rolünüzü açıkladı, yerel teklifi onayladı. normatif belge Sürecin düzenlenmesiyle tüm şirket çalışanları bilgilendirilir. Sıradaki ne? Bu aşamada vazgeçerseniz yayınlanan belgenin ruhsuz bir kağıt parçası olarak kalma riski vardır. Tüm bunların işe yaraması nasıl sağlanır?

Cevap öncelikle asistanın etkili iletişim becerilerinde yatmaktadır. Evet, bu, idari pozisyonlara yönelik özgeçmişlerde sıklıkla gördüğümüz ifadenin aynısıdır. Bu tür becerilere sahip olmak bir asistan için hayati öneme sahiptir. Dar anlamda, emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesiyle ilgili olarak etkili iletişim, bilginin bozulmadan hızlı bir şekilde iletilmesinin ve “mesajın” doğru anlaşılmasına ilişkin geri bildirim almanın bir yoludur.

Etkili iletişim kurulur:

Etkili mi, etkisiz mi?

Etkisiz iletişim, hedeflerinizi ve planlarınızı korumayı amaçlayan başkalarıyla tartışmaktır. Kazananların ve kaybedenlerin varlığını ima eder. Bu "iletişim" tarzı kategoriktir: ara durumları hesaba katmadan "doğru" ve "yanlış", "zafer" ve "yenilgi", "iyi" ve "kötü" vardır. Tek bir doğru görüş vardır, dolayısıyla dünyaya dair bilgimizi zenginleştirip bütünsel bir resim oluşturabilecek insanların görüş ve deneyimlerini göz ardı edebiliriz. Bunun yerine dar görüşlerimizi sürekli savunuyoruz. Savunmacı geçici olarak geri çekildiğinde, çatışmadaki bir duraklama bir başarı olarak kabul edilir. Sonuçta anlaşmazlık, güç ve saygı dengesi oluşana kadar direnişle, ekibin etkinliğinin kaybıyla ve hatta sabotajla sonuçlanır.

Etkili iletişim ise başkalarının görüş, duygu ve düşüncelerini anlamayı amaçlar. İki taraf birbirini dinlediğinde her ikisi de kazanır. Karşılıklı anlayış ve saygı, işbirliğinin, karşılıklı bağımlılığın ve sadakatin temeli haline gelir. Her iki taraf da şunu söylerse başarı elde edilir: “Evet, tam olarak bunu kastettim. Beni anlıyor musun".

Örgütsel hedeflerin başarılı bir şekilde uygulanması için etkili iletişim şüphesiz gereklidir. Çarpıtılmış, yanlış yorumlanmış mesajlar çoğu zaman büyük şirketlerin, orduların ve ulusların yenilgisine neden olur.

Etkili iletişim becerileri karşıtların bir arada var olmasına olanak tanır; başka bir bakış açısını anlama ve uzlaşma bulma konusunda nihai yetenek. Kimin haklı, kimin haksız olduğu neden tartışılıyor? Etkili iletişimin amacı, karşılıklı yarar sağlayan ve dolayısıyla uzun süreli iş ilişkileri kurmak ve sürdürmektir.

Emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi açısından asistan şunları göstermelidir: etkili iletişim becerileri“yolculuk” talimatlarının tüm aşamalarında:

1) Talimatları belirlerken yöneticiyle etkileşim. Asistanın görevi, SMART gibi belirli bir hedef belirleme şemasına uymaya çalışarak görevi doğru bir şekilde kaydetmektir. Bu, astların kendilerinden ne istendiğini anlamalarını sağlayacaktır. Emrin metni açık ve sözlü olmalı (soruyu yanıtlayın: ne yapmalı?), emrin belirli bir son tarihi olmalı ve her emir için sorumlu bir uygulayıcı belirlenmelidir.

Siparişin düzgün bir şekilde kaydedilmesinden sonra asistan herhangi bir yanlışlık olmadığından emin olmalı ve son sürüm onay için yöneticiye protokol veya talimat kaydı yapın veya sözlü olarak şunu sorun: “Seni doğru anladım mı? İvanov I.I. 11 Mayıs 2015 tarihine kadar bir proje uygulama programı geliştirip onaya sunmalı mı?”

Ne olduAKILLI?

AKILLI yönetim ve proje yönetiminde hedefleri tanımlamak ve hedefleri belirlemek için kullanılan anımsatıcı bir kısaltmadır.
SMART kriterlerine göre oluşturulan bir hedef veya görev aşağıdaki özelliklere sahiptir:
. S- spesifik (belirli) - açık, kesin, açıkça tanımlanmış;
. M- ölçülebilir (ölçülebilir) - hedefe ulaşıldığının anlaşılabileceği sonuç göstergelerinin oluşturulması. Hem niceliksel hem de niteliksel olabilirler. Bu kriterler olmadan görevin tamamlandığını değerlendirmek neredeyse imkansızdır;
. A- ulaşılabilir (ulaşılabilir) - gerçekçi, ancak ek bir motive edici faktör olarak hizmet eden biraz çaba gerektirir;
. R- ilgili (uygun) - departmanın veya organizasyonun daha geniş hedefleriyle örtüşen;
. T- zamana bağlı (zamanla sınırlı) - hedefe ulaşmak için son tarihler belirlenmelidir.

