Лабораторна робота: Access. Лабораторна робота: Access Звіт з лабораторної роботи ms access
Уфімський державний авіаційний технічний університет
Кафедра Інформатики
Лабораторна робота №4
Інформаційні технології створення та обробки баз даних здопомогоюMSACCESSXP.
Студент ІНЕК
Група К-122
Кізка Н.Д.
Перевірила:
Філосова Є.І.
Звіт зACCESS.
1) Створення таблиць.
Щоб створити таблиці в ACCESS ми маємо вибрати у Базі даних елемент Створення таблиці з допомогою конструктора. У конструкторі ми заповнюємо властивості поля і безпосередньо потрібні нам поля. Так створюємо необхідні нам таблиці. (Клієнти, Реалізація)
2) Створення схеми даних.
Для створення Схеми даних ми використовуємо піктограму на панелі керування.
Після її відкриття ми вставляємо потрібні на таблиці командою Додати таблицю і встановлюємо між полями зв'язок простим перетягуванням потрібного поля з однієї на іншу таблицю.
3) Сортування.
Для сортування нам потрібно відкрити не ключову таблицю і за допомогою Запису/Фільтр/Розширений фільтр зробити сортування даних.
4) Вибір даних за допомогою запитів.
Для створення запиту скористаємося Конструктором запитів.
конкретне значення у якомусь текстовому полі (наприклад, вибрати товари однієї категорії).
діапазон значень у будь-якому числовому полі (наприклад, вибрати товари, вартість яких більше 1000 руб.).
діапазон значень у будь-якому текстовому полі (наприклад, знайти товари, найменування яких починаються на літери М-С).
неточний збіг значень у текстовому полі (наприклад, знайти клієнтів, які мешкають в одному місті).
логічне І, що зв'язує два значення одного числового поля (наприклад, товари, вартість яких більше 200 і менше 500 руб.).
логічне І, яке зв'язує значення двох різних полів (наприклад, товари вартістю понад 200 руб. реалізовані сьогодні).
логічне АБО, що пов'язує два значення в одному текстовому полі (наприклад, товари тієї чи іншої категорії).
логічне АБО, що зв'язує значення двох різних полів (наприклад, товари, реалізовані в певний день, АБО товари, вартість яких не менше 100 руб.).
оператор NOT у текстовому полі (наприклад, усі товари, крім певної категорії).
5) Створення запитів з допомогою будівельника висловів.
Створити запит до бази даних, де одне з полів виходить шляхом зчеплення значень кількох текстових полів вихідної таблиці.
6) Створення підсумкових запитів.
Створити запит на оновлення записів, що дозволяє збільшити значення одного з числових полів у два рази.
Створіть запит до копії таблиці Товари, де будуть видалені всі записи про товари однієї категорії.
Створіть запит на додавання до копії таблиці Товари, в якому будуть додані до копії таблиці Товари записи за будь-якою умовою.
Створити перехресний запит, який підраховує кожному за клієнта сумарний обсяг товару кожної категорії.
Розробка звітів.
Для створення звіту треба скористатися Майстром звітів, у ньому ми виберемо всі поля таблиць нам потрібних та поля обчислень, а також форми Заголовка та виду звіту.
Контрольні питання.
1. Яка модель даних називається реляційною?
У СУБД для ПЕОМ підтримується переважно реляційна модель, яку відрізняє простота та однаковість уявлення даних найпростішими двовимірними таблицями.
Основною логічною структурною одиницею маніпулювання даними є рядок таблиці – запис. Структура запису визначається складом полів, що до неї входять. Сукупність полів запису відповідає логічно пов'язаним реквізитам, що характеризує деяку сутність предметної області. Типовими функціями СУБД з маніпулювання даними є вибірка, додавання, видалення, зміна даних.
Microsoft Accessназиває об'єктами все, що може мати ім'я, такими об'єктами є таблиці, запити, форми, макроси та модулі.
Як реалізувати зв'язок типу одним до багатьох в реляційній моделі даних?
Для свзи будемо використовувати об'єкт Оцінки. Кожен студент має оцінки з кількох дисциплін, тому зв'язок між Студенти та Оцінки буде Один-до-багатьом (1: M). Кожну дисципліну здає безліч студентів, тому зв'язок між Дисципліни та Оцінки буде Один до багатьох.
Що входить до структури таблиці?
До структури таблиці входить: Ім'я поля, Тип даних, Примітка та Св-ва полів.
4. Як визначити властивості полів у таблиці?
Необхідно в Конструкторі таблиць вибрати Св-ва полів і в них задати необхідні нам якості даної таблиці.
5. Назвіть основні елементи у вікні Конструктора запиту.
Поле, Ім'я таблиці, Сортування, Виведення на екран, Умови відбору або.
6. Як у запиті записати умови відбору з логічним І та логічним АБО?
Необхідно скористатися Побудовачем виразів і там за умови або And, або Or.
7. Як створити в запиті поле, що обчислюється?
Треба в полі за допомогою Побудовача виразів спроектувати будь-яку функцію для обчислення якихось результатів.
8. Для чого використовуються підсумкові та перехресні запити?
Для підбиття будь-яких Підсумків, наприклад обчислення середнього чи максимального значення.
А за допомогою перехресного запиту можна наочно надати дані підсумкових запитів, що передбачають угруповання за декількома ознаками (за двома, зокрема). У цьому випадку значення полів за першою ознакою угруповання можуть стати заголовками рядків, а за другою заголовками стовпців.
9. Як можна використовувати запити-дії для редагування таблиць?
Наприклад можна за допомогою Запиту на видалення, стерти якийсь запис, або Оновити, Додати, Вставити з іншої таблиці.
10. З яких розділів складається вікно Конструктора форм?
З таких розділів були задані у просі формування форм.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РФ
МОСКІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ІНСТИТУТ ЕЛЕКТРОНІКИ ТА МАТЕМАТИКИ
(Технічний університет)
Кафедра "Обчислювальна техніка"
з лабораторної роботи №7
« Microsoft Office .
Система управління базами даних
ACCESS»
Студент: Малофєєв С.А. C-12
Викладач: Восков Л.С.
Москва 2008 р.
Виконав теорію:
Основи
БАЗИ ДАНИХ та Системи Управління Базами Даних (СУБД)
Бази Дданих (БД) призначені для зберігання на комп'ютері та ефективного використання великих обсягів найрізноманітнішої інформації:
про книги, журнали та газети в бібліотеках,
про товари в магазинах та продукції на заводах,
про експонати в музеях та різноманітні колекції,
про всіх співробітників фірм, підприємств та установ,
про всі рейси літаків в аеропортах, про вартість квитків та наявність місць,
про розклад усіх поїздів з вокзалів, про вартість квитків та наявність місць,
про всі зареєстровані в ДІБДР (ДАІ) автомобілі, включаючи викрадені,
про всі путівки, у тому числі "гарячих", у турбюро та турагентствах,
про погоду в будь-якій точці Земної кулі тепер багато років тому і т.д.
Всі СУБД, у тому числі СУБД ACCESS дозволяють:
Швидко створювати Бази Даних, доповнювати та змінювати їх.
Швидко знаходити певні, потрібні Вам дані у БД.
Сортувати дані в БД за різними ознаками (наприклад, за абеткою).
Витягувати на екран підмножини даних на Ваші запити, тобто. що задовольняють заданому критерію.
Виконувати статистичні обчислення над даними БД для аналізу та прийняття рішення.
Роздруковувати дані, вибрані певних цілей, тобто. готувати довідки, звіти тощо.
Як і таблиці Excel, таблиці БД складаються з їх стовпців і рядків. При цьому стовпці в БД називаються " ПОЛЯМИі вони мають конкретні імена
(імена " ПОЛІЙ"), а не букви латинського алфавіту як ім'я як у таблицях Excel. Таких стовпців, тобто. полів у таблицях БД може бути до 255 (як і Excel).
Кожен рядок у таблицях БД називається " ЗАПИСОМі має свій порядковий номер, такий же, як і рядок в електронній таблиці Excel. Кількість рядків, тобто записів у таблицях БД практично не обмежена.
Всі " ЗАПИСИ"(рядки) у таблиці БД містять у кожному осередку обов'язково однотипну інформацію, відповідну імені " ПОЛЯ". У цьому полягає основна відмінність таблиці БД від електронної таблиці Excel. Наприклад, у стовпці з ім'ям поля " ПІБ"(Дивись таблицю БД " Студентна наступній сторінці) у всіх записах (тобто у всіх рядках), Ви побачите конкретні прізвища людей;
у стовпці з ім'ям поля ГОДРу всіх записах (тобто у всіх рядках) Ви побачите конкретні роки народження студентів;
у стовпці з ім'ям поля НГу всіх записах (тобто у всіх рядках) Ви побачите конкретні номери груп студентів.
База даних може включати не одну, а кілька пов'язаних таблиць. Крім Таблиць – основного об'єкта Бази Даних - БД може містити інші об'єкти, а именно:
Форму (одну чи кілька). Форма – це спосіб відображення на екрані даних з таблиць БД зручний для введення даних та їх перегляду.
Запит (Один чи кілька). Запит – це спосіб вибору та виведення на екранданих із таблиць БД за заданими Вами критеріями.
Звіт (Один чи кілька). Звіт – це спосіб вибору та виведення на друк
Макрос (Один чи кілька). Макрос – це набір макрокоманд, які виконують певні операції з БД, наприклад, друк звітів.
Модуль (Один чи кілька). Модуль – це програма мовою програмування Access Basic, що у БД до виконання нетривіальних завдань.
Всі ці об'єкти, якщо вони були створені, входять до складу файлу Бази Даних, що має розширення . mdb.
Ви вивчатимете Access 2000 - останню версіюпрограми, але вона мало відрізняється від версії Access 97, тому зараз використовуються обидві версії.
Ця практична роботадозволить Вам освоїти всі основні операції створення, зміни та використання баз даних незалежно від тієї версії Access, яку Ви використовуєте.
ЗАПУСК СУБД ACCESS
Зовнішній вигляд екрана після запуску операційної системи Windows може бути різним, але завжди на екрані монітора (вашому робочому столі) знаходиться безліч значків програм, файлів і папок, а внизу панель завдань (вузька смуга в нижній частині екрана з кнопкою) Пуск.
Якщо десь на екрані знаходиться значок програми Access, встановіть вказівник миші на нього та подвійним клацанням миші запустіть на обчислення цю програму.
Якщо ж на екрані немає значка програми Access, то клацанням миші по кнопці Пуск розкрийте головне меню системи, в ньому виберіть пункт "Програми", а потім в другому меню, що автоматично відкрилося, клацанням миші по пункту "Microsoft Access" запустіть на обчислення цю програму.
Відкриється типове програмне вікно Windowsіз заголовком "Microsoft Access", а в ньому (рис.1):
Діалогове вікно Microsoft Access для створення нової БД або відкриття вже існуючої.
РЯДКУ МЕНЮ під рядком заголовка (Файл Правка Вид Вставка Сервіс Вікно Довідка),
СТАНДАРТНУ ПАНЕЛЬ ІНСТРУМЕНТІВ під рядком меню, що вмикається та вимикається командою "Панелі інструментів" у меню "Вид". Всі інструменти мають етикетку, яка з'являється автоматично при накладенні зверху на інструмент стрілки "миші".
РЯДКУ СТАНУ програми в самому низу вікна. У ній з'являтиметься поточна інформація про Вашу БД та режим роботи Access.
ТЕОРІЯ: СТВОРЕННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ЗАПИТІВ У БАЗАХ
ДАНИХ
Самий ефективний спосібвикористання бази даних - це створення " Запитів". Запит– це спосіб вибору та виведення на екран даних із таблиць БД за заданими Вами критеріями.ТЕОРІЯ: СТВОРЕННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ЗВІТІВ У БАЗАХ ДАНИХ
Крім " Таблиць", "форм"і" Запитівфайл Бази Даних може містити один або кілька Звітів". "Звіт - це спосіб вибору і виведення на друкданих із таблиць БД у вигляді, у якому вони потрібні користувачеві, тобто. Вам.ТЕОРІЯ: СТВОРЕННЯ СХЕМИ БАЗИ ДАНИХ – 3-й ЕТАП
Створення схеми Бази даних - це визначення зв'язків між таблицями, що входять до цієї БД, а точніше, між конкретними полями цих таблиць.