2) Siparişleri işe aktarırken sanatçılarla etkileşim. Bu aşamadaki en önemli görev yüklenicinin görev konusunda bilgilendirilmesini ve işi kabul etmesini sağlamaktır. Organizasyon küçükse, asistan veya sekreter sanatçılarla doğrudan iletişim kurar. E-posta veya telefonla. Büyük kuruluşlarda, bu tür bir etkileşimin gerçekleştirilmesi zordur, bu nedenle asistan emri iletir ve kuruluşun başkan yardımcılarıyla doğrudan etkileşime girer ve emirleri aktarırken basamaklı prensip uygulanır, örneğin: eebölüm müdürüeBölüm Başkanıedoğrudan icracı.

3) Emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgiler ters yolla iletilir: CEO/AsistanBGenel Müdür YardımcısıBbölüm müdürüBBölüm BaşkanıBdoğrudan yürütücü.

Asistan, siparişle ilgili bilgilerin iletilmesinde aracı rolü oynar. Aynı zamanda asistana veri aktarım süresini azaltmak için kullanımın sağlanması tavsiye edilir. bilgi kaynağı siparişlerle ilgili özet bilgileri göndermenize olanak tanır. genel erişimörneğin, herhangi bir çalışanın hangi görevlere sahip olduğunu hızlı bir şekilde görebildiği ve asistana yorum gönderebildiği kuruluşun dahili kurumsal portalına.

4) Ara kontrol yapılırken yüklenicinin tahminini açıklığa kavuşturmak gerekir: Son teslim tarihine uyup uymadığı veya uygulama sırasında iş hacminin daha önce beklenenden daha fazla olduğu veya yüklenicinin kaynaklarının yetersiz olduğu ve diğer yapısal bölümlerden çalışanların katılımının gerekli olduğu ortaya çıktı, çünkü görevin işlevler arası olduğu ortaya çıktı. Asistan, uygulamanın ilerleyişi hakkında hızlı ve güvenilir bilgi elde etmek için sorumlu yönetici/icracı ile sürekli yapıcı bir diyalog kurmalı ve ciddi sorunlar ortaya çıkarsa, hala düzeltilebilecek bir şey varken yöneticiyi bu konuda bilgilendirmelidir. Aynı zamanda çok ileri gitmemeli ve müdahaleci davranmamalı, sanatçıyı rahatsız etmemeli ve önemsiz şeyler yüzünden dikkatini dağıtmamalısınız. Süreçteki tüm katılımcılar ortak hedefleri olduğunu açıkça anlamalı ve birbirlerinin çalışmalarına saygı duymalıdır. Bunu yapmak için kabul edilebilir bir iletişim formatı üzerinde anlaşmalısınız.

5) Asistan, bir emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgi aldıktan sonra yöneticiyle birlikte sunulan verilerin eksiksizliğini değerlendirir ve emri kabul etme veya revizyon için geri gönderme konusunda karar verir. Asistan, verilen kararı icra memuruna bildirmek zorundadır.

6) Analitik raporlama oluştururken. Sıkı muhasebe, istatistiksel verilere dayalı düzenli raporlama ve analiz anlamına gelir. Asistanın belirli bir sıklıkta, örneğin ayda bir kez, görevlere ilişkin biriken istatistiksel verileri analiz etmesi ve performans disiplinine ilişkin bir rapor oluşturması gerekir (Şekil 1). Böyle bir raporda, yöneticinin talimatlarının zamanında yerine getirilmesi açısından kaç talimatın olduğu, kaçının zamanında/geç/tamamlanmadığı, hangi birimlerin lider, hangilerinin lider karşıtı olduğu gibi bilgiler yer alabilir. Yönetici bu bilgileri kendi takdirine bağlı olarak elden çıkarabilir. Ancak ödül ve ceza yaklaşımının herkes için öngörülebilir ve tek tip olması arzu edilir.

Pirinç. 1

Asistanın cephaneliğindeki kullanışlı araçlar

Bu tür araçların çok çeşitli çeşitleri vardır, ancak temel prensibi takip etmek önemlidir: yöneticinin tüm talimatları gerçekleştirilmeli ve tek bir depoya girilmelidir Emirlerin yerine getirilmesini önceliklerine göre düzenli olarak izlemenin mümkün olduğu yerlerde.

İdeal teknik uygulama Microsoft Outlook , Çünkü sözde esnek ayar mekanizmalarını içerir. "kullanıcı görünümleri". Standart görünümlere ek olarak, “Yürütücülere göre”, “Kategorilere göre”, “Son teslim tarihlerine göre”, diğerlerini de yapılandırabilirsiniz - “Tesislere göre”, “Komitelere göre”, “Yalnızca vadesi geçmiş görevler, son tarihi 5 ila 5 arasında dolmuş 20 gün önce” vb. Yapılandırıldıktan sonra görünüm gelecekte tek bir fare tıklamasıyla kullanılabilir hale gelir. Bu konu üzerinde ayrıntılı olarak durmayacağız çünkü... Bu araca zaten bir dizi makale ayrılmıştır.