Коли таблиці пов'язані – зміни в одній із них автоматично передаються до іншої. Головне значення зв'язування таблиць – виняток дублювання відомостей у БД.
Найпростіше зрозуміти зміст зв'язків з прикладу тієї конкретної БД, яку Ви створюєте, тобто. Навчальний процес. Схема зв'язків цієї БД наведено на рис. 3.
У вікні Навчальний процес: база даних натиснемо кнопку Схема данихна панелі інструментів. У вікні, що відкрилося Додавання таблиці, виберемо закладку Таблиціта, натискаючи кнопку Додати, розмістимо у вікні Схема данихвсі таблиці. Потім натисніть кнопку Закрити. В результаті у вікні Схема данихбудуть представлені всі таблиці бази даних Навчальний процесзі списками своїх полів.
Мал. 3.Схема даних БД Навчальний процес
Зв'язки слід встановлювати за порожніх таблицях, інакше можуть виникнути проблеми узгодження властивостей зв'язків.
ТЕОРІЯ: Створення та використання звітів у базах даних.
Розробка багатотабличних звітів
Поряд з однотабличними звітами Accessдозволяє створювати її складні звіти, що забезпечують виведення даних із кількох взаємозалежних таблиць бази даних. Для виведення взаємопов'язаних даних до багатотабличного звіту необхідні зв'язки встановлюються автоматично відповідно до схеми даних.
Багатотабличні звіти можуть містити основну частину і частину, що включається, тобто підлеглий звіт. Кожна з цих частин у своїй будується у своїй таблиці.
p align="justify"> Багатотабличні звіти можуть також, маючи поля з різних таблиць, не вимагати при цьому включення підлеглих звітів.
Розглянемо побудову звіту для таблиць, що у одно- многозначных відносинах. У цих відносинах одна таблиця є головною, іншу підлеглою. Побудова такого звіту має свої особливості залежно від вибору головної чи підлеглої таблиці як основу звіту.
Вправа 31. Багатотабличний звіт з основною частиною на базі головної таблиці
Мал. 19. Макет звіту про кафедри
Розглянемо технологію створення багатотабличного звіту на прикладі таблиць КАФЕДРА та Викладач. Нехай необхідно підготувати звіт, який містить відомості про кафедри, включаючи списки викладачів.
У табличній частині з кожної кафедри необхідно вивести список викладачів. Такі дані можуть бути отримані з таблиці Викладач.Запропонований макет дає підставу вибрати як основну таблицю звіту таблицю КАФЕДРА, а таблицю ПЕРЕПОДАВАТЕЛЬ- Як джерело даних для підлеглої форми зі списком викладачів.
Макет звіту. Припустимо, що макет для звіту зі списками викладачів по кафедрах повинен мати вигляд, наведений на рис. 19. Відповідно до проекту макета у звіт передбачається виводити дані по кожній кафедрі, включаючи назву, код та телефон, а також прізвище та фотографію завідувача. Ці дані містяться в таблиці КАФЕДРА.
Виконав вправи:
Вправа 1. Створення найпростішої Бази даних як однієї таблиці
Вправа 2. Зміна ширини стовпців "мишею" або командою "Ширина стовпця" у меню "Формат"
Вправа 3. "Вставка" і "Видалення" полів, а також зміна порядку прямування "Полів" (стовпців) у таблиці.
Вправа 4. Вставка нового Поля з "фотографіями" працівників
Вправа 5. Введення нових даних у таблицю, редагування та видалення записів
Вправа 6. Сортування даних у таблиці БД
Вправа 7. Пошук записів за зразком у великих таблицях БД та пошук із заміною вмісту конкретного Поля
Вправа 8. Створення та використання нового об'єкта БД – "Запиту".
Вправа 9. Створення та використання "Запиту з параметром".
Вправа 10. Створення в Базі даних нового об'єкта - "Форми".
Вправа 11. Створення та використання нового об'єкта БД - "Звіту".
Вправа 12. Створення Звіту з параметром на основі запиту з параметром
Вправа 13. Конструювання таблиці "Група" як "Таблиця"
Вправа 14. Конструювання таблиці "Викладачі" у режимі "Майстер"
Вправа 15. Конструювання таблиці "Кафедра" як "Конструктор"
Вправа 16. Конструювання таблиць "Вивчення" та "Успішність" у режимі "Конструктор"
Вправа 17. Встановлення зв'язків між таблицями БД.
Вправа 18. Видалення зв'язку між таблицями
Вправа 19. Введення даних безпосередньо до таблиць "Спеціальність", "Викладачі" та "Групи"
Вправа 20. Формування запиту у режимі "Конструктор"
Вправа 21. Підготовка до створення складової форми "Список студентів групи"
Вправа 22. Створення форми для двох таблиць за допомогою майстра
Вправа 23. Вибір типу форми
Вправа 24. Призначення імені форми та її відкриття
Вправа 25. Редагування форми як конструктора
Вправа 26. Редагування підлеглої форми
Вправа 27. Перехід у режим форми та завантаження таблиць
Вправа 28. Багатотабличний звіт з основною частиною на базі головної таблиці
Вправа 29. Створення основної частини звіту
Вправа 30. Створення автозвіту.
Вправа 31. Доопрацювання підпорядкованого звіту
Вправа 32. Включення підлеглого звіту.
Звіт про виконання контрольного завдання:
База даних:
Заповнення таблиць бази даних.
Створення зв'язків у базі даних:
Введення у ACCESS
Ми розглянемо можливості Access та типи завдань, які можна вирішувати за допомогою цієї СУБД. Зокрема:
Access – система управління базами даних (СУБД).
Використання Accessдля зберігання та пошуку даних, подання інформації у зручному вигляді та автоматизації виконання повторюваних завдань.
Розробка за допомогою Access простих та зручних форм введення даних, обробки даних та генерації складних звітів.
Застосування Access 97 для розміщення форм Accessу вигляді документів HTMLна Web-сторінках та обміну даними з вузлами Internet/Intranet.
Підтримка в Access механізму Запиту за зразком (QuerybyExample - QBE), що забезпечує вибірку, сортування та пошук даних.
Створення програм без програмування з використанням макросів Access.
Користувачі електронних таблиць та баз даних повинні бути знайомі з багатьма ключовими поняттями, які використовуються в Access.
Перш ніж приступити до роботи з будь-яким програмним продуктом, важливо зрозуміти його можливості та типи завдань, для вирішення яких він призначений. MicrosoftAccess 97 (далі - просто Access) - це багатогранний продукт, використання якого обмежене лише уявою користувача.
Access - це, перш за все, система управління базами даних(СУБД). Як і інші продукти цієї категорії, вона призначена для зберігання та пошуку даних, подання інформації у зручному вигляді та автоматизації операцій, що часто повторюються (таких, як ведення рахунків, облік, планування тощо). За допомогою Accessможна розробляти прості та зручні форми введення даних, а також здійснювати обробку даних та видачу складних звітів.
Access - потужний додаток Windows; вперше продуктивність СУБД органічно поєднується з тими зручностями, які є у розпорядженні користувачів Microsoft Windows. Оскільки обидва ці продукти- дітища компанії Microsoft, вони чудово взаємодіють між собою. Система Access працює під керуванням Windows 95 або WindowsNT, так що при роботі з нею користувачеві доступні всі переваги Windows. Можна вирізати, копіювати та вставляти дані з будь-якої програми Windows у Access і навпаки; можна створити проект форми в Access і вставити їх у конструктор форм.
За допомогою об'єктів OLE (ObjectLinkingandEmbedding – зв'язування та впровадження об'єктів) у Windows 95 та компонентах MicrosoftOffice 97 (Excel, Word, PowerPoint та Outlook) можна перетворити Access на справжнє операційне середовище баз даних. За допомогою нових розширень для Internet можна створювати форми, які безпосередньо взаємодіятимуть з даними з WorldWideWeb, і транслюватимуть їх у подання на мові HTML, що забезпечує роботу з такими продуктами, як Internet Explorer і NetscapeNavigator.
У цьому Access - непросто СУБД. Як реляційнаСУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних та дозволяє використовувати одночасно кілька таблиць бази даних. У цьому можна значно спростити структуру даних, полегшуючи цим виконання поставлених завдань. Таблицю Access можна зв'язати з даними, що зберігаються на великій ЕОМ або сервері. З іншого боку, можна використовувати таблиці, створені серед Paradox чи dBASE. Отримані результати можна швидко і легко зв'язати та поєднати з даними з електронних таблиць Excel. Працюючи в середовищі Microsoft Office 97, користувач отримує в своє розпорядження повністю сумісні між собою Access і Word, Excel і PowerPoint.
Система Access - це набір інструментів кінцевого користувача управління базами даних. До її складу входять конструктори таблиць, форм, запитів та звітів. Цю систему можна як середовище розробки додатків. Використовуючи макроси або модулі для автоматизації вирішення завдань, можна створювати орієнтовані на користувача програми такими ж потужними, як і програми, написані безпосередньо мовами програмування. При цьому вони включатимуть кнопки, меню та діалогові вікна. Програмуючи мовою VBA, можна створювати такі потужні програми, як система Access. По суті, багато інструментальних засобів Access (наприклад, майстри та конструктори) написані саме на VBA.
Потужність та доступність Access роблять цю систему кращою СУБД із представлених сьогодні на ринку. Спочатку познайомимося з Access лише на рівні кінцевого користувача. Потім перейдемо до більш складних елементів, таких як елементи програмування на VBA та взаємодії з Internet.
Що пропонує Access
1.Справжня реляційна модель баз даних
У Access повною мірою реалізовано керування реляційними базами даних.Система підтримує первинні та зовнішні ключі та забезпечує цілісність даних на рівні ядра (що запобігає несумісним операціям оновлення або видалення даних). Крім того, таблиці в Access забезпечені засобами перевірки допустимості даних, що запобігають некоректному введення незалежно від того, як він здійснюється, а кожне поле таблиці має свій формат та стандартні описи, що суттєво полегшує введення даних. Access підтримує всі необхідні типи полів, у тому числі текстовий, числовий, лічильник, грошовий, дата/час, MEMO, логічний, гіперпосилання та поля об'єктів OLE. Якщо в процесі спеціальної обробки на полях не виявляється жодних значень, система забезпечує повну підтримкупорожніх значень.
Реляційна обробка даних у Access з допомогою гнучкої архітектури системи здатна задовольнити будь-які потреби. При цьому Access може використовуватися як автономна СУБД як файл-сервера або клієнтського компонента таких продуктів, як SQLServer. Крім того. Access підтримує протокол ODBC (OpenDatabaseConnectivity), що дозволяє підключатися до баз даних безлічі різних форматів, таких як SQLServer, Oracle, Sybase і навіть DB/2 для великих ЕОМ фірми IBM.
Система Access підтримує обробку транзакцій із гарантією їхньої цілісності. Крім того, передбачено захист на рівні користувача, що дозволяє контролювати доступ до даних окремих користувачів та цілих груп.
Контекстно-залежна довідка та Office Assistant
Організація довідкової системи фірми Microsoft - як і раніше, найкраща в галузі, причому як для новачків, так і для досвідчених користувачів. В Access передбачено контекстно-залежну довідку, для отримання якої достатньо натиснути
У Access 97 компанія Microsoft ввела OfficeAssistant (помічника) і ScreenTips (підказки). Спливаючі підказкимістять короткі пояснення чогось. У системі передбачена ціла галерея з десяти можливих персонажів асистентів (вибрати можна будь-кого на свій смак). Якщо помічниквам набридне, можете його вимкнути.
Прості у використанні майстри та конструктори
Майстер(Wizard) може перетворити години роботи на лічені хвилини. Майстри задають навідні питання щодо змісту, стилю та формату створюваного об'єкта; потім вони автоматично будують потрібний об'єкт. У складі Access близько ста майстрів , що допомагають конструювати бази даних, додатки, таблиці, форми, звіти, діаграми, поштові наклейки, елементи керування та властивості. Допускається навіть налаштування майстрів на вирішення різних завдань.
Імпортування, експортування та зв'язування зовнішніх файлів
Access дозволяє імпортувати та експортувати файли багатьох відомих форматів, включаючи dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, багато текстових форматів ASCII (у тому числі з фіксованою довжиною рядка або заданим обмежувачем), а також дані у форматі HTML. Через війну імпортування створюється таблиця Access; в результаті експортування таблиці Access створюється файл у заданому форматі.
Зв'язування(раніше іменувалося приєднанням)означає, що можна використовувати зовнішні дані без створення таблиці Access. Можна встановлювати подібний зв'язок із даними dBASE, FoxPro, Excel, ASCII та SQL. Дуже потужна можливість - зв'язування таблиць Access зі своїми зовнішніми таблицями з наступним спільним використанням; це стосується таблиць Access, dBASE, FoxPro і SQLServer.
Форми та звіти WYSIWYG
Вікна конструкторів форм та звітів мають однаковий інтерфейс та надають користувачеві багато можливостей. Форма чи звіт конструюється за принципом WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet - що бачиш, те й отримаєш). Додаючи черговий елемент управління, користувач бачить, як змінюється створювана форма.
У форми та звіти можна включати написи, поля текстових даних, перемикачі, прапорці, лінії та прямокутники, а також оформляти їх, виділяючи елементи кольором та тінню. Більше того, можна включати цілі малюнки, діаграми, підформи та підзвіти. При цьому всі параметри представлення даних залишаються повністю підконтрольними користувачеві. Форми можуть займати багато сторінок, а у звітах може бути передбачено багато рівнів угруповання даних та підбиття підсумків.
Форми та звіти можна переглядати в режимі попереднього перегляду,забезпечуючи погляд з висоти пташиного польоту шляхом зміни масштабу. У режимі конструювання звіт можна переглядати з фіктивними даними, щоб не чекати на обробку великого реального файлу.
Конструктор звітів – дуже потужний засіб, що допускає використання до десяти рівнів угруповання та сортування. Завдяки йому існує можливість створення звітів, що демонструють відсоткові та підсумкові показники, отримати які можна лише за два проходи. Дозволяється створення багатьох типів звітів, які включають поштові наклейки та списки розсилки пошти.
Багатотабличні запити та відносини
Одна з найпотужніших можливостей Access одночасно є найбільш важливою. Відносини дозволяють зв'язати таблиці графічно. Можна навіть пов'язувати таблиці, які представляють файли різних типів(наприклад, таблицю Access та таблицю dBASE). Після такого зв'язування таблиці виступають вже як одне ціле, і тепер можна будувати запити стосовно будь-яких даних у них. Можна вибирати конкретні поля, визначати порядок сортування, створювати вирази, що обчислюються, і вводити критерії відбору потрібних записів. Можна відображати результати виконання запиту у вигляді таблиці, форми або звіту. Від користувача не вимагається попередньої установки зв'язків: натомість достатньо увійти до конструктора запитів (наприклад, коли потрібно побудувати певний звіт).
Запити застосовують та інших випадках. Можна створювати запити, які забезпечують обчислення підсумків, відображення згрупованих та побудову нових таблиць. Запит можна використовувати навіть для оновлення даних у таблицях, видалення записів та додавання однієї таблиці до іншої.
Графіки та діаграми
У Access використовується той самий графічний додаток, що й у Microsoft Word, Excel, PowerPoint і Project. Воно дозволяє створювати сотні типів графіків та діаграм, налаштовуючи їх, виходячи з конкретних потреб. Можна створювати гістограми, лінійчасті, кругові, поверхневі та інші діаграми, причому як дво-, і тривимірні. Їх можна довільно супроводжувати текстом, оформляти різними кольорами та візерунками. Значення можуть відображатись у стовпцях або секторах кругових діаграм. Можна розгортати зображення діаграм так, щоб вони відтворювалися під будь-яким зручним кутом зору. Все це забезпечує програма AccessGraph.
Можливості DDE і OLE
За допомогою DDE (DynamicDataExchange – динамічний обмін даними) та OLE (ObjectLinkingandEmbedding – зв'язування та впровадження об'єктів) у форми та звіти Access можна додавати всілякі нові об'єкти. Такими об'єктами можуть бути звук, малюнки, діаграми та навіть відеокліпи. Можна впроваджувати об'єкти OLE (наприклад, растрові зображення) або документи текстових процесорів(Word або WordPerfect) або встановити зв'язки з електронними таблицями Excel. Зв'язуючи ці об'єкти зі своєю базою даних, користувач може створювати динамічні форми та звіти, а також використовувати ту саму інформацію в різних додатках Windows.
Доступ до Internet
У Access тепер передбачені всі можливості, що забезпечують зв'язок з програмою з Internet/intranet. Одним клацанням кнопкою миші можна зберегти таблиці, запити, форми та звіти у форматі HTML. Відповідний майстер дозволяє навіть новачкові перенести коди HTML з об'єкта на Web-сторінку, роблячи їх доступними для використання всім, хто подорожує по Internet! Гіперпосилання дозволяють отримувати доступ до даних, розміщених на Web-сторінці, прямо з форм Access.
Багато хто вважає, що розміщення даних на Web-сторінках має здійснюватись Web-адміністраторами. Access 97 з повною визначеністю доводить, що ця операція може бути успішно виконана будь-яким користувачем. А допоможе йому в цьому майстер розміщення на Web-сторінці, що забезпечує перетворення вибраних об'єктів бази даних у формат HTML та перенесення їх вже в такому вигляді на Web-сторінку. За допомогою цього майстра можна створити статичні чи динамічні сторінки, перенести їх на Web-сервер, створити свою початкову сторінкуі навіть використовувати шаблони для отримання стандартного вигляду всіх HTML-сторінок!
Вбудовані функції
Access містить понад сто функції(невеликі вбудовані програми, які в результаті виконання повертають значення), що виконують безліч різноманітних завдань. Є функції для маніпулювання базами даних, рядками, числами у форматі дати та часу, математичні, ділові та фінансові. Їх можна використовувати для створення обчислюваних виразів у формах, звітах та запитах.
Макроси: програмування без програмування
Для непрограмістів (або досвідчених користувачів, які просто не бажають програмувати) у Access передбачені макроси. Вони дозволяють автоматизувати виконання деяких завдань. Біля п'ятдесяти макросівдають можливість маніпулювати даними, створювати меню та діалогові вікна, відкривати форми та звіти, словом, автоматизувати виконання практично будь-якого завдання. За допомогою макросів можна вирішити близько 90% всіх завдань обробки даних.
Модулі: Visual Basic for Applications програмування баз даних
Access-це серйозне середовище розробки додатків з повнофункціональною мовою програмування. Мова VBA (раніше відома як AccessBasic) реалізує об'єктно-орієнтований підхід до програмування і дозволяє програмісту робити практично все, що тільки можна собі уявити. Це сильна мова структурного програмування. Він повністю розширюється і підтримує процедури API в будь-яких динамічних бібліотеках (DLL) операційних систем Windows 95 та WindowsNT.
Повнофункціональне середовище розробки підтримує безліч потужних сучасних можливостей: багатовіконний режимдля редагування та налагодження, автоматичну перевіркусинтаксису, контрольні точки, покрокове виконання і навіть синтаксичну довідку, що відображає на екрані варіанти команд, що вводяться.
Навіть якщо ви вже працювали з будь-якими базами даних, це зовсім не означає, що з Access все відразу піде гладко. Можна бути великим фахівцем у таких реляційних СУБД, як dBASE, FoxPro та Paradox, але при цьому не мати досвіду роботи з базами даних у середовищі Windows.
Спочатку варто ближче познайомитися з Windows: попрацювати з редактором Paint, поекспериментувати з Word або Excel, навчитися правильно користуватися мишею. Варто створити діаграму в Excel, скористатися послугами одного з майстрів, звернутися до довідкової системи. Все це допоможе надалі при освоєнні Access. Також потрібно звикнути до нових термінів.
Інформація для користувачів електронних таблиць
Досвідчений користувач Excel (або 1-2-3) помітить, що Access та Excel багато в чому схожі. По-перше, обидві ці програми - продукти Windows, тому йому мають бути вже звичні угоди Windows, які будуть використовуватися і при роботі з Access. Зовнішній вигляд таблиць запитів Accessвідповідає зовнішньому вигляду електронних таблиць та носить назву таблиці даних ( datasheet ). Розміри рядків і стовпців таблиць можна змінювати так само, як і в робочих листах Excel. По суті, режим введення даних у Access 97 відповідає режиму введення даних Excel. Потрібно просто ввести дані та визначити заголовки стовпців; все інше Access зробить автоматично.
Access, як і Excel, підтримує режим WYSIWYG та роботу з графічним додатком Microsoft Graph. Таким чином, користувач завжди має можливість створювати в обох системах однотипні діаграми. Крім того, в Access входить майстер діаграм, аналогічний використовуваному Excel.
Як і Excel, в Access 97 передбачений майстер зведених таблиць; по суті, за його допомогою можна створювати зведені таблиці Excel: інформацію з баз даних Accessможна легко переносити до таблиць Excel. Бази даних Access можна пов'язувати із таблицями Excel. В обох продуктах можна створювати запити і виконувати сортування, використовуючи той самий інтерфейс. (Якщо читачеві доводилося використовувати меню Excel для формування запитів і критеріїв сортування даних, це поняття йому вже знайомі.) Словом, система Access 97 функціонально сумісна з усіма продуктами Office 97.
лекція 1.
Основні засади роботи
з базою даних у Microsoft Access.
1.3. Створення бази даних.
1.4. Робота із таблицями.
1.5. Типи даних.
1.6. Властивості полів.
1.7. Ключові поля.
1.8. Визначення у базі даних зв'язків між таблицями.
1.9. Забезпечення цілісності даних у Microsoft Access.
1.1. Що таке "База даних".
У діловій чи індивідуальній сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання та організаційні навички. Microsoft Access об'єднує інформацію з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити та звіти дозволяють швидко та ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані та друкувати звіти.
У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються у окремій таблиці. Працюючи з даними з кількох таблиць встановлюються зв'язок між таблицями.
Для пошуку та відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити дозволяють також оновити або видалити одночасно кілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення.
Для перегляду, введення або зміни даних прямо у таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран за допомогою стандартного або створеного користувачем макету.
Для аналізу даних або роздруківки їх певним чином використовується звіт. наприклад, можна створити та надрукувати звіт, який групує дані та обчислює підсумки.
Для автоматичного виконання деяких операцій використовуються макроси, що містять набір з однієї або декількох макрокоманд, таких як відкриття форм або друк звітів. Макроси можуть бути корисні для автоматизації завдань, що часто виконуються. Наприклад, при натисканні кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт.
Іноді буває необхідно створити власну процедуру, яка має запускатися з будь-якого вікна бази даних або процедуру, призначену для обробки певної події. Набір таких процедур на мові Visual Basic, що зібраний в одну програмну одиницю, називається модуль. Існує два основних типи модулів: модулі класу та стандартні модулі. Модулі класу - це модулі форм та модулі звітів, пов'язані з певною формою або звітом. Вони часто містять процедури обробки подій (наприклад, натискання клавіші) і створюються автоматично під час створення першої процедури обробки події. У стандартних
У вікні бази даних можна працювати з усіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типу слід вибрати відповідну вкладку (наприклад, "Таблиці").