Bazen benzer sistem temel üzerinde yapılandırılmış elektronik belge yönetim sistemleriörneğin Lotus Notes, Documentum veya Directum, burada siparişle ilgili önemli bilgiler kayıt ve kontrol kartına (RCC) kaydedilir. Ancak EDMS her kuruluşun karşılayamayacağı pahalı bir programdır.

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için en evrensel ve erişilebilir araçlardan biri Microsoft excel. Bu program, eğer çalışıyorsanız mevcut programlara ek olarak kullanılabilir. Büyük şirket ve bağımsız bir araç olarak. Bunun güzelliği, bu teknik çözüme dayanarak, kendi takdirinize bağlı olarak esnek alan ve filtre ayarlarıyla tek bir sipariş veritabanı oluşturabilmenizdir. Böyle birleştirilmiş talimat kaydı kamuya açık hale getirilebilir ve her çalışan, ifadeleri, son teslim tarihlerini açıklığa kavuşturabilir ve talimatlarının durumunu takip edebilir. Verilerin kazara bozulmasını veya silinmesini önlemek için öncelikle dosyayı düzenlemek için sınırlı hakları yapılandırmanız gerekir.

MS Excel'de, yöneticinin sözlü emirlerinde olduğu gibi talimatları yalnızca manuel olarak girmekle kalmaz, aynı zamanda EDMS'den talimatlar da indirebilirsiniz (eğer bunlar protokollerden gelen talimatlarsa veya dışarıdan gelen talimatlarsa, örneğin düzenleyici makamlardan gelen talepler). veya devlet kurumları veya bir şirket merkezi).

Alanları belirli bir şekilde ayarlayarak “Emir yürütme durumu” sütununda renk kodlamasını ayarlayabilirsiniz. Örneğin henüz ulaşmamış bir sipariş otomatik olarak mavi renkle gösterilecektir; zamanında tamamlanan bir sipariş yeşil renktedir (bunun için "İcra Nedeniyle" ve "Gerçek İcra" alanlarındaki tarihlerin eşleşmesi gerekir); Yürütme süresi dolmuş ve yürütme raporunun alındığına dair herhangi bir onay alınmamış bir emir, otomatik olarak yerine getirilmedi olarak görüntülenecek ve kırmızıyla işaretlenecektir.

Siparişlerin bir kaydını ayarlamaHANIM excel

Kayıt defterindeki alanlar bir makro yazılarak yapılandırılır. Bunun için ince ayar Bir BT uzmanını dahil etmek en iyisidir.

BT uzmanınız yoksa ve programlama beceriniz yoksa, daha basit ve daha erişilebilir başka bir yöntem kullanabilirsiniz.

Tablo hücrelerini kullanarak kendiniz özelleştirebilirsiniz. koşullu biçimlendirme özellikleri.

Hücre dolgusunu yapılandırmak için, tablodaki biçimlendirmeyi yapılandıracağımız hücreyi seçin (bizim durumumuzda bu hücredir) G10 ), sekmesinde Ev - Koşullu biçimlendirme, önerilende içerik menüsü - Kural oluştur(İncir. 2).

Pirinç. 3

Başlığın altındaki iletişim kutusunun formül çubuğunda, doğru sayılacak bir kural ayarlamanız gerekir (Şekil 4).

Pirinç. 4

Kayıt defterimiz için aynı hücre için dört kuralı sırayla yapılandırmamız gerekecek G10 ve ardından eylemlerini sütunun tamamına "genişletin" G.

• Yerine getirilmeyen bir siparişi belirtmek için kural 1'i ayarlayın.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim dolgu rengini seçin. İlk kural kırmızı renge karşılık gelecektir.

Daha sonra formül çubuğuna kuralın aşağıdaki açıklamasını girin: =EĞER(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Şekil 5). Bu, hücrede olması koşuluyla anlamına gelir F10 vade tarihi belirtilmişse ve süresi dolmuşsa, hücre otomatik olarak kırmızıya dönecektir.

Pirinç. 5

tuşuna basınÖİLE.

• Devam eden bir siparişi belirtmek için kural 2'yi ayarlayın. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz: hücreyi seçin G10 , Hadi gidelim Koşullu biçimlendirme, seçme Kural oluştur Ve Hangi hücrelerin biçimlendirileceğini belirlemek için formül kullanma.

Zaten tanıdık olan iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim farklı bir dolgu rengi seçin. İkinci kural mavi renge karşılık gelecektir.

=EĞER(F10>0;F10>BUGÜN();""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 bir son tarih belirtilir ve bu süre henüz gelmemişse, hücre otomatik olarak maviye boyanır.

tuşuna basın ÖİLE.