За допомогою кнопок праворуч можна створювати та змінювати існуючі об'єкти.
1.2. Проектування баз даних.
Перш ніж створювати таблиці, форми та інші об'єкти, необхідно задати структуру бази даних. Хороша структура бази даних є основою створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
Етапи проектування бази даних:
1. Визначте мету створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. База даних повинна відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працюватиме. Для цього потрібно визначити теми, які має покривати база даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати форми, які в теперішній моментвикористовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних з добре спроектованою, подібною до неї базою.
2. Розробте на папері структуру таблиць, які має містити база даних. При проектуванні таблиць рекомендується керуватися такими основними принципами:
Інформація у таблиці не повинна дублюватись. Не повинно бути повторень між таблицями. Коли певна інформація зберігається лише у одній таблиці, те й змінювати її доведеться лише одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також унеможливлює розбіжність інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні бути адреси та телефони клієнтів.
Кожна таблиця повинна містити інформацію лише одну тему. Відомості на кожну тему обробляються набагато легше, якщо вони містяться в незалежних один від одного таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
3.Визначте необхідні у таблиці поля. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле таблиці містить окремі відомості по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, містом, країною та номером телефону. При розробці полів кожної таблиці необхідно пам'ятати:
Кожне поле має бути пов'язане із темою таблиці.
У таблиці має бути вся необхідна інформація.
Інформацію слід розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім'я» та «Прізвище», а не спільне поле «Ім'я»).
4.Встановіть ключове поле. Для того, щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта та його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів, які задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.
5.Визначте зв'язки між таблицями. Після розподілу даних за таблицями та визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього необхідно визначити зв'язки між таблицями.
6. Ще раз перегляньте структуру бази даних і виявите можливі недоліки. Бажано це зробити на цьому етапі, поки таблиці не заповнені даними.
7.Додайте дані та створіть інші об'єкти бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, можна вводити все дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси та модулі.
8.Використовуйте засоби аналізу у Microsoft Access. У Microsoft Access є два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, у разі потреби пропонує нову її структуру та зв'язки, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації щодо її покращення, а також здійснює їх.
1.3. Створення бази даних.
Microsoft Access підтримує два способи створення бази даних. Можна створити порожню базу даних, а потім додати до неї таблиці, форми, звіти та інші об'єкти.
Такий спосіб є найбільш гнучким, але потребує окремого визначення кожного елемента бази даних. Є також можливість одразу створити за допомогою майстра базу даних
певного типу з усіма необхідними таблицями, формами та звітами. Це найпростіший спосібпочаткового створення бази даних В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-яке
час змінити та розширити створену базу даних.
Якщо Ви створюєте нову базу даних (тільки у цьому випадку), з'явиться діалогове вікно «Файл нової базиданих», в якому Ви повинні вказати ім'я та місцезнаходження файлу для створюваної
бази даних. Файл бази даних Microsoft Access має розширення .mdb. Щоб отримати копію бази даних, необхідно скопіювати файл, у якому вона міститься, оскільки
При виході з Microsoft Access зміни даних зберігаються автоматично. Однак при зміні структури будь-якого об'єкта бази даних у Microsoft Access виводиться запрошення підтвердити збереження цих змін перед завершенням роботи.
1.4. Робота із таблицями.
Таблиця зберігає відомості з конкретного питання, наприклад, таблиця «Товари» містить відомості лише про товари, а таблиця «Постачальники» - лише про компанії, які постачають товари. Для того щоб дані не дублювалися і не відбувалося помилок при їх видачі, необхідно розподілити дані різного роду по різних таблицях. Дані в таблиці організовані в стовпці («поля») та рядки («записи»).
Існує два режими роботи з таблицею. Ви можете вибрати режим Конструктор або Режим таблиці, натиснувши спеціальну кнопку на панелі інструментів.
У режимі конструктора таблиці можна створити цілу таблицю, додаючи нові поля або видаляючи та настроюючи існуючі поля таблиці.
Щоб додати поле, у верхній частині вікна таблиці слід ввести ім'я поля та визначити його тип. Щоб перейменувати поле, змініть його ім'я у стовпці "Ім'я поля".
Тип даних визначає, якого виду дані можна вводити в поле. Наприклад, неприпустимо введення тексту у полі грошового типу. Вибір відповідного типу даних забезпечує введення даних у правильній формі для сортування, обчислень та інших операцій. Щоб визначити або змінити тип даних, виберіть стовпець «Тип даних», натисніть у полі символ списку, що розкривається, і виберіть тип даних зі списку.
Кожне поле має властивості, змінюючи які, можна керувати збереженням, обробкою та відображенням даних поля. Наприклад, для формату Грошовий автоматично додається роздільник груп розрядів і символ валюти (1 234 гр.). Щоб встановити властивість поля, виберіть його у верхній частині вікна конструктора таблиць і в нижній частині вікна введіть значення цієї властивості або виберіть його зі списку. Набір доступних властивостей визначається типом даних поля.
Унікальна мітка, яка називається ключем, використовується для визначення кожного запису таблиці. Подібно до того, як номерний знак однозначно визначає автомобіль, ключ визначає запис. Ключові поля у таблицях використовуються для створення міжтабличних зв'язків. Щоб визначити ключ, виділіть рядок з описом потрібного поля та натисніть кнопку Ключ на панелі інструментів.
У режимі таблиці додаються, редагуються чи переглядаються табличні дані. Також можна перевірити орфографію та надрукувати табличні дані, відфільтрувати та відсортувати записи, змінити зовнішній виглядтаблиці або змінити структуру таблиці, додавши або вилучивши стовпці.
Для додавання записів використовується кнопка Новий запис на панелі інструментів. При натисканні цієї кнопки наприкінці таблиці з'являється незаповнений рядок.
Щоб видалити записи, виберіть будь-яке поле запису та натисніть кнопку Видалити запис на панелі інструментів.
Рядки в таблиці можна відсортувати згідно з вмістом одного або кількох стовпців. Для цього виберіть поле, за яким буде сортуватися, і натисніть кнопку Сортування за зростанням або Сортування за спаданням на панелі інструментів.
Фільтрування дозволяє переглянути у формі лише певні записи. Виберіть дані, за якими слід провести відбір, і натисніть кнопку Фільтр на панелі інструментів. Щоб виправити фільтр, натисніть кнопку Змінити фільтр. Щоб задати більш детальну умову для фільтрації, виберіть команду Фільтр та підкоманду Розширений фільтр у меню Записи. Щоб використовувати звичайний або розширений фільтр, натисніть кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів.
1.5. Типи даних.
Тип даних визначає, якого виду дані можна вводити в поле. Наприклад, неприпустимо введення тексту у полі грошового типу. Вибір відповідного типу даних забезпечує введення даних у правильній формі для сортування, обчислень та інших операцій. Microsoft Access підтримує такі типи даних:
Текстовий
Текст або числа, які не потребують розрахунків, наприклад, номери телефонів.
Поле МЕМО
Довгий текст або комбінація тексту та чисел.
Числовий
Числові дані, використовувані щодо розрахунків.
Дата час
Дати та час, що належать до років з 100 до 9999, включно.
Грошовий
Грошові значення та числові дані, що використовуються в математичних розрахунках.
Лічильник
Унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, що автоматично вводяться при додаванні кожної нового записув
Логічний
Логічні значення та поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (True/False, Так/Ні).
Поле об'єкту OLE
Об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ Microsoft Word, малюнок, звукозапис або інші дані у двійковому форматі), пов'язаний або впроваджений у таблицю Microsoft Access.
Гіперпосилання
Рядок, що складається з букв і цифр, і представляє адресу гіперпосилання.
Майстер підстановок
Створює поле, в якому пропонується вибір значень зі списку, або поля зі списком, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра у списку в осередку запускає майстра підстановок, який визначає тип поля.
Лекція 2
Введення та редагування даних
Ввід данних
У режимі таблиці відображаються усі введені дані. Якщо ж створено лише структуру таблиці, отже, даних таблиці ще немає. У порожній таблиці Маркер запису (із зображенням трикутного покажчика, направленого праворуч) зазвичай встановлений у першому рядку таблиці.
Для введення значення в поле (в режимі таблиці) перемістіть курсор у поле і наберіть значення. Під час редагування запису маркер запису набуває вигляду олівця. При введенні нового запису (на маркері якого зображено олівець) автоматично з'являється наступний рядок (на маркері якого зображена зірочка для позначення нового запису). Маркер нового запису завжди відзначає останній рядок таблиці.
При введенні нового запису курсор зазвичай розміщується у першому полі таблиці.
Залежно від виконуваної операції та типу запису маркер запису може приймати одну з чотирьох форм.
Маркер поточного запису.
Маркер для редагування запису.
Маркер блокованого запису (при роботі в
розрахований на багато користувачів режимі).
Маркер нового запису.
Збереження запису
Доданий або змінений запис автоматично зберігається при переході до іншого запису або при закритті таблиці. При цьому маркер запису змінює свою форму: олівець перетворюється на направлену стрілку.
Для збереження запису потрібно ввести допустиме значення в полі первинного ключа. Значення первинного ключа перевіряється за типом даних, унікальністю та іншими правилами перевірки значення, введеними у властивості. Validation Rule )
Кнопка Скасування ( Undo Current Field / Record ), розташована на панелі інструментів, дозволяє скасувати зміни, внесені тільки до поточного запису. Після переходу до наступного запису ця кнопка повернеться у звичайний режим скасування І, змінивши наступний запис, ви вже не зможете скасувати зміну попередньої.
Зберегти поточний запис на диску можна за допомогою команди Записи->Зберегти запис ( Records -> Save Records ) або комбінації клавіш< Shift + Enter >.
Перевірка коректності введених даних
Автоматична перевірка типу даних
Деякі типи даних Access перевіряє автоматично, без будь-якого втручання. Для полів, що містять дані цих типів , не потрібно заповнювати властивості Умова значення. Перелічимо ці типи даних.
Числовий (Number)
Грошовий (Currency)
Дата/час (Date/Time)
Логічний (Yes/No)
Числовий (Number) та Грошовий (Currency) дозволяють вводити допустимі числові значення. Хоча Access дає можливість ввести літеру в полі Числовий (Number), при спробі вийти з цього поля з'явиться діалогове вікно з повідомленням "Введене значення не підходить для властивостей поля "Тип даних" або Розмір поля""Повідомлення про помилку з'явиться також при введенні інших неприйнятних символів або кількох десяткових точок, а також при спробі ввести надмірно велику кількість для певного розміру поля даних типу Числовий (Number)
Поля типу Дата/час (Date/Time) перевіряють коректність значень дати та часу. Якщо ви спробуєте ввести час 44:44:44 або просто літеру в полі типу Дата/час (Date/Time), з'явиться діалогове вікно з повідомленням про помилку
Логічний (Yes/No) можна ввести тільки одне з наступних заданих значень: Так (Yes), Істина (True) Увімкнути (On) або будь-яке відмінне від нуля число для логічного Так і Ні (No), Брехня (False), Викл ( Off) або 0 для логічного Ні. У властивості Формат поля (Format) можна визначити власні значення типу Логічний (Yes/No), але зазвичай використовуються стандартні значення
Методи введення даних
Введення даних у поля різних типів здійснюється різними способами. Для деяких типів даних перевірка допустимості значення виконується автоматично. Однак при створенні деяких таблиць може знадобитися ввести дані в нестандартних (визначених користувачем) форматах і встановити для них правила перевірки допустимості у властивості Умови значення (ValidationRule). Далі ми розглянемо різні способивведення даних. |
Стандартне введення текстових даних
Три поля, введені у таблицю “МоїСтуденти”, були полями типу Текстовий (Text). У полях FamNameName1 для введення даних використовується маска введення. Якщо ви вводите значення малими літерами, воно відобразиться: перша літера - велика, решта - малі. Текст можна перевірити на наявність особливих значень та відобразити у заданому форматі.
Іноді в полі типу Текстовий ( Text ) потрібно ввести значення, що складається з кількох рядків. Щоб додати новий рядок, натисніть комбінацію клавіш< Ctrl + Enter >. Ця можливість корисна для форматування рядків адресного поля та поля Memo.
Введення даних типу Дата/час
Значення до нього вводяться у форматі ммм мм. Таким чином, коли ви введете 4/8/96 і вийдете з цього поля. Access відобразить значення у вигляді Арг 96. Насправді у таблиці зберігається значення 4/8/92, і можна відобразити його, помістивши курсор це поле. З іншого боку, можна ввести в полі Арг 96, і в таблиці буде збережено значення Арг 96.
Для поля типу Дата/час також можна визначити умову значення Between #1/1/70# AndDate (). Ця умова говорить про те, що введена дата народження повинна входити до інтервалу між 1 січня 1970 року та поточною датою.
Формати впливають відображення даних, а чи не обсяг займаної ними пам'яті.
Введення текстових даних із перевіркою даних
Для текстового поля може бути задана властивість Умова значення.Воно обмежує дані, що вводяться значеннями (наприклад, F, M, C). Якщо ви спробуєте ввести в поле значення, відмінні від F, М, і C, то з'явиться діалогове вікно з таким, наприклад, повідомленням: У це поле можна ввести тільки значення М, F або С. Дане повідомлення визначається значенням властивості «повідомлення про помилки» для цього поля.
Введення числових даних із перевіркою умови на значення |
Для числових полів задано правила перевірки допустимості даних. Для поля Resultatв властивості Умова значення задано обмеження значення оцінки (>=2 і<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Введення даних типу OLE
Поле об'єкта OLE під назвою Foto можна заповнювати навіть без відображення об'єкта (зображення) на екрані. У полі OLE можуть зберігатися такі об'єкти.
Растрові зображення.
Звукові файли.
Графіки та (діаграми).
Word чи Excel.
Об'єкт пізнаваний OLE-сервером, можна зберегти в Access у полі типу OLE OLE-об'єкти зазвичай вводяться у форми таким чином, щоб їх можна було бачити, чути або використовувати. При розміщенні OLE-об'єкта в таблиці ви побачите текст з описом об'єкта (наприклад, у полі типу OLE можна побачити напис PaintbrushPicture). Ввести об'єкт можна двома способами.
Вставити із буфера.
Вставити з діалогового вікна, що з'являється після виконання команди Вставка->Об'єкт (Insert->Object)
Введення даних типу MEMO
Поле Recenzia містить дані типу MEMO. Цей тип дозволяє вводити до 64 000 байт тексту для кожного запису. У таблиці відображається лише частина тексту. Натискаючи
Переміщення по записам у таблиці
Як правило, після введення даних часто виникає необхідність внести деякі зміни. На це можуть бути такі причини
Отримано нову інформацію
Виявлено помилки
Потрібно додати нові записи
Щоб змінити дані, спочатку відкрийте таблицю У вікні бази даних відкрийте таблицю в режимі таблиці, двічі клацнувши на рядку з її ім'ям у списку таблиць.
Якщо ви перебуваєте в режимі Конструктор (TableDesign), клацніть на кнопці Подання таблиць (Views), щоб перейти в режим таблиці для внесення змін до даних.
Переміщення за записами
Щоб перейти до будь-якого запису, можна просто помістити на нього курсор або клацнути на ньому мишею. Але якщо таблицях дуже велика, то проблема швидкого переміщення на потрібний запис набуває особливої гостроти
Для переміщення записами можна використовувати вертикальну смугу прокручування. Кнопки зі стрілками на смузі прокручування дозволяють переміщати маркер запису тільки на одну позицію за одне клацання Тому для більш швидкого переміщення (через кілька записів відразу) краще користуватися бігунком смуги прокручування. багато позицій уперед.
Команда Правка->Перейти (Edit->Go) надає кілька варіантів швидкого переміщення по таблиці.
П'ять кнопок переходу, розташованих у нижній частині вікна в режимі таблиці, також можна використовувати для переміщення по записам Клацаючи на цих кнопках, можна перейти до будь-якого запису Якщо ви знаєте номер запису (номер рядка для заданого запису), клацніть на полі номера запису, введіть номер запису та натисніть клавішу
При переміщенні таблиці звертайте увагу на підказки смуг прокручування. Access не оновить поле номера запису доти, доки ви не клацнете на якомусь полі запису.
Пошук заданого значення
Хоча знаючи номер запису, можна перейти до нього і знайти конкретне поле, в більшості випадків потрібно буде знаходити в записі певне значення. Це можна зробити трьома способами:
Вибрати команду Правка->Знайти (Edrt->Find)
Натисніть кнопку Знайти (FindSpecifiedText), розташовану на панелі інструментів (на ній зображений бінокль).
Скористайтеся комбінацією клавіш
У разі використання будь-якого з цих методів з'явиться діалогове вікно. Для пошуку тільки по певному полю помістіть в нього курсор (причому зробіть це до відкриття діалогового вікна). У діалоговому вікні встановіть прапорець Тільки у поточному полі (SearchOnlyCurrentField), і Access буде вести пошук лише у вказаному полі.
У цьому діалоговому вікні можна встановити різні параметри пошуку. У текстовому полі Зразок (FindWhat) ввести потрібне значення Значення можна ввести в тому вигляді, в якому воно представлене в полі, або з використанням наведених нижче спеціальних символів:
* - Відповідає будь-якій кількості символів
Відповідає одному символу
# - Відповідає одній цифрі
Щоб розібратися, як ці символи працюють, припустимо, що потрібно знайти всі значення, які починаються з АВ. Для цього введіть АВ*
А тепер припустимо, що ви хочете знайти значення, які закінчуються символами 001. У цьому випадку введіть *001 . Для пошуку будь-якого значення, яке починається з символів АВ, закінчується символами 001 і містить лише два символи між ними, потрібно ввести АВ??001. Якщо ж потрібно знайти всі прізвища, що закінчуються на “ко”, то для пошуку значень типу Бродський та Чайковський введіть *до.
У списку Збіг (Match) міститься три варіанти вибору:
З будь-якою частиною поля (AnyPartofField)
Поля цілком (WholeField)
З початку поля (StartofField)
Стандартною є опція Поля повністю (WholeField) Наприклад, значення Пет буде знайдено, якщо значення дорівнює Пет. Якщо вибрано опцію С будь-якою частиною поля (AnyPartofField), то в результаті пошуку буде вилучено значення Петров, Петровський. Шпетний і т.д. В результаті пошуку з установкою З початку поля (StartofО будуть знайдені значення Петров, Петровський.
У списку Перегляд (Search), що розкривається, ви можете вибрати одну або кілька опцій з набору Все, Вгору, Вниз (Up, Down, All)
При виборі кнопки опції Тільки в поточному полі (SearchOnlyCurrentField) пошук значення буде вестися тільки в одному полі Прапорець З урахуванням регістру (MatchCase) визначає, чи відрізнятимуться великі та малі літери. За замовчуванням вони не розрізняються При пошуку за значенням Пет буде знайдено Пет, Петра і Петрова. При установці прапорця З урахуванням регістру (MatchCase) необхідно ввести рядок пошуку з урахуванням великих та малих літер
Очевидно, що для даних типу Числовий (Number), Грошовий (Currency) і Дата/час (Date/Time) облік регістру не має сенсу. (Якщо ви форматували поля таблиці, встановіть цей прапорець) Наприклад, вам потрібно знайти в полі ДатаНародження записи про всіх, що народилися в квітні 1982 року. прапорець, пошук доведеться виконувати за точною датою народження, наприклад шукати 4/8/92
Використання прапорця З урахуванням формату полів (SearchFieldsasFormatted) може суттєво уповільнити пошук.
Пошук почнеться після натискання кнопки Знайти (FindFirst) або Знайти далі (FindNext) Знайшовши значення, Access виділяє його Для пошуку першого відповідного значення клацніть на кнопці Знайти. Для пошуку наступного значення потрібно клацнути на кнопці Знайти далі Протягом усього процесу пошуку діалогове вікно залишається відкритим. Тому, знайшовши потрібне значення, натисніть кнопку Закрити (Close), щоб закрити діалогове вікно
Зміна значень у режимі таблиці
Щоб змінити значення, перейдіть до нього та внесіть необхідні виправлення. Для редагування значення може бути кілька причин.
Додавання нового значення.
Заміна існуючого значення
Зміна існуючого значення
Якщо поле порожнє, просто введіть у нього нове значення При введенні в поле будь-яких нових значень дотримуйтесь тих самих правил, що й при введенні нових записів
Заміна існуючого значення
Вибрати поле можна за допомогою клавіатури або миші При використанні клавіатури вміст поля виділяється (Він відображається в інверсному вигляді) При натисканні будь-якої клавіші вміст поля видаляється та замінюється символом, що відповідає натиснутій клавіші Натиснувши клавішу
За допомогою миші вміст поля можна виділити такими способами:
Клацнути на лівій межі поля (там, де покажчик набуває вигляду великого знака «плюс»)
Двічі клацнути на полі (цей спосіб не годиться в тому випадку, якщо текст містить пробіл)
Клацнути та перетягнути вказівник миші через вміст поля зліва направо
Виділити будь-яку частину вмісту поля та натиснути клавішу
Для заміни існуючого значення стандартною величиною з властивості Значення за замовчуванням (DefaultValue) виділіть це значення та натисніть комбінацію клавіш
Для заміни існуючого значення завбільшки з того ж поля попереднього запису натисніть комбінацію клавіш<Сtrl+"(кавычки)>
Переконайтеся, що ви не натиснули<С1г1+-(минус)>, оскільки в цьому випадку поточний запис буде видалено
Зміна існуючого значення
Щоб виправити існуюче значення, замість заміни його повністю, клацніть перед будь-яким символом цього значення. Помістивши вказівник миші перед конкретним символом, ви активуєте режим вставки, і при введенні нового значення існуючі значення зрушать праворуч. Після натискання клавіші
Способи редагування
| Переміщення всередині поля | Натискання клавіш -> і<- |
| Вставка значення у поле | Вибрати позицію вставки та ввести значення |
| Виділення вмісту поля цілком | Натиснути F2 або подвійний клік |
| Заміна значення новим | Виділити поле повністю та ввести нове |
| Заміна із попереднього поля | Ctrl+’(апостроф) |
| Заміна значенням за замовчуванням | Ctrl+Alt + пропуск |
| Вставка розриву рядка (текст, Мемо) | Ctrl+Enter |
| Збереження тек рядка | Shift+Enter або перехід до іншого рядка |
| Вставка поточної дати | Ctrl+; (крапка з комою) |
| Вставлення поточного часу | Ctrl+:(двокрапка) |
| Додавання нового запису | Ctrl++(плюс) |
| Видалення запису | Ctrl+-(мінус) |
| Перемикання кнопок опцій | Пробіл |
| Скасування змін папок запису | Esc або кнопка скасування |
Поля, які не можна редагувати
Існують поля, які не можна редагувати Типи таких полів
Скасування дій
Іноді кнопка Скасувати (Undo), що знаходиться на панелі інструментів, недоступна, і її не можна використовувати. Але тільки ви почнете редагувати запис, він стане доступним, і ви зможете за допомогою його скасувати введення елементів поточне поле. Для скасування операцій застосовується клавіша
Команда Правка->Скасувати (Edit->Undo) також використовується для скасування операцій, причому ім'я команди змінюється в залежності від дії, що скасовується.
Щоб скасувати зміни значення в полі, виберіть команду Правка->Скасувати введення (Edit->UndoTyping) або скористайтеся кнопкою Скасувати (Undo), розташованою на панелі інструментів. Після переходу в інше поле зміни, внесені до попереднього поля, можна скасувати за допомогою команди Правка->Відновити поточне поле/запис (Edit->UndoCurrentField/Record) або кнопки Скасувати (Undo). Скасувати всі зміни для поточного запису, який не був збережений, можна за допомогою команди Правка->Відновити поточне поле/запис (Edit->UndoCurrentField/Record). Після збереження запису внесені зміни можна скасувати, вибравши команду Правка->Відновити запис (Edit->UndoSavedRecord). Однак, після редагування наступного запису ці зміни вже не можна буде скасувати.