• Zamanında tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 3'ü belirledik. Yukarıda açıklanan eylem sırasını tekrarlıyoruz, ancak bu sefer iletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin kesinlikle zamanında veya planlanandan önce tamamlandığını belirtmek için yeşil dolgu rengini seçin.

Kuralın açıklamasını formül çubuğuna girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 G10 fiili yürütme için son tarih belirtilir; bu, son tarihle çakışır F10 veya ondan önce gelir, hücre G10 otomatik olarak yeşile dönecektir.

tuşuna basın ÖİLE.

• Son olarak, belirtilen son tarihten daha geç tamamlanan bir siparişi belirtmek için kural 4'ü belirledik.İletişim kutusunda Biçimlendirme kuralı oluşturma anahtarı kullanarak Biçim Siparişin geç tamamlandığını belirtmek için sarı dolgu rengini seçin.

Formül çubuğuna aşağıdaki kuralı girin: =EĞER(F10>0;EĞER(F10)<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu şu anlama gelir; eğer bir hücredeyse F10 son tarih belirtilir ve hücrede G10 fiili infaz tarihi belirtilir; bu tarih, tarihten daha sonradır F10 , daha sonra hücre G10 otomatik olarak sarıya dönecektir.

Bir kez hücreye G10 dört kuralın tümü yapılandırıldığında, verilen formülü sütunun tamamına kadar "uzatıyoruz" G ve bunu emirlerin gerçek uygulanma tarihleriyle doldurun. Hücreler belirtilen palette otomatik olarak renklendirilecektir.

Bir sonraki adım görselleştirme ayarları yani performans disiplininin resminin daha görsel algılanması için diyagramlar.

Bir diyagram oluşturmak için niceliksel verilere ihtiyacımız var; tüm siparişlerin sayısı ve her tür ayrı ayrı. Bu nedenle ara ayar yapılması gerekecektir. Niceliksel verileri, tablomuzdan otomatik olarak girilecekleri bir göstergede görüntüleyebiliriz (açıklama aynı sayfaya, örneğin tablonun üstüne yerleştirilebilir).

İstatistik toplamak için tablo hücrelerinden birini, örneğin bitişik hücreyi doldurmanız gerekir. H10 , Aşağıdaki şekilde:

1. Bir hücre seçin H10 formül çubuğunun üst kısmındaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, kategoriyi seçin " mantıklı», « EĞER».

Formüllerin en üst satırına aşağıdaki kuralı yazıyoruz: =EĞER($F10>0,EĞER($G10>0,EĞER($G10)<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Şekil 6).

Pirinç. 6

Hücrede belirtilen kuralı genişletiyoruz H10 , tüm sütunun aşağısında H(Şekil 7).

Pirinç. 7

Daha sonra sütun H yalnızca gerekli kayıt defteri bilgileri görünür kalacak şekilde gizlenebilir.

• Bir efsane kuruyoruz. Bir sütundan veri almak için H efsaneye düşüp niceliksel biçimde görüntüleniyorsa, efsane hücrelerini aşağıdaki gibi yapılandırmanız gerekir:

1. Bir hücre için kural belirleyin G3 : bu hücreyi seçin, formül çubuğundaki simgeyi tıklayın döviz İşlev ekle, işlevlerin türünü seçin " istatistiksel», « COUNTIF».

2. Daha sonra formül çubuğuna aşağıdakini yazın: =EĞERSAY(H$10:H$19,F3)(Şekil 8).

Pirinç. 8

3. Formülü hücreden “uzatın” G3 önce G6 sırasıyla.

Ayrıca görselleştirmeyi özelleştirebilir ve belirli bir süre için siparişlere ilişkin verileri grafik biçiminde yükleyebilirsiniz.

• İLEbir diyagram oluşturmak. Bunu yapmak için sekmeye gidin Sokmak ve daha önce belirlediğiniz aralığı seçtikten sonra pasta grafik gibi bir grafik seçin. hücreler itibaren G3 önce G6 (Şekil 9).

Pirinç. 9

Segmenti seçip ilgili içerik menüsünü sağ fare tuşuyla çağırarak, diyagramı ekliyoruz ve segmentlerini seçtiğimiz dolgu renkleriyle renklendiriyoruz (burada her şey sezgiseldir). Kaydımız hazır (Şekil 10).

Pirinç. 10

Ve sonunda

Emirlerin uygulanmasını izlemek için etkili bir sistem oluşturmak oldukça zordur; farklı kuruluşlara özgü olabilecek birçok farklı yönü ve özelliği hesaba katmak gerekir. Kolay değil ama her bilmecenin bir çözümü olduğunu unutmayın. İlk bakışta çözümü olmayan zor bir sorunla karşılaştığımda, her zaman B. Verber'in bilmecesini hatırlarım:

“Kalemi kağıttan kaldırmadan bu dokuz noktayı dört çizgiyle nasıl birleştirebiliriz?

Aklımız çizimin yapıldığı alanla sınırlı olduğundan çoğu zaman çözüm bulamıyoruz. Ama hiçbir yerde sınırlarının ötesine geçemeyeceğiniz söylenmiyor.

Bir çözüm var:

Ahlaki: Sistemi anlamak için... onun dışına çıkmalısınız."

Emirlerin yerine getirilmesini izlemek için etkili bir sistem organize etmenin birçok yolu vardır. Önemli olan, şirketinizin ve sizin çalışmanıza en organik olarak uyacak olanı tam olarak bulmak, her şeyde ölçülü hissetmek ve ötesine manik hiper kontrolün geldiği çizgiyi aşmamaktır.

M.A. Suchkova, Ryazan Petrol Rafineri Şirketi CJSC Genel Müdür Yardımcısı (NK-Rosneft OJSC'nin yan kuruluşu)

Her kuruluş er ya da geç yönetim tarafından belirlenen görevleri izleme sorunuyla karşı karşıya kalır. Herkes bu sorunu farklı şekilde çözüyor: Bazıları elektronik belge yönetim sistemi uyguluyor, bazıları kayıt defterlerine işaret koyuyor, bazıları ise eski usul bir dosya dolabı kuruyor. Bu yazıda, yönetici tarafından şirketin gelen ve iç belgeleriyle ilgili olarak verilen talimatların izlenmesi sorununa bakacağız ve size MS Outlook kullanarak bir kontrol sistemi düzenleme seçeneklerinden birini sunacağız.

Görev yürütme kontrolü nedir?

Bir yöneticinin siparişi genellikle gelen veya dahili (örneğin dahili bir not) belgeye yerleştirilen bir kararla başlar. Bilindiği gibi kararda, icracının, görevin içeriğinin ve emrin tamamlanması gereken sürenin belirtilmesi gerekiyor.

Organizasyonun bir kontrol sistemi yoksa, kural olarak yönetici belge üzerindeki çalışmasını bir kararla bitirir ve görevin yerine getirilmesi tamamen icracının vicdanına kalır. En iyi durumda, yönetmen en önemli konuları gözden kaçırmamak için günlüğe kendisi için bir not yazacaktır, ancak gelen belgelerin hacmi günde birkaç düzine veya yüze ulaştığında hiçbir günlük onu kurtaramayacaktır.

Sonuç olarak, infazı izleme sorumluluğu sekreterin (veya alternatif olarak ofis çalışanlarından birinin) hassas omuzlarına düşer. Öyle ya da böyle, kontrolörün görevi karara aşina olmak, emri uygulayıcıya iletmek ve zamanında tamamlanmasını sağlamaktır.

Tüm belgeler kontrol altına alınıyor mu?

Başlangıçta, kuruluşunuzda bir belge kontrol sistemi yeni ortaya çıktığında, belgelerin yalnızca bir kısmını kontrol etmek daha iyidir. Hangileri - liderin kişisel olarak karar vermesine izin verin. Birincisi, kontrolörün işi daha kolay olacak ve ikincisi, çalışanların olumsuz (değişikliklerde her zaman olduğu gibi) tepkisi yumuşatılacak. Gelecekte kontrol için gönderilen belgelerin listesi giderek genişleyecektir. Diyelim ki ilk aşamada bireylerden gelen şikayetler ve resmi makamlardan gelen taleplere ilişkin talimatların yerine getirilmesinin izlenmesi yönünde bir karar alındı.

Ancak bir şirket hemen elektronik belge yönetimine geçerse seçim sorunu kalmaz: EDMS programları her belgenin yolunu otomatik olarak takip eder.

İçinde bir görev oluşturHANIM Görünüm

Outlook öncelikle, yalnızca kullanıcılar arasındaki iletişim açısından elektronik belge yönetim sisteminin yerini alabilecek bir e-posta istemcisidir; başta görevlerin yürütülmesinin izlenmesi ve raporların oluşturulması olmak üzere gerekli tüm işlevleri başarıyla yerine getirir.

Kontrolün organize edilmesi için vazgeçilmez bir koşulHANIM Görünüm: Yöneticinin kararı şu ya da bu şekilde elektronik biçimde somutlaştırılmalıdır. Denetleyicinin bu dosyayı göreve eklemek için belgeyi çözünürlükle taraması veya çözünürlük metnini görevin gövdesinde manuel olarak yeniden üretmesi gerekir.

Bir kullanıcı için görev oluşturmak için MS Outlook'u başlatın ve üst menüdeki komutları seçin. Dosya, Yaratmak Ve Emir(Şekil 1), ardından yeni bir pencere açılacaktır - gelecekteki göreviniz.

Şekil 1. Sipariş oluşturma

Alanları doldurmaya başlayalım. Bunlardan ilkinde ( Kime) müdür tarafından atanan icracının adresini girin.

Birden fazla icracı varsa, her biri için ayrı ayrı görev oluşturulur (programın bir özelliği; aksi takdirde görevin takibinde zorluklar yaşanacaktır).

İkinci alan Ders Görevin neyle ilgili olduğunu zaten netleştirmek için mümkün olduğunca doğru bir şekilde doldurmanız gerekir, örneğin:

29.01.2013 tarihli giriş-234.