Копіювання та вставка значень
Копіювання чи видалення даних у буфер виконує сама система Microsoft Windows 95/NT, а чи не якась особлива функція Access. Скопійоване або віддалене в буфер значення можна вставити в інше поле або запис за допомогою команди Правка->Вставити (Edit->Paste) або кнопки Вставити з буфера (Paste), розташованої на панелі інструментів. Операції видалення в буфер, копіювання та вставки з буфера використовуються для обміну даними між різними Windows-додатками, так і всередині самої Access. За допомогою цього методу можна копіювати цілі записи в інші таблиці або навіть інші бази даних, а також обмінюватися даними з програмами Microsoft Word і Excel.
Заміна значень
Команда меню Правка->Замінити (Edit->Replace) дозволяє здійснити пошук та заміну за зразком. Після вибору цієї команди або натискання клавіш < Ctrl + H > на екрані з'явиться діалогове вікно,
Це діалогове вікно дуже схоже на те, що з'являється після вибору команди Правка->Знайти (Edit->Find). Тільки, крім текстового поля Зразок (FindWhat), у ньому є поле Замінити на (ReplaceWith). Пошук починається при натисканні клавіші
Додавання нових записів
Щоб додати запис у режимі таблиці, помістіть курсор в останній рядок (туди, де маркер запису має вигляд зірочки) і введіть новий запис. Для переходу до нового запису можна вибрати команду
Вставка->Запис ->Record), клацнути на кнопці Новий запис (NewRecord), розташованій на панелі інструментів, скористатися кнопками переміщення або командою Правка->Перейти->Новий запис
(Edit-> GoTo-> New). Можна також перейти до останнього запису та натиснути клавішу< | >югда необхідно додати кілька нових записів, а існуючі записи зробити тимчасово невидимими.
Записи->Введення даних (Records->DataEntry) дозволить на якийсь час очистити екран від усіх записів, і тоді можна без перешкод відредагувати нові записи. Щоб відновити всі записи, виберіть команду
Записи->видалити фільтр (Records->RemoveFilter/Sort)
Видалення записів
Щоб видалити довільну кількість записів, виділіть їх та натисніть клавішу
Стандартною установкою для цього діалогового вікна є вибір кнопки Так (Yes) Тому при натисканні клавіші
Для виділення суміжних (тобто сусідніх) записів клацніть на маркері першого запису і перетягніть покажчик миші (направлену вправо) до останнього з тих записів, які потрібно виділити
Додавання, зміна та видалення стовпців
Можливість додавання, видалення та перейменування стовпців у режимі таблиці в Access 97 приховує деяку небезпеку. Справа в тому, що ці операції змінюють структуру даних Як вам відомо, при внесенні змін у режимі-конструктор (TableDesign) змінюється базова структура даних Однак у режимі таблиці ви можете навіть не усвідомити всіх наслідків внесених змін. Тому, створюючи бази даних для інших користувачів, слід вжити заходів, щоб вони не могли вносити у режимі таблиці зміни.
Видалення стовпця в режимі таблиці
Щоб видалити стовпчик в режимі таблиці, перейдіть до нього та натисніть клавішу
Додавання стовпця в режимі таблиці
Для додавання нового стовпця в режимі таблиці виберіть команду Вставка^Стовпець (Insert^Column), і в результаті праворуч від стовпця, в якому знаходиться курсор, буде створено стовпець із заголовком Поле1 (Field"1). Потім у записі цього стовпця ви зможете ввести нові дані.
При додаванні нового стовпця структура таблиці змінюється (тобто до неї додається нове поле). При збереженні таблиці Access визначає властивості доданого поля виходячи з введених у ньому значенні.
Зміна імені поля (заголовка стовпця)
При додаванні нового шпальти бажано перед збереженням таблиці змінити його заголовок. Для цього потрібно двічі клацнути на ньому та внести необхідні зміни. При збереженні таблиці цей заголовок буде використаний як ім'я поля структури таблиці.
Змінюючи заголовок стовпця, ви змінюєте ім'я поля в таблиці. І якщо воно використовується у формах, звітах, запитах, макросах або модулях, то ці об'єкти не працюватимуть доти, доки ви не внесете до них відповідні виправлення. Цей спосіб зміни імені поля загрожує неприємними наслідками, тому бажано, щоб його застосовували лише досвідчені користувачі.
Відображення записів
При додаванні або зміні записів можна скористатися як мишею, так і командами меню. За допомогою команд меню Формат (Format) або миші можна змінити порядок проходження полів, приховати та закріпити стовпці, змінити висоту рядка та ширину стовпця, вибрати інший шрифт і навіть відобразити або видалити лінії сітки.
Зміна порядку проходження полів
За промовчанням Access відображає поля в режимі таблиці так само, як і в таблиці або запиті. Однак іноді потрібно розмістити деякі поля поруч, щоб легше було аналізувати дані, що містяться в них. Щоб змінити порядок розташування полів, виберіть стовпець та перетягніть його на нове місце.
Вибирати та перетягувати стовпці можна по одній або цілій групі. Допустимо, ви хочете, щоб поля Name розташовувався на початку таблиці. Для цього виконайте наведені нижче дії.
1. Помістіть вказівник миші на ім'я поля (стовпця) Name (він набуде форми спрямованої вниз стрілки).
2. Натисніть і утримуйте кнопку миші в цьому положенні. В результаті буде виділено весь стовпець Name. Відпустіть кнопку.
3. Знову клацніть кнопкою миші на імені одного зі стовпців і утримуйте її в натиснутому положенні; покажчик візьме вигляд стрілки з кадру.
Перетягніть цей стовпець до лівої межі таблиці. Відпустіть кнопку миші, і стовпець перемістяться до початку таблиці.
Таким чином можна переміщати одне або кілька вибраних полів ліворуч, праворуч або навіть за межі правої! виття межі вікна.
Переміщення полів у режимі таблиці не викликає змін у структурі таблиці.
Зміна ширини поля
Щоб змінити ширину поля (тобто стовпця), потрібно задати її або в діалоговому вікні (де вона визначається кількістю символів), або перетягуючи праву межу заголовка стовпця (при цьому покажчик миші набуде вигляду хрестика з двонаправленою стрілкою).
Щоб змінити ширину стовпця, виконайте дві прості дії:
1.Помістіть курсор між двома заголовками стовпцями на лінії їхнього поділу.
2.Перетягніть кордон стовпця вліво, щоб звузити його, або вправо, щоб розширити.
Щоб миттєво змінити ширину стовпця за принципом оптимального припасування (взявши за основу найдовший елемент), потрібно двічі клацнути на правій межі заголовка стовпця.
Зміна ширини стовпця/Не призводить до зміни розміру поля в таблиці: ви просто змінюєте розміри стовпця, що переглядається, для данньщ які в ньому містяться.
Існує й інший спосіб зміни ширини стовпця: потрібно виконати команду Формат^Ширина стовпця (Format^ColumnWidth) або клацнути правою кнопкою миші на заголовку стовпця та вибрати з контекстного меню команду ColumnWidth. З'явиться діалогове вікно Ширина колонки (ColumnWidth). Тут ви можете поставити
ширину стовпця, що вимірюється кількістю символів. Щоб визначити ширину, прийняту за умовчанням, встановіть прапорець Стандартна ширина (StandardWidth).
При перетягуванні правої межі стовпця вліво до межі попереднього стовпця цей стовпець буде прихований. Те саме станеться і при встановленні значення 0 у діалоговому вікні Ширина стовпця (ColumnWidth). Тому, щоб відобразити прихований стовпець, виконайте команду Формат^Показати стовпці (Format^ UnhideColumns).
Зміна висоти запису (рядки)
Для зміни висоти запису (тобто рядка) помістіть вказівник миші на межу запису (в області маркера запису) і перетягніть верхню межу рядка або виберіть команду Формат^Висота рядка (Format^RowHeight). Необхідність збільшити висоту рядка виникає в тому випадку, якщо потрібно помістити в ній текст з більшим шрифтом або кілька рядів тексту.
Під час перетягування межі запису вказівник миші зміниться Щоб змінити висоту рядка, виконайте наведені нижче дії.
1. Розташуйте курсор на лінії поділу між двома рядками в області маркера запису.
2. Перетягніть межу рядка вгору, щоб зменшити або вниз, щоб збільшити висоту рядка.
Зміна висоти рядка призводить до одночасної зміни висоти всіх рядків у режимі таблиці.
Існує інший спосіб зміни висоти рядка: виберіть команду Формат^Висота рядка (Format^RowHeight). З'явиться діалогове вікно, в якому можна ввести висоту рядка в пунктах. Для вибору стандартної висоти встановіть прапорець Стандартна (StandardHeight).
Якщо при перетягуванні кордону запису вгору вона перетнеться з межею попереднього запису, то все| рядки будуть приховані. Це ж станеться і за умови встановлення у діалоговому вікні Висота рядка (RowHeight) значення, близького до 0 (наприклад, 0,1). У цьому випадку для відображення рядків виконайте команду) Формат^Висота рядка (Format=>RowHeight) і встановіть стандартне значення висоти рядка.
Відображення сітки
Зазвичай на екрані відображається сітка, лінії якої є межами рядків і стовпців. За допомогою команди Формат = Комірки (Format^Cells) можна визначити, чи буде відображатися ця сітка і як вона повинна виглядати. (Діалогове вікно Вигляд сітки (CellEffects).)
Зміна шрифту відображення
Розміри рядка та стовпця автоматично змінюються при зміні розміру шрифту відображення. Access за замовчуванням відображає всі дані в режимі таблиці шрифтом MSSansSerif розміром 8 пунктів та зображенням Звичайний (Regular). Ви можете виявити, що він неправильно друкується, оскільки це екранний шрифт. Тому краще підійде шрифт Arial розміром 8 пунктів і зображенням Звичайний (Regular). Виберіть команду Формат"=>Шрифт(Fonnat^Font), щоб змінити тип шрифту, його розмір та стиль.
Зміна шрифту відображення впливає на всю таблицю. Щоб побачити на екрані більше інформації, виберіть маленький розмір шрифту. Якщо у вас є необхідне обладнання, перейдіть на більше висока якість. А якщо ви хочете, щоб літери були більшими, збільште розмір шрифту.
Для переходу до шрифту Arial розміром 10 пунктів та накресленням Напівжирний (Bold) виконайте такі дії.
Виберіть Формат^Шрифт, і на екрані з'явиться діалогове вікно.
У полі Шрифт (Font) виберіть Arial,
У полі Накреслення (FontStyle) виберіть Напівжирний (Bold).
Введіть 10 у полі Розмір (Size).
Натисніть кнопку ОК.
Якщо змінити атрибути шрифту в області Зразок (Sample), з'явиться зразок цього шрифту. Таким чином, перш ніж внести зміни, ви можете їх побачити. За бажанням можна змінити колір шрифту.
Приховування та відображення стовпців
Щоб приховати стовпець, можна перетягнути його межу до попереднього поля або встановити для ширини стовпця значення 0. Щоб приховати один або кілька стовпців, можна також скористатися командою Формат^ Приховати Стовпці (Format^HideColumns). Щоб приховати один стовпець, виконайте наведені нижче дії.
1. Помістіть курсор у будь-яке місце стовпця, який потрібно приховати.