Bu hem denetleyici hem de icracı için uygun olacaktır.

Bizim için bir sonraki önemli alan ise Terim. Şirketinizde kabul edilen belgelerin yürütülmesi için son tarihlere göre belirlenir.

İş iletişimi uygulamasında kabul edilen standart sürenin 30 takvim günü olduğunu hatırlatırız.

Sahanın yakınında Terim Görev önem düzeyini seçebilirsiniz: düşük, normal veya yüksek.

Alanlar Başlangıç, Durum Ve Hazır Bir görev oluştururken, denetleyici genellikle ona dokunmaz, çünkü yürütücü henüz yürütmeye başlamamıştır ve iş için ayrılan sürenin başlangıcı, görevin yürütücüye gönderildiği an olacaktır.

Menüde Seçeneklerİlgili düğmeye tıklayarak bir görevi tekrarlanacak şekilde zamanlayabilirsiniz.

Bu, örneğin aylık raporlar veya diğer bilgilerin belirli bir sıklıkta sağlanmasıyla ilgilidir.

Burada bir kategori seçmeniz (kullanıyorsanız) ve sanatçı için bir hatırlatıcı eklemeniz istenir.

Son teslim tarihinden üç gün önce bir hatırlatma ayarlamak uygundur: gerekli günde yükleniciye ilgili içeriğe sahip bir mektup gönderilecektir.

Seçenekler Bu görevin güncellenmiş bir kopyasını görev listenizde tutun Ve Bir görev tamamlandığında bana bir durum raporu gönder onay kutularındaki onay işareti kullanılarak açılır ve kapatılır.

Bir notta!

Onay kutusu (İngilizce onay kutusundan), kullanıcının bir parametreyi iki durumla - ☑ açık ve ☐ kapalı - kontrol etmesine olanak tanıyan grafiksel bir kullanıcı arayüzü öğesidir.

Metin alanı, görevi tamamlamak için gerekli talimatlar olan harf alanına girilir. Hiçbiri yoksa, standarda girebilirsiniz Lütfen kararı okuyun ve talimatları uygulayın.

Menü sekmesine gidin Sokmak. Burada göreve çözüm mektubu içeren bir dosya ekliyoruz.

Bundan sonra tıklayın Göndermek– ve görev sorumlu kişiye verilir (Şekil 2).

Şekil 2. Bir görevi yürütülmek üzere gönderme

Sanatçının bir görev üzerinde çalışması

Yüklenici, görevi içeren eki içeren bir mektup alacaktır. Görevi açtıktan sonra yöneticinin kararını, tamamlanma tarihini ve kendisine gönderdiğiniz diğer bilgileri içeren bir dosya görecektir (Şekil 3).

Pirinç. 3. Görevin icracı tarafından alınması

Şekil'e - bu resimde sıradan sonra nokta yok, ancak öncekinde var

Görevi tamamladıktan sonra, uygulayıcı bir rapor hazırlamalıdır. Bunu yapmak için, normal bir e-postada olduğu gibi görevde seçeneği seçmeniz gerekir. Cevap, raporun metnini yazın ve kontrolöre gönderin.

Rapor doğru olmalı ve basit bir abonelikten çıkma değil, görevin tamamlanmasıyla ilgili güncel bilgiler içermelidir. Tamamlanmış ya da daha kötüsü, TAMAM.

Bir emrin yerine getirilmesine ilişkin rapor örneği:

Karşı tarafa posta yoluyla 30 Ocak 2013 tarih ve 323 sayılı yazı gönderildi.

Bir görevi tamamlama

Raporu aldıktan sonra denetleyici görevi tamamlandı olarak işaretler. Bunu yapmak için görevler listesinde göreve sağ tıklayın ve açılır menüden komutu seçin. Yürütme için, ve daha sonra Tamamlandı olarak işaretle(Şekil 4).

Pirinç. 4. Görevin tamamlanması

Raporlama

Kontrolör, icracıların çalışmalarının kalitesini periyodik olarak analiz etmezse, emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi tüm anlamını yitirecektir. Bunu yapmak için ilginizi çeken parametrelere göre bir rapor oluşturmanız gerekir.

Gönderdiğiniz siparişlerin tam listesini görmek için ekranın sol alt köşesindeki butona tıklayın. Görevler. Orta alanda ve sol sütunda bir görev listesi oluşturulacak Mevcut görünüm Her türlü seçim yapılabilir. Genellikle denetleyiciler görünümleri kullanır Detaylı liste, Gecikmiş görevler Ve Sorumlu tarafından(Şekil 5).

Şekil 5. Ayrıntılı gönderim listesi

Menüdeki uygun komut seçilerek herhangi bir liste yazdırılabilir Dosya.