2. Виберіть команду Формат^Сховати стовпці (Format^HideColumns), і стовпець зникне Насправді властивості Ширина стовпця (ColumnWidth) буде присвоєно значення 0. Щоб приховати кілька стовпців, потрібно спочатку вибрати їх, а потім виконати команду Формат^Приховати стовпці (Format ^ HideColumns)
Прихований стовпець знову можна відобразити за допомогою команди Формат ^ Показати стовпці (Format ^ UnhideColumns) При цьому відображається діалогове вікно, яке дозволяє вибірково приховати або показати стовпці, встановлюючи або знімаючи позначки у відповідних опцій у списку Стовпець (Column).
Закріплення стовпців
Якщо ви хочете, щоб під час прокручування окремі поля таблиці постійно були на екрані, скористайтеся командою Формат^Закріпити стовпці (Format^FreezeColumns) Наприклад, можна зробити так, щоб поле Name було постійно видно під час прокручування таблиці, коли потрібно знайти іншу інформацію. Закріплені стовпці розмістяться ліворуч від усіх стовпців Якщо потрібно закріпити кілька стовпців, то вони повинні бути суміжними (Звичайно, стовпці можна попередньо перемістити, щоб вони знаходилися поруч один з одним). А якщо потрібно звільнити ці стовпці, виберіть команду Формат ^ UnfreezeAllColumns).
Збереження запису
Access зберігає запис, коли ви з нього виходите Щоб зберегти запис, не залишаючи його, натисніть комбінацію клавіш
Сортування та фільтрація записів у режимі таблиці
При пошуку деякого значення Access знаходить і відображає відповідний запис Але якщо заданому критерію задовольняє кілька записів, то для зручності роботи виникає необхідність відобразити на екрані тільки їх за допомогою кнопок сортування та фільтрації, що знаходяться на панелі інструментів (або команд фільтр (Filter) і сортування ( Sort) з меню Записи (Records)), можна відобразити на екрані тільки необхідні для роботи записи, а також швидко відсортувати їх у потрібному порядку Для сортування всієї таблиці використовуються дві кнопки сортування, а для вибору певних записів – три кнопки фільтрації
Швидке сортування
Іноді потрібно відсортувати записи в певній послідовності Кнопки сортування панелі інструментів дозволяють сортувати стовпці за зростанням або спаданням Спочатку виберіть поля для сортування, а потім клацніть на кнопці Сортування за зростанням (А-Я) (SortAscending (A-Z)) або Сортування за спаданням (Я -А) (SortDescending (Z-A))
Для вибору поля сортування достатньо помістити в нього курсор на рівні будь-якого запису. Після цього натисніть на відповідній кнопці, і дані миттєво будуть відсортовані
Якщо ви хочете сортувати дані по кількох полях, виділіть кілька стовпців. Для цього спочатку виділіть один стовпець, а потім натисніть клавішу
Щоб відновити початковий порядок розташування записів, скористайтесь командою Записи^Видалити фільтр (Records^RemoveFilter/Sort)
Друк записів
Записи таблиці можна надрукувати у вигляді рядків та стовпців. Скористайтесь найпростішим способом - виберіть команду Файл"=> Друк (File^Print) або клацніть на кнопці Друк (Print), розташованій на панелі інструментів. При цьому з'явиться діалогове вікно.
Припустимо, ви встановили принтер у системі Microsoft Windows 95/NT. Натисніть кнопку ОК і надрукуйте Wy тим шрифтом, який ви вибрали для відображення (або його найближчим еквівалентом для принтера). На роздруківці будуть відображені всі опції, встановлені на момент друку таблиці. Приховані стовпці надруковані не будуть. Лінії сітки друкуються тільки в тому випадку, якщо в діалоговому вікні Вигляд сітки (CellsEffects) (яке викликає-юмандою Формат ^ Комірки (Format ^ Cells)) відзначені кнопки опцій у групі Лінії сітки (GridlinesShown). Для друку потрібно стільки сторінок, скільки потрібно для розміщення всіх даних. При цьому розділення даних на сторінки Access виконує автоматично.
Друк таблиці
Керувати процесом друку можна з діалогового вікна Друк (Print), вибираючи такі опції.
Друкувати (PrintRange) Роздрукує всю таблицю або лише вибрані сторінки чи записи
Копії (Copies) Визначає кількість копій
Розібрати (Collate) Визначає, чи буде роздруківка розібрана за копіями
За допомогою кнопки Властивості (Properties) можна викликати діалогове вікно налаштування принтера. Кнопка Настройка Ір) дозволить визначити поля та заголовки.
Попередній перегляд
Іноді перед печаткою звіту виникають певні сумніви. Наприклад, чи не краще змінити висоту рядків та ширину стовпців або вибрати інший шрифт? Тому перед друком завжди варто вивести звіт на екран, щоб переконатися, що з ним усе гаразд.
Для цього натисніть кнопку , що знаходиться на панелі інструментів, виберіть команду Файл^Попередній перегляд (File^PrintPreview). В результаті з'явиться вікно попереднього перегляду
Після клацання на кнопці Попередній перегляд (PrintPreview) ви перейдете в режим попереднього перегляду перед друком. На екрані буде показана перша сторінка, а на панелі інструментів з'являться нові кнопки.
Для переміщення сторінками можна скористатися кнопками, розташованими в нижній частині вікна попереднього перегляду (так само, як при переміщенні записів в режимі таблиці).
Кнопки панелі інструментів забезпечують швидкий доступдо наступних опцій друку:
Закрити Повертає до режиму таблиці
Друк Відкриває діалогове вікно
Одна сторінка Показує одну сторінку в режимі
Попередній перегляд (PrintPreview)
Дві сторінки Показує дві сторінки в режимі
Попередній перегляд (PrintPreview)
Вибір масштабу Збільшує або зменшує масштаб відображення
документа
Щоб переглянути більше двох сторінок, виконайте команду Вигляд^Число сторінок ( View ^ Pages ), а потім виберіть 1, 2, 4, 8 або 12.
Якщо ви задоволені виглядом таблиці в режимі попереднього перегляду та хочете її роздрукувати, клацніть на кнопці Друк (Print) на панелі інструментів. Якщо вас щось бентежить, клацніть на кнопці Закрити (Close), і ви повернетеся в режим таблиці, де можна буде відредагувати дані або змінити макет.
Висновок
Розглянуто прийоми введення даних у режимі таблиці, переміщення рядками та стовпцями та зміни даних, пересування рядків та стовпців та зміни їх розмірів, попереднього перегляду та роздруківки таблиць.
У режимі таблиці дані відображаються у вигляді рядків (записів) та стовпців (полів).
За допомогою смуг прокручування, клавіш керування курсором, опцій меню та кнопок переходу можна швидко пересуватися по таблиці та поміщати курсор у будь-якому записі або будь-якому полі.
Перейти в режим таблиці (Datasheet) можна з будь-якого вікна режиму Конструктор (TableDesign), натиснувши кнопку Режим таблиці (Datasheet) (можна також клацнути на кнопці Відкрити (Open) у вікні бази даних).
При введенні даних таблицю відповідний рядок відзначається маркером нового запису.
i. Access виконує автоматичну перевірку допустимості даних різного типу(маються на увазі типи Число-I виття (Number), Грошовий (Currency), Дата/час (Date/Time) та Логічний (Yes/No)). Причому на рівні таблиці або форми ви можете додати власні правила перевірки допустимості даних.
OLE-об'єкти (наприклад, звук, малюнки, графіки, документи Wordта цифрові відеозаписи) можна вставити в поле типу OLE за допомогою команди Вставка=>0б'єкт (Insert^Object)
За допомогою кнопок переміщення (розташованих у нижній частині таблиці) можна швидко переміщатися записами.
Задані значення можна знаходити та замінювати за допомогою команди Правка ^ Знайти (Edit ^ Find) або Правка ^ Замінити (Edit ^ Replace).
Для вставки в поле прийнятого за промовчанням значення потрібно натиснути<Сп«1+А11>+ клавіша пробілу, а для вставки значення поля з попереднього запису -
У полях деяких типів дані не можна редагувати Це поля типу Лічильник (AutoNumber), обчислюване, блоковане, недоступне, поле з блокованими записами, а також поля з деяких типів запитів.
За допомогою функції скасування (Undo) можна скасувати введення значення поля, поточного запису або збереженого запису. Щоб видалити запис, потрібно вибрати його та натиснути клавішу або вибрати команду Правка=>Видалити (Edit^Delete)
Зовнішній вигляд таблиці можна змінити, по-новому упорядковуючи поля, змінюючи ширину стовпця, що відображається, або висоту рядка і вибираючи інші шрифти
Стовпці можна приховувати та відображати, закріплювати та звільняти; можна також видаляти та відображати на екрані лінії сітки.
За допомогою кнопок сортування можна миттєво змінювати порядок розташування записів під час відображення.
Кнопки Фільтр виділеного (FilterbySelection) та Змінити фільтр (FilterbyForm) використовуються для визначення порядку сортування або критеріїв фільтрації записів у таблиці.
Команда Файл^Друк (File^Pnnt) застосовується для друку таблиці, а команда Файл^Попередній перегляд (File^PrintPreview) - для попереднього перегляду сторінок перед друком.
Майстри Microsoft Access 97
Майстер створення бази даних
Майстер аналізу таблиць
Майстер запитів
Майстер створення бази даних
Майстер створення баз даних допомагає швидко розпочати роботу в Microsoft Access як новачкові, так і професіоналові. Можете вибрати з бібліотеки, що складається з більш ніж 20 різних типів баз даних, який найбільше підходить для конкретної мети.
Майстер імпорту/експорту даних
Якщо у користувача вже є дані, що зберігаються в якомусь форматі, відмінному від формату Microsoft Access, він може скористатися спеціальним майстром виконання операцій імпорту/експорту. Цей майстер дозволяє гнучко керувати даними при імпорті та експорті тексту або даних з електронних таблиць, а також при експорті даних Microsoft Access у текстові файли. Майстер дозволяє вибрати правильні роздільники полів, типи даних тощо… Майстер має функцію попереднього перегляду перетворених даних для спрощення контролю процесу перетворення.
Майстер аналізу таблиць
Цей майстер дозволяє швидко створити з великої «плоскої» таблиці даних реляційну базу даних із кількома таблицями та взаємозв'язками між ними. Майстер проаналізує існуючу таблицю та запропонує оптимальний спосіб її перетворення на базу даних.
Майстер запитів
При необхідності зробити вибірку з наявних даних можна скористатися майстром створення запитів. Цей майстер автоматично створює запити для вибору даних з однієї або декількох таблиць. Можливість оперувати декількома таблицями, пов'язуючи окремі поля таблиць довільним чином, дозволяє створювати гнучкі розгалужені структури даних, зручні в управлінні та ефективні у використанні. Крім того, майстер дозволяє групувати дані та обчислювати підсумкові значення, наприклад, можна виконати підрахунок замовлень, згрупованих за датами розміщення.
Спільне використання даних
Спеціальний майстер з поділу бази даних дозволяє розділити базу на два файли, в перший з яких розміщуються власне таблиці з даними, а в другому - запити, форми, макроси та модулі. Це вирішує проблему організації процесу обробки одного масиву даних кількома користувачами. При цьому користувачі, які працюють у мережі, можуть використовувати спільне джерело даних, змінювати форми, звіти та інші об'єкти, які застосовуються для обробки даних на певному робочому місці.
Рішення для Internet та Intranet
Microsoft Access 97 містить властивості, що дозволяють публікувати дані з Microsoft Access на Web-сервері. Наприклад, HTML включено до списку форматів, у яких можна створювати звіти, і тепер дуже просто публікувати дані у вигляді звіту Microsoft Access на сервері.
Microsoft Access має спеціальний майстер швидкого переміщення інформації з бази даних на Web-сервер.
План вступного курсу на тему Microsoft Access 97 (MSA)
Для викладачів КНЄУ
Передумови: Знайомство з Windows та Windows додатками (Word, Excel тощо)
1. Введення.
1.1. Основні характеристикиMSA.
1.1.1 Реляційна модель (стосунки порівняно з ієрархією)
1.1.2. Розраховане на багато користувачів оточення.