Sürecin düzenlenmesi ve personel ile çalışılması

Her yenilikte olduğu gibi, emirlerin yerine getirilmesinin izlenmesi sürecine ilişkin düzenlemelerin olmadan yapılması mümkün değildir. Ofis çalışma talimatlarına görevlerin belirlenmesi ve tamamlanmasına ilişkin kuralların dahil edilmesi tavsiye edilir. Henüz bir tane yoksa, ayrı bir belge oluşturabilirsiniz: "Kurallar..." veya "Talimatlar...". Öyle ya da böyle, sürecin mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde anlatılması gerekiyor ve açıklamanın ekran görüntüleri ile sağlanması tavsiye edilir. Talimatların Genel Müdür tarafından onaylanması gerekir.

Yeni bir kontrol sistemine geçiş, herkes için zorunlu olan bir takım yeni kuralların ortaya çıkması anlamına geliyor. Ancak bu kurallara uymak meslektaşlarınız için pek sorun olmayacaktır.

İlk önce artık her çalışanın MS Outlook'u sürekli açık tutması gerekecek. Son çare olarak e-postanızı günde en az iki kez kontrol edin.

ikinci olarak Meslektaşlarının şunu hatırlaması gerekecek: Yazarı sekreter olan görev onun (sekreterin) kaprisi değil. Bu, yönetmenin elektronik biçimde sunduğu bir emirden başka bir şey değildir. Yürütücüyü atayan ve görev için son tarihi belirleyen kişi direktördü ve aslında uygulama hakkında rapor vermesi gereken kişi kontrolör-sekreter değil, direktördür.

Gördüğünüz gibi MS Outlook'ta görev belirleme süreci oldukça basittir ve günde 20'ye kadar görevin ayarlandığı küçük bir şirket için oldukça uygundur. Önemli olan, bu şekilde gönderilen talimatların her birinin mümkün olduğunca doğru bir şekilde hazırlanmasıdır: belirli bir muhatabı ve son tarihi vardır ve yazılı olarak gönderilir. Bir görev üzerindeki çalışmanın tamamlanması açıkça kaydedilir. Kontrolör de icracıları hatırlatmalarla çağırma zorunluluğundan kurtulur: Onun yalnızca yürütme raporunun zamanında geldiğinden emin olması gerekir.

Bir kuruluştaki emirlerin yerine getirilmesini izlemek için sistemi otomatikleştirme seçeneklerinden yalnızca birini düşündük. Makalenin başında listelediğimiz tüm kontrol yöntemleri gibi bu yöntemin de kendine göre avantaj ve dezavantajları vardır. Ancak bizce bu, elektronik belge yönetimini yeni keşfetmeye başlayan bir şirket için en uygun bütçe alternatiflerinden biridir.

Evgenia Kozhanova, okul öncesi eğitim kurumları ve personel kayıtlarının yönetimi uzmanı

Otomatik bir kontrol sistemi, tüm görevleri yalnızca son tarihe göre değil, aynı zamanda yürütücüye göre de kolayca görüntülemenize ve böylece her birinin yüklenmesini görmenize ve henüz yürütücü tarafından dikkate alınmamış, süresi dolan, yerine getirilmemiş belgelerin listelerini sağlamanıza olanak tanır. . Program, erişim haklarını farklılaştırmanıza, yönetim için gerekli raporları hazırlamanıza olanak tanır...
Yapılandırma kullanıcı tarafından kolay ve hızlı bir şekilde yapılandırılır.

Program aşağıdaki raporları içerir:
- Belirli bir tarihte teslim edilmesi gereken görevlerin listesi
- Disiplin belgesi
- Son teslim tarihlerine aykırı olarak tamamlanan görevler
- Görevler kontrol altında

Otomatik Görev Yürütme Denetimi programı kullanıcılara aşağıdaki yetenekleri sağlar:
Yöneticilere:
. yeni görev kartları oluşturun (kaydedin);
. tüm performans gösterenlerin mevcut görevlerinin özet durumunu ve performans disiplini istatistiklerini izlemek;
. yürütme son tarihlerinin ertelenmesini dikkate alarak, icracılardan herhangi biri için belirli görevlerin ilerleyişini kontrol etmek;
. görevin yerine getirilmesi sırasında sanatçılarla metin alışverişi yapmak;
. tamamlanma gerçeğini kaydedin (“görevleri kapatın”);
. çeşitli kriterleri kullanarak görevleri arayın;
. kapalı görevlerin arşivini görüntüleyin;
. ayrı bir görev olarak yazdırma, MS Word ve MS Excel'e aktarma;
. çeşitli kriterlere göre görev listelerini yazdırın, MS Word ve MS Excel'e aktarın;

. Görevlerin yerine getirilmesi ve performans disiplinine ilişkin raporların oluşturulması.

Sanatçılar:
. yönetimden yeni görevler almak;
. mevcut görevlerinizin özet durumunu izleyin;
. görevlerin yerine getirilmesi sırasında yönetim ve ortak uygulayıcılarla metin alışverişi yapmak;
. görevi tamamlama gerçeğini kaydedin;
. çeşitli kriterleri kullanarak ödevlerinizi arayın;
. tamamlanan görevlerin arşivini görüntüleyin;
. gecikmiş görevlerin otomatik olarak işaretlenmesi;
. çeşitli kriterlere göre görevleri tek tek veya listeleri yazdırın, Word ve Excel'e aktarın.