1.1.3. Інтерфейс користувача.
1.2. Типові додатки (приклади) та короткі коментарі.
1.2.1.Телефонна книга
1.2.2. База даних. «Бібліотека»
1.2.3. Облік рахунків/замовлень.
1.2.4. Демонстраційна база даних "Борей".
1.3. Архітектура бази даних MSA.
1.3.1. Таблиці – сховище даних.
1.3.3. Бланки – графічний інтерфейс до даних.
1.3.4. Звіти - друк даних
1.3.5. Макроси та модулі - автоматизація.
2. Створення бази даних.
2.1. Проектування баз даних.
2.2.Етапи створення бази даних.
2.3. Нова база даних
2.4. Імпорт даних.
2.5. Збереження змін
3. Проектування таблиць.
3.1. Поля та записи.
3.2. Типи полів
3.3. Значення полів за промовчанням
3.4. Перевірка правильності під час введення.
3.5. Маскування під час введення
3.6. Зв'язування таблиць.
3.7. Первинні ключі.
4. Робота з таблицями.
4.1 Форматування рядків та стовпців.
4.2. Фіксація, приховування та впорядкування стовпців.
4.3. Швидка сортиртвка та фільтрування.
4.4. Встановлення версії мови під час сортування.
5. Побудова запитів.
5.1. Використання QBE для розробки запитів.
5.2. Сортування.
5.3 Властивості полів
5.4. Вибір критеріїв.
5.5. Підраховані поля.
5.6 Побудовник виразів.
5.7. Групування та (проміжні)підсумки.
5.8. Властивості полів.
5.9. Багатотабличні запити (використання зв'язків).
6. Імпорт даних.
7 Основи форм.
7.1 Вікно.Проекту, інструменти та палітра.
7.2. Основні методи створення та редагування форм.
7.3. Управління та вікно властивостей управління.
7.4 Властивості форми.
7.5. Зв'язування форм та джерел даних.
7.6. Управління та його прив'язка до джерела даних.
7.6.1. Текстовий бокс.
7.6.2. Обліковий бокс і комбінований бокс
7.6.3. Бокс перевірки.
7.7 Виведення властивостей форми.
7.8. Використання майстра створення форми.
8. Головна форма/субформа (складова форма).
9 Основи макросів.
9.1. Як розробити їх: не писати записуючи.
9.2. Огляд макрокоманд.
9.3. Автовиконання макросу.
10 Керуючі кнопки у формах.
10.1 Призначення макросів.
10.2. Використання майстра під час створення кнопок.
11. Звіти.
11.1.Подібність та відмінності з формами.
11.2.Групи, групові проміжні підсумки та груповий верхній/нижній колонтитул.
12. Створення простого додатку.
ACCESS»
з курсу «Інформатика»
Студент групи С-12:
Викладач:
Москва 2008 р.
Теоретична частина.
1)Бази даних та системи управління базами даних (СУБД)
Бази даних (БД) призначені для зберігання на комп'ютері та ефективного використання великих обсягів найрізноманітнішої інформації:
про книги, журнали та газети в бібліотеках,
про товари в магазинах та продукції на заводах,
про експонати в музеях та різноманітні колекції ,
про всіх співробітників фірм, підприємств та установ,
про всі рейси літаків в аеропортах, про вартість квитків та наявність місць,
про розклад усіх поїздів з вокзалів, про вартість квитків та наявність місць,
про всі зареєстровані в ДІБДР (ДАІ) автомобілі, включаючи викрадені,
про всі путівки, у тому числі "гарячих", у турбюро та турагентствах,
про погоду в будь-якій точці Земної кулі тепер і багато років тому і т.д.
p align="justify"> Для роботи з Базами Даних використовуються прикладні програми, звані СУБД - Системи Управління Базами Даних. Найпопулярнішою СУБД є програма ACCESS фірми Microsoft.
2)Усі СУБД, у тому числі і СУБДACCESSдозволяють:
1. Швидко створювати Бази Даних, доповнювати та змінювати їх.
2. Швидко знаходити певні, потрібні Вам дані у БД.
3. Сортувати дані в БД за різними ознаками (наприклад, за абеткою).
4. Витягувати на екран підмножини даних за Вашими запитами, тобто відповідають заданому критерію.
5. Виконувати статистичні обчислення над даними БД для аналізу та прийняття рішення.
6. Роздруковувати дані, вибрані для певних цілей, тобто готувати довідки, звіти тощо.
База даних у найпростішому випадку є електронну таблицю, зовні схожу на електронну таблицю Excel.
Як і таблиці Excel, таблиці БД складаються з їх стовпців і рядків. При цьому стовпці в БД називаються " ПОЛЯМИ"і вони мають конкретні імена (імена" ПОЛІЙ"), а не букви латинського алфавіту як ім'я як у таблицях Excel. Таких стовпців, т. е. полів у таблицях БД то, можливо до 255 (як і Excel).
Кожен рядок у таблицях БД називається " ЗАПИСОМі має свій порядковий номер, такий же, як і рядок в електронній таблиці Excel. Кількість рядків, тобто записів у таблицях БД практично не обмежена.
Всі " ЗАПИСИ"(рядки) у таблиці БД містять у кожному осередку обов'язково однотипну інформацію, відповідну імені " ПОЛЯ". У цьому полягає основна відмінність таблиці БД від електронної таблиці Excel. Наприклад, у стовпці з ім'ям поля " ПІБ"у всіх записах (тобто у всіх рядках), Ви побачите конкретні прізвища людей;
у стовпці з ім'ям поля ГОДРу всіх записах (тобто у всіх рядках) Ви побачите конкретні роки народження студентів;
у стовпці з ім'ям поля НГу всіх записах (тобто у всіх рядках) Ви побачите конкретні номери груп студентів.
База даних може включати не одну, а кілька пов'язаних таблиць.
Крім Таблиць– основного об'єкта Бази Даних - БД може містити інші об'єкти, а именно:
Форму(одну чи кілька). Форма – це спосіб відображення на екрані даних з таблиць БД зручний для введення даних та їх перегляду.
Запит(Один чи кілька). Запит – це спосіб вибору та виведення на екран даних із таблиць БД за заданими Вами критеріями.
Звіт(Один чи кілька). Звіт – це спосіб вибору та виведення на друк даних з таблиць БД у тому вигляді, в якому вони потрібні користувачеві, тобто Вам.
Макрос(Один чи кілька). Макрос – це набір макрокоманд, які виконують певні операції з БД, наприклад, друк звітів.
Модуль(Один чи кілька). Модуль – це програма мовою програмування Access Basic, що у БД до виконання нетривіальних завдань.
Всі ці об'єкти, якщо вони були створені, входять до складу файлу Бази Даних, що має розширення . mdb.
3)Робота зі створення багатотабличної бази даних включає 4 етапи:
1-й етап. Проектування структури БД, тобто визначення кількості Таблиць, їх призначення та складу.
2-й етап. Конструювання Таблиць БД, т. е. завдання Полів, їх типів і властивостей, кожної з Таблиц.
3-й етап. Створення схеми БД, т. е. визначення та встановлення зв'язків між Таблицями БД.
4-й етап. Введення даних у порожні Таблиці БД.
Проектування структури бази даних – 1-й етап
Проектування структури БД- Це визначення кількості Таблиць у БД, їх призначення та складу. Ми з Вами цю роботу вже проробили, оскільки визначили 6 таблиць ("Студент", "Група", "Кафедра", "Вивчення", "Успішність" та "Викладачі"), необхідні для створення Бази Даних Інституту, що дозволяє вести прийом студентів , формувати групи з окремих кафедр, а також враховувати успішність студентів.
Конструювання порожніх таблиць бази даних – другий етап
Конструювання Таблиць БД– це завдання Імен Полів у кожній з Таблиць та визначення Типів даних та властивостей кожного з Полів. Є кілька способів (режимів) для конструювання таблиць:
Режим Конструктора
Режим Таблиці,
Режим Майстра таблиць.
Кожен із цих способів має свої переваги та недоліки. Ви спробуйте використати всі три способи для конструювання таблиць створюваної Вами БД.
У першій частині цього посібника було створено БД з таблицями «Студент» і «Предмет».
4)Створення схеми бази даних – 3 етап
Створення схеми Бази даних - це визначення зв'язків між таблицями, що входять до цієї БД, а точніше, між конкретними полями цих таблиць.
Коли таблиці пов'язані – зміни в одній із них автоматично передаються до іншої. Головне значення зв'язування таблиць – виняток дублювання відомостей у БД.
Практична частина.
Практикум з лабораторної роботи складається з 33 вправ: виконано -33
Я вивчив елементи Access, такі як …
Створення простої бази даних:
мишею" або командою "Ширина стовпця" в меню "Формат":
Створення та використання "Запиту з параметром":
Дані нового об'єкта - "Форми":
Створення та використання нового об'єкта БД - "Звіту":
https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">
Вибір типу форми:
Самостійна робота-залік.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">
На виконання лабораторної роботи витрачено часу: 140 хв, у т.ч.
Практикум: 80 хв;
Документація: 45 хв;
25.1 Теоретичні відомості
Вивчіть теоретичні основистворення форм у БД Access, розглянуті в лекційному курсі, у розділі "Звіти у базі даних Access 2007 - 2010" або в інших джерелах інформації.
25.2. Мета роботи
Створення звітів у БД Access за допомогою Майстра та Конструктора.
25.3. Постановка задачі
Вихідні дані:
- Предметна область: "Деканат" (успішність студентів).
- Основні предметно-значущі сутності: Студенти, Групи студентів, Дисципліни, Успішність.
План виконання роботи:
- Створіть необхідні звіти для виведення інформації з бази даних, створеної на лабораторній роботі №23.
- Перевірте роботу звітів (для звітів із параметрами використовуйте кілька значень).
- Збережіть звіти.
- Оформіть звіт про виконання лабораторної роботи.
25.4. Покрокове виконання роботи
Щоб створити звіт, виконайте такі дії:
Мал. 25.1
25.4.1. Редагування звіту
Для редагування звіту виконайте такі дії:
- видаліть поля код студента у верхньому колонтитулі та області даних;
- перемістіть вліво всі поля у верхньому колонтитулі та області даних.
- Змініть напис у заголовку сторінки:
- У розділі Заголовок звіту виділити напис Студенти.
- Помістіть покажчик миші праворуч від слова Студенти, щоб вказівник набув форми вертикальної риси (курсора введення), і клацніть у цій позиції.
- Введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter.
- Перемістіть напис. У нижньому колонтитулі виділити поле =Now() і перетягнути його в Заголовок звіту під назвою Студенти. Дата відображатиметься під заголовком.
- Щоб переглянути звіт, натисніть кнопку "Попередній перегляд" на панелі інструментів "Конструктор звітів".
25.4.2. Форматування звіту
Для форматування звіту виконайте таке:
- Виділіть заголовок Студенти НТУ "ХПІ".
- Змініть гарнітуру, зображення та колір шрифту, а також колір заливки фону.
- На панелі інструментів Конструктор звітів натисніть кнопку Попередній перегляд, щоб переглянути звіт.
25.4.3. Зміна стилю звіту
Щоб змінити стиль звіту, виконайте такі дії:
- На панелі інструментів Конструктора звітів натисніть кнопку Автоформат, відкриється діалогове вікно Автоформат.
- У списку Стилі об'єкта 'звіт-автоформат' клацнути на пункті Строгий і клацнути на кнопці ОК. Звіт буде відформатовано у стилі Строгий.
- Перемикається в режим Попередній перегляд. Звіт з'явиться у вибраному стилі. Надалі всі звіти створені за допомогою функції Автозвіт матимуть стиль Строгий, доки ви не задасте інший стиль у вікні Автоформат.
25.4.4. Завершення роботи
Повідомте викладача про виконану роботу. Після дозволу на завершення роботи закрийте прикладну програму Microsoft Access, Після чого можете приступити до складання тестів з виконаної роботи.