Bilgi amaçlı Süre sınırı vardır: 50 gün ve işlevsel sınırlama yoktur. Demo süresinin sonunda lisans satın almanız gerekecektir. Ödeme yapıldıktan sonra e-posta yoluyla program için kişisel bir lisans kodu alırsınız. Programı başlatırken "Etkinleştirme" iletişim kutusunda girilmesi gerekir ve demo sürümünüz, zaman ve işlevsel kısıtlamalar olmaksızın tam sürüm haline gelecektir, lisans kodu zamanla sınırlı değildir.

Alıcılar için bilgiler:

1. Program için sunulan lisanslardan birini satın alarak, lisans kodunu sınırsız sayıda bilgisayara (ağdaki iş istasyonlarına) yükleyebilirsiniz.

2. Kısıtlama olmaksızın ağ lisansı, satın aldığınız sürümü ve lisansı sonsuza kadar kullanma yeteneği.

3. Yazılım güncellemelerini 1 yıl boyunca ücretsiz indirme imkanı.

5. Satın aldığınız programı iş faaliyetlerinizde kullanabilirsiniz.

Bu programın faydaları

Esnek veritabanı yapısı
İçlerinde yeni tablolar ve alanlar oluşturabilir (depolanabilir ve hesaplanabilir), açılır listeler tanımlayabilir, alt tablolar atayabilir, görünümler ve raporlar oluşturabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Sistem özel bilgi gerektirmeden her türlü konuya göre ayarlanabilir.

Şablonları kullanarak veritabanındaki verilerle ofis belgelerinin oluşturulması
Statik metin, resimler ve belgeyi oluştururken veritabanındaki güncel verilerin ekleneceği yer işaretlerini içeren Word ve Excel formatlarında belge şablonları oluşturabilirsiniz.

Görüntülerin bir veritabanında saklanması ve çeşitli formatlardaki belgelere bağlantılar
Her tablo girişi, veritabanında saklanan resimlere ve ayrıca dosya sunucusunda bir yerde saklanan dosyalara bağlantı verebilir; gerekli tüm bilgiler, belgelerin kolay aranması, filtrelenmesi ve sınıflandırılması için veritabanında yer alacaktır.

Kullanışlı ve son derece özelleştirilebilir kullanıcı arayüzü
Kayıtları herhangi bir alana göre sıralayabilir, filtreleyebilir, arayabilir, alanların sırasını ve genişliğini, satır yüksekliklerini değiştirebilir, satırlar ve hücreler için renk kuralları ayarlayabilir, toplamları hesaplamak için formüller oluşturabilir ve verilen alanlara göre bir ağaç oluşturabilirsiniz. Girişleri doğrudan tabloya (Excel stili) veya esnek bir şekilde özelleştirilebilir ayrı bir form aracılığıyla yapabilirsiniz.

Filtreler, sıralama, hesaplanan alanlar, görünümler
Maksimum esnek veri filtreleme koşulları, birçok önceden ayarlanmış değer ("ile başlar", "içerir", "bugün", "dün"...). Yeniden kullanım için farklı filtre setleri dosyalara kaydedilebilir. Hesaplanan alanlar (SQL ifadeleri dahil) için formül ayarlama ve farklı tablolardan ve hesaplanan alanlardan alanları görüntüleyen tablo görünümleri oluşturma yeteneği.

Çeşitli koşullar için raporlar ve hatırlatıcılar oluşturma ve ayarlama
Belirli bir kullanıcıya hatırlatma formunun gösterileceği hatırlatma kurallarını ayarlayabilirsiniz.

Ağ ve çok oyunculu mod
Çok kullanıcılı modu kullanırken, erişim hakları her kullanıcı için aşağıdaki parametrelere göre esnek bir şekilde yapılandırılır: menü öğelerinin, ana sekmelerin, tabloların, alanların ve görüntüleme ve düzenleme kayıtlarının görünürlüğü ve kullanılabilirliği.

Veri içe ve dışa aktarma
Tablo verilerinin Excel ve Access dosyalarından içe aktarılması desteklenir. Dışa aktarma Word, Excel, HTML'de mümkündür.

Standart DBMS Microsoft Access veya Microsoft SQL Server
"Kara kutu" yok. Standart bir veri depolama formatımız var - MS Access veya istemci-sunucu MS SQL Server. Bu DBMS'lerin her ikisi de oldukça güvenilirdir, tanınmış standartlardır ve kendi sınıflarında liderdirler. Bu, kapalı formatlara göre avantajlar sağlar: diğer sistemleri yönetme, iyileştirme, optimize etme ve entegre etme yeteneği... Programa özel düğmeler ekleyebilirsiniz; seçildiğinde gerekli eylemler gerçekleştirilir (örneğin, bazıları doğrudan sistemle çalışır). veritabanı, üçüncü taraf uygulamaların başlatılması vb.)